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Negociacin Internacional

Contacte a su importador en forma eficaz


Dada la amplia masificacin del correo electrnico como herramienta comunicacional entre personas alrededor de todo el mundo, es que hoy en da muchas empresas usan el correo electrnico o e-mail para llevar a cabo sus negociaciones, la promocin y oferta de sus productos. En Chile, la promocin de productos a travs del correo electrnico es una operacin cada vez ms extendida entre las empresas exportadoras ya que permite que el mensaje llegue casi instantneamente a la contraparte, y tambin permite que el receptor nos enve sus comentarios y opiniones por la misma va y con igual rapidez. Segn un estudio publicado por el Centre for the Promotion of Imports from Developing Countries (CBI) gran parte de los hombres de negocio en Europa elimina el mensaje de su bandeja de entrada tras slo haber ledo el asunto o la primera lnea del mensaje. Esto a raz de la gran cantidad de mensajes que reciben cada da. Por lo tanto, un correo con un asunto poco claro y en un idioma ajeno al del pas en que se ubica nuestra contraparte tiene escasas posibilidades de ser ledo. Nuestra experiencia nos ha demostrado que muchas empresas importadoras no responden los e-mails de los exportadores chilenos debido a que la primera comunicacin con ste no tiene los atributos necesarios para despertar el inters en la empresa y producto nacional. A continuacin presentamos una gua que le puede ayudar en el contacto inicial con su potencial importador. Redaccin del Correo y Asunto: Es muy importante que en el casillero de ASUNTO: escriba una frase que, en lo posible, transmita la esencia del mensaje. Muchos lectores deciden leer o no el mensaje basndose exclusivamente en el contenido de este cuadro. Si usted no titula claramente sus correos corre el riesgo de que su mensaje no sea comprendido, pudiendo incluso ser confundido con un correo basura (spam) o un virus, a causa de esto su mensaje puede ser eliminado de la bandeja de entrada de la cuenta de correo de su importador. Presentacin de la Empresa Al momento de realizar una presentacin y promocin de nuestra empresa y sus productos son muchas las ideas que se nos vienen a la mente sobre sus atributos, usos y caractersticas, no obstante, debemos tener en claro que slo disponemos de unos pocos minutos o tal vez segundos para captar la atencin de nuestro receptor, por lo tanto, es muy importante redactar con precisin y capacidad de sntesis. En trminos generales un correo electrnico para la promocin de nuestra oferta exportable a un importador extranjero debe contener como mnimo la siguiente informacin:

Breve resea de la empresa Breve descripcin del producto: Caractersticas, beneficios de su uso, modelos, variedades, formato de venta. Breve mencin de las certificaciones de la calidad del producto o el proceso productivo de la empresa: ISO, HACCP, BPM, o normativas exigidas por el pas de destino para el producto en cuestin, como las Directivas de la Comunidad Europea o los estndares de calidad de la FDA en Estados Unidos, entre otros. Capacidad productiva de la empresa (mensual o semanal) . Garantizar la entrega puntual del producto de manera continua. Lista de precios FOB o CIF en dlares de los EE.UU. Datos de contacto del encargado de la negociacin y venta del producto, con frecuencia este cargo recibe el nombre de: Export Manager. Adjuntar catlogo con las especificaciones tcnicas del producto: Dimensiones, peso, contenido nutricional, modo de uso, envase, etiquetado, etc...

Cuando enve el mensaje asegrese de enviar copias nicamente a las personas que necesiten ver el mensaje, es decir, personalice lo ms que pueda su correo direccionndolo, en lo posible, nicamente al importador (investigue siempre el nombre y el cargo de la persona a la cual se va a dirigir). Uno de los principales criterios que se debe tener en cuenta a la hora de redactar el correo es ponerse en el lugar del importador y pensar: Por qu este producto es bueno para mi o mi empresa? o Cmo se beneficia mi negocio al comprar este producto?. En todo momento debe apuntar a despertar el inters y la decisin de compra en el importador. En cuanto a los archivos adjuntos procure no enviar adjuntos demasiado pesados dado que estos pueden tardar mucho en bajar o su peso puede superar la capacidad de almacenaje de la cuenta de correo del importador, con lo que se arriesga a que el mensaje no llegue a destino. IDIOMA En lo posible el idioma en que se redacte el mensaje debe corresponder al idioma del pas en que se encuentra el importador, de lo contrario puede utilizar el idioma ingls. Las traducciones deben ser realizadas por profesionales a fin de no cometer errores ortogrficos que afecten la imagen de su empresa, en este sentido, puede solicitar ayuda a las embajadas, cmaras de comercio e institutos de idioma. DATOS DE CONTACTO DEL ENCARGADO DE LA NEGOCIACIN Firme el e-mail con su nombre, cargo, nombre de la empresa, e-mail, telfonos de contacto, fax de contacto, y sitio web de la empresa. SEGUIMIENTO Conteste de inmediato sus mensajes, generalmente dentro de las 24 horas siguientes. Cuando est ausente de su lugar de trabajo, use la funcin de respuesta automtica para que los emisores estn al tanto de cuando regresar o con quin pueden ponerse en contacto durante su ausencia.

Recuerde siempre que el correo electrnico es solo uno de los medios de comunicacin que su empresa dispone para contactarse con un potencial cliente en el extranjero, el cual se complementa perfectamente con un seguimiento de la oferta va telfono. Toda vez que enve un mensaje electrnico procure no terminar el correo con frases vagas o abiertas como: Quedamos a la espera de sus comentarios, sino que intente escribir con frases que incentiven a la accin como: Lo llamar a su oficina el prximo viernes a las 10:00 AM para conocer sus impresiones y comentarios sobre nuestra propuesta o Es posible continuar nuestras conversaciones va telfono?, Que da y a qu hora podra contactarlo para conocer sus impresiones?.

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