Principios Bsicos de Auditora

Definiciones - Objetivos - Tipos - Proceso - Lista de verificacin - Auditor - Entre otros temas
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Ing. ngela Yanza M.

Qu es una auditora?

La palabra Auditora viene del latn AUDITORIUS. Es el proceso sistemtico por el cual una empresa evala el comportamiento de la misma, tendiente a la deteccin de oportunidades de mejora.

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Objetivos de la auditora

Evidenciar mejoras. Se mide suficiencia, cumplimiento y eficacia. La auditora es realizada por personas que no tienen responsabilidad directa con los mbitos a ser auditados. Una auditora no debe ser confundida con actividades de inspeccin o supervisin.

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Por qu auditar?

Requerimiento Regulatorio Herramienta de Mejora

Evaluacin del cumplimiento

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Tipos de auditoras

De productos De procesos De sistemas de calidad De sistemas informticos

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Auditora de producto

Examen sistemtico de cumplimiento de la especificacin del producto segn una norma de referencia.

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Auditora de proceso

Revisin de determinados procedimientos y desarrollo del trabajo referido a su observancia y utilidad.

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Auditora de sistema de calidad

Evaluacin de los diferentes elementos del sistema de gestin de calidad referido a su existencia y utilizacin. Se dividen en: Internas Externas

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Auditora Interna

Pueden ser: Programadas No programadas De seguimiento Siempre deben ser coordinadas entre el auditor y el auditado.

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Auditora de sistemas informticos

Conjunto de tcnicas y procedimientos, destinados a analizar, evaluar, verificar y recomendar en asuntos relativos a la planificacin, control, eficacia, seguridad y adecuacin del servicio informtico en la empresa.

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Elementos de la auditora

Auditor Co-auditor Auditado Contraparte

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Proceso de auditora
1. Planificacin de la auditora (Plan anual). 2. Planeamiento detallado de la auditora (Lista de

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verificacin Programa de auditora). Reunin inicial y realizacin de la auditora (Reporte de no conformidades - Acciones correctivas). Reunin de auditores (Informe de auditora). Reunin de cierre (Acciones correctivas). Seguimiento de las acciones correctivas.

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Cmo realizar la planificacin?

Determinar y dar a conocer el plan anual de auditoras. Recolectar informacin sobre las reas a auditar. Elaborar las listas de verificacin. Hacer conocer las listas de verificacin a los responsables de las reas a auditar. Fijar, de comn acuerdo, las fechas de las auditoras, elaborar programa de auditora. Realizar las auditoras.

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Ejemplo de Plan Anual de Auditora

Ver
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Ejemplo de Programa de Auditora

Ver
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Lista de verificacin

Es un conjunto de preguntas basadas en alguna norma o proceso que permite recoger informaciones de eventos que estn sucediendo o aquellos que ya sucedieron. A pesar de que la finalidad de la Lista de verificacin es el registro de datos y no su anlisis, frecuentemente indica cul es el problema que muestra esa ocurrencia.

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Ejemplo de Lista de Verificacin

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Tipos de Listas de Verificacin

Por criterio de la norma: Siguiendo los captulos de la norma. Por departamento, por proceso: De acuerdo al trabajo que se desarrolla en el departamento. Tipo norma de la compaa: Para ser usada como patrn en todos los departamentos de la compaa. A medida: Para atender los requisitos de una auditora especfica.

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Tipos de preguntas

Preguntas Cerradas: limitantes, llevan a respuestas lgicas (Si, No, Cinco). Preguntas Abiertas: Permiten una mayor flexibilidad, denota un dilogo constructivo (Cmo se controla la temperatura de la bodega?, Cmo realiza su trabajo de pesada?)

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Cmo realizar la auditora?

Visitar el rea de la empresa a ser auditada. Observar como se realizan las tareas. Mirar procedimientos e instrucciones de trabajo. Observar los equipos, su calibracin y mantenimiento. Comparar las operaciones con los procedimientos o instrucciones de trabajo. Comparar las operaciones con la lista de verificacin.

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Cmo realizar la auditora?

Las desviaciones detectadas son documentadas y presentadas al auditado. Tener en cuenta que se trata de un trabajo en equipo y que una desviacin puede afectar otros puntos del sistema. Las observaciones son discutidas en la reunin de evaluacin.

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Verificacin en el lugar

Se deben considerar los siguientes aspectos: Es conocida por todos los involucrados cada medida establecida en los documentos? La tarea se realiza de acuerdo a lo indicado en la documentacin? Se puede comprobar y est registrado que la ejecucin ha tenido lugar?

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Cuando se junta la informacin?

Haga anotaciones sistemticamente. No tenga prisa al escribir, es parte de su trabajo. Ordene las anotaciones en forma lgica. Tipo de cosas a registrar:

Qu documentos vio, nmero revisin, etc.? Con quin habl? Qu equipos, en qu local, qu productos, qu cosa estuvo verificando? Contra que requisitos se detecta la falta.

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Forma de hacer preguntas

Evite hacer preguntas con mucha rapidez. No se apresure durante la entrevista, tmese su tiempo. Evite hacer ms de una pregunta a la vez. Evite preguntas largas. Repita la pregunta si es necesario. Asegrese que est comprendida la pregunta. No tema ni olvide hacer preguntas obvias.

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Forma de hacer preguntas

Pregunte a quien realice las tareas. Use lenguaje que el auditado entienda. Pida ejemplos para tener certeza de haber entendido. No se preocupe por decir que no entendi, y pida que se lo expliquen nuevamente. Haga preguntas hipotticas: qu pasa si?, suponga que

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Buenas preguntas

Una buena pregunta es aquella que: Ayuda al auditado a expresarse. No acusa ni ataca. No influye y permite al auditado contestar con plena libertad. Por lo tanto la pregunta debe: Estimular a la reflexin. Canalizar la informacin. Proporcionar explicaciones.
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Canalizar las preguntas

Evitar conceptos vagos

Por lo general En principio En teora Casi siempre Casi nunca Mucho, un poco, algo Siempre, con frecuencia

y en particular y en realidad y en la prctica y cuando y si se diera el caso cuanto cuando

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Caractersticas de los auditores

Las caractersticas de seleccin y calificacin de los auditores debe basarse en su: Formacin Comportamiento Aptitudes

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Caractersticas de los auditores

En relacin a su formacin el Auditor debera poseer: Conocimientos de la Normativa de Gestin de Calidad. Conocimientos especficos de auditores. Conocimiento de tcnicas de reuniones y entrevistas. Aptitudes para conducir una reunin.

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Caractersticas de los auditores

En relacin a su comportamiento el auditor debera:

Atenerse a los hechos. No hacer favoritismos. Mantener objetividad. Tratar adecuadamente al personal. Tener tacto. Reaccionar eficazmente ante situaciones conflictivas. Poder sacar conclusiones correctas de los hallazgos encontrados en la auditora. Ser discreto.
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Caractersticas del auditor

Organizado Observador Objetivo Imparcial Capacitado Analtico Seguro Discreto Humilde Paciente Saber escuchar Habilidad de comunicacin oral y escrita Capacidad de trabajar en grupo

Amable Criterioso Flexible Paciente Puntual Interesado Educado Honesto Equilibrado Asertivo

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Capacidades del auditor

Organizacin personal: autopresentacin, distribucin de tiempo, seguridad. Recopilacin de informacin: toma de notas, entrevistas, observacin, revisin de documentacin. Suministro de informacin: redaccin de informes, presentacin. Gestin de actividades: planificacin, decisiones. Gestin con el auditado: habilidad de relacin y comunicacin. Trabajo en equipo: liderazgo, establecer objetivos.
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Conducta del auditor

Escuche con cuidado y atencin. Muestre un verdadero inters. Nunca juzgue, ni critique. No muestre una actitud policial. Sea paciente. No apruebe ni desapruebe. No emita juicios de valor. No prepare la siguiente pregunta mientras escucha una respuesta. Mantenga un contacto visual. Sea corts, agradezca al auditado.
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Conducta del auditor

Usted se sienta en un restaurante a cenar. Cuando el camarero le trae lo que ha pedido, se da cuenta de que la copa est sucia, con marcas de pintura de labios de otra persona. Usted podra:

a) No decir nada y usar la copa sucia aunque a disgusto. b) Armar un gran escndalo en el local y decir al camarero que nunca volver a ir a ese establecimiento. c) Llamar al camarero y pedirle que por favor le cambie la copa.

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Los 7 amigos del auditor

El auditor debe ser un buen escucha, pero tambin un buen preguntador. Para facilitar la tarea, use el mtodo conocido como las 5 W + 1 H. El nombre viene del ingls y simplemente significa pregunte siempre:

Qu, cul Quin Dnde Cuando Por qu Cmo

(What) (Who) (Where) (When) (Why) (How)

A estas 6 preguntas, agrguele una sptima:

Lo puede mostrar (evidencia objetiva, registros)

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Otras consideraciones

El auditor debe considerar asuntos como: Se trata de hechos aislados? Ocurre frecuentemente? Fueron muchas las no conformidades encontradas? Afecta el proceso o el producto? Es una indicacin de que el sistema no est completo?

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Otras consideraciones

Todas las No Conformidades encontradas deben dar origen a Acciones Correctivas. Todas las No Conformidades encontradas figurarn en el informe de la auditora. No se debe olvidar, y conviene recordarle al auditado, que una auditora es slo una muestra. El hecho de que no se hayan encontrado algunas No Conformidades no significa que no existan.

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Sugerencias Estndares

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Sugerencias Estndares

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Tcticas del auditor

Aplique el 5W + 1H. Busque evidencias objetivas. Vuelva al local siempre que sea necesario para verificar la informacin. Use la lista de verificacin para no olvidarse ningn tema. Canalice la informacin. Mantngase en un nivel de comunicacin adulto, adulto de ser posible.

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Tcticas del auditado

Perder tiempo, alargar, demorar. Olvidar lo que pidi el auditor. Actos de provocacin para intimidar al auditor. Cuestionar la capacidad del auditor. Falsos elogios y adulonera para ablandar al auditor. Alegar que el responsable est ausente para impedir el acceso a informacin.

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Equipo de auditores

Cuntos?

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Recuerde

El auditor no audita para encontrar No Conformidades, sino para asegurar la conformidad y mejoramiento del sistema

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Anexos

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Eficacia Vs. Eficiencia

Eficacia es la capacidad de lograr un efecto deseado o esperado, en cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestin con el mnimo de recursos posibles. Por ejemplo: matar una mosca de un caonazo es eficaz, pero acabar con su vida con un matamoscas, aparte de ser eficaz es eficiente.

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Acciones Correctivas

Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable existente. Las acciones correctivas se toman para prevenir que alguna situacin indeseable vuelva a producirse.

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Acciones Preventivas

Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial o de otra situacin potencialmente indeseable. Las acciones preventivas se toman luego de hacer un anlisis o verificacin de riesgo.

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