Gia Ms Project - 2000

Universidad Privada Antenor Orrego Escuela Profesional de Ingenieria Civil Computacin Aplicada
Gua Didctica MS Project

Ing.: Juan Manuel Urteaga Garca
1 Objetivo General del Curso.

A la finalizacin del curso el participante habr actualizado sus conocimientos de Planeamiento, programacin y administracin de obras y ser capaz de gerenciar un proyecto con la ayuda MS Project 2000 con clara definicin de tareas, dependencias, hitos, recursos, costos, asignaciones, etc. Por ltimo podrn realizar un seguimiento y anlisis de los resultados de la marcha del proyecto, as como informar adecuadamente de ello a los clientes o superiores.
2 Introduccin a la gestin de Proyecto.

2.2. Descripcin.
El proceso que servir de base para el presente ejercicio es la obra de un CERCO PERIMTRICO la construccin por ejecutar incluye la limpieza de terreno, construccin de cimientos, sobrecimientos en concreto, construccin de columnas, y la construccin de muros de cierre en ladrillo.
2.3.
Presupuesto del Proyecto.
En las pginas adjuntas aparece el presupuesto inicial de la obra en un formato convencional aceptado por la mayora de las entidades promotoras y financieras del medio. Las actividades aparecen organizadas en ttulos y partidas, y para cada una de ellas existe una cantidad de obra (metrados), un valor unitario y un valor total. El presupuesto incluye tambin totales a nivel de ttulo y un total general.
Los gastos de administracin se determinan durante este ejercicio y se los agrega al final del presupuesto.
Creacin de la programacin en MS Project 2000.

Desde otro Programa.
MS Project 2000 interacta con otros programas permitiendo iniciar la programacin de un proyecto desde otro programa que en el que previamente se ha elaborado el presupuesto, en el medio el ms conocido es el S10 desde donde se puede exportar a MS Project 2000 sus presupuestos, generando un archivo que contiene la siguiente informacin: Nombres de los ttulos y sus actividades constitutivas. Los ttulos sern tomados como actividades resumen y las actividades como tales a segundo nivel. Unidad de medida de la actividad.
Ing Juan Manuel Urteaga Garca
Cantidad de obra por ejecutar (Metrado). Duracin de las actividades, que S10 calcula multiplicando la cantidad de obra (Metrado) por el rendimiento de la mano de obra contenido en el anlisis unitario de la actividad y suponiendo, adems, que inicialmente sta slo tendr una unidad de mano de obra. As, por ejemplo, si en el anlisis de un metro cuadrado de muro aparecen 1.20 horas de cuadrilla y la obra requiere 500 m2 de este tipo de muro, el clculo de tiempo de S10 es (500 m2 x 1.20 horas/8 horas-da) = 75 das de cuadrilla.
Toda esta informacin se coloca dentro de MS Project 2000 en la tabla de datos para generar un diagrama de Gantt. En el diagrama Gantt inicial, todas las actividades se inician el mismo da (la fecha actual del computador) y no existe una relacin o dependencia entre ellas.
3.2.
Sin intervencin de otro programa.
La importacin del proyecto desde S10 ahorra una buena cantidad de trabajo, pero en MS Project 2000 tambin puede crearse directamente, para lo cual el usuario debe digitar la siguiente informacin: Nombre de la actividad, en un campo que recibe un nombre de hasta 40 caracteres. Duracin, en un campo que recibe un dato numrico de la cantidad de unidades de tiempo que se supone dura la actividad completa. Las unidades posibles son: M para minutos, H para horas, D para das (predeterminado) y S para semanas. La actividad as definida es colocada en el Gantt, asumiendo como fecha de iniciacin la fecha del sistema y la duracin en das hbiles
3.2.1.
Datos generales del proyecto.
Con cualquiera de los dos esquemas de trabajo mencionados, ser necesario definir algunos elementos que se aplican al proyecto completo tales como el calendario, parmetros generales, nombre y otros.
3.2.2.
Calendario.
El calendario base de un proyecto establece los siguientes elementos: Semana estndar de trabajo. Cules das son hbiles y cules no para TODAS las semanas del proyecto. Da estndar de trabajo. Horario de trabajo hasta de tres jornadas por da. Excepciones de calendario. Das festivos diferentes a los definidos como no hbiles en la semana estndar, horarios especiales para todo el proyecto. MS Project 2000 ofrece como base un calendario denominado "Estndar", en el que se definen algunos de los elementos anteriores y que no necesariamente coinciden con los que vamos a aplicar en el proyecto, tales como los horarios de trabajo, los festivos, etc.; por este motivo, siempre se define un calendario nuevo para el proyecto. Para definirlo se utiliza la opcin Herramientas - Cambiar calendario laboral , que abre la siguiente pantalla:
Dentro de esta pantalla se debe crear un calendario nuevo para as mantener intactas las definiciones originales del Estndar de MS Project 2000, oprimiendo el botn Nuevo... para mostrar la siguiente ventana:
Se define un nombre para el calendario (se recomienda el nombre de la empresa o del proyecto, por ejemplo), se escoge el calendario preexistente Estndar en la casilla Hacer una copia del calendario y se presiona Aceptar para regresar a la pantalla anterior, en donde se determinan las definiciones faltantes. Semana estndar. Para marcar un da como hbil o no hbil durante todo el tiempo, se hace clic sobre el nombre del da para sombrear toda la columna; luego, se marca en el botn correspondiente si se trata de un perodo No laborable, Laborable o Predeterminado segn el calendario vigente (el Estndar). Da estndar. Para definir el horario para todos los das laborables, se marcan los nombres de los das arrastrando el cursor sobre ellos para sombrearlos. Cuando se haya completado la seleccin, se llenan los campos de los turnos o jornadas con las horas especficas.
Excepciones de calendario. Se coloca el cursor sobre el da en el que se presenta algo especial. Marcado el da puede definirse como laborable, no laborable o predeterminado o definir un horario especial si se desea. Opciones especiales.
Al oprimir el botn de Opciones, el programa nos lleva directamente a las fichas de configuracin, dejando activa la correspondiente al calendario. La figura siguiente muestra la ficha activa:
Indicar en esta ficha si la semana inicia en domingo o lunes. MS Project 2000 asumir el da indicado como el nmero uno de la semana (importante en proyectos donde se quiere independizar el Gantt de las fechas). Igualmente indicar el mes en que inicia el ao contable. Importante para reportes posteriores de caja y auditoria. Las horas predeterminadas de entrada y salida sern las que MS Project 2000 asuma si no se especifican otras. Es decir, se asignarn esas horas para iniciar y terminar una jornada laboral. Ajstelas segn los horarios de trabajo; si no se hace, habr necesidad de un engorroso ajuste manual posterior.
Longitudes de jornada laboral y semana laboral. Independiente de los horarios dados en los calendarios, MS Project 2000 usar estos dos datos para todos sus clculos internos, especialmente para asignacin de recursos y control de costos y trabajo. Nota: Es importante ser consistente con las definiciones que se hicieron en el calendario, pues MS Project 2000 NO verifica estos datos.
3.2.3.
Opciones generales del proyecto.
En el men Archivo - Propiedades se encuentra la ficha Resumen, donde podemos dar unos datos que MS Project 2000 usar continuamente como predeterminados en encabezados de reportes, pantallas, grficos, etc.
Los diferentes campos de esta ficha se diligencian as: Ttulo : Nombre del proyecto, que aparece en todos los informes y reportes Asunto : Un elemento til para la clasificacin del proyecto dentro de la empresa. Autor : Persona que ha creado el proyecto. Responsable : Generalmente el nombre del Gerente de Proyecto. Organizacin : Nombre de la empresa. Categora, Palabras clave, Comentarios y Base del Hipervnculo son campos de uso opcional, tiles para clasificaciones y bsquedas mediante las herramientas avanzadas de bsqueda de Windows. Guardar vista previa: marque la casilla. No consume mucho espacio y es de mucha ayuda para la bsqueda en el disco. Presione Aceptar para terminar.
3.2.4.
Informacin general del proyecto.
Utilice la opcin Proyecto - Informacin del proyecto para abrir el cuadro que contiene la informacin general del proyecto:
En el campo Programar a partir de se determina si el proyecto se debe programar a partir de la Fecha de comienzo (para que todas las actividades se ejecuten tan pronto cono sea posible) o de la Fecha de fin de proyecto (cada actividad se programar tan tarde como sea posible) y, dependiendo de la escogencia, se activan los campos Fecha de comienzo o Fecha de fin para digitar la fecha respectiva. El campo Fecha de estado (MS Project 2000) contiene la fecha que el programa tiene en cuenta para sus clculos de cierre de reportes. Si no se escribe una, asume la del campo Fecha de hoy. El campo Fecha de Hoy contiene la fecha del computador y no es necesario variarlo. En el campo Calendario , de la lista desplegable se escoge el que se asigna como calendario base del proyecto; en nuestro caso asignaremos el calendario denominado CALENDARIO CIP que creamos en un procedimiento anterior. Presione Aceptar para completar la informacin.
3.2.5.
Grabacin del archivo.
Una vez definido lo anterior, el archivo debe ser llevado al disco. Use la opcin Archivo Guardar Como para abrir el cuadro de control de archivos de Windows, y all defina la carpeta y nombre que se va a dar al archivo del proyecto. El archivo debe ser grabado inicialmente sin lnea de base, en la versin 2003 del programa esta opcin es la que por defecto se presenta en el programa, y en caso de querer hacer lo contrario lo podemos hacer desde el men Herramientas Seguimiento Guardar linea Base.
Organizacin de Tareas.
Revisemos en detalle los datos de las tareas, colocando el cursor en la lnea doble de divisin entre datos y grfico y arrastrndolo hacia la derecha con el botn oprimido.
En pantalla aparecen los detalles de duracin, fecha de inicio y final, precedencia y recursos de cada actividad, y all podremos ingresar los datos que S10 nos proporciona o los que calculemos se gun la modificacin que hagamos de las cuadrillas. Cabe recordar que estos tiempos se calcularon en S10 asumiendo que cada actividad sera ejecutada por una sola cuadrilla, de donde se desprende que las duraciones muy largas pueden reducirse aumentando el nmero de cuadrillas que intervendrn en su ejecucin, en tanto que las actividades con duraciones muy cortas pueden ajustarse colocando unidades de tiempo superiores a la asumidos por S10, teniendo en cuenta siempre la experiencia de quien programe Si desea modificar la duracin de la actividad sin intervenir el campo de recursos, puede hacerlo entrando directamente al campo Duracin. Las duraciones fueron informadas directamente al programa y, hasta ahora, no hay una asignacin de recursos que permita hacer los ajustes de duracin. Simplemente deben revisarse en este momento las duraciones.
4.1.
Relaciones de dependencia
El siguiente paso consiste en establecer la secuencia de ejecucin de las actividades, para lo cual debe tenerse en cuenta: Necesidades de tipo tcnico que obligan a que una determinada actividad no pueda realizarse antes de que otra termine o haya avanzado una cantidad determinada. Necesidades de recursos que obligan a que dos actividades que usan el mismo recurso NO sucedan simultneamente o que una actividad est limitada a suceder dentro de un intervalo de tiempo especfico en que el recurso est disponible. Necesidades externas al proyecto tales como disponibilidad de dinero, aprobacin de licencias o permisos por entes ajenos a la empresa y similares, que obligan a que una actividad o grupo de actividades est sujeta a una fecha especfica de iniciacin. Cualquier otro elemento interno o externo que obligue a colocar dependencias, intervalos definidos entre tareas o fechas especficas que fijen una actividad en el tiempo. Es recomendable ejecutar manualmente un borrador de las secuencias antes de introducirlo a MS Project 2000 para identificar claramente las relaciones entre las actividades y facilitar el trabajo posterior. Para enlazar dos actividades seguidas coloque el cursor sobre la actividad predecesora, haga clic para sombrearla, mantenga el botn del ratn presionado, arrstrelo para seleccionar la actividad siguiente y termine haciendo clic sobre la herramienta de encadenar.
Para encadenar varias actividades seguidas pueden seleccionarse todas arrastrando el ratn sobre ellas con el botn presionado y luego encadenar mediante la herramienta. Si las actividades no estn seguidas, coloque el cursor sobre la actividad predecesora, haga clic para seleccionarla, desplace el Gantt hasta encontrar la actividad sucesora, presione la
tecla CTRL y con ella presionada, haga clic sobre la actividad y termine presionando la herramienta de enlazar. El diagrama de Gantt aparece as despus del encadenamiento:
Ntese que la relacin entre las actividades es de tipo Fin-Comienzo (F-C), de tal manera que la predecesora debe terminar para que empiece la sucesora. Debe notarse tambin que MS Project 2000 asume como predecesora a la primera actividad escogida. Debe anotarse que las actividades resumen no estn encadenadas, pues ello no tendra sentido. MS Project 2000 se encargar de recalcularlas cada vez que se introduzca una variacin en las subordinadas.
4.1.1.
Ajuste de dependencias
Despus de enlazadas las actividades es posible ajustar los enlaces utilizando los cuatro tipos de dependencia que acepta MS Project 2000: F - C o Fin - Comienzo. La actividad predecesora debe terminar antes de iniciar la sucesora. F - F o Fin - Fin. La actividad predecesora y la sucesora deben terminar simultneamente. C - C o Comienzo - Comienzo. Las actividades enlazadas deben comenzar simultneamente. C - F o Comienzo - Fin. El fin de la actividad sucesora debe estar en lnea con el comienzo de la predecesora. El enlace predeterminado es el tipo F - C. Adicionalmente, MS Project 2000 permite colocar traslapes y holguras dentro de las dependencias, que pueden medirse en las mismas unidades de duracin o en porcentaje de la actividad predecesora. Para modificar las relaciones de dependencia creadas anteriormente (todas son del tipo F C, sin traslapes ni holguras), sitese en el diagrama de Gantt sobre una flecha de relacin entre dos actividades y haga doble clic en ella para abrir el siguiente cuadro:
La relacin aparece ahora descrita en el cuadro; la actividad predecesora aparece luego de la palabra De:, la sucesora luego de Con:, el tipo de relacin tiene una lista desplegable que muestra los cuatro tipos posibles; en al campo Posposicin: se escribe un nmero positivo si se quiere desplazar la actividad sucesora hacia adelante en el tiempo o negativo si se quiere desplazar hacia atrs. Por ejemplo, -5d hara que el comienzo de la sucesora se efectuara
cinco das antes del fin de la predecesora y +5d llevara el comienzo de la sucesora cinco das hbiles despus del fin de la predecesora. Si en este cuadro se escriben porcentajes, estos se refieren siempre a la tarea predecesora; por ejemplo, un 30% retardar el inicio de la sucesora un lapso de tiempo igual al 30% de la duracin de la predecesora; un -40% har que la sucesora inicie cuando la predecesora est en el 60% de avance y le falta un 40% para finalizar. Los ajustes que se hagan en este paso deben estar juiciosamente estudiados con base en las restricciones tcnicas y financieras del proyecto. Es lgico que la definicin de traslapes acorta la duracin del proyecto; sin embargo, debemos cuidarnos de abusar de esta posibilidad que, en la mayora de los casos, trae como consecuencia la sobreasignacin de recursos. En el trabajo que nos ocupa hemos ajustado las siguientes relaciones: Excavacin para cimientos hasta 1.00 m terreno normal (02.01) y Concreto 1:10+30% PG para cimientos corridos (03.01) pueden considerarse tareas que se ejecutan de forma ininterrumpida, de modo que determinamos una relacin F-C entre las dos. Las actividades y Acero de refuerzo grado 60 para Columnas (04.03) y Acero de refuerzo grado 60 para vigas (4.06) se considera que pueden iniciar simultneamente, por lo que su relacin se puede cambiar a Comienzo-Comienzo. Consideramos que los muros (05.01) no pueden comenzar a levantarse hasta que los sobrecimientos no estn desencofrados (03.03); esto se controla colocando una dependencia F-C entre las dos actividades. El resto de precedencias podrn ser adjudicadas segn el criterio del profesional a cargo de la programacin.
4.2.
Creacin de hitos.
Un hito es un evento que se sucede en el tiempo y que controla la iniciacin o finalizacin de un grupo de tareas en un proyecto. El hito no consume tiempo ni recursos pero el hecho de que suceda permite que otras tareas puedan llevarse a cabo. Por ejemplo, en un proyecto de construccin, la fecha de la aprobacin del crdito de corporacin o la de expedicin de la licencia de construccin son hitos porque la obra no puede iniciarse hasta tanto no se cuente con el dinero del crdito o el permiso municipal. Los hitos se utilizan para mejorar el control del proyecto y deben colocarse tantos como se consideren necesarios y funcionales. Para colocar un hito simplemente se inserta una actividad en el sitio que se desea, con el nombre que se quiera y especficamente se le coloca la duracin en cero. MS Project 2000 colocar esta actividad en el Gantt con un formato diferente. En el proyecto del modulo Bsico hemos creado dos hitos denominados INICIO y FIN luego se establecieron las relaciones correspondientes. El Gantt que incluye el hito y las dependencias modificadas en el paso anterior, se muestra de la siguiente forma:
Ntese que el papel de un hito es controlar puntos especficos de un proyecto. Para continuar con la ejecucin del proyecto o finalizarlo, todas las tareas anteriores al hito deben haber finalizado satisfactoriamente. Luego de las modificaciones y ajustes ejecutados, podemos revisar las estadsticas del proyecto, que nos muestran los resultados obtenidos. Desde el cuadro producido por la opcin Proyecto - Informacin del Proyecto... se presiona el botn Estadsticas para obtener la siguiente tabla:
En este cuadro notamos que, por el movimiento de tareas debido a los cambios de dependencias, el tiempo neto de duracin es de 22 das. En el costo total del proyecto puede verse tanto en las cifras de costos como en las que muestran el trabajo actual en horas.
Administracin de Recursos.
5.1. Definicin de recursos.
Un recurso es cualquier elemento que debamos utilizar para realizar una tarea, que es limitado en cantidad y que afecta la programacin del proyecto. El Ms Project no puede calcular la duracin de las actividades pues no tenemos forma de ingresar los rendimientos para que comparndolos con los metrados pueda hacer esta estimacin. Lo que hace el programa es calcular un rendimiento unitario con la primera adjudicacin de recursos que hacemos, y luego recalcula y ajusta las duraciones a cada adjudicacin adicional de recursos (Personal) que hacemos. Esta condicin la realiza el programa bajo el criterio de que la duracin de las actividades esta condicionada por el esfuerzo. Por lo tanto antes de hacer una adjudicacin de recursos a una tarea especifica debemos indicar que la duracin de esta no este condicionada por el esfuerzo. Para realizar este cambio en las tareas deberemos posicionarnos en las tareas que modificaremos e ir al men proyecto informacin de la tarea y escoger las opcin avanzado, luego de lo cual se presentar la pantalla siguiente en donde ademas de desactivar la opcin de condicionada por el esfuerzo. Indicaremos que debe ser de duracin fija que debe usar el calendario definido o escogido exprofesamente par el proyecto, y que el tipo de delimitacin sea lo antes posible.
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La forma ms rpida de definir recursos es mediante el uso de la hoja de recursos, que recibe todos los datos bsicos en una sola vista. Para obtener la hoja de recursos use el men Ver Hoja de recursos, que colocar la siguiente vista en la pantalla:
En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de la definicin de un recurso, con un manejo similar al de una hoja Excel. Los datos son los siguientes:
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Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40 caracteres. Iniciales. MS Project 2000 sugiere las letras iniciales del nombre. El campo es opcional y puede usarse para bsquedas y clasificaciones ms rpidas. Grupo. Informacin opcional que sirve para definir grupos de recursos con el fin de generar informes por dichos grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de la empresa y similares. Capacidad mxima. El nmero mximo de unidades del recurso que la empresa tiene disponibles. El campo es requerido; si no se llena se asume uno. Tasa estndar. Valor pagado al recurso por unidad de tiempo normal de trabajo. La unidad de tiempo puede ser cualquiera de las vlidas adems de "a" para pago por ao. Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas. Se define igual al anterior. Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho de utilizarlo. Un recurso puede tener los tres valores. Acumular. Forma como se har el asiento contable del costo causado por el recurso. Puede sentarse el costo total al inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado a medida que la tarea avanza. Calendario base. Calendario de disponibilidad del recurso. Cada recurso puede tener su calendario propio, que se define igual al calendario base del proyecto. Si no se especifica uno, asume el del proyecto. Cdigo. Campo opcional, puede recibir cualquier codificacin que se desee. til para clasificar recurso, informes, etc. Tal como se recomend atrs para encadenar actividades, antes de ingresar los recursos a MS Project 2000 es conveniente elaborar un esquema de borrador para ahorrar tiempo de trabajo.
5.2.
Asignacin de recursos.
Los recursos deben ser asignados a las tareas correspondientes con el fin de que MS Project 2000 pueda controlarlos, y aunque existen varias formas para hacerlo, la ms fcil es usar la herramienta Asignacin de recursos dentro del diagrama de Gantt.
5.2.1.
Asignacin inicial.
Para asignar un recurso a una actividad especfica, se coloca el cursor sobre la actividad a trabajar y se presiona el botn de la herramienta de asignacin
Para invocar el formulario de asignacin de recursos:
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En este formulario aparecen todos los recursos que existen en el proyecto; si la actividad marcada ya tiene algo asignado, el recurso correspondiente aparecer con una marca de chequeo en la columna izquierda del formulario y un nmero, que indica la cantidad de unidades asignadas, en la columna de la derecha. Si se quiere asignar un nuevo recurso, se marca el nombre de ste con el ratn y luego sobre el botn de Asignar. Para cambiar la cantidad asignada, lleve el puntero del ratn hasta el campo correspondiente al frente del nombre del recurso y digite la cantidad, que puede ser menor que la unidad para asignar menos del 100% del tiempo del recurso. Tambin es posible entrar un nmero mayor que la capacidad mxima del recurso. Debe tenerse en cuenta que si el proyecto maneja tareas cuya duracin depende de los recursos (Tarea condicionada por el esfuerzo), una primera asignacin asume que la duracin dada a la tarea era la justa para esta asignacin, de modo que la duracin de la tarea no se modifica. Si luego de esta asignacin se modifica la cantidad de recurso asignado, y es ste el recurso que est controlando la duracin, sta ser ajustada al nuevo clculo.
5.3.
Ajuste de recursos y otras formas de asignar
Luego de una primera asignacin, es posible ajustar las cantidades y los recursos asignados a cada una de las tareas, y la mejor forma de hacerlo es colocar el cursor sobre la tarea y hacer doble clic sobre su nombre para solicitar el Formulario de Informacin acerca de la tarea que aparece enseguida:
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Si se activa la ficha Recursos aparece el siguiente formulario, dentro del cual existe un botn para desplegar la lista de recursos disponibles, escoger all uno cualquiera con el ratn y asignarlo a la actividad.
De esta forma se hace rpidamente el cambio de un recurso por otro. Para cambiar la cantidad basta posicionar el cursor sobre el campo correspondiente e ingresar la nueva cantidad. En la parte inferior del formulario de la ficha Avanzado, podemos cambiar el tipo de duracin entre Dependiente de recursos y Duracin fija. Si se mantiene la dependencia de recursos y las cantidades asignadas se cambian, MS Project 2000 revisar toda la tarea y ajustar la duracin a la nueva disponibilidad de recursos.
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En la tabla de datos del diagrama de Gantt tambin es posible ajustar los recursos, pues la ltima columna de la tabla contiene la informacin de los recursos asignados a cada tarea. All los nombres aparecen seguidos, separados por comas, y si la asignacin es diferente a la unidad se coloca el nmero de unidades asignado entre corchetes despus del nombre del recurso.
Ntese que al colocar el cursor encima del campo tambin estar disponible la lnea de edicin para el nombre y el correspondiente botn para desplegar la lista. Puede escoger un recurso de la lista, colocar la coma de separacin y escoger el siguiente.
5.4.
Nivelacin de recursos.
El resultado de todo el trabajo anterior es la asignacin completa de los recursos que consideramos necesarios para ejecutar cada una de las tareas. Es posible, y muy probable, que algn recurso haya quedado asignado con un trabajo mayor a su disponibilidad Sobreasignacin de Recursos- , cosa que MS Project 2000 no objeta pero si avisa de su existencia colocando en hoja de recursos un mensaje de atencin como el que se muestra
La nivelacin consiste en redistribuir las tareas en el tiempo con el fin de eliminar la sobreasignacin, y la mejor forma es tratar de hacerlo manualmente, para lo cual se cuenta con varias herramientas. En primer lugar es necesario conocer la ruta crtica del proyecto ya que no nos ser posible mover tareas que se encuentren dentro de ella, as que active la opcin Ver - Ms presentaciones... , que muestra el siguiente cuadro:
Escoja en la lista Gantt detallado y presione el botn Aplicar para que aparezca el nuevo diagrama, cmbiele su dimensin utilizando Ver - Zoom, escoja Proyecto completo y presione
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Aceptar. El nuevo diagrama de Gantt que aparece tiene las tareas crticas sealadas en color rojo. Ahora necesitamos ver la asignacin de recursos a cada tarea, para lo cual se recomienda dividir en dos la ventana de MS Project 2000 utilizando Ventana Dividir,, que muestra el Gantt en la mitad superior de la pantalla y el formulario de recursos en la inferior.
Coloque el cursor en cualquier sitio de la mitad inferior y haga clic para fijarlo a esta ventana. Acto seguido, llame la opcin Ver - Grfico de recursos para ver en la ventana inferior un histograma que muestra la asignacin de recursos para la tarea seleccionada en la vista de Gantt, utilizando barras azules para la asignacin normal y barras rojas para la sobreasignacin. La combinacin de vistas nos permitir estudiar con todo cuidado los problemas de asignacin existentes para poder tomar los correctivos necesarios. Si se presenta una situacin de sobreasignacin, las siguientes pueden ser las decisiones a tomar para controlarla: Subir la capacidad mxima del recurso, lo cual implica mayores costos de contratacin de personal o adquisicin de ms equipo. Cambiar un recurso por otro. Permitido en caso de recursos equivalentes, normalmente es una buena solucin que no afecta los costos del proyecto. Permitir horas extras. Dividir una tarea, de modo que una parte de ella se lleve a cabo cuando se plane y el resto se realice ms tarde cuando el recurso asignado tenga tiempo. Mover las actividades que presenten problema. Puede mover las actividades que presenten holgura, dentro de la holgura calculada por MS Project 2000. Si se mueven las actividades crticas o las no crticas por fuera de sus holguras, se afectar la fecha de finalizacin del proyecto. Aunque el MS Project 2000 permite mover las actividades desde
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el propio diagrama Gantt, no se recomienda por que esta opcin implica la asignacin de una nueva delimitacin de la tarea lo que muchas veces consigue un resultado distinto al perseguido.
Para implementar alguna de las decisiones en la ejecucin de una tarea, como la asignacin de horas extras; posicione el cursor en la ventana inferior, vaya el men Ver - Ms Vistas y elija Formulario de tareas, Formulario Detalles de tarea o Formulario Nombre de tarea. Cuando tenga en pantalla el formulario escogido vaya a Detalles en el men Formato y elija all Trabajo de recursos. El formulario mostrado tendr una columna para definir las horas extras permitidas en cada tarea y por cada recurso (note que MS Project 2000 no asigna horas extras de forma automtica).
Tambin se puede optar por que se el MS Project solucione la sobreasignacin usando la herramienta de nivelacin automtica: Herramientas - Redistribur recursos, que presenta este cuadro:
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Esta herramienta trata de hacer una redistribucin con base en una buena cantidad de apreciaciones y anlisis: primero revisa TODOS los recursos existentes y cuando encuentra uno con sobreasignacin, determina las tareas que lo usan, examina su situacin dentro del programa y, cuando sea posible, desplaza alguna de ellas para mejorar la distribucin del tiempo de los recursos. El orden en que MS Project 2000 analiza las tareas puede ser por Nmero nico de identificacin, en orden Estndar -en el cual analiza predecesoras, holguras y fechas para determinar cual mueve- y Prioridad, estndar, que usa primero el campo de prioridad y luego los criterios estndares. MS Project 2000 no mueve actividades que tengan fechas fijas en el proyecto, que tengan lleno el campo de fecha real de comienzo (, es decir que estn en proceso) o las que tengan "No redistribuir" en el campo de prioridad. Tampoco es posible hacer una redistribucin automtica para proyectos programados en funcin de la fecha de finalizacin, pues las tareas estn all programadas lo ms tarde posible y no ser posible retrasarlas ms para ajustar recursos. Si la redistribucin efectuada no es satisfactoria, puede llamarse nuevamente el comando y oprimir Borrar redistribucin... Recuerde que esta herramienta es una ayuda para la toma de decisiones y no produce necesariamente la mejor solucin al problema de los recursos. Las decisiones de tipo administrativo sern siempre del profesional que realice la Programacin. A continuacin mostramos el resultado de haber redistribuido automticamente los recursos
Reportes Iniciales
En este momento debemos imprimir nuestra primera serie de informes con el fin de verificar que todo el proyecto se comporta como realmente lo necesitamos. Estos informes iniciales, sern tomados de la galera de informes de MS Project 2000, que tiene cinco secciones:
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Informes generales Informes de actividades actuales Informes de costos Informes de asignaciones de recursos Informes de carga de trabajo Para obtener esta galera se activa la opcin Ver - Informes:
Al escoger alguno de los grupos aparecen los iconos correspondientes a los informes que contiene, tal como puede verse enseguida para los informes generales
Seleccione con el cursor el informe que desee y presione Seleccionar para que MS Project 2000 muestre la vista previa del mismo y un men de control para enviarlo a la impresora o a un archivo magntico. Los informes que normalmente se imprimen en esta primera vez son: Resumen de proyecto y Tareas crticas del grupo General Flujo de caja semanal y Presupuesto del grupo Costos Tareas y recursos humanos del Grupo Asignaciones (en este grupo hay un informe de recursos sobreasignados que puede ser muy til en el anlisis que hicimos antes). Uso de Tarea y Uso de Recursos del grupo Carga de Trabajo Tambin es muy til imprimir el informe Tarea y Recursos desde el grupo Personalizados, que contiene el resumen de la entrada de datos del proyecto.
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Impresos los informes, tenemos una serie de documentos sobre los cuales podemos verificar completamente el trabajo hecho hasta ahora. Revisaremos lo siguiente: Recursos sobreasignados Recursos programados por fuera de su tiempo disponible Fecha de finalizacin por fuera de los deseos del propietario del proyecto Costos excesivos Duraciones de tareas no prcticas (muy largas o muy cortas) Relaciones de dependencia y tiempos de traslapes y desplazamientos Si estamos de acuerdo con los datos suministrados, debemos hacer ahora dos cosas: entregar las copias de los informes a todos los entes participantes del proyecto y guardar el proyecto original con el fin de tener base de comparacin para el control posterior.
Seguimiento del Proyecto.

7.1. La lnea base del proyecto.
Ya hemos finalizado la primera programacin del proyecto, revisado y verificado la asignacin de recursos, duracin del proyecto, etc. y todos los posibles errores se han corregido, de tal manera que ya existe la primera versin definitiva del proyecto, que debe guardarse (Guardar la Lnea de Base del Proyecto) para utilizarla como base de comparacin en los posteriores procesos de seguimiento y control del proyecto. Active la opcin Herramientas Seguimiento - Guardar lnea de base, acepte los campos predeterminados que aparecen en la ventana y presione Aceptar para guardar el proyecto en el disco.
7.2.
Seguimiento y control del proyecto.
Uno de los papeles ms importantes del software de gestin de proyectos es ofrecer al administrador, al gerente o al profesional, todas las herramientas necesarias para la realizacin de un control permanente y seguro. El correcto seguimiento y control est compuesto por los siguientes pasos: Guardar la lnea de base definitiva del proyecto, que tericamente no cambiar en adelante. Este trabajo fue ejecutado al final del ejercicio anterior. Determinar el progreso de cada una de las tareas peridicamente e ingresar los datos correspondientes de avance al programa.
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Definir los posibles cambios y ajustes que deban hacerse a la programacin inicial en cuanto a duracin de actividades, cambios en las relaciones de dependencia, cambios en la cantidad de recursos asignados o en el trabajo que estos recursos deban ejecutar. Entrar manualmente todos esos cambios a los campos correspondientes en el proyecto. Actualizar el proyecto utilizando las herramientas de seguimiento de MS Project 2000. Producir los informes necesarios de avance, estado de proyecto y variaciones con respecto al original (lnea base). Estudiar el comportamiento del proyecto y las consecuencias que tienen los datos que se han introducido, tomando las decisiones necesarias para encaminar nuevamente el proyecto hacia el cumplimiento de sus metas. Ingresar al proyecto los datos necesarios con respecto a las decisiones tomadas y producir los informes sobre las actividades a desarrollar de forma inmediata. Este proceso se ejecutar con una periodicidad determinada slo por la magnitud del proyecto, lo crtico de los gastos y tiempos y las necesidades de los propietarios.
7.3.
El avance de tareas.
Los ejecutores de las actividades reportarn a la gerencia del proyecto el avance real de cada una de las tareas para cada fecha de corte determinada por la misma gerencia. La mejor forma de presentar este avance es mediante expresiones porcentuales del total de la actividad. De acuerdo con estos informes, el archivo del proyecto se modificar entrando los datos necesarios sobre los formularios de informacin de actividades. En cualquier situacin de un proyecto existen tres tipos de actividades (las que ya terminaron, las que estn en proceso y las que no han empezado), cada uno de las cuales requiere diferentes datos de avance:
7.3.1.
Tareas que ya terminaron.
Si iniciaron y terminaron segn lo previsto, se digita 100% en el campo de avance para llenar automticamente los campos de Inicio, Fin y Duracin reales. Si iniciaron antes o despus de lo previsto, se coloca la fecha real de iniciacin y el campo de avance en 100% para que MS Project 2000 mueva la actividad al sitio correspondiente y calcule la fecha de finalizacin. Si terminaron antes o despus de lo previsto, se digita la fecha de fin real para que MS Project 2000 llene el avance con 100%, calcule la fecha de iniciacin y mueva la tarea a su sitio correspondiente. Si cambi la duracin prevista, se digita primero la fecha real de finalizacin (para indicar que la tarea ya termin) y luego se coloca la nueva duracin para que MS Project 2000 pueda recalcular el trabajo ejecutado.
7.3.2.
Tareas que no han comenzado.
Si se encuentran dentro del plan, los campos de avance y las fechas reales de inicio y fin no se tocan, aunque es posible afectar su duracin y las asignaciones de recursos. Si la actividad ha debido comenzar, debe reprogramarse a partir de la fecha de corte.
7.3.3.
Tareas en progreso.
21
Si la tarea inici segn el plan previsto, basta con entrar al campo de avance y colocar el porcentaje reportado por los ejecutores. Si inici antes o despus, se digita la fecha real de inicio en el campo correspondiente y luego se coloca el porcentaje de avance. Si la duracin prevista ya no es la verdadera, es necesario ajustarla manualmente, pero si el proyecto es dependiente de recursos, se ajusta la cantidad de recursos asignados para que MS Project 2000 recalcule la duracin.
7.4.
El seguimiento.
El siguiente es el primer informe de avance de la obra Cerco Perimtrico, preparado en Excel: % Avan ce
100 100
Tarea
TRABAJOS PRELIMINARES LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR MOVIMIENTO DE TIERRAS EXCAVACION PARA CIMIENTO HASTA 1.00 MT RELLENO CON MATERIAL PROPIO ELIMINACION CON TRASPORTE (CARGIO A MANO) OBRAS DE CONCRETO ARMADO ACERO GRADO 60 PARA COLUMNAS
Estado
Culminado Culminado En progreso
inicio
segn plan segn plan segn plan
fin
segn plan segn plan
duracin
segn plan segn plan
66
En progreso
50
segn plan
Para cumplir el primer paso del proceso de seguimiento se colocan en MS Project 2000 los datos del informe de avance. Determinemos la fecha de corte para este punto de control activando la opcin Proyecto - Informacin del proyecto y cuando aparezca el cuadro, haga clic en el men desplegable Fecha de estado para abrir el calendario, como se ve enseguida:
22
Dentro de ese calendario busque la fecha Julio 23, selela con el mouse y presione Aceptar para fijarla como fecha de corte, que MS Project 2000 usar para todas las operaciones automticas de avance de proyecto. Coloque ahora el cursor sobre la Barra de Herramientas, oprima el botn derecho del mouse y escoja la opcin Seguimiento para abrir la Barra de Herramientas de Seguimiento, cuyos botones facilitan enormemente los trabajos de actualizacin:
Estadsticas del proyecto Actualizacin segn programacin Reprogramar trabajo Agregar lnea de progreso Porcentaje de avance Formulario actualizar tareas Grupo de Trabajo
Site el cursor sobre la actividad LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL, que ya est terminada y cuyas fechas de comienzo y fin coinciden con el plan. Presione en la Barra de Seguimiento el botn del 100% de avance y verifique los resultados en su diagrama de Gantt:
Note que la tarea aparece ahora con una barra negra en el centro, indicando que est terminada y que se inici y termin segn el plan. Mantenga el cursor en la tarea y presione ahora el botn Actualizar Tareas en la Barra de Herramientas de seguimiento par abrir el siguiente formulario, donde puede verse que MS Project 2000 ya llen los campos de inicio y fin REALES con las mismas fechas de la programacin actual, el % completado est en 100%, la duracin real es igual a la programada y la duracin restante es 0 das.
23
7.5.
Lneas de progreso.
MS Project 2000 tiene una herramienta adicional muy til para controlar el avance de un proyecto: las lneas de progreso, que pueden trazarse en cualquier fecha y aparecen en el diagrama de Gantt indicando la situacin de cada una de las tareas con respecto a la lnea de base mediante picos que se desvan hacia la izquierda cuando la tarea est retrasada o hacia la derecha si se encuentra adelantada con respecto a la lnea de base. Para definir y colocar una Lnea de Progreso se abre la ventana que aparece enseguida utilizando la opcin Herramientas -Seguimiento -Lneas de progreso .
En el cuadro se define si la lnea debe aparecer o no, si deben ser varias lneas a intervalos repetitivos y si la comparacin del estado actual debe hacerse contra el plan real o el plan previsto. Al terminar las definiciones se presiona Aceptar y los resultados aparecen inmediatamente en el diagrama de Gantt con la lnea de progreso incluida:
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La lnea de progreso coloca una marca sobre el indicador de progreso de cada actividad (o al comienzo de las que no se han iniciado) y la enlaza con la lnea misma para evidenciar el estado de adelanto o atraso. Las actividades que tiene la marca exactamente bajo la fecha de "hoy" indica que est avanzando segn el programa original, mientras que para las que la marca est hacia la izquierda de la fecha de corte indica un retraso con respecto a la lnea de progreso. Ntese que la lnea de progreso no marca las actividades ya terminadas. En un segundo reporte semanal tendramos la lnea que se muestra donde se reporta que la tarea, CONCRETO 1:10 +30% P.G. PARA CIMIENTOS CORRIDOS, ha terminado el lunes 28 de julio en vez de terminar el sbado 26, es decir un da (laborable) despus de lo programado. Esto lo podemos apreciar de mejor manera en el Gantt de seguimiento; el que se presenta de esta manera Ver Gantt de seguimiento.
Se nota adems que se reprograman automticamente las fechas de inicio de las actividades cuyo inicio depende de la terminacin de esta, no as aquellas que no guardan esta dependencia o que no pertenecen al la ruta crtica.
7.6.
Decisiones de ajuste.
El ltimo paso del proceso de control consiste en estudiar cuidadosamente los resultados de las vistas, diagramas e informes de seguimiento para analizar las alternativas y tomar las decisiones que permitan ajustar el proyecto a las previsiones originales, todo lo cual estar a cargo de la persona que gerncie el Proyecto, apoyado en la informacin que reciba de MS Project 2000.
25
Para el anlisis de alternativas se recomienda usar un archivo COPIA del proyecto, con el cual se puede verificar el alcance de las decisiones antes de modificar el archivo principal. En el caso especfico de la obra Mdulo Bsico encontramos que la fecha de terminacin del proyecto no se podr cumplir por el retraso en la tarea, CONCRETO 1:10 +30% P.G. PARA CIMIENTOS CORRIDOS, de tal manera que si queremos afrontar el problema ser necesario variar la duracin de las actividades crticas posteriores para disminuir el tiempo faltante. Las actividades de Relleno con Material Propio y Falso Piso De 4" Concreto 1:10 son el objetivo ideal, pues dependen de la atrasada, estn en la ruta crtica y duran (al contrario de las restantes) mas de un da, por lo cual podemos asignar una cuadrilla adicional a cada una de las actividades, y disminuirlas a un da de duraron para lograr que la duracin de la obra no se altere, tal como aparece enseguida:
Dado que disponemos de ocho peones, dado adems que, en la actividad Falso Piso de 4 concreto 1:10 la cuadrilla inicial consta de tres Peones y que al duplicarla necesitaramos seis de ellos, esta tarea no genera sobreasignacin de recursos, como puede verse enseguida:
26
Personalizacin
8.1. Personalizacin de Reportes
La opcin Ver Informes Personalizados permite usar los diseos existentes para cambiarlos y crear nuevos tipos de informes. Al escoger esta opcin aparece un cuadro de dilogo con una lista en orden alfabtico de todos los reportes que MS Project 2000 proporciona,
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dentro de ella se escoge uno cualquiera y se presiona el botn Modificar para abrir la ventana de definiciones de modificacin.
En la primera ficha (Definicin) se podr determinar las siguientes caractersticas globales del reporte: Nombre: Un nuevo nombre que ser colocado en el men de reportes. Perodo: Se define un intervalo entre fechas Nmero: Un intervalo de nmeros, por ejemplo entre las actividades 10 a la 20 Tabla: Tabla que define las columnas del reporte. Se escoge entre las disponibles del men. Filtro: El filtro que se aplica a las filas del reporte. Se escoge entre los disponibles. Resaltar: Si se marca, se muestran todas las actividades o recursos resaltando los que pasan el filtro. Si no hay marca solo se reportan los que pasan el filtro Mostrar Tareas Resumen: Muestra actividades resumen si se marca la casilla. Bandas de Grises: traza bandas tramadas para separar los tems del reporte si se marca.
28
La segunda ficha controla los detalles del reporte, y si ste contiene Actividades, por ejemplo, cada casilla que se marque en el recuadro Tarea agrega el elemento correspondiente: en cada campo de asignacin estar disponible los elementos concernientes al reporte inicialmente escogido
Notas: Anotaciones hechas sobre el campo Notas de las actividades. Objetos: imprime cualquier objeto adjuntado a la actividad (grficos, texto, hojas Excel, etc) Predecesoras imprime la lista de actividades predecesoras Sucesoras: imprime la lista de actividades sucesoras.
La ltima ficha controla los criterios de ordenacin del reporte, de acuerdo con los criterios de ordenacin mencionados en el captulo anterior: En cada uno de los campos se puede escoger entre los diferentes datos ofrecidos en el men y decidir si la ordenacin ser ascendente o descendente. El segundo campo se usa para desempatar el primero y el tercero para desempatar el segundo. En cualquiera de las fichas se puede modificar el estilo de texto para el reporte (tipo de letra, tamao, estilos, etc.) oprimiendo el botn Texto.
29

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1 Objetivo General del Curso.

2 Introduccin a la gestin de Proyecto.

Presupuesto del Proyecto.

Creacin de la programacin en MS Project 2000.

Ing Juan Manuel Urteaga Garca

Sin intervencin de otro programa.

Datos generales del proyecto.

Ing Juan Manuel Urteaga Garca

Ing Juan Manuel Urteaga Garca

Ing Juan Manuel Urteaga Garca

Opciones generales del proyecto.

Ing Juan Manuel Urteaga Garca

Informacin general del proyecto.

Grabacin del archivo.

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Para invocar el formulario de asignacin de recursos:

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Ajuste de recursos y otras formas de asignar

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Seguimiento del Proyecto.

Seguimiento y control del proyecto.

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Tareas que ya terminaron.

Tareas que no han comenzado.

Ing Juan Manuel Urteaga Garca

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