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AUDITORÍA+ADMINISTRATIVA+ORGANIZACION+EQUIPO.ppt

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AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

LA ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

 La organización de un equipo auditor requiere de un

orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes.

 Esta división del trabajo posibilita que los

miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjunción de conocimientos y criterios para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.

ESTRUCTURA
• La formación del equipo tiene que llevarse a cabo

de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoría. • A partir de esto, es necesario que las personas, técnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definición del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la función que desempeñarán en el estudio. • La división del trabajo en relación con las funciones que tienen que cumplir, se lleva a cabo considerando los siguientes puestos:

 Líder de proyecto. Coordinador General.  Asistente o analista de proyecto. .

así como de su trayectoria y orientación personal. • El potencial de su participación puede ser más significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de ésta clase de esfuerzos en instituciones públicas y privadas.Características del Coordinador General • Como responsable de la auditoria es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia. aunque no es un requisito indispensable. la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional. .

 El asumir la dirección de una auditoria administrativa conlleva no sólo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan. sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes. .

traducida en el logro de avances. el dominio de la técnica. creatividad y actitud constructiva. coordinación de esfuerzos. respaldo moral y liderazgo. . Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión. espíritu de lucha.

programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse. la organización y entorno. analítica y motivadora. mesurada. capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien. el personal destacado en la auditoria. . • Su personalidad tiene que conjuntar una personalidad tranquila. negociadora.Características del Líder de Proyecto • En su carácter de enlace entre el coordinador general. el líder representa el eslabón clave para que los objetivos.

tiene la obligación de cumplir con: . Por su función su trabajo es un tanto cuanto más operativo. ya que. aunque tiene la percepción de conjunto del proyecto.

-Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización. -Las líneas de acción de la coordinación general. . puntos de vista y observaciones. -Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoria. -Conciliar enfoques.

Aclarar dudas. para que se reafirme en todo momento el espíritu de equipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones óptimas. esta obligado a motivar a los auditores. . -Recabar y resolver observaciones.-Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan. -Adicionalmente. -Mantener el nivel de desempeño convenido.

es el responsable de atender directamente a todo el personal que. además de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos. interviene en la auditoria.Características del Asistente o Analista de Proyecto • Como personal de primera línea. evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicación de la auditoria. • Por ésta razón. de una u otra manera. debe de ser capaz de: .

. • Actuar en forma prudente y tranquila. Solidario con sus compañeros de equipo.• Acatar instrucciones con precisión. Ordenado con sus papeles de trabajo. Ser preciso en sus observaciones. • Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a • • • • tiempo. • Ser cordial pero firme en sus decisiones. Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias.

 Debido a su posición. que puedan constituirse en factores de dilación u obstáculos para el logro de resultados. de el depende en gran medida el evitar crear falsas expectativas o información que propicie corrientes de opinión controvertidas. .

 Las funciones tipo del equipo auditor son: . analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.FUNCIONES GENERALES  Para ordenar e imprimir cohesión a su labor. el equipo cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar.

estrategias. funciones y sistemas utilizados. objetivos.  Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.  Definir los objetivos.  Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos. . alcance y metodología para instrumentar una auditoria. políticas. Estudiar la normatividad. planes y programas de trabajo. misión.

. corporativos.  Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.  Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación.  Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información. Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo. en su caso. globalizadoras. sectoriales e instancias normativas y.

 Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización  Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles  Revisar el flujo de datos y formas. .

• Considerar las variables ambientales y económicas que • • • • • inciden en el funcionamiento de la organización. Evaluar los registros contables e información financiera. Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances. Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina. . Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria. Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.

ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.CONOCIMIENTOS • Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoría administrativa. • Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación: .

relaciones internacionales y diseño gráfico. matemáticas. ingeniería y arquitectura.Académica • Estudios a nivel técnico. ciencias políticas. pedagogía. ingeniería en sistemas. ingeniería industrial. relaciones industriales. pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio. psicología. informática. . contabilidad. licenciatura o posgrado en administración. administración pública. comunicación. • Otras especialidades como actuaría. derecho.

Complementaria  Instrucción en la materia. . foros y cursos. entre otros. obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados. seminarios.

• Adicionalmente. y dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. . deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina.Empírica • Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.

 Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa. .

teórica y/o práctica. . el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo.HABILIDADES Y DESTREZAS  En forma complementaria a la formación profesional. referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.

quien se dé a la tarea de cumplir con el papel de auditor. La expresión de éstos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular. sin embargo es conveniente que. sea poseedor de las siguientes características: .

 Saber escuchar.  Objetividad. Actitud positiva.  Creatividad.  Sentido institucional. .  Estabilidad emocional.

Imaginación.• Respeto a las ideas de los demás. • Mente analítica. Capacidad de negociación. Capacidad de observación. Claridad de expresión verbal y escrita. . • Consciencia de los valores propios y de su • • • • entorno.

 Discreción.  Facilidad para trabajar en grupo. Iniciativa.  Comportamiento ético. .

ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones. . es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes.EXPERIENCIA • Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las características del equipo.

. Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se tienen que dominar:  ·Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.  ·Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización.

 ·Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza. . ·Conocimiento de esfuerzos anteriores  ·Conocimiento de casos prácticos.  ·Conocimiento personal basado en elementos diversos.

RESPONSABILIDAD PROFESIONAL  El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad. inteligencia y criterio para determinar el alcance. estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría. debe de poner especial cuidado en : .  Para éste efecto. así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

 Preservar la independencia mental  Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas  Cumplir con las normas o criterios que se le señalen  Capacitarse en forma continua .

 Es conveniente señalar. También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios. que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos . por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría.

destacando las siguientes: Vínculos personales. financieros u oficiales con la organización que se va a auditar -Interés económico personal en la auditoría -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas -Relación con instituciones que interactúan con la organización -Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiética . corresponden a circunstancias que recaen • • • • • específicamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño.• Los primeros. profesionales.

• Los segundos están relacionados con factores que • • • • limitan al auditor a llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva como son: Ingerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la ejecución de la auditoría. Interferencia con los órganos internos de control Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría Presión injustificada para propiciar errores inducidos .

tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las providencias necesarias. En éstos casos.  Finalmente. el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como: .

Mantener una visión independiente de los hechos. • Responsabilidad.• Objetividad. ..Preservar sus valores por encima de las presiones.Observar una conducta profesional.. • Integridad. que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. evitando formular juicios o caer en omisiones. cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente..

. .  Equilibrio.  Compromiso..Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus servicios.No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos. Confidencialidad..

. Honestidad.Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos...No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece..Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.  Criterio. evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.  Institucionalidad.

conservando su objetividad al margen de preferencias personales. ... Iniciativa.Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.  Imparcialidad.Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.  Creatividad.No involucrarse en forma personal en los hechos..

sea cual sea su actividad y entorno. honestidad. tales como compromiso. respeto por los demás y sentido de responsabilidad. constituye uno de los pilares de las normas de actuación de cualquier organización. lealtad. comprendida como el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona. . franqueza. integridad.ETICA  La ética.

en el transcurso de la vida productiva. puede ser definida como los principios morales y normas que orientan el comportamiento en el mundo de los negocios. a los cuales se tiene acceso durante el período de formación académica y.  Estos principios y normas forman parte de los códigos de ética que los colegios de profesionales e instituciones preparan. . La ética desde un punto un punto de vista organizacional. posteriormente.

. Si bien el impacto y credibilidad de su trabajo depende de la precisión y calidad de sus resultados. un elemento primordial para la auditoria administrativa. invariablemente tendrá que avalarlo con una conducta ética. La ética es pues. absolutamente todas las acciones de una auditoría deben de sustentarse en ella. ya que todas.

 En la medida que la auditoria administrativa ha demostrado sus bondades. Es importante anotar. ha generado la necesidad en las instituciones de todo tipo. que el licenciado en administración es el profesional idóneo para encabezar una auditoria administrativa. de ser considerada como un instrumento vital para evaluar su comportamiento y derivar las acciones procedentes para mejorar su desempeño. . sector o tamaño.

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