UF0922 - Gestión de costes y calidad del servicio de transporte por carretera

1.1. Introducción al control analítico de costes

1.1.1. Concepto de coste, gasto, pago e inversión

1.1.2. Control del coste y control del presupuesto

1.1.3. Control analítico e interpretación de desviaciones

1.1.4. Clasificación de los costes

1.2. Costes fijos de explotación de vehículos

1.2.1. Mano de obra directa

1.2.2. Tributos y tasas sobre el vehículo

1.2.3. Seguros

1.2.4. Costes financieros

1.2.5. Amortización

1.2.6. Dietas y gastos de viaje predeterminables

1.3. Costes variables de explotación de vehículos

1.3.1. Combustibles

1.3.2. Aceites y lubricantes

1.3.3. Neumáticos

1.3.4. Mantenimiento preventivo y reparaciones

1.4. Otros costes asociados a las actividades auxiliares y operaciones logísticas

1.4.1. Coste de espacios e instalaciones

1.4.2. Coste de lanzamiento de pedidos

1.4.3. Coste de la recepción y manipulación

1.4.4. Coste de tenencia de stock

1.4.5. Coste de gestión de la información y control de stock

1.4.6. Costes de expedición y transporte

1.4.7. Costes indirectos de carácter general

1.5. Observatorio de costes del transporte de mercancías por carretera

1.5.1. El observatorio de costes del Ministerio de Fomento

1.5.2. Principios del análisis de costes, costes por tiempo y costes por kilómetros

1.5.3. Supuestos de cálculo de costes de los distintos vehículos-tipo

1.1.Introducción al control analítico de costes

En Economía se entiende por producción cualquier operación por la que los factores productivos se transforman en bienes o servicios que la empresa produce para poderlos vender.

Cuando se habla de producción no nos estamos refiriendo sólo a elaborar o fabricar bienes sino también servicios, que de hecho en la actualidad constituyen la mayor parte de la producción total de los países.

Desde un punto de vista económico, los consumidores suelen entender la economía como la relación que se produce entre dos bienes intercambiables, sin embargo, la economía va más allá, ya que también se consideran como parte de la producción el transporte, el almacenamiento, el comercio, etcétera.

El sistema de producción de una empresa es un proceso de transformación de un conjunto de factores en un conjunto de bienes y servicios.

Cuando nos referimos a los factores que entran en el proceso productivo hablamos input y cuando hablamos de bienes o servicios que salen del proceso productivo hablamos de output.

1.1.1.Concepto de coste, gasto, pago e inversión

Para realizar el proceso de producción es necesario consumir factores productivos para obtener el producto o la prestación de servicios que la entidad vende. A efectos de costes, lo que interesa a la empresa no es el consumo de los factores productivos reales sino el consumo monetario de esos factores productivos, es decir, es necesario responder a l pregunta, ¿cuánto nos han costado los factores productivos?; este es el concepto económico del coste. Así pues, debemos realizar una valoración de aquello que consumimos en el proceso productivo.

Así, el coste es el consumo de bienes y servicios valorado en dinero que son necesarios para la producción. Cuando hablamos de consumo de bienes y servicios nos estamos refiriendo a las cantidades físicas que se emplean en el proceso productivo.

Sin embargo, no todo lo que se gasta en el proceso productivo genera un coste ya que podemos tener pérdidas o ineficiencias por la utilización de determinados factores en el proceso productivo que no son necesarios y, por tanto, no pueden considerarse costes.

Además, los costes que se utilizan en el proceso productivo hay que valorarlos empleando criterios que pueden ser tanto explícitos o conocer cuánto ha costado económicamente el factor productivo analizado o implícitos por el coste que ha generado invertir en ese factor y no en otro.

Por tanto, el coste es una magnitud relativa porque:

–Procede de consumos ciertos expresados en dinero

–Procede de consumos inciertos porque no se conoce su valoración, por ejemplo el caso de las amortizaciones de los elementos que se usan en el proceso productivo.

Es necesario distinguir determinados conceptos atendiendo fundamentalmente a su aspecto económico:

Gasto: Cuando adquirimos bienes o servicios para su consumo por terceros o por nosotros mismos para utilizarlos en el proceso productivo estamos realizando un gasto. Los gastos implican un pago por parte de nosotros, salvo que estemos ante determinados gastos contables que se consideran como tales pero que no generan pago respecto de terceros, por ejemplo la amortización se considera un gasto pero no implica un pago a terceros.

Coste: Se trata del valor de consumo de los factores productivos que se necesitan para producir los bienes y servicios que la empresa vende. Así, por ejemplo, el impuesto sobre sociedades es un gasto para la empresa, sin embargo, no es un coste para la misma, no se consume en el proceso productivo.

En ambos casos estamos ante desembolsos para que la empresa pueda funcionar pero mientras que los costos están relacionados con el proceso productivo, los gastos están relacionados con la administración, básicamente.

Si por ejemplo la empresa compra un camión estamos ante un coste y cuando dicho camión se está utilizando estamos ante un gasto porque estamos sacrificando algo para obtener un beneficio. Cuando el camión se está usando como es algo que ya se tiene ya no tenemos un coste pero sí se está gastando con el uso. Todos los costos se transforman en gasto en algún momento, y ese momento es cuando se están utilizando para generar un beneficio.

El costo es un consumo de recursos que implica que en un futuro tengamos un producto terminado.

Un gasto es una disminución de recursos pero que no se hace con el fin o meta de ser recuperado cuando se venda el producto o servicio, por ejemplo el gasto de publicidad no es parte del costo del producto, de los que se requiere para producir el producto.

Pago: Es un concepto estrictamente financiero, es salida de dinero de caja o de banco.

Podemos suponer que compramos tornillos para utilizarlos en el proceso productivo; en estos casos, se está produciendo el gasto y se está generando un coste, pero si no lo pagamos no hay salida de dinero de la empresa, no se está produciendo el pago.

No siempre el pago es coste o gasto ya que si pedimos un préstamo, al devolver el capital estamos pagando dicho capital pero para la empresa no ha sido ni coste ni gasto.

Inversión: Es aquella parte del gasto que no se va a consumir en un solo ejercicio sino que se queda en la empresa.

1.1.2.Control del coste y control del presupuesto

Las organizaciones empresariales suelen plantearse la consecución de unos objetivos. Si se han conseguido o no esos objetivos es una verificación a posteriori de los resultados que la misma haya alcanzado. A esta verificación es a lo que denominamos control.

A través de dicho control se tratan de corregir las desviaciones que se puedan producir para la consecución de dichos objetivos.

El presupuesto es un documento en el que se reflejan no sólo las condiciones en las que se va a realizar el trabajo sino que, además, se realiza un cálculo anticipado de los distintos gastos o costes del servicio que se van a producir. La empresa tiene que alcanzar una meta en un determinado periodo de tiempo y en el presupuesto se realiza una estimación económica de lo que se prevé va a costar conseguir el objetivo propuesto por la empresa.

Presupuestos.

Las operaciones que realizan las organizaciones empresariales tienen determinados riesgos que pueden minimizarse a través de la realización de presupuestos. A través del presupuesto se establece un plan de operaciones y a la finalización del ejercicio económico se analiza si se ha cumplido o nó con los objetivos marcados en dicho plan.

La principal función del presupuesto es el control financiero y, como hemos señalado, se analiza si el resultado obtenido se corresponde con los datos presupuestados. Así, el presupuesto sirve tanto para prevenir como para corregir las incidencias que deriven de la actividad de la organización económica.

Los presupuestos pueden ser más o menos rígidos, a corto o largo plazo y va a depender del campo de aplicabilidad en la empresa. El problema de los presupuesto rígidos es que no permiten realizar ajustes necesarios que derivan de la realidad que rodea a la empresa, sin embargo, si el presupuesto es flexible se pueden ir adaptando al entorno.

El gran problema que plantea el presupuesto es que es una estimación, con lo cual no se puede saber con exactitud lo que va a suceder en el futuro. Es una herramienta para la administración de la empresa que debe ir adaptándose a los cambios reales.

El costo de producción en las empresas se puede presupuestar de forma que se realizan estimaciones de aquellos costos que de forma específica intervienen en el proceso de fabricación de los productos o servicios, esto es, estamos ante el presupuesto de costo de producción. Esto no significa que sólo se pueda presupuestar la fase de producción de la empresa ya que pueden presupuestarse otras fases como la de ventas, etcétera.

Al ser el presupuesto una herramienta de gran valor para la administración de la empresa, es conveniente tener claro cuáles son las funciones del presupuesto:

A través de la formulación del presupuesto se determinan los objetivos y se establecen las acciones que han de tomarse para alcanzar dichos objetivos. Esa formulación se hace analizando previamente la realidad no sólo de la totalidad de la organización sino de cada departamento en particular. Se realizan estimaciones de ingresos y se establecen topes de gastos enviando las instrucciones necesarias para la consecución de los objetivos de cada uno de ellos.

A través de la discusión y aprobación, la organización distribuye el trabajo estableciendo las relaciones necesarias para desarrollar el mismo.

En la fase de ejecución y control no sólo se trata de determinar si la ejecución se ha desarrollado plenamente sino que para llegar a dicha satisfacción en la ejecución es necesario gestionar un sistema de trabajo que anime a los miembros que deben cumplir dichos presupuestos a alcanzarlos.

Finalmente, en la fase de evolución se determinará el grado de cumplimiento y se analizarán los resultados determinando si se han cumplido o no y, en caso que no se hayan cumplido, buscar y analizar las variaciones y sus causas.

El control presupuestario compara la programación con la ejecución.

No se trata de una mera determinación de las desviaciones que se hayan podido producir sino que, determinado el nivel deseado de rendimiento, ver cuál ha sido el nivel real alcanzado y poner en marcha los planes necesarios para modificar las actividades futuras.

El control del coste se debe realizar de forma exhaustiva para mejorar a la organización. Ya hemos mencionado que cuando hablamos de costes no necesariamente estamos hablando de gastos y viceversa, es decir, no por tener un gasto en la empresa se tiene que haber producido un coste en la misma. La herramienta fundamental para controlar los costes es la contabilidad analítica que se ocupa de analizar la información relativa a los costes que se hayan generado en los productos y servicios.

Si nos paramos a pensar un momento, siempre estamos controlando costes, en nuestro negocio pero también en nuestras propias economías domésticas. Con la contabilidad de costos clasificamos, asignamos y controlamos para facilitar la toma de decisiones, pero también para determinar la utilidad pérdida que se haya producido en cada período que conlleva la toma de decisiones organizacionales tales como inversiones, reposiciones de maquinarias, fijación de precios, etcétera.

Coste.

1.1.3.Control analítico e interpretación de desviaciones

El coste de un producto o servicio se calcula sumando los costes de cada proceso por el que dicho producto o servicio pasa. El coste unitario de cada pieza o servicio es el coste del proceso dividido entre el número de piezas o servicios, siendo el coste unitario de todo el producto o servicio el sumatorio de los costes parciales por los que pasa dicho producto o servicio final.

Cada sistema de costes tiene su presupuesto porque es necesario controlar los costes y hay que partir de una estimación y planificación. A partir de dicha referencia se compara el coste presupuestado con el coste real y pueden aparecer, y de hecho aparecen, diferencias que denominamos desviaciones, que hay que analizarlas y desglosarlas, para poder tomar la mejor decisión para mejora de la situación actual.

Esto no significa que las empresas lleven a cabo una gestión y control de costes pero a día de hoy esto debería ser impensable. Cuando hacemos una estimación pensamos en lo que podría ocurrir bajo un conjunto de circunstancias en condiciones normales al fabricar un producto o prestar un servicio. Los costes son valores de referencia que, en principio, se establecen para cada uno de los materiales que están implicados en el proceso productivo, esto es, mano de obra tanto directa como indirecta, constes de fabricación, etcétera. Para calcular estas estimaciones se usan métodos distintos, el sentido común, las medias históricas, entre otros.

La desviación se produce cuando existe una diferencia entre la cantidad que se ha presupuestado y la cantidad resultante en la realidad; así, a principio del ejercicio la empresa estima o presupuesta ingresos y gastos, y al final los compara con los resultados obtenidos.

Por qué se producen las desviaciones.

Estas desviaciones pueden ser positivas o negativas y sus causas pueden derivar de:

–Diferencias en el precio unitario. El coste unitario de los factores utilizados en el proceso productivo y el precio de venta del producto pueden ser mayores o menores que el presupuestado.

–Diferencias en el consumo unitario. El consumo unitario para producir una unidad de producto puede ser mayor o menos que el presupuestado.

–Diferencias producidas en la actividad de la empresa. La empresa puede prever producir una cantidad determinada y en la realidad se ha producido más o menos.

CANTIDAD

PRECIO

CONSUMO

Según el grado de diferencias podemos distinguir entre:

–Desviación total: la diferencia entre lo presupuestado y lo real es a nivel de ingresos y costes totales.

–Desviación por conceptos bien en ingresos o bien en gastos.

La desviación puede ser positiva o negativa y será favorable o desfavorable dependiendo de la partida que estemos analizando.

Una desviación en el precio de los materiales si los precios o cantidades reales son más altos que el presupuesto implica una desviación desfavorable mientras que si los precios o cantidades reales más bajo implican que la desviación es favorable. Esto es así porque si hemos presupuestado que los materiales tienen un precio de 15 y finalmente valen 20 tenemos una desviación negativa de -5.

Estas mismas consecuencias tendrían la desviación de la cantidad utilizada en el proceso productivo y en la tarifa de la mano de obra y en su eficiencia. Así pues, cada factor que participe en el proceso productivo debe ser analizado desde el punto de vista de las desviaciones.

Esto no significa que el hecho de que una desviación sea positiva no deba ser analizada ya que puede ocurrir que se compren materiales, que la diferencia entre la realidad y lo presupuestado sea positivo de forma que el coste real sea menor que le presupuestado pero que la calidad de los mismos sea inferior y los ingresos de la empresa minoren consecuencia de dicha desviación.

Dicho esto, es necesario tener en cuenta que cada parte de la empresa tiene un responsable y evidentemente el responsable de fábrica conoce el uso de los productos pero no el precio de compra, por ejemplo, y es, por ello, que es necesario que se cumplan todas y cada una de las fases del presupuesto y el control de cada una de ellas.

1.1.4.Clasificación de los costes

Los costes pueden ser objeto de distintas clasificaciones entre las que podemos destacar:

Entre toda esta clasificación destacaremos los que, a nuestros efectos, más nos interesen. Ya es de todos sabido que las empresas al producir incurren en costes, y que todo incremento de los mismos implica una pérdida de beneficio empresarial, por lo que las organizaciones empresariales a la hora de tomar decisiones sobre la producción y las ventas, no dejan de tener presente a los costes.

El beneficio de una empresa está determinado por la diferencia entre los ingresos y los costes. Los ingresos se refieren al número de unidades vendidas por su precio de venta y el coste es el sacrificio que se realiza para adquirir o llevar a cabo algo, que en el caso de la producción es la adquisición de los factores empleados en el proceso productivo.

Los costes pueden depender o no del volumen de producción de la empresa, distinguiendo fundamentalmente entre:

Los costes variables aumentan a medida que aumenta la producción y los costes fijos no dependen del volumen de producción. Así por ejemplo, en una empresa de transporte un coste variable sería el consumo de gasoil ya que cuanto más aumente la producción o, en este caso, la prestación del servicio de transporte, más consumo de gasoil van a requerir los vehículos, y un coste fijo sería el impuesto que se paga por cada uno de los vehículos que forman parte de la flota, salga dicho vehículo realizar transporte o no.

Por otra parte, la empresa distingue entre:

–Costes totales, que se refieren al sumatorio de los costes fijos más los costes variables.

–Coste medio, distinguiendo entre coste medio fijo y coste medio variable.

El coste medio fijo es el resultado de dividir el coste fijo y el nivel de producción; y el coste medio variable es el resultado de dividir el coste variable y el nivel de producción. Así el coste medio total es el coste total dividido entre el nivel de producción.

–Coste marginal, que es el aumento del coste total necesario para poder producir una unidad adicional de un bien o prestación de servicio.

Estos son los costes a corto plazo ya que a largo plazo la realidad es que todos los costes son variables porque todos los factores de producción son variables.

Como en todas las empresas, en el transporte de mercancías por carretera es fundamental conocer los costes empresariales para poder determinar los precios de los servicios que se van a realizar, siendo la gestión de costes, como ya señalamos, una herramienta fundamental para una correcta gestión empresarial, herramienta más útil aún, si cabe, derivado del proceso de globalización que se está desarrollando y que implica una necesaria información constante y preciso, sobre todo de los costes para así poder adecuar los precios al mercado y conocer la forma de proceder en las actividades de la empresa, para así incrementar la rentabilidad de la misma.

La influencia de los costes en las empresas no sólo viene determinada por la necesidad de obtener beneficios sino que dependiendo del tipo de transporte que estemos desarrollando, los costes serán más o menos influyentes. No es lo mismo una empresa de transporte de largo recorrido dedicada al transporte nacional e internacional, de corto recorrido dedicada a transporte local o de reparto.

Un transporte de largo recorrido suele utilizarse para un solo cliente con viaje de ida y de vuelta completa mientras que uno de corto recorrido suele utilizarse para varios clientes. Estas características influyen en la facturación y en los costes y para vehículos iguales no dan resultados diferentes yun coste por kilómetro totalmente distinto.

1.2.Costes fijos de explotación de vehículos

Ya hemos identificado los costes desde el punto de vista del grado de imputación en relación al servicio y, fundamentalmente, se distinguen entre:

–Directos o que se asocian directamente al servicio de transporte.

–Indirectos o que no se asocian directamente al servicio de transporte.

Entre los costes directos distinguimos:

–Costes fijos, que son aquellos costes que se mantienen constantes ya que no varían en función del volumen de operaciones que la empresa realice.

–Costes variables, que son aquellos que sí varían en función del volumen de operaciones que la empresa realice.

Los principales costes fijos de la empresa son:

–Mano de obra directa

–Tributos y tasas de vehículos

–Seguros

–Costes financieros

–Amortización

–Dietas y gastos de viaje

1.2.1.Mano de obra directa

La mano de obra directa conlleva el denominado gasto de personal o salario. Este gasto se refleja en el denominado recibo de salario o nómina. Sin embargo, el gasto no sólo es la nómina del trabajador sino también la Seguridad Social a cargo de la empresa.

Para más información, consulta Modelo de nómina en el anexo al final del libro.

El sector de transporte por carretera fija el salario bruto en el Convenio Colectivo correspondiente y actualmente, además, se incluyen tres pagas extras incluyendo el salario base más la antigüedad para el cálculo de las mismas.

Sobre el salario bruto mensual se calcula el gasto de Seguridad Social aplicando un tipo determinado por la Ley que varía dependiendo de la contingencia por la que se esté cotizando. Las contingencias son las siguientes:

–Contingencias comunes que sirven para pagar la asistencia sanitaria pública

–Contingencias profesionales que son aquellas que sirven para pagar en caso de enfermedad profesional o accidente laboral

–Fondo de Garantía Salarial o FOGASA, organismo cuya función principal consiste en abonar a los trabajadores el importe de los salarios pendientes de pago a causa de la insolvencia o concurso del empresario para el que esté prestando sus servicios.

–Desempleo, importe destinado a las prestaciones por desempleo.

–Formación profesional, importe destinado a la formación y reciclaje de los trabajadores.

Las cotizaciones a la Seguridad Social, sin embargo, no son sólo a cuenta del empresario sino también a cuenta del trabajador, y así distinguimos:

El coste de la mano de obra directa se atribuye directamente al proceso de producción o tarea concreta que realice la empresa como actividad; sin embargo, la mano de obra indirecta hace referencia a aquellos trabajadores dentro de la empresa que no están involucrados directamente en la prestación del servicio de la actividad de la empresa o proceso de fabricación.

En ambos casos, en general, estamos ante costes fijos para la empresa aunque habrá veces que haya que matizar.

El personal que no se dedica a la conducción no se realiza de forma directa como el personal de conducción sino que habrá que adoptar un criterio de reparto como coste indirecto que es.

Mano de obra directa. Conductor.

1.2.2.Tributos y tasas sobre el vehículo

Los tributos pueden estar relacionados con el propio vehículo y con la propia actividad de la empresa.

Los primeros tributos que se han de pagar derivan de la adquisición del vehículo. En estos casos los tributos son:

– Impuesto sobre el Valor Añadido que actualmente para los vehículos destinados al transporte de mercancías por carretera se fija en el 21%.

– Impuesto Especial sobre Determinados Elementos de Transportes. No sujeto para el caso de vehículos destinados al transporte de mercancías N1, N2 y N3. Para que sea aplicable la no sujeción de los vehículos N1 y los vehículos mixtos adaptables se requiere que se afecten significativamente a una actividad económica (más del 50%) y que no se acondicionen para vivienda. Si se acondicionan como vivienda tendrán derecho a una reducción de la base imponible del 30%.

En segundo lugar, los Ayuntamientos en virtud de la aplicación del Texto Refundido de la Ley Reguladora de Haciendas Locales (Real Decreto Legislativo 2/2004 de 5 de marzo) establece la exacción del impuesto que grava la titularidad de vehículos de tracción mecánica aptos para circular por