MUNICIPIO DE FREDONIA Alcalda Municipal de Fredonia Centro Administrativo Orlando Durango Hernndez Fredonia

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces:

HUGO ALEJANDRO JARAMILLO (Asesor de control interno).

Perodo evaluado: ABRIL - JUNIO 2012 Fecha de elaboracin: JULIO de 2012

Subsistema de Control Estratgico

Dificultades

Frente al Desarrollo del Talento Humano en el Manual de Funciones y Competencias no estn bien definidas algunas funciones adems como se han incorporado nuevos cargos as, se deben hacer las modificaciones correspondientes para actualizarlo por ser una herramienta indispensable para el eficiente desarrollo de los objetivos institucionales. . En lo que tiene que ver con el Manual de Procesos y Procedimientos se debe hacer unas modificaciones ya que se encuentra desactualizado y los funcionarios no los conocen y as poder tener una dinmica ms eficiente frente a los posibles riesgos que se presenten en cada uno de ellos. . No se trabaja por procesos ni por procedimiento. . Con respecto al tema de induccin por limitacin de tiempo este procedimiento no se hace correctamente o ya cuando el funcionario entra a laborar normalmente sin tener la disponibilidad para hacerlo como es debido. . Tambin uno encuentra un poco de resistencia en cuanto a la disponibilidad de los funcionarios para captar o asimilar la informacin en lo que tiene que ver con la implementacin del Sistema de Control Interno MECI para el fortalecimiento en los procesos crticos en la entidad. . No se encuentra evidencia sobre la implementacin y evaluacin de los planes de mejoramiento individual, los cuales son de vital importancia para identificar las falencias de cada servidor pblico y de esta manera poder desarrollar programas de reinduccin acorde a las necesidades de cada funcionario. . Frente al tema de las polticas de administracin del riesgo se deben implementar y socializar por parte de los funcionarios para hacer ms eficiente la administracin del riesgo. Avances Los proyectos del plan de desarrollo se han venido ejecutando, de acuerdo a lo establecido y se le ha realizado su respectivo seguimiento. Con la coordinacin de los Directivos la Institucin ha desarrollado diferentes actividades para dar cumplimiento a los programas de bienestar social. Se elabor y adopt el plan de bienestar laboral para la vigencia 2012. Se elabor y adopt el plan de capacitacin, induccin y reinduccin para la vigencia 2012:

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Se envi circular a los secretarios de despacho para la realizacin de concertacin de objetivos.

evaluaciones de desempeo y la

Se adopt a travs de resolucin la metodologa de evaluacin para los empleados del municipio de Fredonia. Desde la oficina de administracin se han venido adelantando gestiones con la Comisin Nacional del Servicio Civil para aclarar conceptos sobre los pasos a seguir con el personal que se encuentran inscrito en carrera. Se han documentado y socializado los elementos de Acuerdos, compromisos y protocolos ticos, Desarrollo del talento humano, Estilo de direccin, Planes y programas, Modelo de operacin por procesos y la Estructura organizacional. Subsistema de Control de Gestin Dificultades No existe una persona responsable de la oficina de atencin al usuario, por lo que se dificulta el trmite y seguimiento para atencin de las solicitudes, quejas y reclamos. A la fecha de esta evaluacin se puede observar que an no se cuenta con disponibilidad presupuestal para la capacitacin y bienestar laboral de los empleados, los cuales seran de gran utilidad para mejorar la calidad en la prestacin del servicio. Avances Con la participacin de los jefes de procesos se han venido implementando el plan de capacitacin, induccin y reinduccin y el plan de bienestar laboral para cada uno de los empleados del municipio. Para la vigencia 2012 se estn ejecutando muchas actividades con la comunidad interactuando con las Instituciones educativas, con las veredas y la comunidad en general Para dar cumplimiento a la comunicacin informativa se continua con los programas radiales e informando a travs de otros medios como reuniones con la comunidad y carteleras temas relacionados con el municipio Los medios de comunicacin utilizados para informar a la comunidad sobre los servicios que presta el municipio y sus programas son: programas radiales, carteleras, reuniones con la comunidad, reuniones con lderes comunitarios e informacin personalizada. Estos canales de comunicacin estn activos y son utilizados para las diferentes actividades. Con el fin de fortalecer el proceso financiero, se realiz una auditoria general y se realizaron sugerencias frente a la aplicacin de los procesos establecidos en el sistema ARIES, los cuales se encuentran parametrizados y trabajan en red.

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Subsistema de Control de Evaluacin Dificultades

No se cuenta con soporte fsicos sobre los avances e implementacin del subsistema y en general del MECI. Se debe adoptar un Plan de Mejoramiento por procesos ya que en el momento no se tiene de esta manera presentar los ajustes y modificaciones que el entorno demanda debido al constante cambio que exige las normas y las obligaciones frente a los diferentes rganos de control y dems instituciones que requieren informaciones de mejora continua que se debe liderar en cada proceso y de esta manera presentar los ajustes es y modificaciones que el entorno demanda debido al constante cambio que exige las normas y las obligaciones frente a los diferentes rganos de control y dems instituciones que requieren informacin
Avances El informe anual de control interno es enviado oportunamente al Departamento Administrativo de la Funcin

pblica y los informes cuatrimestrales de la ley 1474 de 2011. Con relacin al tema de auto evaluacin, se ha realizado a travs de Consejos de Gobierno, en donde se analizan los objetivos y metas alcanzadas en cada secretaria, cumpliendo con las metas plasmadas en el programa de gobierno y en el Plan de Desarrollo, sin embargo se hace necesario realizar mayor seguimiento y evaluacin de forma peridica, aplicando indicadores y dems mtodos que permitan consolidar la informacin y por ende facilitar la evaluacin de los resultados alcanzados. La Directiva est comprometida con el desarrollo e implementacin del Modelo MECI para ello se ha contratado la asesora para la implementacin del Control Interno ya que es de vital importancia para el logro de los objetivos de la institucin enmarcados bajo unos principios de transparencia y eficiencia hacia su responsabilidad social.

Estado general del Sistema de Control Interno

Se cuenta actualmente con una oficina asesora de Control Interno para desarrollar todas las etapas del Modelo Estndar de Control Interno dentro de la Alcalda contribuyendo as al mejoramiento de cada una de las reas que constituyen la Alcalda de Fredonia. La alcalda de Fredonia, Antioquia, viene trabajando desde ya hace varios aos en la implementacin del Modelo estndar de Control interno MECI con muy pocos resultados, ya que el incumplimiento de los elementos se puede evidenciar en la prctica diaria de las actividades, convirtindose esto en una dificultad para su aplicacin. Se han documentado y socializado los elementos de Acuerdos, compromisos y protocolos ticos, Desarrollo del talento humano, Estilo de direccin, Planes y programas, Modelo de operacin por procesos y la Estructura organizacional.

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Recomendaciones

Actualizar los manuales de procesos y procedimientos, as como la caracterizacin de los procesos y mapas de riesgos. Se deben realizar auditoras en algunas reas y programar el plan anual de auditoras. Socializar con el personal el tema relacionado con los incidentes y eventos adversos. Considerar la posibilidad de gestionar proyectos en la vigencia 2012 para la adquisicin de equipos y dotacin para el mejoramiento en la prestacin de servicios. La socializacin e interiorizacin de la plataforma estratgica y el cdigo de tica se debe continuar realizando con los servidores, utilizando para ello los canales de comunicacin existentes.. La comunicacin es un proceso transversal y que compete a todos los servidores, por lo tanto se debe mantener a travs del tiempo la motivacin para que cada da este se fortalezca mas. Fortalecer las actividades a travs de la oficina de atencin al usuario, con el fin de que el usuario siempre reciba la informacin que necesita y se le pueda atender con calidad y oportunidad. Para garantizar la operatividad del sistema de control interno dentro de la Institucin es necesario documentar e implementar cada uno de los subsistemas que faltan y darle mantenimiento a los elementos de forma permanente, independiente de los directivos que se encuentren a cargo, ya que no son acciones para realizar una sola vez.