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Bogotá D.C.

, **1-2023-001563**
Al responder cite este Nro.
*1-2023-001563*
viernes 17 de febrero de 2023

Personero
IVÁN ELIECER CASAS RUÍZ
Personería Delegada para los sectores Mujeres e Integración Social
Carrera 7 No. 21 - 24
Teléfono. (601) 382 04 50/80
iecasas@personeriabogota.gov.co
Ciudad

ASUNTO: Respuesta acta de visita administrativa del 14 de febrero de 2023 - Secretaría


Distrital de la Mujer.

Respetado Personero,

Por medio del presente, se emite respuesta a las observaciones presentadas en la visita
administrativa del asunto, en la cual solicitan información respecto al control y seguimiento
al servicio de cafetería y aseo en las instalaciones de la Secretaría Distrital de la Mujer,
precisando lo siguiente:

“1. Suministrar las minutas y anexos técnicos del Contrato 1015 de 2022, así como el contrato
suscrito previo a este, para la prestación del servicio de aseo y cafetería para las instalaciones de
la Secretaría de la Mujer y sus puntos de atención”.

Se remiten adjuntos los siguientes documentos:

1. Proceso OC 66587
2. Orden de Compra 66587 - Contrato 493 de 2021
3. Proceso OC 95398
4. Orden de Compra 95398 - Contrato 1015 de 2022

“2. Indicar cuales fueron las causas para cambiar el operador de aseo y cafetería para las
instalaciones de la Secretaría de la Mujer del periodo comprendido entre 2021 y 2022”.

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El cambio del proveedor obedece exclusivamente al vencimiento del plazo de la orden de compra
66587 - Contrato 493 de 2021, suscrito con ASEOS COLOMBIANOS ASEOCOLBA S.A., la cual
finalizó el 31 de agosto de 2022.

Con base en lo anterior, se informa que la orden de compra que se ejecuta en la actualidad para el
servicio de aseo y cafetería, es la identificada con el No 95398 - Contrato 1015 de 2022, suscrita con
LABORES DOTACIONES INDUSTRIALES S.A.S, (LADOINSA) cuyo plazo de ejecución es
desde el 1 de septiembre de 2022 hasta el 27 de marzo de 2023.

La citadas órdenes de compra fueron suscritas en virtud del Acuerdo Marco de Precios No. CCE-
972-AMP-2019 de Colombia Compra Eficiente.

“3. Remitir los informes de supervisión, las actas de reunión y registros de visitas, que evidencien
los controles y verificaciones realizados en el marco del Contrato 1015 de 2022 para garantizar la
adecuada disposición de los insumos de aseo y cafetería”.

Se remiten adjuntos los siguientes documentos:

- Informe de supervisión septiembre 2022


- Informe de supervisión octubre 2022
- Informe de supervisión noviembre 2022
- Informe de supervisión diciembre 2022
- Registro de visitas septiembre 2022
- Registro de visitas octubre 2022
- Registro de visitas noviembre 2022
- Registro de visitas diciembre 2022
- Evidencias de reunión con LADOINSA S.AS (5)

Mediante los informes de supervisión se verifican las brigadas de limpieza y desinfección del
mobiliario y unidades de almacenamiento del archivo de gestión documental de las sedes de la
entidad, así como las instrucciones por parte del apoyo a la supervisión de la SDMujer, sobre el uso
adecuado de los insumos de aseo y cafetería, protocolos de bioseguridad y manipulación de la
maquinaria, al contratista.

Ahora bien, en los registros de visita, se evidencian los recorridos de las coordinadoras de tiempo
completo dispuestas por el proveedor para la orden de compra, quienes tienen dentro de sus
obligaciones, las siguientes:

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(e) Garantizar la existencia permanente de los insumos, elementos, equipos y
maquinaria requeridos en las instalaciones de la Entidad Compradora para la
prestación del Servicio Integral de Aseo y Cafetería y la dotación de estos en los
puntos requeridos por la Entidad Compradora.

(f) Verificar que los Bienes de Aseo y Cafetería suministrados por el Proveedor
cumplan con la calidad exigida en el Acuerdo Marco de Precios y que se encuentren
en buenas condiciones. Gestionar el reemplazo de los Bienes de Aseo y Cafetería que
no cumplan con lo anterior.

“4. Indique el procedimiento para el almacenamiento de inventario de insumos de aseo y cafetería,


así como su distribución en la Secretaría de la Mujer y puntos de atención”.

El almacenamiento de los insumos de aseo y cafetería se realiza en las zonas o cuartos de bodegaje
establecidos en cada una de las sedes, los cuales cuentan con armarios plásticos en polipropileno, que
permiten almacenar los elementos en sus compartimentos, dando prioridad al almacenaje de los
insumos de cafetería, para conservar y mantener su vida útil.

El acceso a las zonas de almacenamiento de los insumos de aseo y cafetería, está restringido a las
coordinadoras de tiempo completo (contratista), y las llaves de acceso reposan en cada una de las
sedes, a cargo del personal de vigilancia, para que en caso de alguna eventualidad se pueda atender
de forma oportuna.

Los insumos de aseo y cafetería que llegan a las sedes de la entidad, son suministrados por
LADOINSA S.A.S y recibidos inicialmente por la operaria de limpieza y desinfección de acuerdo
con las remisiones (documento de entrega), esto debido a que se pueden recibir entregas en las
diferentes casas de manera simultánea. Posteriormente, son almacenados por la coordinadora de
tiempo completo, quien debe confirmar las cantidades recibidas, organizarlos de acuerdo con sus
características similares y en orden cronológico para su uso.

En caso de contar con existencias de insumos en algunas sedes, que pueden requerirse en otras, se
hace una redistribución interna entre sedes, a través de las coordinadoras de tiempo completo o el
apoyo a la supervisión, quien deja constancia de los traslados en los registros implementados para su
control.

Las coordinadoras de tiempo completo, son las personas encargadas de almacenar, controlar, rotar y
dosificar los insumos disponibles en las sedes, así como de hacer la entrega de los mismos a las
operarias de limpieza y desinfección, de acuerdo con las necesidades particulares identificadas en
cada una de las sedes vinculadas a la orden de compra.

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“5. Señale el lineamiento establecido para el registro y control de inventarios de insumos de
cafetería y aseo, remitirlo a este despacho”.

Los lineamientos establecidos para el registro y control de inventario de insumos de aseo y cafetería,
fueron acordados en las reuniones sostenidas con el proveedor, las cuales se registraron en las
evidencias de reunión relacionadas en el punto 3.

De manera general los lineamientos son:

- Organizar las bodegas para optimizar los espacios.


- Organizar los insumos de forma cronológica para que se consuman o utilicen los
productos próximos a vencerse de manera prioritaria.
- Marcar los galones de los insumos de aseo con su respectiva fecha de apertura para
controlar su dosificación.
- Rotular los atomizadores con los stikers suministrados, con el fin de identificar el
producto y evitar riesgos.
- Para la apertura de nuevas sedes, se deben actualizar las rutinas del servicio de aseo
y caftería.

“6. Remitir los soportes de las órdenes de compra realizadas en el marco de los contratos de aseo
y cafetería realizados en 2022 (contrato anterior y vigente)”

Los soportes de las órdenes de compra 66587 - Contrato 493 de 2021 suscrito con ASEOS
COLOMBIANOS ASEOCOLBA S.A. y la actual orden de compra No 95398 - Contrato 1015 de
2022, suscrita con LABORES DOTACIONES INDUSTRIALES S.A.S, (LADOINSA), se adjuntan
con ocasión de la respuesta a la pregunta No 1.

“7. Remitir en un cuadro de Excel, la información de las últimas dos órdenes de compra de los
siguientes insumos recibidos en cada punto de atención”.

La información solicitada en este punto se remite en archivo excel adjunto, en el cual se identifican:
a) el proveedor, b) los ítems de los productos solicitados, c) las sedes de atención de la entidad y d)
el mes de recibo de los insumos.

8. “(5) Informe de qué manera se lleva a cabo el control de almacenamiento de los insumos
perecederos, así como aquellos productos de aseo que requieren almacenamiento en condiciones
particulares, por su riesgo de peligrosidad o contaminación. (remitir soportes que acredite su
respuesta)”.

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El almacenamiento de los insumos de aseo y cafetería se realiza en armarios plásticos en
polipropileno; separadamente se almacenan los insumos de cafetería y los insumos de aseo, para
evitar el riesgo de contaminación cruzada.

Para los insumos de cafetería, se almacenan cronológicamente de tal forma que primero se consuma
los insumos próximos a vencerse.

De acuerdo con el etiquetado de los envases de los productos de aseo y la ficha técnica, la entidad no
cuenta con insumos que presenten altos niveles de peligrosidad, los cuales son manipulados de
acuerdo con los pictogramas indicados en cada uno de sus envases. Se adjuntan las fichas técnicas de
los insumos.

9. “(6) Informar el listado de las personas de carrera administrativa o planta provisional que
desarrollan sus funciones en la Dirección Administrativa de la SD Mujer, el propósito principal
del empleo y los compromisos adquiridos para el año 2022”.

Se adjunta en archivo Excel la relación de las personas de carrera administrativa o planta provisional
de la Dirección Administrativa y Financiera de la SDMujer, que incluye naturaleza del cargo,
nombramiento, dependencia, apellidos y nombres, cargo actual, código, grado, propósito principal
del empleo y los compromisos adquiridos para el año 2022.

10. “(7) Suministrar los contratos suscritos entre la Secretaría de la Mujer y la señora Blanca
Lucero Cuervo Pérez en el presente cuatrienio, así como los informes de ejecución de dichos
contratos con sus respectivos soportes”.

Se adjuntan los contratos suscritos entre la Secretaría Distrital de la Mujer y la señora Blanca Lucero
Cuervo Pérez, desde la vigencia 2020 hasta la actualidad, así como los informes de ejecución de
dichos contratos con sus respectivos soportes.

- Contrato 101-2020 - CD-PS-114-2020


- Contrato 401-2020 - CD-PS-411-2020
- Contrato 197-2021 – CD PS-209-2021
- Contrato 128 de 2022 - CD-PS-136-2022
- Contrato 057 de 2023 - CD-PS-057-2023

11. “(8) Suministrar base de datos con el talento humano contratado en el marco del Contrato
1015 de 2022 por parte del operador, de la siguiente forma:”

Nombre Cargo Correo electrónico Teléfono


Carmen Díaz Coordinadora de Tiempo Completo cecidiaz74@hotmail.com 311 3694666

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Nombre Cargo Correo electrónico Teléfono
Rosa Taborda Coordinadora de Tiempo Completo rosatabares669@gmail.com 318 5426251
Nelson Tovar Operario de mantenimiento básico Correo no disponible 320 4891708
Edwin Jiménez Operario de mantenimiento básico Correo no disponible 311 4869300
José Joaquín Ruiz Operario de mantenimiento básico joaquinruiz257@gmail.com 323 2324150
Lucely Rocha Operaria de aseo y cafetería Correo no disponible 3107856675
Diana Argumedo Operaria de aseo y cafetería dianaargumedo5917@gmail.com 3145841855
Lili Méndez Operaria de aseo y cafetería lilijulieth5@gmail.com 3011269488
Nancy Sotelo Operaria de aseo y cafetería tatys.fajardo2015@gmail.com 3103355852
Doris Galvan Operaria de aseo y cafetería Doris.galvan@hotmail.com 3136708198
Kelly Guzmán Operaria de aseo y cafetería keili.keloto24@gmail.com 3223174995
Flor Rojas Operaria de aseo y cafetería emirojas15@gmail.com 3016757001
Paola Melo Operaria de aseo y cafetería Correo no disponible 3132321391
Sandra Perdomo Operaria de aseo y cafetería samipesu17@hotmail.com 3213234071
Paola Agredo Operaria de aseo y cafetería agredoceronadrianapaola@gmail.com 3016123779
Rosa Bermúdez Operaria de aseo y cafetería Correo no disponible 3023266816
Jery Domínguez Operaria de aseo y cafetería dominguezjery425@gmail.com 3114310113
Yolanda Gaitán Operaria de aseo y cafetería yolandagaitan90@gmail.com 3022953838
Blanca García Operaria de aseo y cafetería blanka10.bg@gmail.com 3214434099
Ana María Gómez Operaria de aseo y cafetería lyreyes@misena.edu.co 3115477694
Vera Hernández Operaria de aseo y cafetería Correo no disponible 3202226642
Leidy López Operaria de aseo y cafetería 20leidycuy@gmail.com 3204391849
Marelbis Mejia Operaria de aseo y cafetería marelbismejia081@gmail.com 3138680153
Mily Mendoza Operaria de aseo y cafetería mily270@hotmail.com 3136796576
Ana Rocío Ortiz Operaria de aseo y cafetería anarocioortizpolo@gmail.com 3123666268
Nidia Ramírez Operaria de aseo y cafetería davra@gmail.com 3132216694
Diana Barrero Operaria de aseo y cafetería dianabarrero42@gmail.com 3157066935
Martha Muñoz Operaria de aseo y cafetería marthadeisy@gmail.com 3004604914
Lizeth Obriam Operaria de aseo y cafetería mariaobriam@gmail.com 3228274892
Miryam Pastrana Operaria de aseo y cafetería crispastrana2008@hotmail.com 3164078273
Beatriz Ramírez Operaria de aseo y cafetería helena.ramirezmo@gmal.com 3202213064
Ingrid Rincón Operaria de aseo y cafetería tatispardo574@gmail.com 3127278440

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Nombre Cargo Correo electrónico Teléfono
María Riveros Operaria de aseo y cafetería mariaclaudia_1973@hotmail.com 3185174968
Paola Romero Operaria de aseo y cafetería Correo no disponible 3234932963
Luz Semanate Operaria de aseo y cafetería nellysemanate06@gmail.com 3138848602
Johan Zapata Operaria de aseo y cafetería johanazapata31@hotmail.com 3114878410
Fuente: Anexo 2 - Perfiles funciones y formación del personal Proceso de Contratación CCENEG-021-1-2019, del acuerdo marco de
Colombia Compra Eficiente.

12. “(9) Informar si desde la supervisión del Contrato 1015 de 2022 o desde la Dirección
Administrativa de la SD Mujer, se dio instrucción de utilizar suministros de aseo y cafetería
vencidos o derogados, los cuales fueron utilizados para el consumo de colaboradores y asistentes
a la Secretaria de la Mujer y Puntos de Atención”

Al respecto, es necesario precisar que, desde la supervisión del Contrato 1015 de 2022 no se han
dado instrucciones sobre el uso y/o utilización de insumos de aseo y cafetería vencidos o derogados
en las diferentes sedes de la Secretaría Distrital de la Mujer, en cumplimiento de los parámetros
establecidos para su utilización.

13. “(10) El personero delegado pregunta ¿por qué se acumuló tanto café del contrato anterior?”

Teniendo en cuenta que la operación de las sedes, fue adelantada inicialmente de forma semi
presencial para la atención de ciudadanas con cita previa y que a partir de agosto, se pasaba a la
atención presencial permanente, en la cual se incluía el desarrollo de actividades misionales, en
consecuencia para el mes julio se realizó la solicitud del pedido de los insumos faltantes para
garantizar la operación, considerando que deben gestionar con un mes de anticipación.

El pedido se realizó teniendo como punto de partida los históricos con que se contaban en diferentes
CIOM antes de la pandemia, en donde se desarrollaban diferentes actividades, como talleres, cursos,
educación flexible, reuniones de grupos intersectoriales, así como las sesiones con las mujeres que
forman parte del Colmyg, situación que fue contraria a la expectativa, dado que prefirieron continuar
con la facilidad de participar de algunas de estas actividades de forma virtual. Por lo anterior, la
afluencia de la población flotante no fue la esperada lo que ocasionó el represamiento de los insumo.

14. “(11) ¿El personal de vigilancia, aseo y cafetería está habilitado para utilizar elementos de
cafetería tales como grecas y microondas para su alimentación?”.

Los hornos microondas disponibles en las sedes de la entidad, no tienen restricción para su uso,
pueden ser utilizados por el personal de las sedes, incluidas las guardas de vigilancia y las operarias
de aseo y cafetería.

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En lo que tiene que ver con las grecas, su uso está permitido para el personal de aseo y cafetería, dado
que su manipulación requiere una capacitación previa, toda vez que se manipula agua a altas
temperaturas y el desconocimiento en su utilización puede generar altos riesgos relacionados con
quemaduras o daños a la greca.

En este punto de la visita, comentamos la expedición de unos lineamientos de carácter administrativo


por parte de la Dirección Administrativa y Financiera de la SDMujer, en el mes de enero de la presente
anualidad, que permiten estandarizar varios aspectos del funcionamiento de los puntos de atención,
los cuales se adjuntan.

15. “(12) ¿Se han presentado exigencias por parte la Entidad en lo relacionado con la rotación del
personal de aseo, cafetería y vigilancia?”.

Tanto en el Contrato No 926 de 2022 con la UNIÓN TEMPORAL MUJER LF 2022, cuyo objeto es
la “Prestación del servicio de vigilancia privada y seguridad integral para los bienes muebles e
inmuebles de propiedad del Secretaría Distrital de la Mujer y aquellos de los cuales sea legalmente
responsable y se encuentren ubicados en las instalaciones de la entidad” como la orden de compra
No 95398 - Contrato 1015 de 2022, suscrita con LABORES DOTACIONES INDUSTRIALES
S.A.S, (LADOINSA) cuyo objeto es “Prestar el servicio integral de aseo y cafetería para las
instalaciones de la Secretaría Distrital de la Mujer”, se concertó con los respectivos contratistas la
rotación del personal cada cuatro (4) meses.

En general, las rotaciones del personal de vigilancia y del personal de aseo y cafetería, tienen como
objetivo principal asegurar una adecuada prestación del servicio, ejercer una retroalimentación en las
labores o rutinas diarias e identificar acciones de mejora.

16. “(13) ¿Desde la supervisión del Contrato 1015 de 2022, cómo se efectúa seguimiento y control
a los temas relacionados con permisos, incapacidades y licencias que requieran las operarias de
aseo, cafetería y vigilancia?”.

Es importante precisar, que la administración del personal que presta el servicio de aseo y cafetería,
le corresponde a LADOINSA S.A.S. Por lo tanto, cuando se presenta alguna novedad referida a faltas,
permisos, incapacidades o demás situaciones, el apoyo a la supervisión del contrato se comunica con
las coordinadoras de tiempo completo, para gestionar los respectivos reemplazos del personal de
acuerdo con lo establecido en los anexos 1 y 2 del Acuerdo Marco de Colombia Compra Eficiente,
así:

“Anexo 1 - Actividades, nivel de servicio y resultados del Servicio Integral de Aseo y Cafetería

Reemplazos del personal

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Reemplazo definitivo del personal que no cumple con las condiciones del Anexo 2
las actividades del Anexo 1 o que incurra en algunas de las condiciones de
terminación de contrato por causas debidamente jusficadas. El tiempo máximo de
respuesta para reemplazo definitivo del personal es de máximo ocho (8) días hábiles
desde el momento en el que el Proveedor conoce la solicitud. El personal que
reemplace a los titulares debe cumplir con al menos los requisitos establecidos en el
Anexo 2.

Reemplazo temporal del personal ausente por cuenta de retrasos, incapacidades,


licencias, vacaciones, retiros y otras causas debidamente justificadas que no
permitan el cumplimiento de los horarios acordados para la prestación del servicio
en máximo en un (1) día hábil después del turno acordado con la Entidad
Compradora para las Regiones de Cobertura de la 1 a la 11, y de (2) días hábiles
para las Regiones de Cobertura de la 12 a la 18.

y Anexo 2 - Perfiles funciones y formación del personal Proceso de Contratación


CCENEG-021-1-2019:

(b) Programar, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades, horarios y


turnos del personal asignado a la Entidad Compradora. Gestionar el reemplazo
provisional o permanente del persona”.

En lo que tiene que ver con el Contrato No 926 de 2022 suscrito con la UNIÓN TEMPORAL MUJER
LF 2022, los permisos, incapacidades o licencias, son coordinados desde la SDMujer con los
supervisores de seguridad del contratista, con el fin de no afectar la prestación del servicio.

No obstante lo expuesto, la Secretaría Distrital de la Mujer ha sido enfática en que todo proveedor, si
bien es el empleador del personal que presta sus servicios en la Entidad, debe propender por el respeto
a los derechos de sus trabajadoras, cumpliendo de igual manera las obligaciones pactadas en el
contrato, dentro de las cuales está la prestación ininterrumpida del servicio, para lo cual debe poner a
disposición el personal que sea requerido para cubrir las situaciones especiales de las personas que
apoyan en la prestación del servicio.

17. “(14) Teniendo en cuenta que las trabajadoras que prestan los servicios integrales de aseo,
cafetería y vigilancia en los diferentes puntos de atención de la Secretaría Distrital de la Mujer
podrían requerir alguno de los servicios ofertados por la entidad ¿Cuál es el lineamiento existente
para que estas mujeres puedan acceder a estos servicios de forma oportuna?”

De conformidad con el objeto de la SDMujer, la entidad desarrolla acciones dirigidas a la garantía de


los derechos de las mujeres que residen en Bogotá D.C. en sus diferencias y diversidades; así, la

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entidad cuenta con una oferta institucional de atención interdisciplinaria dirigida a la promoción,
garantía y restablecimiento de los derechos de las mujeres, dentro de las cuales se encuentran las
Casas de Igualdad de Oportunidades (CIOM).

El personal dispuesto por el proveedor de los servicios de vigilancia y de aseo y cafetería, puede
acceder a nuestros servicios en la casas y a toda la oferta institucional sin restricción alguna, con los
procedimientos establecidos para la ciudadanía en general.

18. El personero Delegado Iván Casas pregunta: “¿quién está realizado las actividades de apoyo
a la supervisión? ¿es su responsabilidad tomar las decisiones sobre el suministro, entrega,
almacenamiento y control de inventarios (lotes) entregados?”.

En razón del Contrato de Prestación de Servicios No 057 de 2023 suscrito con la contratista Blanca
Lucero Cuervo Pérez, que tiene por objeto: “Prestar servicios profesionales para realizar las
actividades relacionadas con el apoyo a la supervisión de los contratos administrativos asignados
por la Dirección Administrativa y Financiera”, es quien realiza el apoyo a la supervisión de la orden
de compra No 1015 de 2022 (aseo y cafetería), teniendo la responsabilidad de verificar el
cumplimiento de las obligaciones contractuales pactadas en el Acuerdo Marco de Precios, que
incluyen las referidas al suministro, entrega, almacenamiento y control de inventarios e insumos
relacionados con la orden.

Quedamos atentas a cualquier duda o inquietud sobre el particular.

Atentamente,

LISA CRISTINA GOMEZ CAMARGO


Secretaria Distrital de la Mujer (E)

Proyectó: Ana Rocío Murcia – Directora Administrativa y Financiera


Revisó: Catalina Zota Bernal – Jefe Oficina Asesora Jurídica .
Revisó: Laura Marcela Tami Leal - Subsecretaría de Gestión Corporativa.

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