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PRACTICAS PRE-PROFESIONALES II Evaluacin del Desempeo

Retroalimentacin y Mejora Continua

Ing. Paola Meza Maldonado

OBJETIVO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO


El Objetivo fundamental una Evaluacin del Desempeo, es proporcionar retroalimentacin sobre el desempeo profesional que se tiene, con respecto a los requerimientos del puesto y a las expectativas del jefe y la organizacin. Es un proceso de comunicacin y mejora continua muy importante, ya que debe reflejar de forma muy objetiva las reas de oportunidad que tiene un colaborador, haciendo nfasis en lo logros tambin. Sirve de igual forma, para justificar incrementos o ajustes de sueldos y/o beneficios y tambin de una muy vlidad opcin de D.N.C.

DEFINICION DE EVALUACION DEL DESEMPEO


Es un proceso de comunicacin que proporciona retroalimentacin sobre el desempeo de un colaborador, tomando en cuenta los requerimientos del puesto ( funciones, objetivos, estndares, responsabilidades ), las expectativas del jefe inmediato ( actitudes, cambios, desempeo, eficiencia, colaboracin, etc. ) y de la organizacin ( que contribuyen a la misin, visin, valores, poltica de calidad, objetivos de calidad, etc. ). Es un proceso que evala diferentes aspectos del desempeo profesional, tomando en cuenta aspectos lo ms objetivos posibles, por medio de una encuesta elaborada para tal efecto, la cual normalmente contestan de forma negociada jefe inmediato y colaborador. Siempre dentro de un ambiente de confianza y sin perder el objetivo fundamental ( mejora continua ).

IMPORTANCIA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO


En la actualidad, debido al alto nivel de competencia que existe en todo el mundo, el tener un proceso de ste tipo, mediante el cual se pueden apreciar los logros y oportunidades de mejora individuales, es vital para tener cada da mejores ndices de Calidad y Productividad generales. Bien lo dice el refrn bsico de la calidad lo que no se mide no se puede mejorar . De igual forma, llevar a cabo ste proceso, proporciona a los involucrados en cada ocasin, una nueva y mejor perspectiva de su trabajo, volvindolos ms maduros hacia el mismo y preparndolos para diferentes herramientas que requieren de elevados niveles de madurez en el personal. Instalacin de nuevos sistemas de calidad,

IMPORTANCIA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO

Igualmente, y con base en lo que hace referencia la norma ISO 9000 versin 2000, los procesos de educacin y formacin deben asegurar que los estandares de calidad se esten cumpliendo en todo momento, buscando la mejora constante. Por ello la evaluacin del desempeo y la medicin del impacto de la capacitacin son aspectos importantisimos.

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

QUE

COMO

CON QUIEN

INSTITUCION

SEPA

JEFE

PUESTO

QUIERA

RESULTADOS

AMBIENTE

REMUNERACION

TENGA CON QUE

TECNOLOGIA

INFORMACION

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( explicacin ).


A ) que SEPA QUE va a hacer y PARA QUE. 1. 2. 3. Que va a hacer: descripcin de puesto, objetivos de trabajo, etc. Como lo va a hacer: procedimientos, polticas, instrucciones, formatos, etc. Con quien lo va a hacer: miembros del equipo de trabajo, relaciones internas y externas comunes y razones de las mismas, departamentos de apoyo en la empresa, etc.

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( explicacin ).


B ) QUE QUIERA hacer las cosas.

1.
2.

Que se identifique con la empresa: que la conozca; su historia, dueos, directivos, productos y servicios, mercado, visin, misin, valores, etc.
Que sienta apoyo y confianza de parte de su jefe inmediato: que haya buena comunicacin, que de apoyo y asesora, que desarrolle, etc.

3.

Que le guste su puesto: que desempee funciones que vayan de acuerdo con sus expectativas, que se le de confianza, que haya oportunidad de capacitarse y desarrollarse.
Que el ambiente sea favorable: que no exista mucho antagonismo, ni politiquera, que exista respeto. Que la remuneracin sea justa: que se gane realmente por lo que se hace, que se premie el esfuerzo y se castigue la falta de profesionalismo, que haya congruencia entre los sueldos y puestos/funciones.

4. 5.

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( explicacin ).


C ) que tenga CON QUE hacer las cosas. 1. Que se le proporcione la tecnologa para poder hacer su trabajo: que cuente con el equipo y herramientas de trabajo necesarias, no quiere decir que se le den los mas caros o novedosos, sino los que se ocupan realmente. Que se le proporcione la informacin para tomar decisiones: que existan los sistemas de informacin adecuados para poder trabajar y tomar decisiones efectivas tanto en forma como en tiempo.

2.

LA EVALUACION DEL DESEMPEO COMO ELEMENTO GENERADOR DE CAMBIOS


La evaluacin del desempeo es un proceso que proporciona retroalimentacin sobre el rendimiento y actuacin profesional de un colaborador y permite fundamentar acciones de mejora, basada en las Competencias Organizacionales Estratgicas y las del Puesto de Trabajo, motivando con ello una serie de cambios en todos los involucrados, evaluados y evaluadores, fomentando una sinergia muy especial por la consecucin de mejores resultados.

La evaluacin del desempeo es una intervencin que genera modificaciones en el sistema de la empresa, desde que se inicia el proceso. Por lo tanto, si no hay una decisin efectiva de introducir cambios para mejorar no debe realizarse. Sobre todo, si ya ha habido experiencias fallidas en ste sentido.

LA EVALUACION DEL DESEMPEO COMO DESAROLLADOR DE EFECTIVIDAD GERENCIAL

Una evaluacin del desempeo, proporciona retroalimentacin importante sobre la Calidad de la Gerencia que se tiene, ya que si bien es cierto refleja aspectos muy valiosos sobre la calidad y efectividad sus colaboradores, presenta tambin la capacidad de los Gerentes para involucrar y desarrollar a su gente. Es decir, cuando una persona obtiene de forma constante calificaciones deficientes, puede ser tambin falta de liderazgo, asesora, soporte, capacitacin, comunicacin, etc. por parte del jefe inmediato.

CONDICIONES NECESARIAS PARA LOGRAR XITO EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEO

Como todo proyecto que implica cambios significativos, y que involucran a personas de todos los niveles en la organizacin, es necesario asegurarse de que se dan algunas condiciones para que ste tenga buen resultado, entre ellas: 1.- Total y absoluto apoyo de la alta direccin. 2.- Comprensin absoluta del proceso / objetivos, por parte de las gerencias. 3.- Compromiso total por hacer cambios derivados de los resultados. 4.- Definir y aceptar un RESPONSABLE de coordinar el proceso. 5.- Difusin oportuna y clara a todos los involucrados. 6.- Programa definido de seguimiento.

ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO DE EVALUACION DEL DESEMPEO.


Proceso bsico de una evaluacin del desempeo:

sistema

de

Acuerdos iniciales y planeacin (definicin de alcance y objetivos ). Diseo o seleccin de instrumentos para la evaluacin.

Comunicacin del proyecto. Aplicacin de evaluaciones.

Retroalimentacin.

Compromisos de mejora y seguimiento personales.

Seguimiento a las acciones de mejora.

FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEO.


En las evaluaciones de este tipo, se busca obtener informacin de todos los aspectos que conforman el ambiente laboral para la realizacin del trabajo, entre los topicos ms comunes estan:
Conocimiento del puesto.
Calidad del trabajo. Productividad. Confiabilidad. Adaptabilidad. Estabilidad. Salud / Apariencia. Iniciativa / Seguridad. Cuidado del equipo. Actitud hacia terceros. Actitud hacia supervisin. Orden y limpieza. Asistencia. Puntualidad. Mtodos y procedimientos. Trabajo en equipo. Manejo de informacin.

CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
Normalmente en los procesos de Evaluacin del Desempeo se consideran 2 condiciones del trabajo, la eficiencia ( forma de trabajar y apegarse a las normas y procedimientos establecidos ) y efectividad ( cumplimiento de objetivos ), siendo sta ltima la que debe ostentar mayor peso en la calificacin, ya que es la que impacta realmente en los resultados. Hay por ah una frase que dice, se puede hacer lo correcto pero con el objetivo equivocado, y lo que se busca siempre es hacer correctamente lo correcto, es decir trabajar bien y en busca de los objetivos.

COMENTARIOS SOBRE LOS FACTORES QUE SE MIDEN EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEO
Cada factor deber ser claramente definido por medio de una descripcin as como una escala de los aspectos (o niveles) que nos permitirn su valoracin. Aquellos factores que no tengan un impacto valioso o sobre los cuales no se tenga la intencin de mejorar no se deben incluir en el diseo de la evaluacin. La seleccin de componentes a evaluar y la definicin de los niveles correspondientes es una fase que requiere toda la atencin y formalidad de quienes son responsables de las direcciones de rea y sus resultados debern ser aprobados por la Direccin General en la primera etapa del proceso.

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INICIAR CON UNA EVALUACION DEL DESEMPEO


1.- Determinar el tipo de evaluacin.

2.- Definir el alcance de la aplicacin ( a todos, a un rea, a un nivel, etc. ).


3.- Definir periodicidad ( cada cuando se debe de hacer ).

4.- Sensibilizar con anticipacin a los involucrados sobre los objetivos y beneficios.
5.- Mostrar el plan de seguimiento que habr, con compromisos de ambas partes. 6.- Procurar ofrecer un ambiente tranquilo y agradable para la realizacin de cada evaluacin.

IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y LA MEJORA CONTINUA

El proceso de Evaluacin del Desempeo, es normalmente conducido y coordinado por el departamento de Recursos Humanos, y esto el lo ms comn y de alguna forma conveniente. Sin embargo, la etapa ms importante que es el seguimiento y la mejora continua a partir de los resultados obtenidos, es una RESPONSABILIDAD DE TODA LA ORGANIZACION, encabezada por la alta direccin y absolutamente TODAS las GERENCIAS y DIRECCIONES. La retroalimentacin es una herramienta importantsima de comunicacin y mejora continua, que debe ser llevado a cabo peridicamente y de forma institucional en todos los niveles de la empresa, ya que sus resultados son extraordinarios.

EJEMPLO DE FORMATO DE SEGUIMIENTO Y COMPROMISOS


Nombre: Puesto: Nombre / Evaluado Agustin Monroy Acosta Gerente de ventas. Departamento Fecha: 15 de septiembre de 2002 Fecha prxima seguimiento: 15 de diciembre de 2002 80 puntos. Resultado objetivo y tiempo estimado. Objetivo: Tiempo estimado: Asistentes / Involucrados / Responsables Evaluado y evaluador. 85 puntos 6 meses.

Comercializacin y Marketing. Resultado global de la evaluacin Puntuacin obtenida:

Factor Conocimiento del trabajo Calidad del trabajo Productividad Confiabilidad. Adaptabilidad. Estabilidad Salud / Apariencia Iniciativa y seguridad. RECIBIDO POR: Evaluador / Jefe Evaluado Rec. Humanos

Actual 4 4 4 4 4 4 4 4

Meta 5 5 5 5 5 5 5 5

Expectativa Jefe Inmediato Compromisos Que es para el jefe un BUEN o EXCELENTE conocimiento Que acciones tomar el evaluado para lograr esa calificacin meta y las del trabajo. Que se debe hacer, tener, lograr. expectativas del jefe inmediato.

Fecha

Nombre

Firma

Principales causas del desempeo NO efectivo.


Polticas y prcticas de la empresa Persona equivocada para el puesto. Entrenamiento insuficiente. Tolerancia en el cumplimiento y estndares. Direccin demasiado estricta. Falta de atencin a las necesidades del ocupante. Mal clima organizacional. Aspectos del puesto / funciones Confusiones de y en la comunicacin. Requisitos del puesto poco claro o inexistente. Aburrimiento o monotona en el puesto. Falta de oportunidad de crecimiento. Conflictos entre direccin y empleados. Problemas con compaeros. Condiciones de trabajo inseguras. Falta de equipo y/o materiales. Demasiada carga de trabajo. Incapacidad para llevar a cabo el trabajo. Falta de competencia.

Principales causas del desempeo NO efectivo.


Problemas personales Problemas conyugales. Preocupaciones financieras. Desordenes emocionales / psicolgicos. Limitaciones fsicas. Poca tica profesional. Problemas de salud. Falta de esfuerzo. Falta de madurez para el trabajo. Factores externos. Bajas en la industria o demasiada competencia. Limitaciones legales. Conflicto entre lineamientos ticos y exigencias del trabajo. Conflictos entre la direccin y el sindicato.
Tomado de Administracin de los Recursos Humanos, de Sherman Jr. Y Bohlander. Edit. Iberoamericana. Ao 2000

LA RETROALIMENTACION EFECTIVA.
La etapa de Retroalimentacin es un proceso escencial de la Evaluacin del Desempeo, ya que es el momento en que se deben analizar con mucha objetividad los errores, las oportunidades, las necesidades que existan y sobre todo, la mejor forma de mejorar. Una retroalimentacin mal presentada no convencer y lo que es peor, puede crear resentimientos y desmotivar. Por consiguiente, es esencial para los evaluadores recordar que nunca deben dejar de pensar en el Desarrollo, motivacin y fuerzas que tienen sus colaboradores. Dentro de esta etapa es vital hacer mencin de que el seguimiento no se debe hacer unos das antes de la siguiente evaluacin, tiene que darse constante, para as poder tener un panorama ms objetivo de los avances o retrocesos. Pueden hacerse programas semanales para ste efecto, recuerde, lo importante es mejorar comunicacin y trabajo en equipo.

RECOMENDACIONES PARA UNA RETROALIMENTACION EFECTIVA.

Para las personas que recibiran retroalimentacin (los evaluados), estas son algunas recomendaciones:

1.- Escuchar lo que se te dice atentamente, si algo no queda claro pedir que se te
repita o explique.

2.- Entender lo que se te dice, no prejuzgar, ni estar a la defensiva. Si no lo entiendes


pide explicacin nuevamente o ejemplos.

3.- No atacar al evaluador. 4.- Ante las diferencias hacer propuestas, ofrecer soluciones. 5.- Pedir a tu evaluador que expectativas tiene (muy especificas) para demostrar en
una siguiente evaluacin las mejoras correspondientes.

6.- Si en algn aspecto no depende de ti el dar un resultado, explicarlo claramente.


Ejm. Polticas establecidas, labor de equipo, proveedores, etc.

7.- Definir compromisos tuyos y pedir a tu evaluador los de l en cuanto a sus


expectativas ( que quede todo muy claro ).

8.- Darse la oportunidad de conocerse mejor y encontrar puntos de acuerdo por la


mejora continua.

9.- Agradecer los comentarios y el tiempo.

RECOMENDACIONES PARA UNA RETROALIMENTACION EFECTIVA.


Para las personas que darn retroalimentacin (los evaluadores), stas son algunas recomendaciones: 1.- Describir NO EVALUAR. Si no evalas, la otra persona no necesita defenderse de ti. Ejm. Es diferente decir siempre haces las cosas al aventn, a decir en esta operacin de armado, no revisaste adecuadamente tu check list y fallaste en el 3er y 4to.paso. 2.- Especificar, no ser general. Hablar de hechos concretos. Ejm. es que eres muy impuntual, no es lo mismo que este mes el da 12 llegaste 10 min tarde, y el martes 19 20 min. despus de la hora, me parece extrao y te hace ver como impuntual. 3.- Usar palabras claras y entendibles.

RECOMENDACIONES PARA UNA RETROALIMENTACION EFECTIVA.


Recomendaciones para los evaluadores:
4.- Verificar que el receptor haya recibido el mensaje correctamente, pidindole que lo repita ( muy necesario ) o de su opinin al respecto.
Ejem. Too, tu desarrollo de procedimientos es muy bueno, sin embargo me parece que haciendo un esfuerzo mayor por actualizarte en ISO 9000 (2000), tendrs mucho mejores resultados. Para ello, cuentas con todo mi apoyo, busca opciones esta semana y definimos lo ms adecuado. Qu opinas?

RECOMENDACIONES PARA UNA RETROALIMENTACION EFECTIVA.

5.- Verificar con otros miembros del grupo nuestra percepcin. No est de ms pedir otras opiniones sobre el evaluado. 6.- Tomar en cuenta los 3 aspectos del dar resultados: sabe hacerlo, quiere hacerlo, tiene con que hacerlo. 7.- Promover en todo momento su mejora, sus fuerzas, no solo juzgar. La funcin principal de ustedes es la de DESARROLLAR a su gente, no de frustrarla, ni desmotivarla. Den ejemplos continuamente, aclaren, impulsen. 8.- Definir tus expectativas ( para mi lograr una calificacin excelente representa estos esfuerzos especficos, alcanzar estos objetivos, hacer estos cambios, etc.). 9.- Escuchar y ENTENDER muy claramente a tu evaluado, manejar la empatia y la inteligencia emocional.

NIVELES DE LA RETROALIMENTACION ( UN EJEMPLO ).

1.- Eres un intil !.- Critica personalizada que


acaba con la autoestima y la confianza, en decremento del desempeo futuro y la comunicacin.

2.- Este reporte no sirve !.- Este comentario de


criterio esta dirigido al reporte, no a la persona. Tambin daa la autoestima y el desempeo, y lo que es peor, no provee informacin acerca de cmo se puede corregir o mejorar.

3.- El contenido de tu reporte fue claro y


conciso, pero el flujo y la presentacin fue enviado a las personas menos indicadas. Este comentario desde luego, evita la critica y provee alguna informacin, pero no genera responsabilidad ni aclara varios aspectos.

4.- Como te sientes con tu reporte ? Consideras


que le servir a quien se lo proporcionaste ? Ahora el ejecutor tiene la responsabilidad de dar su comentario, pero puede emitir una respuesta vaga o no esperada.

NIVELES DE LA RETROALIMENTACION UN EJEMPLO.


5.- Qu es lo ms esencial en tu reporte ? A quin crees que este dirigido ?
Qu aspectos consideras que necesitan ser enfatizados ? Con qu periodicidad se debe elaborar y analizar ?. El ejecutor ahora no solo puede emitir comentarios centrados, sino que racionaliza, aprende indirectamente y est siendo asesorado para lograr su desarrollo profesional y personal. QUE MEJOR NO CREES !