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CONTENIDO UNIDAD V: SISTEMAS DE REGISTRO 5.1 Sistema de registro de mercancas ...03 5.1.1 Sistema de inventarios perpetuos..04 5.

2 Mtodos de valuacin de inventario10 5.3 Balanza de comprobacin..12 5.4 Catlogo de cuentas15 5.5 Sistema de plizas en software17 UNIDAD VI: ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA 6.1 Concepto y clasificacin de los mtodos de anlisis. 25 6.1.1 Mtodo de porcientos integrales...27 6.1.2 Mtodo de razones financieras..29 6.1.3 Mtodo de tendencias..32 BIBLIOGRAFA34

UNIDAD V: SISTEMAS DE REGISTRO 5.1 sistemas de registro de mercancas LIBRO DIARIO Es un registro cronolgico de las transacciones en que participa la empresa. En l s e ingresan todos los hechos econmicos de la empresa, en forma de asientos contabl es, respetando las normas de dbitos y crditos existentes. Las principales razones de porqu usar un libro diario son: 1. El Libro diario muestra toda la informacin sobre una transaccin en un solo luga r y tambin proporciona una explicacin sobre la transaccin. 2. El libro diario otorga un registro cronolgico de todos los eventos de la vida de una empresa. 3. Ayuda a prevenir errores. ASIENTO CONTABLE Un asiento diario es el proceso de ingresar la informacin de alguna transaccin al libro diario. Los siguientes son los elementos de un asiento contable: 1. Fecha: debe indicarse la fecha de la transaccin. 2. Nombre de cuentas que se debitan y que se acreditan, las cuentas que se debit an se anotan en primer lugar y en segundo lugar los nombres de las cuentas que s e acreditan, considerando una sangra. 3. Valores por los que se cargan o abonan las cuentas, todos los cargos se anota n en la columna DEBE del libro diario y los abonos se deben anotar en la columna HABER del libro diario. 4. Glosa: Es una breve explicacin del significado del asiento contable y debe ano tarse en la ltima lnea del asiento. LIBRO MAYOR Se agrupa la informacin contenida en el libro diario, por cuentas, como anteriorm ente se explic cuando se mencion a la cuenta, en general, se detalla esta informac in en un mayor esquemtico o T. LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES Una vez, que ya se ha traspasado toda la informacin del libro diario al mayor y e sta se encuentra agrupada, se procede a hacer el balance, el que debe registrars e en este libro. El Balance es un estado de la situacin de la empresa. Asimismo, en este libro debe registrarse el Inventario que se practica al final de cada ao

y que corresponde al inicial del ao siguiente. REGISTRO Y CONTROL DE LAS OPERACIONES DE MERCANCIAS PROCEDIMIENTOS O MTODOS Para el registro de las operaciones de mercancas, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Capacidad econmica de la entidad Volumen de operaciones Claridad en el registro Informacin deseada Principales procedimientos: Global o de mercancas generales Analtico o pormenorizado Inventarios perpetuos o continuos Las operaciones que normalmente se pueden efectuar con las mercancas son las s iguientes: Compras Gastos de compra Devoluciones sobre compra Descuentos o rebajas sobre compra Ventas Devoluciones sobre ventas Descuentos o rebajas sobre ventas Adems de las operaciones anteriores, tambin se deben considerar los inventarios fi nal e inicial de mercancas, pues aunque no son operaciones propiamente, sino exi stencias de mercancas, son indispensables para poder determinar la utilidad o prd ida en ventas. 5.1.1 sistema de inventarios perpetuos Cuando se lleva el procedimiento analtico o global, no se puede obtener inmediata mente el costo de lo vendido ni la utilidad o prdida bruta, para ello es necesari o conocer el inventario final, y no aparece en ninguna cuenta, para determinarlo es necesario realizar un recuento fsico de las mercancas, lo cual implica en much as ocasiones el cierre de la entidad, as mismo al usar estos procedimientos no se puede descubrir si ha habido extravos, robos o errores en el manejo de mercancas. Por ello se ide el procedimiento de inventarios perpetuos, el cual permite conoc er en cualquier momento el costo de lo vendido, el inventario final, la utilidad y prdida del ciclo, ya que aparecen en una cuenta especfica. Las principales ventajas que tiene son las siguientes: Se puede conocer en cualquier momento el inventario final. No es necesario cerrar la entidad para determinar el inventario final. Se pueden descubrir robos, extravos y errores en el manejo de mercancas. Se pude conocer el cualquier momento el costo de lo vendido, la utilidad y perdi da bruta. CUENTAS QUE SE EMPLEAN: a) ALMACEN: Cuenta del activo circulante, se maneja a precio de costo, su s aldo es deudor, y expresa la existencia de mercancas, es decir el inventario fina l. b) COSTO DE VENTAS: Es cuenta de mercancas, se maneja a precio de costo, su saldo es deudor, expresa el costo de lo vendido. c) VENTAS: Es cuenta de mercancas, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas. Sin embargo al realizar el ajuste cuando re cibe el valor del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pu es expresa la utilidad si es acreedor o la prdida si es deudor. ALMACEN SE CARGA: INVENTARIO INICIAL (precio de costo) COMPRAS GASTOS DE COMPRA DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS(a precio de costo).

SALDO DEUDOR: INVENTARIO FINAL SE ABONA: VENTAS (precio de costo). DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS DESCUENTOS SOBRE COMPRAS COSTO DE VENTAS SE CARGA: VENTAS (precio de costo) SALDO DEUDOR: COSTO DE LO VENDIDO. SE ABONA: DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS (precio de costo). VENTAS SE CARGA: DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS (a precio de venta). DESCUENTOS SOBRE VENTAS. SE ABONA: VENTAS (precio de venta). SALDO ACREEDOR: VENTAS NETAS. Por medio de las cuentas anteriores se puede ver que las ventas y devoluciones s obre ventas son las nicas operaciones que se registran, tanto a precio de venta c omo a precio de costo.

VENTAS A precio de ventas A precio de costo

Se vendieron mercancas por $8500 en efectivo. Caja $8500 Ventas $8500 El costo de venta es de $3850 Costo de ventas Almacn COSTO DE VENTAS 3850 2950 CAJA 8500 4000 VENTAS 4000 8500 ALMACEN 2950 3850 $3850 $3850

DEVOLUCION SOBRE VENTAS A precio de ventas A precio de costo

El costo de la devolucin es de $2950

Almacn $2930 Costo de ventas $2950 Devolvieron mercancas por $4000 Que se pagaron en efectivo Ventas $4000 Caja $4000

EJEMPLO: 1) Se inicia una empresa con $200,000 en efectivo, 86 artculos con el precio de $7500 cada uno, bancos $100,000 y clientes $150,000. 2) La empresa compr a crdito 88 artculos con valor de $11,200 cada uno. 3) De la compra anterior devolvi 13 artculos. 4) Vendi 60 artculos con valor de $15000 cada uno. 5) De la venta anterior le devolvieron 15 artculos que pag en efectivo. 6) La entidad compra mobiliario y equipo de oficina por $300,000 de los cua les pag la mitad con un cheque y por el resto expido una letra de cambio 7) Pag $12000 de sueldos del personal de administracin y $13500 del departa mento de ventas.

DIARIO CUENTA CARGO ABONO 1 Caja 200.000,00 Mercancas 645.000,00 Bancos 100.000,00 Clientes 150.000,00 Capital 1.095.000,00 2 Mercancas 64.500,00 Proveedores 64.500,00 3 Proveedores 145.600,00 Mercancas 145.600,00 4 precio de ventas Caja 900.000,00 Ventas 900.000,00 precio de costo Costo de ventas 450.000,00 Mercancas 450.000,00 5 precio de ventas Ventas 225.000,00 Caja 225.000,00 precio de costo Mercancas 112.500,00 Costo de ventas 112.500,00 6 Mov. Y equipo 300.000,00 Bancos 150.000,00 Doc. Por pagar 150.000,00 7

Gastos de Admn. 12.000,00 Gastos de Vta. 13.500,00 Bancos 25.500,00 TOTALES 3.318.100,00 3.318.100,00

MERCANCIAS 645000 64500 112500 145600 450000 822000 595600 226400 CAJA 200000 900000 225000 1100000 225000 875000 BANCOS 100000 150000 25500 100000 175500 75500 CAPITAL 1095000

VENTAS 225000 900000 675000 CLIENTES 150000

COSTO DE VTAS 450000 112500 337500 PROVEEDORES 145600 64500 81100 GASTOS ADM 12000

GASTOS DE VTAS 13500 MOV Y EQUIPO

300000 DOC POR PAGAR 150000 INV. FINAL: $ 226,400 VENTAS NETAS: $675,000 COSTO VENDIDO: $337,500 SALDO DEUDOR: $1, 995,500 SALDO ACREEDOR: $1, 995,500 AJUSTE PARA DETERMINAR LA UTILIDAD O PERDIDA BRUTA Basta con restar de la cuenta de ventas el costo de lo vendido, que aparece como saldo ene la cuenta de costo de ventas. (Trabajo con el ejemplo anterior). 8 VENTAS $ 337,500 COSTO VTAS. $ 337,500

VENTAS 225000 337500 900000 562500 900000 337500 COSTO DE VTAS 450000 112500 337500 450000 450000

9 VENTAS $ 337,500 PERDIDAS Y GANACIAS VENTAS 225000 337500 337500 900000 900000 900000 PERDIDAS Y GANACIAS 337500

$337,500

OTRA FORMA DE LLEVAR EL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS Solo se emplean la cuenta de almacn y otra que se abre con el nombre de co stos y ventas. Almacn: sigue con su mismo movimiento. Costos y Ventas: se registra tanto el movimiento de la cuenta de costo de venta s como el de ventas. COSTOS Y VENTAS SE CARGA: *VENTAS (a precio de costo). * DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS (a precio de venta). * DESCUENTOS SOBRE VENTAS. SALDO DEUDOR: prdida bruta

SE ABONA: *DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS (a precio de costo). *VENTAS(a precio de venta): SALDO ACREEDOR: utilidad bruta. VENTAJAS: No es necesario hacer ningn ajuste para conocer la utilidad o prdida bruta. DESVENTAJAS: No se puede conocer por separado el costo de ventas ni las ventas netas. 5.2 Mtodos de valuacin de inventario. Existen distintos mtodos de valuacin de inventarios, cada uno de acuerdo al tipo d e actividad de la empresa. Cada empresa debe seleccionar el mtodo de valuacin de inventarios que ms se adecue a su operacin y a sus caractersticas, tomando en cuenta que debe ser aplicado cons istentemente. La adopcin de un mtodo de valuacin de inventarios es un factor importante para la d eterminacin de la valuacin de los inventarios y el resultado de las operaciones. Tipos de mtodos. Los mtodos ms utilizados para fijar el costo de las mercancas de la empresa son el Promedio Ponderado, Mtodo del promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a co ntinuacin se presentan sus fundamentos y un ejemplo de su aplicacin: 1. Mtodo del promedio ponderado Con este mtodo lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores exis tentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividi rlo entre el nmero de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los i nicialmente existentes, como los de la nueva compra. El tratamiento de las devoluciones en ventas por este mtodo, es similar o igual q ue los otros, la devolucin se hace por el valor en que se vendieron o se le diero n salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto ms el marge n de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con qu e se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la pon deracin. En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el cos to en que se incurri al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar l a ponderacin. 2. Mtodo PEPS o FIFO Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos produ ctos comprados ms recientemente. En cualquiera de los mtodos las compras no tienen gran importancia, puesto que es tas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento es pecial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operacin, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al in ventario nuevamente por el valor en que se vendi, pues se supone que cuando se hi zo la venta, esos productos se les asign un costo de salida segn el mtodo de valuac in de inventarios manejado por la empresa. 3. Mtodo UEPS o LIFO En este mtodo lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron rec ientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos produc tos que se compraron de primero. Este es un mtodo muy til cuando los precios de lo s productos aumentan constantemente, cosa que es muy comn en los pases con tendenc ias inflacionarias. El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le

da en el mtodo PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisicin, esto debido a que como es lgico, el producto se devuelve por el valor que se pag a la hora de adquirirlo. Debemos recordar adems que los diferentes mtod os de valuacin tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compr as ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas. En el caso de la devolucin en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta. Este mtodo tiene como base que la ltima existencia en entrar es la primera en sali r. Esto es que los ltimos adquiridos son los primeros que se venden. APLICACIN DE LOS MTODOS Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicacin de cada uno de los mtod os para la fijacin del costo de mercancas en el inventario. Cantidad Costo unitario Valor total Inventario inicial 10 Unid. $ 10.000 $ 100.000 Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000 Cantidad total 40 Unid. $ 550.000 Ventas periodo 35 Unid. Inventario final 5 Unid. 1. Promedio ponderado Valor total = $550.000 = $13.750 Cantidad total 40 El valor promedio del costo por artculo es de $13.750 El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 = $68.750 El inventario final queda valorado al costo promedio mercanca en existencia. 2. PEPS o FIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000 El inventario final queda valorado al costo de la ltima mercanca comprada. 3. UEPS o LIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000 El inventario final queda valorado al costo de la primera mercanca en existencia. 4. Anlisis final Promedio $ 68.750 PEPS $ 75.000 UEPS $ 50.000 5.3 balanza de comprobacin Es un estado contable que se formula peridicamente, por lo general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de l os abonos hechos en los libros durante cierto periodo. La balanza casi siempre contiene los siguientes datos: a) folios de las cuentas; b) nombres de stas; c) saldos deudores y acreedores debidamente clasificados d) sumas de saldos deudores y acreedores, las cuales deben ser iguales entre s. Conjunto de datos que arroja el libro mayor antes de que se registren los asient os de liquidacin de cuentas de los presupuestos y de resultados de cada uno de lo s siguientes grupos: erario, administracin e inventario.

La forma contiene tres grandes divisiones: a) cuentas, nmeros y ttulos de las mismas. b) movimientos, subdivisiones y cuentas generales, cada una con dos columnas que corresponden a debe y haber. c) saldos, subdivisiones y cuentas generales, cada una con dos columnas correspo ndientes a deudores y acreedores. En consecuencia, es la lista o extracto de saldos o total de los dbitos y de los crditos de las cuentas de un mayor que tiene por objeto determinar la igualdad de cargos y abonos asentados y fijar un resumen bsico para los estados financieros. Es til para comprobar la exactitud matemtica del mayor y proporcionar al contador informacin para preparar los Estados Financieros peridicos, ya que le es mucho ms s encillo utilizar los datos de la Balanza que tomndolos directamente del mayor. Estructura de la balanza de comprobacin Balance de comprobacin de sumas y saldos: Cuenta Sumas Debe Sumas Haber Saldo Debe Saldo Haber

Para su elaboracin se siguen los siguientes pasos: 1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el Deber como en el Haber. 2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por dif erencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial como e l Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe. 3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance. En la Balanza de comprobacin deben aparecer los movimientos de las cuentas que es tn saldadas. A continuacin presentamos un modelo de Balanza de comprobacin, basado en los movimientos de las cuentas del ejercicio anterior.

Si al formular la Balanza de comprobacin las sumas de los movimientos deudor y ac reedor no son iguales, esto indica que se pudo haber cometido cualquiera de los siguientes errores: 1. Haber sumado mal los movimientos que figuran en la Balanza de comprobacin. 2. Haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que aparecen en el Mayor. 3. Haber registrado en el Diario un asiento sin considerar el equilibrio entre l os cargos y los abonos, y en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas del M

ayor. 4. Haber cargado o abonado en las cuentas del Mayor una cantidad distinta de la que aparece en el asiento del Diario. 5. Haber registrado en las cuentas del Mayor nicamente el cargo o el abono de uno o varios asientos del Diario. stos son los errores que se pueden descubrir por medio de la Balanza de comprobac in. Sin embargo, hay otros que no se pueden conocer por medio de ella, por ejempl o: 1. Haber omitido en las cuentas del Mayor el pase completo de un asiento del Dia rio. 2. Haber cargado una cuenta en lugar de otra. 3. Haber abonado una cuenta en lugar de otra. Debido a que los errores anteriores no destruyen la igualdad entre las sumas de los movimientos de la Balanza de comprobacin. 5.4 Catlogo de cuentas Es un conjunto de cuentas que se maneja en una empresa, debe estar integrado en un listado clasificado Sirve para enumerar detallada y pormenorizadamente todos y cada uno de los conce ptos que integran el activo, el pasivo y el capital de una empresa; compuesto de cdigos, rubros, cuentas y subcuentas. Es importante porque con este hay una uniformidad en el uso de las cuentas, dich o catalogo es indispensable sobre todo si se utiliza un sistema electrnico. Estructura del catlogo de cuentas Debe hacerse siguiendo un orden, clasificndose las cuentas (segn el giro de las em presas) de acuerdo con su naturaleza, funcin y objetivo, considerando cuentas de: Activo Pasivo Capital De resultados Para posteriormente asignarles una codificacin con la finalidad de facilitar la p ronta localizacin y clasificacin de los rubros. Tipos de catlogos DECIMAL Consiste en dividir las cuentas por grupos y, a su vez cada grupo subdividirlo e n 10 subgrupos como mximo, asignndole nmeros dgitos a cada grupo, estableciendo la r elacin entre el principal y las subcuentas. Ejemplo 1.Activo 11 circulante 1101 caja 12 fijo 1201 terrenos

1202 13 15 21 diferido 1301 pasivo circulante 2101 gastos de organizacin

proveedores NUMRICOS Consiste en asignar un nmero progresivo a cada uno de las cuentas que se utilizan en la contabilidad de la empresa. Ejemplo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Caja Bancos Almacn Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos IVA acreditable IVA por acreditar Terrenos Edificios o construcciones

NEMOTCNICO Este sistema permite que, por sus caractersticas, se recuerden fcilmente las cuent as; consiste en utilizar letras iniciales, cuentas y subcuentas. Ejemplo A. Activo A.C. Activo Circulante A.C.C Caja A.C.B Bancos A.C.A Almacn A.C.CL Clientes A.C.D Documentos por cobrar

ALFABTICO Consiste en utilizar letras del alfabeto para clasificar las cuentas a utilizar Ejemplo Caja Bancos Almacn Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos IVA acreditable IVA por acreditar Terrenos Edificios o construcciones

COMBINADO Consiste en utilizar dos o ms de los sistemas anteriores, en la integracin de un s olo catlogo.

Ejemplo A1. Caja A2 Bancos A3 Almacn A4 Clientes

5.5 Sistemas de Plizas en Software. En esta seccin, antes de entrar con mayor profundidad al manejo de plizas en Software, es necesario definir el trmino Pliza. Una pliza es el documento de carcte r interno en el que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. La pliza puede verse como una evolucin de los mtodos de regist ro manual de operaciones, que consiste, en trminos generales, en emplear un docum ento individual para registrar cada operacin, permitiendo una mayor divisin del tr abajo. Las plizas deben cumplir con las siguientes caractersticas: Deben hacerse con un original y los ejemplares segn las necesidades de la empresa . Se deben hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulac in, revisin y autorizacin con el fin de fijar responsabilidades. Una vez concluida la anotacin de los registros de las plizas, se deben archivar ut ilizando una numeracin progresiva con la finalidad de poder ubicarla con facilida d si fuera necesario hacerlo. Cada fin de mes se deben sumar los cargos y abonos que reciben las cuentas en lo s registros de las plizas y con los totales se forma un solo asiento de concentra cin que pasa al diario general. Los asientos de concentracin que pasan al diario general son los que debe recibir el libro mayor y de ste se toman los datos para la elaboracin de los estados fina ncieros. Ventajas de las Plizas. 1. Ofrecen una mayor divisin del trabajo. 2. No permite que en los diarios o registros de plizas se registren operacio nes que no estn previamente autorizados, realizados y registrados por personas re sponsables. 3. Facilitan la anotacin de los mayores auxiliares sin interrumpir el regist ro de las operaciones, pues los datos se obtienen de las copias de las plizas. Desventajas de las Plizas. 1. El registro de las plizas se lleva en forma tabular y es muy fcil cometer errores, al equivocarse de columna, fila, etc. 2. Para negocios que tienen poco movimiento representa un gasto innecesario . Formato de una Pliza. Tipos de Sistemas de Plizas. Sistema de Pliza nica. En este sistema, se emplea una sola clase de pliza para registrar cualqui er tipo de operacin. Este tipo de pliza es simplemente una hoja de papel con un ra yado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, la medida que debe te ner este tipo de pliza no est estandarizada y puede presentarse en mltiples formas. A medida que van ocurriendo las operaciones, ests deben registrarse en la s hojas de papel indicando en ellas todos los datos que componen el asiento (fec ha, nombre de las cuentas involucradas, redaccin de la operacin, etc.). Posteriorm ente debern anexarse los comprobantes que respalden las operaciones efectuadas y las cantidades que en ellas aparecen. Finalmente, las personas encargadas de la elaboracin, autorizacin de operaciones y supervisin de la pliza debern plasmar su fir ma al final de la pliza.

Una vez que se han firmado las plizas con las personas correspondientes, debern registrarse en el libro que se nombra como Registro de Plizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de ms movimien to y el espacio de varias cuentas acostumbrado para esta clase de registro. Para el rayado de este libro debe anexarse una columna para el registro de los nmero s de las plizas. Al final del mes, como se menciono anteriormente, los totales se traspasan al diario general. Por otra parte, el rayado que debe presentar una pliza es tambin muy varia ble, al igual que en la mayora de los documentos contables. Sin embargo, en el si stema de pliza nica se deben incluir: 1. Nombre de la Entidad. 2. Nombre y Nmero de la Pliza. 3. Columna para las fechas de las operaciones. 4. Espacio para la redaccin del nombre de las cuentas afectadas y de la oper acin efectuada. 5. Dos columnas de valores, la primera destinada a los cargos y la segunda a los abonos. 6. Tres espacios para las firmas de las personas que intervinieron en su el aboracin (Elaborador, Revisor y Autorizador). Errores y Contrapartidas. Cuando se tiene establecido este sistema de plizas y se comete algn error al registrar una operacin, debern observarse las reglas generales para llevarse a cabo la cooperacin por medio de un asiento de contrapartida. No obstante. Al trat arse de un sistema de plizas, el manejo de los errores exige ciertos procedimient os especiales que deben tenerse en cuenta. Existen dos tipos de errores: Errores que se cometen en las Plizas.- Estos errores son los ms sencillos de cance lar, como an no se ha registrado la pliza, bastar con cancelar o destruir la pliza e rrnea y sustituirla con la pliza corregida. Errores que se cometen en el Registro. Estos errores se advierten despus de que e l registro fue realizado, en estos casos, la pliza esta correcta pero en el regis tro se cometi el error, en estos casos, se deber marcar con tinta roja en la colum na de la cuenta o cuentas equivocadas el importe asentado incorrectamente y con tinta oscura las cantidades en las columnas de las cuentas correctas. Ventajas del Sistema de Pliza nica. Al utilizar este sistema se logra una mayor divisin en la ejecucin del tra bajo de contabilidad, ya que, al existir diversas hojas de papel es posible real izar varios asientos al mismo tiempo y por diferentes personas. Permiten adems, c omprobar las operaciones realizadas en todos los aspectos pues no solamente se a nexan los comprobantes correspondientes, si no que se hacen constar los registro s por medio de las firmas de las personas involucradas. Este sistema facilita mucho el paso a los libros auxiliares debido a la manejabilidad de las plizas y, finalmente, permite el fcil acceso a las mismas deb ido a su archivado por mes y en orden progresivo. Desventajas del Sistema de Pliza nica. Debido a las caractersticas del rayado (tabular) es muy fcil cometer error es consistentes a cuentas que no deben cargarse o abonarse, o bien cargar una cu enta en lugar de abonarla. Adems de lo anterior, dicho sistema puede representar un gasto considerable (e innecesario) debido a la contratacin del personal adecua do para manejar las plizas, sobre todo si el negocio es pequeo. Sistema de Plizas de Diario y Caja. Este sistema se basa en el principio bsico de que las operaciones deben d ividirse en Operaciones de Diario y Operaciones de Caja. Con esto las plizas generada s son de dos tipos: 1. Plizas de Caja.- Estn destinadas a registrar operaciones de caja, es decir , aquellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea de salida o entrada de dinero. 2. Plizas de Diario.- Sirven para registrar todas las dems operaciones, es de cir, aquellas que no involucran movimiento de fondos en efectivo, si no que afec

tan otras cuentas del activo, pasivo o resultados. Los datos que deben llevar estas plizas se presentan en la siguiente tabla: Caja. Diario. Encabezado. Encabezado. Columna para Fecha Columna para Fecha Espacio de Redaccin. Espacio de Redaccin. Columnas para los Cargos y Abonos. Columnas para los Cargos y Abonos. Tres espacios para las firmas correspondientes. Tres espacios para las firmas co rrespondientes. Adems de lo anterior, comnmente se presentan ests plizas en colores distintos para d istinguir rpidamente su naturaleza y adems su nombre debe ser claro y legible para no confundir unas plizas con otras. Debido a la existencia de dos clases de plizas, se vuelve necesario establecer do s clases de registros, uno destinado a las plizas de caja y el otro a las de diar io, ambos registros tienen un rayado idntico, pero existe el requisito de que el nmero de pliza sea distinguido con una clave distinta para cada tipo de pliza y de este modo poder continuar con la numeracin corrida. Ambas plizas producen un asien to de concentracin peridico que debe transferirse al diario general. Este sistema funciona de la siguiente manera: Conforme se van celebrando las operaciones, estas se clasifican en los dos grupo s base del sistema. Tanto las plizas de caja como de diario debern llevar anexos l os documentos que comprueban dichas operaciones, as como las firmas correspondien tes. Posteriormente se anotarn en los respectivos registros y en ese momento se l es asignar el nmero que corresponda, siguiendo un orden progresivo. Una vez regist rada la pliza, se guardar en el archivo. Errores y Contrapartidas. Todo lo mencionado referente al sistema de pliza nica respecto a los errores y con trapartidas es aplicable al este sistema en ese mismo punto, las nicas diferencia s radican en que los mismos errores pueden ocurrir, pero ahora pueden ocurrir en dos clases distintas de plizas, no obstante, los procedimientos para corregir di chos errores aplican de la misma manera. Ventajas del Sistema de Plizas de Caja y Diario. En este sistema, la divisin del trabajo es ms amplia, debido a la clasificacin que se hace de las mismas. El departamento de caja es el encargado de formular las pl izas de caja, por ello los comprobantes se almacenan en dicho departamento, lo q ue facilita cualquier investigacin que fuese necesario realizar. La existencia de dos tipos de plizas brinda a los administrativos un control ms amplio sobre las o peraciones de entrada y salida de efectivo y si existe algn extravo o irregularida d es ms fcil rastrearlo y compensarlo. Desventajas del Sistema de Plizas de Caja y Diario. Las desventajas que presenta este sistema, adems de las mencionadas para el anter ior es que se puede incurrir en el error de utilizar una pliza en lugar de otra. Adems, es necesario utilizar ms personal que se encargue de ambos tipos de plizas. Por lo general en el departamento de caja se administran las plizas de caja y las de diario en el departamento de contabilidad. Sistema de Plizas de Diario, de Entradas y de Salidas de Caja. Al hablar de este sistema no se hace referencia a uno totalmente nuevo, simpleme nte es una modalidad del anterior sistema. En esta modalidad, la principal carac terstica es que las plizas de caja ahora se subdividen en Entradas de Caja y Salidas de Caja. Con esto, el sistema queda integrado de tres plizas que son: 1. Plizas de Diario.- Se usan para el registro de operaciones que no involuc ran la entrada o salida de efectivo. 2. Plizas de Entradas de Caja o Ingresos.- Registran las entradas de efectiv o sin importar cuales sean los orgenes de las mismas. 3. Plizas de Salidas de Caja o Egresos.- Registran las operaciones en que sa le efectivo de la caja. Debido a que este sistema es una derivacin del anterior, las formas de registro d

e plizas siguen el mismo tipo de rayado para los tres tipos de plizas. Adems cada t ipo pliza exige un registro propio pero el funcionamiento del sistema es bsicament e el mismo; con la diferencia de que ahora las operaciones debern ser divididas e n tres grupos base. Errores y Contrapartidas. Como el sistema hereda las mismas propiedades que el anterior, los mismos tipos de errores son aplicables al igual que los mtodos especificados para corregirlos. Ventajas del Sistema de Plizas de Diario, de Entradas de Caja y de Salidas de Caj a. Vuelva an ms amplia la divisin del trabajo, ya que ahora en el departamento de caja seran los cajeros recibidores quienes prepararan las plizas de entrada y los cajer os pagadores las de salida. Por otro lado, el registro del efectivo se vuelve ms riguroso pues existen comprobantes para respaldar tanto las salidas como las ent radas. Desventajas del Sistema de Plizas de Diario, de Entradas de Caja y de Salidas de Caja. Son las mismas que las mencionadas para los dos sistemas anteriores, pero adaptnd ose al nmero de plizas existentes en el sistema y a sus peculiaridades. Sistemas de Plizas en Software. La aplicacin de los sistemas de plizas a Software computacional reside en que faci litan su manejo en muchos aspectos: Disminuyen el consumo de papel en las plizas, pues todo el trabajo se realiza de manera electrnica. El registro de las operaciones es ms confiable pues se almacena en bases de datos , no obstante siempre es conveniente conservar un respaldo actualizado pues las computadoras pueden fallar o pueden ocurrir accidentes e imprevistos. El traspaso a los diversos diarios o libros se facilita notablemente pues, si es tn tambin en formato electrnico, bastar con vincular ambos servidores. El registro de las operaciones y su respectivo efecto en las cuentas o estados f inancieros puede observarse en el momento; lo que facilita la toma de medidas co rrectivas desde el momento en que una irregularidad o desbalance empieza a manif estarse, no cuando ya ha tenido oportunidad de desarrollarse. Los algoritmos computacionales suelen darle mayor fiabilidad y exactitud a las t otales de las operaciones contabilizadas. Ejemplos de Software de Contabilidad. De forma general, todos los Software que existen dedicados a la contabil idad manejan plizas, porque es la manera ms fcil y efectiva de realizar el registro de las operaciones contables. Sobre todo en negocios grandes donde la justifica cin y comprobacin de dichas operaciones es una necesidad, por ello a continuacin se muestran los nombres de algunos programas computacionales dedicados a la Contab ilidad. 1. COI 2. SISCONT. 3. CONTPAQ. 4. Entre Otros.

UNIDAD VI: ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA. 6.1 Concepto y clasificacin de los mtodos de anlisis.

Los estados financieros proporcionan informacin sobre la posicin financier a de una empresa en un punto en el tiempo, as como de sus operaciones a lo largo de algn periodo anterior. La prediccin del futuro es todo lo que trata el anlisis d e estados financieros. El anlisis de estados financieros es til tanto como una forma de anticipar las condiciones futuras y lo que es ms importante, como un punto de partida para planear las acciones que influirn en el curso futuro de los acontecimientos. La Administracin Financiera no requiere slo de elaborar informes continuos y cotidianos. Es necesario valorar e interpretar los datos econmicos que fluyen de toda la empresa y que se reflejan en dichos informes. Por ello, es necesario contar con especialistas en interpretar y analizar cada rengln de los informes. E n este sentido, la Empresa cuenta con varias tcnicas, contables, estadsticas y eco nmicas que de manera cuantitativa y cualitativa nos permiten conocer realmente la posicin financiera en un momento determinado. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN FINANCIERA. Las caractersticas fundamentales de la informacin financiera son tres: Utilidad. Confiabilidad. Provisionalidad. UTILIDAD: Cualidad de adecuarse al propsito del usuario. La utilidad de la informacin descansa y est en funcin de su contenido infor mativo y oportunidad, se basa en: SIGNIFICACIN.- Representa su cualidad o capacidad de demostrar mediante palabras (conceptos) y cantidades (cifras), la entidad y su evolucin, su estado presente y en diferentes puntos del tiempo, sus resultados de operacin y dems datos pertinen tes y necesarios. RELEVANCIA.- Consiste en seleccionar elementos que permitan al usuario captar el mensaje y operar con base en ella, debe tener valor retroalimentario para el us uario. VERACIDAD.- Presentar eventos, transacciones y operaciones reales, correctamente valuadas y presentadas a la luz de las herramientas de medicin aceptadas como vli das para el sistema. COMPARABILIDAD.- Sirve para la toma de decisiones, para evaluar y juzgar sobre l a tendencia creciente de la compaa, evaluar y determinar su posicin relativa en el mercado. OPORTUNIDAD.- Se refiere a que la informacin llegue a tiempo.

CONFIABILIDAD. Caracterstica contable por la cual el usuario la acepta y utiliza, esto e xige que la informacin sea: estable, objetiva y verificable. ESTABILIDAD: En la formulacin de estados financieros se hayan empleado las mismas reglas, principios y usos generales del sistema. OBJETIVIDAD: La informacin es objetiva, real y fehaciente desde el punto de vista de la base tomada para su registro. PROVISIONALIDAD. Se obliga hacer cortes convencionales para mostrar dicha informacin cuyos efectos n o terminan a la fecha de estados financieros.

6.1.1 Mtodo de porcientos integrales. Una forma til para estandarizar los estados financieros es expresar cada partida en el balance como un porcentaje de los activos y expresarla en el estad o de resultados como un porcentaje de las ventas. Dichos estados resultantes se llaman estados financieros porcentuales, y se consideran a continuacin: BALANCES PORCENTUALES Una forma de construir un balance porcentual, aun cuando no es la nica, e s expresar cada partida como un porcentaje de los activos totales. Existe la posibilidad que de que debido al redondeo algunos de los total es del estado financiero no coincidan. Sin embargo en esta forma es relativament e fcil leer y comparar los estados financieros. Ejemplo: Los balances porcentuales de Prufrock para 2004 y 2005 se muestran a co ntinuacin. Viendo los balances se advierte que los archivos circulantes fueron 19 .7 % de los activos totales en 2005, cifra superior a la de 19.1 % en 2004. Los pasivos circulantes disminuyeron del 16.0 al 15.1 % de los pasivos de capital to tales durante el mismo periodo. De manera similar, el capital total aument de 68. 1 % de pasivos y capital totales a 72.2 %. En general, la liquidez de Prufrock, medida por los activos circulantes comparad os con los pasivos circulantes, se increment a lo largo del ao.

ESTADO DE RESULTADOS PORCENTUALES Una forma til de estandarizar el estado de resultados es expresar cada pa rtida como un porcentaje de las ventas totales. Ejemplo: En el mismo caso que anteriormente. Vemos que el gasto de inters absorbe .061 dlares por cada dlar de ventas y los impuestos de otros .081. Por consiguien te, .157 dlares de cada dlar fluyen hasta el rengln bsico y esa cantidad se divide e n .105 dlares retenidos en el negocio y .052 dlares pagados en dividendos. 6.1.2 Mtodo de razones financieras. El anlisis de razones financieras es de inters para un amplio espectro de quienes conforman las empresas. En el anlisis que se presenta a continuacin cubrim os un amplio conjunto de factores que sern tiles para los muchos y muy diferentes tipos de integrantes de las empresas. ESTNDARES DE RAZONES FINANCIERAS Para estar en condiciones de usar razones financieras, necesitamos norma s o estndares de comparacin. Un enfoque consiste en comparar las razones de la emp resa con los patrones de la industria o de la lnea de negocios en la cual la empr esa opera de forma predominante. Este enfoque se basa en la premisa de que algun as fuerzas econmicas y comerciales de naturaleza fundamental obligan a todas las empresas que operan dentro de una misma industria a comportarse de manera simila r. Si esto fuera verdad, es probable que las razones de las empresas pequeas fuer an diferentes a las de las grandes empresas. Por ejemplo, una gran empresa tiene ms probabilidades de integrarse verticalmente o de tener ms capital intensivo.

PANORAMA GENERAL DE LAS RELACIONES FINANCIERAS En primer lugar, haremos estos tres amplios agrupamientos. Medidas del d esempeo, Medidas de eficiencia operativa y Medidas de poltica financiera. La lgica de la secuencia consiste en empezar con los resultados generales y posteriorment e analizar sus elementos determinantes.

Las medidas de desempeo se analizan en tres grupos: a. Razones de rentabilidad. b. Razones de crecimiento. c. Medidas de valuacin. Las medidas de desempeo reflejan las decisiones estratgicas, operativas y financieras de la empresa. Las estrategias se refieren a aspectos especialmente importantes tales como la eleccin de reas de productos. Mercado en las cuales la e mpresa realiza sus operaciones, si se debe incrementar la reduccin de costos o la diferenciacin de productos, si debe concentrarse en lneas de productos selecciona dos o tratar de cubrir un amplio rango de compradores potenciales, etc. Para continuar con el anlisis cuantitativo, consideraremos la segunda categora pri ncipal, las medidas de eficiencia operativa. En este contexto, existen dos categ oras de razones involucradas: a. La administracin de activos e inversiones. b. La administracin de costos. El tercer grupo de relaciones financieras est compuesto por decisiones de poltica financiera. stas deben necesariamente relacionarse con las decisiones est ratgicas y la administracin de los inventarios y de los costos. Las principales me didas de poltica financiera son de dos tipos: a. Las razones de liquidez. b. Las razones de apalancamiento.

6.1.3 Anlisis de Tendencias. Para determinar en qu direccin se esta desplazando la empresa, es importante anali zar las tendencias de las razones. Al examinar las rutas que han emprendido en el pasado, este anlisis proporciona i nformacin sobre las probabilidades de que la posicin financiera de la empresa mejo re o empeore en el futuro. Un enfoque muy sencillo para analizar las tendencias consiste en constru ir graficas que contengan tanto las razones de la empresa como los promedios de la industria de los cinco aos anteriores. Al usar esta grfica podemos examinar tan to la direccin del movimiento de las razones de la empresa y los promedios indust riales, as como la relacin que existe entre estos. Ejemplo: La figura muestra que el rendimiento del capital contable de Un ilate ha disminuido desde 1996, a pesar de que el promedio de la industria ha mo strado un crecimiento relativamente estable; si comparamos las razones del ao 200 0 con las de 1999, descubrimos que la posicin financiera se ha deteriorado, en lu gar de reforzarse, y esto no es un a buena tendencia.

BIBLIOGRAFA J.Fred Weston, Thomas E. Copeland, FINANZAS EN ADMINISTRACIN, Editorial McGraw Hil l, 9 edicin Ross Westerfield Jordan, FUNDEMENTOS DE FINANZAS, Editorial McGraw Hill, 7 adicion Weston, Bringham, FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN FINANCIERA, Editorial Mc Graw Hill,

7 edicin Scott Besley, Eugene F. Brigham, FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN FINANCIERA ,Mc Graw ill, edicin 12 J, Romero, PRINCIPIOS DE Contabilidad, edit. Mc Graw Hill. Lara Flores Elas, PRIMER CURSO DE CONTABILIDAD, edit. Trillas, edicin 12.