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U5 ManualProject2007Spanish
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Contenido
CREAR Y PROGRAMAR UN PROYECTO NUEVO ................................................................................... 4 Pasos para crear y programar un proyecto nuevo .......................................................................... 4 Definir las propiedades del archivo para el proyecto ..................................................................... 5 Pasos para abrir un proyecto .......................................................................................................... 5 Pasos para guardar un plan en formato PDF o XPS......................................................................... 5 Pasos para guardar un proyecto con Project Standard 2010.......................................................... 6 Pasos para Imprimir un informe bsico .......................................................................................... 6 Paso para agregar un encabezado o un pie de pgina a un informe bsico ................................... 7 AGREGAR TAREAS AL PROYECTO ........................................................................................................ 8 Pasos para Crear una tarea nueva .................................................................................................. 8 Pasos para Insertar una tarea entre otras tareas existentes .......................................................... 8 Pasos para Agregar una tarea en la vista Diagrama de red ............................................................ 8 Pasos para crear varias tareas ......................................................................................................... 9 Pasos para Crear una tarea repetitiva........................................................................................... 10 Sugerencias para trabajar con tareas............................................................................................ 11 HITOS ................................................................................................................................................. 12 Pasos para Crear un hito ............................................................................................................... 12 Pasos para Crear un hito con una duracin mayor que cero ........................................................ 12 DURACION DE LAS TAREAS ............................................................................................................... 14 Pasos para Cambiar la duracin de una tarea............................................................................... 14 Pasos para cambiar las unidades predeterminadas...................................................................... 14 Permitir mejores estimaciones ..................................................................................................... 14 DEPENDENCIAS O VINCULAR TAREAS ............................................................................................... 15 Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt .............................................................................. 15
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Vincular tareas en la vista Diagrama de red.................................................................................. 15 Vincular tareas en la vista Calendario ........................................................................................... 16 Activar y desactivar el vinculado automtico ............................................................................... 16 Acerca de vincular tareas .............................................................................................................. 16 Acerca de vincular las tareas programadas manualmente ........................................................... 17 ESQUEMA DEL PROYECTO ................................................................................................................. 18 Elegir un mtodo para organizar las tareas .................................................................................. 18 Pasos para Crear tareas de resumen y subtareas ......................................................................... 18 Usar planeacin descendente para crear tareas de resumen (o fases) ........................................ 20 Paso 1: Crear una tarea de resumen (o fase) ................................................................................ 20 Paso 2: Agregar subtareas a la tarea de resumen..................................................................... 21 Paso 3: Ajustar la programacin descendente.............................................................................. 21 CREAR CALENDARIOS ........................................................................................................................ 23 Descripcin general de calendarios del proyecto ......................................................................... 23 Agregar un da de descanso para un recurso ................................................................................ 24 Agregar un da festivo al calendario del proyecto ........................................................................ 25 Establecer los perodos laborables para recursos o tareas en el proyecto................................... 25 GUARDAR Y PUBLICAR PROYECTOS .................................................................................................. 27 Guardar un proyecto ...................................................................................................................... 27 Guardar un proyecto ..................................................................................................................... 27 Guardar un proyecto con Project Standard 2010 ......................................................................... 27 Guardar un proyecto como plantilla ............................................................................................. 28 Guardar un plan en formato PDF o XPS ........................................................................................ 29 Ms informacin acerca de documentos PDF y XPS ..................................................................... 29
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4.
Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, Da clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, selecciona la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.
Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalizacin, Da clic en Fecha de finalizacin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, selecciona la fecha en el cuadro Fecha de finalizacin.
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3. 4.
En el cuadro de dilogo Examinar, selecciona un nombre y una ubicacin para el documento. En la lista Guardar como tipo, selecciona Archivos PDF o Archivos XPS y luego Da clic en Aceptar.
Da doble clic en el tipo de archivo que deseas guardar. Da un solo clic en el tipo de archivo que deseas guardar y, a continuacin, Da clic en
5. 6.
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4.
En el siguiente cuadro de dilogo, selecciona el tipo de informe y vuelva a hacer clic en Seleccionar. El informe aparecer en el modo Vista previa de impresin.
5.
Da clic en Imprimir.
Para agregar nmeros de pgina, Da clic en Insertar nmeros de pgina nmero total de pginas o en ambas.
, Insertar
Para agregar la fecha u hora actual, Da clic en Insertar fecha actual actual o en ambas.
, Insertar hora
Para agregar el nombre del archivo, Da clic en Insertar nombre de archivo Para agregar un grfico, Da clic en Insertar imagen .
Para dar formato a la informacin predefinida, selecciona el smbolo de "y" comercial (&) o el texto al que deseas dar formato, Da clic en Formato de la fuente del texto continuacin, selecciona las opciones de formato que deseas. y, a
Para agregar informacin especfica del proyecto, Da clic en la informacin que deseas en los cuadros General y Campos del proyecto y, a continuacin, Da clic en Agregar para cada entrada. Repita este paso para agregar ms informacin del proyecto.
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3.
La ventana se divide para mostrar la vista Diagrama de Gantt en la parte superior y la vista Formulario de tareas en la parte inferior. No puedes ver la escala de tiempo mientras te encuentra en la vista en dos paneles. 3. 4. En la vista Diagrama de Gantt (parte superior), da clic en la primera fila vaca al final de la lista de tareas. En la vista Formulario de tareas (parte inferior), escribe la informacin relativa a la nueva tarea: En el cuadro Nombre, escribe el nombre de la tarea nueva. En el cuadro Duracin, indica la duracin de la tarea. Si deseas que la duracin de la tarea permanezca fija a pesar de las asignaciones de recursos, active la casilla Por el esfuerzo.
En las columnas del formulario, escribe la informacin detallada acerca de la tarea (como los recursos asignados y la tarea predecesora).
5.
Da clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuacin, da clic en Siguiente para pasar a la siguiente fila en la vista Diagrama de Gantt.
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4. 5.
En el cuadro Nombre de tarea, escribe el nombre de la tarea. En el cuadro Duracin, escribe la duracin de una nica repeticin de la tarea.
6.
7.
8.
En el cuadro Iniciar, escribe la fecha de inicio y realice uno de los siguientes procedimientos:
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9.
Selecciona Finalizar el y, luego, escribe la fecha en que deseas que finalice la tarea repetitiva.. En la seccin Calendario para programar esta tarea, selecciona un calendario de recursos de la lista Calendario para aplicar a la tarea. Si no deseas aplicar un calendario, selecciona Ninguno. Cuando insertas una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar automticamente y se observa un indicador de tarea repetitiva en la columna Indicadores .
Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el campo Nombres del recurso, el recurso se asignar al trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales cada vez que se repiten.
Desglosa las tareas al nivel de detalle del que deseas realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en ms detalle para las reas ms peligrosas.
Asegrate de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas. Define las tareas cortas en comparacin con la duracin total del proyecto. Las tareas cortas le permiten estimar ms fcilmente el tiempo y los recursos.
Evita definir las vacaciones o cursos como tareas. En su lugar, puede definir calendarios de recursos para contabilizar el tiempo (administrativo) no laborable.
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HITOS
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin cero se muestran automticamente como un hito. Tambin puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duracin. Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas. Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere una aplicacin que otra empresa est desarrollando. Puede crear un hito con duracin cero en el proyecto para representar la finalizacin de esa aplicacin.
Pasos para Crear un hito con una duracin mayor que cero
Por lo general, los hitos tienen una duracin cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duracin. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de aprobacin al final de una fase y sabe que el proceso de aprobacin tardar una semana. 1. 2. En el grupo Vistas de tareas de la pestaa Vista, da clic en Diagrama de Gantt. Escribe el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3. Selecciona el hito y, en la pestaa Tarea, en el grupo Propiedades, da clic en Informacin de tarea.
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4.
En el cuadro de dilogo Informacin de tarea, da clic en la pestaa Opciones avanzadas y, a continuacin, especifique la duracin del hito en el cuadro Duracin.
5.
Activa la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito y, a continuacin, da clic en Aceptar. Project 2010 muestra el smbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el ltimo da de la tarea.
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Para seleccionar tareas que estn una junto a la otra, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la primera y en la ltima tarea que deseas vincular.
Para seleccionar tareas que no estn una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y da clic en las tareas que deseas vincular.
3.
Project, de manera predeterminada, crea un vnculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vnculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.
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EJEMPLO
DESCRIPCIN
La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos" y "Verter cemento", la tarea "Verter cemento" no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea "Preparar cimientos".
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La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente puede comenzar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vnculo CC no requiere que ambas tareas comiencen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y "Nivelar cemento", la tarea "Nivelar cemento" no puede comenzar hasta que comience la tarea "Verter cemento". La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que se haya completado la tarea de la cual depende. El tipo de vnculo FF no requiere que ambas tareas se completen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar instalacin elctrica", la tarea "Inspeccionar instalacin elctrica" no puede completarse hasta que se complete la tarea "Agregar cableado". La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vnculo CF no requiere que la tarea dependiente se complete de forma simultnea en cuanto comience la tarea de la que depende. Por ejemplo, las cimbras del techo para su proyecto de construccin se construyen en otro lugar. Dos de las tareas de su proyecto son "Entrega de cimbras" y "Montar techo". La tarea "Montar techo" no se puede completar hasta que comience la tarea "Entrega de cimbras".
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Puedes desglosar la lista de tareas para que se vea ms organizada y legible al aplicar sangra en el campo Nombre de tarea. Al aplicar sangra, la tarea se convierte en una subtarea de la tarea predecesora ms cercana de un nivel de esquema superior. y anular en el campo Nombre de tarea.
Con el mtodo arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuacin, se detallan las fases en tareas individuales. Este mtodo proporciona una versin del plan tan pronto como haya decidido las fases principales.
Con el mtodo abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuacin, se agrupan en fases. Cuando haya decidido el mtodo para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project.
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1.
En la vista de Diagrama de Gantt, da clic en la fila de la tarea a la que desea aplicar la sangra como subtarea o anular la sangra como tarea de resumen.
2.
En la cinta de opciones, en el grupo de tareas, da clic en Aplicar sangra para aplicar la sangra a la tarea, de modo que se convierta en una subtarea.
Recomendaciones
Para deshacer el esquema, anule la sangra de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema.
Puede reorganizar fcilmente las fases del proyecto en su programacin de esquema. Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automticamente se desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas.
Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automticamente todas sus subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangra de las subtareas hasta que estn al mismo nivel que la tarea de resumen.
Al reorganizar una lista de tareas, cambiarn los nmeros de esquema de los elementos de la lista. Los nmeros de esquema se actualizan automticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si est usando un sistema de numeracin personalizado especificado manualmente, los nmeros no se actualizan de forma automtica. Si desplaza una tarea, deber ajustar manualmente los nmeros para reflejar la nueva ubicacin.
La colocacin de tareas en orden jerrquico no crea automticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, stas deben estar vinculadas. Despus de organizar las tareas vinculadas en su programacin de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas.
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Especifique una fecha de inicio o de finalizacin para una fase si no sabe exactamente cunto durar. Si no especificas una
duracin, fecha de inicio o fecha de finalizacin, no podr crear una fase descendente. No obstante, despus de crear una tarea de resumen sin duracin, fecha de inicio o fecha de finalizacin, es posible agregar esta informacin posteriormente para convertir la tarea de resumen en una fase descendente.
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ESTA ACCIN
Especifique una sola fecha de finalizacin para la tarea de resumen. Project intentar alinear las tareas con sangra o vinculadas con la fecha de finalizacin de la tarea de resumen.
Especifique una sola fecha de inicio para la tarea de resumen. Project intentar alinear las tareas con sangra o vinculadas con la fecha de inicio de la tarea de resumen.
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Mover
una
tarea
Las tareas que se programen fuera de la tarea de resumen harn que aparezca una barra roja debajo de la barra de la tarea de resumen para avisarle de que la fase excede el presupuesto. Para resolver el problema, puede arrastrar la tarea que excede el presupuesto a un punto que se encuentre antes del inicio de la tarea de resumen.
Ajustar resumen
la
tarea
de
Si las tareas exceden el presupuesto original de la tarea de resumen, arrastre el borde derecho de la barra de resumen.
Aumentar el presupuesto
Si est usando la tarea de resumen para establecer un presupuesto sencillo para una fase, puede usar el mouse para mover la fecha de inicio o la duracin.
Otro
problema
de
Project subraya con color rojo todas las tareas que tienen problemas de programacin. Mueva el puntero sobre cualquier tarea subrayada para obtener ms informacin sobre el problema de programacin.
programacin
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CREAR CALENDARIOS
Cuando tengaS una idea ms clara sobre lo que debe hacer y cmo se relacionan entre s todas las partes del proyecto, podr comenzar a ajustar la programacin. Puede establecer calendarios para todo el proyecto, para tareas especficas y para recursos que trabajen en el proyecto.
Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los das y horas laborables generales del proyecto, as como los perodos no laborables (perodo no laborable: horas o das designados en un calendario de recursos o de proyecto en los que Project no debera programar tareas porque no se realiza trabajo alguno. El perodo no laborable puede incluir horas de comida, fines de semana y das festivos, por ejemplo.) normales (por ejemplo, fines de semana y noches) y das de descanso especiales (como los das festivos).
Calendario de recursos
individuales basados en la configuracin del calendario Estndar. Para modificar dichos calendarios, da clic en Cambiar tiempo de trabajo, en la ficha General del cuadro de dilogo Informacin del recurso. Tambin puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo especficas. Por ejemplo, puede asignar un recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificar los calendarios de recursos para indicar perodos no laborables, como vacaciones y permisos.
NOTA
Calendario de tareas
Las tareas se programan segn los perodos laborables del calendario del
proyecto. No obstante, puede personalizar los perodos laborables desde el calendario del proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que
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son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente til para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que estn designados como perodos no laborables en el calendario del proyecto.
Calendario base
Un calendario base se usa como plantilla en la que se basan el calendario del proyecto,
el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece tres calendarios base: Estndar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en das de la semana con una hora para comida) 24 horas Turno de noche
2.
En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para calendario, da clic en el recurso cuyo calendario desea cambiar. En este caso trabaja con el estndar
3. 4.
Da clic en la pestaa Excepciones. Escribe un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Da de descanso, y las horas de comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.
5.
6.
Bajo el Patrn de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuacin, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrn de periodicidad.
7.
En Intervalo de repeticin, seleccione la hora de comienzo de la excepcin mediante el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.
8.
Escribe o seleccione la informacin correspondiente, segn la hora de finalizacin seleccionada. Si seleccionas Terminar despus de, escribe o seleccione el nmero de repeticiones de la tarea.
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Si seleccion Terminar el, escribe o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva. Cualquier tarea a la que este recurso est asignado se programar en funcin del da de descanso. Para ello, por lo general se aumenta el nmero de das necesarios para completar la tarea.
2.
En la lista Para calendario, da clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estndar (Calendario del proyecto). Tambin puede seleccionar la opcin 24 horas o Turno de noche.
3. 4.
En el cuadro de dilogo Cambiar tiempo de trabajo, da clic en la pestaa Excepciones. Escribe un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.
5. 6.
Si la excepcin se repetir en toda una parte de la programacin, da clic en Detalles. Bajo el Patrn de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a continuacin, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrn de periodicidad. Los detalles del patrn de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrn diario, semanal, mensual o anual.
7.
En Intervalo de repeticin, seleccione la hora de comienzo de la excepcin mediante el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el.
8.
Escribe o seleccione la informacin correspondiente, segn la hora de finalizacin seleccionada. Si seleccion Terminar despus de, escribe o seleccione el nmero de repeticiones de la tarea. Si seleccion Terminar el, escribe o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea repetitiva.
Cualquier tarea programada durante la festividad ser reprogramada de forma automtica para tener en cuenta el tiempo no laboral del da festivo.
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2.
En la lista Para calendario, da clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estndar (Calendario del proyecto). Tambin puede seleccionar la opcin 24 horas o Turno de noche.
3.
Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario de proyecto, calendario de recurso o para un calendario nuevo, da clic en la pestaa Semanas laborales.
4.
En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una programacin adicional de semanas laborales para un rango de das que difieren del da laborable predeterminado, como un calendario de verano para obras en carretera o una semana laborable que incluya fines de semana. En la tabla Perodos laborales escribe un nombre descriptivo para la programacin de la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuacin, escribe las fechas de inicio y finalizacin del perodo en que tendr lugar la programacin adicional.
5. 6.
Da clic en Detalles. En el cuadro de dilogo Detalles de, seleccione a su vez los das que desea cambiar de laborables a no laborables, o viceversa, y seleccione una de las siguientes opciones:
Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos das lunes a viernes, y los perodos no laborables en fines de semana.
perodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de
trabajo. Por ejemplo, si nadie en su organizacin trabaja los viernes, seleccione Viernes y, a continuacin seleccione Establecer das como tiempo de descanso.
para los das seleccionados a lo largo de la programacin, especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su organizacin trabajan los sbados, seleccione Sbados y, a continuacin seleccione Establecer da(s) en estos perodos laborables especficos.
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Guardar un proyecto
Mostrar todo Puedes guardar un plan de proyecto en varios formatos de archivos, incluidas las versiones anteriores de Microsoft Project, libros de Microsoft Excel y plantillas que puede usar en proyectos futuros.
Guardar un proyecto
El proceso para guardar un proyecto es diferente para los usuarios de Project Standard 2010 y de Project Professional 2010 que estn conectados a Project Server. Ambos procesos han sido documentados en esta seccin.
Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente. 1. 2. 3. 4. Da clic en la pestaa Archivo. Da clic en Enviar y guardar. Debajo de Tipos de archivo, Da clic en Guardar proyecto como archivo. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar. Hay dos mtodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.
Da doble clic en el tipo de archivo que desea guardar. Da un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuacin, Da clic en .
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5. 6.
Escribe un nombre para el archivo. Da clic en Guardar. Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:
Project 2007 Project 2000 - 2003 Formato de documento porttil (PDF) Especificacin de papel XML (XPS) Libro de Excel Texto delimitado por tabulaciones Delimitado por comas (CSV) XML
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conserva el formato del documento y permite compartir el archivo. El formato PDF garantiza que cuando un archivo se vea en lnea o se imprima, ste mantendr exactamente el formato deseado y los datos del archivo no se podrn modificar con facilidad. El formato PDF tambin es til en el caso de documentos que van a ser reproducidos mediante mtodos de impresin comercial.
documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que el archivo mantendr exactamente el formato de diseo con el que fue concebido cuando se vea en Internet o se imprima y que los datos del archivo no se podrn modificar fcilmente.
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REFERENCIAS
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