1 Universidad Mariano Glvez Facultad de Ingeniera Curso: Comunicacin Oral y Escrita Catedrtica: Licda.

Ixmucan de Chamal Segundo semestre Ao 2012 III UNIDAD COMUNICACIN ESCRITA

TEMA # 9

COMUNICACIN ESCRITA EMPRESARIAL

Una de las funciones de un empresario es generar documentos de uso interno y externo, y aunque cuenta con el apoyo de asistentes y secretarias, el contenido y la redaccin de dicha documentacin son responsabilidad de quien los firma. La imagen de una empresa depende en gran parte de la seriedad y la eficiencia de los mensajes que comunica, por lo que se hace necesario poner especial cuidado en el proceso estructural de los documentos, tanto en el aspecto interno: Objetivo, Destinatario, Asunto y Seleccin y jerarquizacin del contenido; Ordenamiento, Lenguaje, Tono y Estilo.

As como en el aspecto externo:

Los documentos que mas se utilizan en el mbito empresarial son: la carta comercial, el oficio y el memorando.

2 LA CARTA COMERCIAL Es la comunicacin formal que se establece entre dos personas o firmas comerciales, cuyo objetivo es el tratamiento de asuntos propios del comercio como: cobros, venta, compra, pedidos, presentacin, agradecimiento, recomendacin, etc. La carta comercial establece comunicacin nicamente con destinatarios externos. Para su elaboracin, primero se crea el documento siguiendo en proceso estructural interno (Objetivo, destinatario, asunto y seleccin y jerarquizacin del contenido); luego se organiza el contenido con base en una introduccin, un desarrollo y cierre, donde cada seccin se delimita por prrafos. Esta estructura debe enfocarse hacia el propsito primordial de la carta comercial, por lo tanto deben considerarse los siguientes propsitos: a.) Captar el inters del lector desde el primer prrafo. b.) Presentar la informacin con toda claridad (revisar y corregir la redaccion, la precision en el empleo de palabras y expresiones adecuadas y la ortografia. c.) Otorgar mas importancia a los aspectos positivos. (Cuando se necesita comunicar algo negativo se debe suavizar mediante el empleo de expresiones positivas y cordiales). d.) Concluir con una despedida adecuada y oportuna pues el cierre es tan importante como su inicio. Este final debe ser efectivo, categorico y sincero. Formato o distribucin de los elementos de una carta comercial: 1. MEMBRETE: Incluye el logotipo, la razon social y el domicilio. 2. LUGAR Y FECHA: Ubicado en la parte superior derecha. 3. DATOS DEL DESTINATARIO: Ubicados debajo de la fecha pero en el lado izquierdo, incluyen: tratamiento (Sr. Sra. Dr. Lic. Ing., etc), nombre, cargo del destinatario, nombre de la empresa o institucin y domicilio de la institucin. 4. SALUDO O VOCATIVO: Nunca debe omitirse pues es un acercamiento de cortesia con el destinatario (Distinguido Ing. Quevedo).

3 5. CUERPO DE LA CARTA: que contiene el mensaje que se quiere transmitir, estructurado en introduccin, desarrollo y conclusin o cierre. 6. DESPEDIDA: Es la expresin de cortesia que antecede a la firma, Ej. Atentamente, cordialmente, sinceramente, afectuosamente. 7. FIRMA: Contiene el nombre y cargo de la persona que firma la carta. 8. INICIALES DE IDENTIFICACION: Sirven para identificar a la persona que dicto la carta y a la persona que la escribio. 9. ANEXOS: Cuando la carta va acompaada por algun documento adicional se debe indicar especificando el tipo y los ejemplares que se incluyen. Ej: Anexo 1: Cheque y cuatro facturas. Anexo 2: Catalogo. Anexo 3: Contrato.

EL OFICIO
Es un documento que se emplea para el tratamiento de asuntos como: comisiones, nombramientos, notificaciones, solicitudes, aclaraciones, etc., dentro de las dependencias gubernamentales. A traves del oficio se puede establecer la comunicacin no solo entre personas, sino tambin entre departamentos de una institucin. Es un documento cuya caracteristica primordial es la sobriedad del estilo. Su objetivo es informar de hechos, regularizar una situacin, agilizar un tramite, etc. La circulacin del oficio puede ser interna cuando se establece la comunicacin entre diferentes dependencias, oficinas y departamentos dentro de la misma organizacin, o bien, externa cuando se establece relacin con otras instituciones o entidades. Formato o distribucin de los elementos de un oficio 1. MEMBRETE: Nombre de la dependencia, escudo nacional o el de la dependencia.

4 2. 3. 4. 5. 6. IDENTIFICACION DEL OFICIO: Nombre de administrativa que gira el oficio y el numero del oficio. ASUNTO: Es la sntesis del contenido. FECHA. IDENTIFICACION DEL DESTINATARIO: Nombre, cargo oficial, domicilio de la dependencia, presente (expresin de apelacin) TEXTO: Que incluye: Antecedentes del asunto (se inicia con la referencia, es decir, numero y fecha de expediente), cuerpo o desarrollo y fin o conclusin. FRASE DE CORTESIA: Atentamente. LEMA: Es la frase que emplean las instituciones publicas y privadas para expresar sus ideales o filosofia. Ej. Y la verdad os hara libres. ANTEFIRMA: Se anota el nombre completo de quien suscribe el oficio y el puesto que desempea. la oficina

7. 8.

9.

10. FIRMA: Debe ser original en cada copia del oficio. 11. ANEXOS: Es igual que en la carta comercial. 12. c.c.p: Con copia para porque en los oficios se incluye la relacin de los nombres de las personas a quienes se les manda copia del documento. Despues de la abreviatura c.c.p. se escribe el nombre del destinatario y el cargo que desempea.

EL MEMORANDO
Es una comunicacin de carcter interno que puede ser emitida por cualquier miembro de una empresa o institucin, que va dirigida a cualquiera de los niveles jerarquicos de la organizacin. Por tratarse de un documento interno no necesita todos los elementos que incluye una carta o un oficio, su formato es funcional y practico y los mensajes que se transmiten son breves, concisos y sencillos. Se escriben en hojas media carta. Sus elementos son: 1. Membrete.

5 2. La expresin MEMORANDO O MEMORANDUM. 3. Fecha (abreviada). 4. Destinatario: PARA: 5. Remitente: DE: 6. Asunto. 7. Mensaje. 8. Firma o iniciales. 9. Anexo (si es necesario). 10. Instrucciones para su distribucin (si es necesario).

CURRICULUM VITAE
Es la relacin ordenada de los datos personales, academicos y profesionales que califican a una persona para una determinada pretensin, ya sea laboral, academica o de investigacin. Curriculum Vitae es una locucin latina cuyo significado es carrera de la vida, su forma plural es currcula, tambin se pueden usar las formas castellanizadas de curriculo y el plural curriculos. No existe una regla de defina el orden de presentacion de los datos del curriculum, exceptuando los datos personales que siempre se colocan al principio. Los aspectos esenciales son: Datos personales, La formacin academica, La experiencia profesional y Actividades con reconocimiento curricular.

Ejemplo:

6 CURRICULUM VITAE I DATOS PERSONALES

Nombre: Lugar y fecha de nacimiento: Nacionalidad: Estado civil: Domicilio y No. De telefono: II ESCOLARIDAD Primaria: Secundaria: Diversificado: Carrera tecnica: Titulo obtenido: (fecha) Licenciatura: (periodo) Titulo obtenido: (fecha) Posgrado: (periodo) Grado obtenido: (fecha) Especializacion o diplomados (periodo) Otros estudios (fecha) Idiomas: xxxxxxx 100%; xxxxxxx 80%; xxxxxxx 50%; xxxxxxx comprensin de lectura. (periodo)

7 III DESARROLLO PERSONAL (periodo) (nombre de la empresa o institucin) (domicilio) (cargo desempeado) (actividades y logros realizados) Xxxxxx xxxxxx Xxxxxx xxxxxx Xxxxxx xxxxxx

(periodo) (nombre de la empresa o institucin) (domicilio) (cargo desempeado) (actividades y logros realizados) Xxxxxx xxxxxx Xxxxxx xxxxxx Xxxxxx xxxxxx

IV EXPERIENCIA DOCENTE (materia impartida) (materia impartida) (materia impartida) V (periodo) (periodo) (periodo) (escuela o facultad) (escuela o facultad) (escuela o facultad)

ARTICULOS Y LIBROS PUBLICADOS

(titulo del articulo, nombre de la revista y fecha) (titulo del libro, editorial y ao)

8 VI PONENCIAS (titulo de la ponencia y del congreso, simposium o jornadas en donde fue presentada y la fecha) VII CONFERENCIAS (titulo de la conferencia dictada, lugar y fecha) VIII ASOCIACIONES PROFESIONALES A LAS QUE PERTENECE (nombre de la asociacin y fecha de ingreso) NOTA: En el curriculum vitae se pueden incluir otras actividades como los servicios sociales y las practicas profesionales.