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FUNCIONES DE COMITS LOGSTICOS DIRECTOR LOGISTICO ( 1 ): Es el encargado de coordinar el funcionamiento de los diferentes comits logsticos.

Debe programar reuniones con todos y cada uno de los jefes de comits para establecer planes de trabajo, dificultades y necesidades. Durante el evento debe velar por el buen desarrollo del mismo y debe de tener la capacidad de solucionar inconvenientes de ltima hora que puedan presentarse.

ASISTENTE DEL DIRECTOR LOGISTICO ( 1 ): Debe estar en la capacidad de remplazar al Director logstico en el caso que l no pueda estar. Debe apoyar y colaborar con todas las funciones del Director Logstico

COMITE VOLUNTARIOS LOGSTICOS ( 68 ): Cualquier persona que quiera colaborar con en el desarrollo del evento, ser ubicada segn su inters y capacidad en los diferentes comits que funcionan en la olimpiada. Una vez seleccionada su funcin quedar clasificado o en Voluntarios Tcnicos o en Voluntarios Logsticos. Los Voluntarios Tcnicos, son todos aquellos que tienen que ver con la parte competitiva, entre ellos estn los jueces, jefes de pruebas, guas de atletas, acomodadores, controladores de entradas y salidas etc. Sus funciones especficas las encontrarn en las Funciones por mdulos deportivos. Los Voluntarios Logsticos, trabajan en determinados comits menos en los deportivos y en los especiales. Sus funciones son bsicamente apoyar el trabajo y cubrir las necesidades que se presentan en los diferentes comits organizadores. A continuacin describiremos las funciones que pueden desempear los Voluntarios Logsticos en los Comits:

Jefe de Comit de Voluntarios (1): - Es la persona que coordina todo lo que tiene que ver con el voluntariado, en los diferentes comits logsticos( Voluntarios, Alimentacin y Hospedaje). - Debe programar una reunin donde el objetivo principal sea el reclutamiento de Voluntarios para los diferentes comits y la presentacin de los objetivos y filosofa del evento. - Una vez asignadas las funciones programar reuniones y simulacros para que se familiaricen con lo que ser el evento y su tarea especifica. - Crear un listado por comits que incluya el nombre, telfono, funcin y disponibilidad de tiempo de los voluntarios. - Establecer las zonas de acceso y restriccin segn la funcin del Voluntario. - Debe estar en permanente contacto con los jefes de los dems comits para establecer necesidades de Voluntarios y solucionarlas a travs del grupo de Reaccin.

Voluntarios de Reaccin (10) : Se refiere a un grupo de personas, que deben estar dispuestos a cumplir cualquier funcin, segn se presente la situacin. Estarn ubicados en una carpa de la villa olmpica para apoyar a las delegaciones o Comits en cualquier actividad o necesidad que requieran

Voluntarios de Alimentos y Bebidas (10): Aunque su funcin es del comit de alimentacin, dependen directamente del jefe del comit de Voluntarios Apoyan el trabajo de las Damas Voluntarias, son los encargados de repartir los refrigerios, y organizar el comedor.

Voluntarios de Apoyo a Delegacin (30):


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Aunque su funcin es del comit de hospedaje, dependen directamente del jefe del comit de Voluntarios Acompaaran a las delegaciones durante todo el da de competencia pero no dormirn en los hospedajes. Estos voluntarios apoyan la labor de los entrenadores y delegados. Es un Voluntario por Departamento.

COMITE DE TRANSPORTE: Jefe de Voluntarios Transporte (1): - Es la persona encargada de contactarse con el director de la empresa transportadora para determinar: Nmero de buses por Delegacin o por Hospedaje. Organizacin de los buses para el arribo y salida de las delegaciones. Horarios para transportar las delegaciones al lugar de competencia. Traslados especiales (por actividades recreativas programadas por la organizacin). - Esta persona debe organizar previamente una reunin donde los conductores tengan una charla sobre el evento, el retardo mental y conozcan a los acompaantes de Buses y de Delegacin. - Debe hacer un listado de arribo terrestre y otra del arribo areo de las delegaciones para comunicrselo al comit de hospedaje y alimentacin y coordinar los voluntarios que estarn recibiendo a sus Delegaciones. Acompaantes de Buses (1 Por Bs): Son personas que tienen la misin de velar por que el transporte de cada delegacin llegue a tiempo a su lugar de origen. Se nombrar una persona por bus, quien deber encontrarse con el conductor del bus antes de llegar a los sitios de hospedaje, para recoger a las delegaciones y llevarlas a su sitio de competencia. Cuando las jornadas de competencia terminen debe ayudar a controlar que todas las personas del bus estn a la hora indicada para regresarlos al hospedaje. Deben ser personas con capacidad de tomar decisiones urgentes y resolver problemas, como buscar un bus de remplazo, avisar oportunamente las fallas o inconvenientes que se puedan presentar.

COMITE DE HOSPEDAJE: Jefe de Voluntarios de Hospedaje (1): Se encargar de controlar el buen desempeo de las funciones. Programar reuniones donde el objetivo principal sea el reclutamiento de Voluntarios y la presentacin de los objetivos y filosofa del evento. Estar en comunicacin permanente con los Voluntarios del Comit de Hospedaje, para informarles sobre sitios, direcciones, rutas de acceso y necesidades.

Acompaantes de Delegacin (14): Estarn con la delegacin las 24 horas, incluyendo la estada en el hospedaje. Este voluntario debe contactarse con la persona responsable del hospedaje, para definir aspectos como: horarios de desayuno y comida, reas a las que no se tiene acceso, horarios para dormir, zonas de recreacin, etc. Estas personas sern responsables de recibir a su delegacin ya sea en el terminal o en el aeropuerto.

COMITE DE ALIMENTACION: Jefe del Comit de Alimentacin (1): Debe coordinar con el director de infraestructura & montajes, el sitio y los elementos necesarios para el funcionamiento del comedor. Es la persona encargada de establecer con anterioridad el nmero total de personas para as concretar el total diario de almuerzos y refrigerios (uno en la maana y uno en la tarde). Debe coordinar con el contratista los horarios de los almuerzos. Estar comunicado con el Coordinador de refrigerios para establecer la elaboracin, organizacin y entrega de los mismos. Coordinar con las damas Voluntarias el sistema de entrega de Almuerzos y refrigerios a cada una de las delegaciones en los horarios y sitios preestablecidos.

Coordinador de Refrigerios (1): Es la persona encargada de coordinar la elaboracin, organizacin y entrega de refrigerios. Con anterioridad debe saber el nmero total de participantes, para planear, cantidad de refrigerios, horarios de entrega y servicios especiales (entregar refrigerios fuera de los sitios establecidos por motivos previamente autorizados). Coordinar segn el arribo de las delegaciones la cantidad de refrigerios en cada uno de los terminales.

Damas Voluntarias (15): Es un grupo de seoras que generalmente se encargan de elaborar y organizar los refrigerios. Colaboran en la organizacin y entrega de almuerzos y refrigerios.

FUNCIONES DE VOLUNTARIOS ESPECIALES DIRECTOR VOLUNTARIOS ESPECIALES ( 1 ): Es el encargado de coordinar el funcionamiento de los diferentes comits de voluntarios especiales. Debe programar reuniones con todos y cada uno de los jefes de comits para establecer planes de trabajo, dificultades y necesidades. Durante el evento debe velar por el buen desarrollo del mismo y debe de tener la capacidad de solucionar inconvenientes de ltima hora que puedan presentarse.

ASISTENTE DEL DIRECTOR DE VOLUNTARIOS ESPECIALES ( 1 ): Debe estar en la capacidad de remplazar al Director en el caso que l no pueda estar. Debe apoyar y colaborar con todas las funciones del Director.

MEDIOS Y DIFUSION: Jefe de Comit de Prensa (1): Es la persona encargada de contactar a los diferentes medios de comunicacin e invitarlos a hacer un cubrimiento del evento. Debe programar ruedas de prensa, para dar informacin sobre el evento. Debe anunciar permanentemente los reportes de prensa con los resultados de las competencias. Debe preparar un paquete de prensa con la informacin general del evento, para entregrselo a los diferentes medios, cuando lo soliciten.

Asistentes de Prensa (1): Deben apoyar y colaborar con el trabajo que realiza el jefe de prensa. Acompaar y ayudar en las ruedas de prensa y los reportes deportivos. Recibir a los medios de comunicacin y guiarlos por los diferentes sitios de competencia. Recorrer los diferentes escenarios deportivos, buscando los ltimos resultados deportivos.

Jefe de Publicidad (1): Es la persona encargada de coordinar y dirigir una propuesta publicitaria, que permita un mayor reconocimiento de los atletas, mayor captacin de espectadores, un mayor apoyo para voluntarios y ms ayuda econmica para realizar el evento. Debe conseguir los patrocinadores y copatrocinadores del evento. Es el encargado de promover y difundir el evento el evento a travs de avisos publicitarios. Debe encargarse de la elaboracin de vallas, pendones, pancartas etc. Con los logos de las empresas vinculadas, para ubicar en los sitios de competencia.

Asistentes de Publicidad (2): Trabajan en equipo con el Jefe de Publicidad, elaborando la propuesta publicitaria. Deben visitar y tratar de vincular a las empresas como posible patrocinadores y copatrocinadores.

Coordinador de Relaciones Pblicas (1): Su trabajo puede dar como resultado un mayor reconocimiento para los participantes, ms espectadores, ms apoyo para voluntarios y ms ayuda econmica para el evento. Debe hacer todo lo posible para que el pblico sepa lo que est pasando, cundo, dnde y quines son los participantes. Es el responsable de mantener una opinin pblica favorable de la Olimpiadas y de promover el evento.

SEGURIDAD: La seguridad en los eventos de las Olimpiadas Especiales es de vital importancia, este comit puede asesorar en las medidas de trfico, situaciones de emergencia y proteccin de todos los participantes, las instalaciones, los equipos. Jefe de Comit (1): Es la persona encargada de contactar a todos los estamentos de seguridad para que se vinculen al evento( polica, bomberos, cruz roja, transito, defensa civil). Debe programar reuniones para informar la filosofa del evento, as como las necesidades y planes de trabajo. Es el puente de comunicacin entre el organismo de seguridad y los comits de los juegos. Por lo que debe reunirse con los diferentes comits, para establecer las necesidades de seguridad de cada uno e informarlas a los estamentos.

Representantes de Grupos de Seguridad y Personal de Apoyo: - Son las personas de los diferentes grupos de seguridad que van a colaborar en el evento.

INFRAESTRUCTURA Y MONTAJE: Jefe de Comit ( 1 ): Es la persona encargada de adecuar y decorar todos los sitios para la Olimpiada. Debe trabajar junto con el Coordinador de Protocolo y el de Eventos Especiales, para ver las necesidades de adecuacin de espacio y llevarlas a cabo en el momento del evento (Tarimas, aislamiento de zonas con vallas, Sonido en zonas especiales, carpas, etc.). Debe trabajar con el Jefe de Publicidad, para coordinar la postura de las pancartas, vallas y pendones publicitarios en los diferentes sitios del evento.

Asistente del Jefe de Comit ( 1 ): Debe estar en la capacidad de remplazar al Jefe de Comit en el caso que l no pueda estar. Debe apoyar y colaborar con todas las funciones del Jefe de Comit. Es el responsable de coordinar la atencin logstica y controlar el trabajo de los auxiliares de Montaje.

Auxiliares de Montaje ( 20 ): Es el grupo de personas encargado de hacer el montaje de toda la publicidad, las tarimas, el sonido, y en general todas las modificaciones necesarias en los sitios de la Olimpiada.

PREMIACION: Jefe de Comit Fides ( 1 ):

Es la persona trabajar en equipo junto con el Coordinador de la organizacin responsable de la premiacin. - Est encargado bsicamente de atender los casos de series detenidas por protestas. - Debe estar en contacto a travs de un Radiotelfono con las carpas de reclamos, para determinar los resultados de las protestas y dar paso a premiacin a las series detenidas. Coordinador Grupo colaborador ( 1 ): Es la persona encargada de coordinar el grupo de personas que van a manejar los mdulos de premiacin. Junto con el grupo de trabajo debe planear la decoracin y la adecuacin de los mdulos de premiacin. Debe encargarse de la parte logstica de los mdulos. Debe establecer el horario y las funciones de las personas que van a trabajar en el mdulo.

Jefes de Mdulo ( 3 ): Uno por cada mdulo de premiacin. Deben trabajar en equipo con el Jefe de Comit de Fides, para ayudar a solucionar los problemas con las series protestadas. Deben velar por el buen funcionamiento del mdulo. Verificarn que las series que entren a premiacin entren completas (con planilla y # de atletas y que salgan debidamente premiadas). Deben estar en comunicacin con el coordinador de rotarios, para solucionar cualquier dificultad que se presente.

Acomodadores ( 10): Son 4 personas por cada mdulo de premiacin grande y 2 para el pequeo. Son las personas encargadas de recibir las series de competencia que traen las guas de atletas. Deben verificar que la planilla este diligenciada y los atletas estn completos. Una vez los reciban deben organizarlos en las sillas segn el lugar que van a ocupar en el podio, as:

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Una vez estn listos, deben pasarlos al podio y estar pendientes de que reciban la premiacin correcta, luego deben llevarlos a la carpa ubicada a la salida del mdulo para entregarlos a sus entrenadores. Deben estar pendientes de no pasar a premiacin a las series detenidas por protestas.

Grupos de Trabajo ( 22): 8 y 6 personas por mdulo. Son los encargados de organizar el mdulo, coordinar la entrega de medallas y flores y vigilar las entradas y salidas de los mdulos.

Maestros de Ceremonias ( 3): Son las personas encargadas de anunciar las series premiadas.

Debe con anterioridad estudiar la forma en que se hace la premiacin junto con la msica (orden de nombramientos y dar la orden para que coloquen la msica, la suspendan y suban los atletas al podio).

COMITE DE FAMILIAS: Coordinador Familias Fides (1):

Es la persona que maneja el programa a escala nacional, y maneja la informacin de cuantas familias van a asistir. Debe hacer la convocatoria y el conteo de las familias que van a asistir al evento. Junto con el Coordinador de Familias de Santa Marta debe programar las actividades especiales para padres, durante la olimpada. Est encargado de elaborar las escarapelas de las familias participantes.

Coordinador Familias Ciudad anfitriona (1): Trabaja en equipo junto con el Coordinador de Familias Fides, en la programacin de actividades para familias. Debe reclutar un grupo de 30 padres de familia que estn dispuestos a trabajar en calidad de voluntarios durante las olimpiadas. Debe intentar conseguir el mayor nmero de eventos, actividades y regalos para las familias que van del resto del pas. Junto con los Padres debe disear y financiar una camiseta que los identifique del Comit de Familias

Familias Voluntarias ( 30 ): Su funcin ser bsicamente de Padres Anfitriones, ayudarn a dar informacin sobre programacin y sitios de competencias, actividades especiales para familias, etc. Pueden ayudar a conseguir charlas, conferencias y regalos para padres.

MANUAL LOGISTICO