Optimizar Tiempo

Cómo Optimizar y Mejorar la Gestión del Tiempo mejorar-gestion-del-tiempo.

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¿Por qué la frase más recurrente cuando hablamos con profesionales, empresarios/as, empleados/as es “no tengo tiempo”? El mundo va muy deprisa, y no tenemos tiempo para preocuparnos del tiempo y sin embargo lo perdemos con mucha más frecuencia de lo que somos conscientes. El tiempo es un recurso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional, sino nuestro bienestar personal. El problema está en que no gestionamos el tiempo, caemos en la trampa de la actividad, y hacemos más y más rápido sin evaluar si lo que hacemos es importante o nos conduce a los resultados deseados. Unido a todo ello tenemos una sensación permanente de no llegar, o ese insoportable tráfico mental, que como una pesada nube sobre nuestra cabeza, nos sigue a todas partes. Tenemos que empezar por valorar el tiempo, darle la importancia que tiene, es el bien más escaso a pesar de tener todas las mismas 24 horas diarias. La valoración dependerá de para que lo quiero utilizar, de cuales son mis prioridades. Puedo gestionar el tiempo para arañar todos los días 2 horas para tenerlas simplemente libres, es decir, para hacer con ellas lo que me apetezca en cada momento. O puede mejorar su gestión para conseguir no trabajar los viernes por la tarde y dedicarlos a la familia o a un hobby. Valorando el tiempo y analizándolo cualitativamente, nos daremos cuenta que no siempre el número de horas dedicadas a una actividad es directamente proporcional a la calidad de la misma. Es bastante probable que muchas de las cosas que hacemos no tengan nada que ver con nuestras prioridades, que no nos produzcan ninguna satisfacción o resultado, e incluso si nos paramos a pensar un poco más, no entendamos ni porque las hacemos. Para lograr gestionar adecuadamente el tiempo debemos comenzar por adquirir consciencia del uso que le damos: si tenemos 24 horas diarias hay que distribuirlas, cada uno sabrá cuanto quiere dormir o cuanto necesita, si le basta dedicar media hora para comer o prefiere tomarse más tiempo. Además tenemos que ver que actividades diarias realizamos en nuestro trabajo y cuanto tiempo nos ocupan cada una. Las actividades veremos que se repiten y que podemos establecer periodicidades y áreas de uso del tiempo: llamadas telefónicas, reuniones, lectura de informacion, captar clientes, planificar, etc. Saber como usamos el tiempo día a día es vital para poder controlarlo y utilizarlo adecuadamente. En base a la lista de actividades diarias que proponemos en el párrafo anterior, se trata de realizar un seguimiento diario durante por ejemplo una semana, en la que iremos anotando todas las actividades que desarrollamos en el día y el tiempo que empleamos en cada una. Por ejemplo si a lo largo del día realizamos de media 15 llamadas y nos lleva en total 1 hora, una buena gestión del tiempo sería concentrar la realización de llamadas en una franja del día de forma habitual, todos los días de 09:00 a 10:00 horas por ejemplo. Del listado de tareas y sus tiempos podemos concluir que hay muchas de ellas que podemos delegar, o que podemos incluso eliminar. También nos servirá para priorizarlas según su importancia. Otra cuestión a valorar son los ritmos de actividad, hay personas que rinden más por la mañana, otras por la tarde y otras por la noche. Estos ritmos es bueno conocerlos y saberlos utilizar para optimizar nuestro rendimiento. Los niveles de concentración no son iguales en todos los momentos del día, los estados de ánimo influyen, el número de horas que se trabaja también. La falta de concentración además de producir rendimientos bajos, es fuente de errores. Los errores deben ser subsanados e implican más tiempo para solucionarlos, es decir, trabajar dos veces sobre una misma tarea. Si no queremos caer en la insatisfacción, la frustración, la ansiedad y el stress, pongámonos manos la obra:   Plantéate para que quieres el tiempo, qué quieres hacer con tu tiempo. Establece tus objetivos y prioridades. Localiza cuáles son tus principales vías de pérdidas de tiempo, lo que se conoce como ladrones del tiempo y ponte en guardia para combatirlos. Los más conocidos son: visitas inoportunas, mal uso del teléfono, no planificación de reuniones, mala delegación, mala gestión de las llamadas telefónicas. Dar prioridad a lo urgente en vez de a lo importante.

Nosotros mismos somos a veces nuestro peor enemigo en la gestión del tiempo porque tenemos unos malos hábitos, que precisamente por repetirlos sin ningún tipo de conciencia acaban siendo impulsores de la personalidad incontrolados que nos hacen perder muchos minutos y horas. Algunos de los más frecuentes son:  la propensión hacia las relaciones públicas y los contactos sociales en la oficina.

todos tenemos la misma cantidad de horas para invertir en un día. Para un análisis de cómo establecer objetivos. precipitación. 5. trate de crear un registro de sus actividades diarias. Sin un objetivo claro de lo que queremos conseguir. Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes medir si lo cumples. llamadas telefónicas y trabajo específico?. Aparta siempre un espacio temporal para pensar y reflexionar. Una vez que ve en que se le va el tiempo. si asignas o utilizas más tiempo del establecido para una tarea caerás en la ineficiencia/si asignas menos caerás en la ineficacia. hombres y mujeres. Sigue tus biorritmos y aprovecha los periodos de máximo rendimiento para realizar las tareas más importantes o más complejas. jóvenes y adultos. Monitoree como usa actualmente de su tiempo: Si le parece que el día “se le va” muy rápido y le quedan cosas pendientes. el "text pad" de su computadora le será muy útil. Planifica siempre antes de actuar y céntrate en lo importante. No importa cómo lo dividamos. el día sólo tiene 24 hs y. postergación no saber decir que no querer hacerlo todos. 2. vea La trampa de la acción. 3. . ¿cómo puede ser?) bastará con hacer pequeñas anotaciones en una hoja de papel o. Planifica siempre por escrito y si es posible utiliza un sistema de agenda integrada e informatizada. 5 reglas para administrar eficientemente su tiempo 1. no podemos planificar los pasos que nos acercan a la meta y andamos a tientas y locas. si te falta o te sobra tiempo. Pero quiero en esta nota concentrarme en la otra característica que nos va a ayudar a cumplir nuestros objetivos: el manejo del tiempo. no confiar en los demás y por tanto no delegar. 5 Secretos para administrar mejor su tiempo 1. Comience anotando a qué hora se levanta. Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas características comunes entre las que especialmente se distinguen: tienen objetivos claros y administran cuidadosamente su tiempo. Revisa la planificación. a qué hora está lista para empezar con el trabajo. Agrupar los asuntos y acciones relacionadas entre sí. será tu “hora tranquila”. 4. además es bastante democrático: ricos y pobres. está para cumplirse. puede identificar y poner su foco en las tareas que le reportan los mayores retornos. Si no tiene una agenda (mmm. 5.     Ten en cuenta que siempre hay imprevistos y hay que tener margen de movimiento para asumirlos si son importantes. No te olvides de incorporar a tu vida unos hábitos saludables de gestión del tiempo: Hábitos Saludables de Gestión del Tiempo      Dedica los primeros y los últimos 5 minutos de la jornada a planificar el día y programar el siguiente. A continuación le proponemos 5 formas que la ayudarán a incrementar su productividad usando más eficientemente su tiempo. 2. tanto personales como financieros. 4. Monitoree como usa actualmente su tiempo Calcule cuánto vale su tiempo Arme un cronograma diario Priorice Aprenda a decir NO. mejor aún si usa su PC todo el día. ni podemos comprarlo. 1.    abusar de la memoria y no llevar una agenda o sistema de anotaciones. Otra de las características importantes del tiempo es que no lo podemos almacenar. Entonces la clave reside en aprender cómo usarlo sabiamente. 3. ¿Cuánto tiempo se le va en actividades como leer y contestar emails.

Si. 2. Si necesita ayuda con estos temas le recomiendo releer: 1. Recuerde también de calcular cuántas horas diarias necesita dedicar a actividades facturables (lo que efectivamente puede cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios deseados. Usted se sorprenderá al comprobar cuánto más productiva será con sólo implementar esta pequeña acción. Hágase las siguientes preguntas (y contéstelas sinceramente): 1.. Una lista de tareas la ayudará a mantenerse en el camino y enfocada. Como presupuestar servicios profesionales Cómo presupuestar servicios profesionales: un caso práctico paso a paso que incluye una planilla de cálculo lista para trabajar 3. baby” dicen en las películas. por ejemplo. . estará más contenta y será más productiva en su trabajo. 2. 1. es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un trabajo de $35 la hora. 4.. dicho de otra manera Carpe Diem: No comience su día sin una lista de cosas para hacer. Este es un paso simple que pueden ayudarle a conseguir grandes resultados. no sólo serán menos intimidantes sino que le resultarán objetivos faciles de alcanzar. su tiempo vale $150 la hora. programe alguna salida familiar o actividad. Le recomiendo leer:  Manejo eficiente del tiempo: Las seis cosas más importantes 4. Y también tenga en cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos proyectos que mantienen su actividad en movimiento. 3. como resultado. entonces puede tomar mejores decisiones. usted se asegura que está encarando las más importantes. ¿Qué tareas deben quedar hechas hoy? ¿Cuáles se pueden reprogramar? ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona? ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades? ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos? 5.2. Como Conseguir Un Balance entre Vida Personal y Trabajo 1. No deje que su horario de trabajo se inmiscuya en su tiempo familiar. Cree un sistema que funcione para usted. Haga una lista de las cosas que le gustaría llevar a cabo cada día en su trabajo y en su casa. Arme un cronograma diario o. 5. Haga una lista de tareas para hacer. Si usted sabe cuánto vale realmente su tiempo. De esa forma usted se quedó con $115 por hora para emplearlos en tareas más beneficiosas para su actividad. 2. No espere hasta el final de la jornada laboral cuando está demasiado cansada para planificar esas actividades o puede encontrarse programando ver en la televisión. es bueno para mi actividad? ¿Será lucrativa? ¿La tarea invade mi tiempo personal? ¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades? Recuerde: si está bien descansada y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen. Su calendario debe basarse en sus prioridades. Primero haga una lista de todas las tareas y luego categorícelas según su importancia. Aprenda a decir NO: ¿cada vez agrega más tareas a su ya interminable lista? No pierda el control de su tiempo. Mantenga una agenda. Calcule cuánto vale su tiempo: “ Time is money. Programe su tiempo laboral y familiar con anticipación. Sea firme y mantenga sus límites personales. 4. Luego descomponga los proyectos grandes e inmanejables en tareas “realizables”. 5. 3. Priorice: ¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles prioridades a sus tareas. 2. ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra? ¿Qué pasa con este cliente. Es difícil mantener los límites con los clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades. Al comienzo de cada semana. Lo que le permitirá hacer las cosas más rápido y. simplemente logrará más.

Eso le permitirá congelar el sobrante para otra comida o llevársela al trabajo al otro día para almorzar (ah los tuppers…) Ubique alguna tienda de comestibles cercana a su área que haga entregas a domicilio o. Encomendarle pequeñas tareas no los hará muy felices pero usted puede compensarlos con el tiempo que luego les dedica. A veces parece imposible pero hay maneras de aumentar la cantidad de tiempo que le dedica a su familia y a usted misma cada día. haga suficiente para que quede algo. Y como ya sabemos que este trimeste es en la práctica el más corto pues ni bien llega diciembre todo se hace cuesta arriba. Si trabaja en su hogar. cuanto menos tenga que hacer personalmente. Si tiene empleados encomiéndeles algunas de las tareas menos comprometidas. 5. Estos son pasos simples que puede implementar de a poco. Por ejemplo. Las asistentes virtuales pueden manejar situaciones administrativas. negocios y literatura). Productividad sin estrés Me la he pasado todo el día revisando el site y el blog y analizando las tareas pendientes. Sólo estos cambios le ahorrarán mucho tiempo que podrá dedicar a su familia o a usted. 6. amigos y para usted misma. Busque la forma de simplificar las tareas diarias. 5. 2. he encontrado este listado muy oportuno.3. los contadores pueden ayudarla con las finanzas y hasta existen empresas a las que puede tercerizar las ventas o la atención a los clientes. 4. puede tercerizar para ganar tiempo extra. A pesar de que se supone que el email nos ahorra tiempo. Establezca algunas reglas simples para su familia. 9. Recuerde. 11. actúa y actúa Aprende a decir “no” Ten una alta motivación Guíate por tus valores No hagas horas extras Tómatelo con humor… 12. 6. Es posible tener una familia y desarrollar una actividad laboral si aprende a equilibrar las actividades. En lo posible no conteste llamados personales en ese horario. Delegue un poco más. cursos y consultoría apuntan a apoyar la exploración y aplicación continua de las técnicas que realmente funcionan para mejorar la calidad de su mundo y contribuir a la creación de una comunidad de personas que quieren hacer buenas obras y celebrar la vida. Póngase un horario de trabajo y manténgalo. 10. Si sus hijos son muy pequeños es importante que considere la posibilidad de contratar a alguien para que los cuide algunas horas por día o llevarlos a una guardería o jardín maternal. mejor aún pruebe comprar por Internet en algún supermercado online. Establece metas claras y definidas Planifica por prioridades Hace las cosas de una en una Se dueña/o de tu tiempo Gestiona bien el estrés Actúa. Delegue. Vía Angel María (internet. Y la verdad es que ya se me estan poniendo los pelos de punta y me estoy estresando pues una mirada al calendario me confirma que en unos pocos días iniciamos el último trimestre del año. 1. 8. Involucre a toda su familia en el mantenimiento del hogar. En la medida de sus posibilidades revise su email sólo 3 o 4 veces por día. 3. SI no tienen empleados. 4. Evite las distracciones mientras trabaja. Actualmente hay muy pocas tareas que no pueden ser delegadas. sino a los objetivos trazados para este año. Informe a su familia y amigos de ese horario para que no caigan de visita o la llamen para charlar de cualquier tema. No me refiero a los pendientes de la semana. 7. para tener unas horas de trabajo ininterrumpido. cuyos seminarios. Productividad: Relajarse requiere de concentración Revisando los principios de productividad de David Allen. en muchos casos tienen el efecto contrario y se torna contraproducente. cuando haga la cena. incluidos los chicos. más tiempo tendrá a su disposición para su familia o para usted misma. encontré lo que el llama el: Principio de productividad #82: Relajarse requiere de concentración . las distracciones que enfrenta diariamente parecen no tener fin. 7. pequeños cambios que sumados la ayudarán a ser más productiva y a liberar tiempo para otras tareas.

¿Y qué si no hay nada que lo reemplace? ¿Qué si lo que lo reemplaza no es mejor? Y podría tornarse incluso peor. Hay un dicho antiguo que dice: “Quien mucho abarca. Lo que sí requiere de un esfuerzo. Es posible que esas cosas buenas. funcionan más productivamente cuando están en relajación que cuando se encuentran estresados e innecesariamente tensos. tarden una milésima . y entrar en territorio virgen y por lo tanto. tenemos la motivación necesaria para comprometernos con nuevos hábitos. ¡y la capacidad de atención de la mayoría de las personas se satura fácilmente! Nuestra capacidad de asumir compromisos parece que se expandiera para llenar todo espacio psíquico que se genera. No importa cuántas veces nos recordemos las ventajas de todas las cosas buenas y maravillosas que nos esperan en nuestra próxima etapa. por lo menos. o cuando uno se muda de casa o consigue un trabajo nuevo. cada vez que tenemos que dejar ir algo que nos es familiar se experimenta como un vacío al que hay que saltar. y que dirijamos nuestra atención hacia actividades que alivien las tensiones. trata de evitar que las cosas cambien. por lo general. tan pronto como estas dejen de servirnos. A mi me encanta la inspiración que se siente en esas ocasiones. Para pasar a un nivel mayor de efectividad debemos renunciar a las formas viejas y a hábitos arcaicos. Sabemos que las cosas pueden quebrarse o. vender recursos que no reditúan. así como los sentimientos agradables que ellas nos generan. ¿Cuáles de tus proyectos pendientes debieran traspasarse a tu lista de “algún día/quizás” y /o qué “ideas nuevas algún día/quizás” podrían ser eliminadas completamente. especialmente de los seres humanos. y mucho más. y este es un proceso. hay cosas más interesantes que estas. Renunciar al manejo de cualquier cosa pulsa la cuerda del mayor terror humano: la pérdida del control. incómodo. conlleva un riesgo y necesita de una intencionalidad es liberarse de aquellas cosas que impiden que nuestra creatividad se experimente y exprese plenamente. no se extinguen solos cuando el propósito se ha cumplido. sí. Nuestros patrones de comportamiento han sido creados para propósitos específicos. Pero ¿controlarlo? Si quieres comprobarlo. ¿Que debiéramos dejar ir para crear más espacio? Algunos de estos rituales pueden ser bastante pedestres. poco aprieta. Productividad: Aprender a soltar Por lo general. demasiado control equivale a estar fuera de control. Los momentos de transición en nuestra vida nos brindan una excelente oportunidad para desconectarnos de aquellas cosas que ya no nos sirven. lo lógico es que si queremos involucrarnos en asuntos nuevos y mejores. No es necesario trabajar duro para lograr tener creatividad. Sin embargo. poner en orden el garaje y donar artículos que han pasado de moda a nuestra institución de caridad favorita. como por ejemplo. pero éstos. Muy pocos experimentan que las presiones disminuyen a medida que pasa el día. Y lo más absurdo en todo esto es que al parecer realmente no tenemos el control de nada. un nuevo año. regalar la ropa que no usamos. que es que también debemos soltar.La gran mayoría de los sistemas relacionados con el movimiento. Parece ser que el número de cosas a las que podemos apegarnos y engancharnos es limitado. En consecuencia. Pero en algún momento se llega al máximo que se puede cumplir en un determinado lapso de tiempo. Y nosotros necesitamos el espacio psíquico y físico que ellas tienen ocupado. Los comportamientos más irracionales y negativos se ven en personas que tratan de mantener el control de algo. (¿Se han topado últimamente con alguna persona que se haya impuesto más tareas de las que puede cumplir?) Y no quiero afirmar que esto sea un imposible. Es necesario que nos desconectemos de esas formas conscientemente. (¿Realmente tienes que seguir repitiéndote que no te alcanza el tiempo para ________ ?) El acto de soltar puede ser aterrorizante. Sin embargo. por el contrario. estas tienden a aumentar progresivamente sin necesidad de hacer nada. No obstante. conjurar nuevas metas y crear planes nuevos cada vez que comienza un nuevo ciclo. Monitorear. como por ejemplo. solidificarse con el paso del tiempo si sus partes móviles están aprisionadas y no tienen flexibilidad. dirigir. debamos soltar algo. Soltar las tensiones que ya no son necesarias requiere de un enfoque dirigido. Esas situaciones presentan una oportunidad única de afirmar nuestros traseros y ponernos en marcha. el comienzo de un nuevo ciclo también obliga a fijarse en el otro extremo del espectro. no así la relajación.” En otras palabras. las tensiones son las que aumentan de forma más automática en las personas en el transcurso del día. dinámico y no pasivo 13. cooperar con algo. y decirle a tu hijo veinteañero que tiene que irse de la casa y alquilar su propio apartamento. cortar un árbol seco. como deshacerse de una propiedad. ya que de hecho contamos con el potencial para expandir nuestro alcance y efectividad. ya que han perdido su sentido? ¿Por qué no sacar de tu lista de tarjetas de saludo a aquel viejo amigo que ahora es viejo y que dejó de ser tu amigo? Pero dónde se pone realmente interesante la cosa es cuando logras deshacerte de imágenes limitantes que tienes sobre ti mismo.

esa cosa increíble y mejor que surge en el espacio vacío que se produjo al soltar. pero no de pensamientos. aún en el caso de que dichos pensamientos no produjeran el estrés de la preocupación (que a menudo generan). Mayor seguridad existe en lo que es arriesgado y emocionante. aclarar y organizar lo hacen porque tienen miedo de soltar. si no en el tiempo que les toma a las personas adoptarlos sin resistirse. No sólo puedes usarla para cambiar de parecer. Está vacío. exigiendo nuestra atención? Parece que algunas personas logran una sensación de efectividad y de importancia cuando tienen que acordarse de muchas cosas que deben recordarse constantemente. Tengo que aferrarme por dentro. pero nosotros sentimos que aún nos falta cruzar el Rio Styx. Pero ¿que pasaría si realmente no tuvieras nada en la mente? ¿Podrías manejar ese vacío potencial? Claro que si has saboreado el estado de la “mente como el agua” al que puedes acceder cuando implementas el modelo Getting Things Done. de la forma en que lo pensamos. Tu mente. Y cada vez tengo más claro que eso tiene que ver simplemente con la incomodidad que genera el tener que soltar. ¿qué tan productivo resulta que algo aparezca en nuestra mente recurrentemente. se hace presente inmediatamente. sería ciertamente limitante (y tampoco sería GTD) tratar de mantener el control de las cosas sobre-comprometiéndose con estructuras inoperantes. Realmente es imposible tener la mente en blanco. El asombro más grande para mi no radica en los principios o los métodos. puede crearte muchos problemas si mantienes la mente esclavizada a funciones que no sabe desempeñar bien. y por este mecanismo es que caemos y aterrizamos en lugares nuevos en nuestra mente ¡todo el tiempo! Pero (aparentemente) nos exige fe y fortaleza. Por lo general. pero eso es algo que se comprende cuando uno se ha rendido. Parecen afirmar: “Voy a perder el control si me entrego a este negocio de tener un sistema que está fuera de mi cabeza.de segundo en manifestarse. Pero aquello que ha perdido su significado no ofrece una seguridad real. La mente libera un flujo continuo de imágenes y de pensamientos. son algo que tienes y no algo que eres. No hay una red bajo nuestros pies. sin embargo. ya que no podríamos mantener un pensamiento por mucho tiempo aunque tratásemos (a menos que tuviéramos el entrenamiento de un yogui). más creativa e intuitiva. Hace algunos años descubrí que el sacrificio era sólo momentáneo.” Incluso he llegado a pensar que la gente se rehúsa a adoptar el hábito de anotar objetivamente cosas. “Se requiere de mucha valentía para soltar aquello que es familiar y aparentemente seguro para adoptar algo nuevo. que se parece bastante a tu computador que repasa continuamente las bases de datos que tiene en su interior. Entonces. Pero es igualmente limitante. pero jamás llegamos a tener la certeza de que eso va a suceder. por decir lo menos. soltar el control de nuestra mente sin tener ningún tipo de garantías de que el otro lado va a ser superior y mejor. despejar. Pero. que no tiene estática o ruido mental distractivo y tampoco presiones. Esto me recuerda al mono que es incapaz de sacar la mano por el agujero. es libre para ocuparse de otros asuntos.” Alan Cohen . comprendes que la “nada” a la que nos referimos no es realmente nada. Francamente creo que muchas de las personas que resisten los procesos GTD de capturar. mis estructuras me van a controlar a mí y mi mente perderá la libertad. porque en el movimiento hay vida y en el cambio hay poder. De hecho. y no nos entusiasma mucho la posibilidad de renunciar a eso. porque la tiene empuñada y no quiere soltar el alimento que tiene en ella. ¿Cuán apegado estás a tus pensamientos? De hecho. nos produce una sensación profunda de comodidad. Resulta una pérdida de tiempo y de energía mental bastante tonta. El hecho de aplicar los métodos Getting Things Done puede producirnos bastante miedo. ¿Cómo saber qué debemos recordar? ¿Debo dejar que brote en mi conciencia con frecuencia y en cualquier momento para sentirme bien porque aún lo tengo en mi poder? Pero. sino de pensamientos inconexos que de hecho tienen poder sobre nosotros. sino que también te permite estacionar la mente. Tu inteligencia. es simplemente una claridad prístina que permite una concentración y una atención total. tener miedo al espacio abierto que genera y promueve un sistema realmente bueno y ser adicto a una estructura mental interna e incontrolable. Qué ironía. así como tus emociones. el pensar lo que sea que estemos pensando. mientras otra parte tuya. parece actuar de una forma un poco diferente. en tanto estemos conscientes. En esa zona somos libres. ¡porque tienen miedo que al hacerlo pierdan el control de ellas! Me divierte la reciente popularidad del valor “messiness” (desorden). de capturar pensamientos y compromisos. y dejarla en estado de ocio. ¿Y qué tiene de bueno ese espacio abierto? Aferrarse a una idea o a un compromiso requiere de energía. Muchas personas me preguntan qué es lo que yo he aprendido de los métodos desde que se publicó Getting Things Done por primera vez y si hay algo que yo cambiaría.

¡y la capacidad de atención de la mayoría de las personas se satura fácilmente! Nuestra capacidad de asumir compromisos parece que se expandiera para llenar todo espacio psíquico que se genera. De hecho. tarden una milésima de segundo en manifestarse. el comienzo de un nuevo ciclo también obliga a fijarse en el otro extremo del espectro. Pero en algún momento se llega al máximo que se puede cumplir en un determinado lapso de tiempo. como deshacerse de una propiedad. vender recursos que no reditúan. Tengo que aferrarme por dentro.” En otras palabras.” Incluso he llegado a pensar que la gente se rehúsa a adoptar el hábito de anotar objetivamente cosas. dirigir. ¿Y qué si no hay nada que lo reemplace? ¿Qué si lo que lo reemplaza no es mejor? Y podría tornarse incluso peor. hay cosas más interesantes que estas. Para pasar a un nivel mayor de efectividad debemos renunciar a las formas viejas y a hábitos arcaicos. Entonces. como por ejemplo. Por lo general. aclarar y organizar lo hacen porque tienen miedo de soltar. Esas situaciones presentan una oportunidad única de afirmar nuestros traseros y ponernos en marcha. tenemos la motivación necesaria para comprometernos con nuevos hábitos. poner en orden el garaje y donar artículos que han pasado de moda a nuestra institución de caridad favorita. de capturar pensamientos y compromisos. despejar. Y lo más absurdo en todo esto es que al parecer realmente no tenemos el control de nada. trata de evitar que las cosas cambien. lo lógico es que si queremos involucrarnos en asuntos nuevos y mejores.” Eric Hoffer Colaboración: David Allen publica una newsletter con Principios de Productividad Por lo general. regalar la ropa que no usamos. ¿Que debiéramos dejar ir para crear más espacio? Algunos de estos rituales pueden ser bastante pedestres. un nuevo año.“Construimos las farsas más importantes no para ocultar lo malo y lo feo dentro de nosotros. y entrar en territorio virgen y por lo tanto. No obstante. pero nosotros sentimos que aún nos falta cruzar el Rio Styx. y decirle a tu hijo veinteañero que tiene que irse de la casa y alquilar su propio apartamento. Parecen afirmar: “Voy a perder el control si me entrego a este negocio de tener un sistema que está fuera de mi cabeza. El hecho de aplicar los métodos Getting Things Done puede producirnos bastante miedo. No hay una red bajo nuestros pies. Francamente creo que muchas de las personas que resisten los procesos GTD de capturar. Parece ser que el número de cosas a las que podemos apegarnos y engancharnos es limitado. Hay un dicho antiguo que dice: “Quien mucho abarca. (¿Realmente tienes que seguir repitiéndote que no te alcanza el tiempo para ________ ?) El acto de soltar puede ser aterrorizante. Es posible que esas cosas buenas. Hace algunos años descubrí que el sacrificio era sólo momentáneo. cooperar con algo. (¿Se han topado últimamente con alguna persona que se haya impuesto más tareas de las que puede cumplir?) Y no quiero afirmar que esto sea un imposible. No es necesario trabajar duro para lograr tener creatividad. sería ciertamente limitante (y tampoco sería GTD) tratar de mantener el control de las cosas . demasiado control equivale a estar fuera de control. Renunciar al manejo de cualquier cosa pulsa la cuerda del mayor terror humano: la pérdida del control. sino nuestro vacío. debamos soltar algo. ya que han perdido su sentido? ¿Por qué no sacar de tu lista de tarjetas de saludo a aquel viejo amigo que ahora es viejo y que dejó de ser tu amigo? Pero dónde se pone realmente interesante la cosa es cuando logras deshacerte de imágenes limitantes que tienes sobre ti mismo. que es que también debemos soltar. esa cosa increíble y mejor que surge en el espacio vacío que se produjo al soltar. Monitorear. No importa cuántas veces nos recordemos las ventajas de todas las cosas buenas y maravillosas que nos esperan en nuestra próxima etapa. cortar un árbol seco. Pero ¿controlarlo? Si quieres comprobarlo. se hace presente inmediatamente. cada vez que tenemos que dejar ir algo que nos es familiar se experimenta como un vacío al que hay que saltar. mis estructuras me van a controlar a mí y mi mente perderá la libertad. como por ejemplo. y mucho más. Y nosotros necesitamos el espacio psíquico y físico que ellas tienen ocupado. Lo que sí requiere de un esfuerzo. A mi me encanta la inspiración que se siente en esas ocasiones. conlleva un riesgo y necesita de una intencionalidad es liberarse de aquellas cosas que impiden que nuestra creatividad se experimente y exprese plenamente. Los comportamientos más irracionales y negativos se ven en personas que tratan de mantener el control de algo. Los momentos de transición en nuestra vida nos brindan una excelente oportunidad para desconectarnos de aquellas cosas que ya no nos sirven. conjurar nuevas metas y crear planes nuevos cada vez que comienza un nuevo ciclo. o cuando uno se muda de casa o consigue un trabajo nuevo. poco aprieta. ¡porque tienen miedo que al hacerlo pierdan el control de ellas! Me divierte la reciente popularidad del valor “messiness” (desorden). así como los sentimientos agradables que ellas nos generan. En consecuencia. pero eso es algo que se comprende cuando uno se ha rendido. pero jamás llegamos a tener la certeza de que eso va a suceder. ya que de hecho contamos con el potencial para expandir nuestro alcance y efectividad. sí. incómodo. ¿Cuáles de tus proyectos pendientes debieran traspasarse a tu lista de “algún día/quizás” y /o qué “ideas nuevas algún día/quizás” podrían ser eliminadas completamente. Sin embargo. Lo más difícil de ocultar es aquello que no está allí.

que no tiene estática o ruido mental distractivo y tampoco presiones. No sólo puedes usarla para cambiar de parecer. ¿qué tan productivo resulta que algo aparezca en nuestra mente recurrentemente. ¿Cómo saber qué debemos recordar? ¿Debo dejar que brote en mi conciencia con frecuencia y en cualquier momento para sentirme bien porque aún lo tengo en mi poder? Pero. que se parece bastante a tu computador que repasa continuamente las bases de datos que tiene en su interior. Qué ironía. así como tus emociones. tener miedo al espacio abierto que genera y promueve un sistema realmente bueno y ser adicto a una estructura mental interna e incontrolable. Y cada vez tengo más claro que eso tiene que ver simplemente con la incomodidad que genera el tener que soltar . en tanto estemos conscientes. y dejarla en estado de ocio. mientras otra parte tuya. si no en el tiempo que les toma a las personas adoptarlos sin resistirse. En esa zona somos libres. Pero es igualmente limitante. por decir lo menos. La mente libera un flujo continuo de imágenes y de pensamientos. exigiendo nuestra atención? Parece que algunas personas logran una sensación de efectividad y de importancia cuando tienen que acordarse de muchas cosas que deben recordarse constantemente. soltar el control de nuestra mente sin tener ningún tipo de garantías de que el otro lado va a ser superior y mejor. es simplemente una claridad prístina que permite una concentración y una atención total. sin embargo. nos produce una sensación profunda de comodidad. Esto me recuerda al mono que es incapaz de sacar la mano por el agujero. Está vacío. Muchas personas me preguntan qué es lo que yo he aprendido de los métodos desde que se publicó Getting Things Done por primera vez y si hay algo que yo cambiaría. de la forma en que lo pensamos. y no nos entusiasma mucho la posibilidad de renunciar a eso. Pero ¿que pasaría si realmente no tuvieras nada en la mente? ¿Podrías manejar ese vacío potencial? Claro que si has saboreado el estado de la “mente como el agua” al que puedes acceder cuando implementas el modelo Getting Things Done. Pero. ¿Y qué tiene de bueno ese espacio abierto? Aferrarse a una idea o a un compromiso requiere de energía. comprendes que la “nada” a la que nos referimos no es realmente nada. aún en el caso de que dichos pensamientos no produjeran el estrés de la preocupación (que a menudo generan). Realmente es imposible tener la mente en blanco. más creativa e intuitiva. Resulta una pérdida de tiempo y de energía mental bastante tonta. pero no de pensamientos. sino que también te permite estacionar la mente. y por este mecanismo es que caemos y aterrizamos en lugares nuevos en nuestra mente ¡todo el tiempo! Pero (aparentemente) nos exige fe y fortaleza. Tu inteligencia. sino de pensamientos inconexos que de hecho tienen poder sobre nosotros. ya que no podríamos mantener un pensamiento por mucho tiempo aunque tratásemos (a menos que tuviéramos el entrenamiento de un yogui). el pensar lo que sea que estemos pensando. son algo que tienes y no algo que eres. Tu mente. puede crearte muchos problemas si mantienes la mente esclavizada a funciones que no sabe desempeñar bien. El asombro más grande para mi no radica en los principios o los métodos. porque la tiene empuñada y no quiere soltar el alimento que tiene en ella.sobre-comprometiéndose con estructuras inoperantes. ¿Cuán apegado estás a tus pensamientos? De hecho. parece actuar de una forma un poco diferente. es libre para ocuparse de otros asuntos.

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