Costos para gerenciar organizaciones manufactureras, comerciales y de servicios. Segunda Edición

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CAPÍTULO I

GENERALIDADES

OBJETIVOS

Al concluir el estudio de este capítulo el estudiante estará en capacidad de:

•Definir el concepto de contabilidad gerencial o administrativa.

•Analizar las diferencias entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.

•Identificar el papel que juega la contabilidad administrativa en el proceso administrativo.

INTRODUCCIÓN

Tradicionalmente se ha considerado la contabilidad financiera como una herramienta fundamental para suministrar información financiera sobre un ente económico. La contabilidad ha estado enmarcada dentro de unos parámetros normativos que es necesario respetar. Debido al carácter dinámico de las organizaciones, la administración se ha visto obligada a diseñar sistemas alternativos de información más flexibles, que le sirvan de apoyo para el proceso de control y toma de decisiones.

En este capítulo se le plantea al lector las diferencias y relaciones que existen entre la contabilidad financiera y la contabilidad gerencial o administrativa, así como también el papel que juega la contabilidad de gerencia en el proceso administrativo.

CONTABILIDAD FINANCIERA

La contabilidad financiera tiene dos objetivos:

•Informar sobre los niveles de inversión del negocio (activos), de los niveles de endeudamiento (pasivos) y de la participación patrimonial (patrimonio)

•Evaluar los cambios que se producen en el capital, como resultado de las operaciones; esto se obtiene al confrontar los ingresos con los costos y gastos (Estado de Resultados).

La contabilidad financiera persigue un propósito de información general para un grupo de usuarios, como son: inversionistas potenciales, acreedores (proveedores, banqueros), las entidades gubernamentales, las agremiaciones sindicales, y el grupo directivo.

Lo particular de la información que suministra la contabilidad financiera es el auditorio externo, que en el fondo es el grupo que marca los lineamientos para el desarrollo de unos principios universales de la contabilidad, en atención a que ese grupo está por fuera de la administración de la empresa y requiere de una información que se ajuste a ciertas normas generales, que sean aplicadas de manera consistente y uniforme. Por lo tanto, la contabilidad financiera descansa sobre el marco de conceptos y convenciones que actúan como reglas generales en el proceso de la información.

COSTO: Desembolso que reportará un beneficio futuro, por consiguiente es capitalizable.

CONTABILIDAD DE COSTOS

La contabilidad de costos es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos para facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo¹.

Los objetivos de la contabilidad de costos son:

•Proporcionar la información para determinar el costo de ventas y poder calcular la utilidad o pérdida del período.

•Determinar el costo de los inventarios, con miras a la presentación del balance general y el estudio de la situación financiera de la empresa.

•Suministrar información para ejercer un adecuado control administrativo y facilitar la toma de decisiones acertadas.

•Facilitar el desarrollo e implementación de la estrategia del negocio.

CONTABILIDAD GERENCIAL O ADMINISTRATIVA

Según Ramírez Padilla, la contabilidad gerencial o administrativa es un Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Esta rama es la que, con sus diferentes tecnologías, permite que la empresa logre su ventaja competitiva, de tal forma que logre su liderazgo en costos y una clara diferencia que la distinga de otras empresas².

Básicamente, la contabilidad gerencial se ocupa de las siguientes funciones:

•Incentivar a los administradores para llevar a cabo la planeación tanto táctica o a corto plazo como a largo plazo o estratégica.

•Permitir realizar el control administrativo, que sirva a los diferentes responsables de las empresas como herramienta de retroalimentación.

•Evaluar el desempeño gerencial. La información es empleada para ayudar a responder preguntas que estén relacionadas con la gestión administrativa y económica.

•Motivar a los administradores hacia el logro de los objetivos de la empresa.

DIFERENCIAS ENTRE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y LA CONTABILIDAD GERENCIAL

La contabilidad financiera y la gerencial emanan de un mismo sistema de información, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios; sin embargo, tienen diferencias y similitudes que es necesario conocer. Veámos:

1. Hace más énfasis sobre el futuro

La contabilidad financiera genera información sobre el pasado o hechos históricos a la organización; obviamente, esta información es usada como base para formular los planes futuros.

La contabilidad gerencial se orienta hacia el futuro, debido a que una de las funciones esenciales del ejecutivo es la planeación, dirigida al diseño de acciones que proyectan a la empresa hacia el porvenir, fijar rutas y estrategias que deben seguir, que permitan lograr una ventaja competitiva.

2. Menos énfasis en la precisión

La gerencia necesita información rápida, y con frecuencia está dispuesta a sacrificar alguna precisión para ganar rapidez y agilidad en los informes. La contabilidad gerencial otorga más relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el análisis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones o estimaciones que se efectúan para predecir el futuro de la empresa.

3. La contabilidad gerencial no está regulada por principios de contabilidad

La información que se genera con fines externos tiene que ser producida con determinados principios o reglas, de tal forma que el usuario esté plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas empresas existe uniformidad en su presentación, y por lo tanto pueden ser comparables. En cambio, la información requerida por los administradores se ajusta a las necesidades de cada uno de ellos; por ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o ignorar la depreciación para fijar precios en el corto plazo.

4. Es una opción, una alternativa, más que obligación

La contabilidad financiera como sistema es necesaria; las empresas deben proporcionar información de todas las transacciones realizadas durante cierto tiempo, independientemente de si ésta es útil o no, lo que no ocurre con la contabilidad gerencial, que es un sistema de información opcional. Es decir, las empresas no están obligadas a diseñar un sistema interno de información que facilite a la gerencia la toma de decisiones acertadas.

5. Hace hincapié en la áreas de la empresa como células o centros de información

En la contabilidad gerencial, el eje está sobre las partes del negocio, esto es, sobre productos, actividades, procesos, divisiones, departamentos y otros centros de responsabilidad, para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen. Esto permite un proceso de mejoramiento continuo, a través de un análisis de las diferentes actividades y procesos que se efectúan en las diferentes áreas de la compañía, con lo cual se logra ser más competitivos; mientras que los estados financieros se refieren al negocio como un todo.

6. Otorga relevancia a la información no monetaria

La contabilidad gerencial, como sistema de información administrativa, recurre a disciplinas como la estadística, la economía, la investigación de operaciones, las finanzas, etc., para completar los datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la organización; circunstancia que no sucede con la contabilidad financiera, ya que los estados financieros al reflejar las transacciones realizadas por la empresa incluyen básicamente información monetaria.

SIMILITUDES ENTRE LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y LA CONTABILIDAD GERENCIAL

Podemos señalar dos grandes similitudes entre la contabilidad financiera y la gerencial, a saber:

•Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información: las dos parten del mismo banco de datos, cada una agrega o modifica ciertos datos, según las necesidades específicas que se quieran cubrir.

•Ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos. La contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor a nivel global; mientras que la contabilidad gerencial lo hace por áreas o segmentos.

PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Como se anotó, la contabilidad administrativa permite a la gerencia hacer más dinámico el proceso administrativo, por lo tanto facilita la planeación, el control administrativo y la toma de decisiones. La planeación que recibe ayuda de la contabilidad administrativa es básicamente la operativa, ya sea en el proceso de definir precios de venta objetivo, mezcla óptima de producción y venta, estructura de costos, utilidades y rentabilidades atractivas para el negocio. Esto se logra con el uso del Costeo Variable, Costos Relevantes, los Presupuestos y el modelo de Costo - Volumen - Utilidad.

En el proceso del control administrativo es vital que existan normas de actuación bien definidas que ayuden a mostrar las desviaciones que con respecto a ellas se están dando y poder tomar las medidas correctivas que garanticen el uso óptimo de los recursos. La información suministrada por la contabilidad administrativa sirve para evaluar los resultados y propiciar por ende el mejoramiento continuo. Las herramientas que se utilizan para lograr lo anterior son: costos estándares, presupuestos, control por centros de responsabilidad, sistema de costeo variable, el análisis de la relación costo - volumenutilidad y sistema de costos ABC.

En el proceso de toma de decisiones, la contabilidad administrativa ayuda a tomar la mejor decisión, ya que la información que suministra es relevante con relación a la situación que se está analizando.

Cuestionario

1. Ilustre las diferencias entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.

2. Si se requiere suministrar información financiera para un análisis de crédito ¿Qué tipo de contabilidad es la más adecuada para este propósito? Explique.

3. Para los informes de carácter oficial ¿Qué tipo de contabilidad se debe utilizar? Explique.

4. Si se va a evaluar la gestión ¿Qué tipo de contabilidad es la más adecuada? Explique.

5. Si se desea evaluar el rendimiento de una línea y/o de un departamento ¿Cuál cree usted es el sistema de contabilidad más adecuado?

6. ¿Qué papel desempeña la contabilidad administrativa en el proceso de planeación, control y toma de decisiones?

7. ¿Qué herramientas considera usted utiliza la Contabilidad Administrativa en cada una de las etapas del proceso administrativo?

8. ¿Por qué la precisión de la información es menos importante en la contabilidad gerencial que en la contabilidad financiera?

¹ RAMÍREZ PADILLA, David Noel. Contabilidad administrativa, 5a ed. México, McGraw-Hill, p. 26.

² RAMÍREZ PADILLA, op. cit., p. 8.

CAPÍTULO II

CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

OBJETIVOS

Al concluir este capítulo, el estudiante estará en capacidad de:

•Conocer los diferentes criterios de capacidad.

•Conocer las diferentes bases de actividad e indicar cuál es la adecuada de acuerdo con el tipo de empresa, procesos y productos.

•Clasificar cada costo dentro de la categoría que le pertenece.

•Valorar la importancia de la clasificación de los costos, para tomar decisiones adecuadas.

•Descomponer los costos mixtos en su parte fija y variable.

INTRODUCCIÓN

La contabilidad administrativa se apoya en grado extremo en la contabilidad de costos. El carácter flexible de la contabilidad administrativa exige que la información de los costos se agrupe para facilitar el proceso del control y toma de decisiones.

En este capítulo se muestran las diferentes formas de clasificar los costos, dependiendo de los objetivos que persiga la administración.

CRITERIOS DE CAPACIDAD

Se puede entender por capacidad la posibilidad que se tiene para realizar algo.

Es fundamental definir qué tanto de la capacidad podrá utilizar el negocio. Puede pensarse desde utilizarse el 100% hasta sólo un poco; moverse dentro del rango de 0 a 100 implica definir cuánto se desea mantener activa la operación del negocio. Algunos de los criterios más usuales son los siguientes:

1. Capacidad teórica, máxima, ideal

Es aquella en donde no se consideran las restricciones generadas por variables endógenas o exógenas al sistema; es cuando se tiene en cuenta la máxima actividad posible a desarrollar, pero no se tiene presente la parálisis que puede sufrir el sistema por diferentes causas; mantenimiento, ya sea curativo o preventivo; fallas en el personal, como inasistencia, inexperiencia, ineficiencia; problemas en los insumos, como en materiales, suministros, combustibles, energía, etc.; cuellos de botella en los procesos previos o posteriores a una unidad de trabajo etc³.

2. Capacidad práctica

Es aquella en donde se ponderan todas las restricciones posibles generadas por variables endógenas y exógenas al sistema⁴.

3. Capacidad normal

Es aquella que tiene en cuenta, además de la capacidad práctica, la demanda del producto o del servicio para el largo plazo.

4. Capacidad presupuestada

Este criterio considera la producción y las ventas, combina el presupuesto de ventas y la capacidad práctica.

Es importante tener en cuenta que la capacidad de una empresa la determina, en un momento dado, la variable más frágil del sistema, así como la fortaleza de la cadena la fija el eslabón más débil. Por ejemplo, en un banco se puede contar con la logística para atender muchísimos clientes, pero si solo dispone de un cajero, la disponibilidad de éste define en última instancia la capacidad del banco.

BASES DE ACTIVIDAD

Para expresar los diferentes tipos de capacidad se utilizan diferentes unidades de medida, estas unidades se definen como Base de Actividad.

A continuación se indican algunas bases de actividad que se pueden utilizar de acuerdo con las características de la empresa, productos y procesos:

•Horas o minutos disponibles : Por ejemplo: ¿Cuántos minutos disponibles tiene un quirófano? ¿Cuántas horas de clase se pueden dictar en una universidad?

•Público atendido : ¿Cuántos clientes puede atender el cajero de un banco?

•Volumen de ventas : ¿Cuántas unidades se pueden o se esperan vender de tal producto en tal departamento?

•Unidades producidas : Se puede utilizar en aquellas empresas que produzcan un sólo artículo o artículos muy homogéneos.

•Horas de mano de obra directa : Es viable en empresas manuales.

•Horas máquina : Es viable en industrias de alto desarrollo tecnológico, donde el elemento mano de obra directa se utilice poco.

•Unidades equivalentes : Puede ser usada en empresas que pueden expresar su producción en términos de un solo producto.

En algunos casos se expresa la capacidad mediante homologaciones, es decir, se selecciona una unidad base y todos los esfuerzos se relacionan con ésta.

CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS

Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les dé. A continuación se ilustrarán los más utilizados.

1. D E ACUERDO CON LA FUNCIÓN EN LA QUE SE INCURREN :

a. Costos de producción: Son los que se generan en el proceso de transformación de la materia prima en un producto terminado, a saber:

•Materia prima o material directo : Aquellos materiales necesarios en el proceso de producción, se usan en cuantías significativas y tienen un valor significativo.

•Mano de obra directa : Constituye el salario básico, más las prestaciones sociales y aportes parafiscales de quienes transforman directamente el producto.

•Costos indirectos de fabricación : Son aquellos que se requieren para producir, y no pertenecen a las categorías anteriores, es decir, no son mano de obra directa ni material directo. Ejemplo: depreciaciones de maquinarias y equipos, arriendos de la planta de producción y equipos, materiales indirectos, salarios y prestaciones sociales del supervisor de producción.

b. Costos de distribución o venta: Es el valor agregado que se genera en el proceso de llevar el producto desde la empresa hasta el último consumidor. Ejemplo: publicidad, comisiones, fletes, etc.

c. Costos de administración: Son los que se originan en la dirección, control y operación de una compañía. Ejemplo: sueldos del personal administrativo, teléfono, impuestos diferentes al de renta, etc.

d. Costos financieros: Se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa, incluyen los intereses que se pagan por los préstamos.

La anterior clasificación facilita cualquier análisis que se pretenda hacer por áreas o actividades.

2. E N FUNCIÓN DEL TIEMPO :

a. Costos históricos

Un costo histórico es un costo real, ya cumplido, que tiene como única ventaja la comparación de su resultado con los niveles de venta para conocer la utilidad.

b. Costos predeterminados

Un costo predeterminado es el costo que se determina antes de iniciarse el proceso productivo, es una herramienta de planeación que sirve para fijar patrones de producción y precios de venta. Los costos predeterminados más conocidos son: los costos estimados y los costos estándar.

Un costo estándar es la cantidad que debería costar un producto sobre la base de una información estudiada de capacidad de producción y/o servicio, precios unitarios de adquisición, y cantidad que demanda el producto o servicio.

Un costo estimado es un pronóstico de lo que serán los costos en el futuro del producto que se fabrica, la mercancía que se comercializa y del servicio que se presta. Su uso es más frecuente que el estándar, dado que su cálculo es más sencillo.

3. D E ACUERDO CON SU IDENTIFICACIÓN CON UNA ACTIVIDAD, DEPARTAMENTO, PRODUCTO O PROCESO :

Para efectos de un mejor control y una mejor asignación de los recursos, es necesario conocer cómo se clasifican los costos de acuerdo con su identificación con algo; ese algo puede ser una actividad, un proceso, un departamento o un producto.

a. Costos directos: Son los que se identifican con una actividad, proceso, departamento o producto. Ejemplo: el salario del supervisor del departamento de mantenimiento es un costo directo a este departamento, el salario del médico cirujano es un costo directo a la actividad de cirugía.

b. Costos indirectos: Son aquellos que no se pueden identificar con una actividad, proceso, departamento o producto.