Cómo Optimizar y Mejorar la Gestión del Tiempo mejorar-gestion-del-tiempo.

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¿Por qué la frase más recurrente cuando hablamos con profesionales, empresarios/as, empleados/as es “no tengo tiempo”? El mundo va muy deprisa, y no tenemos tiempo para preocuparnos del tiempo y sin embargo lo perdemos con mucha más frecuencia de lo que somos conscientes. El tiempo es un recurso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional, sino nuestro bienestar personal. El problema está en que no gestionamos el tiempo, caemos en la trampa de la actividad, y hacemos más y más rápido sin evaluar si lo que hacemos es importante o nos conduce a los resultados deseados. Unido a todo ello tenemos una sensación permanente de no llegar, o ese insoportable tráfico mental, que como una pesada nube sobre nuestra cabeza, nos sigue a todas partes. Tenemos que empezar por valorar el tiempo, darle la importancia que tiene, es el bien más escaso a pesar de tener todas las mismas 24 horas diarias. La valoración dependerá de para que lo quiero utilizar, de cuales son mis prioridades. Puedo gestionar el tiempo para arañar todos los días 2 horas para tenerlas simplemente libres, es decir, para hacer con ellas lo que me apetezca en cada momento. O puede mejorar su gestión para conseguir no trabajar los viernes por la tarde y dedicarlos a la familia o a un hobby. Valorando el tiempo y analizándolo cualitativamente, nos daremos cuenta que no siempre el número de horas dedicadas a una actividad es directamente proporcional a la calidad de la misma. Es bastante probable que muchas de las cosas que hacemos no tengan nada que ver con nuestras prioridades, que no nos produzcan ninguna satisfacción o resultado, e incluso si nos paramos a pensar un poco más, no entendamos ni porque las hacemos. Para lograr gestionar adecuadamente el tiempo debemos comenzar por adquirir consciencia del uso que le damos: si tenemos 24 horas diarias hay que distribuirlas, cada uno sabrá cuanto quiere dormir o cuanto necesita, si le basta dedicar media hora para comer o prefiere tomarse más tiempo. Además tenemos que ver que actividades diarias realizamos en nuestro trabajo y cuanto tiempo nos ocupan cada una. Las actividades veremos que se repiten y que podemos establecer periodicidades y áreas de uso del tiempo: llamadas telefónicas, reuniones, lectura de informacion, captar clientes, planificar, etc. Saber como usamos el tiempo día a día es vital para poder controlarlo y utilizarlo adecuadamente. En base a la lista de actividades diarias que proponemos en el párrafo anterior, se trata de realizar un seguimiento diario durante por ejemplo una semana, en la que iremos anotando todas las actividades que desarrollamos en el día y el tiempo que empleamos en cada una. Por ejemplo si a lo largo del día realizamos de media 15 llamadas y nos lleva en total 1 hora, una buena gestión del tiempo sería concentrar la realización de llamadas en una franja del día de forma habitual, todos los días de 09:00 a 10:00 horas por ejemplo. Del listado de tareas y sus tiempos podemos concluir que hay muchas de ellas que podemos delegar, o que podemos incluso eliminar. También nos servirá para priorizarlas según su importancia. Otra cuestión a valorar son los ritmos de actividad, hay personas que rinden más por la mañana, otras por la tarde y otras por la noche. Estos ritmos es bueno conocerlos y saberlos utilizar para optimizar nuestro rendimiento. Los niveles de concentración no son iguales en todos los momentos del día, los estados de ánimo influyen, el número de horas que se trabaja también. La falta de concentración además de producir rendimientos bajos, es fuente de errores. Los errores deben ser subsanados e implican más tiempo para solucionarlos, es decir, trabajar dos veces sobre una misma tarea. Si no queremos caer en la insatisfacción, la frustración, la ansiedad y el stress, pongámonos manos la obra:   Plantéate para que quieres el tiempo, qué quieres hacer con tu tiempo. Establece tus objetivos y prioridades. Localiza cuáles son tus principales vías de pérdidas de tiempo, lo que se conoce como ladrones del tiempo y ponte en guardia para combatirlos. Los más conocidos son: visitas inoportunas, mal uso del teléfono, no planificación de reuniones, mala delegación, mala gestión de las llamadas telefónicas. Dar prioridad a lo urgente en vez de a lo importante.

Nosotros mismos somos a veces nuestro peor enemigo en la gestión del tiempo porque tenemos unos malos hábitos, que precisamente por repetirlos sin ningún tipo de conciencia acaban siendo impulsores de la personalidad incontrolados que nos hacen perder muchos minutos y horas. Algunos de los más frecuentes son:  la propensión hacia las relaciones públicas y los contactos sociales en la oficina.

Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes medir si lo cumples. todos tenemos la misma cantidad de horas para invertir en un día. Agrupar los asuntos y acciones relacionadas entre sí. Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas características comunes entre las que especialmente se distinguen: tienen objetivos claros y administran cuidadosamente su tiempo. A continuación le proponemos 5 formas que la ayudarán a incrementar su productividad usando más eficientemente su tiempo. 1. jóvenes y adultos. Pero quiero en esta nota concentrarme en la otra característica que nos va a ayudar a cumplir nuestros objetivos: el manejo del tiempo. hombres y mujeres. postergación no saber decir que no querer hacerlo todos. precipitación. 3. Una vez que ve en que se le va el tiempo. Para un análisis de cómo establecer objetivos. está para cumplirse. vea La trampa de la acción. el "text pad" de su computadora le será muy útil. Planifica siempre antes de actuar y céntrate en lo importante. 5 Secretos para administrar mejor su tiempo 1. 5. será tu “hora tranquila”. trate de crear un registro de sus actividades diarias. Aparta siempre un espacio temporal para pensar y reflexionar. 4. no podemos planificar los pasos que nos acercan a la meta y andamos a tientas y locas. si te falta o te sobra tiempo. Revisa la planificación. 4. Si no tiene una agenda (mmm. 2. llamadas telefónicas y trabajo específico?.     Ten en cuenta que siempre hay imprevistos y hay que tener margen de movimiento para asumirlos si son importantes. a qué hora está lista para empezar con el trabajo. 5. tanto personales como financieros. si asignas o utilizas más tiempo del establecido para una tarea caerás en la ineficiencia/si asignas menos caerás en la ineficacia. Comience anotando a qué hora se levanta. Monitoree como usa actualmente su tiempo Calcule cuánto vale su tiempo Arme un cronograma diario Priorice Aprenda a decir NO. No importa cómo lo dividamos. Entonces la clave reside en aprender cómo usarlo sabiamente. Monitoree como usa actualmente de su tiempo: Si le parece que el día “se le va” muy rápido y le quedan cosas pendientes. Sin un objetivo claro de lo que queremos conseguir. ni podemos comprarlo. el día sólo tiene 24 hs y. Sigue tus biorritmos y aprovecha los periodos de máximo rendimiento para realizar las tareas más importantes o más complejas. . No te olvides de incorporar a tu vida unos hábitos saludables de gestión del tiempo: Hábitos Saludables de Gestión del Tiempo      Dedica los primeros y los últimos 5 minutos de la jornada a planificar el día y programar el siguiente. mejor aún si usa su PC todo el día. 3. además es bastante democrático: ricos y pobres. 5 reglas para administrar eficientemente su tiempo 1. ¿Cuánto tiempo se le va en actividades como leer y contestar emails. ¿cómo puede ser?) bastará con hacer pequeñas anotaciones en una hoja de papel o. puede identificar y poner su foco en las tareas que le reportan los mayores retornos. Planifica siempre por escrito y si es posible utiliza un sistema de agenda integrada e informatizada. no confiar en los demás y por tanto no delegar. Otra de las características importantes del tiempo es que no lo podemos almacenar.    abusar de la memoria y no llevar una agenda o sistema de anotaciones. 2.

Es difícil mantener los límites con los clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades. por ejemplo.. Haga una lista de tareas para hacer. Usted se sorprenderá al comprobar cuánto más productiva será con sólo implementar esta pequeña acción. no sólo serán menos intimidantes sino que le resultarán objetivos faciles de alcanzar. baby” dicen en las películas. 1. Lo que le permitirá hacer las cosas más rápido y. Haga una lista de las cosas que le gustaría llevar a cabo cada día en su trabajo y en su casa. Priorice: ¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles prioridades a sus tareas. Hágase las siguientes preguntas (y contéstelas sinceramente): 1. 2. como resultado. 5. entonces puede tomar mejores decisiones. Este es un paso simple que pueden ayudarle a conseguir grandes resultados. Si. Como presupuestar servicios profesionales Cómo presupuestar servicios profesionales: un caso práctico paso a paso que incluye una planilla de cálculo lista para trabajar 3. Una lista de tareas la ayudará a mantenerse en el camino y enfocada. 4. Aprenda a decir NO: ¿cada vez agrega más tareas a su ya interminable lista? No pierda el control de su tiempo. Su calendario debe basarse en sus prioridades. 2. Primero haga una lista de todas las tareas y luego categorícelas según su importancia. es bueno para mi actividad? ¿Será lucrativa? ¿La tarea invade mi tiempo personal? ¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades? Recuerde: si está bien descansada y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen. Cree un sistema que funcione para usted. 2. Programe su tiempo laboral y familiar con anticipación. Arme un cronograma diario o. Sea firme y mantenga sus límites personales. Le recomiendo leer:  Manejo eficiente del tiempo: Las seis cosas más importantes 4. dicho de otra manera Carpe Diem: No comience su día sin una lista de cosas para hacer. De esa forma usted se quedó con $115 por hora para emplearlos en tareas más beneficiosas para su actividad. 5. 3. 2. Como Conseguir Un Balance entre Vida Personal y Trabajo 1. estará más contenta y será más productiva en su trabajo. ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra? ¿Qué pasa con este cliente. Luego descomponga los proyectos grandes e inmanejables en tareas “realizables”. simplemente logrará más. Y también tenga en cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos proyectos que mantienen su actividad en movimiento. .2. es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un trabajo de $35 la hora. usted se asegura que está encarando las más importantes. ¿Qué tareas deben quedar hechas hoy? ¿Cuáles se pueden reprogramar? ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona? ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades? ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos? 5. su tiempo vale $150 la hora. Si necesita ayuda con estos temas le recomiendo releer: 1. Al comienzo de cada semana. Recuerde también de calcular cuántas horas diarias necesita dedicar a actividades facturables (lo que efectivamente puede cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios deseados. No espere hasta el final de la jornada laboral cuando está demasiado cansada para planificar esas actividades o puede encontrarse programando ver en la televisión. Si usted sabe cuánto vale realmente su tiempo. 3. Mantenga una agenda. Calcule cuánto vale su tiempo: “ Time is money. programe alguna salida familiar o actividad. No deje que su horario de trabajo se inmiscuya en su tiempo familiar. 4..

he encontrado este listado muy oportuno. Delegue un poco más. Las asistentes virtuales pueden manejar situaciones administrativas. mejor aún pruebe comprar por Internet en algún supermercado online. 1. Establece metas claras y definidas Planifica por prioridades Hace las cosas de una en una Se dueña/o de tu tiempo Gestiona bien el estrés Actúa. No me refiero a los pendientes de la semana. 6. Si tiene empleados encomiéndeles algunas de las tareas menos comprometidas. Busque la forma de simplificar las tareas diarias. Por ejemplo. 10. los contadores pueden ayudarla con las finanzas y hasta existen empresas a las que puede tercerizar las ventas o la atención a los clientes. Evite las distracciones mientras trabaja. Delegue. más tiempo tendrá a su disposición para su familia o para usted misma. Encomendarle pequeñas tareas no los hará muy felices pero usted puede compensarlos con el tiempo que luego les dedica. cuanto menos tenga que hacer personalmente. 3. las distracciones que enfrenta diariamente parecen no tener fin. actúa y actúa Aprende a decir “no” Ten una alta motivación Guíate por tus valores No hagas horas extras Tómatelo con humor… 12. 4. Eso le permitirá congelar el sobrante para otra comida o llevársela al trabajo al otro día para almorzar (ah los tuppers…) Ubique alguna tienda de comestibles cercana a su área que haga entregas a domicilio o. Sólo estos cambios le ahorrarán mucho tiempo que podrá dedicar a su familia o a usted. puede tercerizar para ganar tiempo extra. Y como ya sabemos que este trimeste es en la práctica el más corto pues ni bien llega diciembre todo se hace cuesta arriba. 2. Productividad sin estrés Me la he pasado todo el día revisando el site y el blog y analizando las tareas pendientes. 4. incluidos los chicos. 5. Establezca algunas reglas simples para su familia. Póngase un horario de trabajo y manténgalo. 7. 11. haga suficiente para que quede algo. para tener unas horas de trabajo ininterrumpido. Y la verdad es que ya se me estan poniendo los pelos de punta y me estoy estresando pues una mirada al calendario me confirma que en unos pocos días iniciamos el último trimestre del año. 8. Involucre a toda su familia en el mantenimiento del hogar. SI no tienen empleados. sino a los objetivos trazados para este año. Actualmente hay muy pocas tareas que no pueden ser delegadas. Informe a su familia y amigos de ese horario para que no caigan de visita o la llamen para charlar de cualquier tema. encontré lo que el llama el: Principio de productividad #82: Relajarse requiere de concentración . 9. cuando haga la cena. amigos y para usted misma. 7. Estos son pasos simples que puede implementar de a poco. Vía Angel María (internet.3. Productividad: Relajarse requiere de concentración Revisando los principios de productividad de David Allen. cuyos seminarios. Si sus hijos son muy pequeños es importante que considere la posibilidad de contratar a alguien para que los cuide algunas horas por día o llevarlos a una guardería o jardín maternal. En lo posible no conteste llamados personales en ese horario. cursos y consultoría apuntan a apoyar la exploración y aplicación continua de las técnicas que realmente funcionan para mejorar la calidad de su mundo y contribuir a la creación de una comunidad de personas que quieren hacer buenas obras y celebrar la vida. negocios y literatura). en muchos casos tienen el efecto contrario y se torna contraproducente. En la medida de sus posibilidades revise su email sólo 3 o 4 veces por día. 6. Si trabaja en su hogar. A veces parece imposible pero hay maneras de aumentar la cantidad de tiempo que le dedica a su familia y a usted misma cada día. Recuerde. 5. Es posible tener una familia y desarrollar una actividad laboral si aprende a equilibrar las actividades. A pesar de que se supone que el email nos ahorra tiempo. pequeños cambios que sumados la ayudarán a ser más productiva y a liberar tiempo para otras tareas.

como por ejemplo. cada vez que tenemos que dejar ir algo que nos es familiar se experimenta como un vacío al que hay que saltar. Pero en algún momento se llega al máximo que se puede cumplir en un determinado lapso de tiempo. y que dirijamos nuestra atención hacia actividades que alivien las tensiones. No importa cuántas veces nos recordemos las ventajas de todas las cosas buenas y maravillosas que nos esperan en nuestra próxima etapa. hay cosas más interesantes que estas. conjurar nuevas metas y crear planes nuevos cada vez que comienza un nuevo ciclo. Sin embargo. conlleva un riesgo y necesita de una intencionalidad es liberarse de aquellas cosas que impiden que nuestra creatividad se experimente y exprese plenamente. el comienzo de un nuevo ciclo también obliga a fijarse en el otro extremo del espectro. ¡y la capacidad de atención de la mayoría de las personas se satura fácilmente! Nuestra capacidad de asumir compromisos parece que se expandiera para llenar todo espacio psíquico que se genera. por lo general. poco aprieta. (¿Se han topado últimamente con alguna persona que se haya impuesto más tareas de las que puede cumplir?) Y no quiero afirmar que esto sea un imposible. Y nosotros necesitamos el espacio psíquico y físico que ellas tienen ocupado. y entrar en territorio virgen y por lo tanto. tarden una milésima . cortar un árbol seco. ya que de hecho contamos con el potencial para expandir nuestro alcance y efectividad. solidificarse con el paso del tiempo si sus partes móviles están aprisionadas y no tienen flexibilidad. sí. Hay un dicho antiguo que dice: “Quien mucho abarca. A mi me encanta la inspiración que se siente en esas ocasiones. estas tienden a aumentar progresivamente sin necesidad de hacer nada. no se extinguen solos cuando el propósito se ha cumplido.La gran mayoría de los sistemas relacionados con el movimiento. No es necesario trabajar duro para lograr tener creatividad. ¿Y qué si no hay nada que lo reemplace? ¿Qué si lo que lo reemplaza no es mejor? Y podría tornarse incluso peor. regalar la ropa que no usamos. Renunciar al manejo de cualquier cosa pulsa la cuerda del mayor terror humano: la pérdida del control. no así la relajación. Sabemos que las cosas pueden quebrarse o. que es que también debemos soltar. y decirle a tu hijo veinteañero que tiene que irse de la casa y alquilar su propio apartamento. como deshacerse de una propiedad. ya que han perdido su sentido? ¿Por qué no sacar de tu lista de tarjetas de saludo a aquel viejo amigo que ahora es viejo y que dejó de ser tu amigo? Pero dónde se pone realmente interesante la cosa es cuando logras deshacerte de imágenes limitantes que tienes sobre ti mismo. pero éstos. demasiado control equivale a estar fuera de control. como por ejemplo. funcionan más productivamente cuando están en relajación que cuando se encuentran estresados e innecesariamente tensos. Nuestros patrones de comportamiento han sido creados para propósitos específicos. Muy pocos experimentan que las presiones disminuyen a medida que pasa el día. especialmente de los seres humanos. lo lógico es que si queremos involucrarnos en asuntos nuevos y mejores. incómodo. ¿Cuáles de tus proyectos pendientes debieran traspasarse a tu lista de “algún día/quizás” y /o qué “ideas nuevas algún día/quizás” podrían ser eliminadas completamente. trata de evitar que las cosas cambien. Los comportamientos más irracionales y negativos se ven en personas que tratan de mantener el control de algo. Los momentos de transición en nuestra vida nos brindan una excelente oportunidad para desconectarnos de aquellas cosas que ya no nos sirven. Productividad: Aprender a soltar Por lo general. En consecuencia. dinámico y no pasivo 13. o cuando uno se muda de casa o consigue un trabajo nuevo. y este es un proceso. vender recursos que no reditúan. Y lo más absurdo en todo esto es que al parecer realmente no tenemos el control de nada. No obstante. por lo menos. Sin embargo. Monitorear. Para pasar a un nivel mayor de efectividad debemos renunciar a las formas viejas y a hábitos arcaicos. tan pronto como estas dejen de servirnos. Parece ser que el número de cosas a las que podemos apegarnos y engancharnos es limitado. poner en orden el garaje y donar artículos que han pasado de moda a nuestra institución de caridad favorita. debamos soltar algo. así como los sentimientos agradables que ellas nos generan. Pero ¿controlarlo? Si quieres comprobarlo. las tensiones son las que aumentan de forma más automática en las personas en el transcurso del día.” En otras palabras. ¿Que debiéramos dejar ir para crear más espacio? Algunos de estos rituales pueden ser bastante pedestres. Lo que sí requiere de un esfuerzo. y mucho más. Esas situaciones presentan una oportunidad única de afirmar nuestros traseros y ponernos en marcha. (¿Realmente tienes que seguir repitiéndote que no te alcanza el tiempo para ________ ?) El acto de soltar puede ser aterrorizante. Es posible que esas cosas buenas. tenemos la motivación necesaria para comprometernos con nuevos hábitos. cooperar con algo. dirigir. Soltar las tensiones que ya no son necesarias requiere de un enfoque dirigido. por el contrario. un nuevo año. Es necesario que nos desconectemos de esas formas conscientemente.

pero nosotros sentimos que aún nos falta cruzar el Rio Styx. Pero. pero eso es algo que se comprende cuando uno se ha rendido. que no tiene estática o ruido mental distractivo y tampoco presiones. puede crearte muchos problemas si mantienes la mente esclavizada a funciones que no sabe desempeñar bien. ¿qué tan productivo resulta que algo aparezca en nuestra mente recurrentemente. es simplemente una claridad prístina que permite una concentración y una atención total. aún en el caso de que dichos pensamientos no produjeran el estrés de la preocupación (que a menudo generan). parece actuar de una forma un poco diferente. nos produce una sensación profunda de comodidad. Resulta una pérdida de tiempo y de energía mental bastante tonta. Y cada vez tengo más claro que eso tiene que ver simplemente con la incomodidad que genera el tener que soltar. Francamente creo que muchas de las personas que resisten los procesos GTD de capturar. comprendes que la “nada” a la que nos referimos no es realmente nada. esa cosa increíble y mejor que surge en el espacio vacío que se produjo al soltar. soltar el control de nuestra mente sin tener ningún tipo de garantías de que el otro lado va a ser superior y mejor. ya que no podríamos mantener un pensamiento por mucho tiempo aunque tratásemos (a menos que tuviéramos el entrenamiento de un yogui). Esto me recuerda al mono que es incapaz de sacar la mano por el agujero. No hay una red bajo nuestros pies. que se parece bastante a tu computador que repasa continuamente las bases de datos que tiene en su interior. Entonces. Pero aquello que ha perdido su significado no ofrece una seguridad real. ¿Cuán apegado estás a tus pensamientos? De hecho. ¡porque tienen miedo que al hacerlo pierdan el control de ellas! Me divierte la reciente popularidad del valor “messiness” (desorden). pero jamás llegamos a tener la certeza de que eso va a suceder. mis estructuras me van a controlar a mí y mi mente perderá la libertad. porque la tiene empuñada y no quiere soltar el alimento que tiene en ella. aclarar y organizar lo hacen porque tienen miedo de soltar. Hace algunos años descubrí que el sacrificio era sólo momentáneo. Pero ¿que pasaría si realmente no tuvieras nada en la mente? ¿Podrías manejar ese vacío potencial? Claro que si has saboreado el estado de la “mente como el agua” al que puedes acceder cuando implementas el modelo Getting Things Done. sino de pensamientos inconexos que de hecho tienen poder sobre nosotros. si no en el tiempo que les toma a las personas adoptarlos sin resistirse. En esa zona somos libres. Realmente es imposible tener la mente en blanco.de segundo en manifestarse. ¿Cómo saber qué debemos recordar? ¿Debo dejar que brote en mi conciencia con frecuencia y en cualquier momento para sentirme bien porque aún lo tengo en mi poder? Pero. Muchas personas me preguntan qué es lo que yo he aprendido de los métodos desde que se publicó Getting Things Done por primera vez y si hay algo que yo cambiaría. es libre para ocuparse de otros asuntos. “Se requiere de mucha valentía para soltar aquello que es familiar y aparentemente seguro para adoptar algo nuevo. se hace presente inmediatamente. de capturar pensamientos y compromisos. tener miedo al espacio abierto que genera y promueve un sistema realmente bueno y ser adicto a una estructura mental interna e incontrolable. el pensar lo que sea que estemos pensando. Por lo general. exigiendo nuestra atención? Parece que algunas personas logran una sensación de efectividad y de importancia cuando tienen que acordarse de muchas cosas que deben recordarse constantemente. Mayor seguridad existe en lo que es arriesgado y emocionante. son algo que tienes y no algo que eres.” Alan Cohen . Tu mente. porque en el movimiento hay vida y en el cambio hay poder. sin embargo. mientras otra parte tuya. Tengo que aferrarme por dentro. Está vacío. Pero es igualmente limitante. Qué ironía. de la forma en que lo pensamos. pero no de pensamientos. en tanto estemos conscientes. Parecen afirmar: “Voy a perder el control si me entrego a este negocio de tener un sistema que está fuera de mi cabeza. No sólo puedes usarla para cambiar de parecer. sería ciertamente limitante (y tampoco sería GTD) tratar de mantener el control de las cosas sobre-comprometiéndose con estructuras inoperantes. más creativa e intuitiva. y no nos entusiasma mucho la posibilidad de renunciar a eso. por decir lo menos. De hecho. Tu inteligencia. El hecho de aplicar los métodos Getting Things Done puede producirnos bastante miedo. El asombro más grande para mi no radica en los principios o los métodos. ¿Y qué tiene de bueno ese espacio abierto? Aferrarse a una idea o a un compromiso requiere de energía. sino que también te permite estacionar la mente. despejar. así como tus emociones.” Incluso he llegado a pensar que la gente se rehúsa a adoptar el hábito de anotar objetivamente cosas. y dejarla en estado de ocio. La mente libera un flujo continuo de imágenes y de pensamientos. y por este mecanismo es que caemos y aterrizamos en lugares nuevos en nuestra mente ¡todo el tiempo! Pero (aparentemente) nos exige fe y fortaleza.

Sin embargo. (¿Se han topado últimamente con alguna persona que se haya impuesto más tareas de las que puede cumplir?) Y no quiero afirmar que esto sea un imposible. poco aprieta. Parece ser que el número de cosas a las que podemos apegarnos y engancharnos es limitado. No hay una red bajo nuestros pies. despejar. En consecuencia. No es necesario trabajar duro para lograr tener creatividad. pero nosotros sentimos que aún nos falta cruzar el Rio Styx. De hecho. (¿Realmente tienes que seguir repitiéndote que no te alcanza el tiempo para ________ ?) El acto de soltar puede ser aterrorizante. No importa cuántas veces nos recordemos las ventajas de todas las cosas buenas y maravillosas que nos esperan en nuestra próxima etapa. ¿Cuáles de tus proyectos pendientes debieran traspasarse a tu lista de “algún día/quizás” y /o qué “ideas nuevas algún día/quizás” podrían ser eliminadas completamente. se hace presente inmediatamente. esa cosa increíble y mejor que surge en el espacio vacío que se produjo al soltar. Pero ¿controlarlo? Si quieres comprobarlo. Hay un dicho antiguo que dice: “Quien mucho abarca. regalar la ropa que no usamos. Los momentos de transición en nuestra vida nos brindan una excelente oportunidad para desconectarnos de aquellas cosas que ya no nos sirven. o cuando uno se muda de casa o consigue un trabajo nuevo. conjurar nuevas metas y crear planes nuevos cada vez que comienza un nuevo ciclo. y decirle a tu hijo veinteañero que tiene que irse de la casa y alquilar su propio apartamento.“Construimos las farsas más importantes no para ocultar lo malo y lo feo dentro de nosotros. Por lo general. sí. Los comportamientos más irracionales y negativos se ven en personas que tratan de mantener el control de algo. Tengo que aferrarme por dentro. El hecho de aplicar los métodos Getting Things Done puede producirnos bastante miedo. demasiado control equivale a estar fuera de control. Esas situaciones presentan una oportunidad única de afirmar nuestros traseros y ponernos en marcha. tarden una milésima de segundo en manifestarse. cortar un árbol seco. dirigir. y mucho más. Y lo más absurdo en todo esto es que al parecer realmente no tenemos el control de nada. que es que también debemos soltar. incómodo. tenemos la motivación necesaria para comprometernos con nuevos hábitos. como por ejemplo. Lo más difícil de ocultar es aquello que no está allí. Hace algunos años descubrí que el sacrificio era sólo momentáneo.” Eric Hoffer Colaboración: David Allen publica una newsletter con Principios de Productividad Por lo general. como deshacerse de una propiedad. mis estructuras me van a controlar a mí y mi mente perderá la libertad. lo lógico es que si queremos involucrarnos en asuntos nuevos y mejores. Monitorear. Pero en algún momento se llega al máximo que se puede cumplir en un determinado lapso de tiempo. Es posible que esas cosas buenas. ya que han perdido su sentido? ¿Por qué no sacar de tu lista de tarjetas de saludo a aquel viejo amigo que ahora es viejo y que dejó de ser tu amigo? Pero dónde se pone realmente interesante la cosa es cuando logras deshacerte de imágenes limitantes que tienes sobre ti mismo. ¡porque tienen miedo que al hacerlo pierdan el control de ellas! Me divierte la reciente popularidad del valor “messiness” (desorden). como por ejemplo. conlleva un riesgo y necesita de una intencionalidad es liberarse de aquellas cosas que impiden que nuestra creatividad se experimente y exprese plenamente. sería ciertamente limitante (y tampoco sería GTD) tratar de mantener el control de las cosas .” En otras palabras. debamos soltar algo. sino nuestro vacío. Para pasar a un nivel mayor de efectividad debemos renunciar a las formas viejas y a hábitos arcaicos. pero eso es algo que se comprende cuando uno se ha rendido. Francamente creo que muchas de las personas que resisten los procesos GTD de capturar. Y nosotros necesitamos el espacio psíquico y físico que ellas tienen ocupado. No obstante. hay cosas más interesantes que estas. aclarar y organizar lo hacen porque tienen miedo de soltar. el comienzo de un nuevo ciclo también obliga a fijarse en el otro extremo del espectro. cooperar con algo. ya que de hecho contamos con el potencial para expandir nuestro alcance y efectividad.” Incluso he llegado a pensar que la gente se rehúsa a adoptar el hábito de anotar objetivamente cosas. así como los sentimientos agradables que ellas nos generan. y entrar en territorio virgen y por lo tanto. un nuevo año. vender recursos que no reditúan. Parecen afirmar: “Voy a perder el control si me entrego a este negocio de tener un sistema que está fuera de mi cabeza. Entonces. ¡y la capacidad de atención de la mayoría de las personas se satura fácilmente! Nuestra capacidad de asumir compromisos parece que se expandiera para llenar todo espacio psíquico que se genera. Lo que sí requiere de un esfuerzo. cada vez que tenemos que dejar ir algo que nos es familiar se experimenta como un vacío al que hay que saltar. trata de evitar que las cosas cambien. ¿Que debiéramos dejar ir para crear más espacio? Algunos de estos rituales pueden ser bastante pedestres. poner en orden el garaje y donar artículos que han pasado de moda a nuestra institución de caridad favorita. pero jamás llegamos a tener la certeza de que eso va a suceder. ¿Y qué si no hay nada que lo reemplace? ¿Qué si lo que lo reemplaza no es mejor? Y podría tornarse incluso peor. A mi me encanta la inspiración que se siente en esas ocasiones. de capturar pensamientos y compromisos. Renunciar al manejo de cualquier cosa pulsa la cuerda del mayor terror humano: la pérdida del control.

mientras otra parte tuya. ¿Y qué tiene de bueno ese espacio abierto? Aferrarse a una idea o a un compromiso requiere de energía. Tu inteligencia. El asombro más grande para mi no radica en los principios o los métodos. soltar el control de nuestra mente sin tener ningún tipo de garantías de que el otro lado va a ser superior y mejor. ¿Cómo saber qué debemos recordar? ¿Debo dejar que brote en mi conciencia con frecuencia y en cualquier momento para sentirme bien porque aún lo tengo en mi poder? Pero. tener miedo al espacio abierto que genera y promueve un sistema realmente bueno y ser adicto a una estructura mental interna e incontrolable. Qué ironía. en tanto estemos conscientes. y por este mecanismo es que caemos y aterrizamos en lugares nuevos en nuestra mente ¡todo el tiempo! Pero (aparentemente) nos exige fe y fortaleza.sobre-comprometiéndose con estructuras inoperantes. es simplemente una claridad prístina que permite una concentración y una atención total. En esa zona somos libres. sin embargo. parece actuar de una forma un poco diferente. si no en el tiempo que les toma a las personas adoptarlos sin resistirse. sino que también te permite estacionar la mente. porque la tiene empuñada y no quiere soltar el alimento que tiene en ella. el pensar lo que sea que estemos pensando. Realmente es imposible tener la mente en blanco. Pero es igualmente limitante. ¿Cuán apegado estás a tus pensamientos? De hecho. más creativa e intuitiva. ¿qué tan productivo resulta que algo aparezca en nuestra mente recurrentemente. pero no de pensamientos. Pero ¿que pasaría si realmente no tuvieras nada en la mente? ¿Podrías manejar ese vacío potencial? Claro que si has saboreado el estado de la “mente como el agua” al que puedes acceder cuando implementas el modelo Getting Things Done. es libre para ocuparse de otros asuntos. Resulta una pérdida de tiempo y de energía mental bastante tonta. exigiendo nuestra atención? Parece que algunas personas logran una sensación de efectividad y de importancia cuando tienen que acordarse de muchas cosas que deben recordarse constantemente. que no tiene estática o ruido mental distractivo y tampoco presiones. No sólo puedes usarla para cambiar de parecer. por decir lo menos. Está vacío. aún en el caso de que dichos pensamientos no produjeran el estrés de la preocupación (que a menudo generan). Y cada vez tengo más claro que eso tiene que ver simplemente con la incomodidad que genera el tener que soltar . Esto me recuerda al mono que es incapaz de sacar la mano por el agujero. Muchas personas me preguntan qué es lo que yo he aprendido de los métodos desde que se publicó Getting Things Done por primera vez y si hay algo que yo cambiaría. de la forma en que lo pensamos. nos produce una sensación profunda de comodidad. comprendes que la “nada” a la que nos referimos no es realmente nada. que se parece bastante a tu computador que repasa continuamente las bases de datos que tiene en su interior. y no nos entusiasma mucho la posibilidad de renunciar a eso. La mente libera un flujo continuo de imágenes y de pensamientos. y dejarla en estado de ocio. Pero. así como tus emociones. ya que no podríamos mantener un pensamiento por mucho tiempo aunque tratásemos (a menos que tuviéramos el entrenamiento de un yogui). puede crearte muchos problemas si mantienes la mente esclavizada a funciones que no sabe desempeñar bien. sino de pensamientos inconexos que de hecho tienen poder sobre nosotros. Tu mente. son algo que tienes y no algo que eres.

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