OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

ESTUDIOS GENERALES UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

SEPARATA DE OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

DOCENTE: LIC. ENRIQUE CÁRDENAS DÍAZ

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESTUDIOS GENERALES

DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

UNIDAD I
FUNDAMENTOS BÁSICOS DEL MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO

1.1. Iniciar Excel 2010
Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas.  Desde el menú Inicio Inicio – Todos los Programa – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2010

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Ojo ----------- También: Inicio, Buscar: y escribimos

EXCEL + Enter

Excel, es una APLICACIÓN que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc. Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:  Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.  Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 1´048,576 filas y 16,384 columnas (A, B, C, .. XFD), ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.  Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado.  Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.  Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.  Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

1.2. Requerimientos Office 2010
     Procesador 500 MegaHertz mínimo Memoria RAM 256 mínimo Espacio de Disco duro 1.5 Gb Video: Resolución mínima: 1024 x 768 Pixeles. Sistema Operativo Windows XP SP3 (32 bits) o Windows Vista SP1, Windows 7

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1.3. ENTORNO DE TRABAJO (Interfaz Excel 2010)
2 1 3
14 17

16 12 13

15

6
11

10

9 8 5
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Botón Office Barra de Herramientas de acceso rápido Barra de Título Barras de desplazamiento Vista del Documento Área de Trabajo Zoom (Acercar o Alejar) Barra de estado Insertar nueva hoja de cálculo Hojas de Trabajo Filas Columnas Celda activa actual Cinta de Opciones Barra de Fórmulas Asistente para funciones Ayuda   La cinta de Opciones se extiende a lo largo de la parte superior Los comandos relacionados a la cinta de opciones están organizados en grupos.

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1.4. Ingreso y Edición de Datos
En general, son 4 tipos de datos los que podemos ingresar en la Hoja de Excel: a.- Datos de tipo Texto o Alfanuméricos b.- Datos de tipo Numérico o Valores c.- Las Fórmulas o Resultados d.- Fechas y Horas.

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Enrique Cárdenas Díaz . Cuando se divide un número por cero.. como puede ser sumar textos. mm/dd/aa dependiendo de la configuración de Windows. b.. TIPOS DE ERRORES COMUNES ##### #¡NUM! #¡DIV/0! #¿NOMBRE? #N/A #¡REF! #¡NUM! Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. nos significa que es un c. nombres propios.FORMULAS O RESULTADOS. las fórmulas en Excel se inician por lo general con el signo igual =y luego las operaciones correspondientes: Por Ejemplo: = A2 + A5 = g7 /(h5+r8) d.Para obtener los resultados. Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.DATOS NUMERICOS.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo Típico: a.. se puede usar la combinación de teclas ALT ENTER.. Por defecto los datos numéricos se alinean a la: dato numérico NO valido: DERECHA de lo contrario. es decir NO acompañarlos de ningún texto o símbolo adicional..DATOS TEXTO / ALFANUMERICO. Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. Truco: Para poder escribir dos o más líneas dentro de una misma celda.Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o también podría ser. estos datos tienen que ser escritos directamente como tales. Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula..Son aquellos que indican títulos. Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto.. Se produce cuando una referencia de celda no es válida. DOCENTE: Lic.FECHAS. es decir pueden están formados por letras o combinación de letras y números.. apellidos o direcciones. Posteriormente sobre esas fechas se podrá aplicar un formato diferente de presentación.Son aquellos que expresan cantidad.

Enrique Cárdenas Díaz . nombres. se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. TIPOS DE OPERADORES: = y luego los operadores aritméticos OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. u operadores.Operador de rango indicado por dos puntos (:).OFIMÁTICA EMPRESARIAL II #¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan 1. Movimiento a través de la Hoja de Cálculo MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa Ir a la celda indicada TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA F5 FORMULAS Y FUNCIONES Ingreso de una formula (Operadores Aritméticos) Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA. En Excel pueden ser: .5. Ejemplo: + . Ejemplo: A1:G5 DOCENTE: Lic. Las fórmulas por lo general empezaran con el signo correspondientes con las celdas a operar. funciones. referencias a otras celdas.* / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.

escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. 3. a continuación. suma 5 al resultado. Enrique Cárdenas Díaz . Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos). con lo que se obtiene 21.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II . Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo.). según el orden específico de cada operador de la fórmula. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha. (punto y coma) – % ^ *y/ +y& = <> <= >= <> Descripción Operadores de referencia Negación (como en –1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación. 5. Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. 6. Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. E5 y F5. separados por operadores de cálculo. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) DOCENTE: Lic. une los valores de dos o más celdas. =5+2*3 Por el contrario. los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5. si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis. 4. Orden 1.G5 PRIORIDAD / ORDEN EN LOS OPERADORES Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. multiplicará el resultado por 3. a continuación. La fórmula multiplica 2 por 3 y. 7.Operador de unión indicado por una coma (. 2. El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Si se combinan varios operadores en una única fórmula. si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división). Operador : (dos puntos) . 8. Excel sumará 5 y 2 y. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo. Ejemplo: A1. Por ejemplo.

Enrique Cárdenas Díaz . Este signo dólar. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. la referencia se ajusta automáticamente. como $A$1. mixtas y externas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula. determina la celda B14 como una celda Absoluta o Fija. Por ejemplo. El procedimiento correcto para crear la formula será: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos dólar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente. 23. la referencia DOCENTE: Lic. Si se copia la fórmula en filas o columnas. El valor de descuento General B14 es único para todos los empleados. se cambia la referencia. siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Ahora presentamos un caso especial: Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado. se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. la celda o dato B14 NO cambiara. como A1. se ajusta automáticamente de =A1 a =A2. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula. Fórmula copiada con referencia relativa En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas.5 En consecuencia la formula creada es errónea o nos traería problemas pues dice: B5-B14… y al momento de arrastrar para el copiado resultarían las formulas B5-B15 B6-B16 y así sucesivamente. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Referencias Absolutas y Relativas Referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. absolutas. si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3. De forma predeterminada.

las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas. interesaría unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen. etc. Fórmulas copiadas con referencia mixta. las cuales llevan por separado una serie de hojas. De forma predeterminada. Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una fórmula de un libro dependiente a través de una referencia externa. Por ejemplo. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1. Por ejemplo. permanece invariable en dichas celdas =$A$1. etc. si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3. $B1. Excel permite varios tipos de referencias en sus fórmulas:    Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. Fórmula copiada con referencia absoluta Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa. Si se copia la fórmula en filas o columnas.xls que está guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C: DOCENTE: Lic. depende de los datos de los otros libros. se ajusta de =A$1 a =B$1. A veces es más práctico dividir el trabajo en pequeños libros y posteriormente unirlos en uno. la referencia absoluta no se ajusta. si copia una referencia absoluta de la celda C3 a la celda C4 y C5. Por ejemplo. por lo tanto. Imagínate una empresa con tres sucursales. o una fila absoluta y una columna relativa.xls]Enero'!A12haría referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas. En un momento dado.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II absoluta permanece invariable. se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Libro independiente: un libro que contiene vínculos con otros libros y. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1. Referencia Externa Excel permite utilizar en sus fórmulas referencias a otras celdas. B$1. hojas o incluso libros de trabajo. Enrique Cárdenas Díaz . la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Si se copia la fórmula en filas o columnas.

.-Escribe la fórmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos).-Graba el libro con el nombre: empresa2. Enrique Cárdenas Díaz .xls DOCENTE: Lic.-Realiza el mismo procedimiento en las celdas B5 y B6.En un nuevo libro de trabajo.Guarda el libro con el nombre: Empresa1 3. 6. automáticamente se configurará la ruta =[empresa1.Crea la siguiente tabla en un libro nuevo: 2.xlsx]Hoja1!B7) 7.Cierra el libro de trabajo. Cerrar) 4.-Sitúate en la celda B4. 1. 8.... crea la siguiente hoja: 5.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo práctico. (Archivo. .

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II FORMATO Y MANEJO DE HOJAS 2. c.. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. b.Operaciones Básicas de Edición 2. d.2.Selección de una fila Para seleccionar una fila entera hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste... tal como: Selección de una celda Para seleccionar una única celda solo tenemos que realizar clic sobre esa celda. Tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar de la una DOCENTE: Lic.Selección de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca. Enrique Cárdenas Díaz .. pulsamos el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar.Selección de una columna Para seleccionar una columna entera hay que situar el cursor sobre la letra superior correspondiente a la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste. presionamos clic sobre el indicativo columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. a.Selección de una hoja entera Para seleccionar toda la hoja.-Selección de Celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 20010.1.

Se han seleccionado de una sola vez el conjunto de celdas. celdas no contiguas.Operadores de Excel Excel utiliza operadores aritméticos. de texto y de referencia para lograr los resultados o respuestas que esperamos en la hoja de cálculo. 2. = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto de c. primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se mantienes presionada la tecla CTRL antes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4. resta o multiplicación. a. Selecciona Toda la Hoja.. (Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas).Operador de concatenación de texto Se utiliza para unir o concatenar una o varias cadenas de texto. de comparación.Selección especial.B2:B6 y además D2:D4 Para lograrlo. + Suma Resta * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponenciación b. Enrique Cárdenas Díaz .3. El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. La selección de celdas No siempre será contigua o adyacente.Operadores aritméticos Se usan para realizar las operaciones matemáticas como suma.. Y con la combinación SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa Finalmente CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora. e. Por ejemplo como se en la gráfica a continuación.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II hoja. & ampersand / Concatenar Ejemplo: (“Música”&” Ligera” produce el nuevo valor “Música Ligera”) DOCENTE: Lic.. nos situamos en cualquier lugar de la columna y luego usamos la combinación de teclas CTRL Barra Espaciadora.-Operadores de comparación Permite comparar entre si dos valores. Truco: Para seleccionar toda una columna entera. no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

.4. de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. De una u otra manera ingresamos en la siguiente Pantalla de diálogo. Para establecer el Formato a una celda o grupo de celdas. seleccionamos las celdas y sobre ellas usamos el botón derecho del mouse.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. e ingresamos en FORMATO DE CELDAS: Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeño botón que presenta la ficha de Alineación en su zona inferior derecha.Formato de Celda Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante. Enrique Cárdenas Díaz . DOCENTE: Lic.

Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: Lic.

Para crear un formato personalizado debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas. pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel.5.. y luego DOCENTE: Lic. Para cubrir esta necesidad Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados .Formato Personalizado Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2.

Símbolo porcentual. Deja un espacio Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. Magenta. ____________ . Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene. Enrique Cárdenas Díaz . Muestra el correspondiente color de la paleta de colores. si el número es negativo. No necesitan comillas. Muestra el siguiente carácter en el formato. Muestra el nombre del mes por completo (Enero. Espacio reservado para texto. (punto y coma). Verde. si el número vale cero.E+ e. % . Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda. Muestra el mes como número sin ceros (1-12). El formato se compone de cuatro secciones separadas por . Para definir un formato de número personalizado. la cuarta si la celda contiene texto. E. DOCENTE: Lic. primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato. Muestra estos caracteres. Puede ser Negro. n puede ser un número entre 0 y 56.e+ $-+/() \ * _ "texto" @ [color] [color n] [valor condicion] m mm mmm mmmm Reserva un dígito para un número. Muestra el mes como número con ceros (01-12). Rojo y Amarillo. Verde. la tercera. Reserva un dígito para un número. Azul. Muestra el carácter en el color especificado. ____________ La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo. Febrero). Reserva un dígito. 0 # ? . la segunda. Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un formato numérico.____________ . Notación científica. pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco. si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros. Añade espacios en ceros insignificantes. Punto decimal. ____________ . Separador de millares.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II seleccionar la categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear. Feb). Cian.

entre paréntesis con el $ detrás y con dos decimales siempre. Muestra el nombre del día por completo (Lunes. Por ejemplo. los números negativos se escriben en rojo. es decir que si en la celda hay texto. puedes utilizar el siguiente formato personalizado: $#. llevan el signo del dólares $ delante. Muestra la hora en formato de 12 horas.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II mmmmm d dd ddd dddd yy o yyyy h o hh m o mm s o ss AM/PM Muestra la inicial del mes (E."Cero". Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en azul. Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).00$)[Rojo]. si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas. los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula. DOCENTE: Lic. ese texto desaparecerá. Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23). F).##[Azul]. no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#. Mar).##). Muestra el día como número con ceros (01-31). Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).(0. Muestra el día como número sin ceros (1-31)."" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Enrique Cárdenas Díaz . Muestra el nombre del día como abreviación (Lun. Martes). Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

la continuarán la secuencia de meses. por ejemplo. Tercero. Opciones de Excel Avanzada. el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto para copiar la selección en celdas adyacentes. Por ejemplo si en una celda escribimos “Enero” y luego copiamos esa celda. Marzo… están ya establecidas por defecto. Segundo. Marzo . de la misma manera.. Cuarto. Pues bien. Febrero. Febrero.Autorrelleno Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado. Excel te permite definir la serie o secuencia que desees.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Generación de Series . ingresamos en: Archivo. Opciones. el resultado será: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___________. sin embargo existen varias series de fechas. horas o meses que modificará la operación normal de copiado. DOCENTE: Lic. Para lograrlo. Segundo. Primero. Modificar lista personalizada Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos. Enrique Cárdenas Díaz .. definiremos una nueva serie o secuencia como: Primero. si observamos la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro. celdas copiadas Lo mismo ocurrirá si escribimos el texto “Lunes” y lo copiamos. Estas series: Enero. Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal. Tercero.. separados por una coma.

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OFIMÁTICA EMPRESARIAL II IMPRESIÓN Y CONFIGURACION DE LA HOJA Pasos básicos para la Impresión Para realizar la impresión de nuestras hojas electrónicas. realizaremos los siguientes pasos: 1. a continuación. se mostrará Vista preliminar. Enrique Cárdenas Díaz . Clic en Archivo y en Imprimir y. DOCENTE: Lic.

Para usar esta función. En la vista preliminar. la impresión por una o dos caras. haga clic en Ajuste de escala y seleccione Imprimir hoja en 1 página. Es intuitivo. Se incluyen como ejemplos el número de copias. Enrique Cárdenas Díaz . puede configurar todo tipo de opciones de impresión. porque se puede cambiar el valor mientras se visualiza el artículo a la derecha de la ventana que muestra el aspecto que tendría al imprimirse. 3. el intervalo de páginas. la orientación vertical y el tamaño.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. DOCENTE: Lic. la impresora. Se suele usar una función que reduce automáticamente una tabla de 2 páginas para imprimirla en 1 sola.

En ella encontrarás la pestaña Diseño que te permitirá incluir elementos muy utilizados: la fecha actual. y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página. por ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado. veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de página. etc. el número de página. DISEÑO DE PÁGINA. Ingresamos en VISTA. DISEÑO DE PÁGINA Además.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA Excel 2010 incluye la posibilidad de realizar la edición de la hoja usando una vista semejante al aspecto que tendría al imprimirse. en la cinta de opciones. Así como imágenes. Operaciones Avanzadas para la impresión (Encabezados) Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas. la ruta o nombre del fichero. Enrique Cárdenas Díaz . DOCENTE: Lic. Ingresamos en VISTA.

2. En la hoja de cálculo. haga clic en Establecer área de impresión. DOCENTE: Lic. podemos definir un área de impresión que incluya sólo esa selección. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión. seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. PROCEDIMIENTO 1. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa. Enrique Cárdenas Díaz . sólo se imprimirá esta área. a continuación. en el grupo Configurar página.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Áreas de Impresión Cuando vamos a imprimir una selección específica de la hoja de cálculo con frecuencia. haga clic en Área de impresión y. En la ficha Diseño de página.

el formato condicional fue aplicado en la siguiente tabla Mover celdas utilizando el Mouse Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja. Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. para resaltar las celdas según el valor contenido en ella. seguir los siguientes pasos:  Seleccionar las celdas a mover. para valores que cumplan una determinada condición. etc. Situarse sobre un borde de la selección. arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar el formato condicional e ingresamos en FORMATO CONDICIONAL Por ejemplo. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores. DOCENTE: Lic. sin utilizar el portapapeles. Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.  Situarse sobre un borde de la selección.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Formato Condicional El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda.  El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas. tal como esto: Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado. Enrique Cárdenas Díaz . Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

.Clic en Insertar 2.En la parte inferior de la hoja hay unas barras: hoja1.. Manejo de Libros y Hojas a.. hoja2. La operación de Copiado Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas o valores de una celda para las demás. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.Si en una celda introducimos un texto y realizamos el copiado.-Para Eliminar Hoja 1..OFIMÁTICA EMPRESARIAL II El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas.Clic en hoja de cálculo c..Clic en Eliminar 3. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ b. Enrique Cárdenas Díaz . tal como esto: Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT. Para seleccionar simplemente haga Clic en una de ellas.Para insertar Hoja nueva 1. fila o columna donde se desee Insertar 2.. verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa..Para Insertar Celdas.hoja3. después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ c. Después.Elija la opción deseada.Confirmar la eliminación de la hoja d.. y realizamos el copiado..Para ocultar y des ocultar Hoja 1.Clic en Hoja Aparecerá diferentes opciones Ocultar Mostrar 4. soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.Si en una celda introducimos una formula.Seleccionar la opción deseada e.Si en una celda introducimos un número y realizamos el copiado.Para seleccionar Hoja.Clic en Insertar 3...Clic en Formato 3.... La Operación de Copiado se realiza desde la esquina derecha inferior de la celda.. Filas y columnas 1. b..Clic con el botón Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar 2..Seleccione la celda. a. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ DOCENTE: Lic....Seleccione la hoja a ocultar ejm 2.

se visualizará un menú contextual. Haga un clic en el comando Proteger hoja. Haga un clic derecho sobre el nombre de la hoja que se desea proteger. Los pasos son los siguientes: 1. Excel nos brinda la opción de poderlas proteger. 2.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ Ejemplo Práctico:. observará: DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz . PROTEGER UNA HOJA DE CÁLCULO: Para mayor seguridad de la Hoja de Cálculo en el cuál se encuentra tus tablas y diseños.

Si desea deshabilitar la protección. símbolo que es imposible editar la hoja. 5. Luego de autenticar. 7. Haga clic en Aceptar y Excel le preguntará en otra ventana que introduzca nuevamente la misma contraseña. haga clic en el botón Aceptar. Digite una contraseña para la protección. 4. Digite la contraseña y Acepte. Y listo. visualizará la ventana de error. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 3. DOCENTE: Lic. 6. haga un clic derecho sobre la hoja en mención y presione en la opción Desproteger hoja. ahora intente escribir en cualquier celda de la hoja. como se muestra a continuación.

en lugar de sección de celdas B2:B7. en la barra de formulas. Enrique Cárdenas Díaz . por ejemplo podríamos escribir la formula: =suma(costos) NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos. dicho termino se puede usar en las formulas. Luego que el nombre está establecido. le establecemos el nombre que deseamos. basta con seleccionarlas y luego en en la parte superior.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Nombres de Rango Nosotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por números de referencia. Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente. ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES DOCENTE: Lic. lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. Podemos ver una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla. Para establecer un nombre a un grupo de celdas.

. líneas. símbolos. Con un simple vistazo al gráfico ya podemos tener una idea sobre la tendencia a bajar que muestra la temperatura. Por ejemplo: El gráfico muestra una representación sobre la variación de la temperatura en los meses de Enero a Mayo. colores. Enrique Cárdenas Díaz . Utilidad.Ingresamos en la ficha INSERTAR. texto y un sistema de referencia llamadas coordenadas. CASO 1. Ejemplo: Paso 1. DOCENTE: Lic. sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos. Paso 2. permiten presentar información cuantitativa. allí dispondremos de una gran variedad de modelos o tipos de gráficos estadísticos Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado.. La utilidad De los gráficos es doble. siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información. Creación de un gráfico estadístico. con una combinando de: sombreado. Denominamos “gráficos estadísticos”” a aquellas imágenes que. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos a seleccionar el modelo clásico de Columna.Selección con bloque los datos mismos de la tabla. puntos. ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas. es decir SIN los títulos.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II LOS GRAFICOS ESTADISTICOS Definición.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en dos columnas. es decir solo las celdas A2 hasta B6.. números. sino también para analizarla.

Enrique Cárdenas Díaz . . ingresando a la ficha de PRESENTACION Eliminamos la presentación de la Leyenda para este caso.Cualquier cambio en colores en el grafico. tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar usando el botón derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar.Establecer las Opciones del Grafico. .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Paso 3..Usando el botón derecho del mouse también podemos establecer algunas propiedades adicionales al grafico ya creado. DOCENTE: Lic. Apuntes adicionales. y establecemos los títulos correspondientes.

Enrique Cárdenas Díaz . DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II - Podemos gráfico. cambiar le tipo de - También se nos permite MOVER el grafico para presentarlo como objeto dentro de la misma hoja o como un solo grafico en otra hoja.

Para crear el gráfico correspondiente. CASO 3. es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6. se muestran en la leyenda. seleccionamos la otra parte del bloque: E3 hasta E7. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1. El resto del proceso es el mismo. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1.Cuando los datos se encuentran distantes. Ejemplo: Para crear el gráfico correspondiente. es decir ingresar en la ficha de Insertar y Seleccionar el tipo de grafico deseado. la única diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial. Como se ve en el gráfico. es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en mas de dos columnas. En este caso tendremos que partir seleccionando incluyendo los títulos.. la única diferencia en este caso es el bloque inicial de selección. Los títulos de INGRESOS y también EGERESOS ahora forman parte del gráfico. Ejemplo: Se pretende crear un gráfico estadístico donde se muestren los nombres de los alumnos y sus respectivos PROMEDIOS. DOCENTE: Lic. Seleccionamos el primer bloque de celdas: B3 a B7 Luego manteniendo presionada la tecla CTRL.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II CASO 2. Enrique Cárdenas Díaz .

Enrique Cárdenas Díaz .. 6.Sus hojas Excel desde la web o smartphone.Mejores reportes. ver y editar sus hojas de cálculo en la web! Con “Microsoft Excel Mobile 2010” tiene la versión móvil de Excel que esté adaptada específicamente para su smartphone. Con la nueva característica de minigráficos de Excel 2010. Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos. Posee visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información necesaria. Simplifica y mejor mucho el análisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinámicas. Con “Excel Web App” podrá ampliar su experiencia de Office a la Web. DOCENTE: Lic. Gráficos de datos en celdas..3.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II NOVEDADES EN LA VERSION EXCEL 2010 6.1. 6.2.. Permite publicar. se pueden crear pequeños gráficos en las mismas celdas.

Un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos. independiente de las vistas de gráficos dinámicos. comparta y logre más resultados al trabajar en equipo. así como resaltar aspectos específicos con tan solo unos clics . Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico. 6. La característica de co-creación de Excel Web App le permite editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones. Recopile rápidamente más información de sus gráficos dinámicos. 6.4. Nuevos y más interactivos gráficos dinámicos. Puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo que usted al mismo tiempo.Conéctese.6-. las barras de datos mejoradas. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio.. para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números .5-.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6. Enrique Cárdenas Díaz . DOCENTE: Lic. El formato condicional en Excel 2010 ofrece más control sobre los iconos y estilos.

La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar. compartir.Modele y analice prácticamente cualquier dato de manera eficiente.9.8.7. DOCENTE: Lic.. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y complejas. Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. El complemento PowerPivot para Excel 2010 proporciona una tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta millones de filas. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6.Realice tareas de forma más rápida y sencilla.. 6. Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir análisis prácticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2010. imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos. 6.

clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada. DOCENTE: Lic. más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel. La integración de SharePoint Server 2010 y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización mediante la publicación de hojas de cálculo en la Web.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2010 de 64 bits.Publique y comparta a través de los Servicios de Excel. Analice grandes y complejos conjuntos de datos.10. Cree un panel de inteligencia empresarial y comparta información confidencial de la empresa con sus colegas. el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. 6. Enrique Cárdenas Díaz .

seleccione Valores. 4) Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor). realice lo siguiente: 1) Seleccione un rango de datos. seleccione la primera columna en la que desea ordenar. 5) En la lista Orden. Filtrar los datos 1) Seleccione los datos que desee filtrar. 3) Haga clic en la flecha seleccionar filtros. ascendente o descendente (es decir.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ordenar los datos Para ordenar rápidamente los datos. de menor a mayor o de mayor a menor para los números). 3) Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor). haga clic en Ordenar. Enrique Cárdenas Díaz . Color de celda. 4) En la lista Ordenar según. 3) En la lista Ordenar por. realice lo siguiente: 1) Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar. 2) Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede DOCENTE: Lic. como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas. seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o numérica. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. Color de fuente o Icono de celda. de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien. Para ordenar según un criterio específico. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. haga clic en Filtrar.

AUTOFILTRO La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparación al Excel Clásico (97-2003). desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Veamos las diferencias cuando queremos filtrar una lista usando fechas como criterio. Queremos filtrar la lista para que muestre sólo los nombres de las personas nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963 (es decir. Enrique Cárdenas Díaz . El diálogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por años DOCENTE: Lic. Si usamos Excel 2007 la tarea es bien sencilla.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 4) Para seleccionar según valores. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados. hemos aplicado Autofiltro. entre los años 1962 y 1963). Supongamos esta lista de fechas de nacimientos Como ven.

haciendo un clic en el mes podremos ver los días DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Haciendo clic en el año podemos ver y elegir algún mes en particular A su vez.

La lista desplegable no nos ofrece ningún nivel de agrupación de los datos DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Esto nos permite realizar con facilidad nuestra tarea de filtrar dejando visibles sólo los nacidos en los años 1962 y 1963 y ya está! En Excel 2003 la tarea es menos trivial.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En Excel 2003 usamos criterios personalizados Otro aspecto interesante en Excel 2007 es que al reconocer el tipo de datos de la columna de filtrado. Enrique Cárdenas Díaz . el menú nos ofrece las alternativas relevantes DOCENTE: Lic.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En cambio si queremos filtrar según la columna de Nombres. veremos en el menú "Filtro de Texto" en lugar de "Filtro de Fechas" Otra posibilidad que se ha agregado en Excel 2007 es la posibilidad de filtrar (y también ordenar) por color DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .

Colores similares pueden parecer idénticos a la vista sin serlo de hecho. Las filas restantes contienen los criterios a utilizar. No obstante. tenemos la opción de usar el filtro avanzado de Excel. posiblemente se ocultarán algunas de sus filas). Puede estar en cualquier parte de la hoja. La siguiente lista muestra una lista de los edificios conectados de una importantísima empresa de telecomunicaciones (clic en la imagen para agrandarla). Enrique Cárdenas Díaz . mucho más flexible que aquel. aunque requiere de un poco más de trabajo. siendo recomendable situarla en la parte superior de la lista. Antes de comenzar a utilizarlo. Este un ejemplo sencillo de filtrado que el autofiltro no puede realizar. Recordemos que en el cuadro Autofiltro Personalizado solo podemos establecer dos valores como criterio: En estos casos. para que esté visible en todo momento (si la ponemos al lado de la lista.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Personalmente no creo que sea una buena idea utilizar colores como datos (o "meta-datos"). necesitamos elaborar una tabla de criterios. la primera de las cuales contiene uno o más nombres de campo de la lista (excepto cuando utilizamos criterios calculados. tema de otra nota). tiene sus limitaciones. DOCENTE: Lic. Esta tabla contiene la información que Excel utilizará para filtrar la lista. al filtrar. Consiste en al menos dos filas. Un usuario me pregunta como filtrar una lista de forma que el campo filtrado muestre cuatro valores (criterios). FILTROS AVANZADOS La mayor parte de las veces el autofiltro satisface nuestras necesidades de filtrado.

si queremos que la lista resultante esté en otro rango independiente. en el rango A1:A5.Filtro . damos Aceptar. A1:A5.. activamos la opción Copiar a otro lugar. la flexibilidad y potencia del mismo va mucho más allá.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II La columna E contiene la clave asociada a cada edificio. Sin embargo. filtrar la lista mostrando aquellos campos cuyos valores son superiores al promedio de los mismos. en nuestro caso.Filtro avanzado. Aceptamos el cuadro. escribimos el rango de la tabla de criterios. Estos deben tener exactamente el mismo encabezado que tienen en la lista original. Podemos. Insertamos unas 6 filas para escribir nuestro rango de criterios. En Rango de criterios. como sigue: En este ejemplo. Nos situamos en cualquier celda de la lista y vamos a Datos .. y en Copiar a: escribimos la celda donde queramos que comience la lista. por poner un ejemplo. Hemos visto un ejemplo muy sencillo que ejemplifica el uso del filtro avanzado. Enrique Cárdenas Díaz . Si queremos que los registros filtrados se muestren en la misma ubicación original. simplemente escribimos los valores buscados uno a continuación del otro. mientras que los que están en otra fila los une con el operador O. Tengamos en cuenta que los criterios escritos en una misma fila Excel los une con el operador Y. DOCENTE: Lic. nos aseguramos que el valor de Rango de lista: sea el correcto. C o D. Este será tema de otra nota. Por el contrario. utilizando criterios formulados. El requerimiento es mostrar únicamente aquéllos edificios que tengan clave A. B.

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