INTRODUCCIÒN

Hoy en la actualidad nos consideramos seres racionales que nos encontramos en un mundo moderno la cual esta pleno de competitividades y oportunidades; donde estamos obligados a estar sometido en ello para lograr algún desafío. Es decir que necesitan profesionales creativos, innovadores, investigadores, etc. con caracteres emprendedores como: capacidad de trabajo, iniciativa, diplomacia, fiabilidad, responsabilidad, puntualidad, eficiencia, eficacia, etc. de acuerdo a las exigencias de la demanda laboral. Desde este óptica el Instituto de Educación Superior Tecnológico Público de Uchiza “Francisco Vigo Caballero”, programa la realización de las prácticas Modular I, en la especialidad de Secretariado Ejecutivo, el cual al estudiante le permite conectarse con el campo real de trabajo, siguiendo los lineamientos aprendidos. Por lo tanto la secretaria ejecutiva cumple un papel importante y determinante en las labores de carácter administrativa, en donde aporta todo el potencial humano - cognitivo y profesional.

El objetivo básico de este informe es hacer conocer las experiencias y acontecimientos logradas en el lapso de mi Practica Módulo I; espacio que me ha permitido profundizar las nociones y aspectos teóricos - prácticos dentro de mi formación profesional, en lo que he comprendido que toda secretaria ejecutiva ejerce una labor extensa, complicada y sobretodo utiliza todas las cualidades esenciales como: cortesía, respeto, capacidad de

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trabajo, responsabilidad, discreción, etc., debido a que ella es la persona facultada de ejecutar arduas actividades dentro de una empresa o institución, ya sea pública o privada.

En el contenido de este informe se redactan y revelan en forma concreta, veraz y objetiva el trabajo realizado en la OFICINA DE LA AGENCIA AGRARIA – TOCACHE, destacando las diferentes

características y perfiles profesionales tales como la identificación y manejo del programa o sistema que utilizan, sus reglamentos y normas, su organización, funciones de sus funcionarios; personas que día a día se especializan para ofrecer una mejor calidad de vida a los agricultores.

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PRESENTACIÓN

El presente informe de práctica modular I fue realizado con mucho esfuerzo y dedicación para la jurada y para todos los lectores que en su contenido plasma “TODO LO RELACIONADO A LA OFICINA AGENCIA AGRARIA TOCACHE Y TODAS LAS EXPERIENCIAS QUE PUDE OBTENERLO” en la cual mencionamos los resultados significativos que la práctica es una herramienta fundamental para el profesional. desarrollo personal y

El rol de una secretaria, actualmente es muy preponderante en una empresa o institución, es ella quien va a tener la información en tiempo real, asimismo influye en la toma de decisiones que debe realizar el ejecutivo; del mismo modo debe tener constante actualización en la

recepción y manejo de la información. En un mundo globalizado se necesita profesionales técnicos creativos, innovadores, competitivos de acuerdo a las exigencias de la demanda laboral.

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INFORMACIÓN GENERAL 1.1 DATOS DE LA ALUMNA (O) 1.1.1 Apellidos y nombres FERNÁNDEZ TENORIO, Nelvita 1.1.2 Carrera Profesional SECRETARIADO EJECUTIVO 1.1.3 Semestre de Estudios 2010-II 1.1.4 Modulo Recepción y manejo de información. 1.1.5 Duración de la practica 285 Horas 1.1.6 Periodo de ejecución Del 10 de enero al 02 de marzo del 2011 1.1.7 Docente Tutor Tec. Comp. Mucha Colca Edgar Dennis.

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1.2 DEL CENTRO DE PRÁCTICAS 1.2.1 Razón Social AGENCIA AGRARIA TOCACHE 1.2.2 Ubicación geográfica Las instalaciones de las Oficinas donde funciona la Agencia Agraria - Tocache, ubicado en el Jr. Chorro San Juan N. 715, del Distrito de Tocache, provincia de Tocache y Región de San Martin. 1.2.3 Reseña Histórica La Agencia Agraria Tocache se encuentra ubicada en la capital de la provincia; la misma que está ubicada al sur de la Región San Martín, es la dependencia de la Dirección

Regional Agraria San Martín encargada de efectuar en su respectiva circunscripción territorial de la Agencia está

delimitado en base a cuencas hidrográficas, comprendido parte, una o más de una provincia según sea el caso. La Visión: Al 2011 la agencia agraria de Tocache es una institución líder en el fortalecimiento y desarrollo del sector agrario,

conjuntamente con los productores organizados, instituciones públicas y privadas.

La Misión:

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Promover y orientar el desarrollo de la producción a través de las capacitaciones y extensión agraria dentro del marco de las cadenas productivas con una información oportuna y confiable 1.2.4 Descripción de la Infraestructura La agencia agraria Tocache cuenta un ambiente alquilado de material noble, el edificio no es propio es alquilado; y de

atención al cliente es de primera; y cuenta con cuatro áreas específicas para diferentes cargos como se mencionan a continuación área de secretaria, área de dirección, área de administración y área de mesa de partes.

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1.2.5 Organigrama Estructural

Direccion

Secretaria Administracion Tramite Documentario Guardiania

Oficina de Estadistica Agraria

Programa Maquinaria

Oficina Agraria Uchiza

Oficina de Promocion de Competitividad Agraria

Tenencia de Tierras

Cadenas Productivas

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1.2.6 Organigrama Funcional
Director
Formular, aprobar, ejecutar, evaluar, dirigir, controlar y administrar los planes y políticas de la región

Secretaria
Redacción de documentación, para realizar coordinaciones con otras instituciones solicitados por el Director

Administración
Encargada de administrar los recursos materiales y humanos, y conducir la ejecución presupuestaria

Tramite documentario
Organizar, dirigir, ejecutar, coordinar y supervisar la administración documentaria de la Dirección Regional de Agricultura

Guardianía
Encargada de vigilar y cuidad los recursos materiales de la agencia agraria

Programa Maquinaria
Facilitar a los productores Agrarios organizados el acceso a los servicios de alquiler de maquinarias agrícolas

Agencia Agraria Uchiza
Encargada de efectuar en su respectiva circunscripción territorial, las acciones en materia agraria

Oficina de Promoción de Competitividad Agraria
Encargada de proponer y ejecutar políticas públicas, estrategias y planes regionales orientados a propiciar la competitividad del sector agrario

Tenencia de Tierras
Encargada del saneamiento físico legal de la propiedad rural y reversión de tierras en el ámbito departamental

Oficina de Estadística Agraria
Órgano encargado de brindar apoyo en materia de estadística y estudios económicos

Cadenas Productivas
Encargada del saneamiento físico legal de la propiedad rural y reversión de tierras en el ámbito departamental

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1.2.7 Actividades Principales  Promover las actividades que faciliten la organización de los productores agrarios para el desarrollo de la cadena productiva de los productos más significativos en la Provincia.  Velar por el cumplimiento agrario de la normatividad de su

concerniente al sector competencia. 

en el ámbito

Canalizar los flujos de información de interés sectorial local, desde y hacia los agentes económicos locales y regionales.

Promover la convocatoria organismos públicos,

y concertación organizaciones

con los no

gubernamentales y empresas de servicios para contribuir a la resolución organizados.  Cumplir el rol de agente promotor de los acuerdos y/o contratos de los productores organizados de las cadenas productivas más significativas ubicadas en la jurisdicción de la Provincia de Tocache.  Promover la creación de organizaciones agrarias de problemas de los productores

privadas de tipo

empresarial locales, vinculadas a las

cadenas productivas de los productos más significativos.

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La jurisdicción de la Dirección de Titulación, Reversión de Tierras y Catastro Rural comprende el ámbito territorial del Departamento de San Martín

La Dirección de Titulación, Reversión de Tierras y Catastro Rural es la encargada del saneamiento físico legal de la propiedad rural y reversión de tierras en el ámbito departamental, enmarcado en el proceso de descentralización y regionalización.

1.2.8 Horario de Atención Lunes a viernes Mañanas: 7:30 am – 1:00 pm Tardes: 2:30 pm – 5:00 pm

1.2.9 Recursos Humanos a) Nombrados TEC. JACOB PINTO RIOS APOLONIO BACA PINO b) Contratados ANDERSON SABOYA FASABI OSCAR RODAS MENDOZA TOMAS DUEÑAS GONZALES CARLOS MARIN PEZO GABRIEL FERNANDEZ VIERA

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SRA. NOEMI VELA RODRIGUEZ ING. ARTIDORO VELA TORRES ING. LUIS VELEZ LEYVA ING. CARLOS MONT.VILLAVIC.

1.3 ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL CENTRO DE PRACTICAS 1.3.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS  Redacción y digitación algunos documentos

administrativos, tales como cartas, memorandos, informes, oficios, comunicados y otros.  Elaborar las actas de las sesiones en cada reunión de diversa índole.  Apoyo al director de la oficina agencia agraria Tocache en diferentes actividades que eran

necesarios.  Apoyo en las distintas capacitaciones, charlas, etc. realizadas por la Municipalidad Provincial de Tocache, dirigidos a los agricultores de diferentes sectores.  Innovación de los archivos de la Oficina agencia agraria tocache.

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Archivar los diferentes documentos que ingresan a la Oficina agencia agraria tocache, en los

archivadores de acuerdo a la fecha y el mes.  Actividades rutinarias tales como: o Limpieza y orden de la Oficina agencia agraria tocache y de los equipos de trabajo. o Recepción de llamadas telefónicas y de

documentos administrativos (cartas, oficios, informes, comunicados, etc.). o Envío de documentos a la DIRECCION SAN

REGIONAL

AGRARIA

MARTIN/DRASAM mediante fax, etc. o o Brindar una excelente atención al cliente. Velar diariamente por la adecuada

presentación de la oficina, el buen uso y cuidado de los elementos de trabajo a mi cargo. o Llegar puntualmente y atender las necesidades de los agricultores, dándole una solución rápida y oportuna. o Otros.

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1.3.2 DESCRIPCIÓN DE MATERIALES UTILIZADOS MATERIALES: De Oficina  Papel bond.  Lapiceros (azul, negro y rojo).  Lapiceros tinta líquida.  Lápiz.  Vinifan.  Cinta scosh.  Papel lustre.  Reglas.  Cuaderno grande.  Cuaderno de actas.  Plumones.  Corrector.  Resaltadores.  Engrapador.  Perforador.  Clip  Bandeja de papel.  Sellos.  Porta sellos.  Tijeras.  CD.

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 Cartulina, etc. De limpieza  Cera.  Trapeador.  Escoba.  Ambientador.  Detergente.  Jabón de tocador.  Toallas.  Papel higiénico.  Tachos de basura.  Otros. EQUIPOS:  Computadoras.  Impresora.  Teléfono.  fax  Celulares RPM  USB. VEHÍCULOS:  Moto  Tractores  Camionetas

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2.1 DESCRIPCION TÉCNICA DE EQUIPOS, INSTRUMENTOS Y MOBILIARIO DE CADA SERVICIO: DESCRIPCION TECNICA DE EQUIPOS: Durante el desarrollo de mis practicas pre profesionales modular y me dado cuenta que cada institución y sus diversas áreas que se dividen poseen unos equipos como tecnología que los facilitan en gran porcentaje de sus trabajos de los profesionales de esta institución y de esta forma brindan un buen servicio al público en general. Todas las instituciones coinciden con los siguientes equipos:

     

Computadoras. Impresora. Teléfono. Fax. Celulares RPM. USB, etc.

DESCRIPCION TECNICA DE LOS INSTRUMENTOS: En la institución que realice mis prácticas pre profesionales del módulo I he podido darme cuenta que trabajan con programas sofisticadas que permiten desarrollar el trabajo de manera eficiente y eficazmente:

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Los paquetes o programas más comunes que utiliza la agencia agraria Tocache son el empleo del paquete office que comprende los programas MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Access y otros

DESCRIPCION TECNICA DE LOS MOBILIARIOS: Los diferentes mobiliarios que cuenta la institución presentan

características adecuadas para sentirse cómodos, de esta manera nos facilitan realizar un trabajo eficiente y eficaz. Los mobiliarios son preparados o adquiridos de acuerdo a las especificaciones de cada área y teniendo en cuenta la cantidad de personal que laboran. Los mobiliarios que cuenta la institución son los siguientes:

         

Sillas de madera. Sillas ergonómicas. Sillas de plástico. Sofás. Mesas de madera. Escritorios. Gavetas. Archivadores. Estantes. Caja fuerte de metal, etc.

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3.1 CONCLUSIONES Durante la realización de mi Práctica MODULAR I he llegado a las siguientes conclusiones:  La Secretaria Ejecutiva es un ente esencial en toda oficina;

porque cumple un rol fundamental en toda entidad o institución, ya sea de carácter público o privada.  La Secretaria Ejecutiva debe practicar mucho la FIDELIDAD y DISCRECIÓN (secreto profesional) en el ámbito de su trabajo; porque le permitirá desarrollarse personalmente y

profesionalmente. Y así generará éxitos para su empresa o institución para la cual trabaja.  Las Relaciones Humanas y Públicas aplicada por la ejecutiva dentro de una institución son muy significativos, puesto que genera una mejor y excelente interacción con las personas de su alrededor.  Para integrarse en el llamado mundo globalizado (mundo de la competitividad), una Secretaria Ejecutiva debe estar bien preparada y al mismo tiempo seguir preparándose o

especializándose para dar solución a las exigencias prioritarias de trabajo empresarial y/o institucional; por ende tener

conocimientos de cultura general, etiqueta, habilidades, perfil profesional, sus funciones y destrezas sociales, de trato humano,

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e idiomas ya que es importante para lograr entrar al mercado laboral competitivo.

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3.2 SUGERENCIAS A La Agencia Agraria Tocache:  Seguir brindando la oportunidad a las alumnas de la especialidad de Secretariado Ejecutivo para ejecutar prácticas pre – profesionales ya sea tradicionales o modulares.  Implementar con mobiliario y útiles de oficina. Al Instituto de Educación Superior Tecnológico Público de Uchiza “Francisco Vigo Caballero”  Debe edificar un Laboratorio de Cómputo propio e

implementarla, para la carrera de Secretariado Ejecutivo.  Realizar convenios con instituciones del ámbito local, regional, y nacional para poder facilitar y ampliar el campo de desarrollo de las prácticas pre – profesionales ya sean tradicionales o modulares.  Edificar aulas propias e implementarlas para la carrera de secretariado ejecutivo.

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3.3 GLOSARIO

 

COGNITIVO: Perteneciente o relativo al conocimiento. DEMANDA: Cuantía global de las compras de bienes y

servicios realizados o previstos por una colectividad.

 

ENDE: por tanto. EFICIENCIA: Capacidad de disponer de alguien o de algo

para conseguir un efecto determinado.

EFICACIA: Capacidad de lograr el efecto que se desea o

se espera.

 

INMERSO: sumergido sumido o recogido. INELUDIBLE: Evitar con astucia una dificultad o una

obligación.

LAPSO: Paso o transcurso.

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RETO: Objetivo o empeño difícil de llevar a cabo, y que

constituye por ello un estímulo y un desafío para quien lo afronta.

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BIBLIOGRAFIA Documentos de gestión (ROF). Agencia agraria – Tocache GRUPO OCÉANO/CENTRUM. 2001. “Manual de la secretaria Ejecutiva en el mundo globalizado”. Estados Unidos. PECINA, J. “La labor de la Secretaria en Escuelas Superiores”. Editorial “INTERAMERICANA”. México. 1996.

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Fig. 01. Razón social donde ejecuté mi Práctica del módulo I – jefe que lo conduce Ing. Raúl Díaz Díaz.

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Fig. 02. Desarrollando las actividades en el Área de recepción.

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Fig. 03. Brindando una excelente atención al cliente, demostrando el perfil profesional.

Fig. 04. Buscando un documento encomendado por mi jefe superior.

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Fig.

05.

Recepcionando

las

llamadas

telefónicas

oportunamente,

adecuadamente y Cortez.

Fig. 06. enviando un documento por medio del Fax.

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Fig. 07. Digitando diversos documentos administrativos con la mayor posible rapidez, eficacia y eficiencia.

Fig. 08. Ejecutando la limpieza adecuado de los equipos de oficina.

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Fig. 09. Haciendo conocer a la secretaria los documentos recibidos.

Fig. 10. Aprendiendo el uso adecuado del fax.

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Fig. 11. Haciendo firmar los documentos redactados para la contestación.

Fig. 12. Colocando los cables adecuadamente para el funcionamiento correcto de la computadora

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