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Organizacion Integral de Eventos. Abordaje pedagogico y multidisciplinario.

Organizacion Integral de Eventos. Abordaje pedagogico y multidisciplinario.

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Organizacion Integral de Eventos. Abordaje pedagogico y multidisciplinario.

valoraciones:
4.5/5 (6 valoraciones)
Longitud:
305 páginas
3 horas
Editorial:
Publicado:
5 dic 2014
ISBN:
9781310745379
Formato:
Libro

Descripción

“LA ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS” es un libro que ofrece los lineamientos generales para la formulación creativa, planificación y ejecución de todo tipo de eventos.
Comienza posicionando al interesado, como Organizador Profesional, proveyendo las herramientas para tal fin.
Luego brinda información sobre la constitución y alcance del mercado de eventos: oferta, servicio y demanda.
Prosigue con la planificación, analizando y ofreciendo lineamientos para llevar a cabo cada instancia: investigación, generación de ideas, planificación y presentación del plan.
Y finaliza con la puesta en marcha del plan del evento, su ejecución, describiendo y profundizando todas las áreas comprometidas (sede, ambientación, gastronomía, espectáculos...) recursos y tiempos.
Asimismo, se analizan y aplican aspectos legales, contables y de seguridad, fundamentales para la realización de cualquier evento.

Este libro pretende dar comienzo a una serie de publicaciones dedicadas a la Organización de Eventos, desde un abordaje pedagógico.
La obra está dirigida a un público variado que contiene: organizadores de eventos, proveedores de servicios para eventos, ONG, empresas, instituciones públicas y privadas así como estudiantes de carreras de Organización de Eventos y otras vinculadas.

Mabel Alejandra Lebrero
INDICE

INTRODUCCIÓN

LA PROFESIÓN DE ORGANIZADOR DE EVENTOS
Cap. 1 - Profesión y experiencia.
• Práctica profesional en eventos
• El Organizador de Eventos Profesional
• Perfil del Organizador de Eventos Profesional
• La formación del OEP
Cap. 2 - La función del organizador de eventos.
• Trabajo individual y en equipo
• Marketing para eventos
• Construcción de la imagen empresarial y personal
Cap. 3 - Aspectos legales y contables de la profesión.
• Derechos y obligaciones del Organizador de eventos
• Legislación en y para eventos
• Práctica contable de la profesión
Cap. 4 - Delegación de tareas.
• El trabajo en equipo
• Selección de colaboradores
• Liderazgo y coordinación de grupos

EL MERCADO DE EVENTOS
Cap. 5 - La oferta de servicios
• Variedad de ofertas
• El Organizador de eventos y la oferta de servicio general y especializada
• Los Proveedores de servicio para eventos
Cap. 6 – El Servicio de organización de eventos
• Clasificación de eventos
• Descripción de eventos por áreas
• Clasificación de eventos por áreas
Cap. 7 - La Demanda de eventos
• Segmentación
• Estrategias de consumo
• Satisfacción del cliente

PLANIFICACIÓN
Cap. 8 – Investigación y proceso creativo
• Qué investigar
• Métodos de investigación
• Resultados de la investigación
• Generación de la idea
Cap. 9. - Planificación
• El Plan del evento
• Organización de tareas y tiempos
• Los tiempos del evento
• Presentación del plan
Cap. 10 – Plan de convocatoria y difusión para eventos
• Convocatoria
• Difusión
• Conferencia de prensa

LA EJECUCIÓN DEL EVENTO
Cap. 11 – Las Tareas previas
• La reunión con el cliente
• Selección de proveedores
• Acondicionamiento de espacios y servicios.
• Ensayo de tareas
Cap. 12 – La Seguridad del evento
• Seguridad y riesgos laborales
• Seguridad de la sede del evento
• Seguridad de las personas
Cap. 13 – El día del evento
• Coordinación de tareas y responsables
• Control de los tiempos del evento
• Chequeo de grado de satisfacción de los asistentes
Cap. 14 – Ultimas instancias del evento
• Acondicionamiento de servicios y productos utilizados
• Balance post-evento
• Presupuesto y facturación

CONSIDERACIONES FINALES

Editorial:
Publicado:
5 dic 2014
ISBN:
9781310745379
Formato:
Libro

Sobre el autor


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Organizacion Integral de Eventos. Abordaje pedagogico y multidisciplinario. - Mabel Lebrero

INTRODUCCIÓN

Los eventos han gozado, en los últimos años, de un gran protagonismo a nivel mundial.

Me refiero a sucesos planificados, con el fin de cubrir objetivos sociales y corporativos, que requieren de profesionales idóneos para llevarlos a cabo.

Trasladar la organización de estos eventos, desde el plano experimental al profesional, implica estructuras académicas dedicadas a la formación.

En un inicio, esta actividad aparecía, tímidamente, entre los contenidos de disciplinas como Relaciones Públicas. Luego comenzó a formar parte de un programa, hasta consolidarse en una carrera en sí.

Numerosas universidades en el mundo, dictan cursos, carreras y postgrados en Organización de Eventos.

La necesidad de formarse crece, así como, de un material didáctico, que desde una visión multidisciplinaria, haga un aporte para dicho fin.

Como especialista en Comunicación social, docente y organizadora de eventos he querido, con este libro, hacer mi aporte a este segmento del mercado, de por más interesante y creciente.

Mi enfoque se centra en comprender que el evento es un hecho comunicativo, planificado y que no se agota en la generación de una sola estructura sino que tiene diversidad de adaptaciones y representaciones posibles.

En este sentido, existen tantas posibilidades de eventos como protagonistas de los mismos y objetivos a cumplir.

Por lo tanto, es necesario profundizar en la investigación para acompañar los cambios sociales, a los cuales los eventos, como hechos comunicativos y también sociales, no escapan.

A la vez, ser creativos, para multiplicar las opciones y sorprender en forma permanente.

Ser organizado para tener capacidad para planificar, haciendo uso racional de los recursos. Estar atento a cada instancia, comprendiendo que el evento es el resultado de tareas llevadas a cabo en forma individual, pero articuladas en conjunto.

Formarse implica entender el aporte, que muchas disciplinas hacen para la profesionalización de los eventos. Acontecimientos que derivan en hechos emotivos e inolvidables, que favorecen vinculaciones y negocios y que perpetúan creencias y costumbres de los pueblos.

Es mi intención, en este libro, abrir nuevos caminos para el análisis y la planificación de eventos; incentivar para la aplicación de la investigación; estimular la reflexión y facilitar, a través de un discurso pedagógico, el acceso a una información multidisciplinaria.

LA PROFESIÓN DE ORGANIZADOR DE EVENTOS

Capítulo 1

PROFESIÓN Y EXPERIENCIA

Desde el punto de vista profesional, el ingreso al mundo de los eventos necesita un abordaje desde el conocimiento. Debido a ello, comenzaremos por posicionar al Organizador en un espacio de reflexión, aprendizaje y ejecución.

Tanto desde el lado de la oferta como de la demanda, el crecimiento del mercado de eventos nos obliga a replantearnos el lugar que éste debe ocupar.

Asimismo, la existencia de una sociedad altamente informada y exigente, así como el uso de los eventos como herramientas de comunicación y promoción directa, dan cuenta de su importancia.

La capacitación en Organización de eventos avanza; su crecimiento en la oferta educativa es constante.

Práctica profesional en eventos

Empezaremos por precisar el evento que llevará a cabo un Organizador profesional.

La definición epistemológica de la palabra EVENTO, que proviene del latín eventus, alude a un acontecimiento, un suceso, una eventualidad. Sin embargo, en este caso no estamos refiriéndonos a un suceso fortuito, sino más bien a uno planificado. De ahí que sea necesario aplicar esta definición al contexto de evento que nos compete.

De tal forma, podríamos decir que un evento es:

Un acontecimiento, por constituir un hecho único.

Un suceso, como algo que tiene lugar para alguien por alguien, de acuerdo a un motivo determinado.

Eventual, (sucede una vez en la vida, de esa manera en particular).

Por un lado, el evento se planifica y se ajusta para evitar imprevistos desagradables que denoten una mala organización; por el otro, se apela a la creatividad para sorprender y diferenciarse.

De esta manera, podemos concluir que un evento es:

Un hecho único e irrepetible que, como acontecimiento, reúne a un cierto número de personas, en un lugar y fecha determinados, con el fin de cumplir un objetivo institucional o social.

No basta con definir al evento como un suceso único e irrepetible.

Como profesionales, debemos cumplir con dicha consigna. Aquí no sirven las repeticiones de estructuras o las fórmulas que resultaron exitosas; se precisa de adaptabilidad y modificación continuas en base a las necesidades y particularidades de cada cliente.

El evento requiere de una localización temporal y espacial compartida, potenciada a su vez por la construcción de un espacio que favorezca el cumplimiento del objetivo.

Tampoco tiene sentido reunir personas en un lugar sin un eje convocante que las vincule y logre mantenerlas unidas (más allá del espacio físico que las aprisiona). Figurativamente, aún derrumbando las paredes del lugar la gente debe sentirse unida. El evento necesita de la vinculación de sus participantes –organizadores, homenajeados y asistentes– para su realización.

El objetivo es el motor de este emprendimiento. Es aquel que pone en marcha la maquinaria de la organización. Puede tratarse de un objetivo social, empresarial, cultural, etc., pero más allá de las características particulares de cada uno, se trata del objetivo del cliente.

El evento que el Organizador ejecuta es para el cliente y sus necesidades.

El Organizador de Eventos Profesional pone su capacidad en función de las necesidades de su cliente, y no de las propias. Debe poder captar las inquietudes de aquél y traducirlas en eventos exitosos.

Diremos que el evento es un hecho comunicativo y, como tal, un punto de encuentro de necesidades y deseos.

La tarea del organizador es llegar a su concreción con una propuesta profesional.

El Organizador de Eventos Profesional

Aceptar la ejecución de un evento requiere el mayor profesionalismo por parte de su organizador.

Este acontecimiento es único. En el ámbito corporativo, puede reforzar o enaltecer la imagen de una empresa. El trabajo que representa, así como también el dinero que en él se invierte, deben ser justificados con resultados trascendentes. Un evento es irrepetible; su éxito dependerá no sólo de la empresa, sino también del organizador, quien tomará la responsabilidad del mismo.

Tal compromiso debe ser asumido sólo por una persona que reúna determinadas características, las cuales deben enmarcarlo dentro de lo que es un verdadero organizador de eventos.

En relación con lo anterior, hay dos factores principales que distinguen al Organizador Profesional: su formación y su accionar. Para comprender mejor los aspectos que caracterizan al Organizador Profesional, lo diferenciaremos de aquel que llamaremos Organizador mediador o tercerizador.

El Organizador de Eventos

Mediador o Tercerizador:

Actúa como agente entre el cliente y los proveedores de servicio para eventos.

Terceriza los servicios que no puede ofrecer a proveedores a los cuales termina representando.

Organiza el evento en base a las necesidades del cliente, pero confiriéndole al mismo la elección de proveedores y la metodología a desarrollar.

Contrata a los proveedores de acuerdo a lo sugerido por el cliente.

Selecciona servicios preestablecidos que luego intentará encastrar con otros, y así armar el rompecabezas (cuyas piezas no siempre se podrán encastrar).

Este accionar no es conveniente, ya que un Organizador de este tipo:

Hace trabajar al cliente más de lo que trabaja él mismo.

Genera más problemas que soluciones para quien lo contrata.

No puede exigir pedidos concretos a los proveedores porque no posee una idea propia. Debido a ello, debe aceptar la propuesta de servicio tal como se le ofrece.

Se hace responsable por lo que eligió el cliente, así como también por el proveedor, al que ha elegido de manera involuntaria (recordemos que el cliente no tiene necesariamente los conocimientos profesionales para hacer una correcta elección; por ello es que contrata a un Organizador).

Al no ser gestor del evento, tiene menos compromiso sobre el mismo.

Actúa como intermediario entre lo que demanda el cliente y lo que ofrece el proveedor, es un agente de negocios.

Este Organizador es totalmente sustituible, incluso innecesario.

Por el contrario, un Organizador de Eventos Profesional:

Interpreta las necesidades del cliente y orienta su capacidad profesional en función de ellas. Posee una vocación de servicio.

Prioriza los intereses y gustos del cliente antes que los propios.

No inicia su tarea en base a supuestos ni interrogaciones. Investiga el mercado de eventos en cuestión; busca datos concretos a partir de los cuales proyectar.

Genera propuestas que se ajusten a las particularidades de cada evento y cliente.

Elabora un plan y un organigrama de trabajo con objetivos y plazos.

Selecciona proveedores cuyos servicios se ajusten a objetivos prefijados.

Asimismo, requiere cooperación y voluntad de adaptación por parte de aquéllos.

Ensambla cada uno de los componentes del evento con los otros para lograr una totalidad integrada.

Persigue un objetivo y no se desvía del mismo.

Coordina, lidera y motiva equipos de trabajo.

Consulta al cliente sólo cuando es necesario.

Es el responsable total del evento que gestó para el cliente.

Evalúa y modifica.

A manera de ejemplo, podemos comparar a este Organizador con un director cinematográfico o teatral: tiene conocimiento de la puesta que va a desarrollar y realizará búsquedas concretas para ejecutarla. Probará al actor en su personaje y evaluará su performance independientemente de la trayectoria del artista. Seleccionará iluminadores, sonidistas y especialistas en efectos especiales que puedan llevar a cabo lo creado y planificado.

De esta forma, y al igual que el director de cine, el Organizador de Eventos Profesional asume la responsabilidad total del evento. Al ser el gestor de la idea (en base siempre a las necesidades y gustos del cliente), el Organizador Profesional está en condiciones de exigir y negociar los servicios con los proveedores. Se compromete con lo que hace, convirtiéndose así en necesario e insustituible.

Perfil del Organizador de Eventos Profesional

Un Organizador de Eventos Profesional debe reunir determinados requisitos.

Los mismos están relacionados con su capacidad de liderazgo y de comunicación, sus conocimientos, su creatividad, su responsabilidad, su organización y su autodominio.

El Organizador de Eventos Profesional deberá aplicar dichas cualidades para salir airoso de ocasiones que puedan resultar complicadas y estresantes.

Ahora bien, sin hacer una enumeración exhaustiva, algunos de esos requisitos son:

1- Experiencia y formación

Estar capacitado en las técnicas básicas de Organización de Eventos.

Tener conocimientos acerca del mercado.

Informarse sobre la realidad del mercado en cuestión y sus avances.

Nutrirse del aporte de otras disciplinas para ampliar sus conocimientos. Entre ellas: comunicación, relaciones públicas, ceremonial y protocolo, organización.

Tener experiencia o nociones de los servicios involucrados: catering, ambientación, animación, recreación, etc.

Contar con conocimientos básicos de informática e idiomas.

2- Conducción y coordinación

Tener capacidad de mando y poder de coordinación.

Saber seleccionar a sus colaboradores por sus capacidades y su voluntad de adaptación. Facultarlos para la toma de decisiones.

Conducir la tarea individual y grupal de los integrantes del equipo hacia el objetivo fijado.

Respetar y ser respetado por todos sus miembros.

Escuchar y hacerse escuchar cuando sea necesario.

Motivar al equipo para un mayor rendimiento.

3- Creatividad

Ser creativo, innovar en cada momento. Liberarse de los prejuicios y comprender que el único límite para la creatividad es la posibilidad de ejecución y el cumplimiento del objetivo.

Ser original, impulsar un sello propio.

Ser autocrítico con las ideas.

Tener habilidad para aprender y compartir propuestas generadas por el grupo de trabajo.

4- Comunicación

Ser un buen intérprete comunicativo de las necesidades del cliente, de los asistentes al evento y del equipo de trabajo.

Ser un buen orador de discursos, tanto propios como de terceros.

Ser un comunicador eficaz de ideas e instrucciones.

Poder leer entre líneas.

Ser hábil para vincular personas.

Ser capaz de crear ambientes de comunicación.

Trabajar con y para la percepción sensorial. Al respecto, es importante tener presente que un evento es un hecho vivencial.

5- Responsabilidad

Ser exigente y selectivo en los servicios y el personal a utilizar en el evento.

Ser capaz de representar al cliente en sus necesidades.

Estar preparado para representar a su equipo en sus ideas y en su trabajo.

Ser metódico, pragmático, detallista, flexible y organizado.

Cumplir con los objetivos y plazos determinados en tiempo y forma.

Estar presente en cada evento o nombrar un delegado responsable.

Tener una respuesta para cada necesidad.

Ser transparente y sincero en el accionar.

Estar disponible ante cualquier eventualidad y ser hallable; no se debe ni desaparecer, ni ocultarse.

Atender los problemas que le competen directamente, sin derivar.

6- Organización

Poder establecer objetivos primarios y secundarios, además de plazos para cumplirlos.

Estar

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Lo que piensa la gente sobre Organizacion Integral de Eventos. Abordaje pedagogico y multidisciplinario.

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