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La informacin contenida en este consulta pantallas, es solo referencial, con el nico fin de facilitar a usted los procesos de consultas para una mejor labor diaria.Existen variados programas, por lo cual, SOLO se encuentran incluidos en este documentos, los de uso regular.Para mayores detalles del funcionamiento de los procesos, deber consultar el manual enviado para los encargados de logstica, documento emitido por el departamento de informtica, el cual, contiene detalles no incluidos en proceso definidos en este manual de consulta de ayuda diaria.El men del encargado de logstica deber estar de acuerdo a los siguientes programas, favor visualice su men, cualquier duda, contctese con el departamento de Soporte informtica.-
Liberacin de Documentos Dentro del los procesos de confirmacin entrega (documentos TS-XL-XP-XF), es posible que usted NO encuentre un determinado documento, esto puede ser producto que se encuentra con el estado atrasado (el referido estado es producto de los tiempos pactados para la entrega con los clientes), por lo que deber Liberar (cambiar el estado) solo con ingresar a la pantalla siguiente y seguir los pasos indicados:
2.- Al presionar botn Buscar, indicar en pantalla TODOS los documentos atrasados
El proceso de liberacin de documentos, corresponde a la accin de abrir cada documento en forma independiente, por lo que deber seleccionar el documento con dos clic para aceptar, para que seguidamente muestre la pantalla:
2.- paso, Al indicar la cantidad, debe presionar la tecla (Flecha lado Derecho) de su teclado. (ej:)
De la opcin anterior, una vez aceptado el cambio con la opcin OK, el programa lo llevar al men principal, en el cual, usted podr confirmar que el documento no encuentra atrasado, solo con presionar la opcin Buscar segn Ejemplo: Si el documento al presionar Buscar no aparece en esta pantalla, quiere decir que se encuentra en estado para que usted pueda visualizar en otras aplicaciones para confirmar
Aceptar Buscar si el documento NO se visualiza, quiere decir que se realizo la operacin correcta.
Importante:
Confirmacin del Documento (aplicable a documentos con formato de salida TS-XL-XPXF), es NECESARIO e IMPORTANTE ejecutar este proceso, ya que sino es realizado, el producto NUNCA se rebajar del KARDEX generando inconvenientes como: - Mantener Stock irreal en sucursal - Mantener un ranking de productos atrasados irreal - Generar confusin a los vendedores respecto a productos que no se encuentran en sucursal fsicamente. - Generar desorden del Kardex. - Provocar desconfianzas por parte de los usuarios de su stock para ejecutar ventas.Impresin de Documentos de salida: corresponde a las guas que se emiten con el fin de transportar los productos hasta su destino final, si bien corresponde al ultimo proceso a ejecutar en el proceso de envo, es necesario considerar lo siguiente: - Esta prohibido, por un control de la sucursal, emitir un documento SIN que este NO hubiese sido confirmados sus stock. - Confeccionar documentos Manuales (Guas Manuales). - Emitir los documentos el da que corresponde el envo real del producto.-
Consideracin General: Por las polticas internas y de control esta PROHIBIDO enviar productos SIN sus respectivos procesos de solicitud de TS-TO e impresin de documentos por sistema.Uso del Men, para esto es necesario SIEMPRE seguir el orden descendente que estos tienen por su ubicacin, es decir: Ejemplo: Despacho entre Sucursales 1.- Solicitud de TS-TO (Documento creado por el Dpto. de Distribucin a solicitud de Sucursal Origen-Emisor). 2.- Consultar pedidos de transferencias pendientes de despachos (Responsable Enc. Logstica). 3.- Listar Picking (Responsable Encargado Logstica). 4.- Confirmar despacho a la vara / otra sucursal. (Responsable Encargado Logstica). 5.- Imprimir gua de despacho (Responsable Encargado Logstica). 6.- Confirmar gua agrupada (Responsable Encargado Logstica). Nota: los programas para Despacho a domicilio y Entrega mesn diferido debe seguir la secuencia correlativa para tener xito en el proceso.-
Ojo, con las confirmaciones en este men, ya que debe ejecutar ambas (para el caso de Despacho a Domicilio).-
Confirmar documentos: El proceso de confirmacin es MUY IMPORTANTE, ya que es el programa que rebajar los stock de su kardex, dicha labor siempre debe ser realizada antes de proceder a generar la impresin para el envo, por tal razn a continuacin entregamos un ejemplo de cmo proceder a confirmar documentos. Como primer paso deber ubicar el programa segn el tipo de documento a confirmar, es decir: Confirmar TS: deber ingresar al programa Despachos entre Sucursales / La vara Confirmar XP: Deber ingresar al programa Despacho a Domicilio Confirmar XF: Deber ingresar al programa Entrega Mesn diferido Ejemplo de confirmar una TS (Documento Salida desde la sucursal)
1.- Paso, deber seleccionar por el tipo de documento, el ejemplo corresponde a un TS por lo que deber seleccionar Despacho Entre Sucursales / la vara
Listar Picking, dentro de este programa modificar los datos que requiere para avanzar estado del documento
Importante: cada vez que usted enve Stock como traspaso, recuerde SIEMPRE Confirmar Gua Agrupada ingresando el numero de la GUA opcin del men que se encuentra ubicado al final del proceso de Despacho Entre Sucursales / La Vara
Una vez seleccionada el programa Despachos entre Sucursales / La vara, deber presionar la opcin Buscar para visualizar TODOS los documentos que se encuentran pendientes de confirmacin:
2.- Paso, se visualizan los documentos pendientes, para luego marcar el que desea confirmar.1.- Paso deber presionar el botn Buscar
3.-Deber seleccionar la lnea que desea modificar el estado, y para esto debe abrir el documentos, aceptando la lnea, luego presionar dos veces el clic del mouse, y se desplegar la pantalla segn muestra a continuacin. 3.- Paso, al presionar el documento que desea confirmar, se desplegar una pantalla igual a la indicada a continuacin en la cual, deber seguir los pasos detallados para confirmar: Confirma la cantidad, visualmente, en caso que corresponda, presionar OK para que el articulo quede confirmado (rebajado del Kardex), procesos segn ejemplo siguiente:
Ejemplo: De un articulo para confirmar, el cual NO tiene stock disponible, para este caso debe realizar un inventario ciclo e informar al Dpto. de logstica.
1er paso, para mostrar el tipo de Error, deber seleccionar la opcin Mostrar
2do paso, visualizar el tipo de error, descrito con anterioridad, segn este, deber realizar los proceso informados.-
Nota: El mensaje que se despliega en la barra, si es de color: - Amarillo; dejar grabar y confirmar. - Rojo; NO se confirmar y quedar pendiente hasta que solucione el problema indicado en el error (Warning).
Para el proceso de impresin de documentos de salida, deber tener presente el siguiente proceso (Ejemplo impresin de una gua de despacho, el sistema de impresin opera similar para despacho a domicilio y entrega mesn diferido):
Importante: cada vez que usted enve Stock como traspaso, recuerde SIEMPRE Confirmar Gua Agrupada ingresando el numero de la GUA
Los pasos siguientes para el proceso de impresin se encuentran informados en el manual de O.W enviado a los Encargados de Logstica.-
Consultas e Informes:
Para el proceso diario deber generar reportes que permitan a usted saber la situacin de su sucursal, por tal motivo existen varias herramientas de programas, que mostrarn resultados de acuerdo a sus requerimiento, por tal motivo detallaremos algunos procesos necesarios que debe manejar como Encargado de Logstica: Ubicacin del programa:
2do paso, deber seleccionar Consulta e informes donde podr consultar programas como: - Detalle de movimientos (Cartola). - Disponibilidad Detallada (cantidad de stock por ubicacin de SU sucursal. - Bsqueda por cdigo Corto. Detalla de Movimientos: En el programa detalle de movimientos, podr visualizar el historial del producto, en relacin a sus entradas y salidas, permitiendo detectar los documentos con los cuales se genero el movimiento A continuacin de detalla ejemplo del proceso de consulta, en la cartola de movimientos o Kardex:
Los programas (TODOS) podrn ser personalizados de acuerdo a los requerimientos de cada usuario, por lo que se presenta un ejemplo de cmo podra dejar personalizado esta pantalla: 2- N del documento (Correlativo interno para Ajustes, IT, GD, OC, Etc) 3.- Tipo de Documento (indica con la sigla a que corresponde IT, GD, OC, Etc
1.- Fecha Transaccin 7.- N del Docum, corresponde al N del documento que realizo un movimiento Ej: SOTO-XN-TS, etc
5.- Cantidad
6.- Tp do, Tipo de documento, corresponde al formato de documento que se relaciona con el N del Docum.
Debe tomar con el mouse y el clic del lado Izq. la Columna desde la parte superior gris en donde esta escrito el detallad e la columna
Una vez arrastrada la columna soltar el clic del mouse, y quedar en la ubicacin que usted ordeno Ej.
Debe digitar el Cdigo del producto a consultar el programa desplegar todas las ubicaciones en que se encuentra el producto, as mismo el estado (Comprometido, etc).
Podr seleccionar una ubicacin en particular o con el * (asterisco) podr visualizar todas las ubicaciones.
Al aceptar el programa anterior, inmediatamente mostrar en pantalla el primer paso para solicitar el reporte, para lo cual, deber marcar Seleccin de datos
Una vez aceptada la opcin de Seleccin de datos, en pantalla de desplegar la aplicacin para filtrar los datos necesarios, para esto, realizaremos los reportes de la siguiente forma: 1ero, incluiremos ademas de la TS, los documentos con formato XL, XP XF, con el fin de que muestre todos los documentos reales pendientes y sus estados.2do, modificaremos la sucursal (unidad de negocio) sealando la sucursal.
Seguir la secuencia de pasos para agregar mas tipos de documentos a los ya definidos (TS)
Seguir secuencia del proceso, el cual, ahora muestra la inclusin de los documentos:
Una vez ingresados los tipos de documentos, la pantalla deber coincidir con el ejemplo.
La secuencia continua, una vez modificado los tipos de documentos, deber modificar la sucursal, para esto deber seguir los procesos siguientes:
Una vez finalizado los cambios al envo del proceso de reporte, deber presionar OK para enviar a proceso el reporte, segn se indica:
Visualizacin de reportes
Todos los reportes enviados para su proceso, deben ser visualizados en el programa Informes sometidos despus Himalaya
Paso 1
Paso 2
Al aceptar el archivo marcando con un clic este podr abrirlo con el formato PDF el cual, desplegar en pantalla el archivo seleccionado, el cual, podr imprimir para su mejor revisin y respaldo de lo ejecutado. Ej. (Reporte de TS y Ventas pendientes de entrega).
Observaciones: Respecto a los estados en que se encuentran los documentos es importante identificar su ultimo estado, ya que, este nos entregar la informacin necesaria de que pasos ejecutar, ejemplo de angunas definiciones por estado: Ult. estado 520 540 900 902 Est. Siguiente Definicin 540 Falta proceso de Listar Picking y confirmar documento. 560 Falta confirmar documento 540 Estado Atrasado, debe liberar el documento para listar picking posterior confirmar 560 Estado atrasado, debe liberar documento y confirmar
Importante: Los documentos por recepcionar debern ser regularizados segn el estado en que se encuentren Ejemplo: Last Est. Sig. 220 220 220 230 230 380 380 400 Definicin Error en el proceso del documento (debe corregir sucursal de Origen) Proceso de Preparacin del envo. Documentos enviados desde origen a sucursal destino ok Recepcionado Parcial (sucursal de destino debe contactar a Sucursal Origen para coordinar tiempos y cierre del proceso de recepcin.
El ejemplo que utilizaremos ser emitir un listado por ubicaciones DEV y DES, como el programa no existe para dichos requerimientos utilizaremos uno que me permite modificar ubicaciones y para esto, el ejemplo ser con el programa Saldos existencia Siniestros Nota: usted puede generar cualquiera de los programas que se visualizan en pantalla todo depender de su consulta
Para el Ejemplo de emitir las ubicaciones DEV y DES debemos cambiar la sucursal y la ubicacin, para esto debemos realizar los siguientes pasos:
Para cambiar el tipo de informacin debe realizar los siguientes procesos - seleccionar lista de valores - ingresar el tipo de ubicacin que desea generar reporte
Una vez ingresado la informacin que se desea procesar, aceptar con enter en la opcin OK
Asi debe quedar la pantalla tomando el ejemplo de listar los productos en las ubicaciones DEV-DES
Una vez filtrada la sucursal que desea revisar, podr identificar en forma resumida los siguientes datos: Fecha del documento Nmero de Documento Sucursal de Origen Total de tem por documento pendientes de recepcionar.
Para ubicar el documento (Gim y productos incluidos en el documento), deber situarse en el men principal de sus programas y seleccionar Entradas, para lo cual, deber seguir la siguiente secuencia de pantallas:
Seleccionar el programa Recepcin GIM/CIM en el cual, podr visualizar el documento informado por el Dpto. de Logstica o emitido por medio de los reportes que procese usted
Importante: Si usted consulta un numero de TO y este al presionar BUSCAR no muestra nada, esto podra indicar lo siguiente: - Ya fue ingresado, para confirmar revise en el programa Movimiento de productos (kardex) el ingreso de uno de los artculos para confirmar su ingreso. - El documento TO se encuentra con estados errneos (220-220) o con estados de preparacin (220-230) para ello deber solicitar que se cambien los estados a la sucursal emisora del documento.
Al consular el numero de TO deber considera que en lo posible mantenga las columnas ordenadas para dar mejor visualizacin a los documentos que consulta, para esto deber seguir los pasos de orden de columnas en pantallas informadas anteriormente. N de Gua de despacho enviada
Excepciones:
Existen documentos anterior al 28/02/2006 pendientes de traspasos entre sucursales, los cuales, NO muestran el numero de documento con el cual se envi, por lo que, todas las sucursales, en caso de tener dudas para su recepcin de documentos atrasados, y que an no se encuentre el numero de gua en pantalla, debern solicitar en un plazo prudente que la sucursal de origen del documento, enve copia del despacho, con el fin de determinar responsabilidades, en caso que la sucursal de Origen, no pudiese desmostrar el envo, deber solicitar al Dpto. de logstica una auto-recepcin.En caso de que el envo hubiese sido entregado al transportista y este NO hubiese llegado a la sucursal en que se envo, deber la sucursal de origen dar aviso por medio de un correo electrnico al Sr. Fredy Henrquez, respecto a la situacin para proceder a determinar responsabilidades y cerrar el proceso de los documentos pendientes. En caso de que el documento sea por error de sistema, (Duplicidad, ingresado y an se muestra como pendiente) deber contactar al Sr. Richard Molina (677 24 94) e informar por correo al Sr. Molina con copia a: Fredy Henrquez y el Sr. Jos Lizama.En caso de que el problema se presente con lneas pendientes de artculos NO enviados, es decir que se muestran al consultar la TO pero estos no estn impresos en la gua, deber contactar a su Asistente Ejecutivo (Dpto. distribucin) para que ellos procedan a eliminar la lnea de la TS/TO pendiente, los contactos son.
Jos Luis Duarte 336 2608 / Mariela Olgun 336 2605 / Marisol Dote 336 2605 / Pablo Catrileo 336 2619.-, en el caso ABC Contactarse con el CD de Vasconia. Ordenar Pantallas: Para que usted visualice de mejor forma los ltimos procesos enviados, podr ordenar su pantalla de informes sometidos, considerando como ejemplo la pantalla indicada a continuacin:
Ordene las comunas en el orden mostrado, procurando que queden visibles al menos 3 columnas importantes como lo son: 1.- Descripcin (indica el estado del informe). 2.- Fecha de envo del trabajo (indica fecha en que se ejecuto el informe). 3.- Hr Somet Trabajo (hora en que fue sometido el trabajo). Para ordenar las columnas debe seguir los pasos indicados anteriormente, con el fin de que su pantalla quede similar al ejemplo.Luego de ordenar las columnas, deber dar una secuencia de orden de presentacin para esto mostramos dos pasos, primero debe presionar la opcin (Secuencia) que se encuentra en la parte superior de su pantalla
Al presionar secuencia deber dejar su orden segn se indica en el ejemplo, para esto debe marcar la opcin (Columna escrita) y con las flechas moverlas al lugar que se indica en ejemplo siguiente: Para grabar presionar OK El orden debe quedar IGUAL que en el ejemplo
Para mover los tipos de archivos, lo puede realizar marcando el archivo y presionado las flechas
Una vez que el formato quede segn pantalla, deber aceptar la modificacin con OK este ultimo paso modifica la Secuencia solo falta grabar el formato para esto debe aceptar en Formato segn muestra el ejemplo a continuacin:
Una vez presionado Formato desplegara en pantalla, solicitud de Nombre nuevo al formato, este se entender como grabado una vez que usted asigne un nombre, por lo que el orden realizado, est OK, la pantalla como ejemplo anterior se indica a continuacin.
Seleccionar un archivo para generar proceso (no existe el formato, por lo que se tomara el programa RCO)
En la pantalla siguiente debe Modificar: Unidad de Negocios (debe indicar la unidad de negocios de la que desea saber el Stock, para este caso, debe considerar (10000 CD Din y 210619 CD Abc). Eliminar la ubicacin RCO con el fin de que muestre todos los productos y ubicaciones que mantenga stock.-
Eliminar la ubicacin RCO, para esto presione al costado Izquierdo de la Y y presione el botn eliminar que esta en la parte superior de la pantalla
La pantalla debe quedar similar a la que se muestra a continuacin, la variacin debe estar en el numero de sucursal (10000 DIN o 210619 ABC).
Una vez que la pantalla fue modificado sus datos originales, podr procesar el informe, presionando el botn en donde se indica OK
En informes sometidos, himalaya, podr visualizar el archivo ejecutado, segn muestra el ejemplo que a continuacin se indica: