OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

ESTUDIOS GENERALES UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

SEPARATA DE OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

DOCENTE: LIC. ENRIQUE CÁRDENAS DÍAZ

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESTUDIOS GENERALES

DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

UNIDAD I
FUNDAMENTOS BÁSICOS DEL MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO

1.1. Iniciar Excel 2010
Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas.  Desde el menú Inicio Inicio – Todos los Programa – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2010

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Ojo ----------- También: Inicio, Buscar: y escribimos

EXCEL + Enter

Excel, es una APLICACIÓN que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc. Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:  Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.  Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 1´048,576 filas y 16,384 columnas (A, B, C, .. XFD), ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.  Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado.  Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.  Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.  Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

1.2. Requerimientos Office 2010
     Procesador 500 MegaHertz mínimo Memoria RAM 256 mínimo Espacio de Disco duro 1.5 Gb Video: Resolución mínima: 1024 x 768 Pixeles. Sistema Operativo Windows XP SP3 (32 bits) o Windows Vista SP1, Windows 7

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1.3. ENTORNO DE TRABAJO (Interfaz Excel 2010)
2 1 3
14 17

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6
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10

9 8 5
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Botón Office Barra de Herramientas de acceso rápido Barra de Título Barras de desplazamiento Vista del Documento Área de Trabajo Zoom (Acercar o Alejar) Barra de estado Insertar nueva hoja de cálculo Hojas de Trabajo Filas Columnas Celda activa actual Cinta de Opciones Barra de Fórmulas Asistente para funciones Ayuda   La cinta de Opciones se extiende a lo largo de la parte superior Los comandos relacionados a la cinta de opciones están organizados en grupos.

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1.4. Ingreso y Edición de Datos
En general, son 4 tipos de datos los que podemos ingresar en la Hoja de Excel: a.- Datos de tipo Texto o Alfanuméricos b.- Datos de tipo Numérico o Valores c.- Las Fórmulas o Resultados d.- Fechas y Horas.

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se puede usar la combinación de teclas ALT ENTER. las fórmulas en Excel se inician por lo general con el signo igual =y luego las operaciones correspondientes: Por Ejemplo: = A2 + A5 = g7 /(h5+r8) d. como puede ser sumar textos...DATOS TEXTO / ALFANUMERICO. estos datos tienen que ser escritos directamente como tales. Truco: Para poder escribir dos o más líneas dentro de una misma celda. es decir pueden están formados por letras o combinación de letras y números.FECHAS.. Por defecto los datos numéricos se alinean a la: dato numérico NO valido: DERECHA de lo contrario.. DOCENTE: Lic.. b.DATOS NUMERICOS. Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o también podría ser. es decir NO acompañarlos de ningún texto o símbolo adicional. TIPOS DE ERRORES COMUNES ##### #¡NUM! #¡DIV/0! #¿NOMBRE? #N/A #¡REF! #¡NUM! Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo Típico: a.. apellidos o direcciones. nos significa que es un c.Son aquellos que expresan cantidad..Para obtener los resultados.FORMULAS O RESULTADOS. Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Posteriormente sobre esas fechas se podrá aplicar un formato diferente de presentación. mm/dd/aa dependiendo de la configuración de Windows. Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. Cuando se divide un número por cero. Se produce cuando una referencia de celda no es válida. nombres propios. Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto..Son aquellos que indican títulos.

TIPOS DE OPERADORES: = y luego los operadores aritméticos OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Las fórmulas por lo general empezaran con el signo correspondientes con las celdas a operar.* / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: A1:G5 DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II #¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan 1. u operadores. Enrique Cárdenas Díaz . En Excel pueden ser: .5. funciones. Movimiento a través de la Hoja de Cálculo MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa Ir a la celda indicada TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA F5 FORMULAS Y FUNCIONES Ingreso de una formula (Operadores Aritméticos) Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes. indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: + . nombres.Operador de rango indicado por dos puntos (:). se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. referencias a otras celdas.

une los valores de dos o más celdas. Si se combinan varios operadores en una única fórmula. 3. separados por operadores de cálculo.). Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo. =5+2*3 Por el contrario. Por ejemplo. si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos). los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5. Operador : (dos puntos) . (punto y coma) – % ^ *y/ +y& = <> <= >= <> Descripción Operadores de referencia Negación (como en –1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación. Orden 1. Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Ejemplo: A1. escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. 2. si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división). a continuación. 8. La fórmula multiplica 2 por 3 y. Enrique Cárdenas Díaz . E5 y F5. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=).G5 PRIORIDAD / ORDEN EN LOS OPERADORES Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) DOCENTE: Lic. 4. Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. multiplicará el resultado por 3. Excel sumará 5 y 2 y. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha. 7. a continuación.Operador de unión indicado por una coma (. según el orden específico de cada operador de la fórmula. 5. 6.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II . la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. suma 5 al resultado. con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo.

la referencia DOCENTE: Lic. la celda o dato B14 NO cambiara. determina la celda B14 como una celda Absoluta o Fija. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. mixtas y externas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. la referencia se ajusta automáticamente. absolutas. siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Referencias Absolutas y Relativas Referencias relativas. Ahora presentamos un caso especial: Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado. se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula. Si se copia la fórmula en filas o columnas. Enrique Cárdenas Díaz . se ajusta automáticamente de =A1 a =A2. El procedimiento correcto para crear la formula será: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos dólar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente. si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3. Este signo dólar. Fórmula copiada con referencia relativa En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. como A1. De forma predeterminada. se cambia la referencia. Por ejemplo. 23.5 En consecuencia la formula creada es errónea o nos traería problemas pues dice: B5-B14… y al momento de arrastrar para el copiado resultarían las formulas B5-B15 B6-B16 y así sucesivamente. El valor de descuento General B14 es único para todos los empleados. como $A$1.

Referencia Externa Excel permite utilizar en sus fórmulas referencias a otras celdas. Imagínate una empresa con tres sucursales. De forma predeterminada. se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.xls que está guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C: DOCENTE: Lic. etc. hojas o incluso libros de trabajo. si copia una referencia absoluta de la celda C3 a la celda C4 y C5. las cuales llevan por separado una serie de hojas. por lo tanto. Si se copia la fórmula en filas o columnas.xls]Enero'!A12haría referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas. Fórmulas copiadas con referencia mixta. Por ejemplo. A veces es más práctico dividir el trabajo en pequeños libros y posteriormente unirlos en uno. o una fila absoluta y una columna relativa.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II absoluta permanece invariable. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1. Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una fórmula de un libro dependiente a través de una referencia externa. si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3. Excel permite varios tipos de referencias en sus fórmulas:    Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo. En un momento dado. B$1. Si se copia la fórmula en filas o columnas. Enrique Cárdenas Díaz . se ajusta de =A$1 a =B$1. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1. Por ejemplo. Libro independiente: un libro que contiene vínculos con otros libros y. depende de los datos de los otros libros. Por ejemplo. permanece invariable en dichas celdas =$A$1. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. etc. la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas. Fórmula copiada con referencia absoluta Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa. la referencia absoluta no se ajusta. $B1. la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. interesaría unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen.

En un nuevo libro de trabajo...-Escribe la fórmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos).-Sitúate en la celda B4.Guarda el libro con el nombre: Empresa1 3. (Archivo. Enrique Cárdenas Díaz .-Realiza el mismo procedimiento en las celdas B5 y B6. 6.-Graba el libro con el nombre: empresa2. 8.xls DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo práctico. automáticamente se configurará la ruta =[empresa1. 1.. .Cierra el libro de trabajo.Crea la siguiente tabla en un libro nuevo: 2. Cerrar) 4. crea la siguiente hoja: 5.xlsx]Hoja1!B7) 7..

Selección de una hoja entera Para seleccionar toda la hoja. presionamos clic sobre el indicativo columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.-Selección de Celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 20010.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II FORMATO Y MANEJO DE HOJAS 2. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. Enrique Cárdenas Díaz .. tal como: Selección de una celda Para seleccionar una única celda solo tenemos que realizar clic sobre esa celda.Selección de una fila Para seleccionar una fila entera hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. b. Tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación.. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar de la una DOCENTE: Lic.Operaciones Básicas de Edición 2.1... c. a.Selección de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes. pulsamos el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar.2. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. d.Selección de una columna Para seleccionar una columna entera hay que situar el cursor sobre la letra superior correspondiente a la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste..

B2:B6 y además D2:D4 Para lograrlo.3. 2.Operadores de Excel Excel utiliza operadores aritméticos.. e. (Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas).Operadores aritméticos Se usan para realizar las operaciones matemáticas como suma..Selección especial. de comparación. El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Y con la combinación SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa Finalmente CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora. nos situamos en cualquier lugar de la columna y luego usamos la combinación de teclas CTRL Barra Espaciadora. Se han seleccionado de una sola vez el conjunto de celdas. Selecciona Toda la Hoja.Operador de concatenación de texto Se utiliza para unir o concatenar una o varias cadenas de texto. & ampersand / Concatenar Ejemplo: (“Música”&” Ligera” produce el nuevo valor “Música Ligera”) DOCENTE: Lic. + Suma Resta * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponenciación b. = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto de c. no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. resta o multiplicación.-Operadores de comparación Permite comparar entre si dos valores.. La selección de celdas No siempre será contigua o adyacente. a.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II hoja. celdas no contiguas. Truco: Para seleccionar toda una columna entera. Enrique Cárdenas Díaz . Por ejemplo como se en la gráfica a continuación. de texto y de referencia para lograr los resultados o respuestas que esperamos en la hoja de cálculo. primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se mantienes presionada la tecla CTRL antes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4.

DOCENTE: Lic. De una u otra manera ingresamos en la siguiente Pantalla de diálogo.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. seleccionamos las celdas y sobre ellas usamos el botón derecho del mouse. Enrique Cárdenas Díaz . Para establecer el Formato a una celda o grupo de celdas.4.. e ingresamos en FORMATO DE CELDAS: Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeño botón que presenta la ficha de Alineación en su zona inferior derecha.Formato de Celda Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante.

Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: Lic.

Para crear un formato personalizado debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas. Para cubrir esta necesidad Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados .. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2.Formato Personalizado Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos. y luego DOCENTE: Lic.5. pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel.

Febrero). No necesitan comillas. Feb). Para definir un formato de número personalizado. Símbolo porcentual. Puede ser Negro. Verde. Muestra el nombre del mes por completo (Enero. Notación científica. si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros. Punto decimal. E. Cian.____________ . la segunda. Rojo y Amarillo. (punto y coma). Reserva un dígito. DOCENTE: Lic. ____________ . Muestra el carácter en el color especificado. Muestra el siguiente carácter en el formato. Muestra estos caracteres. primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato. Deja un espacio Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. Reserva un dígito para un número. 0 # ? . ____________ La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo. Verde. Magenta. Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un formato numérico. Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda. El formato se compone de cuatro secciones separadas por . Muestra el mes como número con ceros (01-12). n puede ser un número entre 0 y 56. pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco. Muestra el correspondiente color de la paleta de colores. % . Azul. si el número vale cero. la tercera. Muestra el mes como número sin ceros (1-12). si el número es negativo. Espacio reservado para texto. Enrique Cárdenas Díaz . Añade espacios en ceros insignificantes. ____________ . Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene.E+ e.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II seleccionar la categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear. Separador de millares. la cuarta si la celda contiene texto.e+ $-+/() \ * _ "texto" @ [color] [color n] [valor condicion] m mm mmm mmmm Reserva un dígito para un número.

Muestra la hora en formato de 12 horas. Muestra el nombre del día por completo (Lunes. Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).OFIMÁTICA EMPRESARIAL II mmmmm d dd ddd dddd yy o yyyy h o hh m o mm s o ss AM/PM Muestra la inicial del mes (E.##[Azul]. llevan el signo del dólares $ delante. Enrique Cárdenas Díaz . los números negativos se escriben en rojo.00$)[Rojo].##). Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).(0."" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. F). Por ejemplo."Cero". puedes utilizar el siguiente formato personalizado: $#. los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula. si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas. ese texto desaparecerá. Muestra el día como número sin ceros (1-31). Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en azul. Muestra el nombre del día como abreviación (Lun. Muestra el día como número con ceros (01-31). entre paréntesis con el $ detrás y con dos decimales siempre. no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#. Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). DOCENTE: Lic. Mar). Martes). es decir que si en la celda hay texto.

Opciones. Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal. Modificar lista personalizada Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos. celdas copiadas Lo mismo ocurrirá si escribimos el texto “Lunes” y lo copiamos. sin embargo existen varias series de fechas. Marzo . Febrero. horas o meses que modificará la operación normal de copiado.. Excel te permite definir la serie o secuencia que desees. por ejemplo. Cuarto. Estas series: Enero. Febrero.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Generación de Series . separados por una coma. Por ejemplo si en una celda escribimos “Enero” y luego copiamos esa celda. definiremos una nueva serie o secuencia como: Primero. el resultado será: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___________. de la misma manera. si observamos la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro. Para lograrlo. DOCENTE: Lic. Primero. ingresamos en: Archivo.Autorrelleno Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado. Pues bien.. el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto para copiar la selección en celdas adyacentes. Tercero. Opciones de Excel Avanzada. Enrique Cárdenas Díaz . Marzo… están ya establecidas por defecto. Tercero.. Segundo. la continuarán la secuencia de meses. Segundo.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II IMPRESIÓN Y CONFIGURACION DE LA HOJA Pasos básicos para la Impresión Para realizar la impresión de nuestras hojas electrónicas. se mostrará Vista preliminar. DOCENTE: Lic. a continuación. Clic en Archivo y en Imprimir y. realizaremos los siguientes pasos: 1. Enrique Cárdenas Díaz .

la impresora. el intervalo de páginas. Se suele usar una función que reduce automáticamente una tabla de 2 páginas para imprimirla en 1 sola. puede configurar todo tipo de opciones de impresión.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. Para usar esta función. Se incluyen como ejemplos el número de copias. haga clic en Ajuste de escala y seleccione Imprimir hoja en 1 página. 3. Es intuitivo. la orientación vertical y el tamaño. Enrique Cárdenas Díaz . la impresión por una o dos caras. DOCENTE: Lic. En la vista preliminar. porque se puede cambiar el valor mientras se visualiza el artículo a la derecha de la ventana que muestra el aspecto que tendría al imprimirse.

DISEÑO DE PÁGINA Además. Enrique Cárdenas Díaz . Así como imágenes. veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de página. la ruta o nombre del fichero. En ella encontrarás la pestaña Diseño que te permitirá incluir elementos muy utilizados: la fecha actual. DOCENTE: Lic. y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. DISEÑO DE PÁGINA. Operaciones Avanzadas para la impresión (Encabezados) Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas. en la cinta de opciones.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA Excel 2010 incluye la posibilidad de realizar la edición de la hoja usando una vista semejante al aspecto que tendría al imprimirse. el número de página. Ingresamos en VISTA. Ingresamos en VISTA. etc. por ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado.

a continuación. sólo se imprimirá esta área. en el grupo Configurar página. podemos definir un área de impresión que incluya sólo esa selección. DOCENTE: Lic. 2.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Áreas de Impresión Cuando vamos a imprimir una selección específica de la hoja de cálculo con frecuencia. En la ficha Diseño de página. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión. haga clic en Área de impresión y. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa. Enrique Cárdenas Díaz . PROCEDIMIENTO 1. seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. haga clic en Establecer área de impresión. En la hoja de cálculo.

Enrique Cárdenas Díaz . Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar el formato condicional e ingresamos en FORMATO CONDICIONAL Por ejemplo. Situarse sobre un borde de la selección. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.  Situarse sobre un borde de la selección. DOCENTE: Lic. tal como esto: Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado. etc.  El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas. Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Formato Condicional El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda. Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. para valores que cumplan una determinada condición. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores. para resaltar las celdas según el valor contenido en ella. sin utilizar el portapapeles. seguir los siguientes pasos:  Seleccionar las celdas a mover. el formato condicional fue aplicado en la siguiente tabla Mover celdas utilizando el Mouse Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja.

... La Operación de Copiado se realiza desde la esquina derecha inferior de la celda.Clic en Insertar 3..Para seleccionar Hoja.. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ c.Seleccione la celda...Clic con el botón Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar 2.Seleccionar la opción deseada e. fila o columna donde se desee Insertar 2. soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.Confirmar la eliminación de la hoja d.Clic en Insertar 2..Para Insertar Celdas.. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ DOCENTE: Lic. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ b. Enrique Cárdenas Díaz ..Para ocultar y des ocultar Hoja 1. tal como esto: Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT.En la parte inferior de la hoja hay unas barras: hoja1.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas.Si en una celda introducimos un texto y realizamos el copiado.Para insertar Hoja nueva 1... La operación de Copiado Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas o valores de una celda para las demás..Si en una celda introducimos un número y realizamos el copiado.. Manejo de Libros y Hojas a. después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado..Elija la opción deseada.. y realizamos el copiado. Después.Clic en Formato 3. a.. verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.Clic en hoja de cálculo c. Para seleccionar simplemente haga Clic en una de ellas.-Para Eliminar Hoja 1.. b. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.Clic en Eliminar 3.hoja3.Clic en Hoja Aparecerá diferentes opciones Ocultar Mostrar 4.. Filas y columnas 1. hoja2..Si en una celda introducimos una formula.Seleccione la hoja a ocultar ejm 2.

se visualizará un menú contextual. Enrique Cárdenas Díaz . PROTEGER UNA HOJA DE CÁLCULO: Para mayor seguridad de la Hoja de Cálculo en el cuál se encuentra tus tablas y diseños.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ Ejemplo Práctico:. Haga un clic derecho sobre el nombre de la hoja que se desea proteger. observará: DOCENTE: Lic. Los pasos son los siguientes: 1. 2. Haga un clic en el comando Proteger hoja. Excel nos brinda la opción de poderlas proteger.

haga clic en el botón Aceptar. 6. 7. 4.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 3. Digite la contraseña y Acepte. símbolo que es imposible editar la hoja. Y listo. Haga clic en Aceptar y Excel le preguntará en otra ventana que introduzca nuevamente la misma contraseña. 5. Luego de autenticar. haga un clic derecho sobre la hoja en mención y presione en la opción Desproteger hoja. ahora intente escribir en cualquier celda de la hoja. como se muestra a continuación. DOCENTE: Lic. visualizará la ventana de error. Enrique Cárdenas Díaz . Si desea deshabilitar la protección. Digite una contraseña para la protección.

en la barra de formulas. Enrique Cárdenas Díaz . por ejemplo podríamos escribir la formula: =suma(costos) NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos. lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. le establecemos el nombre que deseamos. Luego que el nombre está establecido. basta con seleccionarlas y luego en en la parte superior.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Nombres de Rango Nosotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por números de referencia. en lugar de sección de celdas B2:B7. Podemos ver una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla. dicho termino se puede usar en las formulas. ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES DOCENTE: Lic. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente. Para establecer un nombre a un grupo de celdas.

Paso 2. puntos. Utilidad. es decir SIN los títulos. líneas. sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos. Denominamos “gráficos estadísticos”” a aquellas imágenes que. La utilidad De los gráficos es doble. Con un simple vistazo al gráfico ya podemos tener una idea sobre la tendencia a bajar que muestra la temperatura.. sino también para analizarla. colores.Ingresamos en la ficha INSERTAR. Ejemplo: Paso 1. Enrique Cárdenas Díaz . Creación de un gráfico estadístico.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II LOS GRAFICOS ESTADISTICOS Definición. siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información. permiten presentar información cuantitativa.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en dos columnas. es decir solo las celdas A2 hasta B6. allí dispondremos de una gran variedad de modelos o tipos de gráficos estadísticos Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado.Selección con bloque los datos mismos de la tabla. texto y un sistema de referencia llamadas coordenadas. números. con una combinando de: sombreado. símbolos. DOCENTE: Lic. ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas. Por ejemplo: El gráfico muestra una representación sobre la variación de la temperatura en los meses de Enero a Mayo... Por ejemplo en esta oportunidad procedemos a seleccionar el modelo clásico de Columna. CASO 1.

Cualquier cambio en colores en el grafico. Enrique Cárdenas Díaz .. DOCENTE: Lic. Apuntes adicionales. tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar usando el botón derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar.Usando el botón derecho del mouse también podemos establecer algunas propiedades adicionales al grafico ya creado. ingresando a la ficha de PRESENTACION Eliminamos la presentación de la Leyenda para este caso.Establecer las Opciones del Grafico.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Paso 3. . . y establecemos los títulos correspondientes.

Enrique Cárdenas Díaz . cambiar le tipo de - También se nos permite MOVER el grafico para presentarlo como objeto dentro de la misma hoja o como un solo grafico en otra hoja.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II - Podemos gráfico. DOCENTE: Lic.

es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6. CASO 3. El resto del proceso es el mismo. Como se ve en el gráfico.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en mas de dos columnas. Para crear el gráfico correspondiente. es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial. En este caso tendremos que partir seleccionando incluyendo los títulos. la única diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial.. es decir ingresar en la ficha de Insertar y Seleccionar el tipo de grafico deseado. Seleccionamos el primer bloque de celdas: B3 a B7 Luego manteniendo presionada la tecla CTRL. DOCENTE: Lic. se muestran en la leyenda. la única diferencia en este caso es el bloque inicial de selección.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II CASO 2.Cuando los datos se encuentran distantes. Los títulos de INGRESOS y también EGERESOS ahora forman parte del gráfico. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1. Ejemplo: Para crear el gráfico correspondiente. seleccionamos la otra parte del bloque: E3 hasta E7. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1. Ejemplo: Se pretende crear un gráfico estadístico donde se muestren los nombres de los alumnos y sus respectivos PROMEDIOS. Enrique Cárdenas Díaz .

6.. Con la nueva característica de minigráficos de Excel 2010. 6..OFIMÁTICA EMPRESARIAL II NOVEDADES EN LA VERSION EXCEL 2010 6. se pueden crear pequeños gráficos en las mismas celdas. Con “Excel Web App” podrá ampliar su experiencia de Office a la Web. Posee visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información necesaria.3..1.2.Sus hojas Excel desde la web o smartphone. Gráficos de datos en celdas. DOCENTE: Lic. Permite publicar.Mejores reportes. Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos. Simplifica y mejor mucho el análisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinámicas. Enrique Cárdenas Díaz . ver y editar sus hojas de cálculo en la web! Con “Microsoft Excel Mobile 2010” tiene la versión móvil de Excel que esté adaptada específicamente para su smartphone.

Puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo que usted al mismo tiempo. Recopile rápidamente más información de sus gráficos dinámicos. Un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos. El formato condicional en Excel 2010 ofrece más control sobre los iconos y estilos. 6. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico. Nuevos y más interactivos gráficos dinámicos. comparta y logre más resultados al trabajar en equipo. Enrique Cárdenas Díaz . Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. así como resaltar aspectos específicos con tan solo unos clics . La característica de co-creación de Excel Web App le permite editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones. para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números .6-.4.5-. DOCENTE: Lic. 6.. las barras de datos mejoradas. independiente de las vistas de gráficos dinámicos.Conéctese.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6.

Modele y analice prácticamente cualquier dato de manera eficiente. compartir... Enrique Cárdenas Díaz . DOCENTE: Lic. imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos. 6. Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características.Realice tareas de forma más rápida y sencilla. Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir análisis prácticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2010.8. La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar.7. 6. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y complejas. El complemento PowerPivot para Excel 2010 proporciona una tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta millones de filas.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6.9.

clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2010 de 64 bits.10.Publique y comparta a través de los Servicios de Excel. La integración de SharePoint Server 2010 y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización mediante la publicación de hojas de cálculo en la Web. 6. Analice grandes y complejos conjuntos de datos. el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. Cree un panel de inteligencia empresarial y comparta información confidencial de la empresa con sus colegas. DOCENTE: Lic. más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel.

de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien. Color de celda. haga clic en Filtrar. 2) Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. realice lo siguiente: 1) Seleccione un rango de datos. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. 3) Haga clic en la flecha seleccionar filtros. de menor a mayor o de mayor a menor para los números). El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas. seleccione Valores. seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o numérica. en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede DOCENTE: Lic. Color de fuente o Icono de celda. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 4) Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ordenar los datos Para ordenar rápidamente los datos. Filtrar los datos 1) Seleccione los datos que desee filtrar. seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 3) Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor). Enrique Cárdenas Díaz . realice lo siguiente: 1) Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar. Para ordenar según un criterio específico. haga clic en Ordenar. 4) En la lista Ordenar según. 3) En la lista Ordenar por. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). 5) En la lista Orden. ascendente o descendente (es decir.

Enrique Cárdenas Díaz . AUTOFILTRO La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparación al Excel Clásico (97-2003). entre los años 1962 y 1963).OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 4) Para seleccionar según valores. hemos aplicado Autofiltro. Veamos las diferencias cuando queremos filtrar una lista usando fechas como criterio. Queremos filtrar la lista para que muestre sólo los nombres de las personas nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963 (es decir. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados. El diálogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por años DOCENTE: Lic. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Si usamos Excel 2007 la tarea es bien sencilla. Supongamos esta lista de fechas de nacimientos Como ven.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Haciendo clic en el año podemos ver y elegir algún mes en particular A su vez. haciendo un clic en el mes podremos ver los días DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .

La lista desplegable no nos ofrece ningún nivel de agrupación de los datos DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Esto nos permite realizar con facilidad nuestra tarea de filtrar dejando visibles sólo los nacidos en los años 1962 y 1963 y ya está! En Excel 2003 la tarea es menos trivial.

el menú nos ofrece las alternativas relevantes DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En Excel 2003 usamos criterios personalizados Otro aspecto interesante en Excel 2007 es que al reconocer el tipo de datos de la columna de filtrado. Enrique Cárdenas Díaz .

Enrique Cárdenas Díaz . veremos en el menú "Filtro de Texto" en lugar de "Filtro de Fechas" Otra posibilidad que se ha agregado en Excel 2007 es la posibilidad de filtrar (y también ordenar) por color DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En cambio si queremos filtrar según la columna de Nombres.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Personalmente no creo que sea una buena idea utilizar colores como datos (o "meta-datos"). al filtrar. La siguiente lista muestra una lista de los edificios conectados de una importantísima empresa de telecomunicaciones (clic en la imagen para agrandarla). mucho más flexible que aquel. Este un ejemplo sencillo de filtrado que el autofiltro no puede realizar. Enrique Cárdenas Díaz . Antes de comenzar a utilizarlo. posiblemente se ocultarán algunas de sus filas). tema de otra nota). para que esté visible en todo momento (si la ponemos al lado de la lista. siendo recomendable situarla en la parte superior de la lista. Esta tabla contiene la información que Excel utilizará para filtrar la lista. necesitamos elaborar una tabla de criterios. DOCENTE: Lic. FILTROS AVANZADOS La mayor parte de las veces el autofiltro satisface nuestras necesidades de filtrado. No obstante. Colores similares pueden parecer idénticos a la vista sin serlo de hecho. Las filas restantes contienen los criterios a utilizar. la primera de las cuales contiene uno o más nombres de campo de la lista (excepto cuando utilizamos criterios calculados. aunque requiere de un poco más de trabajo. Puede estar en cualquier parte de la hoja. tiene sus limitaciones. Un usuario me pregunta como filtrar una lista de forma que el campo filtrado muestre cuatro valores (criterios). Recordemos que en el cuadro Autofiltro Personalizado solo podemos establecer dos valores como criterio: En estos casos. Consiste en al menos dos filas. tenemos la opción de usar el filtro avanzado de Excel.

Hemos visto un ejemplo muy sencillo que ejemplifica el uso del filtro avanzado. Nos situamos en cualquier celda de la lista y vamos a Datos . Aceptamos el cuadro. utilizando criterios formulados. Sin embargo.Filtro avanzado. filtrar la lista mostrando aquellos campos cuyos valores son superiores al promedio de los mismos. si queremos que la lista resultante esté en otro rango independiente. B. damos Aceptar. Tengamos en cuenta que los criterios escritos en una misma fila Excel los une con el operador Y. y en Copiar a: escribimos la celda donde queramos que comience la lista. la flexibilidad y potencia del mismo va mucho más allá. mientras que los que están en otra fila los une con el operador O. El requerimiento es mostrar únicamente aquéllos edificios que tengan clave A. En Rango de criterios. por poner un ejemplo. C o D. Si queremos que los registros filtrados se muestren en la misma ubicación original. simplemente escribimos los valores buscados uno a continuación del otro. Insertamos unas 6 filas para escribir nuestro rango de criterios. Podemos.. Por el contrario. Este será tema de otra nota. en nuestro caso. nos aseguramos que el valor de Rango de lista: sea el correcto.. Enrique Cárdenas Díaz . A1:A5. activamos la opción Copiar a otro lugar.Filtro .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II La columna E contiene la clave asociada a cada edificio. en el rango A1:A5. Estos deben tener exactamente el mismo encabezado que tienen en la lista original. como sigue: En este ejemplo. escribimos el rango de la tabla de criterios. DOCENTE: Lic.

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