BERBAGAI KEMAJUAN DALAM PENELUSURAN INFORMASI ILMIAH*)

Oleh : Sri Ati Suwanto **)

I.

Pendahuluan.
Setelah perang dunia kedua ilmu pengetahuan berkembang dengan pesat dan

mengakibatkan ledakan jumlah literatur ilmiah. Sebagai contoh jumlah entri dalam jurnal Chemical Abstract terbitan Chemical Abstract Service (CAS) pada tahun 1957 berisi sekitar 100.000 entri beberapa tahun kemudian sudah meningkat empat kali lipat. Dan mulai tahun 60-an penerbitan abstrak secara manual dirasa sudah tidak memadai dan mendorong lembaga-lembaga penerbit abastrak mulai memanfaatkan komputer. Tahun 1961 CAS mulai memperkenalkan Chemical Titles dan Indeks KWIC yang berisi judul-judul artikel yang dimuat dalam 700 jurnal di bidang kimia murni dan terapan yang banyak juga digunakan oleh ilmuwan bidang kesehatan dan kedokteran. Demikian pula kemajuan dalam layanan informasi. Pemakai sudah tidak sabar melakukan penelusuran menggunakan cara-cara menual dengan melihat katalog dan indeks (misal : Index Medicus) yang biasanya tebalnya melebihi 200 halaman. Untuk bisa mendapatkan informasi, para ilmuwan sudah banyak yang mencari sarana penelusuran yang lebih cepat melalui komputer baik yang ada dalam Pangkalan Data Lokal, atau yang dikemas dalam bentuk CD-ROM, maupun melalui internet.atau yang dulu dikenal dengan nama Online Searching atau Penelusuran Terpasang. Penelusuran terpasang ini berkembang mulai tahun 1970-an, yang pertama kali di demonstrasikan oleh SDC (System Development Corporation) di California. Secara rinci perkembangan layanan jasa penelusuran atau temu kembali informasi akan diuraikan di bawah ini.

II. Penelusuran informasi secara manual

Sebelum membahas lebih jauh tentang perkembangan Penelusuran informasi (Information retrieval) atau Temu kembali informasi, perlu kita samakan pendapat kita
*) **)

Makalah disampaikan pada Pertemuan Jaringan Informasi BKKBN Propinsi Jawa Tengah, tahun 2002. Pengajar Program Studi Perpustakaan dan Informasi Fakultas SASTRA UNDIP.

tentang pengertian penelusuran informasi. Penelusuran Informasi atau Temu kembali informasi adalah proses penemuan kembali informasi atau data yang dibutuhkan pemakai yang telah disimpan dalam suatu sistem informasi atau dalam suatu pangkalan data. Sebelum adanya penerapan teknologi informasi, penelusuran informasi dilakukan dengan menggunakan cara-cara manual, tanpa bantuan komputer. Misalnya petugas akan mencari data tentang SK Gubernur tentang penataan wilayah Tambaklorok; Caranya tentunya dicari dalam buku agenda, kemudian dicari dalam map atau ordner. Kalau misalnya pemakai mencari suatu judul buku atau artikel tentang sejarah kota Semarang di perpustakaan atau di pusat informasi, maka dia akan mencari melalui katalog subjek di almari katalog. Sarana-sarana penelusuran manual yang digunakan yaitu : Katalog, Indeks, dan bibliografi.

III. Penelusuran Informasi Elektronis.

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, dan penerapannya di bidang komputer, maka penelusuran informasi mengalami berbagai peningkatan pula. Orang tidak lagi puas dengan cara-cara tradisional mencari literatur dengan cara-cara manual, tetapi mulai mencari sarana-sarana untuk mempercepat penelusuran yaitu dengan sarana elektronis. Sarana elektronis yang dimaksud di sini yaitu komputer dan perangkat lunak dan mungkin ditambah telephone dan modem. Jadi yang dimaksud Penelusuran Informasi secara Elektronis yaitu penemuan kembali informasi yang dibutuhkan pemakai dalam suatu pangkalan data atau sistem informasi (baik itu perpustakaan, pusat informasi, maupun pusat dokumentasi) dengan menggunakan sarana-sarana elektronis. Dalam perkembangan berikutnya, ada tiga macam sarana dalam Penelusuran informasi secara elektronis, yaitu : 1. menggunakan Pangkalan Data Lokal 2. menggunakan CD-ROM 3. menggunakan jaringan Wide Area Network, atau yang banyak dikenal melalui Internet.

III.1. Penelusuran Pangkalan Data Lokal Definisi pangkalan data lokal secara mudah adalah tempat berpangkal nya semua data yang ada di dalam lembaga informasi atau sistem informasi setempat. Jadi penelusuran dengan pangkalan data lokal berarti menemukan kembali informasi atau data yang ada di lembaga informasi setempat, atau yang dimiliki oleh lembaga tersebut. Komponen-komponen yang diperlukan ada beberapa macam, yaitu : Komputer berikut perangkat lunaknya Program untuk Pangkalan Data Data Sumber Daya Manusia.

Perangkat lunak yang digunakan untuk aplikasi pengolah data juga mengalami peningkatan. Dari yang semula berbasis DOS berkembang menjadi yang berbasis Windows. Perangkat lunak yang banyak digunakan di Indonesia terutama dalam pembuatan pangkalan data lokal, a.l. : a) b) c) dBase , CDS-ISIS, InMagic, Winisis, DBTextWorks untuk data yang jumlahnya relatif kecil. Untuk data yang relatif besar, untuk perpustakaan-perpustakaan besar banyak yang menggunakan VTLS, Dynic, dan FoxPro.. Pemilihan perangkat lunak ini memerlukan berbagai pertimbangan, antara lain : 1. Pertimbangan pertimbangan umum : a.) apakah perangkat lunak tsb. meliputi semua fungsi perpustakaan, atau lembaga informasi , dan penelusuran informasi. b) apakah perangkat lunak tsb. telah banyak dipakai oleh lembaga lain,
d e

c) Apakah ada konsultan sistem di tempat tsb. d) Bagaimana reputasi pembuat sistem a) Apakah perangkat lunak tsb. operasionalnya mudah; b) Apakah perangkat lunak tsb. harganya terjangkau; c) Apakah perangkat lunak tsb. cocok untuk komputer kita; d) Apakah perangkat tsb. sistem kerjanya cepat, dan lain sebagainya.

2. Pertimbangan teknis : f g h i

III. 2. Penelusuran dengan CD-ROM

CD-ROM singkatan dari Compact Disk Read Only Memory. CD ROM adalah bentuk penerapan teknologi piringan optis dimana data disimpan secara digital dalam medium sekali sekali tulis. CD-ROM berdiameter 12 cm, tebal 1.2 mm. Kapasitas simpan 500-600 mega byte, atau sama dengan 1500 floppy disk, atau sama dengan 275 000 halaman. Penyedia Pangkalan data dalam bentuk CD ROM terdiri dari berbagai bidang jasa sesuai dengan multi disiplin masing, antara lain : - MEDLARS untuk Kedokteran dan Kesehatan , - BLAISE-LINE & BLAISE LINK, juga untuk bidang Kedokteran dan Kesehatan. - PFDS (Pergamon Financial Data Service) untuk bidang ekonomi / bisnis. - ERIC untuk bidang Ilmu Pendidikan - ORBIT untuk informasi bidang energi, Geologi, Kesehatan dan keselamatan Lingkungan, Komputer, dan Elektronika..

III.3 Penelusuran Terpasang (On-Line)

Dengan adanya kemajuan teknologi informasi orang dapat mencari informasi langsung dari pusat Pembuat Pangkalan Data (Vendor) dengan bantuan komputer dan sarana telekomunikasi. Yang dimaksud dengan penelusuran terpasang adalah mencari informasi langsung ke sumber data di manapun berada dengan menggunakan telepon dan komputer serta Jaringan Perantara. Pada awal mula penelusuran terpasang, sebelum ada internet, pencari informasi harus mengakses langsung ke Vendor/Host atau penyedia layanan jasa penelusuran terpasang seperti DIALOG, ORBIT, MEDLARS, dan sebagainya. Biaya yang diperlukan sangat mahal karena dihitung per detik, ditambah biaya penyambungan internasional. Kini pemakai bisa lebih mudah mengakses ke pangkalan-pangkalan data tsb. karena adanya Internet. Pemakai tidak lagi dibebani biaya penyambungan telepon internasional, tetapi dengan biaya lokal. Adanya Internet dimulai oleh Badan Pertahanan

Keamanan Amerika Serikat yang memikirkan keamanan data setelah perang dunia ke dua. Semula hanya dimaksudkan agar supaya data dapat terselamatkan seandainya salah satu bagian terkena serangan nuklir, masih ada bagian lain yang dapat mengakses data tsb. Lama kelamaan jaringan yang didesain oleh ARPA tsb. banyak sekali yang ingin memanfaatkan, sehingga tidak hanya untuk keperluan pertahanan, tetapi juga untuk keperluan bisnis. Kemudian mulai tahun 1977 protokol komunikasi atau yang disebut TCP/IP dimigrasi ke ARPANET. Jaringan dipecah menjadi dua yaitu ARPANET (utnuk keperluan non militer) dan MILNET (untuk kepentingan militer). Dan akhirnya sejak 1991 Comercial Internet Exchange dibangun dengan dukungan 60 providers jaringan internet dapat dimanfaatkan secara luas untuk keperluan-keperluan bisnis dan non bisnis. IV. Contohcontoh penelusuran

Pada kesempatan ini contoh penelusuran hanya akan diberikan penelusuran dengan pangkalan data lokal, mengingat alokasi waktu yang tersedia. Berikut contoh-contoh penelusuran dengan pangkalan data lokal.
1. Penelusuran dengan program CDS-ISIS. Banyak cara yang digunakan dalam Penelusuran dengan pangkalan data lokal, tergantung dari perangkat lunak pnegolah data yang digunakan. Sebagai contoh akan kita coba menggunakan program CDS-ISIS, yang dapat digunakan untuk berbagai sub sistem dalam lembaga informasi. Program ini memang didesain untuk penelusuran litertatur, atau untuk mencari informasi. Program ISIS ini dapat digunakan untuk pengolahan data, penelusuran informasi, dan layanan sirkulasi, baik untuk penelusuran data peminjam atau pencari informasi. Tetapi program CDS ISIS ini masih susah untuk digunakan pada program layanan sirkulasi secara menyeluruh, misalnya untuk administrasi layanan sirkulasi dalam hal penagihan denda.. Cara-cara penelusuran dengan CDS-ISIS : CDS-ISIS memberikan fasilitas temu kembali dengan jalan mengaktifkan Program ISIS kemudian pilih sub menu ISISRET dengan menekan S dari menu utama. Fungsi-fungsi perintah dari sub menu ISISRET sbb.:

L - Change dialog language Memberikan fasilitas untuk memilih bahasa dari menu yang ditampilkan dilayar. B - Browse Master file Memberikan fasilitas untuk menampilkan rekord sesuai dengan urutan File Utama. T - Display terms1 dictionary Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan daftar istilah yang ada pada pangkalan data. S - Search formulation Perintah untuk memulai penelusuran dengan Boolean Operator. D - Display search result Perintah untuk menampilkan hasil penelusuran. G - Execute previous search Fasilitas yang dapat digunakan untuk mengulang proses penelusuran yang telah dilakukan sebelumnya. P - Save search result Perintah yang digunakan untuk menyimpan hasil temu kembali. Pencarian data dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu :
a.

Menggunakan pilihan Browsing /acak: Tekan keybord pada huruf B, maka dilayar akan muncul pertanyaan : Starting MFN to browse ? Kita dapat memilih nomor rekord atau cantuman dari no 1, misalnya (karena kita belum tahu nomor berapa, rekord yang berisi informasi yang kita butuhkan). Maka layar akan memunculkan semua cantuman mulai dari nomor 1.

b.

Menggunakan pilihan S atau Search Expression. Misalnya kita mencari artikel tentamg MANAGEMENT INFORMATION. Maka ketiklah kata Information ;. Tekan S pada keyboard , maka pada layar akan muncul pertanyaan :

Search expression ? Maka hal ini berarti pemakai diminta menuliskan kata kunci dari topik yang dicari. Kemudian ketikkan kata kunci yang dicari, misalnya: Information Management Kemudian komputer akan bekerja mencari data yang ada dalam pangkalan data kita tentang Information . Kemudian muncul tampilan sbb. Set 1 : Information T = 7 #1 Information ( T= Term / JUMLAH REKORD =7 ) P = 5 #5 Management (P=POSTING / ENTRI DATA = 5 ) Set 2 Information Management T = 3 : Information management P = 2 : Information management Kemudian tekan D (display), maka di layar akan muncul beberapa artikel yang berisi kata Information Management. c. Menggunakan pilihan T. Setelah menekan T pada sub menu penelusuran, maka pada layar akan muncul tampilan sbb.: Dictionary list Database Name : PENEL .. .. .. ... .. KEY : INFORMATION

Kolom Key dapat diisi dengan topik yang dicari, misalnya seperti tadi yaitu kata INFORMATION. kemudian tekan Enter. Pada layar akan muncul daftar kata kunci yang dimulai pada awal jajaran alfabetnya, sbb.: Dictionary list Database Name : PENEL

Informatics......... Information.... Information management .

Information works.. .. Dan sebagainya.. KEY :

Kemudian tekan huruf S atau shift dan tanda + pada kata yang dicari. Selanjutnya keluar dari daftar kunci dengan menekan huruf X, dan Tekan Enter. Kemudian tekan D untuk melihat hasil penelusuran; Atau pilih D pada sub menu ISISRET. Untuk memperluas dan mepersempit hasil penelusuran ini ada tiga cara, yaitu 1) dengan mengetikkan langsung kata kunci, 1) dengan menggunkan Boolean Operator, dan
2)

menggunkan kata ANY TERM ;

Hasil penelusuran dapat dipergunakan untuk : j k l Disimpan dalam suatu file dengan memasukkan pilihan P, untuk dapat dicetak, Untuk diedit file-file yang sudah dipilih. Editing menggunakanmenggunakan kelompok rekord dari hasil pencarian data, dilakukan dengan memilih huruf E pada menu EXE1 (Entri Data). Kemudian pada pilihan yang tampil berikutnya pilih R, maka di layar akan tampil rekord yang siap diedit dan diserahkan kepada pemakai atau pencari informasi. m

2. Penelusuran dengan Program InMagic

Pangkalan data lokal dengan program InMagic ini sama dengan Program ISIS, dapat digunakan untuk Pengolahan data, Penelusuran Informasi, dan Layanan Sirkulasi. Bahkan InMagic dapat digunakan untuk pengelolaan administrasi, khususnya administrasi sirkulasi misalnya untuk penagihan denda. Program ini dapat secara otomatis membuat surat dan memberikan kalkulasi denda yang harus dibayar. Contoh penelusuran dengan InMagic sbb.:

Menu utama Inmagic : =========================================================== INMAGIC PLUS VERSION 7.1, RELEASE 1.0 WELCOME TO INMAGICPLUS, Open Database Define Utilities Help Quit =========================================================== Dari menu utama ini pilih Open Database (buka Pangkalan Data), kemudian enter; Selanjutnya pilih database yang akan dibuka, misalnya : BUKU, kemudian enter. Setelah itu kita akan masuk ke sub menu berikutnya, sbb.: =========================================================== BUKU : Database, immediate indexing.

Search

Maintain

Auxilliary

Command

dbInfo

Dos

Help

Quit

=============================================================== Kemudian pilih Search, dengan menekan S atau langsung tekan enter karena kursor biasanya sudah berada pada kolom Search. Kemudian kita dapat memilih browsing dengan menekan F3 pada kolom No.Klas, atau Nama pengarang, atau fieldfield lain yang muncul pada layar. Selanjutnya pilih salah satu, terus enter. Setelah itu pilih Report pada sub menu berikutnya, kemudian pilih Format. Pada pilihan format ini kita bisa memilih format yang kita kehendaki, apakah format Katalog, Anotasi, Denda, dan lain-lain. Pada pilihan format Denda, program dapat langsung menampilkan surat kepada pemakai yang isinya menagih denda keterlambatan pengembalian pinjaman selama berapa hari yang langsung dihitung oleh komputer. Pemakai hanya diminta memasukkan tanggal pinjam dan tanggal kembali. Hitungan denda secar otomatis dapat keluar. Inilah salah satu kelebihan Program Inmagic yang dapat digunakan untuk administrasi layanan sirkulasi.

V.

Penutup Penelusuran dengan menggunakan program CDS-ISIS dan InMagic hanya

merupakan salah satu contoh penelusuran dengan menggunakan sarana elektronis. Masih banyak program lain yang dapat digunakan untuk melakukan penelusuran secara elektronis, seperti yang telah dijelaskan di atas, yang mungkin lebih cocok untuk masingmasing lembaga. Seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi informasi, maka pemakai tidak hanya dapat menelusur informasi setempat saja, tetapi dapat mengakses informasi dari berbagai pangkalan data di luar negeri yang sudah dikemas di dalam CD ROM maupun langsung ke Pangkalan Data di luar negeri melalui internet. Cara-cara melakukan penelusuran dengan CD-ROM dan Internet akan kami sampaikan dilain kesempatan Dengan menggunakan sarana-sarana elektronis pekerjaan melayani pemakai untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkannya menjadi lebih cepat. Oleh karena itu pustakawan atau spesialis informasi harus mau meningkatkan diri belajar menggunakan sarana sarana tsb. dengan mengikuti pelatihan-pelatihan, atau belajar mandiri. Dengan cara ini pustakawan akan dihargai setara dengan ahli-ahli lain. Semoga.

KEPUSTAKAAN
1.

Dardjat, Rukasih. 1994. Penelusuran Literatur dengan komputer dan Micro CDS/ISIS. Makalah disampaikan pada kegiatan Penyuluhan Penelusuran Literatur di Bajit PDII-LIPI, 1994, Bandung, Bidang Jasa Informasi Teknologi PDII-LIPI.

2.

Ingwersen, Peter. 1992. Information retrieval interaction. London: Taylor Graham Publihing. Inmagic,Inc. , 1998. Inmagic version 7.1, release 1.0 Extended : Manual. Cambridge, Mass.: Inmagic.Inc. LIPI, Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah, 1993. Panduan paket program CDS/ISIS. (Computerized Documentation Service/Integrated set of Information System, versi 2.3 ). Jakarta :LIPI, Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah.

3.

4.

10

5. 6.

Listijo, Harta. Panduan Praktis mengoperasikan Internet. Semarang : STIMIK AKI. Permadi, Agus; Priyocahyono,Eko S, 1996. CDS/ISIS untuk Pustakawan, Dokumentalis, dan Arsiparis. Jakarta : Yayasan Memajukan Jasa Informasi. Sulistyo-Basuki, 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama *********************

7.

11