Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
II
Hecho el depsito de ley Prohibida la reproduccin parcial y total del contenido De este documento sin la autorizacin expresa del INA.
III
PRESENTACIN
El siguiente material didctico fue desarrollado a travs de la recopilacin de informacin de fuentes primarias con instructores de enseanza del subsector de informtica, y secundarias, entre bibliografa de trabajos de investigacin, artculos y consulta digital en la red de Internet. Este material es producto de la necesidad de un instructivo de apoyo al servicio de capacitacin y formacin profesional, Base de Datos, del programa Tcnico Operador en Equipo de Cmputo como objetivo principal de generar presentaciones por medio de la elaboracin y administracin de diapositivas de calidad. El material est dirigido a todo participante de la formacin y capacitacin profesional del mdulo de Base de Datos en la modalidad presencial, como apoyo al servicio de capacitacin y formacin profesional y con la tutora del profesional tcnico de subsector de informtica, de forma que el material didctico describe el marco terico y prctico de los contenidos, persiguiendo el alcance de los objetivos especficos para el cumplimiento de los criterios de desempeo por cada uno de los participantes. El uso del material didctico est diseado conforme a los objetivos y contenidos del servicio de capacitacin y formacin profesional de la oferta curricular de Base de Datos, por lo cual, en el documento encontrar una estructura conformada por captulos, los cuales representan los objetivos especficos de mdulo de base de datos, as mismo, cada captulo, contiene los subtemas que representan los contenidos de cada objetivo, estos contenidos son desarrollados a nivel terico y prctico, de forma que el participante pueda utilizar el material didctico de una manera de conocimiento.
IV
NDICE
PRESENTACIN......................................................................................................................................III NDICE.......................................................................................................................................................IV INTRODUCCIN....................................................................................................................................VII CAPITULO 1................................................................................................................................................1 1.1) CONCEPTOS DE UNA BASE DE DATOS.........................................................................................................2 1.1.1) BASES DE DATOS..................................................................................................................................2 1.1.2) TABLAS...............................................................................................................................................2 1.1.3) CAMPO................................................................................................................................................2 1.1.4) REGISTRO............................................................................................................................................3 1.1.5) DATO..................................................................................................................................................3 1.1.6) ARCHIVO DE DATOS.............................................................................................................................3 1.1.7) CONSULTAS.........................................................................................................................................3 1.1.8) FORMULARIOS......................................................................................................................................3 1.1.9) INFORMES............................................................................................................................................3 1.1.10) MACROS...........................................................................................................................................4 1.1.11) MDULOS .........................................................................................................................................4 1.1.12) RELACIONES......................................................................................................................................5 1.2) INGRESO A MICROSOFT ACCESS.................................................................................................................5 1.2.1) PROCEDIMIENTO ESTNDAR....................................................................................................................6 1.2.2) PROCEDIMIENTO RPIDO........................................................................................................................7 1.2.3) DESDE EL MEN INICIO.........................................................................................................................7 1.3) CERRAR MICROSOFT ACCESS....................................................................................................................7 1.4) PARTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT ACCESS..........................................................................................8 1.4.1) BOTN DE OFFICE................................................................................................................................9 1.4.2) LA BARRA DE TTULO ..........................................................................................................................9 1.4.3) LA BARRA DE ACCESO RPIDO .............................................................................................................9 1.4.4) ABRIR BASE DE DATOS RECIENTEMENTE....................................................................................................9 1.4.5) PLANTILLAS EN LNEA...........................................................................................................................9 1.4.6) PLANTILLAS PREDISEADAS..................................................................................................................10 CAPITULO 2..............................................................................................................................................11 2.1) USO DE BASE DE DATOS........................................................................................................................12 2.2) USO DE TABLAS....................................................................................................................................12 2.2.1) CREACIN DE TABLAS.........................................................................................................................12 2.2.1.1) CREACIN DE TABLAS DESDE LA VISTA HOJA DE DATOS.........................................................................13 2.2.1.1.1) AGREGAR NUEVOS CAMPOS...........................................................................................................15 2.2.1.1.2) DEFINIR EL TIPO DE DATOS............................................................................................................16 2.2.1.1.3) CAMBIAR EL NOMBRE A UN CAMPO .................................................................................................17 2.2.1.1.4) ELIMINAR UN CAMPO.....................................................................................................................17 2.2.1.1.5) INGRESO DE REGISTROS.................................................................................................................18 2.2.1.1.6) GUARDAR UNA TABLA..................................................................................................................18 2.2.1.1.7) CERRAR UNA TABLA.....................................................................................................................19 2.2.1.2) CREACIN DE TABLAS DESDE LA VISTA DE DISEO................................................................................19 2.2.1.2.1) DEFINICIN DE LOS CAMPOS..........................................................................................................22 2.2.1.2.2) NOMBRE DEL CAMPO....................................................................................................................23 2.2.1.2.3) TIPOS DE DATOS..........................................................................................................................24
2.2.1.2.4) PROPIEDADES DE UN CAMPO...........................................................................................................25 2.2.1.2.4.1) TAMAO DEL CAMPO................................................................................................................25 2.2.1.2.4.2) FORMATO................................................................................................................................25 2.2.1.2.4.3) MSCARA DE ENTRADA.............................................................................................................30 2.2.1.2.4.4) TTULO....................................................................................................................................32 2.2.1.2.4.5) VALOR PREDETERMINADO............................................................................................................32 2.2.1.2.4.6) REGLA DE VALIDACIN.............................................................................................................33 2.2.1.2.4.7) TEXTO DE VALIDACIN.............................................................................................................36 2.2.1.2.4.8) REQUERIDO..............................................................................................................................36 2.2.1.2.4.9) PERMITIR LONGITUD CERO.........................................................................................................36 2.2.1.2.4.10) INDEXADO..............................................................................................................................37 2.2.1.2.4.11) COMPRESIN UNICODE.............................................................................................................37 2.2.1.2.5) BSQUEDA A TRASVS DE CAMPOS..................................................................................................37 2.2.2) CAMBIAR NOMBRE A UNA TABLA..........................................................................................................39 2.2.3) ELIMINACIN DE TABLAS.....................................................................................................................40 2.3) CLAVE PRINCIPAL..................................................................................................................................40 2.4) RELACIONES.........................................................................................................................................41 2.4.1) CREACIN DE RELACIONES...................................................................................................................42 2.4.2) TIPOS DE RELACIONES.........................................................................................................................45 2.4.3) INTEGRIDAD REFERENCIAL...................................................................................................................46 2.4.4) ELIMINACIN DE UNA RELACIN...........................................................................................................47 2.5) USO DE FILTROS....................................................................................................................................47 2.5.1) CREACIN DE FILTROS........................................................................................................................48 2.5.1.1) FILTROS POR SELECCIN...................................................................................................................48 2.5.1.2) FILTROS POR FORMULARIO................................................................................................................53 2.5.1.3) FILTROS AVANZADO........................................................................................................................55 2.6) USO DE CONSULTAS...............................................................................................................................57 2.6.1) CREACIN DE CONSULTAS CON ASISTENTE.............................................................................................57 2.6.2) CREACIN DE CONSULTAS DESDE LA VISTA DE DISEO.............................................................................60 2.6.2.1) CONSULTA DE SELECCIN.................................................................................................................61 2.6.2.2) CONSULTA DE CREACIN DE TABLA...................................................................................................68 2.6.2.3) CONSULTA DE ANEXAR....................................................................................................................70 2.6.2.4) CONSULTA DE ELIMINACIN..............................................................................................................72 2.6.2.5) CONSULTA DE ACTUALIZACIN..........................................................................................................74 2.6.2.6) CONSULTA DE REFERENCIA CRUZADA................................................................................................76 2.6.2.7) CONSULTA DE TOTALES....................................................................................................................78 2.6.2.8) CONSULTA CON USO DE PARMETROS.................................................................................................80 2.6.2.9) CONSULTA DE CAMPO CALCULADO ...................................................................................................83 2.6.3) MODIFICACIN DE CONSULTAS.............................................................................................................86 2.6.4) EJECUCIN DE CONSULTAS...................................................................................................................86 2.6.5) ELIMINACIN DE CONSULTAS...............................................................................................................86 CAPITULO 3..............................................................................................................................................87 3.1) USO DE FORMULARIOS...........................................................................................................................88 3.1.1) CREACIN DE FORMULARIOS................................................................................................................88 3.1.2) MODIFICACIN DE FORMULARIOS..........................................................................................................92 3.1.3) ELIMINACIN DE FORMULARIOS............................................................................................................96 3.2) USO DE INFORMES.................................................................................................................................97 3.2.1) CREACIN DE INFORMES......................................................................................................................97 3.2.2) MODIFICACIN DE INFORMES..............................................................................................................101 3.2.3) ELIMINACIN DE INFORMES................................................................................................................102 CAPITULO 4............................................................................................................................................103 4.1) USO DE MACROS.................................................................................................................................104 4.1.1) CREACIN DE MACROS......................................................................................................................104
VI
VII
INTRODUCCIN
Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un tema, actividad o asunto especfico. As, se pueden utilizar base de datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra coleccin de discos de msica, hasta llevar toda la gestin de una gran empresa u organizacin. Microsoft Access es un potente sistema de administracin de Base de Datos relacionales. Las bases de datos de Access son documentos combinados donde se divide la informacin por parcelas de objetos especializados. As por ejemplo, como elemento primario de informacin se encuentra en las tablas. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que componen la base de datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe. Microsoft Access es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "bsico". Por tanto, este programa de sistema de gestin de base de datos ayuda a crear y modificar para uso personal de pequeas o grandes organizaciones. Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de informacin entrara dentro de la categora de Gestin y no en la de Ofimtica como se cree.
CAPITULO 1
1.1) Conceptos de una Base de Datos 1.2) Ingreso a Microsoft Access 1.3) Cerrar Microsoft Access 1.4) Access 1.5) Creacin de una base de datos Partes de la ventana de Microsoft
Base de Datos Plana: Consiste en una sola tabla. Base de Datos Relacional: Consiste en mltiples tablas relacionadas entre s.
1.1.2) Tablas
Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. La utilizacin de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos slo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos.
1.1.3) Campo
El campo es un valor o un dato de la tabla, un dato por si solo no dice mucho, pero cuando existen varios campos diseados estratgicamente, producen informacin. Esta informacin es almacena en una tabla.
1.1.4) Registro
Un registro representa un tem nico de datos implcitamente estructurados en una tabla.
1.1.5) Dato
Un dato representa un conjunto de caracteres con algn significado, pueden ser numricos, alfabticos, o alfanumricos.
1.1.7) Consultas
Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar los datos de una tabla de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos.
1.1.8) Formularios
Los formularios se utilizan para varios propsitos, manipular datos de una forma fcil y sencilla, para crear paneles de control que activen otros formularios, consultas, informes, para personalizar mensajes, entre algunos.
1.1.9) Informes
Un informe es un mtodo eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la informacin en la manera que desee verla.
1.1.10) Macros
Una macro es un conjunto de una o ms acciones que cada una realiza una operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.
1.1.11) Mdulos
Un mdulo es una coleccin de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad. Mdulos de clases: Los mdulos de formularios y los mdulos de informes son mdulos de clases que estn asociados con un formulario o informe determinado. Los mdulos de formularios y de informes contienen a menudo procedimientos de evento que se ejecutan en respuesta a un evento en un formulario o informe. Puede usar los procedimientos de evento para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y sus respuestas a acciones de los usuarios como por ejemplo hacer clic con el mouse en un botn de comando. Mdulos estndar: Los mdulos estndar contienen
procedimientos generales que no estn asociados con ningn otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos.
1.1.12) Relaciones
Una relacin es la accin de combinar una o ms tablas con el fin de tener ms acceso a la informacin y generar canales de flujo de datos que se comuniquen entre tablas. Las relaciones son importantes por qu una vez creadas una serie de diferentes tablas dentro de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esa informacin. Despus de crear unas series de tablas, se procede a definir las relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez.
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento. Al hacer clic sobre el men Botn Office y elegir la opcin Salir.
Plantillas Prediseadas
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos una base de datos nueva se le asigna el nombre provisional Base de datos 1, hasta que se guarde y se le d un nombre por el usuario. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar .
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales como Guardar , Deshacer o Repetir .
10
Entrar al botn de Office. Un clic en la opcin de nuevo o en el panel central elegir la opcin de base de datos en blanco. En el panel de la derecha, seleccione la carpeta de destino. Escribir el nombre de la Base Datos Un clic en el botn Crear.
iii. iv. v.
11
CAPITULO 2
2.1) Uso de base de Datos 2.2) Uso de Tablas 2.3) Clave Principal 2.4) Relaciones 2.5) Uso de Filtros 2.6) Uso de Consultas
12
13
A mano derecha se observar la vista de hoja de datos, donde se puede visualizar los campos y registro que se vayan creando. Para poder agregar tablas adicionales, utilizar la pestaa crear y la opcin de tabla, la misma crear una nueva tabla y la ubicara dentro del panel de exploracin. Para crear o modificar los campos y registros de una tabla se puede realizar desde la vista de hoja de datos o desde la vista de diseo, donde este ltimo permite una mayor y mejor precisin para definir los campos. A continuacin se presenta el desarrollo de una tabla en ambas vistas:
Defina la informacin que desea almacenar sobre dicha tabla; clientes, facturas, cuentas etc. Como sus campos y registros a almacenar.
14
ii.
Por defecto el Access agrega por primera vez un campo llamado ID. Tome en cuenta que la primera fila (Encabezado), se definen los nombres de los campos que se desea agregar en la tabla. Debajo del nombre del campo se agregan todos los registros de datos que la tabla tendr que almacenar.
Barra de desplazamiento, permite moverse entre todos los registros que posea una tabla, al mismo tiempo el nmero en el centro permite saber en cual registro es el que se est modificando.
15
Pestaa Hoja de Datos: Se ubican la mayora de las opciones generales que permite modificar los campos y registros de una tabla.
Pestaa Hoja de Datos
16
Para insertar el campo encima del tipo d un doble clic o arrastre el campo dentro de la tabla.
17
Dependiendo del tipo de dato escogido, cambie el formato del mismo. El formato permite restringir que valores se pueden escribir dentro del dato escogido. Las opciones que aparecen dentro de la opcin de formato varan segn el tipo de dato escogido inicialmente.
Nota: Para conocer ms sobre el uso y significado de los tipos de datos ver el punto 2.2.1.2.3) Tipos de Datos, ubicado en la pgina 24 de este manual.
18
19
Botn de Cerrar
Defina la informacin que desea almacenar sobre dicha tabla; clientes, facturas, cuentas etc. Como sus campos y registros a almacenar.
ii.
Haga clic derecho sobre el nombre de la tabla (Se muestra al lado izquierdo en el panel de exploracin), en el men contextual, escoger la opcin llamada vista de diseo.
Nota: Una ventaja de la vista de diseo es que permite una mayor y mejor precisin para definir los campos.
20
Antes de mostrar la vista de diseo, el programa solicitar que guarde la tabla con un nombre. Digite el nombre de la tabla, y presione guardar.
Nota: Tome en cuenta que para cambiar de vistas, ejemplo de la vista de hoja de datos a la vista de diseo y viceversa, utilice las siguientes opciones: Con un clic izquierdo, se muestran las diferentes vistas disponibles
21
iii.
Al entrar a la vista de diseo, en la misma solamente se observar los nombres de los campos, el tipo de datos, descripcin y las propiedades del campo. (Los registros solamente se observan dentro de la vista de hoja de datos)
Panel de Exploracin
Tipo de Datos
Nombre del Campo: Representa el nombre que tendr un campo que almacenar datos escritos por el usuario Descripcin del campo: Representa un detalle que se le agrega al campo, especfica su funcin o su utilidad dentro de la tabla. Tipo de Datos: El tipo de dato define que tipos de valores o datos son los que se escribieran dentro del campo.
22
Propiedades del Campo: Contiene cambios adicionales que se le da a un campo en particular, entre los cambios se encuentran su tamao, formato, titulo, entre algunos, tome en cuenta que las propiedades varan dependiendo del tipo de dato escogido inicialmente.
Digite el nombre del campo nuevo ejemplo (Identificacin) Defina el tipo de datos Defina las propiedades Defina si el campo es llave principal Guarde la tabla y cirrela
23
Los nombres de los campos pueden ser escritos de cualquier manera, pero para que funcionen lo mejor posible se da las siguientes recomendaciones: Utilizar solamente letras en minsculas. Se puede combinar letras y nmeros. No utilizar tildes. No dejar espacios en blanco, o unir las palabras con uso de lneas. Ejemplo: telefonocelular tefefono-celular telefono_celular
24
inferiores
255
caracteres.
Ejemplo: nombre, apellido, provincia, cantn, Memo: Almacena textos largos, valores hasta 64000 bytes. Ejemplo: comentarios, observaciones, etc.
Numero: Valores numricos nicamente. Ejemplo: edad, nota de estudio, etc. Fecha/Hora: Valores relacionados con fecha y horas o ambos. Ejemplo: hora de entrada al trabajo, fecha u hora de compras, fecha de nacimiento, etc. Moneda: Valores numricos contables sea con smbolo de moneda. Ejemplo: precio, salario, etc. Auto numrico: El valor auto numrico es un nmero irrepetible (sin duplicados) que genera el sistema automticamente, no es necesario completar este campo a la hora de ingresar los datos. Ejemplo: se utiliza para representar nmeros de facturas, nmeros de transacciones, nmeros de registros o cualquier otro dato que sea auto consecutivo. S/No: Valor booleano (solo tiene dos posibles respuestas), si no, falso verdadero, Activo desactivo etc. Ejemplo: Morosidad, determina si o no la persona tiene morosidad con un banco, etc.
25
Objeto OLE: Se utiliza para insertar objetos como archivos de texto, hojas de clculo, imgenes, audio, videos etc. Ejemplo agregar a la base de datos la fotografa de un empleado, etc. Hipervnculos: Guarde enlaces o vnculos a objetos, pginas de Internet o programas. Asistente para bsquedas: Permite elegir un valor de una lista indica por el usuario, o de otra tabla: al hacer clic sobre esta opcin aparece el asistente, que gua al usuario para especificar los parmetros necesarios. El usuario final escoge un valor para este campo mediante un cuadro combinado o un cuadro de lista.
2.2.1.2.4.2) Formato
En un campo tipo texto, memo o hipervnculo, puede disear la presentacin del dato. Si se escribe los smbolos de > (mayor que) o < (menor que), representa que el contenido escrito va a aparecer totalmente en mayscula (>) o minscula (<). Tambin en el formato se puede utilizar para que el contenido aparezca en un solo color por defecto, para ello, hay que escribir un color dentro de los parntesis cuadrados, ejemplo [Rojo].
26
Esto significa que los valores contenidos en este campo saldrn de color rojo. Algunos de los colores que se pueden utilizar son: rojo, verde, azul, negro, blanco, aguamarina, amarillo. Nota: Tome en cuente que para utilizar un color, sin excepcin tiene que utilizar los smbolos de > o <, junto al color. Ejemplo: < [Verde]. Nota: Si lo escrito en la propiedad de formato aparece entre comillas, significa que lo escrito posee un error. Ejemplo <"[turquesa]", el error anterior significa que el color utilizado no existe. Si el tipo de dato es nmero, moneda, fecha/ hora, si/no, el formato cambia, en estos casos da la opcin de escoger algn tipo de formato segn su tipo, a continuacin se seala algunos de ellos. Fechas / Hora
SI / NO
27
Moneda
Auto numrico
Nmero:
28
A continuacin se describe algunos de los contenidos anteriormente mencionados: Formato para un campo numrico: Byte Entero Entero Largo Simple Doble Valores entre 0 y 255 (sin fracciones) Permite valores entre -32768 y 32767 (sin fracciones) Valores entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (sin fracciones) Valores negativos entre -3.402823E38 y -1.401298E45 y para valores positivos .14012 Valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247EId. de rplica Decimal 324 para valores positivos. Se utiliza para claves auto numricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb o accdb). Formato para un campo Si/NO Verdadero / falso En la vista de hoja de datos la misma se visualiza en forma de una caja de check, la cul si se marca la caja significa Verdadero, y si la caja queda en blanco S / No significa Falso. La representacin grfica es igual con el uso de cajas de check, con la diferencia que cuando se utilice este campo en una consulta o filtro por se debe de sealar con la palabras s o no. Nota: Tome en cuenta que el Activado / desactivado s utilizado se encuentra tildado. La representacin grfica es igual con el uso de cajas de check, con la diferencia que cuando se utilice este campo en una consulta o filtro se debe de sealar con
29
la palabra activado o desactivada. Formato para un campo moneda Nmero general Moneda Presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows Euro Fijo Estndar Porcentaje Cientfico como puede ser . Utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Presenta los valores sin separador de millares. Presenta los valores con separador de millares. Multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%) Presenta el nmero con notacin cientfica.
Formatos para un campo fecha y hora Fecha general Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, Fecha larga 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana Fecha corta Presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000 Presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 Hora larga pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Presenta la hora con el formato normal. Ejemplo:
30
17:35:20 Presenta la hora con formato p.m. o a.m. Ejemplo: 5:35 p.m. Presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35
Nota: El formato se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el tipo de dato Objeto OLE.
31
Al crear una mscara de entrada, puede utilizar caracteres especiales para hacer que la introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada. Puedes definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres Carcte r 0 9 Definicin Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos). Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se # muestran en blanco en la vista hoja de datos, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menos L ? A A & C < > ! permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letras o dgitos. Entrada obligatoria. Letras o dgitos. Entrada opcional. Cualquier carcter o un espacio. Entrada obligatoria. Cualquier carcter o un espacio. Entrada opcional. Convierte los caracteres a minscula. Convierte los caracteres a mayscula. Muestra la mscara de derecha a izquierda y los caracteres se rellenan de izquierda a derecha.
32
Provoca que el carcter siguiente se muestre como un \ .,:;-/ carcter literal (por ejemplo, \B se muestre slo B). Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carcter depende del valor del cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional en el Panel de Control de Windows. Crea una mscara para cajas de textos que solicitan claves Contraseas o Password.
2.2.1.2.4.4) Ttulo
Es la etiqueta que me aparece cuando se utiliza un formulario para referenciar al campo. Tiene como finalidad brindar informacin de los campos al usuario en las distintas vistas. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac observara Fecha de nacimiento.
33
Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia San Jos, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor San Jos y no se tendr que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
aparece a la derecha de la propiedad. Esta opcin ayuda a escribir cualquier expresin en Access, por ejemplo las expresiones de validacin para campos.
34
Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La nica clave que debe tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access. Utilizando el generador Todo lo que escriba ser comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validacin. As que, normalmente, todas empezarn por uno de los smbolos incluidos en la botonera de comparacin. Los cuadros ms abajo y permiten buscar el tipo de operador queremos utilizar. El navegar por estos mens es muy sencillo. De izquierda a derecha seleccionando la categora del elemento que quiere introducir y finalmente el elemento seleccionado pulsa el botn Pegar (o doble clic sobre l) y el elemento se pegar en el campo de texto de la Expresin. Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el operador + para la suma de valores. Funciones del generador Si desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que tambin deberemos desplegar: Funciones incorporadas. Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudar a incluir en tus validaciones funcionalidades varias entre Conversin de valores, Fecha y Hora, Generales, Matemticas y tratamiento de Texto. Igual que antes debe buscar la categora que encaje con lo que est buscando y finalmente, cuando encuentres la funcin, incluirla en la Expresin.
35
En el ejemplo que puede ver en la imagen ha realizado una validacin sobre un campo de Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fecha actual (que sera lo que nos devolver la funcin Fecha()).
Cuando se tenga la expresin completa slo deber pulsar el botn Aceptar y sta se aadir como expresin de validacin a nuestro campo. Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entre parntesis despus del nombre de la funcin, para saber si la funcin requiere argumentos, en la parte inferior del cuadro de dilogo Generador de expresiones, aparece el formato de la funcin, en nuestro caso, como la funcin que hemos elegido no requiere argumentos vemos: Fecha() Si hubiese elegido en la categora Matemticas, la funcin Redondear, nos aparecera abajo Redondear(Nmero;Precisin), indicndonos que entre parntesis debemos escribir el Nmero que queremos redondear (o el nombre del campo que contiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisin (es decir el nmero de decimales que queremos conservar).
36
2.2.1.2.4.8) Requerido
Existen solamente dos valores posibles para esta propiedad: Si y No. El primero indica que el valor campo no podr ser nunca nulo, mientras que el segundo si lo permite. En caso de que permita valores nulos, es conveniente verificar que la propiedad Regla de validacin est redactada de la siguiente manera: ES NULO. La propiedad Requerido no es accesible para los tipos de datos autonumricos.
37
2.2.1.2.4.10) Indexado
Esta propiedad establece un ndice para un solo campo. Valores de la propiedad No Si(con duplicados) Si(sin duplicados) Significado Sin ndice. Este es el valor por defecto de la propiedad. Permite valores duplicados en el campo. No permite valores duplicados
38
Este procedimiento tiene dos connotaciones, la primera que los datos ingresados existan en otra tabla, o que los datos a ingresar estn previamente establecidos por el usuario. As por ejemplo. La Tabla Estudiantes: Identificacin (Clave Principal) Nombre completo Gnero Para dicha tabla el gnero est establecido por un campo texto de un carcter, con una regla de validacin =F o =M, pero an as queremos que la persona simplemente seleccione el valor; entonces definimos un campo de bsqueda en las propiedades del campo una lista. Ejemplo de bsqueda a travs de una lista de valores:
i. ii. iii. iv. v.
establecemos
nuestro
Ubquese sobre el campo genero en vista de diseo En las propiedades del campo, haga clic en bsqueda Mostrar control, seleccionamos Cuadro de lista Tipo de Origen de la Fila, le indicamos que desde una lista de valores Origen de la Fila; digitamos los valores que deseamos permitir separndolos con punto y como (;) ejemplo M;F Guardar los cambios y cerrar la Tabla
vi.
39
Ubquese sobre el campo genero en vista de diseo En las propiedades del campo, haga clic en bsqueda Mostrar control, seleccionamos Cuadro combinado Tipo de Origen de la Fila, Seleccione Tabla / Consulta Origen de la Fila; seleccione la tabla donde estn los datos que quiere buscar. Columna dependiente: La columna donde est el dato que desea relacionar Numero de columnas; cuantas columnas desea mostrar en su bsqueda Encabezado de columna; muestra los encabezados de la tabla donde se est buscando los datos. Guardar los cambios y cerrar la Tabla
vi.
vii.
viii.
ix.
Cierre la tabla que se desea modificar el nombre. Dentro del panel de exploracin, seleccione la tabla y con un clic derecho escoger la opcin de cambiar nombre. Escribir el nuevo nombre y presionar Intro.
iii.
40
Cierre cualquier tabla abierta, principalmente la que se desea borrar. Dentro del panel de exploracin, seleccione la tabla y con un clic derecho escoger la opcin de eliminar. Al mensaje de confirmacin dar aceptar.
iii.
41
Este campo se puede activar seleccionando el campo de tabla y presionando el botn clave principal ubicado en la pestaa diseo. El mejor ejemplo de una clave principal clave principal es l ID-(identificacin) de una persona o nmero personal de identificacin (Cdula, Pasaporte, nmero de seguro)
Otro ejemplo puede ser, un nmero de factura, un nmero de recibo, una transaccin bancaria, nmero de seguro social, un ping de una tarjeta, un nmero de cuenta, entre algunos.
2.4) Relaciones
En una relacin se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con informacin sobre empleados puede relacionarse con otra con datos de pedidos a travs de un campo comn que podra ser id. de empleado.
42
i. ii.
Cerrar todas las tablas Desde la pestaa Herramientas de base datos, buscar la opcin de Relaciones y dar un clic encima. Agregue las tablas que desea relacionar, cierre el cuadro de tablas
iii.
43
iv.
Arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Si desea arrastrar en una sola operacin varios campos, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras pulsa en cada uno de los campos para seleccionarlos antes de efectuar el arrastre.
Arrastre el campo de la tabla 1 (estudiante) al campo que quiere relacionar en la tabla2 (Notas)
A la hora de asociar campos, tenga esto en cuenta: En la mayora de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado la clave externa de la otra tabla. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones, como se explica en el punto cuatro) y deben contener el mismo tipo de informacin. Cuando los campos coincidentes son campos Numricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamao del campo.
44
Las
dos
excepciones
los
tipos
de
datos
coincidentes son que se pude hacer coincidir un campo Autonumrico con un campo Numrico si ambos campos tienen la propiedad Tamaos de campo establecida en id. de rplica.
v.
vi.
Escoger si desea aplicar una integridad referencial y clic en el botn de aceptar. Tome en cuenta que si el programa manda un mensaje de error es porque est ocurriendo algn fallo, como ejemplo que las tablas estn abiertas, o que la informacin dentro de la tabla no coincide o est mal escrita.
vii.
45
46
Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina el registro de la tabla principal, se eliminan automticamente los registros relacionados.
47
Marca la relacin creada (Lnea negra que une las tablas) Presione la tecla suprimir. Al mensaje de confirmacin, elija aceptar. Guardar los cambios.
48
Abrir la tabla donde se desea realizar un filtro, para ello utilice el panel de exploracin. Utilice la pestaa inicio para encontrar las opciones de la elaboracin de un filtro.
ii.
49
iii.
Utilizando la tabla abierta, utilizar las flechas negras que se ubican dentro del encabezado (ttulos de los campos), y dando un clic se muestra las opciones para realizar un filtro.
iv.
Las cajas de check permite seleccionar cuales son los datos que por medio se desea filtrar. Ejemplo valores iguales a 2500, o valores iguales a maletn y piata. Solamente las cajas chequeadas son los datos que se visualizarn.
v.
Entrando desde el encabezado y con el uso de la flecha negra, buscar la opcin de filtros de nmeros o filtros de texto, dependiendo del tipo de campo que pertenezca el campo a filtrar.
50
vi.
En el caso de un campo tipo texto permite mostrar datos que sean iguales a un valor, Ejemplo: igual a maletn, en tal caso muestre los datos que su artculo se llame maletn, y el resto se oculta. Tambin puede utilizar criterios como no es igual, comienza, contiene, termina, no termina, entre algunos.
vii.
En el caso de un campo tipo numrico, fecha o hora, se utiliza condiciones como mayor que, menor que, igual a, no es igual a, o entre. En este ltimo caso el entre permite filtrar la informacin que se encuentren entre dos valores digitados por el usuario.
viii.
Otra manera de realizar los filtros es seleccionando alguna columna o colocndose dentro de algn valor a filtrar. Entrar a la pestaa inicio y dar un clic en la opcin de filtro de seleccin.
ix.
51
x.
Contiene los criterios los cuales se utilizan en un filtro de seleccin, una diferencia es que desde la pestaa inicio, se muestra el filtro basndose directamente en el dato seleccionado inicialmente.
xi.
Al dar clic en el criterio a filtrar, automticamente se muestra el filtro realizado dentro de la tabla. Para eliminar un filtro utilizar la opcin de borrar todos los filtros, ubicado en la pestaa inicio, y la categora de filtros y la opcin de Avanzado.
xii.
52
xiii.
Otra manera de eliminar filtros es utilizando la opcin de alternar filtro, ubicado en la pestaa inicio, categora de filtros, y la opcin de alternar filtro. Tome en cuenta que la opcin no desactiva totalmente como la opcin de borrar todos los filtros, sino que solamente alterna la informacin entre la informacin general de la tabla y el ltimo filtro utilizado y viceversa.
xiv.
Si desea ordenar la informacin filtrada, utilizar las opciones de ordenamiento ascendente y descendente, que se ubican dentro de la pestaa inicio y en la categora de ordenar y filtrar. Tome en cuenta que la opcin de ordenamiento tambin puede utilizarla sin utilizar filtros.
Ordenar Ascendentemente
53
Abrir la tabla donde se desea realizar un filtro, para ello utilice el panel de exploracin. Utilice la pestaa inicio, seleccionar la categora de filtros y dentro la opcin de Avanzado y Filtro por formulario
ii.
iii.
Dentro de la tabla abierta los datos de la misma se ocultan y solamente dejar el encabezado personalizado criterios. y el una filtro, fila en para base a
54
iv.
Para realiza un filtro basndose en un criterio que sea igual a algn valor, de un clic en la flecha del campo que desea realizar el filtro y escoja una opcin. Ejemplo buscar valores iguales a cuaderno.
v.
Si desea realizar un filtro ms personalizado, escriba el criterio del campo que desea filtrar. Ejemplo buscar precio mayores a 5000 (>5000), tambin artculos que inicien con la letra M, (M*).
vi.
Para ejecutar el filtro, seleccionar la opcin de Alternar filtro, ubicado en la pestaa inicio y en la categora de filtros. Puede guardar el filtro realizado, para hacerlo realizar los siguientes pasos: Visualizar el filtro en modo de vista de filtro de formulario. Utilizar la opcin guardar ubicado en la barra rpida. Colocar un nombre y elija aceptar. Tome en cuenta que todo filtro guardado, se guarda como una consulta.
vii.
Nota: Para saber un poco ms del uso de criterios, visualizar en este manual el apartado de consultas de seleccin y el uso de criterios.
55
Abrir la tabla donde se desea realizar un filtro, para ello utilice el panel de exploracin. Utilice la pestaa inicio, seleccionar la categora de filtros y dentro la opcin de Avanzado y Filtro avanzado.
ii.
iii.
Se muestra una nueva ventana, la cual permite agregar los campos que se desean realizar un filtro. Para agregar campos a la zona de consulta, encima del nombre dar un doble clic.
Zona de consulta
56
iv.
Utilizar en la zona de consulta la opcin de orden, si desea ordenar el resultado del filtro, por medio de un ordenamiento ascendente o descendentemente.
v.
Utilizar en la zona de consulta la opcin de criterios, si desea agregar algn tipo de criterio que ayuda a filtrar la informacin por medio de los campos agregados. Tome en cuenta que el criterio a utilizar puede ser amplio y personalizado. Ejemplo: Precios mayores a 5000 (>5000) Artculos iguales a maletn (=maletn) Fechas menores a junio (<01/06/2009)
vi.
Para ejecutar el filtro, seleccionar la opcin de Alternar filtro, ubicado en la pestaa inicio y en la categora de filtros. Puede guardar el filtro realizado, para hacerlo realizar los siguientes pasos: Visualizar el filtro en modo de filtro avanzado. Utilizar la opcin guardar ubicado en la barra rpida. Colocar un nombre y elija aceptar. Tome en cuenta que todo filtro guardado, se guarda como una consulta.
vii.
Nota: Para saber un poco ms del uso de criterios, visualizar en este manual el apartado de consultas de seleccin y el uso de criterios.
57
Entrar a la pestaa crear. Seleccione la opcin de Asistente para consulta, En la primera ventana del asistente, seleccione la consulta sencilla.
58
iv.
Una consulta tiene que mostrar una serie de campos que normalmente el usuario desea visualizar. Para ello, se puede buscar los campos de una tabla o de una consulta.
v.
Seleccione los campos a agregar y utilizar las flechas ( > ) para insertar los campos deseados. Se puede seleccionar campos de una o de varias tablas. Solamente los campos agregados en el panel de la derecha son los que se mostrarn en la consulta.
59
vi.
En la tercera pantalla, se escoger los detalles o resumen que se desea ver en la consulta.
Si se escoge la opcin de resumen, hay que tomar en cuenta que los campos utilizados para est opcin son campos tipo numrico o de moneda. De los campos a resumir se puede obtener una sumatoria, promedio, nmero mximo o mnimo.
vii.
En la cuarta pantalla, se escoge algn tipo de agrupamiento que se desee dar en el momento de mostrar la informacin de la consulta.
60
.
viii.
En la ltima ventana se agrega un nombre a la consulta. Escoger si se desea abrir o modificar la consulta en vista de diseo Un clic en finalizar.
ix.
Nota: Dependiendo del tipo de consulta que se desee, algunas de las pantallas que se muestran dentro del asistente, no son obligatorias utilizarlas, principalmente las pantallas tercera y cuarta, donde se escoge el detalle o resumen y el agrupamientos de los datos. Si desea modificar una consulta creada con el asistente, dentro del panel de exploracin, seleccionar la consulta y con el clic derecho seleccionar la opcin vista de diseo.
61
Entrar a la pestaa crear Seleccione la opcin de Diseo de consulta. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razn no sabe donde se encuentran los campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice. Tome en cuenta que para utilizar consultas basado en campos de diferentes tablas tiene que tener relaciones ya creadas; de lo contrario la informacin que muestre la consulta no ser la ms confiable.
iii.
62
iv.
Agregar los campos que se desean consulta, arrastrando desde la tabla hacia la zona de consulta. Otra manera es dando un doble clic encima del campo, el orden como se agreguen, es el orden como se mostrar la informacin.
v.
El nombre de la tabla donde pertenece el campo. por un campo especfico, el ordenamiento se puede ser por medio ascendente o descendente. El campo ms a la izquierda es el primer ordenamiento y consecutivamente si se usa ms ordenamientos.
o La opcin de mostrar ayuda a visualizar el campo en el momento de ejecutar la consulta. Si la caja de check est activada, visualiza el campo y sus datos, de lo contrario, el campo se oculta; pero el mismo se puede utilizar con criterios, para filtrar la informacin. o La opcin de criterios ayuda a filtrar la informacin, utilizando restricciones dependiendo del campo y su tipo de dato.
63
vi.
Para visualizar la consultar, dentro de la pestaa diseo dar un clic en la opcin de Ejecutar. Si desea volver a la vista de diseo, para modificar la consulta, utilizar la opcin ver y vista de diseo.
vii.
Los criterios son opciones que se utilizan dentro de una consulta para filtrar la informacin y obtener una consulta especifica. Si se realiza una consulta sin criterio, el resultado ser la informacin completa que posea la tabla. Algunos ejemplos de criterios son:
ii.
Genero es un campo tipo texto y se desea buscar todos los estudiantes que sean de gnero femenino; la condicin seria En el criterio del campo genero, =F
64
iii.
Edad es un campo tipo nmero y se desea buscar todos las personas cuya edad es mayor a 10 aos.
iv.
Fecha de nacimiento es un campo tipo fecha y se desea buscar todos los estudiantes que hayan nacido despus del ao 2002.
v.
desea buscar todos los estudiantes por Identificacin, solicitndole que digite el numero de ID. (Consulta con uso de parmetros)
vi.
El campo nombre es un campo tipo texto y se desea buscar todos los estudiantes que tengan un nombre parecido a.
65
vii.
El campo edad es un campo tipo numrico y se desea buscar todos los estudiantes que tengan una edad menor a 15 aos y su gnero sea M (masculino)
Algunos valores relacionales para utilizar en los criterios de las consultas son: (> ) Mayor que. Ejemplo >500, busca nmeros mayores a 50, o > 01/01/2007, busca fechas que sean superiores al primero de enero del ao 2007. (< ) (= ) Menor que. Ejemplo <1500, busca nmeros menores a 1500. Igual. Ejemplo =Cartago, busca provincia que sean iguales a Cartago, o =8500, busca nmeros que sean iguales a 8500. ( >= ) Mayor Igual que. Ejemplo >=01/07/2008, busca fechas que sean mayores iguales al primero de julio del ao 2008, o >=87, busca nmeros que sean mayores iguales a 87. ( <= ) ( <> ) Menor igual que. Ejemplo <= 6900, busca nmeros que sean menores iguales a 6900. Diferente. Ejemplo <> Torres, busca cualquier apellido diferente a Torres, o <>90, busca nmeros que no sean iguales a 90.
66
(Entre)
Rango de valores. Busca nmeros o fechas que se encuentren entre dos nmeros o fechas. Ejemplo Entre 80 y 90, busca nmeros que sean mayor igual a 80 y al mismo tiempo menor igual a 90. Otro ejemplo Entre 01/01/2009 y 31/03/2009, busca fechas que sean mayores iguales al primero de enero del 2009 y al mismo tiempo menores iguales al 31 de marzo del 2009.
(Como) ([ ]) ( Es Nulo )
Parecido a o igual a. Ejemplo como Juan, busca personas que su nombre sea igual a Juan. Texto de mensaje. (Parmetros). Ver el tema consulta por parmetros. Valores Nulos. Muestra el campo que no tenga escrito ningn valor.
( No es nulo) Valores no nulos. Muestra el campo que tengan escrito algn valor. (? ) Comodn ?. Representa un carcter cualquiera (solamente una posicin). Ejemplo:
67
( * )
Comodn *. Representa cualquier carcter, aunque tambin representa muchos espacios. Ejemplo:
*A A* *A*
puede tener cualquier carcter. Buscar personas que inicien con A, despus
68
Entrar a la pestaa crear Seleccione la opcin de Diseo de consulta. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razn no sabe donde se encuentran los campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice.
iv.
Agregar los campos que desea que conformen la nueva tabla, el orden como se agreguen, es el orden como registra en la nueva tabla.
v.
Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para filtrar la informacin de la consulta.
69
vi.
vii.
El programa abrir una nueva ventana, la cual pide ingresar el nombre de cmo se llamar la nueva tabla a crear.
viii.
Escribir el nombre de la tabla (Si la tabla ya existe, en el momento de ejecutar la consulta el Access, borra y reemplaza la tabla por la nueva)
ix.
Ejecutar la consulta desde la opcin de ejecutar ubicado en la pestaa diseo. Salvar la consulta desde la opcin de guardar ubicado en la barra rpida.
x.
Nota: Tome en cuenta que la consulta solamente mostrar al ejecutar un mensaje donde confirma la creacin de la tabla y la cantidad de registros guardados en la misma. Para revisar si el proceso se realizo correctamente, buscar en el panel de exploracin la tabla nueva.
70
Entrar a la pestaa crear Seleccione la opcin de Diseo de consulta. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razn no sabe donde se encuentran los campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice.
iv.
Agregar los campos tal y como se encuentra conformada la tabla donde se desea anexar la informacin. Tome en cuenta que si no se agrega algn campo, el mismo se ver en blanco en el momento de ejecutar la consulta.
v.
Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para filtrar la informacin de la consulta a anexar.
71
vi.
vii.
El programa abrir una nueva ventana, la cual pide ingresar el nombre de la tabla donde se desea anexar la informacin. (Tome en cuenta que la tabla tiene que existir en la base de datos)
viii.
Nota: Tome en cuenta que la consulta solamente mostrar al ejecutar un mensaje donde confirma la anexin de los datos a la tabla y la cantidad de registros guardados en la misma. Para revisar si el proceso se realizo correctamente, buscar en el panel de exploracin la tabla anexada.
72
Entrar a la pestaa crear Seleccione la opcin de Diseo de consulta. Agregar las tablas que se desea utilizar. Solamente agregar la tabla donde se van a borrar los registros, si se ocupa de alguna otra tabla por razones de relacin o criterios se tiene que agregar.
iv.
Seleccionar inicio.
la
consulta
de
73
v.
vi.
En este tipo de consulta se debe de agregar a la zona de consulta dos datos. La tabla donde se desea eliminar: Para ello en el nombre de la tabla, dar un doble clic al asterisco que se encuentra debajo dentro de ella. Y el campo o campos que se desean utilizar para agregar criterios.
vii.
Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para filtrar la informacin, y especificar exactamente cuales son los datos que se desean eliminar.
viii.
Ejecutar la consulta desde la opcin de ejecutar ubicado en la pestaa diseo. Salvar la consulta desde la opcin de guardar ubicado en la barra rpida.
ix.
Nota: Tome en cuenta que la consulta solamente mostrar al ejecutar un mensaje donde confirma la eliminacin de los datos y la cantidad de registros eliminados en la misma. Para revisar si el proceso se realizo correctamente, buscar en el panel de exploracin la tabla donde elimino los datos.
74
Entrar a la pestaa crear Seleccione la opcin de Diseo de consulta. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razn no sabe donde se encuentran los campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice.
iv.
Seleccionar inicio.
la
consulta
de
75
v.
vi.
El campo o campos que se desean actualizar, para ello en la fila de actualizar a, agregar el modo como se desea modificar los datos. Ejemplo al campo unidades, se desea aumentar en 100.
Tambin se deben de agregar cualquier campo adicional que se desea utilizar para agregar criterios y as la consulta se realice ms exacta.
vii.
Ejecutar la consulta desde la opcin de ejecutar ubicado en la pestaa diseo. Salvar la consulta desde la opcin de guardar ubicado en la barra rpida.
viii.
Nota: Tome en cuenta que la consulta solamente mostrar al ejecutar un mensaje donde confirma la actualizacin de los datos y la cantidad de registros que fueron modificados. Para revisar si el proceso se realizo correctamente, buscar en el panel de exploracin la tabla donde se actualizo los datos.
76
Entrar a la pestaa crear Seleccione la opcin de Diseo de consulta. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razn no sabe donde se encuentran los campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice.
iv.
77
v.
vi.
En este tipo de consulta se debe de agregar a la zona de consulta solamente tres campos.
Valor: Se ubica en la fila de tabla referencia cruzada, y identifica el campo que se desea valorar, en otras palabras es la informacin que se mostrar en la hoja de datos. Algo importante es que el campo que se toma como valor, es el nico campo que se le puede elegir el tipo de forma como se desea totalizar. Ejemplo suma, promedio, nmeros mximos, mnimos, contar, entre algunos. Para totalizar, se escoge la opcin a travs de la fila de Total.
Encabezado de fila: Se ubica en la fila de tabla referencia cruzada, y identifica el campo que se desea agrupar la informacin. En la fila de Total, siempre se tiene que elegir la opcin de Agrupar por.
Encabezado de columna: Se ubica en la fila de tabla referencia cruzada, y identifica el campo que
78
se desea agrupar la informacin. En la fila de Total, siempre se tiene que elegir la opcin de Agrupar por.
vii.
Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para filtrar la informacin, y especificar exactamente cuales son los datos que se desean observar.
viii.
Ejecutar la consulta desde la opcin de ejecutar ubicado en la pestaa diseo. Salvar la consulta desde la opcin de guardar ubicado en la barra rpida.
ix.
Entrar a la pestaa crear Seleccione la opcin de Diseo de consulta. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razn no sabe donde se encuentran los campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice.
79
iv.
v.
vi.
En este tipo de consulta se debe de agregar a la zona de consulta solamente dos campos.
Campo a Totalizar: Se ubica en la fila de total y identifica el campo que se desea totalizar, en otras palabras es la informacin que se desea totalizar. Ejemplo suma, promedio, nmeros mximos, mnimos, contar, entre algunos.
Campo a Agrupar por: Se ubica en la fila de total, y identifica el campo que se desea agrupar la informacin.
Ejemplo:
Totalizar para todos los vendedores, la cuenta de sus artculos. Totalizar para todas provincias, la suma de sus votantes.
80
vii.
Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para filtrar la informacin, y especificar exactamente cuales son los datos que se desean observar.
viii.
Ejecutar la consulta desde la opcin de ejecutar ubicado en la pestaa diseo. Salvar la consulta desde la opcin de guardar ubicado en la barra rpida.
ix.
Entrar a la pestaa crear Seleccione la opcin de Diseo de consulta. Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razn no sabe donde se encuentran los campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice.
81
iv. v.
Agregar los campos que se desean utilizar en la consulta. Seleccionar el tipo de consulta que se desea utilizar. Ejemplo una consulta de seleccin.
vi.
Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para filtrar la informacin, y especificar exactamente cuales son los datos que se desean observar.
vii.
Si dentro de los criterios va a utilizar parmetros siga los siguientes pasos. Ubquese en el campo que desea agregar un parmetro. Dentro del criterio utilizar parntesis cuadrados [ ], dentro de la misma escriba una frase que gua al usuario para saber que es lo que se debe de digitar. Tome en cuenta que la informacin que se escriba dentro del parntesis, no puede ser igual al nombre de algn campo que se haya declarado en alguna tabla de la base de datos.
82
viii.
Ejecutar la consulta desde la opcin de ejecutar ubicado en la pestaa diseo. En el momento de ejecutar el Access mostrar una pantalla donde pedir el valor por el cual se desea filtrar la consulta. Tome en cuenta que la frase que muestra el cuadro, es la misma que se digito en los parntesis cuadrados en la seccin de criterios.
ix.
Ejemplos de Parmetros: [Escriba el nombre de un Empleado] [Escriba el nmero de cdula] [Escriba la edad de la persona] > [Escriba un nmero] Busca la persona que posea el nombre igual al que se escribi. Busca la persona que tenga la cdula igual a la que se escribi. Busca las personas que tenga una edad igual al escrito. Busca digitado. nmeros mayores que, al
83
> [Escriba el primer nmero] y < [Escriba el segundo nmero] rangos, buscar
Busca
nmeros que se encuentren entre dos nmeros que sean mayores al primero escrito y al mismo tiempo menores al segundo nmero escrito por el usuario. <= [Escriba una fecha de nacimiento] Busca personas que su fecha de nacimiento es menor o igual al que el usuario escribi.
84
iii.
Agregar las tablas que se desea utilizar. Si por alguna razn no sabe donde se encuentran los campos a utilizar, agregue todas las tablas, y al final eliminar las tablas que no utilice.
iv.
Seleccionar los campos que se desean ver en la consulta. Para agregar un campo calculado siga el siguiente proceso:
v.
Ubquese en una nueva columna y inicie a escribir en la primera fila llamado campo. Escriba un nombre para el ttulo de la columna seguido de dos puntos: Ejemplo: Total: Colocar la frmula matemtica que se desea para conformar los valores que se agregarn en la nueva columna, tome en cuenta que si utiliza un campo que exista en alguna tabla, los nombres de los campos tiene que venir dentro de parntesis cuadrados. Ejemplo: [precio]*[unidades].
Nota: Tome en cuenta que dentro de la consulta pueden existir ms campos, pero no necesariamente se tienen que agregar los campos que se utilizan dentro del campo calculado, excepto que el usuario desee verlo as. Tambin tome en cuenta que si el nombre de algn campo que se encuentre dentro de los parntesis est mal digitado, la misma puede ser tomado como un parmetro y no como un campo de la tabla.
85
vi.
Agregar los criterios necesarios desde la zona de consulta, esto para filtrar la informacin, y especificar exactamente cuales son los datos que se desean observar.
vii.
Ejecutar la consulta desde la opcin de ejecutar ubicado en la pestaa diseo. Tome en cuenta que solamente en modo de ejecucin o vista hoja de datos, se puede visualizar el resultado del clculo matemtico y la creacin de un campo calculado.
viii.
86
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar el nombre de la consulta a modificar. Dar un clic derecho y escoger la opcin vista de diseo. Realizar los cambios que sean necesarios. Guardar la consulta.
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar el nombre de la consulta a ejecutar. Dar un clic derecho y escoger la opcin de abrir (Otra manera de ejecutar es dar un doble clic encima del nombre de la consulta).
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar el nombre de la consulta. Tome en cuenta que la consulta debe de estar cerrado. Clic derecho y escoger la opcin de eliminar. Al mensaje de confirmacin, elija aceptar.
iii. iv.
87
CAPITULO 3
88
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar una tabla o consulta. Dar un clic en la pestaa crear. Seleccionar y dar un clic en las opciones de formulario, o formulario dividido, o varios elementos. La misma va a generar a partir de la tabla o consulta un formulario automtico en base a todos los campos de la misma. Si la misma est relacionada con otra tabla, el formulario se genera en base a todas las tablas que necesiten.
89
v.
Si desea modificar el formulario utilizar la pestaa formato. En la misma se encontrar opciones de formato de fuente, formato para las cajas de texto y de relleno del formulario, como estilos predeterminados de autoformato.
vi.
Guardar el formulario.
Otra forma de crear un formulario es mediante el asistente, para crear un formulario en asistente realice los siguientes pasos:
i. ii. iii.
Entrar a la pestaa crear. Clic en la opcin Ms formularios. Clic en Asistente para formularios.
90
iv. v.
En la primera ventana, seleccione la tabla o consulta a utilizar Agregue los campos utilizando el smbolo de >, el orden como se agreguen, es el orden como se mostrar en el formulario.
vi.
En la segunda ventana, seleccione el tipo de distribucin (columnas, tabular, justificado). Principalmente est opcin ayuda a acomodar y da la forma como se visualizar los campos e informacin dentro del formulario.
91
vii.
En la tercera ventana, seleccione el tipo de autoformato, diseo, fuente estilo de colores que desee observar en el formulario.
viii.
En la ltima ventana, colocar un ttulo para el formulario, tome en cuenta que el ttulo asignado, es el nombre como se guardar el formulario.
ix.
Un clic en Finalizar.
92
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar el formulario a modificar. Dar un clic derecho y escoger la opcin vista de diseo. Utilizar la paleta de herramientas de Controles. Guardar el formulario.
93
Asistente de controles, me permite generar cdigo o acciones del control automticamente, mantngalo activado Insertar logotipo Insertar un ttulo al formulario Insertar el nmero de pgina Insertar fecha u hora
Cuadro de Textos
Insertar etiquetas
Botones de accin
94
Insertar rectngulos
95
Para agregar controles en la vista de diseo como el uso de botones de accin, realice los siguientes pasos:
i. ii.
iii.
96
iv. v.
Indicar si la etiqueta del botn debe aparecer con imagen o texto. Escribir un nombre para el Botn.
vi.
Clic en Finalizar.
Nota: Para manipular cualquier control, ingrese a modo vista de diseo, y para ejecutarlo ingrese a modo vista de formulario.
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar el nombre del formulario. Tome en cuenta que el formulario debe de estar cerrado. Clic derecho y eliminar Al mensaje de confirmacin, elija aceptar.
iii. iv.
97
iii.
En la primera ventana, seleccione la tabla consulta que se basar la informacin para el informe. Agregue los campos utilizando el smbolo de >, el orden como se agreguen, es el orden como se mostrar en el informe.
iv.
98
v. En la segunda ventana, indique como desea ver los datos. Est opcin
permite crear una agrupacin de primer nivel en base a una tabla. La opcin solamente se utiliza si el informe est basado en campos de diferentes tablas.
permite crear un agrupamiento por medio de algn campo de la tabla. Ejemplo: agrupar una lista de electores por medio del campo Provincia.
99
vii.
La cuarta ventana, indique los criterios de ordenamiento. Permite ordenar la informacin hasta con un total de 4 diferentes ordenamientos. Ejemplo: muestre una lista de electores, primero ordenar las personas por provincia, segundo por cantn, tercero por distrito y cuarto por apellidos.
Use el botn de opciones de resumen en caso de que desee realizar algn clculo de algn campo tipo nmero o moneda. Los clculos se pueden hacer por medio de sumatorias, promedio, sacar el nmero mximo o mnimo.
100
viii.
La quinta ventana, indique el diseo del informe (distribucin de los datos) y orientacin (vertical horizontal). Ofrece la manera como el informe se presentar y como los datos se visualizarn.
ix.
La sexta ventana, seleccione el estilo del informe. Permite escoger un tipo de autoformato para decorar el informe mismo.
101
x.
La sptima ventana, se indica el nombre del ttulo que tenga el informe. Tome en cuenta que el ttulo asignado, es el nombre como se guardar el informe.
xi.
Un clic en Finalizar.
Nota: Tome en cuenta que no es necesario utilizar todas las ventanas que aparecen en el asistente de informes, sino solamente las que se necesitan para crear el informe que el usuario necesita.
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar el nombre del informe a modificar. Dar un clic derecho y escoger la opcin vista de diseo. Utilizar la paleta de herramientas de Controles. Guardar el informe.
102
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar el nombre del informe. Tome en cuenta que el informe debe de estar cerrado. Clic derecho y escoger la opcin de eliminar. Al mensaje de confirmacin, elija aceptar.
iii. iv.
103
CAPITULO 4
4.1)
Uso de Macros
104
Entrar a la pestaa crear. Clic en Macro y seleccionar la opcin de macro. Seleccione las acciones que desea realizar. Para cada accin escogida, se le debe de indicar el nombre del objeto a llamar. Ejemplo. Si la opcin es abrir una consulta, indicar en el espacio de nombre de la consulta: Consulta de Empleados. Lista de Acciones a ejecutar con macros
105
v. vi.
Guardar la Macro. Para ejecutar una macro, utilizar el botn de Ejecutar ubicado en la pestaa diseo o desde el panel de exploracin dar un doble clic encima del nombre de la macro.
Tome en cuenta que el orden como se vayan agregando las acciones de los diferentes objetos, es el orden como se ejecuta al iniciar la macro.
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar el nombre de la macro a modificar. Dar un clic derecho y escoger la opcin vista de diseo. Realizar los cambios de acciones a modificar o ingresar nuevas acciones. Guardar la macro.
v.
Entrar al panel de exploracin. Seleccionar el nombre de la macro. Tome en cuenta que la macro debe de estar cerrada. Clic derecho y escoger la opcin de eliminar. Al mensaje de confirmacin, elija aceptar.
iii. iv.
106
BIBLIOGRAFA
Jordany Arias Chacn. Material didctico de Access 2007. San Jos, Costa Rica. 2009. Sheyla Piedra. Material didctico de Access 2007. San Jos, Costa Rica. 2008.