Cómo Optimizar y Mejorar la Gestión del Tiempo mejorar-gestion-del-tiempo.

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¿Por qué la frase más recurrente cuando hablamos con profesionales, empresarios/as, empleados/as es “no tengo tiempo”? El mundo va muy deprisa, y no tenemos tiempo para preocuparnos del tiempo y sin embargo lo perdemos con mucha más frecuencia de lo que somos conscientes. El tiempo es un recurso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional, sino nuestro bienestar personal. El problema está en que no gestionamos el tiempo, caemos en la trampa de la actividad, y hacemos más y más rápido sin evaluar si lo que hacemos es importante o nos conduce a los resultados deseados. Unido a todo ello tenemos una sensación permanente de no llegar, o ese insoportable tráfico mental, que como una pesada nube sobre nuestra cabeza, nos sigue a todas partes. Tenemos que empezar por valorar el tiempo, darle la importancia que tiene, es el bien más escaso a pesar de tener todas las mismas 24 horas diarias. La valoración dependerá de para que lo quiero utilizar, de cuales son mis prioridades. Puedo gestionar el tiempo para arañar todos los días 2 horas para tenerlas simplemente libres, es decir, para hacer con ellas lo que me apetezca en cada momento. O puede mejorar su gestión para conseguir no trabajar los viernes por la tarde y dedicarlos a la familia o a un hobby. Valorando el tiempo y analizándolo cualitativamente, nos daremos cuenta que no siempre el número de horas dedicadas a una actividad es directamente proporcional a la calidad de la misma. Es bastante probable que muchas de las cosas que hacemos no tengan nada que ver con nuestras prioridades, que no nos produzcan ninguna satisfacción o resultado, e incluso si nos paramos a pensar un poco más, no entendamos ni porque las hacemos. Para lograr gestionar adecuadamente el tiempo debemos comenzar por adquirir consciencia del uso que le damos: si tenemos 24 horas diarias hay que distribuirlas, cada uno sabrá cuanto quiere dormir o cuanto necesita, si le basta dedicar media hora para comer o prefiere tomarse más tiempo. Además tenemos que ver que actividades diarias realizamos en nuestro trabajo y cuanto tiempo nos ocupan cada una. Las actividades veremos que se repiten y que podemos establecer periodicidades y áreas de uso del tiempo: llamadas telefónicas, reuniones, lectura de informacion, captar clientes, planificar, etc. Saber como usamos el tiempo día a día es vital para poder controlarlo y utilizarlo adecuadamente. En base a la lista de actividades diarias que proponemos en el párrafo anterior, se trata de realizar un seguimiento diario durante por ejemplo una semana, en la que iremos anotando todas las actividades que desarrollamos en el día y el tiempo que empleamos en cada una. Por ejemplo si a lo largo del día realizamos de media 15 llamadas y nos lleva en total 1 hora, una buena gestión del tiempo sería concentrar la realización de llamadas en una franja del día de forma habitual, todos los días de 09:00 a 10:00 horas por ejemplo. Del listado de tareas y sus tiempos podemos concluir que hay muchas de ellas que podemos delegar, o que podemos incluso eliminar. También nos servirá para priorizarlas según su importancia. Otra cuestión a valorar son los ritmos de actividad, hay personas que rinden más por la mañana, otras por la tarde y otras por la noche. Estos ritmos es bueno conocerlos y saberlos utilizar para optimizar nuestro rendimiento. Los niveles de concentración no son iguales en todos los momentos del día, los estados de ánimo influyen, el número de horas que se trabaja también. La falta de concentración además de producir rendimientos bajos, es fuente de errores. Los errores deben ser subsanados e implican más tiempo para solucionarlos, es decir, trabajar dos veces sobre una misma tarea. Si no queremos caer en la insatisfacción, la frustración, la ansiedad y el stress, pongámonos manos la obra:   Plantéate para que quieres el tiempo, qué quieres hacer con tu tiempo. Establece tus objetivos y prioridades. Localiza cuáles son tus principales vías de pérdidas de tiempo, lo que se conoce como ladrones del tiempo y ponte en guardia para combatirlos. Los más conocidos son: visitas inoportunas, mal uso del teléfono, no planificación de reuniones, mala delegación, mala gestión de las llamadas telefónicas. Dar prioridad a lo urgente en vez de a lo importante.

Nosotros mismos somos a veces nuestro peor enemigo en la gestión del tiempo porque tenemos unos malos hábitos, que precisamente por repetirlos sin ningún tipo de conciencia acaban siendo impulsores de la personalidad incontrolados que nos hacen perder muchos minutos y horas. Algunos de los más frecuentes son:  la propensión hacia las relaciones públicas y los contactos sociales en la oficina.

no podemos planificar los pasos que nos acercan a la meta y andamos a tientas y locas. 4. Para un análisis de cómo establecer objetivos. mejor aún si usa su PC todo el día. Una vez que ve en que se le va el tiempo. postergación no saber decir que no querer hacerlo todos.     Ten en cuenta que siempre hay imprevistos y hay que tener margen de movimiento para asumirlos si son importantes. Otra de las características importantes del tiempo es que no lo podemos almacenar. trate de crear un registro de sus actividades diarias. a qué hora está lista para empezar con el trabajo. el día sólo tiene 24 hs y. ¿cómo puede ser?) bastará con hacer pequeñas anotaciones en una hoja de papel o. todos tenemos la misma cantidad de horas para invertir en un día. Aparta siempre un espacio temporal para pensar y reflexionar. . ¿Cuánto tiempo se le va en actividades como leer y contestar emails. Agrupar los asuntos y acciones relacionadas entre sí. llamadas telefónicas y trabajo específico?. será tu “hora tranquila”. ni podemos comprarlo. si te falta o te sobra tiempo. Monitoree como usa actualmente de su tiempo: Si le parece que el día “se le va” muy rápido y le quedan cosas pendientes. Sin un objetivo claro de lo que queremos conseguir. 3. vea La trampa de la acción. precipitación. 5 reglas para administrar eficientemente su tiempo 1. No importa cómo lo dividamos. Entonces la clave reside en aprender cómo usarlo sabiamente. jóvenes y adultos. no confiar en los demás y por tanto no delegar. Comience anotando a qué hora se levanta. hombres y mujeres. Pero quiero en esta nota concentrarme en la otra característica que nos va a ayudar a cumplir nuestros objetivos: el manejo del tiempo. Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas características comunes entre las que especialmente se distinguen: tienen objetivos claros y administran cuidadosamente su tiempo. además es bastante democrático: ricos y pobres. A continuación le proponemos 5 formas que la ayudarán a incrementar su productividad usando más eficientemente su tiempo. tanto personales como financieros. No te olvides de incorporar a tu vida unos hábitos saludables de gestión del tiempo: Hábitos Saludables de Gestión del Tiempo      Dedica los primeros y los últimos 5 minutos de la jornada a planificar el día y programar el siguiente. está para cumplirse. 5. Planifica siempre por escrito y si es posible utiliza un sistema de agenda integrada e informatizada. puede identificar y poner su foco en las tareas que le reportan los mayores retornos. Monitoree como usa actualmente su tiempo Calcule cuánto vale su tiempo Arme un cronograma diario Priorice Aprenda a decir NO. Si no tiene una agenda (mmm. 5 Secretos para administrar mejor su tiempo 1. Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes medir si lo cumples. 3. Revisa la planificación. 5. 4. Sigue tus biorritmos y aprovecha los periodos de máximo rendimiento para realizar las tareas más importantes o más complejas. Planifica siempre antes de actuar y céntrate en lo importante. 2.    abusar de la memoria y no llevar una agenda o sistema de anotaciones. 1. el "text pad" de su computadora le será muy útil. si asignas o utilizas más tiempo del establecido para una tarea caerás en la ineficiencia/si asignas menos caerás en la ineficacia. 2.

Lo que le permitirá hacer las cosas más rápido y. Mantenga una agenda. Arme un cronograma diario o. por ejemplo. . Calcule cuánto vale su tiempo: “ Time is money. usted se asegura que está encarando las más importantes. baby” dicen en las películas. 3. Haga una lista de tareas para hacer. 4. dicho de otra manera Carpe Diem: No comience su día sin una lista de cosas para hacer. su tiempo vale $150 la hora. 1. entonces puede tomar mejores decisiones. Aprenda a decir NO: ¿cada vez agrega más tareas a su ya interminable lista? No pierda el control de su tiempo. De esa forma usted se quedó con $115 por hora para emplearlos en tareas más beneficiosas para su actividad. Una lista de tareas la ayudará a mantenerse en el camino y enfocada. Cree un sistema que funcione para usted. no sólo serán menos intimidantes sino que le resultarán objetivos faciles de alcanzar. Hágase las siguientes preguntas (y contéstelas sinceramente): 1. Le recomiendo leer:  Manejo eficiente del tiempo: Las seis cosas más importantes 4. Este es un paso simple que pueden ayudarle a conseguir grandes resultados. Es difícil mantener los límites con los clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades. Al comienzo de cada semana. programe alguna salida familiar o actividad. como resultado. 2. 2. 5. No espere hasta el final de la jornada laboral cuando está demasiado cansada para planificar esas actividades o puede encontrarse programando ver en la televisión. simplemente logrará más. Recuerde también de calcular cuántas horas diarias necesita dedicar a actividades facturables (lo que efectivamente puede cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios deseados. 2. estará más contenta y será más productiva en su trabajo.. ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra? ¿Qué pasa con este cliente. 3. Haga una lista de las cosas que le gustaría llevar a cabo cada día en su trabajo y en su casa. Sea firme y mantenga sus límites personales. 5.2. 4. 2. Si necesita ayuda con estos temas le recomiendo releer: 1. Como Conseguir Un Balance entre Vida Personal y Trabajo 1. No deje que su horario de trabajo se inmiscuya en su tiempo familiar. ¿Qué tareas deben quedar hechas hoy? ¿Cuáles se pueden reprogramar? ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona? ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades? ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos? 5. Primero haga una lista de todas las tareas y luego categorícelas según su importancia. Como presupuestar servicios profesionales Cómo presupuestar servicios profesionales: un caso práctico paso a paso que incluye una planilla de cálculo lista para trabajar 3. Programe su tiempo laboral y familiar con anticipación. Priorice: ¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles prioridades a sus tareas. es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un trabajo de $35 la hora. Si usted sabe cuánto vale realmente su tiempo. Luego descomponga los proyectos grandes e inmanejables en tareas “realizables”. es bueno para mi actividad? ¿Será lucrativa? ¿La tarea invade mi tiempo personal? ¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades? Recuerde: si está bien descansada y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen. Usted se sorprenderá al comprobar cuánto más productiva será con sólo implementar esta pequeña acción. Si. Su calendario debe basarse en sus prioridades.. Y también tenga en cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos proyectos que mantienen su actividad en movimiento.

6. he encontrado este listado muy oportuno. 8. Delegue un poco más. cursos y consultoría apuntan a apoyar la exploración y aplicación continua de las técnicas que realmente funcionan para mejorar la calidad de su mundo y contribuir a la creación de una comunidad de personas que quieren hacer buenas obras y celebrar la vida. Si trabaja en su hogar. 1. para tener unas horas de trabajo ininterrumpido. En la medida de sus posibilidades revise su email sólo 3 o 4 veces por día. SI no tienen empleados. cuando haga la cena. A veces parece imposible pero hay maneras de aumentar la cantidad de tiempo que le dedica a su familia y a usted misma cada día. 7. Y como ya sabemos que este trimeste es en la práctica el más corto pues ni bien llega diciembre todo se hace cuesta arriba. amigos y para usted misma. Establece metas claras y definidas Planifica por prioridades Hace las cosas de una en una Se dueña/o de tu tiempo Gestiona bien el estrés Actúa. incluidos los chicos. Vía Angel María (internet. Estos son pasos simples que puede implementar de a poco. Eso le permitirá congelar el sobrante para otra comida o llevársela al trabajo al otro día para almorzar (ah los tuppers…) Ubique alguna tienda de comestibles cercana a su área que haga entregas a domicilio o. Si tiene empleados encomiéndeles algunas de las tareas menos comprometidas. 5. Recuerde. las distracciones que enfrenta diariamente parecen no tener fin. Póngase un horario de trabajo y manténgalo. haga suficiente para que quede algo. 3. mejor aún pruebe comprar por Internet en algún supermercado online. Encomendarle pequeñas tareas no los hará muy felices pero usted puede compensarlos con el tiempo que luego les dedica. Delegue. 2. puede tercerizar para ganar tiempo extra. 11. Actualmente hay muy pocas tareas que no pueden ser delegadas. negocios y literatura). Y la verdad es que ya se me estan poniendo los pelos de punta y me estoy estresando pues una mirada al calendario me confirma que en unos pocos días iniciamos el último trimestre del año. 6. Productividad sin estrés Me la he pasado todo el día revisando el site y el blog y analizando las tareas pendientes. Sólo estos cambios le ahorrarán mucho tiempo que podrá dedicar a su familia o a usted. cuyos seminarios. Busque la forma de simplificar las tareas diarias. Si sus hijos son muy pequeños es importante que considere la posibilidad de contratar a alguien para que los cuide algunas horas por día o llevarlos a una guardería o jardín maternal. Involucre a toda su familia en el mantenimiento del hogar. 9. A pesar de que se supone que el email nos ahorra tiempo. Es posible tener una familia y desarrollar una actividad laboral si aprende a equilibrar las actividades. Establezca algunas reglas simples para su familia. cuanto menos tenga que hacer personalmente. Por ejemplo.3. los contadores pueden ayudarla con las finanzas y hasta existen empresas a las que puede tercerizar las ventas o la atención a los clientes. encontré lo que el llama el: Principio de productividad #82: Relajarse requiere de concentración . 4. pequeños cambios que sumados la ayudarán a ser más productiva y a liberar tiempo para otras tareas. más tiempo tendrá a su disposición para su familia o para usted misma. Las asistentes virtuales pueden manejar situaciones administrativas. sino a los objetivos trazados para este año. 10. actúa y actúa Aprende a decir “no” Ten una alta motivación Guíate por tus valores No hagas horas extras Tómatelo con humor… 12. En lo posible no conteste llamados personales en ese horario. 5. 4. Evite las distracciones mientras trabaja. Productividad: Relajarse requiere de concentración Revisando los principios de productividad de David Allen. No me refiero a los pendientes de la semana. 7. Informe a su familia y amigos de ese horario para que no caigan de visita o la llamen para charlar de cualquier tema. en muchos casos tienen el efecto contrario y se torna contraproducente.

debamos soltar algo.La gran mayoría de los sistemas relacionados con el movimiento. sí. y entrar en territorio virgen y por lo tanto. por lo menos. pero éstos. ¡y la capacidad de atención de la mayoría de las personas se satura fácilmente! Nuestra capacidad de asumir compromisos parece que se expandiera para llenar todo espacio psíquico que se genera. No es necesario trabajar duro para lograr tener creatividad. tan pronto como estas dejen de servirnos. No importa cuántas veces nos recordemos las ventajas de todas las cosas buenas y maravillosas que nos esperan en nuestra próxima etapa. Es necesario que nos desconectemos de esas formas conscientemente. Y lo más absurdo en todo esto es que al parecer realmente no tenemos el control de nada. estas tienden a aumentar progresivamente sin necesidad de hacer nada. y mucho más. funcionan más productivamente cuando están en relajación que cuando se encuentran estresados e innecesariamente tensos. como por ejemplo. En consecuencia. Renunciar al manejo de cualquier cosa pulsa la cuerda del mayor terror humano: la pérdida del control. Nuestros patrones de comportamiento han sido creados para propósitos específicos. tenemos la motivación necesaria para comprometernos con nuevos hábitos. Hay un dicho antiguo que dice: “Quien mucho abarca. cortar un árbol seco. Lo que sí requiere de un esfuerzo. conlleva un riesgo y necesita de una intencionalidad es liberarse de aquellas cosas que impiden que nuestra creatividad se experimente y exprese plenamente. que es que también debemos soltar. Pero ¿controlarlo? Si quieres comprobarlo. por el contrario. especialmente de los seres humanos. poco aprieta.” En otras palabras. Soltar las tensiones que ya no son necesarias requiere de un enfoque dirigido. dirigir. un nuevo año. vender recursos que no reditúan. Es posible que esas cosas buenas. ¿Y qué si no hay nada que lo reemplace? ¿Qué si lo que lo reemplaza no es mejor? Y podría tornarse incluso peor. Los momentos de transición en nuestra vida nos brindan una excelente oportunidad para desconectarnos de aquellas cosas que ya no nos sirven. (¿Se han topado últimamente con alguna persona que se haya impuesto más tareas de las que puede cumplir?) Y no quiero afirmar que esto sea un imposible. hay cosas más interesantes que estas. por lo general. Sin embargo. Sabemos que las cosas pueden quebrarse o. y este es un proceso. incómodo. lo lógico es que si queremos involucrarnos en asuntos nuevos y mejores. conjurar nuevas metas y crear planes nuevos cada vez que comienza un nuevo ciclo. trata de evitar que las cosas cambien. cada vez que tenemos que dejar ir algo que nos es familiar se experimenta como un vacío al que hay que saltar. así como los sentimientos agradables que ellas nos generan. y que dirijamos nuestra atención hacia actividades que alivien las tensiones. Esas situaciones presentan una oportunidad única de afirmar nuestros traseros y ponernos en marcha. como por ejemplo. Productividad: Aprender a soltar Por lo general. ¿Que debiéramos dejar ir para crear más espacio? Algunos de estos rituales pueden ser bastante pedestres. ¿Cuáles de tus proyectos pendientes debieran traspasarse a tu lista de “algún día/quizás” y /o qué “ideas nuevas algún día/quizás” podrían ser eliminadas completamente. Sin embargo. A mi me encanta la inspiración que se siente en esas ocasiones. Para pasar a un nivel mayor de efectividad debemos renunciar a las formas viejas y a hábitos arcaicos. solidificarse con el paso del tiempo si sus partes móviles están aprisionadas y no tienen flexibilidad. y decirle a tu hijo veinteañero que tiene que irse de la casa y alquilar su propio apartamento. ya que de hecho contamos con el potencial para expandir nuestro alcance y efectividad. Los comportamientos más irracionales y negativos se ven en personas que tratan de mantener el control de algo. regalar la ropa que no usamos. dinámico y no pasivo 13. cooperar con algo. Y nosotros necesitamos el espacio psíquico y físico que ellas tienen ocupado. o cuando uno se muda de casa o consigue un trabajo nuevo. tarden una milésima . Pero en algún momento se llega al máximo que se puede cumplir en un determinado lapso de tiempo. el comienzo de un nuevo ciclo también obliga a fijarse en el otro extremo del espectro. Muy pocos experimentan que las presiones disminuyen a medida que pasa el día. No obstante. no se extinguen solos cuando el propósito se ha cumplido. poner en orden el garaje y donar artículos que han pasado de moda a nuestra institución de caridad favorita. como deshacerse de una propiedad. las tensiones son las que aumentan de forma más automática en las personas en el transcurso del día. demasiado control equivale a estar fuera de control. (¿Realmente tienes que seguir repitiéndote que no te alcanza el tiempo para ________ ?) El acto de soltar puede ser aterrorizante. ya que han perdido su sentido? ¿Por qué no sacar de tu lista de tarjetas de saludo a aquel viejo amigo que ahora es viejo y que dejó de ser tu amigo? Pero dónde se pone realmente interesante la cosa es cuando logras deshacerte de imágenes limitantes que tienes sobre ti mismo. Monitorear. Parece ser que el número de cosas a las que podemos apegarnos y engancharnos es limitado. no así la relajación.

De hecho. si no en el tiempo que les toma a las personas adoptarlos sin resistirse. En esa zona somos libres. aún en el caso de que dichos pensamientos no produjeran el estrés de la preocupación (que a menudo generan). en tanto estemos conscientes. comprendes que la “nada” a la que nos referimos no es realmente nada. Está vacío.” Incluso he llegado a pensar que la gente se rehúsa a adoptar el hábito de anotar objetivamente cosas. ¿Cómo saber qué debemos recordar? ¿Debo dejar que brote en mi conciencia con frecuencia y en cualquier momento para sentirme bien porque aún lo tengo en mi poder? Pero. que no tiene estática o ruido mental distractivo y tampoco presiones. ya que no podríamos mantener un pensamiento por mucho tiempo aunque tratásemos (a menos que tuviéramos el entrenamiento de un yogui). puede crearte muchos problemas si mantienes la mente esclavizada a funciones que no sabe desempeñar bien. sin embargo. esa cosa increíble y mejor que surge en el espacio vacío que se produjo al soltar. sino de pensamientos inconexos que de hecho tienen poder sobre nosotros. despejar. Pero aquello que ha perdido su significado no ofrece una seguridad real. y por este mecanismo es que caemos y aterrizamos en lugares nuevos en nuestra mente ¡todo el tiempo! Pero (aparentemente) nos exige fe y fortaleza. pero no de pensamientos. Muchas personas me preguntan qué es lo que yo he aprendido de los métodos desde que se publicó Getting Things Done por primera vez y si hay algo que yo cambiaría. mis estructuras me van a controlar a mí y mi mente perderá la libertad. porque en el movimiento hay vida y en el cambio hay poder. más creativa e intuitiva. El hecho de aplicar los métodos Getting Things Done puede producirnos bastante miedo. No sólo puedes usarla para cambiar de parecer. El asombro más grande para mi no radica en los principios o los métodos. mientras otra parte tuya. Entonces. Resulta una pérdida de tiempo y de energía mental bastante tonta. es simplemente una claridad prístina que permite una concentración y una atención total.” Alan Cohen . que se parece bastante a tu computador que repasa continuamente las bases de datos que tiene en su interior. y no nos entusiasma mucho la posibilidad de renunciar a eso. Por lo general. Pero. se hace presente inmediatamente. ¿Y qué tiene de bueno ese espacio abierto? Aferrarse a una idea o a un compromiso requiere de energía. Tengo que aferrarme por dentro. pero jamás llegamos a tener la certeza de que eso va a suceder. No hay una red bajo nuestros pies. pero nosotros sentimos que aún nos falta cruzar el Rio Styx. así como tus emociones. de la forma en que lo pensamos. es libre para ocuparse de otros asuntos. “Se requiere de mucha valentía para soltar aquello que es familiar y aparentemente seguro para adoptar algo nuevo. ¡porque tienen miedo que al hacerlo pierdan el control de ellas! Me divierte la reciente popularidad del valor “messiness” (desorden). Pero es igualmente limitante. Francamente creo que muchas de las personas que resisten los procesos GTD de capturar. Realmente es imposible tener la mente en blanco. Qué ironía. Tu inteligencia. Esto me recuerda al mono que es incapaz de sacar la mano por el agujero. Hace algunos años descubrí que el sacrificio era sólo momentáneo. aclarar y organizar lo hacen porque tienen miedo de soltar. son algo que tienes y no algo que eres. sino que también te permite estacionar la mente. porque la tiene empuñada y no quiere soltar el alimento que tiene en ella. y dejarla en estado de ocio. pero eso es algo que se comprende cuando uno se ha rendido. tener miedo al espacio abierto que genera y promueve un sistema realmente bueno y ser adicto a una estructura mental interna e incontrolable. Y cada vez tengo más claro que eso tiene que ver simplemente con la incomodidad que genera el tener que soltar.de segundo en manifestarse. ¿Cuán apegado estás a tus pensamientos? De hecho. de capturar pensamientos y compromisos. nos produce una sensación profunda de comodidad. Mayor seguridad existe en lo que es arriesgado y emocionante. soltar el control de nuestra mente sin tener ningún tipo de garantías de que el otro lado va a ser superior y mejor. por decir lo menos. exigiendo nuestra atención? Parece que algunas personas logran una sensación de efectividad y de importancia cuando tienen que acordarse de muchas cosas que deben recordarse constantemente. Tu mente. parece actuar de una forma un poco diferente. Pero ¿que pasaría si realmente no tuvieras nada en la mente? ¿Podrías manejar ese vacío potencial? Claro que si has saboreado el estado de la “mente como el agua” al que puedes acceder cuando implementas el modelo Getting Things Done. sería ciertamente limitante (y tampoco sería GTD) tratar de mantener el control de las cosas sobre-comprometiéndose con estructuras inoperantes. ¿qué tan productivo resulta que algo aparezca en nuestra mente recurrentemente. Parecen afirmar: “Voy a perder el control si me entrego a este negocio de tener un sistema que está fuera de mi cabeza. el pensar lo que sea que estemos pensando. La mente libera un flujo continuo de imágenes y de pensamientos.

¡y la capacidad de atención de la mayoría de las personas se satura fácilmente! Nuestra capacidad de asumir compromisos parece que se expandiera para llenar todo espacio psíquico que se genera. regalar la ropa que no usamos. hay cosas más interesantes que estas. Por lo general. trata de evitar que las cosas cambien. pero jamás llegamos a tener la certeza de que eso va a suceder. Hay un dicho antiguo que dice: “Quien mucho abarca. ¿Que debiéramos dejar ir para crear más espacio? Algunos de estos rituales pueden ser bastante pedestres. y mucho más. Los comportamientos más irracionales y negativos se ven en personas que tratan de mantener el control de algo. Lo que sí requiere de un esfuerzo.” En otras palabras. Monitorear. Es posible que esas cosas buenas. ¡porque tienen miedo que al hacerlo pierdan el control de ellas! Me divierte la reciente popularidad del valor “messiness” (desorden). Pero ¿controlarlo? Si quieres comprobarlo. sería ciertamente limitante (y tampoco sería GTD) tratar de mantener el control de las cosas . tarden una milésima de segundo en manifestarse. como deshacerse de una propiedad. tenemos la motivación necesaria para comprometernos con nuevos hábitos. Sin embargo. ¿Y qué si no hay nada que lo reemplace? ¿Qué si lo que lo reemplaza no es mejor? Y podría tornarse incluso peor. (¿Se han topado últimamente con alguna persona que se haya impuesto más tareas de las que puede cumplir?) Y no quiero afirmar que esto sea un imposible. A mi me encanta la inspiración que se siente en esas ocasiones. Lo más difícil de ocultar es aquello que no está allí. ¿Cuáles de tus proyectos pendientes debieran traspasarse a tu lista de “algún día/quizás” y /o qué “ideas nuevas algún día/quizás” podrían ser eliminadas completamente. poner en orden el garaje y donar artículos que han pasado de moda a nuestra institución de caridad favorita. mis estructuras me van a controlar a mí y mi mente perderá la libertad.“Construimos las farsas más importantes no para ocultar lo malo y lo feo dentro de nosotros. Y nosotros necesitamos el espacio psíquico y físico que ellas tienen ocupado. cooperar con algo. De hecho. de capturar pensamientos y compromisos. Tengo que aferrarme por dentro. Francamente creo que muchas de las personas que resisten los procesos GTD de capturar. y decirle a tu hijo veinteañero que tiene que irse de la casa y alquilar su propio apartamento. conjurar nuevas metas y crear planes nuevos cada vez que comienza un nuevo ciclo. dirigir. Para pasar a un nivel mayor de efectividad debemos renunciar a las formas viejas y a hábitos arcaicos. No obstante. ya que de hecho contamos con el potencial para expandir nuestro alcance y efectividad. esa cosa increíble y mejor que surge en el espacio vacío que se produjo al soltar. ya que han perdido su sentido? ¿Por qué no sacar de tu lista de tarjetas de saludo a aquel viejo amigo que ahora es viejo y que dejó de ser tu amigo? Pero dónde se pone realmente interesante la cosa es cuando logras deshacerte de imágenes limitantes que tienes sobre ti mismo. así como los sentimientos agradables que ellas nos generan. sino nuestro vacío. como por ejemplo. cortar un árbol seco. pero eso es algo que se comprende cuando uno se ha rendido. No hay una red bajo nuestros pies. incómodo. Hace algunos años descubrí que el sacrificio era sólo momentáneo. Esas situaciones presentan una oportunidad única de afirmar nuestros traseros y ponernos en marcha. Renunciar al manejo de cualquier cosa pulsa la cuerda del mayor terror humano: la pérdida del control. se hace presente inmediatamente. aclarar y organizar lo hacen porque tienen miedo de soltar. que es que también debemos soltar. Parecen afirmar: “Voy a perder el control si me entrego a este negocio de tener un sistema que está fuera de mi cabeza. Entonces. lo lógico es que si queremos involucrarnos en asuntos nuevos y mejores. el comienzo de un nuevo ciclo también obliga a fijarse en el otro extremo del espectro. debamos soltar algo. poco aprieta. pero nosotros sentimos que aún nos falta cruzar el Rio Styx. como por ejemplo. Pero en algún momento se llega al máximo que se puede cumplir en un determinado lapso de tiempo. y entrar en territorio virgen y por lo tanto. sí. despejar. o cuando uno se muda de casa o consigue un trabajo nuevo. vender recursos que no reditúan.” Incluso he llegado a pensar que la gente se rehúsa a adoptar el hábito de anotar objetivamente cosas. un nuevo año. conlleva un riesgo y necesita de una intencionalidad es liberarse de aquellas cosas que impiden que nuestra creatividad se experimente y exprese plenamente. En consecuencia. Y lo más absurdo en todo esto es que al parecer realmente no tenemos el control de nada. Los momentos de transición en nuestra vida nos brindan una excelente oportunidad para desconectarnos de aquellas cosas que ya no nos sirven. demasiado control equivale a estar fuera de control.” Eric Hoffer Colaboración: David Allen publica una newsletter con Principios de Productividad Por lo general. No importa cuántas veces nos recordemos las ventajas de todas las cosas buenas y maravillosas que nos esperan en nuestra próxima etapa. No es necesario trabajar duro para lograr tener creatividad. (¿Realmente tienes que seguir repitiéndote que no te alcanza el tiempo para ________ ?) El acto de soltar puede ser aterrorizante. El hecho de aplicar los métodos Getting Things Done puede producirnos bastante miedo. Parece ser que el número de cosas a las que podemos apegarnos y engancharnos es limitado. cada vez que tenemos que dejar ir algo que nos es familiar se experimenta como un vacío al que hay que saltar.

comprendes que la “nada” a la que nos referimos no es realmente nada. mientras otra parte tuya. pero no de pensamientos. sino de pensamientos inconexos que de hecho tienen poder sobre nosotros.sobre-comprometiéndose con estructuras inoperantes. Resulta una pérdida de tiempo y de energía mental bastante tonta. en tanto estemos conscientes. es libre para ocuparse de otros asuntos. aún en el caso de que dichos pensamientos no produjeran el estrés de la preocupación (que a menudo generan). es simplemente una claridad prístina que permite una concentración y una atención total. y dejarla en estado de ocio. más creativa e intuitiva. ¿qué tan productivo resulta que algo aparezca en nuestra mente recurrentemente. y por este mecanismo es que caemos y aterrizamos en lugares nuevos en nuestra mente ¡todo el tiempo! Pero (aparentemente) nos exige fe y fortaleza. ¿Y qué tiene de bueno ese espacio abierto? Aferrarse a una idea o a un compromiso requiere de energía. y no nos entusiasma mucho la posibilidad de renunciar a eso. Qué ironía. exigiendo nuestra atención? Parece que algunas personas logran una sensación de efectividad y de importancia cuando tienen que acordarse de muchas cosas que deben recordarse constantemente. ya que no podríamos mantener un pensamiento por mucho tiempo aunque tratásemos (a menos que tuviéramos el entrenamiento de un yogui). Realmente es imposible tener la mente en blanco. de la forma en que lo pensamos. Esto me recuerda al mono que es incapaz de sacar la mano por el agujero. Está vacío. nos produce una sensación profunda de comodidad. que no tiene estática o ruido mental distractivo y tampoco presiones. puede crearte muchos problemas si mantienes la mente esclavizada a funciones que no sabe desempeñar bien. así como tus emociones. el pensar lo que sea que estemos pensando. Pero. sino que también te permite estacionar la mente. por decir lo menos. En esa zona somos libres. soltar el control de nuestra mente sin tener ningún tipo de garantías de que el otro lado va a ser superior y mejor. Muchas personas me preguntan qué es lo que yo he aprendido de los métodos desde que se publicó Getting Things Done por primera vez y si hay algo que yo cambiaría. El asombro más grande para mi no radica en los principios o los métodos. Pero es igualmente limitante. No sólo puedes usarla para cambiar de parecer. ¿Cómo saber qué debemos recordar? ¿Debo dejar que brote en mi conciencia con frecuencia y en cualquier momento para sentirme bien porque aún lo tengo en mi poder? Pero. que se parece bastante a tu computador que repasa continuamente las bases de datos que tiene en su interior. son algo que tienes y no algo que eres. Y cada vez tengo más claro que eso tiene que ver simplemente con la incomodidad que genera el tener que soltar . parece actuar de una forma un poco diferente. porque la tiene empuñada y no quiere soltar el alimento que tiene en ella. ¿Cuán apegado estás a tus pensamientos? De hecho. si no en el tiempo que les toma a las personas adoptarlos sin resistirse. sin embargo. tener miedo al espacio abierto que genera y promueve un sistema realmente bueno y ser adicto a una estructura mental interna e incontrolable. Tu inteligencia. Pero ¿que pasaría si realmente no tuvieras nada en la mente? ¿Podrías manejar ese vacío potencial? Claro que si has saboreado el estado de la “mente como el agua” al que puedes acceder cuando implementas el modelo Getting Things Done. La mente libera un flujo continuo de imágenes y de pensamientos. Tu mente.

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