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Sistemas de archivo y clasificación de documentos. ADGG0308
Sistemas de archivo y clasificación de documentos. ADGG0308
Sistemas de archivo y clasificación de documentos. ADGG0308
Libro electrónico254 páginas1 hora

Sistemas de archivo y clasificación de documentos. ADGG0308

Por Rosa María Guerrero Logroño

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Información de este libro electrónico

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGG0308. ASISTENCIA DOCUMENTAL Y DE GESTIÓN EN DESPACHOS Y OFICINAS". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.
IdiomaEspañol
EditorialIC Editorial
Fecha de lanzamiento10 nov 2022
ISBN9788411031295
Sistemas de archivo y clasificación de documentos. ADGG0308
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    Sistemas de archivo y clasificación de documentos. ADGG0308 - Rosa María Guerrero Logroño

    Capítulo 1

    El archivo. Concepto y finalidad

    Contenido

    Introducción

    Clases de archivos

    Sistemas de registro y clasificación de documentos

    Mantenimiento del archivo físico

    Mantenimiento del archivo informático

    Planificación de un archivo de gestión de la documentación

    Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos

    Resumen

    1. Introducción

    El archivo, según indica la Real Academia de la Lengua Española (RAE), se define como el conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades, y como el lugar donde se custodian uno o varios archivos.

    En informática y en la actualidad se emplean los términos fichero o documento electrónico como equivalentes de archivo.

    Los archivos están formados por los documentos que se generan tanto en la vida pública como en la privada de las instituciones y de los individuos. En cualquier organización o empresa se están produciendo constantemente documentos con cada una de las actividades que se realizan, que deben ser clasificados y ordenados para que puedan ser fácilmente localizados cuando se necesiten. Por todo ello, es imprescindible crear reglas y normas en la gestión de la documentación, donde se apliquen criterios de calidad y eficacia para que las personas autorizadas tengan un rápido acceso a los documentos.

    Por lo tanto, para guardar los documentos previamente habrá que separarlos por grupos homogéneos y agruparlos por clases, en ello consiste la clasificación, y después se colocarán siguiendo un orden, es decir, se ordenarán. El paso final será guardarlos en el archivo.

    En el ámbito empresarial se habla de archivo en ambos significados, como el conjunto ordenado de documentos que se guardan, conforme a unas normas y criterios establecidos, en un lugar determinado.

    Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y custodiar todos los documentos que una empresa u organización necesita conservar para poder funcionar con normalidad, cumpliendo con las normativas legales vigentes.

    2. Clases de archivos

    Elegir un sistema de organización de los distintos tipos de archivos va a depender de las necesidades precisas y más apropiadas para cada empresa. Para organizar los archivos, se seguirán los siguientes criterios:

    Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.

    Por su contenido: público o privado.

    Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo.

    Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.

    2.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto

    A continuación, se detallan algunos de los criterios para organizar los archivos por su ubicación.

    El archivo centralizado

    Implica que todos los documentos de la empresa estén ubicados en un mismo lugar, para que todas las personas y departamentos acudan a consultar el archivo en un mismo sitio. Este sistema de organización permite unificar los criterios de clasificación y ordenación, ahorro de espacio, material, instalaciones y equipos y reduce el tiempo y los posibles errores en la búsqueda y servicio de documentos. Este sistema necesita de un control que permita el orden del archivo, como podría ser la posibilidad de disponer de profesionales que lleven a cabo la tarea de archivo, y un documento de petición de acceso a la consulta del archivo.

    Nota

    Se habla de centralizar cuando se quiere indicar que una serie de elementos están reunidos en un centro, o bien que se gestionan bajo una dirección común.

    Este sistema de archivo presenta algunos inconvenientes. Es menos operativo, ya que todos los departamentos tienen que acudir a él para realizar una consulta, implica un mayor coste de gestión, porque se necesita un sistema de control para los documentos que se entregan a cada departamento, y al depender todos de un mismo archivo puede ocasionar retrasos en su gestión.

    Archivo centralizado

    El archivo descentralizado

    Se trata de conservar la documentación en diferentes secciones de la empresa. Este sistema suprime la formulación de peticiones de documentos y evita la creación de más documentación, y es más accesible a los distintos servicios y a los documentos que se han de consultar. Un inconveniente que presenta es que necesita más espacio, equipos y materiales que otro sistema de organización.

    El archivo mixto

    Combina los dos tipos de archivos anteriores: descentraliza el archivo por departamentos para aquellos procesos que continúan en marcha y, una vez realizado esto, toda la documentación se traslada a un archivo central. Podemos decir que el archivo se organiza en tres niveles:

    Archivo individual: contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.

    Archivo departamental: cada departamento o sección guarda la documentación que mane