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CRITERIOS DE ORDENAMIENTO Y CODIFICACION DE LA INFORMACION

La ordenacin es la operacin intelectual que consiste en el Establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y/o funcional de un fondo. La ordenacin siempre supone el establecimiento de clases, de familias, Agrupadas estructural o jerrquicamente dentro de un conjunto Existen dos sistemas de ordenamiento de informacin: 1. ordenacin alfabtica y 2. ordenacin cronolgica Ordenacin alfabtica: La informacin se dispone, dentro de las secciones, en funcin de la primera letra por la que comience la denominacin de la serie. En cuanto al orden alfabtico podemos decir que es el mtodo de ordenacin ms adecuado mientras no se codifiquen las series en el cuadro de clasificacin siguiendo un sistema numrico correlativo, ya que la inclusin de nuevas series que vayan surgiendo dentro de una seccin rompera el sistema alfabtico en beneficio de la codificacin numrica. Ordenacin cronolgica: La informacin se dispone siguiendo el orden de creacin de las mismas La informacin se ordena e instala, los documentos de acuerdo con el cuadro de clasificacin, y adems, se establece un orden para las unidades que componen la informacin documental. Por lo tanto hay que abordar la ordenacin bajo dos aspectos: 1. Orden establecido por el cuadro de clasificacin 2. Ordenacin de las unidades documentales que forman la informacin. Orden establecido por el cuadro de clasificacin: Partiendo del cuadro de clasificacin las carpetas de archivo se disponen en estanteras o archivadores siguiendo el orden marcado por ste. Ordenacin fsica de la informacin Podemos decir que la informacin est ordenada FSICAMENTE siguiendo la secuencia establecida por la clasificacin. Para ello es imprescindible que el cuadro de clasificacin est codificado. Las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificacin escrita en el lomo de las carpetas de anillas o en la pestaa en el caso de carpetas colgantes o suspendidas.

Una vez memorizados los cdigos su aplicacin conlleva indudables ventajas: - Las carpetas pueden ser reutilizables - Si se inscriben los cdigos sin especificar el contenido se consigue que slo el personal conocedor del sistema pueda tener un rpido acceso a los documentos con lo que se elimina la posibilidad de prdida del control sobre stos, y se garantiza la confidencialidad. Existen tres clases de codificacin de informacin: 1. Alfabticos 2. Numricos 3. Alfanumricos Codificacin alfabtica La codificacin alfabtica, como su nombre indica, consiste en asignar al cuadro de clasificacin una letra del alfabeto o una combinacin de ellas. Tiene por lo tanto una gran limitacin. Est totalmente desaconsejada para la estructura jerrquica de un cuadro realizado para toda una institucin. NO es imaginable utilizar cdigos alfabticos formados por tres letras o ms. Codificacin numrica Consiste en asignar un nmero a cada divisin del cuadro de clasificacin. Permite una flexibilidad muy grande al jugar con un gran nmero de posibilidades. Pero tambin en esa flexibilidad radica el peligro de hacer un gran nmero de subdivisiones, lo que complica en exceso la utilizacin del cuadro como instrumentos de recuperacin. Codificacin numrica consecutiva: Se trata de asignar un nmero correlativo a cada informacin documental. Como hace un ordenador que va asignando un nmero correlativo a cada registro. Por ejemplo: 41. Nminas 42. Expedientes personales 43. Partes mdicos, etc.... Gestin de Archivos Como se puede apreciar en este sistema los nmeros no obedecen a una jerarquizacin lgica sino que carecen de significado. El nmero en s no quiere decir nada. Este sistema se asocia siempre con un ordenador para recuperar la informacin. Generalmente no pasa de cuatro caracteres, por lo que estara dentro de lo aconsejable para un cuadro de clasificacin. La mayor desventaja es que no tiene nada, no reproduce la estructura del fondo, con lo que se pierde informacin.