LA GESTION DE COSTOS

La Gestin de Costos asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos econmicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad correspondiente). ESTIMACIN DE COSTOS La estimacin de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximacin de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al hacer la aproximacin de los costos, el estimador debe considerar las posibles causas de variacin, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se expresan en unidades monetarias (dlares, euros, yen, etc.) para facilitar las comparaciones tanto dentro como entre los proyectos. La exactitud de la estimacin de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Entradas 1. Factores Ambientales de la Empresa 2. Activos de los Procesos de la Organizacin 3. Enunciado del Alcance del Proyecto 4. Estructura de Desglose del Trabajo 5. Diccionario de la EDT 6. 7. 8. 9. Plan de Gestin del Proyecto Plan de gestin del cronograma. Plan de gestin de personal. Registro de riesgos.

Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) es una estructura exhaustiva, jerrquica y descendente formada por los entregables y las tareas necesarias para desarrollar un proyecto. La EDT es una herramienta muy comn y crtica en la gestin de proyectos. El propsito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerrquica permite una fcil identificacin de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificacin del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o ms entradas de la EDT. Una EDT es una simple y organizada presentacin del trabajo requerido para completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentacin de este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto (Inicio, Planificacin, Ejecucin, Control y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel ms alto. Otra forma organizarla es teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan de ejecucin. Mientras la organizacin estructura jerrquicamente a las personas para desarrollar el trabajo, la EDT estructura jerrquicamente los productos a ser producidos y en los cuales las personas trabajarn. Maneras de construir una EDT De arriba hacia abajo: 1. Inicie con el objetivo del Proyecto 2. Desagregue en partes 3. Determine los Hitos de cada parte 4. Identifique las actividades necesarias para obtener los resultados 5. Para fases tempranas del proyecto

De abajo hacia arriba: 1. Defina un listado de actividades detalladas 2. Agrupe por: Entregables Destrezas Cronologa 3. Usualmente trabajo de grupo Propsito de la EDT Entregar una base para la estimacin de los recursos del proyecto: ? Subcontratos ? Proveedores y sus productos ? Servicios ? Cualquier otro recurso identificable Un ejemplo de una EDT muy sencillo de una ED para pintar una habitacin:
Preparar materiales o Comprar pintura o Comprar una escalera o Comprar brochas y rodillos o Comprar removedor de papel tapiz Preparar la habitacin o Quitar el papel tapiz viejo o Quitar la decoracin desmontable o Cubrir el piso con papel peridico viejo o Cubrir los switches de luz con cinta o Cubrir los muebles con sbanas Pintar la habitacin Limpiar la habitacin o Desechar o guardar la pintura sobrante o Limpiar las brochas y rodillos o Desechar los peridicos o Quitar las sbanas

Herramientas y Tcnicas 1. Estimacin por Analoga 2. Determinacin de Tarifas de Costos de Recursos

3. Estimacin Ascendente : estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel ms bajo de detalle. 4. Estimacin Paramtrica tcnica que utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables 5. Software de Gestin de Proyectos las hojas de clculo computarizadas, y las herramientas de simulacin y estadsticas. 6. Anlisis de Propuestas para Licitaciones: 7. Anlisis de Reserva : Las reservas para contingencias son costos estimados que se utilizarn a discrecin del director del proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Estos eventos son incgnitas conocidas, y forman parte del alcance del proyecto y de las lneas base de costo. 8. Costo de la Calidad: puede utilizarse para preparar la estimacin de costos de las actividades del cronograma. Salidas 1. Estimaciones de Costos de las Actividades 2. Informacin de Respaldo de la Estimacin de Costos de las Actividades 3. Cambios Solicitados 7 4. Plan de Gestin de Costos - Actualizaciones PRESUPUESTO DE COSTOS El presupuesto de costes implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una lnea base de costo total, a fin de medir el rendimiento del proyecto. Entradas 1. Enunciado del Alcance del Proyecto 2. Estructura de Desglose del Trabajo: proporciona la relacin entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto 3. Diccionario de la EDT 4. Estimaciones de Costos de las Actividades : 5. Informacin de Respaldo de la Estimacin de Costos de las Actividades 6. Cronograma del Proyecto 7. Calendarios de Recursos 8. Contrato 9. Plan de Gestin de Costes

Herramientas y Tcnicas 1. Suma de Costes 2. Anlisis de Reserva: establece las reservas para contingencias, que son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios. 3. Estimacin Paramtrica : implica el uso de caractersticas (parmetros) del proyecto dentro de un modelo matemtico para predecir los costes totales del proyecto. 4. Conciliacin del Lmite de la Financiacin: La conciliacin requerir que se ajuste el cronograma de trabajo para allanar o regular dichos gastos, lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas para algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT en el cronograma del proyecto.

Salidas

1. Lnea Base de Costo: es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el proyecto. 2. Requisitos para la Financiacin del Proyecto: Los requisitos de financiacin, totales y peridicos, se derivan de la lnea base de coste y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos. 3. Plan de Gestin de Costes (Actualizaciones) 4. Cambios Solicitados CONTROL DE COSTOS El control de costes del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma parte del Control Integrado de Cambios Entradas

1. Lnea Base de Coste 2. Requisitos para la Financiacin del Proyecto 3. Informes de Rendimiento 4. Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo 5. Solicitudes de Cambio Aprobadas 6. Plan de Gestin del Proyecto

Herramientas y Tcnicas

1. Sistema de Control de Cambios del Coste : documentado en el plan de gestin de costes, define los procedimientos por los cuales la lnea base de coste puede ser modificada. Incluye los formularios, la documentacin, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios. 2. Anlisis de Medicin del Rendimiento 3. Proyecciones 4. Revisiones del Rendimiento del Proyecto: comparan el rendimiento del coste a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que sobrepasan o son inferiores al presupuesto, los hitos vencidos y los alcanzados. 5. Software de Gestin de Proyectos : las hojas de clculo computarizadas, se usa a menudo para supervisar el PV frente al AC, y para predecir los efectos de los cambios o las variaciones. 6. Gestin de Variacin

Salidas 1. Estimaciones de Costes (Actualizaciones) 2. Lnea Base de Coste (Actualizaciones): 3. Mediciones del Rendimiento 4. Conclusin Proyectada 5. Cambios Solicitados 6. Acciones Correctivas Recomendadas 7. Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones) 8. Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones)