MANUAL LICITACIN BS SERVICIOS OBRAS ENTIDAD CONTRATANTE

MANUAL LICITACIN BIENES, SERVICIOS Y OBRAS ENERO 2011

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LICITACIN BIENES Y SERVICIOS

INDICE 1. ENTIDAD CONTRATANTE Introduccin Creacin del Proceso .. Paso 1. Informacin bsica Paso 2. Registro del producto Paso 3. Parmetros de calificacin Paso 4. Plazos y fechas Paso 5. Anexos Consulta del proceso .. PROVEEDOR Bsqueda de procesos e Invitacin Preguntas ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y Aclaraciones . PROVEEDOR Entrega de propuesta . ENTIDAD CONTRATANTE Convalidacin de errores . PROVEEDOR Convalidacin de errores .. ENTIDAD CONTRATANTE Calificacin de ofertas .. Adjudicacin .. Resultados de Licitacin . Registro del contrato y Finalizacin del proceso

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LICITACIN BIENES, SERVICIOS Y OBRAS 1. ENTIDAD CONTRATANTE Introduccin Licitacin es un procedimiento de contratacin que se utilizar en los siguientes casos: 1. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinmicos de Compras de Catlogo o Subasta Inversa Electrnica o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, stos hubiesen sido declarados desiertos; y siempre que el presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico; (Ao 2011 : $ 359.253,74) 2. Para contratar la adquisicin de bienes o servicios no normalizados, exceptuando los de consultora, cuyo presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico; y 3. Para contratar la ejecucin de obras, cuando su presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00003 por el monto del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico; (ao 2011: $ 718.507,49). Ingreso al sistema

Imagen 1.1 Al hacer clic en Ingresar al Sistema, se desplegar la pantalla donde permitir ingresar el RUC, Usuario y Contrasea, como se indica a continuacin:

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Imagen 1.2 Creacin del proceso de Licitacin La creacin del proceso de Licitacin de bienes, servicios u obras consta de cinco pasos, cuyas caractersticas de describen a continuacin.

Paso 1: Informacin bsica Para ingresar un proceso de Licitacin al sistema, se tiene que ingresar a la pestaa Entidad Contratante y luego a Nueva Contratacin, o tambin se hace clic en Crear Procesos, como se indica en la Imagen 1.3

Imagen 1.3 Como se puede visualizar en la Imagen 1.4, la parte concerniente a Entidad Contratante y al Representante Legal no se ingresa, ya que dicha informacin la coloca el sistema automticamente, en base a la informacin proporcionada por la Entidad al momento de registrarse; el ingreso de informacin se efecta a partir del campo establecido para el Cdigo del Proceso.

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Imagen 1.4 Una vez complementada la informacin y pulsado Continuar el sistema despliega una pantalla en la que nos indica que al hacer en clic ya no se podr modificar ni el tipo de compra ni el tipo de contratacin, como se indica en la Imagen 1.5.

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Imagen 1.5 Paso 2: Registro del producto En el siguiente Paso que se refiere a Productos, debemos localizar en el Clasificador Central de Productos, el bien o servicio objeto de la adquisicin pulsando Buscar Producto, como se indica a continuacin:

Imagen 1.6 La bsqueda o seleccin del bien o servicio, se la puede realizar de dos formas, a travs de la palabra clave o del cdigo, en la pantalla siguiente lo realizamos utilizando el Cdigo, luego haciendo clic en Buscar, y posteriormente haciendo clic en el Servicio de Construccin de Hospitales, como se indica a continuacin:

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Imagen 1.7 Una vez seleccionado el bien o servicio, automticamente esta informacin se registra el Cdigo del bien o servicio en una fila que debe procederse a complementar la informacin requerida tal como: Unidad, Cantidad, Valor y Caractersticas, una vez complementada la informacin en referencia se pulsa el botn Aadir, tal como se visualiza a continuacin:

Imagen 1.8 Siguiendo este procedimiento, se procede a subir todos los bienes, servicios u obras objeto de la Licitacin, digitando nuevamente Buscar Producto.

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Al pulsar el botn Aadir, se vera la pantalla como la que se indica a continuacin, debindose verificar que el valor del presupuesto referencial sea igual al valor desplegado en la columna subtotal; luego pulsar el botn Continuar, de conformidad como se indica en la Imagen 1.9

Imagen 1.9 Paso 3: Parmetros de calificacin Al digitar Continuar nos permitir ingresar al Paso 3 que corresponde a Parmetros de Calificacin, donde debemos seleccionar por lo menos dos parmetros, pulsando el botn Agregar Parmetro como se indica a continuacin:

Imagen 1.10 Al pulsar el botn Agregar Parmetro, el sistema despliega los diferentes parmetros que se pueden seleccionar, como por ejemplo Equipo Propuesto, como se indica en la Imagen 1.11

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Imagen 1.11 Siguiendo un proceso continuo de seleccin, se debe complementar mnimo dos parmetros y mximo los que la Entidad as lo considere necesario, luego se debe colocar la ponderacin a cada parmetro, de tal manera que el total llegue a 100%, realizada esta actividad digitar Continuar, para ir al siguiente paso

Imagen 1.12 Una vez que se coloque el porcentaje de cada parmetro, cuya sumatoria total debe ser igual a 100%, se debe pulsar el botn Continuar

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Imagen 1.13

Paso 4: Plazos y fechas Al digitar Continuar, nos permite ir al Paso 6, que corresponde a programar la ejecucin del proceso, que una vez complementados todos los campos debemos hacer clic en Continuar, como se indica en la Imagen 1.14

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Imagen 1.14 En la complementacin de este formulario, hay que tomar en cuenta que no se debe ingresar las fechas y horas manualmente, hay que utilizar el calendario del sistema. Una vez complementada la programacin se debe digitar Continuar

Paso 5: Anexos En el siguiente Paso, se podr ingresar los documentos relacionados con el proceso, tales como: los pliegos, el estudio de desagregacin tecnolgica para el caso de Licitacin de Obras (para Licitacin de Bienes y Servicios no se requiere este estudio) y otros archivos adicionales, luego digitaremos Finalizar, con lo que habramos terminado la subida del proceso por parte de una Entidad, tal como se puede visualizar en la Imagen 1.15

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Imagen 1.15 Al hacer clic en Finalizar, el sistema despliega una pantalla en la que nos indica si estamos seguros la finalizacin de la creacin del proceso, en caso de estar seguro hacemos clic en Aceptar, como se indica en la Imagen 1.16

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Imagen 1.16 Al hacer clic en Aceptar, el sistema desplegar un mensaje que indica que el proceso fue finalizado exitosamente, como se indica a continuacin:

Imagen 1.17 Una vez que el proceso se haya publicado, el proceso se localizar en forma directa, como se indica en la imagen 1.18

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Imagen 1.18 Consulta del Proceso La Entidad para localizar el proceso hara lo siguiente: ingresa a la pestaa de Consulta y luego Mis Procesos, como se indica en la Imagen 1.19

Imagen 1.19 Se nos despliega la pantalla que se indica a continuacin, cuya bsqueda se la puede realizar a travs de la Palabra Clave, el Tipo de Contratacin, el cdigo del proceso, o por las fechas, y luego se hace clic en el botn Buscar

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Imagen 1.20 Inmediatamente se nos despliega la pantalla que se indica a continuacin, donde se visualiza el cdigo del proceso, al que debemos digitar para poder visualizar nuestro proceso, pudindose realizar cambios en caso de haberlos, hasta antes de que se publique el proceso.

Imagen 1.21 Al hacer clic en el Cdigo se desplegar una pantalla como la que se indica en la Imagen 1.22

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Imagen 1.22

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2. PROVEEDOR Bsqueda de Procesos e Invitaciones El proveedor para ingresar al sistema, ingresar su RUC, Usuario y Contrasea, y har clic en Entrar, como se indica a continuacin:

Imagen 2.1 El Proveedor una vez que ingresa al sistema, puede realizar la bsqueda de los procesos a los cuales ha sido invitado, en base a su categorizacin, para lo cual podr visualizar en la pantalla principal las Invitaciones Recibidas el ltimo Mes, y si quiere ver las invitaciones realizadas anteriormente, hace clic en la pestaa Consultar y luego en Invitaciones Recibidas, o simplemente hace clic en Mis Procesos, y automticamente se desplegarn las invitaciones formuladas por las Entidades Pblicas.

Imagen 2.2 En la pantalla anterior, el Proveedor selecciona a travs del cdigo el proceso al cual quiere posiblemente participar, o simplemente ver en que consiste la invitacin. Localizado el proceso y haciendo clic sobre l, se puede visualizar Ver Preguntas y Aclaraciones, tal como se indica en la Imagen 2.3

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Imagen 2.3 Preguntas Al digitar Ver Preguntas y/o Aclaraciones Se visualiza la pantalla que se indica a continuacin, en la cual tiene la opcin de realizar preguntas a la Entidad Contratante.

Imagen 2.4 Al digitar Agregar Pregunta, aparece la pantalla de dialogo que se visualiza a continuacin, en la que puede insertar las preguntas sobre el proceso. Cabe sealar que el Proveedor puede realizar tantas preguntas fuesen necesarias, en una misma opcin o en varias ocasiones diferentes. En la pantalla siguiente se indica como el sistema nos presenta el cuadro de dialogo, donde se insertan las preguntas, luego de lo cual se hace clic en Enviar Preguntas

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Imagen 2.5 Al hacer clic en Enviar Pregunta, las preguntas formuladas se pueden visualizar como a continuacin se indica:

Imagen 2.6 Cuando el tiempo asignado al Proveedor, para realizar preguntas termina, el botn de Agregar Pregunta desaparece de la pantalla. 3. ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y Aclaraciones La informacin del proceso se visualiza en la pantalla siguiente, donde se puede ingresar a ver las preguntas y/o aclaraciones

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Imagen 3.1 Al hacer clic en Responder, le permite a la Entidad Contratante responder una a una las preguntas formuladas por los Proveedores, de la forma que se indica a continuacin:

Imagen 3.2 En esta etapa la Entidad deber responder a todas las preguntas generadas por los proveedores, y tambin podr realizar Aclaraciones.

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Imagen 3.3 Al hacer clic en Agregar Aclaraciones, el sistema habilita el cuadro de dialogo para insertar la aclaracin la misma que llega a todos los proveedores registrados en esa categora.

Imagen 3.4 Al hacer clic en Enviar, el sistema desplegara la pantalla donde se podr visualizar la Aclaracin realizada y todas las preguntas que hayan formulado los Proveedores, subir los archivos que fuesen del caso

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Imagen 3.5

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4. PROVEEDOR Entrega de la Propuesta Para la entrega de las propuestas, se tiene que ingresar al sistema, y localizar el cdigo del proceso y hacer clic sobre l, como se indica en la Imagen 4.1

Imagen 4.1 Cuando llega la fecha y hora para presentar las ofertas, al Proveedor se le activa la opcin de Entregar Oferta, como se visualiza en la Imagen 4.2

Imagen 4.2 Al hacer clic en Entregar Oferta, el sistema desplegar una pantalla, donde digitar la accin Enviar Oferta, como se indica en la Imagen 4.3

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Imagen 4.3 Al hacer clic en Enviar Oferta, podr ingresar los datos que se indican, en cuanto al precio, tiempo de entrega y garanta, y observaciones, como se indica en la Imagen 4.4

Imagen 4.4 Al digitar Guardar Temporalmente la Oferta, el sistema desplegar la opcin de subir los archivos correspondientes a su oferta.

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Imagen 4.5 Al hacer clic en Guardar temporalmente, el sistema le permitir enviar un archivo de la propuesta, luego de lo cual se deber hacer clic en Enviar Oferta, como se indica en la Imagen 4.6

Imagen 4.6 Al hacer clic en Enviar Oferta, el sistema le preguntar si est seguro de enviar su propuesta, en el caso de estarlo se deber hacer clic en Aceptar, como se indica en la Imagen 4.7

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Imagen 4.7 Al hacer clic en Aceptar, el sistema le indicar que su oferta ha sido enviada exitosamente, y le recordar que la impresin de la propuesta enviada por el sistema debe adjuntar a su oferta tcnica.

Imagen 4.8 Al hacer clic en Aceptar, el sistema lo invita a realizar la impresin de la propuesta enviada

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Imagen 4.9

5. ENTIDAD CONTRATANTE Convalidacin de Errores En base a la programacin establecida, por la Entidad, el sistema activa la opcin de Convalidacin de Errores, la cual se utiliza para cuando se presentaren errores de forma, que son aquellos que no implican modificacin alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipogrficas, de foliado, sumilla o certificacin. En el caso de que se requiera solicitar a un proveedor presente un documento complementario objeto de la convalidacin de errores, se pulsa el botn Convalidacin de Errores, donde se despliega los campos para el dialogo.

Imagen 5.1 Al hacer clic en Convalidacin de Errores, el sistema nos preguntar si deseamos hacer la convalidacin de errores, en el caso de no hacerlo tenemos que sealar el NO, y pulsar el botn Guardar, como se indica en la Imagen 5.2

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Imagen 5.2 Al hacer clic en Guardar, el sistema nos pregunta si estamos seguros de continuar, ya que al hacer clic en Aceptar no se podr modificar ms tarde.

Imagen 5.3 Al hacer clic en Aceptar, el sistema desplegar una pantalla indicndonos que en el proceso no se realizar Convalidacin de Errores, tal como se indica en la Imagen 5.4

Imagen 5.4 En el caso de que si se requiera efectuar la Convalidacin de Errores, se tiene que hacer clic en SI y luego pulsar el botn Guardar, como se indica en la Imagen 5.5

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Imagen 5.5 Al hacer clic en Guardar, el sistema desplegar un mensaje donde nos recuerda que al hacer clic en Aceptar no se podr modificar

Imagen 5.6 Al hacer clic en Aceptar, el sistema nos permitir ingresar el Acta de Convalidacin de Errores, como se indica en la Imagen 5.7

Imagen 5.7 Al hacer clic en Subir, el sistema permitir que visualicemos a los proveedores que ingresaron su oferta, y escoger al proveedor que hay que solicitarle la convalidacin

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Imagen 5.8 Al hacer clic en Convalidar, el sistema desplegar el cuadro de dialogo. Por donde se podr realizar la convalidacin

Imagen 5.9 Una ves escrita la razn de la convalidacin se tendr que pulsar el botn Enviar, con lo que el sistema permitir que se visualice el dialogo que se sostiene con los Proveedores, permitiendo que se remite el Oficio personalizado al Proveedor hacindole el requerimiento de convalidacin, una vez realizada esta accin se hace clic en Regresar, como se indica en la Imagen 5.10

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Imagen 5.10 Al hacer clic en Regresar, permite que se pueda localizar a otros Proveedores objeto de la convalidacin de errores, y una vez que se haya concluido con todas las convalidaciones tenemos que hacer clic en Finalizar Convalidacin

Imagen 5.11 Al pulsar el botn Finalizar Convalidacin, el sistema despliega una pantalla donde solicita que se le ingrese la fecha Lmite de Respuesta de Convalidacin, y la Fecha Estimada de Adjudicacin, en los campos que se sealan a continuacin:

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Imagen 5.12 Ingresadas estas fechas hay que hacer clic en Realizar Convalidacin como se indica en la Imagen 5.13

Imagen 5.13 Al hacer clic en Realizar Convalidacin, el sistema despliega un aviso en el que nos recuerda que luego pulsar el botn Aceptar, ya no se podrn modificar las fechas definidas anteriormente.

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Imagen 5.14 Al hacer clic en Aceptar el sistema nos despliega una pantalla en la que nos informa que las fecha fueron ingresadas exitosamente, y que se enviaron las convalidaciones requeridas.

Imagen 5.15 Al hacer clic en Regresar, el sistema nos permite ir a la espera de que se ejecuten las convalidaciones para iniciar la fase de calificacin. Terminada la fecha y hora establecida para la convalidacin de errores, se hace clic en la pestaa Ver Convalidacin, donde se podr visualizar las convalidaciones realizadas por los Proveedores.

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Imagen 5.16

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6. PROVEEDOR Convalidacin de Errores En el caso de que la Entidad haya requerido que el Proveedor realice una convalidacin de errores, en la pantalla se le activar la opcin Convalidacin de Errores donde podr visualizar como se indica en la pantalla la convalidacin pulsando el botn Realizar Convalidacin y enviar la informacin solicitada incluyendo si fuese el caso el documento a travs del sistema.

Imagen 6.1 Al hacer clic en Convalidacin de Errores, el sistema despliega una pantalla en la que permite responder la pregunta formulada por la Entidad, haciendo clic en el link Revisar/Responder Pregunta, como se indica en la Imagen 6.2

Imagen 6.2 Una vez que se conteste la pregunta de convalidacin de errores, el sistema despliega una pantalla como la siguiente:

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Imagen 6.3

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7. ENTIDAD CONTRATANTE Calificacin de las ofertas La Entidad con la informacin de la convalidacin de errores y las ofertas tcnico econmicas, procede a la calificacin de las ofertas, para lo cual en su pantalla visualizar que se le activa la opcin Calificacin Luego de verificar las convalidaciones, se inicia el proceso de Calificacin, como se indica en la Imagen 7.1

Imagen 7.1

Al digitar la opcin Calificacin se desplegar una pantalla donde se visualizar los tems ofertados por cada uno de los proveedores, donde se deber hacer clic en Calificar, uno por uno, como se indica en la Imagen 7.2

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Imagen 7.2 Al hacer clic en Calificar se desplegara el tem de la oferta propuesta por cada Proveedor, donde se ingresara la calificacin en base a los parmetros definidos para el efecto y la razn de la calificacin, luego se pulsa el botn Guardar Calificacin

Imagen 7.3 Una vez realizada la complementacin de los campos de calificacin y de Razn Social, se deber hacer clic en Guardar Calificacin

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Imagen 7.4 Al hacer clic en Guardar Calificaciones, el sistema activa un botn para Confirmar Calificaciones. Eso implica que si no se activa el botn Confirmar Calificaciones, las evaluaciones pueden ser editadas y hacer los cambios pertinentes.

Imagen 7.5 Al hacer clic en Confirmar Calificaciones, el sistema despliega un aviso en el que nos indica si queremos confirmar definitivamente las evaluaciones, como se indica en la Imagen 7.6

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Imagen 7.6 Al hacer clic en Aceptar, el sistema despliega una pantalla en la que se activa el botn Finalizar Calificacin.

Imagen 7.7 Al pulsar el botn Finalizar Calificacin, el sistema despliega un aviso, que indica si se esta seguro de finalizar las evaluaciones del proceso, como se indica en la Imagen 7.8

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Imagen 7.8 Al hacer clic en Aceptar, el sistema dar por terminada la fase de calificacin, sin opcin a modificacin alguna. A continuacin se debe proceder a la adjudicacin de la mejor propuesta tanto tcnica como econmica, haciendo clic en Adjudicar Adjudicacin

Imagen 7.9 Al hacer clic en Adjudicar aparecer una pantalla como la que se indica a continuacin, en la que se debe seleccionar el tem, el Proveedor, e insertar las observaciones que justifiquen la adjudicacin

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Imagen 7.10 Complementados los campos en referencia se procede a pulsar el botn Adjudicar Proveedor

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Imagen 7.11 Luego de digitar el botn Adjudicar Proveedor, nos aparecer una pantalla donde se visualiza el Estado, y para terminar esta fase se debe pulsar el botn Finalizar Adjudicacin

Imagen 7.12 Ver Resultados de Licitacin

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Una vez terminado el proceso de adjudicacin se tiene la posibilidad de ver resultados de licitacin y registrar los contratos dando clic en los enlaces correspondientes, tal como lo indica en la Imagen 7.13

Imagen 7.13 Si pulsamos sobre el enlace Ver Resultados de Subasta se despliega la pantalla a continuacin donde se observaren las calificaciones y adjudicacin a los proveedores.

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Resultados de Licitacin.

Imagen 7.14

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Registro de Contratos

Imagen 7.15 Si hacemos clic en Registro de Contratos el sistema despliega una pantalla en la que permite completar la informacin sobre el contrato y adjuntar el documento correspondiente, como se indica en la Imagen 7.16

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Imagen 7.16 En la pantalla siguiente se ingresa la Fecha de inicio, la fecha de trmino y se sube el archivo del contrato, luego de lo cual se pulsa el botn Guardar como se indica a continuacin:

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Imagen 7.17 Al hacer clic en Guardar, el sistema despliega un aviso en el que indica si se desea finalizar el registro de contrato, como se indica en la Imagen 7.18

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Imagen 7.18

Al hacer clic en Aceptar, el sistema permite ingresar las Actas de Entrega Recepcin Provisional, definitiva y cualquier contrato complementario que existiere, para lo cual tiene que ir al final de la pgina donde encontrar la opcin de ingreso de los archivos correspondiente, como se indica en la Imagen 7.19

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Imagen 7.19 Es importante indicar que no se debe hacer clic en Finalizar, si no hasta que se haya ingresado toda la informacin correspondiente a este proceso.

Imagen 7.20 Al hacer clic en Finalizar, el sistema despliega un aviso, en el que indica si se esta seguro la finalizacin, como se indica en la Imagen 7.21

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Imagen 7.21

Finalizacin del Proceso. Al hacer clic en Aceptar, el sistema despliega una pantalla en las que indica que el Estado del proceso esta Finalizada, como se indica en la Imagen 7.22

Imagen 7.22

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