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Control
El control es el conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de las afirmaciones o la normalidad y/o regularidad de los actos que realizan otros individuos o sistemas automticos de procesamiento de informacin. ,Es un sistema de informacin que permite seguir el funcionamiento de los planes una vez puestos en marcha, medir las desviaciones que se producen en ellos, conocer las causas de ellas y tomar una accin correctora. Mediante este proceso s realimenta todo el sistema y se establecen las medidas correctivas necesarias. Etapas del proceso de control: Establecer parmetros y mtodos para medir el rendimiento: en una situacin ideal, las metas y los objetivos establecidos en el proceso de planeacin estarn definidos en trminos claros y mensurables que incluyen plazos especficos. Medir el desempeo: Es un proceso constante y repetitivo, dependiendo su frecuencia del tipo de actividad que se mida. Determinar si el rendimiento concuerda con el estndar: Se trata de comparar los resultados medidos con las metas o criterios determinados con anterioridad. Tomar medidas correctivas: Este paso es necesario si el desempeo no cumple con los niveles establecidos y el anlisis indica que se requiere intervencin. Las medidas correctivas pueden requerir un cambio en una o varias actividades de las operaciones o bien un cambio en las normas establecidas. Requisitos del sistema de control: Para que un sistema de control sea eficiente, debe cumplir con una serie de requisitos: Comparacin con metas estndares: debe haber un plan contra el cual comparar las informaciones recibidas respecto del funcionamiento del sistema que se est controlando. Este plan se traduce en la fijacin de metas y objetivos a alcanzar. Existencia de regularidad en el sistema de informacin: la informacin debe fluir en forma continua hacia los centros controlantes, cuando ella se suspende pierde valor. Periodicidad de las informaciones: la informacin debe referirse a perodos predeterminados de igual medida de tiempo. Direccin a los centros adecuados: la informacin deber ser dirigida a los centros de control que puedan tomar decisiones respecto de la accin correctora.

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Adecuacin de la informacin de acuerdo con el nivel donde se dirija: en general, los niveles de control inferiores reciben informacin pormenorizada y detallada, a medida que se eleva en la escala jerrquica, la informacin se vuelve ms global y general. Rapidez en la comunicacin de la informacin: las informaciones deben llegar a los centros de control en la forma ms rpida posible a fin de que se produzcan el menor costo posible y se puedan tomar decisiones en forma oportuna (a tiempo. Confiabilidad del sistema de control: la informacin que integra el sistema de control deber ser exacta o con un leve margen de tolerancia. Para ello habr que tener en cuenta, que es ms importante suministrar una informacin rpidamente, an con un cierto margen de error, que optimizar su exactitud y que llegue tarde. Claridad de la informacin de control: la informacin debe ser clara y precisa, de tal manera que pueda comprenderse con esfuerzo mnimo, tratando de evitar lenguajes tcnicos. Homogeneidad de la informacin: la informacin debe tener unidad y coherencia, es decir, que la que se eleva a los niveles superiores debe estar respaldada, por la correspondiente a los niveles inferiores. Adaptabilidad de la informacin: dado que las organizaciones de hoy da viven en un contexto muy cambiante, la informacin debe ser continuamente adaptada a las condiciones imperantes en ese medio. Economicidad del sistema: cuanto menor sea el esfuerzo necesario para obtener control, mejor ser el diseo del mismo. A menor nmero de controles necesarios, ms efectivos sern.

Controlar: es unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del individuo,

fijando puntos estratgicos donde vigilar su cumplimiento o rendimiento, en forma espordica y concentrarse en los desvos o excepciones a lo predeterminado. Realizar alguna accin que tienda a corregir las irregularidades. Los parmetros preestablecidos para efectuar la comparacin pueden ser los siguientes entre otros: -Planes, metas y objetivos -Estructura organizativa -Coyuntura del medio donde opera la organizacin -Polticas, usos y costumbres propios de la empresa 2

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-Sistemas, mtodos y procedimientos en funcin o implantados -Mtodos de control: determinacin de puntos dbiles y puntos fuertes -Potencial humano, material y tecnolgico -Estndares histricos de actuacin -Medicin y comparacin de resultados histricos Control Interno: El control interno es un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a tener en cuenta por el ente. Tienen por objeto evitar que se cometan errores y fraudes, ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organizacin, sin que ello signifique perdida de eficiencia administrativa. El objetivo del sistema de control interno no apunta a detectar situaciones anmalas sino a prevenirlas y evitarlas. Es preventivo y continuo. Esta unido a los sistemas administrativos y contables de la organizacin. Incorporado al diseo de la estructura, de los procedimientos y sistemas administrativos y de los sistemas de informacin. Implica eficiencia en los controles y procedimientos, eficiencia operativa, seguridad en materia de informacin dejando solo acceso a los usuarios especficos. - Debe ser tenida en cuenta la relacin costo-beneficio. El sistema de control interno deber estar constituido sobre bases muy dinmicas que permitan ajustes peridicos como respuesta a nuevas realidades y necesidades, sin dejar de brindar el apoyo continuo al desarrollo de los negocios, garantizando un marco de seguridad mnimo indispensables para la continuidad de la organizacin. Se deber tener en cuenta: - Formacin de las operaciones de acuerdo a normas respectivas, flujos de fondos y de documentacin a travs de canales adecuados. - Utilizacin de formularios adecuados. - Cumplimiento de los controles previstos, fundamentalmente el control cruzado por oposicin de intereses, en funcin de una adecuada separacin de funciones. - Contabilizacin correcta.

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Tcnicas de control Control Cruzado: est basado en la confrontacin de informaciones emitidas por distintos sectores de la organizacin, referidas a un mismo asunto. Por ejemplo la informacin recibida en el centro de control de parte del sector A con referencia al asunto X deber coincidir con la informacin recibida del sector B con referencia al mismo asunto. Control por Oposicin de intereses: se divide la responsabilidad sobre el funcionamiento de un proceso entre varios participantes, de tal manera que, al cumplirse un tramo del proceso, cesa la responsabilidad de la que entrega y empieza a efectivizarse la responsabilidad de la que recibe. Control por Repeticin: existe cuando una misma informacin es procesada simultneamente por dos sectores distintos. Lo lgico es que el resultado al que han de Llegar debe ser el mismo al final de cada proceso. De no ser as, deber conciliarse entre ambas informaciones, indicando el origen de las diferencias. Control por Excepcin: esta basado en la existencia de estndares o parmetros respecto de la informacin que se ha de recibir. Si sta cae sobre los parmetros fijados no se toma accin correctora. Control presupuestario: Consiste en la comparacin peridica de los planes con los resultados reales. En las empresas, esa comparacin se realiza en forma mensual. Se obtienen as variaciones entre lo presupuestado y lo real, que (a travs de procedimientos de anlisis) suelen ser segmentadas segn su naturaleza, obtenindose, por ejemplo: variaciones de cantidad o insumo, variaciones de costo, variaciones de volumen de actividad, etc. El control presupuestario es, en consecuencia, un proceso de sucesivas etapas, que comienza con la obtencin de los cuadros comparativos (recopilar datos reales correspondientes a las operaciones realizadas en cada uno de los sectores, y efectuar la comparacin entre tales datos y los presupuestos detallados); sigue con el anlisis de variaciones (determinar las variaciones de los resultados reales respecto de los presupuestos aprobados y establecer las causas de las desviaciones), y cierra el ciclo con la accin que tome como consecuencia de la informacin, determinar las medidas correctivas que sean necesarias a fin de solucionar las desviaciones respecto de los presupuestos trazados, ya sea para rectificar la marcha de los hechos con decisiones nuevas o distintas, o bien para corregir los planes sobre la base de la experiencia. 4

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Normas generales de Control

Formacin del ambiente de control: Es la norma bsica y fundamental, requisito previo para la implementacin de cualquier sistema de control. Consiste en la certeza de que ninguna operacin importante quede sin controlar, y que este hecho sea conocido por todos los integrantes de la organizacin. La formacin del ambiente de control es un incentivo para que el personal cuide los aspectos que le competen, actuando como elemento de disuasin ante la posibilidad de violar las normas y conductas establecidas ante la sensacin de que la impunidad no existe. Evitar zonas disputadas: Las zonas grises traen efectos desagradables como la generacin de conflictos, debido a las confusiones generadas por la falta de informacin o por la imprecisin respecto de la tarea que debe desempear cada sector. Estos inconvenientes se evitan con la claridad en la definicin del sistema, de la estructura y de las reas de autoridadresponsabilidad, relaciones asesoras, funcionales, jerrquicas y de control. Formalizacin de operaciones por escrito: Las decisiones, operaciones y aprobaciones que se realizan en una organizacin deben formalizarse por escrito, a travs de documentos o formularios. Al no utilizar instrumentos escritos, imposibilitan el ejercicio de controles. Es importante contar en cada caso con la correspondiente documentacin respaldatoria. Autorizacin de operaciones. Niveles de autorizacin: Se debe definir claramente quien debe autorizar cada operacin y los rangos de importes para los cuales la autorizacin es valida. Esta norma se materializa a travs de formularios de Registros de Firmas y Operaciones que puedan autorizar. Separacin de funciones. Control cruzado por oposicin de intereses: Permite el procesamiento completo de cada operacin que incluye tareas realizadas por varios sectores, de manera tal que nunca una sola persona tenga a su cargo el cumplimiento de la totalidad de las decisiones y sus respectivos controles. Se trata de reasignar funciones, evitando concentraciones en una misma persona o sector, de modo de dificultar la comisin de errores y fraudes. Prenumeracin (de imprenta) de los formularios utilizados: Se recomienda la prenumeracin (de imprenta) de todos los formularios que utilice la empresa, an aquellos de carcter y uso exclusivamente interno. Los formularios anulados deben conservarse con

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todas sus copias, para no dificultar el ejercicio de otros controles como el de correlatividad e integridad; en ningn caso deben destruirse. Control numrico de formularios en las reas receptoras: Se trata de un control de integridad, mediante la verificacin de todos los sectores respecto a la recepcin de todos los comprobantes emitidos, que ningn ejemplar se haya perdido y que todos comprobante hayan llegado a su legtimo receptor. Control de correlatividad numrico-cronolgica: Consiste en verificar, ante la emisin de un nuevo numero de un determinado formulario, que su fecha sea igual o posterior a la del numero precedente. Permite destacar omisiones o reiteraciones en las operaciones y/o registraciones. Existencia de determinadas funciones: operativas, de control y de asesoramiento: La recomendacin es no desvirtuar la naturaleza propia de cada rea, por motivos de un supuesto mejor aprovechamiento de su capacidad. Si desvirtuamos el perfil originalmente previsto para el sector al disearse su estructura (operativo, de control o de asesoramiento) pueden verse daados la eficacia y eficiencia operativa como la confiabilidad de sus controles. Anlisis de riesgos: Se debe analizar la conveniencia de la contratacin de seguros, con el objetivo primordial de salvaguardar en forma ms efectiva el patrimonio y no dejar a la organizacin en una situacin de desproteccin frente a la eventual ocurrencia de un siniestro. Se debe establecer las conveniencias de esta contratacin y el nivel de cobertura necesaria Dependencia entre sectores. El sector que ejerce control no debe depender del sector controlado: Un error es no hacer depender a los sectores de control de los mximos niveles de la organizacin. Como principio general, el sector que ejerce control debe ubicarse en un nivel superior o al menos similar al del sector controlado, de forma tal de asegurar no slo su independencia, imparcialidad y libertad de movimientos, sino tambin la autoridad necesaria para ello. Revalorizacin de la funcin de archivo: Si la informacin esta bien archivada, es recuperada para su utilizacin con facilidad. De esta manera la informacin cumple con sus objetivos siendo fcil, rpida, sin riesgos de perdida ni deterioro de documentacin. Custodia de formularios sin utilizar: Deben ser guardados en un lugar cerrado, bajo la responsabilidad de un funcionario de jerarqua preferentemente ajeno al manejo de fondos, en

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el caso de tratarse de recibos, cheques u otros. Se debe llevar un registro que facilite el control de utilizacin y secuencia. Rotacin interna del personal afectado a tareas sensibles: Intenta prevenir los efectos derivados de la permanencia de personas en reas sensibles durante periodos prolongados, lo que podra dar lugar a desviaciones en el ejercicio de las funciones. Hay que tener en cuenta que una muy alta rotacin no es aconsejable, dado que hace que desvinculen al poco tiempo de tomar servicios, falta de estabilidad, reiteracin de la capacitacin y entrenamiento, etc. Todo esto afecta el rendimiento del personal. Evitar rotacin interna acelerada del personal: La alta rotacin de personal no es signo de que algo bueno y positivo este sucediendo. Otros inconvenientes son la reiteracin de capacitacin y entrenamiento del personal afectado y sus costos de adaptacin al nuevo puesto de trabajo. Registraciones claras, adecuadas y al da: La registracin de operaciones debe ser realizada en forma cronolgica con el grado de detalle necesario y debe encontrarse permanentemente actualizada con el objeto de permitir el control, particularmente en el caso de anlisis de cuentas y/o seguimientos de operaciones a travs del sistema contable. Las operaciones se pueden agrupar y registrar bajo un nico asiento en el diario, lo que dificulta las tareas de control. Es fundamental contar con un plan de cuentas acorde a las necesidades, que permita suficiente segregacin de las operaciones. Mecanismos o canales para reclamos de los clientes: se recomienda evaluar la necesidad de colocar anuncios en lugares visibles del establecimiento, invitando a clientes a manifestar su desagrado o disconformidad con el servicio recibido o su sugerencia para mejorar el mismo. Este mecanismo podra materializarse a travs de un Libro de Quejas o facilitando el reclamo de los clientes a travs de un servicio especialmente creado.