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Tecnolgico de Costa Rica Escuela de Ingeniera en Computacin Curso de Especificacin de Software Profesor Dr. Jaime Solano Soto

Visin del Proyecto

Nombre del Proyecto Nombre del Grupo Cliente Telfono Persona a contactar E-mail

Expediente Electrnico para el PEA Vida Abundante TechnologicArt Programa de Educacin Abierta (PEA) Vida Abundante 2229-9205 ext 302 Ing. Luz Mary Alpzar, coordinadora del programa lmalpizar@educacionabierta.org

Equipo de trabajo
Nombre del Alumno Susana Garca (coordinadora) Alejandro Sura Esteban Alvarado E-mail gsusanag@gmail.com sura2726@hotmail.com teban1812@gmail.com

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Tabla de Contenido
1 REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO .......................................................................................2 1.1 Antecedentes - Descripcin del problema ............................................................................2 1.2 Oportunidad del negocio.......................................................................................................4 1.3 Objetivos y criterios de xito................................................................................................4 1.3.1 Objetivo general............................................................................................................4 1.3.2 Objetivos especficos.....................................................................................................4 1.3.3 Criterios de xito...........................................................................................................4 1.4 Necesidades del cliente.........................................................................................................5 1.5 Riesgos del negocio...............................................................................................................5 2 VISIN DE LA SOLUCIN.......................................................................................................5 2.1 Visin del software por desarrollar ......................................................................................5 2.2 Formas o caractersticas principales .....................................................................................5 2.3 Asunciones y dependencias...................................................................................................6 3 ALCANCES Y LIMITACIONES................................................................................................6 3.1 Alcance de la versin inicial ................................................................................................6 3.2 Alcance de las versiones posteriores.....................................................................................7 3.3 Limitaciones y exclusiones ..................................................................................................7 3.4 Diagrama de contexto...........................................................................................................7 4 CONTEXTO DEL NEGOCIO.....................................................................................................8 4.1 Stakeholders y sus necesidades.............................................................................................8 4.2 Prioridades del proyecto........................................................................................................9 4.3 Ambiente operativo...............................................................................................................9 5 CRONOGRAMA PRELIMINAR..............................................................................................10 6 APROBACIN DEL DOCUMENTO.......................................................................................10

1 REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO

1.1 Antecedentes - Descripcin del problema

El Programa de Educacin Abierta (PEA Vida Abundante) es una iniciativa de la Comunidad Cristiana Vida Abundante para llevar educacin a personas adultas que no han tenido la oportunidad de completar su estudios formales en los niveles de alfabetizacin, primaria y secundaria. El programa es una organizacin sin fines de lucro que se sostiene principalmente por el aporte de la Comunidad Cristiana Vida Abundante, por donaciones directas y por un monto muy bajo que se cobra por concepto de matrcula (actualmente se cobra de 3000 a 4000 colones por materia). La infraestructura fsica, la electricidad, el agua, el aseo y la seguridad son provistos por Vida Abundante. El dinero que se recauda se utiliza en la compra de materiales, libros, Visin del proyecto IC 5820 Especificacin de software

-3fotocopias, tinta para la impresora, artculos de oficina, marcadores, borradores y mapas, entre otros; adems en asistencias econmicas a los estudiantes (libros, pasajes, matrcula) y el salario de una persona a tiempo completo. El PEA est conformado por unos 100 voluntarios, los cuales donan su tiempo y su talento en diferentes reas: impartiendo lecciones a los casi 250 estudiantes activos del programa, apoyando en el rea administrativa, coordinando el trabajo de otros voluntarios, realizando labores de trabajo social (becas y otras asistencias), o bien, capacitando a otros voluntarios. El programa tiene 8 aos de existir, y a travs de ste han pasado unos 900 estudiantes y unos 150 voluntarios, para la mayora de los cuales se lleva un expediente fsico. El PEA se ha planteado el objetivo de reducir la cantidad de papeles que debe utilizar y conservar para mantener actualizado su compendio de informacin personal de sus estudiantes y voluntarios, esto por varios motivos:

Agilizar el proceso de admisin y matrcula de los estudiantes, y el proceso de incorporacin y actualizacin de la informacin de los voluntarios. Considerando que los voluntarios del PEA no son personal de planta sino que se presentan solamente unas cuantas horas por semana, les es muy difcil poder estar en la oficina del PEA para consultar expedientes, por lo tanto se requiere brindar acceso a esa informacin de manera remota. Por poltica ambiental y de reduccin de costos, se desea disminuir la cantidad de papel utilizado en los procesos administrativos.

La cantidad de informacin que debe ser administrada crece cada vez ms, y los medios de comunicacin e intercambio de informacin actuales no son suficientes para suplir las necesidades del programa. Las comunicaciones suelen darse por correo electrnico, mensajes SMS y llamadas telefnicas. En el caso de las llamadas telefnicas se suele generar archivos con el listado de las personas a llamar. Para la comunicacin por correo electrnico se acostumbra recurrir a listas de correos electrnico para enviar informacin a todos los voluntarios, a todos los estudiantes o a grupos especficos, estas listas de correos deben ser constantemente actualizadas. El problema de afecta el impacto de lo cual es una solucin de xito sera mantener en expedientes de papel la informacin personal de una cantidad significativa de estudiantes y voluntarios a los voluntarios del PEA que provoca trabajo duplicado, prdidas de datos e impide el acceso oportuno a la informacin gestionar la informacin personal de los estudiantes y los voluntarios en un formato electrnico y accesible mediante Visin del proyecto IC 5820 Especificacin de software

-4Internet, para facilitar el acceso a la informacin, mantener los datos actualizados en una ubicacin centralizada, disminuir el uso de expedientes de papel y contar con mejores medios para establecer comunicacin con los estudiantes y los voluntarios.

1.2 Oportunidad del negocio

Un sistema de expediente electrnico le facilitar al PEA un mayor crecimiento y una mejor integracin entre los voluntarios y los estudiantes. Al mismo tiempo, le ayudar a impactar menos al medio ambiente y a reducir costos en papel e impresiones, un objetivo muy importante en una organizacin de recursos tan limitados.

1.3 Objetivos y criterios de xito 1.3.1 Objetivo general

Construir un sistema de expediente electrnico para gestionar la informacin de los estudiantes y los voluntarios del PEA Vida Abundante.

1.3.2 Objetivos especficos

Gestionar la informacin personal de estudiantes y voluntarios. Gestionar los grupos. Organizar a los estudiantes y voluntarios mediante grupos. Enviar mensajes de correo electrnico a los miembros de un grupo o a personas especficas sin que se vean las direcciones de correo electrnico. Generar archivos con listados de estudiantes y/o voluntarios de acuerdo a sus caractersticas. Compartir documentos con los miembros de un grupo.

1.3.3 Criterios de xito

Que el sistema sea aceptado y utilizado por los voluntarios (en primera instancia) y por lo estudiantes. Para ello se requiere capacitacin y sensibilizacin para los usuarios. Que el sistema pueda ser probado exhaustivamente antes de ser puesto en produccin, con el fin de minimizar la cantidad de inconsistencias. Que el sistema contenga toda la informacin de los expedientes, con el fin de lograr eliminar realmente el uso de los expedientes en papel.

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1.4 Necesidades del cliente

Los voluntarios que imparten lecciones requieren tener acceso al expediente de sus estudiantes con el fin de mejorar el trato personalizado en el proceso de aprendizaje. Los voluntarios que sirven en el brazo social requieren tener acceso a los expedientes de los estudiantes que solicitan algn tipo de apoyo econmico o social. Los voluntarios administrativos requieren tener acceso a los expedientes de los estudiantes para realizar labores de admisin, matrcula y registro, y para establecer comunicacin con ellos, y tener acceso a los expedientes de los voluntarios para coordinar actividades, suministrar informacin y atender los requerimientos de desarrollo personal de cada voluntario. Las coordinaciones requieren acceso a los expedientes para atender casos individuales, responder consultas de otras coordinaciones o de Vida Abundante y tomar decisiones con base en las caractersticas de la poblacin.

1.5 Riesgos del negocio

Que el sistema no sea aceptado por la mayora de los voluntarios. Que el sistema no contenga la informacin que los usuarios requieren. Que la construccin del sistema no se complete debido al corto tiempo que existe para el proyecto, cuya duracin no podr ser ampliada por ser un proyecto estudiantil.

2 VISIN DE LA SOLUCIN

2.1 Visin del software por desarrollar

Para los voluntarios del PEA Vida Abundante, quienes requieren mejorar sus canales de comunicacin y gestionar la informacin de los expedientes de manera centralizada y accesible desde cualquier lugar el Sistema de Expediente Electrnico del PEA es un sistema colaborativo de gestin de la informacin al estilo de una red social que les ayudar a eliminar el uso de expedientes de papel y a diferencia del sistema de expedientes que actualmente llevan en papel nuestro producto les permitir tener acceso a la informacin a travs del Internet, les facilitar la comunicacin por correo electrnico y les ayudar a reducir el uso de papel en sus procesos administrativos.

2.2 Formas o caractersticas principales

1 2 3 Agregar, ver y modificar la informacin de una persona. Agregar, ver y modificar la informacin de un grupo. Incluir y excluir a una persona en un grupo.

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-64 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Incluir y excluir a un grupo en otro grupo. Enviar un mensaje de correo electrnico a una persona. Enviar un mensaje de correo electrnico a las personas de un grupo. Buscar personas por nombre, nmero de expediente, nmero de identificacin personal o grupo al que pertenecen. Buscar a grupos por nombre. Exportar los resultados de una bsqueda en archivos CSV. Restringir el acceso a la informacin, de acuerdo al grupo al que pertenezca el usuario. Requerir autenticacin del usuario para que pueda ingresar al sistema. Subir y descargar documentos compartidos a nivel de grupo. Subir y descargar documentos en el expediente de una persona. Agregar comentarios al expediente de una persona. Agregar comentarios a un grupo.

2.3 Asunciones y dependencias

Se asume que la mayora de los voluntarios del PEA tienen los conocimientos bsicos para el uso de aplicaciones en Internet. Se asume que el PEA cuenta con una computadora en su oficina con conexin a Internet y que esta conexin es lo suficientemente estable como para no afectar significativamente por falta de conectividad. Se asume que el PEA proveer el hosting para la puesta en produccin de la aplicacin, este hosting deber cumplir las caractersticas tcnicas que defina el equipo de desarrollo. Se requiere que el PEA provea al equipo de desarrollo la informacin que deber ser cargada en el sistema en un formato electrnico fcil de transferir a una base de datos. Se requiere que el software desarrollado posea una licencia de cdigo abierto, lo cual significa que el producto podr ser distribuido libremente con su cdigo fuente.

3 ALCANCES Y LIMITACIONES

3.1 Alcance de la versin inicial

Para la versin inicial del producto, se entregar los requerimientos 1, 2, 3, 4, 7, 8, 10 y 11. Visin del proyecto IC 5820 Especificacin de software

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3.2 Alcance de las versiones posteriores

Para la siguiente versin se cubrir los requerimientos 5, 6, 9, 12, 13, 14 y 15.

3.3 Limitaciones y exclusiones

El PEA tiene definidas una serie de necesidades a suplir, las cuales podran ser construidas posteriormente sobre la base del sistema que se describe en este documento, pero que de momento estn fuera del alcance de este proyecto: Migrar el sistema de matrcula actual a una plataforma open-source. Interconectar el sistema de matrcula con el sistema de expediente electrnico. Crear un mdulo de encuestas para realizar evaluacin del desempeo de los voluntarios, y aplicar instrumentos de evaluacin y opinin a los estudiantes. Crear un mdulo de cuentas por cobrar. Crear un mdulo de eventos (reuniones, clases) y registro de asistencia. Crear un mdulo para generar certificaciones. Crear un mdulo para el control de donaciones, con el fin de ser transparentes al mostrar a los donadores el fin especfico que se di a sus aportes.

3.4 Diagrama de contexto

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4 CONTEXTO DEL NEGOCIO

4.1 Stakeholders y sus necesidades

Grupo de Stakeholders Estudiantes Representantes Por definir Necesidades y expectativas Enviar mensajes a sus profesores. Actualizar su propia informacin personal. Ver informacin pblica de sus compaeros y profesores. Compartir archivos con sus compaeros y profesores.

Voluntarios que Tatiana Gairaud imparten clases Neftal Fernndez Jorge Caldern

Ver informacin detallada de sus estudiantes para atenderles mejor. Compartir archivos con sus estudiantes. Ver informacin de contacto de otros voluntarios. Actualizar su propia informacin personal. Tener acceso a la informacin desde su casa o su trabajo. Contar con informacin actualizada y completa, en una ubicacin centralizada y accesible por Internet. Ver informacin detallada de estudiantes y voluntarios, y actualizarla cuando sea necesario. Publicar documentos administrativos para que sean consultados por los estudiantes y los voluntarios. Enviar mensajes a los estudiantes o a los voluntarios, individualmente o por grupo. Generar archivos con listados de estudiantes de un grupo, o con listados de voluntarios que sirven en un rea especfica. Consultar informacin detallada de los estudiantes. Agregar y consultar informacin confidencial de los estudiantes.

Voluntarios administrativos

Elvira Garca Karina Molina Thirsa Silizar

Voluntarios del brazo social Voluntarios coordinadores

Vivian Villalta

Luz Mary Alpzar Elizabeth Caldern Jairo Rodrguez

Que la informacin est accesible en el momento y lugar que se requiera, para lograr acercar el facilitador al alumno. Consultar informacin detallada de los estudiantes y voluntarios.

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-9Agregar y consultar informacin confidencial de estudiantes y voluntarios. Publicar a todos los voluntarios archivos con procedimientos y perfiles de puestos.

4.2 Prioridades del proyecto

Es prioridad del proyecto la gestin de la informacin personal de los voluntarios y los estudiantes, con niveles de acceso diferenciados de acuerdo al rol que tenga el usuario. Segunda prioridad es poder agrupar a los usuarios en grupos. Las otras son caractersticas importantes, pero de menor prioridad.

4.3 Ambiente operativo

El sistema estar accesible por Internet para que pueda ser utilizado por los estudiantes y los voluntarios desde cualquier lugar. Esto con el fin de reducir las barreras de la distancia entre la oficina del PEA y el hogar o el lugar de trabajo del voluntario o el estudiante, en el momento en que se requiera el acceso a la informacin.

5 CRONOGRAMA PRELIMINAR

6 APROBACIN DEL DOCUMENTO

Susana Garca, coordinadora del equipo de trabajo Luz Mary Alpzar, coordinadora del PEA Vida Abundante Firma: Firma: Fecha: Fecha:

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