Gestin por Proceso

Patricio Sorich H.

Definicin y elementos de un proceso

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactan, las cuales trasforman los elementos de entrada en resultados.
PROCESO

Entrada

Salida

Clasificacin segn su contenido:

Procesos Estratgicos (u Organizativos): Necesarios

para que la organizacin funcione.

Procesos Operativos o de Prestacin de Apoyos: Son

imprescindibles para el cumplimiento de la misin, directamente relacionados con el cliente.

Procesos de Soporte: Proporcionan soporte y recursos a

los anteriores.

Clasificacin segn su nivel

Macroprocesos: Son los grandes procesos ms

importantes de una organizacin. No suelen ser ms de diez o doce.

Procesos. Subprocesos:

Partes bien definidas en un proceso. Su identificacin puede ser til para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.

Elementos de un proceso

ENTRADAS

Especificaciones De producto

Procesos

Mediciones

Decisiones

SALIDAS

Clasificacin segn su importancia

Procesos clave: aquellos de los que la

organizacin tiene gran dependencia, por diversos factores.

Procesos crticos: aquellos que por su

situacin actual o previsible, necesitan de un tratamiento especial, temporalmente.

Conforme a lo expuesto, la gestin de un proceso supone

1. Tener identificados a clientes y proveedores de modo que los usuarios del proceso conozcan con claridad aquellos aspectos que aaden valor a los clientes. 2. Tener una misin definida y coherente con la misin global o una lnea estratgica. 3. Contar con objetivos (resultados) cuantitativos y cualitativos para cumplir las expectativas del cliente, as como indicadores para evaluar su cumplimiento. 4.Tener asignado un responsable del proceso, de su funcionamiento, resultados y mejora.

Conforme a lo expuesto, la gestin de un proceso supone

5. Estar delimitado en todas sus fases, sobre todo en cuanto a su principio y su fin. 6. Tener asignados recursos y utilizar adecuadamente la tecnologa de la informacin. 7. Disponer de unos puntos mnimos de control, revisin y espera 8. Estar normalizado y documentado en uno o varios procedimientos y representado en un diagrama de flujo, destacando en dnde se producen interrelaciones con otros procesos.

Evaluacin y mejora continua

Implantar en la gestin por procesos

Determinar las soluciones & acciones

Identificar los requerimientos de las parte interesada

Buscar las causas Analizar el proceso actual Identificar las reas de problemas

Para gestionar por procesos, las actuaciones a llevar a cabo son:

La identificacin de los procesos relevantes y analizar las relaciones entre ellos La descripcin de proceso en una ficha Documentacin en procedimientos de las actividades Ejecucin de cada procesos con seguimiento y medicin de indicadores para conocer los resultados que se obtienen. La mejora de cada uno de estos procesos y de las interrelaciones.

Cambio de paradigma DE LA GESTIN FUNCIONAL A LA GESTIN POR PROCESOS (I)

Organizacin departamentos especializadas.

por reas

Organizacin natural orientada a los procesos. Los procesos de valor aadido condicionan las actividades. Autoridad basada en responsables de proceso. Principio de autocontrol. autonoma los y

Los departamentos condicionan las actividades. Autoridad basada en jefes funcionales o departamentos. Principio de jerarqua y control. Orientacin interna de las actividades hacia el jefe o el departamento.

Orientacin externa hacia el cliente externo o interno.

DE LA GESTIN FUNCIONAL A LA GESTIN POR PROCESOS (II)

Principio de burocracia, formalismo y centralizacin. Ejercicio del mando por control basado en la vigilancia. Principio de eficiencia: Ser ms productivo.

Principio de eficiencia, flexibilidad y descentralizacin en la toma de decisiones. Ejercicio del mando por excepcin basado en el apoyo y la supervisin. Principio de eficiencia: Ser ms competitivo. La cuestin es para quin lo hacemos y qu tenemos que hacer. Las mejoras que se logran tienen un mbito transfuncional y generalizado: el proceso.

La cuestin es cmo hacer mejor lo que venimos haciendo. Las mejoras que se logran tienen como mbito limitado el departamento.

MAPA DE PROCESOS
1.- PROCESOS ESTRATEGICOS 2.- PROCESO CLAVE 1 2.- PROCESO CLAVE 2 3.- PROCESOS DE SOPORTE DEBE DE SER AUTO EXPLICATIVO. DEBE DE RECOGER TODOS LOS PROCESOS CLASIFICADOS. SE PUEDE DESPLEGAR. 2.- PROCESO CLAVE 3

PROCESO Y RESULTADOS

EN

DA RA T

RO P

SO CE

ES R

DO TA UL

REQUERIMIENTOS

REQUERIMIENTOS

Mapa de procesos
Nivel Cadena de valor Cadena de valor Fase1 Fase1 P

1 1

Fase 2 Fase 2

Fase3 D Fase 3

Fase 4 Fase 4

2 2 3 3 4 4 A 5 5

Procesos Procedimientos Instrucciones

Formatos