Informe a la Administracin TRANSPORTES TJR LTDA.

Santiago, Chile 31 de diciembre de 2011

15 de noviembre de 2011

Seores Presidente y Directores Transportes TJR Ltda. Santiago Presente

De nuestra consideracin: Como parte del proceso de planificacin y ejecucin de nuestra auditora de los estados financieros de Transportes TJR Ltda., por los periodos comprendidos entre el 01 de enero y 31 de diciembre de 2011, consideramos su estructura de control interno, para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestros procedimientos de auditora, con el propsito de expresar una opinin sobre los mencionados estados financieros. En el estudio y evaluacin efectuado, notamos ciertos asuntos sobre el funcionamiento del control interno de Transportes TJR Ltda., que consideramos deben ser incluidos en este informe, tanto para cumplir con las normas de auditora generalmente aceptadas, como para aportar a la administracin elementos que puedan contribuir a salvaguardar en forma ms efectiva sus activos, mejorar la calidad de la informacin, optimizar la eficiencia administrativa, propender al mejoramiento continuo de sus operaciones y lograr una mejor adhesin a las polticas establecidas por la empresa. Por otra parte debe considerarse que ningn sistema de control interno puede lograr eliminar totalmente el riesgo de que errores o irregularidades ocurran y sean detectados oportunamente. Una situacin que debe ser informada es aquella en que el diseo u operacin de uno o ms elementos de la estructura de control interno, no reduce a un nivel relativamente bajo el riesgo de que errores o irregularidades en cantidades que pueden ser importantes en relacin con los estados financieros, puedan ocurrir y no ser detectados oportunamente.

Nuestra consideracin de la estructura de control interno, no cubre necesariamente la totalidad de las debilidades eventualmente existentes en las reas sujetas a revisin como tampoco se comenta en este informe aquellos numerosos procedimientos correctamente establecidos. Por lo anterior, el presente informe no debe interpretarse como una opinin sobre el sistema de control interno de Transportes TJR Ltda., tomados tanto particularmente como en su conjunto. Sin embargo, ninguna de las "condiciones a informar" descrita anteriormente se ha considerado una debilidad importante. Este informe se emite solamente para el uso de la Administracin y no debe ser utilizado para ningn otro propsito. En conformidad a las disposiciones vigentes de la Superintendencia de Valores y Seguros, se debe dejar constancia del presente informe en Actas del Directorio, respecto a que se ha tomado conocimiento de este, antes del cierre de los estados financieros.

Saludamos atentamente a usted,

Consultores Spacel Ltda.

ndice Pginas

I. II. III. IV.

Propsito y alcance Restricciones y limitaciones Descripcin del trabajo realizado Conocimiento General de la Empresa

INFORME DE CONTROL INTERNO I. PROPSITO Y ALCANCE DE LA AUDITORA:

Dentro del proceso de planificacin y ejecucin de nuestra auditora a los estados financieros de Transportes TJR Ltda., por el perodo comprendido entre el 01 de enero y 31 de diciembre de 2011, consideramos su estructura de control interno para determinar la naturaleza, oportunidad y el alcance de nuestros procedimientos de auditora, con el propsito de expresar una opinin sobre ellos. Nuestro examen asociado a la estructura de control interno, contempla los procesos relevantes y aquellos procedimientos administrativos contables, presupuestarios y de gestin operacional en uso, en consecuencia, no necesariamente cubren la totalidad de las debilidades y riesgos eventualmente existentes en las reas bajo revisin, ni se indican todos aquellos procedimientos adecuadamente establecidos y ejecutados. El servicio propuesto, consider el siguiente alcance: La auditora cubre los procesos administrativos y de control interno del ao de revisin en cuestin, incluyendo la revisin y evaluacin de los procedimientos de control interno y sistemas de informacin contable asociados a las siguientes reas: rea de Recursos Humanos rea de Compra rea de Activo Fijo

Loa procesos y subprocesos revisados para las reas anteriormente mencionadas son los siguientes: Proceso Recursos Humanos Programa 01 1.Reclutamiento y Contratacin 2.Capacitacin 3.Prevencin de riesgo 1.Proceso de compras 2. Requisicin 3. Autorizacin

Adquisiciones

Activo Fijo

1. Proceso de registro 2. Anlisis de la cuenta y sus derivadas 3. Administracin Activo Fijo 4. Mantencin de los activos 5. Valorizaciones y deterioros

La metodologa de trabajo utilizada en la evaluacin de los procesos descritos anteriormente implic una revisin de los principales riesgos y los controles crticos de cada uno de ellos. Las observaciones y sus riesgos asociados fueron identificados sobre la base de la revisin de procedimientos de control interno, procedimientos vigentes, pruebas de detalle realizadas y la documentacin e informacin suministrada por el personal de Transportes TJR Ltda. Durante el desarrollo de nuestro trabajo. No obstante, al ser el control interno un elemento dinmico dentro de las organizaciones y dependiente, en mayor o menor medida de factores humanos, existe un margen de riesgo que no puede ser cubierto en su totalidad.

II.

METODOLOGA APLICADA:

La metodologa de trabajo que se utiliz para efectuar los procedimientos de auditora sobre los procesos administrativos y de control interno incluy las siguientes fases: Fase 1: Planificacin: Establecer y entender expectativas y beneficios esperados por la administracin. Definir protocolos de comunicacin e identificar responsables. Recopilar antecedentes para elaborar una planificacin detallada de trabajo.

Fase 2: Comprensin y documentacin: Comprender los procesos a travs de la revisin de documentacin proporcionada. Realizar encuestas a los dueos de procesos para comprender el detalle de los procesos bajo revisin.

Estimacin de tiempo y asignacin de profesionales por cada proceso o rea a revelar.

Fase 3: Diseo del plan basado en riesgo: Identificar los objetivos, riesgos claves, controles dentro de los procesos o reas en revisin. Evaluar los controles identificados. Disear las pruebas de verificacin para los controles existentes en las reas auditadas.

Fase 4: Ejecucin de Procedimientos de Auditora: Identificar y documentar las deficiencias de control. Priorizar los resultados Identificar las mejoras a los procesos.

Fase 5: Reporte de resultados: Compilar resultados de las pruebas tomadas. Validar el reporte con los responsables auditados. Identificar los planes de accin, responsables y fecha de implementacin para los riesgos. Reportar los resultados finales de la auditora.

Criterios de revisin a emplear: Nuestra revisin comprendi la ejecucin de pruebas a los controles identificados en los procesos de revisin de la evidencia proporcionada por Transportes TJR Ltda., por medio de los siguientes mtodos, segn corresponda: Revisin de documentacin. Encuestas corroborativas Observacin Reproceso

III CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA:

Resea Histrica
Transportes J.R. Limitada, Rut. 78.172.880-2 con domicilio en Henry Ford 1260 Parque Industrial Santa Marta Maip, Santiago. Es una empresa de servicios con ms de 16 aos de experiencia en el mercado nacional, dedicada al transporte de carga general por carreteras, con especialidad en el transporte de cargas peligrosas a nivel nacional.

Objetivos
Lograr un mejoramiento continuo en todas las operaciones que se relacionan con la calidad de nuestros servicios, la proteccin, seguridad de las personas, y del Medio ambiente. En todos los procesos se han

incorporado estndares de calidad, los

cuales han permitido implementar acciones que contribuyan a crecer en los siguientes aspectos: o Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, proporcionando un servicio de calidad, eficiente, eficaz y personalizado, caracterizado por el confiable cumplimiento en los plazos acordados en la entrega de los productos. o Lograr una distribucin segura de los productos, evaluando, controlando y minimizando los riesgos. o Nuestra finalidad es lograr una distribucin segura de los productos, dando cumplimiento a los requisitos legales y estndares del transporte de carga actual, como es el cumplimiento del Decreto Supremo n 298.

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Misin
Servicio Lder de transportes, relaciones estables con nuestros clientes, promover un ambiente de trabajo que motive la participacin de cada trabajador y un crecimiento integral de las personas.

Visin
Ir a la vanguardia en el servicio de transporte y logstica, incorporacin de tecnologa y capacitaciones.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GERENTE GENERAL

GERENTE DE LOGSTICA

ADMINISTRADOR

DPTO. PREVENCIN DE RIESGOS

DPTO. DE RR HH

SUPERVISOR

SECRETARIA

AYUDANTE DE SUPERVISOR

CHOFER

MECNICO

SOLDADOR

JUNIOR

PEONETA

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Principales Socios
Hector Santelices Medina Rafael Santelices Medina

La

Empresa cuenta con una dotacin de 67 trabajadores distribuidos de la

siguiente manera: 6 Administrativos 40 choferes 20 Peonetas 1 Experto en prevencin de riesgos

Principales Servicios
Como empresa contamos con una moderna flota de vehculos con diferentes capacidades de tonel, camiones cerrados, tipo furgn, con cortina, rampas, camin y carro, etc. Todos los cuales cuentan con sus respectivos Seguros de Carga. Ello nos permite realizar despachos diarios, consolidando cargas, no

importando la cantidad de kilos, cumpliendo as con la entrega oportuna de los productos, y segn requerimientos propios de nuestros clientes, desde Arica a Punta Arenas.

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Nuestros Productos
1. Una moderna flota de vehculos de diferente TN. 2. Todos los vehculos equipados con sistema de rastreo satelital (GPS), que permite ubicacin y comunicacin directa con nuestros clientes y oficinas TJR 3. Comunicacin directa con nuestros clientes y oficina va telfono celular. 4. Programa anual de prevencin de riesgos. 5. Certificacin de Homologacin (SGS). Desarrollado NIVEL 1 por ASIQUIM.

(Asociacin de Industriales Qumicos de Chile)

6. Autorizacin del Seremi de Salud, para el retiro de residuos. 7. El personal de Transportes JR, cuenta con capacitacin de acuerdo a lo dispuesto por el Art. 298 y a las leyes vigentes, que rige las cargas peligrosas en caminos y carreteras; IV. Estos cursos supervisados por Entre los cuales mencionamos: Principales Servicios: Transporte de carga general por carreteras con preferencia en el transporte de cargas peligrosas, qumicos y agroqumicos. Derecho a saber D.S. N 40 Ttulo la asociacin Chilena de Seguridad.

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Flujo Principal de la sociedad

Principales Clientes
Casa & ideas Nufarm Chile Ltda. Dupont Chile S.A. Arysta Lyfescience. Petroquim S.A. Point chile S.A. Bayer. Stoller. Connexin. Otros

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IV DETALLE DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DEL PROCESO La presente seccin tiene por propsito la exposicin detallada de las observaciones detectadas durante nuestra revisin. Para facilitar la lectura, en cada una de las observaciones se seala la descripcin de sta, su posible impacto en la organizacin y nuestra recomendacin para mitigar los riesgos o debilidades detectadas. Descripcin: Descripcin del proceso efectuado por la empresa, problemas o debilidades existentes de control interno. Posible Impacto: Descripcin de los principales riesgos que podran materializarse y a los que se encuentra expuesta Transportes TJR Ltda., al existir la situacin descrita. Recomendacin: Propuesta para lograr una solucin a la observacin mencionada, a efectos de minimizar los riesgos detectados.

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Auditora De Procedimientos

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PROCEDIMIENTO

RECURSOS HUMANOS

Elaborado por: Rafael Torres R.

Revisado por: Rafael Santelices M.

Aprobado por: Hctor Santelices M.

Firma:

Firma:

Firma:

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1. Objetivo Normalizar la contratacin de personal adecuado, de acuerdo a los requisitos establecidos para cada cargo vacante y a las orientaciones generales de la empresa.

2. Campo de Aplicacin Empresa de transportes JR. Ltda. 3. Documentos de Referencias Cdigo del Trabajo Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad

4. Definiciones Candidato: Persona que aspira a ocupar un puesto o cargo, en una empresa. Seleccin de Personal: Es la etapa donde una o varias personas son elegidas o seleccionadas, para ocupar un puesto de trabajo en una empresa. Contratacin de Personal: Es la etapa donde a travs de un documento se contrata a una persona en el que se pacta un trabajo a cambio de dinero u otra compensacin. Jefe Directo: Persona que manda, dirige o que est a cargo de un grupo de trabajadores.

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5. Desarrollo Procedimiento Todo requerimiento de personal permanente deber solicitarse a la administracin por la jefatura del rea respectiva, con una semana de anticipacin a la fecha deseada de ingreso del o los trabajadores. Previo a llenar una vacante, la jefatura deber coordinarse con el rea de administracin para actualizar el perfil y caractersticas del o las personas que se desee contratar, posteriormente la jefatura debern mantener un formulario de antecedentes personales, el cual deber ser llenado al momento de necesitar a un nuevo funcionario. Para efectuar el proceso de seleccin y contratacin de personal, la empresa proceder a realizar un proceso de reclutamiento externo, utilizando la base de datos que ha resultado de los procesos anteriores, tomando contacto con instituciones educacionales o por medio de publicaciones en la prensa. El proceso de seleccin contempla las siguientes etapas: - Preseleccin curricular, todos los candidatos debern llenar una hoja de solicitud de admisin con los antecedentes personales, adems debern entregar la siguiente documentacin: a. b. c. d. e. f. Currculum Vitae Carnet de Identidad Certificados de estudios, diplomas, ttulo tcnico o profesional. Certificado de Situacin Militar. Certificado de Antecedentes para fines especiales Hoja de Vida de Conductor (para quienes postulen al cargo de conductor) g. Fotocopia Licencias de Conducir, (para quienes postulen al cargo de conductor). h. i. Finiquito del ltimo empleador, si lo hubiera tenido. Otros documentos que la empresa precise en la etapa de seleccin y contratacin de personal.

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Anlisis de antecedentes: una vez recibido los antecedentes antes descritos, sern entregados al jefe correspondiente quien los evaluara, para una posible entrevista personal. Primera entrevista del Gerente del rea, los candidatos que cumplan en el papel y el perfil deseado sern citados a una entrevista con el Gerente, la cual tendr como objetivo verificar la experiencia plasmada en los antecedentes

recepcionados, adems se tocarn temas formales de cargo, como horario, remuneraciones, exigencias y beneficios para el candidato. El Gerente del rea: tomar la decisin final acerca de cules candidatos deben ser contratados y cuales quedan en espera para futuras contrataciones. Evaluacin sicolgica: se realizar para evaluar las habilidades cognitivas y de personalidad que sean necesarias en el cargo, y si fuese necesario se realizar una evaluacin mdica para asegurar que la salud d ellos candidatos este acorde con las labores a realizar. Evaluacin Prctica: se realizar por la Gerencia y se buscar comprobar y evaluar las capacidades y habilidades que el candidato posea para desarrollar el cargo. Evaluacin mdica preocupacional: el candidato que se encuentre en el proceso de seleccin y contratacin deber someterse a un examen mdico

preocupacional para evaluar si su salud es apta para el cargo que va a desempear. El Gerente que est realizando la contratacin de personal, informar y solicitar al rea de Administracin que envi al trabajador a realizarse el examen preocupacional al organismo administrador al cual se encuentra adherida la empresa. Contratacin del personal, una vez aprobado el ingreso del postulante, la empresa extender por escrito el Contrato Individual de Trabajo dentro de los 15 das siguientes de haberse incorporado y empezado a prestar sus servicios.

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El Contrato de Trabajo deber extenderse en dos ejemplares, quedando uno en poder del trabajador y el otro en poder de la empresa. El trabajador certificar bajo firma la recepcin del mismo. La firma del Contrato de Trabajo impone al trabajador no slo las obligaciones contenidas en l, sino tambin todas aquellas que emanen de la esencia o naturaleza de la relacin laboral, de aquellas contempladas en el Reglamento interno y de las dems normas especiales vigentes en la empresa. Se entregar reglamento interno de orden higiene y seguridad Se entregar induccin (derecho a saber)

Responsables Ser responsable de difundir este procedimiento la Gerencia de la empresa de Transportes JR. Ltda. Sern responsables de supervisar la aplicacin de este procedimiento los supervisores y personal de administracin de Transportes JR. Ltda.

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POLITICA DE PROTECCIN A LAS PERSONAS, PROPIEDADES Y PROCESOS DE TRABAJO TRANSPORTES JR. LTDA. Transportes JR., es una empresa que tiene como objetivo general entregar un servicio de calidad eficiente y seguro a sus clientes, para ello considera que la proteccin a las personas, propiedad y sus procesos de trabajo cumplen un rol importante en la productividad de la empresa. Por ello consiente de la importancia de la proteccin de las personas y lugar de trabajo, es que Transportes JR., ha desarrollado y promueve los siguientes principios: La poltica de Proteccin de Transportes JR. Ltda., est centrada en apoyar el xito de las operaciones de la empresa, mediante la preservacin y proteccin de la integridad de su patrimonio y Recursos Humanos. Estamos comprometidos con un efectivo Sistema de Gestin de Proteccin, con base en una alta actividad preventiva y concientizacin del personal sobre los riesgos de integridad asociados a sus funciones, capacidad para investigar hechos que atenten contra el patrimonio, las personas o los activos de la empresa. Creemos que la proteccin de las personas y de propiedad son indispensables para realizar un trabajo en forma segura y eficiente, para ello estamos preparados para actuar de manera eficiente ante cualquier situacin de emergencia o contingencia en nuestras instalaciones. Para que esta poltica sea efectiva todos los trabajadores deben asumir el compromiso de respetar, apoyar, cumplir y difundirla, de este modo buscaos alcanzar la satisfaccin de nuestros clientes y la mejora continua de las operaciones.

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SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AREA RECURSOS HUMANOS

CRITERIOS DE EVALUACION GENERALIDADES DE RECURSOS HUMANOS 1 Existe un departamento de recursos humanos con funciones definidas? 2 El personal que integra este departamento se encuentra capacitado? 3 4 Existe un flujograma que gue los procedimientos? El nmero de empleados es proporcional al volumen de operaciones? 5 Se cumplen las polticas generales fijadas en cuanto a: Salarios y prestaciones sociales? Adopcin de mediadas preventivas de seguridad industrial, salud de personal y mantenimiento de adecuadas condiciones fsicas de trabajo? Induccin a los empleados nuevos respecto de sus atribuciones y responsabilidades? Vigilancia y acatamiento de las disposiciones legales aplicables? Entrenamiento laboral en coordinacin con los supervisores responsables de la operacin? 6 Se han dado a conocer a los empleados de la entidad aspectos relacionados con: Normas generales de operacin? Derechos y obligaciones del personal? Medidas de seguridad industrial, higiene? Polticas y normas disciplinarias? Se informa peridicamente a los empleados acerca

SI

NO

NA

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de los logros, las necesidades y del desarrollo de la empresa, la colectividad y el personal? SELECCIN DE PERSONAL 7 Se encuentran establecidos criterios y objetivos de razonable prioridad que impidan preferencias

subjetivas al momento de seleccionar al personal? 8 Las hojas de vida del personal contienen toda la informacin requerida para la seleccin del

personal, incluidas las evaluaciones y calificaciones del empleado? 9 Se investigan el carcter y las referencias de la hoja de vida de los candidatos a cargos de responsabilidad, especialmente en cargos de

confianza y manejo? RECOLECCIN DE INFORMACIN PARA LA VARIACIN DE NMINA 10 Existen formatos adecuados y especficos para los procedimientos relacionados con la liquidacin de la nmina? 11 Existe claridad sobre la elaboracin de los

diferentes formatos? CONTROL Y VERIFICACIN DE FORMATOS PARA LA VARIACIN DE NMINA 12 Se cuenta con un control oportuno a la impresin de la nmina, debidamente confrontada contra los formatos exigidos?

13 Existe un mecanismo de complementacin de formatos? correccin o

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LIQUIDACIN NMINA 14 15 16 17 El personal que liquida la nmina es idneo? Existe un formato adecuado y especfico para la liquidacin? La infraestructura asignada es adecuada para el procedimiento? Se cuenta con un programa sistematizado de liquidacin de nmina? RESPONSABILIDADES DE LIQUIDACIN DE NMINA Estn claramente definidos los responsables del diligenciamiento, la recoleccin, la revisinverificacin y la liquidacin? Existen manuales que determinen las funciones de las personas involucradas en el procedimiento de liquidacin de nmina?

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Nota: Analizar cada uno de los aspectos a evaluar, incluyendo pruebas y resultados para proceder a calificar en puntos donde: SI= ptimo y NO= Psimo o nulo.

Interpretacin: De 0 a 52% psimo De 53 a 63% Deficiente De 64 a 73% Regular De 74% a 83% Razonable De 84 a 93% Destacable De 94 a 100% Calidad total

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES AL PROCESO:

A. Ausencia de revisin y conformidad en el pago re remuneraciones

Descripcin:

De la revisin de los controles del proceso de remuneraciones observamos que el encargado de remuneraciones, no deja evidencia de las revisiones relacionadas a verificar que el clculo de las remuneraciones sea correcto, adems se encontr en varios meses liquidaciones sin firma por parte del trabajador, lo que manifiesta la no aceptacin al documento. Cabe sealar, que la aprobacin de los montos a pagar por concepto de remuneraciones es revisado y aprobado por el Gerente de Administracin y Finanzas.

Posible Impacto:

Clculo errneo de las liquidaciones de sueldo. Incomunicacin con el personal de la empresa. Posibles multas antes la inspeccin del trabajo.

Recomendacin:

Recomendamos

la

Administracin

definir

implementar

controles

relacionados con la revisin del clculo de las liquidaciones, revisin de los montos segn contratos, entrega de los documentos que acreditan el pago de la remuneracin, mantener actualizados los contratos de trabajo, que el clculo de horas extras es correcto, que las remuneraciones corresponden slo al personal vigente. Definir adems, la periodicidad de la actividad de control y la evidencia que la sustentar.

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B. Ausencia y disconformidad en el proceso de Remuneraciones:

Descripcin:

De la revisin del proceso observamos que, no se han documentado y difundido las polticas y procedimientos que normen el actual proceso, adems existe incumplimiento de algunas de las normas descritas en el programa de prevencin de riesgo, tales como: La no realizacin de capacitaciones permanentes del personal que utiliza los camiones. Falta de Inspecciones peridicas del estado del camin que el trabajador va a operar. Desactualizacin del plan de emergencia ante una catstrofe.

Posible Impacto:

Obviar por desconocimiento, error u omisin las actividades de control claves que normen el pago de remuneraciones.

Por la falta de capacitacin e inspecciones, incurrir en accidentes que se pudieron evitar.

Recomendacin:

Recomendamos a la Administracin definir, implementar y difundir polticas y procedimientos escritos de los procesos bajo revisin, definiendo a lo menos: Roles y responsabilidades Actividades de controles claves, describiendo quin y como se efectuar. Periodicidad en la revisin de los implementos utilizados por el personal, para as evitar posibles accidentes. Periodicidad y evidencias de los controles.

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION ACTIVO FIJO

Elaborado por: Rafael Torres R.

Revisado por: Rafael Santelices M.

Aprobado por: Hctor Santelices M.

Firma:

Firma:

Firma:

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FLUJO PROCESO DE COMPRAS

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INSTRUCTIVO PARA LA COMPRA DE CAMIONES

Por regla General todos los requerimientos son consolidados por el Departamento de Finanzas. Una vez consolidados los presenta al Comit de compra para su anlisis y aprobacin. En dicho Comit se analiza la pertinencia de la Compra y si existe financiamiento para esta solicitud, de lo contrario buscar el financiamiento requerido. Los integrantes permanentes del Comit de compra son, La Gerencia General y el departamento de Finanzas, excepcionalmente se invita a un referente tcnico para formar parte de este Comit si el proceso de compra en cuestin as lo amerita. El comit analizar el requerimiento y aprobar, modificar, postergar o rechazar dicho requerimiento. Dependiendo de la decisin del comit, el departamento de compras efectuar lo siguiente: Si se rechaza: Comunicar el resultado al requirente. Si posterga la compra: Comunicar el resultado al requirente. Si lo aprueba: Delegara al departamento de compras para su posterior cotizacin y compra.

Objetivo: Establecer las bases que tomar la empresa transportes JR, para la adquisicin de vehculos. La empresa dispone diferentes modelos de vehculos, tales como camionetas de 600 kilos, camiones desde 5.000 hasta los 30.000 kilos, remolques. Todo esto bajo un marco de calidad, seguridad y exigencias. Para la adquisicin de nuevas unidades, la empresa se apoya en una visin de desarrollo, que nos permite visualizar cuales sern las necesidades que nuestros vehculos debern afrontar en el futuro, considerando la va del desarrollo como meta establecida.

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Transportes JR seguir las siguientes directrices en la adquisicin un vehculo: 1. Calidad: Se consideran el montado del chasis, diseo de motor y durabilidad de partes y piezas. 2. Comodidad: Comodidad del vehculo en la cabina, para entregar al conductor confort tanto para el manejo como para su descanso y seguridad. 3. Cobertura: Cobertura nacional en servicios y garanta. Para poder contar con ellos en cualquier lugar del pas, que un vehculo requiera asistencia. 4. Repuestos: Que los repuestos estn disponibles y sean originales, que se encuentren en las principales ciudades del pas. Esto agiliza las eventualidades que se pueden dar cuando un vehculo se encuentra en una ruta determinada requiriendo asistencia tcnica y repuesta. Cabe destacar que la poltica principal de la empresa es colocar repuestos originales y por personal capacitado. 5. Seguridad Diseo y caractersticas: Se considerara la seguridad y el diseo del vehculo, en sus partes y piezas como en los accesorios que brindan mayor seguridad al conductor como son cinturn de seguridad, aire acondicionado, facilidad de limpieza y aerodinmica para lograr mayor rendimiento y economa de combustible.

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SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AREA DE ADQUISICIONES

CRITERIOS DE EVALUACIN Inventario Todas las compras son realizadas por medio de rdenes de compra, estn pre enumeradas, y debidamente autorizadas. Las compras se basan en requisiciones, puntos de re orden o mximos y mnimos. Requieren ciertos bienes, solicitudes de cotizacin. Los endosos de la plizas presentados oportunamente? de seguro son
SI NO N/A

Son aprobados todos los precios de compra. Se preparan informes de recepcin de mercancas o productos y estn pre numerados. Existe alguna persona en el Departamento de Contabilidad que controle la secuencia numrica de los informes de recepcin a fin de verificar que todos han sido registrados en forma secuencial y oportunamente, se efectan cortes de formas peridicamente. Se notifica inmediatamente al Departamento de Contabilidad sobre las mercancas devueltas a los proveedores. Las facturas de los proveedores son registradas inmediatamente despus de recibidas.

Las facturas son verificadas contra las rdenes de compra y con los informes de recepcin en cuanto a 10 precios, condiciones, calidad, contabilidad, etc. Se sigue un sistema sobre las entregas parciales, 11 aplicables a una sola Orden de Compra. Se le da adecuado seguimiento a las rdenes de compra pendientes de recibirse.

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13

Todas las compras adecuadamente. Control Fsico

son

contabilizadas

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Se cuenta con registros de inventarios perpetuos para materias primas, materiales, produccin en 15 proceso y terminada. Muestran esos registros cantidades y valores o 16 cantidades solamente.
17

Son controladas mediante cuentas de orden.

Las entradas y salidas se hacen solamente por informes de entradas al almacn y por requisiciones 18 u rdenes de embarque autorizadas. Se practican inventarios fsicos: a)Al final del ejercicio 19 b) Peridicamente - Se comparan contra auxiliares En la toma fsica de inventarios participa personal de contabilidad y costos.

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Los desperdicios estn bajo control contable que asegure una adecuada contabilizacin de su 21 disposicin. Se ajustan los registros contables de acuerdo con los resultados de los inventarios fsicos. Se investigan las diferencias Los ajustes competente. son autorizados por funcionario

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Existen inventarios excesivos, daados, obsoletos o de lento movimiento (indicar poltica para su control 25 y castigos directos o mediante estimaciones).

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES AL PROCESO: A. Ausencia de procedimiento para la recepcin conforme de lo bienes recibidos. Descripcin: Revisamos siete procesos de compra, identificando recepcin conforme de los bienes, sin embargo, observamos que no existe uniformidad en dichas recepciones pues en algunos casos no existe fecha o el nombre de quien firma. Posible Impacto: - Pago de facturas cuyos bienes no han sido recepcionados - Pago de facturas por bienes no requeridos. Recomendacin: Recomendamos a la administracin: - Definir, implementar y difundir un procedimiento escrito que permita uniformar los criterios a utilizar para evidenciar la recepcin conforme de los bienes recibidos y confeccionar un timbre para estos fines que contemple, a lo menos: fecha, firma, nombre de quien recepciona. - Que el encargado del registro contable efectu la contabilizacin del documento cuando este cuente con la recepcin conforme.

B. Ausencia de declaracin jurada Descripcin: Los procesos de compra deben contar con una declaracin jurada que estipule que el proveedor no tiene relacin alguna con la empresa o sus miembros. De una muestra de 5 procesos de compra, observamos que en dos de ellos correspondan a asignacin directa no exista la declaracin jurada del proveedor.

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Posible Impacto: - Efectuar compras a proveedores no vlidos. Recomendacin: Recomendamos a la Administracin: - Confeccionar un certificado que estipule que no existen conflictos entre los proveedores y la comisin evaluadora. - Implementar un control relacionado con que el coordinador de administracin y finanzas revisen los papeles que sustentan cada proceso de compra y los firme en seal de aprobacin o bien confeccionar un check list que contenga todas las actividades realizadas por el, para cada proceso de compra. Este deber contemplar el resguardo de informacin en una carpeta conteniendo como mnimo la siguiente informacin: resoluciones de todo el proceso, evidencia de revisiones, entre otros y que firme dicho check list, en seal de ejecucin de todas las actividades y controles.

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PROCEDIMIENTO ADQUISICION ACTIVO FIJO

Elaborado por: Rafael Torres R.

Revisado por: Rafael Santelices M.

Aprobado por: Hctor Santelices M.

Firma:

Firma:

Firma:

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FLUJOGRAMA DE ACTIVO FIJO

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MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS I. POLITICA GENERAL DEL ACTIVO FIJO 1.- GENERALIDADES La poltica de la empresa es la de preparar la informacin financiera de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas internacionales de contabilidad, la ley de rgimen tributario interno. Los Estados Financieros estn presentados sobre la base de costos histricos, en sus activos fijos muebles e inmuebles. Son objeto de estas polticas los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Empresa . Los bienes muebles e inmuebles sern registrados y controlados por la Direccin Financiera, a travs del Encargado de Activos Fijos, para lo que este funcionario establecer y difundir el sistema de control interno que considere necesario con el fin de concretizar estas polticas. Est prohibida cualquier forma de disposicin de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Empresa hecha por personal no facultado para ello 2. POLTICA GENERAL DE ADMINISTRACIN Y SISTEMA DE CONTROL La administracin del activo fijo debe constituir, sin duda, un elemento relevante y clave de la gestin administrativa de la Empresa, tanto por el uso exclusivo que se hace de ellos, cmo por la incidencia econmica que los mismos representan dentro de su patrimonio y adems por una serie de impactos econmicos, financieros, contables, legales y tributarios que se desprenden de la mera adquisicin y tenencia de este tipo de bienes. En consecuencia, como poltica general con respecto a los bienes del activo fijo de la Empresa se debe velar en todo momento por la conservacin, control y custodia de ellos en todos sus mbitos y durante todo su ciclo de vida, que comienza con la decisin de su compra o adquisicin y finaliza con su venta, extincin o baja. Esta preocupacin y cuidado es con el objeto de optimizar su uso y salvaguardar el

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patrimonio de la Empresa contra prdidas, daos u otras acciones o hechos que lesionen o disminuyan su valor o funcionalidad. El control general de esta poltica, como los procedimientos que de ella emanen para su eficiente operacin, ser responsabilidad de la Direccin Financiera y de la Supervisin Administrativa, mientras que la correcta aplicacin de sta ser responsabilidad de cada una de las unidades que administren sus bienes. SISTEMA COMPUTACIONAL DE CONTROL Y REGISTRO La Empresa posee un sistema computacional que permite en forma automatizada llevar el control contable y registro de cada bien. Este sistema permite contabilizar, revalorizar, depreciar y emitir informes de control. La operacin y mantenimiento de este sistema ser responsabilidad de la Direccin Financiera y se realizar en forma centralizada. La sede matriz y extensiones alimentarn al sistema con la informacin que enven los formularios respectivos a la Direccin Financiera. 3.- IDENTIFICACION Y VALORIZACION DE BIENES DEL ACTIVO FIJO De acuerdo a las consideraciones anteriores, se entender como activo fijo para ser incorporado al sistema, slo aquellos bienes que por su importancia econmica, operacional o estratgica importe mantenerlos identificados individualmente. La identificacin individual de los bienes se har mediante una etiqueta diseada para el efecto. Entre los tipos de bienes del Activo Fijo usualmente utilizados por la Empresa se encuentran los siguientes: a) Mobiliarios b) Maquinarias y equipos c) Vehculos d) Herramientas e) Equipos, sistemas y paquetes informticos f) Bienes artsticos y culturales g) Libros y colecciones h) Partes y repuestos. i) Equipos de oficina

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VALORIZACIN Estos activos se valorizan al costo de adquisicin o construccin de los respectivos bienes. Estos costos incluyen todos los desembolsos que se relacionan directamente con su adquisicin o construccin. Es decir, se deben incluir partidas tales como cargos por transporte, costo de instalacin, costo financiamiento, impuestos, etc. Se debe rebajar del costo del mismo los descuentos obtenidos en la adquisicin. El IVA no es parte del costo del bien, salvo cuando este no constituye crdito fiscal. REGISTROS Los responsables de la administracin del Activo Fijo de cada unidad debern informar a la Direccin Financiera todas las operaciones o actos que afecten o incidan en los activos fijos para proceder a su registro: - Altas: incorporaciones por compras, donaciones u otras - Bajas: ventas, donaciones, destruccin o prdida, obsolescencia, etc. - Traslados: cambio de ubicacin de los bienes manteniendo la Unidad. - Transferencias: cambio de Unidad o responsable. ELIMINACIN DE REGISTROS Slo podrn eliminarse de los registros contables y control, contando con la documentacin sustentatoria apropiada y las autorizaciones correspondientes, aquellos bienes de propiedad de la Empresa que han dejado de pertenecerle (ventas, donaciones, obsolescencia, destruccin) o bien que hayan desaparecido (prdidas, robos). NMINA POR UNIDAD La Direccin Financiera proporcionar a cada dependencia de la Empresa, por lo menos una vez al ao, una nmina actualizada de los bienes incorporados en el sistema de Activo Fijo, la misma que ser verificada y las novedades comunicadas para posibilitar las acciones correctivas necesarias.. ARCHIVO DE REGISTROS La Direccin Financiera mantendr un sistema de archivo especial con la informacin de cada uno de los bienes del activo fijo (rdenes de pago y facturas). Esta informacin se mantendr disponible para su consulta en la Direccin indicada.

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4.- CONTROL DEL ACTIVO FIJO Las distintas unidades debern ejercer un adecuado control sobre los bienes del activo fijo que asegure su salvaguarda y proteccin contra hechos o actos que puedan afectarlos o daarlos sean voluntarios o fortuitos. INVENTARIOS (TOMA FSICA) Los responsables de la administracin del Activo Fijo de cada Unidad debern efectuar por lo menos una vez al ao un inventario de todos los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad y reportar a la Direccin Financiera. Adicionalmente, el Administrador del los Activos Fijos podr realizar verificaciones peridicas y sorpresivas de los bienes y sus novedades sern reportadas a las autoridades para los correctivos pertinentes. SEGUROS Y OTRAS MEDIDAS DE PROTECCIN La Empresa deber tener plizas de seguro contratado contra daos por robo, inundacin o cualquier otro siniestro para todos los bienes incorporados en el sistema de activo fijo. Adicionalmente tendr un seguro contratado contra robos de todos los activos fijos de la empresa. Si la unidad requiere asegurar contra robo otros equipos distintos al hardware, podrn canalizarlo a travs de la Direccin Financiera. As mismo se deber reportar inmediatamente a las autoridades de la Empresa los robos, sustracciones, prdidas, etc., para efectuar las acciones legales pertinentes. Se debern adoptar las medidas de seguridad normales mnimas que protejan a los bienes del activo fijo de algn dao o perjuicio (alarma contra robo e incendio, extintores,vigilancia, cerraduras, etc.). III. ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS IV. La administracin de Activos Fijos comprende las actividades relativas a la recepcin, asignacin, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso de la Empresa. Para los propsitos de este Manual se establecen las siguientes definiciones:

a) Activos Fijos: El Activo Fijo es el conjunto de bienes de naturaleza relativamente permanente, adquiridos, desarrollados, construidos por

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administracin propia o por contrato, necesarios para el cumplimiento de objetivos institucionales. Un bien para ser considerado como activo fijo debe cumplir con las siguientes caractersticas: - Que sea de naturaleza relativamente duradera, con vida til superior a un ao (como mobiliario, maquinaria, equipos, vehculos, semovientes) o bienes inmuebles como instalaciones, terrenos y edificios. - Que este destinado al uso y no a la venta, nicamente los activos utilizados en las operaciones normales de la empresa se clasifican como activos fijos. b) Usuario de un activo: es aquel funcionario al cual se le entregue mobiliario, equipo, maquinaria o vehculos para la ejecucin de sus labores. 2. OBJETIVOS El presente Manual tiene por objetivos: a) Establecer funciones y responsabilidades para el adecuado manejo de los activos fijos de la Empresa, en lo que respecta a las actividades relacionadas a: recepcin, asignacin, salvaguarda, mantenimiento y control de los mismos. b) Establecer los procedimientos necesarios de registro y control del activo fijo, mediante la descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas, su costo, localizacin y asignacin de los mismos, as como su autorizacin correspondiente para su alta, transferencia y baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de activo fijo de la Empresa. c) Promover la racionalidad en la distribucin, uso y conservacin de los activos Fijos de la institucin para lograr una administracin eficiente, oportuna y transparente. d) Disponer de una gua normativa de consulta para coadyuvar en la administracin eficiente de los Activos Fijos de la Empresa.

3. RESPONSABILIDADES POR EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

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Para la administracin de Activos Fijos la entidad cuenta con un Encargado de Activos Fijos, el cual es responsable ante la Direccin Financiera. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos son las siguientes: Recepcin de Muebles Asignacin de Activos Fijos Muebles Incorporacin al Registro de Activos Fijos Muebles Codificacin y etiquetado Registro de Derecho Propietario en coordinacin con Supervisin Administrativa. Mantenimiento, reparacin y cambio de repuestos de Activos Fijos Muebles Salvaguarda de Activos Fijos Muebles Verificacin fsica peridicas, sorpresivas y a requerimiento de instancias superiores. Mantenimiento de Inmuebles Salvaguarda, inspeccin y control fsico de inmuebles Funcionarios De La Empresa: Todos los funcionarios de la institucin (directivos, directores y coordinadores de sede, delegados y oficinistas de los jefes de oficina y empleados en general) son responsables por: El debido uso, custodia, preservacin de los bienes que le sean asignados. Demandar con la debida anticipacin, los servicios de reparacin de los bienes que le sean asignados. Manejo Y Control General De Activos Fijos: La propiedad planta y equipo como componente de la posicin financiera reflejada en los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente ya que constituye el principal activo de la Institucin y componente bsico del patrimonio que peridicamente dado su materialidad debe estar sujeto de evaluacin de los entes que dictaminan dichos estados. El enfoque de control debe estar orientado a: a) Que los inventarios fsicos estn correctamente valorizados. b) Que la informacin contable en dlares sea equivalente al inventario fsico. c) Que los activos asignados a cada dependencia queden bajo la responsabilidad de los empleados responsables no solamente en cuanto a su custodia sino tambin en cuanto al manejo y conservacin; que a su vez puede ser delegado a sus subalternos sin perder el sentido de la responsabilidad principal. d) Que la codificacin de control fsico est unificada, controlada permanentemente y debidamente sistematizada.

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e) Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de activos dentro y fuera de la Empresa, en todas las sedes que se encuentren en funcionamiento. f) Que las responsables del manejo y control acten coordinadamente en cuanto a las funciones que les compete para el manejo de los activos fijos. Lo anterior implica que la informacin de activos fijos debe mantener actualizada donde se pueda presentar una relacin valorizada de los activos fijos muebles e inmuebles de todas las sedes de la Empresa o lugares en donde presta sus servicios, as mismo, de todos los elementos de laboratorios, bodegas, bibliotecas, almacenes, gimnasio, apartahotel, centro recreacional, y de todas aquellas reas que manejan elementos o mercancas de propiedad de la Empresa , facilitando de esta manera los controles de auditora interna en la verificacin selectiva peridica. As mismo a travs del aplicativo de control se debe mantener actualizada la ubicacin y responsable por matriz, extensiones. Los conteos peridicos programados y realizados por la auditora interna en coordinacin con las reas responsables deben reportarse oportunamente a contabilidad con el 7 propsito de actualizar permanentemente los registros contables en el sistema computarizado. Se propone que la responsabilidad del manejo fsico de activos fijos est centralizada en la Supervisin Administrativa, a travs de un Encargado de Activos Fijos, que responda por la ejecucin y coordinacin de todas las actividades referentes a la operacin de las polticas que se proponen en este manual y aplicativo de control con que actualmente se manejan los activos de la Empresa. As mismo, las reas deben asumir la responsabilidad directa del manejo y control fsico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Direccin Financiera y Auditora Interna en cuanto a movimientos, transferencias, salidas y reingresos por reparaciones, mantenimiento y dems situaciones que se puedan presentar. Adquisicin De Activos: Esta funcin debe estar centralizada en la Comisin de Compras, quienes deben cumplir con los requisitos y niveles de autorizacin establecidos en el reglamento y sern responsable de hacer cumplir la poltica institucional de adquisicin de bienes acorde a las polticas de calidad, servicio al cliente por parte del proveedor, y condiciones econmicas de pago.

Igualmente, esta rea tendr la responsabilidad de recepcionar el(los) bien(es), del cual deber enviar un documento con las caractersticas del mismo a la Direccin Financiera quien en conjunto con el responsable de ingreso de datos en el

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sistema (contabilidad) se encarguen del respectivo ingreso de la informacin al mismo. Categorizacin De Activos Fijos: Se debe realizar una categorizacin de activos debido a que sera improcedente asignar a un solo departamento la responsabilidad de todos los Activos de la Empresa, por lo tanto se tomarn las diferentes reas que se responsabilizarn de sus activos y desde ellos se iniciar el proceso para cualquier movimiento. Este proceso de categorizacin as mismo ser el inicio del historial de un Activo dentro de la Organizacin donde desde el momento mismo que se recibe el activo por parte de la Unidad respectiva se categorizar, identificar con una etiqueta y se enviar el documento Formato nico para el movimiento de Activos de la Empresa (Con descripcin, categorizacin y datos del Activo) a la Direccin Financiera y Supervisin Administrativa quienes se encargarn de verificar, dar el visto bueno e informar al Departamento de Contabilidad para que realice el ingreso de los datos al sistema computarizado. Posteriormente se retornar el documento a la Matriz y Extensin y ah se realizar la entregar formalmente al Usuario Inicial del Activo y as mismo el Encargado de Activos Fijos deber enviar original del formato a la Supervisin Administrativa.

Etiquetado: Ser un proceso exclusivo del Encargado de Activos Fijos y se realizar al recibir el Activo. Este proceso deber realizarse antes de entregar cualquier activo a las reas responsables. Todos los activos que ingresan deben tener su registro de inventario (etiqueta) en un lugar visible. Se considera procedente a partir de un inventario fsico total identificar todos los activos, sistematizar el control numrico y as unificar las numeraciones existentes. La etiqueta debe contener la siguiente informacin:

DATOS DE USO OBLIGATORIO: Identificacin de la entidad

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Equipo Mueble modelo Ao Serie Lugar Fecha de compra Fecha de inventario cdigo Firma de la persona que lo controla y revisa en Contabilidad. Ingreso Y Registro De Activos Al Sistema Computarizado: Ser un proceso coordinado entre La Direccin Financiera y Contabilidad. Tal como est establecido, todos los activos adquiridos se ingresarn al sistema computarizado con las especificaciones requeridas por el aplicativo en forma individual. Control Fsico De Activos Fijos: El control fsico parte desde el ingreso del activo con el respectivo registro e identificacin por el Encargado de Activos Fijos. La Direccin Financiera y Auditora interna programarn un inventario total con la identificacin numrica como punto de partida debidamente conciliado en los registros, en unidades y valores en dlares. Una vez determinado el ajuste en valores se debe seguir un control riguroso de cada uno de los movimientos de activos (Entradas, salidas, prestamos, reubicaciones, movimientos por mantenimiento o reparacin, baja por obsolescencia o desuso, etc.) Utilizacin Y Manejo De Los Activos En La Sede Matriz Y Extensiones El adecuado manejo de todos los activos en cada una de las dependencias corresponder a respectivo usuario. El Director o Coordinador de Sede (Extensin), jefe de oficina o departamento respondern pecuniariamente por perdidas, daos o deterioro por mal uso. Una vez establecida la responsabilidad se proceder a descontar por nmina el valor que se determine para el activo afectado.

Cada dependencia tendr la relacin de activos a cargo debidamente registrada ante la Supervisin Administrativa (segn datos entregados por el departamento de Contabilidad y que son arrojados por el sistema computarizado) y debern

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contar con la firma de aceptacin del funcionario responsable quien recibir por parte de La Supervisin Administrativa un Acta donde se relacionan todos los activos que a partir de la fecha quedan a su cargo. Inventarios Peridicos De Control Por Parte De Auditoria Interna: La Supervisin Administrativa solicitar peridicamente al Departamento de Auditora Interna para que conjuntamente con las reas responsables de los Activos elaboren un plan de inventarios rotativos que permita mediante muestreos aleatorios detectar el comportamiento de los Activos, sus asignaciones y se establezca si est operando adecuadamente la poltica y gestin de los mismos al interior de la Empresa. La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar fsicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real. sta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, segn sea el caso. La toma del inventario deber considerar, adems de la comprobacin de la presencia fsica, su estado de conservacin y condiciones de utilizacin y de seguridad.

Depreciaciones: La Direccin Financiera a travs de su departamento de contabilidad har depreciaciones de los activos de acuerdo al mtodo contable tcnicamente reconocido en forma coherente al uso o deterioro del activo pero de manera uniforme y teniendo en cuenta la vida til de cada lnea de activos tal como lo establecen las normas contables. Adiciones, Retiros Y Valorizaciones: Slo se debe considerar adicin desde el punto de vista contable aquellas erogaciones que aumenten el valor comercial del activo, su vida til, capacidad y eficiencia. Todo retiro de activos de la operacin normal tiene que estar plenamente justificado y verificado por La Supervisin Administrativa Financiera segn los siguientes conceptos: MAL ESTADO DESUSO (REEMPLAZO) OBSOLESCENCIA

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PERDIDA Contablemente los retiros deben estar plenamente justificados, soportados (con el acta respectiva, verificada por parte de Auditora Interna, soportes tcnicos del estado del Activo y con el visto bueno de la Direccin Financiera y Supervisin Administrativa. Las valorizaciones o desvalorizaciones se harn de acuerdo a las normas legales y reglamentarias vigentes (avaluos tcnicos). En caso de no existir facturas u otra documentacin de soporte, se proceder a contratar peritajes especializados.

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SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AREA DE ACTIVO FIJO

CRITERIOS DE EVALUACIN SI NO N/A

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Activos Tangibles Cuenta la empresa con archivos permanentes de los documentos a soporte del costo de los activos? Existe descripcin breve de los bienes de activo fijo Existe una poltica definida sobre la autorizacin de inversiones en activo fijo, y que estn a cardo de determinadas personas o compites? La erogacin en demasa de lo autorizado estn sujetas a la misma aprobacin que la autorizacin original? Los registros del activo fijo son balanceados con el mayor, cuando menos una vez al ao? Los registros del activo fijo contienen la suficiente informacin y detalle, segn las necesidades de la compaa? Se hace peridicamente un inventario fsico del activo fijo y se compara con los registros respectivos? Las personas que tienen a su cuidado el activo fijo, estn obligadas a reportar cualquier cambio habido como ventas, bajas, obsolescencias, excedentes, movimientos, traspasos, etc.? La venta de activos fijos requiere la autorizacin previa de los directivos?

Se llevan record del activo totalmente depreciado y que aun se encuentren en uso, an cuando ya se 10 haya dado de baja en los libros? Si existe algn sobrante de equipo, edificios 11 desocupados, ese activo se controla fsicamente en libros?

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Estn adecuadamente analizadas las cuentas de 12 propiedad y equipo por registros auxiliares?? Se compara el saldo de estos registros con los saldos del mayor general cuando menos una vez 13 cada ao? Se toman inventarios fsicos del equipo mvil en forma peridica y bajo la supervisin de empleados 14 que no sean los responsables de su custodia fsica o de llevar los registros de dichas propiedades? Se reportan a la gerencia las discrepancias importantes entre los inventarios fsicos y los 15 registros en libros? Se hacen investigaciones y avalos peridicos del 16 activo fijo para fines de aseguramiento? 17 El activo fijo esta debidamente asegurado?

Los directivos autorizan las adquisiciones y ventas 18 de los activos fijos de importancia? Estn controladas fsicamente y est la responsabilidad en custodia definida en forma 19 clara? Se proporcionan nicamente contra requisiciones 20 debidamente aprobadas? Existen procedimientos vigentes que aseguren que se informe al departamento de contabilidad acerca 21 de cualquier activo fijo que se retire, venda o deseche.

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SEGUROS CRITERIOS DE EVALUACIN Seguros Todas las compras son realizadas por medio de ordenes de compra del cliente, estn prenumeradas y debidamente autorizadas? Las compras se basan en requisiciones, puntos de reorden o mximos y mnimos? Las coberturas son suficientes para cubrir su valor de recuperacin? Los endosos de las plizas de seguro son presentados oportunamente? El personal que maneja efectivo esta afianzado? Las plizas estn debidamente resguardadas? SI NO N/A

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES AL PROCESO: A. Procedimiento de activo fijo no est totalmente difundido Descripcin: De la revisin del proceso de activo fijo observamos que, an cuando existe un procedimiento de compra de activo fijo, este no se encuentra aprobado y difundido al personal de corresponde. Efectuamos el inventario a 37 de los activos fijos y verificamos que en 3 de ellos no exista la codificacin correcta en el mayor de activo fijo. Posible Impacto: Obviar por desconocimiento, error u omisin las actividades de control claves que norman el proceso de activo fijo. Dependencia de personal clave al no existir descripcin escrita del proceso. Mal registro de segn patente de activo fijo.

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Recomendacin: Recomendamos a la administracin actualizar el procedimiento existente, incluyendo actividades de control tendientes a salvaguardar los activos fijos, definiendo responsable, periodicidad y evidencias, aprobarlo por la jefatura apropiada y difundirlo al personal que corresponde.

B. Registro Incompleto del Auxiliar de Activo Fijo: Descripcin: Actualmente existen debilidades en el control de los activos fijos, comprados y registrados en la contabilidad, dado que no contienen muchos de ellos la informacin requerida, as como: - Monto y fecha de adquisicin - Procedimientos claros de depreciacin - Perdida de documentos legal que avalen la adquisicin - Falta de detalle descriptivo de movimiento en la cuenta

Posible Impacto: Mal clculo de variaciones en depreciacin por falta de informacin Posibles multas por prdida de documentos legales No poder probar posesin del activo fijo

Recomendacin: Recomendamos a la administracin: - Evaluar la factibilidad de implementar un mdulo de activo fijo que contemple el clculo de la depreciacin y correccin monetaria automticamente. - Implementar controles relacionados con anlisis y comparacin del auxiliar de activo fijo y la contabilidad. - Evaluar la factibilidad tcnica y econmica de adquirir e implementar una herramienta automtica para la administracin de activo fijo que permita llevar el inventario de ellos en forma actualizada y peridica. - Resguardar la documentacin que acredita el dominio del bien.

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C. Contabilizacin errnea de correccin monetaria y depreciacin Descripcin: La contabilizacin de la depreciacin y correccin monetaria de los bienes de activo fijo es efectuada a nivel de cuentas contables, no existiendo detalle uno a uno de estos bienes, en los que se identifique: ao de vida til, correccin monetaria y depreciacin de cada activo fijo. Posible Impacto: Cuentas contables de depreciacin y correccin monetaria sub o sobrevaluadas. Recomendacin: Recomendamos a la administracin: - Implementar controles relacionados con el anlisis y comparacin del auxiliar del activo fijo y la contabilidad. - El departamento correspondiente efectu revisiones peridicas a los clculos y contabilizacin de correccin monetaria y depreciacin.

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Conclusiones generales: Ambiente de control Como se seal anteriormente, el sistema de control interno de TJR Ltda., en el periodo de nuestra revisin, se encuentra en etapa de Administrado y la Institucin ha efectuado acciones tendientes a mejorarlo para alcanzar la etapa de Definido, sin embargo, observamos ciertas debilidades de control interno, en los procesos revisados que incrementan el riesgo de errores u omisiones que podran afectar la imagen de la Direccin, la integridad de la informacin financiera relacionada o la salvaguarda de sus activos. Al respecto, tenemos las siguientes debilidades relacionadas con el ambiente de control interno, sistemas de informacin y contabilidad y registro de las operaciones del Programa. Ausencia de evidencia que permita verificar que el control se est ejecutando con la frecuencia y la forma establecida. Es as, como por ejemplo no existe evidencia: o Las revisiones relacionadas a verificar que el clculo de los honorarios sea correcto, efectuada por el Encargado de Honorarios del Programa. o La revisin de los Requerimientos de Compra efectuada por el Coordinador de Administracin y Finanzas. Contabilizacin y Registro de Operaciones Registro Incompleto del Auxiliar de Activo Fijo No existe detalle uno a uno de la depreciacin y correccin monetaria de los bienes del activo fijo.

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Recomendaciones: Del resultado de nuestro trabajo se desprenden las siguientes recomendaciones generales: 1. La administracin del Programa necesita mejorar su ambiente de control, implementado y evidenciando los controles relacionados con los procesos revisados a fin de asegurar que las actividades definidas sean efectuadas de la forma descrita en los procedimientos debidamente autorizados como por ejemplo: las revisiones de los requerimientos de compra efectuada por el Coordinador de Administracin y Finanzas. Adems de implementar controles tendientes a asegurar que los registros contables sean correctos, ntegros y oportunos.

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