MAKALAH MANAJEMEN PROYEK

PROJECT QUALITY MANAGEMENT Dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan Mata Kuliah Manajemen Proyek

Disusun oleh :

IQBAL PRAMADITA

115090080

FAKULTAS ELEKTRONIKA DAN KOMUNIKASI INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM BANDUNG 2012

1. Definisi Kualitas Kualitas adalah totalitas dari karekteristik-karakteristik dari sebuah entitas yang mengandalkan pada kemampuannya dalam memenuhi kepuasan suatu keadaan atau kebutuhan yang diinginkan. Setiap proyek memiliki level kualitas yang telah diantisipasi sebelumnya untuk memastikan keberhasilan tujuannya. Manajemen kualitas proyek adalah suatu proses untuk memastikan agar suatu proyek memenuhi obligasi-obligasinya dalam memenuhi faktor kepuasan capaian dari proyek itu. Manajemen kualitas memiliki beberapa karakteristik penting, diantaranya : Berorientasi kepada kepuasan kustomer Proyek harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan kustomer dengan cara mewujudkan sesuatu yang dijanjikan sesuai dengan kesepakatan awal. Berfungsi sebagai tindakan pencegahan Kualitas adalah sesuatu yang direncanakan pada suatu proyek, sangat penting untuk mencegah berbagai kesalahan yang terjadi sehingga proyek akan lebih efektif dalam segi penggunaan sumberdaya. Tanggungjawab manajemen Tim dalam proyek harus sebisa mungkin mengusahakan yang terbaik dan berorientasi kepada kualitas tujuannya, dan untuk itu manajemen perlu sumberdaya untuk mengantarkan hasil berupa kualitas-kualitas yang dijanjikan. Bagian dari aplikasi filosofi Kaizen Kaizen merupakan filosofi yang berasal dari kultur masyarakat negara Jepang, yang menyatakan bahwa peningkatan secara kecil-kecilan yang berjalan secara berkesinambungan akan berujung kepada pengurangan pengeluaran dimasa depan dan menjamin konsistensi serta performa proyek.

Project Management Quality

Iqbal Pramadita NIM : 115090080

Analisis marginal Analisis marginal mempelajari hubungan antara kenaikan laju suatu proses atau produk dengan kenaikan keuntungan yang didapat dari peningkatan laju tersebut.

Sebelum manajer proyek dapat merencanakan kualitas, ia perlu mengetahui apa ekspektasi-ekspektasi yang hendak dicapai dari kualitas itu. Secara spesifik, apa standar kualitas untuk menjalankan organisasi dan standar-standar kualitas yang manakah yang dapat diaplikasikan kedalam proyek. Sebagai bagian dari proses perencanaan, manajer proyek dan timnya harus mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dari perencanaan, menentukan bagaimana kebutuhan-kebutuhan tersebut terpenuhi, dan mengidentifikasi tuntutan biaya dan waktu untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang telah diidentifikasi. Salah satu prinsip utama dari manajemen kualitas proyek adalah menjadikan faktor kualitas di rencanakan terlebih dahulu, bukan sebagai faktor yang malah di inspeksi saat proyek berlangsung. Merencanakan faktor kualitas lebih efektif biaya daripada tindakan menginspeksi secara berulang atau memperbaiki masalah-masalah untuk tetap berorientasi kepada tuntutan-tuntutan kualitas. Manajer proyek harus mempertimbangkan biaya untuk mencapai level kualitas yang diharapkan. Biaya dari kualitas meliputi pelatihan, pengukuran keselamatan kerja, dan aksi-aksi untuk mencegah kualitas yang buruk.

Project Management Quality

Iqbal Pramadita NIM : 115090080

2. Mereview Scope Proyek Seperti halnya manajemen kualitas proyek berfokus kepada pemenuhan kebutuhan dari proyek, scope proyek merupakan kunci input dari proses perencaaan kualitas proyek. Scope akan mendefinisikan apa yang akan dan tidak dibawa sebagai bagian dari proyek, dan juga tujuan-tujuan mengenai biaya, jawal, dan lain sebagainya. Ketercapaian dan ekspektasi-ekspektasi dari kustomer akan membantu memandu sesi perencanaan kualitas untuk menjamin kustomer mendapatkan kualitas yang diharapkan. 3. Manajemen Kualitas Pengetahuan manajemen kualitas proyek meliputi proses organisasional yang menentukan kebijakan-kebijakan kualitas, sasaran-sasaran, serta bentuk-bentuk pertanggungjawabannya. Terdapat tiga proses dalam manajemen kualitas, yaitu : Perencanaan kualitas Asuransi kualitas Kontrol kualitas

3.1. Perencanaan Kualitas Perencanaan kualitas yang baik selalu dimulai dengan definisi yang jelas akan tujuan dari proyek itu sendiri. Apa produk yang harus dihasilkan ? seperti apa bentuknya ? bagaimana cara mengukur kepuasan pelanggan ? bagaimana kita bisa menentukan sukses tidaknya proyek yang telah dilaksanakan ? Menjawab pertanyaan ini akan menmbantu kita dalam mengidentifikasi dan mendefinisikan tujuan-tujuan dari kualitas, dan dengannya peluang untuk mendiskusikan berbagai rencana dan pendekatan untuk meraih keberhasilan akan semakin terbuka. Selain itu, penilaian akan resiko yang mungkin timbul, menentukan standar-standar yang tinggi, mendokumentasikan arsip-arsip, dan mendefinisikan metode-metode dan tes untuk meraih, mengontrol, memprediksi, dan memverivikasi kesuksesan.

Project Management Quality

Iqbal Pramadita NIM : 115090080

3.1.1. Menggunakan Analisis Keuntungan/biaya Analisis keuntungan/biaya merupakan suatu proses untuk menentukan kelebihan dan kekuarangan dari proses, produk, atau aktivitas. Ada dua pertimbangan utama analisis keuntungan/biaya dalam manajemen kualitas : Keuntungan Meyelesaikan kualitas kerja akan meningkatkan produktivitas. Saat pekerjaan dilaksanakan dengan benar sesuai harapan, proyek tidak memerlukan biaya tambahan untuk melakukan pekerjaan yang sama. Biaya Menyelesaikan kualitas kerja mungkin akan memakan biaya lebih dibandingkan dengan nilai pekerjaan itu sendiri. Untuk membawa level kualitas melebihi apa yang dituntut memerlukan biaya tambahan. Tipe-tipe aktivitas manajemen kualitas yang menjamin kualitas mungkin tidak diperlukan pada seitap proyek. Gold Plating Kustomer tidak membutuhkan atau menginginkan hal yang berlebih dari apa yang diminta. Gold plating merupakan suatu proses menambahkan fitur-fitur ekstra yang akan meningkatkan biaya dan mengubah jadwal suatu proyek. Tim proyek sebaiknya lebih fokus dan memprioritaskan apa yang telah dijanjikan sebelumnya.

Ketika kualitas dibutuhkan pada setiap proyek, tidak setiap proyek memiliki pengeluaran untuk kualitas berdasarkan tuntutan yang sama. Sebagai contoh, untuk menghasilkan departemen teknologi informasi yang aman, mungkin perlu mengeluarkan biaya untuk konsultasi dari perusahaan sekuriti untuk mengevaluasi, menguji, dan mensertifikasi keamanan dari kode software, server-server jaringan, dan kemanan fisik dari departemen tersebut. Harga dari kebutuhan kualitas selalu berdampingan dengan tuntutan-tuntutan proyek.
Project Management Quality

Iqbal Pramadita NIM : 115090080

3.2. Asuransi Kualitas Tes asuransi kualitas menggunakan sistem perhitungan untuk menentukan apakah perencanaan kualitas dapat berlanjut dengan hasil-hasil yang dapat diterima. Dengan menggunkan metode perhitungan kualitatif dan kuantitatif, kualitas proyek dapat dukur secara efektif dengan tujuan terjaganya kepuasan pelanggan. Hasil tes ini akan membantu memprediksi dan memverifikasi capaian-capaian dari target-target dan membantu dalam mengidentifikasi koreksi-koreksi yang diperlukan jika terjadi hambatan-hambatan dalam proyek. 3.2.1 Membuat Diagram Flowchart Secara teknis, flowchart adalah setiap diagram yang mengilustrasikan bagaimana komponen-komponen dari sebuah sistem berelasi satu sama lain. Flowchart sebuah organisasi menunjukkan anggota-anggota dari organisasi itu beserta perannnya masingmasing. Flowchart menunjukkan relasi antar komponen-komponen dan membantu tim proyek menentukan dimana permasalahan mengenai kualitas mungkin timbul dan merencanakan untuk mengantisipasi/memperbaikinya. Ada dua jenis flowchart yang perlu diketahui dalam manajemen kualitas proyek : Diagram Cause-and-effect Diagram ini menunjukkan relasi antara variabel antar proses dan bagaimana relasi-relasi itu berkontribusi pada kualitas. Diagram ini dapat membantu dalam mengorganisasikan proses dan opini tim, yang dapat menghasilkan diskusi tentang bagaimana menemukan solusi untuk menjamin kualitas. Gambar dibawah ini merupakan contoh diagram Cause-and-effect. Diagram ini dikenal juga sebagai diagram Ishikawa dan diagram tulang ikan.

Project Management Quality

Iqbal Pramadita NIM : 115090080

Flowchart sistem atau proses Flowchar ini mengilustrasikan aliran dari proses suatu sistem. Flowchart ini tidak terbatas hanya dalam mengatur suatu proyek;dapat pula digunakan untuk mendemonstrasikan bagaimana suatu manufaktur menciptakan, membungkus, dan mengirimkan produk kepada kustomer.

3.3. Kontrol Kualitas Kontrol kualitas meliputi teknik-teknik operasional yang bertujuan untuk menjaga dan memantapkan standar-standar kualitas. Didalamnya terdapat metode mengidentifikasi, menganalisis, dan mengoreksi masalah. Ketika asuransi kualitas terjadi sebelum masalah teridentifikasi, asuransi kualitas terjadi setelah masalah teridentifikasi. Terdapat dua jenis asuransi kualitas, yaitu asuransi kualitas internal dan eksternal. Asuransi kualitas internal disediakan untuk manajemen dan tim proyek, sedangkan asuransi kualitas eksternal disediakan untuk kustomer dari proyek. Kontrol kualitas memonitor hasil-hasil proyek secara spesifik dan menentukan kesesuaiannya dengan standar-standar yang telah didefinisikan sebelumnya. Hal ini juga terkandung didalamnya faktor-faktor resiko proyek, mitigasinya, dan cara-cara untuk menghindari dan menghilangkan berbagai hal-hal yang dapat menganggu performa suatu proyek.

Project Management Quality

Iqbal Pramadita NIM : 115090080

Agar proyek dapat berjalan dengan baik, timnya perlumemiliki berbagai skill dan kompetensi yang relevan dengan kontrol kualitas sebagai berikut : 1. Kualitas kontrol dengan statistika, seperti teknik sampling dan statistika. 2. Inspeksi untuk menjauhkan berbagai kesalahan dari produk. 3. Memberikan attribut sampling untuk mengukur tingkat kualitas produk per unit. 4. Sampling variabel untuk mengukur tingkat kualitas secara keseluruhan. 5. Inspeksi sebab-sebab khusus untuk menentukan anomali pada kualitas. 6. Inspeksi sebab-sebab random untuk menentukan variansi kualitas yang diharapkan. 7. Inspeksi jangkauan toleransi untuk menentukan apakah hasil berada pada level kualitas yang diharapkan. 8. Mengontrol batasan-batasan untuk menentukan apakah hasil terkontrol secara kualitatif. 3.3.1 Membuat Diagram Kontrol Diagram kontrol mengilustrasikan performa suatu proyek pada berbagai interval waktu. Diagram ini memetakan hasil inspeksi kedalam suatu gambar untuk mengukur seberapa baik keterkontrolan performa dalam suatu proyek. Biasanya, diagram ini digunakan dalam proyek atau operasi dimana terdapat berbagai aktivitas yang repetitif seperti proses manufaktur dan rangkaian pengujian kualitas produk. Berikut merupakan contoh diagram kontrol :

Selain bentuk diatas, terdapat pula bentuk lain dari diagram kontrol yang berupa diagram distribusi normal. Diagram ini memiliki parameter seperti Upper Control Limits
Project Management Quality

Iqbal Pramadita NIM : 115090080

(UCL) dan Lower Control Unit (LCL). UCL biasanya di set pada +3 atau +6 sigma, sedangkan LCL diset pada -3 atau -6 sigma. Nilai sigma menunjukkan indikator derajat keberhasilan. Tabel berikut menunjukkan empat nilai sigma yang merepresentasikan distribusi normal. Nilai +/- 1 sigma +/- 2 sigma +/- 3 sigma +/- 6 sigma Persentanse benar 68.26% 95.46% 99.73% 99.99%

Sigma dengan enam nilai mengizinkan dua produk cacat per satu juta unit produk dengan representasi presentase benar 99.99985%.

Sebagai contoh, bila suatu manufaktur membuat 1000 unit per jam, dan mengharapkan 50 unit darinya untuk cacat, rata-rata produk yang dihasilkan akan berjumlah 950 unit. Bila limit kontrol di set pada +- 3 sigma, hasil pengujian diharapkan akan mendekati nilai 953 unit untuk perkiraan nilai atas dan 947 unit untuk perkiraan nilai bawah. 3.3.2 Membuat diagram Pareto Diagram pareto berelasi dengan hukum Pareto yang berbunyi : 80% permasalahan timbul dari 20% isu. Hal ini dikenal juga sebagai aturan 80/20. Diagram pareto
Project Management Quality Iqbal Pramadita NIM : 115090080

mengilustrasikan masalah-masalah dengan menentukan penyebab-penyebabnya dari yang terkecil hingga yang terbesar. Gambar dibawah menyarankan kepada tim proyek untuk mendahulukan fokus dan bekerja pada permasalahan yang besar untuk kemudian menuju permasalahan yang kecil.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, bahwa flowchart digunakan untuk mengilustrasikan bagaimana bagian-bagian yang berbeda pada suatu sistem beroperasi satu sama lain. Flowchart sangat berguna pada proses kontrol kualitas karena dapat membantu menguji dan mengevaluasi kualitas dari proses yang sedang berlangsung ataupun produk yang dihasilkan. 3.3.3 Hasil dari kontrol kualitas Kontrol kualitas harus menghasilkan peningkatan kualitas pada proyek yang dilaksanakan. Manajer beserta tim proyek harus dapat mengimplementasikan kontrol kualitas untuk mengaplikasikan berbagai tindakan-tindakan korektif untuk menghindari kualitas yang tidak diinginkan dan meningkatkan proses kualitas manajemen proyek secara keseluruhan. Tidakan-tindakan korektif dari manajer dan tim proyek mungkin membutuhkan permohonan perubahan kebijakan proyek dan kesediaan dari manajemen. Nilai dan kepentingan dari perubahan harus secara nyata memberikan kontribusi nyata sehingga dapat diterima oleh manajemen dan diimplementasikan dalam proyek.

Project Management Quality

Iqbal Pramadita NIM : 115090080

Referensi : Chapter 8. Project Management Professional Books. Authors unknown Paper : Measuring and Managing Project Quality : If you cant measure it, you cant manage it. 2008 by Stacy Goff, asapm co-founder and ProjectExperts Presiden

Project Management Quality

Iqbal Pramadita NIM : 115090080