INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO COMERCIAL DE SABANALARGA AREA DE INFORMATICA TALLERES PARA APRENDER HACIENDO Docente: Especialista Martha Narvez

Cepeda ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------EJERCICIO.- COMBINAR CORRESPONDENCIA

Logro de desempeo: Aprender y aplicar el procedimiento para combinar correspondencia mediante el programa Word, a partir de una carta de origen se obtengan tantas copias segn el nmero de destinatarios almacenados en una tabla de direcciones. Mediante la opcin COMBINAR CORRESPONDENCIA, Word 2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintasCuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: El documento principal y el origen de datos-. DOCUMENTO PRINCIPAL: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. ORIGEN DE DATOS: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal; por lo general estn almacenados en una tabla de Word. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestas por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers que sencillo resulta utilizar esta potente herramienta de Word. PROCEDIMIENTO PASO A PASO: 1.- Crear en Word el documento principal: LA CARTA..as: (Configure la pgina y deje los espacios correctos en la distribucin de sus partes).

Sabanalarga, 25 de septiembre de 2012

Apreciado seor(a) Por la presente le estamos invitando a un congreso sobre Recursos Web, aplicados a la educacin, que se llevar a cabo en la ciudad de Barranquilla los das 1, 2, 3, 4, 5 y 6 de octubre, en el saln de actos de la universidad Simn Bolvar, cra 50 calle 68 esquina. El valor de este congreso es de $350.000.oo, incluyendo solamente una merienda. Le esperamos y contamos con su valiosa presencia.

Atentamente,

MARTHA NARVAEZ CEPEDA Coordinadora Sistemas de Informacin Universidad del rea Andina

INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO COMERCIAL DE SABANALARGA AREA DE INFORMATICA TALLERES PARA APRENDER HACIENDO Docente: Especialista Martha Narvez Cepeda ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.- Este es el documento principal que contiene el texto fijo. Gurdelo con el nombre de DOCUMENTO PRINCIPAL CARTA

4.- Crea otro documento Word, insertando la siguiente tabla para almacenar las direcciones de tus amigos.

Nombre Martha Cecilia Glevis de Jess Antonio Jos Lus Verena Mara

Apellidos Narvez Cepeda Duran Dita Castillo Rodrguez Prez Polo Navarro Polo

Direccin Cra 23 2233 Call.18 23-45 Calle.16 16-23 Cra 7 7-11 Call 23 24-26

Provincia Sabanalarga Sabanalarga Sabanalarga Sabanalarga Sabanalarga

Dpto. Atlntico Atlntico Atlntico Atlntico Atlntico

Pas Colombia Colombia Colombia Colombia Colombia

5.- Guarda el documento en la carpeta mis documentos con el nombre Direcciones. 6.- Ahora, abre nuevamente en pantalla EL DOCUMENTO PRINCIPAL CARTA 7.- Estando all, de clic en el men CORRESPONDENCIA, luego en INICIAR COMBINACION DE CORRESPONDENCIA, luego en PASO A PASO POR EL ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA. 8.- Aparece el panel COMBINAR CORRESPONDENCIA, hacia al lado derecho de la pantalla. All de clic en CARTA y luego en SIGUIENTE..(este es el paso 1 de 6). 9.- En el paso 2 de 6.- de clic en UTILIZAR DOCUMENTO ACTUAL y luego en SIGUIENTE. 10.-En en el paso 3 de 6.- de clic en UTILIZAR UNA LISTA EXISTENTE y luego en EXAMINAR. 11.-Aparece el cuadro SELECCIONAR ARCHIVO DE ORIGEN DE DATOS. All seleccione el documento que usted guard con la tabla de direcciones, llamado: DIRECCIONES. 12.-Se abre el cuadro de dilogo DESTINATARIOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA, en el aparecen los datos de tus amigos. Como quieres enviar la carta a todos haz clic en el botn ACEPTAR para cerrar el cuadro de dilogo. Da clic en SIGUIENTE, para pasar al paso 4 de 6. 13.- Ah, en el paso 4 de 6, vamos a insertar los campos de la tabla de direcciones, as: a) Pero primero coloca haciendo clic el puntero de insercin en el espacio de la carta donde van los datos del destinatario, es decir debajo de ciudad y fecha. b) Enseguida haz clic en el panel en MAS ELEMENTOS.aparecer la lista de todos los campos del origen de datos. c) Haz clic en el campo NOMBRE y clic en el botn INSERTAR, repite la operacin para los campos. APELLIDOS, DIRECCION, PROVINCIA, DPTO y PAIS. Y por ltimo de clic en cerrar, para salir del cuadro origen de datos. d) Vers que los campos se han insertado uno detrs de otro, solo te queda colocar el cursor y aadir los espacios en blanco necesarios y los saltos de lnea o interlineacin para que los campos de los datos del destinatario queden bien ubicados dentro de la carta. e) De clic en SIGUIENTE, para pasar al paso 5 de 6 f) All de clic en EDITAR LISTA DE DESTINATARIOS. g) De clic en SIGUIENTE, para pasar al paso 6 de 6 h) All de clic en EDITAR CARTAS INDIVIDUALES. i) Y AHORA OBSERVE QUE PASA. Como podrs observar, tienes la misma carta que digitaste solo una vez,,con copias para varios destinatariosa este proceso se le llama COMBINAR CORRESPONDENCIA EN WORD.

Cierto que es fcil?.....Ahora te toca desarrollar en forma individual un ejercicio parecido a este.

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