INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO INDUSTRIAL SIMONA DUQUE MARINILLA ANT.

AREA DE TECNOLOGIA E IN FORMATICA PROFESOR: DECSI GARZON

Anlisis de contexto y valoracin de necesidades. 1. Necesidad como desequilibrio de un sistema Los proyectos surgen de la interpretacin de la realidad. De esta lectura se deriva la lectura percepcin de necesidades. En una visin homeosttica, la necesidad es vista como una forma de desequilibrio de un sistema. Otros la definen como la diferencia entre lo que un sistema (social, institucional, fsico, biolgico, etc.) es en la actualidad y lo que debe ser (ideal). En estas dos concepciones se destaca, por un lado, el carcter dinmico de la necesidad y, por otro, el papel de quien interpreta la realidad. El dinamismo de lo real interviene como causa de la necesidad: son las fuerzas desequilibrantes. El perceptor es el agente capaz de entender y actuar. La necesidad imprime dinamismo a los procesos en cuanto mueve a que se resuelva. En el caso de los proyectos las personas actan en la medida en que son concientes de estas necesidades. El llenar una necesidad se convierte en una motivacin para emprender acciones. La identificacin de necesidades requiere una lectura de la realidad. Esta lectura depende de las concepciones que se tengan. Los conocimientos, valores y actitudes influyen en este proceso. Es vlida, por tanto, la afirmacin de que la cultura condiciona la percepcin de las necesidades.

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Necesidad: diferencia entre el ideal y el estado actual.

Grafico 5.
Ejemplo de necesidad: en una comunidad de 5000 personas, donde el 55% de los adultos son mujeres, se observa que el 15% de ellas estn desempleadas y desean trabajar. De los hombres en edad laboral el 5% eta buscando trabajo. Se busca que tanto obtener vinculacin laboral para el 15% de las mujeres y el 5% de los hombres. Bsicamente, el proyecto es un conjunto de acciones que aseguran la transformacin de la situacin actual de un sistema, por pasos sucesivos, hasta obtener la situacin ideal. Una necesidad en formulacin de proyectos se formula en trminos de indicadores idealmente cuantitativos, de tal manera que sea posible probar el resultado con relacin a la necesidad. La necesidad as identificada se relaciona con el problema a resolver, el cual se identifica con la pregunta cul es el proceso, o los pasos que aseguran la transformacin deseada?.

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Por supuesto que al mismo problema pueden aparecer varias soluciones posibles; es decir varias secuencias de acciones que aseguren la transformacin deseada. A estas diferentes secuencias de acciones se les denomina alternativas de solucin.

De los prrafos anteriores se infiere que hay una estrecha correspondencia entre la identificacin de la necesidad, la formulacin del problema y su solucin. Ejercicio: a continuacin se enumera una serie de situaciones. Especifique para cada una de ellas la tripleta necesidad-problema-solucin. 1. El ndice de analfabetismo de un pas es del 8%. 2. Los estudiantes de una institucin estn desmotivados por las actividades literarias. 3. La participacin de los estudiantes en la toma de decisiones del

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establecimiento es muy baja (solo el 40% se interesa por este tema). 4. Solo el 30% de los miembros de mi comunidad participa en la eleccin de sus representantes y dignatarios. Trminos:necesidad, desequilibrio, homeostasis, problema, solucin.

2. La necesidad tiene una naturaleza especifica Preguntarsequ tipo de necesidad se quiere satisfacer con un proyecto es muy importante, pues, da luces sobre el tipo de solucin que se requiere. Ejemplo: en un asentamiento humano rural se encuentra que el 40% de los habitantes muestra sntomas de desnutricin. La necesidad aparece directamente como necesidad relacionada con la salud. Se observa la composicin de la dieta generalizada y se observa que los alimentos son pobres en protenas. Se observa el origen de los insumos alimenticios y se encuentra que la mayora de ellos viene de otros lugares. Se estudia el potencial de los productos agrcolas disponibles en la regin y se encuentran elementos ricos en protenas que no son consumidos por los habitantes. Se investigalas actitudes de los habitantes frente a estos productos y se encuentra que las personas no saben preparar estos productos para ser consumidos y piensan que son no consumibles o son desagradables para comer. Se termina caracterizando esta necesidad como necesidad educativa con repercusiones en la salud de las personas. Se defini as: el 2% de la poblacin sabe preparar y tiene actitudes positivas frente a productos ricos en protenas producidos en la regin y se requiere que el 100% de ellos aprenda a preparar dietas alimenticias con estos productos que estn a su alcance y que adquieran actitudes positivas frente a esta nueva forma de alimentacin.

3. Necesidad como desequilibrio derivado de un contexto La necesidad surge dentro de un contexto y como resultante de interacciones que se dan dentro de este. Podemos, por tanto, afirmar que la necesidad es una resultante de una estructura y que, para su identificacin, debe mirarse el todo en su conjunto.

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Necesidades. Por esto es importante preguntarse por la relacin que tiene la necesidad con factores de orden legal. Algunas veces las necesidades son secuencias de cambios a nivel de las estructuras administrativas, como modificaciones de los organigramas o estructuras jerrquicas, o de cambios en las funciones o en los procedimientos. Por esto es importante preguntarse por la relacin entre eventuales cambios institucionales y la aparicin de una necesidad. Como. Los determinantes modales de las necesidades son tambin importantes. Es importante conocer los sntomas de la necesidad y mostrar sus caractersticas. Estas pueden ser cuantitativas o cualitativas, pero, en todo caso, se deben tomar en forma relativa. Ejemplo. De caracterstica cuantitativa. Una comunidad tiene un alfabetismo del 80%. Este valor es escandaloso si se compara con una ciudad cosmopolita de fines del siglo xx. Pero sera muy otra la situacin si se refiriera a la misma ciudad, pero en el ao 1500 de nuestra era. Si nos ubicamos en una comunidad indgena de la amazonia, este dato se interpretar con otro significado. Ejemplo. De caractersticas cualitativa. Lo cualitativo no se opone a lo cuantitativo. Simplemente que a veces no sabemos medir una caracterstica o no estn importantes. Nos podemos encontrar con una comunidad donde los padres carecen de actitudes positivas frente a la lectura y por supuesto, los hijos tambin. Esta necesidad puede estar asociada con el tipo de recreacin de los adultos y de ocupacin, a la vez que se caracteriza y relaciona con otras dimensiones de la vida de las personas. 4. Necesidades derivadas de la dinmica cultural. Uno de los factores que con mayor evidencia influye sobre la generacin de necesidades es la cultura de las personas. Toda persona tiene una cultura como tiene una estructura gentica. Esta cultura se manifiesta en su cosmovisin o forma de dar explicacin a los sucesos de orden natural en sus creencias; en sus hbitos; en la forma de ver e interactuar con las dems personas. Por esta razn es fundamental

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El contexto tiene dimensiones culturales, biolgicas, ambientales, sociales, econmicas, polticas. La mirada cuidadosa al contexto permite a quien disea un proyecto una percepcin real de la necesidad y vincular la identificacin de la necesidad con la formulacin y solucin del problema. En la descripcin del contexto podramos considerar algunos pasos de utilidad. Quien, donde, cuando y como. Las necesidades como las entendemos aqu son fundamentalmente humanas, razn por la cual su contextualizacin forzosamente nos lleva a respondernos a estas cuatro preguntas. Quin. Quienes tienen la necesidad. Cules son las caractersticas ms importantes de los sujetos involucrados en la situacin. Su edad, nivel cultural, nivel econmico, antecedentes. Cul es el nivel de conciencia que tienen las diferentes personas involucradas a cerca de la necesidad. En su jerarqua de valores que tan importante es satisfacerla. Dnde. El lugar donde los actores (o pacientes) de las necesidades que se pretende satisfacer con u proyecto determina o, al menos, condiciona la aparicin de la necesidad en cuestin. El lugar o ubicacin no es solo el espacio fsico sino una serie de factores que lo acompaan. Es por esto que un anlisis de ubicacin est acompaado de anlisis complementarios como son: el clima, sistema econmico, vas y sistemas de comunicacin, caractersticas demogrficas como densidad de poblacin y crecimiento demogrfico. Cuando. Las necesidades humanas tienen su historia. Desde cuando se presenta esta necesidad? .Cual ha sido la evolucin, mirando los factores que la generan y aquellos que la contrarrestan? De qu orden son estos factores: biolgicos, fsicos, qumicos, culturales, econmicos, polticos? . Muchas necesidades surgen de cambios en las instituciones. Por ejemplo los cambios de legislacin pueden generar necesidades antes no percibidas, aun suponiendo que las normas son en s una respuesta a

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Preguntarse por la relacin entre la cultura y la percepcin de la necesidad que se quiere satisfacer: preguntarse que la relacin tiene esta necesidad con factores culturales como valores, creencias, conocimientos y hbitos. 5. Relacin entre necesidad y problema En la prctica se confunde necesidad con problema. En un anlisis cuidadoso de trminos, el problema es una pregunta, la necesidad es un estado de un sistema que se satisface cuando se alcanza un estado de equilibrio. El problema es una pregunta que puede referirse a las caractersticas de la necesidad, a sus causas, o a los procesos seguidos para satisfacer la necesidad. La pregunta fundamental en el diseo de un proyecto tiene que ver con este ltimo. Teniendo en cuenta que la pregunta fundamental es el diseo de un proyecto tiene la forma como lograr, que la situacin inicial (necesidad) se transforme en una situacin de equilibrio (satisfaccin), podemos expresar la estructura lgica de un problema de la siguiente forma: La secuencia de acciones X1, X2,.., Xn, Asegura que la necesidad en cuestin se satisfaga? , si la respuesta es si, el conjunto de acciones especificado es la solucin; de lo contrario hay que pensar el problema de otra manera. Por esta, razn los proyectos se definen como estructuras de acciones regidas por las acciones de precedencia y simultaneidad como se ver ms adelante al estudiar las matrices de actividades, diagramas de gant y PERT. Ejercicio. Este ejercicio pretende profundizar en el proceso de valoracin de necesidades y la formulacin del problema

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Piense en un posible proyecto y responda el siguiente cuestionario: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cul es la poblacin afectada? A qu grupo ms amplio pertenece esta poblacin? A que subgrupo de la poblacin va a beneficiar el proyecto? Qu necesidad se va a resolver? Cules son las causas de la necesidad? Cules son las consecuencias de la no satisfaccin de la necesidad? Donde est ubicada geogrficamente la necesidad? Con que criterios se defini la necesidad? Datos cuantitativos? Datos cualitativos? Cules? 9. Que tan generalizada es la situacin? 10. Que personas son consientes de la necesidad? 11. Que opiniones existen a cerca de esta necesidad? 12. Desde cuando se presenta esta necesidad? 13. La necesidad es de carcter permanente. Cclico o espordico? 14. Como evolucionara la situacin de no resolverla? 15. Que experiencias conocidas pueden dar luces para resolver el problema? 16. Que caractersticas socioeconmicas tienen la poblacin afectada? 17. Qu diferencias hay entre la poblacin afectada y no afectada? 18. Que caractersticas de edad y sexo tiene la poblacin afectada? 19. Que entidades o personas han intentado satisfacer esta necesidad? Y cules han sido sus resultados? 20. Que caractersticas debe tener la solucin para que sea bien aceptada? 21. Que recursos de orden tcnico requiere la satisfaccin de esta necesidad? 22. Donde se pueden ubicar estos recursos? 23. Como define el problema que va a resolver? 24. Definido el problema, cuales son las alternativas de solucin? 25. Analice de los pros y contras de cada solucin.

2 Este cuestionario sigue las pautas del manual de identificacin, preparacin y evaluacin de proyectos. Departamento Nacional de Planeacin, 1992.

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5.2.

Administracin del proyecto

Todo proyecto, es un diseo, adems de indicar los aspectos tcnicos y cientficos del tema y problema propuestos, el cual obedece a sus objetivos, debe contemplar adems los aspectos logsticos del mismo, es decir, como se va a lograr la realizacin del proyecto, para lo cual es la parte administrativa del mismo se indica el manejo de los recursos, del tiempo y del presupuesto para el desarrollo de las diversas actividades del proyecto. Si los aspectos cientfico-tcnicos del proyecto de investigacin se refieren a los elementos estructurales propios de la investigacin cientfica contenidos en su definicin, los aspectos de administracin y control del proyecto hacen referencia a la estrategia operativa del proyecto. En ellos e programan las actividades, los recursos humanos, materiales y financieros, as como el tiempo requerido para poder llevar a cabo el proyecto de investigacin. Los aspectos de administracin y control pueden considerarse comunes a cualquier trabajo que se planifique y programe antes de realizarse.

Actividades A B C D E F

Barras de duracin

5.2.1.

Cronograma Es la descripcin de las actividades en relacin con el tiempo en el cual se van a desarrollar, lo cual implica, primero que todo, determinar con precisin cules son esas actividades, a partir de los aspectos tcnicos presentados en el proyecto. De acuerdo con los recursos, el tiempo total y el equipo humano con que se cuenta, se calcula para cada uno de ellos el tiempo en el cual habr de ser desarrolladas; este clculo debe hacerse en horas/hombre y debe presentarse cierta tolerancia para efectos de imprevisto. Para la presentacin del cronograma se utilizan generalmente diagramas, lo cual permite visualizar el tiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos en que hay varias actividades en un mismo tiempo. Los diagramas de uso ms comunes son las barras, conocidos con el nombre de diagrama de Gantt, y que se utilizan en proyectos sencillos. Para proyectos de mayor complejidad, y a partir de la teora de sistemas, se utilizan los diagramas de flechas o redes como el PERT y el CPM.

Tiempo

En el grafico anterior podemos apreciar cmo el proyecto hipottico planteado, que consta de las actividades A, B, C, D, E y E tendr una duracin total de seis meses, que es la unidad de tiempo seleccionada para la programacin. La actividad A es la primera y copar los dos primeros meses de trabajo. Esta actividad parece ser prerrequisito para las dems actividades posteriores, pues slo a su terminacin se iniciarn otras actividades. La actividad B, que dura un mes, se puede comenzar simultneamente con la actividad C, que dura dos meses. Slo a la terminacin de esta ltima se podrn emprender otras acciones. Las actividades D y E se pueden realizar simultneamente y duran cada una un mes. Al trmino de estas se puede emprender la actividad F, que es la ltima y durar un mes. A continuacin presentaremos otras formas usuales de cronogramas.

Para la mayora de los proyectos cuyo grado de complejidad no es demasiado grande, el cronograma de actividades se construye utilizando el diagrama de barras. Este consiste en un grafico de coordenadas cartesianas, en el cual las actividades a realizar se listan en el eje de las ordenadas; y el tiempo asignado de ellas, que ocupa el eje de las abscisas, se representan por barra

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CRONOGRAMA 1995-1996

CRONOGRAMA DE 1995-1996

meses y semanas

10

11

Actividades es

ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV FEB MAR ABR

Revisin de instrumentos Estudio piloto

Anlisis piloto

Rediseo

Muestreo

Trabajo de campo Procesamiento de datos Anlisis

MESES Y SEMANAS

Informe final

ACTIVIDADES
REVISION DE INSTRUMENTOS ESTUDIO PILOTO PROCESAMIENTO DE DATOS ANALISIS PILOTO TRABAJO DE CAMPO

La anterior forma es sin duda la ms comn y la que ms se facilita al investigador para presentar su cronograma de actividades. Otras formas pueden ser: Diagramas de barra, pueden ser verticales u horizontales, circulares o piediagramas, y se estructuran a partir de coordenadas cartesianas.

ANALISIS REDISEO INFORME FINAL MUESTREO

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Cronograma de actividades DURACION MESES

N ACTIVIDADES
DURACION MESES

DURACION MESES

Utilizar hoja adicional cuando el tiempo derealizacion sea mayor de 12 meses

A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L.

Disear la encuesta (4 meses). Imprimir formulario piloto (1 semana). Realizar estudio piloto (1 semana) Redisear la encuesta (2 semanas) Imprimir formulario definitivo (2 semanas) Establecer cifras con personal de la muestra (8 semanas) Seleccionar los encuestadores (1 semana) Entrenar encuestadores (2 semanas) Aplicar la encuesta (3 semanas) Codificar informacin (2 semanas) Efectuar los anlisis (5 semanas) Redactar informe final (3 semanas)

Formato Colciencias

5.2.1.1. El mtodo CPM El primer paso para la elaboracin de diagramas de mtodo crtico (CPM) al igual que en cualquier diagrama es la identificacin y lista de las diversas actividades. En segundo lugar debe procederse a analizar la secuencia lgica que existe entre ellas, respondiendo las preguntas: qu actividades proceden? Qu actividades siguen? Cules pueden realizarse simultneamente? Es evidente que respetando siempre la lgica general de un proceso, muchas veces existen diversas alternativas de programacin. Una programacin lineal de actividades generalmente significa una mayor duracin total del proceso; por esa razn el anlisis de la simultaneidad de acciones permite evitar programaciones lineales y, por tanto, optimizar los recursos y el tiempo. Para realizar mejor este paso, es conveniente utilizar una tabla de anlisis de secuencia. En la columna del centro se coloca la actividad planificada y en las columnas de izquierda y derecha se sealan la olas actividades que, segn la lgica del proceso, sean anteriores o posteriores a ella. A manera de ejemplo, supongamos que luego de disear los aspectos cientficos de un proyecto de investigacin, la siguiente es la lista de actividades que deben realizarse, con sus tiempos ms probables de duracin:

Esta lista contiene la secuencia que en primeras instancias nos parece lgica. Si realizamos la programacin de actividades en forma lineal (una tras otra), el proyecto se demorara un total de 34 semanas. Un anlisis de las secuencias nos puede posiblemente acortar el tiempo, dividiendo responsabilidades y realizando actividades paralelamente. Veamos la tabla de anlisis que se utilizo. Tabla de analisis de secuencia
ACTIVIDADES LOGICAS ANTERIORES A B C D G E,F,H I J K Tiempo en semanas. ACTIVIDADES PLANIFICADAS ORDEN A B C D E F G H I J K L DETALLE Disear encuesta imprimir formulario piloto Realizar estudio piloto Redisear encuesta Imprimir encuesta Establecer citas Seleccionar encuestadores Entrenar encuestadores Aplicar encuesta Codificar informacion Efectuar analisis Redactar informe DURACION 4 1 1 2 2 8 1 2 3 2 5 3 ACTIVIDADES LOSGICAS POSTERIORES B C D E I I H I J K L -

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J. Codificar

K. Analisis

L. Informe

a. En los diagramas CPM, un nuevo evento es el instante en el cual comienza o termina una actividad. En s mismo el evento no involucra ni tiempo ni recursos. Estos son propios de las actividades. En el diagrama CPM los eventos se representan por crculos, y se enumeran con dgitos en la parte superior dentro del crculo. Es aconsejable dar los nmeros ms bajos a los eventos del comienzo, y los ms altos a los eventos del final del proyecto.

DIAGRAMA CPM DEL PLAN DE ACTIVIDADES

H. entrenar encuestadores

En la lgica absoluta del proceso, las actividades A, F y G no tienen prerrequisitos, sin embargo, la actividad A debe realizarse lgicamente antes de B, la actividad F en cualquier momento anterior a I y la actividad C en cualquier momento anterior a H. al programarlas se tienen diversas opciones lgicas. Entre todas ellas debe seleccionarse la que convenga ms al proyecto. En este caso, la duracin total del proyecto depender de la ubicacin que se es de dentro de la lgica optativa o de programacin que se emplee. De otra parte, el anlisis nos indica que para poder emprender la aplicacin de la encuesta (actividad 1) debe haberse realizado anteriormente como prerrequisitos de las actividades E, F y H. Efectuado el anlisis de secuencia de las actividades, se procede en cuanto lugar a efectuar el diagrama de flechas o la red. Para ello debern tenerse en cuenta los siguientes principios o reglas.

050

C. Estudio piloto A. Disear encuesta B. Imprimir

000

b.

c.

Evento Los diagramas CPM se disean y leen de izquierda a derecha, y deben partir de un evento inicial y llegar a un evento final, que representan los instantes de inicio y conclusin del proyecto. Estos dos son necesarios para que la primera y ltima actividad (flechas) partan y lleguen adecuadamente. En los diagramas CPM cada actividad se representan por una FLECHA que une dos eventos. Las flechas no son vectores. Su longitud puede ser cualquiera, pues la duracin de la actividad se indica numricamente colocando las unidades de tiempo debajo de las flechas. Sin embargo, para efectos de visualizacin, es aconsejable hacer el grafico proporcionalmente. El nombre de la actividad se coloca por encima de la flecha. En ocasiones se acostumbra denominarlas con los nmeros de los eventos de donde parten y a donde llegan, o con 5.2.1.2. letras

La tcnica PERT.

D.Redisea r encuesta

E. Imprimir

F. Aplicar encuesta

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El segundo tipo de diagramas de flechas o de redes es la tcnica PERT. La forma de disearlo es semejante a la explicada para la CPM. La diferencia bsica consiste en que en la tcnica PERT la duracin de cada actividad se calcula matemticamente. Los dems pasos son idnticos. Con la tcnica PERT, tambin se puede calcular la probabilidad de que la programacin efectuada se cumpla. Vemoslo. El clculo de la duracin de cada actividad se efecta asignndole con base en las experiencias anteriores, tres valores: tiempo optimista (to), es decir, en el mejor de los casos la actividad durara, un tiempo medio probable (tm); y un tiempo pesimista (tp), es decir, en el peor de los casos la actividad durara. Hagamos una tabla retomando el proyecto planteado en el CPM. Valor esperado de duracin de una actividad Tabla de asignacin de tiempo de las actividades (en semanas) Donde to es el tiempo optimista asignado, tmes el tiempo medio asignado y tp es el tiempo pesimista. El diagrama PERT se disea de forma semejante al CPM, pero por debajo de la flecha se indican los valores esperados de duracin de cada actividad. La ruta critica y el valor esperado de terminacin del proyecto (Vet) se calcula siguiendo la tcnica de los momentos ms tempranos y tardos, tal como se describi para el mtodo CPM. Tabla para el clculo de la duracin de las actividades

Pues bien, basados en la distribucin beta de los valores se ha podido establecer una frmula para calcular el valor esperado (Ve) de la duracin de una actividad. Es la siguiente:

Si graficamos los datos asignados a cualquiera de las actividades, encontramos que tienen una distribucin semejante a la del grafico que presentamos, lo que se denomina una distribucin beta. La curva siempre va ms hacia el lado de los tiempos pesimistas.

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Ya estos procedimientos estadsticos son de gran ayuda para la programacin de las actividades. Pero la tcnica PERT nos permite, adems, saber la varianza de cada una de las actividades crticas (2) as como las Desviacin estndar del valor esperado de terminacin del proyecto (at). Nuevamente basados en la distribucin beta de los valores, se han podido establecer formulas para su clculo. Son las siguientes: Varianza de cada actividad critica

5.2.2.

Elaboracin del presupuesto

Presupuestar o elaborar un presupuesto significa, en general, efectuar el cmputo de los gastos o ingresos, o de unos y otros, que necesaria o probablemente han de resultar al realizarse una actividad. Tal como lo seala la misma etimologa del trmino pre-supuesto, este es un cmputo anticipado de los costos de esa obra o actividad, que se elabora sobre la base de unos supuestos y unos motivos determinados. Si el proyecto se justifica y planifican los diferentes elementos cientficotcnicos y se organizan las diversas actividades, es indispensable igualmente justificar y establecer una estrategia para la consecucin de los recursos financieros, que permitan llevar a cabo la investigacin. Esta estrategia de financiacin comprende el clculo detallado de cada uno de los costos que, para una mayor comprensin y facilidad de control, se agrupan por rubros o ttulos; as como la distribucin o cargo de cada uno de ellos a una o diversas entidades, de acuerdo con la polticas y criterios de financiacin. El procedimiento para la elaboracin del presupuesto sigue ese mismo orden: inicialmente se hace el clculo detallado de cada uno de los rubros y renglones de gasto. En segundo lugar, y terminada la operacin anterior, se procede a la distribucin de los costos por fuentes de financiamiento o entidades a las cuales se considere pertinente presentarles solicitud. El criterio para la distribucin no puede ser otro que las polticas y normas fijadas por cada una de esas entidades, so pena de no obtener los recursos a ellas solicitados. En el desarrollo de una investigacin cientfica intervienen dos tipos de gastos: unos costos directamente imputables al proyecto; y unos costos indirectos. Como su nombre lo indica, los costos directamente imputables al proyecto son fcilmente identificables, pues son producidos en el desarrollo de las actividades especficas de la investigacin. Ellos son: el personal investigativo de planta que lleva a cabo las actividades del proyecto; los elementos de consumo; los equipos cientficos necesarios para realizar esas actividades; y una serie de gastos varios por servicios especficos presentados por la institucin, o que se contratan con personas naturales o jurdicas diferentes a ella, para llevar a cabo determinadas tareas del proyecto. El clculo de los rubros directos es relativamente fcil pues viene dado por parmetros objetivos y claros, tales como cotizaciones comerciales, contratos de prestacin de servicios, cuentas de cobro o facturas (caso de materiales, equipos y el pago de servicios) o existen un contrato laboral y una asignacin

Desviacin estndar del valor esperado De terminacin del proyecto.

Pues bien, si el numero de actividades de la ruta critica es suficientemente grande (por eso insistimos en que la tcnica PERT es solo aplicable en proyectos complejos), de acuerdo con la teora del lmite central, podemos construir una curva normal de distribucin de frecuencias sobre el valor esperado de terminacin del proyecto. Con ello podemos conocer lmites de dispersin de la curva normal, con las tres desviaciones estndar de cada lado del valor esperado de terminacin del proyecto.

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De funciones y salarios formalmente establecidos por la institucin, as como unas actividades investigativas planteadas en el proyecto. No sucede as con una serie de costos indirectos al proyecto, tales como el pago de servicios administrativos, de secretaria, los servicios de telfono, luz, agua, aseo, mensajera, etc., sin los cuales no es posible que el investigador se dedique a su tarea de investigar, en una divisin de funciones. Pero, Qu cantidad de costos es atribuible al proyecto? De otra parte, adems del salario que recibe el investigador por adelantar su proyecto, a l tambin hay que pegarle una serie de prestaciones sociales legales y extralegales, primas, cesantas, hacer los pagos de ley a instituciones que garantizan la seguridad social (ISS, ICBF, SENA). Estos son tambin costos indirectos del proyecto. Pero, Cmo calcularlos y que montos de ellos cargarle al proyecto? Es muy comn encontrar que los costos indirectos o no se tienen en cuenta, o se calculan de una manera subjetiva, cobrando un porcentaje arbitrario (0.1%, 1%, 10%, 50%...) del valor total del proyecto. Hecho que desdice de la calidad del mismo, pues formular un proyecto es sinnimo de planificar objetiva y cuidadosamente. Adems un clculo tan subjetivo y arbitrario no conviene a las instituciones que financian proyectos, por no presentar parmetros validos de evaluacin de esos porcentajes; ni conviene a la institucin que realiza el proyecto, que de todas formas deber recibir ingresos correctos para cubrir exactamente esos gastos. El rubro o capitulo de salarios del personal investigativo de planta en la institucin, est compuesto bsicamente por los siguientes renglones: un investigador principal, que es el orientador y responsable de los diferentes aspectos del proyecto; unos co-investigadores; y unos auxiliares de investigacin. El clculo del costo de salarios en cada uno de estos renglones est determinado por los siguientes cuatro factores: nmero de personas de ese rengln (n); salario mensual devengado (s); dedicacin real de tiempo al proyecto (t); y la duracin total de su trabajo (d). El costo (c) imputable al proyecto es el producto de esos factores. Costo salarial del personal investigativo c= n. s. t. d.

Quiere decir que, aunque ese investigador reciba de su institucin por concepto de salarios durante los seis meses una suma de $9.600.000, 00, al proyecto no se puede imputar sino la mitad, pues por las maanas el cumple en la institucin otras labores diferentes al proyecto, (quiz dicta clases o se dedica a otro proyecto diferente). De forma semejante se hacen clculos para cada regin de ese rubro (para co-investigadores y auxiliares de investigacin). Es conveniente advertir que al captulo de personal investigativo no pertenece, ni el personal de la institucin que no cumple funciones de investigacin (secretarias, porteros, mensajeros, administradores, etc.), ni aquellas personas que no son de planta de la institucin y a las cuales se contrata para prestar un servicio especfico. En sentido estricto, estos gastos deben reportarse en el rubro de costos indirectos y el rubro de gastos varios por servicios, respectivamente. El rubro o capitulo de los elementos de consumo, como su nombre lo indica, est compuesto por todos aquellos materiales fungibles o que se acaban en desarrollo del proyecto, tales como papelera, reactivos, alimentos para animales, cintas para grabadoras, rollos fotogrficos, as como aquellos utensilios, cosas o incluso animales que siendo empleados en el proyecto se acaban, o quedan inservibles despus. Su clculo esta dado por el producto entre el nmero de unidades (n) y el precio unitario (p) y siempre debe ir acompaado por cotizaciones que lo respalden, las cuales se anexan al proyecto. Costo de los elementos de consumo c = n. p.

El rubro de equipos est constituido por aquellos instrumentos que no se consumen durante la realizacin del proyecto, pero cuyo uso temporal es indispensable. Estos pueden ser microscopios, grabadoras, filmadoras, espectrofotmetros, motoniveladoras, gras, o incluso animales, parte de cuyo costo es recuperable despus del proyecto. El costo (c) imputable al proyecto, en sentido estricto, esta dado por el tiempo de uso en el proyecto (t) y el precio promedio comercial del uso del instrumento o del equipo por una unidad de tiempo cualquiera (p) (horas, das, meses, etc.). Tambin se calcula por la diferencia entre el precio de compra (pc) y el precio de venta (pv) luego de su uso. Costo de uso de equipos c = t. p. c= pc pv Esta segunda formula elemental de clculo es particularmente utilizada cuando, debindose comprar un equipo indispensable para el desarrollo de la investigacin se considera que no es necesaria su conservacin por mltiples

Veamos un ejemplo hipottico. Supongamos que un investigador de una institucin cualquiera, que devenga un salario mensual de $ 1.600.000.00, se dedicara por las tardes durante seis meses a un proyecto de investigacin. Entonces el costo salarial imputable a ese proyecto ser: C= 1 x 1.600.000 x x 6 = 4.800.000

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razones. Su uso ms comn es en proyectos de experimentacin con animales de valor comercial significativo y que son susceptibles de ser vendidos despus del proyecto. En ocasiones, algunas entidades de fomento y financiacin de investigaciones como es el caso particular del ICFES, como una manera de contribuir al desarrollo de la infraestructura investigativa tcnica de las instituciones, admiten solicitar la compra del equipo, que posteriormente es donado o dejado en usufructo. En este caso particular, el costo es establecido por el nmero de unidades y el precio unitario de las mismas, segn las cotizaciones comerciales ms favorables, como se explico para los elementos fungibles. En estos casos la entidad financiera especificara la propiedad de ese equipo. En el rubro de gastos varios por servicios, se comprenden todos aquellos pagos por servicios especficos para el desarrollo del proyecto, prestados por la institucin, o por personas naturales o jurdicas diferentes a ellas, tales como: servicios por tabulacin de informacin; por hospedaje y alimentacin; por impresin de materiales; por asesora cientfica o tcnica; por pago a encuestadores, promotores, etc., contratados por el proyecto. El costo de todos estos servicios especficos se establece, generalmente, por el producto entre el nmero de unidades y el precio unitario comercial. Cuando es prestado por personas naturales o jurdicas diferentes o no pertenecientes a la entidad, debern adjuntarse cotizaciones o contratos. As por ejemplo: tabulacin de informacin a $80.00 cada registro, para un promedio de 20.000 registros, igual a $1.600.000.00 costo tres horas de CPU para anlisis de datos a $500.000 .00 hora de CPU, igual a $1.500.000,00 pago por aplicacin de 7.500 encuestas a $4.000, 00 encuesta, igual a $30.000.000,00 Pago de un asesor tcnico para entrenamiento en el manejo del equipo que se adquiera, igual a $1.800.000,00 pago de sus tiquetes areos en la ruta Bogot Montera, a razn de $300.000,00 promedio por unidad, igual a $1.800.000,00 pago por alojamiento y comida para dos personas durante dos das, a razn de $80.000,00 da, igual a $320.000,00 Insistimos en que el rubro o capitulo de gastos por pago de servicios debern ir registrados los pagos al personal cientfico o tcnico no perteneciente a la institucin que el proyecto, y que prestan bajo contrato un servicio

especifico. Esto no solo es conveniente por la definicin misma de los rubros, sino para facilitar el clculo de los costos indirectos del proyecto. Los costos indirectos son llamados en ingles overead, es decir una sobrecarga a la cabeza de cada investigador. La forma objetiva ms adecuada para su clculo es por medio del factor multiplicador de costos indirectos propios de cada institucin. Este factor multiplicador es aplicable a los salarios del personal investigativo del proyecto. Es calculado por la institucin y proporcionado al investigador para la formulacin de los proyectos. En seguida indicaremos los principios bsicos para su clculo. Veamos un ejemplo: si hechos los clculos, una institucin encuentra que por conceptos de gastos administrativos totales (secretaria, administracin, servicios generales, etc.) y por conceptos de prestaciones sociales y transferencias, que son los dos componentes bsicos de los costos indirectos, por cada salario del personal investigativo se incurre en gastos equivalentes al 2.5 de los salarios que se les pagan (es decir se trabaja con un multiplicador u overead de 2.5) a cada uno de los renglones del personal investigativo se pagan estos montos por costos indirectos. Planteemos los salarios del personal investigativo de un proyecto hipottico de la siguiente forma, y calculemos en consecuencia los costos indirectos: 1. Investigador principal $1.600.000,00 de salario dedicacin medio tiempo, trabaja seis meses Costos indirectos (multiplicador) Co-investigadores $1.200.000,00 de salario, Dedicacin medio tiempo, trabaja c/u 3 meses Costos indirectos (multiplicador 2.5) Auxiliar investigativo (laboratorista) $500.000,00 salario, tiempo completo, 4 meses Costos indirectos (multiplicador 2.5)

$4.800.000,00 $12.000.000,00 $2.400.000,00 $6.000.000, 00 $2.000.000,00 $5.000.000, 00

2.

1.

Reiteramos que dentro del multiplicador de costos indirectos esta contenido el pago de las secretarias, aseadoras, mensajeros, servicios generales y de administracin, as como las prestaciones sociales y transferencias o pagos de ley a las instituciones de bienestar social. Por tal razn, no deben cobrarse nuevamente en forma aparte. De esta forma hemos cumplido el clculo de los costos indirectos, el segundo paso en la elaboracin del presupuesto es plantearse una estrategia general, para conseguir la financiacin. Si se considera que el proyecto puede ser financiado totalmente por una sola entidad (la misma donde se ejecutara la investigacin u otra diferente),

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Entonces en este caso, el segundo paso no modifica en nada lo hecho en el primero. Tan solo se dirigir la propuesta a esa entidad. Veamos como quedara el presupuesto de un proyecto hipottico al cual se busca financiacin de una sola entidad. PRESUPUESTO

Pero si podemos que los proponentes de este proyecto hipottico hubieran decidido que lo ms conveniente era buscar la cofinanciacin del proyecto por parte de la entidad quelo realizara (una universidad por ejemplo), el ICFES y el laboratorio farmacutico, entonces se estudian las normas financieras de estas entidades, asignndoles a cada una los rubros y renglones que probablemente financiaran. Es muy importante dejar consignado en el documento del proyecto la distribucin de los costos, con la finalidad de hacerla conocer de todas las entidades a las cuales se dirige la solitud de financiacin. De esta forma cada entidad sabe que le ha sido solicitado y que montos financiaran las otras. Dados los costos cada vez ms elevados de los proyectos de investigacin y la relativa escases de recursos de las diferentes entidades financieras de proyectos, ante la creciente demanda por parte de los investigadores, la estrategia de cofinanciacin de los costos es cada vez ms necesaria. Por otra parte, debe tenerse en cuenta que, si bien existen entidades especializadas en el fomento y financiacin de investigaciones, no debemos olvidar que nosotros podemos convertir a cualquier entidad gubernamental o privada, de servicios de produccin, en entidades que financien total o parcialmente propuestas de investigacin. Quizs una de las funciones ms importantes de redactar un buen documento de proyecto, adems de servir de gua para la ejecucin de la investigacin, consiste en garantizar la consecucin de los necesarios recursos financieros para llevar a feliz trmino la bsqueda de nuevos conocimientos. En la pgina siguiente puede apreciarse la distribucin hipottica del presupuesto entre las tres entidades indicadas en el ejemplo que se viene presentando. Como se puede apreciar, la estrategia fue la siguiente: a la institucin que realiza el proyecto (una universidad) se le cargaron todos los costos indirectos; el ICFES se le solicita la totalidad de los costos de materiales y equipos (que dentro de sus polticas de financiacin de investigacin de docentes universitarios es lo prioritario); y a los laboratorios y se les solicita financiar los salarios del personal investigativo

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EL FACTOR MULTIPLICADOR DE COSTOS INDIRECTOS. El factor multiplicador de costos indirectos es, como su nombre lo indica, una sobrecarga diferente a los costos directamente causados por las actividades del proyecto, pero que debe cubrirse como condicin para que esas actividades se puedan llevar a cabo. Los costos indirectos estn bsicamente constituidos por las prestaciones sociales legales y extralegales que amparan al personal investigativo; y por los costos de administracin, secretaria y de servicios generales y de operacin de la institucin. La forma de calcularlos es porcentualmente. Para ello se toman como base los salarios del investigador, equivalente al 100%. Veamos inicialmente un ejemplo para el clculo del porcentaje de las prestaciones sociales. Cada ao hay que pagar una prima legal de navidad, que equivale a una docena (1/12) del total de los sueldos devengados por el trabajador en el ao, ms de los factores salariales tales como auxilio de alimentacin, de transporte, gastos de representacin, etc. La frmula para su clculo, segn est definida en la ley seria:

Dada la simplificacin del ejemplo, tomemos solo los sueldos como el 100%, sin considerar el porcentaje a que equivalen en un caso especfico cualquiera los factores salariales. Entonces tendramos que la prima de navidad equivale a un mnimo de

De forma similar se calculan los porcentajes de las diferentes prestaciones sociales. Las principales serian:

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Tendramosas que las bases para calcular el factor multiplicador de esa empresa seria 50% como sobrecarga por prestaciones sociales y 85% por gastos generales y de administracin, es decir un total de 135% .lo que significa que esta esa empresa hipottica trabaja con un factor multiplicador de Costos equivalentes a 1.35. Estemultiplicador se aplica a los salarios del personal investigativo de Planta. El detalle del clculo de este factor se adjunta, generalmente, como un componente de la informacin de los aspectos infraestructurales de la instituCion que trataremos a continuacin. A continuacin se presentan los formatos que para elaboracin de presaPuestos adjunta Colciencias en su forma S-1 (solicitud de financiamiento) , bajo el titulo: formulario de solicitud de financiamientos de proyectos. El cual fue distribuido en universidades y centros e investigacin con motivo del plan de concentracin nacional de ciencias y tecnologa para el desarrollo.

ASPECTOS FINANCIEROS DEL PROYECTO Costos total desglosado por rubros fuentes (miles de $) Fuentes Rubros Personal nacional Especialistas Profesionales Auxiliares Personal de apoyo Consultores Personal internacional consultores Adquisicin de equipos Uso de equipo propio Equipo de arrendamiento Material de laboratorio Material bibliogrfico Construcciones Viajes tcnicos nacionales Viajes tcnicos internacionales Alquiler y/o adquisiciones medios de transporte Servicios tcnicos especiales Mantenimiento y suministros Otros gastos e insumos Total % Colciencias Otras entidades Contrapartida total

100.0

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a. b. c. d.

e. f. g.

h.

Prima legal de navidad un. Prima semestral un. Cesanta anual un. Pago empresarial (transferencia) Por seguros sociales (ISO caja Nacional) un. Pago empresarial (transferencia) Por subsidio familiar y SENA. Un. Pago de subsidio de alimentacin, Trasporte y otros susidios (Sin contar gastos de transporte) ap. Prima de vacaciones

El porcentaje de los costos de operacin se calcula comparando los costos Es de cada rubro frente al promedio general de los costos salariales del anal investigativo. As por ejemplo, si la nomina mensual promedio del personal investigativo no institucional es de %24.000.000,00 y, los costos arrendamiento son de 000.000,00 mensuales, estos representan el 15% de los salarios de los Sitiadores, este ser entonces el porcentaje que se carga sobre los Ros del personal investigativo por concepto de pago de arrendamientos. Orna semejante se calculan los dems costos. Veamos el caso hipottico de una empresa con los porcentajes mnimos Ella calculados. Costos de pago de arrendamiento Costos de servicios generales, dotacin y Mantenimiento de oficinas Discriminada as: -agua, luz, telfono. - papelera y tiles de oficio. - mantenimiento oficinas - mantenimiento de equipos - Documentacintcnica y suscriptores de revistas - seguros personales, incendio y robo -transporte local del personal - depreciacin equipos 4.0% 1.0% 0.5% 5.0% 2.0% 1.0% 1.0% 5.5% 15% 20%

Ti:

As las cosas, el recargo por prestaciones se Del 50% sobre los salarios. De otra parte, hay que realizar el clculo de Secretaria, servicios generales de operacin. Con diferentes para CADinstitucin y no son Buena medidade andn de mltiples variables Proyectos que realice, grado de cumplimiento en General de los costos de operacin de la empresa Y acometividad de una institucinest dada por Que presente.

Costos del personal administrativo, de secretaria, De aseo, de vigilancia de mantenimiento Y aquellos no facturados como personal investigativo. Costos de preparaciny edicin de propuestas

30% 5%

1. cuando la empresa es privada hay que calcular un Cesanta, ya que esta se liquida sobre el ultimo su Aproximadamente. 2. Este porcentaje es diferente de aquel que se descuenta El porcentaje equivale al monto adicional que paga.

Costos de plizas de garantas y cumplimiento, As como legalizacin de los contratos Fondo para asistencia a eventos, pasantas De trabajos y apoyo al personal investigativo TOTAL:

5%

10% 85%

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Descripcin detallada del personal requerido Adquisicin de equipos: justificacin

N NOMBRES Y APELLIDOS profesinbsica postgrado funcinbsica dentro del proyecto Dedicacin h/semanales Duracin Costos (meses) (miles - $ )

Descripcin de construcciones

Descripcin equipos requeridos Descripcin de otros rubros

descripcin del equipo propsito fundamental del equipo en el proyecto actividades en las cuales se utiliza el equipo costo miles de pesos Importa. Ambo Total

Descripcin en los rubros a pagar en dlares

Cronograma de de rembolsos por rubros y por fuente

AO 1 OTRS ENTIDADES AO 2 otras entidades

RUBRO profesionales especialistas consulltores personal internacional perosonal de apoyo manual de laboratorio mantenimiento otros entradas entradas sociedad

COLCIENCIAS

CONTRA PARTICA

SUB TOTAL

colciencias

contra partida

sub total

TOTAL

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