Diseño de un proyecto elearning

El e-learning en las Administraciones Pblicas
Diseo de un proyecto e-learning
NDICE
1. INTRODUCCIN............................................................................................ 3 2. DIAGNSTICO DE LA ORGANIZACIN Y NECESIDADES DE FORMACIN ... 5 2.1. QU ES EL DIAGNSTICO ........................................................................ 6 2.2. DETECCIN DE NECESIDADES DE FORMACIN ..........................................21 3. DISEO DE UN PROYECTO E-LEARNING .................................................. 30 3.1. INTRODUCCIN ....................................................................................30 3.2. IDENTIFICACIN Y FUNDAMENTO DEL PROYECTO ..................................30 3.3. OBJETIVOS Y METAS DEL PROYECTO ........................................................34 3.4. CONTENIDOS DEL PROYECTO..................................................................35 3.5. ACCIONES FORMATIVAS.........................................................................37 3.6. MEDIOS Y RECURSOS ............................................................................41 3.7. EVALUACIN ........................................................................................49 4. EJECUCIN .............................................................................................. 50 5. EVALUACIN DEL PROYECTO DE FORMACIN E-LEARNING..................... 51 BIBLIOGRAFA ............................................................................................ 57 PGINAS WEB DE INTERS.......................................................................... 58
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Los derechos de propiedad intelectual son titularidad de la Fundacin CEDDET
1. INTRODUCCIN
Como se estudi anteriormente en el mdulo 1, cuando se plantea un plan de formacin, hay que partir de un anlisis externo de la organizacin, as como un anlisis interno para lograr definir el diagnstico de la organizacin, que vendra a ser la situacin de partida de nuestra institucin. En est mdulo, vamos a repasar el proceso de diagnstico de una organizacin, comentando las herramientas que podramos utilizar para abordarlo. Ello nos ayudar a definir las necesidades de formacin que es relevante definir, para establecer los objetivos del plan de formacin y los destinatarios de nuestro proyecto e-learning. Toda la informacin obtenida en este proceso de diagnstico, nos servir de punto de partida para iniciar y explicar el diseo de la planificacin de un proyecto e-learning, y por tanto, para completar el apartado de justificacin o fundamento que incluiremos en nuestro proyecto. En esta justificacin o fundamentacin del proyecto se explica por qu es necesario realizar precisamente ese proyecto y no otro, y por qu la alternativa que planificamos (segn el diagnstico y deteccin de necesidades) resulta la ms ptima. La formacin es un beneficio tanto para la institucin como para el personal que en ella trabaja. Es importante plantearla de esa forma, como un juego de gana gana. Es aconsejable buscar la colaboracin de jefes y responsables para obtener los mejores resultados. El factor humano del trabajo necesita y reivindica la formacin continua, que permita ir adaptando las personas y su desarrollo profesional en las nuevas necesidades del trabajo, con un aumento en profesionalidad, movilidad y flexibilidad a las organizaciones. Esto har que no falten cualificaciones y competencias profesionales para que el Sector Pblico evolucione y de respuestas adecuadas a los nuevos retos que las sociedades del conocimiento le plantean. En este mdulo no slo se pretende tener un conocimiento concreto sobre la teora de cmo debera ser un proyecto e-learning, sino tambin pretende la aplicacin prctica de lo aprendido en el marco institucional y contextual de cada participante.
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Los objetivos generales de este mdulo son: Conocer todos los aspectos de un proyecto e-learning (planificacin, ejecucin, evaluacin y presupuestacin) Los objetivos especficos: Definir qu es un proyecto e-learning Conocer los pasos previos a la planificacin de un proyecto e-learning Definir conceptos de diagnstico, deteccin de necesidades, ejecucin y evaluacin Conocer las fases de elaboracin de un proyecto e-learning Aplicar los conocimientos aprendidos en un contexto determinado,
mediante las prcticas realizadas en el tema.
En este mdulo se asentarn las bases para poner en marcha un proyecto de elearning propio, para la organizacin o institucin en la que desarrollamos nuestro trabajo. Si queremos asegurarnos el xito del proyecto e-learning, existen determinados elementos que ser necesario tener en cuenta en su fase de diseo, por lo que nos preguntaremos: en qu factores tenemos que centrar la atencin? Qu elementos no se pueden pasar por alto? Qu expectativas se tienen sobre el e-learning o qu se pretende en su implantacin?
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2.
DIAGNSTICO
DE
LA
ORGANIZACIN
NECESIDADES
DE
FORMACIN
A lo largo de este mdulo se ofrecer un marco para la elaboracin y presentacin de un proyecto de e-learning en nuestra organizacin, partiendo del anlisis de las condiciones adecuadas para su desarrollo que veremos en esta unidad. Partiremos del supuesto de que nuestra organizacin carece de un proyecto o plan de e-learning, es decir, que no se han implantado iniciativas formativas de este tipo pero que ya cuenta con un plan de formacin donde se puedan estar llevando a cabo acciones formativas presenciales. El objetivo que se pretende con un proyecto e-learning es mejorar la capacitacin del personal, actualizar las tcnicas o procedimientos de la organizacin, o bien, mejorar la calidad y productividad; pero no deberamos pretender implantar el elearning como un fin en s mismo. Por lo tanto, el e-learning es una modalidad ms de formacin para alcanzar los objetivos enunciados en el plan de formacin. Un aspecto a tener en cuenta, sera el de considerar nuestro plan de e-learning como parte del plan de formacin de la organizacin, por lo tanto partiramos de los mismos supuestos: Se tendr en cuenta el anlisis global de la organizacin, realizado en la fase de elaboracin del plan de formacin que ya dispone la institucin, pero hay que hacer hincapi en otros factores que influyen ms especficamente en la posibilidad de implantacin de la formacin elearning. Dar respuesta a las necesidades de formacin detectadas o, al menos, a parte de ellas. Es decir, que los objetivos de nuestro proyecto e-learning iran en la misma lnea que los del plan de formacin de la organizacin. Se dirigir a la totalidad o a parte de los colectivos que se quiere formar en el plan de formacin de la organizacin, por lo tanto los destinatarios recogidos en nuestro proyecto e-learning, estarn contemplados en dicho plan. Deber encajar en el presupuesto disponible a tal efecto.
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2.1. QU ES EL DIAGNSTICO
Como se estudi en el mdulo 1, el diagnstico de la organizacin es el anlisis de la situacin de partida de la institucin. Para tener una informacin completa es necesario tener en cuenta: El anlisis del contexto externo de la organizacin, que es el anlisis del entorno, donde se tienen en cuenta las transformaciones externas que influyen en las funciones y estructura de la organizacin. El anlisis del contexto interno de la organizacin, que es el anlisis propiamente misma. dicho de la organizacin, donde se estudian las transformaciones internas que influyen en las funciones y estructura de la
En los siguientes apartados estudiaremos las herramientas y tcnicas para realizar el anlisis externo e interno de la organizacin.
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2.1.1. Tcnicas y herramientas para hacer el diagnstico
En el proceso de diagnstico, es posible contar con distintas alternativas, en cuanto a la utilizacin de herramientas para recoger los datos que necesitamos, a continuacin citamos algunas de ellas: Cuestionarios: permiten obtener informacin mediante preguntas
sistematizadas sobre hechos, conocimientos o actitudes. En funcin del tipo de preguntas que contengan stos pueden ser abiertos, en caso de que tengan libertad de respuesta o bien, cerrados, donde tienen que seleccionar una o ms respuestas de las presentadas. Entrevistas: son conversaciones entre una o varias personas con un objetivo determinado, en nuestro caso, recoger informacin. Generalmente estn ya estructuradas y planificadas, es decir que previamente se habrn definido los objetivos, planificado un guin o un cuestionario estructurado y preparado el sistema de recogida de esta informacin. El entrevistador debe comenzar su trabajo explicando claramente cual es su objetivo, y persuadir al entrevistado de la necesidad de su colaboracin con la finalidad de que se genere una situacin de empata. Reunin de grupo o grupo de discusin: que se realizar con
representantes de los diferentes puestos o niveles profesionales. En este caso es importante que estn representados todos los niveles y que las personas que participen tengan conocimiento de las necesidades del grupo al que representan. Pueden seguirse dos estrategias, estar representados todos los grupos niveles o categoras afectados, as como los niveles profesionales y por departamentos diferentes de las departamentos donde obtengamos informacin genrica, o bien formar por organizaciones. Observacin directa: consiste en el estudio de conductas. Son tiles para evaluar comportamientos o actitudes pero la desventaja es la influencia sobre la actitud de los individuos que estar influenciada al sentirse observados. Por ejemplo, se puede realizar una observacin sistematizada del personal mientras estn trabajando en su lugar de trabajo. Una tcnica utilizada que engloba la observacin sera la tcnica de los grupos de
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trabajo, que consiste en organizar grupos que mediante la discusin sobre temas determinados que revelan opiniones sobre temas existentes.
Anlisis documental: consiste en la recoleccin de datos y anlisis de los mismos a partir de informacin escrita disponible de la institucin (por ejemplo, datos econmicos, normativa de funcionamiento internoetc.)
Para analizar los datos existen varias tcnicas resumidas a continuacin: Diagrama Causa-Efecto o Diagrama Espina de Pescado: es una forma de organizar y presentar las diferentes teoras propuestas sobre las causas de un problema. Est compuesto por un recuadro (cabeza), una lnea principal (columna vertebral), y 4 o ms lneas que apuntan a la lnea principal formando un ngulo aproximado de 70 (espinas principales). Estas ltimas poseen a su vez dos o tres lneas inclinadas (espinas), y as sucesivamente (espinas menores), segn sea necesario Ejemplo:
Esquema elaborado con el software CmapTools (http://www.eduteka.org/HerramientasVisuales.php)

Esta tcnica se puede utilizar en cualquier mbito, no slo en la organizacin. A continuacin mostramos un ejemplo aplicado en una organizacin, donde el problema (cabeza) es la prdida de expedientes administrativos:
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Anlisis DAFO: permite ver la situacin actual de una organizacin posibilitando un diagnstico que facilite la toma de decisiones. El trmino DAFO es una sigla formada por las 4 letras de las palabras: Debilidades. Tambin llamadas puntos dbiles. Son aspectos que limitan o reducen la capacidad de desarrollo efectivo de la estrategia de la organizacin, constituyen una amenaza para la organizacin y deben, por tanto, ser controladas y superadas. Es un factor interno de la organizacin. Fortalezas. Tambin llamadas puntos fuertes. Son capacidades, recursos, posiciones alcanzadas y, consecuentemente, ventajas que deben y pueden servir para explotar oportunidades. Es un factor interno de la organizacin. Amenazas. Se define como toda fuerza del entorno que puede impedir la implantacin de una estrategia, o bien reducir su efectividad, o incrementar los riesgos de la misma, o los recursos que
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se requieren para su implantacin. Es un factor externo de la organizacin. Oportunidades. Es todo aquello que pueda suponer una ventaja para la organizacin, o bien representar una posibilidad para mejorar la efectividad de la misma. Es un factor externo de la organizacin.
Una vez elaborada la matriz DAFO, podramos establecer una lnea estratgica como punto de partida: Cmo eliminar las debilidades? Cmo potenciar las fortalezas? Cmo aprovechar las oportunidades? Cmo neutralizar las amenazas?
Ejemplo de Matriz DAFO:
AMENAZAS (A)
OPORTUNIDADES (O)
PUNTOS DBILES (D)
Estrategias de SUPERVIVENCIA
Estrategias de REORIENTACIN
PUNTOS FUERTES (F)
Estrategias DEFENSIVAS
Estrategias OFENSIVAS
Comos se puede consultar en el anexo 6 de este mdulo (Desafos, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de la formacin online en las Administraciones Pblicas latinoamericanas):De la combinacin de las diferentes variables enunciadas, se puede obtener distintas estrategias por parte de la administracin respecto a la formacin online:
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Estrategias defensivas: surgen con el objetivo de eliminar las debilidades de la Administracin Pblica y, de esta manera, obtener los objetivos propuestos con el mnimo de recursos posibles.
Estrategias ofensivas: el objetivo es maximizar las fuerzas de que dispone la Administracin Pblica.
Estrategias
de
supervivencia:
son
utilizadas
por
aquellas
Administraciones Pblicas que estn sometidas a una fuerte presin procedente del entorno o de la propia debilidad de la institucin. Estrategias de reorientacin: el objetivo es aprovechar las ventajas competitivas de la institucin y la dependencia del entorno Tcnica del grupo nominal (TGN): esta tcnica permite la identificacin de problemas y la propuesta de soluciones mientras se evitan los problemas de las dinmicas de grupo, como pueden ser, la lentitud, conformismo y reduccin de juicios crticos derivados del deseo de pertenecer al grupo, control y manipulacin del grupo por parte de unos pocos, la reduccin del esfuerzo individual al diluirse la responsabilidad de aportar en el grupo mientras otros estn participandoetc.
Fuente: Cmo detectar las necesidades de Intervencin socioeducativa (M Paz Prez Campanero)
A continuacin indicamos el proceso de desarrollo de un grupo nominal: Formulacin: Reunin de un grupo de participantes que a los que se les plantean una cuestin que les requieran pensar en
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dimensiones de un problema o sus soluciones, donde la pregunta se recomienda que sea abierta. Generacin de ideas: cada uno escribe las alternativas que se le ocurren segn su percepcin del problema en un tiempo establecido que variar en funcin de la cuestin planteada. Registro de ideas: las ideas generadas se registran en un rotafolios o paneles donde el coordinador de cada grupo realiza esta tarea haciendo que cada uno presente una idea por turnos. En esta fase no se hacen comentarios ni se discuten las ideas. Discusin: Cada idea puede ser explicada o clarificada por cada participante. Este proceso es tarea del grupo. Votacin preliminar: cada miembro elige las ideas que considera mejores y se escriben en tarjetas numeradas. Estas tarjetas se entregan y las ideas ms votadas se registran en el rotafolios. Discusin resumen: Con estos resultados se extrae la decisin del grupo. Se considera una tcnica idnea para profundizar en el anlisis de necesidades. Tcnica Delphi: Se trata de un grupo nominal ms complejo y lento. Se diferencia del grupo nominal en que ste requiere que todos los miembros estn presentes fsicamente en un mismo ambiente y en la tcnica delphi, no se requiere esa presencia fsica. Consiste en la seleccin de un grupo de expertos a los que se les pregunta su opinin sobre cuestiones referidas a acontecimientos del futuro. Las estimaciones de los expertos se realizan en sucesivas rondas, annimas, al objeto de tratar de conseguir consenso, pero con la mxima autonoma por parte de los participantes. Un ejemplo de desarrollo de esta tcnica podra ser la siguiente: Elaboracin de las cuestiones a plantear en el estudio. Seleccin de expertos, un nmero adecuado podra ser 10. Se plantean las cuestiones en forma de sucesos con una probabilidad de ocurrencia en el futuro. Las respuestas se sintetizan y priorizan y se vuelven a cuestionar a los expertos.
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Las respuestas contrastadas pueden ser objeto de una reunin de los expertos participantes para elaborar propuestas definitivas.
Benchmarching (Buenas Prcticas): Ya vimos en el mdulo 1 la definicin de sociedad del conocimiento. En este contexto, la formacin permite que el Sector Pblico evolucione y de respuestas adecuadas a los nuevos retos que estas las sociedades del conocimiento, le plantean. La Administracin Pblica est incorporando parcialmente el benchmarching, no slo como tcnica para comparar la situacin de partida de nuestra organizacin con otras identificando buenas prcticas que llevan a cabo otros rganos de gobierno, sino que tambin puede ser utilizada como una herramienta de evaluacin inicial de nuestra organizacin y final de nuestro proyecto.
BUENAS PRCTICAS Qu tenemos que aprender/imitar de otras organizaciones? Se necesita formacin? Qu formacin especfica y para quines?
Las tendencias de la aplicacin de este proceso de benchmarking muestran que muchos gobiernos al compararse con el sector privado, incrementan su exigencia y estndares as como ms credibilidad con los ciudadanos. Es aconsejable no dejarse llevar por modas o tendencias en auge, por el simple hecho de que muchas instituciones las estn llevando a cabo. Recomendamos tener en cuenta siempre las caractersticas y factores de
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nuestra organizacin y estudiar si los cambios que podamos iniciar podran beneficiarla o no.
Fuente: Benchmarking y buenas prcticas (Victoria Paz Fierro Silva)
Reflexione sobre su organizacin o sector: Analice y compare el funcionamiento de otras organizaciones del sector pblico respecto a la suya. Para ello: o Qu servicios o mtodos considera ms fuertes respecto a los de su propia organizacin? o Ha pensado el mtodo de recoleccin de datos? le recomendamos analizar las diferencias Finalmente
encontradas entre su organizacin. Tambin puede hacer un anlisis interno, es decir, comparar el funcionamiento departamentos dentro de su organizacin de distintos
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2.1.2. Anlisis del contexto externo de la organizacin
Para realizar un anlisis del contexto externo, es necesario tener en cuenta que el entorno cambia, y estos cambios obligan a la organizacin a adaptarse. Son muchas causas externas, las que inicien cambios en la institucin, a continuacin nombramos algunas: Objetivos del programa poltico o plan operativo del gobierno. Avances tecnolgicos: nuevas mquinas, sistemas, procedimientos, programas. Coyuntura econmica: crisis econmica, subida de costes, descenso del consumo. Factores ambiente, mayores. Reflexione sobre su organizacin o sector: Pueden afectar estos cambios a mi organizacin o sector? Puede incluir otros que Ud. crea que pueden producirse y ser relevantes en el rea de negocio que Ud. conoce. Puede influir la formacin para aprovechar los cambios positivos o contrarrestar los negativos? Indique concretamente qu formacin y para qu colectivo sera necesaria. socio-culturales: descenso de defensa natalidad, del consumidor, de medio aumento personas
CAMBIOS DEL ENTORNO Qu cambios del entorno estn afectando a mi organizacin o sector? Se necesita formacin?
Qu formacin especfica y para quines?
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2.1.3. Anlisis contexto interno de la organizacin Para realizar un anlisis del contexto interno de la organizacin, es necesario tener en cuenta su historia, cultura, problemas, demandas de personal y de los ciudadanos. A continuacin enumeramos algunos puntos clave en el anlisis de la organizacin. Marco jurdico y normativa de la institucin, ya que pueden impulsar o limitar las propuestas de formacin. Por ejemplo, si una organizacin tiene limitadas las contrataciones de docentes externos, puede suponer un hndicap en determinados momentos, por lo que la normativa interna de la organizacin hay que analizarla en este punto. El grado de orientacin hacia las TIC y su implantacin. La existencia de diversos departamentos, sus caractersticas y su relacin con las Nuevas Tecnologas. La descentralizacin geogrfica de la compaa y los medios de comunicacin empleados.
La historia, la cultura institucional y sus caractersticas, que se evidencian tras el anlisis de la misin, la visin y los valores de la organizacin. A continuacin recordaremos estos conceptos: la misin puede definirse como la razn de ser de la organizacin, su objetivo en la prestacin del bien o servicio pblico. La misin es la respuesta a la pregunta, Para qu existe la organizacin? La visin sera la situacin futura que desea tener la organizacin, el propsito de la visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organizacin. La visin de la organizacin es la respuesta a la pregunta, Qu queremos que sea la organizacin en los prximos aos?. Finalmente, los valores seran el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestin de la organizacin. Constituyen la filosofa institucional y el soporte de la cultura organizacional. No hay que perder de vista estos pilares bsicos de la organizacin, ya que nos ayudar en fases posteriores a definir las necesidades de formacin en la organizacin y posteriormente los objetivos de formacin, ya que stos han de ser coherentes con estos elementos. o Evolucin de la plantilla: una de las razones que justifican con ms frecuencia la formacin es la de los cambios asociados a la plantilla.
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POSIBLES CAMBIOS EN LA PLANTILLA Qu formacin van a Se van a producir? Cuntos En qu puestos o niveles? requerir las personas que ocupen esos puestos? Jubilaciones (a su edad o anticipadas) Ingresos Reestructuracin de
la organizacin por la asuncin de nuevas competencias Promocin, traslados
Reflexione sobre su organizacin o sector, les puede dar una pista sobre las posibles necesidades formativas: o Tiene el personal posibilidades de ascender o evolucionar en el trabajo? o Estn asignadas todas las funciones necesarias para el adecuado funcionamiento de la institucin? o o o Est motivado el personal? Se siente implicado en los objetivos de la organizacin? Es suficiente el nivel medio de formacin acadmica que posee el personal? o Reciben todos los empleados algn tipo de formacin o actualizacin al menos cada dos aos? o o o Son fluidas las relaciones interpersonales? Es bueno el ambiente de trabajo? Existe cooperacin y trabajo en equipo?
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Los
puestos
de
trabajo
sus
funciones,
estn
claramente definidos? o El trabajo que hace cada persona est adecuado a su capacidad y conocimientos? o Estn asignadas todas las funciones necesarias para el adecuado funcionamiento de la empresa? o Existen responsables o encargados segn las diferentes actividades, especfico? Anlisis de problemas de la organizacin o sector: Los problemas de la organizacin o sector nos dan una buena informacin de lo que tenemos que mejorar y aprender. Por ello habra que reflexionar sobre: Qu problemas de funcionamiento tenemos en la Organizacin o Departamento? De qu se quejan los ciudadanos, los empleados y directivos pblicos, la sociedad civil? Puede la formacin ayudar a resolver esos problemas? Qu formacin y para quines? aunque no tengan un nombramiento
ANLISIS DE ORGANIZACIN/SECTOR Qu tenemos organizacin? problemas en la Se necesita formacin? Qu formacin especfica y para quines?
Anlisis de la situacin de la formacin en la organizacin o sector: en esta seccin obtendr informacin de cmo se encuentra la formacin y el
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desarrollo profesional de las personas que laboran en su organizacin o sector. El diseo de planes de formacin en las organizaciones pblicas actuales se configura como una de las alternativas estratgicas que garantizan la disponibilidad de las personas idneas mejora en la calidad pblicos. Es preciso conocer en qu situacin se encuentran los trabajadores con respecto a la formacin y a su carrera profesional. Se podrn recopilar datos de inters como pueden ser el nmero de empleados que trabajan en la organizacin, el nmero de horas de formacin en cursos en aos anteriores, as como el nmero de empleados que recibi formacin en los aos anteriores. De esta forma se puede obtener el porcentaje de trabajadores formados anteriormente, respecto al personal total de la organizacin, lo cual puede dar una idea de la repercusin de la formacin y de las polticas que dan mayor o menor importancia a la formacin continua de los trabajadores como estrategia organizativa. Tambin es conveniente conocer si los empleados pueden promocionar a puestos de mayor responsabilidad y la frecuencia. Un baremo para definirlo podra ser: o Frecuentemente: si el 60% de las respuestas son afirmativas en las encuestas o o A veces: del 30 al 59% de respuestas afirmativas Rara vez: de 0 a 29% de respuestas afirmativas en los puestos adecuados para la de servicios de la produccin de bienes y prestacin
Es necesario definir igualmente, cules podran ser las causas por las que el personal no recibe formacin. Entre estas causas podramos destacar, que la institucin no organice formacin, que el personal no tenga informacin suficiente sobre las iniciativas de formacin que se estn llevando a cabo, que no dispongan de autorizacin expresa de los mandos superiores para llevarlo a cabo. Otras dificultades que se puede encontrar el personal para formarse sea que los horarios o los lugares de imparticin dificulten la asistencia o no sean los adecuados. Por ejemplo, si se organiza la formacin fuera de los horarios laborales puede suponer un handicap importante, ya que requiere de un
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esfuerzo extra por parte del trabajador que ha de compaginar trabajo, curso y vida personal, y no siempre es fcil llevarlo a cabo sin el apoyo institucional. En el caso de que la formacin sea online, es preciso definir si la organizacin proveer al personal de los medios tcnicos necesarios para llevarlo a cabo o si el empleado pblico tendr que encargarse de conseguirlos por su cuenta (Ordenador, Internet, Procesadores de Textoetc.). Otra de las razones por las que el personal no se forme, es que la oferta formativa que ofrece la organizacin no est adecuada a los perfiles de los empleados. Se pueden dar varias circunstancias, por ejemplo: Si se centran en temas que no son del inters del colectivo mayoritario, o Si stos no se adapten al nivel de conocimientos porque sean demasiado bsicos como para suscitar el inters de los trabajadores del sector pblico o bien se trate de temas demasiado tcnicos o complejos para su nivel de conocimientos o habilidades de partida. Conviene no perder de vista la actitud de los trabajadores frente a la formacin continua, por ejemplo, si tenemos un colectivo con la percepcin de que no tienen posibilidad de promocin profesional crea una desmotivacin que dificulta una predisposicin positiva hacia la formacin. Por ello, es muy importante incentivar y promover polticas de gestin en las Administraciones Pblicas que fomenten la promocin a travs de una carrera profesional. Se pueden establecer una serie de competencias / gestin profesional / formacin / carrera profesional, de forma que quienes superen un cierto nivel competencial puedan ascender en su carrera profesional a un nivel ms alto dentro de la Administracin Pblica. Del anlisis de los datos obtenidos anteriormente se derivara el diagnstico de la situacin de la formacin en la organizacin.
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2.2. DETECCIN DE NECESIDADES DE FORMACIN
El proceso de deteccin de las necesidades de formacin se obtiene por la diferencia entre los requerimientos de formacin, es decir las competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) que necesita la organizacin para su buen funcionamiento y los que realmente tiene el personal de la misma. A esto hay que aadir el potencial de desarrollo de estas personas para aumentar sus posibilidades de desarrollo profesional. A continuacin mostramos un grfico que muestra la relacin entre estos conceptos claves: requerimientos de formacin, necesidades de formacin y competencias de los empleados.
Gua Mejora para la deteccin de necesidades formativas de las y los trabajadores a tiempo parcial. 1999. FORCEM
La formacin necesaria es la conclusin de inters, pero para llegar a ella es necesario saber cul es la necesidad a la que responde. Un proyecto de formacin parte siempre de la definicin de los objetivos a conseguir, estos objetivos los obtenemos de las necesidades de formacin detectadas. En ocasiones, la formacin en las organizaciones falla porque no se ha definido un objetivo para la misma.
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Veamos a continuacin, para lograr detectar las necesidades, qu fases hay que seguir. stas parten del estudio de las competencias como veremos en los siguientes apartados: Fase previa: Diagnstico interno de la Administracin Pblica y anlisis del entorno que ya hemos visto en el apartado anterior. Fase 1: Se trata de identificar los requerimientos de formacin. Sera definir las competencias claves de los empleados excelentes (por sectores). En esta fase se de determinaran los roles y funciones que han de desempear los empleados pblicos. Para ello podemos contar con tcnicas y herramientas que hemos visto anteriormente como las tcnicas de grupos, la tcnica de grupo Delphi o el cuestionario. Fase 2: Se trata de identificar las competencias reales del personal. Vendra a ser la estimacin del nivel de los empleados (por sectores) en las competencias claves definidas y estudio del posible desfase existente. Una vez se definen las competencias que seran necesarias para el desempeo del trabajo, hay que evaluar los conocimientos, habilidades y actitudes reales que tienen los empleados del sector pblico que seran los destinatarios de la formacin. Para ello, contaremos con las siguientes herramientas de recogida de informacin mostradas anteriormente, observacin, cuestionarios de recogida de informacin o entrevistas. Fase 3: Se trata de identificar las necesidades de formacin. Sera realizar un informe de conclusiones con la informacin obtenida en las fases anteriores que sirve como punto de partida para definir el programa formativo.
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Figura. Fuente Deteccin de necesidades (INAP)
2.2.1. REQUERIMIENTOS DE FORMACIN Nos encontramos en la fase 1 (identificacin de competencias clave) que hemos visto en el apartado anterior. Los requerimientos de formacin son las competencias necesarias para que la organizacin funcione. Definimos el concepto de competencia como el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes que posee el personal. Por tanto, los requerimientos seran el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para desempear adecuadamente los puestos de trabajo existentes (es lo que el trabajador necesita saber para abordar con efectividad el trabajo encomendado). Siguiendo el criterio, que Lundvall y Jonson (1994) sealan con respecto a los conocimientos, cuatro categoras:
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1. Conocimiento del qu (know-what). Implica un conocimiento de datos. Por ejemplo el PIB del pas 2. Conocimiento del por qu (know-why). Requiere el conocimiento de las teoras, leyes y reglas que rigen, con carcter general, los fenmenos que estudiamos (reglas del comportamiento humano, reglas del proceso lgico de toma de decisiones,...) 3. Conocimiento del cmo (know-how). Va unido al conocimiento de las habilidades. Por ejemplo, el conocimiento de cmo comunicarse de una forma clara y eficaz, o de cmo formar equipos. 4. Conocimiento del quin (know-who). Envuelve informacin acerca de quin hace qu? Y quin conoce hacer qu? Este tipo de conocimiento envuelve principalmente la capacidad social de establecer relaciones entre grupos especializados y adquirir nuevos conocimientos basados en el intercambio. Este conocimiento es muy importante para la organizacin, ya que permite conocer quin sabe hacer algo y quin sabe cmo hacerlo. Otras habilidades asociadas al conocimiento del quin son las de tipo social como la habilidad para la cooperacin y para la comunicacin interna y externa de la organizacin.
Desde la perspectiva de la Administracin Pblica, a las anteriores categoras de conocimiento de Lundvall y Johnson, convendra aadir el conocimiento del para qu. Es fundamental que los trabajadores del sector pblico no pierdan la perspectiva final de su trabajo y es que trabajan para los ciudadanos. Su labor debe de ir encaminada a servir con objetividad el inters general. Habr conocimientos y habilidades de tipo: Tcnico, referentes al tipo de servicio que se preste: sanitario, turismo, etc. Estructuras organizativas y gestin de personal Procedimiento administrativo y contratacin pblica Econmico financiero, Directivo o de gestin, liderazgo, planificacin y organizacin, gestin y seguimiento. Habr actitudes como la escucha, atencin al ciudadano, capacidad de asumir iniciativas, implicacin en los resultados, visin estratgica, compromiso tico con el servicio pblico etc.
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Centrndonos en las competencias, nos encontramos con otra tipologa: Bsicas, comunes a todas las ocupaciones e imprescindibles para la incorporacin de un trabajador al mercado de trabajo. La titulacin es una garanta de las mismas. Tcnico-profesionales son aquellos conocimientos, habilidades y actitudes que son especficas de cada uno de los grupos profesionales. Supone el manejo de contenidos y tareas de su mbito profesional, as como conocimientos y destrezas requeridos en un determinado entorno laboral. Transversales, seran aquellas competencias genricas, comunes a la mayora de las profesiones que se relacionan con la puesta en prctica integrada de aptitudes, rasgos de personalidad, conocimientos y valores adquiridos. Por ejemplo, la competencia participativa, nos prepara para saber colaborar en el trabajo con otras personas de forma comunicativa y constructiva, as como demostrar un comportamiento orientado al grupo. Competencia Clave, capacidades requeridas para desempear el trabajo con eficacia, variando sus contenidos segn los niveles esperados de rendimiento. Es conveniente tener en cuenta que un plan de formacin completo para una organizacin o sector debe partir de la definicin de competencias necesarias para desempear los puestos. Ahora bien, para ello es necesario un anlisis de tareas o de puestos de trabajo. La definicin de las competencias de los puestos es necesaria sobre todo para hacer un plan global de formacin en una organizacin y para establecer los itinerarios formativos, es decir qu conocimientos o competencias son necesarias para poder acceder a los diferentes puestos de trabajo (sean de mayor o del mismo nivel). Esta informacin la tienen muchas organizaciones que tienen sus manuales de descripcin y anlisis de puestos, profesiogramas, definicin de competencias. Para realizar el anlisis de estos elementos, podemos utilizar la matriz DAFO que ayudar a recabar informacin sobre los requerimientos de formacin. La prioridad marcada en los requerimientos de formacin (competencias necesarias para desempear un puesto de trabajo) vendr definido en funcin de las estrategias y las polticas de la organizacin. Entre las razones por las que una organizacin necesite adquirir nuevas competencias, tendramos dos tipos de motivos, unos seran los estratgicos, que son los derivados de cambios en la poltica institucional.
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Por ejemplo, hay que incorporar un nuevo servicio en la institucin que implique la utilizacin de nuevos sistemas informticos. Estas y otras razones estratgicas pueden obligar a adquirir nuevos conocimientos y habilidades, as como nuevas actitudes. Deberemos formarnos en ellas si no las poseemos. A este tipo de competencias o requerimientos de formacin los denominaremos estratgicos, porque responden a las estrategias que se plantea la organizacin o sector para mejorar la calidad en la prestacin de los servicios pblicos. Otra de las razones seran Operacionales, que seran los derivados del funcionamiento normal de la organizacin, es decir, lo que hace falta saber o dominar para un correcto desempeo del puesto de trabajo y el adecuado funcionamiento de la organizacin pblica. Los requerimientos operacionales pueden ser muy diferentes para la misma categora profesional en funcin del tipo de actividad que desarrollen. Director del Departamento de Gestin de Recursos Humanos de las que necesita un Administrativo del Registro. Estos requerimientos se obtienen a partir de un anlisis de los puestos de trabajo. Proponemos reflexionar sobre los requerimientos de formacin estratgicos, para ello puede completar la siguiente tabla. Como punto de partida le ayudar preguntarse qu competencias son necesarias adquirir, tenga en cuenta las reflexiones que ha hecho en los apartados anteriores referidos al contexto, la organizacinetc.
REQUERIMIENTOS DE FORMACIN ESTRATGICOS Requerimientos debidos al entorno: Requerimientos debidos a la situacin del sector pblico:
Requerimientos debidos a los problemas del sector pblico:
Una vez definidos los requerimientos de formacin, en el siguiente apartado analizaremos la forma de definir las necesidades de formacin.
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2.2.2. ANLISIS DE LAS COMPETENCIAS. NECESIDADES DE FORMACIN
DETERMINACIN
DE
SUS
Hasta ahora hemos identificado los requerimientos de formacin (competencias necesarias para desempear un puesto adecuadamente), ahora veremos la fase 2, es decir analizar las competencias reales que tiene el personal. Como hemos comentado, el objetivo de obtener informacin sobre los requerimientos de formacin y las competencias reales del personal, ser la de comparar estos datos para identificar, las necesidades de formacin.
Cuando
analizamos
las
competencias
que
tiene
el
personal,
es
positiva
la
consideracin de los empleados: Estn los empleados de la organizacin para todo ello? Qu conocimientos tienen actualmente y cules necesitarn adquirir? Qu otras necesidades tienen para desarrollarse personal y profesionalmente? La nica forma de obtener esa informacin es consultando a las personas que lo saben: los empleados y sus responsables directos. Por ello, es necesario preguntar adecuadamente y colaborar con los responsables. En el inicio de este apartado, ya hemos visto qu tcnicas y herramientas son las ms utilizadas para realizar este anlisis, hacemos mencin como recordatorio: Cuestionario: Es la forma ms sencilla de obtener la informacin de las necesidades de formacin a travs de un cuestionario. En el anexo 1 de este mdulo, puede consultar unos ejemplos de cuestionarios de deteccin de necesidades. Entrevista, en el anexo 2 de este mdulo, puede consultar un ejemplo de entrevista estructurada para la deteccin de necesidades. Reunin de grupo o grupo de discusin: como hemos visto al inicio de este mdulo, podemos utilizar distintas tcnicas de grupo, por ejemplo, tcnica del grupo nominal o grupo delphi. La fase 3, sera el estudio del posible desfase existente entre la estimacin del nivel actual de competencia del personal y el considerado como idneo para los esos
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empleados (requerimientos de la formacin). De esta forma obtendramos las necesidades de formacin. Para ayudarnos a identificar las necesidades de formacin en nuestra organizacin, le recomendamos reflexionar sobre los siguientes puntos dentro de su organizacin. Tipo de problemas que tiene para desempear su puesto o cmo podra mejorar su desempeo. Qu expectativas de desarrollo profesional tiene el personal. Una vez que concrete cules seran los problemas o las reas de mejora, se puede formular la pregunta: sera necesaria formacin?, cul concretamente?.
RESUMEN El primer paso para comenzar un proyecto de e-learning en una organizacin es el anlisis de la situacin de partida en la misma (diagnstico de la organizacin). Para ello, contamos con distintas herramientas como cuestionarios, entrevistas, observacin, anlisis de la informacin escrita de la organizacin e informacin obtenida a partir de la organizacin de grupos de trabajo. Podemos tener varias tcnicas para recopilar y analizar la documentacin: Anlisis DAFO Diagrama Causa-Efecto Grupo Nominal Grupo Delphi Benchmarking
La deteccin de necesidades nos ayuda a definir los objetivos formativos del proyecto. La necesidad formativa es la diferencia entre los requerimientos de formacin (competencias necesarias) y las competencias reales del personal. Analizamos varios aspectos para definirlas: el entorno, la competencia, evolucin de la plantilla, anlisis de problemas del sector/organizacin.
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A continuacin mostramos un resumen de la fase de diagnstico en un proyecto elearning: Qu analizamos Institucin Destinatarios Necesidades Formativas Cmo analizamos DIAGNSTICO Herramientas Cuestionarios Entrevistas Grupos de trabajo Observacin Etc. Tcnicas DAFO Causa-efecto Grupo Nominal Tcnica Delphi Benchmarking
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3. DISEO DE UN PROYECTO E-LEARNING
3.1. INTRODUCCIN
Una de las cuestiones que tenemos que plantearnos es el por qu deberamos plantearnos un proyecto e-learning. El proyecto que llevemos a cabo debera estar bien fundamentado, ya que hay que justificar la utilizacin de herramientas tecnolgicas para la formacin (no hay que dejarse llevar por modas o bien porque nos parezca interesante este enfoque). En esta unidad, veremos con qu elementos y apartados debera contar todo proyecto e-learning: Definicin y Justificacin del proyecto Objetivos y metas del proyecto Contenidos del proyecto Acciones formativas Medios y recursos. Anlisis de viabilidad Planificacin de la Evaluacin
Como punto de partida contaremos con la informacin y los datos obtenidos en la fase anterior de diagnstico de la organizacin y la deteccin de necesidades, que nos permitir comenzar a desarrollar el primer punto de nuestro proyecto.
3.2.
IDENTIFICACIN Y FUNDAMENTO DEL PROYECTO
El diseo de planes de formacin en las organizaciones pblicas actuales se configura como una de las alternativas estratgicas que garantizan la disponibilidad de las personas idneas en los puestos adecuados para la mejora en la calidad de la produccin de bienes y prestacin de servicios pblicos. Depende, por lo tanto, de la planificacin general de la institucin, configurndose como uno de sus pilares cada vez ms importantes, y ha de responder tanto a los requerimientos presentes de cambio como a las transformaciones laborales futuras. En los ltimos aos, las organizaciones no se pueden sustraer al auge de las Nuevas Tecnologas. En mayor
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medida, todas han comenzado el proceso de su incorporacin de estos recursos como herramienta de trabajo habitual. Para definir nuestro proyecto de e-learning tendremos que tener en cuenta las caractersticas de la organizacin en el momento actual. Segn el supuesto en el cual nos movemos, el proyecto e-learning es un documento elaborado por la institucin con el fin de desarrollar una serie de iniciativas de e-learning fundamentadas en el marco de un plan de formacin global. En esta fase, es momento de fundamentar el proyecto, es decir, se explica por qu es necesario realizar precisamente ese proyecto y no otro, y por qu la alternativa que planificamos (segn el diagnstico y deteccin de necesidades) resulta la ms adecuada.
En este punto, detallaremos las caractersticas de los destinatarios a los que dirigiremos la formacin concretamente. Para ello se detallarn las caractersticas de los mismos, en funcin de la deteccin de necesidades que se haya hecho previamente: CARACTERSTICAS DE LOS DESTINATARIOS Edad y nivel acadmico Formacin Bsica para el puesto de trabajo Motivacin hacia la formacin Experiencias previas a la formacin Formacin complementaria Nivel de manejo de herramientas online Tiempo del que dispone el trabajador para formarse Intereses personales y profesionales
informticas
No es lo mismo capacitar a personas ya familiarizadas con el uso de las nuevas tecnologas, que utilizan diariamente el ordenador, que a aquellos que desarrollan su trabajo con otros medios diferentes. Es distinto formar a personas jvenes con un
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amplio desarrollo profesional, que a quienes necesitan una cualificacin para las tareas que estn realizando en un momento dado. Un elemento esencial a considerar es el nmero de participantes, ya que la formacin a distancia y sobretodo el e-learning presenta unos costes de preparacin elevados (coste fijo) siendo el costes por alumno (coste variable), es bajo respecto a la formacin presencial. En la modalidad presencial partimos de unos costes fijos ms bajos, pero tenemos un coste variable por alumno ms elevado. La pregunta que debemos hacernos es a partir de cuantos alumnos resulta ms econmica la formacin en modalidad e-learning que en presencial? Ese punto se denomina breakeven o punto de equilibrio. Con un nmero de alumnos inferior al break-even resulta ms econmica la formacin presencial, mientras que con un nmero superior resulta ms econmico el e-learning. El nmero de alumnos donde se sita el break-even depender de muchos factores, por ejemplo, frecuencia en que se da una formacin, la caducidad de sus contenidosetc.
Adems de los destinatarios, es conveniente hacer un anlisis de las variables que pueden influir en el desarrollo del e-learning en las instituciones. La informacin acerca de estas variables, la hemos obtenido en la fase de diagnstico, stas, son fundamentales no slo para definir el proyecto, sino tambin para aportar elementos que justifican la realizacin del proyecto e-learning. A continuacin vemos cmo utilizar esos datos para justificar nuestro proyecto:
Por ejemplo, la Dispersin geogrfica es un factor decisivo a la hora de optar por la formacin a distancia, ya que encarece enormemente la formacin presencial. Las nuevas tecnologas nos permiten llegar a ms poblacin, aunque est dispersa, sin incrementar apenas los costes econmicos. Por ejemplo, puede apoyar la decisin de implementar una estrategia e-learning frente a otro tipo de modalidades de formacin por ejemplo cuando sean muy numerosas las personas a formar y especialmente si existe dispersin geogrfica entre los alumnos.
Como apuntbamos la unidad anterior, una de las dificultades que encontraba el personal para formarse podan ser los horarios o los lugares de imparticin que dificulten la asistencia, es decir, influye la situacin laboral: jornada de
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trabajo. El e-learning es puede resultar una modalidad til cuando el personal a formar deba compatibilizar actividades formativas con laborales.
Tambin hemos visto anteriormente las dificultades relacionadas con la actitud hacia la formacin y la motivacin, estos aspectos que han de tenerse en cuenta tambin. En principio como se supone que se ha realizado previamente un anlisis de las competencias reales del personal, estaramos evitando destinatarios. problemas, como por ejemplo, que la formacin pudiese llegar a ser demasiado bsica o compleja para el nivel de los
No es lo mismo formar a personas que se incorporan a la organizacin de forma peridica que reciclar las competencias del personal que continua durante aos en la organizacin, aunque en ambas es posible la utilizacin de la modalidad e-learning, ste es idneo cuando hay que reciclar o actualizar a menudo conocimientos con los que ya cuenta el personal. Por tanto, para definir este apartado de nuestro proyecto e-learning, podramos analizar los siguientes aspectos: La necesidad de formar a personal (que se incorpora recientemente en la organizacin, o bien en competencias nuevas), el grado de evolucin de los conocimientos necesarios y la urgencia en el desarrollo de las acciones formativas.
Otro elemento a tener en cuenta, es el nivel inicial de conocimientos y experiencia de los trabajadores del sector pblico, as como las habilidades con las TIC (Tecnologas de la informacin y comunicacin). El problema puede venir cuando nos enfrentamos con colectivos con escasa experiencia con ordenadores. En estos casos puede ser necesario un curso previo de preparacin o directamente desestimar la opcin del e-learning y optar por la presencialidad.
Como el plan de formacin es un documento elaborado de acuerdo con la poltica de personal conforme al plan de actuacin de gobierno con la finalidad de asegurar la formacin de su personal por un perodo determinado. El plan se inscribe, pues, dentro de la estrategia de la poltica institucional. Por lo tanto la estrategia de e-learning tiene que formar parte del plan de formacin
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global, por tanto, es necesario tenerlo en cuenta a la hora de justificar el proyecto y deberemos analizar: Qu cuestiones sera deseable realizar pero no es posible por dificultades de localizacin o de tiempos. o El desarrollo del plan de formacin y en especial las dificultades que se est encontrando. o El coste de las acciones formativas presenciales, para analizar si el e-learning puede servir para reducir costes de algunas. o Cules son los aspectos ms dbiles o insatisfactorios, para poder investigar si el e-learning puede ser una alternativa. o Qu contenidos son susceptibles de impartir en modalidad de e-learning En este punto, recomendamos tambin contemplar el perodo global de tiempo que cubre el desarrollo del proyecto, ya sean semanas, meses o aos, as como la definicin de cul es la media de tiempo estimado en su implantacin y puesta en marcha.
3.3. OBJETIVOS Y METAS DEL PROYECTO
Los objetivos son los logros que se pretenden alcanzar mediante la implementacin del proyecto y es fundamental que estn vinculados con las necesidades de capacitacin detectadas y con los objetivos de la organizacin. Una de las razones por las que es necesario concretar los objetivos es porque evitan desviaciones en la accin, orientan la accin estratgica y resulta un aspecto clave para la evaluacin, pudiendo contrastar posteriormente la situacin de partida y la final, tras haber realizado la formacin. En este apartado, deberemos definir los objetivos que pretendemos alcanzar con el proyecto de e-learning, de forma que podamos evaluar su consecucin. Es muy importante trabajar dos-tres objetivos generales que pueden ser ms amplios, descriptivos e integrales pero que descendamos a lo concreto y definamos distintos objetivos operativos, medibles, que ofrezcan un reto pero que sean
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alcanzables. Estos objetivos especficos son manifestaciones observables de la formacin. Objetivos Generales de formacin: son las metas que la direccin de formacin deber alcanzara corto, medio y largo plazo para conseguir los objetivos estratgicos de la organizacin, acordes con el plan de formacin. Por ejemplo: alfabetizar digitalmente a la organizacin en un proyecto de egobierno. Objetivos de los proyectos de formacin: son las metas que se esperan con cada programa formativo de la organizacin, por ejemplo, que el personal de atencional Ciudadano est capacitado para dar respuestas online. Objetivos de las acciones formativas: son las metas que se pretenden alcanzar con cada una de las acciones formativas que se lleven a cabo. Por ejemplo, ensear a usar una herramienta de consultas que de respuesta a un servicio en concreto. Estos objetivos pueden ser de 2 tipos: Objetivos de aprendizaje: son las metas de aprendizaje de programas o acciones formativas, es decir, las competencias que los destinatarios debern adquirir. Objetivos operativos: metas referidas a las consecuencias esperadas sobre el rendimiento de los destinatarios cuando apliquen las competencias a su trabajo diario.
3.4. CONTENIDOS DEL PROYECTO
En este punto hay que tener en cuenta la deteccin de necesidades formativas y los objetivos, para discriminar las caractersticas de los contenidos que pueden formar parte de l. Entre otros, habr que analizar: Si las necesidades de formacin se refieren a contenidos horizontales, ms especializados o a ambos. Si los contenidos cambian constantemente y es necesario realizar continuas actualizaciones o perduran en el tiempo. Si los contenidos tienen un carcter corporativo o no.
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Hasta
qu
punto
tienen
un
carcter
informativo
requieren
un
tratamiento formativo. El e-learning se utiliza en un 80 % en el mbito de trabajo, y tiene por propsito ayudar a lograr competencia en el mismo. El e-learning de calidad tiene su contenido organizado en torno a la realizacin de tareas especficas y a la resolucin de problemas y preguntas que ellas generan. Si se trata, por ejemplo, de un e-learning sobre conocimiento de servicios y procedimientos para la informacin a ciudadanos, el contenido debe estar organizado en torno a las dudas, preguntas o problemas que el ciudadano debe resolver. Finalmente, el contenido es aconsejable que est agrupado en unidades mnimas que puedan ser recombinadas en otras formas. Los contenidos de la formacin en la organizacin pueden ser muy variados, en funcin de las necesidades formativas y de los objetivos derivan de ellas. Sin embargo, se pueden identificar tres campos generales de accin de la formacin en relacin con los contenidos: Conocimiento de la propia organizacin: Son los contenidos referidos al conocimiento de la filosofa, la organizacin, la estructura, el sistema, los productos, la imagen, etc., de la institucin. Es decir, los contenidos que proporcionan conocimiento de todos aquellos aspectos que permiten al empleado identificarse con la organizacin y que orientan las directrices de su propio trabajo. Conocimientos profesionales: Son los contenidos que proporcionan los conocimientos especficos necesarios para realizar las tareas que integran cada puesto de trabajo. Formacin personal: Integra todos los conocimientos que estn ms all de las tcnicas profesionales y que preparan a la persona considerndola como miembro de una comunidad laboral y social. As se contempla a la persona como una totalidad, desde un enfoque integral que hace que la formacin en la organizacin no sea slo de tipo profesional, sino tambin educativa y altamente enriquecedora para el individuo. Con independencia del tipo de contenidos de que se trate, el proceso de seleccin y de elaboracin de los mismos en un Plan de Formacin en la organizacin ha de
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atender a los siguientes criterios: A los objetivos fijados; a las caractersticas del colectivo destinatario; al tiempo disponible; a la situacin y al entorno laboral; a las condiciones espacio-temporales (contextualizacin). Estos elementos determinarn los contenidos seleccionados como integrantes del proyecto e-learning.
En nuestro proyecto de e-learning, antes definir las acciones formativas que vamos a desarrollar, estableceremos cules son los contenidos que pretendemos que los destinatarios de los cursos aprendan. Aunque es verdad que la mayor parte de las experiencias en organizaciones comienzan por la imparticin de cursos de ofimtica e idiomas, no existen unos contenidos concretos que sean ms idneos para e-learning. En Espaa en 2008 las Administraciones Pblicas han realizado un 25% de la formacin en ofimtica e idiomas bajo la modalidad e-learning. De cualquier modo, es cierto que aquellos contenidos que suponen la puesta en juego de habilidades de comunicacin oral y no verbal, conviene que incluyan sesiones presenciales para poder realizar prcticas lo ms reales posibles. Sin embargo, todas las habilidades relacionadas con la comunicacin escrita y con el uso de las Nuevas Tecnologas, encontrarn en el e-learning su entorno ms idneo.
3.5. ACCIONES FORMATIVAS
Los objetivos y contenidos, es necesario concretarlos en acciones formativas que pueden ser cursos y que es necesario definir. En esta fase, se determinarn las acciones formativas temporalizadas, y se especificar la planificacin de cada accin. Por ejemplo se puede utilizar una tabla como la siguiente:
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RELACIN DE ACCIONES FORMATIVAS DE E-LEARNING Acciones Objetivos Destinatarios Contenidos Metodologa Duracin Recursos
Al igual que se ha hecho en el proyecto general de formacin, para cada accin formativa que se especifique es necesario elaborar los objetivos, es importante definir los generales y los especficos. Ambos pueden ser objeto, bien de una formulacin en trminos de objetivos de formacin, bien de una formulacin en trminos de objetivos pedaggicos. Ya se trate de objetivos globales o de objetivos especficos, una formulacin en trminos de objetivos de formacin debe cumplir las cinco condiciones siguientes, segn recomienda Fernndez-Salinero (1999): Enunciar lo que el alumno debe ser capaz de realizar al trmino de la formacin. Esta capacidad debe especificarse mediante verbos que expresen acciones observables (conducir, evaluar, experimentar, trazar, reparar,...); aunque es posible introducir otros que no resultan tan fcilmente observables pero que cada vez es ms necesario identificar (comprender, conocer, estar sensibilizado ante...). Elegir el verbo de accin de manera que permita evidenciar el nivel de objetivo al que se quiere llegar. Si se trata de un nivel de informacin, dominio de un lenguaje, dominio de una herramienta, dominio metodolgico, cambio actitudinal...). Expresar esta accin principal desde el punto de vista del sujeto que aprende (el alumno deber ser capaz de...) y no desde el punto de vista del docente. Evitar calificativos imprecisos tales como minimiza, maximiza, mejora, etc. Formular el objetivo en trminos de resultados y no en trminos de proceso de aprendizaje.
Se recomienda explicitar los destinatarios especficos a los que va dirigida cada accin, si es a toda la institucin, a un departamento o bien a un determinado perfil. Ya hemos visto anteriormente los datos a analizar, pero adems es conveniente incluir el nmero de personas que podrn llevar a cabo la formacin. Del mismo
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modo, es necesario tener en cuenta las caractersticas y actitudes de los destinatarios hacia la formacin, ya que si por circunstancias la predisposicin es pobre hacia el curso, habra que contemplar mayor nmero de tcnicas orientadas a la motivacin del personal. En toda accin formativa, es necesario definir la secuencia estructurada de conocimientos que se pretende transmitir, es decir, los contenidos, que como hemos visto anteriormente juegan un papel fundamental como uno de los medios para lograr los objetivos especificados.
Del mismo modo, habra que enumerar previamente los recursos necesarios para desarrollar las acciones, como son el personal interno, donde habra que especificar quines intervendrn en las acciones (por ejemplo, profesores o tutores, administradores, coordinadores tcnicos de curso, personal de apoyo...) o la infraestructura tecnolgica, (plataforma de e-learning, servicios Web, hardware, software...). Igualmente recomendamos planificar los materiales necesarios ya sean de tipo interactivo, papelera, materiales impresos, envos... En algn caso podra ser interesante subcontratar alguno de estos recursos, por ejemplo, la tutora cuando no versa la materia de contenidos corporativos o bien, los tecnolgicos en caso de no disponer de una plataforma propia o si se considera necesario la utilizacin de otras herramientas Web en lugar de una plataforma para el desarrollo de los cursos (en caso de no contar con un gran presupuesto para la formacin). Tampoco se puede pasar por alto la metodologa, ni las teoras pedaggicas implcitas que queremos que guen las acciones formativas (haremos un repaso de las mismas al finalizar el mdulo 4). Veamos a continuacin dos metodologas e-learning y las implicaciones que pueden tener: La clase virtual, simula una clase presencial en cuanto a la interaccin entre los integrantes. Hay una comunicacin fluida entre los participantes y los docentes. Se da especial relevancia a las tcnicas colaborativas y a un exhaustivo seguimiento del avance de los alumnos. La autoformacin tutorizada, el usuario tiene un aprendizaje ms independiente del grupo que en la metodologa de clase virtual, y el profesor entrar en contacto con el alumno slo cuando ste solicite ayuda.
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Una de las implicaciones de la metodologa sobre la planificacin de la accin formativa sera sobre el contenido. Dada la naturaleza de la metodologa, el contenido podr ser ms o menos autodidctico. Por ejemplo, en la metodologa de autoformacin tutorizada, como el alumno tiene un aprendizaje ms autnomo, el contenido deber ser ms didctico que si utilizamos la metodologa de clase virtual, por ejemplo, se pueden utilizar ms contenidos multimedia y vdeos flash. En cualquier caso, es conveniente disponer de un servicio de tutora de apoyo, ms aun cuando los usuarios estn siguiendo su primera experiencia en e-learning. En este caso, la tutora no se deber limitar a contestar preguntas o corregir actividades, es aconsejable que tome un papel de animador y facilitador del aprendizaje. Cuanto menor sea el papel de la tutora, mayor debe ser el de los materiales. En ocasiones, un ahorro en horas de tutores significar un mayor gasto en desarrollo de recursos interactivos, por lo que el presupuesto final, en las primeras ediciones no disminuir.
Algunos factores que se deberan tener en cuenta en la seleccin de la metodologa, seran por una parte, la necesidad de la imparticin de la accin formativa para la organizacin, cundo ha de estar puesta en marcha, la disponibilidad de materiales didcticos y herramientas de trabajo as como la partida presupuestaria disponible. Por ejemplo, una metodologa de autoformacin tutorizada, puede requerir una produccin multimedia que necesitan mucho ms tiempo de desarrollo y revisin que los materiales utilizados en una metodologa de clase virtual, si es necesario implementar una accin urgentemente, puede que no fuese apropiada. Otro elemento clave a especificar en una accin formativa sera la duracin. Fernndez-Salinero (1999), hace una categorizacin de acciones con su duracin correspondiente que nos puede servir de ejemplo para temporalizar las acciones como corta, media o larga duracin. Adaptacin al puesto (formacin colectiva): Seminarios, cursillos de dos a cuatro das, estancias, encuentros o reuniones informativas que pueden ser presenciales o bien online. Corta duracin (hasta 40 horas). Tienen las ventajas de concentrar la atencin, de hacer de una parte y de otra (profesor y participante), como inconvenientes presentan el que no permiten la aclaracin, la asimilacin controlada ni el trabajo personal libre. la metodologa ms
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Desarrollo de la competencia (formacin individual y colectiva): Programas basados en proyectos, grupos de intercambio de experiencias o grupos de trabajo de comparacin entre organizaciones. Duracin media (de 41 a 100 horas) o larga (ms de 100 horas). Se escalonan y reparten las jornadas y medias jornadas a lo largo de semanas e incluso meses, para favorecer la accin pedaggica, para responder a las exigencias de la institucin y de los individuos y para conciliar las tres cosas.
Formacin individual (perfeccionamiento y promocin): Autoformacin, educacin a distancia o sistemas de enseanza interactiva asistida por ordenador. Duracin variable.
Formacin continua (reciclaje): Programas estructurados de desarrollo de la organizacin, seminarios, cursillos de formacin. Duracin variable.
En esta fase previa, conveniente explicitar criterios de evaluacin. stos deben ser coherentes con los objetivos que se pretenden alcanzar y servirn para establecer las pautas necesarias y los requerimientos mnimos a superar por los alumnos en las acciones formativas. Tambin es posible subcontratar completamente una accin formativa a algn proveedor e-learning o bien compartir contenidos o recursos con otras organizaciones (por ejemplo, en Costa Rica colaboran entre distintos ministerios para llevar a cabo la capacitacin, cediendo y compartiendo instrumentos tecnolgicos o facilitadores).
3.6. MEDIOS Y RECURSOS
Es necesario definir qu personas son necesarias para que intervengan para poner en marcha el proyecto, qu ayuda externa a la organizacin se va a utilizar y qu elementos tecnolgicos sern necesarios. En este apartado de nuestro proyecto se dar respuesta a estos y a otros interrogantes. Sin nimo de ser exhaustivos, en el siguiente cuadro enumeramos los recursos que se pueden poner en juego.
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RECURSOS PARA EL PROYECTO DE E-LEARNING:

HUMANOS MATERIALES
Direccin learning
del
plan
de
e-
Plataforma o bien herramientas Web que se van a utilizar, as como sus requerimientos comunicacin. Materiales formativos: interactivos y otros. Recursos de comunicacin. Equipos informticos. de hosting y
Gestores de la formacin. Gestor de la plataforma. Profesores Coordinadores de cada accin formativa.
Los recursos humanos se ajustarn en funcin de las caractersticas de la organizacin, y de la partida presupuestaria que se disponga. No hay una sola forma de organizarlo, en funcin de la institucin varias funciones se pueden aglutinar en una sola persona, por lo que a continuacin indicaremos los roles que han de estar cubiertos: La coordinacin y direccin de todo el proyecto de e-learning La gestin de toda la formacin, desde la informacin a cada departamento, la inscripcin de cada participante, los contactos con tutores... En ocasiones, ser necesario que exista un coordinador para cada una de las acciones formativas si son muy extensos los proyectos. La gestin la plataforma de e-learning o bien de otros recursos alternativos a la plataforma lo que implicara, dar de alta cursos, participantes y tutores, publicar o enviar los materiales de estudio, configuracin de las herramientas que se van a utilizar. En caso de que no se contemple el uso de una plataforma para el desarrollo del curso por limitaciones econmicas, se tratara de la gestin y organizacin de otros recursos disponibles en Web (correo electrnico para hacer llegar la documentacin, servicio de mensajera instantnea o Messenger como herramienta para tutorasetc.)
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Asesoramiento en los contenidos por un experto de cada accin que realicen el seguimiento y ayuden a los participantes, es decir, quienes tutorizan las acciones formativas. En ocasiones el autor del material no tiene por qu coincidir con la persona que posteriormente impartir la materia.
Respecto a los recursos materiales, no siempre es necesario un entorno tecnolgico que sirva como gestor de la formacin, como alojamiento de materiales y como medio de comunicacin. Podemos disponer de una plataforma que deber estar alojada en determinados equipos informticos y, adems, requerir una infraestructura y caudal de comunicaciones, adecuado o bien optar por otras vas. Por ejemplo, como estos elementos pueden suponer una inversin muy elevada, es bueno contemplar la posibilidad de utilizar una plataforma en modalidad ASP, es lo que viene a ser un servicio de alquiler, es decir, se paga slo por el uso que se haga de ella. La utilizacin de plataformas de cdigo libre est siendo una de las opciones preferidas por muchas de las instituciones que se estn lanzando ltimamente (por ejemplo, Moodle, Dokeos). Incluso, si econmicamente estuvisemos muy limitados, como apuntbamos anteriormente, podemos utilizar herramientas gratuitas que ofrece la Web como alternativa a una plataforma. Por ejemplo, en lugar de colgar la documentacin en plataforma se puede utilizar un servicio de correo Web para el envo de los contenidos, establecer una serie de horarios de tutora donde el profesor est disponible por un Messenger e incluso desarrollar alguna tarea quedando con los alumnos en un determinado Chat. Hay mltiples recursos en la Web que se pueden poner a nuestro servicio en el desarrollo de un curso online, por ejemplo, Google Docs, marcadores sociales (Mr. Wong), redes sociales (Facebook, Myspace), utilizacin de Blogs, o creacin de grupos (Yahoo grupos), servicios de comunicacin (Skype) entre otros que nos ayudan a realizar un curso de forma alternativa a la convencional. En cuanto a los materiales, bien sean interactivos o de otro tipo, habr que decidir si se acomete a su desarrollo o no. Siempre que sea posible, ser preferible emplear materiales de mercado. Por ejemplo, no tendra mucho sentido desarrollar cursos interactivos de ofimtica cuando existen varios productos comerciales de gran calidad. No debemos desechar la posibilidad de recurrir a un proveedor global de elearning que nos ayude a la definicin y puesta en marcha de nuestro proyecto de elearning. Su experiencia puede ahorrarnos tiempo y esfuerzo.
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En este apartado podemos proponer Estndares de e-learning y determinar requerimientos con la finalidad de garantizar accesibilidad, interoperabilidad, durabilidad y reutilizacin de los materiales didcticos. Para ello, es necesario evaluar los estndares e-learning como el vehculo a travs del cual ser posible dotar de flexibilidad tanto a los contenidos como en infraestructura. Los estndares han abierto una puerta hacia una manera ms coherente de empaquetar los recursos y contenidos, tanto para los estudiantes como para los desarrolladores. La tecnologa elearning se divide en componentes funcionales que se han visto en mdulos anteriores y que en este apartado slo haremos mencin: a. LMS (Learning Management System): Gestionar los usuarios, servicios de comunicacin o lanzar los cursos. b. Courseware: Los contenidos para e-learning pueden estar en diversos formatos, ciertas herramientas permiten a los usuarios interactuar con el docente en tiempo real. c. Sharable Content Objects (SCOs). SCO se refiere a objetos de aprendizaje reusables y estandarizados. El modelo, incluye especificaciones para los metadata y el CSF (Content Structure Format).
3.6.1. VIABILIDAD DEL PROYECTO

No se debera abordar la ejecucin de un proyecto, si no se ha tenido en cuenta previamente en esta fase de planificacin la viabilidad del proyecto. Tras valorar los medios y recursos necesarios, es de gran utilidad realizar algn tipo de estudio de viabilidad para observar aquellos aspectos que influiran en la implementacin o bien impedir la concrecin del proyecto. Aunque la viabilidad financiera, suele ser la ms conocida, existen otros tipos de estudios: Viabilidad estratgica: se analiza si el proyecto responde a objetivos institucionales, y contribuir al xito de las estrategias establecidas por la organizacin. Viabilidad tcnica, se analiza si el la organizacin dispone de la infraestructura y la tecnologa para desarrollar el proyecto. Viabilidad organizacional u operativa, se analiza si los recursos humanos estn capacitados para llevar a cabo el proyecto. En caso necesario habra que valorar si se contrata personal externo o bien se capacita al personal disponible.
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Viabilidad financiera, se analiza si se dispone del crdito adecuado en la partida presupuestaria a la que se va a imputar los gastos del proyecto de formacin esto y la eficiencia del proyecto.
3.6.2. GESTIN ECONMICA. ASIGNACIN DE RECURSOS
El presupuesto de formacin
El presupuesto de formacin de un organismo pblico se orienta a la consecucin de los objetivos definidos por la poltica de personal y la poltica econmica del programa de gobierno. Para la correcta presupuestacin, se tendr en cuenta la racionalidad y el grado de justificacin de cada una de las propuestas de programas formativos. Se deber justificar todos y cada uno de los tipos de gastos que se van a incluir en cada programa formativo con los objetivos que ao prximo. Al iniciar un proyecto e-learning el punto de inicio puede ser una partida presupuestaria que vara segn la organizacin. A continuacin se muestran unos criterios que pueden utilizarse para establecer el presupuesto de formacin: Cantidad por Empleado: el presupuesto de formacin se establece asignando una cantidad por cada empleado de los que componen la organizacin que puede ser igual o distinta por empleado segn su nivel jerrquico. Esto no implica necesariamente que se invierta esa cantidad en cada personal de la organizacin. Porcentaje sobre nmina: Es el criterio ms habitualmente empleado y en l, el presupuesto de formacin se establece a partir de un porcentaje, generalmente fijado en el convenio colectivo de la organizacin, sobre la nmina bruta total de la organizacin. Cuando el presupuesto necesario sobrepasa al presupuesto disponible hay diversas formas de actuar: con ellos se persiguen, haciendo balance de la gestin producida en aos anteriores, y las previsiones para el
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o o
Ajustar el plan de formacin para que ambos coincidan Revisar los costes del proyecto de formacin para tratar de reducirlos Aumentar el presupuesto disponible, por ejemplo, a travs de subvenciones
La determinacin de los costes del proyecto e-learning ser el primer paso, un paso por lo dems imprescindible.
Costes del e-learning El paso ms importante en el desarrollo de un sistema de costes en formacin es definir y clasificar los diversos gastos. Costes directos o variables Son los costes que derivan como consecuencia directa de las acciones formativas que se llevan a cabo y pueden ser imputados a cada una de ellas. Podemos clasificarlas en funcin del momento en que se producen: o Coste del diseo y desarrollo de la accin, aspecto muy importante en e-learning, pues adems de los costes derivados del diseo didctico de la accin (contenidos, estructura, etc.), es preciso tener en cuenta tambin los que se derivan del diseo tecnolgico de la misma (elaboracin de CDs, de DVDs, diseo de pginas Web, grabacin de videos, etc.). o Coste de la imparticin de la accin, que se producen, fundamentalmente, por los equipos e instalaciones utilizadas, los participantes y los formadores/tutores. o Coste de la evaluacin de la accin, que se producirn una vez finalizada la accin de e-learning y que, tambin se debern incluir en los costes directos de la misma. Los siguientes costes, se incluirn en los anteriores momentos: Coste de personal, que participa en la fase de la accin que se est analizando, en este caso los costes directos se incluirn los costes
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referidos a personal interno que participa o lleva a cabo el diseo, formadores, tutoresetc. o Coste de los materiales fungibles consumidos en la accin y que incluyen los manuales para los alumnos, documentaciones en papel (si las hubiese), CDs, disquetes, DVDs, etc. Coste de instalaciones/ equipos, cuando para poder llevar a cabo la accin de e-learning sea preciso alquilarlos y/o utilizar los ya existentes en la organizacin y puede variar en funcin de la fase en que se encuentre. Por ejemplo, el alquiler de una sala para la presentacin de un determinado curso, sera un coste directo y sus gastos imputables directamente a esa accin, mientras que disponer de una sala en nuestra organizacin formara parte de un coste variable porque no es imputable a una accin formativa directamente. Otro ejemplo sera el siguiente, el ordenador y la lnea de Internet de un tutor que va a impartir sera un coste variable o directo de una accin formativa. Sin embargo, el ordenador y la lnea de Internet de la persona que planifica y gestiona toda la formacin de una organizacin no lo sera, la razn es porque los costes de ese equipo no se computan directamente a una sola accin formativa concreta, slo a una pequea parte de ella. Coste de los participantes, donde se incluyan las horas de trabajo empleadas por los alumnos cuando tengan que seguir la accin formativa durante su horario laboral. o Coste de servicios externos, en el caso de que la contratacin de alguna consultora o empresa externa necesaria para desarrollar el proyecto elearning (por ejemplo, colaboracin con el diseo, elaboracin de materialetc.).
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COSTES DE DISEO
COSTES DIRECTOS COSTES DE IMPARTICIN Instalaciones/ Equipos
COSTES DE EVALUACIN
Material Fungible
Desplazamiento
Participantes
Costes indirectos o Fijos: Son los costes que no derivan como consecuencia directa de las acciones formativas que se llevan a cabo y no se imputan directamente a una accin elearning directamente. Son los costes constantes a corto plazo.
Costes de personal de direccin de la formacin, se imputarn los costes proporcionalmente a cada accin de formacin que se lleve a cabo (por ejemplo, salarios o compensaciones extrasalariales) Coste de instalaciones o equipos, son los costes de instalaciones o equipos utilizados por la direccin de la formacin para su gestin y que se utilizan para poder desarrollar el proyecto e-learning. Estos costes se tienen que distribuir uniformemente entre todas las acciones que se lleven a cabo. Otros costes: electricidad, comunicaciones, materiales fungibles,
que se atribuyen proporcionalmente a cada accin. Costes de Estructura: Estos costes son ms difciles de estimar, son los costes derivados los servicios que proporciona la organizacin para que se lleve a cabo la formacin, por ejemplo, alquiler de edificio, administracin general, servicios comunes como la central telefnica, equipos informticos, limpieza, etc. Al ser difcil su clculo
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Manutencin
Tutores Forma-dores
Consultora
Personal
Personal
Material Fungible
material
Diseo
en algunos sectores se estima que pueden representar entre un 10 y 15% de los costes directos e indirectos.
3.7. EVALUACIN
Hemos de entender la evaluacin como un proceso planificado previamente y que permite la recogida y el anlisis de informacin relevante en que apoyar juicios de valor sobre el objeto evaluado. stos se utilizarn para reconducir, si fuera necesario, las situaciones que puedan mejorarse y para una posterior toma de decisiones sobre calificacin y certificacin. Adems, todo ello aplicado no slo sobre los aprendizajes de los participantes sino sobre el resto de elementos que intervienen en el proceso educativo. Se detallar ms acerca de esta fase en la unidad 5 de este mdulo.
RESUMEN
Tener un buen diseo del proyecto es imprescindible para el xito del mismo, por lo que hay que mostrar especial atencin a la definicin de las siguientes fases: Definicin: qu queremos lograr con el proyecto Identificacin y fundamento del proyecto: se trata de justificar el proyecto y relacin con el plan global de formacin de la organizacin. Objetivos y metas del proyecto: qu logros se pretenden alcanzar, depender de las necesidades formativas detectadas. Contenidos del proyecto: ha de atender por lo tanto a los objetivos, destinatarios y al entorno laboral. Acciones formativas: los objetivos y contenidos se concretan en estas acciones. Hay que establecer una temporalizacin, unos objetivos especficos, contenidos etc. Medios y recursos: es necesario definir qu elementos son necesarios para poner en marcha el proyecto. Pueden organizarse en recursos humanos y en materiales. Evaluacin: como proceso previamente planificado que permite la recogida y anlisis de informacin relevante.
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4. EJECUCIN
En esta fase se pretende implementar lo planificado anteriormente. Es un momento en el que concurren para los responsables de formacin, las tareas de informacin, coordinacin y seguimiento de las acciones formativas que se irn llevando a cabo. Se pondrn en marcha las lneas estratgicas de accin planificadas que sern acordes con los objetivos del proyecto de formacin y es importante tener unos canales de comunicacin claros para poder corregir cualquier posible desviacin que surja en el proyecto. La calidad en la ejecucin del plan de formacin est condicionada, por tanto, por la concurrencia de diversas variables: Errores (gravedad, intensidad, frecuencia), tiempo transcurrido hasta su captacin o el tiempo consumido en la toma de decisiones para solventar cualquier imprevisto. Es necesario analizar los datos que permiten el cumplimiento puntual de las etapas diseadas, as como la eficacia del sistema de informacin existente dado la cantidad y complejidad de las variables que intervienen y de los posibles errores. Al llevar a cabo un seguimiento, control y revisin constante de la puesta en marcha del proyecto de e-learning tambin se debera tener en cuenta la evaluacin de los efectos imprevistos ya sean de tipo positivo o negativo. En relacin con los efectos no previstos, pueden tener su vnculo a los mbitos de los objetivos previstos (desarrollo de competencias, por ejemplo) o su actuacin sobre otros mbitos ms o menos prximos. Entre los efectos que, en principio, pueden estar ms alejados de los objetivos explicitados en la planificacin, se podran citar: demandas o rechazos de formacin futura, satisfaccin o insatisfaccin personal por la experiencia de formacin vivida, relaciones personales surgidas, nuevas expectativas respecto a la promocin personal, etc. Las tcnicas ms adecuadas para medir estos efectos no previstos son la aplicacin de cuestionarios, las entrevistas abiertas, los debates colectivos y las observaciones directas.
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5. EVALUACIN DEL PROYECTO DE FORMACIN E-LEARNING

La evaluacin es el proceso de valoracin y el anlisis del valor total del proyecto, en trminos tanto financieros como sociales. Intenta valorar el coste-beneficio global de la formacin y no slo el logro de los objetivos inmediatos. La evaluacin implica un proceso de recogida y anlisis de informacin para justificar valoraciones sobre el proyecto e-learning. El objetivo principal de estos datos sern los de reconducir, en caso necesario, situaciones que sean mejorables y para una toma de decisiones posterior al proceso.
IMPORTANTE
RECUERDA:
La evaluacin es un proceso, lo cual implica una serie de acciones que se suceden a lo largo del periodo de enseanza y aprendizaje y no slo al final del mismo.
Por tanto, la evaluacin ha de ser un proceso sistemtico y planificado, por tanto, no debe dejarse al azar, sino que ha de formar parte, desde el comienzo, del diseo de nuestro plan de e-learning. Por ello es preciso sistematizar todos los aspectos de este proceso y estructurarlos tcnicamente en forma de diseo de evaluacin. Existen 4 reas que correlacionan los principales interrogantes que hay que identificar cuando se planifica la evaluacin de la formacin, stos coinciden con los presentados por Philips (1990): Agentes de evaluacin: QUlN realiza la evaluacin?
Los agentes son aquellos individuos u organismos que intervienen en el desarrollo del Proyecto de Formacin. Por tanto, es necesario recoger la valoracin de los participantes en los cursos, de sus jefes de departamento, de los profesores y de los propios gestores de la formacin. Segn Fernndez-Salinero (1999), los sectores ms interesantes a evaluar serian los siguientes: La organizacin en general; el departamento u organismo que proporciona la accin (Formacin o Recursos
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Humanos, estructura externa de formacin...); el docente; el alumno, su grupo de trabajo y/o departamento, su supervisor o jefe inmediato. Mientras que lo que debe evaluarse es el grado de obtencin de los objetivos, los profesores y la organizacin de la formacin. A continuacin se muestra un esquema donde se muestra este proceso:
Elementos de la evaluacin: QU aspectos son evaluados?
En nuestro proyecto de e-learning podemos valorar, si las acciones formativas se han llevado correctamente (si los participantes han alcanzado los objetivos formativos planteados), o bien, si los elementos tecnolgicos han respondido correctamente y su funcionamiento ha sido adecuado. Tambin se puede valorar si los mtodos y tcnicas empleados eran de calidad y han favorecido la consecucin de los objetivos. Finalmente hay que tener en cuenta tambin si los participantes han valorado como positiva esta modalidad de formaciny si el desarrollo del plan ha modificado y mejorado la competencia del personal de la organizacin.
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Por otro lado Hambling (1954) siguiendo las ideas de Kirkpatrick (1967) sugiere 5 niveles de evaluacin: o Nivel 1 (reaccin): Evala las reacciones de los participantes ante la formacin (es la opinin del participante sobre aspectos como contenidos, los mtodos de la formacin, docenteetc). En el anexo 3 de este mdulo puede ver un ejemplo. o Nivel 2 (aprendizaje): Se refiere a los aprendizajes adquiridos durante el perodo de formacin; en otras palabras, es el grado de consecucin de los objetivos por parte del participante. o Nivel 3 (conducta en el trabajo): se centra en la transferencia de los aprendizajes al lugar de trabajo. Analiza el comportamiento y ejecucin del participante en su trabajo tras la formacin. o Nivel 4 (rendimiento): Se refiere al efecto de la formacin en el departamento del participante y al grado en que sta contribuye a las funciones realizadas en el mismo. o Nivel 5 (impacto): Se centra en los efectos de la formacin sobre el funcionamiento general de la organizacin, en trminos de productividad, beneficios y desarrollo.
Los momentos de la evaluacin: CUNDO se realiza la evaluacin?
Parece claro despus de definir la evaluacin como un proceso, que sta ha de producirse de manera permanente. Ya en el mdulo 1 habamos visto que nos encontrbamos con dos tipos de evaluacin, sumativa y formativa, en funcin del momento en que sta se realizase. Ahondando ms en esta clasificacin, podramos definir 4 momentos evaluativos diferentes (Pineda, 1994) donde:
1. La Evaluacin inicial que tiene una finalidad diagnstica y de

identificacin de necesidades, que ya habremos realizado para definir el proyecto de e-learning.
2. La evaluacin procesual es la que se produce durante el mismo

proceso de formacin y nos da las referencias de cmo se est produciendo el aprendizaje, no slo con una intencin valorativa
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sino, sobre todo, de ayuda y asistencia en los momentos en que se puedan producir dudas o bloqueos. Los elementos evaluados en esta fase seran, una primera evaluacin de las reacciones del participante ante la formacin (nivel 1) y del grado de aprendizaje alcanzado (nivel 2), como tambin el anlisis de la adecuacin de los objetivos y los recursos de formacin (contexto e input de evaluacin).
3. La evaluacin final pretende comprobar el nivel de consecucin de

los objetivos marcados inicialmente una vez finalizado el proceso de enseanza aprendizaje. Hace referencia a los resultados inmediatos obtenidos una vez finalizado el proceso de formacin. Los elementos como reacciones., aprendizajes, objetivos y recursos sern evaluados en un estadio final para poder detectar el grado de consecucin alcanzado en cada uno de ellos.
4. La evaluacin diferida, se realiza posteriormente (al cabo de 3-6

meses, por ejemplo), cierto tiempo tras la finalizacin de la formacin, y pretende detectar los efectos reales de la formacin, as como la utilizacin del aprendizaje en el puesto de trabajo (nivel 3), los efectos en su departamento (nivel 4) y los efectos generales en la organizacin (nivel 5). Los instrumentos de la evaluacin: CMO se realiza la evaluacin?
Siguiendo el modelo de Hamblin (1974: 124) sugerimos un conjunto de tcnicas de evaluacin seleccionadas en funcin de los elementos que se evalan: o En el nivel 1, donde el principal objetivo es valorar la reaccin de los participantes ante la formacin, se utilizan tcnicas como los cuestionarios o entrevistas, tanto individuales como colectivas, discusin en grupo, informes de los participantes, etc. o En el nivel 2, referido a la evaluacin de competencias adquiridas (conocimientos, habilidades y actitudes) se pueden emplear una gran variedad de tcnicas, de entre ellas destacaremos las siguientes: Controles o tests durante el proceso; tests o exmenes finales; proyectos; situaciones de prueba y estudio de casos; participacin en debates y discusiones durante el proceso de formacin; empleo de escalas de
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diferencial semntico (antes, durante y despus de la formacin) para medir el cambio de actitudes en los participantesetc. o En el nivel 3, requiere la valoracin de las posibles mejoras
experimentadas en la actividad laboral. Cuando se forman operarios y se valoran destrezas manuales es ms sencillo pero en escalas jerrquicas superiores donde las tareas estn menos delimitadas, es ms complicada realizar esta valoracin. Talbot y Ellis (1969: 148) proponen una tcnica para evaluar el nivel de ejecucin en el lugar de trabajo: La curva de aprendizaje. Afirman que esta valoracin ... puede ser realizada aplicando aquellos sistemas de medida del nivel de ejecucin que se adecuen al trabajo en su realizacin habitual. Para una correcta evaluacin es fundamental que los datos sobre el nivel de de ejecucin ejecucin del participante poder elaborar sean una recogidos curva de peridicamente; paralelamente se ha de relacionar con los tiempos para aprendizaje por cada participante Otros instrumentos que complementan este tipo de evaluacin pueden ser, la recogida de la opinin del supervisor sobre el nivel de ejecucin del participante antes y despus de la formacin; la lista de actuaciones prioritarias que se traza el participante al finalizar la accin de formacin; reuniones de grupo, registro de incidentesetc. o Los niveles 4 y 5 son los ms difciles de evaluar a causa de los problemas derivados de medir fenmenos complejos y la dificultad de establecer relaciones de causa-efecto entre sus elementos. La evaluacin de estos aspectos suele referirse, en un sentido ms general, al buen estado de la organizacin como globalidad. Se puede lograr informacin importante analizando los siguientes elementos: Los beneficios totales; la actitud favorable ante la formacin; la posicin y la imagen del responsable de formacin; el tipo de demandas hechas al Departamento de Formacin.
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Tambin recomendamos tener en cuenta la medicin de la calidad del proceso, por ejemplo, para la evaluacin de los contenidos se puede contar con otros expertos que revisen la documentacin para valorar que sta sea correcta y adecuada. El producto final del proceso de evaluacin deber ser un informe que recoger propuestas de mejora para futuros planes de e-learning
RESUMEN La evaluacin es el proceso de valoracin y el anlisis del valor total del proyecto. El objetivo principal de estos datos sern los de reconducir, en caso necesario, situaciones que sean mejorables y para una toma de decisiones posterior al proceso. Se tratara de analizar los siguientes elementos: Agentes de evaluacin: QUlN realiza la evaluacin? Los agentes son aquellos individuos u organismos que intervienen en el desarrollo del Proyecto de Formacin Elementos de la evaluacin: QU aspectos son evaluados? Se pueden establecer 5 niveles de evaluacin: reaccin, aprendizaje, conducta en el trabajo, rendimiento e impacto. Los momentos de la evaluacin: CUNDO se realiza la evaluacin? al ser un proceso debe producirse de forma continua. Se distinguen varios momentos: inicial, procesual, final y diferida. Los instrumentos de la evaluacin: CMO se realiza la evaluacin? en funcin de qu elementos se evalan se pueden establecer una serie de tcnicas (entrevistas, informes, discusin en grupo, test, estudio de casos, debates, la curva de aprendizajeetc.)
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BIBLIOGRAFA
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2.1.1. Tcnicas y herramientas para hacer el diagnstico

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Esquema elaborado con el software CmapTools (http://www.eduteka.org/HerramientasVisuales.php)

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Ejemplo de Matriz DAFO:

PUNTOS DBILES (D)

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Fuente: Benchmarking y buenas prcticas (Victoria Paz Fierro Silva)

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2.1.2. Anlisis del contexto externo de la organizacin

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2.2. DETECCIN DE NECESIDADES DE FORMACIN

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Figura. Fuente Deteccin de necesidades (INAP)

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