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MANUAL DE PARTICIPANTE

Fundamentos Planeacion Programacin Control Cierre

Autor
Dr. Adn Lpez Miranda
Derechos de autor

El contenido intelectual de este manual es propiedad del autor. Derechos reservados. Coordinacin Efectiva de Proyectos y su logo son una marca registrada, prohibido su uso para cualquier n sin consentimiento escrito del autor. Agosto 2012

Adn Lpez Miranda

Instructores
Nombre Adn Lpez Miranda Dolores Lankenau Caballero Alfonso Cornejo Gustavo Cervantes Ornelas Jos Maraboto Perl pblico en LinkedIn http://mx.linkedin.com/pub/adn-lopezmiranda/2/3bb/7b3 http://mx.linkedin.com/pub/doloreslankenau/54/675/209

Adn Lpez Miranda

En AEGIS Campus Monterrey estamos para servirle


Ventas Ing Yajaira Jimnez Tel. 8358-20-00 ext. 5147 yjimenez@itesm.mx Logstica Victor Miguel Luis Acosta Tel. 8358-20-00 ext. 5345 vmla@itesm.mx

Facturacin y Cobranza Martha Lizeth Rodrguez Castillo Tel. 8358-20-00 ext. 5184 lizeth.rodriguez@itesm.mx

Direccin Adn Lpez Miranda Tel. 8358-20-00 ext 5114 adlopez@itesm.mx

www.aegis.mx LinkedIn: Aegistec Administracin de Proyectos (Exclusiva para clientes) Facebook: AegisPMCentre Twitter: ProyectosAegis

Agenda
1er Da Tarea Fundamentos Ejercicio fundamentos Reexiones fundamentos Especicacin Ejercicio especicacin Planeacin Ejercicio planeacin " " " " " " " " " " 2o Da Programacin Uso de software Ejercicio de programacin Comida (1:00 -2:00) Control Uso de software Ejercicio Cierre Rev. de la tarea (archivos)

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Para su propio benecio!


Puntualidad. Participacin para enriquecer el curso. No se quede con dudas. Favor de apagar celulares o ponerlos en vibro y salir del saln para contestarlos. Favor de utilizar lap-tops como apoyo al curso nicamente

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Objetivo del curso


Revisar y aplicar las herramientas de planeacin, programacin y control enfocadas a lograr una coordinacin efectiva de las actividades y recursos involucrados en los proyectos.

Adn Lpez Miranda

Contenido del curso


1. Fundamentos 2. Planeacin 3. Programacin 4. Control y cierre Aplicacin de las herramientas con software

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Tema 1: Fundamentos de la Administracin de Proyectos


Deniciones Ciclo de vida de un proyecto El cuadro de la C.E.P.

Qu es un proyecto?
Es una combinacin de recursos humanos y no humanos reunidos en una organizacin temporal para alcanzar un objetivo especco. (Cleland, 1988)

A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result*


*A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) -Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, page 5.. PMBOK es una marca registada del Project Management Insitute, Inc.

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Qu es la Administracin de Proyectos?

Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto*

* Basado en: A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK Guide) -Fourth Edition, Project Management Institute, Inc., 2008, page 6. Trducido por Adn Lpez Miranda PMBOK es una marca registada del Project Management Insitute, Inc.

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Caractersticas del Ciclo de Vida de los Proyectos


Producto desarrollado
100 %

Inicio de operacin

Porcentaje de completo

Plan y diseo de producto Autorizacin del proyecto

Tiempo

Etapa 1 Factibilidad

Etapa 2 Planeacin y diseo

Etapa 3 Desarrollo
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Etapa 4 Cierre y entrega


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Medidas estratgicas
1.Identica las etapas de tus proyectos y los eventos o resultados que marcan el cambio de etapa 2.Administra las etapas de acuerdo a sus caractersticas, cambia de cachucha 3.Planea a detalle solamente la siguiente etapa 4.Trae a todos los actores del ciclo a tomar decisiones en las etapas tempranas del proyecto

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Del Tringulo de la Administracin al Cuadro de la Coordinacin Efectiva


El tringulo del Diablo Costo o recursos o esfuerzo Cuadro de la Coordinacin Efectiva Satisfaccin del equipo Costo

Comunicacin

Comunicacin + Colaboracin

Calidad o Desempeo o Alcance

Tiempo

Calidad

Tiempo

Cul de las tres debe ser la prioridad?


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Colaboracin
Toma de decisiones en equipo desde las etapas tempranas Hacer participar a los miembros del proyecto con tcnicas y herramientas colaborativas Deniendo roles para cada quien Planeando en grupo Con un plan de comunicacin claro y efectivo Con reuniones de avance efectivas Aprendiendo de los resultados del proyecto
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REFLEXIN
Lo que podra aplicar de este captulo es:
v v v v v v
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Dime cmo empieza tu proyecto y te dir cmo va a terminar

Tema 2: Planicacin de un Proyecto


Justicacin de un proyecto Objetivo y alcance Especicacin de un proyecto Planeacin Estructurada Matriz de responsabilidades Plan de comunicacin

Por dnde empiezo?

Una reunin?

Ordenando?

Una lista de actividades?


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Un programa?
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Cmo nace un proyecto?


J Emergencias J Mejora continua J Mercado lo pide J Planeacin estratgica M Inspiracin divina (Gulp!) NECESIDADES!

Beneficios

Esfuerzo

PROYECTOS (Aprobacin)
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Business plan Justificacin tcnico-econmica Lo quiere el jefe (Gulp!)


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(Re)Formulando un objetivo del proyecto!

Cmo debe ser el objetivo? Tipo: ISO Cmo NO debe ser el objetivo? Tipo: USO

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Ejemplos de objetivos de proyecto

P R O J E C T

The Space Race Project


Pienso que esta nacin debe comprometerse con las metas, antes de que esta dcada termine, seremos capaces de llevar a un hombre a la luna y regresarlo a a salvo a la tierra.
John Fitzgerald Kennedy

El proyecto denominado Iniciativa de Defensa Estratgica o Guerra de las Galaxias, fue una propuesta del Presidente Ronald Reagan para desarrollar un escudo de defensa que protegiera a los Estados Unidos de cualquier ataque de misiles del enemigo, en caso de que se iniciara una tercera guerra mundial en el futuro. El proyecto tuvo un costo de un trilln de dlares, pero nunca fue concluido. Muchos acadmicos cuestionaron la validez de dicho escudo de defensa nuclear y se burlaron del proyecto.
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Estableciendo los alcances


" Qu incluye? " Qu NO incluye? " Productos, resultados, entregables intermedios " Productos, resultados, entregables nales " Estructura de la Divisin del Trabajo (EDT) Alcances claros, amistades largas.

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Diferencias en alcances?
Frases famosas: No me aclaraste! Yo crea! ____________ ____________

Frases famosas: Estaba implcito! Debas suponerlo! ____________ ____________


Proveedor (Empleado) Cliente(Jefe)
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Elaborando la especicacin del proyecto (Project Charter)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Cliente (s). Necesidad (es) a cubrir. Objetivo (s) del proyecto. Alcance del proyecto. Beneficios. Producto o servicios a entregar. Requisitos de calidad. Metodologa (cmo) o breve descripcin de actividades. Recursos internos y externos. Fechas estimadas. Presupuesto estimado. Responsable (coordinador del proyecto). Riesgos potenciales. Autorizaciones (clientes y padrinos).

Cada empresa puede definir los apartados que le sean de utilidad para una mejor documentacin de su proyecto.

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Ejemplo : Especicacin del proyecto ISO (parcial)


Antecedentes Como parte del proceso de mejora continua, el ITESM Campus Monterrey ha determinado llevar acabo un proyecto de documentacin en los procesos clave de los centros de investigacin de acuerdo a la norma ISO serie 9000 Necesidades por lo tanto ser cada vez ms importante para los centros de investigacin del ITESM contar con un reconocimiento en aseguramiento de calidad para continuar siendo proveedor conable de tecnologa de las empresas. Objetivo General Obtener el certicado de aseguramiento de calidad en la norma ISO 9001 en los procesos que se detallan en el alcance. Cliente El cliente de este proyecto ser el propio rector del Campus Monterrey, quien dirige los esfuerzos de calidad en el ITESM.

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Ejemplo : Especicacin del proyecto ISO (continuacin)


Alcance El certicado deber comprender los siguientes procesos: -Proyectos de investigacin, desarrollo y consultora a las empresas. -Diseo, desarrollo, imparticin, seguimientos y cierre de cursos y diplomados ofrecidos a las empresas, en sus modalidades de cursos abiertos y cursos especiales para alguna compaa en particular. No incluye los proyectos internos ni los proyectos patrocinados por organismos cuyo inters en el proyecto sea la investigacin cientca, tales como CONACYT. Resultados a entregar (milestones) 1. Manual de calidad del CSIM 2. Procedimientos e instructivo derivados del manual de calidad. 3. 4. Obtencin del certicado

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Planeacin Estructurada

Cmo se come un elefante?


Adn Lpez Miranda

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Estructura de la Divisin del Trabajo (EDT) (Work Breakdown Structure - WBS - )



Proyecto Partes, Etapas, Fases, etc. Paquetes de Trabajo

Diagrama de rbol. Diferentes niveles. Proyectos, subproyectos, sistemas, etc. Unidades asignables.
Desarrollo del Proceso

Lista de Materiales

Experimentos en Planta

Desarrollo de Prototipos

Niveles

Experimento A

Experimento B
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VIDEO de Caractersticas de la EDT


En el anexo del manual se detallan las caractersticas mencionadas en el video.

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Estructura de la Divisin del Trabajo Proyecto para la Certi cacin ISO 9001 en el CSIM
CERTIFICACIN ISO 9001 CSIM 1

Administracin del Proyecto 11

Auditora de Diagnstico 12

Capacitacin 13

Documentacin del Sistema 14

Auditoras Internas 15

Auditora en Blanco 16

Auditora de Certificacin 17

En ISO 9001 131

Responsabilidad de la Direccin 141

Manual de Calidad 142

Proyectos y consultora 143

Cursos y Diplomados 144

Laboratorios 145

Procedimientos Comunes 146

Auditores Internos 132 Actividades especficas 133

Representante de la Direccin 1411 Poltica de Calidad 1412

Negociacin 1431

Cursos 1441

Metrologa 1451

Acciones Preventivas y Correctivas 1461 Control de Documentos 1462

Realizacin 1432

Diplomados 1442

Manufactura Electrnica 1452

Revisiones Peridicas 1413

Materiales Industriales 1453

Registros de Calidad 1463 Auditoras Internas 1464

Procedimientos Administrativos 1414

Vectorizacin de Imgenres 1454 Prototipos Rpidos 1455

Capacitacin 1465

Maquinados 1456

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La EDT y el paquete de trabajo


Sistema computarizado de Refractarios
Fallas en refractarios

Base de Datos Programacin

Instalacin

Planeacin

Registro de datos

La unidad asignable. ltimo nivel de la EDT. Lo que cabe en el plato. Es como un miniproyecto.
PAQUETE DE TRABAJO Qu? Programacin Quin? Cmo (Sub-actividades)? Presupuesto? Cundo? Con quin? Con qu Calidad?
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P de T

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Documentacin de un Paquete de Trabajo


Una vez los paquetes de trabajo han sido definidos en la EDT, el siguiente paso es documentarlos. Se recomienda que cada equipo encargado de llevar a cabo el paquete La estructura de documentacin de un PT puede ser la siguiente:
PAQUETE DE TRABAJO Cdigo Nombre Descripcin Responsable Equipo de apoyo Duracin Fecha de inicio Fecha de terminacin Costo Recursos requeridos Actividades especficas Metas intermedias Persona que elabor Persona que revis Persona que autoriz Fecha de elaboracin Producto final Etc.
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Cada empresa definir los elementos que considere importantes a documentar en el paquete de trabajo.
Adn Lpez Miranda

PAQUETE DE TRABAJO Cdigo en la EDT:1441 Nombre (Tomar como gua la EDT): Cursos Descripcin: Documentar el proceso para disear, programar, e impartir un curso abierto o in company. Productos: Procedimiento para programar un curso Diseo de un curso Encuesta y retroalimentacin de resultados

Paquete de Trabajo

Responsable: Adn Lpez Miranda Asistente; Alejandra Rivera Duracin: (Tomar como gua el Diagrama de Gantt del Proyecto) 3 meses Da de Inicio: 4/Dic/98 Da de terminacin: 1/Sep/99

Costo: (Slo si se va a asignar especialmente para el proyecto) Horas-Hombre: 0 Papelera: 0 Equipo Computacional: 0 Actividades Estructurar procedimientos Elaborar procedimientos Implantar procedimientos Realizar encuesta Auditar los procedimientos Elabor: Aracely Garca Fecha: 26/Oct/98 Inicio 4/Dic/98 4/Dic/98 15/Feb/99 30/Ago/99 1/Mar/99 Terminacin 1/Mar/99 1/Mar/99 1/Abr/99 30/Ago/99 1/Sep/99

Autoriz: Adn Lpez

Adn Lpez Miranda

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Cuntos PT hay en este proyecto?


CERTIFICACIN ISO 9001 CSIM 1

Administracin del Proyecto 11

Auditora de Diagnstico 12

Capacitacin 13

Documentacin del Sistema 14

Auditoras Internas 15

Auditora en Blanco 16

Auditora de Certificacin 17

En ISO 9001 131

Responsabilidad de la Direccin 141

Manual de Calidad 142

Proyectos y consultora 143

Cursos y Diplomados 144

Laboratorios 145

Procedimientos Comunes 146

Auditores Internos 132 Actividades especficas 133

Representante de la Direccin 1411 Poltica de Calidad 1412

Negociacin 1431

Cursos 1441

Metrologa 1451

Acciones Preventivas y Correctivas 1461 Control de Documentos 1462

Realizacin 1432

Diplomados 1442

Manufactura Electrnica 1452

Revisiones Peridicas 1413

Materiales Industriales 1453

Registros de Calidad 1463 Auditoras Internas 1464

Procedimientos Administrativos 1414

El paquete 1441

Vectorizacin de Imgenres 1454 Prototipos Rpidos 1455

Capacitacin 1465

Maquinados 1456

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Ventajas de la EDT
Permite la creatividad en la generacin de actividades. Es la base para la programacin, costos, presupuesto, asignacin de responsables, anlisis de riesgo y documentacin adecuada del proyecto. Permite presentar el proyecto a nivel ejecutivo o a nivel de detalle. Ayuda a denir el alcance del proyecto. Permite el trabajo en equipo.
Adn Lpez Miranda

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Cmo se construye la EDT?


De arriba hacia abajo
Por ejemplo en un proyecto donde los productos a entregar estn claros. Cmara de fotografa solar Mecnico Energa Cubierta

Qu actividades debo hacer para desarrollar el dispositivo mecnico? Qu debo hacer para desarrollar la fuente de energa solar? Qu debo hacer para desarrollar una cubierta de cmara fotogrca?

Adn Lpez Miranda

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La EDT de abajo hacia arriba


La EDT tambin se integra de abajo hacia arriba cuando se desarrolla en grupo y no se tiene mucha experiencia en el tipo de proyectos que se estn desarrollando. Cmara de fotografa solar Mecnico Energa Cubierta

Qu actividades se deben desarrollar? Qu resultados? Cmo ordenarlas?

Adn Lpez Miranda

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La herramienta Mind Manager

Cortesa Ing. Alejandro Osorno

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EDT en forma de lista estructurada (indentacin) con software de Administracin de Proyectos

Cortesa Ing. Alejandro Osorno

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Con Post-its
A Pasos para desarrollar la EDT 1. Lluvia de ideas 2. Discriminacin 3. Afinidad, POR COLORES 4. Estructuracin 5. Revisin C B

Recomendaciones al generar actividades: 1. Escribir claro y con letra grande 2. 5 a 10 minutos en lo individual 3. No tener temor a repetir 4. Frase en infinitivo 5. Frases ni muy largas ni muy cortas 6. Lo que se entrega y las Acts. necesarias para lograrlo
D

Criterios de eliminacin 1. Actividades repetidas y 2. Fuera del alcance

Criterios de afinidad: X Quin X Costo X Logstica La naturaleza de la tarea! Mismo color en cada nivel
Adn Lpez Miranda

Revisin (externa de preferencia): Consistencia arribaabajo, izquierdaderecha 40


40

Matriz de Responsabilidades: Quin hace qu? Es una herramienta que tiene como objetivo: mostrar las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proyecto. Las principales caractersticas son:
Indica quin es responsable de una determinada actividad. Muestra diferentes roles de los miembros del equipo. Se construye o deriva de la EDT.

Adn Lpez Miranda

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La Matriz de Responsabilidades y la EDT


Desarrollar proceso 11 Elaborar lista Matls. Realizar Experimentos 121 Experimento A Ac>vidad 1. Desarrollar el proceso 11. Elaborar la lista de materiales 12. Realizar experimentos 121 Realizar experimento A 122 Realizar experimento B 13. Construir equipo piloto S R S 1

12

Construir Eq. Piloto 122 Experimento B A Narvez R S

13

J Lpez

T Ramos

R R A R

R - Responsable S - Supervisin A- Apoyo


Adn Lpez Miranda

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Adn Lpez Miranda

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Plan de Comunicacin
Propsito: Determinar la informacin y comunicacin necesaria entre los diferentes participantes en un proyecto: quin necesita cul informacin, cundo la necesita y cmo ser proporcionada. PLAN DE COMUNICACIN
Reuniones. Distribucin de la informacin. Reportes. Cierre administrativo.
Adn Lpez Miranda

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Ejemplo matrz de comunicacin


Proyecto:
ad o ns u de tal l ern i nt tas nu
Sem Sem

Fecha: Empresa: Responsable: Involucrado


Consejo directivo Enrique Gzz Laura Hdez. Ana Garza Carla Valdez Carlos Ruiz Rubn Lpez Arquitecto Contratista y proveedores

Rol en el proyecto
Cliente Patrocinador Gte. del proyecto Apoyo interno Cambios Sistemas Eventos/Imagen Diseo Diseo e implementacin

Sem

Men

@ @ *@ @ @ @ @ @ @ *

@ @ @ *@ @ @ @ @ @ @ @ : Impreso
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@ *@ * * *

*: Responsable de generar la informacin

@: Correo electrnico
Adn Lpez Miranda

pro Or ve de ed ne ore sd s ec Re am qu bi o isi cio s ne Co sd ntr ep ol ag pre o Es su pu tat es us to de co Ev mp alu ras ac in Pla pro nd ve ed el ore p ro s ye cto
Otro Quin Men Men Otro Men

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@ @ *@ @

@ *@ @ *

REFLEXIN
Lo que podra aplicar de este captulo es:
v v v v v v
Adn Lpez Miranda

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Tema 3: Programacin de un Proyecto


En este tema veremos: Diagramas de Gantt y MI Redes de proyectos Ruta crtica

Pasos para construir un Diagrama de Gantt


1. Listar las actividades o PT en columna, siguiendo el orden de la EDT. 2. Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo en el eje horizontal. 3. Calcular el tiempo para cada actividad (de preferencia en la EDT). 4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales. 5. Ordenar secuencialmente, de acuerdo a las actividades predecesoras y sucesoras. 6. Ajustar tiempo o secuencias de actividades. 7. Incluir barras de actividades sumarias en concordancia con la EDT.

Adn Lpez Miranda

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Ejemplo de un Diagrama de Gantt


NOMBRE DEL PROYECTO ACTIVIDAD SUMARIA ESCALA DE TIEMPO

NUMERO DE NIVELES (Acorde a la EDT)

ACTIVIDADES

IDENTIFICACIN DE LAS ACTIVIDADES (Cdigo Estructurado)

TIEMPO

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Diagrama de Gantt Ligado


Semanas Actividades 1. Permiso 2. Compra de material 3. Excavaciones 4. Cimentaciones 5. Castillo 1 2 3 4 5

Permite establecer relaciones de dependencia entre las actividades

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Precedencias
Actividades Obtener permisos Comprar Materiales Rentar maquinaria Realizar excavaciones 1 2 Actividades Obtener permisos Comprar Materiales Rentar maquinaria Realizar excavaciones 1 2

Final - Inicio
Actividades Recoger escombro Limpiar obra Entregar obra Avisar conclusin 10

Inicio - Inicio (2d)


11

Final-Final (2d)
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Diagrama de Gantt
MPLO EJE

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Diagrama de Metas Intermedias


Las metas intermedias son productos parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Son tambin conocidas como "milestones".
M1

Las Metas Intermedias:


M2

M3


MF

Describen un resultado tcnico o un evento. Se programan en fechas determinadas. Su duracin en tiempo es cero. Son tangibles. Son los entregables (Deliverables). Son redactadas en sustantivos. Permiten enfocarse a resultados

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Metas Intermedias Tpicas


Produccin de un nuevo producto Reduccin del desperdicio Desarrollo de software

Especicacin. Diseo nal. Prototipo. Pruebas concluidas. Corrida piloto . Documentacin del producto.

Requerimientos
denidos Proceso y sus indicadores Propuesta de mejora Meta de desperdicio alcanzada Reporte de benecios
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Concepto aprobado Requerimientos autorizados Diseo preeliminar Diseo terminado Plan de pruebas Pruebas del sistema Go live Producto operando

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Escribe dos metas intermedias consecutivas de tus proyectos


M1

M2

Revsalas: Escribiste sustantivos (no verbos), se pueden medir o vericar, presentar, entregar?

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Pasos para construir un Diagrama de MI


1. Denir correctamente las MI (Sustantivos). 2. Disear el smbolo que representar la MI y estandarizarlos.

4. No olvide la meta intermedia nal del proyecto. 5. Filtrar las barras, si se requiere un diagrama de MI.

3. Colocar la MI al nal de una actividad o conjunto de actividades. Recuerde que las actividades estn representadas por barras.

Cuntas MI?
A

Descripcin Actividad 1 MI Actividad 2 MI

Descripcin Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 MI

Ni muy muy Ni tan tan.

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Diagrama de Gantt con Metas Intermedias

MI

Qu error presenta esta diagrama?


Adn Lpez Miranda

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Diagrama de Metas Intermedias

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Ventajas del Diagrama de Gantt y MI


" " " " Ms fcil de elaborar e interpretar. Se visualiza la secuencia de actividades (Diag. Gantt). Se puede utilizar para reportes al cliente o jefe (Diag. MI) Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona exibilidad en la ejecucin de las tareas y crea un clima de conanza.

Precaucin: Estandarice sus diagramas de Gantt y MI ! Dena y difunda una simbologa estndar.
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Redes de Proyectos
Las redes de proyectos tienen como objetivo Mostrar grcamente la secuencia de actividades mediante el uso de nodos y echas.
C A B D F E

A) Pedir permiso B) Comprar material C) Excavar D) Cimentar E) Levantar columnas F) Colar el techo

Adn Lpez Miranda

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Redes de Proyectos
Las redes de proyectos tienen como objetivo Mostrar grcamente la secuencia de actividades mediante el uso de nodos y echas.
C A B E D F

" Las redes de proyectos muestran: " Las actividades de un proyecto. " La secuencia lgica de las actividades. " La interdependencia entre las actividades. " El camino o ruta crtica.
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Concepto de la ruta crtica


D = 3d

D = 3d

Cul es la duracin?
D = 2d

A C
D = 5d

D
Ruta inferior D = 10d

Cul es la ruta crtica?

Cul es la holgura?

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La ruta crtica en el diagrama de Gantt


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

A A B B C C D D
Crtica No-crtica

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Para qu queremos la ruta crtica?


Para optimizar los recursos y asignarlos a las actividades de la ruta crtica. Para supervisar ms detenidamente las actividades de la ruta crtica. Para denir cmo podemos acortar la fecha de entrega del proyecto.

Adn Lpez Miranda

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Los retos principales


Elaborar los diagrams de Gantt, red y RC es sencillo, el reto principal es ms bien:
Estimacin adecuada de la duracin de las actividades Acordarlas con los miembros del equipo Coordinar la integracin del programa con el equipo, sobre todo si estn geogrcamente distribuidos Defender el programa ante el cliente o el jefe
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REFLEXIN
Lo que podra aplicar de este captulo es:
v v v v v v
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Tema 4 Control y cierre del Proyecto


Principio de control Porcentaje de avance Control por Gantt y MI Reuniones, minutas y reportes Cierre del proyecto

Concepto control-accin-control
Establecer el plan del proyecto (programa y presupuesto) Iniciar ejecucin del proyecto Recopilar informacin sobre el desempeo real (programa, presupuesto) Analizar la situacin actual en comparacin con el plan (programa, costos)

Esperar hasta el prximo periodo de presentacin de informe

NO

Se necesitan acciones correctivas? SI Identificar las acciones correctivas e incluir los cambios relacionados Actualizar el proyecto (programa, presupuesto y alcance)

Adn Lpez Miranda

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Cunto avance llevas?


Antes de reportar los avances es importante establecer el criterio para reportarlos, tanto por actividad, como por proyecto.
A. Por actividad Por tiempo: Por esfuerzo: Por costo: Por unidades: Tiempo invertido/Tiempo Total Programado. Horas - Hombre invertidas/ H-H Totales Programadas. Costo invertido/Costo Total Programado. m2 realizado / m2 programados (ejemplo).

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Avance por proyecto


Se pondera el peso de la actividad en el proyecto: por tiempo, por costo, por medidas fsicas. Ejemplo por tiempo:
Semanas
Actividades 1. Investigar 2. Estado del arte 3. Disear 4. Experimentar 5. Reportar

Dur 5 0 7 6 4

Peso Av

Pond.

Total Fecha de corte

Adn Lpez Miranda

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Control mediante Gantt


Lnea Base del Proyecto AO 2004 Actividades Elaborar procedimiento Identificar empresas Seleccionar empresas ENE FEB MAR ABR Plan original Avance real Reprogramado

Realizar diagnstico

Fecha de corte: 30 de enero Reporte del equipo de trabajo: Elaborar el procedimiento termin conforme a lo programado. Identificar a las empresas no se pudo concluir, se considera que terminar en la primera semana de febrero; esto retrasar todo el proyecto.

Fecha de corte: 28 de febrero Reporte del equipo de trabajo: Justo en la primera semana de febrero se termin de identificar a las empresas. Se estima que se terminar de seleccionar empresas a mediados de marzo. La realizacin del diagnstico tendr que retrasarse ms, a menos que se tomen acciones.
Adn Lpez Miranda

Fecha de corte: 30 de marzo Reporte del equipo de trabajo: No se alcanzaron a seleccionar todas las empresas, se terminar en la 1a semana de abril. Sin embargo, se tom la decisin de iniciar el diagnstico con las empresas que ya estaban seleccionadas, el avance es conforme a lo programado.
71

Grca nal de Control


Avance real 78.9 %

Reporte de avance al:

Avance programado: 100%

30 de marzo

Plan Reprog. Avance

Descripcin
Elaborar Proced

Peso Av
16.6 16.6 33.3 33.3 100 100 87.5 50

Pond
16.6 16.6 29.1 16.6 78.9

Identificar empresas Seleccionar empresas Realizar diagnstico


Suma de las duraciones = 12 semanas

100

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Control mediante metas intermedias


A partir de la planeacin por metas intermedias, peridicamente se revisa si han sido cumplidas o no, apoyndose en un diagrama tipo Gantt.
Reporte de avance al: 30 de marzo

Descripcin Procedimiento Lista de Empr Identificadas Lista de Empr seleccionadas Reporte de diagnstico

Resultado logrado Resultado planeado Resultado reprogram.

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Control visual por barras

Ejem plo

Adn Lpez Miranda

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Control por metas intermedias


Ejemp lo

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Reuniones de Control
Las reuniones de control durante el proyecto son el eje de un buen seguimiento, ya que por medio de ellas:
Se crea inercia y sinergia. Se favorece la comunicacin. Propicia el intercambio de ideas. Las decisiones son compartidas.
Adn Lpez Miranda

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Reglas de la reunin
1. No citar con anticipacin (puede generar pretextos para no ir). 2. No tratar solamente el seguimiento sino problemas tcnicos, para que no se diga que no vena preparado. 3. Elaborar agendas media hora antes y no cumplirlas. 4. Saque sorpresivamente informacin que nadie conoca, dejar a los participantes impresionados. 5. Debe durar ms de dos horas , si no es as, no fue una reunin importante. 6. No elaborar minuta de acuerdos, Ejercite la memoria! 7. No llevar seguimiento de acuerdos, puede comprometer al cumplimiento de los mismos. 8. Que cada participante reporte lo que ha hecho para que los dems se aburr enteren. 9. Llegar tarde, para que crean que se tiene mucho trabajo. 10.Utilice su laptop, aypad o celular para contestar llamadas, chatear, twittear, likear y todo que lo identica como techy guy.
Adn Lpez Miranda

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Secuencia de una reunin de control


RECOPILACIN DE INFORMACIN PREVIA
Objetivos alcanzados 1.________ 2.________ 3.________ Puntos Crticos 1.________ 2.________ 3.________ Objetivos planeados 1.________ 2.________ 3.________ Actividades realizadas 1.________ 2.________ 3.________

DURANTE LA REUNIN
Ruta Crtica

2 1 3
Control por Gantt

4 6 5

7 8

Minuta de la Reunin Qu? Quin? Cundo? Dnde?

Control por Costos

$ t

POSTERIOR A LA REUNIN
Seguimiento de Acuerdos Proyecto: XYZ Reporte N: 21 Fecha: 8/11/04

Adn Lpez Miranda

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Minutas
- Minuta - Lugar - Fecha - Hora - Asistentes
- Rev. de acuerdos previos - Acuerdos - Responsables - Fecha de cumplimiento

- Elabor - Copia para... - Control de pgina - Resumen

Datos de ubicacin

Cuerpo
Adn Lpez Miranda

Conclusin
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ITESM Clave: MILugar:

MATERIALES REFRACTARIOS MINUTA

Pag: 1/2 Fecha: 27/09/93 Hora: 11:00 am

Centro de Sistemas de Manufactura Asistentes: AR, AL, RC, CM, RMM, FR, MM Breve descripcin del asunto tratado: Reunin de avance #10

Formato y tips prcticos


Utilizar formatos estndar.
CUANDO 4/OCT/93

Elabor: Arturo Rojas Copia para: Archivo Se circula QUIEN MM

ACUERDOS -Se revisar el 4/oct/93, base de datos (depuracin) -Se revisar el modelo de costeo (Carlos Malcher)

Breve y concreta, no es una acta estenogrfica. Las juntas deben empezar con la revisin de acuerdos previos.

MM, CMA, AL 11/OCT/93

-En el reporte de avance se enunciarn las actividades a realizar a un mes con fechas de entrega; en la entrega extempornea deber indicarse la fecha en que debi haberse entregado. -Reunin de revisin (29 de septiembre, 4 y 6 de octubre) pruebas especiales, pruebas a producto, anlisis de falla. Mdulos 13 y 14. -Deber recuperarse el retraso de puebas en planta en 2 semanas; apoyo de Carlos Michel CM, CR, AR MM AR 23/SEP/93 4/OCT/93 6/OCT/93

Elaborarlas durante la reunin. Leerlas antes de irse (firmar si lo considera necesario).

-Debern incluirse diagramas de flujo de los mdulos AR pruebas en planta y anlisis de falla

REVISIN DE ACUERDOS PREVIOS -Se revisaron las pruebas de calidad del componente AR C-14 15/sep/93

Distribuir.
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Reportes
Identicar qu reportar y a quin. Denir la periodicidad de los reportes. Elaborar formatos estndar. Identicar el medio de distribucin. Tipo?
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Reporte de avance
Los reportes de avance deben contener:
1. Fecha del reporte y perodo. 2. Breve descripcin del estado del proyecto (Tipo ISO). 3. Actividades relevantes. 4. Aspectos crticos y acciones a tomar. 5. Actividades del prximo perodo. 6. Grcas y/o tablas de avance. 7. Firmas.
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Reporte de Avance N 3 Fecha: 26 de junio de 1999 Proyecto: Elaboracin de manual de administracin de proyectos. Estado general en el avance del proyecto: 1. Se hicieron las correcciones a la Etapa de Definicin en el Diagrama de Flujo acordadas en la junta anterior. 2. La etapa de Planeacin del proyecto est por concluir y se iniciaron los anlisis para la etapa de ejecucin. 3. Se elabor y present para aprobacin el borrador del tema Definicin (captulo 2) y Planeacin (captulo 3). 4. Est pendiente de liquidar la factura entregada en X el 25 de junio.

Ejemplo de Reporte de avance

Actividades realizadas en el periodo: 1. Se presentaron los avances al 28 de junio a los gerentes de la direccin de Ingeniera y al administrador de proyectos. 2. Se desarrollaron los captulos 2 (Definicin) y 3 (Planeacin) del manual de proyectos a partir de la informacin obtenida de las entrevistas realizadas y del diagrama de flujo que proporcion la Direccin de Ingeniera. 3. Se modificaron documentos como el diagrama de flujo y las matrices de justificacin de actividades (herramienta 5W + 1H) a partir del anlisis de las entrevistas. Actividades retrasadas: 1. Etapa de ejecucin y entrega. Acciones correctivas: 1. No se tienen contempladas, se espera recuperar el tiempo, ya que se le est asignando ms tiempo del programado y se est entrando a un ritmo ms acelerado. Actividades del prximo periodo: 1. Entrevistas con la Direccin de Tecnologa y con la Direccin de Administracin. 2. Realizar la etapa de Ejecucin y Entrega. Elabor: Rebeca Leal y Ulises Levn. C.C.P.: Dr. Eugenio Garca G. Anexo: Diagrama de Gantt del proyecto.
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Cierre de proyectos
1. Revisin y comparacin de resultados iniciales con nales. 2. Denicin del seguimiento. 3. Entrega de documentacin. 4. Documento de cierre. 5. Retroalimentacin del equipo de proyecto. a) Tcnico b) Econmico c) Personal 6. Dnde va a ser?

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ITESM

Fecha: Fecha de cierre de proyecto

"EL PATITO"

CARATULA DE CIERRE DE PROYECTO


INSTRUCCIONES: Utilice esta forma para cerrar y entregar los resultados de un proyecto. Anexar los documentos que se consideren necesarios, haciendo referencia a los apartados aqu indicados. 1. Nombre del proyecto: En este apartado se hace mencin al nombre del proyecto.

2. Responsable: Aqu se hace mencin de la(s) persona(s) responsable(s) del proyecto. 3. Motivo del cierre: En este campo se especifica el porqu se va a cerrar el proyecto, ya sea por terminacin o por cancelacin. 4. Resultados logrados: En este campo se mencionan los resultados logrados durante la ejecucin del proyecto.

Ejemplo

5. Resultados no logrados y causa: Aqu se especifican los resultados no logrados y el motivo del porque no se lograron

6. Horas hombre programadas: Cuantas H-H se programaron

7. Horas hombre invertidas: Cuantas H-H se invirtieron.

8. Equipo utilizado: Aqu se especifica el equipo que se utiliz durante el desarrollo del proyecto. 9. Software utilizado: En este campo se menciona el software utilizado durante la ejecucin del proyecto 10. Beneficios actuales: En este apartado se describen los beneficios que arroj la ejecucin del proyecto 11. Beneficios esperados: Aqu se debe de mencionar los beneficios que esperaba "EL PATITO" a futuro al solicitar los servicios del ITESM. 11.1 Forma de medirlos: En este campo se especifica el tipo de indicadores o la manera de realizar las mediciones a los beneficios actuales y esperados. 11.2 Responsable del seguimiento: En este apartado se hace mencin de la(s) persona(s) responsable(s) del seguimiento y medicin de los beneficios por parte del ITESM . 12. LISTADO DE ANEXOS: Este campo se utiliza para listar todo tipo de Nombre y firma de la persona que autorice el informacin referente al proyecto. Grficas, tablas, diagramas, listas, entrevistas, cierre del proyecto, por parte de "EL PATITO". etc. 13. Autoriz: Fecha: Fecha de la autorizacin de cierre.

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Gracias!
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Anexos: Caractersticas de la EDT

EDT. Caractersticas
Cada nivel debe estar consistentemente ordenado: Por etapas o secuencia de actividades.

Planeacin

Experimentacin Pruebas piloto

Por sistemas Por productos Software Logstica Equipo Motor Carcaza Tablero

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EDT. Caractersticas
Por situacin geogrca Por reas o disciplinas Proyecto Distribucin Calidad Produccin Mtto. Centro Sur Norte

Se pueden agregar cdigos para fcil identicacin y control.


1

Proyecto
11 Sub-proyecto A 13 12 Sub-proyecto B Administracin

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 112 113 111


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EDT. Caractersticas
Debe contener lo que se va a entregar al cliente y lo que se necesita para lograrlo.

Proyecto

Etapa I Dibujos Listas Instructivos

Etapa II
-Prototipos

Administracin Compras Planeacin y Control Calidad

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Cul es el orden adecuado de la EDT?

Depende!
Manera en que el proyecto ser manejado (especialmente nivel 2). De acuerdo a los productos a entregar. Forma en que ser asignado. Consistente con la programacin. Consistente con la estructura de costos.

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Cuntos niveles?

Depende!
Sesin de generacin: Ms niveles. Sesin crtica: Recortar niveles. Tamao del proyecto. Nivel de control a ejercer. Nivel de costos a controlar.

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Ejemplo: EDT para construir una casa


1

Casa

11

Preparacin del terreno

12

13

14

Obra Civil
112 131

Instalaciones Elctrico
132

Administracin
133 Agua y

111

Limpieza

Nivelacin

Aire Acondicionado

Drenaje

121

122

123

124

Cimientos

Columnas

Paredes

Techo

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93

Ejemplo: EDT para desarrollar e impartir un curso


1 Curso Abierto de AP

11 Contabilidad 111 Finanzas 112 Cobranzas

12

Planeacin 131 Ejecucin

13 Coordinacin 133 Encuestas 132 Inscripcin 134

Diplomas

121 Programacion

122 Servicios

123 Publicidad

124 Salas y Materiales

1241 Manuales

1242 Materiales

1243 Salas y Equipo


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Adn Lpez Miranda

Ejemplo: EDT para construir una celda exible


1

Celda Flexible
13

11

Administracin del proyecto Componentes

12

Etapa 1
122

Etapa 2

14

Etapa 3

121

Integracin
1221

123

Control Maestro

1211

Registro Robot Compl. el Torno Centro. De Maquinado Dispositivos Auxiliares

Controlador de la celda Dispositivos de Seguridad Implantacin

1212

1222

1213

1223

1214

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95