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Ventajas y Desventajas de Los Manuales

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Carecer de Manuales Administrativos?

La experiencia indica que aquéllas organizaciones que carecen de manuales generalmente no tienen claros los cometidos y funciones de cada uno de sus órganos y el grado de uniformidad en el cumplimiento de procedimientos puede ser bajo. Los Manuales como Herramienta de Gestión, Eficiencia y Rentabilidad? Los manuales, facilitan el estudio de la estructura y procedimientos, y permiten detectar fallas, pero su existencia no garantiza la eficiencia. Un Manual no sustituye a la buena gestión, ni es la fuente de solución a problemas vinculados a la racionalización. Una organización no es ineficiente porque carezca de un Manual de procedimientos, sino que es ineficiente porque sus procedimientos no hacen un uso óptimo de los recursos. Para ganar en eficiencia, la organización debe racionalizar sus procedimientos con este objetivo, y sólo después de haber racionalizado los mismos, confeccionar el Manual. El Analista de Organización y Métodos Si "nadie es responsable de nada", falla la asignación de autoridad y responsabilidad en la organización, debe seguirse un proceso de análisis y diseño estructural, a raíz del cual surgirá un Manual. Confeccionar Manuales de procedimientos que no han sido racionalizados, Manuales de organización de estructuras fuertemente ineficaces, no aporta soluciones a los problemas ni beneficios. Un Manual no es un fin en sí mismo, sino que es un producto del trabajo del analista de Organización y Métodos. Es un documento que surge como producto de un proceso de mejoramiento administrativo, en el cual tiene gran importancia la labor del analista de. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE LOS MANUALES VENTAJAS Confeccionar un Manual, y mantenerlo actualizado, es una tarea que insume tiempo y no resulta fácil. Los Manuales facilitan la compresión de la Estructura, las Funciones y los Procedimientos.  El Manual de Organización Y Funciones permite que todos los integrantes de la organización conozcan las funciones, cometidos, niveles de responsabilidad y de autoridad de las diversas unidades administrativas.  Garantizan que todos los empleados conozcan las funciones y actividades a desempeñar por cada uno, mejorando la comunicación y la coordinación.  Al disponer de manuales se facilitan los procesos de control, y quiénes son los responsables de ejercer dichos controles.  Esto es, el Manual de Organización y Funciones constituyen instrumentos para la mejora de las comunicaciones en las organizaciones.

 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. las obligaciones de los empleados. a la vez que limitan el grado de improvisación en la toma de decisiones. Permiten por lo tanto concentrarse en las decisiones de carácter complejo o estratégico.  Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones. los manuales ayudan a uniformizar las prácticas en empresas de gran tamaño. permiten determinar quién es el responsable de tomar una decisión determinada. DESVENTAJAS  El costo de producción y actualización puede ser alto  Si no se actualiza periódicamente. pierde efectividad . requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.  Los manuales de procedimientos facilitan la programación de las decisiones. ubicación.  Evitar duplicidad y detecta omisiones. tanto a nivel horizontal como vertical.  Establece claramente los requisitos para el desempeño de un cargo. ya que al existir instrucciones escritas. El manual facilita muchos aspectos referentes a la gestión de Recursos Humanos. sus responsabilidades y determinan las normas disciplinarias.  Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas. procedimientos y métodos.  La estructura organizacional de una pequeña empresa es sencilla.  Dejan constancia firme de las pautas de evaluación de cargos. y se caracterizan por gran fluidez de comunicaciones. El tamaño de las empresas incide en la utilidad de los manuales. cuando la comunicación informal entre todos sus miembros no es ya posible. y muy flexible. El uso de manuales facilita el proceso de adiestramiento y capacitación de los empleados.  Constituye un instrumento útil en el proceso de adiestramiento y capacitación de los funcionarios. resolviendo las programadas.  Los manuales son un instrumento de consulta para todo aquél que necesite familiarizarse con una determinada área de la organización. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso  Posibilitan una delegación efectiva.  Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores  Construye una base para el análisis posterior del trabajo y mejoramiento de los sistemas.  Las pequeñas empresas frecuentemente no tienen necesidad de uniformizar las pautas y criterios.  Por el contrario. y el uso de manuales de organización y funciones es muy limitado en ellas. y en las empresas muy extendidas desde el punto de vista geográfico. Los manuales facilitan la toma de decisiones  Al establecer claramente los niveles de autoridad y responsabilidad.

a los cuales se les debe agregar el tiempo que destinan los propios funcionarios de línea de la organización a la confección del manual. . lo cual implica menor cantidad de tiempo del personal destinado a atenderlos. Es difícil determinar todos los beneficios concretos que tiene una organización por el uso de manuales. costos de papelería e imprenta. se debe valorar en términos de la relación costo/beneficio. El costo de confección y mantenimiento de manuales es generalmente fácil de determinar: los asesores encargados de la confección determinan sus honorarios. o la no realización de una pérdida. pero no es razonable pensar que con la sola lectura se sustituya al entrenamiento. Los costos son tangibles y asociables al manual: su confección cuesta determinada cantidad de dinero. se asocian tanto a la existencia del manual en si mismo como a toda la labor previa de racionalización. ⇒Menor cantidad de consultas por dudas. El valor real y los beneficios de los Manuales La confección de un buen manual exige un proceso cuidadoso. un ahorro potencial. y este es un beneficio adicional muy importante. y a ser conscientes de los cambios que se desean introducir. La necesidad permanente de mantener los manuales actualizados ayuda a reflexionar sobre la marcha de la organización. la valoración en términos absolutos de los costos no es la más acertada. sin analizar los beneficios potenciales. y concluyan que los manuales son "útiles pero demasiado caros". Estos elementos no son fácilmente medibles. y más difícil aún es cuantificar (en términos de ahorro de tiempo o materiales) ese beneficio. sino que están representados por un menor costo asociado al desarrollo de una actividad. una mayor ganancia por la prestación de un mejor servicio. sea estas telefónicas o personales. que involucra análisis de la organización. No obstante.  Constituyen una herramienta. Pero los beneficios no son un monto determinado y tangible. Pero los beneficios no siempre son fácilmente identificables. Esto hace que muchos empresarios se detengan sólo en los costos. etc. y además. lo cual representa un costo alto para la empresa.  Leer la descripción de un procedimiento indudablemente facilita el aprendizaje del mismo. pero el cálculo del mismo es difícil. sino que simplemente constituyen un instrumento más en ese proceso. No son un sustituto a un sistema de capacitación y adiestramiento. El manual traerá aparejado: ⇒Menor cantidad de reclamos o solicitudes injustificados. pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar. Estos elementos tienen indudablemente asociado un beneficio.

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