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CÓDIGO CUENTAS

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PARA LA GENTE QUE REALIZA CUENTAS
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CÓDIGO CUENTAS

El Código Cuentas es un código utilizado por las entidades financieras (bancos y cajas) para la identificación de las cuentas. Es usual que se identifique con el numero 1 a las cuentas del activo, con las numero 2 a las del pasivo, que las cuentas del capital se le asigne el número 3 y las cuentas de ingresos, costos y gastos se codifiquen con los dígitos 4 y 5 respectivamente. CARACTERISTICAS DE UN CODIGO CONTABLE Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permiten cumplir con los requerimientos de información que solicitan los usuarios. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa y además, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. La gerencia de una cadena de supermercados, por ejemplo, necesitará tener información contable de las ventas realizadas por la zona geográfica, por cada establecimiento y por tipos de artículos, pero no a nivel de cajeros que trabajen en cada supermercado. Por esta razón, el código contable es la estructura principal de un sistema contable que permitirá generar información optima y relevante. Un principio que debe tenerse en cuenta para diseñar un código de cuentas, es la sencillez del mismo, sin perder de vista el sentido común. Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria complicación que se le asigna al sistema contable. CÓDIGO DE CUENTAS

INTRODUCCIÓN

Una vez que se ha decidido acerca de las cuentas que deberán establecerse en la contabilidad convendrá enumerarlas con el fin de identificarlas bien sea por su nombre o por su número, lo cual en muchos casos resulta más práctico sobre todo cuando se trata de nombres muy largos o de organizaciones que requieran una clasificación muy detallada y minuciosa de cuentas. Cuando se adapta el proceso de enumeración se suele elegir un sistema de números que permite intercalar cuentas no previstas desde el principio. La asignación de los números a las cuentas sólo las clasifica en una forma ordenada ya que las agrupa según su cronología, sino también las separa luego de acuerdo a sus diferencias.

CÓDIGO DE CUENTA Concepto: Representa una herramienta útil para el registro de las operaciones, por cuanto los registros se realizan por medio de sistemas mecanizados que sustituyen a los libros manuales, los cuales son la primera experiencia de todo contador con los registros contables. El primer paso a seguir para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el código de

cuentas, plan de cuentas o catálogo de cuentas que son los nombres comúnmente utilizados para denominar el código contable, base para el registro de las operaciones. Ventajas de un código de cuentas: - Por medio de éste se puede reflejar los cambios en la situación financiera o de resultados de una entidad. - Representa el medio que controla todas las transacciones que genera una operación mercantil. - Hace más fácil y rápido el trabajo, por medio de sistemas mecanizados que sustituya a los libros manuales. - Ésta es flexible, debe estar diseñada para que permita posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. - Facilita la clasificación detallada de las cuentas cuando se trata de nombres muy largos.

1 Activo. 101 Circulante. 10101 Bancos Nacionales. 1010101 Banco Mercantil. 1010101001 Cuenta Corriente. 1010101002 Cuenta de Ahorro. 1010101003 Participaciones. 1010102 Banco Provincial. 1010102001 Cuenta Corriente. 1010102002 Cuenta de Ahorro. 1010102003 Participaciones. 10102 Bancos Extranjeros. 1010201 City Bank. 1010201001 Cuenta Corriente. 1010201002 Cuenta de Ahorro. 1010201003 Participaciones. 1010201004 Fondo Mutual. 1010202 Federal Bank. 1010202001 Cuenta Corriente. 1010202002 Cuenta de Ahorro. 1010202003 Participaciones.

10103 Cuentas por Cobrar. 1010301 Cuentas por Cobrar Clientes.

1010301001 Cuentas por Cobrar Clientes de Monagas. 1010301002 Cuentas por Cobrar Clientes de Sucre. 1010301003 Cuentas por Cobrar Clientes de Táchira. 1010302 Cuentas por Cobrar Trabajadores. 1010302001 Cuentas por Cobrar Trabajadores de Planta. 1010302002 Cuentas por Cobrar Trabajadores de Administración. 1010302003 Cuentas por Cobrar Vendedores. 10104 Inventario. 1010401 Inventario de Mercancía. 1010401001 Inventario de Mercancía en Distribuidora. 1010401002 Inventario de Mercancía en Consignación. 1010401003 Inventario de Mercancía en Planta. 1010402 Inventario de Productos en Proceso. 1010402001 Inventario en Proceso de Ensamblaje. 1010402002 Inventario en Producto Intermedio. 1010402003 Inventario en Proceso Troquelado. CONCLUSIÓN El primer paso para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el código de cuentas, el cual es la base para el registro de las operaciones. Un código de cuentas debe poseer ciertas características que son las siguientes: flexibilidad, adecuada clasificación, jerarquización y claridad en un código contable. El diseño de un código contable, requiere que tenga claro el nivel de detalle de la información contable. Para elaborar un código de cuentas, se deben seguir los siguientes pasos: - Especificar o asignar números a los grupos generales de partida, tanto del balance general como el estado de ganancias y pérdidas. - Definir o especificar el formato de código contable en dígitos y niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando. - Desarrollar el código contable teniendo en cuenta la teoría contable y la clasificación de las partidas.

BIBLIOGRAFÍA

CATAGORA, Fernando. Sistemas y Procedimientos Contables. Editorial Mc Graw Hill. 1.997. Caracas – VenezuelA

SISTEMA DE CODIFICACION

Introducción En la actualidad los sistemas computarizados están automatizando todo un campo de procesos que en tiempos remotos eran un trabajo pesado y extenuado, gracias a ellos estos procesos se son menos complicados y mas ordenados, pero para obtener buenos resultados se necesita de una buena captura de datos, dado a esto existen diversas técnicas practicas para su control. Una de estas técnicas para lograr una buena captura de datos es la codificación. Esta consiste en proporcionar códigos numéricos o alfanuméricos a diversos procesos para llevar un seguimiento y control mas profundo de alguna actividad, sin mas que adelantar se presenta a continuación. Codificación Efectiva Una de las formas en que los datos pueden ser capturados precisa y eficientemente es mediante un empleo como conocimiento de varios códigos . El proceso de poner datos ambiguos o problemáticos en unos cuantos dígitos o letras fácilmente capturables es llamado codificación (que no debe ser confundida con la codificación de programa). La codificación ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de conceptos capturados. La codificación también puede ayudar en el reordenamiento adecuado de los datos en un punto posterior del proceso de transformación de datos. Además los datos codificados pueden ahorrar espacio valioso de memoria y de almacenamiento. Resumiendo, la codificación es una forma de ser elocuente, pero escueto, en la captura de datos. Objetivos de la Codificación Hacer el Seguimiento de Algo A veces queremos simplemente identificar una persona, lugar o cosa para hacer el seguimiento de ella. Por ejemplo, un establecimiento que fabrica mobiliario con tapicería personalizada necesita asignar un número de trabajo a un proyecto.

El vendedor necesita saber el nombre y la dirección del cliente, pero el gerente del taller o los trabajadores que ensamblan los muebles no necesitan saber quien es el cliente. por consecuencia, se asigna un numero arbitrario al trabajo. El numero puede ser aleatorio o secuencial, tal como se describe en la sección siguiente. Códigos de Secuencia Simple: El código de secuencia simple es un número que es asignado a algo que necesita ser numerado. Por lo tanto, no tiene relación con los datos mismos. Este es un numero de fácil referencia para que la compañía pueda llevar cuenta del pedido en proceso, Es más eficiente teclear el trabajo “5676” en vez de esa mecedora café y negro con asiento de cuero para el Sr. Arturo Cárdenas. El usar un código de secuencia en vez de un número al azar tiene algunas ventajas:
 

Elimina la posibilidad de asignar un mismo numero . Da a los usuarios una aproximación de cuándo fue recibido el pedido.

Los códigos de secuencia se deben usar cuando el orden del procesamiento requiere conocimiento de la secuencia en la que los conceptos entran al sistema o el orden en que se desarrollan los eventos. Códigos de Derivación Alfabética: Hay veces en que no es deseable usar códigos en secuencia. El caso mas obvio es cuando no se desea que alguien que lea el código se imagine que tantos números han sido asignados. Otra situación en donde los códigos en secuencia pueden no ser útiles es cuando se desea un código más complejo para evitar errores costosos, un posible error podría ser sumar un pago a la cuenta 223 cuando lo que se trata es sumarlo a la cuenta 224 al teclear un digito incorrecto, El Código de Derivación Alfabética, es un enfoque usado comúnmente para identificar un numero de cuenta. Como Clasificar la Información La codificación logra la habilidad de distinguir entre clases de conceptos, las clasificaciones son necesarias para muchos objetivos, por ejemplo, reflejar qué partes de un plan de seguro médico tiene un empleado o mostrar cuál estudiante ha terminado los requerimientos básicos de sus cursos. Para ser útiles, las clases deben ser mutuamente excluyentes. Por ejemplo, si un estudiante está en clase F, que significa estudiante de primer año, habiendo terminado de 0 a 36 horas de créditos, no debe también ser clasificable como estudiante de segundo año (S), clases traslapantes podrían ser F= 0-36 horas de créditos y S=32-64 horas de créditos, etc. Los datos no son claros y son fácilmente interpretables cuando la codificación de las clases no es mutuamente excluyente. Códigos de Clasificación :

Los códigos de clasificación, se unen para distinguir un grupo de datos que tienen características especiales de otro. Los códigos de Clasificación pueden consistir de una sola letra o numero. Son una manera abreviada para describir una persona, lugar, cosa o suceso. Los Códigos de clasificación se listan en manuales o se distribuyen para que los usuarios puedan localizarlos fácilmente. Muchas veces los usuarios llegan a familiarizarse tanto con los códigos frecuentemente usados que los memorizan. Un usuario clasifica un concepto, y luego teclea su código directamente en la terminal de su sistema de línea o lo escribe en un documento fuente de un sistema por lotes. Códigos de secuencia en bloque: Anteriormente tratamos los códigos en secuencia. El Código de secuencia en bloque es una extensión del código de secuencia, las principales categorías de software son hojas de calculo, paquetes de base de datos, paquetes de procesador de palabras y paquete de presentación. A estos le son asignados números secuenciales en los siguientes “bloques” o Rangos : hojas de calculo 100-199, base de datos 200-299. la ventaja del código de secuencia en bloque es que los datos son agrupados de acuerdo con características comunes y, al mismo tiempo, se aprovecha la simplicidad de la asignación del siguiente numero disponible (dentro del bloque, por supuesto ) para el siguiente concepto se necesita identificación. Como Ocultar la Información Se pueden usar códigos, para ocultar información que no queremos que los demás conozcan. Hay muchas razones por las cuales un negocio quiera hacer esto por ejemplo, tal vez una corporación no quiera que la información de un archivo de personal sea accesada por el personal de captura de datos. Una tienda pueda querer que sus vendedores conozcan el precio al mayoreo que les muestre que tan bajo puede negociar un precio, pero lo pueden codificar en las etiquetas de precios para impedir que los clientes lo sepan. Un restaurante puede capturar información acerca del servicio sin dejar que el cliente sepa el nombre del mesero. El siguiente es un ejemplo de Ocultamiento de Información mediante códigos. Códigos de Cifrado: Tal vez el método de codificación más simple es la sustitución directa de una letra por otra, un numero por otro o una letra por un numero. Un tipo popular de acertijo, llamado un criptograma, es un ejemplo de asociación de letras. COMO EXPONER LA INFORMACIÓN: A veces es deseable revelar información mediante un código, En una tienda de ropa , la información acerca del departamento, producto, color y talla se imprime junto con el precio en la etiqueta de cada articulo. Esto ayuda a los vendedores y almacenistas a localizar el lugar de la mercancía .

Otra razón para revelar información mediante códigos es hacer más significativa la captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripción familiar da soporte a una captura de datos. Un numero de parte, nombre o descripción familiar da soporte a una captura más precisa. Los ejemplos de códigos de la siguiente sección explican cómo pueden realizarse esos conceptos. Códigos de Subconjuntos de Dígitos Significativos: Cuando es posible describir un producto por medio de su pertenencia a muchos subgrupos podemos usar un código de subconjunto de dígitos significativos que nos ayude a describirlo. Para el observador casual o cliente, la descripción del concepto parece ser un numero largo. Sin Embargo, para los vendedores el numero esta compuesto de unos cuantos números mas pequeños, teniendo cada uno su significado propio. Los primeros tres dígitos representan el departamento, los siguientes tres el producto, los siguientes tres el color, y los últimos tres la talla. En este caso la ventaja, del uso de un código de subconjunto de dígitos significativos es la habilidad para localizar los conceptos que pertenecen a determinado grupo o clase Códigos Nomónicos: Un Nemónico, es una ayuda para la memoria . cualquier código que ayude a la persona de captura de datos recuerde la manera de teclear la fecha, o que el usuario final recuerde como usar la información, puede ser considerado un nemónico, usando una combinación de letras y símbolos se logra una forma clara para codificar un producto de tal forma que el código sea visto y comprendido fácilmente. Solicitud de Acción Adecuada Los códigos son necesarios frecuentemente para dar instrucciones a las computadora o al tomador de decisiones sobre la acción a tomar. A esos códigos se les menciona generalmente como “códigos de función” y toman la forma, por lo general, de código de secuencia o nemónicos . Código de Función: Las funciones que desea el analista o programador que ejecuta la computadora con los datos son capturadas en códigos de función. Las indicaciones completas sobre las actividades a ser realizadas son reemplazadas mediante el uso de un código numérico o alfanumérico corto. Lineamientos Generales para la Codificación En las secciones anteriores examinamos los objetivos para el uso de diferentes tipos de códigos para capturar y almacenar datos. A continuación examinaremos unas cuantas experiencias para establecer un sistema de codificación. Sea Conciso, los códigos deben ser concisos. Los códigos excesivamente largos significan mas tecleos y, por consecuencia, mas errores. Los códigos largos también

significan que el almacenamiento de información de una base de datos requerirán mas memoria. Los códigos cortos son fáciles de recordar y fáciles de capturar . si los códigos son largos deben ser divididos en subcodigos . por ejemplo 5678923453127 puede ser dividido con guiones de la siguiente manera: 5678-923-453-127, esto es un enfoque mas manejable y aprovecha la forma en que se sabe que la gente procesa información en grupos cortos. Mantenga los Códigos Estables : Estabilidad significa que el código de identificación para un cliente no debe cambiar cada vez que se reciben nuevos datos. Anteriormente presentamos un código de derivación alfabética para una lista de suscritores de una revista. La flecha de expiración no fue parte del código de identificación del suscriptor, debido a que es muy probable que cambie. No cambie las abreviaturas del código en un sistema nemónico. Una vez que ha escogido las abreviaturas del código no trate de revisarlas, debido a que esto hace extremadamente difícil la adaptación del personal de captura. Asegúrese que los Códigos sean Únicos Para que funcionen los códigos deben ser únicos. Tome nota de todos los códigos usados en el sistema para asegurarse de que no esta asignando el mismo numero o nombre de código a los mismos conceptos. Los números y nombres de código son una parte esencial de las entradas de los diccionarios de datos. Permita que los Códigos sean Ordenables: Si va a manejar los datos en forma útil, los códigos deben ordenables. Por ejemplo si decide codificar la fecha como MMMDDAA, donde los primeros tres símbolos fueran el mes como abreviatura de tres letras, los dos siguientes fueran el número de día y los dos últimos el año, y luego tratara de ordenar las fechas en orden ascendente, tanto los años como los meses estarían fuera de orden . Asegúrese de que pueda hacer lo que pretende con los códigos que crea. Los códigos numéricos son mas fáciles de ordenar que los alfanuméricos y, por lo tanto, considere la conversación a números cada vez que sea práctica. Evite los Códigos Confusos Trate de evitar el uso de caracteres de codificación que parezcan o se oigan iguales. Los caracteres O (la letra O ) y el 0 (el numero 0) son fácilmente confundidos, y también sucede con la letra Z y el numero 2 por lo tanto, códigos como B1C y 280Z son insatisfactorios. Conclusión Para concluir le daremos un breve resumen sobre lo mas importante de la codificación efectiva y sus tipos de codificación, En cuanto a la codificación efectiva los datos

pueden ser capturados precisa y efectivamente, mediante el uso de conocimiento de varios códigos la codificación es de gran ayuda para el analista de sistemas ya que le permite el alcance de un objetivo eficiente para la captura de datos que estén codificados. En los tipos de códigos vemos que cada uno de ellos tiene manera diferentes para el manejamiento de procesamiento de la captura de los datos. Estos tipos de códigos especifican permiten tratar los datos en una forma particular. códigos Simples # Pedidos 5676 5677 5678 5679 Códigos de Derivación Alfabética Código Explicación de Código 99999XXX9999XXX Abreviatura de la revista 555433RDG8765TVG 4 dígitos de dirección Primeras 3 consonantes del apellido Cinco primeros números del código postal Códigos de Clasificación Código I M T C D S Concepto Deducibles de Impuesto Pago de intereses Pagos médicos Impuesto Contribuciones Deudas Provisiones Producto Mecedora con cuero Sella de comedor Sofá doble Mecedora para niño Cliente Zambrano José López Juan Arteaga Maria Pérez Antonio

Códigos de Secuencia en Bloque Código 100 101 102 . . Quatro . Lotus 200 Excel 201 Access 202 Parados . DBase . Word para Windows . Wordperfect 300 Charisma 301 Freelance . Powerpoint . . 400 401 402 Códigos de Cifrado Código Significado B 1 Ejemplo de una etiqueta de Precios Nombre de la tienda Presentación Procesador de palabras Base de Datos Hoja de Calculo Nombre del Paquete de Software Tipo

L E A C H M I N D

2 3 4 5 6 7 8 9 0

Código de estilo Descuento Codificado Talla de la Prenda Precio al Cliente Precio normal del vestido = 35000 Etiqueta con descuento codificado (BIMC)= 10%

Códigos de Subconjuntos de Dígitos Significativos Código Mercancía Descrita Explicación de Código 202 - 395 - 40 - 10 departamento (maternidad) Vestido Rojo de Maternidad producto 2023954010 Estilo 395, talla 10 (vestido estilo 395) color (rojo) Talla (10) Códigos Nemónicos Código HGS CDN HSP Códigos de Función Hospitales de la Ciudad Hospital General Simón Bolívar Clínica divino niño Hospital San Pedro

Código 1 2 3 4 5 6 7 1 GOLDEN'S 202-395-40 BIMC Talla 12 Bs.35000

Función Entregado Vendido Dañado Perdido o Robado Regresado Transferencia de Salida Transferencia de Entrada

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