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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN INTRODUCCINA LA ADMINISTRACIN 1. Concepto. 1.1.

Definicin Etimolgica

La palabra "Administracin", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta ltima palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como trmino de comparacin. Si pues "magister" (magistrado), indica una funcin de preeminencia o autoridad el que ordena o dirige a otros en una funcin-, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinacin u obediencia; el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimologa nos da pues de la Administracin, la idea de que sta se refiere a una funcin que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinacin, son pues los elementos principales obtenidos. 1.2. Diferentes Conceptos de Administracin

Sin embargo, de las definiciones dadas por los principales autores en Administracin, podremos deducir sus elementos bsicos: V. Clushkov: Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformacin ordenada de la informacin, recibe la informacin del objeto de direccin, la procesa y la transmite bajo la forma necesaria para la gestin, realizando este proceso continuamente. Guzmn Valdivia I: Es la direccin eficaz de las actividades y la colaboracin de otras personas para obtener determinados resultados. E. F. L. Brech: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propsito dado". J. D. Mooney: "Es el arte o tcnica de dirigir e inspirar a los dems, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta 1

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN definicin con la que da sobre la organizacin como: "la tcnica de relacionar los deberes o funciones especficas en un todo coordinado". Peterson and Plowman: "Una tcnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propsitos y objetivos de un grupo humano particular". Koontz and O'Donnell: consideran la Administracin como: "la direccin de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes". G. P. Terry: "Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. F. Tannenbaum: "El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro de fin de la empresa". Henry Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna Administracin), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar". F. Morstein Marx la concibe como : Toda accin encaminada a convertir un propsito en realidad positivaes un ordenamiento sistemtico de medios y el uso calculado de recursos aplicados a la realizacin de un propsito. F.M. Fernndez Escalante: Es el conjunto de principios y tcnicas, con autonoma propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes. A. Reyes Ponce: Es un conjunto de sistemtico de reglas para lograr la mxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social. 1.3. Concepto de Administracin

Cada una de las anteriores definiciones, si las analizamos con detalle, nos llevarn a penetrar en la verdadera naturaleza de la administracin y a sus propiedades distintivas. Como tales, las definiciones son validas para toda clase de 2

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN administracin (Privada, Publica, Mixta, etc.), y para toda especie de organismo (industriales, comerciales o de servicios). La definicin breve de la Administracin se puede mencionar como: "la funcin de lograr que las cosas se realicen por medio de otros", u "obtener resultados a travs de otros". Proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relacin de trabajo, la que se fundamenta en la utilizacin de recursos para alcanzar un fin determinado. La administracin tambin se puede definir como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definicin bsica. Como administracin, las personas realizan funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. La administracin se aplica en todo tipo de corporacin. Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporacin. La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporacin. La administracin se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia. 1.4. Principios generales de la administracin

Para que la administracin se lleve acabo con la mxima eficiencia se hace con la ayuda de principios esto es todo medio administrativo que fortifique el cuerpo social o facilite el control de este deben ser flexibles y el utilizarlos implica inteligencia, experiencia, decisin y mesura. Un principio del cual nunca debemos omitir es la COORDINACIN, se refiere a la forma armoniosa de llevar las acciones con las circunstancias. Fayol enumera 14 principios de administracin que son: La divisin del trabajo: Se hace con el objeto de PRODUCIR MAS Y MEJOR CON EL MISMO OBJETO Y ESFUERZO, nos trae como

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN consecuencia, ESPECIALIZACIN DE FUNCIONES y SEPARACIN DE PODERES La autoridad y responsabilidad: Es el derecho que se tiene de mandar y el poder de hacerse obedecer, esta debe acompaarse de una recompensa o castigo conocida como responsabilidad Disciplina: Es la obediencia manifestada hacia la empresa de parte de su parte social y esta se da gracias a: a) Buenos jefes en todos los grados. b) Juntas mas claras y equitativas c) Sanciones correctamente aplicadas. Unidad de mando: Solamente se recibirn rdenes de un solo jefe, pues las dualidades de mando crean conflictos. Unidad de direccin: La direccin de los programas solo de be estar a cargo y ser implantadas por un solo jefe. Subordinacin de los intereses particulares del inters general: Un inters de tipo personal jama debe anteponerse a los intereses de una empresa u organismo social. Remuneracin de personal: El pago a los empleados o parte social debe y ser justa para ambas partes, esta depender de la voluntad del patrn y de la calidad del empleado, como se supone hasta la actualidad es un problema no resuelto. Centralizacin: Aunque no se establece si es una buena o mala administracin se hace por efecto natural, su objetivo es para la utilizacin del 100 % de las facultades de los empleados. Jerarqua: Es el organizar correctamente el grado de orden, autoridad y responsabilidad de un individuo dentro de un organismo social. Orden: el personal debe colocarse donde mejor se pueda aprovechar sus facultades como tal. Equidad: Utilizada en vez de la justicia, requiere de sensatez, bondad y mucha experiencia y se refiere a la igualdad del personal. 4

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Estabilidad del personal: Dejar que el personal obtenga experiencia en cierto nivel y depuse si asi se requiere mudarlo de ah. Nunca antes. Iniciativa: Facultad de crear y ejecutar cierto plan para la obtencin de xito. Unin de personal: Entre mas armona exista dentro del personal, mejor sern los resultados para el organismo social. Es posible nombrar otro gracias a la flexibilidad de los principios. Ejecucin inmediata: Toda situacin buena o mal se debe resolver al brevedad posible. 1.5. Propsito.

La administracin sigue un propsito. Una condicin de la administracin es que un objetivo sea est implcito o enunciado especficamente Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administracin influye en su medio ambiente Est asociada generalmente con los esfuerzos de un grupo. Todo organismo acciona para alcanzar determinados objetivos, los que se logran ms fcilmente por medio de un grupo y no por una sola persona. Se logra por, con y mediante lo esfuerzos. Para participar en la administracin se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan con y mediante los esfuerzos de otros. Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administracin no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de reas, etc. La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y prctica. La habilidad tcnica es importante para cumplir con un trabajo asignado. La administracin es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos. Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir administrador y propietario no son necesariamente sinnimos. 2. Campo de accin de la administracin. 5

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Ninguna organizacin puede alcanzar buen xito si no tiene una administracin competente; ella permite alcanzar las metas de las organizaciones, sean estas econmicas, polticas o sociales, encausando para ellos las aptitudes y energas humanas hacia una accin efectiva. El ejercicio de la administracin influye sobre toda la sociedad siendo sus roles principales como estabilizadora de las instalaciones, colabora en los campos sociales, instrumento de bienestar y servidora de la poltica. 3. La empresa. Existen diferentes conceptos de empresa, algunas de ellas son: Anthony Jay Instituciones para el empleo eficaz de los recursos mediante un gobierno (junta directiva), para mantener y aumentar la riqueza de los accionistas y proporcionarle seguridad y prosperidad a los empleados. Diccionario de la Real Academia Espaola La entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la produccin y dedicada a las actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios, con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad. Isaac Guzmn Valdivia Es la unidad econmico-social en la que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para lograr una produccin que responda a los requerimientos del medio humano en el que la propia empresa acta. Jos Antonio Fernndez Arena Es la unidad productiva o de servicio que, constituida segn aspectos prcticos o legales, se integra por recursos y se vale de la administracin para lograr sus objetivos. Petersen y Plowman Actividad en la cual varias personas cambian algo de valor, bien se trate de mercancas o de servicios, para obtener una ganancia o utilidad mutua. 6

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Roland Caude Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de producir bienes o rendir beneficios. Lourdes Munch Grupo social en el que, a travs de la administracin del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfaccin de las necesidades de la comunidad. Organismo social Es una entidad social con capacidad jurdica para realizar fines especficos, estables y estructurados formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en la consecucin de sus objetivos como institucin, empresa y organizacin. Amitai Etzioni Unidades sociales deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines especficos. Richard Hall Colectividades con limites relativamente identificables, con un orden normativo, con escala de autoridad, con sistemas de comunicacin, que existen sobre una base relativamente continua en un medio ambiente, se relacionan con una meta o conjunto de fines. Como conclusin, podemos entender a la empresa como un organismo social con vida jurdica propia, que opera conforme a las leyes vigentes, organiza de acuerdo a conocimientos de propiedad pblica y con una tecnologa propia o legalmente autorizada para elaborar productos o servicios con el fin de cubrir necesidades del mercado, mediante una retribucin que le permita recuperar sus costos, obtener una utilidad por el riesgo que corre su inversin y, en algunos casos, para pagar la explotacin de una marca, una patente y/o una tecnologa, y para canalizar los

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN recursos en el mejoramiento continuo de sus procesos, sus productos y de su personal (capacitacin). En la empresa existe un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la sinergia, que es un efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unin de dos o ms elementos. Algunas de las caractersticas de la empresa son: Persigue retribucin por los bienes o servicios que presta. Es una unidad jurdica. Opera conforme a leyes vigentes(fiscales, laborales, ecolgicas, de salud, etc). Se fija objetivos. Es una unidad econmica. La negociacin es la base de su vida, compra y vende. Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos. Se vale de la administracin para operar un sistema propio. Corre riesgos. Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios. Clasificacin de la Empresa

3.1.

Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:


Sectores Econmicos El origen de su capital. Su Tamao Conformacin de su capital El pago de impuestos El nmero de propietarios La funcin social La forma de explotacin

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Este curso hace parte de un conjunto que estarn a su disposicin una vez haya finalizado ste, cursado el paquete completo y realizada las practicas pertinentes usted desarrollar la competencia de gestionar la Contabilidad en las Organizaciones Empresariales. POR SECTORES ECONOMICOS Extractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales.

Ejemplo: Cerrejn, ECOPETROL, Minas de Oro del Choc. Servicios: Entregarle sus servicios o la prestacin de estos a la comunidad. Ejemplo: Clnicas, salones de belleza, transportes. Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fbrica. Ejemplo: Cadenas de almacenes Ley, La 14, Carrefour etc. Agropecuaria: Explotacin del campo y sus recursos.

Ejemplo: Hacienda, agroindustria. Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado.

Ejemplo: Aceras Paz del Ro, Ingenio Risaralda. POR SU TAMAO Grande: Su constitucin se soporta en grandes cantidades de capital, un gran nmero de trabajadores y el volumen de ingresos al ao, su nmero de trabajadores excede a 100 personas. Ejemplo: Comestibles La Rosa, Postobn, Gino Pascalli, etc.). Mediana:Su capital, el nmero de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, nmero de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100. Pequeas: Se dividen a su vez en.

Pequea: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el nmero de trabajadores no excede de 20 personas.

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Micro: Su capital, nmero de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantas muy personales, el nmero de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados).

Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotacin en donde la familia es el motordel negocio convirtindose en una unidad productiva.

POR EL ORIGEN DEL CAPITAL Pblico: Su capital proviene del Estado o Gobierno. Ejemplo: Alcalda de Pereira, Gobernacin de Risaralda. Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares. Ejemplo: Sociedades comerciales. Economa Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares. Ejemplo: Bancaf, La Previsora S.A. POR LA EXPLOTACIN Y CONFORMACIN DE SU CAPITAL. Multinacionales:En su gran mayora el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes pases del mundo ( globalizacin). Ejemplo: Nicole Grupos Econmicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupode personas o dueos. Ejemplo: Alejandro Echavarria, Manuel Mejia Jaramillo, Carlos Ardilla Lulle, Manuel Carvajal Sinisterra, Jimmy Mayer, Eduardo Santos, Hernando Caicedo Caicedo, Fernando Mazuera, Julio Mario Santo Domingo y Luis Carlos Sarmiento Angulo. Nacionales: El radio de atencin es dentro del pas normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras. Locales:Son aquellas en que su radio de atencin es dentro de la misma localidad. POR EL PAGO DE IMPUESTOS Personas Naturales: El empresario como Persona Natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la Persona

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Natural se inscribe en la Cmara de Comercio, igualmente se debe hacer con la Matrcula del Establecimiento Comercial. Estn obligados a pagar impuestos, su declaracin de renta aqu le corresponde a trabajadores profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio. Los libros que se deben inscribir ante Cmara y Comercio son: Libro de Registro de Operaciones Diarias, Libro de Inventarioy de Balances y Libro Mayor y de Balances.

Sucesiones Ilquidas: En este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en proceso de liquidacin. Rgimen Simplificado: Pertenecen los comerciantes que no llenan requisitos que Exige la DIAN. Ejemplo:Las pequeas tiendas, no estn obligados a llevar contabilidad. Rgimen limitaciones contabilidad. Gran Contribuyente:Agrupa el mayor nmero de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantas superiores a los miles de millones de pesos. Son las ms grandes del pas. POR EL NMERO DE PROPIETARIOS Individuales: Su dueo es la empresa, por lo general es l solo quien tiene el peso del negocio. Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola Persona Natural o Jurdica, que destina parte de sus activos para la realizacin de una o varias actividades mercantiles. Su nombre debe ser una denominacin o razn social, seguida de la expresin "Empresa Unipersonal" o de la sigla "E.U", si no se usa la expresin o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes aunque no estn vinculados a la citada empresa. Comn: del Empresas legalmente constituidas llevar y sobrepasan las su

rgimen

simplificado,

deben

organizadamente

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Sociedades: Todas para su constitucin exigen la participacin como dueo de ms de una persona lo que indica que mnimo son dos (2) por lo general corresponden al rgimen comn. POR LA FUNCIN SOCIAL Con nimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propsito de explotar y ganar ms dinero. Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes E.A.T. Sin nimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo ms importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad. Economa Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo ms importante es el bienestar de los asociados y su familia. 3.2. Su conformacin.

La empresa, para cumplir sus objetivos y desarrollar el conjunto de sus actividades, ha de disponer de unos medios o factores, que podemos reunir en dos grandes grupos: personas o factores activos bienes econmicos o factores pasivos. Los segundos, son denominados restrictivos, por ser factores en s mismo limitados. Los primeros, forman la dinmica de la empresa, actuarn sobre los factores pasivos para intentar alargar sus lmites y mejorar sus resultados. La empresa precisa de una organizacin, impuesta por quien posee la facultad de dirigir: el empresario. Genricamente, la clasificacin de los elementos constituyentes de la estructura de la empresa sera la siguiente: 12

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN El grupo humano o las personas. Dentro del grupo humano podemos sealar la existencia de grupos diferenciados por sus intereses y relaciones con los grupos restantes, estos son: - Los propietarios del capital o socios. - Los administradores o directivos. - Los trabajadores o empleados. Entre los dos primeros grupos, y bsicamente en el segundo, surge la figura del empresario tal y como hoy se le concibe. Los bienes econmicos. Los bienes econmicos se suelen clasificar en inversiones o duraderos y en corrientes o no duraderos, segn su vinculacin al ciclo productivo de la explotacin, ya que si los mismos no se consumen o transforman en el mismo estaremos ante el primer caso. La organizacin. La organizacin aparece como el conjunto de relaciones de autoridad, de coordinacin y de comunicacin que forman la actividad del grupo humano entre s y con el exterior. Esta estructura organizativa es definida por el empresario. 3.3. Niveles administrativos.

Primero se divide en dos ramas: operativa y administrativa luego cada una desenlaza una serie de ramas, en la administrativa tenemos que empieza de esta manera: consejo admistrativo (los dueos o socios), direccin (director general), gerencias(gerentes), y sobre cada una se reparte segun los departamentos de la empresa, de ahi le siguen los ejecutivos de nivel senior, y los ejecutivos de nivel junior, y seguirian los ayudantes o empleados generales los que representan la mano de obra la cual se puede jerarquizar de mejor manera en la seccin operativa. 3.4. Impacto de las organizaciones y las empresas en los diferentes contextos de la humanidad. 13

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN La empresa pasa por cuatro modelos de organizacin econmica conocidos como: feudalismo, capitalismo mercantil, capitalismo industrial y capitalismo financiero. En cada uno la empresa ha tenido sus orgenes y su correspondiente evolucin, pasando de un modelo y configuracin simple a la actual situacin de complejidad. La primera etapa se caracteriza por el nfasis en la dimensin tcnica y como unidad simple, es decir, orientada a una transformacin primaria y artesanal de los factores y dotada de una organizacin sencilla. En la segunda etapa, la empresa sigue conceptundose como unidad simple, en cuanto a su estructura productiva, aunque como consecuencia del incremento del comercio internacional y colonial y del desarrollo polticoeconmico de los Estados surgen nuevas formas societarias (de las sociedades personalistas a las sociedades annimas) y nuevos planteamientos organizativos para lograr los objetivos comerciales. Por ello se comienza a definir a la empresa como "unidad comercial o tcnico econmica". El gran desarrollo de la empresa se produce con el modelo de capitalismo industrial (el cual surge con la primera Revolucin Industrial) que se caracteriza por la aplicacin de maquinaria a la produccin. En l, la empresa se configura como una unidad compleja, tanto por los aspectos productivos como por los restantes aspectos jurdicos y sociales, aunque son los primeros los ms relevantes, razn de que se defina como "unidad econmica de produccin". La necesidad de grandes capitales promueve el desarrollo del sistema bancario y financiero y la generalizacin de la sociedad annima. Con el aumento de la produccin se expande el comercio mundial y la industrializacin de las colonias de las grandes potencias. Estos factores fueron los que desencadenaron la crisis de las estructuras organizativas clsicas y la aparicin de nuevas formas de organizacin descentralizadas. Finalmente, el capitalismo industrial, dado su crecimiento patrimonial, necesit de un importante volumen de capital para atender al primero. Esta circunstancia y el logro de importantes excedentes financieros por las grandes empresas

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN industriales, provocaron el desarrollo de la economa financiera, sus instituciones, mercados y operaciones. En esta etapa se produce la separacin de la propiedad y la administracin y los fenmenos de concentracin y de internacionalizacin del capital. Aspectos que configuran una nueva concepcin de empresa como "unidad financiera, como unidad de decisin o de direccin", dado el

protagonismo de la administracin. 3.5. Impacto de la tica en la administracin de las organizaciones y empresas. Teniendo ya diferenciado el concepto de la tica, podremos analizar que cientos de veces, los criterios que maneja un administrador, tales como la eficiencia, la eficacia, la productividad, y la rentabilidad, se quedan muy cortos en cuanto a la comprensin de este trmino, puesto que en la mayora de los casos, solo propenden por desarrollar el pequeo ncleo o negocio en el cual participan, sin tener en cuenta un contexto mucho ms amplio en el que se hallan inmersos. Ya existe bastante literatura sobre la importancia de actuar bajo la filosofa del pensamiento sistmico. Para entenderla es indispensable conocer que dentro de un movimiento circular, funcionan cientos de pasos como componentes de un mtodo particular, los cuales llegan a establecer ciertos procesos. Estos a su vez forman un sistema. En l, todos los elementos tienen una interrelacin, interdependencia y secuencia entre s. Pese a la gran teorizacin que existe sobre el tema, y la difusin que ya se est dando sobre el mismo, son muy pocas las personas que han involucrado esta nueva concepcin del mundo, no solo a nivel de la gestin dentro de un cargo determinado, sino en su vida misma. Cuando se habla de la tica, comprendida dentro de una ideologa sistmica, se entiende por ejemplo la importancia de preservar la ecologa, cuestin muchas veces entendida en funcin inversa a la de la rentabilidad. Pero cuando se mira desde otra perspectiva, se llega a deducir que un dao al ecosistema no solo se transmite en el pago de una multa, bajo la premisa segn la cual "el que contamina, paga", sino que a la larga va a revertirse 15

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN en costos ms altos para la empresa, ya que a menos riquezas naturales, mayor costo generar su futura obtencin, si para ese momento an resulta factible lograrla. De otro lado, los criterios bajo los cuales prospera una organizacin, deben estar en funcin del desarrollo personal de cada uno de los individuos que estn involucrados en ella. Y esto no se logra creyendo por ejemplo, que la motivacin de un empleado est determinada exclusivamente por la relacin con su jefe o su trabajo. Ella se encuentra definida por un conjunto mucho ms amplio, en el cual tambin inciden aspectos como la cultura y subcultura a la que pertenece este trabajador, su crculo familiar, sus objetivos personales y la compatibilidad o incompatibilidad con los de la compaa, la estructura organizacional (su rigidez o flexibilidad), su relacin con los clientes, los proveedores y con el sistema en general. Dentro del mismo, tiene un impacto importante la accin colectiva o individual, que repercute en la forma como evolucione cada empresa. De esta manera tambin se entiende que el desarrollo, no solo implica la preocupacin por el crecimiento a nivel interno, pues ste adems incluye la forma en que se proyecta la participacin de los proveedores dentro del sistema, la forma como piensan y viven los consumidores a niveles intermedios y finales, el impacto sobre la sociedad en general, sobre el medio ambiente, y porqu no, sobre el mundo; pues da a da los procesos de globalizacin, no solo se refieren a un intercambio a nivel comercial. Implican adems un intercambio de culturas, de ideas, de recursos naturales, tecnolgicos, educativos y humanos, en fin, una integracin de la especie humana que interacta constantemente bajo diferentes clases de sistemas, donde el objetivo primordial es la sostenibilidad. Por esta razn, cuando hablamos de tica, no solo podemos limitarnos a crecer econmicamente, sin hacerle dao al reducido espacio donde creemos habitar; se deben considerar todos los factores mencionados, y muchos otros que surgirn bajo la perspectiva de cada lector, comprendiendo que en la medida en que se afecte positivamente al sistema, es decir, con "tica", el sistema responder a 16

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN nuestro favor, y del mismo modo, cuando lo afectemos negativamente, ese impacto retornar, muy posiblemente perjudicando a la organizacin. As, cuando hablemos de productividad, debemos tener presente, que no solo se debe proyectar en funcin de unos pocos recursos pertenecientes a nuestro negocio, sino que sta se incrementar en consonancia con los dems recursos del sistema. Del mismo modo, suceder con el logro de objetivos medidos por la eficacia o el mejoramiento del desempeo denotado por la eficiencia. Es pues la intencin de esta editorial, no solo fomentar una reflexin sobre la importancia de entender la actitud tica como va para el estudio de la sostenibilidad, sino sembrar una espinita que nos mueva a aplicarla a nivel de nuestro rol como estudiantes, como profesionales, como gerentes, pero sobre todo, como personas pertenecientes a una sociedad que necesita de entes constructores de un espacio mas humano y rico en posibilidades de progreso. 4. El administrador 4.1. Campo de Accin.

El Licenciado en Administracin es un profesional que puede prestar sus servicios en cualquier organizacin productiva de bienes y servicios, tanto en el sector privado como en el publico, de manera igual, esta capacitado para generar y emprender proyectos empresariales propios, o para coadyuvar a la creacin de nuevas organizaciones productivas, cuyas iniciativas se generen en su campo socioeconmico.

Evaluacin y anlisis de riesgos: Identifica

los peligros, mide la

exposicin y dosis-respuesta y de la caracterizacin del riesgo aplica oportuna y eficientemente las medidas ms apropiadas de proteccin contra riesgos sanitarios.

Fomento: Favorece el control de los peligros del entorno con acciones no regulatorias, es una de las principales herramientas del manejo de riesgo ya que fortalece la corresponsabilidad de la participacin de la comunidad y de las autoridades sanitarias en sus tres rdenes de gobierno. 17

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN

Regulacin: Fundamenta las acciones de vigilancia sanitaria y establece las polticas para la administracin de los servicios, mediante leyes,

reglamentos, normas, decretos, acuerdos y convenios. Incluye los estudios y dictmenes tcnicos y lineamientos de organizacin administrativa y la normalizacin de las diversas materias.

Control: Verifica que los establecimientos, servicios, actividades, productos, equipos y personas cumplan con los requisitos y condiciones establecidos por la legislacin sanitaria. Adems de garantizar la observancia de las disposiciones sanitarias de las personas sujetas a regulacin.

4.2.

Funciones.

La tarea que lleva a cabo un administrador ha sido descripta en innumerables escritos, no obstante, me parece que un repaso de dichas tareas puede ser beneficioso a fin de poder calibrar nuestro accionar como ejecutivo. Existen 11 grandes cuestiones que debe atender todo administrador, las mismas son: 1. Representacin. Esta funcin tiene que ver con la definicin pura de la autoridad formal. Una organizacin esta constituida por un grupo de hombres y como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento aglutinante, de nexo ante la comunidad. El administrador en todo momento esta representando a la organizacin. Por tal razn, todo acto o proceder del ejecutivo; independientemente de la consecuencia que de ellos se pretende; son un modelo que el contexto analiza y utiliza en la elaboracin de los juicios de valor para con el individuo que los realiza y de la organizacin donde l se encuentra involucrado. 2. Liderazgo. El administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organizacin se ha planteado. Para ello se le brinda de los recursos necesarios, 18

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN entre los cuales (constituyndose en el ms importante) se lo responsabiliza por la conduccin de un grupo de hombres. El deber conducir la labor de la organizacin en pos de la consecucin de los objetivos propuestos, por tal, l debe liderar la operatoria. Aqu debemos recordar que la organizacin formal dota al administrador de autoridad y as dicho hombre se convierte en jefe. En este punto estamos hablando de tal asignacin pero reconociendo que el ideal de todo jefe es constituirse en un verdadero lder; es decir, disponer de la autoridad que otorga la organizacin informal. Aquel administrador que en su figura se yuxtaponga la jefatura y el liderazgo tendr el 100 % de la conduccin del grupo dado que har uso autoridad que le otorga la jerarqua formal y el poder que se desprende del liderazgo del grupo social. 3. Planificador. Este es un rol fundamental dentro de la organizacin, por consiguiente, se requiere de una visin integradora y del ms alto nivel para llevarla a cabo. Se refiere a la capacidad de coordinacin en el tiempo de los recursos disponibles (actuales y futuros; materiales, humanos e intangibles) en funcin de las necesidades operativas en directa relacin a de los objetivos deseados De no cumplimentar dicha gestin, la organizacin, se encontrara actuando en forma reactiva (reacciona en funcin del estmulo directo) y no pro-activa; lo que conlleva una relativa lentitud en su respuesta y vulnerabilidad dado la dependencia al estmulo exterior. La planificacin requiere la interpretacin de las necesidades operativas y estratgicas y la disposicin de los medios para satisfacer a las mismas. Solo aquel que se encuentra en el centro neurlgico de la organizacin, que tiene acceso del conocimiento de las capacidades y limitaciones de su estructura y que se encuentra en contacto con el entorno puede llevar a buen trmino esta tarea. El administrador es el nico hombre que tiene dicha capacidad. 19

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN 4. Enlace. Muchas veces en diversas pelculas de guerra se ve a un Oficial que cumple la funcin de Oficial de Enlace operando en otra fuerza a los efectos de ser un elemento de comunicacin y coordinacin. El administrador ocupa gran parte de su tiempo oficiando de hombre de enlace con el contexto. La empresa se encuentra constituida por muchas personas. La gran mayora de ellas tiene su epicentro de accin dentro de la organizacin; su cabeza est en su escritorio, con sus papeles y obligaciones funcionales. El ejecutivo, adems de sus tareas operativas, tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con el contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la empresa cambiar e inter-relacionarse con el mundo que la rodea. 5. Base de Datos e Centro de Informacin. El administrador es un cazador de datos e informacin. Su figura se asemeja a un pulpo donde cada informacin; al margen si es formal o informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u ocasional e incluso una simple especulacin; se convierte en una presa codiciada para su apetito voraz. Su puesto es un importante centro neurlgico de donde emanarn las decisiones que le permitirn a la organizacin competir e intentar cumplir con sus objetivos; ergo, la informacin es el combustible indispensable de tal gestin. De la cantidad, oportunidad y calidad de ella depender en gran parte el xito. 6. Distribuidor. La informacin que dispone en administrador no es para su exclusivo uso. Dicho elemento es un recurso invalorable solo cuando es utilizado convenientemente por el o los individuos asignados para tal tarea.

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Por ende, el administrador debe saber distribuir la informacin que recolect a la organizacin en su todo considerando para ello las particularidades de cada sector e individuo y la funcin que los mismos deben cumplir dentro del plan maestro. El administrador debe compartir y brindar la informacin a sus colaboradores director e indirectos sabiendo que de no ser as le estara quitando capacidad de respuesta a su empresa. Nadie mejor que l tiene la capacidad para capturar los datos del entorno, los miembros de la organizacin, en mayor o menor medida, les resulta dificultoso o poco transparente la visualizacin de la problemtica exterior y cmo se interpreta sta a la luz del plan estratgico. 7. Vocero. Como consecuencia directa de los puntos anteriores, el administrador, se constituye en el vocero oficial de la compaa. La voz de le organizacin, el hombre con quien hablar, negociar, acordar. Su voz es escuchada por la comunidad, ms all de su componente personal, como la palabra de la empresa a la que representa. Es en la voz del administrador una de las formas de comunicacin de la organizacin. El poder de influencia que ejerce el CEO de cualquier empresa se debe a esto y no tanto a sus intrnsecas caractersticas de personalidad. 8. Intrapreneur. El administrador es una topadora que quiebra conformaciones petrificadas por el tiempo que solo le indican que no se puede hacer aquello; que no se tiene el presupuesto necesario; que no es lgica tal o cual medida; que el mercado no va a responder; etc.. El administrador es un soador que embriaga a la organizacin con su sueo, le hace desear alcanzarlo, los motiva para poner en funcionamiento los procesos y los anima en el esfuerzo cotidiano.

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Para ello el administrador debe compartir sus pensamientos y permitir enriquecer los mismos mediante la participacin de sus colaboradores. As mismo muchas veces debe modular su plan en pequeos proyectos que son llevados a cabo en forma paralela o en diferentes tiempos a fin de hacerlos alcanzables y en la sumatoria de metas obtenidas lograr la satisfaccin de los objetivos mximos. 9. Administrador de conflictos. La organizacin; al igual que los seres humanos; es encuentra en un proceso de cambio y dentro de un contexto igualmente cambiante. Esto origina un constante flujo y reflujo de estmulos (positivos y negativos); en otras palabras, vemos que la organizacin vive una continua crisis dado que la modificacin del status quo es lo nico que se mantiene fijo. Estas crisis dar fundamento a los conflictos, que no son otra cosa que la puja entre intereses contrapuestos o factores de poder de distinta especie. Dichos conflictos no se generan por la incapacidad o ignorancia del administrador de turno, hecho que permite que la cuestin se torne de tal magnitud que alcance proporciones crticas; an al administrador ms capaz y habilidoso les resulta imposible anticiparse a todas las consecuencias de las acciones o decisiones que encaran. No existe organizacin en el mundo, que pueda prever todas las variables y contingencias posibles (Teora de la Racionalidad Limitada); por tal, todo administrador invierte una gran parte de su tiempo en dar solucin a los conflictos. De no cumplirse con tal misin, la organizacin caera en un profundo caos que la paralizara y desintegrara por completo, impidiendo as el logro de los objetivos propuestos. 10. Facilitador de recursos. Esta funcin tiene dos grandes aristas. La primera es la definir y asignar los recursos para cada unidad. La segunda es la de estar atento y predispuesto a

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN facilitar cualquier otro recursos que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misin. La errnea asignacin de recursos o el escatimar los mismos solo permiten asegurar el fracaso de la organizacin. 11. Negociador. Una gran parte del tiempo disponible del administrador estar comprometido con la negociacin. Dado que es l la persona que puede disponer de los recursos de la organizacin el peso de la negociacin siempre pasar por sus hombros. Por tanto, dicha gestin pasa a ser una rutina de la funcin. La negociacin podr ser con factores externos o internos, por problemas estratgicos o aparentemente menores, no obstante, todo aquello que comprometa en todo o en parte a la organizacin es responsabilidad del administrador, por ende, l estar comprometido en la resolucin del conflicto. 4.3. Roles.

Mintzberg lleg a conclusin de que los administradores desempean diez diferentes roles que estn muy relacionados entre s. El trmino roles administrativos administrativo. se refiere a categoras especficas de comportamiento

Roles Interpersonales: se requiere que todos los administradores empeen funciones que tiene una naturaleza ceremonial y simblica. Cuando el rector de una universidad entrega diplomas en una graduacin, o un supervisor de fabricacin acompaa en una visita a la planta a un grupo de estudiantes de preparatoria, actan en un papel de representacin y figura decorativa. Todos los administradores tienen un rol de lder. Este rol incluye la contratacin, capacitacin, motivacin, y disciplina de los empleados. El tercer rol dentro del agrupamiento interpersonal es el de enlace. Mintzberg describi esta actividad como el contacto de fuentes externas que proporcionan informacin al 23

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN administrador. Estas fuentes son individuos o grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera de la organizacin. El gerente de ventas que obtiene informacin del gerente de personal en la misma compaa, tiene una relacin interna de enlace. Cuando ese gerente de ventas tiene contacto con otro ejecutivos de ventas a travs de una asociacin comercial de mercadotecnia, tiene una relacin externa de enlace. Roles de Informacin: todos los administradores, hasta determinado grado, reciben y captan informacin de organizaciones fuera de la suya. Por lo comn, estos se hace por medio de la lectura de revistas y al hablar con otras personas para saber los cambios en los gustos del publico, lo que puede estar planear lo competidores y cosas semejantes. Ha esto Mintzberg lo llam el rol de seguimiento o vigilancia. Los administradores tambin actan como conducto para transmitir informacin a los integrantes de la organizacin. Este es el rol de diseminador . Cuando ellos representan a la organizacin frente a extraos los administradores tambin desempean el rol de voceros.

Roles Decisionales: por ltimo Mintzberg identifico cuatro roles que giran alrededor de la toma de decisin. Como emprendedores, los administradores inician y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeo de su organizacin. Como manejadores de disturbios, toman acciones correctivas. 4.4. Habilidades.

Existen por lo menos tres tipos de habilidades necesarias para que el administrador pueda ejecutar eficazmente el proceso administrativo, como ser:

A) Habilidad Conceptual. Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de la organizacin global y en el ajuste del comportamiento de la persona dentro de la organizacin. Esta habilidad permite que las personas se comporten de acuerdo a los objetivos de la organizacin total y no solo a las de su grupo inmediato.

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN B) Habilidad Humana. Consiste en la capacidad y en el adiestramiento para trabajar con personas, comprender sus actividades y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz. C) Habilidad Tcnica. Consiste en utilizar conocimientos, mtodos, tcnicas y equipos necesarios para la realizacin de sus tareas especficas a travs de su instruccin, experiencia y educacin. La adecuada combinacin de estas habilidades varia a media que un individuo asciende en la escala jerrquica de posiciones de supervisin a posiciones de alta direccin.

A medida que se asciende de los niveles inferiores a los niveles mas elevados de la organizacin disminuye la necesidad de habilidad tcnica, mientras que aumenta la necesidad de habilidad tcnica, mientras que aumenta la necesidad de habilidad conceptual. Es as, que en los niveles interiores, los supervisores necesitan considerable habilidad tcnica para poder instruir y formar tcnicos y dems subordinados. En los niveles mas altos los ejecutivos no necesitan conocer en detalle las tareas especficas (tcnicas y humanas), ejecutada en el nivel operacional. A pesar que varia la proporcin de las habilidades tcnicas y conceptuales que son necesarias a los diferentes niveles de la organizacin, comn denominador aparentemente crucial en todos los niveles es la habilidad conceptual. 25

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN 4.5. Competencia profesional.

Planifica, organiza, dirige y controla el sistema de Contabilidad de la empresa.

Analiza y evala los estados financieros y emite informacin para la toma de decisiones.

Planifica, organiza y coordina el control interno de las empresas. Realiza la funcin de Auditor y de Perito Judicial, en el rea de su competencia profesional.

Desarrolla la investigacin cientfica en el mbito de su competencia. Ejerce la Docencia en el nivel superior. Participa en el desarrollo de su comunidad. Promover la generacin de empresas.

Promotor de Empresas Promueve la generacin de empresas utilizando modernas estrategias de gestin, una eficiente administracin de los recursos, manejo de costos, presupuestos, finanzas y normas tributarias y sociales, estimulando la creatividad, innovacin y el trabajo en equipo Gerencia de Empresas Planifica, organiza, dirige y controla el desarrollo de las diversas funciones empresariales haciendo uso de estrategias y tcnicas inherentes al manejo gerencial propiciando el respeto a la persona, la innovacin, la motivacin y el liderazgo Investigador Planifica y desarrolla proyectos de investigacin relacionados con el manejo empresarial, para plantear cambios, estimulando la honestidad, el trabajo en equipo y los valores ticos. Manejo de Recursos Humanos 26

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Aplica procedimientos, normas, que viabilicen la seleccin, ubicacin,

capacitacin, motivacin, promocin y evaluacin de los recursos humanos, propiciando el respeto a las personas. Manejo de Marketing Utiliza tcnicas, procedimientos y normas para la segmentacin y posicionamiento y crear una cultura organizacional mediante el respeto al cliente. Manejo de Logstica Utiliza tcnicas, procedimientos y normas para el abastecimiento, almacenamiento y control del stock de los materiales e insumos de las empresas, trabajando con honestidad. Manejo Financiero Aplicar tcnicas, procedimientos, normas y estratgicas para el desarrollo empresarial propiciando la creatividad e imaginacin. Auditor Administrativo Evala los resultados obtenidos por la administracin de las empresas, incorporando el manejo de tcnicas, procedimientos y normas, trabajando con responsabilidad. 5. PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo de toda empresa implica diversas fases: Planificacin, organizacin, Direccin y Control (todos coordinados) La Planificacin o planeacin es un proceso racional de toma decisiones por anticipado, que incluye la seleccin de los cursos de accin que debe seguir una empresa y cada unidad de la misma para conseguir determinados objetivos del modo ms eficiente. La Organizacin comprende el establecimiento de una estructura global, formalizada, permanentemente y roles para las personas que integran la empresa.

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN La Direccin es la funcin administrativa que trata de influir en las personas de la organizacin, para que, de forma voluntaria y con inters, contribuyan al logro de su unidad funcional y los objetivos de la empresa. El Control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse al respecto de los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparacin regular y sistemtica de las previsiones habidas respecto de los objetivos. 6. Los diversos criterios de clasificacin.

La Administracin es un arte cuando interviene los conocimientos empricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la prctica con tcnicas, se denomina Ciencia. Las tcnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, mtodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia. A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la funcin de Administracin que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la lnea propuesta por Fayol, los autores Clsicos y neoclsicos adoptan el Proceso Administrativo como ncleo de su teora; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuacin: 1. Investigacin 2. Planificacin 3. Coordinacin 4. Control 5. Previsin 6. Organizacin 28

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN 7. Comando Koontz y ODonnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: 1. Planificacin 2. Designacin de Personal 3. Control 4. Organizacin 5. Direccin Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: 1. Planificacin 2. Organizacin 3. Direccin 4. Coordinacin 5. Control La Administracin es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan. El xito que puede tener la Organizacin al alcanzar sus objetivos y tambin al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organizacin alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeo Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones.

I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administracin, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.

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Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemtico; se entiende de la siguiente manera:

El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuacin:

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cclica, pues se encuentran relacionadas en una interaccin dinmica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cclico, dinmico e interactivo, como se muestra en el siguiente grfico:

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificacin, Organizacin, Direccin y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interaccin para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

Segn el libro Administracin una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de vista sistmico. Fayol seala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones polticas, religiosas, filantrpicas y militares.

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7. La Toma de Decisiones. Es el proceso durante el cual la personadebe escoger entre dos o ms alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los das y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de decisin es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una organizacinse circunscribe a una serie de personas que estn apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una seleccinde decisiones, y esta seleccin es una de las tareas de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada seleccin de alternativas depende en gran parte el xito de cualquier organizacin. Una decisin puede variar en trascendencia y connotacin. Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quin ha 32

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN de hacerlo, cundo y dnde, y en ocasiones hasta cmo se har. Sin embargo, la toma de decisiones slo es un paso de la planeacin, incluso cuando se hace con rapidez y dedicndole poca atencin o cuando influye sobre la accin slo durante unos minutos. 7.1. Proceso de toma de decisiones.

La separacin del proceso en etapas puede ser tan resumida o tan extensa como se desee, pero podemos identificar principalmente las siguientes etapas:

Identificar y analizar el problema Esta etapa consiste en comprender la condicin del momento de visualizar la condicin deseada, es decir encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisin para llegar a la solucin de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la condicin presente real y la deseado, o potencial, porque se estima que dicha brecha existir en el futuro. Identificar los criterios de decisin y ponderarlos Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisin, es decir aquellas pautas de las cuales depende la decisin que se tome. 33

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN La ponderacin, es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisin que se tome, ya que todos son importantes pero no de igual forma. Muchas veces, la identificacin de los criterios no se realiza en forma consciente previa a las siguientes etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar los mismos, a partir de la experiencia personal de los tomadores de decisiones. En la prctica, cuando se deben tomar decisiones muy complejas y en particular en grupo, puede resultar til explicitarlos, para evitar que al momento de analizar las alternativas se manipulen los criterios para favorecer a una u otra alternativa de solucin. Definir la prioridad para atender el problema La definicin de la prioridad se basa en el impacto y en la urgencia que se tiene para atender y resolver el problema. Esto es, el impacto describe el potencial al cual se encuentra vulnerable, y la urgencia muestra el tiempo disponible que se cuenta para evitar o al menos reducir este impacto. Generar las alternativas de solucin Consiste en desarrollar distintas posibles soluciones al problema. Si bien no resulta posible en la mayora de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar el problema, cuantas ms alternativas se tengan va ser mucho ms probable encontrar una que resulte satisfactoria. De todos modos, el desarrollo de un nmero exagerado de alternativas puede tornar la eleccin sumamente dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable continuar desarrollando alternativas en forma indefinida. Para generar gran cantidad de alternativas es necesaria una cuota importante de creatividad. Existen diferentes tcnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas, las relaciones forzadas, etctera. En esta etapa es importante la creatividad de los tomadores de decisiones. Evaluar las alternativas 34

ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaron para el problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a los criterios de decisin, y una con respecto a la otra, asignndoles un valor ponderado. Como se explic antes segn los contextos en los cuales se tome la decisin, esta evaluacin va a ser ms o menos exacta. Existen herramientas, en particular para la administracin de empresas para evaluar diferentes alternativas, que se conocen como mtodos cuantitativos. En esta etapa del proceso es importante el anlisis crtico como cualidad del tomador de decisiones. Eleccin de la mejor alternativa En este paso se escoge la alternativa que segn la evaluacin va a obtener mejores resultados para el problema. Existen tcnicas (por ejemplo, anlisis jerrquico de la decisin) que nos ayudan a valorar mltiples criterios. Los siguientes trminos pueden ayudar a tomar la decisin segn el resultado que se busque:

Maximizar: Tomar la mejor decisin posible. Satisfacer: Elegir la primera opcin que sea mnimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado.

Optimizar: La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

Aplicacin de la decisin Poner en marcha la decisin tomada para as poder evaluar si la decisin fue o no acertada. La implementacin probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia. Evaluacin de los resultados

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ADMINISTRACIN INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN Despus de poner en marcha la decisin es necesario evaluar si se solucion o no el problema, es decir si la decisin est teniendo el resultado esperado o no. Si el resultado no es el que se esperaba se debe mirar si es por que debe darse un poco ms de tiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisin no fue la acertada, en este caso se debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva decisin. El nuevo proceso que se inicie en caso de que la solucin haya sido errnea, contar con ms informacin y se tendr conocimiento de los errores cometidos en el primer intento. Adems se debe tener conciencia de que estos procesos de decisin estn en continuo cambio, es decir, las decisiones que se tomen continuamente van a tener que ser modificadas, por la evolucin que tenga el sistema o por la aparicin de nuevas variables que lo afecten.

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