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Gestión de archivos. ADGG0208
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Libro electrónico394 páginas6 horas

Gestión de archivos. ADGG0208

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Información de este libro electrónico

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGG0208. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIÓN CON EL CLIENTE ". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.
IdiomaEspañol
EditorialIC Editorial
Fecha de lanzamiento11 nov 2021
ISBN9788411031783
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    Gestión de archivos. ADGG0208 - Julio Vílchez Beltrán

    Unidad de Aprendizaje 1

    Gestión de archivos, públicos y privados

    Contenido

    1. Introducción

    2. Aplicación de las técnicas de archivo documental

    3. Procedimientos de registro y posterior archivo

    4. Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada

    5. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información

    6. Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos

    7. Resumen

    Objetivos

    Los objetivos específicos de esta Unidad de Aprendizaje son:

    Aplicar las técnicas de registro y archivo de la información, pública y/o privada, que faciliten el acceso, la seguridad y la confidencialidad de la documentación en soporte papel.

    Ejecutar los procedimientos que garanticen la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

    1. Introducción

    Debido a la gran afluencia de información en el mundo actual, la gestión y administración de esta se hace cada vez más necesaria, ya que se considera un recurso importantísimo para el mantenimiento y avance de la sociedad en la que vivimos. De ahí que el archivo, tanto público como privado, tenga un papel primordial para permitir la utilización y localización de la información que se posee.

    A lo largo de esta unidad de aprendizaje se tratarán las técnicas y procedimientos de clasificación y ordenación de archivos, además de las normas a tener en cuenta para la seguridad y protección en el acceso y tratamiento de los mismos tanto en el ámbito público como privado.

    Para ello, nos basaremos en el caso de la empresa BLASOPTICAL, que ha decidido nombrar un responsable de la gestión del archivo en su delegación de Vitoria, para conseguir una mejor eficacia.

    2. Aplicación de las técnicas de archivo documental

    hilo conductor

    BLASOPTICAL es una franquicia de comercialización de productos ópticos, consolidada en su sector desde hace varios años. Tiene su sede central en Salamanca y cuenta con ocho delegaciones repartidas por todo el territorio nacional, concretamente: dos en Barcelona, una en Vitoria, tres en Madrid, una en Cáceres y una en Jaén.

    Todas las empresas, tanto públicas como privadas, necesitan llevar al día los documentos para su posterior utilización y consulta. Se requiere que estén organizados de forma ordenada y sistemática, a fin de facilitar su localización.

    En este sentido, juega un papel importante el archivo de la empresa, ya que es el encargado de guardar y hacer una clasificación organizada de los citados documentos a fin de que su búsqueda sea rápida y eficaz.

    La antigua clasificación de documentos necesita de un espacio físico y corre el riesgo de deteriorarse con el tiempo.

    2.1. Finalidad y objetivos

    hilo conductor

    Las delegaciones de la empresa BLASOPTICAL funcionan correctamente con carácter general, a excepción de la situada en Vitoria, que como consecuencia de la deficiente gestión de su archivo, ha recibido ya varias quejas de sus clientes.

    Por este motivo Arancha, gerente de la delegación, ha decidido nombrar como responsable a Jesús, para que trabaje con el objetivo de lograr un archivo eficaz.

    En la empresa, el archivo se considera una herramienta muy importante, pues contiene la totalidad de la información y documentación generada en su gestión.

    Fin principal del archivo

    Radica en la conservación de documentos, bien ordenados y clasificados, garantizando así la eficacia de una búsqueda rápida, cuando se trata de hacerla lo más inmediatamente posible y con la visualización a priori del funcionamiento y los asuntos de la empresa.

    Función del archivo

    También posee como función, el ser un centro activo de información y esto se lleva a cabo cuando se relacionan los nuevos documentos con los ya archivados.

    Organización de archivos

    El archivo de una empresa u organismo ha de estar organizado de tal forma que no se mezclen unos documentos con otros. Deben separarse adecuadamente aquellos documentos que se utilizan continuamente de otros que, se utilizan de vez en cuando, y de los que casi no se utilizan.

    Nota

    El archivo sirve como elemento probatorio, cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

    TAREA 1

    La asesoría Barba y Sánchez se dedica a la gestión fiscal, contable y laboral de una cartera de 100 clientes. Cuenta con un único archivo para el almacenamiento de los expedientes de todos ellos, sin seguir ningún orden concreto.

    Un cliente necesita las facturas de un semestre concreto para solicitar una ayuda municipal. El retraso en la entrega de la documentación por su desorganización en el archivo le ocasiona problemas y este se queja.

    ¿Qué error han cometido en la asesoría? ¿Por qué motivo deberían haber organizado mejor el archivo?

    Describe la finalidad que tiene la asesoría organizando la información generada en las actividades que realiza y los objetivos que debe perseguir con esta organización de la documentación.

    2.2. Sistemas de clasificación y ordenación

    hilo conductor

    Para abordar la nueva tarea encomendada, Jesús actualiza sus conocimientos de gestión de archivos, adquiridos en la universidad.

    En primer lugar trata la tipología de la documentación según sus características y utilidad en la empresa; posteriormente profundiza en los tipos de archivo que se pueden utilizar según el grado de actualidad de la información y las técnicas de organización más adecuadas a la estructura organizacional de la delegación en cuestión.

    Cada empresa genera una documentación e información que hay que conservar y transmitir, pudiéndose agrupar en los siguientes bloques, dependiendo de sus características y utilidad:

    Documentos e información de utilidad para la gestión empresarial: son aquellos documentos relativos al desempeño de la función que realiza la empresa.

    Por ejemplo, en una empresa de confección serían: tejidos, colores, adornos, etc., leyes por las que se regulan sus trabajos..., para permitir que su gestión sea más efectiva.

    Documentación a conservar por imperativo legal: hace referencia a toda la documentación que, por motivos legales, la empresa debe conservar en su poder, durante un tiempo ya establecido.

    Por ejemplo, las facturas recibidas o expedidas para las que se hayan satisfecho o soportado IVA y cuya deducción esté sometida a un periodo de regularización, se conservarán durante dicho periodo y los cuatro años siguientes.

    Documentación e información de carácter histórico para la empresa: son aquellos documentos en los que figuran los inicios de la empresa: cómo estaba organizada en sus comienzos.

    Por ejemplo, primeras escrituras notariales, primeras facturas...

    En el sistema de archivo se almacenan los documentos que la empresa necesita mantener guardados por algún motivo, aunque en función de las necesidades de consulta de dicha documentación, el archivo se clasificará de la siguiente forma:

    Archivo activo: contiene los documentos que son de utilidad y consulta necesaria para el desarrollo de las actividades diarias de la empresa, por ello, debe estar a disposición para su uso. Es el archivo más importante. Ejemplos: listado de clientes, leyes que están en vigor, reglamentos de seguridad e higiene, etc.

    Archivo semiactivo: este archivo lo forman los documentos que la empresa ya no requiere necesariamente para su funcionamiento diario y pasan a un nivel de consulta poco frecuente (a título informativo) hasta ser trasladados definitivamente al archivo inactivo.

    Ejemplos: pólizas de seguro, contratos de trabajo, convenios colectivos, etc.

    Archivo inactivo: en él se conservan los documentos que no son de actualidad, cuya consulta es nula, no siendo necesarios para el desarrollo del trabajo diario de la empresa.

    Ejemplos: libros y registros que la ley exige su conservación, como pueden ser: escrituras, contratos, etc., y otros de valor histórico, que son conservados hasta que se decida prescindir de ellos.

    Archivo informático: cuando se habla de archivo, no solo se hace referencia al soporte donde está la documentación (archivo físico), sino también, hay que tener en cuenta, la existencia de gran cantidad de información que se maneja bajo un soporte informático, dando lugar al archivo informático. La información en el archivo informático se encuentra almacenada en distintos soportes: discos duros, CD-ROM, etc. Se aconseja hacer copias de seguridad de dicha información almacenada, para garantizar su permanencia ante posibles errores informáticos. Todos los archivos tanto el activo, como el semiactivo y el inactivo pueden ser archivos informáticos; es decir, la información que se encuentra archivada en cada uno de ellos, lo puede estar también en soporte informático.

    Archivo central: en él se conservan documentos de la empresa, que dependiendo del tamaño de la misma y de su función serán activos, semiactivos y/o inactivos:

    En grandes y medianas empresas suele ser activo, ya que están divididas en departamentos, y cada uno de ellos maneja la información que le compete, restándole importancia a la información total para diferenciarla en cada uno particularmente. En estas empresas suele haber tantos archivos activos como departamentos haya.

    En pequeñas empresas, es habitual tener juntos los tres tipos de archivos: activo, semiactivo e inactivo, ya que al ser de escaso volumen la documentación generada, el total de la información guardada, se centraliza y almacena en este tipo de archivo, a fin de perder el menor tiempo posible en su localización.

    Archivo descentralizado: estos archivos se encuentran distribuidos por los distintos departamentos que tenga la empresa. Los archivos descentralizados comprenden tanto los activos, situados en cada una de la secciones de la empresa, como los semiactivos, que son controlados por el personal de secretariado de cada departamento.

    APLICACIÓN PRÁCTICA

    Jesús ya ha refrescado sus conocimientos sobre los distintos tipos de documentos/información que se generan en la empresa, pero no tiene claro los tipos de archivo según la documentación/información que contiene, ¿sabrías identificarlos y así ayudarle? Clasifica los siguientes documentos en función de si pertenecen al archivo activo, inactivo o semiactivo.

    a. Catálogo de productos a la venta.

    b. Escrituras de constitución.

    c. Estadísticas de resultados del año anterior.

    d. Facturas rectificativas primer trimestre del año.

    Solución

    El archivo activo es aquel que contiene información y documentación que se utiliza en la gestión de la empresa en el momento actual, de ahí que el catálogo de productos que están a la venta y las facturas rectificativas generadas en el primer trimestre del ejercicio se incluyan en él.

    Por su parte, en el archivo inactivo está la documentación e información que tiene carácter histórico, siendo las escrituras de constitución un ejemplo muy claro de ello. Por último, en el archivo semiactivo se encuentra la información y documentación que no es imprescindible en la gestión empresarial, pero tampoco tiene carácter histórico, correspondiendo en este caso a las estadísticas de los resultados del año anterior, siendo periodicidad de consulta esporádica.

    RECUERDA

    El archivo activo es aquel que contiene los documentos que están en vigor en la empresa; el semiactivo, incluye los documentos cuya consulta es esporádica; y en el archivo inactivo se guardan los documentos e informaciones que no son de actualidad ni de utilidad. Todos ellos son susceptibles de ser organizados mediante un sistema centralizado o descentralizado.

    Clasificación y codificación

    Se puede definir clasificación como la distribución de documentación escrita de interés para la empresa, suministrando a cada una un orden específico de acuerdo a sus características.

    Los principales sistemas de clasificación se pueden agrupar en dos: alfa-bético y numérico.

    SABÍAS QUE...

    Aunque existen variantes de los sistemas principales de clasificación, todos se basan en combinaciones realizadas con ellos, y bien sea separados o unidos entre sí, forman la base de toda ordenación.

    Para realizar la clasificación de la documentación empresarial de forma correcta es importante conocer bien los sistemas principales y sus variantes.

    Sistema alfabético

    Se denomina alfabético, porque se fundamenta en la utilización del abecedario para establecer una clasificación. Es uno de los más conocidos y se ajusta a casi todos los negocios.

    La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

    Las reglas para ordenar alfabéticamente se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal.

    PARA SABER MÁS

    Consulta los siguientes enlaces sobre las normas de clasificación:

    APLICACIÓN PRÁCTICA

    Arancha le ha facilitado a su compañero Jesús un listado con diferentes fichas de clientes para su inclusión en el archivo, ¿podrías clasificarlas alfabéticamente? ¿Sabrías clasificar de forma alfabética el listado de clientes nuevos que Arancha le facilita a Jesús?

    a. Rosario barba Pinto.

    b. Myles Anderson brown.

    c. Gonzalo Jurado de Torres.

    d. Alberto García Jiménez.

    e. Pilar Muñoz Estévez.

    f. Alice Harrison Murray.

    g. Amparo García-Acedo Vera.

    h. Rosario Jurado de los Pinos.

    i. Amancio Ruiz-Díaz Jérez

    j. María Muñoz Estévez.

    k. Inmaculada Sánchez burdeos.

    l. José Antonio Sánchez Madrid.

    Solución

    El orden correcto es:

    1. Myles Anderson Brown.

    2. Rosario Barba Pinto.

    3. Alberto García Jiménez.

    4. Amparo García-Acedo Vera.

    5. Alice Harrison Murray.

    6. Rosario Jurado de los Pinos.

    7. Gonzalo Jurado de Torres.

    8. María Muñoz Estévez.

    9. Pilar Muñoz Estévez.

    10. Amancio Ruiz-Díaz Jérez

    11. Inmaculada Sánchez Burdeos.

    12. José Antonio Sánchez Madrid.

    Para la ordenación del listado se han tenido en cuenta una serie de normas: se tiene en cuenta siempre el primer apellido, a continuación el segundo y si estos coinciden el nombre; los apellidos que tienen preposiciones se ordenan sin tenerlas en cuenta;

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