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Ofimatica Empresarial II Separata Total-unidad 1

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OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

ESTUDIOS GENERALES UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

SEPARATA DE OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

DOCENTE: LIC. ENRIQUE CÁRDENAS DÍAZ

UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP ESTUDIOS GENERALES

DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

UNIDAD I
FUNDAMENTOS BÁSICOS DEL MANEJO DE LA HOJA DE CÁLCULO

1.1. Iniciar Excel 2010
Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas.  Desde el menú Inicio Inicio – Todos los Programa – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2010

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OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

Ojo ----------- También: Inicio, Buscar: y escribimos

EXCEL + Enter

Excel, es una APLICACIÓN que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc. Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:  Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.  Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene 1´048,576 filas y 16,384 columnas (A, B, C, .. XFD), ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.  Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado.  Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.  Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.  Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

1.2. Requerimientos Office 2010
     Procesador 500 MegaHertz mínimo Memoria RAM 256 mínimo Espacio de Disco duro 1.5 Gb Video: Resolución mínima: 1024 x 768 Pixeles. Sistema Operativo Windows XP SP3 (32 bits) o Windows Vista SP1, Windows 7

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OFIMÁTICA EMPRESARIAL II

1.3. ENTORNO DE TRABAJO (Interfaz Excel 2010)
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Botón Office Barra de Herramientas de acceso rápido Barra de Título Barras de desplazamiento Vista del Documento Área de Trabajo Zoom (Acercar o Alejar) Barra de estado Insertar nueva hoja de cálculo Hojas de Trabajo Filas Columnas Celda activa actual Cinta de Opciones Barra de Fórmulas Asistente para funciones Ayuda   La cinta de Opciones se extiende a lo largo de la parte superior Los comandos relacionados a la cinta de opciones están organizados en grupos.

4 7

1.4. Ingreso y Edición de Datos
En general, son 4 tipos de datos los que podemos ingresar en la Hoja de Excel: a.- Datos de tipo Texto o Alfanuméricos b.- Datos de tipo Numérico o Valores c.- Las Fórmulas o Resultados d.- Fechas y Horas.

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estos datos tienen que ser escritos directamente como tales. Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.. Posteriormente sobre esas fechas se podrá aplicar un formato diferente de presentación. mm/dd/aa dependiendo de la configuración de Windows. Por defecto los datos numéricos se alinean a la: dato numérico NO valido: DERECHA de lo contrario. Cuando se divide un número por cero. nombres propios.Son aquellos que expresan cantidad.DATOS NUMERICOS. las fórmulas en Excel se inician por lo general con el signo igual =y luego las operaciones correspondientes: Por Ejemplo: = A2 + A5 = g7 /(h5+r8) d.. DOCENTE: Lic. Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.. se puede usar la combinación de teclas ALT ENTER. Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto..FORMULAS O RESULTADOS. TIPOS DE ERRORES COMUNES ##### #¡NUM! #¡DIV/0! #¿NOMBRE? #N/A #¡REF! #¡NUM! Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.. Enrique Cárdenas Díaz ..Son aquellos que indican títulos. es decir pueden están formados por letras o combinación de letras y números.FECHAS. como puede ser sumar textos.. Se produce cuando una referencia de celda no es válida.Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o también podría ser. b. apellidos o direcciones. Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Truco: Para poder escribir dos o más líneas dentro de una misma celda. nos significa que es un c.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo Típico: a..Para obtener los resultados.DATOS TEXTO / ALFANUMERICO. es decir NO acompañarlos de ningún texto o símbolo adicional.

nombres. Movimiento a través de la Hoja de Cálculo MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa Ir a la celda indicada TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA F5 FORMULAS Y FUNCIONES Ingreso de una formula (Operadores Aritméticos) Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes. referencias a otras celdas. u operadores. Las fórmulas por lo general empezaran con el signo correspondientes con las celdas a operar. funciones. indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos.Operador de rango indicado por dos puntos (:). En Excel pueden ser: . Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA. Ejemplo: A1:G5 DOCENTE: Lic. Ejemplo: + .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II #¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan 1. se emplea para indicar un rango de celdas. Enrique Cárdenas Díaz .* / % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. TIPOS DE OPERADORES: = y luego los operadores aritméticos OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos.5. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.

7. 5. La fórmula multiplica 2 por 3 y. la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. según el orden específico de cada operador de la fórmula.Operador de unión indicado por una coma (. Ejemplo: A1. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha. Excel sumará 5 y 2 y. multiplicará el resultado por 3. Por ejemplo.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II . Enrique Cárdenas Díaz . =(B4+25)/SUMA(D5:F5) DOCENTE: Lic. Si se combinan varios operadores en una única fórmula. Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. 8. si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis. Operador : (dos puntos) . Orden 1. escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo. suma 5 al resultado. los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5. con lo que se obtiene 21. (punto y coma) – % ^ *y/ +y& = <> <= >= <> Descripción Operadores de referencia Negación (como en –1) Porcentaje Exponenciación Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación. a continuación. une los valores de dos o más celdas. 6. E5 y F5. =5+2*3 Por el contrario. Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. 3. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo. 4. El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. separados por operadores de cálculo. 2. si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división). a continuación. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos).).G5 PRIORIDAD / ORDEN EN LOS OPERADORES Las fórmulas calculan los valores en un orden específico.

la celda o dato B14 NO cambiara.5 En consecuencia la formula creada es errónea o nos traería problemas pues dice: B5-B14… y al momento de arrastrar para el copiado resultarían las formulas B5-B15 B6-B16 y así sucesivamente. se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. se cambia la referencia. De forma predeterminada. determina la celda B14 como una celda Absoluta o Fija. Fórmula copiada con referencia relativa En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. la referencia se ajusta automáticamente. Enrique Cárdenas Díaz . como $A$1. se ajusta automáticamente de =A1 a =A2. Por ejemplo. El valor de descuento General B14 es único para todos los empleados. si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado. Si se copia la fórmula en filas o columnas. Ahora presentamos un caso especial: Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado. siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. mixtas y externas Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. Este signo dólar. la referencia DOCENTE: Lic. como A1. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. El procedimiento correcto para crear la formula será: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos dólar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente. Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. 23.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Referencias Absolutas y Relativas Referencias relativas. absolutas.

Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una fórmula de un libro dependiente a través de una referencia externa. Enrique Cárdenas Díaz . depende de los datos de los otros libros. Por ejemplo. Excel permite varios tipos de referencias en sus fórmulas:    Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo. Por ejemplo. se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.xls]Enero'!A12haría referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1. Imagínate una empresa con tres sucursales. las cuales llevan por separado una serie de hojas. permanece invariable en dichas celdas =$A$1. si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3. Referencia Externa Excel permite utilizar en sus fórmulas referencias a otras celdas. Por ejemplo. por lo tanto. Libro independiente: un libro que contiene vínculos con otros libros y. etc. A veces es más práctico dividir el trabajo en pequeños libros y posteriormente unirlos en uno. Fórmula copiada con referencia absoluta Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa. De forma predeterminada. las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. o una fila absoluta y una columna relativa. la referencia absoluta no se ajusta. etc. En un momento dado. la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas. se ajusta de =A$1 a =B$1. interesaría unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen. hojas o incluso libros de trabajo.xls que está guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C: DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II absoluta permanece invariable. Fórmulas copiadas con referencia mixta. Si se copia la fórmula en filas o columnas. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula. la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. $B1. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1. Si se copia la fórmula en filas o columnas. si copia una referencia absoluta de la celda C3 a la celda C4 y C5. B$1.

. crea la siguiente hoja: 5.Crea la siguiente tabla en un libro nuevo: 2. .. 1.xls DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ejemplo práctico.xlsx]Hoja1!B7) 7..En un nuevo libro de trabajo.-Sitúate en la celda B4.-Graba el libro con el nombre: empresa2.-Escribe la fórmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos). Cerrar) 4. 8. (Archivo. Enrique Cárdenas Díaz .-Realiza el mismo procedimiento en las celdas B5 y B6.Cierra el libro de trabajo. automáticamente se configurará la ruta =[empresa1..Guarda el libro con el nombre: Empresa1 3. 6.

1.Selección de una fila Para seleccionar una fila entera hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. Enrique Cárdenas Díaz . La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca.Operaciones Básicas de Edición 2. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación.Selección de una hoja entera Para seleccionar toda la hoja. pulsamos el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar.2.Selección de una columna Para seleccionar una columna entera hay que situar el cursor sobre la letra superior correspondiente a la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste....-Selección de Celdas Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 20010. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. d.. tal como: Selección de una celda Para seleccionar una única celda solo tenemos que realizar clic sobre esa celda.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II FORMATO Y MANEJO DE HOJAS 2. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar de la una DOCENTE: Lic..Selección de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes. c. Tenemos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. b. presionamos clic sobre el indicativo columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. a.

B2:B6 y además D2:D4 Para lograrlo. El resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. = Igual a > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto de c. de texto y de referencia para lograr los resultados o respuestas que esperamos en la hoja de cálculo. Y con la combinación SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa Finalmente CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora..-Operadores de comparación Permite comparar entre si dos valores.Operador de concatenación de texto Se utiliza para unir o concatenar una o varias cadenas de texto. resta o multiplicación. celdas no contiguas... primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se mantienes presionada la tecla CTRL antes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4. a.Operadores aritméticos Se usan para realizar las operaciones matemáticas como suma.Operadores de Excel Excel utiliza operadores aritméticos. Truco: Para seleccionar toda una columna entera. no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. de comparación.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II hoja. & ampersand / Concatenar Ejemplo: (“Música”&” Ligera” produce el nuevo valor “Música Ligera”) DOCENTE: Lic. Se han seleccionado de una sola vez el conjunto de celdas.3. nos situamos en cualquier lugar de la columna y luego usamos la combinación de teclas CTRL Barra Espaciadora. La selección de celdas No siempre será contigua o adyacente. Por ejemplo como se en la gráfica a continuación. (Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas). Selecciona Toda la Hoja. + Suma Resta * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponenciación b. 2. e.Selección especial. Enrique Cárdenas Díaz .

de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. e ingresamos en FORMATO DE CELDAS: Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeño botón que presenta la ficha de Alineación en su zona inferior derecha.. De una u otra manera ingresamos en la siguiente Pantalla de diálogo.4. seleccionamos las celdas y sobre ellas usamos el botón derecho del mouse. Para establecer el Formato a una celda o grupo de celdas. Enrique Cárdenas Díaz .Formato de Celda Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. DOCENTE: Lic.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .

Enrique Cárdenas Díaz . Para cubrir esta necesidad Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados .5. Para crear un formato personalizado debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas. pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel..OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. y luego DOCENTE: Lic.Formato Personalizado Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos.

Verde. si el número vale cero. Rojo y Amarillo. primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato. Muestra el carácter en el color especificado. pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco. Enrique Cárdenas Díaz . Muestra el mes como número con ceros (01-12). No necesitan comillas. la segunda. 0 # ? . la tercera. Punto decimal. Verde. Azul. Muestra el siguiente carácter en el formato. la cuarta si la celda contiene texto. Reserva un dígito. Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda. % . Símbolo porcentual. n puede ser un número entre 0 y 56. (punto y coma). Muestra estos caracteres. Añade espacios en ceros insignificantes. Separador de millares. ____________ La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo. Para definir un formato de número personalizado. DOCENTE: Lic. Permite escoger tu pròpio criterio para cada sección de un formato numérico. Reserva un dígito para un número. Feb). Cian. E. Puede ser Negro.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II seleccionar la categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear. Espacio reservado para texto. Muestra el correspondiente color de la paleta de colores. El formato se compone de cuatro secciones separadas por . ____________ . si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros. Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene. Notación científica. ____________ . si el número es negativo.E+ e. Deja un espacio Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.____________ . Muestra el mes como número sin ceros (1-12). Febrero). Magenta. Muestra el nombre del mes por completo (Enero.e+ $-+/() \ * _ "texto" @ [color] [color n] [valor condicion] m mm mmm mmmm Reserva un dígito para un número.

"" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección.(0. Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999). Mar). Muestra el día como número sin ceros (1-31). ese texto desaparecerá.##[Azul]. los números negativos se escriben en rojo. los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula. es decir que si en la celda hay texto.##). Enrique Cárdenas Díaz . Muestra el día como número con ceros (01-31)."Cero". puedes utilizar el siguiente formato personalizado: $#.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II mmmmm d dd ddd dddd yy o yyyy h o hh m o mm s o ss AM/PM Muestra la inicial del mes (E. llevan el signo del dólares $ delante. DOCENTE: Lic. Muestra el nombre del día como abreviación (Lun. Muestra la hora en formato de 12 horas. Martes). entre paréntesis con el $ detrás y con dos decimales siempre. si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas.00$)[Rojo]. no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#. Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23). Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en azul. F). Por ejemplo. Muestra el nombre del día por completo (Lunes. Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

. Cuarto. Tercero. ingresamos en: Archivo. separados por una coma.. Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal. Marzo . Por ejemplo si en una celda escribimos “Enero” y luego copiamos esa celda. Segundo. Primero. Modificar lista personalizada Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos. Marzo… están ya establecidas por defecto. Tercero. de la misma manera.Autorrelleno Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado. Febrero. Opciones.. el resultado será: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___________. Opciones de Excel Avanzada. el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos visto para copiar la selección en celdas adyacentes. Pues bien. Para lograrlo. la continuarán la secuencia de meses. Excel te permite definir la serie o secuencia que desees. Enrique Cárdenas Díaz . definiremos una nueva serie o secuencia como: Primero.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Generación de Series . sin embargo existen varias series de fechas. por ejemplo. Febrero. horas o meses que modificará la operación normal de copiado. DOCENTE: Lic. Estas series: Enero. celdas copiadas Lo mismo ocurrirá si escribimos el texto “Lunes” y lo copiamos. si observamos la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro. Segundo.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .

Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II IMPRESIÓN Y CONFIGURACION DE LA HOJA Pasos básicos para la Impresión Para realizar la impresión de nuestras hojas electrónicas. realizaremos los siguientes pasos: 1. DOCENTE: Lic. Clic en Archivo y en Imprimir y. a continuación. se mostrará Vista preliminar.

haga clic en Ajuste de escala y seleccione Imprimir hoja en 1 página. Se suele usar una función que reduce automáticamente una tabla de 2 páginas para imprimirla en 1 sola. la impresión por una o dos caras. el intervalo de páginas. Es intuitivo. DOCENTE: Lic. la orientación vertical y el tamaño. porque se puede cambiar el valor mientras se visualiza el artículo a la derecha de la ventana que muestra el aspecto que tendría al imprimirse. Enrique Cárdenas Díaz . Se incluyen como ejemplos el número de copias. la impresora. Para usar esta función. puede configurar todo tipo de opciones de impresión.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 2. 3. En la vista preliminar.

por ejemplo para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado. Ingresamos en VISTA. DISEÑO DE PÁGINA. En ella encontrarás la pestaña Diseño que te permitirá incluir elementos muy utilizados: la fecha actual. veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de página.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA Excel 2010 incluye la posibilidad de realizar la edición de la hoja usando una vista semejante al aspecto que tendría al imprimirse. el número de página. en la cinta de opciones. DOCENTE: Lic. la ruta o nombre del fichero. Operaciones Avanzadas para la impresión (Encabezados) Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas. Así como imágenes. etc. Ingresamos en VISTA. Enrique Cárdenas Díaz . DISEÑO DE PÁGINA Además. y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página.

DOCENTE: Lic. podemos definir un área de impresión que incluya sólo esa selección. 2. En la hoja de cálculo. PROCEDIMIENTO 1. sólo se imprimirá esta área. Cuando imprima la hoja de cálculo después de haber definido un área de impresión. Puede agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario y puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa. haga clic en Área de impresión y.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Áreas de Impresión Cuando vamos a imprimir una selección específica de la hoja de cálculo con frecuencia. seleccione las celdas que desee definir como el área de impresión. Enrique Cárdenas Díaz . a continuación. En la ficha Diseño de página. en el grupo Configurar página. haga clic en Establecer área de impresión.

Situarse sobre un borde de la selección.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Formato Condicional El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda. arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. etc. para valores que cumplan una determinada condición. el formato condicional fue aplicado en la siguiente tabla Mover celdas utilizando el Mouse Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja. DOCENTE: Lic. tal como esto: Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado. seguir los siguientes pasos:  Seleccionar las celdas a mover.  Situarse sobre un borde de la selección. Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas. sin utilizar el portapapeles.  El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas. para resaltar las celdas según el valor contenido en ella. Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar el formato condicional e ingresamos en FORMATO CONDICIONAL Por ejemplo. Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Enrique Cárdenas Díaz . El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores.

OFIMÁTICA EMPRESARIAL II El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas.Elija la opción deseada. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ b.Para ocultar y des ocultar Hoja 1. Filas y columnas 1.Si en una celda introducimos un número y realizamos el copiado. después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado. La operación de Copiado Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas o valores de una celda para las demás..Para Insertar Celdas. y realizamos el copiado. hoja2.Clic con el botón Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar 2.Clic en Insertar 3. Para seleccionar simplemente haga Clic en una de ellas.. tal como esto: Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT.. soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.. verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.Seleccione la celda...Clic en Formato 3. b.Para seleccionar Hoja. La Operación de Copiado se realiza desde la esquina derecha inferior de la celda..En la parte inferior de la hoja hay unas barras: hoja1.Si en una celda introducimos una formula.Confirmar la eliminación de la hoja d. a..Clic en Hoja Aparecerá diferentes opciones Ocultar Mostrar 4.Clic en Insertar 2.-Para Eliminar Hoja 1.Seleccione la hoja a ocultar ejm 2.. fila o columna donde se desee Insertar 2... Enrique Cárdenas Díaz ..Clic en Eliminar 3.. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT...hoja3.Si en una celda introducimos un texto y realizamos el copiado.Para insertar Hoja nueva 1. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ c.. Después.. Manejo de Libros y Hojas a.Seleccionar la opción deseada e. resultara: _ __ __ __ __ __ __ __ DOCENTE: Lic..Clic en hoja de cálculo c...

Los pasos son los siguientes: 1. Haga un clic derecho sobre el nombre de la hoja que se desea proteger. Haga un clic en el comando Proteger hoja. se visualizará un menú contextual. Excel nos brinda la opción de poderlas proteger. 2. observará: DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz . PROTEGER UNA HOJA DE CÁLCULO: Para mayor seguridad de la Hoja de Cálculo en el cuál se encuentra tus tablas y diseños.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _ Ejemplo Práctico:.

como se muestra a continuación.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 3. DOCENTE: Lic. ahora intente escribir en cualquier celda de la hoja. Y listo. haga un clic derecho sobre la hoja en mención y presione en la opción Desproteger hoja. Digite una contraseña para la protección. Luego de autenticar. Si desea deshabilitar la protección. Enrique Cárdenas Díaz . 6. 5. 7. símbolo que es imposible editar la hoja. Haga clic en Aceptar y Excel le preguntará en otra ventana que introduzca nuevamente la misma contraseña. haga clic en el botón Aceptar. visualizará la ventana de error. 4. Digite la contraseña y Acepte.

Por eso Excel nos facilita un poco las cosas permitiendo que podamos ponerles nombre a las celdas y a las fórmulas para así identificarlas más fácilmente. basta con seleccionarlas y luego en en la parte superior. lo vemos todo mucho más claro e intuitivo. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Nombres de Rango Nosotros los humanos estamos más acostumbrados a nombrar las cosas por su nombre que por números de referencia. dicho termino se puede usar en las formulas. Para establecer un nombre a un grupo de celdas. le establecemos el nombre que deseamos. en la barra de formulas. Luego que el nombre está establecido. en lugar de sección de celdas B2:B7. ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES DOCENTE: Lic. por ejemplo podríamos escribir la formula: =suma(costos) NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos. Podemos ver una fórmula relativamente sencilla pero si contiene muchas referencias nos puede costar interpretarla.

Enrique Cárdenas Díaz .Selección con bloque los datos mismos de la tabla. es decir solo las celdas A2 hasta B6. allí dispondremos de una gran variedad de modelos o tipos de gráficos estadísticos Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado. sino que también constituyen por sí mismos una poderosa herramienta para el análisis De los datos. Paso 2. DOCENTE: Lic. Por ejemplo: El gráfico muestra una representación sobre la variación de la temperatura en los meses de Enero a Mayo. números. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos a seleccionar el modelo clásico de Columna.Ingresamos en la ficha INSERTAR.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II LOS GRAFICOS ESTADISTICOS Definición.. Utilidad. Ejemplo: Paso 1. es decir SIN los títulos. símbolos.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en dos columnas. colores. ya que pueden servir no sólo como sustituto a las tablas. La utilidad De los gráficos es doble. con una combinando de: sombreado. sino también para analizarla. líneas. puntos. Con un simple vistazo al gráfico ya podemos tener una idea sobre la tendencia a bajar que muestra la temperatura. siendo en ocasiones el medio más efectivo no sólo para describir y resumir la información. Denominamos “gráficos estadísticos”” a aquellas imágenes que. Creación de un gráfico estadístico. CASO 1. permiten presentar información cuantitativa... texto y un sistema de referencia llamadas coordenadas.

DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Paso 3. Apuntes adicionales.Establecer las Opciones del Grafico. . tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar usando el botón derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar. y establecemos los títulos correspondientes.Cualquier cambio en colores en el grafico. Enrique Cárdenas Díaz .. ingresando a la ficha de PRESENTACION Eliminamos la presentación de la Leyenda para este caso. .Usando el botón derecho del mouse también podemos establecer algunas propiedades adicionales al grafico ya creado.

DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II - Podemos gráfico. cambiar le tipo de - También se nos permite MOVER el grafico para presentarlo como objeto dentro de la misma hoja o como un solo grafico en otra hoja.

la única diferencia en este caso es el bloque inicial de selección. se muestran en la leyenda. Ejemplo: Se pretende crear un gráfico estadístico donde se muestren los nombres de los alumnos y sus respectivos PROMEDIOS. Como se ve en el gráfico. es decir ingresar en la ficha de Insertar y Seleccionar el tipo de grafico deseado.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II CASO 2. DOCENTE: Lic. es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial. Ejemplo: Para crear el gráfico correspondiente. Los títulos de INGRESOS y también EGERESOS ahora forman parte del gráfico. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1. seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1.Cuando los datos se encuentran distantes. Para crear el gráfico correspondiente. El resto del proceso es el mismo. es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6.Cuando los datos se encuentran próximos y están formados en mas de dos columnas. Seleccionamos el primer bloque de celdas: B3 a B7 Luego manteniendo presionada la tecla CTRL. En este caso tendremos que partir seleccionando incluyendo los títulos. seleccionamos la otra parte del bloque: E3 hasta E7. Enrique Cárdenas Díaz . CASO 3.. la única diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial.

Permite publicar.Mejores reportes. Gráficos de datos en celdas.2.3. DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz . se pueden crear pequeños gráficos en las mismas celdas. ver y editar sus hojas de cálculo en la web! Con “Microsoft Excel Mobile 2010” tiene la versión móvil de Excel que esté adaptada específicamente para su smartphone. Posee visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información necesaria.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II NOVEDADES EN LA VERSION EXCEL 2010 6. 6.1. 6. Con “Excel Web App” podrá ampliar su experiencia de Office a la Web. Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos. Con la nueva característica de minigráficos de Excel 2010. Simplifica y mejor mucho el análisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinámicas..Sus hojas Excel desde la web o smartphone...

6. comparta y logre más resultados al trabajar en equipo. Puede ver quién está trabajando con la misma hoja de cálculo que usted al mismo tiempo. independiente de las vistas de gráficos dinámicos. así como resaltar aspectos específicos con tan solo unos clics . Un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio.5-.6-.Conéctese. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico. Recopile rápidamente más información de sus gráficos dinámicos. las barras de datos mejoradas.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6.. para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números . Nuevos y más interactivos gráficos dinámicos. El formato condicional en Excel 2010 ofrece más control sobre los iconos y estilos. Enrique Cárdenas Díaz . La característica de co-creación de Excel Web App le permite editar simultáneamente una misma hoja de cálculo con otras personas desde diferentes ubicaciones. 6.4. DOCENTE: Lic.

La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar. Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y complejas. El complemento PowerPivot para Excel 2010 proporciona una tecnología innovadora como la integración simplificada de datos desde múltiples orígenes y la manipulación inmediata de grandes conjuntos de datos con hasta millones de filas. 6.9.. imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos. compartir..Modele y analice prácticamente cualquier dato de manera eficiente. 6.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 6. Los usuarios profesionales pueden publicar y compartir análisis prácticamente sin esfuerzo mediante Microsoft SharePoint Server 2010.7.8. Enrique Cárdenas Díaz .Realice tareas de forma más rápida y sencilla. DOCENTE: Lic.

Analice grandes y complejos conjuntos de datos. clientes y socios de negocio en un entorno con seguridad mejorada.Publique y comparta a través de los Servicios de Excel.10. Cree un panel de inteligencia empresarial y comparta información confidencial de la empresa con sus colegas.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2010 de 64 bits. más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel. 6. Enrique Cárdenas Díaz . La integración de SharePoint Server 2010 y los Servicios de Excel permite a los usuarios avanzados compartir análisis y resultados con toda la organización mediante la publicación de hojas de cálculo en la Web. el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. DOCENTE: Lic.

3) Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor). 5) En la lista Orden. 2) Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar. Enrique Cárdenas Díaz . haga clic en Filtrar. Filtrar los datos 1) Seleccione los datos que desee filtrar. seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o numérica. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Para ordenar según un criterio específico. realice lo siguiente: 1) Seleccione un rango de datos. El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas. seleccione la primera columna en la que desea ordenar. ascendente o descendente (es decir. Color de fuente o Icono de celda. 4) En la lista Ordenar según. de menor a mayor o de mayor a menor para los números). seleccione Valores. en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede DOCENTE: Lic. Color de celda. de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien. como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna).OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Ordenar los datos Para ordenar rápidamente los datos. 4) Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor). haga clic en Ordenar. 3) Haga clic en la flecha seleccionar filtros. 2) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. realice lo siguiente: 1) Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. 3) En la lista Ordenar por.

Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Supongamos esta lista de fechas de nacimientos Como ven. Si usamos Excel 2007 la tarea es bien sencilla. El diálogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por años DOCENTE: Lic. Veamos las diferencias cuando queremos filtrar una lista usando fechas como criterio. Queremos filtrar la lista para que muestre sólo los nombres de las personas nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963 (es decir. entre los años 1962 y 1963). Enrique Cárdenas Díaz . hemos aplicado Autofiltro.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II 4) Para seleccionar según valores. desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados. AUTOFILTRO La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparación al Excel Clásico (97-2003).

haciendo un clic en el mes podremos ver los días DOCENTE: Lic. Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Haciendo clic en el año podemos ver y elegir algún mes en particular A su vez.

La lista desplegable no nos ofrece ningún nivel de agrupación de los datos DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Esto nos permite realizar con facilidad nuestra tarea de filtrar dejando visibles sólo los nacidos en los años 1962 y 1963 y ya está! En Excel 2003 la tarea es menos trivial. Enrique Cárdenas Díaz .

el menú nos ofrece las alternativas relevantes DOCENTE: Lic.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En Excel 2003 usamos criterios personalizados Otro aspecto interesante en Excel 2007 es que al reconocer el tipo de datos de la columna de filtrado. Enrique Cárdenas Díaz .

Enrique Cárdenas Díaz .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II En cambio si queremos filtrar según la columna de Nombres. veremos en el menú "Filtro de Texto" en lugar de "Filtro de Fechas" Otra posibilidad que se ha agregado en Excel 2007 es la posibilidad de filtrar (y también ordenar) por color DOCENTE: Lic.

tema de otra nota). Antes de comenzar a utilizarlo. Consiste en al menos dos filas. Colores similares pueden parecer idénticos a la vista sin serlo de hecho. tenemos la opción de usar el filtro avanzado de Excel. tiene sus limitaciones.OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Personalmente no creo que sea una buena idea utilizar colores como datos (o "meta-datos"). posiblemente se ocultarán algunas de sus filas). Enrique Cárdenas Díaz . La siguiente lista muestra una lista de los edificios conectados de una importantísima empresa de telecomunicaciones (clic en la imagen para agrandarla). para que esté visible en todo momento (si la ponemos al lado de la lista. Puede estar en cualquier parte de la hoja. Esta tabla contiene la información que Excel utilizará para filtrar la lista. Las filas restantes contienen los criterios a utilizar. Recordemos que en el cuadro Autofiltro Personalizado solo podemos establecer dos valores como criterio: En estos casos. mucho más flexible que aquel. No obstante. la primera de las cuales contiene uno o más nombres de campo de la lista (excepto cuando utilizamos criterios calculados. necesitamos elaborar una tabla de criterios. al filtrar. FILTROS AVANZADOS La mayor parte de las veces el autofiltro satisface nuestras necesidades de filtrado. aunque requiere de un poco más de trabajo. Este un ejemplo sencillo de filtrado que el autofiltro no puede realizar. Un usuario me pregunta como filtrar una lista de forma que el campo filtrado muestre cuatro valores (criterios). DOCENTE: Lic. siendo recomendable situarla en la parte superior de la lista.

escribimos el rango de la tabla de criterios.Filtro avanzado. como sigue: En este ejemplo.. Insertamos unas 6 filas para escribir nuestro rango de criterios. El requerimiento es mostrar únicamente aquéllos edificios que tengan clave A. Hemos visto un ejemplo muy sencillo que ejemplifica el uso del filtro avanzado. Este será tema de otra nota. Si queremos que los registros filtrados se muestren en la misma ubicación original. activamos la opción Copiar a otro lugar. Estos deben tener exactamente el mismo encabezado que tienen en la lista original. Enrique Cárdenas Díaz . filtrar la lista mostrando aquellos campos cuyos valores son superiores al promedio de los mismos. Por el contrario. simplemente escribimos los valores buscados uno a continuación del otro. Tengamos en cuenta que los criterios escritos en una misma fila Excel los une con el operador Y. damos Aceptar. si queremos que la lista resultante esté en otro rango independiente. Nos situamos en cualquier celda de la lista y vamos a Datos .OFIMÁTICA EMPRESARIAL II La columna E contiene la clave asociada a cada edificio. C o D. mientras que los que están en otra fila los une con el operador O. y en Copiar a: escribimos la celda donde queramos que comience la lista. Sin embargo. utilizando criterios formulados. en nuestro caso. la flexibilidad y potencia del mismo va mucho más allá. por poner un ejemplo.. Aceptamos el cuadro. nos aseguramos que el valor de Rango de lista: sea el correcto.Filtro . DOCENTE: Lic. Podemos. En Rango de criterios. en el rango A1:A5. A1:A5. B.

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