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EL SOFTWARE PARA LA PLANIFICACIN Y GESTIN DEL MANTENIMIENTO

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NDICE DE CONTENIDOS:

EL MANTENIMIENTO INDUSTRIAL Y LA APLICACIN DE SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTIN BENEFICIOS DE LA INFORMATIZACIN DEL MANTENIMIENTO CMO CONSEGUIR QUE LA IMPLANTACIN SEA UN XTIO CONCLUSIN

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QU ES PGM Win ESTRUCTURA DE PGM Win

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PROCESO DE ADQUISICIN DE PGM Win PROCESO DE IMPLANTACIN DE PGM Win SERVICIO POSTVENTA Y CONTACTO EDICIONES DE PGMWin 2.1

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EL MANTENIMIENTO INDUSTRIAL Y LA APLICACIN DE SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTIN

La finalidad de toda empresa es gestionar y optimizar al mximo todos sus recursos con el fin de producir los bienes y servicios que permiten dar continuidad y expansin al negocio. El xito de toda actividad empresarial depende de todas las partes que forman la estructura de una organizacin. El mantenimiento de planta es una de las partes ms importantes en una organizacin empresarial y afecta a todos los activos de la empresa, representando normalmente entre un 5 y un 20% de los costes totales de la empresa. Mantenimiento no es solo reparar. El incremento en los costes y la complejidad del mantenimiento, as como su efecto final en la produccin, establece la necesidad de la planificacin, administracin y seguimiento de los procesos de mantenimiento. Para realizar esta tarea, se ha ido evolucionando en el tiempo pasando de sistemas manuales a sistemas de gestin del mantenimiento informatizados (GMAO, CMMS). La mayora de estos sistemas incluyen mdulos bsicos para identificacin y codificacin de activos, ordenes de trabajo, mantenimiento preventivo, historial de eventos de equipos, administracin de compras y gestin de almacn de repuestos as como herramientas para el anlisis de la cantidad de informacin que genera el da a da de cualquier proceso industrial. Estos mdulos bsicos pueden proporcionar los cimientos de un efectivo sistema de administracin de mantenimiento. Generalmente los beneficios visibles, son los que derivan de automatizar las tareas repetitivas para saber si el mantenimiento ha sido efectuado, teniendo un control de los costes y recursos empleados. Aun tratndose de algo sumamente importante, quedarse slo con esta idea, resulta muy pobre y no permitir agilizar el retorno de la inversin que supone la implantacin del sistema. Identificar por qu y cmo los equipos se desgastan y fallan, permitir a los responsables del mantenimiento desarrollar estrategias para tratar de eliminar las causas del fallo, en definitiva, eliminar tiempos de no produccin. A la hora de amortizar la inversin, este s es un factor importante, por no decir el principal.

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Beneficios de la Informatizacin del Mantenimiento

La implantacin del sistema, proporcionar beneficios fcilmente medibles, que justificarn el gran esfuerzo y recursos necesarios para ponerlo en marcha. Entre estos se incluirn: Mejor control del trabajo. Mejor planificacin y programacin del trabajo. Mejores prcticas de mantenimiento Preventivo y Predictivo. Programacin automtica de tareas e inspecciones. Posibilidad de monitorizar las tendencias en los equipos para reconocer las causas de fallo. Menor inventario de partes de trabajo, menos papeleo. Mejor anlisis de la informacin para determinar las causas de fallos. Mejor estimacin de los costes de mantenimiento y por consiguiente, mejor administracin del presupuesto. Mejor capacidad para medir el desempeo de las actividades de mantenimiento. Mejor nivel de informacin de mantenimiento, creacin de base de datos histrica. Optimizacin y reduccin de stocks de repuestos. Trabajo dentro de los estndares de calidad y medio ambiente, certificaciones ISO 9000, ISO 14000. Integracin de la prevencin de riesgos laborales.Certificacin OSHAS 18000

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Cmo conseguir que la implantacin sea un xito

Un programa de gestin del mantenimiento, es una poderosa herramienta de administracin, pero slo eso, una herramienta. La adquisicin y puesta en marcha de un sistema de este tipo significa una inversin enorme de capital y recursos humanos, generalmente, slo al alcance de las grandes compaas. Para obtener el mximo rendimiento de estas aplicaciones, debemos definir primero el alcance y objetivos que deseamos obtener al utilizarlas. La decisin de informatizar el mantenimiento es una responsabilidad muy seria, implica imponer una disciplina de trabajo al grupo de tcnicos de mantenimiento, tradicionalmente independientes y difciles de controlar. Por otro lado, los datos de mantenimiento tendran que ser extremadamente detallados y no provenientes de diferentes personas con diferentes criterios que utilizan nomenclaturas inconsistentes. Es necesario preparar formatos para estandarizar la informacin y asegurar que los datos sean lo ms reales posible. Cuando decida implantar un sistema de este tipo, tenga en cuenta esta consideracin ya que la obtencin de buenos resultados depender de cmo se han introducido los datos en el sistema. Es necesario hacer una evaluacin de nuestras prcticas actuales de mantenimiento, para definir las necesidades de prcticas mejores. Desarrolle un plan estratgico, preferiblemente a largo plazo, basado en prioridades por accin. No intente implantar el sistema de un da para otro. Establezca un equipo humano para la implantacin y puesta en marcha, implique personal de mantenimiento, produccin, administracin etc. De la aceptacin y convencimiento del personal afectado, depender el xito futuro del sistema.

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Conclusin

La implantacin y uso de un sistema informatizado para la gestin del mantenimiento es un trabajo difcil que puede conducir a un fracaso en sus resultados si no se planea cuidadosamente desde el principio. Tradicionalmente al departamento de mantenimiento se le mide por lo que gasta y no se le atribuyen posibilidades de producir. Esto es debido a la imposibilidad de demostrar con datos y econmicamente que mantenimiento realmente produce. Cuando se decida a implantar un sistema informatizado de gestin, mida los efectos de su sistema de mantenimiento y logre demostrar que mantenimiento tambin puede producir beneficios.

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QU ES

Habitualmente, este tipo de sistemas solo estn al alcance de las grandes multinacionales. Los elevados costes del software as como la necesidad de tener personal nicamente dedicado al sostenimiento del sistema hacen inviable su implantacin en las pequeas compaas. Por otro lado, el endurecimiento de las condiciones de mercado obliga cada vez ms a producir bajo estndares de calidad muy rigurosos que no slo afectan a las cadenas de produccin sino tambin a cmo se realiza el mantenimiento de stas. es una herramienta informtica diseada para dar soporte en la cada vez mas complicada tarea de gestionar el mantenimiento de planta. Las nuevas tecnologas as como los actuales sistemas de calidad, medioambiente y prevencin de riesgos, hacen impensable la gestin del mantenimiento sin el empleo de aplicaciones de este tipo. es sin duda un paquete de software para la gestin del mantenimiento industrial (GMAO), diseado por gente de mantenimiento para gente de mantenimiento, y enfocado hacia la pequea y mediana empresa. En la mayora de los casos, el gran problema no es la adquisicin de un determinado paquete de software, en el mercado se pueden encontrar numerosas opciones de compra mas o menos ventajosas. Lo verdaderamente difcil y complicado es la implantacin y puesta en marcha del sistema as como la buena disposicin y aceptacin por parte de los futuros usuarios. PGMWIN ha sido desarrollado pensando precisamente en estos ltimos, sin olvidar los beneficios que ha de reportar a los procesos de negocio de la empresa. no es software empaquetado, se trata de un sistema modular, abierto y personalizado segn las necesidades del cliente. no impone una metodologa de trabajo rgida, es PGMWIN quien se adapta a la forma y recursos del cliente.

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Qu es

Al final del proceso de implantacin, el producto adquirido mas que un software hecho a medida, es un sistema de trabajo totalmente consensuado con el cliente. Por todo esto lo bueno de no es si no sus resultados. La estructura de es tan sencilla que en muchos casos no seria necesario la existencia de un departamento informtico para su mantenimiento. Los propios usuarios del sistema pueden ser con un mnimo de conocimientos y de formacin los administradores de la aplicacin. La sencillez e intuicin a la hora de trabajar con hace que la implantacin del nuevo sistema de trabajo, no suponga un cambio frustrante para quien realmente lo ha de sufrir que es en definitiva, el departamento de mantenimiento. soporta cualquier tipo de bases de datos, desde las ms sencillas hasta los RDBMS ms potentes. Esto hace de un interface capaz de integrarse fcilmente en cualquier ERP corporativo. de exportar La capacidad de datos a formatos Excel, Word, PDF, Lotus Notes, le permitir si lo desea generar informes o analizar datos sin necesidad instalado. de tener Opcionalmente, utilizando servidores OPC comerciales, puede conectar directamente con los procesos de planta, determinando por ejemplo, la periodicidad de tareas programadas en funcin de las horas de funcionamiento de los equipos.

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LA ESTRUCTURA DE

La estructura funcional de es totalmente modular. La relacin entre las diferentes partes de la aplicacin se refleja claramente en el grfico siguiente.

INVENTARIADO DE ARCHIVOS DE ACTIVOS

ARCHIVO DOCUMENTAL

INSTALACIONES BASE DEL CONOCIMIENTO

BIBLIOTECA TCNICA

MQUINAS-SISTEMAS MANUALES PARTES DE MQUINAS CATLOGOS PIEZAS Y COMPONENTES

PREGUNTAS AVERAS INCIDENCIAS

RESPUESTAS REPARACIONES SOLUCIONES

LEGISLACIN

ANLISIS DE DATOS Y COSTES

PETICIONES DE COMPRA

REPUESTOS

COMPRAS

PROVEEDORES

STOKS

RDENES

PERSONAL PROPIO

ALMACN

PROYECTOS

PRESUPUESTOS

PROYECTOS

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS MATERIALES

REPARACIONES COSTE ORDENES

REFORMAS

OBRA NUEVA RDENES DE TRABAJO

TAREAS PROGRAMADAS

PREDICTIVO

CORRECTIVO

PREVENTIVO GESTIN CALIDAD MEDIOAMBIENTE SEGURIDAD

PREDICTIVO

PREVENTIVO

OBRA NUEVA PLAN DE LUBRICACIN INSTRUCCIONES PROCEDIMIENTOS NORMAS MATERIAS PELIGROSAS PUNTOS RESIDUOS PELIGROSOS

LUBRICANTES

RUTAS

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El entorno de trabajo, sencillo y amigable, hace que el acceso a los diferentes mdulos operativos se realice de una forma rpida y sin ninguna complicacin para el usuario.

INVENTARIADO DE ACTIVOS

Todo sistema de mantenimiento depende en gran medida de un buen inventario de activos a mantener as como de la constante actualizacin durante dispone de mdulos para inventariar la vida til de los mismos. hasta el ms pequeo e insignificante elemento de una instalacin. El criterio de codificacin empleado es aplicado a todo el conjunto de elementos del sistema y permite tanto la localizacin de elementos como el anlisis de datos de una forma rpida y sencilla. Adems de los mdulos para inventariar sus instalaciones, tambin dispone de mdulos para realizar las siguientes funciones de gestin en sus procesos de mantenimiento.

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MDULO DE GESTIN DE REPUESTOS Y ALMACN Sepa en todo momento el estado de sus stocks de repuestos, determine las cantidades mnimas y mximas a almacenar as como la localizacin exacta en el almacn.

MDULO DE GESTIN DE PROVEEDORES Genere una base de datos con todos sus proveedores clasificndolos por servicios y sectores. Consulte directamente el estado de las peticiones de compra de cada proveedor as como la cantidad de horas hombre realizadas por sus contratas externas cada da.

MDULO DE GESTIN DE COMPRAS Realice y controle el estado de sus peticiones de compra. Inserte directamente en sus pedidos piezas y elementos inventariados en su instalacin. Genere pedidos que se repiten sin necesidad de introducir en cada ocasin las posiciones de , las peticiones de compra. Enve por correo electrnico, desde compra a sus proveedores.

MDULO DE TAREAS PROGRAMADAS

Organice su mantenimiento predictivo y preventivo en tareas programadas determinando las frecuencias de realizacin de estas. Tenga controladas las inspecciones de obligado cumplimiento por la normativa vigente (instalaciones de alta y baja tensin, calderas, recipientes a presin, etc.). Gestione sus contratos de mantenimiento externo. Relacione tareas con procedimientos, gamas de mantenimiento, normas de seguridad, fichas tcnicas de materias peligrosas, etc. Convierta directamente en rdenes de trabajo la ejecucin de las tareas programadas. La aplicacin se encargar de avisar a los responsables de las tareas de la caducidad peridica de las mismas.

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MDULO DE RDENES DE TRABAJO Supervise el estado de las tareas de mantenimiento tanto las programadas como las imprevistas, determine prioridades y controle el coste real, tanto humano como material, de cada trabajo.

MDULO DE GESTIN DE PROYECTOS Organice tanto la ejecucin de su obra nueva como las paradas programadas de planta aglutinando las ordenes de trabajo propias de cada proyecto.

MDULO DE GESTIN DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE Y SEGURIDAD En este mdulo, se gestiona de forma integral, toda materia referente a calidad, medio ambiente y seguridad, relacionada con el mantenimiento de planta. Tenga acceso a la totalidad de los procedimientos, instrucciones y normas del sistema de gestin. Registre todas aquellas materias y residuos peligrosos que, por utilizacin, existencia o generacin en los procesos de fbrica, pudieran afectar a la seguridad de las personas o al medio ambiente. Toda esta informacin, podr ser vinculada posteriormente tanto a las tareas programadas como a las rdenes de trabajo.

MDULO DE ANLISIS DE COSTES, EVENTOS Y CONTROL PRESUPUESTARIO Todos los datos introducidos en los mdulos anteriores podrn ser analizados emitiendo informes que le servirn para determinar las estrategias a seguir. Controle los costes, la cantidad y el tipo de rdenes de trabajo realizadas para cada mquina o equipo de la planta. Analice la carga de trabajo real tanto del personal de mantenimiento propio como de las contratas externas. Compruebe el volumen de compras total realizado para cada uno de sus proveedores. Realice y controle en todo momento el estado de los presupuestos anuales de mantenimiento.

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ARCHIVO DOCUMENTAL Y BASE DEL CONOCIMIENTO

Tenga toda su documentacin organizada y al alcance de todos. Planos, instrucciones de funcionamiento, certificados, procedimientos, la cantidad de papel que se puede llegar a manejar es considerable. Adems de guardar electrnicamente su informacin, este mdulo le permitir acceder y visualizar toda la informacin asociada a cada elemento de la instalacin. Cuantas veces nos ha sucedido la repeticin de una incidencia o una avera y nos hemos preguntado Qu hicimos hace 3 aos cuando nos sucedi esto mismo? o Qu hacemos ahora si la persona que lo entiende est ausente?. En hemos incluido la base del conocimiento, un entorno en el que compartir experiencias, resultados, soluciones, etc. dejando constancia de todo ello para el aprovechamiento futuro.

BIBLIOTECA TCNICA

Todos sabemos la tendencia actual que tienen los fabricantes de componentes a entregar su documentacin en formatos electrnicos. Desde este mdulo, usted podr organizar y manejar sus catlogos, manuales tcnicos y documentos de trabajo de una forma sencilla, usted podr por ejemplo, sin salir de la aplicacin, consultar un catlogo de componentes mientras est realizando una peticin de compra.

LUBRICACIN

Nadie duda a estas alturas, de la importancia que tiene la Lubricacin en el funcionamiento ptimo de los sistemas productivos. Mediante este mdulo, la organizacin y ejecucin del Plan de Lubricacin se podr realizar de una forma fcil y sencilla. Organice el Plan de Lubricacin, puntos de engrase, tipos de lubricantes, mtodos, frecuencias, limpieza y reciclaje de residuos. Ejecute el Plan de Lubricacin generando rutas diarias mediante Check-list.

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PROCESO DE ADQUISICIN DE

Despus de la presentacin del producto, el cliente expone sus necesidades y tras el estudio del alcance, los tcnicos de confeccionan y presentan la mejor oferta econmica. puede ser desde La adquisicin de la simple compra de un paquete de software mas o menos personalizado hasta la realizacin de un proyecto llave en mano de implantacin de un sistema de gestin. A la hora de confeccionar un presupuesto se tendrn en cuenta una serie de posibilidades: Sistema Monopuesto o Multiusuario Mdulos operativos requeridos por el cliente: Inventariado de activos. Repuestos y almacn. Proveedores. Compras. Tareas programadas. Lubricacin. Ordenes de trabajo. Proyectos. Gestin de calidad, medio ambiente y seguridad. Anlisis de datos, costes y presupuestos. Archivo documental. Biblioteca tcnica etc. Grado de personalizacin requerida: Se valora la desviacin del estandar de -Formacin de los usuarios. -Asesoramiento y coordinacin del proyecto de implantacin realizado por el cliente. -Proyecto llave en mano Inventariar definiendo la jerarqua de las diferentes partes de las instalaciones. Organizar los almacenes de repuestos. Generar las tareas de mantenimiento predictivo y preventivo. Generar el Plan de Lubricacin. Anlisis de buenas prcticas de mantenimiento. Integracin de la calidad, medio ambiente y prevencin. Creacin del archivo documental. .

Servicios o actividades que se realizarn durante la implantacin:

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PROCESO DE IMPLANTACIN DE

Como ya hemos comentado en la introduccin de este producto, el xito de todo sistema de gestin reside en como se programe y planifique su implantacin. Para esto vamos a explicar de una forma breve como sera un proyecto tipo en el que el asesoramiento y la coordinacin del proyecto de implantacin realizado por el cliente seria llevado a cabo por el personal de . La decisin por parte del cliente de adoptar como sistema de gestin de mantenimiento, en buena lgica, viene despus de aprobar el presupuesto presentado por el distribuidor de la aplicacin. En este punto en el que nos encontramos, ya debera estar claro cuales son las necesidades reales del cliente. El siguiente paso a seguir ser crear el equipo de trabajo necesario para la implantacin. Un equipo tipo sera el siguiente: Jefe de proyecto: Persona perteneciente al cuerpo directivo bien de la empresa o del departamento de mantenimiento. Su misin ser la de apoyar y facilitar los medios necesarios tanto humanos como materiales para la implantacin. . Su Gestor del proyecto: Tcnico de implantacin de cometido ser, adems de informar al jefe de proyecto de la marcha del mismo, el servir de apoyo al equipo humano, del cliente, creado para la implantacin. Ser la persona encargada de comunicar a los tcnicos de desarrollo de las posibles incidencias o necesidades derivadas de la implantacin.

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Proceso de implantacin de

Responsable de puesta en marcha: Tcnico altamente cualificado cuya principal misin mientras dura el proyecto de implantacin ser el distribuir y supervisar diariamente el estado de los trabajos, informando tanto al jefe como al gestor del proyecto de las incidencias ocurridas. Tcnicos de mantenimiento: Encargados de alimentar el sistema con toda la informacin necesaria para generar las bases de datos iniciales. Estarn bajo las ordenes directas del responsable de puesta en marcha. Tcnicos de informtica: Su misin ser la de suministrar, configurar e instalar todos los medios necesarios para el correcto funcionamiento del sistema. Reciben informacin directa del gestor del proyecto.

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Proceso de implantacin de

El proceso de implantacin en el tiempo lo hemos definido en el grfico siguiente:

MES 01
01.- ADQUISICIN PGMWin 02.- PERSONALIZACIN DEL SOFTWARE 03.- INSTALACIN DE LA APLICACIN 04.- CREACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO 05.- FORMACIN INICIAL 06.- MDULO INVENTARIO DE ACTIVOS Instalaciones Mquinas y Sistemas Partes de Mquinas y Sistemas Equipos, piezas y componentes 07.- MDULO DE PERSONAL 08.- MDULO DE REPUESTOS Codificacin de repuestos Gestin de almacn 09.- MDULO DE PROVEEDORES 10.- MDULO DE COMPRAS 11.- MDULO DE MTTO. PREVENTIVO 12.- MDULO DE RDENES DE TRABAJO 13.- MDULO DE ANLISIS DE COSTES 14.- MDULO DE GESTIN DE PROYECTOS 15.- LUBRICACIN 16.- ARCHIVO DOCUMENTAL

MES 02

MES 03

MES 04

MES 05

MES 06

MES 07

MES 08

Inicio del Proyecto de Implantacin Introduccin de datos iniciales Disponible para operacin

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ACTUALIZACIONES DE

Despus de la adquisicin y personalizacin inicial, el producto podr ser actualizado de forma gratuita durante el primer ao a partir del inicio de la implantacin del sistema. La actualizacin incluye la modificacin de pantallas e informes siempre y cuando no sean necesarias modificaciones en las bases de datos. De ser as, estas reformas seran objeto de estudio para su valoracin.

SERVICIO DE ASISTENCIA TCNICA

El servicio de asistencia tcnica de se realiza, de forma gratuita, por correo electrnico o telefnicamente de Lunes a Viernes en horario de oficina. Este servicio comprende desde la consulta de cmo operar con la aplicacin hasta la solucin o notificacin de incidencias ocurridas en el sistema. Asistencia va mail: info@pgmwin.com Asistencia Telefnica: (Horario Oficina de Lunes a Viernes):

985 887 914

Tambin existe un Centro de Soporte Tcnico disponible en el rea de Clientes a travs de nuestra pgina web: www.pgmwin.com

REQUISITOS DEL SISTEMA PARA LA INSTALACIN DE

Para poder instalar la aplicacin y que esta funcione correctamente se necesitan como mnimo los siguientes requisitos: Equipo recomendado: Pentium II a 800Mhz o superior, 128MB de Ram, disco duro de 5GB o superior. Sistema operativo: Microsoft Windows Me, Microsoft Windows 2000 o Microsoft Windows XP. no es operativo con Win95 y Win98. Es aconsejable tener actualizado el sistema operativo con los ltimos Service Packs disponibles.

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EDICIONES DE

2.1

Avanzada Inventariado de Activos Repuestos y Almacn Mantenimiento Programado Ordenes de Trabajo Lubricacin Personal Proveedores Anlisis de Datos, Costes y Presupuestos Gestin de Compras Proyectos Archivo Documental Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Base del Conocimiento Biblioteca Tcnica * Mdulos con funciones reducidas S S S S S S S S S S S S S S

Bsica S S* S S* S S* S* S*

Las ediciones estandar de PGMwin, pueden ser personalizadas para ajustarse a las necesidades requeridas por el cliente. (Consultar) Sistema multidatabase. (Access, SqlServer, Oracle, MySql). Licencias de bases de datos, en caso de necesidad, no incluidas. Servicio de asesoramiento y asistencia tcnica: Telefnico, mail o web gratuito durante 1 ao. Actualizaciones gratuitas durante 1 ao.

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www.pgmwin.com

DESARROLLO/DISTRIBUCIN/SOPORTE:

Pol. Ind. de Prendes 33438. Carreo ASTURIAS. info@ seprisa.net - www.seprisa.net

(+34)

985 887 914