UNIVERSIDAD DE HOLGUIN FACULTAD DE ECONOMIA E INGENIERIA INDUSTRIAL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

EL ABC DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA

Autores: Lic. Juan F. Pea Santn Lic. Rosa M. Puente Rodrguez Lic. Misdalia Pea Domnguez Lic. Lino Tellez Snchez Lic. Ral Cruz Pia

PREFACIO El material que ponemos a la consideracin de ustedes constituye un compendio de contenidos bsicos de la Contabilidad General presentados de acuerdo a la forma utilizada por los autores para explicar los mismos en la docencia pre y postgraduada con el objetivo de suplir la escasez de bibliografa que se confronta en la actualidad en relacin con estos tpicos. En la exposicin de los contenidos hemos tenido presente la secuencia en que estos se presentan en la mayora de los programas incluyendo el dirigido a los cuadros y su reserva lo que permite su amplio empleo de forma autodidacta. El folleto parte de un grupo de definiciones de la Contabilidad recogida de diversos autores para exponer finalmente la que a nuestro criterio resume de manera explcita el alcance y contenido de esta ciencia. Se trabaja con los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados desde el punto de vista de diversos pases cayendo en los establecidos por el Ministerio de Finanzas y Precios en Cuba con un ejercicio de aplicacin donde resulta necesario valorar si existe violacin o no de su empleo. A partir de la vinculacin con el mundo empresarial se deriva la Ecuacin Bsica de la Contabilidad, los elementos modificadores de la misma y se demuestra su aplicacin a travs de un ejemplo sencillo de sumas y restas en elementos que integran las diferentes partidas de la denominada Ecuacin Bsica de la Contabilidad. Asociando la explicacin anterior con la necesidad de agrupacin homognea del contenido expresado en cada partida utilizada para trabajar los trminos de la ecuacin contable se introduce el concepto de Cuenta con todos los elementos que la caracterizan, se hace referencia al Debe, Haber, Saldo y el Balance de Comprobacin. Se explica el registro de las operaciones con la utilizacin de este instrumento a travs de la aplicacin de las denominadas reglas para debitar y acreditar y se confeccionan los estados de Ganancia y Prdida y Balance General en su forma ms simple. Luego de desarrollar una ejercitacin prctica con todos los aspectos relacionados con los tpicos anteriores se introducen los libros bsicos de la Contabilidad: Diario y mayor, se explica el asiento y sus caractersticas, el pase al libro Mayor y la conformacin a partir de este del Balance de Comprobacin, el Estado de Ganancia y Prdida y el Balance General. Finalmente se sita un cuestionario de autocontrol del aprendizaje y algunos ejercicios para su solucin independiente que permiten reafirmar los conocimientos adquiridos en el estudio de los contenidos expuestos en este folleto. Si de alguna forma esta obra ayuda a quienes la consulten a la mejor comprensin de los contenidos bsicos de esta ciencia, los docentes que intervenimos en su concepcin y elaboracin nos sentiremos satisfechos por haber contribuido a tan gran objetivo que, a su vez, constituy el motivo principal que nos llev a su realizacin expresndole nuestro agradecimiento personal al Licenciado Pablo Alin Lamor Torres por su valiosa cooperacin en el diseo de esquemas, grficos y tablas necesarias para la adecuada exposicin de los contenidos.

Los autores

INDICE: Generalidades Introductoras. Qu es la Contabilidad? Areas de la Contabilidad Informacin que ofrece la contabilidad. Los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados. Relacin de la Contabilidad con otras ciencias. Empresa. Concepto. Clasificacin. La Ecuacin del Patrimonio. Activo = Pasivo + Capital o Patrimonio El resultado y su significado. La Ecuacin de resultado: Ingresos - Gastos Ejercicio demostrativo Nr 1. La cuenta. Los dbitos y los crditos. El Balance de Comprobacin. La Cuenta. La Cuenta T como forma abreviada Reglas para debitar y acreditar Ejercicio prctico Nr 2. Libros para el registro de los hechos econmicos: Diario y Mayor. Caractersticas bsicas del libro Diario El Mayor. Importancia y Finalidad Los pases y sus caractersticas. Relacin con el asiento de diario. Determinacin de saldos. El Estado de Ganancias y Prdidas o Estado de resultado. Ejemplo de un Estado de Ganancia y Prdida. El Balance General. Ejemplo de Balance General. Ajustes

Generalidades Introductoras. En la mayora de las oportunidades en que nos enfrentamos a un texto los diferentes autores inician directamente por el Concepto de Contabilidad, sin embargo, en nuestro caso nos parece oportuno derivar el conocimiento a partir de una breve explicacin de la Informacin Econmica y sus fases para caer entonces en nuestras consideraciones acerca de este particular. Comencemos pues por decir que el conjunto de acciones y de hechos relacionados con la produccin de bienes materiales y la prestacin de servicios constituyen las denominadas actividades econmicas que en atencin a sus caractersticas ms distintivas pudieran agruparse en industriales, agropecuarias, de construccin, extractivas, de distribucin, de comercio, de transporte, de servicios y de administracin. Como se observa los procesos de produccin, la circulacin y la utilizacin de los bienes materiales, as como la prestacin de servicios tanto productivos como sociales, representan el mbito en que tienen lugar las actividades econmicas. Estos procesos como se conoce incluyen la organizacin, la planificacin, la gestin y el control de dichas actividades. Por otra parte, a todo nivel de direccin debe llegar la informacin sobre los hechos econmicos relacionados con el rea de responsabilidad correspondiente y para ello es necesario que de cada actividad econmica se obtenga la informacin requerida. El conjunto de datos que, recolectados, procesados y presentados, expone los hechos econmicos ocurridos, con sus diversas caractersticas cualitativas y cuantitativas, enmarcados en el mbito en que han tenido lugar y ubicados en el tiempo constituyen la informacin econmica la cual puede dividirse como proceso sistematizado en cuatro fases principales. Para conocer un hecho econmico es imprescindible la observacin del fenmeno ocurrido y dejar constancia, por algn medio, de dicho acontecimiento. Esta actividad de observar el hecho y hacer constar sus aspectos cualitativos y cuantitativos, lugar y fecha en que se origina, constituye una recoleccin o captacin de datos sobre el mismo representando la primera fase. El proceso de ordenamiento, agrupacin, clasificacin y registro en formularios, modelos o libros adecuados, de los datos recolectados en diversos tipos de documentos, constituye la segunda fase de la informacin econmica denominada procesamiento de los datos. Los reportes, estados, tablas, informes y cualquier otra forma de suministrar informacin ya recolectada y procesada, representa la tercera fase: presentacin de la informacin. La informacin lograda a travs de la fase anterior es necesaria someterla a anlisis para tomar las decisiones y proyectar las medidas que permitan el continuo perfeccionamiento de la gestin empresarial. Esta fase se conoce bajo el nombre de Anlisis de la informacin.

 Qu es la Contabilidad? Surgimiento y evolucin de la Contabilidad La contabilidad, tal como la conocemos hoy, surgi hace mas de cuatro siglos cuando el monje franciscano Luca Paccioli public su famoso libro sobre la partida doble, el mtodo de la Contabilidad, en 1494. Aunque Pacioli no invent la partida doble, tiene el mrito de haber descrito por primera vez, en su libro, dicho mtodo. La Contabilidad surgi mucho antes, como una necesidad de los primeros comerciantes de conocer los pormenores de sus negocios: quienes les deban, a quienes ellos deban, cuales eran con exactitud sus recursos y, sobre todo, si estaban ganando o perdiendo en los negocios que hacan. Al principio estas anotaciones eran simples, pues slo llevaban cuenta y razn a las personas y los bienes, pero el propio desarrollo de las actividades econmicas condujo a un mtodo de registro mas completo: el mtodo de la partida doble, en el cual se registran todos los valores que intervienen en cualquier operacin econmica. As pudieron determinar, con mas exactitud, cuanto ganaban o perdan despus de deducir todos los gastos de los ingresos, durante un perodo de tiempo determinado. Dos hechos son evidentes en el desarrollo de la Contabilidad a travs del tiempo: primero, desde que surgi la propiedad, hubo necesidad de anotar y de rendir cuenta a los propietarios; segundo, su desarrollo tuvo lugar asociado al desarrollo de las empresas. Aunque su mtodo ha resistido la prueba del tiempo, el registro y anlisis de los hechos econmicos se fue haciendo cada vez mas complejo, dado el tamao y el volumen de operaciones que iban adquiriendo las empresas hasta llegar a las grandes organizaciones modernas de nuestros das, lo que hizo necesario dotar a este registro y anlisis de medios que abreviaran el arduo trabajo de anotacin, clasificacin e informe de los resultados. La Contabilidad cuenta en la actualidad con el auxilio de diversos equipos electromecnicos y electrnicos, lo cual ha facilitado enormemente las tareas del registro e informacin. As, a travs de ms de cinco siglos, la Contabilidad se ha ido perfeccionando en sus procedimientos y medios de registro, pero su fundamento matemtico, tal como lo expuso Pacioli en 1494, ha permanecido inalterable. El mtodo de la Contabilidad, la partida doble, sigue siendo el mecanismo de comprobacin interna del trabajo de la Contabilidad. Asociada al desarrollo de las empresas y, por ende, de la direccin, desde esos tiempos tan lejanos hasta nuestros das, la funcin ms importante de la Contabilidad ha sido y es, la de informar a la direccin de las empresas, los resultados de su gestin durante un perodo de tiempo y cual es su situacin financiera en una fecha dada. Se puede afirmar que para cualquier plan de accin adoptado por la direccin de una empresa, se requieren registros con el propsito de controlar la ejecucin de ese plan. Con vista a estos registros o libros de contabilidad, se obtendr la informacin financiera que le permitir a la direccin de la empresa conocer, al finalizar un perodo determinado, los resultados obtenidos y en qu costos se ha incurrido para obtener esos resultados. Tambin, en un fecha dada, la direccin podr conocer: (a ) qu propiedades (recursos) posee, (b) a cunto ascienden sus deudas, y (c) cules son y a cuanto ascienden los intereses de los propietarios. (1) (1) Tomado del libro digitalizado sobre Contabilidad de Oscar Torras de La Luz Captulo 1 al 4.

Las actividades econmicas originan hechos, satisfacen necesidades, impulsan el desarrollo, producen experiencias positivas y negativas y todo este conjunto no puede ser apreciado aisladamente, sino en su constante interaccin e interrelacin lo que requiere que dichos hechos se registren para poder suministrar la informacin necesaria para cada nivel de direccin. Esta necesidad de informacin demanda la aplicacin de tcnicas de registro que sistematizadas, regulen las actividades necesarias para el cumplimiento de las fases de la informacin econmica. Diversos son los enfoques que basados en los preceptos anteriores dan los diferentes autores acerca del concepto de Contabilidad, hay quienes la llaman tcnica, instrumento, arte, proceso, ciencia, otros, a menudo, le han dado el nombre de lenguaje de los negocios En el libro de Contabilidad la base para las decisiones gerenciales se define esta como el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica siendo su propsito fundamental proporcionar informacin financiera sobre una entidad e identifica tres pasos bsicos para la utilizacin de esta informacin que podemos relacionar con las fases descritas anteriormente: registrar, clasificar y resumir La definicin del Instituto Americano de Contadores Pblicos plantea que la Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados. Por su parte la Asociacin Americana de Contadores la define como el proceso de identificar, medir y comunicar la informacin econmica que permiten formular juicios basados en informacin y la toma de decisiones, por aquellos que se sirvan de la informacin. Sin pretender entrar en contradiccin con ninguno de los diferentes autores estimamos oportuno sealar que en nuestro caso defendemos la posicin del carcter de ciencia que tiene nuestra disciplina, en consecuencia, definimos la Contabilidad como: Ciencia del control de los negocios que fundamentada en el Mtodo de la Partida doble desarrolla el proceso de observar, medir, registrar, clasificar y resumir las actividades individuales de una entidad expresadas en trminos monetarios y de interpretar la informacin resultante para la toma precisa de decisiones. Areas de la Contabilidad El campo de la Contabilidad es muy amplio, sin embargo, en la mayora de los textos se reconocen como reas de la misma las siguientes: Contabilidad General Anlisis e interpretacin de Estados Financieros Contabilidad de Gestin o de Costos Sistemas Contables Auditora

Contabilidad General Tiene por objetivo registrar y sintetizar las operaciones financieras de un negocio y obtener resultados, es aplicable igualmente a cualquier forma de organizacin mercantil. Anlisis e interpretacin de los Estados Financieros. Una vez obtenida la informacin contable de los hechos ocurridos en un determinado ejercicio y resumidos mediante la elaboracin de los estados que reflejan los resultados de una empresa en ese perodo (Estado de Ganancia y Prdida y Balance General) es necesario someterlos al estudio, anlisis e interpretacin de modo que conozcamos cmo es realmente la situacin de la empresa. Este anlisis e interpretacin servir a la gerencia para establecer comparaciones contra el plan propuesto y con estados anteriores para proyectar e intentar determinar como ser en el futuro el comportamiento de la empresa (presupuestos a corto, mediano y largo plazo). Servir como base para medir los riesgos de hacer nuevas inversiones o solicitar prstamos. Como se podr observar es la parte de la Contabilidad donde se requiere hacer estudios ms profundos para darle vida a las fras cifras que aparecen en los estados financieros. Contabilidad de Gestin o de Costos Se trata de una rama de la Contabilidad que recopila, clasifica, registra, distribuye e informa sobre los costos incurridos en la transformacin de bienes. El autor John Neuner la define como: Una fase ampliada de la Contabilidad General de una entidad industrial o mercantil, que proporciona rpidamente a la gerencia los datos relacionados con los costos de producir o vender cada artculo o de suministrar un servicio particular.

Sistemas contables. El primer paso que tiene que dar el Contador de una empresa, es el establecimiento del sistema contable, es decir, planificar y poner en funcionamiento la forma en que va a fluir la informacin dentro de la empresa. Se trata de establecer el clasificador de cuentas, libros a utilizarse, formas, procedimientos y controles que sirvan para contabilizar y controlar los bienes, las obligaciones, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones, lo cual va a plasmarse en normas y mtodos diseados en los Manuales de Procedimientos respectivos. Auditora Es un examen lo suficientemente amplio realizado por uno o ms especialistas que tiene como objetivo verificar y comprobar que los estados financieros de una empresa, para un momento dado, representan razonablemente la situacin financiera y el resultado de las operaciones, y adems que dichos estados fueron elaborados de acuerdo a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Informacin que ofrece la contabilidad. Interna: es la informacin contable que se le suministra a los diferentes integrantes de la empresa, tales como: administracin, propietarios o accionistas, trabajadores. Externa: informacin que se les suministra a terceras personas tales como: el Estado, Bancos e institutos financieros, proveedores. Los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) constituyen los conceptos fundamentales y las normas o reglas establecidas con carcter obligatorio que permiten que las operaciones registradas y los saldos de las cuentas presentados en los estados financieros sean confiables, comprensibles y comparables. Representan una va para lograr cierta uniformidad en la preparacin, contenido y presentacin de los estados financieros bsicos, as como un medio para evitar malas interpretaciones, inexactitudes, ambigedades, predisposiciones, etc. Estos principios tienen su origen en la experiencia obtenida de la solucin de problemas contables y en la legislacin vigente en cada pas. Estn llamados a preservar la coherencia metodolgica del trabajo contable y a garantizar el control interno de las operaciones desarrolladas por cada entidad, por lo que constituyen las bases de la prctica contable.Por ejemplo en Canad los emite el Canadian Institute of Chartered Accountants; en Mxico el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos; en Espaa la Asociacin Espaola de Contabilidad y Administracin de Empresas; en EEUU el American Institute of Accountants; en Cuba el Ministerio de Finanzas y Precios. En el manual emitido por el Instituto Canadiense de Contadores Titulados se incluyen entre otros, los siguientes principios: Entidad de negocio Objetividad Principio del costo Entidad en marcha Unidad Monetaria Reconocimiento del ingreso Perodo de tiempo Igualacin de los gastos Materialidad Revelacin total Consistencia Conservatismo En Mxico, la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos ha emitido los principios siguientes: Principio de entidad Principio de Realizacin. Principio perodo contable. Principio de Revelacin suficiente. Principios de Importancia relativa. Principio de Consistencia.

Principio de Valor Histrico Original. Principio de Negocio en Marcha. Principio de Dualidad Econmica En EEUU gobiernan el proceso contable entre otros, los siguientes principios: Principio del Conservadurismo Principio delCosto Principio del Perodo contable Principio del negocio en marcha Principio de importancia relativa. Principio de Exposicin Principio de Entidad en marcha Principio de los Ingresos En Espaa distintas organizaciones profesionales han emitido principios contables, entre ellas se encuentran los Principios de Contabilidad de la Asociacin Espaola de Contabilidad y Administracin de Empresas ampliamente seguidos por los profesionales de la contabilidad., entre ellos: Principio de prudencia Principio de empresa en funcionamiento Principio de registro. Principio del precio de adquisicin. Principio del devengo. Principio de correlacin de ingresos y gastos. Principio de no compensacin. Principio de uniformidad. Principio de importancia relativa. Antes de exponer los principios de Contabilidad cubanos, nos parece necesario referirnos a algunos aspectos que hubo de tenerse en cuenta para su formulacin final por el Ministerio de Finanzas y Precios en el ao 1993 entre los que destacan los postulados del entorno econmico, a saber: 1. Sistema econmico orientado al logro de altos niveles de equidad social y preservacin de la independencia poltica. 2. Economa de intercambio sobre una base monetaria y utilizacin limitada de instrumentos de mercado. 3. Reinsercin acelerada de la economa a los circuitos comerciales y financieros de la economa mundial. 4. Desarrollo y estimulacin de la inversin extranjera en el pas. 5. Desarrollo de una economa cambiante que introduce un escenario de economa mixta, donde coexisten e interaccionan diversas formas de propiedad : individual, privada, cooperativa, mixta y pblica. 6. Las unidades empresariales son los sujetos fundamentales de la actividad econmica. 7. Las empresas pblicas dominan las mayores riquezas econmicas del pas. 8. Desarrollo de nuevas formas de gestin y funcionamiento del sector empresarial pblico que conducen a la descentralizacin de las decisiones econmicas al separar

la funcin propiedad que cumple el Estado de la funcin administracin que cumple la gerencia y el colectivo laboral. 9. Sistema financiero poco desarrollado con mercados financieros limitados e ineficiente pero con perspectivas de desarrollo a mediano plazo. 10.Alto grado de intervencin de la autoridad gubernamental en los mercados de bienes, servicios, trabajo y capitales. 11.Revitalizacin del papel del Estado como autoridad fiscal. 12.Necesidad de informacin contable para la toma de decisiones por parte de diferentes sujetos econmicos : Estado, inversores extranjeros presentes y potenciales, otros propietarios, administradores, clientes, organizaciones sociales, trabajadores y otros usuarios. De igual manera debe tenerse presente que se declararon como objetivos para el sistema contable cubano, entre otros, los siguientes: 1. Proporcionar informacin til para la toma de decisiones a los diferentes usuarios de la misma, distinguiendo dentro de ellos al Estado, inversores, prestamistas y gerencia de la empresa. 2. Suministrar racionalmente la informacin necesaria para que el Estado pueda ejercer sus funciones de regulacin y control, tanto sobre la eficiencia de la gestin que hacen las administraciones de las empresas pblicas como sobre la actividad y resultados econmicos financieros de las empresas, cooperativas, privadas y mixtas. 3. Proporcionar informacin comprensible a los posibles inversores extranjeros con el fin de que puedan evaluar las posibilidades y factibilidad econmica financiera de establecer negocios en Cuba. 4. Ofrecer informacin a la gerencia para la toma de decisiones tanto en su gestin operativa o corriente como a mediano y largo plazo. 5. Garantizar a propietarios, inversores potenciales, prestamistas, gerentes y otros usuarios informacin que los ayude a : Determinar los flujos de fondos de la empresa con el objetivo de analizar sus actividades de financiacin, inversin y explotacin as como las necesidades de la empresa en cuanto a la utilizacin de dichos flujos. Analizar los factores que puedan afectar la liquidez y solvencia de la empresa. Conocer la composicin, estructura y magnitud de los recursos econmicos de la empresa y los derechos que recaigan sobre ellos, as como los factores internos o del entorno que puedan influir sobre dichos recursos y derecho. Conocer los resultados financieros de la empresa durante un perodo de tiempo determinado : ingresos, gastos y beneficio. 6. Garantizar la informacin necesaria para que los usuarios puedan comparar la situacin financiera, actividad y flujos de fondos de diferentes empresas con vistas a elegir entre varias alternativas a la hora de tomar decisiones de inversin o financiacin, as como para realizar cualquier anlisis econmico financiero entre empresas pertenecientes a una misma rama o esfera de actividad.

No menos importante resulta en este comentario previo a la presentacin de los principios de Contabilidad generalmente Aceptados en Cuba los requisitos tanto de la normativa como de la informacin contable cubana, veamos. Requisitos de la normativa contable cubana. 1. Integralidad 2. Flexibilidad 3. Homologacin con la prctica internacional La integralidad de la normativa contable cubana es entendida como aquel requisito que exige el establecimiento de reglas y normas generales de actuacin nicas para todas las empresas. Las particularidades de cada empresa exigen la flexibilidad de la normativa contable debiendo representar reglas y normas generales de actuacin que orienten la actividad contable hacia el cumplimiento de los objetivos del sistema nacional y garanticen la homogeneidad indispensable de la informacin que se emita pero sin limitar las necesidades y posibilidades de cada empresa o grupos de empresas de reflejar en los sistemas contables especficos sus propias particularidades y criterios profesionales. Otro de los requisitos de la normativa contable cubana debe ser su homologacin con la prctica internacional, impuesto por las particularidades de nuestro entorno econmico y vlido para todas las empresas del pas, potenciales objetos de inversin extranjera, sujetos de comercializacin con el exterior o simplemente suministradores, clientes o competidores de los primeros. Caractersticas cualitativas de la informacin contable. Para determinar las caractersticas cualitativas de la informacin contable debemos tener en cuenta que su finalidad es ser presentada a los usuarios para su interpretacin y anlisis con el propsito de facilitar la toma de decisiones econmicas e incrementar su eficacia por lo que dicha informacin debe ser ante todo til y confiable. La utilidad debe entenderse como la capacidad que tiene la informacin contable de adecuarse a las necesidades del usuario y por lo tanto de satisfacer sus requerimientos de evidencias econmicas imprescindibles para elegir entre diferentes alternativas de actuacin. Por otra parte entendemos la confiabilidad como la cualidad de la informacin contable de ser aceptada por el usuario sin desconfianza, la propiedad que garantiza que la informacin est libre de todo error, que refleja lo que pretende representar, aunque en algunas ocasiones, por la propia naturaleza de los hechos econmicos no pueda cuantificar con precisin y sin incertidumbre la realidad. A su vez, la utilidad se expresa en otras cualidades secundarias : comprensibilidad, relevancia, veracidad, comparabilidad, significacin y oportunidad.

Es precisamente el marco conceptual en su conjunto, entendiendo como tal el entorno econmico, los usuarios y sus necesidades y los objetivos del sistema los que precisan el contenido de las caractersticas cualitativas de la informacin contable y orientan la accin a lo que llaman los Principios de Contabilidad. Los Principios Contables deben ser inferidos del marco conceptual presentado y especialmente de las caractersticas cualitativas de la informacin contable que de acuerdo a la normativa establecida por el Ministerio de Finanzas y Precios son las siguientes: Cualidades de la informacin contable Utilidad : debe ser eficaz y eficiente para poder utilizarla por la direccin de la entidad. Identificacin : atendiendo a que los estados financieros se refieren a una persona jurdica determinada (entidad) deben identificarse con el nombre de la misma, referirse a un perodo determinado y a transacciones econmicas y financieras especficas. Oportunidad : Se ofrece a los usuarios en el tiempo oportuno que determine la normativa establecida al efecto ya que una informacin a destiempo se convierte en intil, por lo que la contabilizacin de las transacciones es una actividad diaria. Representatividad : se expone de forma adecuada y abarca todos los hechos econmicos financieros que ocurrieron en la entidad en el perodo de cuestin, lo que implica que no se puede dar por concluida antes de que finalice el mismo. Credibilidad : debe ser fidedigna, incorporando a los registros contables exclusivamente las transacciones que realmente ocurrieron. No puede dejar lugar a dudas, pero adems, debe hacerlo con una terminologa precisa, comprensible y sin ambigedades, es decir, con un lenguaje simple que pueda ser comprendido por los dirigentes encargados de tomar decisiones. Confiabilidad : debe ser creble y vlida basndose para ello en la captacin de datos primarios debidamente clasificados , evaluados y registrados, una entidad es confiable cuando su contabilidad es veraz y oportuna. Verificabilidad : debe ser susceptible de control y revisin por personas ajenas a su procesamiento, la verificabilidad puede ser interna o externa : la primera depende esencialmente de las normas de control interno que regulan las operaciones que realiza la entidad y del sistema de procesamiento de la informacin contable de la misma y la externa supone que la informacin puede ser sometida a comprobacin mediante la realizacin de las pruebas pertinentes fuera del sistema antes mencionado y garantiza a los usuarios de la informacin contable que la misma ha sido elaborada aplicando los PCGA Homogeneidad : Debe basarse en criterios similares, es decir hablar el mismo lenguaje contable durante diferentes aos. Luego de presentado, de forma general algunos de los aspectos que conforman el marco conceptual de partida, pasemos a presentar cada uno de los principios de Contabilidad establecidos para la prctica contable de las entidades de la actividad empresarial en Cuba. Principio de Registro Principio de Uniformidad Principio de Exposicin

Principio de Prudencia Principio de la no compensacin Principio del precio de adquisicin Principio del perodo contable Principio de entidad en marcha Principio de importancia relativa Principio de Revelacin suficiente

Principio de registro. Este principio regula cmo se deben contabilizar las operaciones asociadas a los Activos, Pasivos, Ingresos y Gastos. Es decir, en qu momento y/o mediante que procedimientos. Establece las siguientes normas contables: Los Activos y Pasivos deben registrarse en el momento en que se reciben o se elaboren los documentos que los amparan y se originen los derechos y obligaciones a que dan lugar los mismos. Toda adquisicin de productos o contratacin de servicios se contabiliza en el momento de su recepcin, independientemente del momento de su pago. No pueden existir productos en almacn que no estn debidamente registrados. Los extravos o prdidas de cualquier medio deben registrarse en cuentas especficas que permitan su localizacin durante el perodo de investigacin y posteriormente conocer las soluciones que se adopten, recuperndose su valor siempre que sea posible, mediante su devolucin o pago por el culpable o asumindose por la entidad, de acuerdo a las regulaciones vigentes. Los sobrantes de medios se registran tambin en cuentas especficas durante el perodo que demore la investigacin, con el fin de poder controlar posteriormente que se cumplan las regulaciones y procedimientos vigentes. Las inversiones materiales contratadas con terceros se registran al certificarse las mismas, independientemente del momento de su pago. Las que se ejecuten con medios propios se registran de acuerdo con el proceso que se aplique, independientemente del momento de su cobro por los beneficiarios. Los ingresos por las ventas se contabilizan en el momento de la entrega de los productos, mercancas y servicios prestados a los clientes y los restantes ingresos, al devengarse, independientemente del momento de su cobro. Los cheques y dems documentos de pago se registran al emitirse, por corresponderse con recursos comprometidos, independientemente del momento de su cobro por los beneficiarios. Los ingresos, impuestos y gastos se registran en el perodo econmico en que ocurran. Los ingresos, gastos e impuestos de perodos anteriores, no contabilizados en su oportunidad, en las empresas, se registran en cuentas independientes a las correspondientes al perodo econmico en que se detectan. Principio de Uniformidad. Prohibe modificar durante el ao los mtodos de evaluar los activos y pasivos para poder compararlos con los de otros perodos y establece la obligatoriedad de que una vez adoptado un criterio en la aplicacin de los principios contables (dentro de las alternativas que, en su caso, estos permitan) los mismos deben mantenerse en el

tiempo para lograr la comparabilidad de las informaciones contables. Este principio es conocido tambin como Principio de Evaluacin De alterarse los supuestos que en su momento llevaron a adoptar un determinado criterio, este se puede modificar, pero en este caso se explicarn los cambios y su incidencia en la ejecucin del presupuesto y en los resultados obtenidos por la entidad, en anexo al estado de situacin. Como ejemplos de aplicaciones de este principio se pueden enumerar: La modificacin del mtodo de valoracin de inventarios. La variacin de las tasas de depreciacin de los activos fijos tangibles y de las de amortizacin de los intangibles. Principio de exposicin. Este principio establece las reglas para la presentacin, agrupacin y ordenamiento de las cuentas contables en los estados financieros regulando que: Los saldos de las cuentas de activos y pasivos se agrupan por su homogeneidad, ordenndose en el Balance General, de mayor a menor liquidez o exigibilidad, es decir, las cuentas de Activo de mayor a menor liquidez y las cuentas de Pasivos de mayor a menor exigibilidad. Las cuentas de ingresos, impuestos y gastos se agrupan por estos conceptos y en dicho orden, para determinar el resultado del perodo, restando los gastos de los ingresos. Principio de prudencia. Regula que los Ingresos o beneficios solo deben contabilizarse una vez devengados, independientemente del momento de su cobro; mientras que las prdidas y riesgos previsibles deben registrarse al conocerse cualquiera que sea su origen. Regula que los gastos se contabilizan en el momento en que se incurren afectando el perodo en que tienen lugar, independientemente de la fecha de su pago. El principio de prudencia refleja un proceder conservador y cauteloso a la hora de calcular los resultados peridicos, de forma tal que no se registren beneficios potenciales que an no se han realizado y por el contrario que se reflejen todos los riesgos y prdidas potenciales, cualquiera que sea su origen.

Principio de la no compensacin. Establece la prohibicin de compensar prdidas y faltantes con sobrantes, ingresos con gastos y activos con pasivos. Pueden citarse como ejemplos de su aplicacin: Los saldos de los activos y pasivos se valoran separadamente, mostrndose las partidas de activo independientes de las del pasivo. No obstante, las partidas reguladoras o complementarias de los activos se muestran deducindolas del medio cuyo valor regulan. Los ingresos y gastos no se compensan, mostrndose en forma independiente.

En ningn caso se compensarn faltantes y prdidas con sobrantes, registrndose en cuentas independientes. Principio del precio de adquisicin. Regula que los bienes econmicos se registran por su precio de adquisicin o por el costo real de produccin. En el precio de adquisicin se incluyen los gastos de compra (fletes, aranceles, etc) necesarios hasta la recepcin de los bienes en la entidad. Si el arancel se lleva a gastos financieros se viola este principio. Cuando se autorizan modificaciones de los valores registrados, se deben comunicar a los usuarios de la informacin contable, especificando las consecuencias econmicas que estas producen en la situacin financiera de la entidad. Lo anterior se comunica en la memoria (Anexos del Estado de Situacin) Principio del perodo contable. Las operaciones econmicas se contabilizan de forma tal que se correspondan con el perodo en que ocurran con el objetivo de que las informaciones contables muestren con claridad el perodo a que estas corresponden. El perodo contable para las entidades empresariales y las presupuestadas es el ao. Los Ingresos, Gastos e impuestos se deben registrar en el perodo econmico en que ocurran, no obstante, cuando se detecten ingresos, gastos e impuestos de perodos anteriores no registrados en su oportunidad en las empresas se deben contabilizar en cuentas independientes a las de las correspondientes al perodo econmico en que se detecten. Toda entidad econmica debe eliminar sus incidencias en gastos de aos anteriores. Al final de cada ao se debe determinar con exactitud lo que debe, utilizar la cuenta gastos acumulados por pagar a travs de una estimacin razonable.

Principio de Entidad en Marcha. Dado que las entidades se constituyen con vida ilimitada, los Activos y Pasivos se registran por sus valores histricos o sus modificaciones sistemticas, no reflejando valores estimados de liquidacin.

Principio de Importancia Relativa. Establece que se debe lograr un equilibrio lgico entre el detalle y minuciosidad de los datos contables y los requerimientos de utilidad de las informaciones derivadas de estos, de forma tal que los Estados Financieros slo muestren los aspectos importantes de las operaciones desarrolladas por la entidad. Principio de Revelacin suficiente. Regula que las informaciones contables deben mostrar con claridad y comprensin todo lo necesario para determinar los resultados de las operaciones de la entidad y su situacin financiera.

Relacin entre las cualidades de la informacin y los Principios contables que ellas exigen.

Significacin, Relevancia, Comprensibilidad Relevancia, Veracidad Significacin, Relevancia, Comparabilidad Oportunidad, Verificabilidad, Objetividad Significacin, Objetividad Relevancia, Significacin, Comprensibilidad Relevancia, Veracidad, Significacin, verificabilidad Comparabilidad, comprensibilidad, objetividad, Verificabilidad, Estabilidad Relevancia, Significacin, Comprensibilidad Relevancia, Veracidad, Significacin

Entidad Contable Entidad en Marcha Perodo Contable Registro Prudencia Importancia Relativa No compensacin Uniformidad Revelacin suficiente Correlacin ingresos y gastos

Ejercicio de prctica Nr 1 Tomando como base lo establecido por el Ministerio de Finanzas y Precios para Cuba identifique el principio de que se trata insertando su nombre al lado de la situacin planteada.. Marque adems con una X si se viola o no explicando el por qu se viola.

Situacin Se adquirieron mercancas por $ 10 000,00 recepcionadas en enero 10 para pagar el 15. El contador ordena contabilizarla en la fecha de pago. Un faltante en inventario segn conteo fsico por $ 300,00 se contabiliz con cargo a la cuenta Prdidas y se acredit a Inventario El contador A utilizaba el mtodo de PEPS para valorar sus inventarios desde el ao 1988 y a partir de Enero 1/93 est utilizando el costo promedio sin comunicarlo. La empresa B utiliza entre otros un submayor de Cliente y otro de proveedores El contador de la empresa present dentro del Balance General lo siguiente: Activo Circulante: Inventario Cuentas y documentos por cobrar Efectivo en Caja y Banco Conociendo que en el ao 1993 se

Principio

Se viola Breve exposicin Si No por qu se viola.

provocara una prdida el contador decidi NO considerar la depreciacin de los AFT de dicho ao para no incrementar la prdida. El contador F rehus contabilizar un gasto ocasionado en la entidad alegando que todava no se haba pagado. Al practicar un inventario fsico del almacn se detecta un faltante y sin investigar las causas el contador decide cargarlo a gasto.

Relacin de la Contabilidad con otras ciencias. El campo de relacin de la Contabilidad resulta cada vez ms amplio destacndose su vinculacin con: la Economa, Estadstica, Derecho, Matemtica, Informtica, Macro y Microeconoma y muchas otras del campo de las ciencias econmicas y filosficas. La Empresa. Concepto. Es un ente econmico donde se combinan los factores productivos: personas (s), capital y trabajo, bajo una forma jurdica y que tiene un objetivo especfico, que puede ser producir bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades colectivas. Algunas son creadas con el propsito de cumplir fines sociales y otras tienen como objetivo la obtencin del lucro. La mayora de los textos consultados clasifican las empresas atendiendo a diferentes factores tales como: a quin pertenecen, qu tipos de personas la forman, qu actividad realizan agrupndolas por lo general de acuerdo a los trminos que aparecen en la figura Nr 1.

Clasificacin de las empresas

De acuerdo a quien pertenece su Patrimonio

De acuerdo a su forma jurdica

De acuerdo a la actividad que realiza

Pblicas

Individuales

Comercia l

Privadas

Sociedades

Industriales

De personas Mixtas De Capital Otras De servicios

Figura 1.

La Ecuacin del Patrimonio. Las entidades econmicas requieren de medios para desarrollar las actividades, los cuales son suministrados por distintas fuentes. Los medios son todos los recursos materiales y los derechos que habrn de convertirse en recursos materiales de que dispone una entidad econmica para realizar sus actividades. Estos medios son suministrados a la entidad por diversas fuentes, lo que constituye un financiamiento, es decir, las fuentes son las distintas formas de financiamiento de los medios. De las definiciones anteriores se deriva la Ecuacin Bsica de la Contabilidad conocida tambin como Ecuacin del Patrimonio cuya expresin sera: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO El Activo representa el valor de los medios con que cuenta la entidad, es decir, este grupo est representado por todos los bienes y derechos que posee la empresa y que sea posible su valoracin en trminos monetarios.

El Pasivo representa el financiamiento dado a la entidad por otras entidades o personas ajenas a la misma y constituye obligaciones por pagar ( deudas), a corto o largo plazo y adems aquellos servicios que debe prestar por cobros que ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones.

El Capital es el financiamiento realizado por el propietario o propietarios de la entidad, es decir, la inversin efectuada en ella por sus dueos, no es una obligacin a pagar a terceros, sino el valor de la participacin que en la entidad tiene el propietario o propietarios. La suma de los valores del pasivo (fuente de prstamo) con los valores del capital (fuente propia) debe ser igual al activo (total de medios, bienes, recursos, derechos).

ACTIVO Medios $ 20 000,00

= = =

PASIVO + Financiamiento Ajeno + $ 8 000,00 +

CAPITAL Financiamiento propio $ 12 000,00

La Ecuacin bsica de la Contabilidad sirve de base a la presentacin resumida de la situacin financiera de la entidad. La forma que resume la situacin financiera de una entidad econmica constituye un estado o tabla que se llama Balance General donde se muestran los medios y sus fuentes de financiamiento agrupados bajo las denominaciones de activo, pasivo y capital en una fecha determinada. Este estado se conoce tambin como Estado de Situacin, Estado de Balance o Estado de la Posicin Financiera. El resultado y su significado. La Ecuacin de resultado. Las actividades econmicas que realizan las empresas originan un resultado, que puede reflejar un incremento o disminucin de las fuentes de financiamiento propias, o sea, un aumento o disminucin del capital de la entidad en dependencia de si el resultado es positivo o negativo, en consecuencia, el resultado constituye la diferencia entre el importe total de los ingresos y el importe total de los gastos, determinado en un perodo dado y expresado como ganancia o prdida de dicho perodo. Basado en lo anteriormente expuesto consideramos Ingresos las percepciones en efectivo o su equivalente por las ventas de productos o mercancas, por las prestaciones de servicios o por cualquier otro concepto que entran a formar parte en la determinacin de resultado. De la misma manera definimos los Gastos como el consumo por concepto de materiales genricamente considerados, salarios, depreciacin, servicios y otros elementos que entran a formar parte en la determinacin del resultado, con inclusin del costo de la produccin o de la mercanca vendida. La determinacin del resultado podemos igualmente plantearla mediante la utilizacin de una ecuacin denominada ecuacin de resultado, que se expresa de la siguiente forma:

Ejemplo 1. Ejemplo 2. Ejemplo 3.

INGRESOS $ 50 000,00 30 000,00 30 000,00

GASTOS = RESULTADO (Ganancia o Prdida) $ 30 000,00 = $ 20 000,00 Ganancia 50 000,00 = ( 20 000,00) Prdida 30 000,00 = 0,00

En el primer caso, el resultado representa ganancia pues como se observan los ingresos son mayores que los gastos. En el segundo caso, el resultado constituye prdida pues los gastos superan a los ingresos. En el tercer caso, los ingresos y los gastos se igualan, no hay ganancia ni prdida lo que es conocido en el mundo econmico como empresa costeable. La determinacin del resultado de una entidad se efecta mediante la conformacin del denominado Estado de Ganancia y Prdida o Estado de Resultado encargado de comparar las partidas de ingresos y gastos ocasionados de acuerdo a los hechos econmicos que los originan durante un perodo de tiempo determinado. El resultado, diferencia entre los ingresos y los gastos, se refleja en los trminos de la ecuacin contable como elementos modificadores del capital de la entidad por lo que la combinacin de ambas ecuaciones quedara expresadas de la siguiente forma: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS GASTOS

Demostracin prctica de cambios en los trminos de la ecuacin bsica con operaciones que originan resultado. Con el objetivo de demostrar la debida igualdad que en todo momento debe darse en la ecuacin anterior desarrollaremos un ejemplo demostrativo elaborado sobre la base de un negocio dedicado a la comercializacin de sombreros que servir de hilo conductor para la demostracin de cambios en los trminos de la ecuacin con hechos econmicos que originan resultado. Ejercicio demostrativo Nr 1. El Sr Enrique Prez Almaguer abre su negocio para comercializar sombreros realizando las siguientes operaciones durante el mes de marzo de 1999: Da 1. Invierte $ 50 000,00 para iniciar el negocio y los deposita en el banco. Da 2. Compra un terreno para la futura ubicacin del negocio pagando $ 20 000,00 en efectivo. Da 2. Crea un fondo para cambio por valor de $ 100,00 mediante extraccin del dinero del banco mediante cheque. Da 3. Compra Suministros de Oficina por $ 500,00 para pagar dentro de 30 das. Da 4. Compra un lote de sombreros en $ 10 000,00 para pagar dentro de 60 das. Da 5. Vende mercancas (sombreros) por $ 5 000,00 para cobrar dentro de 30 das. Da 5. Rebaja de su inventario las mercancas vendidas en la operacin anterior que tienen un costo de $ 3 000,00. Da 10. Acumula la nmina de los trabajadores de su negocio por $ 1 000,00. Da 14. Extrae del banco el dinero para pagar la nmina a sus trabajadores. Da 15. Paga la nmina a los trabajadores.

Da 16. Consume materiales de oficina por $ 200,00. Da 17. Paga mediante cheque la compra realizada en la operacin del da 4. Da 18. Cobra la venta de sombreros realizada el da 5. Da 20. Vende al contado en la unidad (deposita el dinero en la caja) sombreros por valor de $ 2 000,00. Da 20. Rebaja de su inventario las mercancas vendidas en la operacin anterior que tienen un costo de $ 800,00. Da 21. Deposita el dinero de la venta del da 20 en el banco. Da 22. Paga el alquiler de un local que utiliza para almacn por valor de $ 300,00. Da 23.Compra una camioneta a crdito para la distribucin de sombreros a domicilio por $ 5 000,00. Se pide: 1. Analizar las operaciones anteriores a travs de la ecuacin contable. 2. Confeccionar los Estados Financieros bsicos: . Estado de Ganancia y Prdida . Balance General La solucin del ejemplo anterior puede ser observada por los lectores en la figura Nr 2 siguiendo los pasos explicativos que para cada operacin se brindan a continuacin.

Operacin: 1. Se puede observar que a la empresa ha entrado recursos por lo que aumenta el activo Efectivo. El efectivo es aportado por el dueo (Enrique Prez) por lo que l es el nico que tiene derecho sobre el mismo: aumenta el Capital.

2. En este caso solamente ha ocurrido una modificacin del activo al aumentar el bien Terreno y disminuir en la misma cantidad el Efectivo. 3. En esta operacin se modifica solamente el activo al aumentar los recursos existentes en Efectivo en Caja y disminuir los recursos de Efectivo en Banco. 4. Para esta operacin se aumenta el activo Suministros de Oficina y el negocio contrae una deuda de $ 500,00 crendose de esta forma el pasivo a travs de Cuentas por pagar. 5. Aqu se observa un aumento del activo mercancas en $ 10 000,00 y el negocio contrae otra deuda, luego aumenta nuevamente el pasivo a travs de Cuentas por pagar. 6. Obsrvese que aument el Activo Cuentas por cobrar y al mismo tiempo se obtiene un ingreso o beneficio que finalmente modificar al Capital. 7. Esta operacin se realiza separada slo a fines didcticos pues como se conoce cuando Ud. vende entrega mercanca a cambio por lo que debe proceder de inmediato a trasladar al costo de venta el importe de la misma, es decir, aumenta los gastos a travs de la partida Costo de Venta y disminuye el activo Mercancas.

8. En este caso se observa el reconocimiento del aumento en los gastos por concepto de salario y el aumento de la deuda con los empleados al afectar Nmina por pagar en el pasivo. 9. En esta operacin vuelve a ser modificado solamente el activo al aumentar los recursos existentes en Efectivo en Caja y disminuir los recursos de Efectivo en Banco. 10. La operacin de pago de la nmina provoca una disminucin tanto de la deuda (Nmina por pagar) como de los recursos existentes para su pago (Efectivo en Caja). 11. En este caso se trata del empleo de suministros de oficina (activo) en funciones de la entidad por lo que como se aprecia disminuye, es decir, ha sido gastado (aumenta el gasto).

12. Al pagar una deuda contrada con anterioridad disminuye el pasivo (cuentas por pagar) y al mismo tiempo disminuyen los recursos existentes en el activo (Efectivo). 13. En esta operacin vuelve a ser modificado solamente el activo al aumentar los recursos existentes en Efectivo y disminuir el valor de las Cuentas por Cobrar. 14. Obsrvese que aument el activo Efectivo y al mismo tiempo se obtiene un ingreso o beneficio por Venta que finalmente modificar al Capital. 15. Esta operacin se realiza separada slo a fines didcticos pues como se conoce cuando Ud. vende entrega mercanca a cambio por lo que debe proceder de inmediato a trasladar al costo de venta el importe de la misma, es decir, aumenta los gastos a travs de la partida Costo de Venta y disminuye el activo Mercancas. 16. En esta operacin vuelve a ser modificado solamente el activo al aumentar los recursos existentes en Efectivo en Banco y disminuir los recursos de Efectivo en Caja. 17. Aqu se observa que aumenta el gasto en $ 300,00 en este caso por concepto de alquiler y disminuye el activo Efectivo. 18. La compra de una camioneta al crdito provoca el aumento de un activo (Equipos de Transporte) y el aumento de una deuda contrada con el que se la suministra afectndose el pasivo Cuentas por pagar.

Op. Nro. FECHA Marzo 1 Marzo 2 Marzo 2 Marzo 3 Marzo 4 Marzo 5 Marzo 5 Marzo 10 Marzo 14 + 1 000 Marzo 15 Marzo 16 Marzo 17 Marzo 18 Marzo 20 + 2 000 Marzo 20 Marzo 21 Marzo 22 Marzo 23 Totales $ 100 $ 25 600 0 $ 6 200 $ 300 $ 20 000 - 2 000 + 2 000 - 300 + 5 000 $ 5 000 + 5 000 $ 5 500 0 $ 50 000 $ 7 000 $ 3 800 $ 1000 $ 200 $ 300 + 300 - 800 - 10 000 + 5 000 - 5 000 + 2 000 + 800 - 1 000 - 200 - 10 000 - 1 000 - 1 000 + 200 + 5 000 - 3 000 + 1 000 + 10 000 + 100 Efectivo en caja ACTIVOS Efectivo Cuentas en Banco por Cobrar + 50 000 - 20 000 - 100 + 500 + 500 + 10 000 + 5 000 + 3 000 + 1 000 + 20000 Inventario de Suministro Terreno Equipos de Mercancas de oficina Transporte Cuentas por Pagar PASIVOS Prestamo por Pagar + Nmina por Pagar CAPITAL + Capital +50 000 Ventas INGRESOS - COSTOS Costo Gasto de Gasto de Gasto de de Venta Salario Materiaes Alquiler

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

$ 57 200

$ 57 200

La cuenta. Los dbitos y los crditos. El Balance de Comprobacin. Observando detenidamente los pasos realizados en la solucin del ejemplo demostrativo Nr1 nuestros lectores deben asumir que es prcticamente imposible que la Contabilidad utilice este procedimiento por lo poco prctico que resulta aunque aplique el anlisis paso a paso del hecho econmico ocurrido. Cmo resuelve la Contabilidad este problema? Qu instrumento aplica para el desglose homogneo de cada hecho y su agrupacin correspondiente en cada trmino de la ecuacin contable? Son algunas de las interrogantes que en lo adelante daremos respuesta.

La Cuenta. La Cuenta T como forma abreviada La respuesta integral a las preguntas anteriores tiene su primer acercamiento en la utilizacin de la cuenta. La cuenta constituye un instrumento de operacin mediante el cual podemos subdividir el activo, pasivo, capital, ingresos y gastos, agrupadas de acuerdo a ciertas caractersticas homogneas y presentadas bajo una denominacin o ttulo que identifica adecuadamente su contenido. El mtodo de la partida doble emplea las cuentas para recoger en ellas la constancia de los hechos econmicos que ocurren y con aplicacin de su fundamento matemtico las divide en dos lados. El lado izquierdo denominado Debe y el lado Derecho denominado Haber. Estas denominaciones tienen su base en el uso que se daba a las expresiones Me Debe y Tiene a su Haber en la poca del origen de la Partida Doble. Las anotaciones que se realizan por el lado izquierdo (DEBE) se denominan dbitos, por su parte, las anotaciones que se realizan por el lado izquierdo (HABER) se denominan crditos. Tambin se utiliza el trmino cargar para anotar por el debe una cuenta y el trmino abonar para acreditarla. En la figura Nr 3 puede observarse resumidamente a travs del empleo de la representacin esquemtica de la cuenta conocida como Cuenta T llamada as por su similitud con la letra T del alfabeto los aspectos referidos. De la misma forma puede observarse el trmino Saldo que resulta de la diferencia entre la sumatoria del Debe y la sumatoria del Haber. El saldo es Deudor cuando la sumatoria del Debe es mayor que la sumatoria del Haber. El saldo es Acreedor cuando la sumatoria del Haber es mayor que la sumatoria del Debe. Si la sumatoria de ambos lados de la cuenta es igual se considera como Cuenta Saldada Nombre Lado Izquierdo DEBE Cdigo Lado Derecho HABER

Anotar

Debitar Cargar Dbito

Acreditar Abonar Crdito

Anotar

Efectivo en Banco $ 50 000,00 20 000,00 $ 70 000,00 $ 50 000,00 Saldo Deudor $ 20 000,00

Cuentas por pagar $ 30 000,00 $ 60 000,00 20 000,00 $ 30 000,00 $ 80 000,00 $ 50 000,00 Saldo Acreedor

Nminas por pagar $ 40 000,00 $ 40 000,00 Cuenta Saldada

$ 20 000,00

Figura Nr 3

El uso de las cuentas elimina el procedimiento de sumas y restas sucesivas que se mostr en el ejercicio demostrativo Nr 1 de Enrique Prez Almaguer. Para dar continuidad a los contenidos necesarios para el registro de los hechos econmicos con el empleo de las cuentas es necesario recordar la ecuacin bsica: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS GASTOS

Matemticamente hablando podemos proceder a pasar la partida Gastos para el lado izquierdo de la ecuacin con lo cual se hacen positivos todos los trminos que en la misma intervienen quedando expresada de la siguiente forma: ACTIVO + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS

Reglas para debitar y acreditar. Acto seguido puede hacerse una asociacin entre esta ecuacin derivada y la representacin esquemtica de la cuenta (Ver figura Nr 4) que nos permitira enunciar claramente las reglas aplicadas por los contadores para debitar y acreditar y que en esencia indican: Las cuentas de Activo y Gastos aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber y por lo general su saldo es deudor. Las cuentas de Pasivo, Capital e Ingresos aumentan por el Haber y disminuyen por el Debe y por lo general su saldo es acreedor. Las cuentas de Saldo Deudor aumentan por el Debe y disminuyen por el Haber. Las cuentas de Saldo Acreedor aumentan por el Haber y disminuyen por el Debe.

Activos + Gastos DEBE HABER Aumentan $ XXXXXX Saldo Deudor Disminuyen

Pasivos + Capital + Ingresos DEBE HABER Disminuyen Aumentan $ XXXXXX Saldo Acreedor

Reglas para debitar y acreditar Figura Nr 4

Solucin del ejercicio Demostrativo Nr 1 en cuenta T Efectivo en Banco (1) 50 000,00 (13) 5 000,00 (16) 2 000,00 $ 20 000,00 (2) 100,00 (13) 1 000,00 (9) 10 000,00 (12) 300,00 (17) Enrique Prez Capital $ 50 000,00 (1)

$ $

57 000,00 $ 31 400,00 25 600,00

Efectivo en Caja (3) 100,00 1 000,00 (10) (9) 1 000,00 2 000,00 (16) $ 3 100,00 $ 3 000,00 $ 100,00

Cuentas por cobrar (6) $ 5 000,00 $ 5 000,00 (13)

Inventario de Mercancas (5) $ 10 000,00 $ 3 000,00 (9) 800,00 (15) $ 10 000,00 $ 3 800,00 $ 6 200,00

Suministros de Oficina (4) $ 500,00 $ 300,00 $ 200,00 (11)

Terreno (2) $ 20 000,00

Equipos de transporte (18) $ 5 000,00

Cuentas por pagar (12) $ 10 000,00 500,00 (4) 10 000,00 (5) 5 000,00 (18) $ 10 000,00 $ 15 500,00 $ 5 500,00 $

Nminas por pagar (10) $ 1 000,00 $ 1 000,00 (8)

Ventas $ 5 000,00 (6) 2 000,00 (14) $ 7 000,00

Costo de Ventas (7) $ 3 000,00 (14) 800,00 $ 3 800,00

Gastos de Salarios (8) $ 1 000,00

Gastos de Sum. Oficina (11) $ 200,00

Gastos de Alquiler (13) $ 300,00

Clasificacin de las cuentas. En primer lugar las cuentas se clasifican en dos grandes grupos, a saber: Cuentas Reales Cuentas nominales Las cuentas reales estn representadas por los bienes, medios, derechos y obligaciones de la empresa, es decir lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les conoce bajo esta nomenclatura porque el saldo de estas cuentas representa lo que una empresa tiene en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe y que puede ser comprobado por el bien o por el documento existente. Las cuentas Reales tienen la caracterstica de ser cuentas de carcter permanente, es decir que su saldo se traspasa de un ejercicio econmico a otro. Por su parte las cuentas nominales tienen como caracterstica principal que duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa y al finalizar ste, son cerradas y su resultado es traspasado a una cuenta de Patrimonio que es la que va a ser afectada por la ganancia o la prdida de las actividades econmicas de la entidad.

Las cuentas Nominales se crean en cada ejercicio econmico de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, prdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por eso se les conoce tambin como cuentas de resultado. A continuacin se brinda una sntesis general de la clasificacin de las cuentas.

Activo Circulante

. Efectivo en caja . Efectivo en banco . Inversiones a corto plazo . Efectos por cobrar a corto plazo . Cuentas por cobrar a corto plazo . Ingresos acumulados por cobrar . Inventarios

Activo disponible

Activo realizable

. Efectos por cobrar a largo plazo Activo a . Cuentas por cobrar a largo plazo largo plazo . Inversiones financieras a largo plazo . Edificios . Terrenos . Maquinarias . Medios de transporte . Muebles . Otros activos fijos materiales . Patentes . Marcas . Licencias . Franquicias . Know-How . Good Will Activo Ficticio . Gastos de Organizacin . Gastos de investigacin y desarrollo . Otros cargos diferidos . Efectos por cobrar en litigio . Depsitos dados en garanta . Faltantes sujetos a investigacin

ACTIVO REAL

ACTIVOS

Activo Inmovilizado

Activo Fijo Tangible (material)

Activo Fijo Intangible (inmaterial)

Activo Diferido

Otros Activos

Pasivo Circulante

. Efectos por pagar a corto pagar a corto plazo . Cuentas por pagar a corto plazo . Gastos acumulados por pagar . Efectos por pagar a largo plazo . Cuentas por pagar a largo plazo . Obligaciones

pasivo a corto plazo

Recursos PASIVOS Ajenos Pasivo Fijo

pasivo a largo plazo

. Ingresos Diferidos

pasivo diferido

Otros Pasivos

. Sobrantes Sujetos a Investigacin

Recursos CAPITAL Propios

. Patrimonio . Reservas . Donaciones . Utilidades retenidas . Prdidas (a deducir)

Capital lquido o contable

Ingresos

Ventas Menos: Devoluciones en Ventas Rebajas en Ventas Descuento en Ventas Otros Ingresos Costo de Venta Gastos de Operaciones: - Gastos de Distribucin y Venta - Gastos de Administracin y Generales Otros Gastos

Nominales

Gastos

De forma resumida podemos expresar que conceptualmente el contenido bsico de las cuentas que conforman los estados contables estn referidos a cinco grupos: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos. Activos: Lo integran el conjunto de bienes y derechos cuantificables, derivados de transacciones o de hechos propios de la entidad, capaces de producir ingresos econmicos financieros, razonablemente proyectados durante el desarrollo de su gestin. Activo Circulante: Est constituido por cuentas que representan bienes o derechos susceptibles de convertirse en dinero o de consumirse en el prximo ciclo normal de operaciones de la empresa para el cual se toma como base generalmente un ao. Efectivo en Caja y Banco Comprende la existencia en poder de la entidad de la moneda de curso legal, moneda extranjera, cheques, giros bancarios y postales a la vista, depsitos en entidades bancarias y colocaciones efectuadas en instituciones financieras. Inversiones a Corto Plazo o Temporales Incluye inversiones financieras constituidas por valores negociables. Son colocaciones de recursos excedentes transitorios de la entidad en ttulos y valores pblicos o privados y en depsitos a plazo fijo en entidades bancarias o financieras, nacionales o internacionales. Efectos y Cuentas por cobrar Son derechos de la entidad, producto de obligaciones contradas por terceros por concepto de compras de productos, prestacin de servicios, ventas de bienes, arrendamiento de inmuebles, concesiones o licencias de explotacin de bienes de cualquier naturaleza, servicios o actividades anlogas. Ingresos acumulados por cobrar. Corresponden a ingresos devengados, a que tiene derecho la entidad y que no se han percibido por no haber arribado a la fecha de su liquidacin segn los contratos suscritos o a prestacin de servicios que no han sido facturados. Incluye intereses, comisiones, dividendos, servicios prestados, etc. Inventarios Los inventarios son bienes constituidos por adquisicin, en proceso de elaboracin o terminados, bien sea para consumo o para su comercializacin. Activos Fijos Son los bienes o derechos adquiridos por la empresa y los cuales son de carcter ms o menos permanente, los cuales se adquieren con la intencin de utilizarlos en las operaciones normales de la entidad y no de venderlos.

Activos fijos Tangibles Comprende los bienes inmuebles, muebles, equipos y maquinarias adquiridos, recibidos en donacin o elaborados por la entidad, que tienen una vida til superior a un ao, no se agotan en el primer uso y su incorporacin se realiza con el propsito de utilizarlos en la actividad que desarrolla la empresa y no para su venta, estn connotados por tener materialidad, es decir, poseen presencia fsica. Dentro de este grupo se encuentra el Terreno ( no pierde valor con el transcurrir del tiempo), los edificios, maquinarias, mobiliario, vehculos ( se deprecian con el transcurrir del tiempo) y por ltimo se incluyen las minas, los bosques madereros, los pozos petroleros (los cuales se van agotando en la medida que van siendo explotados) No nos parece necesario entrar en la explicacin del contenido econmico de cada cuenta ejemplificada pues su propio nombre da la visin general de lo que abarca, adems el lector puede profundizar si as lo desea en otros materiales que sobre este tema se han editado en el pas. Activos Fijos intangibles Se entiende por Activos Fijos intangibles o inmateriales a aquellos activos no cuantificables fsicamente pero que producen o pueden producir un beneficio a la entidad, cuya vida es superior a un ao a partir del momento que les dio origen y que en su generalidad se amortizan con cargo a gastos en ejercicios posteriores. Este rubro incluye bienes que, si bien tienen caractersticas inmateriales, implican un derecho o privilegio que posibilita reducir costos o mejorar la calidad de servicios o productos tales como: patentes, marcas, derecho de autor, franquicias, licencias, beneficios inherentes a las polticas ambientales, etc Activos Diferidos Son gastos por monto significativo que generalmente no ocurren de manera repetida y cuya caracterstica principal es que son gastos no recuperables en dinero, pero, como el beneficio que estos gastos van a prestar generalmente abarca varios aos se consideran como activos y se van transfiriendo a gastos con el transcurrir del tiempo. Otros Activos. Existen algunos activos que no responden a los lineamientos y caractersticas de los grupos anteriores, los cuales, en su generalidad son diferentes entre ellos mismos pero al ser su representatividad tan escasa no resulta conveniente continuar creando ms grupos dentro del activo tomndose como lnea su agrupacin general dentro de este trmino.

ME QUEDE AQUI

Balance de Comprobacin. Su finalidad. Una vez determinados los saldos de las cuentas el siguiente paso ser la elaboracin del Balance de comprobacin. Ya sabemos que toda operacin conlleva un intercambio de valores en sentido contrario, toda operacin origina por lo menos un cargo y un abono por importes iguales, si esto se cumple en el registro de cada operacin, el conjunto de todas las operaciones debe dar como resultado un equilibrio entre todos los cargos y todos los abonos, en trminos de la sumatoria aritmtica. Una manera de verificar este equilibrio es mediante la formulacin del Balance de Comprobacin, este no es ms que: Una relacin valorada de las cuentas de la entidad agrupadas por su saldo y presentadas de acuerdo al orden de la ecuacin contable en una fecha determinada y tiene como finalidad verificar, comprobar, la igualdad que debe existir entre los cargos y abonos. Generalmente es recomendable formular el Balance de Comprobacin mensualmente ya que permite al contador verificar el trabajo realizado y por tanto, poder determinar si existe algn error que pueda conocerse al no cumplirse la igualdad la igualdad de cargos y abonos, pudiendo corregir el error en el mes que se produjo y no tratar de buscarlo despus de haber transcurrido varios meses. Tenemos que dejar claro que el hecho que nos cuadre el Balance de Comprobacin no quiere decir que todo el trabajo est correcto, se pueden haber cometido una serie de errores u omisiones y a pesar de ello est relacin cuadrar. Ejemplo: Omisin en el registro de alguna operacin. Registrar una operacin cargndole o abonndole o ambas cosas a cuentas que no correspondan. Se hayan cometido errores matemticos que estn compensados. Se pueden haber registrado operaciones, donde no corresponda ningn asiento.

Formas de elaborar el Balance de Comprobacin. El Balance de Comprobacin puede ser elaborado de dos maneras: 1. Balance de Comprobacin por Sumas. 2. Balance de Comprobacin por Saldos que es el de mayor utilizacin en la actualidad. A continuacin presentamos el Balance de Comprobacin por Saldos del negocio del Sr Enrique Prez que venimos trabajando desde el inicio.

Sr. Enrique Prez Almaguer Balance de Comprobacin 31 de Marzo de 1998 Saldos Cuentas Efectivo en Caja Efectivo en Banco Inventario de Mercancas Suministro de Oficina Terreno Equipo de Transporte Cuentas por Pagar Sr. Enrique Prez - Capital Ventas Costo deVentas Gasto de Salario Gasto de Suministro de Oficina Gastos de Alquiler Totales $ Debe 100.00 25 600.00 6 200.00 300,00 20 000.00 5 000,00 Haber

$ 5 500.00 50 000,00 7 000,00 3 800.00 1 000.00 200.00 300,00 $ 62 5000.00

$ 62 500.00

Como podr apreciar el lector tomamos cada una de las cuentas afectadas en el proceso de registro de los hechos econmicos y luego de determinados sus saldos efectuamos la comprobacin de su igualdad a travs de la elaboracin del Balance anterior. Si se quisiera elaborar adems el Balance de Comprobacin por sumas sera necesario agregar en el formato anterior dos columnas para los valores totales del Debe y el Haber de cada cuenta expuesta en el balance anterior incluyendo aquellas que por su saldo resultar cero no fueron incluidas en la presentacin anterior.

Libros para el registro de los hechos econmicos: Diario y Mayor. En aspectos tratados anteriormente hemos explicado que de los hechos econmicos se deja constancia en distintos documentos como facturas, vales de salida de almacn y para pagos menores, reportes de produccin, tarjetas de firmas, nminas y otros con el objetivo de ordenarlos, clasificarlos y agruparlos de acuerdo a criterios, normas y procedimientos previamente establecidos. El mtodo de la partida doble y la estructura de cuentas establecida nos brindan los principios generales para lograr el mencionado registro, pero se requieren los instrumentos donde sea posible desarrollar la fase del procesamiento de los datos. Los instrumentos a que nos referimos en el prrafo anterior parten del establecimiento de los Libros Diario y Mayor como libros bsicos, gua o bases de los cuales se desprenden otros llamados subdiarios y

submayores que permiten mayor anlisis del registro de los hechos econmicos que a diario ocurren en nuestras entidades econmicas al constituir en la prctica subdivisiones de los primeros. Los libros Diario y Mayor son considerados como bsicos porque en uno se inicia el registro sistemtico y clasificado de los hechos econmicos y en el otros se resume los mismos agrupados en las diferentes cuentas. El objetivo del uso del Diario es recoger, mediante anotaciones que se denominan asientos de diario cada uno de los hechos econmicos que ocurren en orden cronolgico, para servir de base a la agrupacin homognea en el mayor llamado en los momentos actuales por ms de un empresario como el diario histrico. El disponer de la anotacin completa de cada hecho econmico con todos los elementos que los identifican y su registro en un libro cronolgicamente organizado, ofrece una fuente informativa unificada que puede ser consultada en cualquier momento y facilita la localizacin de errores producidos por una incorrecta seleccin de las cuentas, por dbitos o crditos improcedentes o por importes que no son los que corresponden. Las caractersticas bsicas del libro Diario son: Libro de asientos cronolgicos donde se registran los hechos como ocurren. Constituye un registro sistemtico de dbitos y crditos que clasifica los distintos elementos que intervienen en cada hecho econmico, identificado por los ttulos de las cuentas. Sirve de base para la agrupacin de los datos en el libro Mayor, mediante las mismas cuentas utilizadas para su registro. Todas las anotaciones o asientos que pueden ser simples cuando poseen una cuenta deudora y otra acreedora o compuestos cuando consta de dos o ms cuentas deudoras o acreedoras llevan, adems de los ttulos de las cuentas y los valores que se debitan y acreditan, una explicacin breve pero completa de las particularidades del hecho ocurrido. La forma de Diario ms utilizada es la que sealamos a continuacin. Fecha Cuentas y Detalles R a) -- 1 -8) 7) 1. b) c) 2) Cuenta que se carga 4) Cuenta que se abona 6) Descripcin de la operacin. Parcial 9) Debe 3) 5) Haber

Mecanismo del libro Diario. 1. En la primera columna anotamos la fecha. En el punto 1-a colocamos el ao; que se coloca una vez y que encabeza la columna de la fecha en cada pgina. En el punto 1-b ir el mes; que no se vuelve a anotar salvo que se inicie uno nuevo.

En el punto 1-c ir el da que siempre deber colocarse; si se realizan varias transacciones en un mismo da, este debe colocarse aunque deba repetirse. 2. En este aspecto anotaremos el nombre de la cuenta que ha de cargarse. 3. Aqu anotaremos el importe del dbito en la misma lnea donde registramos el nombre de la cuenta deudora. 4. Aqu se sita el nombre de la cuenta acreedora. 5. En la misma lnea donde situamos la cuenta del Haber colocamos el importe del crdito. 6. Seguidamente del abono, en la siguiente lnea anotaremos una breve descripcin de la operacin que acaba registrarse. 7. Esta es la columnas de las referencias, es un medio de comunicacin entre el Diario y el Mayor y es lo que se conoce como Referenciacin Cruzada; en esta columna anotaremos el nmero de pgina que corresponde a una determinada cuenta en el Libro Mayor. 8. Antes de registrar la operacin colocamos el nmero consecutivo de la misma. 9. Columna utilizada para situar los importes de los anlisis o subcuentas ubicados en cualquier cuenta deudora o acreedora y cuyo importe debe ser siempre igual al de la cuenta que la origina. El Mayor. Importancia y Finalidad. Hechas las anotaciones en el Libro Diario, con el carcter de una unidad de registro para cada operacin, es necesario agrupar los valores con un principio de homogeneidad, para poder determinar los cambios que se producen en los trminos de la ecuacin contable. Para el registro de estos cambios, aumentos y disminuciones, se utilizan las cuentas y se habilitan en el Libro Mayor con una pgina o folio para cada una. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa, este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital o Patrimonio, Ingresos y Gastos que son utilizadas en una organizacin para llevar Contabilidad. En su formato tradicional el Libro Mayor constaba de dos secciones lo que haca que su mecanismo de operatividad fuera el mismo ya explicado en la cuenta T agregndosele algunos elementos como la fecha y una breve explicacin de la operacin ejecutada. En la actualidad el formato que se utiliza es el de tres columnas: Debe, Haber, Saldo. Nombre de la cuenta: ___________________________________ Folio: ________

FECHA

DETALLES

Rf

DEBE

HABER SALDO

(1)

(2)

(6)

(3)

(4)

(5)

Esta forma de libro Mayor tiene las siguientes caractersticas: 1. 2. 3. 4. Espacio para situar la fecha en que la cuenta fue modificada. Anotaremos el motivo de ese aumento o disminucin. En la columna del Debe anotaremos los cargos que experimente la cuenta. En la columna del Haber anotaremos los crditos que experimente la cuenta.

5. En la columna de los Saldos registraremos a medida que se van sucediendo los cargos y abonos, el saldo que tiene esa cuenta viene dado por la diferencia entre el Debe y el Haber. Los pases y sus caractersticas. Relacin con el asiento de diario. Determinacin de saldos. Al procedimiento de transferir las anotaciones hechas en el Diario a las cuentas en el Mayor, se le denomina pase. Al efectuar los pases al libro Mayor se procede de la siguiente forma: Se inicia con las cuentas debitadas, anotando la fecha, se realiza una breve caracterizacin de la operacin en el detalle, el importe del Dbito y la actualizacin inmediata del Saldo. Se trabaja luego con la cuenta acreditada anotando la fecha, caracterizando la operacin en el detalle, el importe del Haber y la actualizacin inmediata del Saldo. En la columna de las Referencias (6) se anotar la relacin existente con el libro Diario, Nr de Folio o Nr de asientos y en el libro diario anotaremos en la columna de la referencia la relacin existente con el Libro Mayor (Nr de cuenta o Nr de Folio); esto es lo que se conoce como Referenciacin cruzada. Ver figura 5. El Estado de Ganancias y Prdidas o Estado de resultado. El Estado de Ganancias y Prdidas es aquel que demuestra el resultado de las operaciones realizadas por la empresa en un perodo contable determinado. Obsrvese que en la anterior definicin se destaca que el Estado de Ganancia y Prdidas muestra el resultado de las transacciones comerciales efectuadas durante un perodo determinado, es decir la posicin econmica de la entidad a diferencia del Balance General que se refiere a la posicin financiera de la empresa en el momento en que dicho estado se confecciona. Divisin del Estado de Ganancia y Prdidas. Al igual que el Balance General, el Estado de Ganancias y Prdidas se divide en secciones o partes. Las principales secciones que se muestran al confeccionar un Estado de Ganancias y Prdidas son: Ventas Brutas Menos: Devoluciones, Rebajas y Descuentos en ventas. Ventas Netas

Seccin 1

Costo de Venta Seccin 2 Utilidad Bruta en Ventas

Referencia cruzada entre el Diario y mayor Libro Diario Fecha (A) (C) (E) (G) Libro Mayor Cuentas y detalles (G) Resumidas Ref (B) Dbito (D) Cuentas y detalles (B) (H) (H) (D) (F) Ref Parcial Debe Haber

Cuenta:C Fecha (A)

Folio: (H) Crdito Saldo (D)

Cuentas :E Fecha (A) Cuentas y detalles (G) Resumidas

Libro Mayor Ref (B) Dbito (F)

Folio: (H) Crdito Saldo (F)

Figura 5

Gastos de Operaciones Seccin 3 Utilidad Neta en Operaciones

Gastos e Ingresos Financieros Seccin 4 Utilidad antes del impuesto

Impuesto sobre Utilidades Seccin 5 Utilidad Neta del Perodo La seccin Nr 1 se refiere a la determinacin de los ingresos directos de la empresa. Se dice que son ingresos directos por ser los obtenidos en el desarrollo de las operaciones primordiales a que se dedica la empresa. Cuando se trata de un negocio de compraventa, la principal fuente de ingresos est representada por la venta de mercancas. Para la determinacin de los ingresos directos se hace necesario considerar las Ventas Brutas o simplemente Ventas, en cuya cuenta se registra el importe de las ventas totales realizadas en el perodo. Forman parte tambin de esta seccin las Devoluciones en Ventas bajo cuyo rubro se anota el importe de las ventas que han sido canceladas por los clientes debido a razones tales como: inconformidad con la calidad o estado de la mercanca, diferencias en precio o cantidad, ect. Tambin se encuentra las Rebajas en ventas a cuya cuenta se cargan las deducciones en el importe de las ventas que se conceden a los clientes que, disgustados con las mercancas recibidas, estn dispuestos a quedarse con ellas mediante una reduccin del precio de ventas de las mismas. Las Ventas menos las devoluciones, rebajas y Descuentos que son los concedidos por pronto pago producen el resultado final conocido como Ventas Netas La seccin Nr 2 est compuesta del Costo de Ventas o Costo de las mercancas vendidas que como su nombre indica, representa el valor de las mercancas que fueron vendidas por la empresa. El costo de ventas es determinado en forma distinta segn la empresa sea un comercio o una industria. Como se conoce en la empresa comercial que aplica el sistema de inventario continuo el valor de la mercanca se convierte en su costo en el acto de la venta mediante el asiento que refleja este acto, por el contrario, si aplica el sistema de inventario fsico el costo de venta se determina sumndole al Inventario Inicial las Compras Netas y restndole el Inventario Final valorado parta lo cual se requiere de un conteo de todas las mercancas que se encuentran en existencia. Si se tratase de una empresa industrial, el costo de venta sera determinado diciendo: Inventario de productos Terminados al comienzo Ms: Costo de produccin Productos terminados manipulados Menos: Inventarios de productos terminados al final Costo de Venta $ XXX XXX $ XXX XX $ XXX

La seccin 2 tambin est compuesta por la Utilidad Bruta en Ventas, que representa la diferencia entre las Ventas Netas (determinadas en la seccin 1) y el Costo de Ventas y cuya diferencia expresa la ganancia bruta con la cual se cubrirn los dems gastos. La seccin 3 est integrada por los Gastos de operaciones que representan los gastos directamente relacionados con la explotacin del negocio y que se clasifican en Gastos de Distribucin y Venta que incluye partidas tales como Sueldos, Comisiones y Gastos de Vendedores, depreciacin de equipo de distribucin y otros y el grupo de Gastos de Administracin y Generales que incluye partidas tales como Sueldos, Gastos de alquiler, gastos de electricidad, agua y telfono, Depreciacin de Mobiliario, etc. Esta seccin comprende tambin la Utilidad Neta en Operaciones , que es la diferencia que resulta de rebajar a la Utilidad Bruta en Ventas (mostrada en la seccin 2) el importe integrado por los dos grupos que componen los Gastos de Operaciones. La seccin 4 est destinada a los conocidos Gastos e Ingresos Financieros que son aquellos que se refieren a las ganancias o prdidas ocasionadas en las operaciones que tienen caractersticas financieras como los intereses ganados y pagados sobre letras, pagars, prstamos, ect., los descuentos recibidos y concedidos por pronto pago y otros. La diferencia entre la Utilidad Neta en Operaciones y los Gastos e Ingresos financieros representar la utilidad de la empresa antes de impuestos. La seccin 5 est constituida por el Impuesto de Utilidades que es la parte de las mismas que recibe el Estado y la Utilidad Neta del perodo representada por la diferencia neta de los gastos e ingresos que pertenecen a la empresa. El costo de Produccin. Una empresa mercantil adquiere las mercancas y, sin modificarlas, las revende. Una empresa industrial compra mercancas a las cuales adiciona mano de obra y las somete a diversos procesos para, mediante su modificacin, convertirlas en el producto terminado que expende. La fabricacin de un artculo se compone de tres elementos principales para determinar su costo: 1. La Materia Prima. 2. La mano de Obra Directa. 3. La carga Fabril o Gastos Indirectos de Fabricacin. La materia prima comprende los bienes que, mediante su modificacin, componen el producto terminado e integran una parte de mismo. Los suministros usados en la fabricacin no se clasifican como Materia Prima porque no se modifican y, por tanto no forman parte del producto terminado. La mano de Obra directa representa el trabajo de los obreros que intervienen directamente en la fabricacin de los productos. La Carga Fabril o Gastos Indirectos de fabricacin comprende todos aquellos costos necesarios para la fabricacin que no pueden ser catalogados como Materia Prima o Mano de Obra Directa, y bajo esta denominacin se agrupan la mano de obra indirecta, la electricidad, la depreciacin de las maquinarias y edificios de la fbrica, las reparaciones y mantenimientos de la fbrica y cualquier otro costo que ayude indirectamente a la fabricacin. Otra distincin fundamental que sealan algunos autores de Contabilidad Industrial, consiste en que la Materia Prima usada y la Mano de Obra Directa, las cuales forman el Costo

Directo pueden ser medidos con exactitud en cada artculo mientras que la Carga Fabril carece de esta facultad. No obstante lo anterior, la determinacin del costo de produccin de los artculos elaborados en un perodo contable no puede obtenerse considerando solamente la Materia Prima usada, la Mano de Obra directa empleada y la Carga Fabril incurrida, ya que pueden existir productos en proceso de elaboracin al comienzo y al final del perodo contable que hay que tomar en consideracin. El Costo de Produccin se obtendr sumando la Materia Prima utilizada, la Mano de Obra directa, la Carga Fabril y el Inventario de Productos en Proceso al comienzo del perodo y restando el Inventario Final de Productos en Proceso. Tambin es necesario considerar al confeccionar un Estado de Costo de Produccin los siguientes inventarios al comienzo y al final del perodo contable de: Materias Primas, Suministros y Productos en Proceso. Ejemplo de un Estado de Ganancia y Prdida. Para la ejemplificacin del Estado de Ganancia y Prdida hemos seleccionado una entidad industrial totalmente ficticia con el objetivo de que se aprecie la relacin entre el estado de Costo de Produccin, el Estado de Ganancia y Prdida y el Balance General que explicaremos ms adelante.

Compaa La Naviera, S.A. Estado de Costo de Produccin Ao terminado en Diciembre 31 del 2000

Materia Prima: Inventario en enero 1ro Compras Materia Prima manipulada Menos: Inventario en Diciembre 31 Mano de Obra Directa Costo Directo Carga Fabril Total utilizado en la produccin Ms: Disminucin del Inventario de Productos en Proceso: Inventario en Enero 1 Inventario en Diciembre 31 Costo de Produccin del ao (al Estado de Resultado)

$ $

12 0000,00 80 000,00 92 000,00 10 000,00

82 000,00 65 000,00 $ 147 000,00 116 000,00 $ 263 000,00

10 000,00 8 000,00

2 000,00 $ 265 000,00

Es bueno aclarar que dentro de los costos indirectos o carga fabril a que se hace referencia en el estado de Costo de produccin anterior podemos encontrar partidas tales como: Salarios indirectos Electricidad Suministros de la Fbrica Depreciacin maquinaria y equipos Depreciacin de Edificio de Fbrica Reparaciones de la Fbrica Otras partidas que se consideren oportunas de acuerdo a la actividad de la entidad.

Estado de Ganancia y Prdida.

Compaa La Naviera, S.A. Estado de Ganancias y Prdidas Ao terminado en 3l de Diciembre del 2000

Ventas Netas Costo de Ventas: Inventario de Productos terminados en Enero 1. Costo de Produccin Mercancas manipuladas Menos: Inventarios de productos terminados en Dic 31 Utilidad bruta en Ventas Gastos de Operaciones Gastos de Distribucin y Ventas: Sueldos de Vendedores Viajes de vendedores Propaganda Gastos de entrega Depreciacin Equipo de Reparto Impuesto sobre ventas Utilidad Neta en Ventas Gastos de Administracin y Generales: Salarios de Oficina Suministros de Oficina Electricidad, agua y telfono Gastos Generales Prdidas en cuentas malas Reparacin y mantenimiento general Depreciacin de Mobiliario Utilidad Neta en Operaciones Operaciones Financieras: Intereses sobre Bonos Menos: Intereses Ganados Utilidad antes del Impuesto Menos: Impuesto sobre Utilidades Utilidad Neta del Ao (al Balance General)

$ 700 000,00 $ $ 18 000,00 265 000,00 283 000,00 12 000,00 $ 429 000,00

$ 12 000,00 2 500,00 8 000,00 4 000,00 2 325,00 3 500,00

32 325,00 $ 396 675,00

$ 13 000,00 2 300,00 12 700,00 1 000,00 5 000,00 1 500,00 3 500,00

40 500,00 $ 356 175,00

$ 12 000,00 881,35

11 118,65 $ 345 056,35 60 743,86 $ 284 32.49

Veamos a continuacin el Estado de Ganancia y Prdida correspondiente al ejercicio demostrativo Nr 1 de Enrique Prez Almaguer que ha servido de hilo conductor en el desarrollo de los contenidos que hemos expuesto.

Enrique Prez Almaguer Estado de Ganancia y Prdida Perodo terminado 31/03/99

Ventas ( menos): Costo de Venta Utilidad Bruta en Venta ( menos): Gastos de Operaciones Gasto de Salario Gasto de Suministros de Oficina Gasto de Alquiler Utilidad Neta del Perodo

$ 7 000.00 3 800.00 $ 3 200.00 $ 1 000.00 200.00 300.00 $

1 500.00 1 700

El Balance General. Antes de presentar las particularidades bsicas del Balance General o Estado de Situacin, como tambin se le conoce, presentaremos a nuestros lectores algunas definiciones: El Instituto Americano de Contadores lo define como Un estado tabular o resumen de saldos traspasados a cuenta nueva despus de un cierre efectivo o tcito de los libros de Contabilidad, de acuerdo con las reglas o principios de la Contabilidad. Roy B. Kester lo define como: El Balance de Situacin es, por tanto un estado comprensivo de una relacin o inventario del Activo de la empresa, de su Pasivo y de la diferencia que entre ambos existe -- que representa a la participacin del empresario todo ello presentado de forma tal que se demuestre adecuadamente la condicin financiera de la empresa en la fecha indicada El Balance General es por tanto: El estado que expresa la posicin financiera de la empresa en una fecha determinada mediante la relacin clasificada de todas las cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el capital, es decir, una relacin de cuentas reales, de valuacin y de orden, que en forma resumida presenten la situacin objetiva de la empresa en marcha para la fecha que dicho estado seale. Formas de Presentacin. El Balance General puede ser presentado de varias formas, entre ellas citamos, por ser las ms usuales las siguientes: Forma Horizontal: que se presenta situando los Activos en el margen izquierdo y los Pasivos y Capital en el margen derecho. A este modo de presentacin se le denomina tambin Forma de cuenta y tiene su origen en la ecuacin de ala Contabilidad Activo = Pasivo + Capital. Forma vertical: que se muestra situando el Activo en la parte superior y a continuacin el Pasivo y el Capital. A esta forma de presentacin tambin se le denomina forma de Estado o Reporte.

Grupos divisionarios del Balance General. Por lo expuesto en el epgrafe anterior, es obvio que el Balance General se divide en tres grupos divisionarios que como ya vimos se denominan Activo representado por los recursos, bienes, derechos que posee la empresa para el desarrollo de sus operaciones, el Pasivo representado por las deudas a corto y largo plazo con terceras personas conocidos como financiamientos ajenos y el Capital que representa la inversin de los dueos en el negocio o las conocidas fuentes de financiamiento propias de la entidad. Cada uno de estos grupos debe subdividirse, a su vez, con la finalidad de lograr una clasificacin que nos conduzca a una mejor interpretacin de la posicin financiera de la empresa. De ah la necesidad de la agrupacin de las distintas partidas que integran el Balance General. Para la consecucin de los fines mencionados con anterioridad, estimamos que el Activo y el Pasivo deben ser clasificados en la siguiente forma: Activos Activos corrientes o circulantes Inversiones permanentes Activo Permanente o Fijo Activo Ficticio Otros Activos Pasivo Pasivos Corrientes o Circulantes Pasivo Fijo o a largo Plazo Crditos o Pasivos Diferidos Otros Pasivos

La presentacin de la seccin del capital depender un poco del tipo de entidad a la que nos estemos refiriendo a saber: de un solo propietario, sociedad de personas o sociedad de capital, de esta ltima bsicamente encontraramos: Capital emitido y en circulacin Reservas Donaciones Utilidades retenidas Prdidas (a deducir)

Recursos propios

Ejemplo de Balance General. Para ilustrar lo anterior tomamos como ejemplo la misma entidad ficticia utilizada para el estado de costo de produccin y el Estado de Ganancia y Prdida.

Compaa La Naviera, S.A. Balance General 3l de Diciembre del 2000 ACTIVO Activo Circulante Efectivo en Caja y Banco Cuentas por cobrar Menos: Provisin para cuentas malas Intereses por cobrar Inventarios: Materias primas Productos en proceso Productos terminados Total Activo Circulante Inversiones Permanentes Activo Fijo Costo Terrenos $ 5 000,00 Edificio 25 000,00 Maquinaria 50 000,00 Equipos de Transporte 18 000,00 Total activo Fijo Activo Ficticio Gastos de Organizacin Publicidad y Promocin Total Activo Ficticio Total Activo $ $ 296 000,00 29 600,00 15 800,00 266 400,00 1 200,00

$ 10 000,00 8 000,00 12 000,00

30 000,00 $ 313 400,00 63 681,25

Depreciacin $ $ 3 500,00 20 000,00 7 875,00

Neto 5 000,00 21 500,00 30 000,00 10 125,00 66 625,00

36 000,00 140 000,00 $ 176 000,00 759 706,25

Pasivo y Capital Pasivo Circulante Cuentas por pagar Impuesto sobre utilidades por pagar Intereses de bonos por pagar Dividendos por pagar Total Pasivo Corriente Pasivo a largo plazo Bonos a pagar 8% 12/31/2010 Total Pasivo Capital en acciones Ms: Utilidades Retenidas Total Capital contable Total Pasivo y Capital

40 100,00 60 743,86 8 000,00 26 000,00 $ 134 834,86 100 000,00 234 834,86

$ $ 260 000,00 264 871,39 $

524 871,39 759 706,25

Veamos a continuacin el Estado de Situacin o Balance General correspondiente al ejercicio demostrativo Nr 1 de Enrique Prez Almaguer al igual que hicimos con el Estado de Ganancia y Prdida.

Enrique Prez Almaguer Balance General 31 de Mayo de 1999 Activo Activo Circulante Efectivo en Caja Efectivo en Banco Inventario de Mercancas Suministro de Oficina Activo Fijo Terreno Equipos de Transportacin Total de Activo Pasivo Pasivo Circulante Cuentas por Pagar Capital Enrique Prez Capital (ms): Utilidad del Perodo Capital Contable Total de Pasivo y Capital $ $ 100.00 25 600.00 6 200.00 300.00 25 000.00 $ 20 000.00 5 000.00 $ 57 2000.00 32 200.00

5 500.00

$ 50 000.00 1 700.00 51 700.00 $ 57 200.00

Contenido Ajustes. Importancia y justificacin. Cuando se analiza el ciclo contable se detecta que un paso previo antes de la preparacin de los estados financieros, es lo concerniente al ajuste de las diversas cuentas de que consta el Balance de Comprobacin; se trata en este caso, que muchas de las cuentas que componen el Balance de Comprobacin no estn actualizadas a la fecha en que se desean preparar los estados financieros. Uno de los Principios de la Contabilidad Generalmente Aceptados, trata de la correcta determinacin de la utilidad en un ejercicio y en consecuencia plantea que todos los gastos ocurridos u ocasionados en un perodo determinado, se deben registrar como gastos de ste, an en el caso de no haberse acumulado y que todos los ingresos devengados en un ejercicio se deben registrar en el mismo, an en el caso de no haberse cobrado. En consecuencia podemos concluir que en la fecha de cierre deben actualizarse algunas cuentas con la finalidad de llevarlas a un justo y exacto valor, con el objetivo que el Estado de Ganancia y Prdida y el Balance General reflejen todas las situaciones de la manera ms exacta, esto se hace mediante Asientos de Ajuste, por lo tanto el Asiento de Ajuste es un Asiento que tiene como objetivo registrar un hecho econmico no considerado a subsanar algn error detectado. Ejemplo: El 1/12/2000 se adquiri mediante cheque artculos de oficina por valor de $650.00. 2000 Dic.1 __X__ Artculos de escritorio Efectivo en Banco Compra de artculo con pago mediante cheque .

$650.00 $650.00

Como se puede observar en el caso anterior el Asiento efectuado registra en la fecha correcta la adquisicin de los artculos de oficina, sin embargo, es de suponer que durante el mes se consumen algunos de ellos y pudiese darse la situacin en la fecha de cierre de que esto no se haya reflejado, qu hacer entonces?. Veamos. Ejemplo: Al realizar un inventario fsico al cierre del 31/12/2000 a los artculos de escritorio se detecta una existencia de $300.00 comprobndose el consumo de $350.00 que no han sido registradas hasta el momento. R/ Como ya conocemos a medida que se emplean los artculos o suministros de oficina dicho valor debe traspasarse a una cuenta de Gastos que sea incluida en el Estado de Ganancia y Prdida lo que permitir que el Balance General muestre el saldo actual en la cuenta Activo Circulante que realmente queda en el inventario por lo que resultara necesario hacer el siguiente Asiento de Ajuste al cierre del ao: 2000 Dic31 __X__ Gastos de Artculos de Escritorio Artculos de Escritorio

$350.00 $350.00

Reflejando el consumo de artculos de escritorio ocasionados en la etapa que no se haba registrado. Como se pude notar, mediante el Asiento de Ajuste esta cuenta se ha llevado a su justo valor, a la cuenta Artculos de Escritorio le qued como saldo lo que realmente existe el 31/12/2000 ($300.00) y se va a incluir como Activo Circulante en el Balance General y a la cuenta Gastos de Artculos de escritorio lo que se consumi en el mes ($350.00) y que se va a incluir en el Estado de Ganancia y Prdidas como Gasto de Operacin, esta cuenta se cancela al final mediante los asientos de cierre respectivos. Clasificacin: Con la finalidad de estudiarlos de manera detallada, se clasifican en los siguientes grupos: Grupo I. Grupo II. Grupo III. Grupo IV. Grupo V. Grupo VI. Gastos Causados por Pagar . Ingresos Devengados por Cobrar. Gastos Pagados por Anticipado. Ingresos Cobrados por Anticipado. Gastos o Cargos Diferidos. Cuentas de Valoracin: *Depreciacin *Agotamiento *Amortizacin *Provisin para Cuentas Incobrables GrupoVII. Otros Gastos.

Grupo I.: Gastos Causados por Pagar : Dentro de este grupo se van a incluir, como su propio nombre lo indica, una serie de gastos que para la fecha de cierre se han causado, consumido, o nos han prestado el servicio, pero no lo hemos cancelado, es decir, los vamos a pagar a corto plazo, en el ejercicio siguiente. Dentro de este grupo tenemos: 1- Alquileres. 2-Sueldos y salarios. 3- Intereses. 4- Obligaciones Acumuladas. 5- Comisiones. 1-Alquileres. El 20 de diciembre de 1995 nos entregan en alquiler un local por el cual pagaremos $300.00 mensuales por meses vencidos. 1995 Dic31 __1__ Gastos de Alquiler

$ 100.00

Alquiler por Pagar Reconociendo como gasto la parte proporcional a este perodo.

$100.00

Cuando realicemos el primer pago, haremos el siguiente asiento: 1996 __2__ Enero 20 Alquiler por Pagar Gastos de Alquiler Efectivo en Banco Primer pago de alquiler. 2- Sueldos y Salarios. Puede suceder que si el da de pago de la nmina de los obreros no coincide con la fecha de cierre del ejercicio se le deben algunos das de trabajo a stos, los cuales deben incluirse como gastos del perodo contable que finaliza (si la fecha de cierre coincide con el da 15 0 ltimo, esta situacin no s presenta) Ejemplo: El pago dela Nmina se efectu el 3 de enero, sbado, y s conoce que los obreros se les paga $500.00 diarios, el cierre de operaciones es el mircoles 31 de diciembre. 1995 __1__ Dic 31 Gastos de Salarios $1 500.00 Nminas por Pagar $1 500.00 Incorporando a gastos la parte de salario correspondiente al perodo. El da 3 cuando se cancela la semana completa, procedemos a hacer el asiento siguiente:

$100.00 200.00 $300.00

1996 __2__ Enero 3 Nminas por Pagar $1 500.00 Gastos de Salario 1 500.00 Efectivo en Banco Pago de salario semanal correspondiente a los trabajadores. 3- Intereses.

$3000.00

El 30 de noviembre de 1995 nos prestan $10 000.00 mediante la aceptacin de una Letra de Cambio. Los intereses al 2% anual los pagaremos junto con el prstamo dentro de 3 meses. En el momento de obtener el prstamo, slo registraremos el monto del mismo: 1995 __1__ Nov 30 Efectivo en Banco Documentos por Pagar

$10 000.00 $10 000.00

Prstamo recibido con prima de una letra de cambio al 12% de inters anual.

El plazo para devolver el prstamo y cancelar los intereses es el 28/2/96 pero como el 31/12/95 es la fecha de cierre tenemos que proceder a registrar los intereses causados en ese ejercicio que termina, pero como lo estamos debiendo tenemos que proceder a abonarlo a una cuenta de Pasivo Circulante, la cual cancelaremos cuando paguemos los intereses. Para los intereses causados hasta el 31/12/95 1995 __1__ Dic 31 Gastos de Intereses o Intereses Gastos Intereses por Pagar Reconociendo los intereses causados en la etapa.

$ 100.00 $ 100.00

En febrero 28 liquidamos el prstamo y los intereses: 1996 __1__ Feb 28 Documentos por Pagar Intereses por Pagar Gastos de Intereses Efectivo en Banco Pago de la letra de cambio que ampara el prstamo ms los intereses. 4- Obligaciones Acumuladas. Al cierre del ejercicio puede ocurrir que estn pendiente de pago y como consecuencia no registrados, algunos gastos de poca importancia como telfono, electricidad, agua, etc. Como estos servicios los hemos utilizado en ese ao que finaliza, debemos registrarlos como gastos del mismo y por supuesto, por no haberlos cancelado lo abonaremos a una cuenta de Pasivo Circulante. Ejemplo: Para el 31 de Diciembre de 1995 se debe lo siguiente: telfono-$200.00, electricidad-$500.00, agua-$151.00. 1995 __1__ Dic 31 Gastos Generales * telfono $ 200.00 * electricidad 500.00 * agua 150.00 Gastos Acumulados por Pagar Considerando los gastos de estos

$10 000.00 100.00 200.00 $10 300.00

$ 850.00

$ 850.00

conceptos correspondientes al perodo. Si no poseemos la informacin directa de la deuda por medio de la factura correspondiente, procedemos en ltimo caso a estimarlo en base al pago promedio de meses anteriores. 5- Comisiones. Para el 31 de diciembre 1995 debemos a los vendedores el 3% de comisin sobre un monto de $25 000.00. 1995 __1__ Dic 31 Gastos de Comisin sobre Ventas $ 750.00 Comisiones por Pagar Incorporando a gastos la parte correspondiente al perodo sobre comisiones sobre ventas. Conclusin: Como hemos analizado en los ejemplos anteriores, este grupo de ajustes presenta las siguientes caractersticas uniformes: A. El cargo por el ajuste se hace a una cuenta de Gastos, en virtud de haberse causado para la fecha de cierre. B. El abono se hace a una cuenta de Pasivo Circulante, en razn de no haberse cancelado a la fecha de cierre. C. La cantidad del Asiento de Ajuste, es lo gastado o causado para el final del ejercicio.

$ 750.00

Grupo II: Ingresos Devengados por Cobrar. Dentro de este grupo se van a incluir algunos ingresos que para la fecha de cierre se han devengado, es decir, nos los hemos ganados, pero an no se han cobrado, los cuales vamos a cobrar a corto plazo, dentro de este grupo tenemos: 1- Alquileres 2- Intereses. 3-Comisiones. 1- Alquileres.

Para la fecha de cierre, nos deben alquileres sobre un local en nuestra propiedad; como ya lo han utilizado, indica que ese tiempo que nos deben nos lo hemos ganado y como tal debe proceder mediante un Asiento de Ajuste a registrar el ingreso respectivo y como no se ha cobrado a cargarlo a una cuenta de Activo Circulante. Ejemplo: El 10de diciembre entregamos un local nuestro alquilado a razn de $600.00 mensuales el cual cobramos cada mes vencido. Como la fecha de cierre es el 31/12 nos hemos ganado lo correspondiente a 2 decenas pero no lo hemos cobrado ya que nos corresponde hacerlo el 10 de enero por lo tanto el asiento sera: 1995 __1__ Dic 31 Alquiler por Cobrar Alquileres Ganados Reconociendo el ingreso ganado por alquiler correspondiente a esta etapa. 2- Intereses. El 30 de octubre de 1995 entregamos en prstamo $10 000.00 mediante la emisin de una Letra de Cambio, los intereses al 12 % anual los cobraremos junto con el principal a los 3 meses. Para el 31/12/95 fecha de cierre, nos hemos ganado por concepto de intereses lo correspondiente a 2 meses, aunque no lo hemos cobrado. 1995 Dic 31 __1__ Intereses por Cobrar $200.00 Intereses Ganados $200.00 Reflejando lo intereses ganados en el perodo correspondiente a un prstamo amparado por letra de cambio al 12% de inters.

$ 400.00 $ 400.00

3- Comisiones. Para el 31/12/95 nos hemos ganado por Comisiones de Venta $1 200.00 pero no lo hemos cobrad. 1995 __1__ Dic 31 Comisiones por cobrar $1 200.00 Comisiones Ganadas $1 200.00 Reconocimiento de las Comisiones ganadas en la etapa por mercancas en consignacin. Conclusin: Como hemos analizado en los 3 casos anteriores, este grupo de ajustes presenta las siguientes caractersticas uniformes:

A. El cargo se hace a una cuenta de Activo Circulante, por no haberse cobrado a la fecha de cierre. B. El abono se hace a la cuenta de Ingreso respectivo, por haberse devengado a la fecha de cierre. C. La cantidad del Asiento de Ajuste, es lo ganado hasta la fecha de cierre. Grupo III: Gastos Pagados por Anticipado. Son erogaciones de dinero hechas por adelantado, por gastos que se van a causar por servicios a percibir en el futuro. Al realizarse la operacin se entra en la posesin de un Activo o un Derecho, que al ser usado, se convierte en gasto. Al finalizar el ejercicio debe analizarse si todo el activo se ha consumido en el perodo que termina, o queda parte an no gastada, entonces se debe proceder a realizar los Asientos y Ajustes necesarios, porque aunque se haya pagado determinado gasto en un ejercicio, solamente consideraremos como egreso la parte consumida y la llevaremos a una cuenta de Gasto y la parte no utilizada la incluiremos en una cuenta de Activo Circulante. Dentro de este grupo tenemos generalmente:

1- Seguro contra incendio, robo, etc. 2-Alquileres. 3- Intereses. Existen 2 maneras de contabilizar los prepagados: a) Cargndole originalmente a una cuenta de Activo. B) Cargndole originalmente a una cuenta de Gasto. 1- Seguros contra incendio, robo, etc. Para adquirir una pliza que asegure el negocio contra robo, incendio, etc, es necesario cancelar el monto total de la misma por anticipado y como es lgico, el seguro se va a ir convirtiendo en gasto a medida que transcurra el tiempo de duracin del mismo. Ejemplo: El 30 de octubre adquirimos una pliza de seguro contra incendio por $3 600.00 la cual tiene un ao de duracin. Caso A: Le cargamos originalmente a una cuenta de Activo. 1995 __1__ Oct 30 Seguro pagado por Anticipado Efectivo en Banco Pago de pliza de seguro .

$3 600.00 $3 600.00

Como la fecha de cierre es 31/12/95 tenemos que ajustar el seguro a esa fecha, por la parte que se ha consumido en los 2 meses. Clculo: 3600 x 2 = $ 600.00 12

Luego tenemos que excluir de la cuenta de Activo los $600.00 y traspasarlos a una cuenta de gasto, para ser incluido en el Estado de Ganancias y Prdidas. 1995 Dic 31 __1__ Gasto de Seguro $ 600.00 Seguro pagado por Anticipado Incorporando a gasto la parte proporcional a la pliza de Seguro Pagada por Anticipado.

$ 600.00

Caso B: Le cargamos originalmente a una cuenta de Gasto: 1995 __1__ Oct 30 Gasto de Seguro $3 600.00 Efectivo en Banco Cargo a gasto del pago de la pliza de Seguro.

$3 600.00

Al llegar el 31/12/95 como el total de la pliza est cargado a gasto debemos proceder a excluir de esta y llevar a Activo la parte que an no se ha consumido para la fecha de cierre, es decir, lo correspondiente a los 10 meses del ao1996 que son $3 000.00. 1995 __1__ Dic 31 Seguro pagado por Anticipado $3 000.00 Gasto de Seguro $3 000.00 Rebajando de la cuenta gasto la parte correspondiente al prximo perodo. Como podemos ver en ambos casos el ajuste es distinto, dependiendo de la forma en que se cargue originalmente, sin embargo como se puede notar en el ejemplo anterior, los saldos de las cuentas, es decir, lo que se va a incluir como gasto y lo que se va incluir como Activo en los Estados Financieros es igual en ambos casos. 2- Alquileres. El 30 de octubre de 1995 nos entregan en alquiler un local por $6000.00 mensual, cancelamos 5 meses por anticipado mediante cheque. Caso A: Cargamos a Activo 1995 __1__ Oct 30 Alquileres pagados por Anticipado Efectivo en Banco Pago anticipado del alquiler de un local.

$30 000.00 $30 000.00

Para el 31/12 fecha de cierre, como utilizado el local durante 2 meses significa que $12 000.00 se han gastado, es decir, han dejado de estar pagados por anticipado, como consecuencia tenemos que traspasarlos a Gasto mediante el Asiento de Ajuste correspondiente. 1995 __1__ Dic 31 Gasto de Alquiler $12 000.00 Alquileres pagados por Anticipado $12 000.00 Cargo a Gasto del alquiler correspondiente al perodo. Caso B: Le cargamos originalmente a una cuenta de Gasto. 1995 __1__ Oct 30 Gasto de Alquiler Efectivo en Banco Pago anticipado de 5 meses de alquiler correspondiente a un local.

$30 000.00 $30 000.00

Para el 31/12 fecha de cierre, se han gastado 2 meses de alquiler, pero como est cargado a una cuenta de gasto, tenemos que excluir los meses que an no se han gastado y llevarlo a la cuenta de Activo respectiva. 1995 __1__ Dic 31 Alquileres pagados por Anticipado Gasto de Alquiler Ajustando el gasto de alquiler pagado por anticipado por el valor que corresponde al prximo perodo. Conclusin: En los ejemplos de este grupo para el caso 3, o sea, intereses se procede en forma similar a los enunciados anteriormente, luego podemos concluir que este grupo de ajuste, presenta las siguientes caractersticas uniformes:

$18 000.00 $18 000.00