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Recomendaciones para una Presentación Oral

Recomendaciones para una Presentación Oral

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Jonathan Arrieta Bonilla Recomendaciones para una Presentación Oral

Sinopsis: Este documento describe algunas ideas importantes para el planeamiento, preparación y ejecución de presentaciones orales. Se incluyen técnicas para le colocación del equipo, cómo lidiar con la ansiedad, postura, voz y contacto visual. También se incluyen recomendaciones para el diseño y utilización de ayudas visuales. Objetivos: Después de leer este documento el estudiante estará en capacidad de: 1) Identificar diez características de una presentación efectiva. 2) Describir cinco factores que puedan empañar una presentación efectiva. 3) Utilizar técnicas adecuadas para mejorar presentaciones. 4) Mejorar sus habilidades de presentación. I. Introducción Hacer una buena presentación es una de las mas importantes habilidades para un estudiante y futuro profesional. Usted no podrá entregar su mensaje a la audiencia a menos de que usted lo pueda presentar claramente. Pocas cosas son peores que una presentación desorganizada y mal preparada. Para ser efectivo en presentador debe combinar substancia con talento. La esencia de una buena presentación depende de la habilidad de comunicación del presentador lo cual incluye variedad vocal, contacto visual, gestos y el movimiento del cuerpo. Entusiasmo es otro ingrediente clave para una presentación exitosa. Evaluar cada una de sus presentaciones aumenta las posibilidades de hacer la próxima, mejor. II Planeamiento Una presentación efectiva empieza con un cuidadoso planeamiento. A. Analice su audiencia. Cuáles son sus necesidades, valores, preparación y niveles de conocimiento. B. Especifique sus objetivos. Qué resultados espera obtener? Limite sus objetivos al tiempo disponible. C. Especifique los beneficios para la audiencia.

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Ing. Jonathan Arrieta Bonilla Por qué es importante le presentación para la audiencia? Si usted no puede contestar esta pregunta, tal vez usted no deba dar la presentación. D. Identifique los puntos clave a cubrir. Haga una tormenta de las principales ideas. Póngalas en tarjetas o notas adhesivas. Muchas presentaciones tendrán de cinco a nueve puntos principales. F. Organice la presentación entera en un orden lógico y secuencial. Una organización estratégica es la siguiente: 1) Avance -- Diga de que les va a hablar. A- Introduzca el material a ser presentado (resumen) B- Relacione el material a las experiencias a priori de la audiencia o necesidades presentes. C- Use algo de humor, si es apropiado, cuidado el humor es una arma de doble filo. 2) Presente --Dígale a la audiencia A- Inicio B- Intermedio C- Fin 3) Repaso -- Diga a la audiencia lo que usted habló A- Resumen (de los puntos principales) B- No cubre sub-puntos C- Sub-puntos pueden ser usados como palabras claves para describir principales del puntos G. Identifique los subpuntos y detalles de soporte. Otra vez utilice tarjetas o notas adhesivas. Trate de limitarse a cinco o nueve sub-puntos por cada punto principal. A- 5 a 9 ideas principales B- 5 a 9 sub-puntos III Práctique A- Use notas con palabras claves, no un escrito. Imprima palabras clave en las tarjetas. Nunca lea de un escrito; el lenguaje escrito es diferente del lenguaje hablado.

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Ing. Jonathan Arrieta Bonilla B- Haga una práctica de pie de su presentación. Trate de practicar en el lugar (aula, auditorio, etc.) donde será la presentación o en uno similar. C- Grabe con video o con audio su presentación y que un colega le retroalimente su practica. D- De una presentación simulada, idea por idea, (no palabra por palabra) usando todas las ayudas audiovisuales. E- Mentalmente vaya a través de la representación para repasar cada idea en secuencia. F- Practique responder a preguntas anticipadas de su audiencia. IV Colocación de Equipo y Materiales A- Revisar el equipo con antelación a la presentación. Cambie la colocación si es necesario. Asegurase que todo trabaje correctamente. B- Para películas, slide y proyección de videos, coloque la pantalla al frente y centrada. C- Coloque el proyector de transparencias o el rota folio a un ángulo de 45 grados y cerca de la esquina del aula o auditorio. Coloque la pantalla a su derecha si usted es derecho o a su izquierda si usted es izquierda. D- Posicione objetos siendo estudiados en el frente y centrado. Remuévalos una vez que no se estudien. V Presentación A- Ansiedad 1- Nerviosismo y excitación son normales antes y durante una presentación. Algo de ansiedad e interés son importantes para una presentación amena y dinámica. 2- Una adecuada planeación y preparación debe reducir su ansiedad.

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Ing. Jonathan Arrieta Bonilla 3- Disminuya su nerviosismo con un adecuado movimiento del cuerpo, gesto de soporte y proyección de la vos. 4- Respire despacio y profundamente. Su sistema cardiovascular disminuirá los síntomas de la ansiedad. B- Postura 1- Pongase de pie cuando presenta. Cuando usted esta de pie. Usted y su mensaje dominan más la atención que si usted estuviera sentado. 2- Pongase de pie de frente a la audiencia. Coloque sus pies de 25 a 30 cm. aparte y distribuya su peso uniformemente en ambos pies. Sus rodillas rectas, las manos fuera de los bolsillos con los brazos a sus lados. 3- Muévase mientras usted habla. 4- Parece a un lado del podio si tiene que usar uno. Pararse al lado o enfrente del podio lo coloca a usted en términos mas personales con la audiencia. Le permite a usted ser visto y ser más natural. C- Voz 1- use un estilo natural y conversacional. Diríjase a su audiencia en una manera directa y personal. 2- No lea su presentación. No lea del proyector de transparencias o material escrito distribuido a la audiencia. Si este es parte de su presentación es tan solo transferencia de información, déle una copia a la audiencia y permita que ellos lo lean. 3- Use variedad vocal. La monotonía es usualmente causada por la ansiedad (ensayar ayuda en esto). Relájese con movimiento de las partes superiores o inferiores del cuerpo. 4- Use un paso o ritmo confortable. Cuando se esta ansioso, el ritmo de hablar usualmente aumenta. Relájese y hable en un tono conversacional. 5- Hable a un nivel que pueda ser escuchado en la parte de atrás del aula o auditorio. Si usted habla alto su ritmo disminuirá solucionando sus problemas. Pregunte a la gente de las filas de atrás si su volumen es apropiado. 6- Una (silencio) después de un punto principal es una manera excelente para enfatizarlo. Entre mas importante sea la idea s mejor hacer la pausa y dejar que las palabras sean absorbidas antes de pasar a la próxima idea.

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Ing. Jonathan Arrieta Bonilla 7- Antes de hablar, usted debe calentar sus cuerdas vocales. 8- Durante la presentación su vos se secará. Usted debe beber agua cada vez que sienta su garganta seca. D- Contacto Visual 1- No empiece a hablar hasta que haya establecido contacto visual con la audiencia. Esto hará que su presentación sea similar a una conversación uno a uno. 2- Una excelente manera para mantener la atención de su audiencia es mirar a los ojos de cada persona por al menos tres segundos. No pase muy rápido mirando la pared del fondo, pantalla o notas por periodos largos de tiempo. 3- Mantenga contacto visual con la audiencia. Si usted debe escribir algo en un rota folio, proyector de transparencias o pizarra, deténgase de hablar mientras usted escribe. E- Gestos 1- Use gestos naturales. Aprenda a utilizar gestos en frente de una audiencia exactamente como si usted estuviera teniendo una conversación animada con un amigo o amiga. 2- No ponga las manos en las bolsas. No apriete sus manos nerviosamente. No juegue con un lapicero u otro objeto. F- Humor 1- Use el humor solo si usted se siente confortable con el. 2- Use el humor a través de la presentación. No necesariamente al inicio. 3- El humor es arma de doble filo. No se exceda. Haga chistes de usted mismo y no de la audiencia. No cuente chistes de sexo o étnicos. VI Ayudas Visuales A- Las ayudas visuales ayudan a atraer y mantener el interés de la audiencia. A la gente le gusta ver palabras clave, diagramas y dibujos. B- Las ayudas visuales reenforzan y clarifican los conceptos verbales. Una figura vale 1.000 palabras (Los expertos en computación dicen 200.000 palabras).

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Ing. Jonathan Arrieta Bonilla C- La mayoría de la gente recuerda más las figuras que las palabras y números. Haga puntos clave recordables y ayude que los asistentes recuerden su mensaje. Use gráficos más que números en comparaciones. D- Las ayudas visuales pierden su efectividad si son sobre utilizados. Una guía es usar aproximadamente dos visuales por minuto. E- Cuando diseñe ayudas visuales: 1- Use dibujos y diagramas lo mas posible. 2- Elimine palabras innecesarias. 3- Limitase a 36 palabras por visual ( 6 líneas de 6 palabras cada una). 4- Escriba palabras grandes para que puedan ser leídas en la parte de atrás. 5- Use mayúsculas y minúsculas: no todo en mayúsculas; Ej. Producción Industrial. F- Después de usar visuales, redirija la atención de la audiencia hacia usted de nuevamente. 1- Apague el proyector de transparencias cuando haya una explicación muy larga y no exista necesidad que la audiencia mire la transparencia. No apague y prenda la maquina muy frecuentemente por que puede ser distrayente (30 segundos es una guía). 2- Pase la página de un rota folio a una en blanco entre cada preparada. 3- Borre cualquier cosa de la pizarra cuando no se ocupe. 4- Introduzca un slide en blanco en puntos donde sea necesario una explicación o donde preguntas serán realizadas. 5- Muestre un objeto solo cuando sea necesario y cúbralo cuando no se necesite mas para evitar distracciones de la audiencia. Evite pasar un objeto a la audiencia. En lugar, camine usted alrededor y muéstrelo brevemente y téngalo disponible al final de la presentación. VII La Ley de Murphy A- Los desastres suceden. Este preparado para ellos. Algunos pueden ser planeados, otros no. B- Los desastres llegan a ser catastróficos únicamente en el grado que usted reacciona ante ellos. Si usted se desarma, es un desastre. Si usted lo toma con tranquilidad, eso será tan solo un problema menor.

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