OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

ESTUDIOS GENERALES UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

SEPARATA DE OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

DOCENTE: LIC. ENRIQUE CÁRDENAS DÍAZ

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESTUDIOS GENERALES

DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

UNIDAD I
FUNDAMENTOS BÁSICOS DEL MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO

1.1. Iniciar Excel 2010
Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas.  Desde el menú Inicio Inicio – Todos los Programa – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2010

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Ojo ----------- También: Inicio, Buscar: y escribimos

EXCEL + Enter

Excel, es una APLICACIÓN que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc. Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:  Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.  Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 1´048,576 filas y 16,384 columnas (A, B, C, .. XFD), ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.  Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado.  Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.  Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.  Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

1.2. Requerimientos Office 2010
     Procesador 500 MegaHertz mínimo Memoria RAM 256 mínimo Espacio de Disco duro 1.5 Gb Video: Resolución mínima: 1024 x 768 Pixeles. Sistema Operativo Windows XP SP3 (32 bits) o Windows Vista SP1, Windows 7

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1.3. ENTORNO DE TRABAJO (Interfaz Excel 2010)
2 1 3
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9 8 5
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Botón Office Barra de Herramientas de acceso rápido Barra de Título Barras de desplazamiento Vista del Documento Área de Trabajo Zoom (Acercar o Alejar) Barra de estado Insertar nueva hoja de cálculo Hojas de Trabajo Filas Columnas Celda activa actual Cinta de Opciones Barra de Fórmulas Asistente para funciones Ayuda   La cinta de Opciones se extiende a lo largo de la parte superior Los comandos relacionados a la cinta de opciones están organizados en grupos.

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1.4. Ingreso y Edición de Datos
En general, son 4 tipos de datos los que podemos ingresar en la Hoja de Excel: a.- Datos de tipo Texto o Alfanuméricos b.- Datos de tipo Numérico o Valores c.- Las Fórmulas o Resultados d.- Fechas y Horas.

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es decir pueden están formados por letras o combinación de letras y números. DOCENTE: Lic.DATOS NUMERICOS.Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o también podría ser. Se produce cuando una referencia de celda no es válida.. Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. mm/dd/aa dependiendo de la configuración de Windows.. Posteriormente sobre esas fechas se podrá aplicar un formato diferente de presentación.Son aquellos que indican títulos.. nombres propios. se puede usar la combinación de teclas ALT ENTER. apellidos o direcciones. Cuando se divide un número por cero.. nos significa que es un c.. TIPOS DE ERRORES COMUNES ##### #¡NUM! #¡DIV/0! #¿NOMBRE? #N/A #¡REF! #¡NUM! Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa..FORMULAS O RESULTADOS.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo Típico: a. estos datos tienen que ser escritos directamente como tales. b. Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.Son aquellos que expresan cantidad.Para obtener los resultados. Enrique Cárdenas Díaz .. Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. Truco: Para poder escribir dos o más líneas dentro de una misma celda. las fórmulas en Excel se inician por lo general con el signo igual =y luego las operaciones correspondientes: Por Ejemplo: = A2 + A5 = g7 /(h5+r8) d. Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto. como puede ser sumar textos..FECHAS.DATOS TEXTO / ALFANUMERICO. Por defecto los datos numéricos se alinean a la: dato numérico NO valido: DERECHA de lo contrario. es decir NO acompañarlos de ningún texto o símbolo adicional.

Las fórmulas por lo general empezaran con el signo correspondientes con las celdas a operar. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. nombres. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos.5.* / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: + . TIPOS DE OPERADORES: = y luego los operadores aritméticos OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. Ejemplo: A1:G5 DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .Operador de rango indicado por dos puntos (:). u operadores. funciones. En Excel pueden ser: .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II #¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan 1. referencias a otras celdas. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA. Movimiento a través de la Hoja de Cálculo MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa Ir a la celda indicada TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA F5 FORMULAS Y FUNCIONES Ingreso de una formula (Operadores Aritméticos) Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes. se emplea para indicar un rango de celdas.

Ejemplo: A1. Si se combinan varios operadores en una única fórmula. 6. =5+2*3 Por el contrario. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) DOCENTE: Lic. Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla.). =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo. a continuación. 3. 5. 7. E5 y F5. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). La fórmula multiplica 2 por 3 y. El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. con lo que se obtiene 21. escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división). Enrique Cárdenas Díaz . une los valores de dos o más celdas. 8. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo. 2. los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II . Orden 1. Operador : (dos puntos) . separados por operadores de cálculo. Por ejemplo. si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis. Excel sumará 5 y 2 y. a continuación. según el orden específico de cada operador de la fórmula. suma 5 al resultado. (punto y coma) – % ^ *y/ +y& = <> <= >= <> Descripción Operadores de referencia Negación (como en –1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación. la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma.Operador de unión indicado por una coma (. multiplicará el resultado por 3. 4. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos). Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha.G5 PRIORIDAD / ORDEN EN LOS OPERADORES Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

El procedimiento correcto para crear la formula será: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos dólar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente. absolutas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. como $A$1. mixtas y externas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula. Fórmula copiada con referencia relativa En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. 23. Por ejemplo. se cambia la referencia. Enrique Cárdenas Díaz . De forma predeterminada. siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. la celda o dato B14 NO cambiara.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Referencias Absolutas y Relativas Referencias relativas. Este signo dólar. si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3. como A1. se ajusta automáticamente de =A1 a =A2. la referencia DOCENTE: Lic. Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula. El valor de descuento General B14 es único para todos los empleados. se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. la referencia se ajusta automáticamente.5 En consecuencia la formula creada es errónea o nos traería problemas pues dice: B5-B14… y al momento de arrastrar para el copiado resultarían las formulas B5-B15 B6-B16 y así sucesivamente. Ahora presentamos un caso especial: Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado. Si se copia la fórmula en filas o columnas. determina la celda B14 como una celda Absoluta o Fija. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado.

Por ejemplo. Libro independiente: un libro que contiene vínculos con otros libros y. $B1. la referencia absoluta no se ajusta. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1. se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas. De forma predeterminada. permanece invariable en dichas celdas =$A$1. Por ejemplo. o una fila absoluta y una columna relativa. Enrique Cárdenas Díaz . Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una fórmula de un libro dependiente a través de una referencia externa. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. Imagínate una empresa con tres sucursales. las cuales llevan por separado una serie de hojas. Por ejemplo. interesaría unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen. la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. hojas o incluso libros de trabajo. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1.xls que está guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C: DOCENTE: Lic. En un momento dado. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. por lo tanto.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II absoluta permanece invariable. Referencia Externa Excel permite utilizar en sus fórmulas referencias a otras celdas. etc. depende de los datos de los otros libros. Fórmulas copiadas con referencia mixta. la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas. se ajusta de =A$1 a =B$1. Si se copia la fórmula en filas o columnas. si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3. B$1. si copia una referencia absoluta de la celda C3 a la celda C4 y C5. Excel permite varios tipos de referencias en sus fórmulas:    Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo. etc. A veces es más práctico dividir el trabajo en pequeños libros y posteriormente unirlos en uno.xls]Enero'!A12haría referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas. Fórmula copiada con referencia absoluta Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa.

-Realiza el mismo procedimiento en las celdas B5 y B6. (Archivo.xls DOCENTE: Lic. . automáticamente se configurará la ruta =[empresa1.. 1.. Cerrar) 4. crea la siguiente hoja: 5. 6.. 8.-Sitúate en la celda B4.-Graba el libro con el nombre: empresa2.En un nuevo libro de trabajo. Enrique Cárdenas Díaz .Guarda el libro con el nombre: Empresa1 3.xlsx]Hoja1!B7) 7.Cierra el libro de trabajo.Crea la siguiente tabla en un libro nuevo: 2.-Escribe la fórmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos).OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo práctico..

Selección de una columna Para seleccionar una columna entera hay que situar el cursor sobre la letra superior correspondiente a la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.1. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.-Selección de Celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 20010.. pulsamos el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar.Selección de una fila Para seleccionar una fila entera hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. c.. Enrique Cárdenas Díaz ..Operaciones Básicas de Edición 2.2. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. presionamos clic sobre el indicativo columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste...OFIMÁTICA EMPRESARIAL II FORMATO Y MANEJO DE HOJAS 2. tal como: Selección de una celda Para seleccionar una única celda solo tenemos que realizar clic sobre esa celda. Tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. a.Selección de una hoja entera Para seleccionar toda la hoja. d.Selección de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes. b. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar de la una DOCENTE: Lic.

B2:B6 y además D2:D4 Para lograrlo..3.Operador de concatenación de texto Se utiliza para unir o concatenar una o varias cadenas de texto. & ampersand / Concatenar Ejemplo: (“Música”&” Ligera” produce el nuevo valor “Música Ligera”) DOCENTE: Lic. Se han seleccionado de una sola vez el conjunto de celdas. no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.-Operadores de comparación Permite comparar entre si dos valores. Y con la combinación SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa Finalmente CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora. Selecciona Toda la Hoja. = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto de c. resta o multiplicación. e. + Suma Resta * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponenciación b. nos situamos en cualquier lugar de la columna y luego usamos la combinación de teclas CTRL Barra Espaciadora.Operadores aritméticos Se usan para realizar las operaciones matemáticas como suma. Por ejemplo como se en la gráfica a continuación. Truco: Para seleccionar toda una columna entera. (Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas). celdas no contiguas. de texto y de referencia para lograr los resultados o respuestas que esperamos en la hoja de cálculo.. Enrique Cárdenas Díaz . El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se mantienes presionada la tecla CTRL antes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4.Operadores de Excel Excel utiliza operadores aritméticos. a. La selección de celdas No siempre será contigua o adyacente.. de comparación. 2.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II hoja.Selección especial.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2..4. De una u otra manera ingresamos en la siguiente Pantalla de diálogo. de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Enrique Cárdenas Díaz . e ingresamos en FORMATO DE CELDAS: Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeño botón que presenta la ficha de Alineación en su zona inferior derecha.Formato de Celda Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante. seleccionamos las celdas y sobre ellas usamos el botón derecho del mouse. Para establecer el Formato a una celda o grupo de celdas. DOCENTE: Lic.

Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: Lic.

Formato Personalizado Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos.5. pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. Enrique Cárdenas Díaz . Para cubrir esta necesidad Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados . y luego DOCENTE: Lic.. Para crear un formato personalizado debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas.

Añade espacios en ceros insignificantes. Magenta. Enrique Cárdenas Díaz . primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato. Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un formato numérico. Febrero). si el número es negativo. Feb). la cuarta si la celda contiene texto. si el número vale cero.E+ e. Muestra el mes como número sin ceros (1-12). si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros. Deja un espacio Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. E. Símbolo porcentual. Verde. Muestra el mes como número con ceros (01-12). Notación científica. (punto y coma). Azul. pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco. Reserva un dígito. Cian. Muestra estos caracteres. la tercera.e+ $-+/() \ * _ "texto" @ [color] [color n] [valor condicion] m mm mmm mmmm Reserva un dígito para un número. Separador de millares. n puede ser un número entre 0 y 56. Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda. Verde. Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene. ____________ . Reserva un dígito para un número.____________ . 0 # ? . Puede ser Negro. Muestra el siguiente carácter en el formato. Muestra el carácter en el color especificado. DOCENTE: Lic. El formato se compone de cuatro secciones separadas por . Punto decimal. ____________ La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo. Muestra el correspondiente color de la paleta de colores. % . Muestra el nombre del mes por completo (Enero. ____________ . Espacio reservado para texto.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II seleccionar la categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear. la segunda. Para definir un formato de número personalizado. No necesitan comillas. Rojo y Amarillo.

Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59)."Cero". entre paréntesis con el $ detrás y con dos decimales siempre. si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas.(0. los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula. F). DOCENTE: Lic. Muestra el nombre del día como abreviación (Lun. no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.00$)[Rojo]. Por ejemplo.##). puedes utilizar el siguiente formato personalizado: $#. Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999). es decir que si en la celda hay texto."" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Muestra la hora en formato de 12 horas. Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23). Mar). Enrique Cárdenas Díaz . llevan el signo del dólares $ delante. Muestra el día como número con ceros (01-31).OFIMÁTICA EMPRESARIAL II mmmmm d dd ddd dddd yy o yyyy h o hh m o mm s o ss AM/PM Muestra la inicial del mes (E. Muestra el día como número sin ceros (1-31).##[Azul]. Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). Martes). Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en azul. ese texto desaparecerá. los números negativos se escriben en rojo. Muestra el nombre del día por completo (Lunes.

. definiremos una nueva serie o secuencia como: Primero. Tercero. Segundo. Febrero. Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal. celdas copiadas Lo mismo ocurrirá si escribimos el texto “Lunes” y lo copiamos. de la misma manera.Autorrelleno Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado. Opciones.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Generación de Series . Pues bien. sin embargo existen varias series de fechas. Cuarto. separados por una coma. por ejemplo. horas o meses que modificará la operación normal de copiado. Por ejemplo si en una celda escribimos “Enero” y luego copiamos esa celda. Para lograrlo. Segundo. el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto para copiar la selección en celdas adyacentes.. si observamos la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro. Primero. ingresamos en: Archivo.. Enrique Cárdenas Díaz . Estas series: Enero. DOCENTE: Lic. el resultado será: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___________. Modificar lista personalizada Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos. Marzo . Marzo… están ya establecidas por defecto. Febrero. Excel te permite definir la serie o secuencia que desees. Tercero. Opciones de Excel Avanzada. la continuarán la secuencia de meses.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .

realizaremos los siguientes pasos: 1. DOCENTE: Lic. a continuación.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II IMPRESIÓN Y CONFIGURACION DE LA HOJA Pasos básicos para la Impresión Para realizar la impresión de nuestras hojas electrónicas. se mostrará Vista preliminar. Enrique Cárdenas Díaz . Clic en Archivo y en Imprimir y.

En la vista preliminar. la impresión por una o dos caras. DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz . Para usar esta función. Se incluyen como ejemplos el número de copias. haga clic en Ajuste de escala y seleccione Imprimir hoja en 1 página. Es intuitivo. puede configurar todo tipo de opciones de impresión. Se suele usar una función que reduce automáticamente una tabla de 2 páginas para imprimirla en 1 sola. la orientación vertical y el tamaño. el intervalo de páginas. la impresora. 3.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. porque se puede cambiar el valor mientras se visualiza el artículo a la derecha de la ventana que muestra el aspecto que tendría al imprimirse.

por ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado. Enrique Cárdenas Díaz . etc. En ella encontrarás la pestaña Diseño que te permitirá incluir elementos muy utilizados: la fecha actual. Operaciones Avanzadas para la impresión (Encabezados) Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas. y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. DOCENTE: Lic. Ingresamos en VISTA. DISEÑO DE PÁGINA. la ruta o nombre del fichero. en la cinta de opciones. Así como imágenes. DISEÑO DE PÁGINA Además. veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de página. Ingresamos en VISTA.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA Excel 2010 incluye la posibilidad de realizar la edición de la hoja usando una vista semejante al aspecto que tendría al imprimirse. el número de página.

Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión. DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz . PROCEDIMIENTO 1. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa. podemos definir un área de impresión que incluya sólo esa selección. seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. En la hoja de cálculo. a continuación. 2.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Áreas de Impresión Cuando vamos a imprimir una selección específica de la hoja de cálculo con frecuencia. En la ficha Diseño de página. haga clic en Establecer área de impresión. haga clic en Área de impresión y. sólo se imprimirá esta área. en el grupo Configurar página.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Formato Condicional El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda. tal como esto: Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado.  Situarse sobre un borde de la selección. Situarse sobre un borde de la selección. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores.  El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas. sin utilizar el portapapeles. Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar el formato condicional e ingresamos en FORMATO CONDICIONAL Por ejemplo. arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Enrique Cárdenas Díaz . para resaltar las celdas según el valor contenido en ella. para valores que cumplan una determinada condición. seguir los siguientes pasos:  Seleccionar las celdas a mover. Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. etc. DOCENTE: Lic. el formato condicional fue aplicado en la siguiente tabla Mover celdas utilizando el Mouse Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja.

Confirmar la eliminación de la hoja d. fila o columna donde se desee Insertar 2.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas.Si en una celda introducimos un texto y realizamos el copiado.Clic en Eliminar 3.Para Insertar Celdas.Seleccionar la opción deseada e.Elija la opción deseada. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ c. Filas y columnas 1..Para insertar Hoja nueva 1..Para seleccionar Hoja.hoja3.Seleccione la celda.Clic en Insertar 3. verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa. La operación de Copiado Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas o valores de una celda para las demás.Clic con el botón Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar 2.. hoja2. Manejo de Libros y Hojas a. Para seleccionar simplemente haga Clic en una de ellas.. después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado...-Para Eliminar Hoja 1.. La Operación de Copiado se realiza desde la esquina derecha inferior de la celda...Clic en Hoja Aparecerá diferentes opciones Ocultar Mostrar 4...Si en una celda introducimos un número y realizamos el copiado.Clic en Insertar 2...... resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ b. Enrique Cárdenas Díaz .Clic en Formato 3. y realizamos el copiado. b.Seleccione la hoja a ocultar ejm 2.Si en una celda introducimos una formula.. soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas. tal como esto: Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT.Clic en hoja de cálculo c.En la parte inferior de la hoja hay unas barras: hoja1. a... Después.Para ocultar y des ocultar Hoja 1. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ DOCENTE: Lic.. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.

Haga un clic derecho sobre el nombre de la hoja que se desea proteger.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ Ejemplo Práctico:. observará: DOCENTE: Lic. se visualizará un menú contextual. PROTEGER UNA HOJA DE CÁLCULO: Para mayor seguridad de la Hoja de Cálculo en el cuál se encuentra tus tablas y diseños. Enrique Cárdenas Díaz . 2. Haga un clic en el comando Proteger hoja. Los pasos son los siguientes: 1. Excel nos brinda la opción de poderlas proteger.

haga clic en el botón Aceptar. Haga clic en Aceptar y Excel le preguntará en otra ventana que introduzca nuevamente la misma contraseña. Enrique Cárdenas Díaz . 5. símbolo que es imposible editar la hoja. 6. DOCENTE: Lic. visualizará la ventana de error. Digite una contraseña para la protección. 7. como se muestra a continuación. Luego de autenticar. haga un clic derecho sobre la hoja en mención y presione en la opción Desproteger hoja. Si desea deshabilitar la protección.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 3. Y listo. ahora intente escribir en cualquier celda de la hoja. Digite la contraseña y Acepte. 4.

lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. le establecemos el nombre que deseamos. ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES DOCENTE: Lic. Para establecer un nombre a un grupo de celdas. en la barra de formulas. Enrique Cárdenas Díaz . Luego que el nombre está establecido. en lugar de sección de celdas B2:B7. basta con seleccionarlas y luego en en la parte superior. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente. dicho termino se puede usar en las formulas.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Nombres de Rango Nosotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por números de referencia. por ejemplo podríamos escribir la formula: =suma(costos) NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos. Podemos ver una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla.

Selección con bloque los datos mismos de la tabla. sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos. es decir SIN los títulos. símbolos. números.. permiten presentar información cuantitativa. líneas. Utilidad. siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II LOS GRAFICOS ESTADISTICOS Definición. es decir solo las celdas A2 hasta B6. Denominamos “gráficos estadísticos”” a aquellas imágenes que. CASO 1. con una combinando de: sombreado.Ingresamos en la ficha INSERTAR. La utilidad De los gráficos es doble. puntos. Por ejemplo: El gráfico muestra una representación sobre la variación de la temperatura en los meses de Enero a Mayo.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en dos columnas. Enrique Cárdenas Díaz . Con un simple vistazo al gráfico ya podemos tener una idea sobre la tendencia a bajar que muestra la temperatura. ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas.. Ejemplo: Paso 1. allí dispondremos de una gran variedad de modelos o tipos de gráficos estadísticos Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado. sino también para analizarla. texto y un sistema de referencia llamadas coordenadas. colores. Creación de un gráfico estadístico. Paso 2. DOCENTE: Lic. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos a seleccionar el modelo clásico de Columna..

.Establecer las Opciones del Grafico.Usando el botón derecho del mouse también podemos establecer algunas propiedades adicionales al grafico ya creado. Apuntes adicionales. ingresando a la ficha de PRESENTACION Eliminamos la presentación de la Leyenda para este caso.Cualquier cambio en colores en el grafico. Enrique Cárdenas Díaz . tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar usando el botón derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar. y establecemos los títulos correspondientes.. DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Paso 3. .

cambiar le tipo de - También se nos permite MOVER el grafico para presentarlo como objeto dentro de la misma hoja o como un solo grafico en otra hoja. DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II - Podemos gráfico. Enrique Cárdenas Díaz .

CASO 3. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1. se muestran en la leyenda. la única diferencia en este caso es el bloque inicial de selección.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II CASO 2. Ejemplo: Para crear el gráfico correspondiente. es decir ingresar en la ficha de Insertar y Seleccionar el tipo de grafico deseado. Para crear el gráfico correspondiente.Cuando los datos se encuentran distantes. la única diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial. seleccionamos la otra parte del bloque: E3 hasta E7. El resto del proceso es el mismo. Ejemplo: Se pretende crear un gráfico estadístico donde se muestren los nombres de los alumnos y sus respectivos PROMEDIOS. DOCENTE: Lic. Seleccionamos el primer bloque de celdas: B3 a B7 Luego manteniendo presionada la tecla CTRL. Enrique Cárdenas Díaz . Los títulos de INGRESOS y también EGERESOS ahora forman parte del gráfico. En este caso tendremos que partir seleccionando incluyendo los títulos. es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial..Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en mas de dos columnas. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1. Como se ve en el gráfico. es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6.

6. Permite publicar.1. Con “Excel Web App” podrá ampliar su experiencia de Office a la Web. Enrique Cárdenas Díaz . Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos.2.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II NOVEDADES EN LA VERSION EXCEL 2010 6. Gráficos de datos en celdas.3. Con la nueva característica de minigráficos de Excel 2010. ver y editar sus hojas de cálculo en la web! Con “Microsoft Excel Mobile 2010” tiene la versión móvil de Excel que esté adaptada específicamente para su smartphone.Sus hojas Excel desde la web o smartphone. 6. se pueden crear pequeños gráficos en las mismas celdas..Mejores reportes. Posee visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información necesaria.. Simplifica y mejor mucho el análisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinámicas. DOCENTE: Lic..

para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números . Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. las barras de datos mejoradas. Enrique Cárdenas Díaz . DOCENTE: Lic. Nuevos y más interactivos gráficos dinámicos. independiente de las vistas de gráficos dinámicos. La característica de co-creación de Excel Web App le permite editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones. 6.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6. comparta y logre más resultados al trabajar en equipo.. así como resaltar aspectos específicos con tan solo unos clics .5-. Un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos.4. El formato condicional en Excel 2010 ofrece más control sobre los iconos y estilos.6-. 6.Conéctese. Recopile rápidamente más información de sus gráficos dinámicos. Puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo que usted al mismo tiempo.

imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos. DOCENTE: Lic.. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y complejas.9. El complemento PowerPivot para Excel 2010 proporciona una tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta millones de filas.Modele y analice prácticamente cualquier dato de manera eficiente. La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar..8. 6. Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. Enrique Cárdenas Díaz . Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir análisis prácticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2010. compartir.Realice tareas de forma más rápida y sencilla. 6.7.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6.

La integración de SharePoint Server 2010 y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización mediante la publicación de hojas de cálculo en la Web.10. Enrique Cárdenas Díaz . Cree un panel de inteligencia empresarial y comparta información confidencial de la empresa con sus colegas. más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel. 6.Publique y comparta a través de los Servicios de Excel.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2010 de 64 bits. clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada. el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. DOCENTE: Lic. Analice grandes y complejos conjuntos de datos.

realice lo siguiente: 1) Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar. 3) Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor). 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o numérica. realice lo siguiente: 1) Seleccione un rango de datos. Enrique Cárdenas Díaz . 4) En la lista Ordenar según. 5) En la lista Orden. en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede DOCENTE: Lic. de menor a mayor o de mayor a menor para los números).OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ordenar los datos Para ordenar rápidamente los datos. como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). 3) Haga clic en la flecha seleccionar filtros. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 3) En la lista Ordenar por. haga clic en Filtrar. ascendente o descendente (es decir. seleccione la primera columna en la que desea ordenar. de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien. Para ordenar según un criterio específico. El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas. seleccione Valores. 4) Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor). 2) Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. Color de celda. Filtrar los datos 1) Seleccione los datos que desee filtrar. haga clic en Ordenar. Color de fuente o Icono de celda.

entre los años 1962 y 1963). desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Queremos filtrar la lista para que muestre sólo los nombres de las personas nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963 (es decir. El diálogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por años DOCENTE: Lic. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Enrique Cárdenas Díaz . Supongamos esta lista de fechas de nacimientos Como ven. hemos aplicado Autofiltro.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 4) Para seleccionar según valores. Veamos las diferencias cuando queremos filtrar una lista usando fechas como criterio. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados. AUTOFILTRO La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparación al Excel Clásico (97-2003). Si usamos Excel 2007 la tarea es bien sencilla.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Haciendo clic en el año podemos ver y elegir algún mes en particular A su vez. Enrique Cárdenas Díaz . haciendo un clic en el mes podremos ver los días DOCENTE: Lic.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Esto nos permite realizar con facilidad nuestra tarea de filtrar dejando visibles sólo los nacidos en los años 1962 y 1963 y ya está! En Excel 2003 la tarea es menos trivial. La lista desplegable no nos ofrece ningún nivel de agrupación de los datos DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .

Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En Excel 2003 usamos criterios personalizados Otro aspecto interesante en Excel 2007 es que al reconocer el tipo de datos de la columna de filtrado. el menú nos ofrece las alternativas relevantes DOCENTE: Lic.

veremos en el menú "Filtro de Texto" en lugar de "Filtro de Fechas" Otra posibilidad que se ha agregado en Excel 2007 es la posibilidad de filtrar (y también ordenar) por color DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En cambio si queremos filtrar según la columna de Nombres. Enrique Cárdenas Díaz .

Colores similares pueden parecer idénticos a la vista sin serlo de hecho. Este un ejemplo sencillo de filtrado que el autofiltro no puede realizar. La siguiente lista muestra una lista de los edificios conectados de una importantísima empresa de telecomunicaciones (clic en la imagen para agrandarla). Consiste en al menos dos filas.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Personalmente no creo que sea una buena idea utilizar colores como datos (o "meta-datos"). al filtrar. Puede estar en cualquier parte de la hoja. la primera de las cuales contiene uno o más nombres de campo de la lista (excepto cuando utilizamos criterios calculados. Recordemos que en el cuadro Autofiltro Personalizado solo podemos establecer dos valores como criterio: En estos casos. Las filas restantes contienen los criterios a utilizar. Un usuario me pregunta como filtrar una lista de forma que el campo filtrado muestre cuatro valores (criterios). necesitamos elaborar una tabla de criterios. Antes de comenzar a utilizarlo. para que esté visible en todo momento (si la ponemos al lado de la lista. tenemos la opción de usar el filtro avanzado de Excel. Esta tabla contiene la información que Excel utilizará para filtrar la lista. FILTROS AVANZADOS La mayor parte de las veces el autofiltro satisface nuestras necesidades de filtrado. mucho más flexible que aquel. posiblemente se ocultarán algunas de sus filas). aunque requiere de un poco más de trabajo. tiene sus limitaciones. siendo recomendable situarla en la parte superior de la lista. Enrique Cárdenas Díaz . No obstante. DOCENTE: Lic. tema de otra nota).

Sin embargo. Hemos visto un ejemplo muy sencillo que ejemplifica el uso del filtro avanzado. si queremos que la lista resultante esté en otro rango independiente. nos aseguramos que el valor de Rango de lista: sea el correcto. escribimos el rango de la tabla de criterios..Filtro .. Podemos. por poner un ejemplo. Este será tema de otra nota. A1:A5. Por el contrario. damos Aceptar. filtrar la lista mostrando aquellos campos cuyos valores son superiores al promedio de los mismos. Enrique Cárdenas Díaz . C o D. El requerimiento es mostrar únicamente aquéllos edificios que tengan clave A. En Rango de criterios. Nos situamos en cualquier celda de la lista y vamos a Datos . Tengamos en cuenta que los criterios escritos en una misma fila Excel los une con el operador Y. como sigue: En este ejemplo. Aceptamos el cuadro. la flexibilidad y potencia del mismo va mucho más allá.Filtro avanzado. en el rango A1:A5. B. Si queremos que los registros filtrados se muestren en la misma ubicación original.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II La columna E contiene la clave asociada a cada edificio. Insertamos unas 6 filas para escribir nuestro rango de criterios. y en Copiar a: escribimos la celda donde queramos que comience la lista. utilizando criterios formulados. mientras que los que están en otra fila los une con el operador O. activamos la opción Copiar a otro lugar. simplemente escribimos los valores buscados uno a continuación del otro. Estos deben tener exactamente el mismo encabezado que tienen en la lista original. en nuestro caso. DOCENTE: Lic.

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