MANUAL DE RIESGO OPERATIVO

TIPO DE PROCESO: NOMBRE DEL PROCESO:

TRANSVERSAL RIESGO OPERATIVO

MANUAL DE RIESGO OPERATIVO

Aprobado por la Junta directiva en sesión del día 6 de noviembre de 2007, acta 289

Bogotá, D. C. Octubre 17 de 2007 Versión: 0.0 Fecha última actualización: noviembre 6 2007
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MANUAL DE RIESGO OPERATIVO

TABLA DE CONTENIDO

CAP. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

TEMA DESCRIPCION OBJETIVO ALCANCE DEFINICION DEL SARO POLITICAS ADOPTADAS POR LA FEN PARA LA ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE RIESGO OPERATIVO SARO OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL SISTEMA EN LA FEN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL COMITÉ INTEGRAL DE RIESGOS DEFINICIONES FUNCIONES METODOLOGIA Y PROCEDIMIETO PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO REPORTES MEDIOS TECNOLOGICOS UTILIZADOS DOCUMENT ACION Y REGISTRO DIVULGACION Y CAPACITACION ANEXOS DIAGRAMA DEL PROCESO

PAG. 3 3 3 3 3 4 5 5 6 8 11 19 20 20 21 21

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3. Modelo Estándar de Control Interno MECI y otros sistemas como los de riesgo crediticio. registrar. DESCRIPC ION La Circular Externa 048 de 2006 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia que se constituyó en el capítulo XXIII de la Circular Externa 100 de 1995. divulgación de la información y capacitación. 5. La FEN debe impulsar a nivel institucional una cultura de prevención del riesgo operativo acorde con otras políticas como la de Calidad. asignar un área responsable de la administración y mantenimiento del sistema que verifique el cumplimiento de las normas internas y externas que se establezcan en esta materia. procedimientos. . establezcan. DEFINICION DEL SARO El Sistema de Administración del Riesgo Operativo SARO es el conjunto de elementos tales como las políticas. establece las reglas relativas a la Administración del Riesgo Operativo para que las entidades sometidas a su vigilancia y control adopten. en cual inicia con la identificación y medición de los eventos de riesgo en cada uno de los procesos. mide. Noviembre de 2007 3 . para luego establecer y monitorear los controles y el perfil de riesgo de la entidad.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 1. estructura organizacional. documentación. hasta el mantenimiento del sistema. ALCANCE El presente manual contiene los elementos del Sistema de Administración de Riesgo Operativo de la FEN. POLITICAS ADOPTADAS POR LA FEN PARA LA ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE RIESGO OPERATIVO SARO La entidad debe establecer y mantener un sistema que permita identificar. de liquidez y de mercado. registro de eventos de riesgo operativo. medir. procedimientos y metodologías para monitorear. medir y controlar los riesgos operativos implicados en los procesos de la FEN. mediante los cuales la entidad identifica. implementen y administren adecuadamente un Sistema de Administración del Riesgo Operativo SARO . plataforma tecnológica. la mitigación de los eventos y la implementación del plan de continuidad del negocio. monitorear y controlar los Riesgos Operativos. OBJETIVO El objetivo del Sistema de Administración del Riesgo Operativo SARO es el de establecer las políticas. controla y monitorea el Riesgo Operativo. 2. órganos de control. 4.

Identificar en todos los procesos cada uno de los eventos de riesgo. implementar y documentar un plan de continuidad del negocio. El sistema de administración de riesgo operativo debe ser dinámico de tal forma que se asegure la identificación de cambios en los controles y perfiles de riesgo y permitir la actualización del nivel de riesgo operativo de la FEN. 3.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO La entidad debe contar con un Comité Integral de Riesgos. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL SISTEMA EN LA FEN Los objetivos de la FEN al implementar el Sistema de Administración de Riesgo Operativo son: 1. Asegurar la actualización y verificación del sistema de acuerdo con las mejoras metodológicas y/o nuevos productos o servicios que se llegaren a prestar así como la permanente divulgación y capacitación. así como en el registro de eventos y en el mantenimiento del sistema. deben mantenerse adecuadas a los propósitos y requerimientos del sistema y se deben incluir en los respectivos Manuales de Organización y de Funciones y de Competencias Laborales. Velar porque el riesgo sea controlado y minimizado permanentemente. Asegurar que cualquier evento de riesgo sea registrado en la bases de datos que se diseñen para tal fin. Divulgar el sistema y capacitar a los funcionarios en cada una de las etapas que se implementen. 2. 5. Establecer las metodologías de identificación. registro y valoración de los riesgos operativos. Se debe desarrollar. Noviembre de 2007 4 . permitiendo a su vez la prevención y resolución de conflictos de interés en la recolección de la información durante sus diferentes etapas de implementación. 4. 6. estamento que fundamentalmente apoyará y asesorará a la alta dirección en la toma de decisiones en esta materia. establecer un perfil de riesgo operativo para la entidad y asegurar que los controles se ajusten en la medida que se desarrolle la cultura de prevención de riesgos operativos. así como la estructura organizacional. 6. Establecer los métodos para registrar los eventos de riesgo operativo. 7. Las funciones y competencias de cada uno de los empleados. así como las pérdidas que pudieren presentarse.

el cual corresponde a un segundo nivel dentro de la organización y reporta directamente a la Presidencia. Operativos y de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo) y el plan de continuidad del negocio así como para proponer a la Junta Directiva modificaciones en las políticas y determinación de límites y tolerancias máximas de exposición a los riesgos de acuerdo con los estudios que sobre el particular presente el Departamento de Administración de Riesgos. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Para el cumplimiento de los objetivos para implementar el Sistema de Administración de Riesgo Operativo. . La composición y funciones del Comité se encuentran plasmadas en el Manual de Organización de la Entidad. de Mercado. 8. en consecuencia es el área responsable de administrar y mantener el sistema de administración de Riesgo Operativo y de comunicar al Comité Integral de Riesgos y a la alta dirección las novedades que se presenten al respecto.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 7. incluido el Riesgo Operativo. COMITÉ INTEGRAL DE RIESGOS Es el estamento especializado establecido para dirigir y supervisar los Sistemas de Administración de Riesgos de la entidad (Crédito. la FEN cuenta dentro de su Estructura Organizacional con el Departamento de Administración del Riesgos. Liquidez. Noviembre de 2007 5 . El Departamento de Administración de Riesgos cuenta con el personal y la infraestructura tecnológica necesaria para cumplir con los objetivos de los sistemas de control y administración de los riesgos de la entidad.

Noviembre de 2007 6 . Eventos de pérdida Son aquellos incidentes que generan pérdidas por riesgo operativo a las entidades. la tecnología. Ejecución y administración de procesos Pérdidas derivadas de errores en la ejecución y administración de los procesos. Relaciones laborales Actos que son incompatibles con la legislación laboral. un empleado o administrador de la entidad.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 9. según se indica a continuación. la infraestructura y los acontecimientos externos. en general. que buscan defraudar. apropiarse indebidamente de activos de la misma o incumplir normas o leyes. con los acuerdos internos de trabajo y. Dichos factores se deben clasificar en internos o externos. los procesos. Fallas tecnológicas Pérdidas derivadas de incidentes por fallas tecnológicas. la legislación vigente sobre la materia. Fraude Externo Actos realizados por una persona externa a la entidad. Factores de riesgo Se entiende por factores de riesgo. Clientes Fallas negligentes o involuntarias de las obligaciones frente a los clientes y que impiden satisfacer una obligación profesional frente a éstos. Daños a activos físicos Pérdidas derivadas de daños o perjuicios a activos físicos de la entidad. al menos. en los que está implicado. Son factores de riesgo el recurso humano. Clasificación de los eventos de riesgo operativo Fraude Interno Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad o incumplir normas o leyes. DEFINICIONES Evento Incidente o situación que ocurre en un lugar particular durante un intervalo de tiempo determinado. las fuentes generadoras de eventos en las que se originan las pérdidas por riesgo operativo.

Entre otros se incluyen: edificios. productos. software y telecomunicaciones. estructura organizacional. gente y el ambiente externo La Unidad de Riesgo Operativo Se entiende por Unidad de Riesgo Operativo el área designada por el Representante Legal de la entidad. Externos Son eventos asociados a la fuerza de la naturaleza u ocasionados por terceros. Incluye: hardware. espacios de trabajo. estrategias. que escapan en cuanto a su causa y origen al control de la entidad. bien sea celebrada por la misma entidad o a través de un tercero.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Internos Recurso Humano Es el conjunto de personas vinculadas directa o indirectamente con la ejecución de los procesos de la entidad. objetivos. Indicadores de riesgo Alarmas tempranas en los sistemas. almacenamiento y transporte. implementación y seguimiento del SARO. para satisfacer una necesidad. Pérdidas Cuantificación económica de la ocurrencia de un evento de riesgo operativo. que debe coordinar la puesta en marcha y seguimiento del SARO Manual de Riesgo Operativo Es el documento que contiene las políticas. así como los gastos derivados de su atención. Tecnología Es el conjunto de herramientas empleadas para soportar los procesos de la entidad. Se entiende por vinculación directa. La vinculación indirecta hace referencia a aquellas personas que tienen con la entidad una relación jurídica de prestación de servicios diferente a aquella que se origina en un contrato de trabajo Procesos Es el conjunto interrelacionado de actividades para la transformación de elementos de entrada en productos o servicios. Noviembre de 2007 7 . procesos. los procesos y procedimientos aplicables en el desarrollo. aquella basada en un contrato de trabajo en los términos de la legislación vigente. Perfil de Riesgo Resultado consolidado de la medición de los riesgos a los que se ve expuesta una entidad. Infraestructura Es el conjunto de elementos de apoyo para el funcionamiento de una organización.

Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional. la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. que cause pérdida de clientes. en caso de interrupción. respecto de la institución y sus prácticas de negocios. Riesgo Legal Es la posibilidad de pérdida en que puede incurrir la entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. derivadas de actuaciones malintencionadas. asociados a tales factores. Riesgo residual Nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles. mala imagen. FUNCIONES Sin perjuicio de las funciones asignadas en los Estatutos y el Manual de funciones y competencias laborales. Riesgo Es la posibilidad de que un evento ocurra y afecte en forma adversa el cumplimiento de unos objetivos Riesgo Operativo (RO) Se entiende por Riesgo Operativo. Riesgo reputacional Es la posibilidad de pérdida en que puede incurrir la entidad por desprestigio. la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias. Plan de continuidad del negocio Conjunto detallado de acciones que describen los procedimientos. disminución de ingresos o procesos judiciales. en el recurso humano. cierta o no. la tecnología. Riesgo inherente Nivel de riesgo propio de la actividad. 10. El riesgo legal surge también como consecuenci a de fallas en los contratos y transacciones. fallas o inadecuaciones. publicidad negativa. sin tener en cuenta el efecto de los controles.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Plan de contingencia Conjunto de acciones y recursos para responder a las fallas e interrupciones específicas de un sistema o proceso. los procesos. se establecen las siguientes funciones en cuanto a Riesgo Operativo: Noviembre de 2007 8 . los sistemas y los recursos necesarios para retornar y continuar la operación. negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

entre otras. ü Verificar el cumplimiento de las funciones asignadas al Departamento de Administración de Riesgos y en particular las concernientes al Sistema SARO. ü Velar por el cumplimiento efectivo de las políticas establecidas por la Junta Directiva. Noviembre de 2007 9 .MANUAL DE RIESGO OPERATIVO De la Junta Directiva La Junta Directiva participa activamente en la dirección del sistema de administración de riesgos de la entidad a través del establecimiento de las políticas generales. ü Velar porque se implementen los procedimientos para la adecuada administración del riesgo operativo a que se vea expuesta la entidad en desarrollo de su actividad. ü Aprobar los planes de contingencia y de continuidad del negocio y disponer de los recursos necesarios para su oportuna ejecución. ü Desarrollar y velar porque se implementen las estrategias con el fin de establecer el cambio cultural en la administración de los riesgos de la entidad. la designación de los cargos que conforman el Comité Integral de Riesgos y el análisis y pronunciamiento respecto a los informes que en materia de administración de riesgos presente la Alta Dirección y los Órganos de Control de la Entidad. A continuación se relacionan las principales funciones que deben cumplir los estamentos de dirección y control de la entidad. las cuales han sido integradas al manual especifico de competencias laborales de la Entidad: Del Representante Legal El Representante legal es el funcionario responsable de: ü Diseñar y someter a aprobación de la Junta Directiva el presente Manual de Riesgo Operativo así como sus actualizaciones. fijado por la Junta Directiva. ü Velar por la correcta aplicación de los controles del riesgo inherente. teniendo en cuenta el nivel de tolerancia al riesgo. ü Adoptar las medidas relativas al perfil de riesgo. el estudio y aprobación de los niveles de tolerancia presentados por las áreas técnicas de la entidad. identificado y medido. ü Velar porque las etapas y elementos del SARO cumplan con las disposiciones señaladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. ü Recibir y evaluar los informes presentados por el Departamento de Administración de Riesgos. ü Adelantar un seguimiento permanente de las etapas y elementos constitutivos del SARO que se llevan a cabo en la entidad.

con el propósito de evaluar su efectividad. cumplimiento.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO ü Presentar un informe periódico. como mínimo semestral. las acciones preventivas y correctivas implementadas o por implementar y el área responsable. efectividad. del riesgo operativo de la entidad. disponibilidad. los controles implementados y el monitoreo que se realice sobre el mismo. y presentar los informes correspondient es a la Alta Dirección. ü Coordinar la recolección de la información para alimentar el registro de eventos de riesgo operativo. entre otros. internos y externos. Noviembre de 2007 10 . ü Desarrollar e implementar el sistema de reportes. incluyendo. ü Realizar seguimiento a las medidas adoptadas para mitigar el riesgo inherente. confiabilidad. ü Desarrollar los modelos de medición del riesgo operativo. ü Verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para alimentar el registro de eventos de riesgo operativo. etapas y elementos. Del Departamento de Administración de Riesgos El Departamento de Administración de Riesgos debe cumplir con las siguientes funciones: ü Definir los instrumentos. ü Velar porque el registro de eventos de riesgo operativo cumpla con los criterios de integridad. ü Reportar semestralmente al Representante Legal la evolución del riesgo. a la Junta Directiva sobre la evolución y aspectos relevantes del SARO. ü Coordinar con el área administrativa el desarrollo de los programas de capacitación de la entidad relacionados con el SARO. en concordancia con los lineamientos. ü Administrar el registro de eventos de riesgo operativo. metodologías y procedimientos tendientes a que la entidad administre efectivamente su riesgo operativo. ü Realizar el seguimiento permanente de los procedimientos y planes de acción relacionados con el SARO y proponer sus correspondient es actualizaciones y modificaciones. ü Evaluar el impacto de las medidas de control potenciales para cada uno de los eventos de riesgo identificados y medidos. eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida. ü Establecer y monitorear el perfil de riesgo individual y consolidado de la entidad. mínimos previstos en esta norma.

Cualquier incumplimiento observado debe ser puesto en conocimiento de la Presidencia y la Junta Directiva. De su gestión debe informar tanto al Departamento de Administración de Riesgos como a la Presidencia y al Comité de Auditoria de la Junta Directiva. ü Determinación de posibles impactos del riesgo operativo (insignificante. ü Desarrollo de registro de eventos de riesgo en una base de datos diseñada por procesos. menor. ü Análisis de escenarios sobre la continuidad del negocio en materia de: ü Instalaciones físicas ü Personas ü Procesos ü Infraestructura tecnológica Noviembre de 2007 11 . así como para valorarlos e identificar los controles. ü Entrevista con los responsables de cada uno de los procesos para identificar en forma detallada los eventos de riesgo en cada una de las etapas de los procesos. mayor o catastrófico). medios y bajos) en cada uno de los procesos que conforman el mapa de procesos de la entidad. moderado. posible. 11.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO De la Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno debe evaluar periódicamente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y los elementos del SARO con el fin determinar el grado de eficiencia y las oportunidades de mejora encontradas. improbable. ü Identificación de riesgos principales (altos. De la Revisoría Fiscal Le corresponde elaborar un reporte al cierre de cada ejercicio contable. en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento por parte de la entidad de las normas establecidas sobre el SARO. METODOLOGIA Y PROCEDIMIENTO El desarrollo del modelo que la Financiera Energética Nacional S. estableció para la administración del Riesgo Operativo comprendió los siguientes pasos de evaluación: ü Entrevista con la alta dirección: A través de la cual se estableció la severidad máxima aceptable y de ocurrencia para los eventos de riesgo en la entidad. A. probable y casi cierta). ü Determinación de la probabilidad de ocurrencia de los eventos (Rara.

A. Noviembre de 2007 12 . medios y bajos Determinación de probabilidad Entrevista Alta Dirección Determinaciónn de posibles impactos Desarrollo de Registro de eventos de riesgos Básico ¿ Identificación detallada de riesgos Entrevista con dueños de los procesos Análisis de escenarios sobre la continuidad del negocio Medio Desarrollo de controles.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Identificación de los Riesgos principales altos. ha establecido un modelo de gestión de Riesgos el cual abarca las siguientes etapas: Medición Identificación Mitigación Divulgación Control Monitoreo Identificación: Consiste en la identificación de los riesgos internos y externos que pueden afectar las diferentes actividades de cada uno de los Procesos que conforman el Mapa de la Entidad.1. Etapas de la Administración del Riesgo Operativo La Financiera Energética Nacional S. procesos y procedimientos de Riesgos 11.

Entre 21% y 40% El evento puede ocurrir solo bajo circunstancias excepcionales. Entre 81% y 100% El evento ocurrirá en casi cualquier circunstancia. los controles y los propósitos para llevarlos a unos niveles mínimos que no afecten la operacionalidad de la entidad. Entre 41% y 60% El evento puede ocurrir en algún m omento. la evaluación de los mismos. o compartirlo. Mitigación El Departamento de Administración de Riesgos debe analizar los riesgos y las respuestas para evitarlo. Tabla de Probabilidad Se estableció la siguiente tabla de Probabilidad: Probabilidad Clasificación Casi Certeza Se espera la ocurrencia del evento en la mayoría de las circunstancias. Estos riesgos son evaluados con bases residuales y bases inherentes. 1 Raro Muy baja probabilidad de ocurrencia. Noviembre de 2007 13 . 4 Probable Significativa probabilidad de oc urrencia.2. De esta etapa se desprenden continuos ajustes al sistema para hacerlo efectivo con los propósitos del mismo. 3 Posible Mediana probabi lidad de oc urrencia. 2 Improbable Baja probabilidad de oc urrencia. Entre 61% y 80% El evento ocurrirá en algún momento. reducirlo. esta etapa permite comunicar en forma oportuna a cada funcionario en todos los niveles los riesgos identificados. 11. los riesgos inherentes. Divulgación Como consecuenci a de un adecuado registro de los eventos. Control Consiste en evaluar cada uno de los controles establecidos determinando su acertividad así como la necesidad de mejora o establecimiento de nuevos controles.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Medición Los riesgos identificados son evaluados considerando su probabilidad de ocurrencia y su impacto en caso de materializarse. Monitoreo Actividad que se lleva a cabo a través de la verificación. aceptarlos. Casi con certeza se espera la ocurrencia del evento. evaluación y administración del sistema para una adecuada retroalimentación. alineándolo con la tolerancia al riesgo definida por la institución. En esta parte es importante medir la eficiencia del control frente al costo y la fluidez de los procesos. Entre 0% y 20% 5 Nota: El horizonte de tiempo considerado para la determinación de la probabilidad es de un año.

MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 11. así: Noviembre de 2007 14 . Evaluación de los controles Los riesgos son mitigados con controles. con el objetivo de detectar los riesgos que pudieran encontrarse en la zona roja.3.4. los cuales serán evaluados de acuerdo con su efectividad e implementación. Matriz de Riesgos Una vez evaluados los riesgos de acuerdo con su probabilidad e impactos se construyó la matriz de riesgos. como se muestra en la siguiente matriz: % Casi Certeza 5 5-1 5-2 5-3 5-4 5-5 Probabilidad de Ocurrencia Probable 4 4-1 4-2 4-3 4-4 4-5 Posible 3 3-1 3-2 3-3 3-4 3-5 Improbable 2 2-1 2-2 2-3 2-4 2-5 Raro 1 1-1 1-2 1-3 1-4 1-5 $ 1 Insignificante 2 Menor 3 Moderado Magnitud de Impacto 4 Mayor 5 Catastrófico La severidad de los riesgos se ha representado con los siguientes colores: Bajo = Moderado = Alto Extremo = = 11.

y los controles en cuanto a efectividad y grado de implementación. sin embargo existen algunas debilidades que no representan un riesgo significativo Los controles no son de nivel aceptable Implementación Escala Definición Descripción 3 Alta 2 1 Media Baja El control se aplica de la forma planeada. sin embargo no representa mayores riesgos El control no se aplica de la forma planeada Derivado de la siguiente escala se crea una matriz con la finalidad de evaluar cuán importante es cada control para un riesgo: Efectividad de Diseño Fuerte 3 3 6 9 Fuerte 3 Moderada 2 2 4 6 Moderada 2 Débil 1 1 1 1 2 Media 3 3 Alta Débil 1 Evaluación Estado Baja Implementación 11.5. en cuanto a periodicidad establecida y dueños del control asignados El control tiene algunas fallas en su aplicación. se obtiene el Mapa de Riesgos de la Entidad el cual contiene: ü ü ü ü Noviembre de 2007 Código del Evento de Riesgo Valoración del Riesgo Bruto Valoración del Control Valoración del Riesgo Residual 15 . Mapa de Ri esgos Como resultado de la valoración de los Riesgos en cuanto a probabilidad y magnitud.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO Efectividad Escala 3 2 1 Definición Fuerte Moderada Débil Descripción Los controles son adecuados en cuanto a su diseño inherente Los controles son adecuados.

82. 47. 54. 64. 21. 48. 105. 93. 30. 2. 111 Improbable 32 5. Riesgo Residual Extremo Riesgo Bruto Alto Riesgo Residual Alto Noviembre de 2007 16 . 13.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO ü Nombre del Evento de Riesgo. 79. 125. 113 124. 119. 109 3. Matriz de Riesgos y Matriz de Ries go residual de la Entidad Del Mapa de Riesgos de la entidad se desprenden la Matriz de Riesgos que clasifica cada uno de los eventos sin aplicar controles en extremo. 13. 22. 69 93. 98. 28. 61. 49. 37. 108. 36. 88.31. 78. 58. 123. 98. 57. 91. 50. 22. 76. 14. 112 116. 82. 96. 59. 109. 70. 80 8. 127 Riesgo Bruto Extremo Riesgo Bruto Alto Riesgo Bruto Moderado Posible 6. 83. 85. 24. 84. 66. 7. 45. 9. 127 4. 53. 110. 15. 104. 87. 118 4. 35. 59. 67. 12. 36. 43. 14. 101. 41. 62. 9. 65. 65. 107. 51. 90. 2. 46. 101. 27. 60. 23. 117. 41. 83. 122. 62. 85. 33. 44. 34. 18. 52. 72. 106. 63. 39. 25. 115. 44. 29. 106. 16. 40. 122. 34. 57. 86. moderado y bajo: Corresponde a los códigos de los eventos de Riesgo Casi Certeza Probable 114 115 11 12. 50. 46. 97.6. 20. 33. 77. 74. 72. 49. 52. 42. 121 11. 56. 10. 95. 107. 99 Riesgo Bruto Bajo Raro 19. 99. 100. 89. 35. 10. 38. 31. 27. 39. 56. 95. 102. 126 3. 123 1. 100 117. 42. 90. 55. 75. 128 1. 43. 73. 48. 40. Código Valoración del Valoración Riesgo Bruto Control del Valoración del Nombre del Riesgo Riesgo Residual 11. 88. 71. 108. 110. 94. 103. 121 1 Insignificante 2 Menor 3 Moderado 4 Mayor 5 Catastrófico Y la matriz de Riesgo residual la cual ubica cada uno de los eventos de Riesgo después de haber aplicado los controles asÍ: Riesgo Bruto Extremo 104. 51. 47. 37. 94. alto. 91. 20. 97. 92. 5. 66. 86. 92. 84. 120. 89. 71. 38. 105. 119. 17. 68. 54. 63. 75. 76. 96. 26. 81. 60.

79. los planes de contingencia o traspaso del riesgo a un tercero. 16.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO 111. Algunos controles son fuertes reduciendo la probabilidad de ocurrencia del riesgo el cual se reduciría únicamente si se cuenta con ellos. 23. 128 21. por ejemplo: seguros de daños. Los controles ayudan a mitigar el riesgo junto con la atomización de operaciones. 45. 81. con la finalidad de determinar cómo será administrado el riesgo y en qué casos se deberán establecer tratamientos tal como se muestra en la siguiente tabla: Noviembre de 2007 17 . 120. 128 15. 118. fianzas. 29. 19. 68. 125. 124 Riesgo Residual Moderado Riesgo Residual Bajo 7. 116. etc. 112. 26. 69. 87. 126 Riesgo Bruto Moderado Riesgo Bruto Bajo 18. 24 8. la metodología considera que dependiendo de la aplicación de los mismos se podría reducir el riesgo. 77. 17. 80. 74. 53. 55. 67. 73. Las matrices de riesgos serán evaluadas por el Comité Integral de Riesgos. 115. 113. 70 Una vez evaluados los controles. 25. 32. 114 Débil Moderado Fuerte SOLIDEZ DEL CONTROL 6. 28. 78. 30.

Indicadores de Riesgo Los indicadores de Riesgo son métricas que pueden ser utilizadas para identificar zonas calientes ( hot spots ). ü Tener sensibilidad al riesgo: un incremento en el valor del indicador debe corresponder a un incremento en el riesgo monitoreado. Estas medidas pretenden reflejar el perfil de riesgos de la organización.8. Estos indicadores pueden proveer información sobre la efectividad de la gestión de riesgo operacional.7. La base de datos contiene: ü Código ü Fecha de inicio del evento ü Fecha de finalización del evento ü Fecha del descubrimiento ü Fecha de contabilización ü Moneda ü Monto ü Valor recuperado ü Valor recuperado por seguros ü Clase de evento ü Proceso afectado ü Cuenta PUC afectada ü Tipo de pérdida ü Descripción del evento ü Línea Operativa 11.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO De las decisiones que adopte el Comité Integral de Riesgos se deben desprender acciones correctivas dirigidas a las diferentes áreas de la entidad de acuerdo con sus competencias y a los responsables de cada proceso con el fin de que los eventos mas impactantes de Riesgo residual se ubiquen en lugares de bajo impacto. ü Aquellos que generan pérdidas y no afectan el estado de resultados de la entidad y ü Aquellos que no generan pérdidas y por lo tanto no afectan el estado de resultados de la entidad. Idealmente. Noviembre de 2007 18 . los indicadores seleccionados deben cumplir con los estándares siguientes: ü La elección del indicador debe ayudar a explicar el riesgo asumido y reflejar el criterio experto del dueño del proceso o de la línea de negocio. 11. que podrían convertirse en futuras pérdidas en las líneas de negocio. ü De ser posible (no siempre es el caso) los indicadores deberían poder ser traducidos en medidas cuantitativas. Registro de eventos de Riesgo La FEN ha diseñado una base de datos para registrar la totalidad de los eventos de riesgo operativo que se pudieren presentar en todos los procesos tales como: ü Aquellos que generan pérdidas y afectan el estado de resultados de la entidad.

deben estar bien documentados y sujetos a revisiones ü La validez y pertinencia de los indicadores deberá ser validada comparándolos con la historia de pérdidas registradas. estratégico. servidores. en las siguientes dimensiones: ü Instalaciones físicas (acceso. Análisis de riesgos de continuidad del negocio y su impacto El análisis comprende: ü ü ü ü ü ü ü Líneas de procesos críticos. ü Los indicadores independientes.A. se realizó un diagnóstico en el cual se midió el grado de preparación de la entidad para enfrentar situaciones que pudieren ocasionar interrupciones parciales o totales en la prestación de los servicios. dentro del plazo establecido por la norma (a más tardar el 1º de julio de 2008. operacional . almacenamiento y respaldo). otros Proveedores (que impacten la operación) Histórico de interrupciones 12. Diagnóstico Para la elaboración del Plan de Continuidad del Negocio de la Financiera Energética Nacional S.3. redes. Posteriormente se elaborará el Plan de Continuidad del Negocio . PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO 12. Tiempo máximo de interrupción (RTO) Punto objetivo de recuperación (MPO) Recursos mínimos para operar en contingencia Impactos financiero. (aplicaciones.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO ü Poder definir valores máximos que desencadenen alertas de prevención temprana del riesgo.2.1. Con base en dicho diagnóstico se identificaron los aspectos más vulnerables que podrían ocasionar riesgos en la continuidad del negocio. servicios generales y zonas comunes) ü Personas (conocimiento y salud laboral) ü Procesos (documentación y evaluación respecto a impacto financiero en caso de presentarse una suspensión (en tiempo y en dinero) ü Infraestructura tecnológica. Plan de Continuidad del Negocio El Plan de Continuidad del Negocio debe contener: Noviembre de 2007 19 .) 12. 12. bases de datos.

Adicionalmente el Plan de Continuidad del Negocio debe ser objeto de revisión y actualización por lo menos cada año. MEDIOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS La FEN ha diseñado una herramienta tecnológica a través de la cual se registran las valoraciones de cada uno de los eventos de riesgo operativo y se llevará el registro de los eventos de pérdida que se pudieren presentar tales como: ü ü ü ü ü ü ü Fraude interno Fraude externo Relaciones Laborales Clientes Daños a activos físicos Fallas tecnológicas Ejecución y administración de procesos En la medida que los responsables de cada proceso identifiquen mejoras o la posible ocurrencia de nuevos eventos de riesgo. 13. La Oficina de Control Interno debe informar los resultados de las evaluaciones sobre la efectividad y el cumplimiento de todas y cada una de las etapas del SARO. superar las pruebas que confirmen su efectividad. informes que deberá presentar al Departamento de Administración de Riesgos. 14. así mismo por dar cumplimiento a los reportes sobre el avance en la implementación del sistema y aquellos que en el futuro establezca la Superintendencia Financiera de Colombia. ser divulgado y conocido por todos los responsables de su ejecución en sus diferentes etapas.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO ü Objetivo ü Alcance ü Gobierno Estructura para contingencia Roles y responsabili dades Línea de sucesión Cadena de llamadas ü Procedimientos generales ü Procedimientos alternos para trabajar bajo contingencias ü Procedimientos de mantenimiento El Plan de Continuidad del Negocio debe estar en funcionamiento en los términos y plazos establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia y debe ser probado. a la Presidencia y al Comité de Auditoria. REPORT ES El Departamento de Administración de Riesgos responde por la preparación y remisión de los informes a la Presidencia y a la Junta Directiva. el Departamento de Administración de Riesgos Noviembre de 2007 20 .

Noviembre de 2007 21 . deberá hacer parte del proceso de inducción de la entidad y ser objeto de evaluación para eficacia frente a las políticas y objetivos del sistema. DIVULGACION Y CAPACITACION El Departamento de Administración de Riesgos debe coordinar con Legales y de Apoyo las actividades necesarias para asegurar concerniente al sistema sea divulgada periódica y adecuadamente funcionari os permanezcan actualizados en cuanto al funcionamiento Sistema. Los registros contables deberán ejecutarse de acuerdo con el Plan Único de Cuentas y las instrucciones que sobre el particular establezca la Superintendencia Financiera de Colombia. DOCUMENT ACION Y REGISTRO La FEN sin perjuicio de las normas establecidas en el Manual de Archivo. debe asegurar la existencia de la documentación y registro de eventos de riesgo así como de la documentación concerniente al diseño. implementación. evaluación. puesta en marcha y mantenimiento del sistema. 16.MANUAL DE RIESGO OPERATIVO valorará dicha situación y registrará en las bases de datos dichos eventos con el fin de asegurar la permanente actualización del sistema. 15. el área de Servicios que la información y porque todos los y requerimientos del La capacitación en el sistema deberá reforzarse por lo menos una vez al año.

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