LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN DE COBROS AL CONTADO A CLIENTES DE TIENDA Y CAMPO

FECHA DE LEVANTAMIENTO: PROCEDIMIENTO: 25/05/2012 COBRANZA A CLIENTES AL CONTADO

PASO N

FUNCIONARIO RESPONSABLE

DEPENDENCIA

DESCRIPCIN

FORMATO

1 Administrador Gerente General Habla con el cliente y realiza la nota de pedido. Entrega mercaderia la -

Despachador

Despacho

Administrador

Gerente General

Cobra al cliente y le hace entrega de los documentos ,

Comprobantes de pagos (Facturas, boletas otros).

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN DE COBRANZA DE CREDITOS A CLIENTES DE TIENDA Y CAMPO

FECHA DE LEVANTAMIENTO: PROCEDIMIENTO: 25/05/2012 COBRANZA A CLIENTES AL CREDITO.

PASO N

FUNCIONARIO RESPONSABLE

DEPENDENCIA

DESCRIPCIN

FORMATO

Administrador

Gerente General

Se comunica con el cliente

Administrador

Gerente General

Se le entrega al cliente un documento de la mercaderia Se entrega mercadera cliente la al

Notas de pedido o guias.

Despachador

Despacho

Administrador

Gerente General

Controla los cobros al cliente y le entrega la factura al ser cancelada la mercaderia

Factura de venta.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA DE ADMINISTRACION Y TESORERIA

Ttulo: Introduccin:

Control de clientes al crdito en tienda y campo.

El presente manual indica los pasos a seguir para lograr obtener a tiempo los cobros de los crditos a favor de la entidad. Objetivo del Procedimiento: Gestionar y efectuar el cobro de los crditos a favor de la entidad , administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captacin de recursos , as como efectuar el pago de las obligaciones y el control de los crditos otorgados a nuestros clientes. - Descripcin del procedimiento: Para una correcta gestin de cobranza a clientes se deber realizar un

control de cobros a aquellos clientes que se les otorgaron crditos. Cuando el administrador llegue a un acuerdo con el cliente, este le entregara al cliente una nota de pedido o una gua luego el administrador le dar la orden al encargado de despacho, para que preparen el pedido para drselo en tienda , o indicar al repartidor se lo lleve al cliente .Posteriormente el administrador llevara un seguimiento de ese crdito otorgado al cliente , para luego de cancelada la deuda entregarle la factura correspondiente. Responsabilidad: El responsable del procedimiento es el administrador.

FLUJOGRAMA
ADMINISTRADOR

LLEGA A UN ACUERDO CON ELCLIENTE

EMITE NOTAS DE PEDIDO Y GUIAS , PARA ENTREGARSELA S AL CLIENTE

SE COMUNICA CON EL ENCARGADO DE DESPACHO

EL DESPACHADOR O REPARTIDOR LE ENTREGARA LA MERCADERIA AL CLIENTE

LUEGO EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CREDITO

AL CANCELAR EL CLIENTE SU DEUDA

SE LE ENTREGARA LA FACTURA DE CANCELACION.

PROCEDIMIENTO:

ACTIVIDAD

AREA RESPONSABLE

CARGO RESPONSABLE

SIMBOLOGIA

PUNTOS DE CONTROL

Administracion y tesoreria

Gerente

Se le enva al cliente un AVISO DE VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIN de la cuenta, recordndole

al cliente su obligacin.

Administrador

Gerente General

Despachador

Despacho

Administrador

Gerente General

Procedimientos De Cobranza
Los procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados deliberadamente de modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada, porque el propsito de un buen procedimiento de cobranza es la maximizacin del cobro y minimizacin de las prdidas de cuentas por cobrar. Pero a fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos, se recomienda dar los siguientes pasos preliminares para establecer un procedimiento adecuado de cobranza: Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el recordatorio, exigir respuesta, la insistencia y finalmente la accin drstica. El Recordatorio Este primer caso es de carcter preventivo, puesto que se realiza con fechas anteriores a aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que su finalidad es prevenir casos de mora en el pago. La practica comn, tanto en organizaciones comerciales que venden si el consumidor como a empresas mayoristas, minoristas o detallistas en general, como los distribuidores y representantes, convienen en enviar al cliente un AVISO DE VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIN de la cuenta, en la cual figuran detalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales estados sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y conformidad de las deudas que tienen pendientes de cancelar. Este aviso debe ser moderado e impersonal, dndole al cliente la sensacin que no ha sido individualizado, sino que esta recibiendo idntico trato como a todos los dems clientes que se encuentran en esa situacin. De igual forma, este aviso debe mandarse an en el caso de que el cliente estuviese al da en sus pagos, por una razn de precaucin o para reforzar el control de la cobranza. Se incluye en esta calificacin al TALONARIO DE CUPONES, que tambin es usado frecuentemente por empresas cuya necesidad les permite tener mayor control de sus avisos de vencimiento. Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la va mas rpida y segura. El uso de Courier o contratar empresas de mensajera son las mas apropiadas para este servicio. Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud con que se entrega o remite el primer aviso, as como conseguir su atencin al requerimiento de pago, si estas actitudes captan la intencin de deudor, entonces obtendremos una respuesta rpida a nuestro requerimiento. Pero la tcnica mas recomendable para clientes locales, son las llamadas telefnicas porque demandan atencin, hace que la persona requerida suspenda sus actividades y permite conseguir respuestas rpidas, adems de concluirse con facilidad, establece una relacin personal y privada. Exigir Respuestas Los deudores que no reaccionan ante el primer aviso debern ser automticamente objeto del siguiente paso; al cabo de un determinado nmero de das (de 3 a 5 das despus de la fecha de vencimiento); por medio de cartas de cobranza y llamadas telefnicas mas insistentes, no slo se recordara al deudor que esta en mora, sino tambin se le solicitar una respuesta del porque de su tardanza en el pago de su deuda. El tono seguir siendo amable y corts, pero con la salvedad de que ya hubo un primer aviso. De todos modos es lgico suponer que existe algn motivo justificado o injustificado a la falta de pago, como por ejemplo, iliquidez transitoria, llegada tarde de la mercadera pocas

perspectivas

de

ventas,

etc.

El objeto principal de esta segunda etapa es provocar alguna reaccin del deudor, con el fin de averiguar la demora en el pago y as tratar de dar alguna solucin al problema presentado. Se recomienda, en caso de que el cliente sea local, despus de enviar el segundo recordatorio, que el cliente sea visitado por el cobrador. Posteriormente si este no responde a las cartas enviadas, se le hace recordar por medio de diferentes instrumentos de cobranza; que su cuenta se ha vencido y que su requerimiento al cumplimiento de la deuda es urgente. Insistir en el Pago Si los anteriores pasos fracasan, la cobranza pasa a una etapa de insistencia o persecucin. Este procedimiento busca ejecutar un programa de acciones sucesivas para aplicarse a intervalos regulares segn sea que el deudor no responda a los esfuerzos de cobranza. En este caso la actitud ser distinta, porque a estas alturas ya puede sospecharse que el cliente tiene mala voluntad o que no tenga intenciones de cancelar la deuda; por lo tanto se justifica una actitud mas drstica en las acciones de cobro; Este paso puede comprender diversos intentos de apersivimiento, severidad y puede insistirse mediante. Telfono. Notariales. Cobranzas.

Cartas Vistitas del Jefe de

Un proceso de confrontacin severa por parte del Jefe o Encargado de Cobranzas puede ayudarnos a tener una idea del comportamiento y las actividades del deudor. Si el crdito fue dado con Fianza o Aval, la persecucin se efecta para ambas partes. Se recomienda que el resultado de estas acciones sean comunicada a al Gerencia para prever las acciones correspondientes. Adoptar Medidas Decisivas En el caso de fracasar los anteriores pasos, se debe tomar una medida decisiva o drstica. (vencidos los diez das despus de la ultima notificacin por escrito). En el interin de tiempo es recomendable que se haga un ultimo anlisis de la situacin del cliente antes de tomar decisiones drsticas. Los deudores que no responden satisfactoriamente a la presin de las gestiones antes detalladas, pueden ser clasificados en dos grupos: Primer grupo Se hallan incluidos aquellos deudores que estn dispuestos a pagar, pero que se encuentran imposibilitados de hacerlo a corto plazo, (iliquidez transitoria). En este caso es recomendable prestarles asistencia, permitindoles pagos parciales y prrrogas incluida una reprogramacin de su deuda si el caso lo amerita. Segundo grupo Se hallan aquellos deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se resisten ha hacerlo. En este caso la empresa puede tomar la decisin de pasar la deuda a un abogado especialista, un gestor de cobranza o al asesor legal si la empresa lo tuviera. Las acciones inmediatas sern sobre la cobranza judicial o extrajudicial (Cobranza Judicial). Si existiera un contrato que lo permita, como ocurre en las ventas a plazos (con retencin de propiedad), quizs convengan ejecutar el cobro mediante embargo preventivo o entrega de los bienes segn clusulas establecidas. No es posible establecer normas generales de cobranza para todo tipo de clientes sean estos naturales o jurdicos por lo que se recomienda elaborar un reglamento operativo y dinmico de cobranza para cada tipo de negocios que requieran una cobranza efectiva y sobre todo preventiva, tal como lo sealamos en el punto anterior