OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

ESTUDIOS GENERALES UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

SEPARATA DE OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

DOCENTE: LIC. ENRIQUE CÁRDENAS DÍAZ

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESTUDIOS GENERALES

DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

UNIDAD I
FUNDAMENTOS BÁSICOS DEL MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO

1.1. Iniciar Excel 2010
Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas.  Desde el menú Inicio Inicio – Todos los Programa – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2010

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Ojo ----------- También: Inicio, Buscar: y escribimos

EXCEL + Enter

Excel, es una APLICACIÓN que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc. Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:  Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.  Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 1´048,576 filas y 16,384 columnas (A, B, C, .. XFD), ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.  Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado.  Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.  Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.  Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

1.2. Requerimientos Office 2010
     Procesador 500 MegaHertz mínimo Memoria RAM 256 mínimo Espacio de Disco duro 1.5 Gb Video: Resolución mínima: 1024 x 768 Pixeles. Sistema Operativo Windows XP SP3 (32 bits) o Windows Vista SP1, Windows 7

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1.3. ENTORNO DE TRABAJO (Interfaz Excel 2010)
2 1 3
14 17

16 12 13

15

6
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10

9 8 5
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Botón Office Barra de Herramientas de acceso rápido Barra de Título Barras de desplazamiento Vista del Documento Área de Trabajo Zoom (Acercar o Alejar) Barra de estado Insertar nueva hoja de cálculo Hojas de Trabajo Filas Columnas Celda activa actual Cinta de Opciones Barra de Fórmulas Asistente para funciones Ayuda   La cinta de Opciones se extiende a lo largo de la parte superior Los comandos relacionados a la cinta de opciones están organizados en grupos.

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1.4. Ingreso y Edición de Datos
En general, son 4 tipos de datos los que podemos ingresar en la Hoja de Excel: a.- Datos de tipo Texto o Alfanuméricos b.- Datos de tipo Numérico o Valores c.- Las Fórmulas o Resultados d.- Fechas y Horas.

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OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo Típico: a. b.Para obtener los resultados... DOCENTE: Lic. nos significa que es un c.Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o también podría ser.. Truco: Para poder escribir dos o más líneas dentro de una misma celda..DATOS TEXTO / ALFANUMERICO.FORMULAS O RESULTADOS. mm/dd/aa dependiendo de la configuración de Windows..FECHAS.Son aquellos que indican títulos. TIPOS DE ERRORES COMUNES ##### #¡NUM! #¡DIV/0! #¿NOMBRE? #N/A #¡REF! #¡NUM! Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. es decir pueden están formados por letras o combinación de letras y números. Por defecto los datos numéricos se alinean a la: dato numérico NO valido: DERECHA de lo contrario. Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. se puede usar la combinación de teclas ALT ENTER. apellidos o direcciones. es decir NO acompañarlos de ningún texto o símbolo adicional.. Enrique Cárdenas Díaz .Son aquellos que expresan cantidad. Posteriormente sobre esas fechas se podrá aplicar un formato diferente de presentación. nombres propios. Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. Se produce cuando una referencia de celda no es válida.. Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto. Cuando se divide un número por cero. las fórmulas en Excel se inician por lo general con el signo igual =y luego las operaciones correspondientes: Por Ejemplo: = A2 + A5 = g7 /(h5+r8) d.DATOS NUMERICOS. como puede ser sumar textos. Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.. estos datos tienen que ser escritos directamente como tales.

TIPOS DE OPERADORES: = y luego los operadores aritméticos OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + . indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. referencias a otras celdas. funciones. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.* / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Las fórmulas por lo general empezaran con el signo correspondientes con las celdas a operar.5.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II #¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan 1. nombres. Movimiento a través de la Hoja de Cálculo MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa Ir a la celda indicada TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA F5 FORMULAS Y FUNCIONES Ingreso de una formula (Operadores Aritméticos) Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes.Operador de rango indicado por dos puntos (:). se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 DOCENTE: Lic. u operadores. Enrique Cárdenas Díaz . En Excel pueden ser: .

8. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos). Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1. (punto y coma) – % ^ *y/ +y& = <> <= >= <> Descripción Operadores de referencia Negación (como en –1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación. 3. suma 5 al resultado. El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Enrique Cárdenas Díaz . Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma.G5 PRIORIDAD / ORDEN EN LOS OPERADORES Las fórmulas calculan los valores en un orden específico.Operador de unión indicado por una coma (. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) DOCENTE: Lic. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II . La fórmula multiplica 2 por 3 y. si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis. a continuación. separados por operadores de cálculo. 7. Orden 1. si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división). Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo. los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5. Si se combinan varios operadores en una única fórmula. 6. escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. E5 y F5. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha. 2. con lo que se obtiene 21. según el orden específico de cada operador de la fórmula. Por ejemplo. =5+2*3 Por el contrario. 5.). a continuación. Operador : (dos puntos) . Excel sumará 5 y 2 y. multiplicará el resultado por 3. 4.

Es decir que el momento de arrastrar para el copiado. la referencia DOCENTE: Lic. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. 23. se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. mixtas y externas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula. si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3. se ajusta automáticamente de =A1 a =A2. absolutas.5 En consecuencia la formula creada es errónea o nos traería problemas pues dice: B5-B14… y al momento de arrastrar para el copiado resultarían las formulas B5-B15 B6-B16 y así sucesivamente. se cambia la referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. determina la celda B14 como una celda Absoluta o Fija. Por ejemplo. De forma predeterminada. Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula. como A1. Si se copia la fórmula en filas o columnas. Fórmula copiada con referencia relativa En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. la celda o dato B14 NO cambiara.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Referencias Absolutas y Relativas Referencias relativas. como $A$1. Enrique Cárdenas Díaz . la referencia se ajusta automáticamente. siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. El procedimiento correcto para crear la formula será: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos dólar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente. Este signo dólar. Ahora presentamos un caso especial: Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado. El valor de descuento General B14 es único para todos los empleados.

Excel permite varios tipos de referencias en sus fórmulas:    Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo. o una fila absoluta y una columna relativa. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. por lo tanto. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1. Libro independiente: un libro que contiene vínculos con otros libros y.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II absoluta permanece invariable. Imagínate una empresa con tres sucursales. Fórmula copiada con referencia absoluta Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa. la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo. Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una fórmula de un libro dependiente a través de una referencia externa. Enrique Cárdenas Díaz . etc. Referencia Externa Excel permite utilizar en sus fórmulas referencias a otras celdas. la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas. A veces es más práctico dividir el trabajo en pequeños libros y posteriormente unirlos en uno. depende de los datos de los otros libros. etc. la referencia absoluta no se ajusta. Si se copia la fórmula en filas o columnas. Fórmulas copiadas con referencia mixta. se ajusta de =A$1 a =B$1. si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3. Por ejemplo. permanece invariable en dichas celdas =$A$1. las cuales llevan por separado una serie de hojas.xls que está guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C: DOCENTE: Lic. Si se copia la fórmula en filas o columnas. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1. B$1. interesaría unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen. si copia una referencia absoluta de la celda C3 a la celda C4 y C5. De forma predeterminada. Por ejemplo. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. hojas o incluso libros de trabajo. $B1. En un momento dado.xls]Enero'!A12haría referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas.

automáticamente se configurará la ruta =[empresa1..-Realiza el mismo procedimiento en las celdas B5 y B6.Cierra el libro de trabajo. (Archivo.En un nuevo libro de trabajo.-Graba el libro con el nombre: empresa2. 6..OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo práctico. 8.-Sitúate en la celda B4. . 1.xls DOCENTE: Lic. Cerrar) 4.xlsx]Hoja1!B7) 7. crea la siguiente hoja: 5..-Escribe la fórmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos)..Crea la siguiente tabla en un libro nuevo: 2.Guarda el libro con el nombre: Empresa1 3. Enrique Cárdenas Díaz .

La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca.Selección de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes.2.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II FORMATO Y MANEJO DE HOJAS 2.1.Selección de una hoja entera Para seleccionar toda la hoja. presionamos clic sobre el indicativo columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación.. b. pulsamos el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar.Selección de una fila Para seleccionar una fila entera hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. a. Tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación..Operaciones Básicas de Edición 2. Enrique Cárdenas Díaz . tal como: Selección de una celda Para seleccionar una única celda solo tenemos que realizar clic sobre esa celda. c..-Selección de Celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 20010. d. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar de la una DOCENTE: Lic.Selección de una columna Para seleccionar una columna entera hay que situar el cursor sobre la letra superior correspondiente a la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste...

Y con la combinación SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa Finalmente CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora. Por ejemplo como se en la gráfica a continuación. resta o multiplicación. e. nos situamos en cualquier lugar de la columna y luego usamos la combinación de teclas CTRL Barra Espaciadora.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II hoja. celdas no contiguas.-Operadores de comparación Permite comparar entre si dos valores. + Suma Resta * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponenciación b. Selecciona Toda la Hoja.Operador de concatenación de texto Se utiliza para unir o concatenar una o varias cadenas de texto. La selección de celdas No siempre será contigua o adyacente. de comparación. = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto de c.Operadores de Excel Excel utiliza operadores aritméticos. no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada..3. & ampersand / Concatenar Ejemplo: (“Música”&” Ligera” produce el nuevo valor “Música Ligera”) DOCENTE: Lic.Selección especial.. Truco: Para seleccionar toda una columna entera.B2:B6 y además D2:D4 Para lograrlo.Operadores aritméticos Se usan para realizar las operaciones matemáticas como suma. (Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas). El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Se han seleccionado de una sola vez el conjunto de celdas. 2. primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se mantienes presionada la tecla CTRL antes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4. de texto y de referencia para lograr los resultados o respuestas que esperamos en la hoja de cálculo.. Enrique Cárdenas Díaz . a.

4. Enrique Cárdenas Díaz . DOCENTE: Lic.. de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. De una u otra manera ingresamos en la siguiente Pantalla de diálogo. e ingresamos en FORMATO DE CELDAS: Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeño botón que presenta la ficha de Alineación en su zona inferior derecha. Para establecer el Formato a una celda o grupo de celdas. seleccionamos las celdas y sobre ellas usamos el botón derecho del mouse.Formato de Celda Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante.

Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: Lic.

Enrique Cárdenas Díaz ..OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. Para cubrir esta necesidad Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados .5. pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel. Para crear un formato personalizado debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas.Formato Personalizado Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos. y luego DOCENTE: Lic.

Puede ser Negro. Feb). ____________ . Muestra el mes como número sin ceros (1-12). Muestra estos caracteres. la segunda. Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda. Añade espacios en ceros insignificantes. Separador de millares. (punto y coma). Notación científica. El formato se compone de cuatro secciones separadas por . la tercera. Muestra el mes como número con ceros (01-12). E. Magenta. la cuarta si la celda contiene texto. Muestra el nombre del mes por completo (Enero. Rojo y Amarillo. No necesitan comillas. Para definir un formato de número personalizado. pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II seleccionar la categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear. Reserva un dígito para un número. Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un formato numérico.____________ . Verde. n puede ser un número entre 0 y 56. ____________ . si el número es negativo. Espacio reservado para texto. Muestra el siguiente carácter en el formato. % . Febrero). si el número vale cero. Azul. ____________ La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo. si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros. Símbolo porcentual. Reserva un dígito. primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato.E+ e. Muestra el carácter en el color especificado. Enrique Cárdenas Díaz . Muestra el correspondiente color de la paleta de colores. Deja un espacio Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. Punto decimal.e+ $-+/() \ * _ "texto" @ [color] [color n] [valor condicion] m mm mmm mmmm Reserva un dígito para un número. Verde. Cian. Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene. 0 # ? . DOCENTE: Lic.

Mar). puedes utilizar el siguiente formato personalizado: $#. Por ejemplo. Enrique Cárdenas Díaz . Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23). Muestra el día como número con ceros (01-31). DOCENTE: Lic. ese texto desaparecerá. los números negativos se escriben en rojo. F). no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#. Muestra el nombre del día por completo (Lunes. Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). Muestra la hora en formato de 12 horas."Cero". Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59)."" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999). si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas. Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en azul.(0. es decir que si en la celda hay texto.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II mmmmm d dd ddd dddd yy o yyyy h o hh m o mm s o ss AM/PM Muestra la inicial del mes (E. Muestra el día como número sin ceros (1-31).00$)[Rojo]. llevan el signo del dólares $ delante. los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula. entre paréntesis con el $ detrás y con dos decimales siempre. Muestra el nombre del día como abreviación (Lun.##[Azul].##). Martes).

Excel te permite definir la serie o secuencia que desees. Por ejemplo si en una celda escribimos “Enero” y luego copiamos esa celda. Para lograrlo. sin embargo existen varias series de fechas. Segundo. ingresamos en: Archivo. Tercero.. Pues bien. Opciones. Febrero. separados por una coma. Febrero. el resultado será: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___________.Autorrelleno Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado. Segundo. Primero. de la misma manera. Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal.. si observamos la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro. Marzo . Enrique Cárdenas Díaz . horas o meses que modificará la operación normal de copiado.. Cuarto. Opciones de Excel Avanzada. DOCENTE: Lic. Tercero. el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto para copiar la selección en celdas adyacentes. por ejemplo. Modificar lista personalizada Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos. la continuarán la secuencia de meses.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Generación de Series . celdas copiadas Lo mismo ocurrirá si escribimos el texto “Lunes” y lo copiamos. Marzo… están ya establecidas por defecto. Estas series: Enero. definiremos una nueva serie o secuencia como: Primero.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .

se mostrará Vista preliminar.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II IMPRESIÓN Y CONFIGURACION DE LA HOJA Pasos básicos para la Impresión Para realizar la impresión de nuestras hojas electrónicas. a continuación. realizaremos los siguientes pasos: 1. Clic en Archivo y en Imprimir y. Enrique Cárdenas Díaz . DOCENTE: Lic.

el intervalo de páginas. Es intuitivo. 3. la impresión por una o dos caras. Se suele usar una función que reduce automáticamente una tabla de 2 páginas para imprimirla en 1 sola. Para usar esta función. porque se puede cambiar el valor mientras se visualiza el artículo a la derecha de la ventana que muestra el aspecto que tendría al imprimirse. puede configurar todo tipo de opciones de impresión. haga clic en Ajuste de escala y seleccione Imprimir hoja en 1 página. Se incluyen como ejemplos el número de copias. En la vista preliminar. DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. Enrique Cárdenas Díaz . la impresora. la orientación vertical y el tamaño.

Ingresamos en VISTA. y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. por ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado. el número de página.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA Excel 2010 incluye la posibilidad de realizar la edición de la hoja usando una vista semejante al aspecto que tendría al imprimirse. Operaciones Avanzadas para la impresión (Encabezados) Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas. etc. la ruta o nombre del fichero. Así como imágenes. Enrique Cárdenas Díaz . En ella encontrarás la pestaña Diseño que te permitirá incluir elementos muy utilizados: la fecha actual. DISEÑO DE PÁGINA. veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de página. Ingresamos en VISTA. en la cinta de opciones. DISEÑO DE PÁGINA Además. DOCENTE: Lic.

podemos definir un área de impresión que incluya sólo esa selección. PROCEDIMIENTO 1. DOCENTE: Lic. seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Áreas de Impresión Cuando vamos a imprimir una selección específica de la hoja de cálculo con frecuencia. 2. haga clic en Área de impresión y. a continuación. sólo se imprimirá esta área. Enrique Cárdenas Díaz . Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa. en el grupo Configurar página. En la hoja de cálculo. En la ficha Diseño de página. haga clic en Establecer área de impresión. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión.

Situarse sobre un borde de la selección. etc. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. DOCENTE: Lic. Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar el formato condicional e ingresamos en FORMATO CONDICIONAL Por ejemplo. seguir los siguientes pasos:  Seleccionar las celdas a mover. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Formato Condicional El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda. sin utilizar el portapapeles. tal como esto: Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado. el formato condicional fue aplicado en la siguiente tabla Mover celdas utilizando el Mouse Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja.  El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas. Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. para resaltar las celdas según el valor contenido en ella. arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.  Situarse sobre un borde de la selección. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. para valores que cumplan una determinada condición. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores.

tal como esto: Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT.-Para Eliminar Hoja 1..Clic en Insertar 2. verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Filas y columnas 1.Para ocultar y des ocultar Hoja 1...Seleccione la hoja a ocultar ejm 2.Clic en Formato 3.. a. b.Si en una celda introducimos un texto y realizamos el copiado.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas.Si en una celda introducimos un número y realizamos el copiado.Clic en Insertar 3. después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ b... soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas..En la parte inferior de la hoja hay unas barras: hoja1. Enrique Cárdenas Díaz . Después. Para seleccionar simplemente haga Clic en una de ellas. y realizamos el copiado.Para Insertar Celdas... Manejo de Libros y Hojas a. hoja2.Seleccionar la opción deseada e... resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ DOCENTE: Lic..Confirmar la eliminación de la hoja d.Para insertar Hoja nueva 1.Clic en Eliminar 3.. La operación de Copiado Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas o valores de una celda para las demás. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.Elija la opción deseada. La Operación de Copiado se realiza desde la esquina derecha inferior de la celda....Clic en Hoja Aparecerá diferentes opciones Ocultar Mostrar 4..hoja3.Seleccione la celda.Clic con el botón Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar 2... fila o columna donde se desee Insertar 2. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ c..Para seleccionar Hoja.Clic en hoja de cálculo c.Si en una celda introducimos una formula.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ Ejemplo Práctico:. se visualizará un menú contextual. observará: DOCENTE: Lic. PROTEGER UNA HOJA DE CÁLCULO: Para mayor seguridad de la Hoja de Cálculo en el cuál se encuentra tus tablas y diseños. 2. Enrique Cárdenas Díaz . Excel nos brinda la opción de poderlas proteger. Haga un clic en el comando Proteger hoja. Haga un clic derecho sobre el nombre de la hoja que se desea proteger. Los pasos son los siguientes: 1.

haga clic en el botón Aceptar. Y listo. Digite una contraseña para la protección. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 3. 4. como se muestra a continuación. Si desea deshabilitar la protección. símbolo que es imposible editar la hoja. haga un clic derecho sobre la hoja en mención y presione en la opción Desproteger hoja. Haga clic en Aceptar y Excel le preguntará en otra ventana que introduzca nuevamente la misma contraseña. 6. Digite la contraseña y Acepte. visualizará la ventana de error. 7. 5. Luego de autenticar. ahora intente escribir en cualquier celda de la hoja. DOCENTE: Lic.

dicho termino se puede usar en las formulas. ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES DOCENTE: Lic. por ejemplo podríamos escribir la formula: =suma(costos) NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente. basta con seleccionarlas y luego en en la parte superior. Para establecer un nombre a un grupo de celdas. lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. en lugar de sección de celdas B2:B7. Enrique Cárdenas Díaz . le establecemos el nombre que deseamos. Podemos ver una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Nombres de Rango Nosotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por números de referencia. en la barra de formulas. Luego que el nombre está establecido.

siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información. permiten presentar información cuantitativa. colores.Ingresamos en la ficha INSERTAR.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II LOS GRAFICOS ESTADISTICOS Definición. Denominamos “gráficos estadísticos”” a aquellas imágenes que. Por ejemplo: El gráfico muestra una representación sobre la variación de la temperatura en los meses de Enero a Mayo.Selección con bloque los datos mismos de la tabla.. DOCENTE: Lic. CASO 1. es decir solo las celdas A2 hasta B6. Creación de un gráfico estadístico.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en dos columnas. Con un simple vistazo al gráfico ya podemos tener una idea sobre la tendencia a bajar que muestra la temperatura. sino también para analizarla. ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas. símbolos. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos a seleccionar el modelo clásico de Columna. puntos. con una combinando de: sombreado. es decir SIN los títulos. Enrique Cárdenas Díaz . Utilidad... líneas. Paso 2. sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos. La utilidad De los gráficos es doble. allí dispondremos de una gran variedad de modelos o tipos de gráficos estadísticos Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado. números. texto y un sistema de referencia llamadas coordenadas. Ejemplo: Paso 1.

DOCENTE: Lic. .. Apuntes adicionales.Cualquier cambio en colores en el grafico.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Paso 3. ingresando a la ficha de PRESENTACION Eliminamos la presentación de la Leyenda para este caso. Enrique Cárdenas Díaz .Usando el botón derecho del mouse también podemos establecer algunas propiedades adicionales al grafico ya creado. y establecemos los títulos correspondientes. . tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar usando el botón derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar.Establecer las Opciones del Grafico.

DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz . cambiar le tipo de - También se nos permite MOVER el grafico para presentarlo como objeto dentro de la misma hoja o como un solo grafico en otra hoja.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II - Podemos gráfico.

Seleccionamos el primer bloque de celdas: B3 a B7 Luego manteniendo presionada la tecla CTRL. CASO 3.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en mas de dos columnas. Ejemplo: Para crear el gráfico correspondiente.. es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6. es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial. es decir ingresar en la ficha de Insertar y Seleccionar el tipo de grafico deseado. la única diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial. seleccionamos la otra parte del bloque: E3 hasta E7. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1. Como se ve en el gráfico. Ejemplo: Se pretende crear un gráfico estadístico donde se muestren los nombres de los alumnos y sus respectivos PROMEDIOS. En este caso tendremos que partir seleccionando incluyendo los títulos. la única diferencia en este caso es el bloque inicial de selección.Cuando los datos se encuentran distantes.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II CASO 2. Para crear el gráfico correspondiente. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1. Enrique Cárdenas Díaz . El resto del proceso es el mismo. DOCENTE: Lic. Los títulos de INGRESOS y también EGERESOS ahora forman parte del gráfico. se muestran en la leyenda.

Posee visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información necesaria. Gráficos de datos en celdas. ver y editar sus hojas de cálculo en la web! Con “Microsoft Excel Mobile 2010” tiene la versión móvil de Excel que esté adaptada específicamente para su smartphone. 6. DOCENTE: Lic.3.Mejores reportes. Permite publicar.1. Simplifica y mejor mucho el análisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinámicas. se pueden crear pequeños gráficos en las mismas celdas.. Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos.. 6.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II NOVEDADES EN LA VERSION EXCEL 2010 6. Con “Excel Web App” podrá ampliar su experiencia de Office a la Web..2. Con la nueva característica de minigráficos de Excel 2010.Sus hojas Excel desde la web o smartphone. Enrique Cárdenas Díaz .

independiente de las vistas de gráficos dinámicos. 6. La característica de co-creación de Excel Web App le permite editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones.. 6. Recopile rápidamente más información de sus gráficos dinámicos. Puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo que usted al mismo tiempo. Un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos.5-. comparta y logre más resultados al trabajar en equipo. Enrique Cárdenas Díaz .Conéctese. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. Nuevos y más interactivos gráficos dinámicos.4. así como resaltar aspectos específicos con tan solo unos clics . Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6. las barras de datos mejoradas.6-. DOCENTE: Lic. para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números . El formato condicional en Excel 2010 ofrece más control sobre los iconos y estilos.

Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir análisis prácticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2010.8. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y complejas.9.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6. El complemento PowerPivot para Excel 2010 proporciona una tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta millones de filas.Realice tareas de forma más rápida y sencilla. Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características.Modele y analice prácticamente cualquier dato de manera eficiente. 6.7. DOCENTE: Lic.. La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar.. 6. compartir. imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos. Enrique Cárdenas Díaz .

10. clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada. DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz . 6. más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel.Publique y comparta a través de los Servicios de Excel. Analice grandes y complejos conjuntos de datos. La integración de SharePoint Server 2010 y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización mediante la publicación de hojas de cálculo en la Web.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2010 de 64 bits. Cree un panel de inteligencia empresarial y comparta información confidencial de la empresa con sus colegas. el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca.

Enrique Cárdenas Díaz . Color de fuente o Icono de celda. haga clic en Filtrar. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. 3) Haga clic en la flecha seleccionar filtros. El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas. seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o numérica. de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien. 3) En la lista Ordenar por. seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 2) Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede DOCENTE: Lic. realice lo siguiente: 1) Seleccione un rango de datos. 5) En la lista Orden. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Filtrar los datos 1) Seleccione los datos que desee filtrar.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ordenar los datos Para ordenar rápidamente los datos. seleccione Valores. 4) En la lista Ordenar según. realice lo siguiente: 1) Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar. ascendente o descendente (es decir. de menor a mayor o de mayor a menor para los números). Color de celda. haga clic en Ordenar. Para ordenar según un criterio específico. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 4) Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor). 3) Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor). como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna).

hemos aplicado Autofiltro. Si usamos Excel 2007 la tarea es bien sencilla. desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. entre los años 1962 y 1963). Veamos las diferencias cuando queremos filtrar una lista usando fechas como criterio. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 4) Para seleccionar según valores. El diálogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por años DOCENTE: Lic. Supongamos esta lista de fechas de nacimientos Como ven. AUTOFILTRO La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparación al Excel Clásico (97-2003). Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados. Queremos filtrar la lista para que muestre sólo los nombres de las personas nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963 (es decir.

Enrique Cárdenas Díaz . haciendo un clic en el mes podremos ver los días DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Haciendo clic en el año podemos ver y elegir algún mes en particular A su vez.

Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Esto nos permite realizar con facilidad nuestra tarea de filtrar dejando visibles sólo los nacidos en los años 1962 y 1963 y ya está! En Excel 2003 la tarea es menos trivial. La lista desplegable no nos ofrece ningún nivel de agrupación de los datos DOCENTE: Lic.

el menú nos ofrece las alternativas relevantes DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En Excel 2003 usamos criterios personalizados Otro aspecto interesante en Excel 2007 es que al reconocer el tipo de datos de la columna de filtrado.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En cambio si queremos filtrar según la columna de Nombres. Enrique Cárdenas Díaz . veremos en el menú "Filtro de Texto" en lugar de "Filtro de Fechas" Otra posibilidad que se ha agregado en Excel 2007 es la posibilidad de filtrar (y también ordenar) por color DOCENTE: Lic.

al filtrar. posiblemente se ocultarán algunas de sus filas). Antes de comenzar a utilizarlo. Colores similares pueden parecer idénticos a la vista sin serlo de hecho.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Personalmente no creo que sea una buena idea utilizar colores como datos (o "meta-datos"). DOCENTE: Lic. Consiste en al menos dos filas. siendo recomendable situarla en la parte superior de la lista. Recordemos que en el cuadro Autofiltro Personalizado solo podemos establecer dos valores como criterio: En estos casos. Enrique Cárdenas Díaz . Las filas restantes contienen los criterios a utilizar. aunque requiere de un poco más de trabajo. necesitamos elaborar una tabla de criterios. tenemos la opción de usar el filtro avanzado de Excel. No obstante. tiene sus limitaciones. Este un ejemplo sencillo de filtrado que el autofiltro no puede realizar. la primera de las cuales contiene uno o más nombres de campo de la lista (excepto cuando utilizamos criterios calculados. Esta tabla contiene la información que Excel utilizará para filtrar la lista. tema de otra nota). mucho más flexible que aquel. Un usuario me pregunta como filtrar una lista de forma que el campo filtrado muestre cuatro valores (criterios). La siguiente lista muestra una lista de los edificios conectados de una importantísima empresa de telecomunicaciones (clic en la imagen para agrandarla). FILTROS AVANZADOS La mayor parte de las veces el autofiltro satisface nuestras necesidades de filtrado. Puede estar en cualquier parte de la hoja. para que esté visible en todo momento (si la ponemos al lado de la lista.

Filtro avanzado. Si queremos que los registros filtrados se muestren en la misma ubicación original. en nuestro caso.. nos aseguramos que el valor de Rango de lista: sea el correcto..Filtro . Este será tema de otra nota. en el rango A1:A5. DOCENTE: Lic. por poner un ejemplo. B. si queremos que la lista resultante esté en otro rango independiente. Podemos. filtrar la lista mostrando aquellos campos cuyos valores son superiores al promedio de los mismos. A1:A5. Estos deben tener exactamente el mismo encabezado que tienen en la lista original. activamos la opción Copiar a otro lugar. Enrique Cárdenas Díaz . Sin embargo.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II La columna E contiene la clave asociada a cada edificio. utilizando criterios formulados. Por el contrario. Insertamos unas 6 filas para escribir nuestro rango de criterios. simplemente escribimos los valores buscados uno a continuación del otro. y en Copiar a: escribimos la celda donde queramos que comience la lista. Aceptamos el cuadro. El requerimiento es mostrar únicamente aquéllos edificios que tengan clave A. Hemos visto un ejemplo muy sencillo que ejemplifica el uso del filtro avanzado. Tengamos en cuenta que los criterios escritos en una misma fila Excel los une con el operador Y. damos Aceptar. Nos situamos en cualquier celda de la lista y vamos a Datos . la flexibilidad y potencia del mismo va mucho más allá. En Rango de criterios. como sigue: En este ejemplo. escribimos el rango de la tabla de criterios. mientras que los que están en otra fila los une con el operador O. C o D.

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