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GU+ìA T+ëCNICA COLOMBIANA 185 para exponer sena

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GUÌA TÈCNICA COLOMBIANA 185

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

QUIMICOL S.A. NIT 230.908.111-1 QDC795

Medellín, 8 de febrero de 2010 Señor JOSE TRUJILLO LESMES Gerente de Crédito CODINAL LTDA. Carrera 9 9-89 Bogotá D.C. Asunto: Solicitud de Crédito

Distinguido señor Trujillo:

Nuestra empresa en su futuro quiere ampliar sus líneas de producción con miras de brindar un más eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y próximamente a los de Latinoamérica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto

Por esta razón solicitamos a su entidad la aprobación de un préstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para cancelar en 18 meses. Este crédito se respalda por las escrituras de la compañía avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura

Agradezco su colaboración a esta solicitud.

Mónica Rosero Baquero MONICA ROSERO BAQUERO Jefa de Crédito Anexos: dos (30 folios) Copias: Contabilidad, Sistemas

Redactora:

Elsa Rosero Baquero

Transcriptora: María Lizarazo

Calle 17 50-02

Teléfono 367 20 32

Medellín, Colombia

ESTILOS

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ABREVIATURA: Representación

ANEXO: Documento o

de una palabra o grupo de palabras, obtenida por la eliminación de algunas de las letras o sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. ACRÒNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: CAFAM: Caja Compensación Familiar. ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.

elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para complementar y aclarar. ASUNTO: Síntesis del contenido de la comunicación.
CARGO: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento. CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente , en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.

dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externadamente. CÓDIGO: Sistema convencional que identifica el departamento. referencia o consecutivo. que no requiere solemnidad. CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común. número. . DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación. que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.   CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio. público o privado. CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio.      CONCLUSION: Juicio critico y razonado del análisis sobre los resultados del informe. presentados de manera directa clara. COPIA: Fiel reproducción del documento. el área o la sección que produce el documento. Antes llamado también. con el mismo contenido o texto. concisa y lógica. alfanumérica y otros. Hace referencia a la identificación numérica. alfabética. DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación.

MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. MÁRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa. LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización. copia e identificación del transcriptor. . línea de identificación para indicar la continuidad del documento. INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad.       INTERLÍNEA LIBRE: Renglón sin escritura. MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos .    ENCABEZADO: Título de la comunicación que se realiza. INTERLÍNEA: Distancia vertical entre los renglones. LÍNEAS ESPECIALES: Líneas de anexos. ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación. estudio o proyecto. relativo a un caso concreto para dar conocer resultados de procesos administrativos.

REMITENTE: Nombre. REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación. ZONA: Espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos. PORTADA: Primera página del informe. SIGLA: Abreviatura conformada    por las letras iniciales de cada palabra de una razón social. digitar o transcribir la comunicación. RAZÓN SOCIAL: Nombre que identifica a una organización. SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento. para su entrega o envío. TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar.   SALUDO: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación. apellidos y cargo del firmante. . OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto. contiene los datos requeridos para la identificación del documento. MODELO: Esquema de      distribución de zonas que le permite la organización la diagramación de su papelería.

sigla o acrónimo.ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES  ZONAS ZONA 1: Membrete que incluye razón social. las medidas son: 14 cm. horizontal y 3 a 4 cm. Vertical (desde el bode superior de la hoja) . logotipo en caso de tenerlo y el número de identificación tributaria (NIT).

apartado. correo electrónico. lugar de origen y país. Se recomienda las siguientes medidas entre 1. . teléfono. ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección.5 cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y centrado y con letra más pequeña.

. es complementaria de la zona1. ZONA 3: espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento.

Lateral izquierdo: 3 y 4 cm. . Lateral derecho: 2 y 3 cm.MÁRGENES  Se recomienda las siguientes márgenes Superior: 3 y 4 cm. Inferior: 2 y 3 cm.

ESTILOS Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación. se tienen tres estilos como alternativas: BLOQUE EXTREMO - BLOQUE – SEMIBLOQUE. .

digitalización y microfilmación. impresión. La fuente debe ser homogénea. con el fin de presentar inconvenientes para su lectura. FUENTE Toda comunicación se debe escribir en una forma clara. firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho. Los tamaños que se que se recomiendan están entre los 10 y 12. fecha de elaboración. agradable a la vista del lector. .BLOQUE EXTREMO Todas las líneas parten del margen izquierdo BLOQUE Las líneas de código. Se sugiere no utilizar negrilla. el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios a 10 espacios. SEMIBLOQUE Conservando la distribución del estilo bloque. lugar de origen.

.

5 cm y 2.Máximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario Zona 3 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: Entre 3 cm y 4 cm 1 interlinea libre Entre 2 cm y 3 cm 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Zona 2 Entre 1.0 cm .

.C. NIT 123. precisa.546-1 CNI-8-012 Bogotá D. Al observar este modelo. Hasta próxima oportunidad. y ordenada para cumplir con los objetivos de i informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga más de tres párrafos en cartas de un solo folio..123.C. concisa.. Transversal 36 45-80 Bogotá D. Se adjunta literatura de la Real Academia Española.A. coherente. 26 de junio de 2010 Señor GERMÁN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitación Empresarial S. Contabilidad Redactor: Angélica Duque Mora Transcriptor: María Lizarazo Maza Transversal 98 A 41-90 Teléfono 425 56 52 Bogotá D..C.A. Asunto: Modelo partes mensaje comercial Cordial saludo. Entre 2 cm 3 cm Entre 3 y 4 cm MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Orientadora Recursos Humanos Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistema.Quimicol S. Colombia . Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara. identificará las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicación efectiva. señor Cano: Este modelo de carta escrita en estilo de bloque extremo es uno de los más usados en la comunicación organizacional.

.

0 cm .Máximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario Zona 3 2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: Entre 3 cm y 4 cm 1 interlinea libre Entre 2 cm y 3 cm 1 a 2 interlineas libres Despedida: 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Zona 2 Entre 1.5 cm y 2.

C..C. Los datos del destinatario. la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.C. señora Nidia: Entre 3 cm y 4 cm Este estilo bloque consiste en que las líneas del código.. Entre 2 y 3 cm MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Orientadora de Capacitación Anexo: uno (un folio) Copias: Recursos Educativos Transcriptor: Angélica Duque Gómez Transversal 98 A 41-90 Teléfono 425 56 52 Bogotá D.A.546-1 DC-4-015 Bogotá D.. la fecha. Asunto: Modelo estilo bloque Cordial saludo.A. de la carta. el saludo. el texto. NIT 123. Agradecemos la aplicación de la guía. la despedida y las líneas especiales se ubican contra el margen izquierdo. 26 de junio de 2010 Señora NIDIA GONZÁLES MORA Coordinadora Área Bienestar Capacitación Empresarial S.123. Calle 34 45-80 Bogotá D.. Colombia .Quimicol S. el asunto.

.

0 cm .5 cm y 2.Máximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1 0 a 1 interlinea libre Código 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario Zona 3 2 interlineas libres Asunto: Sangría de 5 espacios 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: 1 interlinea libre Entre 3 cm y 4 cm Despedida: 1 a 2 interlineas libres Entre 2 cm y 3 cm 4 a 5 interlineas libres Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas Zona 2 Entre 1.

123. Bogotá D. Para el ejemplo se aplicó una sangría de cinco espacios.. En cuanto a la distribución del código.A.C. NIT 123. La única diferencia es que los párrafos llevan sangría de 5 a 10 espacios que depende de la elección del remitente.. fecha. nombre del remitente y cargo se ubica desde el centro de la hoja hacia el margen derecho.546-1 DA-5-007 Santiago de Cali.Quimicol S. este estilo se asemeja al estilo bloque. Asunto: Estilo Semibloque Respetado licenciado Duque: Entre 3 cm y 4 cm Entre 2 cm y 3 cm Como usted puede observar. Colombia . Cordialmente.A. 26 de junio de 2010 Licenciado GERMÁN DUQUE MUÑOS Coordinador Académico Desarrollo Talento Humano Actualización Empresarial S. MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Directora Copia: Recursos Humanos Transcriptor: Andrea Forero Gómez Transversal 98 A 41-90 Teléfono 425 56 52 Santiago de Cali.

C. NOMBRE DEL DESTINATARIO MAYÚSCULA INICIAL. Destino: incluyen letras deben ser en MAYUSCULAS Calle 21 C Después se debe dejar 3 espacios Si la dirección incluye Sur (M. Denominación o título DATOS DEL DESTINATARIO académico Se recomienda utilizar 2.) Local Nacional Melgar Tunja. Carrera si se 6. COMPLETAS: Avenida. académicos. Cargo: Se aconseja escribirlo 4.I. COMERCIO Transversal. LOS extensos se pueden distribuir ACRÓNIMOS Y LAS SIGLAS O en dos líneas para guardar 5. de preferencia se escribe los dos denominaciones o títulos apellidos. Boyacá Bogotá D. Apartamento. Internacional NEW YORK Estados Unidos de América . para Se sugiere escribirlo con MAYÚSCULA escribir los nombres de las FIJA. Los aconseja escribirla con nombres de cargos muy MAYÚSCULA FIJA. ORGANIZACIÓN: Se Doctora con Mayúscula inicial.1. Dirección proporción visual con los otros CÓMO ESTEN REGISTRADOS ANTE LA CÁMARA DE PALABRASdatos. Señor Señora 3.

EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios. escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (. EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).LÍNEAS ESPECIALES: Si se requieren. A un espacio se enuncia la cantidad. Anexo: Se detallan en el texto y al final de comunicación. se recomienda escribirlas a 2 interlíneas libres de los datos del remitente. en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto. un disco compacto. EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio. según el caso se escribe con Mayúscula inicial. La palabra Anexo. a 2 interlíneas libres del remitente. un disquete. folios y el tipo de anexo. entre paréntesis se relaciona el número de hojas. dos actas en 10 folios). . una bolsa con afiches y un video didáctico). EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios. seguida de dos punto(:).) EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios). un cheque y un folleto).

sin abreviar y seguida de dos puntos (:).A. Gerente AMS Señor Carlos Salazar Gómez. COPA EJEMPLO 2 Para dependencias: Copia: Gerencia Gestión humana Dirección Financiera EJEMPLO 3 Para código de las dependencias : Copia: 1010 1030 100 EJEMPLO 5 En línea seguida Copia: Señores Juan Díaz Pérez. Jefe de Aseguramiento de la calidad. Director Técnico. contra el margen izquierdo.COPIA: La palabra copia se escribe con MAYÚSCULA inicial. EJEMPLO 1 En línea separada: Copia: Señor Julio Montoya. Jefe de Producción. Doctor Bernardo Murcia Vélez. . Director de Talento Humano. Gerente Nacional. SI SE DIRIGE A UN FUNCIONARIO DE LA MISMA ENTIDAD. SE RECOMIENDA NO ENUNCIAR LAS COPIAS FIJAS PARA LA SERIE DOCUMENTAL Y EN EL CONSECUTVO. CARGO Y ORGANIZACIÓN. POR SER NORMAS INTERNAS DE LA CORRESPONDENCIA DE LAS ORGANIZACIONES. si los hay. César Arenas. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: TRATAMIENTO DE CORTESÍA O TÍTULO. Se ubica a 2 interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos. Jairo Ruiz Cano. SE OMITE EL NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN. Textiles S.

transcripción y demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación.IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR. todo debidamente alineado. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades. REDACTOR Y OTROS PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES A 2 interlíneas libres del remitente o a 1 interlínea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción. EJEMPLO Redactora: Gloria Yaneth Sepúlveda Morales Transcriptor: Leonardo Hernández Castillo . no se requiere su identificación.

sin borrones ni repisados. .NÚMERO DE COPIAS: El número de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los lineamientos y políticas establecidas en la organización. eficiencia y eficacia establecidos por ésta. con base en las necesidades y bajo los principios de economía. gramaticales ni de puntuación. RECOMENDACIONES: Es importante que las comunicaciones no presenten errores técnicos. La presentación de originales y copias debe ser impecable. ortográficos.

mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto .LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN  Se escriben a 1 ó 2 interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen (en mayúscula inicial) día.

SALUDO Se utiliza después del título de cortesía  El nombre para las damas puede ser compuesto  Los apellidos para los caballeros  Finaliza en dos puntos Apreciado señor Botero García: Respetada Gloria María: Estimado y Apreciado sólo se usa para personas de confianza  .

Asunto: Se escribe con Mayúscula inicial seguida de dos puntos. sin negrilla y sin subrayar Se escribe a 2 interlíneas libres. Se omite artículos. Se debe expresar en un máximo de cuatro palabras. preposiciones o conjunciones sin que se afecte el sentido. Constituye la síntesis del tema del documento. . a partir del último dato del destinatario.

Despedidas con frase de cortesía. termina Terminadas en punto Agradecemos su gentil colaboración. .) O LARGA (.DESPEDIDA BREVE (. Para nosotros en un gusto servirle. Hasta una nueva comunicación. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. Sinceramente. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días. Cordialmente. Respetuosamente.) Expresión de Cortesía: Despedidas Breves Terminadas en coma Atentamente.

de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla. Fernando Guevara Amézquita FERNANDO GUEVARA AMEZQUITA Jefe de Talento Humano .DATOS DEL REMITENTE El nombre del remitente se escribe en MAYÚSCULA FIJA.

debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan 1 o 2 interlíneas libres. a 0 o 1 interlínea libre de la zona 1. .IDENTIFICACIÓN DE PÁGINAS SUBSIGUIENTES:  El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda ubicarlo en la parte superior izquierda.

CIFRAS Y OTRAS EXPRESIONES NUMÉRICAS Las cantidades de un texto del uno al nueve se escriben en letras Y del 10 en adelante en cifras Ejemplo: Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno. Cuando estos números forman parte de un rango. se tiene en cuenta Que desde el dieciséis al treinta se escribe en una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras.400. se Escriben en cifras Ejemplo: La población que se va a evaluar comprende dos grupos: niños Entre 8 y 12 años. de un grupo o serie. Las unidades de mil se separa con punto 760.CANTIDADES. jóvenes entre los 13 y 18 años.00 y los decimales se separan con coma. .

NÚMEROS TELEFÓNICOS    Teléfono (91) 250 20 39 Celular o móvil 312 816 73 80 Teléfono fijo 252 41 50 .

000.80 (Un mil quinientos pesos con 80 centavos) Primero en número y luego en letra Mayúscula inicial paréntesis .000.500. LAS CIFRAS SE ESCRIBEN EN NÚMEROS Y LUEGO EN LETRAS $35.EN CASO DE DOCUMENTOS JURÍDICOS .00 (Treinta y cinco millones) no es necesario escribir la palabra pesos no se deja espacio entre el signo pesos y el número EN CASO DE DOCUMENTOS LEGALES $1.

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