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Manual de Entrega de Informe Del Empleador 2011

Manual de Entrega de Informe Del Empleador 2011

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Manual para armar el reporte del empleador
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Informe Del Empleador

Guatemala Diciembre 2010

INFORME DEL EMPLEADOR 2011.
Dirección de Estadísticas Laborales 8º. Nivel, Oficina 807 Tel. 2422-2573.

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 1

Informe Del Empleador

Guatemala Diciembre 2010

Índice

Introducción Objetivos 1. Datos importantes para la entregan del Informe 1.1. 1.2. Descripción de los Archivos Instrucciones para la entrega del Informe 2011

2. 4. 5. 5. 6. 7. 9.

2. Campos obligatorios para el archivo de Empresas 3. Campos obligatorios para el archivo de Empleados

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 2

Informe Del Empleador

Guatemala Diciembre 2010

Introducción
El Ministerio de Trabajo y Previsión Social a través de la dirección de Estadísticas Laborales, presenta el nuevo formato para hacer entrega del informe del empleador, el cual facilitará a los patronos la generación de los informes que establece la ley en el Articulo 61 del Código de Trabajo. El cual indica que todos los patronos están obligados a presentar dentro del improrrogable plazo de los dos primeros meses de cada año a la dependencia administrativa correspondiente del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, directamente o por medio de las autoridades de trabajo del lugar donde se encuentra la respectiva empresa, un informe impreso que contenga toda la información necesaria para la generación de estadísticas sobre el mercado laboral. Es necesario hacer del conocimiento que el informe del empleador anteriormente se entregaba con un archivo “.data” que el sistema del informe del empleador externo generaba (SIEX) ó bien en archivos de texto con base al sistema que manejaba cada empresa; cada uno con ventajas y desventajas. El archivo “.data” era difícil de crear para algunos debido a que el SIEX en ocasiones no exportaba dicho archivo. Y por el lado de los archivos de texto era fácil comer algún error. La mayoría de los patronos frecuentemente conocen el uso de Microsoft Office (hojas de cálculo) y para los administradores de los sistemas de bases de datos es sencillo exportar sus registros internos de la base de datos a una hoja de cálculo de Microsoft Excel u Open Office con un formato especifico.

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 3

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Objetivos
1. Promover y facilitar la elaboración y entrega del Informe del Empleador, con herramientas conocidas como lo son las hojas de calculo.
2. El patrono podrá reutilizar la información que hubiese ingresado

en los reportes de los años siguientes, haciendo únicamente las modificaciones necesarias según las circunstancias (por ejemplo: cuando hay nuevos empleados, cuando hay cambios en los salarios, cuando hay trabajadores dados de baja en el periodo anterior, etc.…) evitando con ello tener que volver a teclear todo el contenido del Informe del Empleador.
3. Obtener Información con el menor número de errores posibles, por

ser una herramienta confiable y fácil de manejar.
4. Estandarizar la entrega del Informe del Empleador para lograr una

mejor atención al empleador en los meses de enero y febrero de 2010.

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 4

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Datos importantes para la entrega del informe.
Debe entregar dos archivos con formato (csv ó xls ó ods) que se describen posteriormente en este documento, junto con dos copias impresas de cada hoja de cálculo. El nombre de los dos archivos en digital a presentar en la Dirección de Estadísticas Laborales deberán ser identificados de la siguiente manera: el nombre del archivo seguido por el nombre de la empresa, ejemplo:
EMPRESAS_PANADERIAUNO.XLS EMPLEADOS _P ANADERIA UNO . XLS

Descripción de los Archivos
Archivo Empresas
Es una hoja de calculo debera llenar 21 columnas que describe los Datos mas importantes de la Empresa, Dirección, representante legal, teléfono etc. (Ver pagina 7 de este manual).

Archivo de Empleados
Es una hoja de Calculo debera llenar 36 columnas que describe los datos mas importantes de los empleados. (Ver pagina 9 de este manual).

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 5

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OBSERVACIONES IMPORTANTES
La única condición es que no agreguen, quiten o muevan ninguna de las columnas(campos) INDICADOS EN ESTE MANUAL.

INSTRUCCIONES

PARA

ENTREGA 2011

DEL

INFORME

Los informes podrán ser revisados llevando la información a las oficinas del Ministerio de Trabajo y Previsión Social o bien por correo electrónico únicamente hasta la primera semana de Febrero. Dichos correos quedaran distribuidos de la siguiente manera:

Nits terminados en 2 ó letras Nits terminados en 4 ú 8 ó 9 Nits terminados en 3 ó 5 ó 6 Nits terminados en 0 ó 1 ó 7

informempleador2@mintrabajo.gob.gt informempleador3@mintrabajo.gob.gt informempleador4@mintrabajo.gob.gt informempleador5@mintrabajo.gob.gt

Si el informe esta correcto deberá imprimir dos copias junto con la respectiva carátula y grabar en un disco los dos archivos digitales; esto deberá presentarse a la oficina de Estadísticas Laborales en el Ministerio de Trabajo (Octavo nivel Oficina 807 ) para recoger su constancia.

PARA ATENCIÓN A DUDAS Y CONSULTAS

Comunicarse por dudas sobre el Informe del empleador a los correos electrónicos: infempleador@mintrabajo.gob.gt infempleador5@mintrabajo.gob.gt

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 6

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Campos obligatorios para el archivo EMPRESAS

 Nombre_Sucursal = nombre de la sucursal (si no es sucursal escribir CENTRAL)  NúmeroPatronal = Número del IGSS del patrono (sin guiones, espacios en blanco, comas o algún otro carácter especial)  Nit = Número de identificación Tributaria del Patrono (sin guiones, espacios en blanco, comas o algún otro carácter especial)
 RazónSocial = Razón Social de la empresa

 NombreEmpresa = Nombre comercial de la empresa  Representante = Nombre del representante de la Empresa separado por comas (nombre1, nombre2,apellido1,apellido2)  TipoDocIdentificaciónRepresentante = tipo de documento de identificación
  

1 =cédula

2= DPI 4=Pasaporte.

Nota: Colocar únicamente el número correspondiente al documento de identificación.

 DocumentoIdentificaciónRepresentante

= Número de identificación del Representante (sin guiones, espacios en blanco o algún otro carácter especial) (Ver manual de codificación Sección D).

 PaisOrigenRepresentante = Código del país del representante.

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 7

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 ActividadEconomica = Actividad económica de la empresa. (Ver

Manual de Codificación Sección B).  ActividadEspecifica = La actividad especifica que realiza la empresa.  Teléfono = Teléfono de la empresa.  Fax = Número de fax de la empresa.  Email = e-mail de la empresa (si lo tuviera).
 Dirección= Dirección donde la empresa se encuentra localizada.  Ubicación = Código de Ubicación. (Ver Manual de Codificación

Sección A).  Informante= Nombre de la persona que elaboro el informe separado por comas (nombre1, nombre2,apellido1,apellido2).
 TipoDocIdentificaciónInformante

=

Tipo

de

documento

de

identificación del informante .
 1 =cédula 

2= DPI

 4=Pasaporte.
Nota: Colocar únicamente el número correspondiente al documento de identificación.

 DocumentoIdentificaciónInformante

=

Documento

de

identificación del informante.
 PaisOrigeninformante = País de origen de la persona que elaboro

el informe. (Ver Manual de Codificación Sección D).
NOTA: El código de ubicación debe de contener: el número romano de primero indicando la región, seguido por el numero del municipio. Por ejemplo: I0115, IV0601, etc.

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 8

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Campos Obligatorios para el archivo EMPLEADOS

• •

NumeroEmpleado= Correlativo de empleado TipoDocumentoIdentificación =
 1 =cédula
 2= DPI

 3= Partida de Nacimiento(folio-libro-acta)  4=Pasaporte.
Nota: Colocar únicamente el número correspondiente al documento de identificación.

• • •

DocumentoIdentificación = Número de identificación, sin espacios en blanco, Cédulas sin guiones. Si es una Partida de Nacimiento(folio,libro,acta). PaisOrigen = País de origen de la persona. (Ver Manual de Codificación Sección D). LugarNacimiento = Indicar el código de ubicación del lugar de nacimiento (Ver Manual de Codificación Sección A). Si fuera extranjero colocar el código del país (Ver Manual de Codificación Sección D). comas o algún otro carácter especial); si no tuviera NIT, dejar el espacio en blanco.

 NitEmpleado = NIT del empleado (sin guiones, espacios en blanco,

 IgssEpleado = Número de IGSS del empleado si cuenta con él. (sin

guiones, espacios en blanco, comas o algún otro carácter especial). Si no tuviera dejar el espacio en blanco.
Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 9

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 Nombre1= Primer Nombre  Nombre2= Segundo nombre o nombres  Apellido1= Primer Apellido  Apellido2= Segundo apellido  EstadoCivil = estado civil del empleado,

 soltero(a) = 0
 casado(a) / unido(a) = 1  viudo(a) = 2  divorciado(a) = 3
Nota: Coloca únicamente el número correspondiente al estado civil.

 NúmeroHijos = Cantidad de Hijos . (ejemplo: 0,1....)  FechaNacimiento= Fecha en que nació el empleado

(dd/mm/

aaaa)
 Sexo= M ó F

• FechaInicioLabores

= Anotar la fecha en la que empezó a tener relación laboral. (dd/mm/ aaaa)

Nota: El NIT E IGSS El campo de NIT e IGSS son importantes para poder identificar a las personas de manera única. Este requisito es únicamente para fines estadísticos.

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 10

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Guatemala Diciembre 2010

• • • • • • • • • •

FechaReinicioLabores = Si fue despedido y vuelto a contratar, poner la fecha (dd/mm/ aaaa). FechaRetiroLabores = Fecha en la que se retiro de la empresa por última vez. (dd/mm/ aaaa). Puesto = Colocar el código del puesto (Ver Manual de Codificación Sección C). DiasTrabajados Año = Total de días reales trabajados al año. (de 365 días descontar: vacaciones, suspensiones, suspensiones del IGSS si las tuvieron, fines de semana, feriados etc). Jornada= La jornada de trabajo del empleado (diurna, nocturna, mixta). HorasOrdinariasTrabajadasDía = Horas trabajadas durante el día, según la jornada. SalarioOrdinarioAnual = Salario devengado + bonificación de ley (sin el signo de quetzal Q, sin comas, únicamente con punto decimal) TotalHorasExtras = total de horas extras trabajadas durante el tiempo que laboro en la empresa. SalarioExtraOrdinario = salario devengado por concepto de horas extras. Aguinaldo = Monto por aguinaldo devengado.

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 11

Informe Del Empleador

Guatemala Diciembre 2010

• • • •

Bono14 =Monto por bono14 devengado en quetzales. (sin el signo de quetzal Q, sin comas, únicamente con punto decimal). Comisiones = comisiones que el empleado haya devengado durante el año. OtrosPagos = Otros pagos efectuados al empleado (incentivos, viáticos). NivelAcademico = Nivel académico del empleado

No sabe Leer y/o escribir Sabe leer y/o escribir Primaria incompleta Primaria completa Secundaria incompleta Secundaria completa

0 1 2 3 4 5

Diversificado incompleto Diversificado completo Universidad incompleta Universidad completa Postgrados Diplomados

6 7 8 9 10 11

Nota: Coloca únicamente el número correspondiente al nivel académico.

 Profesión = Profesión real del empleado, por ejemplo Bachiller,

Secretaria, Perito etc. O carpintero, albañil. (En este campo no es el puesto que desempeña dentro de la empresa si no la preparación que tenga).
 Etnia = Véase catálogo de etnias.  Idiomas = véase catálogo de Idiomas (mayas o no mayas)  PermisoTrabajo = Número de permiso de trabajo sin espacios en

blanco ni guiones. (Permiso que se tramita para que puedan trabajar menores y extranjeros)

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 12

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Guatemala Diciembre 2010

Nota: Profesión escribir el titulo con el que cuenta el empleado. Idiomas: código de idiomas separados por comas. El PermisoTrabajo, es el permiso de trabajo para empleados extranjeros o menores de edad.

 TipoContrato = Especifique el tipo de contrato Indefinido o

Definido (Indefinido cuando no se especifica fecha para su culminación, Definido cuando se especifica la fecha de culminación de una obra o servicio)
 Indemnización = Monto por indemnización en el caso de que el

empleado se haya retirado o haya sido despedido de la empresa.

Anotaciones Obligatorias: 1. Leer Pasos detalladamente de este documento para poder llenar correctamente los campos del informe. 2. Ver El manual de Codificación para poder codificar correctamente el informe. 3. Respetar el formato. 4. Todas las fechas deben de ir en formato dd/mm/aaaa (día/mes/año)·

Ministerio de Trabajo y Previsión Social, Dirección de Estadísticas Laborales Página 13

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