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Josefa E. Sabor Roberto V Cagnoli Lydia H.

Revello Susana Soto

MANUAL DE BIBLIOTECOLOGA
Coordinadora: Josefa E. Sabor.

Uiforil
H.U.tlVtt.V.

Av. Morelos 64. Cod. Postal 06040

Mxico, D.F.

ndice general

Prlogo a la primera e d i c i n . I. Prlogo a la segunda edicin. 6 . Segunda edicin ampliada y actualizada. 1. L a biblioteca y sus objetivos, por Josefa E . Sabor, 9. 2. Administracin, por R o b e r t o V . Cagnoli. 17. El bibliotecario como administrador, 17. Qu es la administracin. 18. El proceso administrativo. 18. Lecturas sugeridas. 35. 3. Edificio, mobiliario y e q u i p o , por Roberto V. Cagnoli, 37 Edificio. 37. Mobiliario y equipo. 44. Lecturas sugeridas. 53. 4. Seleccin, adquisicin e ingreso de libros y otros materiales, por R o b e r t o V . Cagnoli, 55.

Diseo grfico y c u i d a d o de la edicin: Eberto Novelo y Laura G a r i b a y .

MANUAL DE BIBUOTECOLOGlA
Todos los derechos reservados por: . 1984) EDITORIAL KAPELUSZ MEXICANA. S.A. de C.V. Mxico. D.F. Hechos el registro y el depsito que establece la ley. Primero edicin, enero de 1951. Segunda edicin, mayo de 1984. I.S.B.N. 968-424-098-8 IMPRESO EN MEXICO.

Seleccin. 55. Adquisicin. 61. Ingreso de libros y otros materiales, 67. Lecturas sugeridas. 73. 5. Principios de catalogacin y clasificacin, por Lydia H . Revello y Susana Solo, 75. Definiciones, 75. Ficha*, 76. Catlogos. 82. Cdigos. 83. Listas de encabezamientos y sistemas de clasificacin. 84. Normas de alfabetizacin. 88. Tablas de notacin interna. 88. Lecturas sugeridas. 89.

6. Catalogacin, por Lydia H. Revello. 91. Eleccin de los punto* de acceso. 91. Encabezamientos para personas. 96. Encabe zamien los para entes corporal i vos, 101. Catalogacin descriptiva, 107. Lecturas sugeridas. 1237. Clasificacin, por Susana Solo, 125 Generalidades, 125. Pasos fundamentales en la tarea de clasificar. 126. Los encabezamientos de materia. 128. Los sistemas de clasificacin, 140La Clasificacin Decimal de Dewey (CDD>. 140. La Clasificacin Decimal Universal <CDU), 147. El ndice alfabtico del catlogo sistemtico de materia. 158. Ordenacin de catlogos de materia, 162. Lecturas sugeridas. 171. 8. Uso de la coleccin, por Roberto V. Cagnoli, 173. Tipos de acceso, 173. Prstamo a domicilio, 174. Lecturas sugeridas, 189. 9. Servicio de referencia, por Josefa E. Sabor. 191. La tarea de referencia, 191. Las demandas de los usuarios, 193. Los materiales de referencia, 198. El estudio de las obras de referencia. 202. Las fuentes de informacin del bibliotecario. 209. La forma de realizar la tarca de referencia. 211. Lecturas sugeridas. 213. 10. Estadsticas. Relaciones pblicas, por Roberto V. Cagnoli. 215. Estadsticas, 215. Relaciones pblicas. 218, Lecturas sugeridas, 225. ndice analtico, 227.

A rodos o\ trabajadores de bibliotecas ano silenciosamente preservan el conocimiento depositado en ellas

Prlogo a la primera edicin

Cuando se recorren las ciudades y los pueblos del interior para aquilatar su progreso y apreciar particularmente su adelanto cultural, sorprende e impresiona advertir la forma cmo se han difundido las bibliotecas, la importancia que han alcanzado y su influencia como factor ilustrativo y moraltzador. complementario d e las instituciones educacionales. Esta funcin civilizadora se observa hasta en los ncleos de poblacin ms reducida, donde las bibliotecas de tipo popular han conseguido imponerse y multiplicarse. Tambin all, para ese reducido vecindario, ellas constituyen verdaderos focos d e irradiacin cultural y son el centro de una creciente accin de mejoramiento colectivo, por el libro, directamente, y por las actividades concurrentes que en ellas se desenvuelven. No se funda agrupacin o asociacin, aun entre las simples sociedades de recreo y entre los muchos clubes netamente deportivos, sin incluir en los estatutos el capitulo referente a la creacin de una biblioteca que. por regla, no es exclusivamente para los socios y sus familias, sino que reviste carcter pblico. < ( I ( < ( ( ( ( ( < Las reparticiones del gobierno, las grandes y pequeas instituciones de toda ndole con que cuenta el pas, disponen asimismo de importantes bibliotecas para el mejor desarrollo de sus actividades. stos son los frutos de la fecunda campaa en favor del libro y de la ilustracin popular, iniciada en los albores de nuestra emancipacin, especialmente por obra de Belgrano, de Moreno, de Rivadavia. de San Martn, desde Buenos Aires hasta Lima, y proseguida infatigablemente por algunos de nuestros ms inspirados estadistas, Por Sarmiento, en primer trmino, con su actuacin y su prdica educacional de todas las horas, desde sus das juveniles en San Luis y en San Juan, y con su campaa especficamente definida en pro de las bibliotecas populares, que emprende en El Monitor de las Escuelas Primarias y en La Crnica, en Chile, en 1853. al volver a Santiago despus de Caseros, y que contina vigorosa-

mente desde todas las funcione?, del gobierno y las actividades de publicista, hasta sus das postreros de la Asuncin. No se puede hablar de bibliotecas en Amrica, sin rendir homenaje de gratitud a Sarmiento. l mismo redacta, durante su Presidencia, el proyecto de ley de proteccin a las bibliotecas populares y el mensaje correspondiente, remitidos al Congreso en 10 de junio de 1870, que se promulg como ley N 419, que refrend su ministro Avellaneda, ley por la que se cre la "Comisin Protectora de Bibliotecas Populares", destinada a auxiliar y fomentar las que se establecieran "en las ciudades, villas y dems centros de poblacin de la Repblica". Aun cuando ocupamos a este respecto un sitio de honor entre lodos los pases latinoamericanos, estamos lejos de haber alcanzado el nivel de otras naciones de ms antigua tradicin cultural. Pero la accin se intensifica y se perfecciona de da en da. Todos los que. por sus actividades y su posicin ideolgica estn empeados en promover, en la Argentina y ms all de nuestras fronteras polticas, el adelanto intelectual de los pueblos por la difusin de los buenos libros, ven con un gran inters y simpata la obra de elevacin espiritual de las benemritas bibliotecas populares y la de todas las dems bibliotecas pblicas, universitarias, escolares, generales y especializadas. Esta Editorial, dedicada desde su iniciacin, en la medida de sus posibilidades, a satisfacer las necesidades bibliogrficas de la enseanza en sus diferentes grados, desea contribuir en la mejor forma posible, a favorecer y asegurar la difusin del libro y su aprovechamiento por el mayor nmero de individuos. Hemos superado la etapa histrica en que bastaba el mero anhelo y la buena voluntad de ser til a sus conciudadanos para hacerse cargo de la organizacin, mantenimiento y utilizacin de una biblioteca. Ya en su poca no se content el gran civilizador con crear el importante organismo de proteccin de las bibliotecas populares y dotarlo de los fondos que le permitieran cumplir cabalmente sus funciones. Consider indispensable "asegurarle el xito cumplido", facililando el funcionamiento de las bibliotecas, sobre todo de las ms modestas y reducidas, a las que conceda invariablemente mucha mayor importancia que a los grandes tesoros bibliogrficos, porque estn al alcance del lector que ms se necesita atraer y beneficiar; y se preocup de dar instrucciones a las personas que tenan a su cargo esas instituciones de bien pblico. Redact asi sintticamente una serie de informaciones sobre el "Arte de manejar bibliotecas populares" y las public en Bduca ion Comn de I o de septiembre de 1877. Expone all la forma cmo se ha de organizar y conducir una biblioteca de ciudad, circulante y

de limitado caudal, tarea que exige, ms que en los grandes repositorios, una atencin vigilante, tacto y prontitud para renovar y mantener vivo el inters de las gentes, pues "un lago se aprovisiona de sus propias vertientes; pero la garrafa de la mesa ha de ser llenada todos los das". Se ocupa de la eleccin y compra de libros y publicaciones peridicas diversas, de los detalles de la administracin, catlogos, registros, uso de la biblioteca, conservacin de los libros, designacin de empleados y deberes de la direccin. Desde entonces se ha andado un largo camino ascendente. Se ha producido una transformacin del sentido profesional y las nuevas directivas se refieren no ya a un tipo de biblioteca popular u oficial sino al conjunto de todas las bibliotecas, como parte integrante e insustituible del organismo educacional de un pas. A las actividades tradicionales del bibliotecario se han agregado nuevas exigencias y obligaciones para cuyo cumplimiento se requiere el concurso de profesionales competentes, formados en los diversos cursos de las escuelas de bibliotecologa. El nmero e importancia de estos establecimientos de capacitacin ha ido aumentando a medida que se han difundido sus resultados por el xito de la (ahorque desarrollan los tcnicos formados en ellos. En la actividad bibliotecaria, como en cualquier otra funcin perfectible, se advierten momentos de evolucin acelerada, etapas de perfeccionamiento determinadas por nuevas adquisiciones, que pueden apreciarse a travs de las publicaciones de la especialidad. Estamos ahora en uno de esos momentos. En aquellos pases en los que estas actividades han logrado un gran desarrollo, las revistas y libros sobre bibliotecologa delimitan con mayor exactitud tales etapas evolutivas. En los de habla espaola las contribuciones de esta ndole sealan tambin el adelanto alcanzado; pero la calidad, valor prctico y orientacin de estas publicaciones indican que no se ha logrado an establecer un conjunto de normas doctrinarias y prcticas claramente definidas y un aparato tcnico completo.

La falta de unidad en los criterios fundamentales sustentados en tales trabajos, muchos de ellos de verdadero mrito, y las discrepancias en los diversos aspectos de su propia elaboracin y redaccin, revelan un desconcierto que se acenta por los que eluden prepararse en las escuelas mencionadas y prefieren mantenerse en su posicin de autodidactos, adquiriendo por *<M propios medios los conocimientos y las tcnicas indispensables para desempearse con eficiencia en estas actividades. Bien es cierto que muchas personas que tienen a su cargo tales tareas en lugares apartados o que por diversas circunstancias no pueden asistir a dichas escuelas, se ven obligadas a adquirir personalmente la preparacin esencial. Hasta en esto se manifiesta la evolucin que en los ltimos aos ha caracterizado a las actividades bibliotecarias. singularmente en los pases de Amrica Latina, y el afn de mejorar la calidad de los

servicios que prestan las bibliotecas y la de los esludios, trabajos y publicaciones que realiza su personal. Por todas estas circunstancias, consideramos que la profesin de bibliotecario reclama con urgencia una serie de libros fundamentales, orientadores, sugeridores, eruditos, inspirados en las mejores enseanzas, en los sistemas ms depurados, en las doctrinas mejor sustentadas y preparados de acuerdo con las modernas adquisiciones. Para logar tales objetivos hemos decidido publicar una coleccin de esas obras especializadas, escritas por autoridades en la materia, es decir, por profesionales de gran capacidad, saber y experiencia, y es la que aparece ahora, iniciada con este volumen, bajo la denominacin de CONTRIBUCIONES BIBLIOTECOLGICAS. Es indudable que esta serie no podr estar constituida nicamente por trabajos de autores locales o de lengua espaola. Se deber recurrir a la colaboracin de destacados profesionales de otros pases y habr necesidad de traducir los libros ms importantes publicados sobre la materia en oros idiomas, adaptndolos al ambiente latinoamericano, con clara visin de las propias necesidades y conveniencias. Aspiramos a conseguir que cada volumen sea la expresin de una verdadera y eficaz experiencia profesional alcanzada en las actividades especficas de las bibliotecas, y que el conjunto de obras que constituyan la serie llegue a integrar una enciclopedia del saber bibliotccolgico. Si se logran tales objetivos, como lo esperamos, habremos aportado una contribucin bsica para el adelanto de la bibliotecologa y un valioso instrumento para la capacitacin de tcnicos bibliotecarios. Para asegurar todos estos resultados la serie ha sido puesta bajo la experla direccin del seor Carlos Vctor Penna, especialista de gran ilustracin y experiencia, que ha profundizado los estudios e investigaciones sobre la materia y lleva cumplida una importante obra de esclarecimiento y divulgacin de los principales aspectos de su profesin de bibliotecario. La publicacin de estas CONTRIBUCIONES BIBLIOTECOLGICAS, que la Editorial Kapelusz presenta con estas lneas a las personas vinculadas en alguna forma a las actividades de las bibliotecas, presupone para el director y para los editores una doble responsabilidad, que se refiere tanto a la seriedad y calidad del contenido de cada uno de los volmenes que la han de formar, cuanto al hecho de que esos trabajos, para ser fecundos, deben exceder en mucho el limite de las necesidades inmediatas mnimas de las labores de un bibliotecario. Esta doble responsabilidad es la que asumimos decididamente, como una contribucin al mejoramiento de los servicios de las bibliotecas y al mayor aprovechamiento de su caudal bibliogrfico.

Iniciamos esta serie con un volumen en el que se estudia un problema de verdadera significacin: la organizacin de las bibliotecas populares, sobre lo cual no existen publicaciones en nuesira lengua que abarquen el problema en su totalidad, aunque algunos aspectos han sido tratados en estudios monogrficos. Nos hemos referido particularmente a estas bibliotecas en las pginas precedentes, sealando la extraordinaria repercusin que tienen para la cultura e informacin de las personas ms diversas, aunque, a pesar de ello, deban desenvolver su accin con recursos muy modestos, cuando no exiguos. Se plantean en este libro, en forma simple y sealando soluciones adecuadas a tales organismos, lodos los problemas de orden general y particular de los que hoy se ocupa la bibliotecologa. Da tono a esta obra la seriedad con que se estudia cada una de las cuestiones, la ausencia de planes irrealizables, y un deseo manifiesto de que los lectores lleguen a tener un concepto claro de todo lo que exige, en sus diversos aspectos, la profesin de bibliotecario.

Este MANUAL ha sido escrito por cinco profesores de la Escuela de Bibliolccologa del Musco Social Argentino: la seorita Josefa Emilia Sabor y los seores Carlos Vctor Penna. J. Frederic Fin. Emilio Rodolfo Ruiz y Juan Albani. Los autores, cuya labor respectiva se seala en el ndice de la obra, han tratado los diferentes temas en forma sinttica, pero ofrecen las soluciones ms convenientes para el tipo de bibliotecas a las que se destina la obra. Contando con tal colaboracin, ia serie se inicia bajo los mejores auspicios, puesto que pretendemos que nada se escriba aqu que no sea el fruto de una experiencia real y comprobada. Hasta donde sea posible deseamos apartarnos del campo puramente especulativo, procurando dar a la profesin, como aclividad que exige realizaciones, obras que respondan a tales exigencias. Los profesores de la Escuela de Bibliotecologa renen, adems de la experiencia de trabajo en sus propias bibliotecas, la no menos importante que da la enseanza de la especialidad, labores cumplidas, en uno y otro caso, con la fe apasionada en la propia obra que debe alentar en toda empresa si ha de tener sentido humano, condicin ineludible para alcanzar el xito anhelado.

Enero de 1951 E. K

Prlogo a la segunda edicin

Poseen una slida formacin universitaria, han perfeccionado sus estudios en el extranjero, y son, o han sido, profesores de la vieja escuela de bibliotecologa de la Facultad de Filosofa y Letras de la Universidad de Buenos Aires, llamada hoy Departamento de Bibliotecologa y Documentacin. Todos ellos creen que elemental no quiere decir pobre, ni participan de la idea de que lo fcil es lo ms aconsejable en la bibliotecologa. Saben, por su experiencia en el ejercicio de la profesin, que lo prctico a ultranza y lo simple a cualquier precio suelen desembocar en la confusin, cuando no en el caos. Por esa razn se han esforzado en ser claros y sencillos, pero apoyndose siempre en tcnicas y conocimientos probados y en prcticas totalmente modernas. El MANUAL tiene un carcter descriptivo, nunca crtico o controversial. Se propone exponer, en forma simple, las tareas de una biblioteca general y de dimensiones reducidas, y aconsejar las mejores prcticas para alcanzar el xito. Por eso no va acompaado de una extensa bibliografa, sino solamente de algunas lecturas recomendadas que. siempre que ha sido posible, se han seleccionado entre obras escritas o publicadas en espaol. Cada uno de los colaboradores se ha ceido a un plan general, pero ha trabajado en la forma que estim ms adecuada para su tema. De ah que los distintos captulos no se hayan ajustado a indicaciones absolutas, que a menudo hubieran trabado su desarrollo. Por esa razn se decidi firmar cada uno de ellos. Los autores aspiran a que el MANUAL sea considerado por sus colegas slo como un punto de partida, como un incentivo para seguir perfeccionndose con la consulta de obras ms especializadas, o como un impulso para iniciar un estudio acadmico de la bibliotecologa. Si consiguieran despertar esas inquietudes, consideraran que su trabajo ha sido dos veces til: como obra prctica por un lado, y como lectura motivadora por el otro. Slo resta agradecer a la Editorial KAPELUSZ MEXICANA el que haya pensado en afrontar esta edicin y solicitado a un grupo de profesionales argentinos la realizacin de eirfa pequea pero no siempre fcil obra. Josefa E. Sabor

Han transcurrido ya treinta aos desde el momento en que la Editorial Kapetusz, de Buenos Aires, inici su serie CONTRIBUCIONES BlBLlOTECOLlCAS, bajo la direccin de Carlos V. Penna. y que public, como primer volumen de la misma, el MANUAL DE BIBLIOTECOI.OGIA. Confi su redaccin a un grupo de profesores de la Escuela de Bibliotecologa del Museo Social Argentino, que ya gozaban de prestigio profesional. Con el correr de los aos el libro, que tantos servicios prest, fije envejeciendo, y. salvo algunos retoques introducidos en 1968 en el capitulo sobre el servicio de referencia, permaneci intacto. Reimpreso muchas veces, est agolado desde hace tiempo. Es indudable que a pesar de los aos transcurridos y de los avances de la bibliotecologa en los pases de lengua espaola, el MANUAL sigue siendo necesario. Todava quedan muchas bibliotecas que no tienen a su frente bibliotecarios profesionales. La pobreza de algunos pases, la extensin de otros, el aislamiento de muchas poblaciones y la debilidad que en general puede sealarse a nuestra enseanza profesional, explican esa situacin, y tambin que no pocos bibliotecarios aspiren a apoyarse en un texto para realizar mejor sus tareas. Esto avala la decisin de KAPELUsz MEXICANA de repetir el esfuerzo realizado hace tantos aos, y tambin el que haya solicitado a un grupo de bibliotecarios argentinos la segunda edicin de la obra. Parece innecesario decir que este MANUAL es de nivel elemental, y est dirigido fundamentalmente a bibliotecarios que se desempean en bibliotecas pblicas y populares, tanto como en bibliotecas escolares, y tambin, por qu no. a estudiantes de cursos introductorios de bibliotecologa. El hecho de que sea elemental no quiere decir que sus autores no tengan conocimientos avanzados en los temas que tratan. Quizs el principal escollo con que tropezaron fue. precisamente, el de adecuarse al mbito que se les seal.

CAPTULO 1

La biblioteca y sus objetivos

por Josefa E. Sabor


A lo largo de los siglos, distintas instituciones han tratado de conservar, para la posteridad, los descubrimientos, hechos, ideas y creaciones de los hombres. En otras palabras, la suma de lo que estos han sido capaces de guardar en su memoria o de concretar en elementos tangibles, que se van conservando o perdiendo a travs de los siglos. Estas instituciones son, fundamentalmente, el archivo, el museo, el centro de documentacininformacin y la biblioteca. Esta ltima es. sin duda, la ms importante y compleja de todas. Es la ms antigua, junto con el archivo; es la que guarda mayores riquezas, junto con el museo; es la que organiza el ministro de la informacin, junto con el centro de documentacin. Pero en dos aspectos ocupa un lugar preponderante y en cierto modo nico, entre todas las organizaciones similares: por una parte, en su carcter de testigo, participe y reservorio de la historia de la evolucin del pensamiento humano; por otra, por sus posibilidades de ejercer influencia en un medio social, integrarse en el mismo y ser a su vez modificada por l. A travs de los tiempos la biblioteca nunca ha desmentido esas dos funciones, y el hecho de poner mayor acento en una u otra, responde a las caractersticas de cada poca histrica. Es comn leer en los tratadistas de la especididad que las bibliotecas se han caraclerifado, desde la antigedad hasta el siglo Xlx, slo por dos actividades: conservar y organizar. A partir de la mitad del siglo xtx agregaron a esos dos aspectos el de la difusin de sus materiales y de las informaciones c ideas contenidas en ellos. Esta concepcin, notoriamente simplista, no toma en cuenta el hecho de que la biblioteca es el resultado de una circunstancia histrica, y que los conceptos de conservacin, organiacin y difusin se encuentran en toda actividad bibliotecaria. La institucin los ha llevado siempre amalgamados en s, y nunca ha renunciado a ellos. Lo que s ha ocurrido muchas veces es que esas tres formas de accin han ocupado, segn las pocas, niveles diferentes dentro de la jerarquizacin de sus actividades, y en algunos casos han tenido pblico y mbito limitados, como por ejemplo la difusin en la antigedad y la Edad Media.

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Por otra parte, lo que s ha ocurrido es q u e la forma de cumplir esas actividades, esos imperativos que hacen a su esencia misma, se ha logrado por medios diferentes y apelando a tcnicas distintas. Pero los objetivos han sido siempre los mismos - c o n s e r v a r y difundir-, ya que organizar es slo un medio para a l c a n z a d o s . Ni aun lo que puede considerarse c o m o una de las ltimas y m s espectaculares transformaciones, que es la de la biblioteca escolar en c e n t r o de medios mltiples, altera la esencia de esos objetivos. C u a n d o se habla de una " n u e v a funcin del bibliotecario y del d o c u m e n t a l i s t a " , ' c u a n d o se manifiesta que el primero no es un simple

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conservador del fondo documental, cuando se seala que debe integrarse a las distintas etapas de la actividad -en este caso, la pedaggica-, no se dice nada nuevo, no se seala a esc profesional ninguna tarea que no haya cumplido desde lejanos tiempos. Lo que s puede ser nuevo, y nunca totalmente, son los procedimientos tcnicos que va a usar y la forma en que va a prestar el servicio, algunos de los materiales que va a utilizar, el uso de nuevos medios mecnicos, el ms alto grado de vinculacin con otros profesionales. Pero todo eso no constituye la esencia de su tarca sino que se relaciona con la intensidad, el grado de participacin. la forma
y los medios con que la cumple

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Las llamadas transformaciones en los objetivos de la biblioteca suelen no ser otra cosa que adaptaciones a circunstancias hasta ese momento desconocidas, inexistentes o insuficientemente apreciadas por los bibliotecarios. F.ntre esas circunstancias se deben sealar, como las ms importantes, el aumento de la produccin de libros y otros materiales bibliogrficos y especiales: los avances de la ciencia y de la tcnica; la difusin de la enseanza y. con ella, el crecimiento de la poblacin en condiciones de leer y estudiar; la transformacin de los mtodos de enseanza, estudio e investigacin; la lucha por la conquista de la libertad de expresin; el crecimiento de formas de actualizacin para graduados y de perfeccionamiento para profesionales y personal en servicio. Todos estos cambios han influido decisivamente en las bibliotecas, primero enriqueciendo el contenido de sus objetivos; segundo, obligando a los bibliotecarios a idear nuevas formas en sus procedimientos tcnicos; tercero, impulsndolos a diversificar y transformar sus servicios al pblico. Asi. por ejemplo, el crecimiento de la produccin de materiales bibliotecarios ha trastornado la vida de las bibliotecas. Pueden sealarse tres grandes estallidos: en 1450. con la invencin de la imprenta; desde 1800, con la aparicin de tcnicas revolucionarias de impresin; desde 1950. con la aplicacin de procedimientos electrnicos. No menos importante ha sido la incorporacin de los materiales especiales al fondo bibliotecario, que ha adquirido una fuerza arrolladora a partir de la dcada del 30. Las caractersticas actuales de esa produccin sobredimensionada son: el enorme nmero de ttulos y ejemplares que se lanzan por ao. tanto de

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libros como de publicaciones peridicas y de materiales especiales: las nuevas formas de popularizacin de lo impreso, como es el caso del libro de bolsillo; la cantidad de aos -cada vez menor- en que esa produccin se duplica; la concentracin de la misma en un nmero limitado de pases y de lenguas; los cambios producidos en el siglo XX en los soportes tradicionales de lo impreso: uso del microfilm, el libro-cassette, etc.; los esfuerzos para manejar esa desbordante produccin, sea a travs de nuevas formas de bibliografa, sea por medio del Control Bibliogrfico Universal. Estos y otros tipos de cambios y avances, que en muchos casos son el resultado de procesos dinmicos que ellos mismos provocan, han transformado la vida de las bibliotecas contemporneas. Por su parte. los bibliotecarios se esfuerzan por crear instrumentos para lograr el control de cs.i masa, y crean o amplan cdigos para catalogar, sistemas de clasificacin, listas de encabezamientos de materia y, desde la aparicin de la electrnica en su mbito de trabajo, tambin de thesauri y de otros elementos relacionados con la recuperacin de la informacin. No es aventurado afirmar que es en este campo de los procedimientos tcnicos donde los xitos han sido mayores, sobre todo en los aspectos directamente vinculados con la organizacin del material y con la recuperacin y trasmisin de la informacin que el mismo contiene. No ha sido slo el aumento del nmero de material impreso lo que ha provocado profundos cambios en la bibliotecologa. Paralelamente, han corrido la difusin de la enseanza y de la lectura, y la evolucin de los mtodos utilizados por los docentes. I is conquistas logradas en el campo de las ciencias y de las tcnicas a partir de la segunda mitad del siglo xvn y las consecuencias que de ellas se derivaron en los aspectos polticos, sociales y econmicos durante el siglo XVIII, provocaron en el siglo XIX una transformacin radical en el campo de la enseanza. La primera mitad de esa centuria est caracterizada por el establecimiento de la escuela primaria; la segunda, por la afirmacin de su carcter obligatorio y, a menudo, gratuito. Ese fenmeno, y otros que de l se derivan, no lienc en todos los pases las mismas caractersticas, y sobre todo la misma tuerza. Sus pioneros son Estados Unidos e Inglaterra, y el papel cumplido por el primero, en especial por el Estado de Massachussets en ese campo y en el de la creacin de la educacin de nivel secundario, es bien conocido. Al expandirse la escolaridad, disminuy el nmero de analfabetos y aument el pblico potencialmentc lector. l hecho de que este fenmeno sea paralelo al del perfeccionamiento de las tcnicas de impresin, a un espectacular crecimiento de las publicaciones peridicas -en especial los diarios-, y al abaratamiento de los materiales impresos, no es una mera coincidencia. Las condiciones sociales propias del siglo, los problemas que provocan las conquistas cientficas y la industrializacin, las nuevas ideas filosficas y polticas, en fin. son las bases en que se apoyaron aquellos avances. Pero stos a su vez generaron otros que influiran sobre las bases originales, las cuales se modificaran asi a It luz de esas mismas conquistas. 11

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Dadas las circunstancias sealadas, nada tiene de extrao que fuese en el siglo xix en el que tom cuerpo !a idea de que un tercer objetivo de la biblioteca seria el de educar. Hoy, a ms de un siglo del nacimiento de esa idea, es lcito preguntarse si educar es un objetivo bibliotecario, porque si se acopla que lo es. tambin se admite que el bibliotecario es un educador, un docente. Se plantea as la legitimidad de poner en un mismo plano, como objetivos de la biblioteca, la conservacin, la difusin-informacin y la educacinenseanza. 1.a realidad bibliotecaria actual no parece sustentar esa triloga. Sin embargo, la idea tiene muchos adeptos, quizs porque ha sido ampliamente difundida en publicaciones de prestigio. Por ejemplo, los participantes de la histrica conferencia sobre bibliotecas pblicas que UNESCO convoc en San Pablo en 1951. lo crean an, y prueba de ello es que, al referirse en sus Recomendaciones al bibliotecario declaran que "su accin es eminentemente docente no slo en cuanto a preservar la educacin fundamental o de base, sino tambin extendindola y amplindola".* Ya en esa poca Fin reaccion contra esa concepcin y dijo: "En los ltimos aos mucho se ha ahusado de las palabras 'docencia', 'educacin de adultos' y similares. . . Es razonable sostener que el bibliotecario, un especialista, no debe invadir el campo de otro especialista, el maestro, como ste tampoco el de aqul. Por el contrario, ambos esfuerzos deben complementarse".* Por su parte, diecinueve aos despus. Cossette sostendr esa misma posicin, al afirmar que la biblioteca no tien una finalidad educativa, y que "el bibliotecario no es un educador, y cumple funciones particulares que no deben ser confundidas con las que ejecuta el docente".' Sin embargo, la creacin de los centros de medios mltiples en las escuelas primarias y secundarias ha venido a inyectar nueva vida a la vieja idea del carcter educativo de la biblioteca. Ser necesario esperar los resultados de esta nueva experiencia, pero desde ahora debe afirmarse que el solo hecho de que el bibliotecario trabaje en una relacin ms estrecha con los docentes, participe en mayor medida en el proceso educativo, y facilite a los usuarios elementos para ei estudio y la investigacin, no autoriza a calificar su tarca como educativa. Su cargo y funcin no pueden asimilarse a los de un docente. Las condiciones de su vocacin, preparacin y forma ile encarar su tarea tampoco son las mismas. La biblioteca no es un organismo de educacin. Parece ms ajustado a la realidad reconocer que apoya, complementa y auxilia a la escuela, y por extensin a toda otra actividad educativa. El carcter instrumental de lo bibliotecario no se identifica con la accin educativa sino que ms bien camina a su lado, suministrando elementos de apoyo para el estudio, ta recreacin y la formacin

del educando. La esencia misma de la tarea del docente es educan la del bibliotecario, informar. Adems, debe quedar aclarado que el hecho de que a menudo el bibliotecario ensee a los usuarios a desenvolverse en la biblioteca, a manejar elementos bibliogrficos o a encarar un estudio o una investigacin, no lo convierte en un docente, ya que esa forma de enseanza -que est legtimamente incorporada a su tarea cotidiana- no puede calificarse de "educacin". De acuerdo con lo expuesto quedaran asi dos objetivos esenciales para toda biblioteca: conservar y difundir. Este ltimo trmino ha sido sustituido en la actualidad por informar, que en cierto modo lo limita, aunque no lo desvirta. Lo cieno es que esa palabra despierta algunos temores, ya que parece mucho ms aplicable a la informacin cientfica y tecnolgica propia de las bibliotecas especializadas y de los centros de documentacin-informacin. Por otra parte podra llevar a la idea errnea de que la biblioteca -especialmente la pblica- llegara a transformarse algn da en un instrumento ms de la comunicacin de masas. Conservar y difundir-informar: he ah. pues, los dos polos sobre los que se asienta toda actividad bibliotecaria. El presente MANUAL est dirigido fundamentalmente a bibliotecas escolares y pblicas. Por eso es oportuno dedicar algunos prrafos a esos dos tipos de biblioteca. La biblioteca escolar nace en la primera mitad del siglo XIX. Contrariamente a lo que podra esperarse, lleva una vida oscura, subsidiaria, y no despierta en el personal docente ni en las autoridades educativas ningn inters. En los discursos y escritos pedaggicos de la poca suele hablarse de su importancia, pero no se pasa de simples declaraciones que no se traducen en la prctica. La biblioteca escolar del siglo xix es un organismo secundario, carente de significacin. Habr que llegar al siglo xx para verla plenamente realizada. El hecho bibliotecario ms trascendental del siglo XIX es la aparicin de la biblioteca pblica, tal como se la concibe hoy. en buena parte. Curiosamente, est ligada en forma estrecha al problema de la educacin. Pero no a la educacin de los nios, sino a la de los adultos. El inters nor la lectura, la investigacin y la cultura en general, sumado al convencimiento de que la educacin es una empresa en la que el hombre est comprometido durante toda su vida, llevan a la idea de la autoinstruccin: todo hombre est obligado, como ciudadano, a educarse por su propio esfuerzo, ms all de sus aos escolares. La institucin en la que hallara el apoyo necesario para cumplir esa premisa es la biblioteca publica. Esa idea, particularmente grata a los norteamericanos, se extiende por toda Europa y tambin por Hispanoamrica, como lo prueba, entre otras, la accin de Domingo Faustino Sarmiento en la Argentina, al luchar por imponer tanto las escuelas primarias como las bibliotecas populares. La biblioteca pblica ser, as, la que estar ms estrechamente ligada al progreso educativo y por cuyo medio todos tendrn las mismas oportunidades para aprender. No es ste el lugar para discutir la legitimidad de esta 13

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Dadas las circunstancias sealadas, nada tiene de extrao que fuese en el siglo xix en el que tom cuerpo la idea de que un tercer objetivo de la biblioteca seria el de educar. Hoy. a ms de un siglo del nacimiento de esa idea, es lcito preguntarse si ,-Jucur es un objetivo bibliotecario, porque si se acepta que lo es. tambin se admite que el bibliotecario es un educador, un docente. Se plantea as la legitimidad de poner en un mismo plano, como objetivos de la biblioteca, la conservacin, la difusin-informacin y la educacinenseanza. La realidad biblioiecara actual no parece sustentar esa triloga. Sin embargo, la idea tiene muchos adeptos, quizs porque ha sido ampliamente difundida en publicaciones de prestigio. Por ejemplo, los participantes de la histrica conferencia sobre bibliotecas pblicas que UNESCO convoc en San Pablo en 1951. lo crean an. y prueba de ello es que. al referirse en sus Recomendaciones al bibliotecario declaran que "su accin es eminentemente docente no slo en cuanto a preservar la educacin fundamental o de base, sino tambin extendindola y amplindofa" .* Ya en esa poca Fin reaccion contra esa concepcin y dijo: "En los ltimos aos mucho se ha abusado de las palabras 'docencia', 'educacin de adultos' y similares. . . Es razonable sostener que el bibliotecario, un especialista, no debe invadir el campo de otro especialista, el maestro, como ste tampoco el de aqul. Por el contrario, ambos esfuerzos deben complementarse".* Por su parte, diecinueve aos despus. Cossette sostendr esa misma posicin, al afirmar que la biblioteca no tiene una finalidad educativa, y que "el bibliotecario no es un educador, y cumple funciones particulares que no deben ser confundidas con las que ejecuta el docente*'.' Sin embargo, la creacin de los centros d e medios mltiples en las escuelas primarias y secundarias ha venido a inyectar nueva vida a la vieja idea del carcter educativo de la biblioteca. Ser necesario esperar los resultados de esta nueva experiencia, pero desde ahora debe afirmarse que el solo hecho de que el bibliotecario trabaje en una relacin ms estrecha con los docentes, participe en mayor medida en el proceso educativo, y facilite a los usuarios elementos para el estudio y la investigacin, no autoriza a calificar su tarea como educativa. Su cargo y funcin no pueden asimilarse a los de un docente. Las condiciones de su vocacin, preparacin y forma de encarar su tarea tampoco son las mismas. La biblioteca no es un organismo de educacin. Parece ms ajustado a la realidad reconocer que apoya, complementa y auxilia a la escuela, y por extensin a toda otra actividad educativa. El carcter instrumental de lo bibliotecario no se identifica con la accin educativa sino que ms bien camina a su lado, suministrando elementos de apoyo para el estudio, la recreacin y la formacin

del educando. La esencia misma de la tarea del docente es educar: la del bibliotecario, informar. Adems, debe quedar aclarado que el hecho de que a menudo el bibliotecario ensee a los usuarios a desenvolverse en la biblioteca, a manejar elementos bibliogrficos o a encarar un estudio o una investigacin, no lo convierte en un docente, ya que esa forma de enseanza -que est legtimamente incorporada a su tarea cotidiana- no puede calificarse de "educacin". De acuerdo con lo expuesto quedaran asi dos objetivos esenciales para toda biblioteca: conservar y difundir. Este ltimo trmino ha sido sustituido en la actualidad por informar, que en cierto modo lo limita, aunque no lo desvirta. Lo cierto es que esa palabra despierta algunos temores. ya que parece mucho ms aplicable a la informacin cientfica y tecnolgica propia de las bibliotecas especializadas y de los centros de documentacin-informacin. Por otra parte podra llevar a la idea errnea de que la biblioteca -especialmente la pblica- llegara a transformarse algn da en un instrumento ms de la comunicacin de masas. Conservar y difundir-informar: he ah. pues, los dos polos sobre los que se asienta toda actividad biblioiecara. El presente MANUAL est dirigido fundamentalmente a bibliotecas escolares y pblicas. Por eso es oportuno dedicar algunos prrafos a esos dos tipos de biblioteca. La biblioteca escolar nace en la primera mitad del siglo xtx. Contrariamente a lo que podra esperarse, lleva una vida oscura, subsidiaria, y no despierta en el personal docente ni en las autoridades educativas ningn inters. En los discursos y escritos pedaggicos de la poca suele hablarse de su importancia, pero no se pasa de simples declaraciones que no se traducen en la prctica. La biblioteca escolar del siglo xix es un organismo secundario, carente de significacin. Habr que llegar al siglo xx para verla plenamente realizada. El hecho bibliotecario ms trascendental del siglo Xix es la aparicin de la biblioteca pblica, tal como se la concibe hoy. en buena parte. Curiosamente, est ligada en forma estrecha al problema de la educacin. Pero no a la educacin de los nios, sino a la de los adultos. El inters por la lectura, la investigacin y la cultura en general, sumado al convencimiento de que la educacin es una empresa en la que el hombre est comprometido durante toda su vida, llevan a la idea de la autoinstruccin: todo hombre est obligado, como ciudadano, a educarse por su propio esfuerzo, ms all de sus aos escolares. La institucin en la que hallar el apoyo necesario para cumplir esa premisa es la biblioteca publica. Esa idea, particularmente grata a los norteamericanos, se extiende por toda Europa y tambin por Hispanoamrica, como lo prueba, entre otras, la accin de Domingo Faustino Sarmiento en la Argentina, al luchar por imponer tanto las escuelas primarias como las bibliotecas populares. La biblioteca pblica ser, as, la que estar ms estrechamente ligada al progreso educativo y por cuyo medio todos tendrn las mismas oportunidades para aprender. No es ste el lugar para discutir la legitimidad de esta

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CAPITULO 2

Administracin
por Roberto V. Cagnoli
El presente capitulo tratar aspectos tericos de la administracin general que tienen aplicacin en las bibliotecas. Los conceptos no siempre sern aplicables a las bibliotecas pequeas, pero pueden ser de utilidad en algn caso particular, o para aquella persona que lo necesite en el futuro, a medida que crezca su biblioteca o que pase a desempearse en otra de mayor envergadura.

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El bibliotecario como administrador


La biblioteca es una organizacin y como tal desarrolla su accin en dos campos. Uno interno, controlable, con lmites ms o menos precisos: su estructura organizativa, su personal, sus recursos materiales, sus actividades; otro externo, de lmites indefinidos, que escapa a su control y la condiciona: sus lectores, sus relaciones con otros servicios de la comunidad, su dependencia administrativa. Es precisamente la demanda y diversidad de este mbito exterior lo que hace que la biblioteca sea una organizacin cada vez ms compleja que requiere ser administrada correctamente si desea alcanzar los objetivos establecidos. Una deficiente administracin producir una inadecuada prestacin de servicios y le impedir satisfacer las demandas. La biblioteca habr perdido entonces el reconocimiento de la sociedad y por lo tanto el apoyo que necesita para su existencia. La eficiencia de una organizacin est en manos de quien la dirige. S la biblioteca ha de cumplir sus objetivos en forma eficiente, los bibliotecarios debern ser buenos administradores. Administrar no es algo accesorio que se desempea intuitivamente. Es una actividad fundamental para la vida de la institucin que requiere conocimientos y habilidad. Los bibliotecarios debern ser capaces de utilizar satisfactoriamente los recursos disponibles y crear un ambiente institucional adecuado para que las actividades se desarrollen eficientemente. Debern adems tener en cuenta las caractersticas sociales, econmicas y polticas del medio en que
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actan para poder adecuar constantemente la organizacin a las cambiaTes exigencias del mismo y al marco legal y administrativo en que se desempea.

Qu es la administracin
La administracin es una ciencia y es un arte. Es una ciencia porque cuenta con un cuerpo organizado de conocimientos. Es un arte porque aplica ese conocimiento de acuerdo con la habilidad adquirida mediante la experiencia y la observacin. La administracin tiene por finalidad alcanzar un objetivo determinado mediante el esfuerzo coordinado de un grupo de personas. Nace cuando dos o ms personas tratan de hacer juntas lo que no pueden hacer individualmente. Este accionar lo llevan a cabo en pasos sucesivos. Establecen a dnde quieren llegar, qu quieren lograr: fijan un objetivo. Analizan entonces las posibles maneras de lograr ese objetivo y eligen la ms apropiada. Deciden cmo, cundo, dnde, con qu y con quin efectuarn las acciones para lograr dicho objetivo: es decir, planean. Dividen entonces la actividad a realizar y aseguran cada una de las tareas de acuerdo con sus capacidades: en otras palabras, organizan. Para que los esfuerzos individuales se integren, alguien ejercita el mando: aparece entonces la direccin. Finalmente verifican que las acciones efectuadas respondan a los planes: o sea, controlan. En este simple proceso por el cual dos .o ms personas aunan sus esfuerzos en la bsqueda de un objetivo comn podemos encontrar las funciones fundamentales del proceso administrativo.

El proceso administrativo
Una manera clsica de estudiar la administracin es hacerlo desde el punto de vista del proceso. Este proceso implica ciertas funciones que desempea un administrador. A travs de su anlisis se puede lograr la comprensin de las tareas administrativas fundamentales. No hay consenso total entre los estudiosos de la administracin acerca de cules son las funciones bsicas que componen ese proceso. La mayora de ellos sin embargo, coincide en sealar cinco: Planeamiento Organizacin Dotacin de personal Direccin Control Estas cinco funciones sern analizadas desde el punto de vista de la administracin de bibliotecas, poniendo el acento en aquellos aspectos que se relacionan ms estrechamente con el propsito de este libro.

PLANEAMIENTO El planeamiento es la primera de las funciones de la administracin. Primera en la secuencia del proceso, ya que las otras funciones slo se pueden llevar a cabo a partir del mismo. Por medio del planeamiento la biblioteca decide sobre el camino a seguir desde donde est hasta donde quiere llegar. Es la decisin del presente sobre acciones futuras, contestando por anticipado el qu, por qu, quin, cundo, dnde y cmo de dichas acciones. Planear es mirar al futuro y elegir entre varias opciones el curso de accin que se considere mejor para alcanzar los objetivos fijados. Trata de responder al cambio y a la incertidumbre del medio exterior. Intenta evitar discontinuidades que producen acciones torpes y precipitadas. Enfoca la atencin en los objetivos evitando desviaciones que puedan impedir su logro. Y finalmente facilita el control pues ste no podra efectuarse si no se contara con metas establecidas que sirvan para medir los progresos efectuados. El planeamiento debe ser una actividad diaria y no slo ocasional. Su aplicacin continua evita decisiones apresuradas y actividades sin propsito definido. No es una funcin reservada solamente a los niveles superiores de la organizacin. Todos los niveles deben planear, siendo caracterstica de los inferiores, la planificacin especfica y a corlo plazo mientras la de los niveles superiores es general y u largo plazo. El director de una biblioteca por ejemplo, planificar la expansin de la misma para poder prestar servicios a aquellos pobladores que se encuentren alejados. La implementacin del plan demandant cierto tiempo y requerir estudios de la comunidad, decisin sobre la creacin de sucursales o de un servicio de bibliobuses, y estimacin de gastos. En cambio un bibliotecario de circulacin, ante la apertura del perodo lectivo, deber organizar las tareas a su cargo de manera que pueda hacer frente eficientemente a las mayores demandas de dicho periodo. Diversos factores influyen en el planeamiento. En primer lugar la biblioteca no existe como un elemento aislado sino que forma parte de la estructura social, cultural, poltica y econmica de su rea de influencia. La biblioteca depende del reconocimiento y del apoyo de ese ambiente exterior, y tiene con otros elementos del mismo relaciones de servicio y tambin de competencia. En el orden municipal, por ejemplo, la biblioteca pblica tiene relaciones con las escuelas y compite en el aspecto financiero on el mantenimiento de la ciudad. Entre otros factores a considerar se pueden mencionar, a modo de ejemplo, los cambios demogrficos, el des;rrollo econmico de la regin o la existencia de otras bibliotecas con las cuales se puedan establecer relaciones cooperativas. En cuanto a la bihlioteca en s, se deben tener en cuenta factores como la estructura de su organizacin, dotacin de personal, recursos financieros. local y equipo, servicios prestados y la satisfaccin de la demanda. PASOS. El planeamiento es un proceso y como tal es una secuencia de ciertos pasos bsicos. En primer lugar se deben establecer los objetivos que la biblioteca quiere alcanzar. SttM objetivos permitirn afinar las decisiones sobre el curso de accin a seguir ya que representan el propsito y la razn de ser de la

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hiblioteca. Objetivos claros, hien establecidos posibilitan planes coheien es. mientras que por el contrario, objetivos imprecisos llevan a la confusin y ai desaliento. El establecimiento de objetivos depende de las caractersticas de la comunidad a quien la biblioteca sirve. Generalmente, la que establece los grandes objetivos es la entidad superior a la cual la biblioteca esta subordinada. Fn el caso de las bibliotecas pblicas, por ejemplo, la municipalidad podr fijar los objetivos sociales que se propone alcanzar. Es en los objetivos npcrahvos. aqullos que se relacionan con los >XT\ icios une so deben prestar para alcanzar el objetivo social deseado, donde la biblioteca tiene mayor autonoma. Esto supone una gran responsabilidad y un alto grado de dificultad para las bibliotecas pblicas, que deben satisfacer necesidades tan diversas como son la educacin, la informacin y la recreacin de una comunidad, que a su vez tambin es diversa en su composicin y demanda. Dada esta diversidad la biblioteca pblica tiene varios objetivos, cada uno de los cuales debe ser establecido teniendo en cuenta los restantes, y ser todos compatibles y solidarios con el objetivo social dominante. El establecimiento de objetivos debe tener en cuenta la realidad en que se desempea la biblioteca. Alejarse de esta realidad producir objetivos inalcanzables con la consiguiente inutilidad de esfuerzos y frustracin. El segundo paso en el planeamiento es desarrollar y evaluar diferentes cursos de accin considerando las diferentes posibilidades de cada opcin, de acuerdo con la situacin del momento y con los posibles cambios futuros. De cualquier manera no se puede alcanzar una racionalidad completa. Las decisiones se toman para el futuro y siendo ste incierto existe siempre un margen de riesgo. Solamente despus de su implantacin se podr saber si se lom o no la decisin apropiada. Para una correcta evaluacin de cada curso de accin y sus posibles consecuencias es necesaria la tarea de informacin. Este tercer paso consiste en la recopilacin y anlisis de toda la informacin pertinente; experiencias anteriores dentro de la propia biblioteca o en otras bibliotecas. dalos sobre colecciones, actividades, personal, finanzas, usuarios y una estimacin de las necesidades futuras de acuerdo con las tendencias demogrficas. A la luz del anlisis de la situacin y de cada una de las opciones se llega al cuarto paso: eleccin de la opcin que se considere ms apropiada. La toma de esta decisin, paso fundamental en el planeamiento, se basa en un anlisis racional de la situacin, los objetivos propuestos y las consecuencias positivas y negativas de cada opcin. Luego de la decisin sobre el curso de accin a seguir queda un ltimo paso: desarrollar estrategias para llevar a cabo el plan. Se deben determinar las prioridades, la secuencia, bsqueda y capacitacin de personal, financiacin y adems determinar puntos de evaluacin para que el progreso del plan pueda ser controlado y las anomalas corregidas. Pero en realidad no hay un ltimo paso ya que la planificacin no es un proceso cerrado. La adaptacin del plan a los constantes cambios del medio ambiente requiere una continua evaluacin y revisin de los mismos. 20

TIPOS DE PLANES. Los planes pueden clasificarse desde diversos puntos de vista. Desde el punto de vista del perodo que abarcan puede ser de largo o corto plazo. No hay uniformidad en los autores en cuanto a los aos que abarcan unos y otros. En general se denominan de largo plazo los planes de cinco o ms aos y de corto plazo los de hasta dos aos. Los planes de largo plazo son generales y poco precisos ya que suponen predicciones sobre el futuro, por ejemplo, crecimiento demogrfico, variaciones en la poblacin escolar o desarrollo econmico de la localidad en que la biblioteca acta. Los de corto plazo, por el contrario, son ms detallados y al desarrollarse en un corto perodo de tiempo, ms precisos. Son planes operativos en los que cada accin est determinada con cierta precisin como el presupuesto anual, o una serie de exhibiciones a realizarse en fechas preestablecidas. Desde el punto de vista del rea de aplicacin pueden ser generales o aplicados a un sector especfico como, por ejemplo, un plan de recatalogacin. Hay otro tipo de clasificacin que incluye ciertos instrumentos que sirven de guia a las decisiones. stos son: las polticas, los procedimientos, las reglas y el presupuesto. Las polticas determinan la manera de conducir los asuntos de la biblioteca para alcanzar los objetivos propuestos. La poltica debe ser un documento escrito para evitar malas interpretaciones, para que sirva de arbitro en casos de dudas o conflictos y para evitar que. por falta de una guia, los cambios de personal afecten la continuidad y coherencia de la poltica seguida por la institucin. La poltica puede tratar aspectos generales de la biblioteca o sectores especficos, tales como seleccin de libros o capacitacin del personal. Los procedimientos determinan los mtodos con los que se han de realizar las tareas de rutina. Una vez establecida la mejor manera de efectuar una tarea, o cuando se ha tomado una decisin sobre algo que puede volver a repetirse, se deja asentado el procedimiento a seguir. El conjunto de estas anotaciones constituye un cuerpo de normas al que se denomina "manual de procedimientos". Este manual contribuye a aumentar la eficiencia, al prescribir los mejores mtodos para realizar un trabajo y establecer uniformidad en ciertos procesos como, por ejemplo, casos dudosos de clasificacin. El manual debe revisarse continuamente, eliminando lo que ha perdido vigencia y agregando aquellas decisiones que se han convertido en rutinas. Las reglas establecen acciones especficas con relacin a situaciones determinadas. Las reglas no permiten desviaciones en su aplicacin. Ejemplo de reglas en la biblioteca pueden ser la prohibicin de llevar discos en prstamo o la edad mnima para asociarse. El presupuesto es un instrumento de planificacin y control. Este ltimo aspecto se analizar con mayor detalle ms adelante. Se puede decir que el presupuesto es el plan traducido BB dOTO y Bfl el que CflOfl icmidiul R

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desarrollar tiene un costo calculado. Generalmente los presupuestos son anuales y tratan de actividades que han de cumplirse. ORGANIZACIN Para poder llevar a cabo el plan es necesario que las personas que van a trabajar en su implantacin sepan qu cosas harn, quienes las harn, quin lo indica a quin, quin responde y cules sern las relaciones entre todos esos elementos. Para que esto sea posible es necesaria la organizacin. Organizar es crear la estructura mediante la cual el grupo realiza todas sus tareas dirigindolas hacia un fin comn. Esto comprende: 1 2 3 4 5 identificar las tareas a realizar; agrupar las tareas de acuerdo a su semejanza y relacin; asignar esas tareas a las unidades apropiadas; delegar la autoridad necesaria en cada unidad; establecer las relaciones entre dichas unidades.

las funciones relacionadas con los servicios al pblico, los servicios tcnicos se mantienen centralizados en el departamento respectivo de la biblioteca central. USUARIOS. El propsito de este tipo de departamentalizacin es responder a las necesidades de grupos de usuarios con caractersticas definidas. Asi las bibliotecas pueden tener, por ejemplo, departamentos pant nios. adolescentes o invidentes, a quienes se ofrecern colecciones y servicios apropiados a sus necesidades especiales.
MAIEMAS Cuando la biblioteca es de cierto tamao o se desea por alguna razn poner el acento en alguna materia en particular, se pueden crear departamentos por materias o por grupos de materias que ofrezcan servicios y personal especializado en las mismas.

DEPARTAMENTALIZACIN. La divisin de tareas lleva a la departamentalizacin. por la cual las tareas similares o relacionadas se agrupan en unidades llamadas genricamente departamentos. Establecidos stos se les ubicar en la estructura de acuerdo con su importancia y con sus relaciones de trabajo. El propsito de la deprtamentalizacion es aprovechar las ventajas de la especializaron del trabajo asegurando una mayor eficiencia; simplificar la tarea de la direccin descargndola de los detalles de ejecucin; y finalmente facilitar el control al disminuir el nmero de personas a cargo de cada jefe. El grado de dcpartamentaJizacin depende de las caractersticas y tamao de las bibliotecas. En las ms pequeas se reducir a la asignacin de tareas a cada empleado mientras que en las mayores ser necesaria la creacin de tantas unidades como lo requiera el volumen y complejidad de sus actividades. El establecimiento de departamentos se realiza de acuerdo con ciertos patrones o criterios. stos no son excluyentes. pues pueden combinarse en la estructura organizativa de acuerdo con las caractersticas de la biblioteca. Los patrones ms utilizados por las mismas son: FUNCIN. Es el criterio ms utilizado. Ejemplos de divisin funcional son las secciones de catalogacin, adquisiciones, referencia y circulacin. Algunos de stos, dada su relacin de trabajo, pueden combinarse en unidades mayores como ser la reunin de catalogacin y adquisiciones en un departamento de procedimientos tcnicos.
REGIN Segn este criterio todas las actividades que se desarrollan en un rea determinada deben ser agrupadas. Se emplea este criterio cuando las actividades no son susceptibles de agruparse por funcin u otro criterio debido a la dispersin. Ejemplo de departamentalizacin regional son las sucursales de las bibliotecas pblicas. En este caso, sin embargo, no todas las funciones se descentralizan ya que mientras las sucursales conservan

TIPO DE MATERIAL. Esta divisin es bastante frecuente en las bibliotecas. Es muy comn ubicar las publicaciones peridicas y tambin los materiales audiovisuales separados del resto de la coleccin. Es tambin habitual que en las bibliotecas grandes haya una seccin o persona encargada de la adquisicin de publicaciones peridicas. Generalmente, como se dijo con anterioridad, una biblioteca combina dos o ms de estos tipos en su estructura organizativa como se puede ver en la figura I. El hipottico organigrama muestra los diferentes departamentos, la relacin entre los mismos y las lneas descendentes de autoridad. AUTORIDAD. Para completar la organizacin es necesario unir los departamentos por medio de la autoridad. sta establece las relaciones entre los mismos y dirige sus acciones hacia el objetivo comn. En cualquier organizacin hay unidades mis importantes que otras. Los departamentos menores contribuyen al cumplimiento de las responsabilidades de los mayores y por lo tanto estn subordinados a los mismos. La autoridad fluye entonces del departamento mayor al menor y as sucesivamente en toda la estructura. Esta cadena de relaciones desde la autoridad superior hasta el ltimo subordinado se denomina "'principio escalar", y su resultado es la jerarqua. sta es generalmente ilustrada por un tringulo con la autoridad mxima en el vrtice superior y los subordinados desgranndose hacki la base. Para un eficiente funcionamiento de la organizacin es necesario que haya delegacin de autoridad. Es imposible, especialmente en instituciones grandes, que un solo individuo ejerza toda la autoridad. sta debe ser delegada en los niveles inferiores, con el objeto de que se puedan tomar las decisiones necesarias para llevar a cabo las tareas asignadas. Ejemplos del principio escalar y delegacin de autoridad pueden observarse en la figura 1. As el departamento o la persona encargada de canje y donacin depende de Adquisiciones, ste de Procedimientos Tcnicos y ste a su vez del Director. Los puestos dentro de la organizacin que tienen autoridad para tomar decisiones se denominan "de lnea". Cada puesto tiene autoridad sobre el

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de jerarqua inferior y as sucesivamente a lo largo de loda la linea de mando. Hay sin embargo oros tipos de puestos que no tienen autoridad dentro de la lnea. Son los puestos de plana mayor, con funciones asesoras, que dan apoyo a la autoridad de lnea. Un ejemplo de puesto de plana mayor en una biblioteca grande sera el encargado de personal que recibe solicitudes de ingreso, entrevista postulantes y recomienda ingresos, pero no tiene autoridad para tomar una decisin al respecto. DOTACIN DR PERSONAL. Una vez estructurada la organizacin corresponde dotarla del personal necesario para ponerla en movimiento. Asignar la persona adecuada a cada uno de los cargos es uno de los pasos ms crticos para el establecimiento y crecimiento de la biblioteca. El personal es un factor tan importante para el buen desempeo de la institucin como lo es la coleccin o el local. Son los recursos humanos los que en ltima instancia determinan la calidad de una biblioteca. Esta es tan buena como bueno es su personal. Aun con recursos materiales relativamente modestos una biblioteca puede prestar un servicio aceptable con personal competente. La tarea de dotacin de personal comprende: estimar el nmero de empleados necesarios, reclutamiento y seleccin, asignacin de tareas, evaluacin, promocin, capacitacin y facin de condiciones de trabajo, l a responsabilidad de esta tarea cabe al director de la biblioteca y a cada uno de los supervisores en todos los niveles, ya que si el superior es responsable de su trabajo debe poder entonces decidir en la seleccin de sus subordinados. Esto tambin es aplicable a bibliotecas que son parle de organizaciones mayores- En una biblioteca pblica municipal, por ejemplo, la oficina de personal de la municipalidad ayudar a reclutar y seleccionar a los candidatos ms aptos, pero la seleccin final la debe hacer el director de la biblioteca. NUMERO DE EMPLEADOS. La tarea de dotacin de personal comienza por determinar el nmero y la naturaleza de los cargos requeridos por la estructura organizativa. Deben tenerse en cuenta adems las previsiones presupuestarias pues la carencia de recursos en un momento dado puede dejar un cargo momentneamente sin cubrir, sin que ello signifique eliminar el cargo. Para cubrir los cargos es necesario distinguir las tareas profesionales de las que no lo son. Son profesionales aqullas que por su complejidad requieren conocimientos tericos y prcticos de bihliotecologa. Las no profesionales en cambio, demandan solamente conocimientos generales de las prcticas de oficina. El cuadro de la pg. 26 compara tareas relacionadas, pero que, por su diferente grado de dificultad y capacidad para desempearlas, son consideradas profesionales y no profesionales. Las tareas profesionales deben ser desempeadas por un profesional, esto es. un graduado en una escuela de bihliotecologa debidamente reconocida. La cantidad de personal profesional puede variar de acuerdo con el tipo de servicios prestados, pero se considera que un tercio del personal total, excluyendo el de mantenimiento o servicios generales, es una proporcin adecuada. Una mayor proporcin sugiere que los profesionales estn lle-

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ACTIVIDADES PROFESIONALES Aprobacin de gastos Preparar y administrar un plan de pago Programar compras Determinar fichas secundarias Eslablecer regJamentos de prstamo Organizar la distribucin de material de publicidad Establecer poltica de encuademacin NO PROFESIONALES Llevar libros contables Preparar listas de pagos Hacer rdenes de compra Preparar fichas secundarias Mantener registro de ios prstamos Distribuir material de publicidad Llevar registros de encuademacin

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Grado Profesional 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Servicios No profesional Servicios generates Ordenanza I Ordenan/a II Intendente

Bibliotecario I Bibliotecario II Bibliotecario III Jefe de Seccin Jefe de Departamento Subdirector Director

Auxiliar I Auxiliar II Auxiliar I I I

Jefe Administralivo

Fig 2 Tabla Oe clasificacin de cargos

vando a cabo demasiadas tarcas no profesionales, lo que significa un gasto injustificado de sueldos. Si la proporcin es menor es un indicio de que ciertas tareas profesionales las realiza personal sin la debida capacidad, con una presumible deficiencia en los servicios. Adems de los conocimientos necesarios para realizar las tareas, el personal debe reunir ciertas cualidades personales, tales como: buena presencia y buenos modales, simpata, y habilidad para comunicarse con el pblico y con el resto del personal. Estos requisitos son de fundamental importancia en los servicios al pblico. La asignacin de tarcas profesionales y no profesionales en las biblioteca- pequeas es difcil de lograr debido a lo exiguo del personal. Deber procurarse entonces la mejor distribucin posible de tareas de manera que. como se dijo anteriormente, los servicios no se resientan a causa de la falta de capacidad del personal para desempear funciones complejas. La correcta asignacin del personal requiere una clasificacin de cargos. Para establecer esta clasificacin es preciso en primer lugar la descripcin de los mismos.
DESCRIPCIN DEL CARGO. La descripcin del cargo comprende: la responsabilidad principal del cargo, la supervisin que recibe y la que ejerce, las relaciones del cargo con otros dentro de la organizacin, la lista de tareas a realizar, los requisitos para desempear el cargo. I-a descripcin variara de acuerdo con las caractersticas de cada biblioteca, pero hay un principio que debe tenerse siempre presente: todas las tareas correspondientes al cargo deben requerir el mismo nivel de conocimiento y experiencia para su desempeo, y un grado similar de responsabilidad.

Titulo: Jefe de la Seccin Referencia. Principal responsabilidad: Planear, organizar e implantar el servicio de referencia de acuerdo con los objetivos de la institucin. Relaciones: Trabaja bajo la supervisin del Director, tiene relaciones con otros jefes de seccin y supervisa dos asistentes* Principales tareas: 1 establecer normas respecto a la organizacin del servicio, lmites y destinatarios del mismo; 2 evacuar consullas; 3 compilar bibliografas: 4 organizar y mantener catlogos de informacin; 5 mantener la coleccin de referencia actualizada; 6 capacitacin, supervisin y evaluacin de dos asistentes. Requisitos: Ttulo de bibliotecario. Experiencia de dos aos en tarcas similares. Habilidad para comunicarse con los usuarios ( i OSIFICACIN DE CARGOS. Una vez terminadas las descripciones de los cargos individuales se les agrupa en clases de acuerdo con su similitud y con el grado de dificultad y responsabilidad. Estas clases a su vez se dividen por el lipo de tarea en tres grupos o servicios; profesional, no profesional y servicios generales. En la tabla de clasificacin estos tres grupos forman sendas columnas verticales como puede verse en la figura 2. En cada grupo o servicio las clases se ubican jerrquicamente en catego ras, de acuerdo con su dificultad y responsabilidad. Las lneas hori/onia les de la tabla de clasificacin indican aquellas clases que lienen igual categora o grado en los tres servicios.

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La descripcin del cargo del jefe de la Seccin Referencia de una biblioteca pblica, por ejemplo, proveera la siguiente informacin:

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A la clasificacin de cargos sigue la escala de sueldos, la cual establece la suma de dinero que corresponde a cada categora. La escala indica el sueldo mnimo y mximo para la categora. El mnimo es el de ingreso y el mximo refleja los aumentos peridicos, generalmente anuales, experimentados durante el desempeo del cargo. SELECCIN. La bsqueda de personal es de fundamental importancia para el futuro de la biblioteca. Es una ineludible y seria responsabilidad del director y de cada uno de los supervisores. La eficiencia de cada seccin y. por extensin, de la biblioteca, depender del desempeo de las pegonas que ocupan los cargos, por lo cual la seleccin de dichas personas es una de las decisiones de mayor importancia que se puedan tomar en la biblioteca. Las fuentes para el reclutamiento son variadas. Entre las ms utilizadas se pueden mencionar: Promocin interna: es bastante corriente llenar un cargo con personal de la propia biblioteca, ya que dentro del mismo puede haber candidatos con suficiente capacidad para su ascenso. Esta poltica de reclutamiento es un estimulo para los empleados, al dar posibilidades de movilidad dentro de la organizacin. Tambin tiene desventajas, ya que en algunas ocasiones es beneficioso el ingreso de gente ajena a la organizacin que puede aportar nuevas ideas. Reclutamiento externo: en este caso las fuentes pueden ser las escuelas de bibliotecologia. para los cargos que no requieran experiencia; bolsas de trabajo a cargo de dichas escuelas o asociaciones de bibliotecarios; publicidad en revistas especializadas o peridicos; anuncios en la misma biblioteca y en otras instituciones de la comunidad. Una vea conseguidos los candidatos se procede a su eleccin para lo cual se usan diferentes tcnicas, tales como: Antecedentes: estudios cursados, ttulos obtenidos, experiencias anteriores, datos personales. Entrevista: el postulante debe ser siempre entrevistado por el director y por el posible supervisor, l a finalidad principal es permitir un juicio sobre su personalidad, sus ideas, sus reacciones, su apariencia general. Exmenes y pruebas; sirven para medir tanto cualidades fsicas e intelectuales como competencia tcnica. Perodo de prueba: es la tcnica ms valiosa para tener la evidencia del real rendimiento del candidato. Es tambin la ms costosa, ya que si el candidato fracasa la biblioteca no slo habr perdido dinero en concepto de sueldos pagados, sino tambin tiempo, ya que deber empezar nuevamente el proceso de seleccin, i MKi-.WMltMO. El entrenamiento complementa la seleccin. Si la seleccin del personal es un factor fundamental en la eficiencia de la organizacin, no lo es menos el entrenamiento. Los nuevos empleados lo necesitan antes de hacerse cargo de sus tareas y los que ya llevan algn tiempo f en la institucin lo requieren para mantenerse actualizados sobre su trabajo y estar capacitados para posibles ascensos. El entrenamiento es costoso en trminos de tiempo empleado, pero redituar en el futuro beneficios traducidos en mejores desempeos. Toda biblioteca debe llevar a cabo un programa de entrenamiento para el desarrollo de sus empleados. ste puede incluir diferentes actividades. La primera de ellas es la orientacin general que se da a los nuevos empleados solve las reglas que ataen al cumplimiento de las obligaciones laborales y sobre los objetivos, organizacin y actividades de la institucin. Despus de la orientacin general, el nuevo empleado comienza el entrenamiento sobre las tareas especficas de su cargo. Se le explica en qu consisten estas tareas, se le demuestra la manera de hacerlas para que a continuacin las practique y pueda verificarse su correcta interpretacin. Es frecuente en las bibliotecas que el nuevo empleado rote durante un cierto perodo de tiempo^ por varias secciones diferentes, antes de dedicarse a su trabajo especifico. Esto le permitir tener una idea total de la institucin y comprender mejor las relaciones de su cargo con el resto de la organizacin. El entrenamiento del nuevo empleado requiere tiempo suficiente para que pueda absorber las enseanzas de mtodos que no le son familiares, teniendo en cuenta adems que debe adaptarse a un nuevo ambiente de trabajo, que a menudo ser, adems, el primero. Otra actividad que contribuye a la capacitacin est constituida por las reuniones de personal, en las que se discuten problemas de la biblioteca y adems se pueden comentar libros o artculos de publicaciones peridicas. Adems de los programas mencionados, todos los cuales se desarrollan en la biblioteca, hay otros que tienen lugar fuera de la misma. Las reuniones anuales de bibliotecarios, o los seminarios de actualizacin, por ejemplo, son excelentes oportunidades para el desarrollo profesional. El personal debe ser estimulado para concurrir y. en lo posible, se debe facilitar su asistencia. Similar actitud debe adoptar la institucin cuando alguno de sus miembros desea seguir estudios ms avanzados que tienen relacin con su cargo.
EVALUACIN La evaluacin es una parte muy importante de la administracin de personal. Sirve de orientacin para decidir ascensos, otorgar aumentos de sueldo y tambin como medio de capacitacin. En este ltimo caso ayuda a aconsejar a los empleados, hacindoles saber cul es su grado de rendimiento y ayudndolos a mejorar. La evaluacin, generalmente anual, es efectuada por el supervisor inmediato y consta de dos pasos. El primero consiste en la evaluacin propiamente dicha, o sea en calificar al empleado segn ciertos factores predeterminados, tales como calidad y cantidad del trabajo realizado; capacidad para trabajar en equipo; iniciativa; adaptabilidad a nuevos mtodos y programas. El segundo paso es la entrevista de evaluacin, la cual no slo sirve para comunicar las calificaciones al empleado, sino que adems permite al superior conocer los problemas que pueda tener el subordinado para cumplir ciertas tareas, y determinar su grado de satisfaccin en el trabajo.

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DIRECCIN La direccin es la funcin por la cual un superior, en cualquier nivel de la organizacin, logra que sus subordinados lleven a cabo satisfactoriamente las tareas asignadas. El jefe desempea un papel vital en lu actitud de los empleados hacia el trabajo y. por lo tanto, en la cantidad y calidad del mismo. Una direccin inadecuada puede hacer fracasar el cuidado puesto en la estructura de la organizacin y en la seleccin de personal. Para una buena direccin es necesario tener en cuenta ciertos criterios que ayudarn u crear el ambiente adecuado para que los empleados se desempeen satisfactoriamente. En primer lugar, es necesario que el empleado comprenda lo que se espera de l. cual es su tarea, con qu otras se relaciona, quin es su superior y, si corresponde, sobre quien tiene autoridad. Debe conocer el lugar de trabajo, dnde encontrar los elementos necesarios para efectuar el mismo y las condiciones que rigen su actividad, tales como horario. licencias o das de pago. El empleado debe ser orientado en la forma de llevar a cabo sus tareas, asegurndose que conozca los mejores mtodos y procurndole informacin sobre nuevas tcnicas o elementos que puedan ayudarlo a mejora i vi rendimiento e incrementar su inters. Debe ser orientado adems, en el desarrollo de su personalidad. Esto requiere mucho tacto por parte del superior. No es fcil decirle a una persona, ni a sta lo es el aceptar, los defectos que presumiblemente tiene. Todo buen jefe debe reconocer un buen desempeo y hacer que ese reconocimiento sea pblico en la mayor medida posible, pues la gente ii.ibija con mayor entusiasmo si su trabajo es apreciado y reconocido. Por Otm parte, un mal desempeo tambin debe ser tenido en cuenta y criticado. Esta crtica debe ser constructiva, a fin de lograr que mejore su actuacin, y en privado, para evitar su humillacin y un posterior resentimiento. El empleado debe tener lu oportunidad de demostrar que es capa/ de aceptar mayores responsabilidades. Esto contribuye a| progreso del individuo y permite a la biblioteca determinar qu personal tiene capacidad para llenar vacantes en el futuro. Ese progreso tambin debe ser estimulado por medio del intercambio de ideas y de lecturas de actualizacin. Finalmente, el jefe debe procurar que el personal trabaje en un ambiente saludable y seguro. Este debe tener buena iluminacin y ventilacin, y reunir las condiciones necesarias de seguridad para evitar accidentes, incluyendo instalaciones elctricas en buen estado, estanteras de tamao y estabilidad apropiados, y sistemas confiables contra incendio,
MOTIVACIN. La motivacin es un elemento fundamental en la direccin. Motivar es hacer que los empleados acten del modo deseado, para lo cual es necesario crear condiciones de trabajo apropiadas, donde los empleados puedan satisfacer sus necesidades individuales, mientras trabajan para alcanzar los objetivos de la institucin. Las necesidades individuales difieren segn los individuos, pero en general se pueden clasificar en:

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necesidades fisiolgicas: alimento, vivienda, vestimenta; necesidades sociales: pertenecer a un grupo; au toes ti mac ion: autodesarrollo.

Las necesidades fisiolgicas y an otras ms elevadas, se satisfacen con dinero. Pero ste no es siempre el principal factor de motivacin. El individuo encuentra satisfaccin en el trabajo cuando puede realizar algo con xito y recibe a la vez reconocimiento por ello. Los bibliotecarios que trabajan con el pblico, por ejemplo, reciben a menudo el agradecimiento de los usuarios, lo que es un factor de motivacin indudable. Ciertos trabajos interesantes y variados producen suficiente satisfaccin por el solo hecho de realizarlos. La participacin en las decisiones y la responsabilidad de una tarea son factores importantes. Como sin duda lo son tambin los ascensos. La motivacin depende del superior, quien no puede obligar a sus subordinados a llevar a cabo tareas de calidad, ya que esto slo lo alcanzarn por su propia voluntad o por medio de la motivacin. COMUNICACIN. Difcilmente se podr hallar un solo aspecto de la actividad de direccin que no incluya la comunicacin. El superior debe hacer que sus subordinados entiendan sus instrucciones, y stos deben poder comunicarse con el superior si ste desea tener la informacin QQCCS&ria para mandar. En el primer caso existe una comunicacin descendente del superior ai subordinado, que consiste en notas, instrucciones y rdenes. En el segundo caso se trata de una comunicacin ascendente, e incluye informes o sugerencias. La comunicacin puede ser formal o informal. Formal es aqulla que emplea los canales establecidos por la biblioteca, como por ejemplo, notas, circulares, reuniones de personal o manuales de procedimientos. La informal no sigue dichos canales, sino que recorre el camino de los contactos personales. Las comunicaciones pueden ser tambin clasificadas en orales y escritas. La comunicacin oral, ms rpida, permite aclaraciones inmediatas en caso de duda. La escrita, por el contrario, es ms lenta y no permite aclaracin inmediata, pero puede ser necesaria si se quiere dejar constancia del mensaje. Una comunicacin efectiva requiere tres cosas: que la informacin que se quiere enviar sea clara: que sea concisa pero suficientemente completa y correcta; que use un lenguaje que pueda ser entendido por el receptor. LIDERAZOO. El liderazgo es una cualidad muy importante en la direccin. El lder conduce al grupo hacia el objetivo deseado, infundindole confianza y logrando que trabaje con celo en las tareas por l encomendadas. Lider no es aqul que gua a sus subordinados slo con reglas predeterminadas por la institucin, buscando realizar nada mas que lo suficiente para cumplir con su trabajo. Lder es quien sabe provocar una respuesta por parte de sus subordinados a fin de que realicen el mximo esfuerzo. 31

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I- i director de la biblioteca es su lder y como tal debe inspirar e impulsar a la institucin para que responda a las necesidades de la comunidad. Debe ser algo ms que un empleado de la organizacin mayor a la que la biblioteca pertenece. Debe buscar constantemente nuevos caminos para que la biblioteca responda a las necesidades del momento y se mantenga como una fuerza vital en su comunidad. El control consiste en verificar si todo se desarrolla de acuerdo con los planes establecidos y con los resultados deseados. Luego que un plan ha sido puesto en marcha es necesario controlar los progresos efectuados de acuerdo con los puntos de evaluacin fijados en el mismo. Esto permite sealar desviaciones y errores, con el fin de ser corregidos y evitar su repeticin. El control se aplica tambin al desempeo de los individuos para determinar qu estn haciendo y cmo lo estn haciendo. Esta verificacin est relacionada con la evaluacin del personal. El control es aplicado asimismo a las actividades que desarrolla la biblioteca: cantidad de usuarios, libros prestados, preguntas de referencia, gastos. El tipo de control y el responsable del mismo dependen del tipo de biblioteca y de las reglamentaciones que fije la institucin mayor de quien aqulla depende. Las bibliotecas pblicas son controladas, en cuanto al logro de objetivos y al uso del dinero, por la municipalidad o por la comisin directiva. Los controles internos sistema de prstamo, por ejemplo son efectuados por la biblioteca, aunque algunos de ellos, sin embargo, pueden ser impuestos por la institucin mayor.
CONTROL.

/ ( f Presupuesto 1982

Rubro
Personal Materiales bibliogrficos y especiales Mantenimiento edificio Equipo Suministros Telefono Electricidad TOTAL

Asignacin 90.000.30.000.5.000.3.500.6.000.3.500.5.000.143.000.-

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Fig 3 Presupuesto

pende, quien establece adems el marco legal en que debe encuadrarse la gestin presupuestaria. Tiros DE PNESUPUESTO. El ms comn es el presupuesto por objetos que divide los gastos en grandes categoras. Las ms corrientes son: salimos. gastos de funcionamiento, e inversiones de capital. El rubro salarios abarca, obviamente, los sueldos del personal. Gastos de funcionamiento incluye alquiler del edificio; seguros; suministros; mantenimiento del edificio, equino, mobilario y vehculos. Para gastos de materiales bibliogrficos y especiales es necesario crear, si las reglamentaciones lo permiten, un rubro adicional. Aunque esos materiales son considerados bienes de capital, integrando junto al edificio y mobiliario el patrimonio de la biblioteca, su inclusin en un mismo rubro ocasionara serios problemas, ya que los bienes de capital pueden requerir operaciones complicadas tanto para su compra, como para su posterior accesin y baja del inventario. Si no fuera posible la creacin de un rubro especial se deber tratar con la autoridad respectiva la simplificacin de las operaciones antes citadas. Puede verse un ejemplo de presupuesto simplificado en la figura 3. Otro tipo de presupuesto es el denominado por programa, que consiste en agrupar los gastos de acuerdo con diferentes actividades de la biblioteca, en lugar de hacerlo por rubros. De esta manera se puede saber el costo de una actividad determinada. Por ejemplo, para calcular el costo de catalogacin se incluirn todos los gastos relativos a esta actividad: sueldos, porcentaje del alquiler del edificio y de los gastos administrativos, costos de fichas para el catlogo. Dividiendo el costo total de esta actividad por el nmero de libros catalogados se podr conocer el costo unitario por

PRtsuPUESTO. Un elemento de control sumamente conocido es el presupuesto, Al tratar el planeamiento se dijo que el presupuesto es un instrumento de planificacin y control. En el primer caso es el plan traducido en dinero; en el segundo es la verificacin del cumplimiento del plan. El presupuesto tiene como propsito proveer los fondos adecuados para satisfacer las necesidades de la biblioteca, y utilizarlos de la mejor manera posible. I-a procedencia de los fondos depende de la biblioteca, pudiendo provenir, en el caso de la biblioteca pblica, de la municipalidad, de donaciones o de cuotas de socios. La utilizacin de los mismos supone el anlisis de las necesidades en cuanto a personal, colecciones o edificio, y la determinacin de los respectivos costos. l^a elaboracin del presupuesto es la tarea ms importante en la administracin de la biblioteca. Sin la asignacin de fondos las actividades planeadas no podran realizarse y no se lograran los objetivos deseados. La preparacin, ejecucin y control del presupuesto debe estar, por lo tanto, en manos del bibliotecario, ya que al ser responsable del programa de la biblioteca debe poder contar con el instrumento que le permita llevarlo a cabo. Debe tenerse presente, sin embargo, que la aprobacin del presupuesto es responsabilidad del organismo mayor del que la biblioteca de-

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libro procesado. Para marcar la diferencia enire los dos lios de presupuestos citados se puede lomar como punto de referencia el personal. En el presupuesto por objeto todos los sueldos de la biblioteca estn agrupados en un solo rubro, mientras en el presupuesto por programa los sueldos se distribuyen en cada actividad de acuerdo con el personal asignado a la misma. Comprende tres etapas: elaboracin, ejecucin y control. La elaboracin del presupuesto es, como se ha dicho con anterioridad, responsabilidad y derecho del director de la biblioteca. Una vez que se han programado las actividades para el ao, se hace la estimacin de los gastos, para lo cual deben ser consultados los responsables de las diferentes secciones, a fin de conocer las necesidades de cada una. Es de gran ayuda el examen de presupuestos anteriores para poder evaluar si los fondos asignados a las diferentes actividades fueron adecuados, insuficientes o excesivos. La biblioteca debe contar con un calendario presupuestario que fije las fechas de:
PROCESO

MATERIALES BIBLIOGRFICOS Y ESPECIALES Fecha 1982 2/1 4/1 9/1 8/2 8/2 8/2 12/3 Concepto Vendedor Orden de Imputacin compra n Saldo

Asignacin Suscripcin revistas I .ibros Libros Mapas Diapositivas Libros

30.000.-

lilil

Distr. Amer. Librera A-7 Distribib. Plan is map. Edufilm. Oistrilib.

5.320.1.880.490.60.320.675.-

24.680.22.800.22.310.22.250.21.930.21.255.-

Fig. 4 Control de gastos

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entrega de estimaciones por los jefes de cada unidad; reunin del director y jefes para analizar las propuestas de gastos: redaccin del proyecto: elevacin a las autoridades: adopcin del presupuesto

El proyecto debe ser una estimacin de ingresos y egresos. Los ingresos. como se ha dicho anteriormente, dependen de la biblioteca. Pueden ser fondos enteramente oficiales, subsidios, donaciones, cuotas de socios, recaudaciones en concepto de multas y ventas de publicaciones de la institucin. Los egresos, tambin mencionados anteriormente, comprenden gastos de capital y de funcionamiento. En la estimacin de gastos se tomara debida cuenta de las prioridades. En general los grandes gastos de U biblioteca son en buena parte fijos: personal, suscripciones, libros. Las mayores variaciones se producen en otro tipo de gastos, como por ejemplo compra, de equipo o ampliacin del edificio. Una vez que el proyecto ha sido preparado, debe presentarse a las autoridades para su aprobacin. Junto con las necesidades financieras se debe presentar una justificacin de las mismas, explicando qu se espera lograr con el dinero solicitado, y tambin qu servicios se pueden deteriorar por la carencia del mismo. Se debe poner de relieve el papel de la biblioteca en la comunidad y su relacin con otros elementos de la misma. Se incluirn dittos estadsticos sobre los servicios prestados y sobre aspectos de la comunidad que pueden influir sobre la biblioteca. La ejecucin del presupuesto requiere la elaboracin de un calendario de inversiones. Este calendario puede estar condicionado por el de la entidad mayor, en cuyo caso ser necesario adaptarse al mismo. Hay que tener presente que la biblioteca tiene ciertos gastos fijos que se distribuyen a lo largo de todo el ao, tales como los sueldos del personal y ciertos gastos de funcionamiento, para los cuales hay que reservar el 34

dinero necesario. Para el resto de las erogaciones es aconsejable efectuar las de mayor volumen al comienzo del periodo anual (compra de obras de referencia costosas, o suscripciones a publicaciones peridicas) y luego repartir el sobrante durante el resto del ao. Esto permitir la adquisicin de las novedades bibliogrficas que vayan apareciendo y de aquellas obras que requiera la demanda del momento. Los gastos sern contabilizados. A tal efecto se deben llevar registros que permitan conocer los gastos efectuados, las obligaciones contradas imputaciones y los saldos disponibles. Esta informacin se debe asentar en cuentas que correspondan a los rubros establecidos en el presupuesto, como se puede observar en la fig. 4. Los registros contables son llevados por la oficina respectiva de la biblioteca o de la entidad mayor a la que aqulla pertenece. Si esto ltimo sucediera la biblioteca tendr que llevar adems sus propios registros, a fin de conocer en cualquier momento su situacin financiera.

Lecturas sugeridas
MITN, >.. Atlminhtnivirt tic bibliatra. Mexico. Buenos Aires, Centro Regional de Ayuda Tcnica. I97|. (Breviarios del Bibliotecario. 101. ant i MR. D. Administration nj the \mall public libran. Chicago. American Library Associa lion. 1965. VTUKAKT, R. P.: tATUCK. j . j . Uhrury maminrment. Littleton. Colorado. 1977. (Library Science Text Series i. rrBHV. i., K. Principios 4* t'thntntw,,, inn. Trad, de E M. Sierra, 3a cd. Buenos Aire. E Ateneo. 1976. (Serie de Enseanza Programada "Rl Aicnco"). wtiEtif.K. j . i..: .OLDHOH. ii. Administration prctica de biblioteca* pblica*. Trad, de A. Contin Mxico. Fondo de Cultura Econmica. 1970.

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CAPTULO 3

Edificio, mobiliario y equipo.

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por Roberto V. Cagnoli


Una biblioteca no es un edificio, pero tampoco puede existir si no ene un local apropiado, bien ubicado y atractivo. En este captulo se analizarn diferentes aspectos del edificio, del mobiliario y del equipo. Los conceptos son vlidos tanto para la construccin de un edificio nuevo. la remodelacin de uno viejo o la eleccin de uno ya construido.

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Edificio
PLANEAMIENTO. Establecer un plan para la construccin, remodelacin o eleccin de un edificio requiere la participacin de tres personas o grupos de personas: el bibliotecario, las autoridades de la institucin mayor a la que la biblioteca pertenece y el arquitecto. El bibliotecario debe analizar las necesidades edilicias. de acuerdo con los servicios que presta, o prev ofrecer en el futuro la institucin. Esto requiere la estimacin del espacio necesario para cada servicio y las relaciones funcionales entre los mismos, determinando cules deben estar prximos entre s, cules cerca de la entrada y cules lejos de las reas ruidosas. Ese estudio se analiza con las autoridades, y se procede a elaborar un programa escrito que se presentar al arquitecto. ste prepara un primer proyecto que pone a consideracin del bibliotecario y de las autoridades, lluego de sucesivos ajustes, en los que todos participan, se elabora el proyecto final. El xito del proyecto depende de la buena relacin del bibliotecario, las autoridades y el arquitecto. Es un trabajo de complementacin. en el cual el bibliotecario plantea las necesidades de servicio y el arquitecto da las soluciones tcnicas. UBICACIN Y ORIENTACIN. La ubicacin del edificio es un factor fundamental para que la biblioteca pueda prestar un servicio adecuado. Debe estar situado en la zona ms activa de la ciudad, sobre la calle principal.

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donde la gente concurre para sus actividades diarias, cerca de bancos y negocios, y donde el servicio de transporte pblico sea adecuado. Debe analizarse adems, la ubicacin de otras instituciones educativas y culturales, aunque sin atarse demasiado a las mismas, pues la biblioteca tiene que servir a toda la comunidad. En la eleccin de un lugar deben tenerse en cuenta tambin, las posibilidades de expansin, tanto horizontales como verticales, ya que la biblioteca es un organismo en continuo crecimiento. Desde el punto de vista de la posicin relativa del edificio con respecto al sol, se debe procurar la orientacin hacia el sur. en el hemisferio meridional, y viceversa en el septentrional. Cuando esto no sea posible, la mejor alternativa es la orientacin al este. La razn para hacerlo de esta manera es evitar que los rayos del sol daen libros y otros materiales y adems provoquen demasiado calor en el interior. Es ventajoso que la fachada d a una calle de trnsito activo, aunque haya que buscar algn medio para neutralizar el ruido. Un local a nivel de I,i calle con la fachada abierta que permita la vista del interior, har que la gente que pasa por delante pueda apreciar las actividades de la biblioteca y su ambiente agradable. Permitir, adems, contar con un lugar muy apio piado para exposiciones, que llamen la atencin y atraigan al pblico. CARACTERSTICAS. Segn un principio clsico, un edificio debe reunir tres cualidades esenciales: utilidad, estabilidad y belleza. El edificio de la biblioteca debe reflejar en su belleza arquitectnica el espritu y el orgullo de su comunidad. El diseo ser atractivo, pero simple, evitando molduras y ornamentos innecesarios, de manera que su construccin y mantenimiento sean lo ms econmicos posible. An con modestos recursos se puede lograr que la biblioteca presente una imagen agradable, abierta, amistosa, que invite a frecuentarla. El edificio debe tener estabilidad, a fin de que resista las fuerzas que puedan derribarlo: peso del pblico, de los libros, de los muebles. Los materiales a emplear tienen que ser durables para evitar costosas reparaciones e interrupciones de los servicios. Finalmente debe prestar utilidad. Su diseo responder a las necesidades de espacio para libros y otros materiales, para los lectores y para el personal, y permitir una circulacin fluida entre las diferentes secciones. Es importante que el diseo interior sea flexible, de manera que los espacios para libros, servicios y lectores puedan ser cambiados y aumentados de acuerdo con las necesidades del momento. Deben reducirse al mnimo las instalaciones permanentes, especialmente las paredes fijas, a fin de facilitar futuras modificaciones. El mobiliario de la biblioteca debe tenerse en cuenta al disear los espacios funcionales, como salas de lectura y reas de depsito. Las estanteras, por ejemplo, pueden usarse para dividir ambientes, lo que permitir cambios futuros con un mnimo de trabajo y de costo. DE ESPACIOS. Un factor muy importante para el funcionamiento de la biblioteca es la forma de distribucin de las reas de servicio y
DISTRIBUCIN

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de trabajo, y sus relaciones reciprocas. Cualquiera que sea el tamao y la forma del edificio, las reas deben estar distribuidas de tal manera que permitan un aprovechamiento racional del espacio, una circulacin lgica. un fcil acceso del pblico a la coleccin y a los servicios, un control efectivo y una operacin econmica. Cada rea debe guardar estrecha relacin con las otras. Las colecciones deben estar cerca de los lectores y de los bibliotecarios, las reas de trabajo cercanas a los puestos de atencin al pblico, el catlogo cerca del escritorio de referencia. Una buena relacin entre las arcas dar por resultado el ahorro de tiempo de los usuarios y del personal, adems de permitir una mejor relacin de servicio entre ambos. En lo posible, todas las reas, tanto de servicio como de trabajo, deben estar situadas en un mismo piso, preferentemente en la planta baja. Esto permitir un desplazamiento ms cmodo de los usuarios y un mejor aprovechamiento del personal. El plan de distribucin debe ser simple. evitando lugares ocultos que dificulten el control visual. Las reas ruidosas por su actividad, o por ser de paso obligado para el pblico, deben estar alejadas de la sala de lectura. El diagrama de relaciones funcionales, presentado en la figura 5, ilustra las relaciones entre las reas y la circulacin entre las mismas. Ntese la mnima interferencia entre las lneas que indican los patrones de circulacin, lo que es una prueba de buena distribucin de espacios.

ENTRADA DE SERVICIO

AREA DE TRABAJO

ESTANTERAS

NIOS

MOSTRADOR DE PRESTAMOS

CATLOGO

REFERENCIA

ENTRADA

SALA DE LECTURA

Ftg. 5 Diagrama de relaciones 'unc*ona)es

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reas principales

MOSTRADOR DE PRSTAMOS. Debe estar ubicado cerca de la entrada principal. Desde l se ejercer e! control sobre las entradas, salidas, reas de lectura y estanteras abiertas, adems de cumplir su (uncin de registrar los prstamos y devoluciones. CATLOGO- Es un elemento consultado tanto por los usuarios como por el personal. Debe estar ubicado en una zona de fcil acceso, equidistante de la sala de lectura, del mostrador de prstamos, de la seccin referencia. y de la oficina de procedimientos tcnicos. Es un rea ruidosa y de gran actividad, a la que se debe asignar eficiente espacio para circulacin del pblico. SAL-t t LECTURA, Debe ser visible desde la entrada. En ella estar ubicado el catlogo y las estanteras abiertas de libros, revistas y otros materiales. Las revistas pueden estar ms cerca de la entrada, constituyendo un ambiente ms informal.
SALA INFANTIL. En las bibliotecas pblicas, es muy comn que esta s.il.i se encuentre separada de la de adultos. Debido a que es una rea ruidosa, es aconsejable que est ubicada cerca de la entrada.

dos puedan trabajar satisfactoriamente y las colecciones se encuentren protegidas. A tal efecto brindar proteccin adecuada contra los agentes exteriores: lluvia, polvo, fro, calor, ruido; permitiendo, adems, la necesaria entrada de aire y luz. Si esto ltimo no fuera posible, se dispondr de elementos artificiales para una buena iluminacin y climatizacin. ILUMINACIN. Una buena iluminacin es, obviamente, un aspecto esencial para crear un ambiente apropiado para la lectura. Como regla general se deben evitar las sombras, los contrastes y el brillo, que son factores de fatiga visual. La luz natural debe ser indirecta. En este aspecto es muy importante la correcta orientacin del edificio, pero no siempre es posible hacer que las ventanas se encuentren fuera de la zona soleada. En este caso el uso de cortinas o persianas permitir regular la luz solar y mantener un nivel de iluminacin correcto y constante. La luz artificial deber suple mentar o reemplazar la luz natural en ciertas horas o pocas del ao. Debe tenerse en cuenta que una buena iluminacin se relaciona ms con la distribucin de las fuentes de luz que con la intensidad. El valor de iluminacin recomendado es de 320 a 500 lux*, y un mnimo de 250 para las salas de lectura, cantidad que puede disminuir en las reas de trnsito y estanteras, hasta un mnimo de 120 lux. Los artefactos lumnicos deben estar instalados en el cielo raso. Si ste est a mucha altura, la fuente de luz debe bajarse. No son aconsejables las lmparas individuales sobre las mesas, ya que adems de dar una iluminacin desigual, requieren la instalacin permanente de cables bajo el suelo y las mesas, lo que complica tos cambios de ubicacin de estas ltimas. Otro factor a considerar son los colores usados en techos, paredes, pisos y muebles. Los colores claros permiten un mejor aprovechamiento de la luz que los oscuros, debido a los diferentes ndices de reflexin, que oscilan entre el 80f para el blanco y el 8% para el caoba. En cuanto al uso de luz incandescente o fluorescente, no hay certeza sobre cul es la ms apropiada, ya que cada una tiene ventajas y desventajas. La balanza, sin embargo, parece inclinarse hacia la utilizacin de la luz fluorescente. Aunque su costo de instalacin es mayor que el de la incandescente, el mantenimiento y consumo de energa es ms econmico. Los tubos duran hasta diez veces ms que las lmparas incandescentes, especialmente si no se prenden y apagan con frecuencia, y consumen menos de la mitad de la energa. Su desventaja es un ligero titileo, que puede ser molesto, pero que es prcticamente anulado si se usan dos tubos en cada artefacto. No hay pruebas, por otra parte, de que la luz fluorescente sea nociva para la vista. La luz incandescente tiene un costo de instalacin menor, pero como se ha dicho anteriormente, su mantenimiento y consumo de energa es mayor. A esto hay que agregar que produce calor y. por lo tanto, aumenta los gastos en los sistemas de climatizacin. Es aconsejable

SECCIN REFERENCIA. Debe ser accesible, pero ubicada en una rea tranquila, fuera de la lnea de paso hacia otras secciones, rodeada de la coleccin de obras de referencia y cerca del catlogo. SALNDBACTQS, Debe tener una entrada independiente, de manera que tambin pueda ser usado fuera del horario de atencin de los servicios de la biblioteca. AREA'DE TRABAJO. Incluye las actividades administrativas y de procedimientos tcnicos. Su acceso debe ser independiente, para permitir el ingreso de materiales sin que tengan que pasar por las reas destinadas al pblico. Debe estar cerca del catlogo, estanteras y servicios al pblico. Las reas descriptas son las principales. A ellas hay que agregar: lugar de exposiciones, servicios sanitarios, sala de mquinas, escaleras, corredores, vestbulo.
DIMENSIONES La superficie de las diferentes reas puede variar de acuerdo con las caractersticas de la biblioteca. A modo de gua se puede establecer el siguiente clculo:

rea para usuarios: 2 a 3 m : por usuario. rea de trabajo, incluyendo oficinas, mostrador de prstamos y seccin de referencia: 9 a 10 m 1 por empleado. rea de depsito de libros: 160 libros por m ' ( 25 libros por metro lineal). Otras reas: sala de reuniones, lugar de exposiciones. servicios sanitarios, pasillos, etc.: 40*- de la superficie total. CONDICIONES AMBIENTALES. El edificio debe ofrecer condiciones ambientales apropiadas para que los usuarios se encuentren cmodos, los emplea40

Unidad de iluminacin

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la utilizacin de luz fluorescente en general, y un uso limitado de la incandescente, para exhibiciones y para lograr efectos especiales. Estas orientaciones son de tipo general. Hay muchos factores que influyen en un sistema de iluminacin, por lo cual es conveniente consultar en cada caso a un especialista. CONTROL DE RUIDOS. Un ambiente silencioso es una caracterstica importante de una buena biblioteca. Para poder lograrlo es necesario eliminar o reducir al mnimo los ruidos molestos, que se originan tanto fuera del edificio como en su interior. Controlar el ruido exterior no es fcil, especialmente si la biblioteca est situada suba- una calle ruidosa. El vidrio no es un buen aislante y las paredes, que si lo son. impiden la vista del interior. Esto ltimo, como se observ anteriormente, es un factor importante para atraer al pblico, por lo que se ha de buscar una combinacin entre ambos elementos de construccin, a fin de aminorar el ruido sin entorpecer totalmente la visual. El control del ruido originado en el interior, puede lograrse de varias maneras. Las reas de mucha actividad deben mantenerse alejadas de las que requieren silencio. Los paneles de vidrio son muy adecuados para esle fin, ya que aminoran el ruido sin entorpecer el control visu.il. El piso, paredes y cielo raso aumentan el ruido interior. Para atenuarlo es necesario revestir el cielo raso con material acstico, las paredes tambin con dicho material o estanteras con libros, y ios pisos con plstico o alfombras. CLIMATIZACIN. El edificio debe tener buena ventilacin y una temperatura agradable, l-o ideal es el aire acondicionado pero, por razones econmicas, no siempre es posible disponer de un equipo. Habr que arbitrar entonces los medios para lograr al menos un buen sistema de ventilacin, que permita renovar el aire. Esto es necesario no slo para la salud de los usuarios y del personal, sino tambin para los libros y otros materiales, pues ta falta de ventilacin favorece el desarrollo de hongos c insectos. Al instalar un sistema de calefaccin se debe tener en cuenta que algunas de ellos producen condensacin y. por lo tanto, las paredes y los libros se humedecen, mientras que otros resecan demasiado el aire, y tornan quebradizo el papel y otros tipos de material.
PREVENCIN DE INCENDIOS. La biblioteca debe extremar todos los recaudos para la prevencin y extincin de incendios. En primer lugar debe haber un control de todos los elementos que impliquen riesgos. Las instalaciones elctricas cumplirn con las especificaciones de seguridad requeridas por las autoridades y se mantendrn bajo constante control. La instalacin contar con llaves interruptoras, trmicas o si es posible div y un tores, que corten la corriente cuando ocurra algn inconveniente. Una llave general permitir cortar la corriente cuando la biblioteca est cerrada. Muchos incendios se originan durante la ausencia del personal, por fallas en la instalacin elctrica. El sistema de calefaccin supone tambin un riesgo, por lo cual habr que poner especial cuidado en su eleccin, evitndose aqullos en que la llama puede ntrar en contacto con elementos combustibles.

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Ser necesario instalar un sistema de alarma y extincin. La mejor defensa es detectar el fuego en sus orgenes, para lo cual habr que colocar un sistema de alarma Hay detectores que son activados por aumentos bruscos de temperatura o por el humo, accionando entonces la alarm.i I B deteccin puede estar combinada con un sistema automtico de extincin. Esto es costoso y slo recomendable si el elemento inhibidor es gaseoso, ya que si es lquido, las secuelas, como es de imaginar, sern tan desasno sas como el fuego mismo. El sistema de extincin ms accesible son los matafuegos, de tipo seco, que se colocarn en lugares estratgicos. El edificio debe tener salidas de emergencia claramente indicadas, y en las bibliotecas de cierto tamao se debe contar con un plan que permita una ordenada evacuacin del edificio, y que determine las tareas que debe desarrollar cada empleado. Todo sistema de prevencin, por ms avanzado que sea. slo ser efectivo si el personal sabe utilizarlo. Tan importante como su instalacin es el adiestramiento del personal para el caso de una emergencia. Las desastrosas consecuencias de los incendios, y la conveniencia de usar equipos apropiados para cada situacin particular, hacen recomendable que el bibliotecario requiera el asesoramienlo de un experto. La biblioteca debe tener un seguro contra incendio que cubra edificio. moblaje y colecciones. El seguro no slo cubrir los materiales afectados por el fuego, sino tambin aqullos daados por los elementos empleados para extinguirlo y evitar su propagacin. REMODELACIN Como se anticip al comenzar el capitulo, los conceptos vertidos en el mismo son aplicables tambin a la rcmodelacin o a la adaptacin de un edificio que no haya sido construido especialmente para biblioteca. Sin embargo, en este caso, se deben tener en cuenta ciertas consideraciones adicionales. En primer lugar la distribucin de espacios y sus relaciones funcionales estarn condicionadas por la estructura existente, que en algunos casos obligar a reformas costosas. En segundo lugar, la estructura, especialmente en edificios de ms de una planta, debe ser lo suficientemente resistente como para soportar el peso de las estanteras y del pblico. Los edificios comunes no estn preparados para tolerar semejante carga. Finalmente deber verificarse el estado de conservacin de los materiales de construccin, incluidos techos, paredes, caeras, calefaccin y elementos mecnicos como por ejemplo los ascensores. El costo de renovacin de estos elementos, y los gastos de mantenimiento de un edificio antiguo, pueden resultar muy altos. Si se trata de un edificio compartido, habr que tener la seguridad de que no haya restricciones de acceso que dificulten las actividades de la biblioteca. Estas consideraciones particulares, agregadas a las generales descriptas anteriormente, deben ser tenidas muy en cuenta en la eleccin de un edificio. 4}

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Mobiliario y equipo
El mobiliario y el equipo son los complementos indispensables para que el edificio cumpla la funcin para la que se le ha destinado. Tal es as, que al disear el edificio se debe lener constantemente presente el tipo y disiribucin de los muebles y del equipo. En el caso de edificios ya construidos esto no ser posible y habr que adaptarse al mismo. En cualquiera de los casos, la ubicacin de muebles y equipos deber ser analizada para asegurar un efectivo control y una circulacin fluida de pblico y personal, y para poder calcular la cantidad de elementos necesarios. Las caractersticas bsicas que debe tener el mobiliario son similares a las ya enumeradas cuando se trat del edificio. Esto es, debe ser funcional, durable y bello. Su diseo responder al uso para el que se le destina, debiendo ser sencillo y de fcil limpieza. Hay que recordar que los colores oscuros absorben la luz, disminuyendo de esta manera la capacidad de los artefactos lumnicos, y que los colores y terminados brillantes resultan molestos y fatigosos para la vista. Debe ser resistente al uso, pues su compra significa una inversin considerable que tiene que rendir beneficios por un largo perodo. Que sea funcional y durable no impide que tenga belleza, caracterstica muy importante para la buena apariencia y el atractivo de la biblioteca. Se analizarn a continuacin los muebles ms usados en las bibliotecas, su diseo, dimensiones, capacidad y materiales empleados en su construccin.

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ESTANTERAS. Las estanteras responden a diversos diseos de acuerdo con los materiales que estn destinados a almacenar, que pueden ser libros, revistas, discos y otros materiales especiales. En la eleccin del tipo de estanteras se debe considerar en primer lugar el material con que sern construidas, esto es. madera o metal. Ambas tienen ventajas y desventajas. La madera es decorativa y es muy apropiada para las estanteras de libre acceso al pblico. Si la madera es dura y bien estacionada, y el acabado resistente al roce, resultan muy durables. Las estanteras de metal no son tan decorativas como las de madera pero tienen otras ventajas. No se tuercen, no son atacadas por insectos, y son incombustibles. Por otra parte, en ciertos climas su incapacidad para absorber la humedad puede ser una desventaja. Son especialmente indicadas para depsitos sin acceso al pblico. Independientemente del tipo de material las estanteras deben ser modulares y normalizadas, fciles de armar y desarmar. Esto permite que pueda variarse sin mayor esfuerzo su disposicin en el local, cuando haya que efectuar modificaciones y ampliaciones. Debido a los diferentes tamaos de los libros y otros materiales, es imprescindible que los estantes sean movibles en sentido vertical. Las estanteras para libros pueden ser de frente nico, para adosar a la

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FIQ. 6 Estameas para libros, diarios y revistas.

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pared; o de frente doble, lo suficientemente estables como para mantenerse en posicin vertical, sin necesidad de amuramiento. Estas ltimas pueden ser utilizadas para dividir espacios grandes, transformndolos en otros ms pequeos o en diferentes reas funcionales. Las estanteras bajas cumplen muy bien con ese propsito, sin impedir el control visual. Las estanteras para otros tipos de material pueden responder a los mismos mdulos que las anteriores, con ciertas adaptaciones. Mientras los estantes para libros son horizontales, las revistas requerirn estantes inclinados, para que el ltimo nmero sea visible, correspondiendo a cada estante inclinado uno horizontal para los nmeros atrasados. Los diarios, sostenidos por varillas, se pueden ubicar en mdulos similares a los de libros y revistas, en los cuales se reemplazan los estantes por soportes que sostienen las varillas. Los diarios tambin se pueden colocaren un bastidor rectangular, armado sobre patas de aproximadamente 0.70 m, del cual cuelgan sujetos por las varillas (ver figura 8). Las estanteras para discos son ms profundas y los estantes estn divididos en compartimientos para que los discos se encuentren siempre en posicin vertical. Las estanteras normalizadas de madera usadas en muchas partes del mundo son de tres alturas diferentes: alta 2.08 m, mediana 1.52 m y baja 1.07 m. La profundidad puede ser de 20. 25 y 30 cm y el ancho de 91 cm. En la parte inferior tienen un zcalo de aproximadamente 0.07 m. Las medidas de las estanteras normalizadas de metal son similares a las de madera, salvo la altura de los dos modelos ms altos, que alcanzan 2.29 m y 1.68 m respectivamente.

Fig. 7. Dimensiones y disposicin d e estamea y mesas.

Fig. 8 Bastidor p * r a diarios

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( La disposicin de las estanteras depende de la forma del local, de la distribucin de espacios y de los requerimientos del control visual. En lincas generales, como se ha mencionado anteriormente, las de frente nico se adosan a la pared y las de frente doble se usan ms libremente: dividiendo espacios, construyendo hileras paralelas o perpendiculares entre si o con las adosadas a las paredes. El espacio que se deja entre las estanteras debe ser lo suficientemente amplio como para permitir una cmoda circulacin entre las mismas. MUEBLES PARA OBRAS DE REFERENCIA. Hay obras de referencia que por su tamao o modalidad de uso. requieren un tipo especial de moblaje. Tal es el caso de los atlas. ndices de publicaciones peridicas, diccionarios, etc. Los atlas se pueden colocar en un mueble de aproximadamente I m de altura, con su parte superior inclinada donde se apoya la obra que se consulta. Sobre el frente y hacia abajo se colocan los dems atlas en estantes desirables (ver figura 9). Un mueble similar, yunque ms angosto y sin estantes deslizables, se utiliza para los diccionarios. lx>s indices de publicaciones peridicas se colocan en mesas similares a las que se describirn ms adelante, pero con una particularidad: son ms anchas que las comunes (1.20 m) y en su parte media llevan uno o dos estantes de doble frente (ver figura 10). <

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10 Mesa para indices

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Las mesas ms comunes son las rectangulares y las redondas. Las primeras pueden acomodar cuatro o seis personas. Las de cuatro asientos son las ms aconsejables, pues permiten una mayor flexibilidad para su distribucin en la sala de lectura y son ms cmodas para los lectores. Las mesas redondas, tambin para cuatro personas, producen una sensacin esttica distinta, al quebrar las lneas recias de las estanteras. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que las mesas ms grandes ahorran espacio. Las dimensiones de las mesas y los espacios mnimos entre las mismas se indican en la figura 7. Estas dimensiones se refieren a las mesas para adultos, ya que las de los nios tendrn menor altura. 0.55 a 0.62 m. y an diferente diseo como, por ejemplo, planos inclinados para facilitar la lectura de los libros grandes e ilustrados.
MESAS.

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HI diseo de las sillas debe ser sencillo para posibilitar la limpieza, su terminado resistente al continuo roce, y la altura del asiento y la inclinacin del respaldo apropiados para la lectura y la escritura. Debido a su continuo uso. las sillas deben ser fuertes y los extremos de las patas estarn provistos de elementos metlicos 0 plsticos que faciliten su deslizamiento.
SILLAS.

MOSTRADOR DE PRSTAMOS. En las bibliotecas pequeas se limitara a un escritorio comn, con espacio suficiente para colocar los libros devueltos, los libros reservados, y las gavetas que contienen el registro de socios y de prstamos. En las bibliotecas ms grandes se necesitar un mueble ms alto y ms 49

Fig 9 Mueblo para at,is

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grande. La allura ser de I m y el ancho de 0.65 m. El largo y la forma dependern del lamao de la biblioteca, las caractersticas del local, los servicios a prestar y el trabajo que se realice. Este mostrador puede ser lineal, con sus extremos en ngulo obtuso, o formando una " U " (ver figura 11). Este ltimo es el que delimita mejor el rea de trabajo aunque requiere mayor espacio. La parte interna del mostrador, del lado del personal, contendr estantes, cajones para guardar elementos del sistema de prstamo, y ficheros para el registro de socios. Un sector de la parte superior ser ms abajo, para permitir ubicar las gavetas con las fichas del material prestado (ver figura I2t. FICHEROS. Los ficheros sern, en lo posible, de estilo similar al de los otros muebles. Si no se pudieran conseguir en el mercado, y se tuvieran que hacer a medida, se deber poner especial cuidado en su construccin, pues como es conveniente que las gavetas sean intercambiables, stas debern tener medidas precisas. El tamao exterior de las gavetas es de unos 0.43 m. de profundidad por 0.15 m de ancho por 0.11 m de alto. Cada una de ellas puede contener entre 1,000 y 1.200 fichas de tamao universal. Si M considera que. como promedio, son necesarias cinco fichas por titulo, es muy fcil calcular la cantidad de gavetas que necesita una biblioteca (cantidad de ttulos multiplicado por 5. dividido entre 1.000). Cada gaveta deber estar provista de una varilla que impida que las fichas se saquen o caigan, un accesorio deslizable que permita mantener las fichas en posicin vertical y. sobre el frente, una manija y un portaetiqueta (ver figura 13). En el fichero del catlogo, siempre que sea posible, se dispondrn las gavetas en no ms de seis hileras horizontales, sobre patas de no menos de 0.60 m. Una mayor cantidad de hileras provocara congestin de usuarios frente al catlogo, y hara que las gavetas inferiores se encontraran fuera de un cmodo alcance. Es cierto que este tipo de distribucin requiere ms espacio, pero no es menos cierto que redundar en una mayor comodidad y en una mejor consulta del elemento ms usado de la biblioteca.

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Fig 12 Mostradw de prstamo

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( Fig. 11 Formas fle! mostrado* de prstamo Fig 13. Fichero

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ARCHIVADORES. Pueden ser de dos tipos: horizontales y verticales. Los primeros se utilizan para materiales que por sus caractersticas deben estar guardados en posicin horizontal como, por ejemplo, planos, mapas, grabados. Estn constituidos generalmente por cajones de poca altura. Los archivadores verticales son del tipo de los usados en las oficinas, y se utilizan para guardar correspondencia y folletos. Estos archivadores se pueden adquirir en tamaos normalizados de cuatro cajones. Las medidas son, aproximadamente. 1.M) m de altura por 0.45 m de ancho y 0.77 m de profundidad. Hay tambin archivadores de tipo vertical para conservar microformas. diapositivas, pelculas fijas. Todos los archivadores nombrados se consiguen en el comercio y se fabrican generalmente en metal. CARRETII l AS PARA LIBROS Son utilizadas para transportar libros entre las diferenles secciones de la biblioteca, o para reubicar en las estanteras el material devuelto. Constan generalmente de tres estantes y su tamao es variable. Un modelo apropiado para uso en el saln de lectura puede tener 0.90 m de alto por 0.76 m de largo y 0.35 m de ancho. Puede ser de madera o metal, con dos de sus ruedas giratorias (ver figura 14). EQUIPOS ESPECIALES Los adelantos tecnolgicos han dado lugar a la aparicin de nuevos servicios y materiales. stos requieren equipos especiales para su utilizacin, aunque no siempre sean econmicamente accesibles para algunas bibliotecas. Las fotoco piado ras se han popularizado de tal manera que son una presencia familiar en la vida cotidiana. El servicio de fotocopias ser muy

apreciado por los usuarios, y se puede autofinanciar si la biblioteca cobra por el mismo. El uso de microfilmes y microfichas requiere aparatos de lectura y de duplicacin. Su seleccin se debe hacer lomando en consideracin el tipo de microformas usadas. Los materiales audiovisuales han alcanzado un lugar importante en el acervo de la biblioteca, especialmente en las escolares. El equipo necesario para su utilizacin comprende: proyectores de pelculas, diapositivas y pelculas fijas; retroproyeclores para transparencias; tocadiscos y grabadores de cintas magnetofnicas. La eleccin de estos equipos debe realizarse con sumo cuidado, por el costo que representan. Se deben establecer los requerimientos para cada equipo, de acuerdo con el tipo y frecuencia de utilizacin, y se buscar en el mercado el modelo que se adapte mejor a las necesidades, evitando comprar equipos demasiado complicados.

Lecturas sugeridas
ni noN. |. El mobiliario de laspequeax bibliotecas publicas. (Boletn de la MfeSCO pora las bibliotecas, v. 16. n. 6. p. 289-I2. noviembre-dicicmhic, 1962. RRAWNI*. M. Bibliotecas; arquitectura-instalaciones. Trad, de A, Margaril. Barcelona, Biumc 1970. c.M.vts. H. E.; VAN I:KI \. M // edificio de la pequea biblioteca pblica l'.iris. i USCO. 1959. (Manuales de la I'NKSCO para lus bibliotecas. 10). WHtlu.tR. j . t.; COUJHOR. ii. Administracin prdica de bibliotecas publicas. Trad, de A. Contn. Mixteo, Fondo de Cultura Econmica, 1970.

Fig.

14. Carretilla-para libros

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CAPTULO 4

Seleccin, adquisicin e ingreso de libros y otros materiales.


por Roberto V. Cagnoli

Seleccin
La biblioteca debe poner al alcance del usuario los materiales que mejor satisfagan sus necesidades. El cumplimiento de esa funcin depender, en gran medida, del cuidado que se ponga en la acertada eleccin de dichos materiales. La tarea de seleccin es una de las ms significativas y a la vez de mayor dificultad de las que se realizan en la biblioteca. Todo el personal participar de alguna manera en el proceso, aportando su conocimiento, tanto de la comunidad como de los materiales. Su contribucin ser de gran ayuda para quien, en definitiva, tome ia decisin de incorporar una obra a la coleccin, sea ste el director o la comisin de la biblioteca. El personal que participa en la seleccin debe ser capaz de evaluar la calidad de una obra determinada, para lo cual poseer una buena formacin cultural, buenos hbitos de lectura, conocimiento de la disciplina que trata la obra, y se mantendr al tanto de las corrientes culturales y de los progresos de las diferentes reas del conocimiento. Debe ser imparcial, tratando de evitar que su juicio sea condicionado por sus propios gustos y creencias, o po r influencias ajenas. Adems, estar informado de las publicaciones existentes, nuevos ttulos, autores y editoriales, para lo cual contar con fuentes de informacin bibliogrfica cuyas caractersticas principales se comentarn ms adelante. Finalmente, deber conocer los intereses y necesidades de los usuarios, a fin de poder establecer una eficaz relacin entre stos y los materiales de posible adquisicin. Los fines que persigue la biblioteca condicionan la seleccin. Los de la biblioteca pblica, por ejemplo, son dar informacin, ayudar al individuo a educarse, y facilitar lectura recreativa. Pero a partir de esos objetivos generales se deben establecer otros ms precisos de acuerdo con cada comunidad particular. Para esto es necesario un conocimiento de esta ltima, al cual se llega por medio del denominado estudio de la comunidad.

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/.r \LVACN DEL CUERPO PRINCIPAL. Se debe tener en cuenta la profundidad con que el tema es tratado: si es una presentacin de hechos y datos, o es la expresin de una opinin personal; si el estilo es claro y ameno, acorde con el tipo de lector al que est dirigido; si el pensamiento del autor es fcil de seguir o es confuso y desarticulado.
BIBLIOGRAFA Se verificar el grado de actualidad y relevancia, la organizacin, y la facilidad de su consulta.

los materiales que mejor se adapten a sus necesidades, hbitos y niveles de lectura. En el momento de seleccionar un ttulo se debe pensar a qu tipo de lector est destinado y entonces evaluar su calidad. La armona entre estos dos conceptos calidad y propsito es esencial para formar una coleccin que responda a las necesidades de esa comunidad. Una biblioteca puede tener una coleccin de libros excelentes, pero si stos no son apropiados para sus lectores, acumularn polvo en los estantes, y la biblioteca no habr podido cumplir con sus objetivos. FUENTES DE INFORMACIN Aunque idealmente todo libro debiera ser ledo para evaluar su calidad y su posible uso, no siempre es posible hacerlo. Por otra parte, es necesaria la consulta de otras opiniones sobre su valor, a fin de hacer el proceso de seleccin ms objetivo, ya que es difcil para el bibliotecario despojarse totalmente de sus propias convicciones. Se debe recurrir entonces a ciertas obras, que pueden ayudar para saber qu libros se han publicado y encontrar indicios de cules son apropiados para la biblioteca. Estas obras se pueden dividir en dos clases principales, de acuerdo con el tipo de informacin ofrecida; las que slo dan datos descriptivos y aqullas que adems incluyen reseas. Desde otro punto de vista se pueden agrupar en: listas bsicas, que incluyen aquellos ttulos que se consideran necesarios para formar el ncleo de una coleccin, y bibliografas que aparecen peridicamente y dan informacin sobre nuevas publicaciones. No es propsito de este manual analizar este tipo de obras, para lo cual sudebern consultar los repertorios de fuentes de informacin, que detallan las caractersticas de muchas de estas ayudas para la seleccin, y que se analizan en el Capitulo 9. Adems de las obras especializadas en informacin bibliogrfica, se pueden consultar las revistas y suplementos literarios de los diarios, que traen novedades bibliogrficas y reseas. Los catlogos y boletines de editoriales sirven tambin para conocer nuevos ttulos, y tambin son tiles las visitas a libreras. PROCEDIMIENTO. Se dijo anteriormente que la seleccin se realizaba con la participacin de todo el personal de la biblioteca- La tarea, dispersa por toda la organizacin, debe ser coordinada debidamente. Quien puede cumplir mejor esa funcin es la unidad administrativa o persona encargada de las adquisiciones, ya que los aspectos administrativos de la seleccin y la adquisicin de los materiales estn muy relacionados. Una de las tareas de esa unidad es la que podra denominarse prescleccin. Los catlogos de editoriales y libreras, las novedades bibliogrficas y reseas aparecidas en las publicaciones peridicas, son seleccionadas y de acuerdo con el tema, cursadas a aquellos miembros del personal que. por sus conocimientos sobre la materia, estn ms capacitados para realizar la seleccin. No es un trabajo rutinario, ya que requiere conocer el acervo de la biblioteca, la comunidad y quines son las personas ms versadas en determinados campos. Una vez distribuida la informacin, se fija una fecha para remitir las propuestas de adquisiciones, o para efectuar una reunin a fin de analizarlas.

Indagar si tiene ndices analticos. Un buen ndice agrega un valor adicional al libro; por el contrario, su carencia puede ser un factor negativo en la eleccin.
NDICES.

ILUSTRACIONES. Deben estar bien seleccionadas y ubicadas en tal forma que expliquen y aclaren el texto, bien impresas, con colores definidos. Muchas veces algunos de estos elementos bibliografas, ilustraciones, ndices son tan notables que su sola presencia es suficiente ra/n para adquirir una obra, aunque el texto no sea de calidad superior. I xa criterios de evaluacin expuestos son aqullos aplicables a obras no literarias. Si bien algunos pueden usarse para libros de literatura, las caractersticas de stos ltimos determinan que se deban tener en cuenta otros criterios. En este caso intervienen cuestiones estticas y de gusto, que no pueden ser medidas por criterios objetivos, y que hacen la evaluacin mucho ms difcil que en el caso de las obras que no son literarias. Se pueden considerar algunos factores, tales como el estilo, la estructura, el tema o la expresividad del dilogo, pero en la evaluacin final influirn inevitablemente ra/ones subjetivas. Para evitar, o al menos reducir, la injerencia de la opinin individual en la aceptacin o rechazo de una obra, son necesarias otras opiniones, ya sean del personal de la biblioteca o las expresadas en las reseas que aparecen en diferentes publicaciones. CARACTERSTICAS FISICAS La presentacin fsica es un importante factor en la seleccin, sobre todo cuando hay dos o ms ediciones de un mismo ttulo. Debe ser atractiva y durable, ya que un libro puede tener un uso muy intenso y no siempre apropiado. La tipografa debe ser clara y legible, bien diseada y con tamaos de letra cmodos para la lectura. lxs mrgenes deben ser amplios para que permitan futuras encuademaciones. La encuademacin debe ser buena, pero no lujosa, con cuadernillos cosidos y no meramente hojas pegadas, ya que los libros hechos por este sistema son muy frgiles y su reencuadernacin es difcil. El papel debe ser fuerte, de tono mate en el rea de texto y brillante para las ilustraciones Los criterios de evaluacin sealados anteriormente se refieren al libro en s. Pero en el proceso de seleccin debe tenerse en cuenta que la biblioteca no es una institucin aislada, sino que su existencia est condicionada por la comunidad a la que sirve. Su objetivo es dar a esta ultima

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Todas las personas que participan en el proceso, al recibir la informacin que les remite la seccin adquisiciones, eligen las obras que consideran convenientes. La informacin bsica del ttulo recomendado se escribe sobre fichas de tamao universal. Dicha informacin es: autor, ttulo, editorial, fecha, precio y la indicacin de la fuente consultada. Esas fichas se ordenan alfabticamente por autor en un fichero que puede denominarse como "Obras a considerar". Lo revisa peridicamente el responsable final de la seleccin, quien decide qu obras se adquirirn inmediatamente o en el futuro, segn las prioridades, eliminando a su vez his que no considera apropiadas. DESCARTE. El valor de una coleccin est dado ms por su calidad que por su cantidad. Una coleccin reducida, pero actualizada y utilizada, es de mayor importancia que una de mayor cantidad de volmenes que, por su vetustez, malas condiciones fsicas o falta de inters, permanece inactiva. I os libros desactualizados o que no son usados constituyen un estorbo para la biblioteca. Ocupan espacto, desmerecen la coleccin y entorpecen el trabajo. Para que la coleccin mantenga su vitalidad debe ser depurada. Esta funcin se denomina descarte. Su propsito es mantener la coleccin en condiciones de buen servicio, ofreciendo materiales de calidad, apropiados a las necesidades de sus usmuios. El descarte es un trabajo de gran importancia y dificultad. Es tan complejo, o ms, que la seleccin. En realidad, es un proceso de seleccin en sentido inverso, ya que no se selecciona para adquirir sino para eliminar. Requiere conocimiento de los libros y la comunidad, y de la disponibilidad de fondos para reemplazar los ttulos descartados, a fin de no crear vacos en la coleccin. El descarte debe ser una actividad constante. Aunque puede determinarse una poca del ao para revisar con cuidado la coleccin, o parte de la misma, los libros en mal estado pueden retirarse en el momento en que los usuarios los devuelven, as como los nuevos pueden reemplazar a otros que se encuentren en la coleccin, como en el caso de nuevas ediciones de ttulos ya existentes en la biblioteca. En cuanto a qu libros se deben descartar, se pueden considerar las siguientes posibilidades: Duplicados innecesarios, que ya no se justifican en razn de la disminucin de la demanda, Ejemplares en mal estado por su extenso uso. suciedad o falta de pginas. Se considerar en este caso la necesidad de reemplazo o encuademacin. Ttulos que no circulan, debido a la prdida de inters del tema o. por qu no, a un error de apreciacin en cuanto a su utilidad para la comunidad, en el momento en que fue adquirido. Ttulos de los que se ha recibido una nueva edicin, o cuyo tema es tratado por otros con mayor actualidad. El grado de desactualizacin de la informacin depende del tipo de disciplina. Como regla general se puede decir que los materiales con antigedad mayor de diez aos, deben ser

descartados. Esto no incluye, por supuesto, a las obras de literatura, filosofa, arte, historia o aspectos histricos de las disciplinas particulares, cuyo valor est determinado por la crtica y el uso. Los libros de ciencia y tecnologa, salvo obras fundamentales, envejecen ms rpidamente y conservan su actualidad durante cinco aos como mximo. Un problema que se plantea despus del descarte es qu hacer con los libros retirados de la coleccin. En primer lugar hay que amuizar la situacin legal, ya que los libros son parte del patrimonio y estn sujetos a ciertas reglamentaciones. Si esas reglamentaciones lo permiten, pueden ser destruidos, vendidos, donados o canjeados. Estas dos ltimas posibilidades estn condicionadas por el estado fsico y su posible utilidad para otras bibliotecas, pues no serta correcto donar o canjear libros que estn en mal estado o que hayan perdido valor. Los libros remitidos a otras instituciones, o vendidos, deben llevar una clara indicacin de que fueron descartados, para evitar confusiones en cuanto a su propiedad

Adquisicin
Una vez que los materiales hayan sido seleccionados, se debe proceder a su adquisicin. sta se puede efectuar de tres maneras: por compra, por canje o por donacin. Estos tres mtodos difieren en su operacin, por It cual las tareas se asignan a unidades o personas diferentes, aunque generalmente las actividades de canje y donacin se efectan en una misma unidad, separada de la de compras. Otra divisin comn es la que se hace por tipo de material Tal es el caso de las publicaciones peridicas, cuya adquisicin requiere procedimientos diferentes a los usados para tos libros. El trabajo de adquisicin se relaciona estrechamente con las tareas de catalogacin, lo cual debe ser aprovechado para lograr una mayor eficiencia. As, por ejemplo, la verificacin bibliogrfica efectuada durante el proceso de adquisicin no necesitar ser repelida durante la catalogacin. si la informacin obtenida es registrada cuidadosamente. Por otra parte la ficha de pedido que se hace al comenzar la tarea de adquisicin, puede servir de ficha provisoria para el catlogo hasta que la ficha definitiva se haya completado. FUNCIONES. Las principales funciones del departamento o persona encargada de las adquisiciones son: , 1 Mantener actualizada la informacin bibliogrfica especfica, como por ejemplo los catlogos de editoriales o boletines de libreras, y cuisar esa informacin hacia el personal encargado de la seleccin. 2 Confeccionar los ficheros necesarios para el trabajo de adquisicin. Entre los mismos se pueden mencionar los siguientes:
DtOBRAS i COSSIIWRAR Incluye las fichas de los ttulos sugeridos, hasta que se decide su adquisicin.

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DE DESIDERATA. Guarda las fichas de aquellos ttulos que la biblioteca desea adquirir pero que no ha conseguido por estar agotados o por alguna otra causa. DE OBRAS EN CURSO DE PUBLICACIN, Incluye publicaciones de las que la biblioteca cuenta con slo una parte. Por ejemplo, una obra que lera publicada en tres volmenes y de la que la biblioteca ya posee el primero, o anuarios y publicaciones que aparecen con cierta periodicidad. DE PEDIDOS EN CURSO. Indica los materiales que la biblioteca ha pedido, pero que an no fueron recibidos. Debe estar ordenado cuidadosamente, para evitar que un libro ya pedido se solicite nuevamente. 3 Efectuar la necesaria verificacin bibliogrfica que permita la correcta identificacin de una obra. 4 Seleccionar proveedores y efectuar las rdenes de compra. 5 Verificar los envos de los proveedores y efectuar los reclamos necesarios. 6 Conformar las facturas con las rdenes de compra, autorizando su pago, y llevar registros de gastos e imputaciones. 7 Poner las marcas de propiedad en ios materiales recibidos. 8 Adquirir publicaciones peridicas y registrar su ingreso, reclamando los nmeros no recibidos. 9 Solicitar donaciones y establecer convenios de canje. Mantener los ficheros necesarios para estas actividades, y enviar y recibir materiales.
COMPRA. Focha da compfB Autor Artaud, Antonin Edicin t e a t r o y au doblo Focha 12^4 Caniidad 1

15/9/80
Proveedor Distrilib. N de Vc

Ttulo El Lugar Buenos A i r ^ n Volumen

Editorial ud'4nricana Pecio 300.-

38/80
Fecha do recepcin: 8/10/00 Factura N 1530 Fecha e/10/80

Fuente* consultadas L.E.V. Sugerido por J u a n C. Jil,t$llf'7, *

Fig 15 Ficha de pedido

La compra de libros y otros materiales es una tarea de gran responsabilidad, que requiere un amplio conocimiento de la actividad editorial y librera, adems de una eficiente organizacin de los procedimientos internos. Todo eso permitir lograr un mejor aprovechamiento de los recursos, y hacer que el ingreso de los materiales se efecte en el menor tiempo posible. OPERACIONES DE COMPRA. La operacin de compra se inicia completando los datos necesarios en la ficha de pedido, que en muchos casos se efecta durante el proceso de seleccin. La ficha de pedido que puede ser un formulario impreso, es de tamao universal y est dividida en dos sectores por una lnea vertical, como puede verse en la fig. 15. El sector izquierdo est destinado a los dalos administrativos, tales como fecha de pedido y de recepcin, fecha de factura, etc., y el derecho a los bibliogrficos: autor, ttulo, editorial, fecha, etc. Una vez que se ha decidido la compra de una obra, la ficha correspondiente se saca del fichero de Obras a considerar, citado anteriormente, y se siguen tos siguientes pasos: I
VERIFICACIN BIBLIOGRFICA. Consiste en determinar correctamente los datos bibliogrficos de la obra, recurriendo a las fuentes apropiadas. Al establecer el asiento correcto, se evitan las duplicaciones innecesarias, y

se facilita el trabajo det proveedor. Se deben anotar en la ficha de pedido las fuentes consultadas, para lo cual se puede colocar una marca {*-*; x) a continuacin del ttulo de la fuente, si la obra se encontr all, o un cero (0) en caso negativo. Esto evitar la repeticin de la bsqueda en la misma fuente. 2
VERIFICACIN DE EXISTENCIAS Se coteja la ficha de pedido con el fichero de Pedidos en curso. Libros en proceso de catalogacin y el Catlogo de la biblioteca para asegurarse que la obra no se encuentra ya pedida, en proceso, o en la biblioteca.

3 ELECCIN DEL PROVEEDOR Las compras se pueden efectuar directamente a los editores, pero esto significara librar una orden de compra para cada editor y los subsiguientes controles y pagos individuales. Es preferible realizar el pedido a distribuidores o libreras importantes, a fin de evitar un excesivo trabajo administrativo. En la eleccin del proveedor se debe tener en cuenta no slo el que ofrezca el mejor descuento sino tambin el mejor servicio. El descuento es un factor importante, pero si un proveedor no puede satisfacer una buenn parte del pedido, el descuento pierde valor al tener que recurrir a otro, con la consiguiente prdida de tiempo. Se debe recordar que una

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buena gestin de compra significa no slo comprar ai menor costo, sino tambin lograr que los materiales ingresen lo ms rpidamente posible Todo lo dicho, sin embargo, est sujeto a las reglameniaciones que rigen el funcionamiento de la biblioteca, las cuales condicionarn, en ltima instancia, la eleccin del proveedor. 4 LIBRAMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA. La orden de compra es el documento por el cual la biblioteca se compromete a adquirir los materiales detallados en la misma. Las disposiciones legales determinarn la forma de libramiento. Pueden usarse formularios impresos simplemente detallarse en hojas en blanco los materiales solicitados. Los datos que deben incluirse en la orden son los siguientes: autor, ttulo, edicin, editorial, fecha de edicin, precio y cantidad de ejemplares. La informacin debe ser clara y completa, a tin de facilitar la entrega rpida de los materiales solicitados, y evitar comunicaciones extra de aclaracin entre la biblioteca y el proveedor. La orden del pedido se har de la manera ms conveniente para la biblioteca y el proveedor, pudiendo ser por autor, o si el pedido es muy grande, por editorial, a fin de facilitar el trabajo del proveedor. Una ve? que la orden est preparada la firma la autoridad correspondiente. Una copia se enva al proveedor. y la biblioteca retiene una o ms copias, dependiendo esto de las reglamentaciones. La informacin sobre la orden de compra se asienta en la ficha de pedido, en el sector destinado a los datos administrativos (ver fig. 15). 5 6
INTERCALACIN DE LAS FICHAS DE PEDIDO. Se las intercala alfabticamente por autor en el fichero de Pedidos en curso.

de nmeros que no se reciban. Se deber procurar, adems, que todas las suscripciones venzan en la misma fecha, a fin de unificar los pedidos en una o unas pocas rdenes de compra, y tambin reducir al mnimo el riesgo de que. por olvido, no se renueven. Los ejemplares atrasados son muy difciles de conseguir y las colecciones pueden quedar truncas por este motivo. El canje es otra de las formas de adquisicin. Es la operacin por la cual se dispone de los materiales duplicados, o que no interesen a la biblioteca, a fin de conseguir otros sin tener que efectuar gastos en efectivo. En algunos casos la biblioteca puede disponer tambin de publicaciones que edita ella misma o la institucin a que pertenece. Se puede agregar que este tipo de publicaciones, editadas por reparticiones oficiales o entidades del bien pblico, generalmente no se venden y slo se pueden conseguir por medio del canje o por donacin. Las operaciones de canje varan de acuerdo con el tamao de la biblioteca. Se podra decir en principio, que las bibliotecas ms pequeas encontrarn ciertas dificultades para el canje, ya que ste requiere suficiente cantidad de materiales y personal, elementos de los que las pequeas bibliotecas habitualmente carecen. En lneas generales el proceso de canje es el siguiente:
CANJE.

RECEPCIN

DEL

MATERIAL.

Al recibirse el material se debe:

a verificar si es el que se pidi en la orden de compra; b comprobar si se encuentra en buenas condiciones; c controlar si la factura coincide con la orden de compra, y si es as. autorizar el pago; d retirar del fichero de Pedidos en curso las fichas de los libros recibidos, y anotar en las mismas la fecha en que se recibi y la fecha de la factura; e enviar el libro y la ficha de pedido a la seccin correspondiente para su inventario y catalogacin. 7 RECLAMACIN. Si no se est de acuerdo con el estado del material, hay discrepancias en las ediciones, o faltan ejemplares, se debe notificar inmediatamente al proveedor. SUSCRIPCIONES A PUBLICACIONES PERIDICAS. Las suscripciones a publicaciones peridicas requieren, por su modalidad, procedimientos un tanto diferentes que los que se usan con los libros. En este caso es an ms necesario colocar los pedidos en uno o unos pocos distribuidores. Esto no slo simplifica el trabajo de compra, sino tambin la posterior reclamacin

En primer lugar se deben elegir las instituciones con las que se desea mantener relaciones de canje y se establecen convenios por escrito. Las instituciones participantes se denominan copartcipes. Los materiales para el canje se colocan en estanteras destinadas a tal fin. en orden de llegada, asignndole a cada publicacin un nmero correlativo que se anota en una papeleta, colocada de manera visible entre las pginas de la publicacin. IJ>S datos abreviados de esta ltima, se anotan en una ficha, indicando adems el nmero que se le asign en los estantes. Las fichas se ordenan alfabticamente por autor en un fichero. Cada cierto tiempo se hace una lista, utilizando dicho fichero, tambin en orden alfabtico de autor, incluyendo el nmero asignado a cada publicacin. Esta lista se distribuye entre los copartcipes, quienes indican, a vuelta de correo, las publicaciones deseadas. Una vez recibido el pedido, la biblioteca enva el material y retira la ficha del fichero, salvo que haya otro ejemplar, en cuyo caso se la conserva para poder ofrecerlo ms adelante. Los materiales enviados, as como los recibidos, se registran en fichas. Se hace una ficha por cada copartcipe, dividindola en dos sectores. En uno se anotan los materiales enviados y en el otro los recibidos, indicando en cada caso la cantidad y la fecha de la operacin. Las fichas se colocan en un fichero por orden de ciudad y luego por el nombre de la institucin. Este registro permitir efectuar un balance entre lo enviado y lo recibido. Su propsito es lograr cierta paridad en el intercambio. El criterio de medicin ms usado es el de pieza por pieza, aunque se puede dar un precio a cada pieza y usar 65

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este valor para hacer el balance. No debe exagerarse la bsqueda de dicha paridad pues, adems de no ser siempre posible, el canje responde a valores sociales que van ms all de una exacta contabilidad. El paso final es acusar recibido de las publicaciones recibidas, excluyendo las publicaciones peridicas que se reciben regularmente. Para los libros solicitados en canje se debe hacer una ficha de pedido, similar a la efectuada para el proceso de compra, que se debe archivar en el fichero de Pedidos en curso. En cuanto a las publicaciones peridicas, se las debe registrar de la misma manera que las compradas, proceso que se explicara ms adelante. DONACIN. Otra manera de obtener materiales sin desembolso de dinero es por medio de las donaciones. Estas pueden constituir una fuente muy valiosa para aumentar la coleccin y por lo tanto deben ser estimuladas. Por otra parte, no todas las donaciones deben ser aceptadas, ya que si bien es cierto que no se hace un gasto de dinero en su adquisicin, los materiales van a originar gastos posteriores al ser catalogados y preparados para su uso. adems de ocupar lugar en las estanteras. Antes de aceptar una donacin se deben aplicar los mismos criterios de seleccin que para las compras. Es preferible aceptar donaciones que no exijan condiciones sobre la ubicacin, restricciones sobre el uso y destino de los materiales donados. La biblioteca debe poder disponer de los materiales de acuerdo con su criterio: integrarlos al resto de la coleccin, prestarlos o descartarlos. Por supuesto que si la donacin lo merece, se podr acceder, total o parcialmente, a las exigencias del donante. Todas estas consideraciones, sin embargo, no deben hacer olvidar a la persona que efecta la donacin. Ser necesario mucho tacto si se decide rechazar la donacin, pues el donante puede ofenderse y la biblioteca puede perder su colaboracin para el futuro. Una gran ayuda para evitai situaciones enojosas es establecer una poltica que indique claramente los criterios que guan la aceptacin de las donaciones, tanto en el aspecto de la utilidad que para la biblioteca debe tener el materia) donado, como en cuanto a la libertad de su utilizacin y eventual descarte. El trabajo de la oficina o persona encargada de las donaciones requiere tacto, habilidad c imaginacin. Deber saber solicitar donaciones, agradecerlas y darles publicidad, de manera que estimulen otras nuevas en el futuro. Adems organizar las tareas de rutina de manera eficiente. Los agradecimientos deben enviarse sin demora. Este reconocimiento variara de acuerdo con la importancia de la donacin. Los materiales de poco valor se agradecern con formularios impresos, generalmente del tamao de una tarjeta postal. En caso de material de mayor valor se enviar una carta impresa, y las donaciones excepcionales requerirn una carta redactada especialmente para tal ocasin. La biblioteca deber llevar un registro de todas las donaciones. Se har una ficha por cada donante, anulando en la misma su nombre y domicilio, material donado y fechas en que se efectuaron. Las fichas se ordenarn por el apellido o nombre de la institucin que efectu la donacin. b6

Una vez aceptada la donacin se hace una ficha de pedido y se procede de la misma manera que con el material que se compra.

Ingreso de libros y otros materiales


Una vez que el material adquirido se recibe en la biblioteca, se debe proceder a su ingreso. Esta tarca puede estar a cargo de la oficina o persona encargada de las adquisiciones o puede ser responsabilidad de la seccin catalogacin. La manera de llevar a cabo dicha tarea depender de las reglamentaciones o modalidades de cada institucin, ya que es una funcin que responde ms a requisitos administrativos que bibliotecolgicos.
MARCAS DE PROPIEDAD. LOS materiales de la biblioteca deben llevar una clara indicacin de que pertenecen a la misma, por lo cual se deben sellar en cuanto se reciban. Lo ms recomendable es usar un sello de goma con el nombre de la biblioteca, pudiendo utilizarse un sello circular de un dimetro aproximado de dos centmetros, que se aplicara en la portada, y en una pgina determinada como, por ejemplo, la pgina 51. Se puede aplicar, adems, otro sello rectangular en los cantos del libro. La razn de sellar un libro siempre en un mismo lugar se debe a que. si el sello fuera borrado, su rastro servira para demostrar que el libro es propiedad de la biblioteca.

INVENTARIO. Como se mencion anteriormente, el ingreso de los materiales de la biblioteca depende de las reglamentaciones de la institucin, las que suelen exigir que se lleve un inventario de los libros y otros materiales. Este registro es una lista cronolgica y numrica de lodos los libros, volmenes encuadernados de revistas, folletos de valor permanente y materiales especiales que ingresan a la biblioteca. En el mismo se anotarn los datos de cada uno de los materiales, fecha de ingreso, nmero de identificacin, procedencia y precio. Es un documento de lino administrativo que no liene mayor utilidad desde el punto de vista bibliotecolgico. salvo que el nmero de inventario se use para el control de prstamos, como se explicar en el captulo correspondiente. Las exigencias legales requieren en muchos casos que el inventario se lleve en libros, debidamente foliados, aunque las hojas pueden estar sueltas, para permitir la escritura a mquina. Las hojas estn divididas en columnas, como se muestra en la fig. 16. destinadas a anotar la siguiente informacin Fecha de ingreso. Nmero de inventario. Asiento simplificado: autor, ttulo, edicin, notas tipogrficas, cantidad de pginas, etc. Forma de adquisicin: compra, canje o donacin.

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Procedencia: dnde se compr, quin lo envi en canje, quin lo don, precio real o estimado. La ltima columna es para observaciones. En la misma se anota l.i baja del material y la causa: prdida 0 descarte. Es necesario hacer algunas aclaraciones en cuanto al nmero de inventario. Cada volumen fsico tiene un nmero exclusivo, que no vuelve a usarse, aunque dicho volumen se d de baja, en cuyo caso el nmero se anula. Lo mismo sucede con las obras publicadas en varios volmenes. En este caso se asigna un nmero a cada volumen, haciendo un asiento diferente para cada uno. Si dos o ms volmenes de una misma obra ingresan juntos, no ser necesario repetir el asiento en su totalidad; bastar poner idem, y el nmero de volumen. En forma similar se procede con ejemplares duplicados. El nmero de inventario se escribe o se sella en el libro en un lugar determinado, que puede ser el dorso de la portada o la pagina impar siguiente. Es aconsejable que el nmero se coloque lo ms cerca posible dc lo impreso, a fin de evitar que desaparezca, en el caso de que por una eventual reencuadernacin, se reduzcan los mrgenes. El material adquirido por canje o donacin no tiene un precio real, por lo cual debe hacerse una estimacin del mismo, de acuerdo con el costo en plaza o al costo estimado de produccin. Un registro similar al libro inventario, aunque diferente en su aspecto fsico, es el inventario en fichas, como puede verse en la fig. 17. Se incluye la misma informacin, y est ordenado tambin por fecha de ingreso. La ventaja reside en que ahorra el trabajo de asentar la informacin en las hojas del libro inventario; bastar duplicar una ficha de las destinadas al catlogo y agregar la informacin pertinente al inventario. 4533

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10/11/80

A r t a u d , Antonin El t e a t r o y su d o b l e . Buenos A i r e s Sudamericana, 19b4. 147 p .

Compra; D i s t r i l i b

$ 340.-

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Fig. 17 Ficha de inventario.

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Otro BttStOtO apropiado del libro inventario puede ser el catlogo topogrfico, cuyas caractersticas se indican en otra pane de este libro, ya que algunos de los datos incluidos en el mismo son iguales a los del libro inventario. Agregando a las fichas topogrficas el precio, procedencia y fecha de ingreso, se tendr un registro similar al libro inventario, aunque con un ordenamiento diferente, ya que ste sigue un orden cronolgico de ingreso, mientras que el catlogo topogrfico representa la ubicacin que tiene el material en los estantes. Se debe recordar, sin embargo, que las exigencias legales pueden requerir que el inventario se lleve en libros, lo cual impedira la aplicacin de las opciones que utilizan fichas. RECUENTO DE INVENTARIO. Consiste en verificar que el material inventariado se encuentra en la biblioteca. No es frecuente encontrar bibliotecas que lo realicen en forma regular y completa, porque es costoso, puede interrumpir los servicios, y el beneficio obtenido no siempre justifica el esfuerzo. Se efecta por dos motivos. El primero tiene el carcter de verificacin patrimonial. 1 segundo obedece a razones de servicio: dar de baja los materiales perdidos y sacar del catlogo las fichas correspondientes. En este ltimo caso, sin embargo, no siempre es necesario hacer un recuento para determinar que cierto material se ha perdido. Si hay un servicio de reservas, aquel material muy utilizado que falte de los estantes ser reservado, y si no se encuentra prestado se podr dar por perdido, luego de una bsqueda cuidadosa. CONTROL DE PUBLICACIONES PERIDICAS. Se ha dicho que el libro inventario registra, junto a libros, folletos de valor permanente y materiales especiales, las publicaciones peridicas encuadernadas. Ahora bien, hasta el momento en que se proceda a su encuademacin, ser necesario llevar un registro de cada nmero recibido. Esto tambin sera necesario si la biblioteca no encuaderna sus revistas, ya sea por razones econmicas, o porque slo las conserva por unos pocos aos. Dicho registro cumple una funcin de preinventario y adems sirve para controlar la puntual recepcin de las publicaciones, indicando cul es el ltimo nmero recibido, y permitiendo de esta manera efectuar las reclamaciones correspondientes. FICHEROS. Los ficheros ms corrientes empleados para el control de las publicaciones peridicas son de dos tipos: los que utilizan fichas verticales y aqullos que usan fichas visibles. Las fichas difieren en tamao y diseo, pero ambas registran la misma informacin. El registro de tipo vertical emplea fichas de tamao universal, las cuales tienen la ventaja de que no requieren un mueble especial, ya que pueden ubicarse en las mismas gavetas de los ficheros usados para los libros. La desventaja reside en que cada vez que es necesario hacer una anotacin se debe retirar la ficha, con la consiguiente prdida de tiempo y el riesgo de volver a colocarla en un lugar diferente al que tena. El registro de fichas visibles, aunque requiere un fichero especial, tiene ventajas evidentes. Permite una operacin ms rpida. lanto para registrar

los nmeros recibidos, como para efectuar la verificacin del estado de la coleccin. Las fichas, de 20 x 13 cm, se colocan en soportes escalonados que permiten ver su parte inferior, para lo cual el soporte cuenta con una pestaa de plstico transparente, que retiene la ficha y deja ver el titulo de la publicacin. Dicha pestaa permite el deslizamiento de una tirilla de color, que se hace correr sobre la parle inferior y en la mitad derecha de la fich.i, donde se encuentran casilleros que representan a los doce meses. A medida que se van recibiendo los nmeros, se corre la tirilla, que permitir conocer a simple vista el estado en que se encuentran las entregas. Los soportes se colocan a su vez en bandejas de metal, como se puede ver en la fig. 18. y stas en un gabinete. Si la biblioteca recibe aproximadamente cien ttulos, se puede usar un fichero en forma de libro, que ubica en su parte interior, enfrentadas, dos bandejas similares a la descripta. El diseo de las fichas, tanto las verticales como las visibles (figura 19. vara de acuerdo con las necesidades de cada biblioteca. En general, pueden proveer espacio para: Ttulo. Nombre y domicilio de la editorial o de la agencia en que se hizo la suscripcin. Esto permite tener a mano la informacin necesaria para el eventual reclamo de los nmeros que fallen. Periodicidad. Portada e ndice. Algunas publicaciones incluyen la portada e ndice cuando se completa un volumen, en cuyo caso esla informacin debe registrarse. Control de recepcin. Consiste en un casillero para anotar los nmeros a medida que se van recibiendo. Este casillero varia de acuerdo con la

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18 Bandeja para fichas viubtes

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adems serva para controlar la puntual recepcin de los fascculos. A tal efecto, es necesario entonces verificar que todas las publicaciones se reciban normalmente. Esta tarea debe realizarse regularmente, y a medida que se note alguna anormalidad, debe enviarse la reclamacin correspondiente. Es conveniente hacerlo con prontitud, ya que las publicaciones pueden agotarse rpidamente y las colecciones quedar incompletas por dicho motivo. Para reclamar publicaciones, pueden utilizarse formularios con espacios en blanco para escribir el nombre de la publicacin, el nmero que no se ha recibido, y el nombre del proveedor. El tenor de estos formularios variar de acuerdo con la forma de adquisicin. Si sta se realiz por compra, la redaccin ser firme; si la publicacin se recibe por canje o donacin, el texto ser ms suave. Una vez que se ha efectuado la reclamacin, se asentar en la ficha, ya sea escribiendo una " r " en la casilla correspondiente al nmero fltame, o aclarndolo en la columna de observaciones, en cuyo caso puede agregarse la fecha de la reclamacin.

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EL CORREO DE LA UNESCO 9 ficha visible para registro de publicaciones peridicas

periodicidad. Generalmente se usa un diseo para las publicaciones mensuales y de menor frecuencia, otro para las semanales, y un tercero para los diarios. Los datos administrativos, tales como nombre y domicilio de la agencia, se pueden escribir al dorso de la ficha, especialmente en las de tamao universal, ms pequeas que las visibles.
REGISTRO. Antes de la operacin de registro propiamente dicha, ser necesario seguir ciertos pasos preliminares. Al retirar los ejemplares de los sobres o lajas viche verificarse Q C estn destinlos a la biblioteca y no ;i U otra institucin. Luego de sacarlas de su envoltorio, se les coloca el sello de propiedad de la biblioteca y se ordenan alfabticamente, a fin de simplificar la tarea de anotarlas en el fichero. Se registra entonces su ingreso, haciendo una marca en la casilla correspondiente al ao, mes o da. de acuerdo con la periodicidad. En el caso de las publicaciones mensuales y diarias bastar con efectuar dicha marca, mientras que en las semanales, por ejemplo, ser necesario anotar la fecha de la publicacin, ya que sta

Lecturas sugeridas
CARTER, M. D.; BONK. w. j . Btiili/ng library eotlrcii<>n\. $a. ed. Met ochen. N. J.. The

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vara todos los meses. Se puede anotar tambin la fecha de recepcin. aJ menos de los primeros nmeros recibidos, a fin de establecer la demora usual desde el momento de la publicacin hasta la llegada a la biblioteca. Esto evitara reclamar aquellas revistas cuya demora es de rutina.
RECLAMACIONES. Se ha dicho anteriormente que el registro de publicaciones peridicas no slo cumpla una funcin de preinventario, sino que

Scarecrow Press. 1969. HiNHii, i, Publicaciones peridicas y ieriada.t. Trad, y adapt, por J. y B. Grossman. Washington, D.C.. Unin Panamericana, 1962. (Manuales del bibliotecario, 2). LTTTON. G. Cmo iefornut una totetan. Meneo. Buenos Aires, Centro Regional de Ayuda Tcnica. 1970 i Breviarios del bibliotecario. 2). iiMo/A. i. La eleccin y adquisicin dt libros. Washington, D.C.. Unin Panamericana, 1962. (Manuales del bibliotecario. 1). sis i MH. n. Administration of the small public library. Chicago. American Library ASMMItion. 1965. TAURER. M. F. Technical services in libraries. Nueva York. Columbia University Presv 1954 (Columbia Universities Studies in library service. 7).

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CAPTULO 5

Principios de catalogacin y clasificacin


por Lydia H. Revello y Susana Soto
Los procedimientos tcnicos, que son tareas de apoyo a los servicios. estn constituidos por diversas tcnicas con sus correspondientes mtodos. A ellos hay que someter todos los materiales, bibliogrficos o especi.iics. que llegan a la biblioteca, con el fin de registrarlos y ordenarlos, es decir mantenerlos organizados, para poner la informacin al servicio de los usuarios. La aplicacin de esas tcnicas permitir confeccionar los catlogos, que son los instrumentos que hacen posible el uso de la coleccin. De ah su importancia. Los materiales bibliogrficos (libros, publicaciones peridicas, folletos) y los especiales (auditivos, visuales y didcticos auxiliares de la enseanza) si no estn organizados, constituyen un cmulo de informacin intil por la imposibilidad de manejarlos.

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Definiciones
Hay que recordar que como procedimientos tcnicos se sealaron, entre otros, la catalogacin * y la clasificacin. Corresponde entonces definirlas para precisar qu son y poder diferenciarlas. Segn los diccionarios de la especialidad,' el concepto de catalogacin abarca dos etapas. La primera consiste en determinar tu entrada y la forma en que se la escribir, y en hacer la descripcin bibliogrfica, es decir en confeccionar el asiento correspondiente a cada pieza o unidad. Esta etapa

La paUbr* uuloitaiim te uluu en c u ubra coa un tiniTa;*to mi limit-*-' 4 < *"* < r '* "nDuyc en O l r pai<c<. Ineluye tmenle In cunlecetn def tent triblfognillce y e t d u y e IB utfff>uctn de cncahcJMfaBtM Oc BWOJ BHM win . n n - . t c r j d i " tumo un oipecln de la ilurfiticien i:\i~iriOPtIf IA ,a Ub.art utd ifotmntinn titeme. New Voeh. Dekkcr. 1*70. auct-iicoat. n. *tvAw.i" Jr MMbWi % * : 1 *um Buen.* A*. Miyma'. I * *

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responde a la necesidad de identificar en forma completa cada unidad, para poder diferenciarla de todas las dems. La segunda etapa se relaciona con todas las tareas relativas a la confeccin y el mantenimiento del catlogo, y responde a la necesidad de sistematizar el conjunto con unidad y coherencia, compilando un instrumento que permita un maneju etlcaz. La palabra clasificacin, segn las fuentes citadas, tiene dos acepciones. Segn la primera, se denomina clasificacin al sistema organizado, o sea al esquema que abarca todos los conocimientos sistemticamente organizados; la segunda, designa la tcnica que consiste en asignarle a cada piczn un lugar exacto dentro del sistema, teniendo en cuenta el contenido de la misma. Se dehe sealar adems que en la clasificacin se distinguen dos etapas: la primera, consiste en estudiar el contenido de la obra, para determinar cul es el tema de que trata; la segunda, en ubicarla en un lugar determinado dentro del sistema, o asignarle el encabezamiento de materia que le corresponde. 1.ns bibliotecarios clasifican respondiendo a la doble necesidad de reunir los libros en tos estantes segn su tema, y agruparlos tambin en el catlogo, ya sea sistemtico o alfabtico de materias, tal como se explica en el captulo 7. <( * as. pblicas y escolares, se les puede recomendar un mimegrafo casero, fcil de construir. 3 TIPOS. Las fichas que aparecen corrientemente en los catlogos de las bibliotecas son de distinto tipo y contienen informacin diversa. Se clasifican de la siguiente forma, segn las funciones que cumplen: principal r s Tipos de ficha secundarias \ de referencia de llamada analtica

de de de de

coautor o colaborador ttulo materia serie

\ . ( (

FICHA PRINCIPAL. Es la primera que se redacta y es la ficha de autor. Estar encabezada por el autor de la obra, el autor principal, el compilador, o el ttulo, segn se explica ms adelante. La ficha de autor, una vez redactada, se convierte en la ficha matriz, sobre la cual se duplicarn las otras.

Fichas
( CARACTERSTICAS FSICAS. El resultado de la tarea de catalogadores y clasificadores se vuelca en fichas que. ordenadas de distintas maneras, forman los catlogos. Es necesario entonces indicar las caractersticas fiMcas y de contenido de las mismas. Las fichas debern ser de papel blanco, pesado, para evitar su fcil deterioro con el uso. Adems sern de buena calidad, para poder borrar si se las escribe a mquina, y permitir la absorcin de la tinta si se usan otros medios de reproduccin. El tamao correcto es el de 7.5 por 12.5 cm. No deben llevar impresa ninguna inscripcin y estarn perforadas en el centro, a 8 mm del borde inferior, para admitir el paso del vastago que las sujete al fichero (ver modelo 20). Esta precaucin tiene por finalidad evitar que los usuarios las muevan del lugar que les corresponde y desordenen el catlogo. Una ficha, asi como un libro mal ubicados equivalen a la perdida momentnea de la informacin. REPRODUCCIN. Siempre que sea posible las fichas no se harn manuscritas, para evitar errores y dificultades en la comprensin. Los medios mecnicos para la reproduccin son mltiples y van desde la simple mquina de escribir hasta los ms complejos: mimegrafos electrnicos, sistema multilit. fotocopiadoras, etc. El uso de estos elementos depende de las posibilidades de cada biblioteca. A las bibliotecas pequeflrtaud, Antonio E l t e a t r o y su dole / A n t o n i n A r t a u d ; t r a d u c c i n de Enrique Alonso y F r a n c i s c a Abelenda. Buenos A i r e s : Sudamericana, 196*. U 7 p. 23 cm. ( C o l e c c i n Ensayos)

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Fig 20. Ficha principal
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FICHA SECUNDARA DE COAUTOR O COLABORADOR Es la que se hace cuando la obra est escrita por ms de una persona, o cuando hay colaboradores que de una manera u otra intervienen en una determinada edicin, por ejemplo traductores, prologuistas, etc.

Alonso, E n r i q u e , t r . AbelendD, F r a n c i s c o , t r . El t e a t r o y "'u d a b l e Colecc6n Ensayos

Alonso, Enrique, t r . Artuud, Autor.ir. El t e a t r o y BU doblo

Fig 22 Encabezamiento d e 'icha secundaria de coautor o colaborador

Fg. 21 Dorso de la ficha j ' i n c p a l

Tiene adems la particularidad de llevar en el dorso la indicacin de las fichas secundarias que se hacen en cada caso.* Esta informacin se pone en el dorso de la ficha, colocada al revs, es decir, con la perforacin hacia arriba, y comenzando a escribir a siete espacios del margen superior y a diez del margen izquierdo, tal como se observa en el modelo. Esa informacin se coloca para poder rescatar del catlogo el juego completo de fichas. Esto es necesario en dos ocasiones: cuando hay que modificar informacin o cuando hay que eliminar las fichas por haberse dado de baja la obra que representan. De esa manera no quedarn en el catlogo fichas que corresponden a obras que la biblioteca ya no posee. La posicin en que se coloca la ficha para escribir estos datos responde a una necesidad de tipo prctico; leerla sin necesidad de sacarla del fichero. PICHAS SECUNDARIAS. Se redactan reproduciendo exactamente la ficha principal, utilizando cualquier medio mecnico de reproduccin para duplicarlas. Slo dos detalles las diferencian de la principal: no llevan ninguna indicacin en el dorso y estn reencabezadas. Todas las fichas secundarias llevan sobre el encabezamiento principal de autor, un encabezamiento secundario que puede ser de distinto tipo: de coautor, colaborador, ttulo, materia, serie. Dicho encabezamiento se coloca con el mismo margen del ttulo, tal como lo indican los modelos siguientes. Si coop.nW Je daio. a>* ~ comipi -i 0o < t> rkh pnncip.l ,ucte deiMtwmt kmtan ****>. ir-luccWn K

FICHA SECUNDARIA DE TTULO. Debe hacerse slo cuando el ttulo tenga la suficiente fuerza o sea lo bastante distintivo como para que el pblico recuerde la obra ms por el ttulo que por el autor. No sern necesarias cuando el ttulo tenga la misma o casi la misma forma del en canez am i en to de materia. Por ejemplo, libros con ttulos tales como La moral. Psicologa infantil. Introduccin a a filosofa, llevarn como encabezamiento temtico expresiones muy similares a ellos, y dos fichas con encabezamientos secundarios casi iguales correspondientes a la misma obra no ayudarn al lector sino que lo confundirn. En tales casos se suprime la ficha secundaria de ttulo.

El t e a t r o j su doble Artid, A ion in r'A t e a t r o y su doble

Fig 23 Encabezamiento de ticia secundaria de titulo

FICHA SECUNDARIA DE MATERIA. Una vez determinado el tema de que trata la obra, se sealar en la indicacin de las fichas secundarias el encabezamiento que le corresponda segn la lista de encabezamientos de materia que la biblioteca utilice, tal como se explica en el captulo 7. Ese mismo epgrafe es el que se usar para reencabezar la ficha secundaria de materia.

THATUO Artaud, An*, on in El t e a t r ? y su doble

Fig 24 Encabezamiento de Itche secundaria d e matena

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item SECUNDARIA in SERIE Es comn que Jas editoriales publiquen sus obras dentro de distinta* series y que ;i vece* otorguen un nmero corre I ativo a las obras que las forman. Ese dalo aparecer en la catalogacin descriptiva, y dar tambin origen a una ficha secundaria, rcencabezada por el nombre de la serie, seguido del nmero, si lo tiene

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Coleccin Ensayos Ari.aud , Antonio Kl t e a t r o y su dobls

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SSC2NA v*aue TEATRO

Fig 25 Encabezamiento de licha secundaria de sene

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Fig 27 Ficha de referencia de materia

PICHA DE REFERENCIA, Es la que remite de un encabezamiento no usado a otro que ha sido usado. Se utiliza tanto en el catlogo de autores como de materias. Sirve para guiar al lector hacia el encabezamiento usado, s el autor o materia que busca no ha entrado en la forma supuesta por l. La palabra que la caracteriza es vase. Los encabezamientos usados han sido Escard, Florencio y TEATRO, res(Hcnvamente.

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P i o l n de Macraa vase Escard, Klorancio

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TEATRO v a s e adems ACTORES

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FICHA DE LLAMADA. La ficha de llamada enva de un encabezamiento usado a otro tambin usado en el catlogo, y sirve para guiar al usuario a partir del tema que busca, inducindolo a consultar otros subordinados o relacionados con l. La expresin que le caracteriza es vase adems. De acuerdo con lo expresado, el usuario encontrar material, tanto bajo TEATRO como bajo ACTORES. (Fig. 28)

CATALOGO DE TTULOS. Rene. Ordenadas alfabticamente, las fichas secundarias de titulo. Muchas biblioiccas unen este catlogo con el anterior, en un solo orden alfabtico.

FICHA ANALTICA. Sirve para destacar en forma particular una parte de una obra que ya ha sido catalogada en su totalidad o los artculos de publicaciones peridicas. Se explica ms adelante, al tratar catalogacin analtica.

CATALOGO DE MATERIAS. Rene las fichas de todas las obras que posee la biblioteca, encabezadas por la materia de que tratan, es decir las fichas secundarias de materia. ALFABTICO. Si la biblioteca usa para clasificar una lista de encabeza miemos de materia (ver capitulo 7). las fichas estarn encabezadas por palabras o frases corrientemente llamadas epgrafes, que representan los lernas de los libros. Las mismas se ordenarn alfabticamente en este catlogo.
SISTEMTICO Si la biblioteca utiliza una clasificacin sistemtica, las fichas secundarias estarn encabezadas por un smbolo formado por nmeros, o por nmeros y letras, que habr que ordenar sistemticamente, tal como se expone en el capitulo 7.

Catlogos
El catlogo, como pieza vital del engranaje total que es la biblioteca, ha ido evolucionando con ella, y frente a nuevas necesidades y recursos ha dejado de ser un simple inventario, un instrumento nico, para convertirse en un conjunto de catlogos con entradas muy variadas. Esta variedad responde a la necesidad de obtener la informacin que contiene el fondo de una biblioteca, sea cual fuere el dato que se tiene para iniciar la bsqueda. Los usuarios pueden conocer solamente el autor, o el titulo, o la serie de un libro, y con ese dato pretender localizarlo en la biblioteca. Otras veces buscan bibliografa sobre un tema determinado. Para responder a los distintos tinos de demandas las bibliotecas necesitan tener los siguientes catlogos pura uso del pblico:*

Est constituido por la unin de los catlogos de autores, ttulos y materias en uno solo, ordenado como un diccionario. Cuando las bibliotecas son grandes, la ordenacin y el manejo del catlogo diccionario se hace difcil, aunque se sigan normas especiales para ese tipo de ordenacin. Por esta razn, ltimamente las bibliotecas grandes optan por reunir solamente autores y ttulos y mantienen separadas en otro catlogo de fichas de materia.
CATALOGO DICCIONARIO.

de autores Catlogos Pblicos s de materias ^ \ de series de ttulos f alfabtico J sistemtico \ catlogo diccionario

CATALOGO DE SERIES. Rene las fichas secundarias de serie, en orden alfabtico. Kn resumen, se puede decir que los catlogos de una biblioteca registran y describen los recursos bibliogrficos y especiales de esa coleccin, en forma completa y actualizada, y se ordenan de acuerdo con normas preexistentes. Cada asiento de los catlogos deber indicar mediante un -mi bolo que se denomina signatura topogrfica (ver captulo 7). el lugar donde est ubicada la pieza en esa biblioteca.

V
CATALOGO DE AUTORES E S el que rene las fichas de todas las obras que posee la biblioteca, encabezadas por sus autores. En este catlogo se incluyen en un solo orden alfabtico las fichas principales de autor y las de las obras que entran por ttulo (ver pg. 92); las fichas secundarias de coautores y colaboradores; las referencias y las llamadas originadas por cambios en el nombre de los autores.
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Cdigos
Los catalogadores utilizan en su tarea cdigos de valide? internacional, suficientemente probados por la experiencia de los colegas mus destacados del mundo. Esos cdigos son conjuntos de normas que legislan en materia de catalogacin y resuelven, si no todos, la mayora de los problemas que se presentan al bibliotecario, fijando pautas generales dentro de las que se pueden hallar las soluciones particulares para cada caso.

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Los cdigos que el bibliotecario utilice debern ser los ms modernos, y el ealalogador no deber improvisar, sino solamente cmplca su buen criterio en la aplicacin del cdigo que elija, para trabajar en forma rpida, segura y uniforme. Actualmente existen varios cdigos y muchos pases tienen el propio. En este MANUAL se usa la segunda edicin de las Anglo-American Cataloguing Rules.-1 denominadas comnmente AACR2, sigla que se utilizar en adelante cada vez que se la cite. Se ha elegido este cdigo, aunque an no se ha publicado en espaol,* por ser el ms moderno y actualizado. Por otra parte, respeta los principios de catalogacin fijados por la Conferencia Internacional de Principios de Catalogacin UCCP). Pars, 1961. y las decisiones de la Reunin Internacional de Expertos en Catalogacin (IMCE), Copenhague, 1969. Adems se apoya en las Normas Internacionales para la Descripcin Bibliogrfica (ISBD) de la Federacin Internacional de Asociaciones c Instituciones Bibliotecarias IHLA). El cdigo angloamericano ha sido concebido para servir a la redaccin de catlogos y otras listas en bibliotecas de todo tamao, de manera que se puede aplicar perfectamente en bibliotecas pequeas, escolares y pblicas, con slo usar, en cada caso, las reglas adecuadas a sus necesidades. l_a obra consta de dos partes: una est dedicada a la descripcin fsica de la pieza a catalogar, con reglas muy detalladas para cada elemento descriptivo; la otra, dedicada a la entrada y al encabezamiento, se basa en el principio de que cada obra descripta tendr una entrada principal, complementada por las entradas adicionales que necesite.

finalmente, el bibliotecario debe manejar normas de alfabetizacin par ordenar correctamente todo tipo de catlogos. A continuacin se analizan brevemente los principales instrumentos que se deben utli/ai para la redaccin de los catlogos por materias, y su posterior ordenacin. Siempre que ha sido posible se ha preferido recomendar obras en lengua espaola. LISTAS DE ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA. LISTA DE ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA PARA BIBLIOTECAS, DE CARMEN ROVlRA Y JORGE AGUAYO.1 Esta lista apareci editada por la Unin Panamericana en 1967, y fue el resultado de varios aos de labor. Sus compiladores trataron de relevar todas las listas de encabezamientos en espaol, ms o menos estructuradas, en uso en bibliotecas latinoamericanas. Llegaron asi a compilar 60.000 fichase Los epgrafes, una vez reunidos, se compararon y seleccionaron, y se establecieron las respectivas relaciones entre temas. A ms de diez aos de su publicacin, la lista no ha sido reeditada. habindose publicado dos suplementos, en 1969 y 1970. SISTEMAS DE CLASIFICACIN. 1 A CLASIFICACIN DECIMAL DE DEWEY iCDD)." Melvil Dewey public la primera edicin de su clasificacin decimal en 1876. Fue solamente un folleto annimo, aparecido en Amherst. Massachussetts. Estados LInidos. Dewey haba desarrollado su esquema de clasificacin tres aos antes, para ordenar la coleccin de libros del Amherst College, donde estudiaba a la vez que colaboraba en la biblioteca. Editada ininterrumpidamente desde entonces, la Lake Placid Club Education Foundation public la I9a. edicin de la CDD en 1979. en tres volmenes. 7 En 1971 se haba publicado la 18a. edicin, la cual inaugur una nueva etapa en la historia de esta clasificacin. La CDD pasaba de ser una clasificacin exclusivamente topogrfica a ofrecer posibilidades ms amplias para su aplicacin en el campo bibliogrfico. Apareci en Eres volmenes: uno para el esquema, otro para el ndice alfabtico, lo cual era lo habitual, y agreg un tercero con introducciones y tablas auxiliares. La Organizacin de Eslados Americanos encarg a Jorge Aguayo la edicin de la traduccin espaola de esta 18a. edicin de la CDD.9 La traduccin espaola avanz lenlamenle y antes de su publicacin ya apareci la 19a. edicin en ingls. En vista de esto se decidi incorporar a la traduccin castellana ciertas reformas que corresponden a la I9a. edicin.

Listas de encabezamientos y sistemas de clasificacin


Los bibliotecarios utilizan, para las tarcas de clasificacin, tanto listas de encabezamiento? de materia como sistemas de clasificacin. Estos ltimos son usados, adems, para redactar las signaturas topogrficas, que indican la ubicacin de las obras en los estantes. Las listas de encabezamientos de materia sirven para la confeccin de catlogos alfabticos de materia, es decir ordenados por palabras, denominadas epgrafes. En cuanto a los sistemas de clasificacin, se usan para redactar catlogos sistemticos. La aplicacin de ambos -listas y Sistemaste expone en el captulo 7.
i Angla Amtriem COMbpiiirx J M r i . Itnf. d London. H> l.ihmr A W K U I H M , I M l . * La OfA ha dad inmmu a la iradiKXbVn i anuncia nue la oufancant prAUoautwmr

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I Sin embargo, como hasta la fecha de redaccin del presente MANUAL, la edicin espaola permaneca indita, se decidi tomar como base para todas las explicaciones y ejemplos que aparecen en el capitulo 7, la 18a. edicin inglesa, de 1971. LA CLASIFICACIN DECIMAL UNIVERSAL (CDU)." La primera edicin apareci en 1905. en francs, con el nombre de Manuel da Repertoire Universe! Bihliographique. Su historia est unida a la del Instituto Internacional de Bibliografa, Bruselas -la empresa que en el ltimo cuarto del siglo XIX emprendieron los dos abogados belgas Paul Otlet y Henry Lafontaine- y a la de la Clasificacin Decimal de Dewey. Hacia 1890. Otlet y Lafontaine estaban preocupados por organizar una forma efectiva de control bibliogrfico universal, sueo an hoy perseguido y no alcanzado plenamente. En 1S*)2 organizaron en Bruselas la Oficina Internacional de Bibliografa (OIB) con el propsito de compilar un Repertorio Universal de Bibliografa. Llegaron a reunir 400,000 fichas para ese repertorio, pero necesitaban un sistema de clasificacin que les permiliera ordenarlas por materias. La eleccin recay en la Clasificacin Decimal de Dewey. Solicitaron el permiso a ste y Dewey. que por la misma poca haba negado su autorizacin a la Library of Congress, la otorg a Otlet y Lafontaine. Puso como condicin que se respetara la ordenacin en diez clases principales, y que las modificaciones a introducirse fueran solamente para extender y especificar an ms las divisiones del esquema bsico de la CDO. En 1895 se cre en Bruselas el Instituto Internacional de Bibliografa (IIB). antecesor de la actual Federacin Internacional de Documentacin (FID). Otlet y Lafontaine trabajaron activamente desde el IIB tanto en la investigacin de los ppjblcmas de control bibliogrfico como en el desarrollo de un sistema de clasificacin: la futura Clasificacin Decimal Universal. I .i) Primera Guerra Mundial frustr la mayora de los planes del tIB, pero a pesar de toda tas vicisitudes, el trabajo sobre la CDU continu an despus de haberse abandonado la compilacin del Repertorio Universal de Bibliografa. A la primera edicin completa de 1905 sigui una segunda edicin, tambin en francs, que apareci entre los aos 1927-1933 con el nombre definitivo de Classification Decimate Universetle. Desde entonces la CDU se ha publicado simultneamente en las principales lenguas y en cinco clases de ediciones. La FID es la propietaria de los derechos de edicin de la CDU y la encargada de coordinar la actualizacin y correccin del esquema, llevando la nica copia completa y al detalle del mismo. Sin embargo, la FID cede los derechos de edicin en cada lengua a alguna institucin del pas correspondiente. Por ejemplo, los derechos para todas las ediciones en ingls estn cedidos a la British Standard Institution, y los derechos para todas las ediciones en lengua espaola corresponden al Instituto de Racionalizacin (

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y Normalizacin (IRANOR). con sede en Madrid. Es importante destacar que los editores oficiales son solamente uno por lengua, sea cual fuere el nmero de pases que la hablen. Esto no impide que dentro de cada rea lingstica, los diferentes pases interesados colaboren con el editor oficial. AI mismo tiempo, en cada lengua, la CDU puede aparecer en alguna o todas las siguientes ediciones: I Edicin completa: es aqulla que publica la totalidad del esquema, con tablas auxiliares e indices alfabticos completos, en varios volmenes. Estas ediciones se conocen por una doble numeracin: una dentro de la lengua y otra correlativa en su calidad de ediciones internacionales de la CDU. que arranca de la primera edicin en francs, de 1905. As, la primera edicin completa en espaol, iniciada en 1955 y todava en curso de publicacin, es a la vez la sptima edicin internacional. es aqulla que publica en un solo volumen el 25% de la extensin completa del esquema. El trabajo en la edicin mediana espaola se ha suspendido. es aqulla que publica el 12 de la extensin completa del esquema, incluyendo las tablas auxiliares y el ndice alfabtico, tambin en un solo volumen. En espaol se han publicado tres, siendo la ltima de 1975. Es la que se utiliza como base para las explicaciones y ejemplos de este MANUAI . es aquella que solamente brinda el 2% del esquema completo. No hay ninguna en lengua espaola. es aqulla que se centra en algn campo del conocimiento, por ejemplo Arquitectura, e incluye las tablas abreviadas de todos los temas en relacin con el tema principal. En espaol hay una para el 37 Educacin.

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3 Edicin abreviada:

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1.a complicacin de editores y ediciones simultneas hace difcil obtener informacin exacta y actualizada sobre la edicin de la CDU, presentndose un caso totalmente distinto al de la CDD. Por lo tanto, para cualquier dato sobre el estado de la edicin de la CDU. el bibliotecario tiene que consultar

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el Cathfo Anual de Publicaciones de la HD,'" y u partir de la informacin illi obtenida, dirigirse al editor encargado de la edicin que busca.

Normas de alfabetizacin
i AS PARA LA ORDENACIN ALFABTICA DE LOS CATLOGOS 1)1 i \ AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION.'' E s u n a versin espaola autorizada tic AlA Rules for filing catalog cards, con las debidas adaptaciones para la ordenacin alfabtica en espaol, y el cambio de los ejemplos cuando es necesario. La versin completa tambin est en espaol, pero se h;i preferido utilizar la edicin abreviada para las explicaciones. Esta edicin es suficiente para las necesidades de bibliotecas generales, tanto medianas c o m o pequeas, y a d e m s resulta ms clara para quien comienza a alfabetiza!

En 1969. Paul K. Swanson y Ester M. Swift prepararon una nueva edicin de esas tres tablas, en la que solamente se cambi la presentacin, pero no las combinaciones. 1 5 Luis F, Mlaga edit en 1962 una tabla de notacin para bibliotecas de habla espaola 1 1 que considera la frecuencia de las combinaciones en espaol y da reglas especiales para los apellidos compuestos en ese idioma. Las explicaciones y los ejemplos del captulo 7 se basan en la tabla de Cuiier-Sanborn. porque es ms sencilla y tiene un uso internacional.

Tablas de notacin interna


Las tablas de notacin interna son tablas alfabticas de apellidos, que se utilizan, junto con un sistema de clasificacin c o m o por ejemplo la C O D O la CDU, para redactar las signaturas topogrficas. La tabla alfabtica ms famosa es probablemente la combinacin de apellidos y nmeros arbigos ideada por Charles Ami Cutter. Cutter public varias tablas de notacin interna: I. Tabla de dos cifras: una lista alfabtica para todas las consonantes, excepto la " s " y una nueva s e cuencia para las vocales y la " $ " . Kate F. Sanborn prepar una tabla de tres cifras con una secuencia para las consonantes, m e n o s la " V , y otra secuencia para las vocales y la " s " . similar a la primera.

Lecturas sugeridas
( 11 wis. v.k. Preface. lAnttlit-Ameritan cataloguing mies) 2nd. ed. Chicago. ALA. 1978. p. i-xii. MITN, c. Clasificacin y catlogos. Mxico. Buenos Aires. Centro Regional de Ayuda Tcnica. 1971. (Breviarios del bibliotecario. 12). Esp. Capitulo VIL Catalogacin, definicin y propsitos. HENNA; i. v {'atulogacin y clasificacin ife libros. 2a. cd. corr. y amp), por E. Ruiz y O- L. Ik-mtez: con la colaboracin de J. M Martinez. Buenos Aires. Kapclusz, 1964. Esp. Captulo II. Catlogos. RI.VEIXO. L. H. La renovacin en los cdigos Je catalogacin. (Bbliotecologfa y documentacin. Buenos Aires, a. I, n" 2. p. S9-69L

2. Tabla de Cutter-Sanborn:

( 3. Tabla de tres cifras:

W SufKIbldO i < ' HufnF L M-vi.. MUIJHI II UMH.IA i i i i m - i :-* i r n * H, ..'i,. r-a II I I-...... :., c ,j ,r. (e . WW-tikflNl B C ttffrf&wt". t . l K. SWl) ft dr* i n t k . W ( M n M * 1 * l l*lt.*MHO. * i 1

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p o r L y d i a H. R e v e l l o Como es iradicional en los cdigos de catalogacin y en los manuales de la materia, en este MAM \I SC desarrollarn primero los lemas referentes a l;i entrada y el encabe/amiento y luego los relativos a la descripcin. Sin embargo, al revisar el texto de las MCR2. la primera sorpresa que se recibe es la ordenacin que se le ha dado al cdigo; Parte I. Descripcin: Parte II. Encabezamientos, ttulos uniformes y referencias. Michel Gorman, uno de los editores, da las razones de esa presentacin. El nuevo cdigo procura establecer un esquema til para la descripcin de todo tipo de material bibliotecario, y considera que determinar primero la entrada y luego describir la pieza es adecuado para los libros, pero no para los nuevos materiales qtie se incorporan hoy a lus bibliotecas Dado que en este MANUAI slo se estudia la catalogacin de libros, se ha preferido desarrollar los temas de este capitulo en el orden iradicional.

CAPTULO 6

Catalogacin

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Eleccin de los puntos de acceso


l o s puntos de acceso para localizar una obra en los catlogos de una biblioteca, tal como se ha visto en el capitulo anterior, son mltiples. Pero si se habla slo del catlogo de autor, tambin en l los caminos de acceso para llegar a un libro pueden ser varios. Rl cdigo, en el Capitulo 21. Eleccin de los puntos de acceso, da normas para determinai cual ser el principal y cules los que considera secundarios I2I.0A. Una vez que llega el libro a MIS manos, lo primero que har el catalogado! ser estudiarlo detenidamente, y con la ayuda de la fuente principal de informacin determinara el acceso, o sea la entrada principal. Segn los pasos esa entrada ser un autor personal, un ente corporativo o un ttulo. Una de las diferencias importantes que pueden sealarse entre la primera edicin de las AACR y las AACR2 se da en un punto clave para el trabajo del bibliotecario: el concepto de autor. Mientras que en la primera edicin se defina como autor a "el individuo o la entidad principalmente responsable

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de la creacin del contenido intelectual o artstico de una obra", las AACR2 (Appendix D Glossary) remiten de autor a autor personal, y lo definen como "la persona principalmente responsable de la creacin del contenido intelectual o artstico de una obra". La entidad desaparece de la definicin, pues se considera que el ente corporativo no puede ser autor de la misma manera que lo es una persona. De acuerdo con esc cambio de concepto se reemplaza la expresin mencin de auuma, por la de mencin de responsabilidad. El papel de responsable puede ser desempeado tanto por un autor personal como por una entidad. La responsabilidad de una obra puede recaer en una o vanas per*.mas. es decir, que el autor personal puede ser uno o pueden ser varios. En cada caso se determinar cul ser la entrada principal y cules las secundarias que corresponden (21.1 A2>. Definido el autor personal, corresponde aclarar qu entienden las AACR2 poi r>itc corporativo: "una organizacin o un grupo de personas que se identifica por un nombre particular y que puede actuar como una entidad". Tambin es posible que la responsabilidad de una obra recaiga en uno o ms entes corporativos. Entran en este grupo las que se refieren al ente mismo, su naturaleza administrativa, poltica interna, finanzas, recursos. personal y tambin las que manifiestan el pensamiento de la entidad o informan de su actividad colectiva (21.1B2). I as obras cuyo autor personal no ha podido determinarse, o es incierto o desconocido y no emana de un ente corporativo, se entrarn por el titulo. La solucin ser la misma para las obras que emanan de entes corporativos pero no cumplen con las condiciones indicadas anteriormente, y tampoco tienen un autor personal. Finalmente, se entrarn por el ttulo las colecciones y obras producidas bajo una direccin editorial (21. IC). ENTRADAS ADICIONALES. La entrada principal da acceso al asiento principal y se complementa con entradas adicionales que proporcionan acceso a los asientos secundarios. Se justifica la confeccin de una entrada adicional si se piensa que algn lector puede buscar la obra por esa entrada ms que por aqulla que eligi el catalogador. No obstante, la razn de ser de una entrada secundaria debe surgir de la descripcin misma, y si la persona, ente o ttulo que la origina no est mencionada en el cuerpo, deber figurar en una nota complementaria (2I.29B. 2L29F). OBRAS DE RESPONSABILIDAD NICA. Cuando el responsable de una obra es un autor nico, este o no nombrado en la misma, la pieza se cataloga bajo el encabezamiento que corresponde a esa persona. De la misma manera se procede para la edicin de una sola obra que para la de una coleccin o seleccin de una o varias obras, o para los reprints de las obras de un autor {2L4A>: La hiblioteca escolar / llda Nelly Yuspa Entrada principal bajo Yuspa. *92

La personalidad de los animales / H. Munro Fox Entrada principal bajo Munro Fox. Cartas de muecas / Julie Gouraud Entrada principal bajo Gouraud. Obras completas Jorge Luis Borges Entrada principal bajo Borges. Antologa personal t Jorge Luis Borges Entrada principal bajo Borges. Una obra, seleccin o coleccin de una o varias obras emanadas de un ente corporativo o los reprints de las mismas, se cataloga bajo el encabezamiento que le corresponde a esa entidad, siempre que entre en los tipos antes mencionado* (2L4B>: Guia de la Biblioteca Central del Hospital Italiano Entrada principal bajo la Biblioteca. Cuerpo docente de la Facultad de Ciencias Mdicas Entrada principal bajo la Facultad. OBRAS DE AUTOR DESCONOCIDO Cuando no se tiene certeza con respecto al autor de una obra, se har una bsqueda en las obras de referencia, o en otras si es necesario, para confirmar si dicha obra es considerada de autor desconocido, si se la atribuye a alguien o si existe un probable autor. Si se considera de autor desconocido o incierto o emana de un ente corporativo sin nombre, se le entrar por el ttulo, y si en algn momento fue atribuida a algn autor personal o entidad, se deber hacer por ellos una entrada secundaria (21.5A): CARTA dirigida al editor del diario de Madrid / Folleto sin portada, sin colofn, firmado por J.M A., que no fue atribuido a ninguna persona. Si en cambio las obras de referencia indican que hay un autor probable, se deber catalogar el libro por el encabezamiento correspondiente a esa persona o ente, y la entrada adicional se har por el ttulo (21.5B). OBRAS DE RESPONSABILIDAD COMPARTIDA. Segn lo indica la regla 2L6A. pueden considerarse como obras de responsabilidad compartida las que renen las siguientes caractersticas: 1 obras producidas por la colaboracin de dos o ms personas; 2 obras para las cuales varias personas han preparado contribuciones separadas:

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3 obras que pertenecen a las categoras indicadas en la p. 92 y que emanan de dos o ms entes corporativos; y otras que no se tratarn en este libro. No entraran en esta enumeracin las obras en que colaboran varias persoas bajo la supervisin de un director o editor, ni tampoco las colecciones de obras existentes con anterioridad, que se renen luego en una edicin, respondiendo a determinados objetivos o necesidades. Los casos de responsabilidad compartida se resuelven de la siguiente * ( f ^ ( * Entrada principal bajo Berazategui. Entrada adicional bajo Lan/illotta. 4 Si la responsabilidad aparece compartida por ms de tres personas o entidades y ninguna en mayor grado, la obra se entrar por el ttulo y se har una entrada adicional por la persona o ente que aparece en primer trmino (2I.6C2): Quin fue en el teatro nacional Entrada principal bajo el ttulo Entrada adicional bajo Lemos Cada uno de los personajes tratados est escrito por un autor diferente. Los 14 autores no aparecen en la portada sino encabezando sus obras, y en la ficha figurarn en nota de contenido. El primero mencionado es Lemos. COLECCIONES Y OBRAS PRODUCIDAS BAJO UN DIRECTOR O EDITOR INTI-.1 K TUAL. Tal como se indic anteriormente, estas obras no estn incluidas en el grupo anterior por ser de naturaleza diferente. Bajo este rubro se encuentran: 1 colecciones de obras independientes, de diferentes personas 0 entes corporativos; 2 colecciones de extractos de obras independenles, de diferentes personas o entes; 3 contribuciones de diferentes personas o entes, producidas bajo un director (21.7A). Estas obras se catalogan por el ttulo colectivo bajo el que fueron publicadas. Si existen compiladores o editores de la coleccin nombrados en forma destacada, se har por ellos entrada secundaria, si alcanzan hasta el numero de tres. Si hay ms de tres la entrada adicional se hace por el principal o por el primero (2I.7B1: 27 cuentos del norte argentino Entrada principal bajo ttulo No aparece compilador ni editor CRNICAS bastante extraas / Luis Guillermo Piazza . . . [et al.] Entrada principal bajo ttulo Figuran los ocho autores en la portada pero no figura un compilador Las colecciones con o sin director intelectual, publicadas sin ttulo colectivo, se catalogan por el encabezamiento que corresponde a la obra que

manera;
I Si de la diagramacin o la redaccin de la fuente principal de informacin se deduce que hay una responsabilidad principal, que recae en una persona o ente corporativo, la obra se deber catalogar por esa persona o ente. Corresponde tambin hacer entradas secundarias por las otras personas o entidades si no son ms de dos (2I.6B1): Taxonoma de los objetivos de la educacin : la clasificacin de las metas educacionales / Benjamn S. Bloom y colaboradores Entrada principal bajo Bloom. Audiologa prctica /' Gonzalo de Sebastin ; con la colaboracin de Jos J. Badaraco, David G. Postan Entrada principal bajo Sebastin Entrada adicional bajo Badaraco Entrada adicional bajo Postan 2 Si la responsabilidad principal recae en igual grado sobre dos o tres personas o entes corporativos, la entrada principal se har por el encabezamiento que corresponde al que aparece en primer trmino, y las secundarias por los dems (2I.6B2): Manuel d'histoire littraire de la France / par un collectif sous la direction de Pierre Abraham, Roland Dcsne Entrada principal bajo Abraham Entrada adicional bajo Dcsnc 3 Si la responsabilidad es compartida entre dos o tres personas o entes corporativos y a ninguno se le atribuye la responsabilidad principal, se deber catalogar por el nombrado en primer trmino, y hacer secundarias por los otros (2L6C1): La enseanza de la bibliotecologa en el ciclo medio : formulacin de un programa ' Guillermo Martn Berazategui, Martha Noem Lanzilloita r ( (
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95

( ( figura en primer trmino en la portada y, si csi,i no existiera, por la que figura primero en la edicin que se est catalogando (21.70: El filobiblion / Ricart de Bury. Batalla entre libros antiguos y modernos Jonathan Swift. Los principios de la bibliografa moderna / Theodor Besterman. Viaje del Parnaso / Cervantes. Entrada La obra portada con sus principal bajo Ricart de Bury. no tiene titulo colectivo, y en la figuran las cuatro obras cuatro autores. f r ( I , C aparece con mayor frecuencia en sus obras, el ms frecuente en las fuentes de referencia, o el de uso ms reciente (22.2A). Si slo se trata de un cambio de nombre, es decir que el autor no usa Muios al mismo tiempo, sino que cambi el suyo verdadero por otro, se cataloga por el ltimo (22.2B). Scaramouche no Tiberio Fiorella Si el escritor usa seudnimos, pueden presentarse distintos casos: 1 que firme todas sus obras con un solo seudnimo, o que en las obras de referencia aparezca generalmente bajo ste: en ese caso el seudnimo ser la forma elegida como encabezamiento correcto, y si tambin es conocido por el nombre verdadero, se har una referencia (22.2CI): Paul Eluard no Eugene Grindel ( (nombre verdadero con el que no firm sus obras).

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Encabezamientos para personas


ELECCIN DEL NOMBRE. Como se ha visto hasta aqu, el catalogador estudiar primero la obra que tiene entre manos, y basndose fundamentalmente en la fuente principal de informacin, y aplicando las reglas, determinar despus cul sera el punto de acceso principal y cules los accesos secundarios. A continuacin tendr que redactar el encabezamiento, es decir, darle forma a la entrada. El encabe/amiento que corresponde a una persona es el nombre por el cual es conocida. En general ese nombre es el verdadero, pero muchas veces se conoce a los autores por un seudnimo o apodo, o por su titulo si es un noble. La fuente principal de informacin de las distintas ediciones de sus obras publicadas en su propia lengua, proporcionar el nombre por el cual ese autor es conocido. De lo contrario habr que buscar la informacin en las obnis de referencia editadas en su pas de nacimiento o en aqul donde acta (22.1):

r
r

2 que las obras aparezcan bajo varios seudnimos, o bajo el nombre real y uno o ms seudnimos. En este caso se deber elegir aqul que aparezca Con ms frecuencia en las ediciones de sus obras, en libros que traten de su persona o en las fuentes de informacin. De las formas no elegidas se harn siempre referencias (22.2C2): Florencio Escard no Pioln de Macram (nombre verdadero; aparece en la mayora de sus obras) (seudnimo con el que firma solamente sus obras no cientficas)

Adolfo Prez /ciasen i


Sylvina Bullrich |

no Sylvina Bullrich de Palenque Hermann Burmeister no Karl Hermann Konrad Burmeister Michel Butor no Michel Marie Francois Butor Paul Gcraldy no Paul Lcfevre El problema se presenta cuando una persona es conocida por ms de un nombre y se debe elegir aqul por el que se la conoce ms. Si se puede establecer claramente que hay una forma predominante, entrar por sta, y si la situacin no es clara habr que elegir en este orden: el nombre que $6 f

ref. Pioln de Macram Roberto J. Payr (nombre verdadero; aparece en la mayora de sus obras) no por los 24 seudnimos que us ref. por los seudnimos 3 que ninguna de las formas predomine sobre las otras. En ese caso se elegir como encabezamiento para cada pieza la forma del nombre del autor que aparezca en ella, sea nombre verdadero o seudnimo. En estos casos se harn referencias que conecten los distintos nombres usados (22.2C3):

91

Gustavo Adolfo Martnez Zuviria Hugo Wsi

i nombre verdadero; enirada principal para algunas de sus obras). (seudnimo; entrada principal para algunas de sus obras).

Sabor de Cortzar. Celina Bonacci Brunamonti. Alinda elarue-MardriiN. Lucie Clifford. Sophia Ijjcy Lane Los apellidos compuestos de los autores de lengua inglesa se deben entrar poi el ltimo elemento sin hacer referencia de la primera parte (22.5C6): Child. James Bennet I uller. Dawd Otis dates, Robert Maynard r Muchas veces en los apellidos portugueses aparecen polainas que indican relacin de parentesco, por ejemplo Filho. Junior. Neto. Sobnnho. Estes deben tomarse como parte del apellido. Los trminos similares que pudieran aparecer en otras lenguas, por ejemplo Jr.. Sr., deben omitirse (22.5CS): Matos Junior. Godinho de Ferreira Filho. Mario Cardoso de APELLIDOS CON PARTCULAS ESCRITAS SEPARADAMEM I Es frecuente que los apellidos incluyan artculos o preposiciones, o una combinacin de ambos. En esos casos se debe catalogar por el elemento usado con ms frecuencia como entrada en los repertorios de la lengua de origen o pas de residencia del escritor. Si la persona ha escrito en ms de una lengua, habr que entrar el nombre bajo la forma que responde a la lengua en que escribi la mayora de sus obras. De lo contrario, si se sabe que la persona cambi de lugar de residencia hay que tener en cuenta la lengua del pais de adopcin (22JP) Se indica a continuacin cmo debe procederse con los apellidos de las distintas lenguas de uso ms corriente: ingls: entrar por la partcula: De Groot, Archibald Van Peebles. Melvin Van Patter. Douglas M. francs: 1 entrar por el artculo o la contraccin de artculo y preposicin: Le UofT. Michel Le Roy, Georges Du Vair. Guillaume Des Priers. Bonaventure 2 posponer la preposicin y entrar por el elemento que le sigue: Fontanes. Louis de La Bruyere. Jean de Alembert. Jean d' 99

El ELEMENTO DE ENTRADA. El nombre de una persona siempre est formado por varios elementos y uno de ellos deber constituir el elemento de entrada, o sea la palabra de orden. Este elemento se elegir de acuerdo con la preferencia del autor y la forma en que aparece en las obras de referencia de su lengua o pais (22.4A). APELLIDOS. Si el elemento elegido como entrada no es el primero del nombre, se deber invertir el orden de manera que quede en primer lugar. y despus de una coma se colocaran los elementos restantes. Este es el caso de los nombres que contienen un apellido y que debern entrarse por l (22.4B3. 22.5A): Arancibta, Hernn Mill. Walker H. Berna!. Emilia APELLIDOS COMPUESTOS. Los nombres que contienen apellidos compilestos debern catalogarse bajo el elemento preferido por el autor, y si no hubiere marcada preferencia habr que tener en cuenta la forma en que lo entran las obras de referencia de su lengua o pas de residencia (22.5C2). Los apellidos compuestos que aparecen regularmente unidos por guin se entrarn por el primer elemento (22.5C3): Lvy-Bnlhl. Lucien Lafitte-Houssat. J. Los dems apellidos compuestos entran tambin bajo el primer elemento, salvo que el autor sea de origen portugus. Estos constituyen una excepcin, pues entran por el ltimo elemento del apellido (22.5C4): Muoz Azpiri, Jos Luis Monner Sans. Ricardo Vargas Llosa. Mario Bal tazar. Joao Almeida Ralha. A. Correia Las mujeres casadas constituyen un problema diferente, pues su apellido consiste en el apellido de soltera al que se agrega el del marido. Para resolver estos casos hay que tener en cuenta la naturaleza del apellido, que variar segn la lengua de las autoras. Las mujeres casadas de lengua sueca, francesa, hngara, italiana y espaola entran por el primer elemento del apellido compuesto. Las dems entran por el segundo, o sea por el apellido del marido (22.5C5):

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alemn: 1 entrar por el artculo o la contraccin de artculo y preposicin: Das Gestell, Wilhelm Der Glasser, Franz 2 posponer la preposicin y entrar por el elemento que le sigue: Holms. Frits von Wagner, Johann Martin von Gneist. Rudolf von italiano: entrar siempre por la partcula: De Angelis, Raoul Mara Del Lungo, Isidoro Delia Corte, Andrea Di Giacomo, Salvatore portugus: entrar por la parte del nombre que sigue a la partcula: Silva, Joao Evangelista Lima da Fonseca, L. Falcao da Andrade, Adalmo Arajo de espaol: 1 entrar por el elemento que sigue a la partcula: Covarrubias y Horozco. Sebastin de Palma, Luis de la Pulgar. Hernando del 2 entrar por el artculo, como nica excepcin, cuando aparece solo: La Madrid, Juan Carlos Cuando aparecen prefijos en los apellidos de cualquier lengua, stos marcarn la entrada (22.5D2): O'Hara. F.P. Me Shane, Edward James Fitz Roy, V.N. Adems del problema de los apellidos compuestos y el de los que llevan partculas, los bibliotecarios tienen que resolver problemas de otra ndole con respecto a los nombres de las personas, por ejemplo el caso de los escritores que tienen nombres idnticos. Para diferenciarlos habr que agregarle a cada uno un elemento que lo distinga del otro (22.16. 22.18). La solucin puede ser: I completar las iniciales que representan sus nombres: Garca, Florentino no Garca, F. Garca. Francisco no Garca. F. 100

2 agregar la fecha de nacimiento o las de nacimiento y muerte: Garca, Francisco, 1641-1685 no Garca. Francisco Garca. Francisco. 1932no Garca. Francisco

Encabezamientos para entes corporativos


NOMBRES GEOGRFICOS. Tal como se ha sealado anteriormente, la responsabilidad de una obra puede recaer en una persona o en un ente corporativo. Habindose tratado ya los problemas catalogrficos que presentan los autores personales y cmo los resuelven las AACRz. corresponde encarar los problemas que presentan los encabezamientos de entes corporativos. Sin embargo, no es posible afrontar ese tema sin haber estudiado los nombres geogrficos, puesto que stos son el complemento necesario para distinguir entes con nombre idntico, y constituyen adems la entrada correcta, o sea el acceso a los encabezamientos de gobierno. lil cdigo dice que si existe una forma de uso corriente en la lengua inglesa para denominar a un lugar geogrfico, sta debe usarse en lugar de la forma original. VM este MANUAL, como es lgico, se sustituir la lengua inglesa por la espaola (23.2A). I * forma corriente de denominar a un lugar geogrfico, puede tomarse tanto de las obras de referencia en espaol, como de los peridicos de los pases de habla espaola. Cuando no exista en el lenguaje corriente espaol un nombre para denominar a un lugar geogrfico, se usar la forma verncula. Ciudad del Vaticano no Citt del Vaticano Colonia no Kln
Mantua no Mantova

En cambio: Ku wait Mons Tel Aviv Es frecuente que aparezcan lugares pertenecientes a pases que tienen ms de una lengua oficial, y por consiguiente dichos lugares tienen tambin ms de una forma para su nombre. En ese caso se elegir la forma espaola conocida (23.2B). 101

El mismo nombre de un lugar geogrfico se repile muchas veces en distintos pases o dentro de un mismo pas, y es necesario diferenciarlos cuando se deben usar en un encabezamiento. En estos casos se proceder como con los nombres idnticos de las personas, es decir, se agregar algn elemento que permita diferenciarlos. Los agregados se harn siempre entre parntesis. Generalmente se agrega el nombre de un rea geogrfica mayor, dentro de la que ese lugar se encuentra, colocndolo entre parntesis (23.4A. 23.4B): San Martin (Corrientes) San Martn (La Rioja) San Martn (Sania le) ENTES CORPORATIVOS. Un ente corporativo tambin se cataloga bajo la forma ms conocida de su nombre, la que se tomar de las publicaciones de la entidad, en su lengua original. Si esto no fuese posible, se buscar, como en otras ocasiones, la ayuda de las obras de referencia. Es comn que el nombre de un ente contenga iniciales o est formado exclusivamente con ellas. En esos casos los puntos se debern poner entre lav iniciales u omitirlos, de acuerdo con el uso acostumbrado por la entidad. Al escribirlos no se dejar espacio entre el signo y la inicial, ni tampoco entre las letras de una sigla escrita sin puntos. De las formas no usadas del nombre de un ente se harn referencias (24.1); Hispanic Society of America Asociacin Nacional de Bibliotecarios. Archiveros y Arquelogos no ANAB rcf. bajo ANAB Cmara Argentina de Compaas Financieras Colegio de Farmacuticos de la Provincia de Buenos Aires Es muy comn que los entes corporativos cambien de nombre por diversas razones, que pueden responder a cambios de poltica de la institucin, de estructura, de objetivos, o simplemente de autoridades. Estos cambios se reflejan siempre en sus publicaciones, en las que aparecen los nuevos nombres. En estos casos las publicaciones se catalogarn por el nombre del ente en el momento en que fueron publicadas. Esto significa que una misma entidad entrar bajo formas diversas, que habr que relacionar mediante referencias explicativas (24,IB): Universidad de Buenos Aires. Facultad de Filosofa y Letras. Instituto de Investigaciones Histricas. Seccin Antigua y Medieval. Universidad de Buenos Aires. Facultad de Filosofa y Letras. Instituto de Investigaciones Histricas. Seccin de Historia Antigua y Medieval. Universidad de Buenos Aires. Facultad de Filosofa y Letras. Instituto de Historia Antigua y Medieval. 102

Universidad de Buenos Aires. Facultad de Filosofa y Letras. Instituto de Historia Antigua y Medieval. El nombre de Seccin Antigua y Medieval fue cambiado en 1952 por el de Seccin de Historia Antigua y Medieval y en 1960 por el de Instituto de Historia Antigua y Medieval. Las obras de este organismo entran de acuerdo con el nombre usado en el momento de la publicacin. Hacer la misma referencia explicativa bajo los otros encabezamientos. Otras veces el nombre de una institucin aparece en sus publicaciones en varias lenguas, y es necesario elegir el que corresponde a la lengua oficial. Si como en el caso de las instituciones internacionales existe ms de una lengua oficial, se usa el nombre en espaol si se cuenta entre ellas. De lo contrario se emplea la que aparece corrientemente en sus publicaciones (24.3A, 24.3B): Federacin Internacional de Documentacin ref. Federation Internationale de Documentation ref. International Federation for Documentation Chambre de Commerce de Bruxelles rcf. Brusselse Kamer van Koophandel Touring Club de Belgique ref. Tourin Club van Belgi Es necesario resolver con una adicin, tal como se registr en otros casos de coincidencia, el problema que se presenta cuando los nombres de las instituciones se repiten exactamente, o aparecen con formas muy similares. Todo agregado se pondr entre parntesis. Los agregados sern de distinta ndole, de acuerdo con la naturaleza del ente (24.4C2. 24.4C3). tal como se indica a continuacin: 1 para entes nacionales, estatales o provinciales, se agregar respectivamente el nombre del pas, estado 0 provincia donde est situado: Biblioteca Nacional (Argentina) Biblioteca Nacional (Colombia) Biblioteca Nacional (Chile) 2 para los dems entes se agregara el nombre de la localidad donde est ubicado:

103

Hospital Italiano i Buenos Aires) Hospital Italiano (Mar del Plata) Hospital Italiano (Mendoza) En el nombre de los entes corporativos no slo es necesario hacer agregados; a veces hay que hacer omisiones de algn elemento innecesario, como Por ejemplo los artculos iniciales que aparecen corrientemente en el nombre de las instituciones de lengua inglesa: British Film Institute no The British Film Institute Otras veces se omiten los adjetivos u otros trminos que indican el tipo de sociedad y tambin aqullos que sealan su carcter de estatal. Las omisiones se harn siempre que esos trminos no constituyan parte del nombre del ente (24.5): Losada no Losada

4 las facultades, escuelas, colegios, institutos o laboratorios de universidades, cuyo nombre slo indica el campo de estudio a que se dedican: Universit de Ulle. Institu de Papyrologie el Egyptologie Universidad Catlica Argentina. Facultad de Derecho 5 los que llevan un nombre que incluye, completo, el nombre del eme mayor. En estos casos so deber omitir del subencabezamienlo el nombre o abreviatura del ente mayor, para evitar repeticiones (24.13):
SOLAN. Biblioteca no SOLAN. Biblioteca

del SOLAN

SUBENCABEZAMIENTO DIRECTO O INDIRECTO Cuando se deba catalogar un ente subordinado que pertenece a los grupos mencionados anteriormente, se lo har como subencabezamienlo del ente que le sigue inmediatamente en la escala ascendente, si ste puede entrar en forma independiente. A esto se le denomina subencabezamienlo directo:

Universidad Autnoma Simn Bolvar. ~ | Biblioteca subencabezamienlo directo Encabezamiento correcto: Universidad Autnoma Simn Bolvar. Biblioteca En caso contrario, ser necesario elevarse en dicha escala hasta hallar el ente que pueda hacer una entrada directa. A esto se denomina subencabezamiento indirecto (24.14): Universidad Catlica Andrs Bello. ^Facultad de H. y Educacin. 1 Biblioteca subencabezamiento indirecto Encabezamiento correcto: Universidad Catlica Andrs Bello. Facultad de Humanidades y Educacin. Biblioteca Este segundo caso se da cuando el nombre del ente subordinado ha sido o puede ser usado por otro que depende de la misma entidad mayor (24.14). ENTES DE GOBIERNO Y OFICIALES. Los organismos oficiales, como los dems entes corporativos, deben catalogarse por su nombre. Si se trata de un ente oficial subordinado tambin se entrar por su nombre (24.17): Empresa Nacional de Telecomunicaciones Banco Nacional de Desarrollo Universidad de la Repblica Universidad Nacional de Cuyo Servicios Elctricos del Gran Buenos Aires Instituto Colombiano para el Fomento de la Educacin Superior

S.A.

ENTES SUBORDINADOS O RELACIONADOS. La mayora de los entes corporativos estn subordinados a otros o relacionados con ellos. No obstante se catalogan directamente por su nombre, segun las reglas analizadas hasta aqu. Se har siempre referencia desde el nombre del ente como subencabezamienlo del ente mayor (24.12): Instituto para la Integracin de Amrica Latina ref. Banco Intcramericano de Desarrollo. Instituto para la Integracin de Amrica Latina. Sin embargo existen entes corporativos subordinados o relacionados con otro, que se catalogan subordinadamente, es decir por su nombre como subencabezamienlo del nombre del ente mayor. Son los que entran en los grupos que se detallan seguidamente: 1 los que llevan un nombre que incluye un trmino que por definicin indica que es parte de otro: Universidad de Antioquia. Departamento de Bibliotecas Banco Sudameris. Delegacin Parque Centenario Liga Argentina de Lucha Contra el Cancer. Filial Avellaneda 2 los que llevan un nombre que incluye un trmino que normalmente implica subordinacin: Federacin Internacional de Documentacin. Comit Latinoamericano 3 los que llevan un nombre que ha sido o puede ser usado por otro ente mayor para uno de sus subordinados: Laboratorios Bag. Biblioteca Bolsa de Cereales. Biblioteca 104

105

( (
Sin embargo, hay entes oficiales subordinados que entrarn como subencabe/amiento directo o indirecto del encabezamiento correspondiente al gobierno. Es decir, que primero se coloca el gobierno como encabezamiento y ItiegO, como subencabezamiento. el nombre del ente en cuestin (24.18) Antes de dar ejemplos hay que aclarar que un gobierno entra por su nombre convencional, que es el nombre geogrfico del rea-pas, provnca. estado, condado, municipio, etc., sobre la cual esc gobierno ejerce jurisdiccin (24.3E). A ese elemento se agrega, como subencabe/amiento. el nombre del ente oficial, siempre que pueda ubicarse dentro de los grupos siguientes (34.18): 1 si su nombre contiene un trmino que por definicin indica que forma paite de otro, por ejemplo: departamento, divisin, seccin, rama y MIS equivalentes en las lenguas extranjeras; Argentina. Direccin General Impositiva Argentina. Direccin Nacional de Qumica Buenos Aires (Provincia). Direccin Provincial de Obras Sanilarias 2 si su nombre contiene un trmino que normalmente indica subordination administrativa, por ejemplo: comit, comisin: Argentina. Comisin Nacional Asesora de la Biblioteca Nacional \ si B nombre ha sido o puede ser usado poi otro organismo oficial: U Buenos Aires. Municipalidad. Direccin de Bibliotecas f * ( < ( , < ,' , <
f

Encabezamiento correcto: Argentina. Administracin General de Aduanas La Pampa ~1 Subsecretara de Accin ~1 Direccin de Administracin^ subordinacin indirecta Encabezamiento correcto: La Pampa. Subsecretara de Accin Social. Direccin de Administracin

Catalogacin descriptiva
Una v que se ha determinado cul es la entrada correspondi aviento de la obra que se esta catalogando, y que se ha establecido cual M la forma correcta do escribir esa entrada, o en otras palabras, una vez que se ha establecido el encabezamiento, habr que hacer la descripcin que completa el asiento y permite la perfecta identificacin de la obra. Los datos que se incluyen en la descripcin son tantos y de tal ndole que permiten identificar perfectamente una obra, diferenciar una edicin de oir, y hasta un ejemplar de otro de la misma edicin. Se incluye a continuacin un modelo de ficha principal completo, encabezamiento v descripcin, para ofrecer una visin total. Cada uno de los elementos incluidos en ella ser objeto de explicacin detallada en las pginas siguientes.

i si es un ministerio:
Buenos Aires (Provincia). Ministerio de Obras Publicas Colombia. Ministerio de Educacin y otros tipos que no se tratarn en este
MANLIAI

Siempre se omitir del subencabezamiento el nombre completo o abreviado del gobierno, que suele aparecer como sustantivo o adjetivo: Argentina. Ministerio de Salud Pblica no Ministerio de Salud Pblica de la Nacin Se ha dicho que el nombre de los organismos sealados ms arriba se colocar como subencabe/amiento dilecto, despus del encabezamiento del gobierno correspondiente. Sin embargo, si ese nombre ha sido o puede ser usado por otro organismo oficial que entre bajo el nombre del mismo gobierno, se usar como subencabe/amiento indirecto, interponiendo entre el gobierno y su propio nombre el del ente menor en la escala jerrquica ascendente, el cual, con su presencia, permitir la perfecta identificacin del ente subordinado (24.19): Argentina ~| Ministerio de Economa "| Administracin General de Aduanas
t

Pone, Pedro T r a t a m i e n t o s a c t u a l e a en medicina i n t e r n a / por Pedro Pona . . . f e t a l . ] . 5a e d - completamente r e \ / . y puaata a l d a . Barcelona : Toray, 1972. x f 687 p . : 1 1 . ; 25 c . (Hedlclna de hoy)

O
Flg. 29. Ficha principal

subordinacin directa 106

107

Las normas que se deben seguir para la catalogacin descriptiva estn comprendidas en la Parte i de las AACR2. En el Captulo I se encuentran las reglas de aplicacin general que sirven de base a (odas las dems de esa Parte. Los captulos siguientes se refieren a los distintos tipos de materiales, bibliogrficos y especiales, siguiendo el esquema bsico del primer captulo. El Captulo 2 est dedicado en especial a los materiales impresos, los nicos que se tratarn en esta obra. Cuando se manejan las AACR2 hay que tener en cuenta que la numeracin de las reglas es mnemnica, es decir que los nmeros tienen la misma significacin en cada captulo. El nmero inicial varia y representa el Captulo; luego de un punto se encuentra un segundo nmero, que est referido a una seccin determinada del asiento, y es el que tiene el mismo valor en cada captulo. Siempre representa la misma seccin. Por ejemplo en 1.2. el I corresponde a Captulo I: Reglas generales, y el 2 al rea de la edicin, es decir edicin en general para todo tipo de materiales. Si se controla en 2.2. se ver que el primer 2 corresponde a Captulo 2: Materiales impresos, y el segundo 2 a la edicin, es decir edicin en los materiales impresos. En resumen, para describir el material impreso -libros, folletos, etc.- se seguirn las normas del Captulo 2. que remiten constantemente al Capitulo I como gua. FUENTES. Los datos necesarios para la descripcin de una obra se pueden tomar de distintas fuentes (2.OBI). En primer lugar habr que buscarlos en la fuente principal o primaria, que para muchos datos es la portada. Si el libro no la tiene se recurrir a un sustituto, a saber: cubierta, dorso de la cubierta, ttulo de arranque, colofn, etc- Si finalmente la obra misma no AREA Ttulo y Mencin de responsabilidad Edicin Editor, distribuidor, etc. Descripcin fsica FUENTE DE INFORMACIN PRIMARIA
Portada

proporciona la informacin necesaria, se puede tomar de otra parte, por ejemplo de una obra de referencia u otra fuente exterior al libro. I,;i descripcin debe hacerse en forma regular y organizada, respetando el orden debido de los elementos, los espacios y la puntuacin* pues desde el punto de vista de la catalogacin todo esto tiene significado y valor. Para el mejor ordenamiento del asiento, el cdigo establece reas, a las que define como secciones mayores, cada una de las cuales comprende un grupo de secciones menores l.OB). Para cada rea la fuente de informacin primaria vara, y la relacin rea-fuente est dada en un cuadro sinptico, incluido en una de las reglas (2.0B2). PUNTUACIN. Entre las nuevas tendencias catalogrficas, a las cuales responden las AACR2, se destaca la importancia que se da a lit puntuacin, que permite una separacin clara y marcada de los elementos y las reas entre si. El respeto del orden y de la puntuacin marcadas para cada caso, evita los riesgos de confusin, y permite la rpida identificacin de cada elemento por parte del que busca, sea directamente el usuario o la computadora. Existen reglas generales de puntuacin (I.OC) y otras especficas para la separacin de los elementos que se encuentran en los pargrafos en que se trata cada uno de ellos. Las indicaciones de tipo general son las que se enumeran a continuacin: 1 Cada rea se separa de la siguiente por punto, espacio, guin largo, espacio, con excepcin de las reas que inician un nuevo prrafo. 2 A cada elemento de un rea se le antepone o se lo separa con la puntuacin establecida al comienzo de cada rea. 3 Todo signo de puntuacin: punto y coma, dos puntos, signo igual, barra inclinada, va precedido y seguido de un espacio, menos el punto y la coma, que van solamente seguidos de un espacio. 4 Todo dato que se tome fuera de las fuente establecidas como primarias va entre corchetes. 5 Toda parte de un elemento que se omita deber indicarse con el signo correspondiente, es decir los tres puntos. 6 Cuando haya que poner entre corchetes elementos adyacentes de una misma rea, se debern incluir en un solo par. S los elementos adyacentes que deben ir entre corchetes pertenecen a distintas reas, se colocarn separados en pares de corchetes independientes: 2a ed. Buenos Aires : [Freeland, 1972] [2a ed.]. [Buenos Aires] : Scijas y Goyanarte, 1964. 7 Cuando los datos aparecen en la fuente con una puntuacin que se desea mantener, se trasportarn con el espaciado normal y se agregara a esa puntuacin la prescripta por la norma, aunque de ello resulte una puntuacin doble: A dnde va la literatura argentina? : la novela. 109

Portada, preliminares* y colofn Portada, preliminares y colofn Toda la publicacin Toda la publicacin Cualquier fuente Cualquier fuente

Serie
Notas Numeracin normalizada y disponibilidad**

s, M M * * [ wltmrn** uB.ubn.ta ppn**,. * * pun*!.. te*, r-*"* i h. precede r ft w,w ** * * * * * * " '*" ** * i w t mduu precio, t kbro * ..fe. o ','I'M I I

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108

LENGUA. La informacin tomada de la pieza que se cataloga debe transcribirse en la lengua y escritura en que se encuentre si se ubica en las siguientes reas: Titulo y Mencin de responsabilidad: Edicin; Editor, distribuidor, etc.; Serie. De la misma forma, todo lo que se agregue en esas reas tambin se escribir en la lengua y escritura en que se encuentren los dems datos. Como corresponde, lo agregado ir entre corchetes tl.OE). Existen sin embargo ciertas palabras que se interpolan, como por ejemplo algunas abreviaturas en lengua latina, en los casos indicados por el cdigo (LOE): [et al.j abreviatura de t alus, que significa y otros Fuera de las arcas antes mencionadas se pueden agregar datos en la lengua del pas en que se est catalogando, Si en la obra aparecen errores, se deben transcribir sin modificacin y sealarlos con [siej. o con i.e. abreviatura de it est. que significa esto es <l.OF): [i.e. 1814] Despus de las indicaciones generales dadas hasta aqu, y que estn contenidas en el Capitulo ! de la Parte l de las AACR2, corresponde entrar en el anlisis de cada rea para sealar en qu consiste, que elementos comprende, cmo se escriben, y con que puntuacin se separan. REA DEL TITULO Y DE LA RESPONSABILIDAD Debajo del encabezamiento, en prrafo aparte, se inicia lu descripcin con el rea del ttulo y la mencin de la responsabilidad (2.1) (ver modelo 29). De su enunciado se deduce claramente que esta rea comprende dos elementos bsicos: titulo y responsabilidad. En ella se deben respetar las reglas generales de puntuacin (i.OC) y algunas particulars (I.IAI). Se recordar que la fuente primaria para los datos que se incluyen en esta rea es la portada o el elemento que la sustituye, y si algo se agrega de otra fuente se har entre corchetes. Sin embargo, esos dalos debern darse en el orden prescripto por las reglas, aunque esto signifique trasponerlos y variar la ordenacin de la portada (1.IA2). El primer elemento que se transcribe es el ttulo propiamente dicho respetando lengua, orden, acentuacin y ortografa. 1.a puntuacin ser la indicada por las reglas, y el empleo de las maysculas no seguir las fantasas del diagramador de la portada, sino que se ajustar al uso correcto en la lengua correspondiente:
TTULO.

Ernesto Sbato (en este caso el ttulo de la obra consiste en el nombre de una persona.) Techniques modernes de documentation. Si la obra tiene un ttulo alternativo, ste ir a continuacin del ttulo propiamente dicho, considerndoselo parte de l (1.1BI): Don Alvaro o La fuerza del sino. La comedia nueva o El caf. Los ttulos muy largos pueden abreviarse sin omitir las cinco primeras palabras, y siempre que se haga sin quitar informacin importante > sfl oscurecer el sentido. En este caso se sealar la omisin con puntos

suspensivos i I.1B4).
En casos tales como las ediciones de obras completas, selectas, antologas, etc.. la portada puede incluir el ttulo colectivo con que se presenta esa edicin y adems el titulo individual de las obras reunidas en la misma. Este problema se resuelve tomando el primero como ttulo propiamente dicho y ubicndolo en esa rea. Los ttulos individuales se llevaran a nota de contenido (ver p. 123). Caldern de la Barca, Pedro Dramas de honor. Contenido: A secreto agravio, secreta venganza El mdico de su honra El pintor de su deshonra. Una obra puede tener ttulos paralelos, es decir, el ttulo propiamente dicho en dos o ms lenguas o escrituras. En ese caso se debern transcribir el que figura en primer lugar y el primer titulo paralelo, separados por un signo igual (1.1D2): Bibliography of monolingual scientific and technical glossaries = Bibliographic dc vocabulaires seientifiques et techniques monolingues Adems del titulo propiamente dicho, el alternativo y el paralelo, debe darse en esta primera seccin de esta rea toda otra informacin acerca del Mulo que aparezca en la portada, es decir en la fuente primaria, y debe separarse del dalo anterior por dos puntos (I.1E1): Contenido social del Martn Fierro : anlisis c interpretacin Si esa informacin referente al ttulo es muy larga se puede dar aqu abreviada, o completa en nota, sin omitir las cinco primeras palabras, sin restar claridad ni informacin importante, y sin dejar de poner el signo de omisin, tal como se procede con el ttulo propiamente dicho (1.1E3). 111

El Conde-Duque de Olivares, Regias de catalogacin angloamericanas. Contenido social de! Martn Fierro. Audio-visual materials and techniques.

110

MINCIN DE I .A RESPONSABILIDAD, El segundo elemento de la primer rea de la descripcin es la mencin de responsabilidad, que acompaa al ttulo. Se irata de mencionar al responsable de la obra, persona o eme corporativo, que debe separarse del ttulo propiamente dicho, ttulo alternativo, titulo pndelo u otra informacin referente al ttulo, por una barra inclinada. 1 .1 mencin se har lomndola do la portada u otro lugar donde aparece destacada, y en la forma en que aparece, aunque en ella no su nombren personas o entidades. Si los datos del responsable no se toman de la portada irn entre corchetes. Si no aparece en lugar prominente, la responsabilidad no debe mencionarse ( I . I F I . I.1F2, 1.IFI4):

F.n el caso en que aparecen en la fuente primara varias personas o instituciones responsables pero con un grado de compromiso diferente, se colocaran en el orden en que aparecen en la fuente, y si ese orden o la mencin resultante fuesen poco claros, el catalogador podr reordenarlos segn se lo indique su buen sentido. La puntuacin que corresponde para separar personas o entidades con distinto grado de responsabilidad es punto y coma (I.IF6): Mtodos instrumentales de anlisis qumicos / Galen W. Ewing ; traducido por Eva Estrada Meza ; revisado por Federico Alberto Garca Jimnez REA DE LA EDICIN. Continuando con la descripcin y siguiendo el orden establecido, corresponde ahora tratar el rea de la edicin. Como se seal anteriormente, en cada rea se deben respetar las reglas generales de puntuacin (I.OC) y adems las particulares del caso. El rea de la edicin va separada de la anterior por punto, espacio, guin largo, espacio. Dentro de ella se distinguen dos secciones: la primera, de la edicin misma, que se separa por una barra inclinada de la segunda, que es la de la mencin de responsabilidad (I.2A1). La fuente primaria de informacin con respecto a esta rea es ms amplia que en los casos vistos hasta ahora, pues corresponde lomarla de la portada, preliminares o colofn. Si los datos, en cambio, se tomasen de otra fuente, se debern registrar entre crcheles (I.2A2). EDICIN. La edicin de una obra se debe mencionar tal como aparece en ella, usando los nmeros arbigos y las abreviaturas convencionales (I.2BI), que aparecen enumeradas en el Apndice B del cdigo. 3a ed. corr. y aum. 7a ed. 1st ed. [4eme d. augm.| [Ed. preliminar] MENCIN DE LA RESPONSABILIDAD (RELATIVA A LA EDICIN)..Otra de las caractersticas de las nuevas tendencias en catalogacin que se traducen en las AACR2, es separar en reas diferentes las menciones de responsabilidad, como se indica seguidamente: 1 las personas o entes corporativos que son responsables de la obra en s y por consiguiente de todas las ediciones de la misma, aparecidas o por aparecer, se mencionan en el rea de ttulo y mencin de la responsabilidad; 2 las personas o entes corporativos que aparecen en las fuentes de informacin correspondientes, y tienen responsabilidad slo con respecto a la edicin de la obra que se est catalogando, o a varias ediciones de la misma pero no a todas, como puede ser por ejemplo la 113

El Teatro Coln / Blas Matamoro Audio-visual materials and techniques James S. Kinder Oxford progressive English for adult learners / by A.S. Hornby La ciudad del sol / por Un visitante feliz Notes used on catalog cards ; a list of examples / compiled by Olive Swain Como se puede observar, la mencin de responsabilidad aparece en su lugar en todos los ejemplos, despus del ttulo, aunque en las portadas respectivas unas veces el responsable este antes del ttulo v otras despus 11.11-3). Si las personas o entes responsables son dos. tres o ms. la ubicacin de esta mencin es la misma. Todos se colocan despus del ttulo o de cualquier otro dalo referente a l que est presente. Si los responsables que aparecen en la pie/a son dos o tres y cumplen la misma funcin, sern mencionados separados entre s por coma. Si su responsabilidad es diferente se registrarn separndolos por punto y coma (I.IF4). Teora literaria / Rene Wellek. y Austin Warren Qumica analtica cualitativa : teora y semimicromlodos / por Fernando Burriel Mart. Felipe Lucena Conde, Sir Arribas Jirneno Los grandes conversos / su autor Igno Oiordani ; perfil de autor, seleccin y notas biogrficas de Miguel Melendres Si el nmero de personas o entidades que aparecen con igual responsabilidad es mayor de tres, slo se dejar constancia del nombrado en primer termino y la omisin de los dems se sealar con el signo correspondiente y la expresin |et al,] siempre entre corchetes ... [et ai.] (1.IF5): Manual de bibliotecologa / Juan Albani . . . [el al.| en la portada figuran cinco autores Tiempo de puales / Adolfo Prez Zelaschi . . . (et al.] en la portada figuran cinco autores 112

responsabilidad do un prologuista, traductor, ilustrador, etc.. debern mencionarse despus de la edicin. La puntuacin correspondiente es la misma de l.i mencin de responsabilidad en el rea primera (I.2CI, 2.2CI): El teatro desde la antigedad hasta el presente / Cristian Gaehde. 3a ed. / Traducido y completado con una resea histrica del teatro en Espaa por Ernesto Martnez Ferrando Si en la obra que se cataloga no hay mencin de la edicin pero aparecen responsables directos de la misma, stos se colocarn en la mencin dc responsabilidad del rea primera. Se proceder de la misma forma cuando se describa una primera edicin. La estilstica ' Pierre Guiraud; edicin al cuidado de Ral H. Caslagnino El ingenioso Hidalgo Don Quijote de la Mancha Miguel de Cervantes Saavedm : ilustraciones Roberto l*ez ; edicin y notas Celina S. dc Cortzar e Isaas Lemer ; prlogo Marcos A. Mornigo AREA DE LA PUBLICACIN. DISTRIBUCIN. ETC. Es el rea en la que se deben colocar los datos del tradicional men te llamado pie de imprenta, con los tres elementos que lo constituyen: lugar de edicin, nombre del editor y fecha de la edicin. En el caso del material impreso, el orden de los elementos es siempre et citado. En esta rea se deben registrar tambin los datos del impresor en los casos en que sea necesario, segn se indica en la p. 118. Al mencionar aqu lugares y personas o entidades, se har en la forma en que aparecen en la fuente (1.4B4) (ver cuadro pg. 108). La puntuacin particular establecida para esta rea (1.4 A11 indica que la misma se separa de la anterior por punto, espacio, guin largo, espacio. El lugar dc edicin se separa del editor por dos puntos, y si se menciona un segundo lugar se separar del anterior con punto y coma. El editor se separara dc la fecha por coma, y si es necesario consignar otro editor o lugar de edicin, se separar de ellos por coma o punto y coma respectivamente. Si los datos correspondientes a esta rea no se toman de la fuente primaria se colocaran entre corchetes, Es comn que los datos referentes al pie dc imprenta de una obra no figuren en la portada y sea necesario buscarlos en los preliminares, como tambin lo es que haya que componerlo tomando datos de distintos lugares. Otras veces es necesario tomar los dalos de una fuente que no es la primaria, dentro de la misma obra, debiendo ponerse entre corchetes. Si dfNpus dc estas bsquedas no se encuentran los datos requeridos y se est frente a libros modernos y comunes, sin valor histrico ni hibliofi lico, se aconseja al calalogador no hacer bsquedas exhaustivas en fuentes exteriores a la obra. 114

LUGAR DE EDICIN. Este elemento se escribir en la forma en que aparece en la fuente primaria (2.4CI y I.4CI). Si en la obra no figura el lugar de edicin, pero puede darse uno probable, se colocar el nombre seguido de un interrogante, entre corchetes
fTucumn?)

Si ni siquiera eso es posible, se colocar en esc sitio la abreviatura correspondiente entre corchetes (1.4C6): | s . l . | sine loro que significa sif lugar En casos especiales, como por ejemplo el de homnimos geogrficos, se agrega c! nombre del pas, provincia o estado, para evitar confusiones y permitir una perfecta identificacin (I.4C3): Beln [Catamarca| slo la ciudad aparece en la fuente.

A veces es necesario completar el nombre del lugar, que en el libro aparece abreviado, para aclarar de cul se trata. En ese caso se usarn los corchetes U.4C4): Rio | de Janeiro) El lugar de edicin es un elemento directamente vinculado al nombre del editor, pues es justamente el lugar donde esa firma comercial o institucin acta y tiene su sede. Frecuentemente se presenta el caso de que el editor tiene oficinas en distinta* ciudades de uno o varios pases. En esos casos se debe asentar el que figura en primer lugar, y de los restantes slo el que pertenece al pas en que se cataloga, o el que est destacado dc alguna manera. Los restantes no figurarn en el asiento (1.4C5); Madrid; Buenos Aires Madrid si se cataloga en la Argentina si el mismo libro se calaloga en Espaa

Si en la obra aparecen varios editores, todos con sus respectivos lugares, se debe tener en cuenta slo el primer lugar y el editor correspondiente. Si entre los restantes editores, alguno se distingue como principal o pertenece al pas donde se cataloga, se agregar con el lugar que le corresponde. No se consignar ningn otro (1.4B8): Santiago de Chile : Zig Zag ; Buenos Aires : Claridad NOMBRE DEL EDITOR. El segundo elemento dc esta rea es el nombre del editor, que se coloca despus del lugar que le corresponde, separado por dos puntos, como se indic anteriormente (2.4D1 y I.4DI); 115

Chicago: American Library Association Paris: Gauthicr-Vtllars El nombre del editor no se transcribir tal como aparece en la obra, sino en la forma ms breve posible, pero de manera que pueda identificarse (I.4D2). Si el editor se puede identificar perfectamente, se podrn omitir los nombres de pila completos o abreviados, las palabras librero, distribu dor. etc. que sealen otras actividades del mismo editor, e! artculo inicial, las frases y compaa, e hijos, y otras que indiquen el tipo de sociedad. Seijas y Goyanarte Gredos American Book Company E. Bcnn Eudeba en la fuente dice Seijas y Goyanarte editores en la fuente dice Editorial Gredos en la fuente dice The American Rook Company en la fuente dice Ernest Benn Limited en la fuente dice Eudeba - Editorial Universitaria de Buenos Aires

Is.n.J sine nomine que significa sin nombre Cuando no se conoce lugar ni editor, el caso se resuelve en la siguiente forma: |s.l. : s.n.l
FECHA Dfi EDICIN. El elemento que completa los datos referentes a la publicacin de la obra es la fecha, que se separa del editor por coma y se da en nmeros arbigos. Al consignarla hay que tener en cuenta que sea la que corresponde a la edicin mencionada en el rea de la edicin (2.4FI y L4FI):

Barcelona : Labor. 1943. La fecha se da siempre como aparece en la obra, aunque se sepa que es incorrecta. En este caso se consigna la incorrecta y a continuacin la correcta entre corchetes, en la forma que se indica a continuacin {I.4F2): 1902 (i.e. 1920) i.e. es la abreviatura de it est que significa c\tt> es

Cuando la obra ha sido publicada por una entidad oficial o privada, y su nombre aparece antes, en el rea de ttulo y mencin de la responsabilidad, debe repetirse en el lugar del editor en forma abreviada (1.4D4): Presupuesto de la Universidad de Buenos Aires para el ao 1957/58 aprobado por decreto del Poder Ejecutivo no. 6320 del 29 de abril de 1958. Buenos Aires: Universidad Si la institucin no aparece mencionada con anterioridad se escribe su nombre completo en este lugar: Guia de publicaciones peridicas cientficas y tcnicas que se editan en la Repblica Argentina Buenos Aires : Consejo Nacinal de Investigaciones Cientficas y Tcnicas en el rea de titulo y mencin de autor en el rea del editor

Si en la pieza figuran las fechas de distintas reimpresiones de una misma edicin, hay que consignar la de la edicin; las otras se omiten, salvo que se haya mencionado esa reimpresin en el rea de la edicin, en cuyo caso se da esa sola fecha (I.4F3); en la obra se usa 3a ed. Tercera edicin 1950 segunda reimpresin 1951 tercera reimpresin 1952 y como fecha 1950

Si no es posible determinar la fecha de edicin, se dar la del copyright precedida de una que lo representa, en el caso de que figure en el libro (1.4F6): . cl973 Si se trabaja con una obra en varios volmenes que se publicaron en distintos aos, se indicara la primera y ltima fechas 11.4F8): . 1955-1958

Cuando en la pieza que se cataloga se menciona como editor a una institucin mayor junto con otra dependiente, se consignan ambas: Buenos Aires : Facultad de Filosofa y Letras. Instituto de Filologa y Literaturas Hispnicas Washington : Library of Congress. Descriptive Cataloguing Division En los casos de editor desconocido se coloca en su lugar la abreviatura correspondiente entre corchetes: 116

Si la obra est en curso de publicacin se dar la fecha del primer volumen aparecido seguida de un guin y cuatro espacios, para completar cuando corresponda: . 1963-. . . 117

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De los tres datos del pie de imprenti la fecha es la que exige mayor investigacin. Se debe hacer una bsqueda exhaustiva, y si no se localiza dentro de la obra ni fuera de ella, se dar una fecha aproximada, pues es muy importante que el lector pueda ubicar la obra en un determinado ao. dcada o al menos siglo. Para ello se pueden tener en cuenta, entre otras, las fechas de otras obras del mismo autor, las de su vida, las de la bibliografa citada, o el perodo que abarca la informacin suministrada en el contenido (1.4F7): . [1909?] . [ca. 1850) [192-1 . [192-71 , ilS-l . II--?! LUGAR Y NOMBRE DEL IMPRESOR. En los casos de editor desconocido, puede aparecer un cuarto elemento dentro del rea que se est tratando: los datos correspondientes al impresor. Los mismos se colocarn en el orden establecido: primero el lugar de impresin, y separado por espacio, dos puntos, espacio, el nombre del impresor. El todo se coloca entre parntesis despus de la fecha de edicin y sin mediar ningn otro signo de punluacin (2.4GI y I.4GI): |s.1. : s.n.J, 1961 (Buenos Aires : Artegraf) Buenos Aires : [s.n.J, 1955 (Buenos Aires : Impr. Lpez) REA DE LA DESCRIPCIN FSICA. Las AACR2 dan ta opcin de iniciar con esta rea un nuevo prrafo, separado del anterior por punto, o continuar la descripcin en el mismo, separndola entonces del rea anterior por punto, espacio, guin largo, espacio. Ix>s elementos de la descripcin fsica son la paginacin o nmero de volmenes, las ilustraciones y el tamao. La extensin se separa de la ilustracin por espacio, dos puntos, espacio, mientras que sta se separa de la dimensin por espacio, punto y coma, espacio (1.5AI). Dentro del rea de la descripcin fsica es raro el uso de corchetes, pues se recordar (ver cuadro p. 108) que la obra en su totalidad es la fuente para esos datos. NUMERO DE VOLMENES o PAGINACIN. Para cada pieza que se catalogue se dar, en nmeros arbigos, la cantidad de pginas, hojas o columnas, segn las caractersticas de la obra. Se tendr en cuenta la ltima numerada. El nmero estar acompaado de la abreviatura o palabra correspondiente 12.5B1 y 2.5B2): w i i . 620 p. 134 h. 1210 columnas 118 , ( . ( ( (
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Si el libro tiene algunas pginas u hojas no numeradas, pero las mismas no constituyen una parte sustancial de la obra, no deben mencionarse. Si la parte no numerada es considerable, o la obra est sin paginar en su totalidad, se dar un nmero estimado, precedido de la abreviatura ca., que corresponde a la expresin latina circa, es decir cerca de- Otra posibilidad es dar el nmero exacto de pginas entre corchetes (2.5B3): ca. 500 p. xi, ca. 200 p. xv. 223. 42 p. IW7J p. [65] h, [22]. 253 p . Si la paginacin del trabajo es parcial, pues forma parte de otro, como ocurre frecuentemente con las separatas, se deber consignar en primer lugar la abreviatura, y despus la numeracin de la primera y la ltima pginas (2.5B6): p. 323-350 h. 48-61

Los casos de libros con paginaciones complejas se pueden resolver dando el nmero de pginas u hojas, seguido de la expresin en varias paginaciones o en varias foliaturas (2.5B8): 320 p. en varias paginaciones 147 h. en varias foliaturas

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Otra posibilidad es la siguiente: 5. 6. 2. 22, 37. 5 [77] p. en la que se anotan las cantidades en el orden en que se presentan, y se agrega al final el total entre corchetes. Finalmente, se puede describir fsicamente la pieza de una manera ms sencilla: 1 v. (paginacin variada) Cuando se trata de obras publicadas en ms de un volumen, se pondr en el lugar correspondiente el nmero total de piezas (2.5BI7): 7 v. Si la obra ha sido dividida por su autor en varios tomos y stos son presentados por el editor en una cantidad diferente de la de los volmenes. 119

se deben consignar los dos dalos: primero las unidades de la obra, despus las unidades fsicas (2.5BI9): 8 v. en 5 3 v. en 5 II USTRACIONES. Si un libro tiene ilustraciones que se pueden considerar significativas, de uno o varios tipos, se consignarn con los trminos correspondientes o sus abreviaturas, las cuides figuran en el Apndice de las AACR2. Los trminos indicados son; tablas, escudos de armas, facsmiles, figuras, cuadros genealgicos, mapas, msica, planos, retratos, mode los. Cualquier otro tipo de ilustraciones se indicara como il.. lo mismo que las obras ilustradas con tipos variados, con ilustraciones de menor importancia o que no es necesario destacar (2.5CI y 2.5C2): 110 p. : il. 97 p. : mapas, planos Si las ilustraciones se presentan en dos o ms colores se indica: il. col. il. (algunas col.) mapas (algunos col.) Si aparecen numeradas, o la obra incluye un ndice de ilustraciones numeradas, se especificar el nmero; de lo contrario no se indica (2.5C4): 27 a.
TAMAO. El tercer elemento de la descripcin fsica es el tamao, que en el caso de los libros se da en centmetros y en forma aproximada, teniendo en cuenta la altura de los mismos (2.5D1 >:

REA DE LA SERIE. Los elementos de esta rea son: titulo propiamente dicho de la serie, que puede ir acompaado de ttulo paralelo u otra informacin, y nmero de la serie. En muchos casos las series tienen subseries, las cuales, a su vez. pueden estar o no numeradas. Estos datos tambin se consignan. El rea se separa de la anterior por punto, espacio, guin largo, espacio. y todos los datos de la serie se encierran entre parntesis. El ttulo propiamente dicho se separa de los otros, como se indic anteriormente al tratar el rea de ttulo. El nmero de la serie se separa del dato que lo precede por espacio, punto y coma, espacio. TTULO DE LA SERIE. El titulo de la serie se separar del nmero correspondiente, si lo hay. por espacio, punto y coma, espacio (1.6AI y 2.6A1). Es necesario recordar aqu que toda la publicacin se convierte en fuente primaria para proveer los datos relativos a la serie. Se recomienda al catalogador poner especial cuidado en esto, pues los datos de la serie pueden figurar en los ms diversos lugares, y no estn siempre juntos. Si en la obra aparece el ttulo de la serie bajo distintas formas, se debe usar aqulla que permita identificarla mejor y ms brevemente (I.6B21. Toda otra informacin referente al titulo slo se dar si es muy significativa (I.6DI): (Ayer, hoy, siempre) En preliminares: Coleccin "Ayer. hoy. siempre". libros de amena espiritualidad (La historia popular ; 93) En preliminares: La historia popular: vida y milagros de nuestro pueblo. En el lomo: 93 (Documentation et information) En cabecera de portada: Documentation et information. Collection dirige par Paul Poindron (Compendios Nova de iniciacin cultural ; I) En preliminares: Compendios Nova de iniciacin cultural I NMERO DE LA SERIE. El nmero de la serie se consigna en arbigos, usando la abreviatura del trmino que lo acompaa en la fuente de informacin (I.6GI): v. 3 no. 7 I Si la obra que se cataloga est publicada en varios volmenes, y por consiguiente ocupa varios nmeros de la serie, se darn el primero y el ltimo separados por guin, si son correlativos, o se consignarn todos si son salteados (1.6G2): 12!

20 cm 21 cm

para un libro que mide 20 cm de alto para un libro que mide 20,1 hasta 20.9 cm

Si el ancho del libro es mayor que la altura, o menor que la mitad de la misma, es decir si la pieza tiene un formato poco comn, se darn las dos medidas -primero la altura y luego el ancho- como se indica a continuacin (2.5D2): 18 x 7 cm 18 x 25 cm En el caso de obras en varios volmenes, si stos varan de tamao, se tendr en cuenta dicha variacin. Si es menor de 2 cm se da la altura mayoi solamente; si es mayor, se darn las alturas extremas (2.5D3) 19-23 cm 120

(Clasicos disidanos ; 4, 6, 8. 10. 13, 16, 19. 22) Edicin del Quijote, en 7 volmenes discontinuos (Coleccin Universal ; 41-42) Edicin de la Historia de los musulmanes de Espaa, de R. Dozy, en 2 volmenes c o n t i n u a SUBSERIE. Si una obra tiene serie y subserie, lo que ocurre con mucha frecuencia, se darn primero los datos correspondientes a la serie y luego los de la subserie. Con respecto al nmero, habr que deteimin.n u ste corresponde a la primera o a la segunda, o si ambas son numeradas 11 ,6H I y I.6H2). En los ejemplos se indica la solucin para cada caso, con la puntuacin que corresponde: (Biblioteca romnica hispnica ; I. Tratados y monografas) (Biblioteca de cultura social ; 41. Seccin VIH. Ensayos e interpretaciones i REA Dfc LAS NOTAS Las notas se escriben una a continuacin de la otra, separadas por punto, espacio, guin largo, espacio, o escribiendo cada una en un prrafo diferente, caso en el cual cada una terminar con un punto. El catalogador puede tomar los datos para redactar las notas de cualquier fucnie. dentro o fuera de la obra. Si transcribe textualmente la informacin tomada de una fuente no primaria, deber hacerlo entre comillas e indicar de dnde procede. Cuando el catalogador redacte las olas debe hacerlo en forma breve, clara y dentro de los usos gramaticales corrientes en lengua espaola. Algunas notas van precedidas por una palabra o frase introductoria, que anuncia el tipo de informacin que la acompaa, y ayuda a presentar los datos con claridad y concisin. Las olas complementan la descripcin y se refieren a los elementos de las distnlas areas, aportando informacin significativa, que por distintas razones no ha podido darse en las reas respectivas. Por este motivo debern ordenarse de la misma manera en que esos elementos se ordenan en la descripcin (I.7A y 1.7B): Drama en 3 actos adecuado a la representacin por parte de los escolares. Adaptacin de la novela de igual ttulo. Ttulo de la cubierta: Edicin preliminar : Buenos Aires. Instituto Bibliotecologico, 1947. Distribuida en Buenos Aires por el Fondo Nacional de las Artes. 122

Edicin limitada para biblifilos. Ejemplares numerados y firmados. Bibliografa: p. 801-8(13 Contenido: Prez Zelaschi. A.L. Las seales. Alias el Gringo Walsh, R. En defensa propia Las tres noches de Isaas Bloom O'Neill. A. La grieta. La resurreccin de la tos. REA DEL NMERO NORMALIZADO Y DE LA DISPONIBILIDAD. Esta rea SC coloca a continuacin de la de las notas, y se separa de ellas por punto, espacio, guin largo, espacio. La alternativa que da el cdigo es iniciar con ella un prrafo aparte. El nmero se separa de los datos de disponibilidad por espacio, dos puntos, espacio. LOS datos a incluir en esta rea pueden tomarse de cualquier fuente, y por lo tanto nunca se darn entre corchetes (I.8A). Se pone en primer lugar la abreviatura ISBN. que significa International Standard took Number.* Luego se transcribe el nmero que corresponde tal como aparece en la fuente, y a continuacin, entre parntesis, toda otra especificacin que sirva para identificarlo mejor. Al final se consigna el precio: ISBN 84-253-0642-6 (rstica) : $ 23.380

Lecturas sugeridas
miMU-M IAS i-ntre In lo. v tu 2a. ediciones de tus RfglaS de ciitttlozacin angtoamencaniif. Mxico, Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, 1978? Tonudo del Library of Congrc Cataloging Service Bulletin, v. 2, p. $-29. 197X. HUNTER, i i VM.::: an introduction to the second edition of Anglic American iutui<<\'iny rule*. London. C Binglcy. 1979. HMONTON, ' " introduction to \.\c.v2. (Library re\ources and technical lervices. v. 23. no.
3. p. 2I-J9. 1979,

El I U U inunwitf lfMBJOl wnurtuudo pui Itomo ei un numeiu UMIJU mtemciO"olmn*. qu no *t i(|t< t<ue c .<*wW Hdi l - Sr uiih/H ptnfaicnlaincrUi pmv Widadw comerci-le v ptntlt locollnr una i*ro -m

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123

CAPTULO 7

Clasificacin
por Susana Soto

Generalidades
La clasificacin es la lcnica que el bibliotecario utiliza para organizar los materiales de su biblioteca de acuerdo con el tema que stos tratan. A su vez. interpretando la tcnica clasifcatoria, el usuario tendr acceso a esos mismos malcrales cuando inicie su bsqueda a partir de un tema en particular y no a partir del autor o del ttulo de una obra. En ciertos casos el instrumento que se utiliza para clasificar tambin se llama dosificacin. Esta contusin lingstica contribuye a ciea ambigedad en la definicin del concepto de clasificacin. Es necesario dejar en claro que ante todo la "clasificacin" es una tcnica que permite el acceso a los materiales de una biblioteca a partir de un tema determinado. Al aplicar esta tcnica se pueden utilizar instrumentos que, simplificando, se agruparn en sistemas de clasificacin y islas de encabezamientos, cuyas caractersticas se exponen u continuacin. Los sistemas de clasificacin y las listas'de encabezamientos difieren en el lenguaje que utilizan: los primeros tienen un lenguaje simblico al que se llama notacin, y los segundos se basan en el lenguaje natural normalizado. Los sistemas de clasificacin se aplican en una biblioteca tanto para obtener un orden fsico como intelectual de los materiales. Sirven para ordenar de acuerdo con su tema tanto los libros en los estantes, como los asientos bibliogrficos que describen esos libros en un catlogo sistemtico de materia. En cambio las listas de encabezamientos slo se aplican para redactar catlogos alfabticos de materia, o sea que slo sirven para proporcionar un orden intelectual de la coleccin. Ambos -los sistemas de clasificacin y las listas de encabezamientospueden ser generales o especializados, de acuerdo con el campo que cubren. Son generales cuando abarcan todas las ramas del saber; son especializados cuando solamente se ocupan de un grupo de disciplinas, de una disciplina o hasta de un tema muy restringido dentro de una disciplina. 125

En este MANUAL slo se har referencia a sistemas de clasificacin y listas de encabezamientos generales, pero los sistemas de clasificacin que se explicaran proporcionan la doble posibilidad de ser aplicados para ordenar fsicamente una coleccin o para compilar un catlogo sistemtico de materia. Los sistemas de clasificacin no son exclusivos de la bibliotecologa; los hay tambin en las ciencias naturales, la lingstica y la propia filosofa entre otras disciplinas. Pero los sistemas que el bibliotecario aplica tienen un objetivo caracterstico y propio: ayudar a localizar informacin dentro de un sistema dado. Constan de tres elementos distintivos: el esquema, la notacin y el ndice alfabtico. El esquema proporciona una secuencia sistemtica de los conocimientos que organiza el sistema de clasificacin; la notacin es el sistema de smbolos -dgitos, alfabticos o alguna combinacin de ambos- que mecaniza el orden del esquema: y el ndice alfabtico es la clave para localizar en el esquema un tema dado. lx>s sistemas de clasificacin con esos tres elementos son los que comnmente se denominan clasificaciones, confundindose as la tcnica y el instrumento para aplicarla. Sin embargo existe toda una variedad de formas de clasificar, que en vez de utilizar is/emoj utilizan el lenguaje natural. De todas ellas aqu se hace referencia a una: las lisias de encabezamientos, que constan de epgrafes en simple orden alfabtico. Esos epgrafes, encabezando las fichas secundaras de materia, sirven para constituir un catlogo alfabtico de materia. En ese catlogo, lo mismo que en el sistemtico, se organiza la coleccin de la biblioteca por temas, y tambin, en consecuencia, se realiza la bsqueda por temas.

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Pasos fundamentales en la tarea de clasificar


El bibliotecario, al clasificar un material, debe seguir ciertos pasos que son comunes a cualquier clasificacin que utilice. Ante todo debe enterarse del contenido de la obra a clasificar y determinar con claridad de qu tema trata. Esto no significa leer cada publicacin de la primera a la ltima pgina. La calidad de la tarca clasificatoria depende siempre de la habilidad del bibliotecario para instruirse rpidamente sobre cuanto tema aparezca representado en su coleccin. En el caso de libros, la lectura del prlogo, de sus ndices y de los comentarios en la contratapa o en las solapas, puede ser suficiente. En cambio, cuando se trata de artculos de publicaciones peridicas, informes y aun de materiales especiales, se impone generalmente una "lectura" ms minuciosa. Una vez establecido el tema de la obra, el bibliotecario pasara a locali/ 126
(

zarlo en la clasificacin que utiliza, y para eso deber interpretar el tema de la obra en los trminos de esa clasificacin. Tiene que conformar el tratamiento del tema en la obra con el tratamiento del mismo en la clasificacin que est aplicando en su biblioteca. Por ejemplo: actualmente la Psicologa y la Psiquiatra son disciplinas muy relacionadas entre s, pero en la Clasificacin Decimal Universal (CDU) -concebida a principios de este siglo- la Psicologa aparece como una rama de la Filosofa (Clase 1) y la Psiquiatra dentro de la Medicina (Subclase 61). El Psicoanlisis -una tcnica teraputica comn a ambas disciplinas- est en la CDU en 159.964.2 bajo Psicologa; por lo tanto el bibliotecario, al clasificar obras sobre Psicoanlisis con la CDU. deber ubicarlas siempre en Psicologa, y no podr hacerlo en Psiquiatra, por muy relacionadas que estn con esta ltima. Se pueden presentar casos semejantes tambin con una lista de encabezamientos. Si en la Lisia de Encabezamientos de Carmen Rovira el bibliotecario busca el epgrafe "Misterios de Eleusis", no lo hallar: si busca la forma invertida ELEUSIS. MISTERIOS DE. encontrara que lo remite a la forma usada. MISTERIOS ELEUSINOS, pues la lista tiende a evitar epgrafes en forma de frase o de frase invertida, y prefiere epgrafes constituidos por sustantivos solos o sustantivo-adjetivo. Estos primeros pasos son los ms importantes en la tarea de clasificar y a los que ms atencin debe prestar el bibliotecario. La enseanza de la clasificacin centra sus explicaciones en la construccin del nmero clasificatorio o en la asignacin de un epgrafe de materia, porque esto constituye el aspecto de la clasificacin que puede sistematizarse para su enseanza. Sin embargo, la exactitud de cada nmero clasificatorio o de cada epgrafe que el bibliotecario asigne, depende ante todo de la correcta determinacin del tema de la obra a clasificar, y de la interpretacin de ese tema desde la ptica de la clasificacin que utiliza. Es en estos dos primeros pasos donde reside el verdadero arte de clasificar, y el virtuosismo en un arte slo se logra por el propio y constante esfuerzo que se le dedique. El tercer paso fundamental para la correcta aplicacin de una clasificacin es la coherencia en las interpretaciones y decisiones. En mayor o menor medida las clasificaciones proporcionan alternativas o ponen frente a casos en los que se deben explicitar los alcances de un nmero clasificatorio o de un epgrafe de acuerdo con necesidades determinadas. El bibliotecario debe tener especial cuidado en mantener la uniformidad de criterio, aclarando para s mismo, para sus sucesores y a veces hasta para los usuarios, cada una de esas decisiones. Esta situacin es caracterstica. pero no exclusiva, de los sistemas de clasificacin con orden de cita flexible. Los ejemplos se vern cuando se trate el orden de cita de la CDU.

127

if

Los encabezamientos de materia


La Lista de Encabezamientos de Materia, compilada por Carmen Rovira y Jorge Aguayo' r e s p o n d e a las necesidades de bibliotecas generales de lengua espaola, con colecciones tanto p e q u e a s , medianas como grand e s . Su aplicacin resulta ideal en bibliotecas pblicas, complementndose perfectamente con la utilizacin de la Clasificacin Decimal de Dewey para la ubicacin de la coleccin por orden sistemtico de materia en los estantes.
C A R A C T E R S T I C A S Y F O R M A S D E P R E S E N T A C I N D E L O S E P G R A F E S . L O S epi-

6 Dos epgrafes separados por guin: el primer sustantivo indica el concepto principal y el segundo sustantivo expresa una idea subordinada al primero: a MUJER-DERECHOS (El segundo trmino indica un aspecto del tema expresado en primer lugar).
b FUSION N U C L E A R - B I B U O G R A F I A

(f

ff A.
(

grafes estn redactados segn alguna de las siguientes formas; t Epgrafe solo; siempre se trata de un sustantivo singular o plural:
BIBLIOGRAFA BIOENSAYOS

2 Epgrafe calificado por un adjetivo: CONTRATOS MARTIMOS EDUCACIN RELIGIOSA 3 Epgrafes en forma de frase: combinacin de sustantivos, adjetivos y preposiciones q u e describen un concepto independiente: CONTRATOS DE TRABAJO CONTRATOS DE VENTAS EN ABONOS 4 Epgrafes coordinados: dos sustantivos unidos por conjuncin copulativa que e x p r e s a n conceptos habitualmente relacionados: CIENCIA Y CIVILIZACIN CREENCIA Y DUDA 5 Epgrafes en forma de frase invertida: es el caso de dos sustantivos unidos por preposicin. Destaca la importancia del segundo: POTENCIAL, Teora del Suelen ser e s c a s o s , p u e s generalmente se prefiere la especificacin mediante guin: MUJER-DERECHOS, para indicar " D e r e c h o s de la mujer". ^

(El segundo trmino indica la forma de presentacin de la obra clasificada bajo el primer trmino). C FAUNA DE AGUA DULCE-ARGENTINA (El segundo trmino indica la subdivisin geogrfica en el tratamiento del tema expresado por el primer trmino). d ARQUITECTURA MODERNA-SIGLO XX (El segundo trmino indica la subdivisin cronolgica en el tratamiento del tema e x p r e s a d o por el primer trmino). e BUENOS AIRES-BIBLIOTECAS (El segundo trmino corresponde a la Tabla 1 " L i s t a de subdivisiones bajo los nombres geogrficos"; vase p . 131). L a Lista trae los epgrafes en orden alfabtico "palabra por p a l a b r a " . 3 Bajo cada epgrafe pueden aparecer algunos de los siguientes elementos en este orden: CD indicacin de subdivisin geogrfica; n o t a s explicativas; r e f e r e n c i a s de " v a s e a d e m s " ; (preferencias primera;; referencias segundas. Por ejemplo: R D E N E S R E L I G I O S A S (Subd. g e o g . ) ( s a s e para las o b r a s que tratan principalmente de la expresin externa d e la vida religiosa vista a travs de s u s actividades. Las que tratan sobre el a s p e c t o interior o asctico, es decir, la perfeccin religiosa o los principios de la vida en religin, llevan como epgrafe Vida religiosa) Conventos Ermitaos Frailes C3) Mrtires Monasterios Monasticismo rdenes terceras Santos
I P*- b anlew*.A - t - h M i c c k (whfwm.efHw do macno veMc pa* I*1

I Op Gil.

128

129

Vida religiosa y nombres de rdenes religiosas, ej. Capuchinos (3) x Comunidades religiosas Congregaciones religiosas xx Bienes eclesisticos Clero Frailes (3) Iglesia-Historia Iglesia Catlica-Gobierno Iglesia Catlica-Hisloria Monasterios Monasficismo Vida religiosa (D La indicacin entre parntesis de: "subd. geog." a continuacin del epgrafe, seala que ste puede subdividing segn el alcance geogrfico del tema tratado. La subdivisin geogrfica se har por continentes, pases, ciudades u otras subdivisiones posibles segn resuelva el bibliotecario en vista del material a clasificar. Por ejemplo: OBRA EVANGLICA-AFRICA OBRA EVANGLICA-AMR1CA OBRA EVANGLICA-ARGENTINA OBRA EVANGBL1CA-LMA OBRA EVANGLICA-PARANA (BRASIL) @ Las notas explicativas -tambin entre parntesis- aparecen cuando es necesario definir ms explcitamente los alcances del epgrafe. El bibliotecario debe leerlas cuidadosamente antes de asignar el epgrafe definitivo. Q) Las referencias de "vase adems" estn ordenadas alfabticamente en columnas, y precedidas de la abreviatura va. Las referencias d e "vase adems" indican lemas ms especficos que el expresado en el epgrafe de entrada o temas relacionados con ste, y sirven para orientar tanto al bibliotecario como al usuario en la bsqueda de un tema. A veces, para evitar largas listas de "vase adems", se hace una referencia general, como en el ejemplo en el cual los va terminan remitiendo a nombres de las rdenes religiosas, y se evita as mencionar a cada una en particular. Estas referencias de "vase adems" son las fichas de llamada (v.p. 82 en el catlogo alfabtico de materia). Las referencias primeras identificadas por una "x"' minscula son los epgrafes sinnimos del epgrafe entrado. En el catlogo alfabtico de materia las referencias primeras son las fichas de referencia de materia ( (

Las referencias segundas identificadas por dos " x x " minsculas indican los epgrafes ms amplios que el epgrafe entrado, y bajo los cuales este epgrafe figura como un "vase adems". Por ejemplo: BIENES ECLESISTICOS (Subdivisin geogrfica) va ORDENES RELIGIOSAS

Estas referencias segundas son un control para el bibliotecario, al trabar los encabezamientos de materia. A continuacin del listado alfabtico de epgrafes hay tres tablas de subdivisiones. Esas tablas se ordenaron aparte para evitar repeticiones constantes de subdivisiones comunes a muchos epgrafes. TABLA I, LISTA DE SUBDIVISIONES BAJO LOS NOMBRES GEOGRFICOS. La Lista no incluye exhaustivamente todos los nombres geogrficos posibles; slo estn como epgrafes los nombres de pases y continentes que aparecen con frecuencia en bibliotecas de habla hispana. Por ejemplo: ARGENTINA ESPAA MEXICO pero no "Asia" o "Etiopa"

La Lista tampoco incluye nombres de provincias, ciudades o localidades menores, y solamente algunas divisiones fisiogeogrficas como por ejemplo: ANDES REGIONES POLARES El bibliotecario deber incluir como epgrafes aquellos nombres geogrficos que necesite asignar en la coleccin con la que trabaje. Los nombres geogrficos de pases y continentes incluidos en la Lista, traen solamente las subdivisiones cronolgicas correspondientes a perodos histricos.
Por ejemplo: ARGENTINA-HISTORIA

ARGENTTNA-HISTORIA-Hasta 1810 ARGENTINA-HISTORIA-I515-I535 ARGENTINA-HISTORIA-1535-I617 ARGENTINA-HISTORIA-1617-1776 etc. Tambin aqu el bibliotecario puede verse en la necesidad de incluir subdivisiones cronolgicas ms detalladas, segn la extensin de su coleccin.

(v.p. 81).

131

1 (
En cuanto u las dems subdivisiones posibles bajo nombres geogrficos, estn ordenadas alfabticamente en la Tabla I. Cada subdivisin aparece marcada con uno, dos o tres astericos:
-BIBLIOTECAS*

es una subdivisin posible bajo nombres de ciudades nicamente (1 asterisco).

TABLA 3. LISTA DE SUBDIVISIONES COMUNES. Estas subdivisiones pueden aplicarse a cualquier epgrafe de la lista cuando no hay indicacin en contrario, pues de hecho slo se pueden subordinar a ciertos temas o cuando se indica entre parntesis: "bajo cualquier asunto".

Por ej.:

BUENOS AIRES-BIBUOTECAS

( (

-CIVILIZACIN** es una subdivisin posible bajo nombres de continentes, pases y estados (2 asteriscos).
Por ej.: ASIA-CIVILIZACION PER-CIVILIZACIN SOCIALES*** /

Por ejemplo: -ABASTECIMIENTO siempre va a estar especificando bienes de consumo. -ANUARIOS (Bajo cualquier asunto) es una subdivisin de forma que puede usarse con cualquier tema. En cambio otras subdivisiones se pueden aplicar slo a determinados epgrafes, si asi se indica entre parntesis. Por ejemplo: MAGIA-MXICO -MAGIA (Bajo pueblos indios)

-CONDICIONES

es una subdivisin posible bajo nombres de pases, estados, ciudades, etc. (3 asteriscos).

r
(

Por ej.:

A ROEN TI NA-CONDICIN ES SOCIALES BUENOS AIRES-CONDICIONES SOCIALES JUJUY-COND1CIONES SOCIALES

o sea: \/TR-\S MAGIA


t

TABLA 2. USTA DE SUBDIVISIONES BAJO LOS NOMBRES DE LENGUAS- Estas subdivisiones pueden utilizarse para especificar bajo nombres de lenguas cuando la extensin de la coleccin as lo exija. La Lista tampoco incluye exhaustivamente los nombres de lenguas como epgrafes. Puede suceder que alguna lengua no aparezca en la lista por ejemplo: "Polaco", en cuyo caso el bibliotecario deber incluir el epgrafe correspondiente. A continuacin del nombre de la lengua se puede utilizar cualquier subdivisin de la Tabla 2. pero se debe prestar atencin a las notas explicativas que limitan el uso de ciertas subdivisiones a algunas lenguas. Por ej.: -SINTAXIS es una subdivisin aplicable a cualquier lengua. ESPAOL-SINTAXIS FRANCS-SINTAXIS pero:
-AMERICANISMOS

si se trata de obras especficamente sobre la magia en estos pueblos.

MAYAS-MAGIA pero: MAGIA-GUATEMALA


>

si se trata de obras sobre las prcticas mgicas en estos pases.

c
MAGIA-MXICO

y
es una subdivisin que segn la nota explicativa se usa para el ingls y el francs hablados en EE.UU., Canad y otros pases colonizados, de habla inglesa. TRABAZN DE LOS ENCABEZAMIENTOS. Aunque el bibliotecario puede utilizar un ejemplar de la lista de encabezamientos e ir marcando en ste los epgrafes ya asignados, es aconsejable volcar los epgrafes en fichas de tamao universal, a medida que se les utiliza por primera vez. As e! bibliotecario tendr su propia lista de encabezamientos, trabada segn haya ido evolucionando su coleccin. Esa lista de encabezamientos volcada en fichas, no debe confundirse con el catlogo alfabtico de materia para el pblico. Se procede de la siguiente manera: El primer epgrafe asignado es: MITOLOGA; vuelca en una ficha todo lo consignado bajo ste en la lista.

CANAD-AMERICANISMOS GUYANA-AMERICANISMOS pero:


AMERICANISMOS

se sobrentiende, americanismos del espaol.

132

133

Redacta una ficha por cada referencia segunda y anota MITOLOGA en los wr: MITOLOGA v a (*) x xx Mitos Arqueologa.-Dios.-Dioses.-Folklore roes.-Leyendas.-Religin.Religiones.

A3QUS)L0GIA v a MITOLOCIA

DIOS va

MITOLOGA

FOLKLORE va MITOLOGA

O
(*) Los "vase adems" se van anotando a medida que los lemas ms especficos estn representados en el catlogo alfabtico de materia. Como MITOLOGA es e! primer epgrafe, ningn "vase adems" est usado. Inmediatamente redacta una ficha de referencia de acuerdo con la referencia primera. Mitos, para su catlogo interno y la duplica para el catalogo alfabtico de materia: El segundo epgrafe asignado es DIOS; ya tiene la ficha abierta y ahora se completa:

Mitos vase

DIOS va xx

MITOLOGA Creacin.-Cristianismo.-Desmo.Filosofa.- Metafsica.- Religin.T e s m o . - T e o l o g a . - T e o l o g a dogmtica, Teologa n a t u r a l . - Trinidad.

MITOLOGA

134

135

Como uno de los "vase adems" bajo Dios ya est asignado, redacta una ficha de llamada para el catlogo alfabtico de materia:

El tercer epgrafe asignado es asiento de la lista:

ANIMALES

FABULOSOS; vuelca en una ficha el

DIOS

vase adens
MITOLOGA

ANIMALES FABULOSOS va

x xx

Animales i m a g i n a r i o s Animales m t i c o s Animales en e l f o l k l o r e . - D r a g o n e s Mitologa.

No hay ninguna referencia primera; por lo tanto no tiene que redactar ninguna ficha de referencia. Por ltimo redacta una ficha por cada referencia segunda y anota DIOS en los "vase adems": Ningn "vase adems" est asignado todava. Por lo tanto pasa a redactar las fichas de referencia correspondientes a las referencias primeras y las duplica para el catlogo alfabtico de materia.

CREACIOM *B DIOS

CRISTIAHISK * DIOS

Animales i m a g i n a r i o s
DEISHO v DIOS

vase ANIMALES FABULOSOS

136

137

y luego redacta la ficha de llamada para el catlogo all abtico de materia;

Animales m t i c o s vase MITOLOGA ANIMALES FABULOSOS v a s e ademas ANIMALES FABULOSOS

Vuelve a redactar una ficha para cada referencia segunda indicando ANI MALES FABULOSOS en los va, pero esta vez una referencia segunda, MITOLOGA, ya ha sido usada. Por lo lano procede as: en la ficha ya abierta de MITOLOGA agrega entre los va, ANIMALES FABIHOSOS

Y asi contina la trabazn, a medida que se van asignando los epgrafes. ACTUALIZACIN DE LA LISTA DE ENCABEZAMIENTOS. La lisia de Rovira tiene solamente dos suplementos: uno de 1969 y otro de 1970. compilados por Emma Linares. Sin embargo, la intercalacin en el orden alfabtico de nuevos epgrafes redactados por el propio bibliotecario, no presenta inconvenientes. ste puede mantener la Lista actualizada por s mismo, a medida que avanza su coleccin. La redaccin de nuevos epgrafes debe ser coherente con el estilo de la lista, y para mantener esa coherencia el bibliotecario deber atenerse a las normas para la redaccin de epgrafes, sistematizadas por Carmen Rovira en su obra sobre los epgrafes en el catlogo diccionario. 5

MITOLOGA va ANIMALES FABULOSOS

x xx

Mitos Arqueologa.- Dios.- Dioses.- Folklore.Hroes.- Leyendas.- Religion.-Religiones,

i M U . , c *H tftgmft, r* W r > M l w Srrkmmta, op. efe

138

139

Los sistemas de clasificacin La Clasificacin Decimal de Dewey (CDD)4


Es una clasificacin genera), o sea que abarca todas las ramas del conocmiento. Fue concebida por su autor para la ordenacin tsica de los libros en los estantes. Sin embargo, en sus cien aos de existencia, evolucion hasta terminar siendo aplicada a la redaccin de bibliografas nacionales y catlogos sistemticos de materia. La bibliografa nacional biitnica (The British National Bibliography) fue la pionera en la utilizacin de la CDD en el campo bibliogrfico. La CDD es un sistema de clasificacin que puede satisfacer las necesidades de bibliotecas generales con colecciones pequeas, medianas o grandes y ofrece la doble posibilidad de ser utilizada tanto para la ordenacin en el estante como en el catlogo de materia. Es una clasificacin originalmente pensada para su uso por bibliotecas norteamericanas, y a pesar de su gran difusin internacional, da una mayor importancia a los temas que aparecen ms frecuentemente en las colecciones norteamericanas. Por ejemplo en 800 Literatura, la primera subdivisin 810 est adjudicada a Literatura norteamericana, precediendo a 820 Literatura inglesa. 1.a ubicacin de la Literatura norteamericana al comienzo de la serie en la Clase 800 se ha hecho exclusivamente para satisfacer las necesidades prcticas de sus principales usuarios, y va en contra de la caracterstica de divisin "lengua" utilizada en el resto de la serie 820/890.
CARACTERSTICAS PRINCIPALES DE LA CDD.

I (
, ,

000 100 200 300 400 500 600 700 800 900

Generalidades Filosofa Religin Ciencias Sociales Lengua Ciencias Puras Tecnologa o Ciencias Aplicadas Artes Literatura Geografa General e Historia

f <

ZXesquema presenta una organizacin jerrquica del conocimiento, que va de los conceptos ms generales a los ms especficos. Por ejemplo: Ciencias Puras Matemticas lgebra Filosofa Metafsica Ontologa

( i

Pero la estructura jerrquica suele truncarse pasado el tercer nivel de subdivisiones, pues las necesidades prcticas se imponen siempre a las exigencias tericas. Esa distribucin jerrquica se basa en una organizacin del conocimiento hecha a partir de grandes disciplinas: FlLOSOFlA-RELlGlNXlENClAS SOCIALES-LENGUA-CIENOAS PURAS-TECNOLOGA BELLAS ARTES -LITERATUR A-GEOGRAFlA-HJSTORJA. El desarrollo completo del esquema est en el segundo volumen y se complementa con las Tablas Auxiliares del primero. Las diez clases principales son:
4 S c H referencia etdtMiv.mraie i . l o adicin. O, tk.

Las tablas auxiliares son la sntesis de los conceptos comunes a la mayora de las divisiones del esquema. los cuales, al reunirse aparte, ahorran repeticiones constantes de esos conceptos en el esquema y smbolos en la notacin. La edicin 18a. comprende siete tablas auxiliares. La Tabla l para Subdivisiones de Forma y la Tabla 2 para Subdivisiones Geogrficas ya estaban incluidas en ediciones anteriores. Las cinco tablas restantes aparecieron por primera vez en esta edicin. La Tabla 3 es de subdivisiones para Literaturas, aplicables solamente del 810 al 890, y la Tabla 4 es de Subdivisiones para Lenguas, aplicables solamente del 420 al 490. La Tabla 5: Subdivisiones por grupos raciales, tnicos y nacionales. La Tabla 6: Subdivisiones por Lengua y la Tabla 7: Subdivisiones por Personas, pueden aplicarse nicamente cuando el esquema asi lo indica. El sistema de nolacU'm ha dado el nombre a esta clasificacin y ha sido uno de los descubrimientos de mayor xito en el campo de la bibliotecologa. Cuando Melvil Dewey ide el sistema de notacin para su clasificacin, inici la clasificacin bibliogrfica moderna, pues la independiz de las clasificaciones filosficas y adems resolvi el problema de la ubicacin fija de los libros en los estanles. encontrando la forma de mantener el orden de la coleccin con ubicaciones relativas. La notacin de la CDD utiliza con exclusividad dgitos de 0 a 9 ordenados decimalmente. Se utiliza una progresin decimal, porque as cada dgito es divisible entre 10 hasta el infinito, y esto asegura cierta flexibilidad para intercalar subdivisiones nuevas sin necesidad de alterar todo el esquema. Por lo tanto las 10 Clases Principales son a su vez cada una divisible entre diez. Por ejemplo: 510 520 530 540 550 560 570 580 590 Matemticas Astronoma Fsica Qumica Ciencias de la Tierra Paleontologa Ciencias de la vida Botnica Zoologa 141

(
140

( Estas divisiones tambin son divisibles entre diez. Por ejemplo: 530 531 532 533 534 536 537 538 539 Fsica se divide en: Mecnica Mecnica de los lquidos Mecnica de los gases Sonido Calor Electricidad Magnetismo Fsica moderna ( f * ( ' ( caso. Por lo tanto, en el ndice relativo se busca bajo FERROCARRILES. All se encuentran tres remisiones principales: FERROCARRILES construccin electrificacin ingeniera Se obtiene: La divisin entre diez puede continuarse basta el infinito, pero por razones prcticas se traa de no sobrepasar las seis subdivisiones sobre un dgito inicial para la ordenacin en el estante, admitindose mayor especificidad para el catlogo sistemtico. El "ndice relativo" fue la segunda innovacin que Melvil Devvey aport a la clasificacin bibliogrfica moderna. La totalidad del tercer volumen est dedicada al ndice alfabtico del esquema. El ndice se denomina "relativo" porque rene, bajo cada concepto, los aspectos de ste tratados en cada disciplina. Por ejemplo:
ORO

estas dos se relacionan con aspectos del lema fuera de la clase Ingeniera por lo tanto es bajo esta remisin que debe buscarse el nmero ms especfico

535 Luz

( FERROCARRILES ingeniera produccin econmica tecnologa , ( 966.703 096.2 691.822 620.18922 549.23 332.452 332.4222 546.656 547.05656 El ndice no da ninguna remisin especifica para "mantenimiento" bajo FERROCARRILES. Hay que elegir entonces un tema ms general que lo incluya y bajo el cual se le ubicar en el esquema, en este caso FERROCARRILES-TECNOLOGA 625.1 Se pasa despus al esquema y se busca bajo 625.1. En primer lugar las notas explicativas no indican buscar en otra parte del esquema; se procede entonces a revisar el desarrollo del 625.1 y bajo 625.17 se encuentra "Mantenimiento y reparaciones". En consecuencia, ste es el nmero clasificatorio que se asigna a la obra. Otras obras a clasificar plantean la necesidad de utilizar alguna tabla auxiliar. Cada vez que se desee utilizar una subdivisin auxiliar deben leerse con cuidado las instrucciones bajo el nmero principal, si las hay. y las instrucciones al comienzo de cada tabla auxiliar. El consejo del editor es no tratar de usar ms de una subdivisin auxiliar a la vez. Ejemplos: 1 ENCICLOPEDIA DE BIBLIOTECOLQGlA El concepto principal es BIBLIOTECOLOCA. y "enciclopedia" constituye una forma de presentacin del documento. Tras la bsqueda en el ndice se localiza: BiBUOTECOLOOtA ENCICLOPEDIA Subd. de forma -03 ( 020 1 nmero clasificatorio j principal 1 nmero f auxiliar clasificatorio

338.476251 625.1

Costa de historia Letras libros Materiales construccin ingeniera Mineraloga Patrn cambio sistema monetario Qumica inorgnica orgnica

t
< (
<

f
( < (

Este ndice no debe confundirse con el ndice alfabtico de materia que tiene que redactarse como complemento del catlogo sistemtico, y que se explica en la p. 158. CMO CLASIFICAR CON CDD. En el primer caso elegido como ejemplo el bibliotecario tiene que clasificar una obra que trata sobre MANTENIMIENTO
DE FERROCARRILES. El concepto principal es FERROCARRILES, mientras

que MANTENIMIENTO es el aspecto particular que se considera en este

142

l
(

143

(
El nmero clasificatorio definitivo se construye adosando el nmero auxiliar al nmero principal: 020.3

i
el cero final del nmero clasificatorio principal se suprime salvo indicacin en contra, y cualquiera que sea el nmero clasificatorio definitivo se coloca un punto despus del tercer dgito. 2 ESCUELAS DE BBLlOTECOLOGA EN LA REPBLICA ARGENTINA El concepto principal es BIBLIOTECOLOGA-ESCUELAS. y "Argentina" es la limitacin geogrfica de este concepto. La bsqueda en el ndice se inicia por BIBLIOTECOLOGIA y se localiza: BBLlOTECOLOGA Escuelas 020.711 nmero clasificatorio principal

( ( ( ( < ( ( ( ( ( ( <

Aclaracin: Para clasificar las literaturas hispanoamericanas se utiliza el mismo desarrollo del 860, anteponindole las iniciales identificatorias del pa'S- segn lo indica la nota explicativa bajo 860 LITERATURA ESPAOLA. Por ejemplo: Teatro espaol Teatro colombiano Teatro chileno 862 C862 Ch862

4 COMUNIDADES LUTERANAS EN LA ARGENTINA Las comunidades, de acuerdo con la caracterstica "religin", se clasifican en 301.452. Bajo 301.4528 Organizaciones religiosas cristianas, el esquema indica que este nmero se especifica adosando los nmeros que siguen al 2 en las divisiones del 21-28 de ta Tabla 7 Personas, y que intercalando un cero se agrega la subdivisin geogrfica. O sea que:

HI esquema indica bajo 020.711 que las subdivisiones geogrficas del 1-9 en la Tabla 2 se aaden a este nmero base. O sea que para completar la especificacin geogrfica se agrega - 8 2 Argentina (subd. auxiliar de lugar) y se obtiene: 020.71182. 3 POESlA PICA ESPAOLA El concepto principal es LITERATURA ESPAOLA, y POESA PICA es el genero literario en particular. Los gneros literarios estn como subdivisiones de forma en la Tabla 3. LITERATURA Espaola POESlA - pica (Subdivisin de forma literaria). El nmero resultante es: 861.03 nmero principal clasificatorio

( ( < ( (
301.4528 nmero clasificatorio principal * 241 luteranos (auxiliar de la Tabla 7) * - 8 2 Argentina (auxiliar de la Tabla 2) nmero resultante: 301.452841082

iintercalado
de lugar

para adosar otra subdivisin auxiliar: la

860 -103

nmero clasificatorio auxiliar tomado de la Tabla 3

I
(< (

se suprimi el " 2 " de la subdivisin de persona por indicacin del esquema. Nota: sta es una de las pocas ocasiones en que se recomienda el uso de dos auxiliares a la vez. Por otra parte, se da el caso de instrucciones especiales para adosar un nmero auxiliar, y esto s es comn en el esquema, y antes de adosar cualquier nmero auxiliar se debe verificar si no hay en el esquema este tipo de instrucciones especiales. La redaccin del ndice alfabtico para el catlogo sisicmco de materia se considerar en comn con la Clasificacin Decimal Universal en: "El ndice Alfabtico del Catlogo Sistemtico de Materia", p. 158. 145

iel cero final del nmero clasificatorio principal se suprime y se


intercala un punto despus del tercer dgito en el nmero resultante.

144

La ordenacin de) catlogo sistemtico de materia segn CDD se trata en ordenacin de catlogos sistemticos, p. 165. ACTU Al JZ ACIN DE LA CDD". La preparacin de cada nueva edicin de la CDD es el resultado del esfuerzo conjunto de la Divisin de Clasificacin Decimal de la Biblioteca del Congreso de Washington, del Comit de Poltica Editorial de la Clasificacin Decimal y de los miembros del Comit de la Forest Press. Se recibe adems el aporte de crticos y expertos de todo el mundo y de los comits especales para la CDD en las Asociaciones de Bibliotecarios del extranjero. El Comit de Poltica Editorial de la CDD se constituy en 1955. Los trea miembros permanentes han sido: la American Library Association (ALA). The Lake Placid Club Education Foundation y la Biblioteca del Congreso de Washington. Hay adems seis miembros nombrados alternativamente por la Fundacin y la ALA, y, desde 1973, la Biblioteca Britnica designa un miembro para representarla en este Comit, l-ds miembros se renen dos veces al ao para acordar el curso de accin que se recomendar al comit editor de la Forest Press. Cada edicin incluye las siguientes clases de cambios; 1 tablas fnix: 2 rubias nuevas: 3 revisiones de fondo tablas ya existentes que se rehacen totalmente, con libre rcubicacin de nmeros ya usados. Por cj.: la seccin 510 Matemtica en la 18a. edicin. tablas hechas para temas que no se contemplaban en el esquema y que, por lo general, tienen que insertarse en las posibles vacantes de la notacin. se aplican para expandir, reducir o corregir temas ya incluidos. En estos casos la reubicacin de los nmeros no es total como en las tablas fnix, y el comit puede vetar alteraciones que supongan actualizaciones drsticas. se realiza para corregir cualquier error en la estructura del esquema. Hay que destacar aqu que la CDD tiene una presentacin impecable, y difcilmente se le encuentra una omisin o un error tipogrfico.

de reclasificaciones, la necesidad de adaptar el sistema a los nuevos desarrollos del conocimiento, determina que el bibliotecario tenga que estar preparado para enfrentar la reclasificacin parcial de su coleccin cada vez que cambie a una nueva edicin. La ventaja de la CDD es que anuncia antes de la publicacin de cada edicin cules son las tablas fnix, y permite planificar la tarea de reclasificacin.

La Clasificacin Decimal Universal (CDU)


La CDU. como su antecesora la Clasificacin Decimal de Dewey. es una clasificacin general que abarca todas las ramas del conocimiento. Pero a diferencia de esta ltima, fue desarrollada para facilitar el control bibliogrfico y la ordenacin sistemtica de catlogos y bibliografas. La CDU es un sistema de clasificacin adecuado para grandes bibliotecas generales, tanto pblicas como acadmicas y para bibliotecas especializadas. El uso de la CDU se difundi rpidamente en Europa, siendo an un sistema de clasificacin frecuente en bibliotecas acadmicas, especializadas y nacionales, con su correspondiente aparicin en las respectivas bibliografas nacionales. Sin embargo, cumpliendo la aspiracin de sus iniciadores al denominarla "universal", su uso se ha extendido por los cinco continentes. Japn es el pas asitico ms activo en su desarrollo y actualizacin, pero el uso de la CDU tambin es significativo en el mundo rabe y en Africa. A pesar de ese uso tan difundido, la universalidad de la CDU debe entenderse desde la visin europea. As como la CDD fue pensada en Estados Unidos, y esto se refleja en el preferente desarrollo de los temas que ms interesan a los usuarios norteamericanos, la CDL fue desarrollada en Europa con una perspectiva netamente occidental. Por supuesto esto no tiene incidencia en el tratamiento de las Ciencias puras o de las Ciencias aplicadas, pero es evidente en las clases de Filosofa, Religin o Derecho. Por ejemplo: la Clase 2 Religin est prcticamente ocupada por el Cristianismo, y en la ltima divisin 29 Religiones no cristianas. Mitologa. Cultos. Religin comparada es posible clasificar en 294 Religiones de la India o en 297 El islam. Mahometismo. I-a estructura bsica del esquema es idntica a la de CDD. Es un esquema jerrquico que parte de una divisin del conocimiento en grandes disciplinas. La nica diferencia importante es que la CDU ha unido las Clases 4 Lengua y 8 Literatura en una sola tabla; la nueva Clase 8 Lingstica. Filologa. Literatura, dejando la Clase 4 vacante para destinarla a otras disciplinas. Por lo dems el esquema no fue alterado, pues esa era la condicin exigida por Dewey cuando autoriz su
CARACTERSTICAS PRINCIPALES DE LA CDL".

4 revisin de rutina:

La produccin de cada edicin de la CDD cuenta con una elaborada organizacin en la que se conjugan democrticamente la opinin de editores y expertos y la formidable experiencia de usuarios tales como la Biblioteca del Congreso de Washington y la bibliografa nacional britnica. A pesar de la tradicional promesa de provocar el menor nmero posible

i Pr amHia.1 nili tiraje ni ititn* c u panituk*' i c * 11 m i n . Ho IIK edition i* the RWCV (Vcuiul Clauficaimn a ptepoted (Sm DIWEV fnicniskBul l<wdnn. The L*er AmwMtow. '*' T ' r i !> MMB. 1 c The Role O the nlitonl poiic) coimnKlee in the development u* the Dewey Itccinul Chvuflcatinr (En: 0p. cii.. p HWji

* S r tbcc ifitMCl tcIuMvuiwnu * lo ). ed ahnrviMb en en.nol op cii.

146

147

desarrollo. As la CDU vino a diferenciarse de la CDD por una mayor especificacin y flexibilidad para clasificar los temas. Desde las primeras ediciones la CDU aisl conceptos comunes y los organiz en dos clases de tablas: las Tablas de Subdivisiones Auxiliares Comunes y las Tablas de Subdivisiones Auxiliares Especiales. Tambin introdujo una serie de signos para identificar esos auxiliares y para relacionar nmeros principales. Son subdivisiones auxiliares porque nunca se usan solas sino adosadas a un nmero principal. Son subdivisiones comunes porque se pueden adosar a cualquier nmero principal de esquema.
TABLAS DE SUBDIVISIONES AUXILIARES COMUNES.

acuerdo con razas y pueblos de la tierra. Como son una combinacin de los auxiliares de lengua y lugar, se identifican por "parntesis igual" ( = . . .) Por ejemplo: Habitantes de Grecia Antigua (=1.38) (38) Grecia Antigua (subdivisin auxiliar de lugar) rabes (=927) =927 rabe (subdivisin auxiliar de lengua) 5 Auxiliares comunes de tiempo Son subdivisiones para especificar cronolgicamente un nmero principal. Se identifican con comillas " . . 6 Auxiliares comunes de punto de vista Son subdivisiones usadas para indicar el enfoque del tema representado por el nmero principal. Se les reconoce por estar precedidas de "punto cero c e r o " .00 Por ejemplo: Punto de vista terico se indica .001 7 Auxiliares comunes de materiales y personas Son subdivisiones usadas para indicar clase de personas o material como aspecto secundario del tema principal. Se identifican por "guin cero tres" - 0 3 Por ejemplo: Cuero (como subdivisin de material) se indica -035.5 TABLAS DE SUBDIVISIONES AUXILIARES ESPECIALES. Son subdivisionesawxiliares porque al igual que las anteriores nunca se usan solas sino adosadas al nmero principal. Son subdivisiones especiales porque slo pueden aplicarse a los sectores del esquema que expresamente se indica en cada caso. Estas subdivisiones especiales sintetizan conceptos comunes dentro de un tema determinado. Por ejemplo: B*lt3
Auxuiares

1 Auxiliares comunes de lengua Son subdivisiones que indican la lengua del documento clasificado. Se introducen precedidas por un signo "igual" = . Por ejemplo: lengua espaola se indica =60 2 Auxiliares comunes de forma Son subdivisiones que indican la forma de presentacin o tratamiento del tema representado por el nmero principal. Se identifican por los parntesis ( ) comenzando siempre por " 0 " . Por ejemplo: directorios se indica (0858.7) 3 Auxiliares comunes de lugar Estas subdivisiones sirven para especificar por lugar geogrfico el concepto representado por el nmero principal. Se identifican por el parntesis ( ). La especificacin por lugar puede hacerse: a considerando las caractersticas fisiogeogrficas, las que estn desarrolladas en la serie (1/2) Por ejemplo: (22) Islas (251) Llanuras b considerando la organizacin poltico-administrativa. Esto plantea un problema terico de clasificacin: para obtener divisiones de clase es condicin elegir caractersticas permanentes, y las divisiones poltico-administrativas son cambiantes. Pero en la prctica es necesario especificar lugar en razn de la divisin poltica, y la CDU lo resuelve dando dos series consecutivas de divisiones polticas: (3) Lugares del Mundo Antiguo (4/9) Estados del Mundo Moderno Por ejemplo: Grecia Antigua se indica (38) Grecia Moderna se indica (495) 4 Auxiliares comunes de raza y nacin Son subdivisiones que sirven para especificar el nmero principal de 148

especiales de gneros literarios

literatura*' nmero principal

L*gneros literarios nmeros auxiliares especiales

149


Todas las subdivisiones de -I/-9 son aplicables a cualquier literatura desde 82/89. Las subdivisiones especiales pueden identificarse por alguno de los siguientes signos: guin .0 puni cero * apstrofo SIGNOS PARA COMBINAR NMEROS PRINCIPALES1 El signo de adicin + se usa para indicar el tratamiento de dos o ms temas independientes y no consecutivos en el esquema, incluidos en el mismo documento. Por ejemplo: Yacimientos de vdiamantes/ wazabache/ ,diar ( * ( ( ( , Transporte fluvial nmero principal El punto solo ayuda a la lectura Pero a veces el punto s tiene valor notacional, y es cuando introduce un auxiliar de punto de vista o un auxiliar especial. Por ejemplo: 656.62l08 Servicio de socorro de accidentes nmero auxiliar especial El punto sirve para identificar la subdivisin especial

La CDU identifica con signos de notacin todas las subdivisiones comunes y especiales y las relaciones entre nmeros principales (vase p. 148). Por ltimo, en ciertos casos es posible la especificacin del nmero clasificatorio recurriendo a palabras o cifras para indicar nmeros de orden. Por ejemplo: Biografa de Jorge Luis Borges se indica 92 BORGES. Jorge Luis

553.81 + 553.95-J
2 El signo de extensin / se usa para indicar el tratamiento de dos o ms temas independientes y consecutivos en el esquema, incluidos en el mismo documento. Por ejemplo; Fsica y Qumica

( ( . ( Ruta Nacional Nro. 1 de la Repblica Argentina se indica 625.711. l(82)Nro.l Cuando el sistema de notacin utiliza diversos juegos de signos, como en este caso, existe un orden de precedencia entre ellos. Este orden se ver ms adelante al considerar el orden de cita de la CDU y luego en Ordenacin del catlogo sistemtico de materia. El ndice alfabtico de la edicin abreviada es relativo, pero no es un ndice exhaustivo, pues los ndices ms detallados estn al final de cada tabla de la edicin completa. Este ndice alfabtico es el nico ndice general de todo el esquema y por eso es necesario utilizarlo como punto de partida, aun cuando se trabaje con la edicin completa. COMO CLASIFICAR CON CDU. El bibliotecario tiene que clasificar un documento sobre ADMINISTRACIN DEL EJRCITO. EJRCITO concepto principal * ADMINISTRACIN - * aspecto especial Si el bibliotecario comienza su bsqueda en el ndice alfabtico por Administracin, no encontrar ninguna referencia til, dado que Administracin es una materia en s misma, y como tal la trata la CDU en 658 Organizacin de Empresas. En la divisin del 658 slo es administracin aplicada a la empresa. Cuando el tema "Administracin" se aplica a algn otro -como en este caso EJERCITO- es bajo ste directamente que debe buscarse en el ndice alfabtico. El ndice alfabtico indica especficamente bajo EJRCITO:

U-53 / 54-I
3 El signo de relacin, los dos puntos :,. La CDU no permite especificar clases de relaciones, por ejemplo: comparacin, influencia, etc., y por lo tanto toda relacin entre temas principales tiene que indicarse con este nico signo. A pesar de la vaguedad y amplitud de su uso, el signo de relacin permite establecer extensas series de relaciones que son el recurso prctico para clasificar temas con uto grado de exactitud. El sistema de notacin es ms complicado que en la CDD. La base de la notacin son los dgitos de 0 a 9 en progresin decimal. Cada tres dgitos aparece un punto, sin valor notacional en estos casos, pues solo ayuda a la lectura del nmero clasificatorio. Por ejemplo:

331.152.2 546.833 621.7 150

1
( <

EJRCITO - administracin 355.6

151

l
( El paso siguiente es localizar en el esquema 355.6 El esquema indica: 356.6 Administracin del ejrcito ( ( ( 3 LAS BIBLIOTECAS ESCOLARES EN ESPAA jBibliotecas escolareS|-|Espaaj concepto principal nmero principal 027.8 aspecto secundario nmero auxiliar: subdivisin comn de lugar (460)

I 356.3
356.64 (debe leerse "vase tambin")

f
( ( (

Siguiendo la instruccin de la flecha, el bibliotecario consulta 356.3 Cuvrw.s y tervicios udnni.siratnos, pero esto es una subdivisin de356 Infantera; o sea que 356.3 es administracin referida al arma de Infantera, y en cambio para Administracin referida a todo el Ejercito corresponde 356.6. En consecuencia ste ser el nmero clasifcatoro elegido. Los ejemplos siguientes muestran cmo usar las subdivisiones auxiliares comunes. I HISTORIA DE LA PSICOLOGA |PsicologiaL - Historia, concepto principal nmero principa] 159.9 aspecto secundario nmero auxiliar: subdivisin comn de forma (09)

I
( (
nmero clasifcatoro

i
4 LIBROS DE ORACIONES EN LENGUA FRANCESA (religin cristiana)

f f
( < ( <

Libros de oracionesi-iFranccsi

I
concepto principal nmero principal 243

^
aspecto secundario nmero auxiliar: subdivisin comn de lengua =40

v 243=40 y

nmero clasifcatoro 2
HISTORIA ARGENTINA

nmero clasifica torio

desde 1810 a 1852 5 COSTUMBRES FUNERARIAS DE LOS ANTIGUOS EGIPCIOS iCostumbres funerarias!-tAntiguos egipcios i

.Historia Argentina! - 11810-1852, concepto principal nmero principal 982 aspecto secundario

<
nmero auxiliar: subdivisin comn de tiempo "181071852"

concepto principal

aspecto secundario

(
{

i.
nmero principal 393.9 y393.9( = L32)y nmero clasifcatoro

1
nmero auxiliar: subdivisin comn de raza ( = 1.32)

vg82"1810V1852'j/ v nmero clasifcatoro 152

(i

153

Nota: para indicar "antiguos egipcios" como subdivisin de raza, el bibliotccario debe seguir las instrucciones precisas de la Tabla de auxiliares comunes de raza y nacin. All encentrar ( = 1.3) Pueblos de determinados pases de la Antigedad <=l.3)=<3) ( de debe leerse "subdivdase como") Esto significa que ( = 1.3) se desarrolla adosndole el mismo desarrollo del (3) Pueblos de la Antigedad. Por lo tanto "antiguos egipcios" se indicar as: ( / ( . < ( ( ( elemental", y luego por ese aspecto en un determinado pais. "Mxico"; en consecuencia el orden de cita ser: EDUCACIN ELE MENTAL MXICO 373.3(72). El orden de cita ideal para todos y cada uno de los usuarios no existe y a veces la eleccin realizada no va a satisfacer a dichos usuarios. La CDU tiene un orden de cita preferido; esto significa que los editores recomiendan un orden de cita, pero de ninguna manera es obligatorio usarlo exactamente. El orden de cita preferido de la CDU es: nmero principal | auxiliares especiales | punto de vista | lugar | tiempo | forma | idioma. Retomando los ejemplos anteriores puede verse cmo se aplica ese orden. I
MANUAL

I f

"\ ( = 1.3) Habitantes*' del Mundo Antiguo !-* (32) Antiguo Egipto (subdivisin auxiliar de lugar)

DE

HISTORIA ARGENTINA

desde 1810 hasta 1852 (Manual.

historia Argentina!-T|I8I0-I852|T

(
6 BIBLIOTECAS MUNICIPALES PARA ADOLESCENTES ,Bibliotecas municipales^-,Adolescentes, concepto principal f

nmero principal

982

T i.

aspecto secundario

T i

nmero auxiliar nmero de forma auxiliar de tiempo (075.8) "1810/1852" v982"18IQyi852"(075.8j/ v nmero clasificatorio

<
t 2 ( (
LAS BIBLIOTECAS

nmero principal nmero auxiliar: subdivisin comn de personas 027.52 -053.6 j)27.52-053.6, nmero clasificatorio

ESCOLARES EN ESPAA entre 1950 y 1959 1950/59 nmero auxiliar de tiempo 195"

[Bibliotecas escolares] -p[Espaaj-p

T
nmero principal 027.8

T
no. aux. lugar (460)

EL ORDEN DE CITA DE LA CDU. El "orden de cita", llamado tambin "orden horizontal". es la sucesin en que se debe indicar cada subdivisin auxiliar y especial, cuando es necesario combinar dos o mas de ellas con un mismo nmero principal. La eleccin del orden de cita es muy importante porque establece qu aspectos estarn reunidos en el catlogo sistemtico de materia o en el estante y cuales quedarn dispersos. Al establecer el orden de cita se evala cules son los aspectos que ms interesan al usuario, por dnde es ms probable que inicie su bsqueda, y estos aspectos se citarn primero. Por ejemplo, el usuario que busca material sobre "Educacin" es probable que primero se interese por un aspecto del sistema educativo. "Educacin < 154
f

v 027.8(460)"l95'y

nmero clasificatorio Ahora bien, puede suceder que las necesidades de la biblioteca o de la obra a clasificar obliguen a cambiar el orden de cita preferido. Esto es perfectamente posible, pero no hay que olvidar lo que se mencion antes 7 sobre la
i vnotp iy

155

necesidad de mantener ia alteracin del orden de cita con coherencia, c indicarla debidamente. Por ejemplo: Si se tienen varias Historias de la Psicologa que cubren diferentes periodos, puede resultar til agruparlas como "historia" primero y subordenarlas por divisin cronolgica, al revs del orden de cita preferido: Historia de la Psicologa 1850-1900 1900-1914 1914-1938 1938-1946 159.9(09)" 1850'1900' 159.9(09)" 1900/1914" 159.9< 09)" 1914/1938" 159.9(09)" 1938/1946" < Les planetas Venus V Mercurio 523.42 523,41

orden de cita: Mercurio/Ven us 523.41/.42

i
< (se omite la repeticin del nmero comn a ambos) El signo de extensin exige por lgica que los nmeros se indiquen siempre en orden creciente; en cambio, con el signo de adicin el orden puede invertirse. Por ejemplo: Ejiciclopedia de peces v reptiles ( (03) 597 598.1

Otro caso puede presentarse al tener que clasificar una Biblia en espaol publicada en Barcelona en el siglo XVII. El orden de cita ms apropiado sera: BIBLIA - espaol - Barcelona - s. xvn nro. lengua lugar tiempo

<

princ.
se cambia el lugar de la subdivisin de lengua, pues se trata de un libro sagrado del que la biblioteca puede tener varias ediciones; el elemento de orden ms importante para su uso es la lengua en que se public. El nmero clasificatorio seria:

c c
< (
f

orden de cita: Peces + Reptiles I Enciclopedia 597+598.1(03) pero es posible hacer una entrada secundaria en el orden inverso para permitir la locali/acin directa de ambos nmeros principales, por ejemplo 598.1 + 597(03) El signo de relacin propiamente dicho, "los dos puntos", plantea mayores complicaciones especialmente cuando los nmeros clasificatorios relacionados son ms de dos. Una solucin posible es hacer una entrada principal con los nmeros en orden creciente y luego entradas secundaras rotando los trminos en el sentido de las agujas del reloj. Por ejemplo: Reguladores de presin de recipientes para gases comprimidos

( 22 = 03 6.0(467.11.2) " 1 6 "


U_Jl_
. " It

< (

tiempo lugar espaol traduccin nmero principal El orden de cita tambin atae a la ordenacin de nmeros principales combinados con signos de relacin. El criterio seguido generalmente es colocarlos en orden creciente, sobre todo en el caso de los signos de extensin y adicin. Por ejemplo: 156 < (

I
*

I
'

4
661.91

621.646.4 621.642.3 entrada principal 62l.642.3:621.646.4:,661.9l entradas secundarias 661.91:621.642.3:021.646.4, 621.646.4:661.91:621.642.3

o sea que el ltimo termino se antepone al primero hasta que cada trmino queda al comienzo, siempre y cuando se siga expresando el mismo tema que en la entrada principal. ACTUALIZACIN DE LA CDU. El sistema de revisin y actualizacin del esquema, es el resultado de la iniciativa de cualquiera de sus usuarios. La 157

( (
implcmeniacin practica de esta forma de actualizacin ha dado como resultado inevitable un tramite burocrtico y lento. Una propuesta de revisin o extensin del esquema puede partir de cualquier interesado, sea un experto en teora de la clasificacin, o no. Las propuestas llegan al Comit Central de Clasificacin de la FID (FID/CCC) a travs de los comits paralelos de los centros nacionales de documentacin, correspondientes de la HD. El CCC es la autoridad editorial mxima de la CDU. Cuando el CCC recibe las propuestas, las examina a la luz de toda la estructura del esquema y las ajusta a los principios tericos de clasificacin en los cuales pretende sustentar el desarrollo del esquema. En caso de admitirse la propuesta, sta se publica como NOTA-P. en la lengua original de la misma. Si despus de cuatro meses una determinada NOTA-P no es impugnada y el CCC no recibe ninguna sugerencia de reforma, pasa a ser aprobada en forma definitiva. Se la integra a la nica copia actualizada y al da de la CDU. que el CCC mantiene en sus archivos. Luego aparecer publicada -siempre en su lengua original y sin ndice alfabtico- en las Extensions and Corrections to the UPC. Sin embargo, hasta que una determinada correccin o extensin del esquema aparezca definitivamente integrada a las ediciones oficiales en cada lengua, pueden pasar aos y hasta dcadas. Las ediciones en .cada lengua aparecen con diferente regularidad. En muchas lenguas, por ejenv po el espaol, ni siquiera se ha terminado de publicar la primera edicin completa. A pesar de toda esta complicada y lenta maquinaria editorial, la CDU sobrevive y el esquema, con ms o menos ventajas, es un instrumento til para recuperacin de informacin. ( ( El mtodo ms simple y econmico para mantener al da un ndice alfabtico con estas caractersticas, es la indizacin en cadena, desarrollada por Ranganathan. Las ventajas de la indizacin en cadena son": su sistematicidad, la que asegura coherencia en la redaccin de las entradas y disminuye el riesgo de saltear entradas tiles; su economa, para evitar entradas redundantes o duplicadas al controlar estrictamente el orden de los elementos.

En la indizacin en cadena se procede en la siguiente forma: cada vez que un documento es clasificado, el tema de que trata se define en forma de una cadena que va desde la clase principal al tema especfico, y en la que cada eslabn -en la medida de lo posible- se describe con una sola palabra. Por ejemplo: usando CDU* un documento sobre Anatoma del corazn 611.12. da por resultado la siguiente cadena:

6 61 611 611.1 611.12

Ciencias aplicadas Medicina Anatoma Sistema circulatorio Corazn

Una vez construida la cadena se examina cada eslabn, para determinar si cada trmino es lo suficientemente significativo como para que se busque bajo l. Si es as, se redacta una entrada por cada trmino, comenzando por el ltimo eslabn:

El ndice alfabtico del catlogo sistemtico de materia


Un catlogo sistemtico de materia es realmente efectivo cuando esta complementado por un detallado y actualizado ndice alfabtico de materia. La mayora de los usuarios -tanto lectores como bibliotecarios- inician su bsqueda sobre un determinado tema a partir del lenguaje natural. Por eso recurren a la secuencia alfabtica del ndice, que luego los remitir al smbolo de notacin correspondiente. Este ndice alfabtico del catlogo sistemtico no debe ser una mera copia del ndice alfabtico del esquema. El segundo est pensado para ayudar a los clasificadores y el primero en cambio debe desarrollarse, a medida que la coleccin se extiende, para guiar a los usuarios, que poco o nada conocen del sistema de clasificacin. Es particularmente importante que el bibliotecario no postergue la actualizacin del ndice y. simultneamente con la tarea de clasificar, se deben redactar las entradas correspondientes para el ndice alfabtico. Si no se hace esto, se anula la efectividad de cualquier catlogo sistemtico para recuperar informacin. 158 (

8 m u s . j . - 4 mwlrin mitin* vf bhray fci.nfiroi*.* lh impr. London. Chapona nd Ha. I960 * I 1 T o * \o* ejemph* A> tndrncifl *n cadeiu t hnn IMBMSO de U r i>i. pero d proced.mienta c Hkmtco PWN la cno. o bar* cualquier m u n de tfaitKeM

159

I
La cadena se desarrolla solo hasta donde es necesaria; por ejemplo en el caso de Corazn y Sistema circulatorio es necesario aclarar Anatoma, pues tambin es posible Corazn-ciruga, o Corazn-enfermedades, mientras que en Anatoma aclarar Medicina seria una redundancia. Las entra das, una vez redactadas, se intercalan en orden alfabtico en el ndice. Ahora bien, al construir la cadena, el bibliotecario no debe guiarse ciegamente por los smbolos de la notacin, sino por el encadenamiento de los conceptos, yendo de lo ms general a lo ms especifico. En el ejemplo anterior cada dgito de la notacin corresponda a un eslabn de la cadena, pero esto no siempre es as. Vase el ejemplo siguiente: usando CDU, un documento sobre Aves zancudas 598.3 da la siguiente cadena: Ciencias exactas y naturales Zoologa Zoologa sistemtica Vertebrados \ve. Zancudas se elimina Sauropsidos 598 que no corresponde [a la cadena conceptual ( ( (

Las entradas para el ndice alfabtico son: FOTOGRAFA AREA FOTOGRAFA CIENTFICA FOTOGRAFA APLICADA FOTOGRAFA ARTE 778.35 778.3 778 77 7

i
i (

<

Cuando se han utilizado nmeros auxiliares en combinacin con un nmero principal, la cadena se redacta de la misma manera, pero varan las entradas para el ndice alfabtico. Por ejemplo: usando CDU, un documento sobre Bibliotecas escotares en Espaa 027.8 (460). da la siguiente cadena: 0 02 027 027.8 027.8 (460) Generalidades Bibliotecologa Bibliotecas generales Bibliotecas escolares Espaa

59 592/599 5%
V A ..-*

f
[se debe incluir esta I referencia para S distinguir la Zoologa general de la Sistemtica

En este caso, por Espaa se har una entrada general, que remita al tema especfico que se busque en cada ocasin; de lo contrario el nmero de entradas bajo cada pas sera interminable: ESPAA (subdivisin geogrfica) vase Tema especfico BIBLIOTECAS ESCOLARES BIBLIOTECAS GENERALES BIBLIOTECOLOGlA 027.8 027 02

598.3

Las entradas para el ndice alfabtico sern: ZANCUDAS AVES VERTEBRADOS ZOOLOGA SISTEMTICA ZOOLOGA CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES 598.3 .598.2 596 592/599 59 5

El bibliotecario tampoco debe sujetarse a la terminologa del esquema, sino que tiene que controlar los trminos para usar el menor nmero posible, elegir los ms claros y concisos y actualizar el vocabulario segn las necesidades de sus usuarios. Vase este otro ejemplo: usando CDU, un documento sobre Fatogrufui area 778.35. da la siguiente cadena: 7 77 778 778.3 778.35
Arte <

A medida que el catlogo sistemtico crece, es necesario un menor nmero de entradas por cadena para el ndice, pues ya estn redactadas. Por ejemplo, si hubiera que clasificar una obra sobre Anatoma de las arterias 61I.I3. solamente habra que agregar al ndice alfabtico: ARTERIAS sistema circulatorio anatoma

Fotografa Fotografa aplicada Fotografa cientfica Fotografa area

si se controlan los encabezamientos en el esquema su redaccin, como se ver, es mucho ms complicada

611.13

El resto de la cadena ya est incluido (vase ejemplo en p. 159). La indizacin en cadena ejercita al bibliotecario en la definicin sistemtica del tema de cada documento, entrenndolo para pensar segn el prin-

160

161

(
cipio bsico de lodo sistema de clasificacin: "ir de lo general a lo particular", sin saltear ningn eslabn en las divisiones. As el ndice se conslituye en un instrumento de prueba y critica constante del sistema, pues cada vez que la cadena falla o presenta dificultades para su redaccin, es porque el sistema no se ajusta a los principios tericos proclamados. ( r Fracasos en el tratamiento psicoanaltico Fracasos escolares; diagnstico y tratamiento Framework: a film journal France-Afrique France: aspects ct images Free clinics Los artculos iniciales no se toman en cuenta, ni en espaol ni en ningn otro idioma, para la ordenacin alfabtica. Hay una excepcin: ciertos nombres propios en los que el artculo forma parte integral del nombre. Por ejemplo: Evaluacin de los aprendizajes La evaluacin en la inspeccin de medicamentos Evaluating halfway houses Evaluation de la toxicomanie en cabinet de pratique genrale The evaluation of measures to deal with drug dependence The evaluation of suicidal tendencies An evaluation of the California civil addict program La evolucin del hospital psiquitrico en Estados Unidos Evolucin histrica del hospital psiquitrico en Estados Unidos pero: Ekonomisk revy El Salvador en grficas Elaboracin y existencia de productos lcteos CATLOGO ALFABTICO DE MATERIA. Cuando una biblioteca utiliza, para clasificar, una lista de encabezamientos de materia, el catlogo de materia estar constituido por las fichas secundarias correspondientes en orden alfabtico. En ese caso slo se tienen epgrafes para ordenar. Siguiendo las reglas alfabticas bsicas antes sealadas, se recomienda sistematizar las entradas bajo una misma palabra inicial, en la siguiente forma": Palabra Palabra Palabra Palabra Palabra Ejemplo: PARTCULAS PARTCULAS-DETERMINACIN DE TAMAO sola con subdivisin precedida de guin seguida por una o varias entre parntesis seguida por otras formando una frase invertida formando frase

( (

Ordenacin de catlogos de materia


ALFABTICA. La ordenacin alfabtica que todo lector se preciara de conocer perfectamente, est lejos de ser un simple abecedario cuando se aplica a un catlogo alfabtico. Por eso es necesario que el bibliotecario recurra a algn manual de reglas de alfabetizacin para bibliotecas, o desarrolle sus propias reglas. Las indicaciones para ordenacin alfabtica y los ejemplos que se darn a continuacin siguen los principios establecidos en las Reglas para la ordenacin alfabtica de los catlogos, de la American Library Association. 10 La ordenacin alfabtica, para que realmente sea una ayuda para el usuario, debe ser directa, palabra por palabra, siguiendo el orden alfabtico espaol para las entradas en ese idioma y en los idiomas extranjeros registrados en el catlogo. Por ejemplo:
ORDENACIN

(
( (

Adolescencia c velhice Adolescencia normal Adolescencia: txicos e educaco Adolescencia y cultura en Samoa Adolescent day treatment Adopcin del nuevo sistema de unidades SI Adulteracin del opio con arsnico Advances in biochemical psychopharmacology Aging and mental health Ahuyentar al dragn Las modificaciones en las letras, tales como acentos y signos diacrticos propios de idiomas extranjeros, no se toman en cuenta. Por ejemplo: Made simple books Mae'r sgwar yn wag Magnetism and crystalline materials Los signos de puntuacin que aparezcan en un ttulo o en el nombre de un ente corporativo no se toman en cuenta. Por ejemplo:

11 . o v i a , , c ; A ' * m . y U , u ile ene ahe/-miento. J* mMtr |r tabfaaee. op. en . v. I. p. vi.

163

PARTCULAS (GRAMTICA) PARTCULAS (FSICA NUCLEAR PARTCULAS. ACELERADORES DE PARTCULAS ALFA PARTCULAS BETA CATALOGO DICCIONARIO. Es, como ya se ha dicho, el catlogo que en un solo orden alfabtico rene los de autor, ttulo y materia. Este tipo de catlogo, al alcanzar una extensin considerable, se torna muy difcil de manejar, pues es necesario sistematizar el orden de las entradas, abandonndose indefectiblemente el orden alfabtico puro. Sin embargo, en caso de que el bibliotecario se decida por este catlogo, debe considerar la regla bsica para Orden de tas entradas bajo una misma palabra.11 Cuando los encabezamientos de diferentes clases coinciden se agrupan en: 1 entradas de autores personales, ordenadas alfabticamente por nombre de pila 2 todas las restantes entradas ordenadas alfabticamente palabra por palabra sin considerar la clase de entrada. Ademas, las entradas de materia bajo nombre de autor personal o corporativo -por ejemplo en el caso de las biografas- se ordenan alfabticamente a continuacin de las entradas de autor para ei mismo nombre. Por ejemplo: Crdoba. Alberto Crdoba, Andrs F. Crdoba, Antonio Santa Clara Crdoba, Diego Crdoba, Ernesto Crdoba, Federico de Crdoba. Jernimo Crdoba. Jos Luis de Crdoba M., Edgar Crdoba Palacios. Evaristo CORDOBA Y SALINAS. DIEGO Crdoba Crdoba Crdoba Crdoba (Provincia). (Provincia). (Provincia). (Provincia). Consejo de Educacin Constitucin Direccin Provincial de Minera Legislatura. Cmara de Senadores

CRDOBA CRDOBA CRDOBA CRDOBA

(PROVINCIAl-CONDICIONES ECONMICAS <PROVINC!A>-ESTADfSnCAS i PROVINO A)-GEOGRAFtA (PROVINClA-POBLACIN

Las entradas de materia y ttulo que coinciden se ordenan en una sola secuencia alfabtica: ( Crdoba azul Crdoba colonial y potica CRDOBA iPROVINCU)-CONDICTONES ECONMICAS CRDOBA (PROVINCIA)-ESTADSTICAS Crdoba la llana Crdoba nuestra CRDOBA (PROVTNCIAJ-POBLACIN Otra posibilidad es diferenciar las entradas iguales de materia y ttulo, ordenndolas separadas: CRDOBA iPROVINClAJ-CONDICIONES ECONMICAS CRDOBA (PROVlNCU)-ESTADfSTICAS CRDOBA (PROVINClAI-POBLACIN Crdoba Crdoba Crdoba Crdoba azul colonial y potica la llana nuestra

( ( t El problema de la ordenacin alfabtica no se agola con estas escuetas y generales instrucciones, pues en realidad es lo suficientemente complicado como para justificar un manual especifico sobre el tema. El bibliotecario tiene que tratar siempre de aplicar las normas de alfabetizacin en su forma ms clara y simple, pero sabiendo que en la medida en que los catlogos se extienden, ese orden se va a sistematizar. Cuando esto ltimo ocurre hay que instruir al usuario al respecto con indicaciones precisas. ORDENACIN SISTEMTICA. Catlogo sistemtico de materia. Los dos sistemas de clasificacin aqu considerados. CDD y CDU, utilizan un sistema de notacin decimal. En ambos casos el "orden vertical*' (secuencia de las diferentes entradas de materia en el catlogo sistemtico) es tambin decimal. Por ejemplo:

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CDD CDU

630.1 630.2 630.201 630.201 1 630.201 12 630.201 16 630.201 2 630.201 22 630.201 7 630.202 630.7 630.71 630.717 631

62 621.6 621.61 621.63 621.64 621.642 621.642.1 621.642.2 621.642.3 621.642.37 621.642.39 621.643 621.643.1 621.644

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En el caso de la CDU, que utiliza un sistema de notacin ms complicado que la CDD. el orden vertical para los nmeros compuestos se muestra en el cuadro de la pg. 167.

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Ordenacin por materia en el estante


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Los sistemas de clasificacin pueden servir a un doble propsito: ordenacin por materia de catlogos y bibliografas, y ordenacin por materia de la coleccin fsica de documentos. Tanto la CDD como la CDI; pueden utilizarse para este ltimo fin. La ordenacin por materia es extremadamente til en el caso de bibliotecas con acceso libre a las colecciones, dndole al usuario libertad para buscar a gusto en los temas de su inters, obviando la consulta del catlogo. La ubicacin de un libro en el estante est representada en la signatura topogrfica que se indica en el lomo del mismo, as como en el margen superior izquierdo de todas las fichas que en los catlogos describen a ese libro. En el caso de ubicacin por materia, la signatura topogrfica consta de dos parles: I signatura de clase: es el nmero clasificalorio que indica la materia y se coloca de acuerdo con el sistema de clasificacin usado. < (
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2.signatura librstica:

est formada por los smbolos que representan datos bibliogrficos tales como autor, ttulo, edicin, ao y volumen, y se adjudican siguiendo una tabla de notacin interna.

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Energa atmica, de Ernesto Graz G785eNuevos apones para el aprovechamiemo de la energa nuclear, de Ernesto Graz j
y b r a de o r d e n e n el

de la primera palat,,ul

Ejemplo: Gramtica griega {clsico), de Herbert Weir Smyth

G785n'

807.5-5 >-* signatura de clase por CDU S667 a s i g n a t u r a librstica por Cutter-Sanbom [signatura I topogrfica f

Cuando se tiene una misma obra en varios idiomas, a continuacin de la inicial del ttulo se agrega la inicial mayscula del idioma: Die Griechische Philosophic de Wilhelm Capelle Historia de a filosofa griega, de Wilhelm Capelle C238g C238gE

Las tablas de notacin interna traen la progresin alfabtica de las letras iniciales de apellidos y su equivalente numrico.1* Por ejemplo:

Cuando se tienen varias ediciones de la misma obra, a continuacin de la signatura librstica se agrega e! nmero de edicin: Historia tie la filosofa, de Nicols Abbagnano. 2a. edicin espaola (Es la traduccin del italiano de "Storia della Filosofa") La signatura librstica ser: A122sE2 ( > nmero de edicin idioma de la traduccin inicial de la primera palabra del ttulo original autor Por ltimo, si la obra es en varios volmenes se indica el nmero de volumen en tercera lnea. Continuando con el ejemplo anterior, la obra de Abbagnano. en tres volmenes, tendr la siguiente signatura topogrfica completa para cada volumen: 1(091) AI22sE2 vi 1(091) A122sE2 v2 1(091) AI22sE2 v3

Danf Dang Dan i Daniel Daniell


Daniels Dank Dann Danp Se utilizan de la siguiente forma: Si el autor es:

18! 182 183 184 185


186 187 188 189 < ( L.359 n35<> C356 A432 M74I S165
( ( <

I.ATOUR, Henry la signatura librstica ser BAY. Maurice CASWELL. Albert -Ml E N . W . S. MONDOLFO. Rodolfo SALINAS, Pedro

( Cuando se tienen varias obras de un mismo autor se agrega a la signatura librstica la inicial del ttulo en minscula: ( <
H Lfff * ( * y . p l . w > ,c h-n HMUdo 4t I, T - H . <c Cuocr-Staton. Wane cwUufa \. * W.

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Si algn grupo de documentos se ordena aparte de la coleccin general -por ejemplo los folletos, las publicaciones peridicas o las obras de referencia-, tambin se ordenar por materia, diferencindolo con la inicial mayscula sobrepuesta a la signatura de clase, que identifica el tipo de documento. Por ejemplo: 169

168

( (

Las clases Je palabras en espaol, como clases funcionales, de Ana Mara Barrenechea l e s un folelo de 12 pginas); la signatura topogrfica

Lecturas sugeridas
DEWEV. M. Introduction. Tables. (En su: Dcwey Decimal Classification and etfaltvt inilr% ISth cd l^ke Placid. N.Y., Forest Press. 1971. v. !>. riD. Estructura y normas de uso de li CDV (En su: Clasificatin Oeebiud Universal: cd. abrev. espaola. 3a. ed. totalmente rev. y actualizada. Madrid, IRANOR, 1975. p. 9-48). KoviRA, c. Los epgrafes en el catlogo diccionario. 2. ed. rev. Washington. D.C. Unin Panamericana. 1966. (Estudios bibliotecario!, 9).

sera:
F 806.0-54 B27I El catlogo topogrfico (vase captulo 5) seguir el mismo orden del estante, y si se utiliza ordenacin por materia, las entradas se agruparn c o m o en el catlogo sistemtico de materias (vase p . 165) y s e subordenarn por signatura librsca:

16(0?) C783E

Copi, Irving M Introduccin a l a t o g i c a . . .

16(07) C783

Copi, I r v i n g K introduction to L o g i c . . .

1(091) 0t*92hS

Chatelet.F H i s t o r i a de l a

filosofa,

1(091) BB^IhE

Brehier, E. Historia de l a

filosofa...

1(091) Abba^nano, Nicolas A122aE2 Historia de l a f i l o s o f a . . .

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1(091) Abbagnano, Nicolas Al22sEZ Historia de l a f i l o s o f a v2 1(091) Al22s2 vi Abbagnano, Nicolas Historia de l a f i l o s o f a ,

170

171

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CAPTULO 8

Uso de la coleccin

por Roberto V. Cagnoii


Permitir el acceso a sus materiales y facilitar el uso de los mismos, es uno de los principales objetivos de la biblioteca. A tal eFecto, ofrecer un servicio que ponga dichos materiales al alcance de los usuarios, ya sea a travs de la consulta en la sala de lectura, o por medio de! prstamo a domicilio.

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Tipos de acceso
E! acceso del pblico a la coleccin puede efectuarse en forma directa, o por intermedio del personal de la biblioteca. En el primer caso el usuario puede tomar los libros por s mismo. Las estanteras estn abiertas a su curiosidad intelectual, pudiendo hojear los libros y obtener, de esa manera, una informacin de primera mano, mucho ms completa sobre los mismos que la que le puede dar el catlogo. 1.a estantera abierta es un estimulo importante para la lectura, al permitir que sea el libro mismo quien cautive al lector. Por otra parte, al estar los libros ordenados por materia, el usuario tiene oportunidad de evaluar otros ttulos que le ofrezcan alternativas, si el que busca se encuentra prestado en ese momento. El acceso directo es muy apropiado para las bibliotecas pequeas, en que la coleccin est generalmente ubicada en la sala de lectura, bajo el control visual del personal, y en las que el orden en los estantes puede ser verificado con frecuencia. Esto ltimo es muy necesario, ya que. aunque los usuarios no deben volver a colocar los libros consultados en los estantes, lo hacen a veces con el deseo de colaborar y. lamentablemente, en muchas ocasiones los colocan incorrectamente. Los libros fuera de lugar estn prcticamente perdidos, hasta que se les encuentre por casualidad o por medio de la verificacin. El otro tipo de acceso es indirecto. Los materiales se encuentran generalmente en un depsito, fuera del alcance del usuario, quien lo obtiene por medio del personal. Para solicitar el material deseado, se debe completar

173

BOLETA DE PEDIDO Autor


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Ubicacin

resultar demasiado costoso, tal vez ms que las eventuales prdidas, y adems puede desalentar la utilizacin del servicio. Las caractersticas de los lectores y de la coleccin, y la disponibilidad de personal, son los factores que van a determinar quines sern los beneficiarios del servicio, qu materiales se prestarn, por cunto tiempo, tipo de sanciones a los morosos, etc. l*as decisiones que se tomen sobre estos aspectos, constituirn el reglamento de prstamo. REGLAMENTO DE PRESTAMO. El reglamento de prstamo debe detallar claramente, pero en forma amable y sin excesiva severidad, las normas que rigen al servicio. El reglamento debe ser perfectamente conocido por el personal de la biblioteca, y entregado a los lectores en el momento de MI ingreso u la institucin. Su correcta observancia por ambas partes evitar malas interpretaciones e inconvenientes.

Ttulo Nombre y apellido Domicilio Telfono

El reglamento puede incluir los siguientes puntos: QUIENES PUEDES INSCRIBIRSE, Se especificarn los requisitos en cuanto a edad y lugar de residencia.

Fig 30 Boleta de pedido

una boleta de pedido, como se muestra en la figura 311. que se entrega al personal responsable. Al devolverse el material, la boleta es destruida, o se deja constancia en la misma de que el material fue devuelto. En caso de que el usuario retire en prstamo el material, se proceder a registrarlo de acuerdo con las rutinas de prstamo que se describirn ms adelante. Este tipo de acceso requiere, obviamente, mayor participacin del personal y uso de boletas de pedido, lo que da como resultado una mayor lentitud en el proceso que en el caso del acceso directo, sin las ventajas que este ltimo ofrece al lector. Permite, eso s, un mayor control de los materiales usados, y un mejor mantenimiento del orden en los estantes.

REQUISITOS DE INSCRIPCIN. Presentacin de la solicitud, fotografas, garanta, documentos.


VALIDEZ DLA INSCRIPCIN. Se indicar el periodo de vigencia y la posibilidad de renovacin de la inscripcin. RESPONSABILIDAD t>hi LBCTOB. Se indicarn: las responsabilidades en cuanto el uso de la credencial, destacando que es estrictamente personal, y especificando las consecuencia que podra acarrear su extravo; el deber de comunicar cualquier modificacin de los datos declarados en el momento de la inscripcin; y la obligacin de observar las condiciones de prstamo.

Prstamo a domicilio
Uno de los servicios ms tradicionales y apreciados de la biblioteca pblica es el prstamo a domicilio. Por medio de este la biblioteca cumple sus objetivos de fomentar la lectura y colaborar en la educacin continua del individuo. Este, generalmente, no Uene liempo para leer en la biblioteca, y el prstamo a domicilio le posibilita la lectura, que de otro modo no podra realizar. El servicio de prstamo debe estar estructurado de tal manera, que permita a los usuarios obtener los materiales deseados, de forma fcil y rpida, y al mismo liempo. que asegure a la biblioteca un control efectivo de dichos materiales. A tal efecto debe aplicarse un sistema que posibilite una operacin simple, eficiente y econmica. Un sistema complicado puede
174

CONDICIONES DE PRSTAMO. Se especificar: cantidad de libros que el lector puede tener en su poder: materiales que no se prestan: perodo de prstamo y renovacin del mismo; reserva de libros que se encuentren prestados; sanciones que corresponden en caso de demora; prdida del material y su reposicin o compensacin monetaria. REGISTRO DE LECTORES. Aquellas personas que quieran hacer uso del servicio de prstamo y renan los requisitos exigidos por el reglamento, deben inscribirse en la biblioteca. El registro resultante permitir conocer los datos de todas las personas inscritas, a fin de que cuando relircn materiales, sea posible la reclamacin de los mismos en caso de que no fueran devueltos. El registro posibilitar conocer, adems, las caractersticas de los usuarios, especialmente los temas en que estn interesados. Quienes quieran inscribirse, debern completar una solicitud, que puede ser un formulario impreso en fichas de tamao universal, con sus datos personales: nombre, domicilio, telfono, ocupacin, direccin y telefono

175

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Una vez aceptada la solicitud y asignado un nmero, se otorga la tarjeta de lector, en la cual se indica el nmero y nombre del titular, y la fecha de vencimiento. La tarjeta de lector puede servir solamente como credencial, o incluir adems, espacio para anotar el vencimiento del material retirado en prstamo, y la fecha en que tiie devuelto, como muestra la figura 32. En este ltimo caso, permitir conocer la cantidad de libros que el usuano tiene en su poder. Los lectores menores, especialmente si la biblioteca cuenta con un servicio infantil, deben tener una tarjeta que los identifique fcilmente, ya sea de color diferente que las de los adultos, agregando algn smbolo al numero, o destinando una serie determinada de nmeros para este proposito.

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Por l a p r e s e n t e me comprometo a cumplir con el Reglamento de la b i b l i o t e c a .


FIG. 31 Ficha solicitud

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Fig 32 Tarjeta de tactor

Nombre y apellido

J u a n C a r l o s Abalos

Firma

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7^

comercial, nmero de documento de identidad, y reas de inters (figura 3 1>. Si la biblioteca requiere una garanta, se debern incluir los datos de la misma. Tanto el lector como la garanta debern firmar la solicitud, comprometindose a cumplir los reglamentos de la biblioteca. El requisito de la gSfBOta tiene el propsito de que la misma sirva de respaldo al lector, y permita a la biblioteca contar con la ayuda de un tercero para la eventual recuperacin de materiales no devueltos. En el caso de los menores, los padres o tutores ocupan el lugar del garante. El lector completar la ficha solicitud en forma clara, dejando en blanco el espacto superior, que ser llenado posteriormente a mquina, con el nombre y nmero del lector, y la fecha de vencimiento. Es conveniente que el lector llene la solicitud por duplicado. Una se ordenar alfabticamente por apellido y la otra por el nmero que se le haya asignado. En lugar de fichas, este registro numrico se puede llevar en un libro, en cuyo caso, ser el personal de la biblioteca quien asiente la informacin en el mismo. Esto, obviamente, aumentar el trabajo del personal. El propsito del fichero alfabtico es permitir la verificacin de si un solicitante est o ha estado inscrito en la biblioteca, y evitar que los lectores morosos puedan reingresar a la misma. Se han hecho algunas criticas a la necesidad del fichero alfabtico de todos los lectores, ya que si su utilidad es solamente ubicar aqullos en deuda, sera suficiente llevar un fichero slo con las fichas de los morosos. El fichero numrico indica a que lector corresponde un nmero determinado. Al usar este ultimo para regs Ira 1 los prstamos, ser necesario saber a quin pertenece, para la eventual reclamacin de los materiales no devueltos. 176

9EE m N.

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177

El limite de edad para los lectores infantiles puede establecerse en los treceaos, y al cumplir los catorce, deber extenderse una tarjeta de adulto. La tarjeta de lector se puede otorgar en forma inmediata o diferida. En este ltimo caso, se puede enviar un aviso al domicilio del solicitante, consistente en una carta o una tarjeta postal, informndole que la tarjeta de lector est a su disposition. De esta manera se puede verificar el domiclio declarado por el solicitante. Se debe establecer un perodo de validez para las tarjetas de lector, a Un de que el registro de lectores refleje los miembros activos, y no a todos aqullos que habindose inscrito, no usan, sin embargo, el servicio de prstamo. La necesidad de mantener los datos registrados al da, especialmente los domicilios, es otra razn para fijar un vencimiento de la tarjeta. Si el lector desea seguir usando el servicio, deber renovarla. Al determinar el periodo de validez, se deben tener en cuenta las caractersticas de la comunidad, especialmente la estabilidad de la poblacin. El perodo.ms aconsejable es entre dos y tres aos. En comunidades de poca movilidad. el perodo puede ser mayor, y an eliminarse el vencimiento, si no se producen cambios de domicilio del lector o cambios en el garante. Para renovar la tarjeta, se puede pedir al lector que complete otra solicitud, y se sigue el procedimiento ya indicado. La tarjeta vencida se destruye y se otorga un nuevo nmero y una nueva fecha de vencimiento. CONDICIONES DE PRSTAMOLIMITACIONES tiMii AQN EN ALGUNOS Tipos DE MATERIAL, Aunque sera deseable que todos los materiales de la biblioteca pudieran facilitarse en prstamo, no siempre es posible hacerlo, ya sea por razones de servicio, para preservar el material, o por ambos motivos. Los libros de referencia, cuyas caractersticas se explican en otra parte de este libro, no se prestan, pues deben encontrarse siempre en la biblioteca, a fin de ser utilizados cuando alguna consulta lo requiera. Por otra parte, el prstamo entraa cierto riesgo de prdida, que de producirse, dejara a la biblioteca sin un elemento importante para la larca de referencia, a la vez que. por el alto costo de este tipo de obras, su reposicin originara un gasto considerable. Esto es todava ms grave en el caso de obras en varios volmenes, como las enciclopedias, las cuales no pueden comprarse individualmente. Adema* de las obras de referencia, otros tipos de libros que pueden no prestarse a domicilio, o hacerlo en forma muy limitada, son aqullos muy solicitados, ttulos agolados, ediciones de biblifilo, y todos los que por alguna razn se consideran de gran valor para la biblioteca. El prstamo de revistas debe ser considerado cuidadosamente. Muchas de ellas se utilizan en la tarea de referencia, especialmente en la bsqueda de informacin muy reciente. Es un tipo de material ms frgil que los libros, y adems, la prdida de un nmero dejara incompleta la coleccin, ya que la reposicin de nmeros individuales es muy difcil.

El prstamo de materiales especiales, como por ejemplo discos o diapositivas, que requieren un uso cuidadoso, adems de equipo apropiado, debe ser limitado, y tal vez slo efectuado a instituciones responsables. El material que no se presta, o el que se facilita en forma limitada, debe llevar una clara advertencia sobre dicha restriccin, a fin de evitar malos entendidos. LIMITACIN EN LA CANTIDAD. La cantidad de libros que puede tener un lector en su poder, estar determinada por la coleccin y por la demanda. Si la biblioteca tiene un fondo pequeo y muy utilizado, se ver forzada a establecer un mximo de dos o tres libros que el lector puede tener en prstamo, especialmente de aquellos ttulos muy pedidos. Esta limitacin no debe aplicarse rigurosamente, pudiendo hacerse excepciones con aquellos libros que no son de uso frecuente. PI.AZO DE PRSTAMO. El periodo de tiempo por el cual se presta un libro estar condicionado, como en el caso de la cantidad de libros que puede tener un lector, por el tamao de la coleccin y la demanda. Una coleccin pequea y muchos lectores, har necesario un plazo de prstamo corto para poder satisfacer la gran demanda, mientras que la proporcin inversa permitir pla/os mayores. Una alternativa puede ser un plazo menor para los libros ms pedidos. Otro factor determinante es la dotacin de personal, ya que los perodos cortos, generalmente renovables, implican un mayor movimiento del material y. en consecuencia, mayor trabajo. El factor que tenga ms peso entre los tres nombrados, ser el que determine el plazo de prstamo. La mayora de las bibliotecas prestan sus libros por el trmino de dos semanas, renovable por otras dos. si el libro no ha sido solicitado por otra persona. Si en lugar de dos semanas los libros se prestaran por cuatro, sin renovacin, se podra lograr un ahorro sustancial del tiempo de trabajo, ya que no se efectuaran renovaciones, y al ser mayor el plazo ser dable esperar una disminucin de las reclamaciones. Por otra parte, sin embargo, al estar ei material ms tiempo fuera de la biblioteca, los lectores tendrn menos oportunidades de encontrar ciertos mulos. Esto provocar, a su vez, que el servicio de reservas, que se explicara ms adelante, se vea sensiblemente aumentado, y parle del tiempo de trabajo ahorrado, deber dedicarse a buscar la mayor cantidad de reservas resultantes. SANCIONES. El atraso en la devolucin de libros, asi como su perdida o deterioro, debe ser sancionado. El propsito de las sanciones es procurar que los lectores devuelvan los libros en trmino, y en las mismas condiciones en que les fueron prestados. Ms que como medidas punitivas, deben considerarse como incentivos para un mejor cumplimiento de los plazos de prstamo. Los lectores deben comprender que las sanciones tienen por objeto la devolucin correcta de los materiales, permitiendo, de esta manera, un acceso a los mismos ms equitativo para lodos. Las sanciones que se aplican en el caso de atraso en las devoluciones, pueden ser de dos tipos: suspensiones o mullas. La medida ms apropiada. 179

178

depender de las caractersticas de la biblioteca y de la idiosincrasia de los lectores. Si aqulla puede utilizar directamente el dinero recaudado por multas, para aumentar sus recursos, el trabajo administrativo que implique el cobro de aqullas tendr cierta compensacin. Si por el contrario, la recaudacin se debe enviar a la tesorera de la organizacin mayor a la que la biblioteca pertenece, y no se puede obtener un crdito por esos fondos, entonces la sancin monetaria resultara una carga administrativa muy pesada, sin ningn beneficio para la biblioteca. En cuanto a la efectividad de cada tipo de sancin, depender en cierta manera de los lectores. La aplicacin de suspensiones puede dar lugar a que el lector sancionado saque libros por medio de otro, burlando asi la sancin. De haber sido sta monetaria, tendra que haber pagado necesariamente, y as la biblioteca hubiera obtenido un beneficio, que de esta forma perdi. Las multas, a su vez, pueden crear la impresin de que. por el hecho de pagarla, se tiene el derecho de retener ios libros por mayor tiempo. Nuevamente, como en el caso de las suspensiones, el objetivo que se busca no se habr logrado. Los perjudicados sern aquellos lectores que esperan que se devuelva una obra para poder llevarla en prstamo, y que tendrn que aguardar hasta que los lectores morosos la devuelvan. La diferencia entre los dos tipos de sancin la establece, entonces, el pequeo beneficio monetario que dejan las multas si. como se dijo antes, la biblioteca puede utilizarlo. Si se aplicaran multas, el monto a cobrar no debe ser tan bajo como para que no sirva de estmulo a la devolucin en trmino, ni lan alto que. por temor a la sancin, desanime a los lectores a retirar libros. Deber buscarse entonces un punto medio entre estos dos extremos. Para aquellos libros que. por su demanda, se prestan por perodos ms cortos, y tambin para algunos materiales especiales, se puede imponer una multa ms alta. Las multas se cobran por volumen y por cada da hbil de atraso, y el monto mximo no debiera exceder del valor del libro. Si la sancin a los lectores morosos es la suspensin del derecho al prstamo, sta puede tener un plazo variable, graduada segn la reiteracin de la falta, llegando a la suspensin definitiva en los casos de reincidencia crnica o demoras excesivas. La biblioieca podr solicitar una compensacin por los libros que se hayan daado durante el perodo de prstamo. Es difcil establecer un valor adecuado, ya que los daos pueden ser tan variados que abarquen desde una hoja rota hasta la inutilizacin total del material. Se deber, en todo caso, hacer una estimacin del dao en relacin con el costo del libro. En el caso de que el material daado necesite una nueva encuademacin, se cobrar el precio vigente para este tipo de trabajo. Si el deterioro es total y requiere la reposicin de la obra, se aplicar el mismo criterio que para los libros perdidos, tema que se abordar ms adelante. No siempre es posible comprobar que es el ltimo lector quien hizo un determinado dao al libro, por lo cual este tipo de sanciones debe ser aplicado con sumo cuidado. Salvo en casos muy evidentes, es muy difcil, y por otra parte temerario, hacer un juicio sobre el particular.

Los libros perdidos deben ser repuestos. Si no fuera posible la reposicin de un ejemplar igual al extraviado, el lector abonar el importe que fije la biblioteca. Tanto en el caso de la reposicin, como en el de abonar su importe, se podr agregar el valor de la multa que le correspondiere hasta el momento en que hizo la denuncia de la prdida. CONTROI DE LOS PRESTAMOS El servicio de prstamo a domicilio requiere un mtodo de control que permita conocer qu libros han sido prestados, quin los tiene y cundo deben ser devueltos. Su finalidad es proteger los recursos de la biblioteca y permitir un servicio rpido, eficiente y econmico. Debe ser lo ms seguro posible, pero fcil de implantar y operar. El sistema de control de prestamos es la funcin ms visible de la biblioteca, y cuanto ms sencillo y rpido sea para el lector llevar un libro en prstamo, mayor ser el nmero de veces que concurra a la biblioteca. Hay muchos mtodos de control, ninguno de los cuales es perfecto. El que se describir a continuacin liene. sin embargo, ciertas ventajas que lo hacen apropiado para la pequea biblioteca pblica. Se puede conocer fcilmente si un libro determinado est o no en prstamo, y quin lo retir, adems de permitir la renovacin del prstamo y la bsqueda de los libros que han sido reservados.

792 A7S5

Artud El teatro y su doble.


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FECHA DE VENCIMIENTO

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Lector

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FtG 33 Ficha de presiamo

Fig 34 Papeleta de vencimiento

180

18!

PAPELETA DE VENCIMIENTO. Se pega por el borde superior, en la hoja que enfrenta al bolsillo de prstamo, y sobre la misma, se estampa la fecha de vencimiento en el momento en que el libro es prestado (figura 34).

OPERACIONES DE PRSTAMO. Cuando el lector tiene en sus manos el libro que desea retirar, lo presenta en el mostrador de prstamo, junto con su tarjeta de lector. El empleado a cargo de la circulacin realiza entonces las siguientes tareas: Artaud 1. Verifica que la tarjeta de lector no est vencida, y que la cantidad de libros que el lector tiene en prstamo no sobrepase el lmite fijado. 2. Retira del libro la ficha de prstamo. 3. Sella la fecha de vencimiento en la tarjeta de lector, en la ficha de prstamo y en la papeleta de vencimiento. 4. Anota el nombre o el nmero del lector en la ficha de prstamo. Esto puede ser efectuado por el usuario, y posteriormente verificado por el empleado. 5. Entrega el libro junio con la tarjeta de lector al usuario. 6. Al finalizar el da, las fichas de prstamo se ordenarn por signatura topogrfica o por nmero de inventario, y se colocarn en el fichero de prstamo, ordenado por fecha de vencimiento, detrs de una ficha guia (figura 36) que indique la fecha correspondiente.

792 A785

El t e a t r o y su

doble.

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ELEMENTOS DEL SISTEMA..

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FIQ 35 Bolsillo de prstamo

TARJETA DEUICTOR. Es la credencial, descritaanteriormente. que acredita a una persona como lector de la biblioteca.
FICHA DE PRSTAMO. La misma contiene los dalos del libro: autor, titulo, signatura topogrfica, y/o nmero de inventario. Incluir tambin un casillero para anotar la fecha de vencimiento, los datos de quien lo retire, y su firma, si se requiriera. Cuando el libro se encuentra en la biblioteca, | a ficha permanece dentro del bolsillo de prstamo (figura 33).

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Fig. 36 Fichas guias

BOl.sil.LO DE PRSTAMO. Contiene los mismos datos que la ficha de prstamo, y se pega en la contratapa del libro (figura 35).

1X2

183

DEVOLUCIN. Cuando el lector devuelve un libro, se procede a su descargo del fichero de prstamo, lo cual supone las siguientes taren 1. Verificar, de acuerdo con la techa de la papeleta de vencimiento, si el libre ha sido devuelto en trmino, constatando, tambin en ce momento, la condicin en que se encuentra el libro. Si ste ha sido devuelto con atraso, o en malas condiciones, ^e aplicarn las sanciones correspondientes. 2. Estampar en la larjeta de lector la lecha de devolucin, cancelando de esta manera el prstamo. Devolver al lector su tarjeta. 3. Retirar la ficha de prstamo de! fichero respectivo, y colocarla nuevamente en el bolsillo de prstamo. El libro ya est lisio para set reintegrado a las estanteras* salvo que haya sido reservado, proceso que se explicar ms adelante. Durante las horas de mucha actividad, los libros devueltos se dejan aparte, hasta que haya tiempo de realizar la tarea de descargo.
RENOVACIONBS. La renovacin es la extensin del periodo de piesi.i mo. generalmente por otro perodo igual, y siempre que no haya sido solicitado en reserva por otro lector. Muchas bibliotecas permiten una sota renovacin, y luego de vencer el nuevo plazo, el lector deber esperar algn lapso (48 horas, por ejemplo), para poder retirar el mismo libro.

miento. Por lo tanto, si la primera notificacin se envia a partir del octavo da. el trabajo se reducir considerablemente. La cantidad de notificaciones, y el lapso entre una y otra, variar de acuerdo con las caractersticas de la biblioteca y las de sus usuarios. Se podra sugerir, sin embargo, que un segundo aviso se enviara una semana despus del primero, y un tercero luego de un perodo similar. En este ultimo caso, la reclamacin podra enviarse a la persona que firm la garanta del lector. Si estos intentos resultan infructuosos, y el material no fuese devuelto, se podr llamar por telfono y an concurrir al domicilio del lector. La biblioteca deber decidir, en cada caso, cundo se abandona el intento de recuperar el material. No siempre el valor del mismo justifica esfuerzos extraordinarios. Las notificaciones, aunque firmes, deben ser atentas, recordndole al lector que tiene en su poder material cuyo plazo de prstamo ha vencido, y que otros lectores estn esperando para usuario. El tono de la reclamacin sera ms fuerte a medida que se reitere la misma. El primero y segundo avisos pueden ser formularios del tamao de una tarjeta postal, que tendrn, en el anverso, espacio para el autor, ttulo, signatura topogrfica o nmero de inventario, y fecha de vencimiento del libro adeudado (figura 37), En el reverso se escribir el nombre y domicilio del lector.

La manera de efectuar la renovacin depende de si el libro es llevado o no a la biblioteca. En el primer caso, se cancela el prstamo anterior de la manera habitual, y se efecta un nuevo prstamo. Si la renovacin se hace sin presentar el libro, es entonces necesario que el lector facilite la siguiente informacin: fecha de vencimiento, signatura topogrfica o nmero de inventario, y en algunos casos, autor y ttulo. Adems se indicar el nombre o nmero de lector. Una vez que la ficha de prstamo ha sido ubicada, se verifica que el libro no tenga reservas, y si asi fuera, se indica la nueva fecha de vencimiento y una R luego de la misma, para indicar que esta nueva fecha corresponde a una renovacin. La ficha del libro se coloca entonces junto con las otras fichas de libros prestados en el da. Se indica al lector la nueva fecha, con el fin de que la anote en la papeleta de vencimiento del libro renovado. RECLAMACIONES* La biblioteca debe procurar por todos los medios posibles que los libros sean devueltos en termino. Ya se han mencionado las multas y suspensiones como incentivos para un mejor cumplimiento de los playos de vencimiento. Otro mtodo que se puede utilizar para lograr la pronta devolucin del material prestado, es la reclamacin del mismo. A tal electo se pueden enviar notificaciones o avisos, recordando a los lectores que deben devolver el material que les fue facilitado en prstamo. l a biblioteca debe establecer cuntas notificaciones se enviarn y cuando se harn l'n este .ispelo, se debe tener en cuenta el tiempo del personal. Es comn que la mayor parte del material cuyo plazo de prstamo ha vencido, sea devuelto dentro de la semana posterior al venci1X4

BIBLIOTECA PUBLICA DE SAN JUAN

Socio N =

1-531 9/1/U el plazo pana,

Habiendo vtncda el la de.votiuUo'n de ta obta: Artaud.

El teatro y su doble

noqdmoUe. dtwlveAla a ta vago'1 blevedad poUble. Fn &u delecte e. futid paible de. tai, tartciontA pnevutai en el Reglamento de pKAtamo. A$n&decendo u cotabeacn, ioludamo& a Ud. mu/ a-ten tmente..

Fig. 37 Aviso de vencimiento

185

La tercera nulificacin puede ser una carta, en la que se har referencia a los dos avisos anteriores. S la misma se enva al lector, el tono ser muy firme. Si por el contrario, se le enviara al garante, se emplear una redaccin ms moderada. Otra alternativa es enviar la tercera notificacin al lector, en los trminos descriptos. y una cuarta al garante, pidiendo MI colaboracin para poder recuperar el material. Tanto en los dos primeros avisos como en las cartas, se pueden incluir referencias al reglamento de la biblioteca, o a alguna otra reglamentacin que proteja los bienes de la institucin. El procedimiento para efectuar las reclamaciones es el siguiente:

BIBLIOTECA PUBLICA DE SAN JUAM

RESf

Fecha
1 Retirar del fichero de prstamos las fichas de los libros que se van a reclamar. 2 Verificar en las estanteras, mesas, carretillas, etc.. si los libros que ve van a reclamar no se encuentran ya en la biblioteca, sin su ficha de prstamo o con una ficha equivocada. 3 Escribir en la notificacin la fecha de vencimiento, y el autor, titulo. signatura topogrfica o nmero de inventario del o de los libros que se reclaman, y el nmero o el nombre del lector. 4 Ordenar las notificaciones por nmero o por el nombre del usuario, a fin de facilitar la bsqueda de los datos del mismo en el Registro de lectores 5 Agregar, de acuerdo con la informacin obtenida del Registro de lectores, el domicilio del usuario. 6 Reponer las fichas en el fichero de libros reclamados. 7 Despachar las notificaciones por correo. S a pesar de la notificacin el material no ha sido devuelto- se procede a enviar, a la semana siguiente, el segundo aviso, y si el resultado fuera todava negativo se enviar, a la semana, un tercero, que, como se menciona anteriormente, se puede enviar al lector o al garante. Si esta serie de notificaciones no producen el resultado esperado, se recurrir, como se dijo anteriormente, a llamados telefnicos o visitas al domicilio del lector. Se har, finalmente, una ficha de "lector moroso", para aquellos usuario* que adeuden libros, explicando los antecedentes del caso. Esa ficha se archivara en el Registro de lectores, adjunta a la correspondiente ficha solicitud. De esta manera, si un lector moroso quiere renovar su tarjeta, tendr antes que regularizar su situacin, si los reglamentos se lo permiten RESERVAS Es bastante comn que un libro solicitado por un lector se encuentre prestado. A fin de que el usuario tenga acceso a dicho libro cuando haya sido devuelto, se debe establecer un servicio de reserva. Para efectuar la reserva, el lector llenar una solicitud del tamao de una ficha universal. En uno de sus lados tendr espacio para los datos del libro: autor, titulo, signatura topogrfica o nmero de inventario (figura 38). Sobre el otro lado, el lector escribir su nombre, direccin y telfono. Se proceder entonces a ubicar, en el fichero de prstamo, la ficha del libro 186

JS/l/23 2 fZ 3

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Rg 38 Solicitud Oe reserva

solicitado, colocndole entonces, una seal que indique que el libro tiene una reserva. La solicitud se intercalar en el fichero de libros reservados, por orden de signatura topogrfica 0 por apellido del amor. Cuando e! libro reservado haya sido devuelto, la ficha de prstamo indicar que ha sido solicitado, buscndose entonces en el fichero de reservas la solicitud correspondiente. Esta se enviar por correo, o se le notificar telefnicamente al lector que el libro se halla a su disposicin, indicndole, adems, el plazo que tiene para retirarlo. El libro reservado se coloca en un estante especial, anotando el nombre de quien lo reserv y la lecha de vencimiento de la reserva. Si el lector no pasara a retirar el libro dentro del periodo estipulado, se notificar a la siguiente persona en la lisia de espera y. s ninguna otra lo ha reservado, se devolver a los estantes. 187

El plazo por el cual un libro reservado queda a disposicin del lector. variara de acuerdo con las caractersticas de la biblioteca y del lugar. En el caso de avisar por correo, se deber considerar la celeridad del servicio postal y entonces agregar dos das para que e! usuario tenga tiempo de pasar por la biblioteca. Se esperar el mismo tiempo a aqullos i quienes se les haya notificado por telfono. i'kHSTAMO DE OTROS MATERIALES. Aunque el mayor volumen de prstamos de una biblioteca corresponde a los libros, otros tipos de materiales pueden MT sin embargo, facilitados en prstamo. Por las caractersticas fsicas de los mismos, no se puede aplicar totalmente el sistema de prstamo descrito para los libros. Las publicaciones peridicas que no se necesitan para la tarca de referencia, se podrn facilitar en prstamo. En tal caso, no es aconsejable preparar cada nmero para el prstamo, sino que se puede utilizar una ficha de tamao universal, en blanco, en la cual se anotarn el ttulo y fecha de la puhliatcion, los datos del lector, y la fecha de vencimiento. Para las ms solicitadas, se pueden tener fichas con el ttulo ya escrito. La fecha de vencimiento se indicar, adems, en la publicacin, por ejemplo, en la contratapa. El resto de la operacin de prstamo es similar a la de los libros. I .os folletos se pueden prestar de manera similar a la de las publicaciones peridicas, esto es. con una ficha de prstamo no permanente. En la misma se anotar el ttulo del folleto o. simplemente. la materia en la que se le ha clasificado, la cantidad de folletos, y los datos usuales requeridos para el prstamo. La fecha de vencimiento se indicar en la contratapa, siendo las dems operaciones similares a las del prstamo de libros. El resto de los materiales que componen la coleccin de la biblioteca se prestan, generalmente, en circunstancias excepcionales. En el caso de hacerlo, se puede proceder de manera similar que en e) caso de las publicaciones peridicas o los folletos. PRSTAMO INTERBlBUOTECARio. El prstamo inlerbibliotecario es un servicio por medio del cual las bibliotecas se facilitan en prstamo aquellos ttulos que no se encuentran en sus respectivas colecciones. Por medio de este servicio, una biblioteca pequea puede hacer que sus usuarios tengan acceso a un nmero mucho mayor de ttulos que los que ella misma posee. El servicio debe estar limitado, sin embargo, al prstamo de aquellos ttulos que se soliciten por razones de estudio o investigacin. La biblioteca prestataria puede, adems, limitar el prstamo de los materiales valiosos, agotados, frgiles o que tengan mucha demanda de sus propios usuarios. El prstamo inlerbibliotecario puede regirse por algn tipo de convenio. INIC puede ser informal, limitndose a un simple acuerdo de paiabra. o formalizado en un documento que establezca las modalidades del prstamo. Los puntos principales que debe determinar un convenio son: plazo de prstamo, cantidad de volmenes que se pueden solicitar, personas que se harn responsables del material, tipo de compensacin en caso de prdida o dao, gastos ocasionados por el envo, y si el material podr ser 188

retirado a domicilio, o deber ser consultado en la biblioteca solicitante. En general, las condiciones de prstamo ms comunes son; un plazo de quince das, y de tres a cinco, la cantidad de volmenes que pueden pedirse. Las solicitudes deben ser firmadas por el director o por la persona autorizada por ste, y los gastos que demande el servicio sern costeados por la biblioteca solicitante. En ausencia de un convenio, las condiciones de prstamo sern fijadas por la biblioteca que facilita el material. OPERACIONES DE PRSTAMO. Las solicitudes de prstamo pueden ser formularios del tamao de una ficha universal, en los que se anotar el nombre y la direccin de la biblioteca solicitante, los datos del libro requerido y. si es necesario, la firma de la autoridad responsable. La solicitud se har por triplicado. Una copia quedar en la biblioteca solicitante y el original y la otra copia se enviarn a la que facilite el material. Esta ltima registra el prstamo como lo hace habitualmente con sus lectores, agregando la solicitud original a la ficha de prstamo. Entonces se remite el libro prestado, junto con la copia de la solicitud. Al recibir el libro, la biblioteca solicitante notifica al usuario que el material ha sido recibido. Cuando el lector haya consultado o devuelto el libro, ste se enva a la biblioteca prestataria, que procede a descargar el prstamo. Esta es una de las tantas formas de efectuar el prstamo inlerbibliotecario, ya que puede variar de acuerdo con el tipo de convenio, o con los procedimientos propios de cada institucin.

Lecturas sugeridas
DiAMs, n. n. Simplifying work in small public librarles. Philadelphia. Drexel Inslitiilc of Technology, 1965. (Drexel IJbrury School Series. II). LITTON. Q, I.a hibllotciu publica. (Me\ico*Huenos Aires. Centro Regional de Ayuda 1 cnica. 197?. (Breviario-, del bibliotecario. 141. rMBER. M. t. Technical sen-ice* in libraries. New york. Columbia I'niversily Press. 1954. (Columbia University Studies in library service. 7) WHEEUH. H. r.; t.ouitiOK. H. Admini.urucum ptdclfca dc biblinietm publican. Trad, dc A. Conlin. Mxico, Fondo de Cultura Econmica. 1970.

189

CAPTULO 9

Servicio de referencia

por Josefa E. Sabor

La tarea de referencia
En los captulos anteriores se ha expuesto la forma en que se prestan a los usuarios los distintos servicios. Se ha reservado para este capitulo uno de los ms importantes, si no el ms relevante de todos: el de referencia, llamado tambin servicio de consulta. La palabra referencia es un neologismo sancionado por el uso, pero no aceptado an por la R. Academia Espaola. Su significado bibliotecolgico es el mismo del vocablo ingls reference.l y puede admitirse por extensin y analoga, como bien dice Buonocore 1 Este autor seala que "la tarea de referencia consiste, sobre todo, en un asesoramiento o ayuda, con indicaciones, consejos, datos, informes, etc., tendiente a orientar al lector en la bsqueda del material bibliogrfico de su inters'". 3 Con respecto a la palabra consulla, usada en pases de Hispanoamrica, tampoco es aceptada con un significado similar al de referencia por el diccionario oficial de !a lengua. Por su parte. Fin y Hourcadc sealan los reparos de orden jerrquico que provoca el uso de la expresin 'bibliotecario consultor" o "de consulta".' 1 En el presente captulo se utilizar siempre la expresin referencia. Las tareas d e referencia que se prestan en toda biblioteca constituyen distintas formas del servicio que integran: suministrar informacin; orientar
1 BI <6cooiutw flf i. ii IWMIOM, A.L A <J,n>.t'y I *-> (ermv ,,. cH defnala urca de irfcrcocU como; "ItrVne de IR nica Mioictnrui que *e ocupa da hi avttfciKt * 1m lecuret en la 6uvriL de inf<xm*:u>n. y en e| mti de l u lueniei de la MtXiouc* p a n t\ etludio V In n>eU*iii>n 21 1* "re* Je un dertulanrnin de i t irnos '. v i Q
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191

en el uso del fondo bibliogrfico; localizar y hacer accesibles materiales que la biblioteca no posee; aconsejar en la seleccin de lecturas y bibliografa; ensear a manejar instrumentos para el estudio y la investigacin. realizar diversas rutinas y tareas administrativas. El hecho de que la biblioteca haya acentuado, a partir de la segunda mitad del siglo actual, la importancia de su misin informativa, ha determinado una creciente complejidad en el servicio de referencia, lo cual se pone de manifiesto sobre todo en las bibliotecas acadmicas y especializadas. Esto explica que en muchas de ellas hay;i cambiado su denominacin por el de servicio de informacin. Sin embargo es fundamental no perder de vista que el objetivo de la tarea de referencia no es solamente el de brindar informacin, y la lectura de prrafos anteriores indica hasta qu punto la enseanza, el juicio y la evaluacin son inseparables de dicha tarea. Por eso ninguna biblioteca, sea cual fuere su tipo, nivel o importancia, puede sustraerse a la prestacin de ese servicio, que ofrece matices y grados de profundidad muy distintos, segn los usuarios a que est dirigido. Shera lo ha sealado as al decir que el servicio de referencia abarca todo el espectro que va desde la ayuda a un lector para encontrar un libro, hasta una atencin de alto nivel profesional para localizar la bibliografa de un tema muy complejo.* Existen, en trminos generales, dos tipos de servicio de referencia: general y especializado. Sin poder trazar una linea divisoria neta entre ambos. puede decirse que el primero se presta en bibliotecas pblicas y escolares; el segundo en acadmicas y especializadas. Este captulo slo se ocupar de referencia general. Qu clases de consultas caracterizan la referencia general? Son pedidos de ayuda y orientacin que se relacionan, entre otras muchas cosas, con los catlogos; la bsqueda de datos; la determinacin de cules son las obras ms adecuadas para realizar un trabajo; la localizacin de materiales fuera del mbito de la biblioteca; la aclaracin de una cita bibliogrfica imperfecta, y muchas ms que no se relacionan en forma directa con las tareas tcnicas que cumple el bibliotecario, sino con el producto que se obtiene de ellas, y que se traduce fundamentalmente en proporcionar la orientacin e informacin ms adecuadas y seguras en el menor tiempo posible. \M el bibliotecario asume el papel de gua dentro de la biblioteca y es el intermediario entre el lector y los fondos de que la misma dispone o puede llegar a disponer a travs de la consulta y el prstamo interbibliotecarios. Desde que el auxilio organizado al lector comenz a prestarse en las bibliotecas en la segunda mitad del siglo XIX, la referencia fue definida en muchas ocasiones y con matices distintos, segn las pocas y la mayor o menor amplitud que se consideraba necesario y justo dar a ese servicio.

Pero la complejidad creciente de su proceso aconseja hoy no tanto intentar dar una definicin de la referencia en si, como indicar las distintas partes de la misma. Siguiendo a Rees. pueden sealarse cuatro .aspectos fundamentales en esa actividad: la tarea de referencia, que es la que realiza el bibliotecario para arribar al fin perseguido; las fuentes de referencia, que son las obras que consulta para obtener los datos necesarios; el servicio de referencia. conjunto de actividades tanto intelectuales como administrativas, a travs de las cuales el usuario recibe la informacin; el proceso de referencia, suma de los tres elementos citados, y que en consecuencia rene todo lo que se halla entre el usuario y la informacin: las fuentes a consultar; los bibliotecarios; las distintas actividades que estos cumplen en la bsqueda, el hallazgo, la entrega y el almacenamiento de la informacin.*

Las demandas de los usuarios


La importancia del papel del usuario en el proceso de referencia se valoriza constantemente. Durante muchos aos el servicio se prest para ellos, pero puede decirse que en buena parte casi sin ellos. El bibliotecario cumpla su tarea sin establecer una comunicacin profunda con el lector y ste quedaba en no pocas ocasiones librado a s mismo, una vez que obtena una respuesta, no siempre satisfactoria. La consecuencia inmediata de esta situacin ha sido que las bibliotecas sean usadas por debajo de su potencial real de informacin. Desde hace algunos aos ha comenzado la revalon/auon del papel del usuario y con ello los estudios sobre la relacin bibliotecario-usuario, en un intento por vencer la barrera de la incomunicacin que suele interponerse entre los dos. Prohlemas de personalidad, dificultades para establecer la comunicacin, el no saber a ciencia cierta si se ha satisfecho cumplidamente la demanda, motivaron que en muchas ocasiones el usuario quedara fuera del proceso y se le asignara un papel pasivo en la solucin de sus necesidades de informacin y orientacin. En los momentos actuales se realizan estudios profundos sobre las preguntas de referencia; la forma de realizar la entrevista bibliotecariousuario: la clarificacin de las preguntas; la preparacin de los bibliotecarios para poder sostener con xito el dilogo y llevar adelante las entrevistas; el entrenamiento de los lectores, con el objeto de que lleguen a ayudarse a si mismos y mantener una mejor relacin con el bibliotecario. Si se tiene presente la intervencin del bibliotecario y el usuario en el servicio de referencia, los distintos pasos de la consulta podran sintetizarse en la siguiente forma:

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192

< Uto preguntas que el pblico formula son, en esencia, de seis clases: Necesidad de informacin u orientacin (U) , Sobre condiciones de admisin en la biblioteca prcsiamo ***tferiOS, franquicias, limitaciones y. en general, la conducta a segutr y la manera de formular con correccin las demandas. 2 sobre el manejo de los catlogos; l S ( Clarificacin de la consulta por medio del dilogo (R + ) , Formulacin de una estrategia de bsqueda (K) t S S S J ^ t S S S i e n t c s , I . ms

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Recepcin de la consulta <R>

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(

, S X ^ ^ debe o quiere r a i z a r , sean _ . e l u d i g tema de su inle.es, para el aument de sus conoc.micntos. O de carac 6 tht^Z " S r ^ .areas intelectuales: bsqueda de datos, investigaciones o tareas bibliogrficas.

o
(

rrtwo USAR LA BIBLIOTECA. El lector que por primera vez ^ ^ ; ffi^^ informarse sobre mlples detalles que le ! * " " ? lechar los recursos que ella ofrece: los horarios de *"*"**?*? 2 de cierre' el carcter de pbca. sem.publica o privada, las condi-

Juicio sobre la oportunidad o pertinencia de la respuesta (U o U + R)

1
Ejecucin de la bsqueda (RoR + UoU)

i
Obtencin de la respuesta IR o R + U o ) (

tr
i

1
Juicio sobre el valor o relevancia de la respuesta (R>

( (
I

1
Salida de la informacin

consulla y el uso correcto de los catlogos y los fondos bibtaogreficos. os a

i
R = referencista U = usuario Almacenamiento de la informacin para usos futuros (R) ' ( < considere m i r t o s . De esa manera lograr, por ""a parte aleccionarlo T e uto c o r f e c T p r o v e c h o s o de los catlogos y por otra d o n a r a en el mismo el respeto por una tarea que comprueba que no es b e d y esta 195

194

realizada con un criterio riguroso. Esa-* dificultades se hacen doblemente notorias en los catlogos sistemticos, para cuya comprensin y buen manejo extremar el bibliotecario la atencin al lector. Ese constante comentario sobre los catlogos, que se produce entre el bibliotecario y los usuarios, permitir el establec mien to de un lazo de unin entre los servicios al pblico y los procedimientos tcnicos. El riesgo ms grande que corren catalogadores y clasificadores es su falta de conexin con los usuarios para quienes, en definitiva, trabajan. Su falta de contacto con los mismos les oculta, a la larga, las dificultades que plantea el manejo de las fichas que ellos redactan, la conveniencia de insistir o no en un criterio determinado, la necesidad de dar una mayor o menor importancia a ciertos temas en la clasificacin, y mil problemas ms, regulados por el nivel y los intereses de los usuarios que sirve la biblioteca, y no pocas veces por los hechos y problemas que repentinamente atraen la atencin general. El puente de unin entre los catalogadores y clasificadores por una parte y los usuarios por otra, es el bibliotecario en ejercicio de tareas de referencia. El ser quien, en definitiva, emplee la experiencia que le proporciona su ayuda a los lectores para alertar a los responsables de los procedimientos tcnicos, y ser su mejor y ms justiciero crtico. sta es una de las razones por las que se aconseja que el bibliotecario de referencia est ubicado cerca del catlogo, y atento para auxiliar personalmente, o por medio de algn ayudante, a los lectores que se hallen en dificultades. ^ueda an por considerar un aspecto de esta ayuda primera y ms elemental del usuario: el manejo de los libros mismos. CMO USAR IX)S MATERIALES BIBLIOGRFICOS. As como el bibliotecario de referencia es el ms indicado para solucionar las dudas que pudieran suscitarse en la consulta de los catlogos, as lo es tambin para las que surgen de un manejo inadecuado de los materiales bibliogrficos. Puede parecer exageracin decir que un buen nmero de lectores necesita que se le asesore sobre la forma de utilizar correctamente una obra. pero cualquier bibliotecario con experiencia puede atestiguarlo. El empleo de un ndice que abarca varios aos de una publicacin peridica, un volumen complementario de diagramas, una forma particular de alfabetizacin, la indicacin oportuna de una tabla de abreviaturas o de una fe de erratas, la lectura correcta de un mapa, el uso adecuado de una diapositiva o una filmina. son detalles que pueden ahorrar muchas horas de trabajo a un lector. En la mayora de los casos el bibliotecario actuar a requerimiento del propio interesado, pero en no pocos su sagacidad le indicar al novel, al estudiante, al lector ocasional, al tmido y al indeciso, que a menudo necesitan una ayuda que no reclaman. DATOS CONCRETOS soi.tCTTADOS POR EL USUARIO. Este cuarto grupo de preguntas de referencia comprende los datos que los lectores piden al bibliotecario para solucionar sus dudas, responder a alguna tarea escolar, informarse sobre algn punto de inters o simplemente satisfacer su curiosidad. 1%

Estas preguntas se formulan sobre las ms diversas clases de materias, y ponen a prueba la preparacin y sobre todo la perspicacia y sentido de orientacin del bibliotecario. Lgicamente el bibliotecario de referencia no puede saberlo todo, no puede tener la misma competencia en todas las especialidades a las que pertenecen las distintas preguntas que le formula el pblico. Por eso su problema no es en esencia saber, sino saber dnde encontrar los datos que le son solicitados. Cabe ahora preguntarse si el referencista actuar en ttxlos los casos y circunstancias en la misma forma. Es que hay acaso una sola forma correcta de proceder? Es evidente que no. y que la estrategia que el bibliotecario va a desarrollar depender de muy diversas circunstancias: el tipo de biblioteca, el grado o nivel de formacin del usuario, los medios y el tiempo de que dispone, etc. Las posibilidades que se ofrecen son tres: o el bibliotecario hace por s mismo la bsqueda y responde en forma directa. lisa y llana a la pregunta: o ensea al lector a realizar esa bsqueda y encontrar ta respuesta; o la tarea se realiza por una accin comn de ambas partes, usuario y rcferencisi.i En las bibliotecas de alto nivel acadmico o especializadas, la primera y la tercera forma son la.s ms usadas; en las bibliotecas escolares y pblicas la segunda es considerada como la ms racional, pues con ella el bibliotecario habr contribuido a poner al lector en el camino de la autonoma en el estudio y la bsqueda. El trabajo de referencia se apoya, principalmente, en ese caso, en el concepto de que el bibliotecario tambin desarrolla una accin de tipo docente y que debe tratar de poner a los usuarios en condiciones de manejar por s mismos los elementos que han de permitirles realizar en forma independiente sus esludios e investigaciones Sin embargo no debe perderse de vista un hecho importante: a menudo, lo que el usuario necesita es una respuesta y no. por ejemplo, una leccin sobre el manejo de una enciclopedia o un diccionario. El bibliotecario deber haber alcanzado, a travs de la entrevista con el lector, el suficiente conocimiento como para decidir qu es lo que conviene hacer: responder directamente: colocar en manos del usuario una o varias obras en las que hallar la respuesta; ensearle a manejarlas. Pero sea cual fuere el criterio que al fin adopte, nunca deber olvidar que, en la medida de lo posible. los usuarios debern alcanzar independencia en la tarea de informarse, y que ese debe ser uno de los objetivos de la biblioteca pblica y particularmente de la escolar. Por ello la tarea de referencia no debe limitarse a servir las respuestas sino a ensear cmo obtenerlas.
NUEVAS

LECTURAS. Las demandas para realizar nuevas lecturas pueden responder a distintos fines: ampliar conocimientos, afrontar exigencias de programas de estudio, realizar lecturas de formacin, informacin o recreativas. Ese tipo de servicio, que insume mucho tiempo, presupone una seria responsabilidad. Ello se debe a la dificultad con que tropieza el bibliotecario para decidir en cada ocasin que es lo que conviene aconsejar, ya que una lectura inoportuna puede ser perjudicial para el usuario, y una eleccin hecha sin tino, puede desalentarlo y alejarlo de la biblioteca. 197

I Los libros tienen un valor absoluto, que es el que resulta de sus mritos intrnsecos, sin hacer ninguna otra cla>e de consideraciones. Pero los materiales bibliogrficos tienen adems un valor relativo, determinado por la utilidad que prestan o por el eco que provocan y las reacciones que despiertan en quienes los leen. La misma obra puede as, independientemente de sus valores, ser benfica o no, til o intil, inocua o malsana. La edad del lector, el sexo, sus condiciones fsicas, mentales y squicas, su grado de informacin, su madurez espiritual, los objetivos que persigue con la lectura y la consulta, son factores que influyen sobre la oportunidad de la eleccin que en cada caso haga el bibliotecario.
TCNICAS DE TRABAJO INTELECTUAL. Son numerosos los usuarios que se
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ponder a una consulta. Segn Katz. una fuente de referencia es "cualquier obra que se usa para responder a una pregunta. Puede ser un folleto, una lmina, un disco, un informe indito, un artculo de publicacin periodica, una monografa, una diapositiva, aun un especialista que est a disposicin para responder la pregunta".' OBRAS DE REFERENCIA. N O es fcil definir la obra de referencia. Lo han intentado numerosos autores, sin que se haya logrado un resultado satisfactorio. En trminos generales se puede decir que una obra de referencia es aqulla apropiada -por sus objetivos, plan, ordenacin y forma de tratar los lemas- para la consulta con fines de informacin, o la que remite a otras obras para conocer o ampliar un tema dado, Hay. pues, dos clases de obras que pueden ser llamadas con propiedad, de referencia:
LAS

acercan al bibliotecario solicitando su ayuda para planear un trabajo escolar, una bsqueda, una monografa, una investigacin. Tambin son muchas las consultas sobre cmo hacer citas bibliogrficas o cmo redactar una bibliografa. Es muy difcil que el referencista pueda responder, en forma rpida y a la vez eficiente, a este tipo de consulta, y ello por razones de tiempo. Esas consultas son largas y complejas, y el bibliotecario, si respondiera en forma individual, vera absorbido su tiempo por una tarea que estara repitiendo y reeditando todos los das. 1.a mejor forma de afrontar esta parte importante de la tarea de referencia es la de realizar una accin duradera y que beneficie al mayor nmero de personas. En los casos en que el tipo de consulta lo permita, podr hacerse una publicacin; normas para citas bibliogrficas, consejos sobre la forma de planear una monografa o de redactar una bibliografa. En otros, la forma ms til ser la de clases o cursillos que dicta el propio referencista o que se hacen bajo la supervisin de su servicio. En este caso se encuentran el planeamiento de trabajos escolares y las tareas de investigaC n.

1 las que informan por s mismas: enciclopedias, diccionarios, repertorios biogrficos, anuarios, etc.; 2 las que remiten a otras obras: bibliografas. ( Es necesario sealar que en muchos casos los tipos I y 2 se combinan, con una mayor o menor preeminencia del primero sobre el segundo. Esto ocurre, por ejemplo, en las enciclopedias y los diccionarios biogrficos, que incluyen bibliografas sobre los temas o personajes tratadov El conjunto de las obras de referencia forma la llamada coleccin de referencia, que se encuentra a la mano del bibliotecario, el cual, con su ayuda, responde a muchas de las consultas que se le formulan. Los usuarios deben tener acceso libre a la estantera y las utilizarn libremente, sin restricciones ni formularios previos, a fin de poder consultarlas directamente, sea poique llegaron a la biblioteca con conocimientos suficientes sobre las mismas, sea porque el propio bibliotecario los inici en las peculiaridades de su manejo. Es necesario dedicar un prrafo especial al diferente grado de importancia que adquieren, segn el tipo de biblioteca, las distintas clases de obras de referencia. En trminos generales, aqullas que informan por si mismas son las que tienen mayor uso en bibliotecas escolares y pblicas, mientras que las bibliografas desempean un papel preponderante en las acadmicas y especializadas. La bibliografa ha adquirido en los ltimos aos una importancia capital, hecho al que ha contribuido el uso de medios electrnicos para su compilacin y edicin. Por otra parte, la necesidad de un control de todo lo que se publica en el mundo, es una exigencia de los investigadores, en especial los cientficos, cuya satisfaccin no admite demoras, y que ha motivado una vigorosa accin de numerosos organismos nacionales e internacionales. Esto se ha traducido en la formacin de redes de informacin, que utilizan computadoras y otros medios modernos para reunir el mximo de informa7 KOI, - .op cit.. v |, p I*

X Los materiales de referencia


Los materiales que el bibliotecario usa en la tarea de referencia son de dos clases: los de referencia propiamente dichos, y aqullos a los cuales se recurre en forma accidental. Los primeros se llaman abras de referencia; los segundos, fuentes de referencia. Las obras de referencia han sido ideadas y realizadas con el fin de servir para las tareas de informacin. Son las enciclopedias, diccionarios, repertorios biogrficos, bibliografas, catlogos, anuarios, almanaques, guas, ndices, etc. Por su parte, las fuentes de referencia son distintos elementos que, sin haber sido realizados con miras a suministrar informacin pueden, en un determinado momento, constituirse en elementos fundamentales para res198

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cin bibliogrfica posible para darla rpidamente a los usuarios, que no olra cosa significa la expresin control bibliogrfico universal, acuada en la segunda milad de esle siglo. Una de las consecuencias de la aplicacin de la electrnica a i.t compilacin bibliogrfica, ha sido la aparicin de nuevas formas de la bibliografa, la mayora muy sofisticadas. A pesar de ello no es posible decir que una biblioteca pblica, por ejemplo, no necesitar nunca usarlas. Ya se ha expresado que la linea divisoria entre referencia general y especializada es tenue. Lo mismo puede afirmarse con respecto a fuentes para lu referencia general y para la referencia especializada. LAS PUENTES DE REFERENCIA. Desde e! punto de vista de la referencia, lodo el fondo bibliogrfico y de materiales especiales que guarda una biblioteca pasa a constituirse en fuentes de referencia. Se trata de los libros, folletos. publicaciones peridicas, lminas, mapa*, planos, pelculas, diapositivas, discos, textos y partituras musicales, programas de espectculos. fotOgraEEaS. carteles, etc., de los que el bibliotecario de icforcncia se sirve a medida que los necesita. Por ejemplo, si un lector hace una consulta de carcter histrico, quizs la mejor forma de responder sea recurrir a un libro de historia, a un atlas histrico, a una serie de diapositivas, materiales todos que no estn incluidos en su coleccin de referencia, pero que en ese momento cumplen esas funciones. Cuando esas obras del fondo general llegan a ser de uso continuo -por ejemplo una historia universal, una antologa, un manual, una iconografa, etc.- deben incorporarse al material de referencia, y si su uso es constante por e! pblico y eso aconseja mantenerlas tambin en el fondo general, se tratar de duplicarlas para que puedan prestar con eficiencia ambos servicios. Considerando la existencia de las obras de referencia y el auxilio que pueden prestar los dems elementos con que cuenta la biblioteca. Wyer ha hecho una divisin de esos materiales con miras a la tarea de referencia, en tres grandes grupos: el ala derecha, el ala izquierda y el centro, A la izquierda coloca las obras de referencia; a la derecha las literarias, de creacin, generalmente las menos requeridas para auxiliar al referencista. en el centro agrupa las obras cientficas, histricas, de crtica, sociolgicas. etc.. a las cuales se recurre constantemente/ De acuerdo con las palabras de Wyer. la tarea de referencia se presenta as apoyada slidamente sobre el ala izquierda de la biblioteca, formada por materiales especialmente concebidos para facilitar el trabajo, y seleccionados especialmente para el mismo. Pero, por otra parte, constantemente requiere ayuda al ncleo central, al corazn de la biblioteca, da buena parte de su fondo bibliogrfico y de sus materiales especiales, y por fin. raramente, en menor nmero de oportunidades, da la coleccin de obras literarias que completa la coleccin de la biblioteca.
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El cuadro que se inserta no pretende ser exhaustivo, ni mucho menos, en cuanto a los tipos de obras que cita, pero si aclarar lo que se lleva expuesto y sealar una vez ms la riqueza y variedad de los materiales de referencia. as como tas infinitas posibilidades de bsqueda que la biblioteca brinda a relcrcncistas y usuarios. 9

OBRAS PF RBMKtNett

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fUMburtficM Repertorios <k ntm de trfcrtncii Hitiliopallu Calafeto* Je grande biNMieca* Catkiem uitcvtivoj Indict Je articulo* de puHlcuaoacs peit.lH

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Otha ohrai del ondo general

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' CtXfwUancm: Indke Ifaiebcp de toda* lia puLitraa de un libro, coa bu atas de los lugares en que se ' Avamr. Informe que e-pone Li i.ue:i i<.v..i:.ubi en mu mvcnugicin. en el dcsarnalki de un proyecto o durante una de su dupas. TamUn se nui como innim" de xuit/eso F:-,-n .i Informe wwe el l u l o :iciuul y d lluo dewmJlo de lun mnterai o de los pro-Memas que pkuitea b numu. u travs de la evaluacin de U Irtcralir- publicado en un determinado perro* 1 Heturnen. Batracio que *e nuce de un documento pan que el usuario pueda detain sobre la impormnew del mismo Por lo general no es critico. ' ndice de ciuu Lista de citas hihliogiaficas en la que. partamdo de un documento relevante, *e pueden locauar tas citas de documentos posteriores que Untan sobre el (ntiow tema u otros seniLircs. y que a su VM c*Qn el documeriii) ielr.<nie mencionado * Contenido de puli]K**ione\ pent'x/tiM Publicacin peridica cuyos fascculo* conoenen Lis tabbu o indices generales de un grupo de publicacbnes pendkw seJeccDnada*. que gewraJrntsiie tratan U misma malaria. " Cifkctneu: i1ibbognifi.i orvlenad;i sistemulkamenie que incluye documento* importnlei. partes de dooimenuis o cas de (rozos (escenas

I . .l,i.cstohisa4.cnom.in ! n. dt l o e Moiu U o t M tjo deflnKhw hwi ska*. Iraditciln )fldapadaaSe - - , . i n v i ienrmativf <1' ai i/mnimai. h i h . ^ w a , I La naa eWepcaSn N U 1. wmada dC a mown mu kMatDt Diccwnaito de k langua itpaArta 1%. ed Madrid. 197(1

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El estudio de las obras de referencia


Constituir una coleccin de obras de referencia supone llevar adelante, por parte del bibliotecario, tareas de seleccin y adquisicin. Para poder realizarlas con xito, as como para utilizar despus con provecho cuanto adquiera, tendr que conocer a fondo las obras que integraran dicha coleccin, para lo cual realizar un estudio de las mismas. I-as razones por las cuales ese estudio es de gran importancia, son tres: 1 poder evaluarlas con fines de seleccin; 2 poder aconsejar su adquisicin, haciendo una inversin razonable del dinero disponible; 3 saber manejar las obras para usarlas correctamente, y a la vez estar en condiciones de ensenar a tos usuarios a utilizarlas. El estudio y la valoracin de las obras de referencia supone, en quien las realiza, buenos conocimientos de tipo general o en la especialidad que trata la obra, aptitudes intelectuales para emitir juicios de valor y. adems, conocimientos sobre las caractersticas materiales de las mismas. El bibliotecario deber emitir su opinin sobre autores y colaboradores: la forma en que han sido tratados los temas que contiene la obra; su estructura; las restantes caractensiicas intrnsecas y extrnsecas; la forma de adquisicin; la oportunidad de esa adquisicin desde el punto de vista de la biblioteca. Para facilitar tan compleja tarea, se han redactado los llamados criterios o criteria de seleccin de obras de referencia, que se apoyan en los criterios generales de evaluacin analizados en el captulo 4. En cuanto a los criterios para obras de referencia, los hay para los tipos principales y an para algunas fuentes, como por ejemplo los atlas. La mayora son muy complejos y a veces de aplicacin difcil. Para familiarizarse con ellos se podr comenzar consultando uno sencillo, de tipo general, titulado Cmo estudiar una obra de referencia. Es un criterio breve, eficaz y de fcil comprensin. Su autora fue la renombrada referencisla Mudge.10 Otros criteria para enciclopedias, diccionarios y otras obras de referencia pueden consultarse en distintas ediciones de la GUI>t: to referente hooksr" y en las obras de Cheney, 1 * Wynar1* y. en espaol, en la de Lasso de la Vega.' 4 Crao procede, qu pasos sigue el bibliotecario para realizar el estudio de las obras y la aplicacin de los criteria? No bien tiene ante s la obra en cuestin, comenzar por el conocimiento de su portada y analizar sus distintos elementos. Realizar despus el anlisis interno y finalizar con el anlisis externo.
Kl m r.r. ( ..R'lrrrmt fco.iA.1 ami riferentr - . " <Pn n i l i u r c f o t i u c hook 9lh cd.. enmp. * V Eusene P Shechy > Chicago. A.i-A.. I 7 *, p x ( i x v > H) irnducerin espaoli de Merced AWUe Acuia en C i m h u lirfonruiivn de) Cenuo dr Estudio* BibSoieMlb>c<. Uuem AWr. *, 111. n" I. p VS. br. 194* II <.i IIK tonlnncc hook*. Wi ed.. eomp. h> Eugene i' S t w h ChioB A L A . . lA 13 I " i M t . i H. PVMMMMMf 'ili'eHcr imnii t'i-HH>. A I_A . | 9 ? l . I.i ***-**JHtr^tUu*h<hhttopupi><iiut'*frrrmr->-ttrL Mb ci i*v Kovhcnter, N Y . I.tbiarwt Unlimited. I96T 14 i UM M i . n A , i. -.*( Jr WWio/*(H U . h . ed. Madtid. Ma>ie. 1 9 * .

LOS ELEMENTOS DE LA PORTADA

1 EL TTULO. Este indica, por lo general, la amplitud de la obra y la extensin de su contenido. La Bibliografa de tu imprenta en Santiago de Chile, desde sus orgenes hasta febrero de 1817, de Jos Toribio Medina. tiene un ttulo lo suficientemente explcito como para dar una idea bastante clara sobre su contenido. Pero esta situacin no se repite en todos los libros de referencia; asi la Biblioteca hispanochilena < I523-IXI7). del autor ya citado, cuyo titulo no indica que slo incluye obras de chilenos y de espaoles que escribieron en Chile, y que fueron impresas fuera de este ltimo pas, sea en Europa, sea en otra parte de Amrica. En algunas ocasiones, el subtitulo es lo suficientemente aclaratorio, pero en otras puede no ocurrir as, o faltar totalmente. En lo que respecta al titulo, el bibliotecario estar en guardia contra dos formas comunes de engao, que tienen por finalidad inducirlo a adquirir obras que pueden no ser de valor e inters, o duplicar innecesariamente adquisiciones ya realizadas: a) los ttulos semejantes a otros ya consagra dos, que al amparo de una similitud que a veces no se descubre a primera vista, pretenden asegurar la venta de la obra; b) la traduccin de la misma obra a distintos idiomas con ttulos diferentes, sin indicar en ningn caso que se trata siempre de la misma. 2 EL AUTOR. En muchas ocasiones, el solo nombre del autor es. por si mismo, una garanta de seriedad, como ocurre en los ejemplos citados ms arriba. En otras, la lista de ttulos y cargos que suele acompaar su nombre en la misma portada ayuda a su iden tifie acin y a formarse un juicio sobre sus merecimientos. En caso de considerar que los datos reunidos no son suficientes, deben consultarse repertorios biogrficos, y cualquier fuente sera. Es comn explotar en las obras de referencia un nombre consagrado, con el doloso objeto de acrecentar el prestigio de la obra. En especial, en los libros escritos en colaboracin y con un editor intelectual responsable, algunas figuras de gran significacin o de figuracin en las ciencias y en las letras suelen ser sorprendidas en su buena fe, y prestan su apoyo a obras que convierten la mencin de su nombre en una verdadera superchera. 3 EL EDITOR. La confianza que puede despertar en el bibliotecario una obra de referencia cuyo estudio afronta, y que ha sido escrita por un autor que le ofrece motivos para confiar, suele estar en relacin directa con la que le merezca el editor comercial de la misma. En el caso de los libros de referencia, las dificultades para identificar a los editores suelen no ser muy grandes, ya que este tipo de obras es generalmente lanzado al mercado por empresas econmicamente fuertes y que tienen asegurada la amplia difusin de cuanto producen. En consecuencia, es fcil que resulten ampliamente conocidas, y por la misma razn, el bibliotecario reaccionara con desconfianza ante cualquier intento de ocultacin del verdadero editor. No se dejar engaar, tampoco, por la gran difusin de un nombre editorial.

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( { que puede corresponder ;i una organizacin econmicamente poderosa, pero SD los suficientes recaudos morales, capaz de prestar su nombre y sus posibilidades de difusin a empresas que no representan ms que una posibilidad de buena colocacin en el mercado. 4 t.A FECHA ste es uno de ios datos ms importantes en \,\ estimacin de las obras, ya que. por ejemplo, no puede considerarse desde un mismo punto de vista ni ser utili?ado con los mismos fines un diccionario de la lengua publicado en el siglo KVIII. que otro editado en el siglo XX. Para ponerse a cubierto de cualquier engao, intencional o no. por parte de los editores, el bibliotecario revisar cuidadosamente la obra y consultar todas aquellas partes de la misma en las que puedan aparecer fechas indicadoras de su antigedad: el pie de imprenta, el copyright* el prlogo, el colofn, y hasta la fecha de edicin de los ttulos citados en las bibliografas EL ANAI tsis INTERNO. Terminado el estudio de !a portada, se pasar al anlisis del contenido mismo de la obra. 5 EL PREFACIO sta es la pirie del libro en donde el autor expone con amplitud el fin que se ha propuesto, el plan de la obra, las limitaciones de sta, la profundidad y extensin del tema, las instituciones y autoridades a quienes ha recurrido en busca de critica y consejo. Puede afirmarse, sin temor a exageracin, que la lectura del prlogo es indispensable para la estimacin de la obra, el conocimiento de su contenido y su manejo correcto. Si el prlogo del Diccionario htogrjlco argentino, de Udaondo, nos advierte que slo aparecen en l las personalidades que ya haban muerto en 1920. es lgico pensar que el bibliotecario que lo maneje sin haber ledo estas lineas preliminares correr el riesgo de pedir a la obra ms de lo que ella esta obligada a ofrecerle y. adems de perder su tiempo en consultas intiles, cometer la injusticia de acusarla de haber incurrido efl omisiones que en realidad no se han producido. El prefacio suele, ademas, permitir al lector formarse una idea de la amplitud de conocimientos y la seriedad con que el autor ha encarado la obra. En un libro de referencia raramente el prefacio es intil o incoloro, y es muy difcil que a un prlogo claro, con una buena exposicin del plan y una indicacin precisa de los fines, corresponda un contenido que defraude el inters y la confianza del bibliotecario. 6 EL CONTENIDO El estudio del contenido presenta i res aspectos distintos: en primer lugar, su distribucin; luego, su valor real; por ltimo, su presentacin. La distribucin del material, que constituye la obra en s, puede ofrecer algunas variantes, que si no influyen directamente en su valor, pueden determinar que aquella sea de mayor o menor utilidad en la biblioteca. La forma ms comn de ordenacin, en las principales obras de referencia, es la alfabtica, pero en no pocos casos suele estar sta sustituida por la sistemlica. la tabular u otra, determinada mas a menudo por el tema que [rata el libro que por el propio gusto del autor. ( , ( f Como se ha dicho, esta distribucin no es tan importante en lo que afecta al valor de la obra en si, como por lo que se relaciona directamente con el uso que puede hacerse de ella. As. la Enciclopedia universal ilustrada europeo-americana -conocida vulgarmente por el nombre de la casa editora. Espasa-Calpe- est ordenada ed fon i alfabtica, y por tal razn su uso es ms sencillo, mientras que la Encclopdic francaise, iniciada por de Monzie -en la que cada volumen est dedicado a una materia diferente subdividida a su vez en temas menores- slo puede ser manejada por lectores que posean cierto nivel de instruccin y capacidad. Apenas el referencista ha estudiado el orden del material, deber adentrarse en las particularidades y secretos de esa ordenacin, para manejar mejor la obra. Si la disposicin es alfabtica, comprobar si esta hecha palabra por palabra o letra por letra, que orden sigue con palabras comunes, apellidos y lugares geogrficos de la misma ortografa, en qu forma se ordenan los reyes de igual nombre y nmero y disnta dinasta, etc. Evitar asi dar por inexistente un dato que en realidad se encuentra en otro lugar y no en aquel en que lo buscaba. As, la Enciclopedia de Espasa-Calpe guarda, en la palabra San, el siguiente orden: a) Acepciones generales (por orden alfabtico: Botnica, Derecho, Entomologa, etc.): b) Geografa; c) Genealoga: d) Hagiografa. e) Biografa. En consecuencia, la biografa de Jos de San Martn se halla ubicada en el lnmo rubro, entre las de San Martin, Jos, escritor argentino, y San Martin. Jos Mara, politico salvadoreo. Se ha acusado a esta enciclopedia de haber omitido la biografa del general San Martn, por desconocer sus normas de alfabetizacin. Si la distribucin es sistemtica, tabular, cronolgica, geogrfica o de cualquier otro tipo, el referencista la estudiar tambin, pues solo asi se compenetrar de las dificultades y caractersticas de su manejo, y estar en condiciones de auxiliar a los lectores. El estudio de los valores y caractersticas especiales del contenido de la obra en si. segundo aspecto a considerar, son los puntos que pondrn a prueba las ms altas condiciones intelectuales del bibliotecario. Las opiniones que haya logrado recoger en otras fuentes -revistas especializadas, repertorios, opiniones de colegas, etc.- le sern de gran utilidad, pues muy a menudo slo un uso prolongado permite formarse un juicio exacto sobie la utilidad, mrito y seguridad de esta clase de obras. Ante todo, el bibliotecario deber formarse una clara idea del pblico al cual la obra est dirigida, considerando para ello tanto la profundidad como la forma en que el tema ha sido tratado, La Encyclopaedia Britannic a, de tipo cientfico, no est destinada a los mismos lectores que la Enciclopedia Bursa de consulta fcil. obra para adolescentes; ni el Diccionario critico 205

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(
etimolgico de la lengua castellana de Joan Coraminas, en cuatro volumenes. ha sido compilado para los mismos fines que el Pequeo diccionurio Kapefusz, destinado a los escolares. En pocas palabras, sin entrar a considerar los mritos de la obra misma, el referencista puede desechar, no por falta de mritos, sino por inadaptable a un determinado pblico, una obra de su especialidad. Considerada ya la profundidad, alcance y dems caractersticas de la forma en que ha sido tratado el tema, cabe formarse una opinion sobre los mritos de la tarea realizada. S el nombre del autor ha merecido confianza, es posible que el contenido de la obra no defraude al referencista en cuanto a la seguridad de la informacin y a la categora y nivel intelectual alcanzados por el mismo. Sin embargo, considerar con especial atencin el equilibrio e imparcialidad con que han sido enfocados los distintos problemas, extremando este anlisis para las obras que tratan temas religiosos, sociales o polticos. Por fin. a travs de su lectura se habr formado ya una opinin sobre la forma en que ia obra ha sido redactada y la mayor o menor concordancia que existe entre esta y el tema y el carcter del libro y el pblico a que ha sido destinada. Sern eliminadas las obras con errores ortogrficos y sintcticos o aqullas que por lo oscuro de su redaccin hagan posible peligrosas confusiones o induzcan a una mala interpretacin de los textos. 7 LAS REFERENCIAS Y LLAMADAS. La mayor o menor riqueza de un sistema de referencias y llamadas depende, en gran parte, del lipo mismo de la obra. Pero puede decirse, en general, que la abundancia de estos elementos, que vinculan los distintos temas y permiten seguir en todas sus ramificaciones un asunto de inters, debe predisponer favorablemente con respecto a una obra. En todos los casos, lo que ms importa es la exactitud de las referencias y las llamadas, es decir que no hayan sido hechas en forma descuidada y se produzca el caso, no muy raro, por cierto, de que la referencia y la llamada remitan a encabezamientos inexistentes o no vinculados con el tema en cuestin. 8 Los INDICES. Toda obra de referencia, cuyo planteamiento lo exija asi. debe ir acompaada de uno o varios ndices. La importancia del ndice suele ser vital, al extremo de que muchos de los libros de referencia seran inmanejables sin el mismo. Es cosa frecuente comprobar cmo los lectores, y an los mismos bibliotecarios, no pueden obtener de las obras de referencia que manejan todo el provecho posible, por olvidar la existencia de sus ndices, o por tener una natural resistencia a manejarlos. Pretender, por ejemplo, obtener el mayor provecho en la consulta de la Enciclopedia italiana di scienze. lettere ed arti, del Instituto Treccani, sin hacer uso de su monumental ndice, es condenarse, por anticipado, a un fracaso, por lo menos parcial. En dicha enciclopedia, muchos datos y explicaciones no entran bajo la palabra que al usuario puede parecerle ms significativa, sino que estn incluidos en otros, registrados bajo trminos diferentes. En especial los ndices analticos son los que ofrecen mayor inters para el referencisla, que puede encontrar en ellos valiosos auxiliares. z ( ( ( ( / ( 9 LAS BlBUOGRAFlAS. En una obra de referencia. la utidad de las bibliografas es doble: en primer lugar, sirven para ampliar la informacin del lector, remitindolo a nuevas fuentes de informacin; en segundo lugar, permiten formarse una idea de la seriedad con que ha sido realizado el trabajo o articulo, la base informativa que ha tenido el autor y la modernidad o antigedad de la tarea realizada. En efecto, el usuario que busca orientacin con la lectura del articulo de una enciclopedia, o la consulta de un diccionario biogrfico, a menudo no encuentra resueltos en sus pginas todos los problemas que le preocupan, ni todos los datos que demanda su inters. Cuando esas obras agregan, al final de sus captulos o asientos, listas de otras obras, a las cuales remiten al lector a fin de ampliar sus conocimientos, cumplen una de las ms importantes misiones de la referencia, que es la de ampliar las posibilidades de estudio e investigacin, a menudo en forma ilimitada. Por eso toda obra de referencia con bibliografas predispone favorablemente, porque da al que la consulta la impresin de haber sido realizada con miras amplias, que exceden en mucho los lmites de sus propias posibilidades. Las bibliografas permiten, adems, opinar sobre la preparacin y seriedad de informacin de la obra y su autor. Un artculo u obra con buenas citas bibliogrficas, hechas con correccin y bien seleccionadas, es siempre una garanta de seriedad intelectual. Finalmente, la lecha de las obras recomendadas es tambin un seguro ndice de la antigedad real de la obra o artculo, y as, las bibliografas suelen ser. a despecho de la fecha del pie de imprenta, las que sealan la poca real en que est colocada, intelectualmente. la obra de referencia. 10 LOS ELEMENTOS AUXILIARES. Se entiende por elementos auxiliares, todos aqullos que aparecen en los libros de referencia, y que sirven para ayudar en su uso, ampliar su alcance o aadir elementos informativos. Entre los elementos auxiliares se hallan, en primer lugar, las tablas de abreviaturas y de siglas, las fe de erratas y las listas de signos convencionales. Estas partes, esenciales para la buena comprensin de las obras, suelen ser desconocidas por el usuario. Una encuesta realizada discretamente entre el pblico permitir, por ejemplo, comprobar la gran cantidad de lectores que ignoran el valor de las abreviaturas de los diccionarios de las distintas lenguas. Por razones de espacio, las obras de referencia suelen usar un gran nmero de abreviaturas y signos convencionales, que a veces llegan a convertirlas en obras de manejo, si no difcil, engorroso. El desconocimiento de los elementos auxiliares suele llevar a un uso improductivo de los elementos de informacin, y a correr el riesgo de aceptar como valederos errores de interpretacin o equivocaciones involuntarias, que el autor ha salvado en otro lugar de la misma obra. En otras ocasiones, se trata de materiales que. sin influir en la correccin del manejo de la obra, agregan elementos de inters que a menudo, por su desconocimiento, no llegan nunca a ser aprovechados. Asi. por ejemplo, la Gran enciclopedia del mundo cierra su v. 19 con un atlas, un ndice analtico orgnico y otro sistemtico de diagramas. Adems su v. 20 es un lxico de la lengua espaola, con etimologas y sinnimos e incluye los

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equivalentes en seis lenguas, cerrndose con una lista de sinnimos. Todos estos materiales son de utilidad, y el bibliotecario que los conoce podr s;tcar provecho de ellos. La importancia de este material suplementario alcanza, en otras di cunstancias. un valor an mayor. Se trata de las obras con suplementos, que aumentan el caudal de informaciones contenido en la obra misma. No se trata y.i de elementos al margen, que agregan nuevos motivos de inters, sino de pginas que vienen a ser un complemento indispensable del cuerpo de la obra. Un ejemplo nos lo proporciona el VOX. Diccionario general ilustrado de la lengua csnaoln. En su 4a. edicin aparece un Apndice de nombres geogrficos y gentilicios. Para comprender la importancia que tiene para el referencista conocer este apndice, basta pensar que podra informar a un lector que lo interroga sobre el nombre Andaluca, que ste ha sido omitido en el diccionario, puesto que no lo ha encontrado en la pgina 96, entre andaln y andalucismo, que es el lugar en que podra parecer lgico que se hallase ubicado. Cometera asi un error, pues ese nombre est en la pgina 1661. es decir, incluido en el Apndice. EL ANLISIS EXTERNO. II ASPECTO MATERIAL Es muy difcil que una obra de referencia que rena condiciones generales satisfactorias merezca ser rechazada por sus caractersticas materiales. Sin embargo, el bibliotecario deber prestar atencin a algunos aspectos de la presentacin general del libro, que podrn ser importantes, no tanto para su conocimiento como para la decisin de adquirir o no una determinada obra de referencia, en circunstancias en que varias de valor similar atraigan por igual la atencin del bibliotecario. Dos aspectos principales se considerarn en cuanto a la parte material: las ilustraciones, y el trabajo de imprenta y encuademacin. l:.n cuanto a las primeras, las caractersticas particulares de la tarea de referencia les conceden una importancia especial, ya que en no pocas ocasiones una lmina, un grfico, un retrato o la reproduccin de un cuadro famoso sern solicitados por ms de un lector. En tales casos, la abundancia y excelencia del material ilustrativo contenido en las obras do referencia se pone a prueba, y aumenta o disminuye sensiblemente la utilidad y, por ende, el valor de las mismas. Esta importancia de las ilustraciones adquiere especial significado cuando se traa de elementos grficos que exigen una especial claridad y precisin, sin las cuales su utilidad seria nula y su uso perjudicial. Es el caso del material carlogrlico y planimtrico, en que toda posihilidad de error o confusin debe ser eliminada con cuidado. El aspecto de la confeccin material del libro permite analizarlo desde diferentes puntos de vista, de los cuales son de inters para el referencista -que no tiene por qu ser un tcnico en la especialidad- fundamentalmente tres: el papel, los tipos y la composicin. El papel deber ser resistente, permitir una impresin ntida y que no trasluzca el reverso. No deber curvarse. Los tipos, el interlineado y los mrgenes facilitaran la lectura clara y cmoda, y la encuademacin ser 208

sobria y resistente, condicin esta ultima importante, si se tiene en cuenta no slo el frecuente uso de las obras de referencia, sino tambin, en no pocos casos, el gran formato y el nmero de pginas. Todo este conjunto de caractersticas de las obras de referencia, debe ser estudiado y conocido a fondo, como ya se ha dicho, por el bibliotecario Nunca se insistir bastante en el hecho de que una buena cantidad de obras puede permanecer inmvil en la estantera, poi la simple razn de que aquel no las conoce o no sabe cmo sacar partido de ellas. Una enciclopedia mal manejada, un diccionario cuyas abreviaturas tienen un valor desconocido, una estadstica mal interpretada, son elementos inutilizados total o parcialmente. El conocimiento completo de las obras de referencia permitir* al referencista cumplir con una de las actividades ms importantes de su especialidad: ensear al usuario el manejo de esas mismas obras. La tarea de referencia no debe ser realizada totalmente por el bibliotecario, sino en gran parte por el propio lector; si la misin del primero es guiar, ensear. orientar, poner en el camino de nuevas fuentes; si su tarea no es hacci las cosas para el lector, sino ensearle a hacerlas, no puede dudarse de que mal podra cumplir el bibliotecario con este aspecto didctico de su tarea, si l mismo no es capaz de salir airoso de la prueba del manejo de sus propias fuentes. En consecuencia, sera para l una necesidad fundamental conocer las obras de referencia y su manejo, no slo para obtener de ellas el mayor provecho posible, sino tambin para poder ensear a los lectores a utili/ailas con resultados satisfactorios. Con respecto a la eleccin de los libros, este conocimiento asegurar al lefcicncista el mayor numero de probabilidades para una buena seleccin, ya sea porque le haya sido confiada a l la tarea, ya porque auxilie con su consejo al seleccionador que no tiene por qu estar preparado para juzgar, en forma tan completa y detallada, una obra de referencia.

Las fuentes de informacin del bibliotecario


En pginas anteriores se ha expuesto cmo se llegan a conocer las caractersticas, el uso y la utilidad de las obras de referencia. Queda por considerar dnde se informa el bibliotecario de su existencia y de los datos que las identifican; dnde ha de conocer otras opiniones, a veces ms autorizadas que la suya, sobre la conveniencia o inconveniencia de su adquisicin, a dnde, en fin. podr recurrir para realizar la seleccin de los materiales por adquirir.' 5

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< REPERTORIOS DE OBRAS DE REFERENCIA. Son las fuentes informativas litis importantes y de consulta obligada para todo referencista. Entre ellos ocupan un lugar preponderante la CUIDE to reference books y la Guide de Walford.1* La primera, ya citada en este captulo, es una excelente obra de consulta, en la que aparecen las fuentes ms importantes a que puede recurrir el bibliotecario en cualquier tipo y especialidad: adems analiza las principales obras de referencia. Se reedita, actualizada, peridicamente. HI ingles Walford ha realizado una obra de muy alta categora, rica en fuentes europeas y particularmente inglesas. Proporciona datos muy tiles y excelentes juicios de valor. Su seleccin es muy buena y sus notas crticas, importantes. Dentro del campo de la bibliografa especializada es fundamental la obra de Maicls, Les sources du travail bihliographique.17 Hasta su aparicin nadie haba intentado reunir, con un plan tan vasto, tal cantidad de cuas, datos e informaciones. Obra excepcional, est ahora envejecida. Para Amrica Latina. Gcoghegan ha publicado un repertorio selectivo nico en su gnero." 1 Sera muy importante que el autor pudiera actualizarlo. Aunque no son repertorios en sentido estricto, los manuales de referencia aportan datos a veces muy tiles. A lo largo de estas pginas se han citado los ms importantes: Katz, Cheney. Wynai. a los que debe agregaise, en espaol, el de Sabor. GRANDES CATAl-XiOS. El segundo grupo de fuentes que puede ayudar al bibliotecario a resolver problemas de informacin est constituido por los catlogos de las grandes bibliotecas y por los catlogos colectivos. Los ms importantes son: The National Union Catalog, de los Estados Unidos: General catalogue of printed books, del British Museum: Catalogue general des Hires imprimes, de la Bibliolheque Nationale de Francia; Primo catalogo collettivo delle bihlioteche italiane. A ellos deben sumarse otros. de bibliotecas especializadas, entre los que se destaca la coleccin editada por Hdl. de Boston. OTROS ELEMENTOS DE INFORMACIN En tercer lugar, el referencista recurrir al auxilio de las revistas especializadas en bibliotecologia, \ a las publicadas por editores, cmaras del libro, libreros, etc.. donde estas obras suelen aparecer registradas con alguna preferencia, en unos casos por su importancia, en otros por ser producciones de gran aliento editorial y comercial. Estas publicaciones peridicas adquieren especial importancia en los pases como los hispanoamericanos, donde la informacin bibliogrHca no siempre c-sia organizada, por lo cual la informacin llega al bibliotecario en forma espordica y .1 veces deliciente. I os boletines que editan las bibliotecas para informar sobre el material ingresado constituyen la otra fuente de informacin, unindose aqu al
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valor del dato el de saber en qu biblioteca se halla la obra, para poder solicitarla en prstamo o consultarla si se desea estudiarla o si la biblioteca no estuviera an en condiciones de adquirirla. 1-os avisos, revistas y catlogos de libreros y anticuarios, junto con las crnicas periodsticas, son tambin fuentes de informacin, que si bien poco agregan en cuanto a la seguridad de los juicios, y hasta ofrecen el peligro de su parcialidad, sirven como ndices informativos para el conocimiento de no pocas novedades que de otra manera podran no llegar nunca al bibliotecario. Por fin. las propias solicitudes de los lectores y las donaciones y novedades que ingresan directamente a la biblioteca, sern tambin fuente, aunque menor, de datos de utilidad. Este conjunto de elementos pondr al bibliotecario de referencia en condiciones de informarse de la publicacin, y en no pocos casos, del valor de las obras de su inters. Ha llegado para l el momento de hacer sus observaciones propias, de emitir, por la observacin directa, su juicio. Aplicar entonces los criteria y tomara las decisiones que le asegurarn un buen fondo de obras de referencia y un correcto manejo del mismo.

La forma de realizar la tarea de referencia


Todo consejo que se pretenda dar para auxilio del bibliotecario de referencia, en lo que respecta a la forma de realizar sus tareas, corre un riesgo: el de no ser til. Porque el trabajo de auxiliar al lector es. en si mismo, tan complejo, se presenta bajo aspectos tan novedosos, que coloca al bibliotecario en las situaciones ms inesperadas y que exigen, pura salir airoso de ellas, mucha dec i ski n personal, sagacidad, un plan de accin a formularse en el acto, rpida y eficazmente. Sin embargo, algunos consejos pueden poner al bibliotecario a -.alvo de algunos fracasos. Ya se ha hablado anteriormente de la importancia cada vez mayor que se da al conocimiento de los usuarios y sobre todo al estudio de, la relacin bibliotecario-usuario. No bien el lector se acerca a plantear su problema, se inicia la entrevista entre las dos parles interesadas. La primera parte de la misma es lo que ha dado en llamarse la "negociacin" de la pregunta. El bibliotecario tiene que llegar a saber qu es lo que el usuario desea conocer: que quiere saber?; para qu quiere saberlo?; hasta dnde quiere llegar en su indagacin?; cunto sabe ya de eso? Es muy comn que el pblico que se acerca al referencista formule muy vagamente sus demandas, ya sea porque no se explica con claridad, ya porque no sabe a ciencia cierta qu es lo que busca. El bibliotecario resistir a la tentacin de adivinar, rpidamente, qu es lo que se le quiere decir, y a la de determinar, con rapidez pareja, la obra que le conviene a ese lector. Si lo hace asi. correr el riesgo, en que caer en muchas ocasiones, de entregar al usuario lo que menos conviene a su necesidad o menos se adapta a su inters. Para evitar incurrir en estos errores, que desalientan 211

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al pblico y despiertan su desconfianza, el bibliotecario de referencia "nu deber lener prisa". Aclarada la demanda, el bibliotecario deber plantear al usuario nuevos interrogantes: en qu forma desea recibir la informacin?; /.cunta informacin desea? Asi, a travs de una conversacin, el bibliotecario lograr determinar el tema de la consulla; conocer la motivacin y los objetivos que persigue el lector: conocer sus caractersticas personales. Una vez en posesin de todos los datos, el referencista podr contestar dando los dalos pedidos o poniendo al usuario en el camino del estudio o la investigacin. En estos casos la marcha de lo general a lo particular suele ser la ms aconsejable, -.alvo en aquellas ocasiones en que lo directo de la pregunta y lo obvio de la respuesta permitan dirigir al lector directamente a una fuente en que hallai- solucionado todo su problema. Si el usuario desea saher qu obras literarias se han publicado en Venezuela en 1945. se pone en sus manos el Antiario bibliogrfico venezolano correspondiente al ao mencionado. Pero si lo que desea es hacer un estudio ms complejo de un lema no tan claramente definido, ser conveniente guardar un cierto orden en la marcha de la consulla el cual, partiendo de lo ms general y llegando a lo particular, le permita abarcar en su totalidad el problema de referencia planteado. El orden que se da a continuacin parece el ms plausible, pero la experiencia demuestra que es alterado constantemente, ya que los imponderables que gravitan en toda consulta de referencia pueden hacerlo superfluo, motivar la eliminacin de etapas o. sencillamente, cambiar el orden de sus pasos: 1 consulta de los catlogos de la biblioteca; 2 enciclopedias y diccionarios; 3 repertorios biogrficos; 4 bibliografas; 5 anuarios, guas, directorios; 6 publicaciones peridicas (comenzando por sus indices), publicaciones oficiales, de sociedades, de instituios, etc.; bibliogrfico 7 fondo general de la biblioteca < d ^ I _ ^ materiales especiales; 8 otras bibliotecas (prstamo interbibliotecario); 9 especialistas. De lo expuesto en este captulo se deduce que la tarea de referencia es, entre todas las que se cumplen en la biblioteca, la que escapa con ms facilidad al imperio de normas. El bibliotecario que la ejerce est, en ella, ms librado a si mismo que ninguno de sus colegas. stos, que cumplen tareas tcnicas, tienen para su gua y defensa reglas ya establecidas, largamente probadas en la experiencia ajena, y que los ponen a cubierto de muchos errores y les evitan toda clase de improvisaciones. Pero el rcferencisia se mueve en un plano mucho menos definido, en el que suelen carecer de 212

validez lodas las advertencias. La sorpresa, el asalto inesperado, por asi decirlo, constituyen buena parte de su clima, y los problemas que en otras secciones de su biblioteca pueden discutirse pacientemente recurriendo a textos, all deben ser solucionados de inmediato y sin vacilaciones. N'o cabe duda alguna de que si hay tarea que pone a prueba la agilidad mental del bibliotecario es sta, y slo ser buen referencist.i aqul que est do tado de una inteligencia clara y rpida, disponga de una buena coleccin de obras, conozca a fondo su manejo, tenga una curiosidad siempre alerta poi todo lo que aconlece. y comprenda la enorme responsabilidad que seala la Sabia definicin de Cowley: "Considerado en relacin con la tarea de referencia, el bibliotecario ideal, como el mdico ideal, es el que sabe que ha) que hacer en cualquier momento".'"

Lecturas sugeridas
rosurrr, u. ). Servido de informarn em bibliotecas Tr de Amonio A gemir Bnqiiri de l.cim.. SSo Paulo. Polgono. 1969. Tit. orig.: Information service* in libraries. KAI7. w A. Introduction to referente <"* -'th. ed. New York, ele. 1978. 2 v. (McGraw-Hill Senes Q Rffltfy education). KKAMII?. r... eomp. .V.'/f b&tHouxatgfcm. 2a. cd. aum. Mxico. Buenos Aires. Agencia pan el Desarrollo Internacional. Centro Regional de Ayuda Tcnica. 1972. IIN'DEHMAN. w. n.. ed. Jhe present xtatus and future prospect* of referencrlinfornuition service. Chicago. A.L.A.. 1967. Linos, o. La informacin en la biblioteca moderna Mexico. Buenos Aires. Agencia para el Desairollo Internacional. Centro Regional de Ayuda Tcnica. I**71 i Breviarios del bibliotecario. 1). ROM IRO, i. i . eomp. Reference \emcc.\ Haniden. Conn.. The .Shoe String Press. 1964. < (Contributions to library literature, 5). SABOK.I. r. Mamuil de fuente* de informax ion. la. cd, con. y aum. Buenos Aires. Marvmar, 1979. SABOR, j . fc La referencia v /<>> senicios bibliogrficos en la biblioteca moderna. Crdoba. Asociacin ,1c Bibliotecarios Graduados ilc la Repblica Argentina. 1978, Publicado tambin en Bmliotecologia y Documentacin. Buenos Aires, a. 2. N. M. p. 93-103, en- die. 1980.

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CAPTULO

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Estadsticas. Relaciones pblicas


por Roberto V. Cagnoli

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Estadsticas
! .is estadsticas son instrumentos de Control Q C prpOrcioOaB a l.i hihlio Q teca datos cuantitativos sobre el desarrollo de sus actividades. A travs de las mismas es posible evaluar la marcha de la institucin, informar a las autoridades y justificar el presupuesto. Por estos motivos, es necesaria su compilacin, aunque se debe evitar su abuso. Las estadsticas que no tengan una real utilidad, o sean demasiado complejas, ocupan un tiempo valioso que puede ser empleado en otras tareas. Las estadsticas, por otra parte, tienen slo sentido si los datos se analizan, comparndolos con otros anteriores, con los de otras instituciones similares, o con las metas fijadas por la biblioteca. I a comparacin de la actividad desarrollada en aos sucesivos, por ejemplo, posibilitar la evaluacin de los progresos logrados, y tambin los retrocesos, dando lugar a la adopcin de medidas correctivas. Esa comparacin slo ser posible, sin embargo, si se emplean unidades estadsticas normalizadas, es decir, de uso y aceptacin generalizada. No se puede comparar, por ejemplo, el total de preguntas de referencia, si en un caso se incluyen las de tipo indicativo como, por ejemplo, Dnde est el catlogo?, y en otro se excluyen. Las estadsticas ms usuales que se compilan en forma permanente, son las referentes a la coleccin, al prstamo y al servicio de referencia. La estadstica relativa a la coleccin se puede dividir de acuerdo con el tipo de material: libros y folletos catalogados, publicaciones peridicas, folletos sin catalogar, y materiales especiales. F.n las bibliotecas pblicas el material puede subdividirse. adems, de acuerdo con el tipo de usuario al que est dirigido: adultos, jvenes y nios. La unidad estadstica que se utilizar es el volumen fsico. Adems, puede resultar de inters tener un registro de la cantidad de ttulos. I-a estadstica de publicaciones peridicas se puede dividir en revistas, diarios y publicaciones seriadas. No slo se registrar la cantidad de vol-

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menes. sino tambin la de ttulos que se reciben corrientemente. La diferencia entre el total de volmenes y el de los ttulos puede dar cierta indicacin de la cantidad de nmeros atrasados disponibles. La unidad que se emplear para contar las publicaciones peridicas es el volumen bibliogrfico, en lugar del fsico, usado para los libros. La estadstica de materiales especiales registra los materiales no incluidos en las otras divisiones como, por ejemplo, discos, pelculas, diapositi vas, fotografas, cintas magnetofnicas, etc. Estos materiales se cuentan por unidad fsica. Los materiales se van anotando a medida que ingresan o son dados de baja. Cuando se prepare la planilla mensual de estadsticas, la cantidad de ingresos y egresos se sumar y restar respectivamente del total del mes anterior. Fl resultado de esa operacin dar el total actualizado de las existencias. La estadstica de los prstamos es el elemento ms utilizado para medir la actividad de la biblioteca y a menudo se le cita para justificar el presupuesto. A pesar de ello, se debe tener en cuenta que no siempre permite medir con exactitud la eficiencia del servicio. En primer lugar, no se puede saber si los libros prestados fueron ledos, y en segundo lugar, ciertos factores, como el plazo de prstamo y la renovacin del mismo, pueden hacer variai los totales de malicia notable. Hecha esta salvedad, se puede decir que. de cualquier manera, ayudan a dar una idea de la actividad de la institucin. En las bibliotecas pblicas esta estadstica puede dividirse en prstamos a adultos, a jvenes y a nios. En las escolares, en prstamos a los alumnos y a los maestros. Si adems de los libros se presta otro tipo de material, se anotar en forma separada. No es aconsejable, por el tiempo que lleva y por la poca utilidad de la informacin, registrar en forma permanente la cantidad de libros prestados en cada materia. Si la biblioteca juzga que necesita este dato, puede llevar ese registro por un breve lapso, por ejemplo un mes. y calcular sobre la base de esa cantidad, el total anual aproximado. Los prstamos se cuentan diariamente, anotndolos en una planilla que se suma al finalizar el mes. Los totales mensuales se adicionan al trmino de un ao. I-a estadstica del servicio de referencia tiene propsitos similares a la de los prstamos: proveer informacin para medir la eficiencia del servicio y justificar las partidas del presupuesto. Evaluar estadsticamente el servicio de referencia es. sin embargo, muy difcil. A pesar de haber ensayado diferentes formas de contar las preguntas, ninguna ha resultado totalmente satisfactoria. Cada biblioteca elegir, por lo tanto, la que sea ms conveniente a sus fines particulares. Las preguntas pueden contarse sin ninguna discriminacin, diferenciando entre preguntas contestadas y sin contestar; por su grado de dificultad: de informacin simple o de investigacin; por el tiempo empleado; por la forma en que fue efectuada: en persona, por telfono o por correo; o por la cantidad de fuentes que se tuvo que consultar. Otra de las dificultades que presenta esta compilacin, es hacer su regis2l

( < tro. En muchos casos los referencistas, que estn muy ocupados atendiendo al pblico, no pueden, u olvidan, hacer la anotacin correspondiente. Luego de un cierto tiempo, o al finalizar el da. tratan de recordar cuntas preguntas contestaron, y de qu tipo fueron, dando lugar a estadsticas inexactas. La forma ms sencilla de registro es hacer un apunte, en una planilla diaria, cada vez que se conteste una pregunta. Las preguntas se suman diariamente y luego se obtienen totales mensuales y anuales. Adems de las relativas a la coleccin, y a los servicios de prstamo y referencia, se pueden compilar otras estadsticas, como por ejemplo de lectores inscritos, de personas que asisten a la biblioteca o de pblico que concurre a las actividades culturales. Tambin se pueden llevar estadsticas referentes al presupuesto, al personal, o a otras actividades administrativas, que pueden ser solicitadas por la autoridad de la que la biblioteca depende. ESlMlfttfea mensual
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FIQ. 39 Planilla mensual de estadsticas.

Todas las compilaciones estadsticas, debidamente presentadas y comparadas, formarn parte del informe anual, del que se habla en otra parte de este captulo. 217

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Relaciones pblicas
La biblioteca puede tener una coleccin excelente, perfectamente organizada, y un personal altamente capacitado para prestar ptimos servicios. Sin embargo, puede ser tambin una institucin poco conocida, cuyos materiales y servicios no son suficientemente utilizados. Y an, si stos lo fueran, puede darse el caso de que su labor no llegue a ser conocida por aqullos que tienen el poder del que emana el apoyo necesario para su subsistencia. Es preciso que la biblioteca haga conocer sus objetivos, sus servicios y sus logros, tanto a sus usuarios como a los que an no lo son, y tambin a aqullos que por su posicin puedan influir en su actividad. El conocmiento de lo que hace u ofrece puede dar lugar a que no se comprenda bien el papel que desempea, y hacer que se le considere como algo superfluo, que puede ser eliminado sin mayores consecuencias, cuando los fondos sean escasos. Se debe tener presente, en el caso de la biblioteca pblica, que la necesidad de servicios bibliotecarios no tiene una prioridad tan alta como, por ejemplo, los servicios de salud pblica o de mantenimiento de la ciudad, con los que compite por los recursos que adjudica la autoridad municipal. Una tesonera y continua actividad de informacin y persuasin contribuir a que se le acepte como un elemento de importancia fundamental en la vida de la comunidad. Este reconocimiento es vital para lograr el apoyo que la biblioteca necesita. Llevar a cabo esa tarea de comunicacin entre la biblioteca y el pblico es la funcin de las relaciones pblicas. Para tal efecto ser necesario realizar un programa que requiere el cumplimiento de varias etapas. En primer lugar, se debe definir cul es el propsito del programa, como, por ejemplo, hacer comprender la importancia que tiene la biblioteca pblica en la comunidad, o la escolar en el proceso educativo. Como segundo paso, se determinar el tipo de pblico con el que se desea establecer la comunicacin, el cual se puede dividir en dos categoras: los usuarios, tanto reales como potenciales, y el pblico general, que puede o no incluir a aqullos. En este ltimo caso se destacan los que tienen influencia o el poder de tomar decisiones concernientes a la biblioteca, como por ejemplo. los que proveen los fondos para su funcionamiento; las autoridades de las que la biblioteca depende; los padres de los alumnos y los maestros en la biblioteca escolar; otras instituciones de la comunidad; y en general todos aqullos cuya actividad tenga relacin con la biblioteca, y cuya buena voluntad y apoyo son esenciales para la existencia de la misma. Una vez definido el propsito y el pblico, ser necesario realizar, en tercer lugar, una investigacin para identificar los factores que influyen en la actitud del pblico hacia la biblioteca: cul es la imagen que aqul tiene de esta; cules son las necesidades de la comunidad; que puede ofrecer la biblioteca para satisfacerlas, tanto en materiales como en servicios. 218

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Finalizada la investigacin, se pasa a la cuarta etapa. De acuerdo con los datos obtenidos, y con los recursos existentes, se preparar un plan que indique las diferentes actividades que se llevarn a cabo, a quines estarn dirigidas, qu medios se utilizarn, y el personal que estar encargado de su realizacin. En este ltimo aspecto ser necesaria la colaboracin de todas las personas que forman los recursos humanos de la institucin. algunas de las cuales, a su vez. son dcstinatarias del programa: autoridades, miembros de la comisin directiva, personal, y lo que se conoce genricamente por "Amigos de la biblioteca". Este ltimo es un conjunto de personas que pueden agruparse voluntariamente, con el objeto de apoyar la accin de la biblioteca por medio de las relaciones pblicas, o patrocinando programas para la obtencin de fondos. Finalmente el plan se pondr en prctica. Ha llegado entonces el momento de comunicarse con el pblico, para lo cual se utilizarn todos los medios de que la biblioteca disponga: publicaciones, exhibiciones de libros, visitas a instituciones, etc.. o a los que pueda tener acceso: diarios, radio, televisin. A continuacin se detallan algunas de las actividades que la biblioteca puede realizar como parte del programa de relaciones pblicas. La eleccin de las mismas y la forma de llevarlas a cabo, debern hacerse, en cada caso, de acuerdo con las caractersticas particulares de la institucin. INFORMES. En muchos casos, el primer destinatario de las relaciones publicas es la autoridad de la que la biblioteca depende, adems de otras personas que puedan ejercer su influencia sobre aqulla. Los informes son. entonces, un buen medio para comunicarse con las mismas, a fin de hacerles conocer las actividades realizadas, y demostrar que los recursos puestos a disposicin de la biblioteca fueron utilizados eficazmente. Su presentacin, clara y amena, incluir datos estadsticos y hechos relevantes como, por ejemplo, actos culturales o visitas de personalidades desiacadas El ms importante de los informes es el anual, que se podr publicar y distribuir en la comunidad. No debe quitrsele importancia, no obstante, a los que se pueden elevar ocasionalmente a las autoridades, cuando se produce algn hecho sobresaliente. BUENOS SERVICIOS. De poco sirve un programa de relaciones pblicas si los servicios de la biblioteca son deficientes. Una coleccin apropiada, un personal capaz y atento, y un ambiente agradable son. en s mismos, elementos de publicidad para los que concurren a la biblioteca, y sirven de apoyo a los programas de relaciones pblicas. Nada es ms contraproducente que anunciar servicios que no van a satisfacer despus las espectativas creadas. 1.a actitud del personal es de primerisima importancia para un buen servicio. Debe ponerse especial cuidado, por lo tanto, en la designacin de las personas para las tareas que se relacionen con la atencin al pblico. No todos los individuos tienen la personalidad apropiada para tratar al

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usuario con amabilidad, poniendo inters en sus problemas y brindndole toda la ayuda necesaria. Estos atributos son especialmente importantes en quienes atienden el mostrador de prstamos, ya que ste es el lugar adonde concurre la mayor cantidad de lectores, donde se establece la primera relacin del usuario con la biblioteca, y donde comienzan las relaciones pblicas. Son muchas las personas que el entrar por primera vez a la biblioteca se sienten incmodas, y temen molestar con sus preguntas. De la forma en que sean atendidas depender en gran parte que vuelvan a utilizar los servicios. Todo lo dicho es vlido tambin para contestar las llamadas telefnicas, aunque se puede agregar que la tarea es en ese caso an ms difcil, ya que al emplearse slo la voz. la comunicacin requiere mayor precisin en las palabras. Es til en este aspecto establecer ciertas normas para atender el telefono, y adiestrar al personal para hacerlo. Otro elemento importante es la eficiencia y la simplicidad de los procedimientos. Demoras en el servicio, debido a prcticas que resultan engorrosas, alejan a los lectores, quienes, a su vez. difunden en la comunidad una imagen negativa de la biblioteca. El local debe tener una apariencia agradable y condiciones ambientales adecuadas, tema que ya se ha tratado en el Capitulo 3. Las estanteras, mesas y escritorios se mantendrn ordenados, de manera que ofrezcan un aspecto prolijo y que la bsqueda de los materiales se pueda efectuar con facilidad. Ser necesario colocar carteles indicando la ubicacin de las diferentes secciones, dando informacin general sobre el uso de la biblioteca o el horario de atencin, Se procurar usar palabras que sean comprendidas por el usuario, evitando en lo posible la jerga profesional. (uando sea necesario informar sobre reglamentaciones se deben evitar los trminos negativos. Es preferible, por ejemplo, indicar en un cartel: "Se ruega retirar slo un libro a la vez", y no, "Se ruega no retirar ms de un libro a la vez".
VISITAS. La biblioteca deber relacionarse con otras instituciones de la comunidad, con las cuales tenga afinidad de intereses, o cuyo apoyo le sea necesario. A tal efecto, el bibliotecario realizar visitas a los usuarios, durante las cuales explicar y ofrecer los servicios y tratar de establecer vnculos de cooperacin. Un programa continuado de visitas permitir que la biblioteca est siempre presente en las mentes de aqullos con los que desea mantener relaciones. Es muy til en este sentido contar con un calendario de acontecimientos locales, de manera que se pueda conocer, por anticipado, qu actividades se van a desarrollar y quines las organizan, a fin de que la biblioteca pueda ofrecer su colaboracin y participar en las mismas. Asimismo, se debe procurar la visito de personas influyentes o autoridades. Ver la biblioteca en actividad es mucho ms convincente que cualquier publicacin o informe sobre la misma.

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ACTIVIDADES CULTURALES. Las conferencias, conciertos, exposiciones artsticas, y las proyecciones de pelculas dan a la biblioteca, adems de su aporte cultural, la oportunidad de atraer a aqullos que no la han visitado nunca, y hacerles conocer el local y los servicios que ofrece. Se podr montar una exhibicin de libros y otros materiales, a fin de que los visitantes se formen una idea de la coleccin, y se distribuir algn prospecto explicativo de los servicios en el que se incluir el domicilio de la biblioteca y el horario de atencin. Las actividades culturales proporcionan tambin la oportunidad de obtener una publicidad ms amplia. o es difcil lograr que los medios informativos les den difusin, permitiendo as que la biblioteca tambin la reciba. Por otra parte, la biblioteca puede participar, como se ha dicho anteriormente, en actividades organizadas por otras instituciones, montando en las mismas exhibiciones y distribuyendo material de publicidad. PUBtlCACiONES. Las publicaciones son medios de informacin y difusin que, como en el caso de las que se van a describir, no requieren grandes gastos para su produccin y son relativamente fciles de elaborar. Pueden ser de varios tipos: para circular dentro de la biblioteca, como es el caso de las guas; o para ser distribuidas tambin fuera de la institucin, como por ejemplo bibliografas, sealadores. boletines de noticias, y carteles, que estn destinados no slo al pblico usuario, sino tambin a otros miembros de la comunidad. GUAS. Tienen como propsito orientar sobre el uso de la biblioteca. Pueden contener un plano que indique la ubicacin de los servicios al pblico y de los materiales, cmo usar el catlogo, horario de atencin, requisitos que se deben cumplir para asociarse a la institucin, reglamento de prstamo, y toda otra informacin que sea necesario comunicar a los usuarios para facilitarles el uso de la biblioteca. Todo esto puede incluirse en una sola publicacin, o hacerlo en forma separada como, por ejemplo, una gua para el uso del catlogo, un plano de ubicacin de los materiales, etc. La decisin depender de la distribucin que se vaya a hacer. Asi. las indicaciones de cmo asociarse, se pueden entregar a los solicitantes sin tener que darles una gua completa, lo cual se har una vez que se hayan inscrito. BIBLIOGRAFAS Pueden abarcar todos los temas, como en el caso de una lista de las adquisiciones recientes, o dedicarse a una materia determinada. En el primer caso MI publicacin podra tener cierta periodicidad, si el ingreso de nuevos materiales lo justificase. En el segundo caso se elaborarn, por ejemplo, cuando alguna actividad de la comunidad, o de la misma biblioteca, ofrezca la oportunidad de hacer conocer materiales que tengan relacin con el tema de dicha actividad. Es conveniente que las listas no sean muy extensas, con titulos bien seleccionados y, en lo posible, con comentarios sobre los mismos. La presentacin fsica ser cuidadosa, con tipos de letra claros y asientos bien espaciados. Se indicar siempre el 221

La biblioteca pblica puede tambin organizar visitas para los alumnos de las escuelas vecinas. Esto ser parte del programa de cooperacin que debe existir entre la biblioteca pblica y la escolar. 220

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Desea leer un buen libro? Uesea leer un buen libro: \ *-a biblioteca se lo ofrece en prstamo. \ Vistela en el siguiente horario: /

puede tambin utilizar para otros propsitos como, por ejemplo, dar a conocer un servicio en particular, o una actividad o programa determinado. La exhibicin de libros y otros materiales es una de las formas ms tradicionales de publicidad. Su propsito es destacar reas de la coleccin o materiales que. por no ser muy conocidos, no son suficientemente utilizados, y tambin dar a conocer el material que la biblioteca posee sobre algn tema de actualidad. Adems, son usadas habitualmente para destacar los libros recin adquiridos. En este ltimo caso se puede aprovechar la atraccin que ejercen los libros nuevos -que no siempre necesitan publicidad- para llamar la atencin sobre ttulos ya existentes en la coleccin. A tal efecto, estos ltimos se pueden agrupar por temas con los de adquisicin reciente.
EXHIBICIONES.

Lunes a sbados: 9:00 a 21:00


Fig. 40 Selaiador.

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nombre de la biblioteca, la direccin, el telfono y el horario de atencin. La bibliografa se distribuir en la biblioteca, en los lugares donde se desarrollen las actividades que dieron lugar a su preparacin, y tambin se har llegar a las personas que hayan expresado su inters por el tema. SEALADORES. REGISTROS O MARCADORES. Son un medio de difusin de bajo costo que puede ser distribuido en diferentes lugares. Pueden destacar algn acontecimiento especial o informar sobre los servicios. El nombre y la direccin de la biblioteca, y el horario de atencin deben ser consignados (figura 40). BOLETN DE NOTICIAS. La biblioteca puede publicar un boletn, y si esto no fuera posible, hacer que sus novedades aparezcan en el de la institucin a la que pertenece, si es que sta lo edita. Los boletines pueden incluir noticias sobre libros de reciente adquisicin, cambios en los servicios y horarios, y toda otra informacin que, por ser muy especfica de la biblioteca, no pueda ser difundida a travs de los medios de comunicacin masiva. Las notas deben ser escritas en un lenguaje accesible para todo pblico, evitando el uso de palabras tcnicas. Adems de distribuirse en la biblioteca, se enviar a instituciones, funcionarios y personas con las cuales la biblioteca tiene o desea tener relaciones.
CARTELES. Son un medio de publicidad muy efectivo. Atraen fcilmente la atencin y sus caractensticas fsicas los hacen muy apropiados para ser exhibidos en lugares muy concurridos como, por ejemplo, oficinas pblicas, escaparates o medios de transporte. Su diseo debe ser atractivo- En lo posible sern ilustrados y en colores. Un cartel que slo tenga palabras no atraer tanto la atencin como uno que incluya algn tipo de ilustracin. El texto, bien distribuido, presentar la informacin en forma concisa, fcil de retener en la mente del pblico, y con tipo de letra que se pueda leer desde cierta distancia. Debe tenerse en cuenta que se Ice al pasar y, por lo tanto, hay un perodo de tiempo muy corto para recibir el mensajeSe emplea generalmente para invitar al pblico a que visite la biblioteca, indicando los servicios que ofrece, su direccin y el horario de atencin. Se

Las exhibiciones no slo deben utilizarse para la publicidad interna. Pueden ser un medio muy efectivo para atraer a qullos que no concurren a la biblioteca. Para esto ser necesario ubicarlas en los escaparates que pueda haber en la fachada del edificio, o en lugares que cedan otras instituciones de la comunidad, ya sea en forma ms o menos permanente, o a causa de la participacin de la biblioteca en sus programas culturales. Las exhibiciones estarn bien diseadas. El material expuesto se acompaar con ilustraciones u objetos, y letreros explicativos. Las ilustraciones deben ser atractivas y sintetizar la idea principal de la exhibicin. El empleo de los colores es muy importante, debindose limitar a tres o cuatro, que sern bien diferenciados, y que tendrn relacin con el tema tratado. As, por ejemplo, en una exhibicin sobre conservacin del medio ambiente se utilizarn el verde y el celeste, mientras en una sobre prevencin de incendios se emplear el rojo. r Los ttulos y leyendas, breves y simples, expresaran exactamente la idea que se quiere comunicar. Se usaran letras de tamao adecuado, bien proporcionadas y delineadas. El empleo de letras en color puede producir efectos visuales interesantes y hacer resaltar algn punto importante del mensaje. Las exhibiciones debern renovarse cuando el inters por las mismas comience a disminuir. Aqullas montadas para conmemorar un acontecimiento, o en conjuncin con un programa determinado, sern removidas tan pronto como la fecha del acontecimiento haya pasado o el programa terminado. En ningn caso las exhibiciones debern mantenerse por ms de un mes. MEDIOS DE COMUNICACIN MASIVA. El diario, la radio y la televisin son medios a los cuales la biblioteca debe tener acceso para difundir su mensaje. El diario es indudablemente el medio ms accesible, siguindole en el orden de posibilidades la radio. La televisin es mucho ms compleja que los otros dos. y tiene exigencias de produccin que escapan a los recursos

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dc una biblioteca pequea. Sin embargo, los bibliotecarios pueden partidpar en algunos programas que incluyan personas del ambiente cultuial. Se tratar de establecer vnculos de cooperacin con los medios locate! Estos pueden difundir noticiar* de la biblioteca y sta a su vez. ser una Tuente de informacin ms para aqullos. F.sto aade otro beneficio. Si la biblioteca fuera mencionada como la fuente que proporcion la informacin, el pblico se enterar de que aqulla tiene material sobre el tema tratado, y de esa manera his personas interesadas irn en su bsqueda. A fin de darse a conocer y ofrecer los servicios dc la biblioteca, el director visitar a las autoridades de los medios de comunicacin. Se averiguarn tambin los nombres dc los responsables de las diferentes secciones a quienes se pueden enviar las noticias, ya que la correspondencia dirigida en forma personal recibir, sin duda, una mayor atencin. Las caractersticas principales de una noticia son la actualidad y el inters que tenga para el pblico. Si la biblioteca no tiene en cuenta dichas caractersticas, por muy buena voluntad que tengan los responsables de los medios de comunicacin. las gacetillas no sern difundidas l o s temas que stas pueden tratar son. por ejemplo. la inauguracin dc un servicio, el ingreso dc un nuevo e importante miembro del personal, un plan dc ampliacin del edificio, o la adquisicin reciente de libros. Es tambin muy importante que las gacetillas estn escritas en el estilo que es propio de los medios a los cuales se envan. Las posibilidades de ser difundidas sern mucho mayores si no necesitan ser modificadas. Esto exige tiempo a los redactores, quienes, dada la urgencia en que generalmente se desenvuelven sus tareas, van a postergar aquellas colaboraciones que no se adaptan a su estilo. La presentacin fsica tambin se har de acuerdo con las especificaciones de cada medio. I .as gacetillas deben enviarse con suficiente antelacin, pues no siempre los medios disponen de espacio para difundirlas en cuanto las reciben. En muchos casos, los redactores deben acortar las noticias para que puedan caber en las columnas del diario o en los espacios de radio y televisin. La biblioteca tendr esto muy en cuenta en la redaccin de las mismas, tratando de destacar en la primera parte lo ms importante y dejando los detalles para el resto de la gacetilla. As. si sta fuera cortada. conservara, sin embargo, su principal significado. Cuando se preparen noticias para radio o televisin, stas deben ser muy concisas, de una duracin dc lectura de diez a sesenta segundos. Tambin la biblioteca puede obtener espacio para publicar artculos o desarrollar programas ms extensos, y tambin contar con un espacio exclusivo, o mensual, de cierta duracin, dedicado a comentarios sobre su actividad y sus materiales.

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Lecturas sugeridas Estadsticas


AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION. Library Statistics. ChlCHgO, 1966.

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i MM o Recomendacin sobre In normalizacin internacional de las estadstica relativas a tas bibliotecas, aprobada por la Conferencia General en su decimosexta reunin. Paris. 13 de noviembre de 1970. Pars, 1970. WHCRLXR. |. L.: COLDHOK. H. Adtniniitracn prctica de bibliotecas pblicas. Trad, de A. Coniin. Mxico. Fondo dc Cultura Econmica, 1970.

Relaciones pblicas
ASiorf. A. va. Public relations for tihrarie\. Weiport. Conn.. Greenwood Press, 1973. (Contributions in librurianship and information science. 5). LITTON, c. Administracin de bibliotecas. Mexico. Buenos Aires. Centro Regional Je Ayuda Tcnica. 1971. (Breviarios del bibliotecario. 10). wiiMir.K. f. i..; COLDHOH. n. Administracin prctica de biblioteca* >bUvus. Trad, de A. Contn. Mxico, Fondo de Cultura Econmica. 1970.

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224

225

ndice analtico

AACR2 v. Anglo American Cataloguing Rules Abreviaturas latinas, 110 Abstracts v. Resmenes Academia Espaola. Real. 191. 201 Acceso a la coleccin Tipos. 173, 174 Actividades culturales, 221 Administracin. 17-35 Adquisicin. departamento de adquisiciones, funciones. 61-62 ficheros, 61 Advances v. Avances Aguayo, J.. 85. 128. 163 Albani. J., 5 Alfabetizacin normas. 88 Almanaques, 201 American Library Association, 88, 146. 162, 164. 225 Anglo American Cataloguing Rules. 84. 91, 92, 108 Angoff. A.. 225 Antologas. 201 Anuarios, 198. 201 Apellidos. 98-101 alemanes. 100 compuestos. 98-99 con partculas. 99

con prefijos, 100 espaoles. 100 franceses, 99 idnticos, 100 ingleses, 99 mujeres casadas, 98 portugueses, 98, 99. 100 Archivadores, 52 Archivos, 9 Atlas, 201 mueble, 48 Autoinstruccin. 13 Autor, 91, 92 desconocido, 93 encabezamientos. 91-107 personal, 92 probable. 93 Avances. 201 Avellaneda. N.. 2 Belgrano. M.. I Bibliografas. 199. 201, 221 redaccin, 198 Biblioteca Britnica, 146 Biblioteca del Congreso de Washington. 146 Bibliotecarios. 10, 12, 13, 14 de referencia. 195. 196, 197, 211, 212 Bibliotecas acadmicas. 147, 192. 197. 199 escolares, 13, 14. 84, 192, 197, 199 especializadas. 147. 192. 197. 199 nacionales, 147 objetivos, 9-15 pblicas, 13. 14. 84. 128. 147. 192. 197. 199. 200 uso, 195 Bibliothcque Nationale (Francia). Catalogue general des livres imprimes, 210 228

Bleton, J., 53 Boletn de noticias. 222 Bonk. W.J., 73 Brawne, M., 53 British Museum. General catalogue of printed books, 210 British National Bibliography. 140 British Standard Institution. 86 Buonocore. D-, 75. 191 Butler. P.. 15 CDDv. Clasificacin Decimal de Dewey CDU v. Clasificacin Decimal Universal Cagnoli, R. V.. * 17. 37. 55. 173, 215 Calefaccin, 42 Canje, 65-66 Carretilla para libros, 52 Carteles. 222 Carter. M.D.. 73 Catalogacin, 91-123 reas. 110-123 cdigos, 11 concepto, 75-76 descripcin fsica, 108. 118 descriptiva, 107-114 encabezamientos, 91-106 etapas, 75 fuentes. 108-109 principios, 75-84 Catlogos. 82-83 alfabtico, 83 de materias. 126, 134. 135, 136. 139, 163-166 de autores. 82, 91 de series, 83 de ttulos. 83 diccionario. 83, 164-165 impresos, 201, 210 ordenacin. 82-83. 146. 165-166

229

pblicos, 82 sistemticos. 83. 125. 126. 170 ndice alfabtico. 142. 145. 158-162 ordenacin. 146, 165-166 topogrfico, 169-170 uso. 195-196 Censos. 201 Centros de documentacin/informacin. 9. 13 Citation index v. Indices de citas Clasificacin. 125-171 aplicacin. 142-146 concepto, 75-76 esquema, 126 etapas. 75-76 ndice relativo, 142 notacin. 126. 141 nmeros, 127 orden de cita flexible, 127 pasos fundamentales, 126-127 principios. 75-83, 84-89 sistemtica. 83 ubicacin relativa. 141 v. adems Clasificacin Decimal de Dewey; Clasificacin Decimal Universal; Encabezamientos de materia. Clasificacin Decimal de Dewey, 85. 86. 140-147 actualizacin, 146-147 aplicacin. 142-146 caractersticas. 140-142 Comit de Poltica Editorial. 146 esquema, 140-141 ordenacin, 162. 166. 170 revisiones. 146 sistema de notacin. 141 tablas auxiliares. 140-141 fnix, 146 nuevas, 146 230

Clasificacin Decimal Universal. 86-87. 127, 147. 158 actualizacin. 157-158 aplicacin, 151-157 caractersticas, 147-151 ndice alfabtico, 145 ndices, 151 indizacin en cadena. 159-162 notacin, 150 orden de cita. 154-157 ordenacin. 162, 166. 170 signos para combinar nmeros principales. 151 tablas de subdivisiones auxiliares. 148-149, 152-154 Cdigos de catalogacin. 83-84 Colecciones. 95-96 Colectneas, 201 Colofn. 108 Compra. 62-65 Comunidad estudio. 55-56 Concordancias. 201 Conferencia Internacional de Principios de Catalogacin, 84 Conferencia sobre el Desarrollo de los Servicios de Bibliotecas Pblicas en Amrica Latina. San Pablo. 1951. 12 Compilador. 95 Consulta v. Referencia Control. 32-35 Control Bibliogrfico Universal. I I . 200 Cossette. A., 15 Cowley, J.D., 213 Criteria v. Obras de referencia, criterios de Seleccin Cronologas, 201 Cultura. 13 Current contents v. Publicaciones peridicas, contenidos Custer. B.A.. 146 Cutter, Ch. A.. 89, 168 Cheney. F.M. 202 231

Datos solicitud de, 196-197 Delannoy, J.P., 10 Dennis, D.D.. 189 Descarte. 60-61 Descripcin fsica v. Catalogacin, descripcin fsica Dewey M.. 85, 141, m Diccionarios. 199. 201 Diferencias entre la la. y la 2a. edicin de Reglas de catalogacin angloamericanas. 123 Direccin. 30-32 comunicacin. 31 liderazgo, 31-32 motivacin. 30-31 Director intelectual. 95-96 Directorios v. Guias Disponibilidad, 108, 123 Distribuidor. 108, U 0 . 114 Donacin. 66-67 Dotacin de personal, 25-29 v. adems Personal Downing. J.C.. 146 Eastlick, J.T.. 35 Edicin, 108. 110, 113, 115 fecha, 117-118 lugar, 115 mencin de responsabilidad, 113 Edificio, 37-43 carac tens ticas, 3 dimensiones. 40 espacios, distribucin de. 38-39 planeamiento, 37 remodelacin, 43 ubicacin y orientacin. 37-38 Editor, 114, 115, 116
desconocido, 116

Editor intelectual v. Director intelectual Educacin, 13 Elemento de entrada. 98-101 Encabezamientos de autor, 91. 107 de autor personal. 96-101 de entes corporativos. 101-107 Encabezamientos de materia. 83, 84, 85, 125. 126, 128-139 actualizacin, 139 epgrafes, 127. 128-133, 134, 135. 137. 139 notas explicativas, 129-130 referencias primeras, 129, 130, 154, 137 referencias segundas, 129, 131. 135. 138 subdivisin geogrfica, 129 tablas. 131-133 trabazn. 133-139 vase adems, 129-130, 134. 136 Enciclopedias, 199, 201 ENCYCLOPEDIA of Library and information science, 75 Entes corporativos. 92, 93, 94. 95. 101-107. 113 adiciones. 103 cambios de nombres, 102 lenguas diversas, 103 omisiones, 104 relacionados, 104-105 similares. 103-104 subordinados. 104-105 Entes de gobierno. 105-107 Entradas adicionales, 92. 93. 94, 95 Entradas principales, 91-92 Entradas secundarias, 92. 93. 94, 96 Epgrafes. 83. 84. 85 Equipo v. Mobiliario y equipo Espaa- Instituto de Racionalizacin y Normalizacin. 86 Estadsticas. 215-217, 225 coleccin, 215-216 planilla mensual. 217 prstamos, 216 referencia, 216

232

Estanteras, 44-48 acceso libre. 199 dimensiones, 46-47 disposicin, 46-48 para diarios. 45-47 para libros, 44-47 para revistas, 47 Evaluacin de libros caractersticas fsicas, 58 criterios, 57-59 obras de referencia v. Obras de referencia, criterios de seleccin obras literarias, 58-59 obras no literarias. 57-58 Exhibiciones. 223 Extension and Corrections to the CDU, 158 FID v. Federacin Internacional de Documentacin Firvccc v. Federacin Internacional de Documentacin. Comit Central de Clasificacin Federacin Internacional de Documentacin. 86, 88. 171 Comit Central de Clasificacin. 158 Fernndez, A., 77 Fernndez, S.M., 15 Fichas, 76-82
analticas. 82

prstamo, 188 Forest Press, 146 Foskett. D X , 213 Galvin. H.E., 53 (ieoghegan, A.R., 210 Goidhor. H., 35, 53, 189, 225 Gorman. M.. 84, 91 Grenfell, D., 73 Guas, 201 de biblioteca, 195. 221
GUIDE to reference books, 202, 210

Historias. 201 Hourcade. L.A. 191 Hunter. E.J.. 123 ICCP v. Conferencia Internacional de Principios de Catalogacin (IB v. Instituto Internacional de Bibliografa tUCB v. Reunin Internacional de Expertos en Catalogacin IRANOR v. Espaa. Instituto de Racionalizacin y Normalizacin ISBD v. Normas Internacionales para la Descripcin Bibliogrfica ISBN v. International Standar Book Number Iluminacin, 41-42 Ilustraciones, 114, 120. 201 Impresor. 118 Incendios prevencin, 42-43 ndices, 201 de citas, 201 Indizacin en cadena, 159-162 Informacin. 212 conservacin, 9. 13 difusin, 9. 13 organizacin, 9, 13 servicios, 192. 193 2.-5

caractersticas fsicas, 76 de autor, 77 de llamada, 82 de referencia, 80, 82. 97. 98. 102. 104 matriz, 77 principal, 77-78, 82, 107 secundarias. 78-80, 82 secundarias de materia. 126 tipos, 77 Ficheros, 50-51 Fin, J.F.. 5, 12, 191 Folletos ingreso, 67

234

( ( ( ( Informes, 218, 219 Ingreso de libros y otros materiales, 67-73 v. adems Inventario Instituto Internacional de Bibliografa. 86 Inventario, 67-70 en catlogo topogrfico. 70 en fichas. 69-70 hoja de, 68 recuento de, 70 Investigacin. 13 International Standard Book Number. 123 Katz, W.A.. 199, 213 Kramer, G.. 213 Lafontaine. H., 86 Lake Placid Club Education Foundation, 146 Lasso de la Vega. J.. 202 Lectores registro. 175. 178 Lecturas, 13 nuevas. 14 Lenguas, 110 Lewis. P.R., 89 Linares. E-. 139 Lindcrman. W.B.. 193. 213 Litton. G.. 35, 73. 89. 189, 213, 225 Mlaga. L.F., 89 Mdeles. L.N.. 210 Manuales, 201 Marcadores v. sealadorcs Martnez, J.M.. 201 Materiales bibliogrficos. 108 organizacin. 75 uso, 196. 197 236 < ' ( ( ( Materiales bibliotecarios crecimiento, 10. II Materiales especiales, 108 equipo. 52 organizacin, 75 Maurois. A.. 15 Maysculas. 110 Mencin de responsabilidad. 92. 108. 110, 112-113 Mesas. 49 para ndices. 48, 49 Mills, J.A., 159 Mobiliario y equipo. 44. 48 Moreno. M.. 1 Mostrador de prstamo, 49-50 Mudgc. I.O., 202 Muscos, 9 National Union Catalogue, The. 210 Neveling. U-. 201 Nombres geogrficos. 101-102. 115 Normas Internacionales para la Descripcin Bibliogrfica. 84 Notacin. 125 tablas. 88. 89 Notas. 108. 122-123 Noticias. 224 Numeracin normalizada. 108. 123 OIB v. Oficina Internacional de Bibliografa Obras de referencia. 96, 98, 101. 102. 108. 198. 199-200. 201 adquisicin, 202 criterios de seleccin. 202, 211 estudio, 202-209 Obras de responsabilidad nica. 92-93 Obras de responsabilidad compartida. 93-95 Oficina Internacional de Bibliografa, 86 Ordenacin de catlogos. 84. 158-166

1
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237

( ( ( (
Organizacin, 22-25 autoridad, 23-25 departamentalizacin, 22-23 organigrama, 24 Ortega y Gasset, J., 15 Otlet. P., 86 alfabtica. 162-165 en cadena. 159-162 Paginacin. 118-120 Pie de imprenta, 114-116 Penna. C.V., 4, 5. 6f 89 Pealoza. F., 73 Personal cargos, 25-28 condiciones personales. 28 entrenamiento, 28-29 evaluacin, 29 reclutamiento, 28 sueldos, escala de, 28 tareas profesionales y no profesionales, 26 Planeamiento, 19-22 pasos, 19-20 planes, tipos de. 21-22 Polticas, 21 Portada. 108. 111. 112, 114 Preliminares. 108, 114 Prstamo a domicilio. 174-189 control. 181-188 daos y prdidas, 180-181 de publicaciones peridicas, 188 limitaciones, 178-179 operaciones, 183 plazo. 179 reclamaciones, 184-186 reglamento. 175 renovaciones, 184 sanciones. 179-181 v. adems Estadsticas Prstamo interbibliotecario, 188-189 Presupuesto, 21, ,25-35 gastos, control de, 35 proceso. 34-35 tipos. 33-34 Primo catalogo collettivo delle biblioteche italiane, 210 Procedimientos manual de, 21 Procedimientos tcnicos, 10. II, 55-61, 75-89, 1% Proceso administrativo, 18-35 Progresos, 201 Progress v. Progresos Prlogo, 114 Publicacin, 114 Publicaciones peridicas contenidos, 201 control, 70-73 ficheros. 70-72 reclamaciones, 72 registro. 72 prstamo, 188 suscripciones, 64 Publicidad v. Relaciones pblicas Puntos de acceso. 91-107 Puntuacin. 109, 110. 113, U4, 118 Reclastficacin. 147 Recuperacin de la informacin. II Rees. A.M.. 193 Referencia. 191 definicin. 193 entrevista. 193, 211-212 especializada, 192. 200, 201 fuentes. 193. 198. 200-201 general. 192. 200. 201 materiales. 198-201

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238

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objetivos. 192 obras v. Obras de referencia preguntas. 193. 194. 195-197. 211 proceso. 193 repertorios v. Repertorios de obras de referencia servicio. 192. 193. 211-213 tareas. 191-193 Referencistas v. Bibliotecarios de referencia Registros v. Sealado res Reglas. 21 Relaciones pblicas. 218-224 actividades. 219-223 medios de comunicacin masiva. 223-224 programa de. 218-219 Repertorios bibliogrficos. 198. 199. 201 de obras de referencia. 201. 210-211 Reprints. 92. 93 Reproduccin de fichas. 76-77 Reserva de libros. 186-188 Regmenes. 201 Reunin Internacional de Expertos en Catalogacin. 84 Revello. L.H.. 75, 89. 91 Rivadavia, I' . I Rovira, C . 85. 128. 139. 163. 171 Rowland. A.R.. 213 Ruidos control. 42 Ruiz, E.R.. 5 Sabor. J.E., 5. 7. 9. 191. 209. 213 Sanborn. K.F.. 89. 168 Sarmiento. D.F., 1,2 Seleccin, 55-61 fuentes de informacin. 59 personal responsable. 55 poltica. 56-59

procedimiento. 59-60 v. adems Evaluacin de libros. Criterios de Sealadores. 222 Serie. 108. 110, 121 nmero. 121-122 ttulo. 121 Servicios al pblico. 10. 196 Servicios de informacin v. Informacin, Servicios Seudnimos. 97-98 Sheeny, E.P.. 202 Shera, J.H.. 192 Siglas. 102 Signatura topogrfica. 103. 168. 170 Sillas. 49 Simonton. W.. 123 Sinclair. D.. 35. 73 Sntesis, 201 Sistemas de clasificacin. 125, 126 v. adems por sus nombres Soto, S.. 75.125 Stueart. R.D. 35 Subencabezamientos directos. 105, 106 indirectos. 105. 106 Subserie. 122 Swanson. P.K.. 89 Swift, E.M., 89 Tamao, 120 Tauber. M.F., 73. 189 Tcnicas de trabajo intelectual. 198 Terry. G.R.. 35 Thesauri, II Thompson, E.H., 75. 191

240

( ( ( ( (
Ttulo, 92, 108. 110.111, 112. 113 alternativo. I l l colectivo, 111

r
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de la serie, 121
individual. I l l

omisiones, 111
paralelo. 111 propiamente dicho, i n Traduccin. 114 Tratados. 201 Trazado. 78 Ubicacin en los estantes. 166-170 Universidades. 105 Uso de la coleccin. 173-189

< <

Usuarios
de referencia, 193-195. (97. 198. 209. 211-212 formacin, 12, 13, 14 Van Burn, M . , 53 Ventilacin, 42 ( < (

Walford, A.J.. 210 Wcrsig, G.. 201 Wheeler. J.L., 35,53, 189, 225
Winkler. P.W., 84

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s ( Este libro se acaba de imprimo en abril de 1984 en los talleres de Ediciones G. y G., S. A. Calle Porvenir 530. Col. Los Oltvos, Delegacin Ilhuoc, Mxico. D. F Repblica Mexicano. La edicin consta o 5.000 ejemplares

Wycr. J.I.. 200


Wynar. R-S-. 202

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