Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
ISO 9001:2008
Audit Conclusion: Hasil akhir dari kegiatan audit yang disepakati oleh team audit setelah mempertimbangkan obyektif dan semua temuan audit
Auditor :
Seseorang yang terkualifikasi dan kompeten yang ditunjuk untuk melaksanakan audit
Kualifikasi AUDITOR
Kombinasi dari pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan audit
Auditee
Organisasi/bagian/personel yang diaudit
Audit Plan
Penjelasan aktifitas dan pengaturan untuk sebuah audit yang akan dilaksanakan
AUDIT SCOPE:
Penjelasan ruang ruang lingkup atau batasan sebuah pelaksanaan audit (lokasi fisik, unit organisasi, aktifitas dan prosesi sesuai periode waktu yang dicakup
Audit Team: Satu atau lebih auditor yang melakukan audit (satu orang sebagai audit team leader) Technical expert: person orang yang mempunyai keahlian khusus atau tenaga ahli di bidang yang sedang dilakukan audit Audit program: Satu set atau lebih rencana audit dalam jangka waktu tertentu dan dengan tujuan tertentu
Jenis-jenis Audit
Audit pihak pertama (Internal) Definisi: Audit yang dilaksanakan oleh perusahaan itu sendiri untuk tujuan internal dan dapat mengetahui keefektifan dari SMM yang telah dipakai dan diterapkan Audit pihak kedua (pihak luar) Definisi: Audit terhadap subkontraktor/pemasok/vendor yang dilakukan oleh atau atas nama organisasi pembeli
Audit pihak ketiga (pihak luar dan mandiri) Definisi: Audit terhadap suatu organisasi yang dilakukan oleh badan sertifikasi atau registrasi yang mandiri Tujuan: Menggantikan Audit pihakkedua Melakukan Audit yang mandiri oleh jasa/pendapat yang kompeten/profesional Untuk tujuan registrasi/sertifikasi SMM
Anggota manajemen yang bertanggung jawab terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, harus melakukan tindakan perbaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan Kegiatan tindak lanjut harus menilai penerapan dan keefektifan tindakan perbaikan yang diambil (8.5.2) Hasil IQA merupakan masukan dalam kegiatan Tinjauan Manajemen
4.2.4
5.5.1 5.6 6.1
Pengendalian catatan
Tanggung jawab dan wewenang
6.2.2
8.5
Pelatihan
Peningkatan
4. Principles of Auditing
5. Competence of Auditor
Elements of competence
Personal attributes Auditor training Work experience Audit experience Education
Penunjukan Auditor
Auditor tidak boleh mengaudit departemennya sendiri atau pekerjaannya yang menjadi tanggung jawabnya Auditor harus memiliki: Pengetahuan Ketrampilan Kepribadian Pendidikan Pelatihan Pengalaman
Pengetahuan
Prosedur, alat, dan metodologi audit Dokumen sistem manajemen Situasi perusahaan atau bagian yang diaudit Perundangan-undangan, peraturan dan persyaratan lainnya yang relevan
Ketrampilan
Verbal Cara bertanya dan intonasi suara Kejelasan pertanyaan Kejelasan tutur kata Level komunikasi Non verbal Roman muka Body language Penempatan diri
Kepribadian
Terbuka Diplomatis Suka mempermainkan Beradaptasi Bertahan Tegas Percaya diri Beretika Jujur Bersungguh-sungguh Bijaksana
Act
Improvement Penerapan Program Audit
Kompetensi Auditor
Do
Tugas Auditor
Bekerjasama dan membantu lead auditor dalam melaksanakan audit Melaksanakan audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup yang ditetapkan Mempersiapkan dokumen dan informasi yang penting
Auditee
Koordinasi dengan tim audit tentang rencana audit Menjamin kehadiran personel yang relevan menyediakan fasilitas yang diperlukan Menindak lanjuti hasil audit dengan tindakan perbaikan Mendokumentasikan hasil audit serta tindakan perbaikan yang diperlukan
8. Aktifitas Audit
Aktifitas Audit
1. Persiapan audit 2. Pelaksanaan audit 3. Kegiatan setelah audit
Persiapan Audit
Persiapan Aktifitas Audit ke lapangan 1. Pembuatan rencana audit 2. Penugasan tim audit 3. Pembuatan dokumen kerja (check list, formulir untuk mencatat temuan)
Tips untuk internal audit sebaiknya auditor adalah pelanggan proses yang diaudit
Auditor
Memahami tujuan audit Memahami ruang lingkup audit Mencari informasi tentang area sasaran audit (dokumentasi, diskusi dengan manajemen atau technical experts) Memahami proses Menyusun check list audit
Tinjauan dokumen
Bandingkan dengan persyaratan ISO Segala ketidak jelasan mengenai dokumen harus ditanyakan Dokumen-dokumen lain yang terkait
Pelaksanaan Audit
Opening meeting Pengumpulan dan verifikasi informasi Temuan audit Komunikasi dengan auditee Persiapan closing meeting Closing meeting
Lakukan verifikasi
Bukti Audit
Temuan Audit
Tinjauan
Kesimpulan audit
Dokumen
Dokumen yang dibutuhkan tersedia? Berisi informasi yang dibutuhkan? Dokumen memiliki identifikasi? Dokumen dikendalikan penggunaannya? Apakah termasuk dokumen eksternal?
Peralatan
Memadai? Dirawat? Diidentifikasi? Digunakan dengan benar?
Data layanan/produk
Data layanan terkini? Diidentifikasi? Mampu telusur?
Orang?
Kompeten? Dilatih? Memiliki tanggung jawab? Sikap dalam bekerja mendukung/motivasi?
Proses
Memiliki acuan kerja? Dimonitor/disupervisi? Parameter layanan dikendalikan Lingkungan proses menunjang? Aman?
Metode audit
Forward tracing Backward tracing
Teknik audit
Klarifikasi atas pernyataan auditee yang kurang jelas Wawancara dengan menggunakan tanya 5 W dan 1 H Observasi Verifikasi Pengambilan contoh secara acak
Ketrampilan audit
Tanya
(Bertanyalah dengan efektif)
Periksa
(bukti-bukti yang Sudah dijelaskan Auditee)
Amati
(Amati/dengar/Simak)
Rapat penutupan
Mengucapkan terima kasih Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah dilaksanakan Menyampaikan hasil audit Menentukan waktu penyelesaian tindakan perbaikan Memberi kesempatan untuk bertanya
Ketidaksesuaian Mayor: Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang total breakdown. Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan
Observasi: Kecenderungan/potensi ketidaksesuaian yang dapat berdampak di masa depan
Auditor-auditee roles
Auditor
Audit report Aprove C/A
Audit
Verify C/A
Auditee
Take C/A
Improvement
Pelaporan Audit
Laporan audit meliputi: Ruang lingkup dan sasaran audit Jadwal audit Anggota tim audit Auditee Identifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang dilakukan Observasi audit dengan bukti pendukung Ketidaksesuaian Kesimpulan/keputusan audit Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada audit berikutnya
Tindakan perbaikan
Auditee harus memberikan perhatian terhadap setiap temuan audit yang diberikan Perhatian tersebut dapat berupa tindakan perbaikan Setiap tindakan perbaikan disesuaikan dengan ISO 9001:2008 Dilakukan sesuai rencana (tindakan dan waktu)
Kasus
1. Bp. Rudi melakukan Audit di PUDC Surabaya. Beliau melakukan Audit di bagian Radiologi. Beliau mengamati bahwa terdapat tumpukan film CR No. Seri 48-50. Beliau melihat bahwa suhu ruangan menunjukkan 25 C, sedangkan di label film harus disimpan pada suhu 10-24 C. Menurut P. BB hal ini sudah biasa dan tidak ada komplain dari pelanggan, bahkan hasil fotonya paling baik mutunya di Surabaya.
2. Ibu yeni melakukan AME di PUDC . Pada waktu melakukan audit di bag SDM, beliau tidak menemukan penilaian kinerja pada koordinator sore (Ibu X) dan manajer marketing Z yang seharusnya dinilai. Menurut Ibu Y masalah itu terjadi karena lupa mengingatkan pegawai tsb
Anda tidak akan dihargai sebagai seorang auditor jika tidak dapat mengevaluasi hasil temuan dan hanya melaporkan hal-hal sepele.
Thanks
dokdev09@gmail.com