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Manual de Access 2010

Manual de Access 2010

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Una consulta es definida como el requerimiento específico de información dirigido
a los datos almacenados en las diferentes tablas de una base de datos. Las
consultas nos sirven para analizar, ver o recuperar información específica de todas
nuestras tablas. Las tablas y campos que vamos a utilizar para una consulta
pueden ser elegidos visualmente en un ambiente amigable, ya que a pesar de que
estas consultas son elaboradas en lenguaje SQL (Structured Query Language),
Access nos ofrece la posibilidad de hacerlo de una manera sencilla, pero en la que
sin embargo, debemos tener mucho cuidado con las tablas y campos que
necesitamos para obtener realmente la información que solicitamos. Después de
definir y ejecutar la consulta, los resultados serán desplegados en un formato de
hoja de datos.

Existen diferentes tipos de consulta, cada una enfocada para un objetivo diferente,
éstas son:

Consultas de Selección. Es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de
consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una
hoja de datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas
restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los
registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Consultas de Parámetros. Es una consulta que cuando se ejecuta, muestra un
cuadro de diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para
recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la
consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede diseñarla para que
solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se
encuentren entre esas dos fechas.

RESULTADO

CONSULTA

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Consultas de tabla de referencias cruzadas. Se utilizan para calcular y
reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de
tabla de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro
tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia
abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte
superior. Por ejemplo:

Tabla 1. Consulta de selección. Esta consulta agrupa los totales verticalmente, por
empleado y categoría, con un mayor número de registros, lo que hace que la
comparación entre totales de los distintos empleados sea más complicada.

APELLIDOS

CATEGORÍA

VENTAS

MARTÍNEZ

COMIDA

88302.09

MARTÍNEZ

CONDIMENTOS

25789.35

MARTÍNEZ

BEBIDAS

57182.13

RUVALCABA

COMIDA

111047.76

RUVALCABA

CONDIMENTOS

49566.21

RUVALCABA

BEBIDAS

80005.35

Tabla 2. Consulta de tabla de referencias cruzadas. Esta consulta muestra la
misma información, pero la agrupa tanto vertical como horizontalmente y, por
tanto, la hoja de datos es más compacta y más fácil de analizar.

APELLIDOS

COMIDA

CONDIMENTOS

BEBIDAS

MARTÍNEZ

88302.09

25789.35

57182.13

RUVALCABA

111047.76

49566.21

80005.35

Consulta de eliminación. Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por
ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar sinonimias que se
colaron en nuestra tabla ESPECIES. Con las consultas de eliminación, siempre se
eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

Consulta de actualización. Realiza cambios globales en un grupo de registros de
una o más tablas. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de
las tablas existentes.

Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablas
al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que tiene nuevas especies
en una base de datos con la información acerca de ellas y desea anexarlas a su
base de datos principal. Para evitar tener que escribir toda esta información en su
base de datos principal, se hace una consulta de datos anexados para agregar los
nuevos registros a la tabla ESPECIES de su base de datos principal.

Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o
una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla
son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de
Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

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En la siguiente tabla se indican los criterios más comunes que se utilizan para la
ejecución de consultas:

CRITERIO

DESCRIPCIÓN

> 234

En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números de
colecta mayores de 234

< 1200

En el campo Número de Colecta, para conocer todas los números de
colecta menores de 1200

>= Díaz

En un campo de sólo apellidos, para conocer todos los nombres desde
Díaz hasta el final del alfabeto

25/05/2005

En el campo fecha, para conocer las colectas realizadas el 25/05/2005

Entre 01/01/2005 Y
01/03/2005

En el campo Fecha de Colecta, para conocer las colectas que se realizaron
entre enero y marzo de 2005

Año([Fecha de colecta]) =
2005

En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas del año 2005

Negado P.
RAMMAMORTHY, 2005

En el campo Determinó, para conocer todas las colectas que no haya
determinado P. Rammamorthy en el 2005

Negado 2

En el campo Número de Duplicados, para conocer todas las colectas cuyo
número de duplicados no es 2

Negado T*

Para conocer los colectores cuyo primer nombre no empieza con T

Bouvardia

En el campo Género, para conocer en donde hemos colectado Bouvardia

Bouvardia O Quercus

En el campo Género, para obtener las colectas de los géneros Bouvardia y
Quercus

>="N"

En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre comienza
por las letras de la N a la Z.

L*

En el campo Colector, para obtener los colectores cuyo nombre empieza
por la letra S

Arbusto*

En el campo Observaciones, para obtener todos los registros que son
Arbustos (que empiezan con la palabra Arbusto).

[E-L]*

En el campo Colector, para obtener a aquellos colectores cuyo nombre
empieza por las letras de la E a la L.

*flores*

En el campo Observaciones, para obtener todas las colectas con flores.

Fecha()

En el campo Fecha de colecta, para obtener las colectas de hoy

Es Nulo

En el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectas no
determinadas, es decir, que el campo esté vacío.

No es Nulo

En el campo NOMBRE CIENTÍFICO, para obtener las colectas
determinadas, es decir, que el campo NO esté vacío.

[FROM]![Localidades]![ANP]

En el campo ANP, para obtener todas las especies colectadas en
determinada ANP (p.e. Desierto de los Leones)

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En la ventana de base de datos, selecciona

CONSULTAS.

Luego haz doble clic en CREAR UNA

CONSULTA EN VISTA DISEÑO.

Te aparecerá la caja MOSTRAR TABLA,

haz clic en la tabla COLECTAS y luego haz

clic en AGREGAR.

Para agregar una tabla también puedes

hacer doble clic en la tabla que desees

agregar.

Haz lo mismo con las tablas ESPECIES y

LOCALIDADES.

Nota que las tablas aparecen en la ventana

de arriba, así como sus relaciones.

Para verlas mejor, acomoda tus tablas como

en la figura de al lado.

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