Manual No Min A Windows

Manual de Usuario
Nmina Windows
Junio 2011
Calidad y Documentacin
Direccin: Urb. Los Palos Grandes, Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande, Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062, Venezuela Copyright 1994 Informtica Glac ISBN 980-07-3031-1 Queda hecho el depsito legal Reservados todos los derechos. Windows es marca registrada de Microsoft Corporation en EE.UU. y otros pases. Otros productos y compaas mencionadas en este documento son marcas de sus respectivos propietarios.
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Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011
IMPORTANTE
Antes de instalar este programa, deber leer cuidadosamente los trminos y condiciones de este contrato. El solicitar su activacin significa la total aceptacin de los trminos especificados por GALAC SOFTWARE. Si no est de acuerdo, deber ser desinstalado del computador.
Contrato de Licencia de Uso y Garanta Limitada de Programas Contrato de Pliza de Asistencia y Servicios
Entre GALAC SOFTWARE Y EL CLIENTE ms adelante identificados, se ha resuelto suscribir el presente contrato de Contrato de Licencia de Uso, Garanta Limitada de Programas y Pliza de Asistencia y Servicios el cual estar regido por los siguientes trminos: PRIMERA: DEFINICIONES: En el presente contrato, los trminos utilizados tienen los siguientes significados: a. GALAC SOFTWARE, es Infotax, Informtica Tributaria s.a., sociedad annima inscrita en el Registro Mercantil V de la Circunscripcin Judicial del Distrito Federal y del Estado Miranda, bajo el Nmero 99, Tomo 118A-Qto, domiciliada en Caracas, representada en este acto por su Director Vicente Tinoco, venezolano, mayor de edad, de este domicilio y titular de la cdula de identidad N 4.082.671. GALAC SOFTWARE es titular de los derechos de autor, conexos y similares, sobre los programas de computacin de marca Glac Software. LICENCIA DE USO, tal como se usa en este contrato es el permiso que otorga GALAC SOFTWARE al CLIENTE para utilizar LOS PROGRAMAS identificados en la FACTURA relacionada con este contrato. EL PROGRAMA o LOS PROGRAMAS, tal como su usan en este contrato, significan los soportes lgicos de los computadores o software desarrollados por GALAC SOFTWARE, o cuyos derechos lo han cedido o licenciado sus autores. PROGRAMA MONOUSUARIO es UN PROGRAMA que slo puede ser utilizado por un (1) USUARIO a la vez. Si uno lo est utilizando y otro necesita utilizarlo, entonces el primero debe dejar de utilizarlo. PROGRAMA MULTIUSUARIO es UN PROGRAMA que puede ser utilizado por varios USUARIOS a la vez en cualquier mdulo y para cualquier contribuyente, compaa o empresa. PROGRAMA MULTIACCESO es UN PROGRAMA que puede ser utilizado por varios USUARIOS a la vez en el mismo mdulo pero en contribuyentes, compaas o empresas diferentes. EL CLIENTE es la persona natural o jurdica identificada en la FACTURA emitida por GALAC SOFTWARE que soporta la compra de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS, siempre y cuando realice el acto de "Registrarse como usuario en www.galac.com". EL USUARIO, es cualquier persona natural que utilice LOS PROGRAMAS bajo la autorizacin o consentimiento de EL CLIENTE. LAS MARCAS, tal como se usa en este contrato, significan los signos distintivos de productos o servicios, de la exclusiva propiedad de GALAC SOFTWARE, y han sido solicitadas para registro en la Repblica Bolvariana de Venezuela, o son usadas por GALAC SOFTWARE, mediante autorizacin de su titular. LA GARANTIA LIMITADA , tal y como se usa en el presente contrato, significa las obligaciones especiales que asume GALAC SOFTWARE frente al CIENTE de conformidad con las clusulas de este contrato. FACTURA, tal y como se usa en el presente contrato, significa el documento emitido por GALAC SOFTWARE de acuerdo a la normativa legal vigente por la leyes de Venezuela para la emisin de facturas, donde consten LOS PROGRAMAS adquiridos por EL CLIENTE. POLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIO: Es el contrato mediante el cual se extiende por un (1) ao la validez de la clusula NOVENA del presente contrato, siempre y cuando EL CLIENTE cancele el precio a tal efecto determine GALAC SOFTWARE para este servicio.
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Calidad y Documentacin m. La frase: "Registrarse como usuario en www.galac.com" significa conectarse con la direccin electrnica www.galac.com e indicar verazmente los datos que all se solicitan en la seccin: PGINA DE REGISTRO DE USUARIOS GALAC SOFTWARE.COM SEGUNDA: GALAC SOFTWARE manifiesta expresamente que, con este programa no se suministran los llamados Sistemas Operativos, los cuales deben haber sido adquiridos legalmente por EL CLIENTE sin que GALAC SOFTWARE, asuma responsabilidad alguna por el funcionamiento de dicho sistema operativo ya bien sea en computadores personales ni en Redes de computadores. EL CLIENTE manifiesta expresamente que al instalar, copiar, solicitar la activacin permanente y/o de otra forma usar la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS est de acuerdo en quedar obligado por las clusulas de este contrato. En caso de no estar de acuerdo con los trminos del presente contrato, EL CLIENTE no puede usar o copiar el programa de computacin, y debe rpidamente ponerse en contacto con GALAC SOFTWARE para obtener instrucciones sobre la devolucin de los productos no utilizados y el reembolso del importe pagado. Igualmente el CLIENTE declara conocer el alcance de los trminos y definiciones establecidos en la clusula PRIMERA del presente contrato. TERCERA: EL CLIENTE se compromete a: 1. "Registrarse como usuario en www.galac.com"a dentro de los treinta (30) das continuos siguientes a la fecha de compra indicada en la FACTURA de adquisicin de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS. No permitir, ni efectuar copias de este programa o del manual de instrucciones, o del material adicional recibido; No ceder, expresa o tcitamente, el presente contrato, o la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS o impresos que a el se refieren; a no usar las MARCAS de los productos o servicios relacionados con el contrato; siendo entendido que cualquier violacin a lo anterior, dar lugar al ejercicio de las acciones penales, civiles o administrativas que consagre la ley en favor de GALAC SOFTWARE. Pagar cualquier servicio tcnico asociado con el mantenimiento de LOS PROGRAMAS. GALAC SOFTWARE facturar estos servicios en la oportunidad en que se produzcan..
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4.
CUARTA: EL CLIENTE que autorice o permita copias no autorizadas del programa o del material impreso que se acompaa, ser solidariamente responsable por los daos y perjuicios que dicha conducta pueda ocasionar, y por cualquier clase de reclamos judiciales o extrajudiciales y daos que puedan llegar como resultado de la copia no autorizada del programa o del material impreso que los acompaa, o del empaque del mismo, o de la reventa no autorizada, y reembolsar a GALAC SOFTWARE, todas las sumas que esta sociedad haya tenido que pagar en relacin con dichas reclamaciones o perjuicios, incluyendo honorarios de abogado y costa del proceso o procesos, si hubiere lugar a ello. QUINTA: El precio pagado por el producto materia del presente contrato comprende para EL CLIENTE: 5. El derecho, no exclusivo que GALAC SOFTWARE otorga a EL CLIENTE por medio del presente contrato a usar la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS en un computador personal o en un servidor de redes. La compraventa del diskette o diskettes o CD que quedarn en poder de EL CLIENTE. La compraventa del material impreso que acompaa al producto; el cual quedar en poder de EL CLIENTE sin que ello implique cesin de derechos intelectuales.
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SEXTA: Este contrato entrar en vigencia desde la fecha de la adquisicin que se indique en la FACTURA y continuar vigente por tiempo indefinido, con excepcin de aquellas clusulas en donde se limiten algunas garantas por un lapso definido de tiempo. Sin perjuicio de lo estipulado en el prrafo anterior, el trmino para reposicin de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS con cargo a GALAC SOFTWARE, estar vigente hasta la fecha de vencimiento de la garanta. SEPTIMA: Las partes pueden dar por terminado el presente contrato por mutuo consentimiento o mediante aviso escrito enviado por correo electrnico a la direcciones registradas al momento de "Registrarse como usuario en www.galac.com" por con lo menos treinta (30) das, de anticipacin a la fecha en que este contrato o alguna de sus clusulas deba ser terminado. Adems GALAC SOFTWARE, podr darlo por Pg.4 Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011
Calidad y Documentacin terminado con justa causa, en los casos de ley y cuando EL CLIENTE reproduzca indebidamente la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS o anexos materia del presente contrato o no pueda demostrar que posee Licencias Originales de los Sistemas Operativos que soportan su computador Personal o su o el Sistema Operativo para el manejo de su red de Computadores. En todos los casos de la terminacin del contrato por decisin unilateral y sin justa causa por parte de EL CLIENTE, GALAC SOFTWARE, no tendr obligacin de reintegrar suma alguna al usuario. OCTAVA: El CLIENTE puede solicitar el reintegro del dinero cancelado en la FACTURA que soporta la adquisicin del PROGRAMA dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a su adquisicin siempre y cuando manifieste por escrito su intencin, devuelva a GALAC SOFTWARE el original de la FACTURA y demuestre a satisfaccin de GALAC SOFTWARE que LOS PROGRAMAS han sido desinstalados de sus computadores. En caso afirmativo GALAC SOFTWARE proceder al reintegro del precio pagado por LOS PROGRAMAS dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a la recepcin de la notificacin NOVENA: GALAC SOFTWARE garantiza por un perodo de un (1) ao contado a partir de la emisin de la FACTURA que soporta la adquisicin de la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS o de la POLIZA DE ASISTENCIA Y SERVICIOS que: 1. 2. Suministrar al CLIENTE atencin telefnica o va e-mail en forma limitada para aclarar dudas en la utilizacin del PROGRAMA. Informar al CLIENTE sobre cualquier correccin, cambios y nuevas versiones que se produzcan en la LICENCIA DE USO de LOS PROGRAMAS. La notificacin se efectuar enviando un correo electrnico a la direccin que indique al momento de "Registrarse como usuario en www.galac.com". GALAC SOFTWARE no ser responsable en caso que por cualquier causa dicho correo electrnico no haya podido ser entregado. Pondr a disposicin de EL CLIENTE en la pgina Web www.galac.com todas las mejoras que se produzcan en LOS PROGRAMAS adquiridos, incluyendo el cambio de plataforma de ambiente DOS al ambiente WINDOWS. Este servicio no tendr costo siempre y cuando el CLIENTE lo obtenga va Internet. GALAC SOFTWARE podr suministrar las nuevas versiones durante el lapso especificado por otros medios y en este caso el CLIENTE se compromete a cancelar el precio que establezca GALAC SOFTWARE por este servicio, ms los gastos de envo o el servicio de instalacin computado en horas tcnicas de servicio segn sea el caso. EL CLIENTE cancelar estos servicios, de contado, en la oportunidad de su prestacin. Cualquier servicio tcnico asociado con el mantenimiento de este programa ser con costo a cargo de EL CLIENTE. GALAC SOFTWARE facturar estos servicios en la oportunidad en que se produzcan. Para obtener las mejoras de LOS PROGRAMAS, EL CLIENTE es responsable de: a. Comunicarse va internet con el servicio en la pgina Web www.galac.com b. Copiar las nuevas versiones de los PROGRAMAS y c. Solicitar a GALAC SOFTWARE, en caso de ser necesario, las claves necesarias para activar las nuevas versiones de sus PROGRAMAS.
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DECIMA: Con excepcin de lo sealado en la clusula anterior, GALAC SOFTWARE, no ofrece garantas explcitas o implcitas, ni asume responsabilidad alguna por cualquier dao o perjuicio, de cualquier ndole, que pueda sufrir EL CLIENTE, incluyendo daos y perjuicios o imposibilidad de utilizar este PROGRAMA. GALAC SOFTWARE no ser responsable por los daos y perjuicios ocasionados a EL CLIENTE a terceras personas no autorizadas en virtud de las infracciones en contra de sus derechos patrimoniales sobre el programa y por la contravencin de las estipulaciones del contrato de licencia. Asimismo GALAC SOFTWARE no asume responsabilidad alguna y as lo reconoce explcitamente y solidariamente EL CLIENTE, por las infracciones, delitos, infracciones y delitos tributarios que pudiera cometer EL CLIENTE y/o SUS USUARIOS mediante el uso de este programa, en grado de autor o coautor. Esta declaracin tambin se hace extensiva a los cmplices o encubridores de EL CLIENTE en las mencionadas infracciones o delitos. EL CLIENTE y GALAC SOFTWARE, manifiestan que conocen que este producto no est normalizado por Entidades Pblicas Gubernamentales (Ministerio de Finanzas, Seniat, Ministerio del Trabajo u otros relaciones o afines) y que en todo caso, la responsabilidad de GALAC SOFTWARE, slo asciende al monto del valor pagado por CLIENTE al adquirir el programa.
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Calidad y Documentacin En la mxima medida permitida por la legislacin aplicable, GALAC SOFTWARE renuncia a todas las dems garantas, expresas o tcitas incluyendo entre otras, garantas implcitas de comercio e idoneidad para un determinado fin con respecto al programa de computacin, as como de los materiales escritos adjuntos al mismo. La presente garanta limitada le concede a EL CLIENTE derechos legales especficos y podrn competirle otros que varan segn el estado o territorio. En la medida mxima permitida por la legislacin aplicable, GALAC SOFTWARE no se responsabilizarn de daos (incluyendo entre otros, daos directos o indirectos por lesiones a las personas, lucro cesante, interrupcin de actividad comercial, prdida de informacin comercial o cualquier otra prdida pecuniaria) que derive del uso o incapacidad de usar el programa de computacin, incluso si GALAC SOFTWARE ha sido informado de la posibilidad de dichos daos. En cualquier caso, toda la responsabilidad de GALAC SOFTWARE en virtud de cualquier estipulacin de este contrato de licencia se limitar a la cantidad efectivamente pagada por EL CLIENTE por la licencia del programa. De no acatar los lineamientos estipulados el riesgo total en cuanto al rendimiento del programa de computacin, en caso de estar defectuoso, EL CLIENTE (y no GALAC SOFTWARE) asumir el costo total de los servicios, reparaciones o correcciones necesarios. GALAC SOFTWARE no garantiza que las funciones contenidas en el programa de computacin pueden satisfacer sus requisitos o que la operacin del programa de computacin sea de forma ininterrumpida o que est libre de errores, o que los defectos del programa de computacin sern corregidos. DECIMA PRIMERA: El presente contrato est regido por la Leyes de la Repblica de Venezuela y no podr ser modificado por terceros, a menos que medie comunicacin escrita, suscrita por el representante legal de GALAC SOFTWARE. En Testimonio de lo anterior, EL CLIENTE firma este contrato en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales se domicilia el presente contrato.
ANEXO AL CONTRATO DE LICENCIA DE USO OPCION DE ARRENDAMIENTO CON OPCION A COMPRA

PRIMERA: OBJETO DEL CONRATO: EL USUARIO ha optado por adquirir EL PROGRAMA de acuerdo a un plan de Arrendamiento con opcin a compra detallado en la FACTURA. A travs de este Plan EL PROGRAMA se puede adquirir con el ltimo pago realizado, conforme al contrato de licenciamiento que se firmar entre EL USUARIO y GALAC SOFTWARE. SEGUNDA: LOS PAGOS Los pagos correspondientes al canon de arrendamiento especificados en la FACTURA debern realizarse dentro de los cinco (5) das siguientes a su vencimiento sin que medie aviso de cobro, siendo responsabilidad de EL USUARIO conocer las fechas de vencimiento de sus pagos y realizarlos oportunamente. GALAC SOFTWARE se reserva el derecho de incluir un cargo por servicios de BsF 40 (cuarenta bolvares fuertes con 00/100) por los cheques devueltos, adicionalmente a los dems montos y recursos a los que tiene derecho conforme a las leyes aplicables. EL USUARIO pagar a la Compaa todos los costos en que sta incurra para cobrarle cualquier monto vencido, incluyendo costas judiciales y honorarios de abogados; sin embargo, si los cargos anteriormente mencionados exceden la tasa que se aplique de acuerdo con la ley en vigor, dichos cobros se calcularn de manera tal que no excedan la tasa legalmente permitida. EL USUARIO reconoce, declara y acepta que el documento denominado FACTURA es prueba fehaciente y suficiente de la relacin comercial y del convenio de Arrendamiento con opcin a compra y que esta declaracin es suficiente para darle al documento el valor estipulado en el Cdigo de Comercio de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
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Calidad y Documentacin TERCERA: SUSPENSIN DEL SERVICIO En el caso de que no se haya satisfecho la obligacin dentro del periodo de tiempo establecido en la clusula anterior, EL USUARIO autoriza a GALAC SOFTWARE a suspender la continuidad del servicio, y cualquier perjuicio que por ese concepto resulte para con EL USUARIO sern de su cargo y cuenta, exonerando GALAC SOFTWARE de cualquier accin, indemnizacin, prdida, dao, lucro cesante o dao emergente. CUARTA: TERMINACION DEL ARRENDAMIENTO El convenio de Arrendamiento con opcin a compra terminar por 1. Acuerdo mutuo de las partes, siempre y cuando, y previo a su terminacin, EL USUARIO satisfaga la totalidad de los pagos que estn pendientes a la fecha de la terminacin, los cargos y costos por concepto de trmites administrativos y/o judiciales para el cobro de las obligaciones, los intereses y tasas por mora. Por no pago de EL USUARIO de dos o ms cuotas, sin que medie previo el aviso que GALAC SOFTWARE le remita un aviso sobre la suspensin del servicio y terminacin del contrato de Arrendamiento con opcin a compra. No ser necesario que se constituya en mora a EL USUARIO y/o que se haga requerimiento notaria o judicial para que la constitucin en mora de EL USUARIO opere de pleno derecho y GALAC SOFTWARE est autorizada para que haga uso de la clusula de solucin de controversias establecida en este documento. Por vencimiento del Arrendamiento con opcin a compra siempre que se haya pagado y satisfecho todas las obligaciones monetarias que estuvieren pendientes de pago. Por terminacin del acuerdo de Licencia de Uso conforme a las formas de terminacin que se haya especificado en el mismo, siempre y cuando se hayan satisfecho todas las obligaciones monetarias que estuvieren pendientes de pago.
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QUINTA: El presente es una anexo al CONTRATO DE ADESIN: LICENCIA DE USO Y GARANTIA LIMITADA DE PROGRAMAS, contrato regido por la Leyes de la Repblica de Bolivariana de Venezuela y no podr ser modificado por terceros, incluyendo distribuidores, representantes de ventas o usuarios, a menos que medie comunicacin escrita, suscrita por el representante legal de GALAC SOFTWARE. En Testimonio de lo anterior, el USUARIO firma este anexo en la Ciudad de Caracas en cuyos tribunales se domicilia el presente contrato.
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ndice
1. 2. 3. Introduccin ................................................................................................................... 12 Configuracin ................................................................................................................ 13 Aspectos Generales ....................................................................................................... 15 3.1 Nomenclatura ......................................................................................................... 15 3.2 Entrar al Sistema .................................................................................................... 15 3.3 Seguridad ................................................................................................................ 16 3.4 Salir del Sistema ..................................................................................................... 17 3.5 Interface Grfica ..................................................................................................... 17 3.5.1 rea de Men .................................................................................................. 17 3.5.2 Herramientas Grficas ..................................................................................... 18 3.6 Manejo de Mdulos y Opciones del Men ............................................................ 19 3.7 Mensaje de Ayuda .................................................................................................. 21 3.8 Descripcin del Men G......................................................................................... 21 3.8.1 Acerca de ......................................................................................................... 22 3.8.2 Glac Software ................................................................................................ 22 3.8.3 Escoger Empresa ............................................................................................. 22 3.8.4 Activar Modo Avanzado ................................................................................. 22 3.8.5 Administre su Licencia................................................................................ 23 3.8.6 Configuracin de Impresin ............................................................................ 23 3.8.6.1 Impresin Grfica ............................................................................................ 23 3.8.6.2 Impresin Modo Texto .................................................................................... 26 3.8.7 Configuracin de Respaldo ............................................................................. 26 3.8.8 Salir ................................................................................................................. 27 3.9 Copiar y Pegar ........................................................................................................ 27 3.10 Teclas de Acceso Rpido ....................................................................................... 27 3.10.1 Teclas de Funciones ........................................................................................ 27 3.10.2 Teclas Especficas ........................................................................................... 28 4. Primeros Pasos .............................................................................................................. 29 4.1 Insertar Tipo de Nmina......................................................................................... 36 4.2 Escoger Compaa .................................................................................................. 38 4.3 Insertar Trabajador ................................................................................................. 38 4.4 Insertar Conceptos .................................................................................................. 46 4.5 Ingresar AD Personal ............................................................................................. 48 4.6 Ingresar AD Nmina .............................................................................................. 49 4.7 Calcular Nmina..................................................................................................... 50 4.8 Pasar al Histrico.................................................................................................... 52 4.9 Solicitar Informes ................................................................................................... 53 4.9.1 Informes .......................................................................................................... 53 4.9.2 Informes Varios ............................................................................................... 61 4.9.3 Informes de Provisiones .................................................................................. 67 4.10 Consultar Histricos de Nmina ............................................................................ 71 4.11 Generar Nminas Especiales .................................................................................. 71 4.12 Generar Nmina de Tickets Alimentacin ............................................................. 73 4.13 Generar Archivos Planos ........................................................................................ 75 4.14 Eliminar Compaa................................................................................................. 76
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4.15 Modificar Niveles de Departamentos ..................................................................... 77 Gacetas de Ley .............................................................................................................. 80 5.1 Gacetas ................................................................................................................... 80 5.2 Unidad Tributaria ................................................................................................... 80 5.3 C.I.I.U. (Clasificacin Industrial Internacional Uniforme) ................................... 80 5.4 Salario Mnimo ....................................................................................................... 81 6. Tablas del Sistema ......................................................................................................... 82 6.1 Ciudad .................................................................................................................... 82 6.2 Bancos .................................................................................................................... 82 6.3 Departamentos ........................................................................................................ 82 6.4 Conceptos Fijos ...................................................................................................... 83 6.5 Distribucin de Monedas........................................................................................ 84 6.6 Calendario Perpetuo ............................................................................................... 85 6.7 Campos / Funciones ............................................................................................... 85 6.8 Pas ......................................................................................................................... 85 6.9 Moneda ................................................................................................................... 86 6.10 Moneda Local ......................................................................................................... 86 6.11 Cargos ..................................................................................................................... 86 6.12 Etiquetas Office ...................................................................................................... 87 7. Tablas L.O.T.................................................................................................................. 89 7.1 Intereses Sobre Prestaciones .................................................................................. 89 7.2 Antigedad ............................................................................................................. 89 7.3 Antigedad 108 ...................................................................................................... 90 7.4 Utilidades................................................................................................................ 90 7.5 Vacaciones Ley Vigente ......................................................................................... 91 7.6 Vacaciones Ley Derogada ...................................................................................... 91 7.7 Preaviso .................................................................................................................. 92 7.8 Ocupacin OCEPRE (Oficina Nacional de Presupuesto) ..................................... 92 8. Personalizar Sistema...................................................................................................... 94 8.1 Parmetros Generales ............................................................................................. 94 8.1.1 Datos Generales............................................................................................... 94 8.1.2 Datos para clculos.......................................................................................... 95 8.1.3 Recibos / Informes .......................................................................................... 95 8.2 Parmetros Compaas ........................................................................................... 95 Pestaa Nmina ............................................................................................................ 96 8.2.1 Envos de informacin de archivos planos ...................................................... 96 8.2.2 Recibos de pagos ............................................................................................. 97 8.2.3 Tickets Alimentacin ...................................................................................... 96 8.2.4 Clculos ........................................................................................................... 97 8.2.5 Artculo 133 LOT Eficacia Atpica .............................................................. 97 8.2.6 Caja de Ahorro ................................................................................................ 97 Pestaa Auxiliar Laboral .............................................................................................. 98 8.2.7 Das Adicionales Artculo 108 ........................................................................ 98 8.2.8 Das Adicionales Artculo 665 ........................................................................ 99 8.2.9 Clculo de Intereses ........................................................................................ 99 8.2.10 Preaviso Artculo 125 ...................................................................................... 99 Pestaa Opciones ........................................................................................................ 100 5.
Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011 Pg.9
8.2.11 Configuracin de avisos ................................................................................ 100 8.2.12 Configuracin de Tiempo.............................................................................. 100 8.2.13 Sistema de Autoliquidacin del S.S.O. ......................................................... 100 Pestaa Clculo prestaciones ...................................................................................... 100 8.3 Texto Final ........................................................................................................... 101 9. Organismos Pblicos ................................................................................................... 102 9.1 Declaracin Trimestral ......................................................................................... 102 9.1.1 Generar Archivo Plano MINPPTRASS ........................................................ 102 9.2 Declaracin de Utilidades .................................................................................... 103 9.3 Calendario S.S.O. ................................................................................................. 104 9.4 Seguro Social ........................................................................................................ 104 9.4.1 Generar Archivo Plano SANE ...................................................................... 104 9.5 Banavih ................................................................................................................. 105 9.5.1 Generar Archivo Plano BANAVIH FAOV Ver. 2.0 .................................... 105 10. Datos del Trabajador ................................................................................................... 106 10.1 Cambiar Status ..................................................................................................... 108 10.2 Aumento de Sueldo .............................................................................................. 108 10.3 Aumento de Sueldo por Importacin ................................................................... 109 10.4 Prestamos.............................................................................................................. 111 10.5 Caja de Ahorro ..................................................................................................... 112 10.5.1 Movimientos de Caja de Ahorros.................................................................. 112 10.5.2 Saldos ............................................................................................................ 112 10.6 Informes................................................................................................................ 113 10.7 Cartas .................................................................................................................... 114 10.7.1 Carta de Trabajo ............................................................................................ 114 10.7.2 Carta de Vacaciones ...................................................................................... 114 10.7.3 Carta de Despido ........................................................................................... 114 10.7.4 Carta de Acumulado R.P.V.H. ...................................................................... 114 11. Prestaciones e Intereses ............................................................................................... 115 11.1 Anticipos .............................................................................................................. 115 11.2 Historia Pago Intereses ......................................................................................... 115 11.3 Generar archivo plano de Historia de Pago de Intereses desde el Auxiliar Laboral .............................................................................................................................. 116 12. L.O.P.C.Y.M.A.T. (Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo) ....................................................................................................................... 118 12.1 Notificacin de Accidentes .................................................................................. 118 12.2 Naturaleza Lesin ................................................................................................. 120 12.3 Ubicacin Lesin .................................................................................................. 120 12.4 Ocupacin ............................................................................................................. 120 12.5 Agente Material .................................................................................................... 121 12.6 Tipo de Accidente ................................................................................................ 121 13. Mantenimiento............................................................................................................. 122 13.1 Respaldar .............................................................................................................. 122 13.2 Restaurar ............................................................................................................... 123 13.3 Conversin de Datos ............................................................................................ 124 13.4 Lotes ..................................................................................................................... 126 14. Vacaciones................................................................................................................... 127
14.1 Solicitud y Adelantos de Vacaciones ................................................................... 127 14.1.1 Individual (por trabajador) ............................................................................ 127 14.1.2 Generar .......................................................................................................... 128 14.2 Insertar Vacaciones .............................................................................................. 129 14.2.1 Generar Vacaciones Individual ..................................................................... 129 14.2.2 Generar Vacaciones Colectivas ..................................................................... 131 14.3 Generar archivo plano de Vacaciones desde el Auxiliar Laboral ........................ 132 15. Clculo de Utilidades por Nmina .............................................................................. 134 16. Clculo de Utilidades por Auxiliar laboral.................................................................. 136 16.1 Generar archivo plano de Utilidades desde el Auxiliar Laboral .......................... 140 17. Liquidacin .................................................................................................................. 142 18. Clculos ....................................................................................................................... 151 18.1 Monto del Salario Mnimo Vigente...................................................................... 151 18.2 Clculo del Salario de Cotizacin del S.S.O. ....................................................... 151 18.3 Clculo del Seguro Social Obligatorio (S.S.O.) ................................................... 152 18.4 Clculo del valor de una Hora Extra Diurna ........................................................ 152 18.5 Clculo del Salario de Jornada Nocturna o Bono Nocturno ................................ 154 18.6 Clculo del Valor de una Hora Extra Nocturna .................................................. 155 18.7 Calculo de Retencin de Ley de Poltica Habitacional (L.P.H.) .......................... 155 18.8 Salario a Utilizar para Calcular las Vacaciones ................................................... 156
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1.
Introduccin
El presente manual tiene como objetivo fundamental brindarle al usuario del Sistema de Nmina las instrucciones bsicas para su uso, es decir, de ste obtendr las indicaciones necesarias para el correcto manejo del programa y por ende la obtencin ptima de resultados. El sistema est diseado para ofrecerle mxima rapidez y exactitud en la elaboracin de sus Nminas. Cabe destacar que el manual est dirigido exclusivamente a la orientacin funcional del sistema, es decir, los procedimientos a seguir en la utilizacin del mismo, constituyendo una gua para crear y trabajar Nmina y no hace referencia en lo absoluto a la instruccin de la normativa legal. Este sistema ha sido elaborado por un equipo multidisciplinario de especialistas de Glac Software y su diseo est orientado para ofrecerle mxima rapidez y exactitud en las operaciones de nmina de su empresa. El Manual del Usuario es una gua de consejos prcticos que le permite obtener un mayor rendimiento en el uso de su sistema.
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2.
Configuracin
El sistema de nmina, efecta operaciones de clculos, las cuales para su correcto funcionamiento requieren que ciertas opciones de la configuracin regional de Windows se encuentren con los valores adecuados. Para consultar y de ser necesario hacer los cambios, vaya al el botn de inicio de Windows y seleccione la opcin Configuracin Panel de Control y luego de la ventana que aparece haga doble clic en el icono Configuracin regional.
Figura 1.
Icono Configuracin regional en el Panel de Control.
En la primera pestaa que aparece activada Configuracin regional verifique que el valor sea Espaol (Venezuela).
Figura 2.
Ventana Configuracin regional.
Luego haga clic en el botn Personalizar seguidamente seleccione la pestaa Nmero y all verifique y modifique si es necesario los valores de las siguientes opciones: Smbolo decimal: . (punto). Nmero de dgitos decimales: 2 (dos). Smbolo de separacin de miles: , (coma). Separador de listas: , (coma).
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Figura 3.
Pestaa Nmero de la ventana Configuracin regional.
Haga clic en la pestaa Moneda y all verifique y modifique si es necesario los valores de las siguientes opciones: Smbolo de moneda: Bs. (bolvares). Smbolo decimal: . (punto). Nmero de dgitos decimales: 2 (dos). Smbolo de separacin de miles: , (coma). Nmero de dgitos en grupos: 3 (tres).
Figura 4.
Pestaa Moneda de la ventana Configuracin regional.
Pg.14
3.
Aspectos Generales
A continuacin se presenta toda la informacin necesaria para utilizar el sistema. Lea esta seccin para conocer las caractersticas generales de las ventanas y mens, adems de informacin que puede serle til.
3.1
Nomenclatura
Cuando un texto aparece escrito en este tipo de letra, es un comando, tecla o texto que aparece en su computador. Cuando aparece Usuario insertar indica que debe acceder a las opciones indicadas, desde la barra de men. Cuando el texto aparece entre < y > se refiere a una tecla que se encuentra en su teclado. Por ejemplo <F6>, se refiere a la tecla que se encuentra en la parte superior de su teclado identificada con F6. Ejemplo: Usuario (es un men), <Intro>, <F6> (las teclas), NMINA (es el comando que se escribe para ingresar al sistema) En este manual significa lo mismo <Intro>, <Enter> y <>. En su teclado aparecen de una forma u otra dependiendo de si est en Espaol o en Ingls.
3.2
Entrar al Sistema
Despus de instalar el sistema se cre automticamente un acceso directo del sistema, para ejecutar el sistema haga doble clic en el icono de acceso directo. A continuacin obtendr la pantalla de presentacin del sistema. Haga clic en el botn de continuar para entrar al sistema. El sistema le solicitar el Nombre del usuario y la Clave (password), coloque como nombre la palabra JEFE y como clave JEFE, si usted no ha creado su clave de seguridad.
Figura 5.
Ventana de Acceso al Programa
Pg.15
3.3
Seguridad
El sistema contiene varias funcionalidades de seguridad, una de ellas es permitir que cada uno de los usuarios del sistema tenga una clave personal y un nivel de acceso definido segn sus funciones. Tambin permite personalizar el acceso de los usuarios a las diferentes Empresas que se hayan definido en el sistema. Los niveles de acceso son establecidos por el supervisor del sistema. Para entrar por primera vez al sistema utilice tanto para usuario como para clave la palabra: JEFE Usted puede acceder la opcin de seguridad o configuracin de usuario, seleccionando del Men Principal la opcin Mens Seguridad estando en el men Seguridad seleccione Usuario Insertar. Se mostrar la siguiente ventana.
Figura 6.
Ventana Insertar Usuario.
Nombre (Login): ingrese en nombre o login del usuario que va a insertar. Es Supervisor: active si el usuario es supervisor. Nombre y Apellido: indique el nombre y el apellido del usuario. Cargo: ingrese le cargo del usuario. E-mail: indique una direccin de e-mail para este usuario.
Para seleccionar el nivel de acceso para este usuario active los diferentes mdulos en la lista, para acelerar el proceso puede ayudarse con los botones ubicados en la parte derecha de la lista. Una vez terminado el proceso de activacin de los mdulos presione <F6> o el botn Grabar. A continuacin le aparecer una ventana solicitando que ingrese el password del usuario y la confirmacin del mismo.
Figura 7.
Ventana Insertar Usuario
Pg.16
3.4
Salir del Sistema
Una vez concluidas las operaciones con el sistema y estando posicionado en el <Men Principal> del mismo, escoger del men principal la opcin G Salir o presionar Ctrl. Q. El sistema pedir confirmacin con relacin a la salida, enviando el siguiente mensaje:
Figura 8.
Ventana salir del sistema.
Si presiona la tecla N, el sistema le retornar a la pantalla principal. Si por el contrario presiona la letra S o Y sale del sistema y le enva al escritorio (desktop) de Windows.
3.5
Interface Grfica
Esta rea es la presentacin en pantalla (parte superior izquierda) de los submens correspondientes al men en el que usted se encuentre posicionado.
3.5.1
rea de Men
Este trmino hace referencia a la parte superior de la pantalla del sistema donde se presenta una serie de opciones.
Figura 9.
Ventana Men Principal.
Pg.17
3.5.2
Herramientas Grficas
El sistema de Nmina como la mayora de las aplicaciones bajo Windows tiene objetos grficos que permiten realizar la operaciones bsicas de manipulacin de datos. Entre estas herramientas tenemos las siguientes: Cajas de texto: permite ingresar determinados tipo de dato, tanto texto como numrico.
Figura 10.
Ejemplos de cajas de texto
Lista desplegable: estas listas ofrecen un nmero limitado de opciones de las cuales se debe seleccionar al menos una de ellas.
Figura 11.
Ejemplo de Lista desplegable.
Lista de seleccin mltiple: Esta herramienta presenta una o varias opciones de las cuales se pueden activar desde ninguna hasta todas.
Figura 12.
Ejemplo de Lista de seleccin mltiple.
Lista de seleccin simple: Esta lista de seleccin presenta dos o ms opciones de las cuales se debe seleccionar solo una y siempre aparecer por defecto una de ellas activada.
Figura 13.
Ejemplo de lista de seleccin simple.
Botn de accin especifica: Estos botones ejecutan una accin especifica que generalmente estn asociada a los datos presentados junto a ellos, es decir, si estamos
Pg.18
en una insercin de datos, lo botones permitirn guardar los datos ingresados o por el contrario, salir de la ventana sin insertar la informacin.
Figura 14.
Ejemplo de botones
Fichas y sus pestaas: En algunos casos la insercin, modificacin o consulta de datos se presenta clasificada u ordenada en fichas a las cuales se accede haciendo clic en las pestaas que asoman y las cuales dan nombre a estas fichas.
Pestaas
Figura 15.
Ejemplo de Pestaas
Herramienta de fecha: Cuando el dato solicitado es de tipo fecha, aparece esta herramienta, que permite seleccionar ms fcilmente la fecha deseada. Si se desea introducir los datos por teclado, solo se debe hacer clic la caja de texto y teclear la fecha. Para moverse a cada uno de los datos que componen la fecha (da, mes y ao) presione . (punto).
Figura 16.
Ejemplo de Herramienta fecha
3.6
Manejo de Mdulos y Opciones del Men
Los Mdulos fundamentales del sistema, que se encuentra en el rea del Men Principal son: G, Compaa, Tipo de Nmina, Definicin de Conceptos, Nmina, AD Nmina, AD Personal, Trabajador, Prestamos, Anticipos, Diseador, y Mens. Para acceder a las opciones que se despliegan de cada uno de los Mdulos o mens, haga clic con el ratn en el men deseado y seleccione la opcin, o presione la tecla <Alt.> + la letra subrayada del ttulo del men. Tambin puede utilizar las teclas direccionales para posicionarse en la opcin deseada y luego presionar la tecla <Intro>, y as acceder, automticamente, la opcin.
Pg.19
Las teclas direccionales se encuentran identificadas en su teclado por los siguientes smbolos y le permite moverse hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo respectivamente. Al pasar de un Mdulo a otro, o a un submen usted podr apreciar las diferentes opciones que ofrece cada uno de ellos. Por ejemplo: En los mdulos u opciones del Men Principal, aparecen entre otras, las opciones Consultar, Insertar, Modificar, Listar, y Eliminar, las cuales permiten manipular estos conceptos, fundamentales en el manejo del sistema. En la prxima seccin del manual estas opciones se explican ms ampliamente.
Figura 17.
Ejemplo de Opciones de Men
Consultar El proceso de consulta est presente en todos los mdulos de entrada de datos. La consulta conduce a un dato especfico donde usted se podr desplazar dentro de esta opcin, con los botones anterior y siguiente, permitindole guiarse fcilmente hasta obtener la informacin deseada. Si se coloca algn dato errado o simplemente se solicita un registro no incluido, el sistema le presentar el siguiente mensaje:
Figura 18.
Mensaje de Advertencia de Consultar.
Insertar Esta opcin es la que permite la inclusin y registro de todos los datos del sistema. El sistema presenta de forma automtica la pantalla solicitada, con todos los campos vacos o con el valor por defecto (por Ej. las fechas aparecen con la fecha del da actual). Para pasar de un campo al siguiente presione <Intro> o haga clic en el prximo campo y para ir al campo anterior presione <Shift> + <Tab>. Una vez que haya colocado todos los datos presione la tecla <F6> para grabarlos o haga clic en el botn grabar. Este proceso se efectuar tantas veces como registros se desee incluir. Nota: Cuando decimos grabar significa que el sistema almacena la informacin en el archivo de la base de datos en su disco duro.
Pg.20
Modificar Para realizar una modificacin de datos contenidos en el sistema, ubquese y seleccione el registro a modificar, de forma anloga a la opcin Consultar. Es imprescindible que presione la tecla <Intro> o haga doble clic para acceder a l, una vez que lo haya ubicado. A partir de all, el cursor se posicionar en cada uno de los campos susceptibles de ser modificados, permitiendo realizar los respectivos cambios. Cuando haya finalizado, presione la tecla <F6> para grabar o haga clic en el botn Grabar, para guardar dichos cambios o <Esc> en caso contrario. Eliminar Para ejecutar esta opcin ubquese y seleccione el registro a eliminar (de forma anloga a la opcin Modificar o Consultar), una vez que lo tenga ubicado presione la tecla <Intro> para acceder a l, y luego la tecla <F6> para eliminarlo. El sistema solicita la confirmacin del proceso, enviando el siguiente mensaje:
Figura 19.
Ventana de confirmacin para eliminar registro.
Al responder afirmativamente, el sistema proceder. Nota: Una vez eliminada la informacin no puede ser recuperada pues al eliminar, borra la informacin de la base de datos donde previamente se haba grabado.
3.7
Mensaje de Ayuda
El mensaje de ayuda consiste en un comunicado de forma escrita que se presenta ocasionalmente en pantalla, con la finalidad de advertir y orientar sobre la accin a ejecutar.
Figura 20.
Ventana de ejemplo de mensaje de ayuda.
3.8
Descripcin del Men G
Este men contiene, de forma general, informacin del sistema, as como opciones de configuracin:
Pg.21
Figura 21.
Men G desplegado
3.8.1
Acerca de
Presenta una pantalla que muestra informacin general sobre el sistema de Nmina, su versin y sus autores.
3.8.2
Glac Software
Empresa dedicada al desarrollo e implantacin de sistemas Computarizados, fundamentalmente en el rea fiscal, financiera, administrativa y contable. En esta seccin tambin se presenta una pantalla de Informacin de la Empresa as como una lista de los productos Glac.
3.8.3
Escoger Empresa
Permite escoger la empresa con la cual se va a trabajar.
3.8.4
Activar Modo Avanzado
Esta es una funcin especial que le dara acceso a otros procesos en los mens opciones que slo podrn ser utilizadas con una instruccin especfica. La mala utilizacin de cualquiera de estas opciones puede causar daos irreversibles en las bases de datos. Estas opciones son por lo general, de uso reservado para el usuario del sistema y su acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAOS IRREVERSIBLES a los datos registrados en el sistema. Si requieres utilizarlos y no est familiarizado con estas opciones le recomendamos que se comunique con el Departamento de Soporte Tcnico de Glac Software. De igual manera, es apropiado que al momento de usar cualquiera de las opciones se encuentre presente alguien con conocimientos tcnicos o el supervisor de la red (si es el caso). Para tener acceso a las opciones especiales usted debe entrar al sistema con clave de acceso total, ir al Men G seleccione la opcin Activar Modo Avanzado, y aceptar el mensaje que aparece.
Pg.22
Figura 22.
Men Activar modo Avanzado.
3.8.5
Administre su Licencia
En esta seccin se muestra una ventana con dos opciones: la primera permite visualizar el Contrato de Licencia de Usuario (CLU) y la segunda con la que se puede Desinstalar Licencia. El proceso de Desinstalar Licencia elimina la proteccin de este computador para que la misma sea colocada en otro computador. Solo aparece en usuario adicional de multiusuario o en Demo.
3.8.6
Configuracin de Impresin
En el submen Configuracin de Impresin encontrar diferentes opciones para optimizar y personalizar a sus necesidades las opciones de impresin. Estas opciones estn clasificadas en dos grandes grupo: Impresin Grafica e Impresin Texto.
3.8.6.1 Impresin Grfica

Esta configuracin aplica a todos aquellos reporte en modo grfico. Esta configuracin contiene las siguientes pestaas: Pestaa Impresora Especificar calidad de impresin: si se activa esta opcin es posible configurar el siguiente parmetro llamado Calidad de la impresin. Calidad de impresin: Los valores disponibles para configurar son: Borrador, Alta, Baja y Normal. Lo cual le indica a la impresora la calidad grafica de los reportes. Escoger Impresora al imprimir: Al activar esta opcin, cada vez que se mande a imprimir cualquier informe grfico, el sistema abrir la ventana de Windows Imprimir Donde puede indicar, entre otras cosas, la impresora a usar. Ver figura 16
Pg.23
Figura 23.
Ventana Configuracin de Impresin Impresoras
Pestaa Reportes. Imprimir Fecha de Emisin: active si desea que en los informes se indique la fecha y hora de emisin en que fue impreso. Imprimir Nro. de Pgina: active si desea que las hojas de los informes sean numeradas. Ver Figura 22.
Figura 24.
Ventana Configuracin de Impresora Reportes
Pestaa Mrgenes Generales (a usar en este Equipo) Esta opcin le permite configurar los mrgenes al imprimir los reportes que emite el sistema (excepto planillas y formatos especiales). Es muy til cuando se requiere ajustar los mrgenes en impresoras, que tiene un rea de impresin reducida, lo cual hace que los informes salgan incompletos o recortados en la parte superior o izquierda. Tambin es de utilidad cuando los reportes se imprimen en papel con membrete o se van a empastar lo cual requiere que la informacin se empiece a imprimir mas abajo o mas a la derecha.
Pg.24
Los reportes que utilizan Mrgenes Generales, tomaran la configuracin que usted aqu asigne al momento de prepararse para Mostrar o Imprimir. Esta configuracin aplica solo para este computador. Cada usuario tiene su propia configuracin, es decir, al cambiarlo solo se aplica al Usuario Actual. Ver Figura 23
Figura 25.
Ventana Configuracin de Impresora. Mrgenes
Pestaa Mrgenes Especiales (aplicables a los Reportes) La configuracin de Mrgenes Especiales le permite para el reporte que seleccione, asignar las propiedades de Mrgenes, Orientacin de Pgina y Tamao de Papel que usted considere necesarias para la correcta impresin de su impresora. Las modificaciones aqu realizadas aplicaran para el reporte, lo cual significa que todos los usuarios que acceden al sistema tambin lo imprimirn con la configuracin que usted haya designado.
Figura 26.
Ventana Configuracin de Impresin. Mrgenes Especiales
Pg.25
3.8.6.2 Impresin Modo Texto

Escoja primero la pestaa Ver Impresora Actual, para que el sistema le indique cual es la impresora que tiene predeterminada, si no corresponde con la que usted utiliza, solicite la opcin de Cambiar Impresora Actual. En la pestaa Escoger Impresoras y ubique su impresora y modelo predeterminada. Nota: En el manual de usuario de su impresora puede obtener informacin con que otro modelo es compatible en el caso de que no aparezca en la lista que le muestra el sistema.
Figura 27.
Ventana Configuracin de Impresin Modo Texto(DOS)
3.8.7
Configuracin de Respaldo
El software Glac permite ser configurado de forma que realice peridicamente respaldo de los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus necesidades active modo avanzado desde al men G Activar Modo Avanzado y acepte el mensaje de advertencia. Luego vaya de nuevo al men G Configuracin de Respaldo y en la ventana que aparece modifique las siguientes opciones: - Respaldar Automticamente la informacin de la Base de Datos?: si est activa el sistema har respaldo automtico de toda la informacin ingresada al sistema. - Ejecutar Respaldo cada __ das(s): en este parmetro se indica cada cuantos das se realizar el respaldo automtico. - Ruta del respaldo automtico. puede seleccionar cualquier directorio disponible en su PC (incluyendo unidades lgicas). Ver Figura 26
Pg.26
Ruta de Ejemplo
Figura 28.
Ventana Configuracin del Respaldo.
3.8.8
Salir
Esta opcin le permite salir del Sistema.
3.9
Copiar y Pegar
El sistema tiene las facilidades del ambiente Windows. Por lo tanto en cualquier campo numrico o alfanumrico Ud. puede marcar el texto, presionar el botn derecho del Mouse y tendr acceso a las opciones de deshacer (undo), cortar (cut), copiar (copy), pegar (paste), borrar (delete) y seleccionar todo (select all).
Figura 29.
Ejemplo del Men Copiar y Pegar
Estas opciones tienen la facilidad de copiar informacin de un campo a otro tal y como Ud. Trabaja en el ambiente Windows.
3.10 Teclas de Acceso Rpido

3.10.1 Teclas de Funciones
F2: utilizada en las operaciones de bsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al actual. Cuando se est modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro anterior para tambin ser modificado. F3: utilizada en las operaciones de bsqueda, , permite ir al registro inmediato siguiente al actual. Cuando se est modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro siguiente para tambin ser modificado.
Pg.27
F6: es la tecla funcional de la accin. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo, imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la subpantalla (volver a la pantalla anterior). F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar. F10: permite el acceso al men horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla.
3.10.2 Teclas Especficas

Ctrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionndola sola no realiza ningn proceso, conjuntamente con otra tecla si realiza acciones especficas. Ejemplo: Ctrl. + Q: permite salir del sistema. Ctrl. + Home: en la opcin listar, coloca el cursor en la primera lnea de la primera pgina del listado. Ctrl. + End: en la opcin listar, coloca el cursor en la ltima lnea de la ltima pgina del listado. Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un rea de texto. Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un rea de texto, previamente copiado o cortado. Esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y del sistema. *: permite realizar bsquedas. Delete: suprimir, borrar. End: (Fin). En un campo: Coloca el cursor al final del texto o nmero que se est ingresando. Home: (inicio). En un campo: Coloca el cursor al inicio del texto o nmero que se est ingresando. Tab: avanza al siguiente campo cuando se estn insertando o modificando datos en una subpantalla. Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se estn insertando o modificando datos en una subpantalla.
Pg.28
4.
Primeros Pasos
Para empezar a trabajar con el sistema de NMINA debe seguir los siguientes pasos. A continuacin presentamos el ciclo general con el que usted podr comenzar a trabajar con su programa Nmina.
1.- Instale su Programa
Listo!!!
2.- Cree la Compaa
9 .- Respalde sus datos
3.- Inserte el tipo de Nmina
8.- Solicite los Informes
4.- Parametrice su Programa
7.- Calcule la Nmina
5.- Inserte los Trabajadores
6.- Inserte los conceptos de asignacin y deduccin
Pg.29
Crear Compaa
Una caracterstica importante del sistema de NMINA es que permite al usuario trabajar con tantas compaas como desee, es decir, es multicompaa. Para crear un compaa, usted debe seguir los siguientes pasos: Desde el <Men Principal> escoja al men Compaa Insertar el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 30.
Ventana Insertar Compaa.
Razn Social: introduzca la razn social (nombre) de la compaa. Cdigo: este campo es automtico lo genera el sistema. R.I.F indique el nmero de R.I.F de la compaa. N.I.L indique el nmero de Nmero de Identificacin Laboral (N.I.L.) de la compaa. - Maneja clculos de Nmina: desmarque esta opcin si desea emplear el sistema slo como un auxiliar de personal. - Da / Mes de cierre: indique el da y mes de cierre fiscal de la compaa.
Pg.30
Pestaa Datos Generales
Figura 31.
Pestaa Datos Generales.
Seccin Datos de Registro de la Compaa - Tipo de Empresa: seleccione el tipo de empresa que maneja, lo valores disponibles son: Sector Privado y Sector Pblico. - Riesgos IVSS: seleccione de la lista desplegable el riesgo de la empresa segn su tipo. Los valores disponible son: Mnimo, Medio y Mximo. - N Cuenta Nmina: indique el nmero de cuenta de la nmina. - N Cuenta R.P.V.H. y N Contrato R.P.V.H.: indique el nmero de la cuenta donde se realiza el aporte patronal al Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat R.P.V.H. asi como el nmero de contrato asociado. Seccin Nros. / Cdigos Afiliacin - N I.V.S.S.: indique el nmero patronal asignado por el Seguro Social. - Fideicomiso: ingrese el cdigo para el fideicomiso. - I.N.C.E: ingrese el cdigo para el Instituto Nacional de Cooperacin Educativa I.N.C.E. - R.P.V.H.: ingrese el cdigo para el Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat R.P.V.H. Seccin Porcentajes de Aportes - Porcentaje de Aportes Patronal y Empleados: el sistema muestra los porcentajes que exige la Ley, mas usted puede cambiar los valores segn sea el caso de la empresa a insertar para los siguientes valores: o Seguro Social Obligatorio (I.V.S.S.) o R.P de Vivienda y Hbitat (R.P.V.H.) o Rgimen P. de empleo. o Instituto Nacional de Cooperacin Educativa - I.N.C.E. Seccin Programa de Alimentacin - Otorga beneficio del Programa de Alimentacin: active esta opcin si aplica.
Pg.31
- A travs de: seleccione de la lista la opcin que maneja para el programa de alimentacin. Los valores disponibles son: No Aplica, Comedor, Ticket de Alimentacin y Tarjeta Electrnica. Seccin Otros Datos - Cdigo C.I.I.U: ingrese el cdigo de C.I.I.U a la cual pertenece la compaa. - Da de pago obreros: Indique si en su caso maneja nmina de obreros, el da de la semana en que se realizar el pago en la nmina de tipo Obreros. Pestaa Registro/ Rep. Legal
Figura 32.
Pestaa Registro/Rep legal.
Seccin Datos Registro Mercantil - Registro Mercantil: ingrese el registro mercantil de la compaa. - N de Registro: ingrese el nmero del registro mercantil de la compaa. - Tomo: ingrese el nmero de tomo donde fue guardado el registro mercantil de la compaa. - Fecha de Registro: ingrese la fecha del registro mercantil. Seccin Datos Representante Legal - Nombre: indique el nombre del representante legal de la compaa. - N de CI: indique el nmero de cdula del representante legal de la compaa. - Cargo: indique el cargo del representante legal de la compaa.
Pg.32
Pestaa Direccin
Figura 33.
Pestaa Direccin.
Direccin: ingrese la direccin legal de la compaa. Estado: ingrese el estado donde est ubicada la compaa. Localidad: ingrese la localidad donde est ubicada la compaa. Municipio: ingrese el municipio donde est ubicada la compaa. Parroquia: ingrese el parroquia donde est ubicada la compaa. Ciudad: ingrese la ciudad donde est ubicada la compaa. Aptdo./Zona Postal: ingrese el apartado y cdigo postal de la compaa. Telfono: ingrese los nmeros telefnicos de la compaa. Fax: ingrese el nmero de fax de la compaa. E-mail: ingrese la direccin de correo electrnico de la compaa. Pas: este dato viene indicado en el sistema automticamente, no puede ser modificado.
Pestaa Minpptrass (Ministerio del Trabajo)
Figura 34.
Pestaa Minpptrass.
- Cdigo Identificacin: indique el nmero de identificacin ante el Ministerio del Trabajo.

Fecha fundacin: seleccione la fecha de fundacin de la compaa. Capital Pagado: ingrese el capital pagado. Nombre Anterior: ingrese el nombre anterior. Direccin Anterior: ingrese la direccin anterior. Nmero del Establecimiento: ingrese el nmero del establecimiento. Horas Semanales Trabajadas: indique el nmero de horas semanales trabajadas. Turnos Diarios Trabajados: indique los turnos laborables. Nmero de la empresa: ingrese el nmero de la empresa. Es sucursal: seleccione si es sucursal. Nombre del dueo: ingrese el nombre del dueo. Siglas: ingrese las siglas de la compaa si existen. Cdigo sucursal: indique el cdigo de sucursal si aplica en su caso.
Pestaa Niveles Dpto.
Figura 35.
Pestaa Niveles Dpto.
Seccin Niveles de Estructura Jerrquica - Ingrese los niveles de departamentos de la compaa. Nota: como se muestra en la pantalla, solo los nombres de los niveles pueden ser modificados una vez creada la compaa. Debe seguir los parmetros mostrados en pantalla para el cdigo de la compaa. - Longitud mxima del cdigo. - Longitud actual del cdigo. - Estructura actual del cdigo. - Usa Ceros (0) a la Derecha: active esta opcin si desea que el cdigo del nivel sea rellenado con ceros a la derecha despus del nmero indicado ejm: 2500000000000 Pestaa Contabilizacin Si usted requiere contabilizar sus operaciones en el sistema debe activar la opcin Usar contabilizacin y a continuacin configurar la Longitud y nombre de los niveles de cuenta a fin de definir la estructura que tendrn sus cuentas contables.
Figura 36.
Pestaa Contabilizacin.
Pestaa de Contrato/Firmante En esta pestaa se deben indicar los datos de las personas autorizadas a firmar documentos como cartas de trabajo y/o de fideicomiso. En este caso debe indicarse el Nombre, Nmero de C.I. y Cargo de la(s) personas firmantes.
Figura 37.
Pestaa de Contrato/Firmante.
Pestaa Seguridad Aqu usted puede determinar cules usuarios tendrn acceso a trabajar con esa compaa, si Todos o algunos de ellos.
Pg.35
Figura 38.
Pestaa Seguridad
Luego de ingresar todos los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar, le aparecer el siguiente mensaje.
Figura 39.
Ventana de advertencia.
4.1
Insertar Tipo de Nmina
Esto quiere decir que el sistema le pedir la informacin o los datos para la primera nmina. Indique los datos de la primera nmina con la cual usted desea trabajar.
Figura 40.
Ventana insertar nmina.
- Nombre: indique el nombre de la nmina.
Pg.36
- Tipo de Contrato: el tipo de contrato para la nmina que va a insertar siempre ser Ley Orgnica del Trabajo. Pestaa Datos Bsicos. Seccin Patrn de Generacin Periodos de pago - Generacin: seleccione de la lista desplegable la opcin para la cual va a generar la nmina. - Ao/mes Inicio: seleccione la fecha de inicio de la nmina. - Asignar Lunes por: seleccione de la lista la opcin que usted maneja, para efecto del nmero de lunes que entran en el clculo de retencin de SSO. Esta opcin nicamente estar activa si el tipo de Generacin es Quincenal y los valores disponibles son: Totales del mes y Habidos entre Fechas. Seccin Tipo de Jornada / Duracin - Jornada: seleccione de la lista la jornada de trabajo asociada a la nmina que va a insertar. Los valores disponibles son: Lunes a Viernes o Lunes a Sbados. - Diurna: indique el nmero de horas de la jornada diurna. - Nocturna: indique el nmero de horas de la jornada nocturna. - Sabatina: indique el nmero de horas de la jornada sabatina. Nota: Recuerde que el sistema muestra los valores que usualmente se indican para la duracin de la jornada diaria y los cuales estn basados en la Ley. - Medio Tiempo: indique el nmero de horas de la jornada de medio tiempo. - Descripcin del horario de trabajo: introduzca una breve descripcin. Seccin Otras caractersticas - En esta fecha de calcularn prestaciones?: permite indicar cual ser la nmina de fin de mes para el clculo de prestaciones, nicamente se activar cuando el tipo generacin sea catorcenal. - Nmero de das entre periodos: este campo es automtico depende de la opcin que escoja en la lista desplegable Generacin Ej. si escoge en Generacin la opcin semanal este campo toma el valor de 7. - Contar semanas por das de inicio: active esta opcin si desea llevar el control de las semanas por das de inicio. nicamente estar disponible para tipos de generacin de nominas semanales. Pestaa Seguridad Aqu usted puede determinar cules usuarios tendrn acceso a trabajar con esta nmina, si Todos o algunos de ellos.
Figura 41.
Pestaa Seguridad.
Pg.37
4.2
Escoger Compaa
Para escoger una compaa presione <F7> o valla al <Men Principal> seleccione el men Compaa Escoger, el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 42.
Ventana Escoger Compaa.
- Razn Social: indique el nombre de la compaa con la cual usted va a trabajar o presione * <Intro>, para que el sistema le muestre la lista de todas las existentes. - Tipo de Nmina: indique el nombre de la NMINA con la cual desea usted trabajar o presione * <Intro> para que el sistema le muestre la lista de las existentes. Luego presione el botn Escoger.
4.3
Insertar Trabajador
El mdulo de trabajador tiene como finalidad agrupar todos los datos de los trabajadores que laboran en su compaa segn el tipo de nmina al cual pertenecen. Nota: Los trabajadores no podrn ser eliminados si con anterioridad se incluyeron en una nmina ya pasada al histrico (Ver Generar Nmina), solo se le podr cambiar su status a retirado. Ver Trabajador Cambiar Status en el <Men Principal>. Para insertar los trabajadores vaya al <Men Principal> seleccione el men Trabajador Insertar el sistema mostrar la siguiente ventana.
Pg.38
Figura 43.
Ventana Insertar Trabajador.
Cdigo: este campo es automtico, lo genera el sistema. Apellidos: indique los apellidos del trabajador. Nombres: indique los nombres del trabajador. Cdula Identidad: indique el nmero de cdula del trabajador. N R.I.F: ingrese un nmero de RIF si lo amerita. N de Asegurado: ingrese el nmero de asegurado del trabajador que est insertando - Categora: de la lista desplegable escoja la categora a la cual pertenece el usuario que est insertando. Los valores disponibles son: Obrero, Empleado, Propietario, Gerente Director, Familiar NR, Aprendices, Jornada Inferior Normal y Con Discapacidad. Seccin Fechas Nacimiento/Ingreso - Nacimiento: indique la fecha de nacimiento del trabajador. Este campo es muy importante ya que por medio de ella se calcula la edad del trabajador y si no la incluye al momento de ser calculadas las deducciones de ahorro habitacional y seguro social pueden no salir o contener datos errados, pues ambas deducciones dependen de la edad del trabajador. - Ingreso: indique la fecha de ingreso del trabajador a la compaa. - Edad: este campo es automtico lo genera el sistema dependiendo de la fecha de nacimiento del trabajador que ingrese. Seccin Salarios - Mensual: cuando el tipo de nmina es quincenal o mensual se debe indicar el salario mensual que va a percibir el trabajador.
Pg.39
- Diarios: cuando el tipo de nmina es semanal o catorcenal se debe indicar el salario diario que va a percibir el trabajador. - Promedio: ingrese el salario promedio de trabajador. - Salario Cotizacin S.S.O. (Seguro Social Obligatorio), Salario Cotizacin L.R.P.E. (Ley del Rgimen Prestacional de Empleo): es calculado por el sistema y depender del sueldo mensual que ingrese en el campo mensual. Pestaa Personales
Figura 44.
Pestaa Datos Personales.
Sexo: seleccione de la lista el tipo de sexo del trabajador. Zurdo S/N: active la opcin si el trabajador es zurdo. Estado Civil: seleccione de la lista el estado civil del trabajador. Nivel Educativo: seleccione de la lista desplegable el nivel educativo del trabajador. Grado Aprobado: ingrese el grado aprobado dependiendo del nivel que utilice en la lista Nivel Educativo. Inicio Profesin: seleccione la fecha de inicio de profesin del trabajador. Cdigo Ocupacin: presione <*Enter>1 para buscar el cdigo de profesin en una lista. Centro Asistencial: indique el cdigo del centro asistencial asignado al empleado de acuerdo a su tarjeta de S.S.O. Grupo sanguneo: seleccione el Tipo de sangre del trabajador de las opciones: A, B, AB y O. Y el Factor de las opciones: Positivo o Negativo. Libreta militar: debe indicar el nmero del documento. Pas Origen: indique el pas de origen del trabajador. Entidad Federal: indique la entidad federal de procedencia del trabajador. Ciudad: indique la ciudad donde curs estudios el trabajador. Municipio: indique el municipio de procedencia del trabajador. Parroquia: indique el municipio donde curs estudios el trabajador. Direccin Habitacin: indique la direccin de habitacin actual del trabajador. Telfonos: ingrese el nmero telefnico del trabajador. E-mail: ingrese una direccin de correo electrnico del trabajador.
Ingrese un asterisco (*) luego presione la tecla Enter Manual de Usuario - Nmina Windows 28 de Junio de 2011
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Pestaa Laborales
Figura 45.
Pestaa Datos Laborales.
- Departamento: Seleccione el departamento al cual pertenecer el trabajador que est cargando en el programa. - Cargo: indique el cargo del trabajador. Nota: El sistema solo trae creado el departamento 99 y el cargo UNICO, para usar ms opciones estas deben ingresarse desde el men Tablas de Sistema a travs de las opciones Departamentos Insertar y/o Cargos Insertar segn sea el caso. Recuerde que los cargos se crean para cada nmina. - Recibe Ticket Alimentacin: active, si el trabajador recibe este beneficio. - Forma de pago: se pueden indicar las siguientes opciones: Valor fijo por das hbiles o Porcentaje sobre salario. - Valor actual Ticket Alimentacin: ingrese el valor del cesta ticket. - Valor anterior ticket alimentacin: este valor es usado nicamente cuando hay cambio de U.T. (Unidad Tributaria) y los Ticket Alimentacin se calculan en base a un valor fijo utilizando el valor de la U.T. - Tipo de Contrato: seleccione de la lista el tipo de contrato para el trabajador. Las opciones disponibles son: Por tiempo Indeterminado, Por tiempo Determinado y por Obra Terminada. - Fecha Fin: en los casos de contrato de tipo Por tiempo Determinado o Por Obra Terminada, debe indicarse la fecha de finalizacin. - Fecha de Retiro/Traslado: permite indicar la fecha de retiro, cuando sea el caso. - Tipo de Traslado: permite indicar el tipo de traslado, cuando sea el caso. - Motivo de Retiro: permite indicar el motivo del retiro, cuando sea el caso. - Origen/destino traslado: cuando un trabajador es trasladador a otra nomina o compaa el sistema muestra la informacin del traslado (compaa y nmina origen del traslado). - Jornada de Trabajo: seleccione la jornada de trabajo que aplicar para el trabajador. Las opciones disponibles son: Lunes a Viernes y Lunes a Sbado. - Turno de trabajo: seleccione el turno de trabajo que aplicar para el trabajador. El sistema presenta hasta 3 turnos como opciones disponibles. - N horas diurnas: ingrese el nmero de horas diurnas que aplicarn para el trabajador. - N horas nocturnas: ingrese el nmero de horas nocturnas que aplicarn para el trabajador.
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- N horas sabatinas: ingrese el nmero de horas sabatinas que aplicarn para el trabajador. - N horas mixta: ingrese el nmero de horas mixtas que aplicarn para el trabajador. - N horas bono Sb/Dom.: ingrese el nmero de horas para el bono nocturno de sbados y domingos. - Da Libre: nicamente cuando la jornada laboral es de lunes a sbado, puede indicarse cual as el da libre, lo cual permitir un adecuado clculo de vacaciones y de adelanto de vacaciones.
Figura 46.
Detalle de Da libre en pestaa Datos Laborales.
Pestaa Pago / Retenciones
Figura 47.
Pestaa Pagos / Retenciones.
- Forma de Cobro: seleccione de la lista desplegable la opcin por la cual que el trabajador cobrar. Las opciones disponibles son: Depsito, Efectivo o Cheque. - Nombre del Banco: En el caso en que la Forma de Cobro es Depsito debe Seleccionar la entidad bancaria por la cual el trabajador cobrar. Si el banco no aparece listado deber ingresarlo desde el men Tablas de Sistema a travs de la opcin Bancos Insertar. - Tipo de Cuenta: en el caso de Forma de Cobro Depsito tambin debe seleccionar el tipo de cuenta, las opciones son Ahorro, Corriente o F.A.L. - Nro. Cta. de Depsito: ingrese el nmero de cuenta del banco donde se depositar el pago del trabajador. Solo para la Forma de Cobro Depsito. Recuerde que debe ingresar el nmero de cuenta completo que contiene 20 dgitos. - Cheque a Nombre: en los casos en que la Forma de Cobro es Cheque indique a nombre de quien ira dicho documento. Nota: recuerde que si se selecciona en Forma de Cobro la opcin Efectivo o la opcin Cheque, los campos Nombre del Banco, Tipo de Cuenta, Nro. Cta. de Deposito. - Caja Ahorro (Porc / Monto): seleccione de la lista desplegable la opcin que usted maneja para el concepto de caja de ahorro, e ingrese el valor correspondiente en cada caso: % o Bolvar fuerte. - Cotiza SSO por esta empresa: active esta opcin, si cotiza S.S.O. en la empresa.
- Porcentaje I.S.L.R: ingrese el porcentaje para el impuesto sobre la renta. Tilde slo so el trabajador supera el lmite de edad (Masc. = 60 / Fem. = 55) y seguir cotizando: las opciones disponibles para tildar son, S.S.O., R.P.E. y R.P.V.H. El sistema verificar la edad del trabajador y en caso de no cumplir con el lmite establecido mostrar el siguiente mensaje y desactivar la opcin
Figura 48.
Mensaje de advertencia para trabajadores que no tienen la edad requerida por el S.S.O.
- Depsito de Antigedad: seleccione de la lista desplegable la opcin para el depsito de antigedad, los valores disponibles son: Fideicomiso Individual, Fondo de Prestaciones y Contabilidad de la Empresa. - Cta. Depsito: indique un nmero de cuenta para el depsito de prestacin para el trabajador, este campo se habilita si toma la opcin Fideicomiso Individual en la lista desplegable. - Cuenta: en este dato debe indicar el tipo de cuenta bancaria, las opciones disponible son: Ahorro y Corriente. - Devenga Salario Variable: active si el trabajador devenga algn salario variable - Porc. excluible Art. 133 L.O.T.: ingrese el monto del porcentaje. - Frecuencia de cobro: Seleccione de las opciones disponibles. - Acumulado RPVH: en este dato debe indicarse el saldo inicial que tiene el trabajador en el banco, en caso de que exista. - Gener Prestaciones?: esta opcin nicamente se muestra en modo avanzado, y permite indicar al sistema si el trabajador ya recibi prestaciones. - Ha recibido Tickets Alimentacin?: al igual que la anterior permite indicar al sistema si el trabajador no ha recibido nunca ticket de alimentacin desde su fecha de ingreso. Pestaa Prestaciones
Figura 49.
Pestaa Prestaciones.
Pg.43
- Fecha de corte: ingrese la fecha de corte para iniciar el proceso con esta versin del sistema de nmina. Seccin Antigedad - Das antigedad Art. 108: indique los das de antigedad para este trabajador. - Monto das de antigedad: ingrese el monto de das de antigedad para este trabajador. Seccin Das Adicionales - Das adicionales Art. 108: ingrese los das de antigedad segn el Art.108 - Monto das adicionales: ingrese el monto de das adicionales. Seccin Intereses - Capitalizados: ingrese el monto de intereses capitalizados por este trabajador hasta la fecha de corte. - Ganados al corte: ingrese el monto de los intereses ganados hasta la fecha de corte. - Fecha ultima vacacin cancelada: ingrese la fecha de la ltima vacacin cancelada para este trabajador. - Monto Anticipos Otorgados: En caso de haber dado anticipos de prestaciones, indique el monto de los mismos. Pestaa Cargar Familiar Ingrese los datos de carga familiar del trabajador que est ingresando. Esta informacin es importante indicarla para casos como el beneficio de Guardera, entre otros.
Figura 50.
Pestaa Cargar Familiar.
Pestaa Hist. Sueldo Ingrese los datos del histrico de sueldo que ha tenido el trabajador.
Figura 51.
Pestaa Hist. Sueldo.
Pg.44
Pestaa P. Inactividad. Ingrese los datos de los periodos de inactividad que ha tenido el trabajador.
Figura 52.
Pestaa P. Inactividad.
Pestaa S. Autoliquidacin S.S.O. Ingrese los datos de los periodos de inactividad que ha tenido el trabajador. Seccin Datos para SANE - Situacin SANE: ingrese los das de antigedad segn el Art.108 Seccin Datos para Ingreso TIUNA - Tipo de Trabajador: Corresponde a la relacin laboral que exista entre el trabajador y el Empleador. Los valores disponibles son: Medio Tiempo, Pasante, Conserje, Adolescente y Aprendiz, Domsticos, Rural, Urbano, y A Destajo. - Ocupacin OCEPRE: est relacionado con el oficio o funcin que desempea el trabajador dentro de la Empresa o con el Empleador (Domsticos), los cuales son los manejados por la OCEPRE (Oficina Central de Presupuesto). - Condicin TIUNA: Corresponde al estatus en que se encuentra el trabajador, las opciones disponibles son: Normal, Pensionado o Jubilado. Seccin Datos para Egreso TIUNA - Tipo de Egreso: Corresponde al tipo de egreso o motivo del fin de la relacin laboral. Las opciones disponibles son: Jubilacin, Despido Injustificado, Despido Justificado, Fallecimiento, Nunca labor en la Empresa, Renuncia, Terminacin de Contrato, Transaccin Laboral o Traslado a otra Empresa. Esta opcin nicamente est disponible en Modo Avanzado, y cambia automticamente cuando es modificado el estatus del trabajador.
Figura 53.
Pestaa P. Inactividad.
Pg.45
Una vez que haya cargado todos los datos solicitados en las diferentes pestaas presione <F6> o el botn Grabar. Pestaa Sector Pblico En los casos de que el tipo de empresa es Sector Pblico, se muestra la siguiente pestaa:
Figura 54.
Pestaa Sector Pblico.
- Tipo de Personal: Corresponde a la relacin laboral que exista entre el trabajador y el Empleador. Los valores disponibles son: Docente, Administrativo, Gerente y Otros. - Prima de jerarqua: dependiendo del tipo de personal, puede indicar el valor de este dato. - Compensacin: en los casos en que el tipo de personal es Gerente o Administrativo, puede indicar el valor de la Compensacin. - Adems indique los siguientes datos: Grado, Paso. - N de expediente: indique el nmero asociado al expediente del trabajador. - Fecha Ingreso Adm. Pblica: indique la fecha en que el empleado ingreso. - Cotiza IPASME: active esta opcin si el empleado cotiza en el IPASME. - Aporta Pensin de Jubilacin: active esta opcin si el empleado hace aportes a la pensin de jubilacin. -
4.4
Insertar Conceptos
Los conceptos de asignaciones y deducciones constituyen aquellos elementos que se definen basados en una interpretacin de la Ley Orgnica del Trabajo y de la Contratacin Colectiva vigente para la empresa en cuestin, siendo la base de todo el movimiento de la nmina. Las asignaciones son todas aquellas percepciones que el trabajador recibir en el perodo de pago como por ejemplo: sueldos, horas extras, bono subsidio, etc., mientras las deducciones son todas aquellas partidas que sern restadas de la remuneracin bruta percibida por el trabajador como: S.S.O., R.P.E., R.P.V.H., etc. Dentro del sistema de Nmina, usted encontrar los Conceptos Genricos los cuales se dividen en peridicos y temporales.
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Los conceptos peridicos son aquellos que permanecen en el tiempo y estn basados bsicamente por los mandatos de alguna Ley o acuerdo contractual. Los conceptos temporales no tienen una periodicidad fija, sino que pueden aplicar en una nmina, varias nminas o durante un perodo especfico. Para insertar los conceptos vaya al <Men Principal> seleccione el men Definicin de Conceptos Insertar. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 55.
Ventana Insertar Conceptos
- Cdigo: ingrese el cdigo del concepto. - Descripcin: ingrese la descripcin de concepto. - Formula: seleccione de la lista desplegable si el concepto usa formula bsica o avanzada. - Aplica para Caja de Ahorros: active si el concepto aplica para caja de ahorro. - Tipo: seleccione de la lista que tipo de concepto es: Asignacin, Deduccin, Aporte Patronal, o Informativo. - Aplica en: seleccione de la lista desplegable a que opcin aplica el concepto: Ad Nmina, Ad personal o Prstamos. - Base de clculo: indique que el clculo es en base a: Monto, Das, Hora Diurna, Hora Nocturna o Nro. De Items. Solo en los casos en que la base del clculo es: Das, Hora Diurna o Hora Nocturna debe indicarse adems los siguientes datos: - Salario a emplear: indique si el salario a emplear es el Bsico o el Integral. - Aplica porcentaje: si se va a emplear un porcentaje de la base del clculo tilde esta opcin e indique el valor del %. - Valor: si se va a emplear un monto fijo para la base del clculo indique el valor en este dato.
Seccin Se utiliza para calcular Active las opciones para las cuales el concepto es acumulativo.
Figura 56.
rea de datos Se utiliza para calcular.
Pestaa Frmula. - Botn Ver Formula: Si se indic el tipo de Frmula es bsica este botn permite visualizar en el rea inferior (pestaa Frmula) el detalle de la frmula establecida para el concepto la cual puede ser modificable. - Si el tipo de formula es avanzada, esta podr ser creada a travs de los operadores y funciones disponibles en el rea derecha de la pestaa Frmula. Una vez llenados todos los campos y chequeado la formula presione el botn Grabar o la tecla <F6> para guardar el concepto. De igual manera si necesita consultar, modificar, y eliminar conceptos debe seguir la siguiente ruta <Men Principal> seleccione el men Definicin de Conceptos, en la cual aparecern las opciones disponibles.
4.5
Ingresar AD Personal
Para insertar las asignaciones y deducciones a un trabajador vaya al <Men Principal> seleccione el men AD Personal Insertar, el sistema le mostrar la siguiente ventana de insercin de datos.
Figura 57.
Ventana Insertar AD Personal.
- Trabajador: mediante la opcin <*Enter>1 seleccione el cdigo del trabajador.
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- Nombre: este campo muestra el nombre y apellido del trabajador, la informacin en este campo se genera de forma automtica. - Conceptos: de igual manera seleccione el cdigo del concepto mediante <*Enter>1. - Descripcin: este campo muestra la descripcin del concepto, la informacin en este campo se genera de forma automtica. Seccin Detalle del clculo - Unidad de Presentacin: este campo muestra la unidad de presentacin del AD Personal que se seleccione, la informacin en este campo se genera de forma automtica. - Cantidad: ingrese la cantidad para la cual aplica el AD Personal. - Fecha: seleccione la fecha en la que se est asignando el AD Personal. Seccin Aplicacin del Concepto - Nmina que aplica: seleccione de la lista desplegable la nmina que aplicara el AD Personal que est agregando. - Tipo de especial: indique en el tipo de nmina especial que aplicar el AD Personal, las opciones son: Utilidades, Ticket Alimentacin y Otra especial. - Modo de Aplicacin: seleccione de la lista el modo de aplicacin para el AD Personal. - Nmero de Nmina: mediante (* Enter)1 seleccione el nmero de nmina en la cual aplicar el AD Personal que este agregando. Una vez ingresados los datos solicitados presione el botn Grabar o la tecla <F6>.
4.6
Ingresar AD Nmina
Para insertar las asignaciones y deducciones de nmina vaya al <Men Principal> seleccione el men AD Nmina Insertar, el sistema le mostrar la siguiente ventana de insercin de datos.
Figura 58.
Ventana inserta AD Nmina en nmina de tipo Empleado.
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Figura 59.
Ventana inserta AD Nmina en nmina de tipo Obrero.
Cdigo Concepto: ingrese el cdigo de definicin de concepto mediante la opcin <*Enter>1. Descripcin: la informacin en este campo se genera de forma automtica si utiliza la opcin <*Enter> en el campo anterior. Perodo de aplicacin: seleccione de la lista desplegable el periodo en el cual aplicara el AD que este cargando. Dependiendo del tipo de generacin de la nmina activa los valores disponibles son los siguientes: - Nominas de tipo Quincenal o Catorcenal: Primer perodo de pago, Segundo perodo de pago o Ambos perodos de pago. - Nominas de tipo Semanal: Primera semana, Segunda semana, Tercera semana, Cuarta semana o Todas las semanas. - Nominas de tipo Mensual: el sistema asigna automticamente Segundo perodo de pago. Luego de aplicar el AD nmina presione el botn Grabar o la tecla <F6>.
4.7
Calcular Nmina
El proceso de la nmina es el encargado de realizar los clculos generales de la misma, la actualizacin de acumulados, archivos histricos, etc. Para generar la nmina vaya al <Men Principal> seleccione el men Nmina Calcular el sistema le mostrar la ventana de la Figura 61, donde usted podr procesar la nmina en curso de forma completa.
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Figura 60.
Ventana Generar Nmina de Empleado.
Figura 61.
Ventana Generar Nmina de Obreros.
Para generar la nmina presione el botn Calcular. Despus de generarla usted puede consultar los datos de las nminas para ello vaya al <Men Principal> seleccione el men Nmina Consultar, y por medio de esta misma opcin, tambin usted visualizar los montos asignados o deducidos de cada uno de los trabajadores que estn en la nmina. Como se muestra en la siguiente figura.
Pg.51
Figura 62.
Ventana Consultar Nmina.
4.8
Pasar al Histrico
Est opcin, permite pasar la nmina ya calculada y definitiva al archivo histrico de nmina, adems este proceso actualiza los acumulados, prstamos, limpia el archivo de A/D personal y si trabaja con Caja de Ahorro, genera los movimientos respectivos hacia el mdulo de movimientos de Caja de Ahorro. Se recomienda pasar la nmina al histrico despus de haber cancelado la nmina a todos los empleados y obreros. Para pasar la nmina al histrico vaya al <Men Principal> seleccione el men Nmina Pasar al Histrico presione un clic seguidamente aparecer la siguiente ventana de aviso:
Figura 63.
Ventana de aviso.
Tomando en cuenta el mensaje, presione Si o No, si presiona Si el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
Pg.52
Figura 64.
Ventana de Informacin proceso finalizado.
4.9
4.9.1
Solicitar Informes
Informes
El sistema de nmina le permite obtener una serie de reportes referidos a la nmina en curso para seleccionar la opcin de informes vaya <Men Principal> seleccione el men Nmina Informes, seguidamente se mostrar la siguiente ventana con los distintos informes disponibles.
Figura 65.
Ventana Informes.
Pg.53
Informe Recibo de Pago
Figura 66.
Ventana Informe Recibo de Pago.
El sistema provee los recibos de pago para cada trabajador, usted podr imprimir todos, varios, un recibo y a partir de. Recibo de Pago Resumido. - Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos de Nmina. - Status de la Nmina: seleccione si el informe es de una nmina en curso o una nmina en histrico. - Aplica Para: seleccione si el informe aplica para todas las nminas de la compaa, o para la nmina en curso. - Detallar Asig./Deduc.: active esta opcin si desea detallar las asignaciones y deducciones en el informe. Recibos de Pago. - Cantidad a imprimir: esta opcin le ofrece varia opciones en la lista desplegable para mostrar el informe, escoja la que ms le convenga al momento de solicitar el informe. - Forma de Cobro: seleccione de la lista desplegable la opcin por la cual desea filtrar los registros de los trabajadores mediante la forma de cobro. - Trabajador: si seleccione la opcin (Uno) en la lista desplegable Cantidad a imprimir indique el cdigo del trabajador en este campo. - Imprimir Sueldo: active esta opcin si desea que en el informe se muestre el sueldo del empleado o los empleados. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe
Pg.54
Relacin de pago
Figura 67.
Ventana Informe Relacin de Pago.
Este informe muestra un resumen de lo pagado por los diferentes conceptos. - Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos de Nmina. - Status de la Nmina: seleccione si el informe es de una nmina en curso o una nmina en histrico. - Aplica Para: seleccione si el informe aplica para todas las nminas de la compaa, o para la nmina en curso. - Detallar Relacin de Pago: active esta opcin si desea detallar la relacin de pagos. - Firma Autorizada: ingrese el nombre de la firma autorizada que se va a mostrar en la carta o informe. - Cdula: ingrese el nmero de cdula de la persona autorizada que se va a mostrar en la carta o informe.
Pg.55
Informe Listado por Forma de Pago
Figura 68.
Ventana Informe Listado por Forma de Pago.
Este informe muestra informacin concerniente a la forma de pago para los trabajadores, para generarlo debe ingresar la informacin solicitada en los diferentes campos de acuerdo a su solicitud. - Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos de Nmina. - Status de la Nmina: seleccione si el informe es de una nmina en curso o una nmina en histrico. - Aplica Para: seleccione si el informe aplica para todas las nminas de la compaa, o para la nmina en curso. - Numero de la nmina: si el estatus de la nmina es en Curso el sistema mostrar el nmero de la nmina actual, si el estatus es En Histrico se deber seleccionar este dato seleccionando las nminas disponibles en histrico. - Incluir Departamento: active esta opcin si desea incluir el nombre del departamento en el informe. Forma de Pago. - Forma de Cobro: seleccione de la lista desplegable la opcin por la cual desea filtrar los registros de los trabajadores mediante su forma de cobro. - Agrupar por Tipo de Cuenta: active si desea separar por cuentas en el informe. - Imprimir Cdula: active si desea mostrar el nmero de cdula de trabadores en el informe.
- Banco: ingrese el nombre del banco. - Enviar carta al Banco: active esta opcin si desea enviar la informacin al banco. - Firma Autorizada: ingrese el nombre de la firma autorizada que se va a mostrar en la carta o informe. - Cdula: ingrese el nmero de cdula de la persona autorizada que se va a mostrar en la carta o informe. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe Informe Resumen Pago x Conceptos
Figura 69.
Ventana Informe Resumen de Pago por Conceptos.
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. - Buscar informacin: las opciones Disponibles son, Por Status de Nmina y Entre dos Fechas de Pago (Nminas Histricas). Fecha de Pago - Indique el rango de fecha Desde y Hasta. - Agrupar por Departamento: seleccione esta opcin si desea que el informe se ordene por cada departamento. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe.
Pg.57
Informe Resumen de Pago INCES
Figura 70.
Ventana Informe Resumen de Pago INCE.
Este informe muestra el total pagado por concepto de INCE trimestralmente, partiendo de la nmina de la compaa actual o seleccionando todas las nminas anteriores de la empresa actual. - Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos de Nmina. - Status de la Nmina: seleccione si el informe es de una nmina en curso o una nmina en histrico. - Aplica Para: seleccione si el informe aplica para todas las nminas de la compaa, o para la nmina en curso. - Pagar: seleccione de la lista desplegable en cual trimestre va a realizar el pago - Detallado por: seleccione como va a detallar el pago - Ao: seleccione el ao. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe Informe Comparar Dos Nminas Este reporte permite comparar dos nminas, debe ingresar por pantalla las nminas a comparar o hacer la comparacin con la nmina en curso activando la opcin en pantalla.
Pg.58
Figura 71.
Ventana Informe Comparacin de Dos Nminas
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Comparacin de Nminas. - Imprimir todos los trabajadores. - Comparar Nmina En Curso: Active esta opcin si desea compara la nmina en curso con otra. - Primera Nmina: ingrese la primera nmina a comparar. - Segunda Nmina: ingrese la segunda nmina a comparar. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe Informe Distribucin de Moneda
Figura 72.
Ventana Informe Distribucin de Moneda
Si las nminas generadas son canceladas en efectivo, el programa le muestra la distribucin de la moneda segn la denominacin indicada. La distribucin de moneda puede ser solicitada con el detalle de los trabajadores (se muestra el cdigo y el nombre de cada trabajador, su distribucin de moneda y el resumen total de la distribucin por moneda de toda la nmina) o sin el detalle de trabajador (slo muestra el resumen por distribucin de moneda del total de la nmina que se cobrar en efectivo). - Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos Nmina. - Status de la Nmina: seleccione si el informe es de una nmina en curso o una nmina en histrico.
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- Aplica Para: seleccione si el informe aplica para todas las nminas de la compaa, o para la nmina en curso. - Imprimir Trabajador: active esta opcin para imprimir los datos de un determinado trabajador y su distribucin de monedas. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe. Informe Control De Pago
Figura 73.
Ventana Informe Control de Pago
Este informe muestra un listado de los trabajadores para llevar a cabo la conformacin de pagos de sueldos. El mismo permite que el trabajador pueda estampar su firma en seal de conformacin del pago de sueldo.
Pg.60
Informe Listado Gnral. Conceptos x Trab.
Figura 74.
Ventana Informe Listado General de conceptos por Trabajador.
Este informe muestra un listado de los trabajadores con todos los conceptos aplicados a cada unos de ellos.
4.9.2
Informes Varios
Para seleccionar la opcin de Informes Varios vaya al <Men Principal> seleccione el men Nmina Informes Varios, el sistema le mostrar la siguiente ventana con las opciones de informes disponibles.
Figura 75.
Ventana Informes Varios.
Pg.61
Informe Listado de Aportes
Figura 76.
Ventana Informe Listado de Aportes LPH-SSO-SPF.
Le ofrece al usuario la posibilidad de obtener un informe con todos los aportes de Seguro Social Obligatorio (S.S.O.), Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat (R.P.V.H.) y Rgimen Prestacional de Empleo (R.P.E.) realizados tanto por el empleado como por el patrono. - Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos Nmina. - Status de la Nmina: seleccione si el informe es de una nmina en curso o una nmina en histrico. - Aplica Para: seleccione si el informe aplica para Todas las Nminas de la Compaa Actual, o para la Nmina Actual- en curso. Acumulados - Solo en caso de nominas con status histrico seleccione la fecha Desde y la fecha Hasta de las nominas. Aportes - De: Seleccione de las opciones disponibles para el tipo de aporte a listar, Rgimen Prestacional de Empleo, Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat o Seguro Social Obligatorio.
- Adems activando esta opcin, permite Agrupar por Departamento. - Imprime Trabajador?: active si desea imprimir los datos del trabajador en el informe. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe.
Pg.62
Informe Prestacin de Antigedad
Figura 77.
Ventana Informe Prestacin de Antigedad.
Ofrece al usuario la posibilidad de obtener un informe con la informacin sobre los das bsicos y adicionales correspondientes a la prestacin de antigedad de un trabajador as como tambin su monto de amortizacin si posee prstamos a cuenta de prestaciones. Este informe est disponible para nmina Actual y nmina en curso. - Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos Nmina. - Usar Nmina en Curso?: active esta opcin si va a utilizar la nmina en curso. - Nmero Nmina: ingrese el nmero de la nmina que vaya a mostrar en el informe. Antigedad. - Deposito de Antigedad: seleccione de la lista desplegable la opcin que vaya a utilizar. - Tipo de Deposito: seleccione de la lista desplegable cual va ser el tipo de deposito - Imprimir Cuenta: active esta opcin si desea imprimir las cuentas. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe. - Adems activando esta opcin, permite Agrupar por Departamento. Informe Acumulado por Trabajador
Figura 78.
Ventana Informe Acumulado por Trabajador.
Pg.63
Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Trabajador - Cantidad: seleccione de la lista desplegable si el informe es para un trabajador o todos. - Cdigo: ingrese el cdigo del trabajador. Acumulados - Desde: seleccione la fecha desde. - Hasta: seleccione la fecha hasta. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe. Informe de Tickets Alimentacin
Figura 79.
Ventana Informe de Tickets Alimentacin
Permite obtener informacin sobre el valor individual (para cada ticket) asignado a cada trabajador as como tambin las ausencias y las fechas de dichas ausencias en un perodo determinado y el total a cobrar por Tickets Alimentacin. - Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. - Status: seleccione de la lista desplegable la nmina. - Aplica Para: seleccione si el informe aplica para todas las nminas de la compaa, o para la nmina en curso. - Tambin puede activar la opcin para Detallar valor del ticket. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe.
Pg.64
Informe Listado Aportes por Conceptos
Figura 80.
Ventana Informe Listado Aportes por Conceptos
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos Nmina - Status: seleccione de la lista desplegable la nmina. - Aplica Para: seleccione si el informe aplica para todas las nminas de la compaa, o para la nmina en curso. Aportes. - Desde: Seleccione la fecha desde. - Hasta: Seleccione la fecha hasta. Concepto. - Cdigo: ingrese el cdigo del concepto. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe. Informe Listado Aportes Retencin ISLR.
Figura 81.
Ventana Informe Listado Aportes Retencin ISLR
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos Nmina - Status: seleccione de la lista desplegable la nmina.
- Aplica Para: seleccione si el informe aplica para todas las nminas de la compaa, o para la nmina en curso. Aportes. - Desde: Seleccione la fecha desde. - Hasta: Seleccione la fecha hasta. Concepto. - Cdigo: ingrese el cdigo del concepto. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe. Informe Listado Beneficio Guardera
Figura 82.
Ventana Informe Listado Beneficio Guardera.
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Datos Nmina - Aplica Para: seleccione si el informe aplica para todas las nminas de la compaa, o para la nmina en curso. - Adems activando esta opcin, permite Agrupar por Departamento. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe. Informe Relacin Anual Retenciones
Figura 83.
Pg.66
Ventana Informe Relacin Anual Retenciones.

- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Periodo - Indique la fecha Inicial seleccionando el Mes y Ao. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe. Informe Generacin XML ISLR
Figura 84.
Ventana Informe Generacin XML ISLR.
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Periodo - Indique la fecha Inicial seleccionando el Mes y Ao del periodo a generar. Generacin de archivo - Indique la Ruta donde desea guardar el archivo a generar. Nota: Despus de ingresar los datos y configurar su informe presione el botn Ejecutar para visualizar el informe.
4.9.3
Informes de Provisiones
Para seleccionar la opcin de Informes de Provisiones vaya al <Men Principal> seleccione el men Nmina Informes de Provisiones, el sistema le mostrar la siguiente ventana con las opciones de informes disponibles.
Pg.67
Figura 85.
Ventana Informes de Provisiones.
Informe Reporte de Devengados
Figura 86.
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Periodo - Indique la fecha Inicial seleccionando el Mes y Ao del periodo a generar. Trabajador - Cantidad: seleccione de la lista desplegable si el informe es para un trabajador o todos. - Cdigo: ingrese el cdigo del trabajador.
Pg.68
Informe Resumen de Movimientos Mensual
Figura 87.
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Periodo - Indique el Mes y Ao del periodo a generar. Active la siguiente opcin si desea Mostrar detalle trabajadores activos. Informe Reporte de Provisiones de Beneficios Fijos
Figura 88.
Pg.69
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Corte - Indique la fecha de Corte. Trabajador - Cantidad: seleccione de la lista desplegable si el informe es para un trabajador o todos. - Cdigo: ingrese el cdigo del trabajador. Departamento - Active esta opcin si quiere mostrar Todos S/N los departamentos. Beneficios Fijos - Indique la cifra para Das de Vacaciones y para Das de Bono Vacacional. Informe Reporte de Provisiones de Beneficios Variables
Figura 89.
- Dispositivo: seleccione el dispositivo para visualizar o imprimir el informe, el sistema por defecto presenta el informe en pantalla. Corte - Indique la fecha de Corte. Trabajador - Cantidad: seleccione de la lista desplegable si el informe es para un trabajador o todos. - Cdigo: ingrese el cdigo del trabajador.
Pg.70
Departamento - Active esta opcin si quiere mostrar Todos S/N los departamentos.
4.10 Consultar Histricos de Nmina

A travs de los histricos usted podr consultar la informacin existente en los archivos anteriores a la nmina en curso. Para solicitar los histricos, vaya al <Men Principal> seleccione el men Nmina Consultar Histrico y el sistema le mostrar la ventana de bsqueda del histrico que desee consultar.
Figura 90.
Ventana bsqueda de Histrico de Nmina
Ingrese el nmero de nmina y presione el botn Buscar, le aparecer la siguiente ventana donde podr visualizar los datos del histrico que seleccion.
Figura 91.
Ventana Nmina Histrica.
4.11 Generar Nminas Especiales

Para generar nminas especiales, vaya al <Men Principal> seleccione el men Otras Nminas Insertar Especiales, el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Pg.71
Figura 92.
Ventana Insertar Nminas Especiales
- Es Nmina de Utilidades: active esta opcin si la nmina a generar es de utilidades. - Nmero de la Nmina: ingrese el nmero de la nmina a generar. Seccin Rango de Fechas a Calcular - Inicial: seleccione la fecha de inicio. - Final: seleccione la fecha final. - Fecha de Pago: seleccione la fecha de pago. Luego de ingresar los datos solicitados presione el botn Grabar o la tecla <F6>. Luego si desea escoger alguna nmina que no haya sido generada vaya al Men G Activar modo Avanzado luego vaya al <Men Principal> seleccione el men Nmina Escoger. El programa le mostrar la siguiente ventana en la cual puede escoger la nmina para generar.
Figura 93.
Ventana buscar nmina para generar.
Luego de escoger la nmina el sistema le muestra la siguiente ventana con la informacin concerniente a la nmina escogida presione el botn Generar para iniciar el proceso. Nota: estos datos son de solo lectura.
Pg.72
Figura 94.
Ventana Informacin de Nminas Especiales.
4.12 Generar Nmina de Tickets Alimentacin

Para insertar la nmina de Tickets Alimentacin siga los siguientes pasos: 1. Vaya al men Compaa Modificar. Seleccione la compaa y active el parmetro Otorga Beneficio del Programa de Alimentacin. 2. Vaya al men Trabajador Modificar y seleccione al trabajador que deba recibir el beneficio de Tickets de Alimentacin. Ingrese en la pestaa Laborales para activar el parmetro Recibe tickets alim y establezca los valores para el pago de dicho beneficio. 3. Desde el Men Principal seleccione G Activar Modo Avanzado, luego dirjase al men Otras Nminas Insertar Nmina de Tickets Alimentacin el programa le mostrar la siguiente ventana:
Figura 95.
Insertar Nmina Tickets.
Pg.73
Indique los datos:

Nmero de la Nmina: Para identificar mejor las nmina en el futuro se recomienda colocar como nombre el mes y ao a calcular de la nmina de tickets Alimentacin. Fecha de Inicio: Indique el primer da del mes a calcular. Fecha Final: Indique el ltimo da del mes a calcular. Fecha de pago: Indique una fecha de su preferencia para pagar la nmina. Nmero Nminas a Generar: Colocar la cantidad nminas que desea crear en el ao.
Una vez que indique todos los datos presione el botn Grabar. Observaciones: Debe verificar que el concepto: Das no Trabajados: 2100 es el usado en los trabajadores para indicar faltas o inasistencias, pues el sistema usa especficamente ese para el descuento automtico de Tickets Alimentacin. 4. Dirjase al men Ad Personal Generar Datos de Tickets Alimentacin. Debe indicar los siguientes datos:
Figura 96.
Generar AD Personal.
Indique los datos:

Seleccione la Nmina receptora de los datos a generar. Nmero de la nmina: Seleccione la nmina especial de Tickets (Ej. Tickets Alimentacin 201X). Buscar Ausencias en las Nminas: Indique el Nmero Nmina desde/hasta en las cuales el sistema buscar la informacin correspondiente a ausencias de los
Pg.74
trabajadores, de forma de descontar el valor del Tickets Alimentacin de la nmina a cancelar de manera automtica. Asignar Tickets alimentacin adicional por trabajo en da feriado: Active esta opcin si desea que los trabajadores que laboren en das feriados disfruten del beneficio de la cancelacin del ticket alimentacin a dicha jornada.
5. Para calcular la Nmina de Tickets de Alimentacin debe dirigirse al mdulo Nmina Escoger, donde podr seleccionar la nmina a calcular. 6. Una vez calculada, la podr verificar de la misma manera que lo hace con las nminas ordinarias y emitir los informes necesarios. Nota Importante: Para asignar Tickets de Alimentacin adicionales a los trabajadores se debe insertar un Ad Personal con el concepto de Ticket Alimentacin (1901).
4.13 Generar Archivos Planos

El sistema de nmina le permite generar archivos planos, para llevar a cabo este proceso desde el <Men Principal> seleccione el men Nmina Generar archivos planos el programa le mostrar la siguiente ventana:
Figura 97.
Ventana generar archivos planos.
- Archivo para: seleccione de la lista desplegable, la opcin para la cual se va a generar el archivo plano. - Nombre Formato: deje el valor por defecto. - Perodo Desde: seleccione la fecha desde para el perodo a generar. - Perodo Hasta: seleccione la fecha hasta para el perodo a generar. - Ruta: escoja la ruta donde desee que se genere el archivo plano utilizando este botn - Botn Datos Adicionales: son los Datos Adicionales solicitado por el ente que va a recibir el archivo plano. Presione el botn para insertar o visualizar estos datos.
Pg.75
- Todas las nminas de la compaa: marque esta opcin si desea generar el archivo para todas las nminas existentes en la compaa que este usando al momento de generar el archivo. Despus de introducir los datos presione el botn Grabar o la tecla <F6>
4.14 Eliminar Compaa

Nota: El proceso de Eliminar una Compaa es irreversible. Para eliminar una compaa vaya al Men G Activar Modo Avanzado. Aparecer el siguiente mensaje de alerta:
Figura 98.
Mensaje de Advertencia al activar Modo Avanzado
Haga clic en el botn Aceptar. Nota: Es recomendable que antes de continuar con el proceso de borrado, realice el respaldo de sus datos, como nica forma de recuperarlos en caso de falla o error. Dirjase al mdulo <Men Principal> seleccione el men Compaa Eliminar. Dependiendo de la forma como usted configur el sistema para realizar la bsqueda, indique la informacin solicitada, o coloque un asterisco <*>, y haga clic en el botn de Buscar para que el sistema le proporcione la lista de compaas, como se muestra en la figura 58 .Haga clic sobre la compaa a eliminar.
Pg.76
Figura 99.
Ventana buscar Compaa para Eliminar
El sistema le mostrar el siguiente mensaje:
Figura 100.
Mensaje Eliminar Compaa.
Si est seguro de querer eliminar la compaa que le muestra la pantalla, haga clic en el botn Si, en caso contrario haga clic en No.
4.15 Modificar Niveles de Departamentos

El programa de Nmina Windows le permite modificar los niveles de departamento de su compaa. Para llevar a cabo esto desde el <Men Principal> seleccione el men G Activar Modo Avanzado, acepte el mensaje que aparece, luego seleccione el men Compaa Modificar Niveles de Departamento el programa le mostrar la siguiente ventana:
Pg.77
Figura 101.
Ventana modificar niveles de departamentos.
Nota: estos datos son de solo lectura y todos representan a la empresa con la cual este trabajando al momento. Seccin Niveles de Estructura Jerrquica En esta seccin realice los cambios que considere necesarios de acuerdo a la estructura de sus departamentos. - Nivel: ingrese el nmero de dgitos que contendr el nivel. - Nombre del Nivel: ingrese el nombre del nivel. En la parte derecha de la ventana se muestran la longitud actual, longitud mxima y mascara del nivel de departamento. Introduzca al menos dos niveles, a fin de utilizar una para organizar o clasificar los departamentos (usar como titulo) y otro para definir especficamente el departamento (detalle). Despus de modificar los campos presione la tecla <F6> o el botn Grabar. Posteriormente debe ingresar los departamentos a travs del mdulo Mens Tablas del Sistema en la opcin Departamento Insertar. Para visualizar los cambios en los niveles de departamento desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Tablas del Sistema luego escoja el men Departamento Consultar.
Figura 102.
Ejemplo de los niveles de departamentos.
Verifique los cambios que llev a cabo. Para llevar a cabo una modificacin de un nivel cuyo ttulo sea Detalle escoja el men Departamento Incremento Niveles
Departamento (con modo avanzado activo) el programa le mostrar la siguiente ventana:
Figura 103.
Ventana generar incremento en departamentos
Seccin Departamento Origen - Cdigo a Crecer: mediante la opcin (* Enter)1 ingrese el cdigo que desee buscar para modificar. Seccin Departamento Nuevo - Cdigo ltimo nivel : ingrese el cdigo de ltimo nivel que desee que crezca. - Dgitos ltimo Nivel: ingrese el nuevo cdigo. - Descripcin: indique la descripcin del nuevo cdigo. Despus de cargar los datos presione la tecla <F6> o el botn Grabar.
Ingrese un asterisco (*) luego presione la tecla Enter Pg.79
5.
Gacetas de Ley
El sistema de nmina le permite actualizar datos generados en Gaceta que deben ser utilizado por el sistema para clculos, tales como: Gacetas, Unidad Tributaria, C.I.I.U, Salario Mnimo.
5.1
Gacetas
Usted podr Consultar las Gacetas instaladas en el sistema de nmina. Para consultarlas vaya al <Men Principal> seleccione el submen Gacetas de Ley luego escoja Gacetas Consultar, donde se le mostrar los datos de la gaceta cmo son: Numero de Gaceta Oficial, Fecha de Publicacin y Fecha de Inicio Aplicacin, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 104.
Ventana de Consultar Gaceta.
5.2
Unidad Tributaria
Usted podr crear, modificar y eliminar las Unidades Tributarias que trabajan con las compaas en el sistema de nmina. Para insertarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Gacetas de Ley luego escoja Unidad Tributaria Insertar, donde se le solicitar la Fecha en Gaceta Oficial, Fecha de Inicio de Vigencia (esta dato se activa nicamente en Modo Avanzado) y el Monto de la Unidad Tributaria, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 105.
Ventana Insertar Unidad Tributaria.
5.3
C.I.I.U. (Clasificacin Industrial Internacional Uniforme)
Usted podr crear, modificar y eliminar las diferentes Actividades Econmicas contempladas en la Ley, con las que trabajan las compaas en el sistema de nmina.
Para insertarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Gacetas de Ley luego escoja C.I.I.U Insertar, donde se le solicitar el Cdigo CIIU y la Descripcin, como se muestra en la siguiente figura.
Figura 106.
Ventana de Insertar C.I.I.U.
Despus de ingresar los datos presione <F6> o el botn Grabar.
5.4
Salario Mnimo
Usted podr insertar, modificar y eliminar el Salario Mnimo vigente con el que trabajarn las compaas en el sistema de nmina. Para insertarlo vaya al <Men Principal> seleccione el submen Gacetas de Ley luego escoja Salario Mnimo Insertar, donde se le solicitar la Fecha en Gaceta Oficial, Fecha de Inicio de Vigencia el nmero de Gaceta Oficial en que fue publicado, el Monto del Salario Mnimo, como se muestra en la siguiente figura:
Figura 107.
Ventana de Insertar Salario Mnimo.
Pg.81
6.
Tablas del Sistema

El sistema de nmina le permite actualizar las tablas con las cuales interacta, tales como: Ciudad, Unidad Tributaria, C.I.I.U, Bancos, Departamentos, Conceptos Fijos, Distribucin de Monedas y Calendario Perpetuo, entre otras.
6.1
Ciudad
Usted podr crear, modificar y eliminar las Ciudades que trabajan con las compaas en el sistema de nmina. Para insertarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Ciudad Insertar, donde se le solicitar el Nombre de la ciudad, como se muestra en la siguiente figura.
Figura 108.
Ventana Insertar Ciudad
6.2
Bancos
Usted podr ingresar, modificar y eliminar los Bancos que trabajan con las compaas en el sistema. Para insertarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Bancos Insertar, donde se le solicitar el nombre del banco. Como se muestra en la siguiente figura.
Figura 109.
Ventana Insertar Bancos
6.3
Departamentos
Usted podr crear, modificar y eliminar los departamentos, de la compaa. Para insertarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Departamentos Insertar, donde se le solicitar el cdigo y descripcin del departamento. Como se muestra en la siguiente figura.
Figura 110.
Ventana Insertar Departamentos.
Si la compaa maneja contabilidad, debe indicar adems, el Nivel de Cuenta y el Centro de Costos. Despus de ingresar los datos presione <F6> o el botn Grabar.
6.4
Conceptos Fijos
Usted podr consultar y modificar los conceptos fijos que trabajan con las compaas en el sistema de nmina. Para consultarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Conceptos Fijos Consultar o Modificar, donde podr visualizar si est consultando, o modificando los datos en la figura siguiente se muestra la ventana de modificacin.
Figura 111.
Ventana de Modificar Conceptos Fijos, pestaa Asignaciones\Deducciones.

Pg.83
Figura 112.
Ventana de Modificar Conceptos Fijos, pestaa Prestaciones\Patronales.
Figura 113.
Ventana de Modificar Conceptos Fijos, pestaa Otros.
6.5
Distribucin de Monedas
Usted podr crear, modificar y eliminar la Distribucin de Monedas que trabajan con las compaas en el sistema de nmina. Para insertarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Distribucin de Monedas Consultar, donde se le mostrar la Denominacin, El Valor y si Usa Denominacin., como se muestra en la siguiente figura.
Figura 114.
Ventana Insertar Distribucin de Monedas.
Pg.84
6.6
Calendario Perpetuo
Usted podr crear, modificar y eliminar las fechas de calendario que trabajan con las compaas en el sistema de nmina. Para insertarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Calendario Perpetuo Insertar, donde se le solicitar que ingrese el Tipo de Feriado, la Fecha y la Descripcin, como se muestra en la siguiente figura.
Figura 115.
Ventana Insertar Calendario.
6.7
Campos / Funciones
Para consultarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Campos / Funciones Consultar, donde podr visualizar los Campos / Funciones actuales, seleccione de la lista el campo que desea consultar luego presione el botn Buscar. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 116.
Ventana Consultar Campos / Funciones.
6.8
Pas
Para consultarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Pas Consultar, donde podrn visualizar los Pases actuales, seleccione de la lista el pais que desea consultar luego presione el botn Buscar. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Pg.85
Figura 117.
Ventana de Consultar Pas.
6.9
Moneda
Para consultarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Moneda Consultar, donde podrn visualizar las Monedas actualmente disponibles en el sistema, seleccione de la lista la modena que desea consultar luego presione el botn Buscar. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 118.
Ventana de Consultar Moneda.
6.10 Moneda Local

Para consultarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Moneda Local Consultar, donde se podrn visualizar las Monedas Locales actuales, seleccione de la lista la moneda que desea consultar luego presione el botn Buscar. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 119.
Ventana de Consultar Moneda Local.
6.11 Cargos
Para consultarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Cargos Consultar, donde podr visualizar los Cargos
disponibles en el sistema, seleccione de la lista el campo que desea consultar luego presione el botn Buscar. El sistema le mostrara la siguiente ventana.
Figura 120.
Ventana de Consulta de Cargos.
Nota: en esta tabla solo se mostro el proceso de insercin de registros, recuerde que tambin puede consultar, modificar y eliminar registros, usando la misma ruta del men.
6.12 Etiquetas Office

Esta opcin permite consultar las etiquetas que pueden ser usadas en los documentos Office que genera el software. Esta etiquetas permiten insertar datos en estos documentos como por ejemplo: Nombre del trabajador <<Nombres>>, Cdula de identidad <<CedulaDeIdentidad>>, etc Para consultarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Tablas del Sistema luego escoja Etiquetas Office Consultar, all se mostrar la ventana de bsqueda.
Figura 121.
Ventana de bsqueda de Etiquetas Office.
Pg.87
Una vez indicado el criterio de bsqueda se listaran las etiquetas disponibles mostrando sus datos: Valor, Etiqueta, Descripcin y Tipo de Carta.
Figura 122.
Ventana de Consulta para las Etiquetas Office.
Pg.88
7.
Tablas L.O.T.
El sistema de nmina le permite actualizar las tablas de contratos de trabajo con las cuales este interacta.
7.1
Intereses Sobre Prestaciones
Para insertar la tasa de inters sobre prestaciones sociales dirjase al <Men Principal> escoja el submen Tablas LOT. luego escjale men Intereses sobre Prestaciones Insertar. El sistema mostrar la siguiente ventana:
Figura 123.
Ventana insertar Intereses sobre Prestaciones.
- Tipo de Tasa: seleccione el tipo de tasa a insertar. - Conservar Tasa: active si conserva la tasa actual. - Fecha Desde: indique desde qu fecha quiere comenzar el clculo de los intereses sobre prestaciones. - Fecha Hasta: seleccione hasta qu fecha quiere el clculo de los intereses sobre prestaciones. - Tasa: ingrese el monto de la tasa a insertar. Despus de ingresar los datos presione <F6> o el botn Grabar. Nota: Dado que los intereses se calculan sobre el monto de prestacin calculado por el sistema, la fecha hasta no deber ser superior a la de la ltima nmina guardada en el sistema.
7.2
Antigedad
El sistema de nmina le permite consultar y actualizar la tabla de Antigedad que establece la nueva Ley Orgnica del Trabajo. Si desea visualizar la tabla de antigedad, vaya al <Men Principal> escoja el submen Tablas LOT luego escoja el men Antigedad Insertar. El sistema mostrar la siguiente ventana:
Pg.89
Figura 124.
Ventana Insertar Antigedad.
La prestacin de antigedad, atendiendo a la voluntad del trabajador, requerida previamente por escrito, debe ser depositada y liquidada mensualmente, en forma definitiva, en un fideicomiso individual o en un fondo de prestacin de antigedad. (Ver Artculo 108 de la Ley del Trabajo del 19/06/1997). Ingrese los datos solicitados y presione <F6> o el botn Grabar.
7.3
Antigedad 108
El sistema de nmina le permite consultar y actualizar la tabla de Antigedad que establece la nueva Ley Orgnica del Trabajo, en este caso la que corresponda antes de la publicacin del artculo 108, es decir antes del ao 1997. Si desea visualizar la tabla de antigedad 108, vaya al <Men Principal> escoja el submen Tablas LOT luego escoja el men Antigedad 108 Insertar. El sistema mostrar la siguiente ventana:
Figura 125.
Ventana Insertar Antigedad 108.
Ingrese los datos solicitados y presione <F6> o el botn Grabar.
7.4
Utilidades
El sistema de nmina le permite guardar informacin referente al pago de utilidades para llevar a cabo este proceso vaya al <Men Principal> escoja el submen Tablas LOT luego seleccione Utilidades Insertar. El sistema mostrar la siguiente ventana:
Pg.90
Figura 126.
Ventana Insertar Utilidades
Ingrese el ao y la cantidad de das a pagar, luego presione <F6> o el botn Grabar.
7.5
Vacaciones Ley Vigente
Para ingresar informacin sobre las vacaciones (Ley Vigente) del trabajador vaya al <Men Principal> escoja el submen Tablas L.O.T. luego seleccione Vacaciones Ley Vigente Insertar. El sistema mostrar la siguiente ventana:
Figura 127.
Ventana de Insercin Vacaciones ley Vigente.
Ingrese los datos solicitados para: el tiempo de servicio, das de disfrute, da adicional de disfrute, da de bono vacacional, da adicional de bono, das de bono para prestaciones, luego presione <F6> o el botn Grabar.
7.6
Vacaciones Ley Derogada
Para ingresar informacin sobre las vacaciones (Ley Derogada) del trabajador vaya al <Men Principal> escoja el submen Tablas L.O.T. luego seleccione Vacaciones Ley Derogada Insertar. El sistema mostrar la siguiente ventana:
Pg.91
Figura 128.
Ventana de Insercin de Vacaciones Ley Derogada.
Ingrese los datos solicitados para: el tiempo de servicio, das de disfrute, da adicional de disfrute, da de bono vacacional, da adicional de bono, das de bono para prestaciones, luego presione <F6> o el botn Grabar.
7.7
Preaviso
Para ingresar informacin sobre preaviso del trabajador vaya al <Men Principal> escoja el submen Tablas L.O.T. luego seleccione Preaviso Insertar. El sistema mostrar la siguiente ventana:
Figura 129.
Ventana de Preaviso.
Ingrese los datos solicitados para: Tipo de Preaviso, Nmero de aos, Nmero de Meses y Nmero de Das para el Preaviso, luego presione <F6> o el botn Grabar.
7.8
Ocupacin OCEPRE (Oficina Nacional de Presupuesto)
Para ingresar informacin sobre las Ocupacin OCEPRE (Oficina Nacional de Presupuesto) del trabajador vaya al <Men Principal> escoja el submen Tablas L.O.T. luego seleccione Ocupacin OCEPRE Insertar. El sistema mostrar la siguiente ventana:
Pg.92
Figura 130.
Ventana de Consulta de Ocupacin OCEPRE.
En el caso de la tabla de ocupacin OCEPRE solo podr consultar las ocupaciones disponibles para asignarle a los trabajadores. Nota: en los procesos de actualizacin de tablas que se mostraron anteriormente solo se realiz el proceso de insercin de registros, recuerde que el usuario del sistema tambin puede consultar, modificar y eliminar registros (excepto la tabla de ocupacin OCEPRE), usando la misma ruta del men mostradas en los proceso anteriores.
Pg.93
8.
Personalizar Sistema
8.1 Parmetros Generales
La tabla de parmetros generales contiene datos de suma importancia que usted necesita conocer antes de emprender cualquier clculo. Para revisarlos o modificarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Parmetros luego escoja el men Parmetros Generales Modificar. Verifique los valores all presentes. Si desea cambiar alguno de ellos. Cambie los valores y luego presione <F6> o el botn Grabar. Nota: Los parmetros generales son valores que aplican para todas las empresas por igual ingresadas en el sistema. Para una mayor comprensin del contenido de los parmetros generales, explicaremos cada uno de los campos que lo componen como se muestran en la figura 81 a continuacin.
Figura 131.
Ventana Parmetros Generales.
8.1.1
Datos Generales
- Forma de Escoger Compaa: seleccione de la lista desplegable la forma en que desee escoger la compaa. - Escoger Compaa y Nmina al Entrar: active si desea escoger la compaa y nmina al entrar al sistema. - Escoger ltima Compaa y Nmina usadas: active si desea escoger la ltima compaa y nmina al entrar al sistema.
Pg.94
8.1.2
Datos para clculos
- N Salarios para Cotizar SSO: indique el nmero de salarios mnimos utilizados para el clculo del seguro social obligatorio(S.S.O). - N Salarios para Cotizar SPF: ingrese el nmero de salarios mnimos utilizados para el clculo del seguro de paro forzoso (S.P.F). - Quitar Cntimos al calcular: active si no quiere que aparezcan cntimos al calcular. - Das aos para clculo de intereses: indique el nmero de das para el clculo de intereses. - Salario cotizacin SSO con decimales: permite activar o no que este dato aparezca con decimales o no. - Calcular promedio para utilidades: con este parmetro se indica que el clculo se realice en base a los das del mes o en base a 30 das. - Edad tope SSO / RPE: ac se indica la edad tope en que se aplicar la retencin del Seguro Social Obligatorio y del Rgimen Prestacional de Empleo, discriminado por gnero (Masculino y Femenino). - Edad tope RPVH: ac se indica la edad tope en que se aplicar la retencin del Rgimen Prestacional de Vivienda y Habita, discriminado por gnero (Masculino y Femenino). - Retener SSO, RPE, RPVH en liquidacin: al activar esta opcin, se realizaran las retenciones que correspondan para estos conceptos en los clculos de liquidacin. - Retener INCES en liquidacin: al activar esta opcin, se realizaran las retenciones que correspondan de INCES en los clculos de liquidacin. - Edad tope beneficio guardera: ac debe indicarse hasta que edad (del hijo o hija) se dar el beneficio de guardera a aquellos empleados con hijos.
8.1.3
Recibos / Informes
- Imprimir Datos de Prestacin: seleccione de la lista la opcin que usted utilice para imprimir los datos de prestacin., si desea que el monto de las prestaciones sociales devengadas por los trabajadores aparezca al imprimir los recibos de pagos, slo en la relacin de pago o en ambos. Si no desea que se imprima ni en la relacin ni en el recibo de pago indique ninguna. - Monto Mnimo para imprimir ARC: indica el monto en bolvares de los ingresos que sern utilizado para clculo de los ARC. - Mostrar saldo prstamo en recibo de pago: active si desea que se muestre el saldo prstamo en el recibo de pago.
8.2
Parmetros Compaas
Los parmetros de compaa le permitirn personalizar valores que afectan a la compaa actual y que usted debe revisar antes de realizar cualquier proceso de nmina. Para revisarlos vaya al <Men Principal> seleccione el submen Parmetros luego escoja Parmetros Compaa Modificar. Verifique los valores all presentes. Si desea cambiar alguno de ellos. Cambie los valores y luego presione <F6> o el botn Grabar.
Pg.95
Para una mayor comprensin del contenido de los Parmetros de Compaas, explicaremos cada uno de los campos que lo componen como se muestran en la siguiente figura.
Figura 132.
Ventana Parmetros de Compaas.
Pestaa Nmina 8.2.1 Envos de informacin de archivos planos

- Nmina: seleccione el banco donde se enva la informacin de la nmina de su empresa. Actualmente estn disponibles los bancos ms conocidos del pas. - Generar archivo de Prueba: este botn permite probar el formato que se genera por cada banco, usando la informacin de la nmina en curso. - Fideicomiso: seleccione el banco en el cual se deposita el fideicomiso de los trabajadores. Actualmente estn disponibles los bancos ms conocidos del pas. - R.P. Vivienda y Hbitat: seleccione de la lista desplegable el banco al cual se le enva la informacin referente a la ley de poltica habitacional. - Tickets Alimentacin: seleccione de la lista desplegable la opcin que maneje para efectos del tickets alimentacin.
8.2.2
Tickets Alimentacin
- Lmite en horas para perdida de Tickets Alimentacin: ingrese el lmite de horas. - Pagar ticket en periodos de reposo: active esta opcin si desea pagar ticket aun estando el trabajador de reposo.
Pg.96
- Pagar ticket en periodos de vacaciones: active esta opcin si desea pagar ticket aun estando el trabajador de vacaciones.
8.2.3
Clculos
- Alcuota Bono Vacacional se incluye: seleccione de la lista desplegable la opcin que usted maneja. Los valores disponibles son, Mensualmente, en fecha aniversario trabajador o al liquidar las vacaciones. - Mostrar separado das de descanso: active esta opcin si maneja esta figura por das de descanso. - Pagar feriados en base a comisiones: active esta opcin si usted calcula los feriados en base a las comisiones devengadas. - Porcentaje a cancelar durante reposo: ingrese el porcentaje a cancelar durante el reposo de un determinado trabajador.
8.2.4
Artculo 133 LOT Eficacia Atpica
- Aplica Sobre: seleccione si el salario a utilizar por concepto de prestaciones es el Salario Bsico (lo que percibe el trabajador por la prestacin de sus servicios) o integral (se acreditan al salario bsico las comisiones, primas, gratificaciones, participacin.). - Calcular salario cotizacin IVSS sobre: seleccione de las opciones disponible, Salario completo o Salario menos Eficacia Atpica
8.2.5
Caja de Ahorro
- Porcentaje de retiro: ingrese el monto del porcentaje para esta concepto. - Porcentaje de Aporte Compaa: indique el porcentaje que aportar la empresa por concepto de caja de ahorro. - Permitir retiros teniendo Prstamos: active esta opcin si la compaa permite retiro teniendo prstamos activos. - Permitir Prstamos mayores al saldo: active esta opcin para permitir prstamos mayores al saldo establecido. - El Aporte Patronal aplica sobre: seleccione de la lista desplegable la opcin que desee manejar para el aporte patronal. Los valores disponibles son, Sobre Aporte Empleado y Sobre Sueldo Bsico.
Pestaa Recibos de Pago 8.2.6 Recibos de pagos

- Tipo de Recibo: seleccione de la lista desplegable la opcin para el tipo de recibo. - Recibo Detallado: permite seleccionar el formato del reporte para el recibo detallado. - Recibo Resumido: permite seleccionar el formato del reporte para el recibo resumido. - Editar perodo en recibo de pago: active esta opcin si se requiere editar el perodo del recibo.
Pg.97
Ajustes de imagen izquierda y derecha en el recibo - Imagen izquierda/Imagen derecha: permite agregar imgenes en la parte superior del recibo, lo cual es til para incluir el logo de la empresa en los recibos de pago. - Ajuste: permite indicar o Clip: la imagen se muestra en su tamao original. o Stretch: la imagen se dimensiona a toda el rea disponible. o Zoom: la imagen se dimensiona al rea disponible manteniendo las proporciones originales, es decir no se distorsiona. - Alineacin: le ayuda a indicar la ubicacin de la imagen, las opciones son: o Top Left: Arriba y a la izquierda. o Top Right: Arriba y a la Derecha. o Center: Centro. o Bottom Left: Abajo y a la izquierda. o Bottom Right: Abajo y a la Derecha. - Imprimir en Recibo de Pago: indique de los datos disponibles el/los que desea que se muestre en el recibo de pago, las opciones son: Salario, Acumulado de Utilidades, Fecha de Nacimiento.
Pestaa Auxiliar Laboral 8.2.7 Das Adicionales Artculo 108

- Momento de pago: seleccione de la lista desplegable cundo desea que se haga el clculo de los das adicionales. Las alternativas son: Al cumplir ao de servicio: cuando el trabajador cumpla el 2do ao de servicio dentro de la empresa el sistema automticamente le har el clculo de los das adicionales que le correspondan. Dicho clculo se ejecutar y mostrar en la NMINA marcada como ltima del mes que corresponda. Fraccionados durante el ao: seleccionando esta opcin se le indica al sistema que, a partir del primer mes del 2do ao de servicio en sistema le asigne la fraccin mensual correspondiente a los das adicionales que se le deban otorgar al trabajador segn su antigedad (contada a partir del 19/06/1997).
- Cancelar en Nmina: el usuario puede seleccionar de la lista desplegable en que nmina desea que se haga el clculo para el depsito de los das adicionales de prestacin. Las alternativas son: En nmina cumpleaos: se efecta el clculo en la nmina en que el trabajador cumpla aos de servicio. En nmina anterior: el clculo se realiza en la nmina anterior a la fecha de cumpleaos de servicio del trabajador.
- Manejo Art. 71 Reg. LOT: indique si quiere capitalizar o cancelar los das adicionales. - Clculo Hasta: el usuario puede indicar al sistema el rango de Nminas a seleccionar para sacar dicho promedio. Segn esto puede indicar al sistema lo siguiente:
Nmina anterior: el clculo se har en base a doce (12) meses, contados hasta la nmina anterior a la que estamos posicionados. Ejemplo: si estamos calculando la NMINA quincenal del 16/06/1999 al 30/06/1999, el salario promedio ser el devengado promedio de las Nminas desde el 16/06/1998 al 15/06/1999.
Nmina actual: esta opcin se selecciona cuando se quiere tomar en cuenta, para el clculo del promedio, la NMINA que se est procesando (en curso). A diferencia del ejemplo anterior el perodo de las Nminas es el siguiente: 01/07/1998 al 30/06/1999.
- Salario para el pago: indique si se usar el salario promedio anual o el salario devengado del mes.
8.2.8
Das Adicionales Artculo 665
- Momento de pago: como se ha explicado previamente, el usuario puede elegir hacer el pago de los quince (15) das adicionales: Desde el 1er. mes (19/06/1997) o Al cumplir ao de servicio. En caso de que el usuario opte por hacer el depsito al cumplirse el ao de servicio, el sistema le solicitar introduzca los valores correspondientes a los siguientes campos: - Cancelacin: indique si la cancelacin ser En Nmina de Cumpleaos o En Nmina anterior. - Clculo hasta: indique si el clculo ser en la Nmina anterior o en la Nmina actual. - Forma de pago: seleccione si la forma de pago se har con el Promedio del Ao o con el Devengado del Mes. El manejo de estos campos es idntico en relacin con los das adicionales de prestacin del Art. 108.
8.2.9
Clculo de Intereses
- Tabla de Clculo: seleccione de la lista desplegable si la tasa utilizada para calcular los intereses es la tasa promedio, o la tasa activa. - Periodo de Capitalizacin: seleccione de la lista desplegable la opcin que utilice para el periodo de capitalizacin, indique si capitaliza los intereses sobre prestaciones mensual o anualmente. - Pago: indique de la lista desplegable la opcin que utilice para el pago de intereses. - Da / Mes de Pago: si el pago es del tipo Es una fecha ficha, indique el da y mes de pago.
8.2.10 Preaviso Artculo 125

- N Mximo Das De Salario: ingrese el nmero mximo de das de salario para el pago de indemnizacin. - Salario base aplica a pago: de indemnizacin, de sustitutivo Preaviso o Ambas. - Preaviso omitido: si se da este casi indique si esto Aumenta fecha egreso o no afecta fecha egreso. - N de Salarios Base Mximos: ingrese el nmero de salarios base mximos para el pago del preaviso.
- Deducir preavisos en base: a Salario Bsico o en base a Salario Integral.
Pestaa Opciones 8.2.11 Configuracin de avisos

- Activar avisos: Esta opcin permite activar los avisos de eventos vencidos tales como: Vacaciones vencidas, beneficios de guardera que ya no aplican, contratos vencidos y reposos cuya fecha de reincorporacin ya pas.
8.2.12 Configuracin de Tiempo

- Recordarme cada: indique el nmero de das que el aviso se activar.
8.2.13 Sistema de Autoliquidacin del S.S.O.

Active si es el caso las siguientes opciones si la empresa lo utiliza: - Usa SANE. - Usa TIUNA.
Pestaa Clculo prestaciones

Se toma la informacin tal cual se ha generado hasta ahora: Esta opcin le indica al sistema que la informacin de prestaciones se va a plasmar tal cual est guardada en la nmina histrica: si es correcta o no, si tiene incluidas las alcuotas o no, si quedaron por fuera ciertas asignaciones porque no estaban marcadas como que aplicaban para prestaciones, si hay huecos por error de usuario, eso no es relevante. La informacin a mostrar va a ser la que hubiere para cada uno de los meses del perodo a considerar. Se toma la informacin guardada en nmina histrica y la faltante se calcula a partir de la remuneracin devengada en el perodo o el sueldo vigente segn el histrico de sueldos: Al seleccionarse esta opcin el sistema tend la potestad de rellenar los posibles huecos de informacin que se hayan producido empleando para ello: - La informacin de la remuneracin percibida por el trabajador en el perodo en cuestin. - La informacin del histrico de sueldos. La informacin de prestaciones se calcula a partir de la remuneracin devengada en el perodo o el sueldo vigente segn el histrico de sueldos: esta opcin le indica al sistema que la informacin de prestaciones que est guardada en cada una de las nminas marcadas como ltima de mes no se va a tomar en cuenta al momento de generarse un informe de prestaciones. Al solicitarse tal informacin el sistema buscar el monto de las remuneraciones devengadas por el trabajador en el perodo en cuestin o en su defecto el monto del sueldo vigente para la fecha segn el histrico de sueldos y en base a dicho monto generar la prestacin. La informacin de prestaciones se calcula a partir del sueldo vigente segn el histrico de sueldos: Esta ltima opcin permite calcular la informacin de prestaciones empleando nicamente el histrico de sueldos.
Pg.100
Indique la fecha hasta la cual se emplear el histrico de sueldos: La misma solicita una fecha hasta de aplicacin porque la idea es que el usuario corrija cualquier error que afectara el clculo de prestaciones de forma tal que hasta la fecha indicada se emplee el histrico de sueldos y a partir de all se tome la informacin guardada en la nmina marcada como ltimo de mes.
8.3
Texto Final
El sistema de nmina le permite realizar personalizaciones de los textos que aparecen al final de los documentos, los anticipos de prestaciones y el recibo de pago. Para consultarlos o modificarlos, vaya al <Men Principal> seleccione el submen Parmetros luego escoja Textos Final Modificar, el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 133.
Ventana modificar Textos Final.
Si desea modificar algn texto presione <F6> o el bot Grabar para guardar los cambios despus de la modificacin.
Pg.101
9.
Organismos Pblicos
El sistema de nmina le facilita la generacin de informacin que solicitan diferentes organismos pblicos.
9.1
Declaracin Trimestral
La declaracin trimestral es un formulario del Ministerio del Trabajo, el cual tiene el fin de cumplir con el sistema de estadsticas de empleo, horas trabajadas y salarios pagados. Para procesar la declaracin trimestral dirjase al <Men Principal> seleccione el submen Organismos Pblicos luego seleccione Declaracin Trimestral Insertar. Aparecer la siguiente ventana en la cual usted proceder a guardar la informacin en las diferentes pestaas, concernientes a la declaracin trimestral de la compaa.
Figura 134.
Ventana Insertar Declaracin Trimestral.
Al finalizar de cargar los datos solicitados en cada pestaa presione <F6> o el botn Grabar.
9.1.1
Generar Archivo Plano MINPPTRASS
De igual manera el sistema de nmina le permite generar archivo plano para el MINTRA (Ministerio del Trabajo). Para llevar a cabo este proceso desde el <Men Principal> escoja el mdulo Organismos Pblicos luego escoja el men Declaracin Trimestral Generar Archivo Plano MINPPTRASS el programa le mostrar la siguiente ventana:
Pg.102
Figura 135.
Ventana generar archivos planos MINPPTRASS.
Archivo para: en este campo aparece por defecto las siglas MINTRA Nombre Formato: deje el valor por defecto. Perodo Desde: seleccione la fecha desde para el perodo a generar. Perodo Hasta: seleccione la fecha hasta para el perodo a generar. Semanas: Este campo muestra el nmero de semanas. Ruta: escoja la ruta donde desee que se genere el archivo plano utilizando este botn
Al terminar de ingresar los datos presione el botn Grabar o la tecla <F6>
9.2
Declaracin de Utilidades
La Declaracin de Utilidades es un formulario anual diseado por el Ministerio del Trabajo. Para procesar este informe, dirjase al <Men Principal> seleccione el submen Organismos Pblicos luego seleccione Declaracin Utilidades Insertar. El Sistema le mostrar la siguiente ventana en la cual usted proceder a guardar la informacin solicitada concerniente a la declaracin de utilidades de la compaa.
Figura 136.
Ventana Declaracin de Utilidades.
Pg.103
Fecha de inicio: seleccione la fecha de inicio. Bonificacin: ingrese el monto de bonificacin. Fecha Final: seleccione la fecha final. Utilidad Liquidada: ingrese el monto de liquidacin de las utilidades.
9.3
Calendario S.S.O.
Para llevar a cabo este proceso desde el <Men Principal> escoja el mdulo Organismos Pblicos luego escoja el men Calendario SSO Insertar el programa le mostrar la siguiente ventana:
Figura 137.
Ventana Insertar Calendario S.S.O.
Mes: seleccione el mes que desee insertar. Perodo Desde: seleccione la fecha Desde del perodo que desee insertar. Perodo Hasta: seleccione la fecha Hasta del perodo que desee insertar. Nro de Semanas: verifique cuantas semanas contiene el perodo que va a insertar e ingrese el valor en este campo.
Al terminar de ingresar los datos presione el botn Grabar o la tecla <F6>
9.4
9.4.1
Seguro Social
Generar Archivo Plano SANE
El sistema de nmina le permite generar archivos plano para el SANE (Sistema de Autoliquidacin Nacional de Empresas). Para llevar a cabo este proceso desde el <Men Principal> escoja el mdulo Organismos Pblicos luego escoja el men Seguro Social Generar Archivo Plano SANE el programa le mostrar la siguiente ventana:
Pg.104
Figura 138.
Ventana Generar Archivo Plano SANE
Archivo para: en este campo aparece por defecto las siglas SANE Nombre Formato: deje el valor por defecto. Fecha del abono: indique la fecha en que se realizara el abono. Ruta de generacin: escoja la ruta donde desee que se genere el archivo plano
utilizando este botn - Perodo seleccione la fecha Desde y Hasta para el perodo a generar. - Semanas: el programa mostrar el nmero de semanas a generar. - Mes y Ao del pago: indique el mes y ao para los datos del pago. Al terminar de ingresar los datos presione el botn Grabar o la tecla <F6>
9.5
9.5.1
Banavih
Generar Archivo Plano BANAVIH FAOV Ver. 2.0
De igual manera el sistema de nmina le permite generar archivo plano para el BANAVIH (Banco Nacional de Vivienda y Hbitat). Para llevar a cabo este proceso desde el <Men Principal> escoja el mdulo Organismos Pblicos luego escoja el men Banavih Generar Archivo Plano BANAVIH FAOV Ver. 2.0 el programa le mostrar la siguiente ventana:
Pg.105
Figura 139.
Ventana generar archivos planos BANAVIH.
- Archivo para: en este campo aparece por defecto las siglas BANAVIH - Transaccin: puede seleccionarse entre las opciones de Carga Inicial o Movimientos. - Nombre Formato: En este caso no aplica. - Ruta: escoja la ruta donde desee que se genere el archivo plano utilizando este botn - Hasta: seleccione hasta que fecha se desea generar la informacin en el archivo. - Adems debe indicar el cdigo del operador financiero a travs del botn Datos adicionales Al terminar de ingresar los datos presione el botn Grabar o la tecla <F6>.
9.5.2
Listado de Aportes FAOV Ver 2.0
El sistema de nmina le permite adems generar el listado de aportes al FAOV o Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda. Para ello desde el <Men Principal> escoja el mdulo Organismos Pblicos luego escoja el men Banavih Listado de Aportes FAOV Ver. 2.0 el programa le mostrar la siguiente ventana:
Pg.106
Figura 140.
Ventana de Listado de Aportes FAOV.
- Status: en este campo aparece por defecto En Histrico. - Aplica para: Indique las nominas en que aplicara el listado. - Desde.Hasta: seleccione desde y hasta que fecha se desea generar la informacin en el archivo. - Active si lo requiere los siguientes datos: Agrupar por Departamento y Imprime Trabajador. Al terminar de ingresar los datos presione el botn Grabar o la tecla <F6>.
Pg.107
10. Datos del Trabajador

10.1 Cambiar Status
Para cambiar la situacin actual del trabajador debe activar primero el modo avanzado, y luego vaya al <Men Principal> seleccione el men Trabajador Cambiar Status, donde se le solicitar buscar el trabajador al cual se le cambiar el status, luego el sistema mostrar la siguiente ventana.
Figura 141.
Ventana Cambiar Status de Trabajador.
- Situacin: seleccione de la lista desplegable el status que se le va a asignar. - Fecha inicio: seleccione la fecha inicial de la nueva situacin del trabajador. - Razn Inactividad: ingrese la razn de la inactividad. Al finalizar de cargar los datos presione <F6> o el botn Grabar.
10.2 Aumento de Sueldo

Esta funcin permite especificar y actualizar los aumentos de sueldo de un trabajador. Para actualizar el sueldo de un trabajador, vaya al <Men Principal> y seleccione el men Trabajador Aumento de Sueldo, el sistema mostrar la siguiente ventana:
Figura 142.
Ventana Aumento de Sueldo.
Pg.108
- Individual: active si va a aumentarle el sueldo a un trabajador, solo debe ingresar el cdigo del trabajador y la cantidad del nuevo sueldo. - Por Departamento: active si va a aumentar el sueldo a los trabajadores de un determinado departamento, ingrese el cdigo del departamento y el porcentaje de aumento. - Por cargo: active si va a aumentar el sueldo para los trabajadores que tengan un Cargo especfico. - Todo el personal: active si va aumentar el sueldo a todo el personal, ingrese el porcentaje del sueldo.
Figura 143.
Ventana Aumento de Sueldo Individual.
La opcin aqu explicada corresponde al aumento de sueldo individual. Seccin Fecha inicio de Vigencia - Vlido a partir de: seleccione la fecha a partir de cuando entra en vigencia el aumento de sueldo. Seccin Datos del Trabajador - Cdigo: ingrese el cdigo del trabajador. Seccin Cambio de Sueldo - Sueldo o Salario: ingrese el nuevo sueldo o salario. Una vez seleccionada la opcin presione el botn Ejecutar.
10.3 Aumento de Sueldo por Importacin

A travs de esta funcin es posible hacer aumento de sueldo a los trabajadores usando un archivo que contenga un listado con los datos. Para ello nicamente debe acceder desde el <Men Principal> a la opcin de men Trabajador Aumento de sueldo por Importacin.
Pg.109
Formatos del Archivo de Importacin
El archivo a usar en la importacin debe cumplir con el siguiente formato:

TEXT (separado por Tab) El archivo debe ser creado en tipo ASCII El carcter separador de campos es el tabulador (Tab) Los campos numricos no deben llevar ningn tipo de separador. Los dos ltimos dgitos se asumen como decimales. Si no posee informacin para un campo alfanumrico opcional, deje un espacio en blanco Si no posee informacin para un campo numrico opcional, coloque cero (0)
Estructura del Archivo de Importacin
El archivo suministrado debe contener la estructura que se muestra en el cuadro siguiente.

Posicin 1 2 3 4 Campo Codigo de la Compaa Cdigo del tipo de nmina Cdigo del trabajador Monto del nuevo salario Formato Nmero entero correspondiente a cdigo que le asigna el sistema a la Compaa. Nmero entero correspondiente a cdigo que le asigna el sistema a la Nmina Nmero entero correspondiente a cdigo que le asigna el sistema al trabajador Nmero entero para el nuevo monto del salario, donde los dos ltimos dgitos corresponden a los decimales. Longitud Obligat. 4 4 10 12 Si Si Si Si
Importante: Preste especial atencin a la fecha de inicio de vigencia del sueldo que se le solicita ya que ese valor es requerido para poder traspasar adecuadamente al histrico de sueldos el salario actual.
Figura 144.
Ventana de Aumento de Sueldo por Importacin.
Este proceso se rige por las mismas reglas que aplican para los aumentos que se efectan por la opcin habitual, vale decir, se verifica la fecha de aplicacin del salario para no permitir fechas solapadas.
10.4 Prestamos
El sistema de nmina le permite llevar un control de prstamos personales por trabajador. Para incluir un prstamo vaya al <Men Principal> seleccione el men Prestamos Insertar, el sistema le mostrar la siguiente ventana:
Figura 145.
Ventana Insertar Prstamo.
- Trabajador: ingrese el cdigo de trabajador que solicita el prstamo, puede utilizar la opcin <*Enter>1. - Concepto: indique el concepto de prstamo. - Tipo de Prstamo: seleccione de la lista desplegable el tipo de prstamo. Seccin Datos del Prstamo Fecha de Entrega: ingrese la fecha en la cual se entregar el prstamo. Monto Otorgado: indique el monto del prstamo. Monto a Deducir: indique el monto a descontar. Descripcin: ingrese una descripcin para el prstamo.
Seccin Forma de Deduccin - Se descuenta en: seleccione de la lista desplegable en cual quincena ser descontado el prstamo. - Fecha 1ra Deduccin: indique la fecha de la primera deduccin del prstamo. Al finalizar de cargar los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar.
Ingrese un asterisco (*) luego presione la tecla enter Pg.111
10.5 Caja de Ahorro

10.5.1 Movimientos de Caja de Ahorros
El sistema de nmina le permite llevar el control de la Caja de Ahorro de la compaa. Para insertar movimientos de caja de ahorro vaya al <Men Principal> seleccione el submen Caja de Ahorro luego seleccione Movimientos Insertar. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 146.
Ventana Insertar Movimiento de Caja de Ahorro.
- Trabajador: indique el cdigo del trabajador. Seccin Datos del Movimiento Tipo de Movimiento: seleccione de la lista desplegable el tipo de ingreso. Descripcin del Movimiento: ingrese una descripcin para el movimiento. Fecha: seleccione la fecha del movimiento. Monto del Movimiento: ingrese el monto del movimiento. Nota: El sistema tambin le permite consultar, modificar y eliminar movimientos de caja de ahorro mediante la ruta de men anteriormente mostrada y sus diferentes opciones, de igual manera puede imprimir un listado de los movimientos guardados haciendo un clic en el botn Imprimir Lista ubicado en la ventana de bsqueda de registros.
Al finalizar de cargar los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar.
10.5.2 Saldos
Para consultar los movimientos de la caja de ahorro vaya al <Men Principal> seleccione el submen Caja de Ahorro luego seleccione Saldos Consultar el sistema le mostrar una ventana donde le solicitar el cdigo del trabajador.
Pg.112
Figura 147.
Ventana buscar Totales de Caja de Ahorro
Cdigo Trabajador: ingrese el cdigo del trabajador que va a consultar, luego presione el botn Buscar, seguidamente presione el botn Consultar, tambin puede obtener un listado de los totales de caja de ahorro presionando el botn Imprimir Lista. Si desea un informe de todas las transacciones realizadas en la Caja de Ahorro entre un intervalo de fechas, seleccione la opcin Saldos Informes, e indique los parmetros establecidos para el informe.
10.6 Informes
El sistema de Nmina le permite visualizar diferentes informes concernientes a los trabajadores. Para visualizarlos vaya al <Men Principal> seleccione el men Trabajador Informes. El sistema le mostrar la siguiente ventana. En donde podr seleccionar el informe que desee visualizar o imprimir.
Figura 148.
Ventana Informes del trabajador.
Una vez que seleccione el tipo de informe puede ingresar los diferentes parmetros solicitado, luego obtener una vista previa con la opcin de imprimirlo si lo desea.
Pg.113
10.7 Cartas
De igual manera el sistema de Nmina le permite visualizar las cartas de trabajo ms usuales en la compaa concerniente a los trabajadores. Para visualizarlos vaya al <Men Principal> seleccione el men Trabajador Cartas. El sistema le mostrar la siguiente ventana. En donde podr seleccionar la carta que desee visualizar o imprimir.
Figura 149.
Ventana Carta de Trabajador
10.7.1 Carta de Trabajo

Para la carta de trabajo: ingrese el cdigo del trabajador, luego ingrese los datos del sueldo (Anual, de la Ficha o Ninguno) del trabajador, seguidamente seleccione la fecha de la Carta, el nombre y cargo del firmante y finalmente presione el botn Ejecutar para mostrar una vista previa de la carta.
10.7.2 Carta de Vacaciones

Para la carta de Vacaciones: ingrese el cdigo del trabajador, seguidamente seleccione la fecha de la Carta, el nombre y cargo del firmante y finalmente presione el botn Ejecutar para mostrar una vista previa de la carta.
10.7.3 Carta de Despido

Para la carta de Despido: ingrese el cdigo del trabajador, seguidamente seleccione la fecha de la Carta, el nombre y cargo del firmante y finalmente presione el botn Ejecutar para mostrar una vista previa de la carta.
10.7.4 Carta de Acumulado R.P.V.H.

Para la carta de Cumulado RPVH: ingrese el cdigo del trabajador, seguidamente seleccione la fecha de la Carta y finalmente presione el botn Ejecutar para mostrar una vista previa de la carta.
Pg.114
11. Prestaciones e Intereses

11.1 Anticipos
Si usted realiza entregas peridicas de las prestaciones sociales a sus trabajadores, entonces dirjase al <Men Principal> luego escoja el submen Prestaciones e Intereses seleccione el men Anticipos Insertar, el sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 150.
Ventana Insertar Anticipos.
- Cdigo: indique el cdigo del trabajador puede utilizar la opcin <*Enter>1 para que el programa le presente una lista de todos los trabajadores. - Fecha Solicitud: seleccione la fecha de solicitud del anticipo por parte del trabajador. - Clase de operacin: permite indicar que transaccin sobre anticipos se esta realizando, las opciones disponibles son: Anticipo de capital, reintegro del prstamo o prstamo sobre capital. - Monto de la Transaccin: ingrese el monto del anticipo solicitado por el trabajador. - Motivo de la solicitud: seleccione el motivo de la solicitud. Despus de ingresar todos los datos presione la tecla <F6> o el botn Grabar.
11.2 Historia Pago Intereses

Si usted realiz pagos de intereses sobre prestaciones con anterioridad, y desea consultar estos datos dirjase al men <Men Principal> seleccione el submen Prestaciones e Intereses luego escoja el men Historia Pago Intereses Insertar. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Ingrese asterisco (*) luego presione la tecla enter Pg.115
Figura 151.
Ventana Historia pago de intereses.
- Cdigo: indique el cdigo del trabajador puede utilizar la opcin <*Enter> para que el programa le presente una lista de todos los trabajadores. - Nombre Trabajador: el programa automticamente le colocar el nombre del trabajador, tomando como referencia la cdula de identidad. - Pago o Disminucin: indique si se realiz un pago o una disminucin de intereses sobre prestaciones al trabajador. - Monto Del Pago: indique el monto en bolvares pagados o ajustados (disminucin) al trabajador por concepto de los intereses sobre prestaciones. - Descripcin Del Pago: indique en caso de que lo requiera, un texto explicativo del pago efectuado al trabajador. - Fecha De Pago: indique la fecha en que se realiz el pago o la disminucin. Seccin Periodo de Pago Indique la fecha desde y la fecha hasta en que se efectu el perodo de pago al trabajador. Despus de ingresar todos los datos presione la tecla <F6> o el botn Grabar.
11.3 Generar archivo plano de Historia de Pago de Intereses desde el Auxiliar Laboral
Para realizar el pago de vacaciones a travs de un deposito directamente al banco el software permite generar en un archivo plano con dicho pago de las vacaciones. Para ello desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Prestaciones e Intereses luego escoja el men Historia Pago Intereses Generar archivos planos el programa le mostrar la siguiente ventana.
Pg.116
Figura 152.
Ventana de Generar Historia Pago Intereses en archivo plano.
En esta ventana debe indicarse la Fecha del abono en cuenta, los Datos del pago, como son Mes/Ao. Adems, si es primera vez que se genera el archivo deben indicarse los datos adicionales: Nro. Archivo y Serial. Una vez indicados los datos, haga clic en el botn grabar, al finalizar el proceso se mostrar el siguiente mensaje:
Figura 153.
Ventana de Generar Historia Pago Intereses en archivo plano.
El archivo debe ubicarse en la ruta all sealada.
Pg.117
12. L.O.P.C.Y.M.A.T. (Ley Orgnica de Prevencin, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo)

El sistema de nmina permite actualizar las tablas referentes a la L.O.P.C.Y.M.A.T.
12.1 Notificacin de Accidentes

Para actualizar vaya al <Men Principal> escoja el submen <Lopcymat> luego seleccione el men Notificacin de Accidente Insertar. El sistema mostrar la siguiente ventana.
Figura 154.
Ventana Insertar Notificacin de Accidente.
- Cdigo Trabajador: indique mediante la opcin <*Enter> el cdigo del trabajador. - Nombres Trabajador: este campo es de carcter informativo (solo lectura) se llena automticamente con el nombre del trabajador. - Lugar de Elaboracin: ingrese el lugar de elaboracin del trabajador. - Fecha de Elaboracin: seleccione la fecha de elaboracin. Pestaa Datos del Empleador
Figura 155.
Pg.118
Pestaa Datos del Empleador.

Active las opciones para responder las preguntas planteadas y cuales maneja la compaa. Pestaa Informacin del Accidente.
Figura 156.
Pestaa Informacin del Accidente.
- Horas Trab el da del Acc: ingrese el nmero de horas que haba laborado el trabajador el da del accidente. - Fecha del Accidente: seleccione la fecha en que ocurri el accidente. - Hora del Accidente: seleccione la hora en que ocurri el accidente. - Lugar del Accidente: seleccione de la lista el lugar del accidente. - Ubicacin del Accidente: ingrese la ubicacin del accidente. - Descripcin del Accidente: describa el accidente. - Gravedad: seleccione de la lista la gravedad del accidente. Pestaa Otros Datos del Accidente.
Figura 157.
Pestaa Otros Datos del Trabajador.
Cod. Part. C.L: ingrese el cdigo de la parte del cuerpo lesionada. Cod. Nat. Lesin: ingrese el cdigo de la naturaleza de la lesin. Cod. Age.Material: ingrese el cdigo de agente material. Cod. Tipo. Acc: ingrese el cdigo de tipo de accidente. Nota: en los campos anteriores puede utilizar la opcin <*Enter> para ingresar la informacin en los mismos, de igual manera si utiliza esta opcin los campos ubicados a la derecha se actualizan automticamente.
Al finalizar de cargar los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar.
Pg.119
12.2 Naturaleza Lesin

Para actualizar vaya al <Men Principal> escoja el submen Lopcymat luego seleccione el men Naturaleza Lesin Consultar. El sistema mostrar la siguiente ventana.
Figura 158.
Ventana Insertar Naturaleza Lesin.
Ingrese el cdigo y descripcin de la naturaleza lesin. Al finalizar de cargar los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar.
12.3 Ubicacin Lesin

Para actualizar vaya al <Men Principal> escoja el submen Lopcymat luego seleccione el men Ubicacin Lesin Consultar. El sistema mostrar la siguiente ventana.
Figura 159.
Ventana Insertar Ubicacin Lesin.
Ingrese el cdigo y descripcin de la ubicacin lesin. Al finalizar de cargar los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar.
12.4 Ocupacin
Para actualizar vaya al <Men Principal> escoja el submen Lopcymat luego seleccione el men Ocupacin Consultar. El sistema mostrar la siguiente ventana.
Pg.120
Figura 160.
Ventana Insertar Ocupacin.
Ingrese el cdigo y descripcin de la ocupacin. Al finalizar de cargar los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar.
12.5 Agente Material

Para actualizar vaya al <Men Principal> escoja el submen Lopcymat luego seleccione el men Agente Material Consultar. El sistema mostrar la siguiente ventana.
Figura 161.
Ventana Insertar Agente Natural.
Ingrese el cdigo y descripcin del agente. Al finalizar de cargar los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar.
12.6 Tipo de Accidente

Para actualizar vaya al <Men Principal> escoja el submen Lopcymat luego seleccione el men Tipo de Accidente Consultar. El sistema mostrar la siguiente ventana.
Figura 162.
Ventana Insertar Tipo de Accidente.
Ingrese el cdigo y descripcin del tipo de accidente. Al finalizar de cargar los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar.
Pg.121
13. Mantenimiento
13.1 Respaldar
Por Respaldar entendemos la operacin de trasladar los datos acumulados en su disco duro durante la operacin del sistema de Nmina a uno o varios diskettes, dependiendo de la cantidad de informacin registrada en el sistema. Por Recuperar un Respaldo entendemos la operacin de trasladar los datos respaldados en uno o varios diskettes al disco duro de su computador. Nota: Es conveniente, para su seguridad, realizar peridicamente la operacin de Respaldar, ya que es la nica manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una prdida de Informacin en su disco duro. Adems se recomienda hacer respaldo en varios juegos de diskettes, pues esto le garantiza que si uno falla o el respaldo es defectuoso, siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar respaldos diarios y para ello obtenga cinco diskettes, identificados de Lunes a Viernes. Para realizar el proceso de Respaldo vaya al <Men Principal> seleccione el submen Mantenimiento luego escoja Respaldo Respaldar Aparecer la ventana de Respaldo donde el sistema le pedir los siguientes datos:
Figura 163.
Ventana de Respaldo
Tipo de Respaldo: seleccione de las opciones desplegadas si usted desea realizar el respaldo de: Una Compaa o Todas las Compaas. - Nombre del Archivo: aqu aparecer el nombre de la compaa activa en el sistema. - Ruta del Respaldo: seleccione haciendo clic en el botn Buscar Carpeta para seleccionar la ruta donde se guardar el respaldo. Nota: En el caso de que el respaldo haya sido realizado de todas las compaas y usted se encuentre recuperando los datos, recuerde que si realiz modificaciones posteriores al respaldo se perdern ya que los datos se actualizarn segn lo contenido en el diskette.
Una vez que haya seleccionado el tipo de respaldo y la ruta del respaldo presione el botn Continuar. Espere que finaliza el proceso, si el respaldo se guard con xito le aparecer un mensaje similar al siguiente, el cual deber aceptar.
Figura 164.
Mensaje que indica respaldo guardado con xito.
13.2 Restaurar
Para realizar el proceso de Restaurar debe primero activar el Modo Avanzado y luego vaya al <Men Principal> seleccione el submen Mantenimiento luego escoja Respaldo Restaurar. Aparecer la ventana de Restaurar donde el sistema le pedir los siguientes datos:
Figura 165.
Ventana Restaurar Datos.
- Ruta del Respaldo: haga clic en el botn Buscar Archivo para seleccionar la ruta donde existe el respaldo previamente guardado. - Botn Llenar Lista de Empresas desde el Zip: presione para cargar una lista de las empresas existente en el archivo .zip (en el caso de que existan mas de una empresa en el archivo .zip). - Opcin Marcar Todas: clic para seleccionar todas las empresas de la lista. - Opcin Desmarcar Todas: clic para desmarcar todas las empresas de la lista y seleccionar la empresa individualmente. Una vez que haya ubicado el archivo de respaldo, y haya seleccionado (la/las) empresas presione el botn Continuar, para iniciar el proceso de Restaurar Datos, espere mientras termina el proceso de Restaurar.
13.3 Conversin de Datos

El sistema de Nmina permite importarse datos de los programas Nmina y AXP en DOS, estos datos son: Nmina Parmetros generales Compaa Departamento Parametro Tipo de nmina Dato de trabajadores Pago de intereses Anticipo Prestaciones Cajade Ahorros Movimientos Caja de Ahorros Nminas Por Generar Calculos De Nmina Prestamos DPersonal AXP Compaa Departamento Dato de trabajadores Datos de Vacaciones Datos solicitud de adelanto de vacaciones
Para poder importar estos datos, vaya al <Men Principal> seleccione el submen Mantenimiento luego escoja Conversin Nmina DOS a Windows. Nota: previo al proceso de conversin de datos verifique en el programa en DOS los siguientes aspectos: En el sistema DOS de nmina. Compaas El nmero de RIF tendr que ser diferente entre compaas el sistema rechaza el siguiente caso:
J-00093179-8-E J-0093179-8-A
Solo importar el primer registr. Trabajador Si la forma de cobro del trabajador es depsito tendr que colocar el nmero de cuenta bancaria.
Si el depsito de antigedad es de fidecomiso individual verifique que tenga cargado el nmero de cuenta deposito de prestaciones. En histrico de sueldo verifique que no existe solapamiento de datos. Si el tipo de contrato del trabajador es a tiempo determinado, la fecha de ingreso del trabajador no puede ser posterior a dicha fecha. Prestamos Men / Varios/ Conceptos y Prestamos /Prestamos/ asignar secuencial. El sistema le mostrar la siguiente ventana.
Figura 166.
Ventana de Conversin de Datos.
Active la opcin que representa el programa desde el cual se va a realizar la conversin. Presione el botn derecho al lado de la banda para mostrar la ruta donde se encuentra el ejecutable del programa (Nmina o AXP) en DOS. Seleccione el ejecutable y presione el botn Abrir. Botn Llenar lista de empresas: presione un clic para llenar una lista de las empresas contenidas en el programa en DOS. Active las opciones Marcar todas o Desmarcar todas, para seleccionar una o varias empresas a importar. Fecha de Importacin: seleccione la fecha a partir de cundo se va a realizar la importacin de compaas. Finalmente presione el botn Importar, para dar inicio al proceso de importacin de datos. Nota: el tiempo que tarde el proceso de importacin depende del nmero de compaas que vaya a importar. Espere a que termine el proceso. Una vez finalizado el proceso de importacin el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
Pg.125
Figura 167.
Ventana Visualizar Resultados.
Presione el botn Si para que el sistema le muestre un listado con toda la informacin concerniente a la Conversin de Datos. Una vez visualizado el informe presione salir y aparecer el siguiente mensaje.
Figura 168.
Mensaje de xito.
Dando por terminado el proceso de Conversin de Datos.
13.4 Lotes
El sistema de nmina permite consultar, modificar o eliminar las importaciones. Para llevar a cabo este proceso vaya al <Men Principal> escoja el submen Mantenimiento luego seleccione Lote Consultar. El sistema le mostrar la ventana Buscar Lote para Consultar, presione el botn Buscar, ubique el lote que desea consultar luego presione el botn Consultar aparecer la siguiente ventana.
Figura 169.
Ventana Consultar Lote.
Pg.126
14. Vacaciones
14.1 Solicitud y Adelantos de Vacaciones
El programa nmina Windows permite la insercin, consulta, eliminacin y modificacin de adelantos y solicitudes de vacaciones, tanto individualmente (por trabajador) como de forma general.
14.1.1 Individual (por trabajador)

Para llevar a cabo este proceso desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Auxiliar Laboral luego escoja el men Solicitud y Adelanto Insertar el programa le mostrar la siguiente ventana.
Figura 170.
Ventana solicitud y adelanto de vacaciones.
Seccin Datos del trabajador - Trabajador: ingrese el cdigo del trabajador, el programa le muestra los nombres y apellidos del trabajador de forma automtica. Seccin Datos de la Operacin - Fecha de Solicitud: ingrese la fecha de solicitud del adelanto de vacaciones. - Tipo de operacin: seleccione de la lista desplegable el tipo de operacin que necesite, las opciones disponibles son: Adelanto y Solicitud.
Pg.127
Pestaa Detalle segn tipo de operacin. Seccin Perodo de Causacin - Fecha desde: seleccione la fecha desde del periodo causacin. - Fecha hasta: seleccione la fecha hasta del periodo causacin. Seccin Datos del adelanto - Das a Disfrutar: indique la cantidad de das a disfrutar. Seccin Fechas de Disfrute / Salario - Fecha desde: seleccione la fecha desde del periodo de vacaciones. - Fecha hasta: seleccione la fecha hasta del periodo de vacaciones. - Fecha de reintegro: el sistema indicara la fecha de reintegro segn la cantidad de das de disfrute indicados. - Mensual promedio: indique el monto promedio que le corresponde al trabajado por mes. - Monto: indique el monto de la Solicitud y Adelanto. - Observacin: ingrese alguna informacin si lo amerita. Pestaa Datos Administrativos. Ingrese la informacin administrativa solicitadas en los campos que se muestran. Despus de ingresar los datos en la ventana presione el botn Grabar o la tecla <F6> para procesar y guardar.
14.1.2 Generar
El programa de nmina Windows tambin le permite llevar a cabo el proceso de adelanto de vacaciones de forma general, para ello desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Auxiliar Laboral luego escoja el men Solicitud y Adelanto Generar, el programa le mostrar la siguiente ventana:
Figura 171.
Pg.128
Ventana generar adelantos de vacaciones.

Seccin Datos de la operacin Fecha de Solicitud: ingrese la fecha de solicitud de adelanto de vacaciones. Tipo de operacin: este campo se genera de forma automtica. Das a disfrutar: ingrese el nmero de das a disfrutar. Permitir Adelantos Mayores a das disponibles: active esta opcin si desea permitir la solicitud de adelantos de das mayores a los disponibles.
Pestaa Detalle segn tipo de operacin. Seccin Fecha inicial de disfrute - Fecha Desde: seleccione la fecha Desde para el perodo de disfrute. - Observacin: Ingrese una observacin si lo amerita. Pestaa Datos Administrativos. Ingrese la informacin administrativa solicitadas en los campos que se muestran. Despus de ingresar los datos en la ventana presione el botn Grabar o la tecla <F6> para procesar y guardar.
14.2 Insertar Vacaciones

14.2.1 Generar Vacaciones Individual
Para llevar a cabo el proceso de clculo de vacaciones en el programa de nmina Windows desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Auxiliar Laboral luego escoja el men Vacacin Insertar el programa le mostrar la siguiente ventana.
Pg.129
Figura 172.
Ventana insertar vacaciones.
- Trabajador: mediante la opcin (* Enter)1 ingrese el cdigo del trabajador al cual se le va a calcular vacaciones. Seccin Periodo de Causacin - Desde: seleccione la fecha desde del perodo de causacin. - Hasta: seleccione la fecha hasta del perodo de causacin. Seccin Fecha de disfrute y pago - Desde: seleccione la fecha Desde para el perodo de disfrute de vacaciones. - Hasta: seleccione la fecha Hasta para el perodo de disfrute de vacaciones. - Reintegro: este campo muestra de forma automtica la fecha de reintegro del trabajador. - Pago: indique la fecha en que se realizar el pago del bono vacacional Seccin Tiempo de Servicio - Tipo de vacacin: seleccione de la lista desplegable la opcin que vaya a manejar para el trabajador al cual se le va a calcular vacaciones. Las opciones son, Normal o Fraccionada.
Pg.130
Seccin Salarios - Diario Bsico: ingrese el monto del salario bsico del trabajador al cual se le va a calcular vacaciones. - Diario Promedio: ingrese el monto del salario promedio del trabajador al cual se le va a calcular vacaciones. - Mensual Promedio: indique le valor promedio del salario mensual del trabajador. Nota: despus de ingresar los montos para el salario bsico y salario promedio el programa realizara los clculos que se muestran en la siguiente imagen.
Figura 173.
Clculos para vacaciones.
Ingrese la informacin de las pestaas: Clculos, Otros, Datos Administrativos y Patronales, donde en algunos casos, se muestran clculos generados por el sistema y que pueden ser modificados para adaptarlos a las necesidades de su empresa. Despus de ingresar los datos en la ventana presione el botn Grabar o la tecla <F6> para procesar y guardar.
14.2.2 Generar Vacaciones Colectivas

Para llevar a cabo el proceso de clculo de vacaciones de forma colectiva en el programa de nmina Windows desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Auxiliar Laboral luego escoja el men Vacacin Generar el programa le mostrar la siguiente ventana.
Pg.131
Figura 174.
Ventana generar vacaciones colectivas.
Datos de la operacin - Cantidad a generar: seleccione de la lista desplegable la opcin que vaya a generar. - Mes / Ao: ingrese el mes y el ao. - Fecha inicio colectivas: seleccione la fecha de inicio de vacaciones. - Fecha fin colectivas: seleccione la fecha fin de vacaciones. - Fecha de pago: seleccione la fecha de pago de vacaciones. - Solo personal activo: active esta opcin si va a generar vacaciones solo a las personas que tienen status activo.
14.3 Generar archivo plano de Vacaciones desde el Auxiliar Laboral

Para realizar el pago de vacaciones a travs de un depsito directamente al banco el software permite generar en un archivo plano con dicho pago de las vacaciones. Para ello desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Auxiliar Laboral luego escoja el men Vacacin Generar archivos planos el programa le mostrar la siguiente ventana.
Pg.132
Figura 175.
Ventana de Generar vacaciones en archivo plano para el Banco.
Figura 176.
Ventana de Generar vacaciones en archivo plano para el Banco.
Pg.133
15. Clculo de Utilidades por Nmina

Para poder hacer el clculo de Utilidades en el sistema, es requisito indispensable que las nminas desde el 1ero de Enero hasta el 30 de Noviembre ya estn CALCULADAS y hayan sido pasadas al Histrico (El mes de Diciembre lo estima). Si cumple con el requisito anterior, entonces: Dirjase al <Men Principal> escoja el men Otras Nminas Insertar Nmina Especial.
Figura 177.
Ventana Nminas por Generar.
Seccin Datos de la Nmina - Es nmina de utilidades: active si la nmina que va a generar es de utilidades. - Nmero de la Nmina: ingrese el nmero de la nmina. Seccin Rango de Fechas a Calcular Inicial: seleccione como Fecha Inicial para el clculo de Utilidades el 01/01 del ao en curso. - Final: seleccione como Fecha Final el 31/12 del mismo ao. - Fecha de Pago: seguidamente coloque la fecha de pago de la misma.
-
Luego de ingresar los datos solicitados presione <F6> o el botn Grabar Seguidamente vaya al <Men Principal> del sistema seleccione G Activar Modo Avanzado acepte el mensaje que aparece, luego vaya al men Nmina Escoger. Una vez escogida la nmina estando en el <Men Principal> seleccione AD Nmina Insertar se mostrar la siguiente ventana.
Pg.134
Figura 178.
Ventana Insertar AD Nmina.
En la ventana AD Nmina inserte los conceptos que maneja la nmina de utilidades Inserte el concepto 01 que es el Cdigo del concepto de Utilidades y coloque que el Periodo de aplicacin es para Ambas Quincenas. Luego presione el botn Aplicacin y ver que en la parte superior derecha dice Nmina Especial, presione <F6> o el botn Grabar. Nota: en la lista desplegable Periodo de aplicacin los valores all establecidos cambiaran de acuerdo al tipo de nmina que este procesando. Luego seleccione del <Men Principal> la opcin Nmina Calcular aparecer la ventana Nmina Calcular, en la cual presionara el botn Calcular. Espere a que termine el proceso.
Figura 179.
Ventana Nmina Calcular.
Pg.135
16. Clculo de Utilidades por Auxiliar laboral

Esta opcin del Auxiliar laboral le permite calcular y generar las utilidades tanto individual como por lotes de trabajadores. Para generar la utilidades de forma individual, dirjase al mdulo <Men Auxiliar Laboral> escoja el men Utilidades Insertar y se mostrar la siguiente ventana:
Figura 180.
Ventana de insertar Utilidades.
All debe indicarse el Trabajador al que se le calcularan las utilidades, as como los siguientes datos: Datos para el Clculo Ejercicio anual del al: debe indicar el periodo anual al que se aplicar el clculo de Utilidades. El programa indicar el nmero de meses completos laborados por el trabajador en el ejercicio anual de la compaa y se corresponder con la fecha inicia y final indicada en el dato Ejercicio anual. De igual forma el programa mostrar el Salario mensual promedio de acuerdo a la informacin suministrada en la ficha del trabajador y el histrico de sueldo. Sueldo Promedio Diario: el programa le calcular el sueldo o salario promedio diario del trabajador, de acuerdo al campo anterior, pero usted lo puede modificar.
Pg.136
Forma de Clculo: segn la Ley del Trabajo existen dos alternativas para la cancelacin de las utilidades: Por das fijos y por Cuociente. Seleccione la utilizada por su compaa. Clculo del Cuociente Si seleccion la modalidad por clculo del Cuociente, usted deber ingresar lo siguiente: 15% Beneficios: si al seleccionar la forma de clculo, usted seleccion que era por cuociente, indique, para determinar la participacin correspondiente al trabajador, el monto total de los beneficios repartibles al final del ejercicio anual de la compaa. Total Salarios: indique el total de salarios devengados por todos los trabajadores de la compaa durante el ejercicio respectivo. Cuociente: es calculado por el programa y es el resultado de dividir el 15% de Beneficios entre el Total Salario. Pestaa Clculos Devengado (Forma de clculo Cuociente) Cuociente: es calculado por el programa y es el resultado de dividir el 15% de Beneficios entre el Total Salario. Total Salarios Trabajador: indique el total de salarios devengados por el trabajador durante el ejercicio anual para el clculo del monto de las utilidades. Monto Utilidades: es calculado por el programa. Es el resultado de multiplicar el cuociente por el total de salarios del trabajador. Devengado (Forma de clculo por Das Fijos) N de Das: si usted seleccion que la forma de clculo es por das fijos, el programa, automticamente, calcular los das correspondientes a cancelar al trabajador, tomando como referencia los das a pagar por la compaa y el nmero de meses completos de servicio laborados por el trabajador dentro del ejercicio anual. Promedio Diario: el programa le presentar el sueldo o salario promedio diario del trabajador . Monto Utilidades: es calculado por el programa, y es el resultado de multiplicar el nmero de das por el salario promedio del trabajador. Otras asignaciones: el sistema mostrar el monto a retener de las asignaciones especificadas en la pestaa de Otros. Total Devengado: es calculado por el programa y es el resultado de sumar todo lo devengado del trabajador dentro del clculo de las utilidades. Deducciones I.S.L.R.: calcula el Impuesto a retener al trabajador segn el porcentaje establecido en la ficha del trabajador.
I.N.C.E.S.: el programa calcular, de manera automtica, el porcentaje de retencin vigente sobre las utilidades. Actualmente aplica el 0,50 %. (Ver parmetros globales). R.P.V.H.: el programa calcular, de manera automtica, el porcentaje de retencin que corresponde al trabajador, vigente sobre las utilidades. Actualmente aplica el 1,00 %. (Ver parmetros globales). Adelantos: si durante el ao de trabajo, el trabajador solicit un adelanto de las utilidades, indique el monto en bolvares para ser deducido. Prstamos: si durante el ao de trabajo, el trabajador solicit prstamos y usted desea deducirlos de las utilidades, indique el monto a deducir, en bolvares. Otras Deducciones: el sistema mostrar el monto a retener de las deducciones especificadas en la pestaa de Otros. Total Deducciones: es calculado por el programa y es el resultado de sumar todo lo deducido al trabajador dentro del clculo de las utilidades. Neto a Pagar: el programa le mostrar el total a pagar al trabajador por concepto de utilidades. Ser la diferencia entre el total devengado menos el total deducido.
Figura 181.
Pestaa de Otros.
Pestaa Otros Si usted desea incluir otras asignaciones / deducciones al trabajador, dirjase a la pestaa Otros e insertarlas. El programa le solicitar los siguientes datos: Descripcin: indique el nombre de la asignacin/deduccin que se le realizar al trabajador. Tipo: indique si es una asignacin o una deduccin. Monto: indique el monto en bolvares que se le asignar o deducir al trabajador. Ret.: al activar esta opcin se le indica al sistema que la deduccin o asignacin debe aplicrsele la retencin correspondiente sobre el R.P.V.H.
Pg.138
Figura 182.
Pestaa de Datos Administrativos.
Pestaa Datos Administrativos Para llevar el control interno de las personas que intervinieron en la realizacin de la liquidacin indique los datos que se le solicitan: Preparada por Revisada por Aprobada por Contabilizada por
Datos del Pago Indique los datos asociados al pago que se indican a continuacin: - N Cheque - Nombre Banco.
Figura 183.
Pestaa de Aportes Patronales.
Pestaa Aportes Patronales Segn la Ley del Rgimen Prestacional de Vivienda y Hbitat el aporte patronal le corresponde un 2% del neto apagar. Para mayor detalle se muestra el extracto de la Ley que hace referencia a ello:
Artculo 172 De la Cuenta de Ahorro Obligatorio para la Vivienda del Trabajador
Pg.139
Calidad y Documentacin El aporte mensual a la cuenta de ahorro obligatorio para la vivienda de cada trabajador, al que se refiere este artculo, podr ser modificado a solicitud del Ministerio con competencia en materia de vivienda y hbitat y propuesto ante la Asamblea Nacional para su aprobacin. En todo caso no podr ser menor al res por ciento (3%) establecido en este artculo. Artculo 173 La cuenta de ahorro obligatorio para la vivienda de cada trabajador estar integrada por el ahorro de los trabajadores con relacin de dependencia, el cual comprende los ahorros obligatorios que stos realicen equivalentes a un tercio (1/3) del aporte mensual y los aportes obligatorios de los empleadores, tanto del sector pblico como del sector privado, a la cuenta de cada trabajador, equivalente a dos tercios (2/3) del aporte mensual.
16.1 Generar archivo plano de Utilidades desde el Auxiliar Laboral

Para realizar el pago de Utilidades a travs de un deposito directamente al banco el software permite generar en un archivo plano con dicho pago de las Utilidades. Para ello desde el <Men Principal> seleccione el mdulo Auxiliar Laboral luego escoja el men Utilidades Generar archivos planos el programa le mostrar la siguiente ventana.
Figura 184.
Ventana de Generar Utilidades en archivo plano para el Banco.
Pg.140
Figura 185.
Ventana de Generar Utilidades en archivo plano para el Banco.
Pg.141
17. Liquidacin
Esta opcin del Auxiliar laboral le permite calcular y generar la liquidacin del trabajador especificado. Para ello dirjase al mdulo <Men Auxiliar Laboral> escoja el men Liquidacin Insertar y se mostrar la siguiente ventana:
Figura 186.
Ventana de insertar Liquidacin.
All debe indicarse el Trabajador al que se le calcularan la liquidacin, y el programa, segn sea el caso mostrar o solicitara los siguientes datos: Fecha de Ingreso: se presentar de manera automtica la fecha de ingreso que fue previamente ingresada en la ficha del trabajador. Fecha de Egreso Fecha de Egreso: indique la fecha de terminacin de la relacin laboral del trabajador con la compaa. Fecha para el Clculo: se presenta automtica la fecha actual. Fecha de Pago: Indique la fecha en que se le pagar al trabajador el monto que corresponda a su liquidacin. Salario Bsico: el programa traer por defecto, el sueldo o salario introducido en la ficha del trabajador.
Pg.142
Promedio Diario: el programa calcular de manera automtica el sueldo o salario diario promedio del trabajador. Usted puede realizar modificaciones en caso de ser necesario. Bsico Diario: el programa presentar el sueldo o salario diario bsico del trabajador. En este caso tambin se pueden realizar modificaciones en caso de ser necesario. Tiempo de Servicio Tiempo Efectivo: es la duracin de la relacin de trabajo del empleado en la compaa; el programa le presentar el tiempo de servicio expresado en das, meses y aos de manera automtica. Aplicacin Art. 133 L.O.T. P.P. Porc. excluible de beneficios: El programa muestra el porcentaje que aplica segn sea el caso del trabajador seleccionado. Tiempo de Servicio Tiempo efectivo: El programa mostrar en aos, meses y das el tiempo de servicio en la empresa que tiene el trabajador seleccionado. Datos de Fideicomiso Das Bsicos Abonados: indique el nmero de das bsicos que abon al trabajador en el fideicomiso por concepto de antigedad. Das Adicionales Abonados: indique el nmero de das que abon en el fideicomiso del trabajador por concepto de antigedad das adicionales. Motivo de Egreso: el programa le proporcionar una lista de las posibles alternativas de retiro (renuncia con Preaviso, renuncia sin Preaviso, despido injustificado, despido justificado, finalizacin contrato, fallecimiento), seleccione una utilizando las teclas direccionales y presionando <Intro>. Nota: La diferencia entre la renuncia con Preaviso y la renuncia sin Preaviso, es que el programa, en el segundo caso, buscar en la tabla de Preaviso el nmero de das que se le deben descontar al trabajador segn la Ley de Trabajo. Total Devengado: de manera automtica el programa le mostrar el total de asignaciones a cancelar al trabajador de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgnica del Trabajo. Total Deducciones: es calculado por el programa y es el resultado de sumar todo lo deducido al trabajador dentro del clculo de la liquidacin. Otras asignaciones: de manera automtica el sistema mostrar el monto a incluir de las asignaciones especificadas en la pestaa de Otros. Otras deducciones: de manera automtica el sistema mostrar el monto a descontar de las deducciones especificadas en la pestaa de Otros. Total Liquidacin: el programa calcula y muestra el total de la liquidacin.
Figura 187.
Pestaa de Devengado.
Pestaa Devengado En esta pestaa ver el detalle de los clculos devengado:

Sueldo/Salario: de acuerdo a la informacin colocada en la ficha del trabajador, el programa le indicar el total a cancelar teniendo en cuenta desde la fecha de su ltimo pago hasta la fecha de la liquidacin, tomando como base el sueldo o salario bsico del trabajador (la fecha del ltimo pago se calcula en base al da de cobro del trabajador y el calendario perpetuo del programa). Comisiones: coloque las comisiones a destajo que le correspondan desde la fecha de su ltimo pago hasta la fecha de liquidacin del trabajador. Vacaciones Anuales: indique las vacaciones anuales vencidas no pagadas al trabajador. Bono Vac. Anuales: indique los datos para el bono vacacional anual pagado. Vacaciones Fraccionadas: el programa calcular las vacaciones fraccionadas que le correspondan al trabajador en el ltimo ao, utilizando el salario o sueldo diario promedio. Bono Vac. Fraciionadas: indique los datos para el bono de vacaciones fraccionadas pagadas. Utilidades: son calculadas de manera automtica por el programa. Toma como base el sueldo o salario promedio del trabajador y en base al nmero de meses completos de servicio laborados por el trabajador en el ejercicio fiscal de la compaa. Ant. Ley Derogada: el programa le calcular la antigedad en base a la Ley derogada (20/12/1990), para el caso de que el trabajador hubiera ingresado antes de la fecha de cambio de Ley y hubiese acumulado antigedad. Compensacin: es una nueva figura laboral creada para indemnizar al trabajador por el tiempo de servicio, contado a partir de la fecha de ingreso del mismo y hasta la fecha de cambio de la Ley (19/06/97). Intereses Ley derogada: el programa le calcular los intereses sobre prestaciones sociales segn Ley derogada. Preaviso (Art. 125): el programa le calcular el Preaviso, en base a lo establecido en la Ley del trabajo en su artculo 125.
Pg.144
Calidad y Documentacin Indemnizacin(Art. 125): el programa le calcular de manera automtica la indemnizacin que percibir el trabajador en el caso de que el patrono persistiese en su deseo de despedir al trabajador segn los siguientes trminos: Diez (10) das de salario en caso de que la antigedad fuere mayor de tres (3) meses e inferior a seis (6). b. Treinta (30) das de salario por cada ao de antigedad o fraccin superior de seis (6) meses y hasta un mximo de ciento cincuenta (150) das de salario (5 aos de antigedad). Antigedad (Art. 108): el programa le realizar el clculo de la antigedad conforme a lo establecido en el artculo 108, referente a los cinco (5) das de prestacin mensual a que se hace acreedor el trabajador a partir del cuarto mes de servicio. a.
Nota: Para conocer en detalle el clculo vea el informe de Antigedad.

Antigedad 108 Par. 1ro: el programa le realizar el clculo de la antigedad conforme a los trminos establecidos en el artculo 108, prrafo primero: Quince (15) das de salario si la antigedad excediere de tres (3) meses y no fuere mayor de seis (6) meses, o la diferencia con lo depositado mensualmente. d. Cuarenta y cinco (45) das de salario si la antigedad excediere de seis (6) meses y no fuere mayor de un (1) ao, o la diferencia con lo depositado mensualmente. e. Sesenta (60) das de salario despus del primer ao de antigedad o la diferencia de lo depositado mensualmente, siempre y cuando durante el ao de extincin del vnculo laboral el trabajador hubiese laborado ms de seis meses. Difererencia Art.108 Adic.: el programa calcular los das adicionales a cancelar al trabajador por diferencia que puedan resultar en los intereses . Intereses/Prestaciones.: el programa calcular los intereses sobre prestaciones conforme a la Ley orgnica vigente, si el fideicomiso del trabajador se encuentra en la contabilidad de la empresa. c.
Nota: Todos los clculos presentados en esta seccin podrn ser modificados por el usuario del programa.
Pg.145
Figura 188.
Pestaa de Deducciones.
Pestaa Deduccin Esta pestaa muestra el detalle de los clculos para las deducciones
Prstamos: si durante la relacin laboral, la compaa realiz algn prstamo al trabajador, indique el total de bolvares a deducir de la liquidacin. Anticipo sobre Prestaciones: el programa colocar de manera automtica el monto de anticipos en garanta de prestaciones sociales. (Ver anticipos / prstamos). Impto. sobre la renta (Porcentaje): calcula el I.S.L.R. a retener al trabajador segn el porcentaje (%) establecido en la ficha del trabajador. Seguro Social (N de semanas): el programa le calcular el nmero de lunes comprendidos en el perodo fraccionado, desde la fecha de su ltimo pago hasta la fecha de liquidacin del trabajador y lo multiplicar por el salario de cotizacin semanal del I.V.S.S. y por el porcentaje de retencin establecido por el mismo. (Ver parmetros globales). Rgimen Prest. De empleo (N de semanas): el programa lo calcular de manera anloga al anterior pero aplacndole el porcentaje de paro forzoso. Rgimen Prest. De Vivienda y Hbitat (oprcentaje): calcula el porcentaje de Ahorro Habitacional sobre el salario fraccionado. I.N.C.E.S. (Porcentaje): el programa calcular de manera automtica el porcentaje de retencin vigente sobre las utilidades. Actualmente aplica el 0,50 %. (Ver valores globales). Preaviso (N| de das): el programa descontar el Preaviso de acuerdo a lo especificado en la liquidacin. Si durante la relacin laboral se realizaron al trabajador pagos por Compensacin (porcentaje), pagos por antigedad (porcentaje), pagos por Intereses (porcentaje), el programa le indicar el porcentaje correspondiente a la porcin cancelada y el monto a deducir. Anticipo de Utilidades: el programa le indicar el monto de los anticipos que haya solicitado el trabajador. Das de Vacaciones tomados por adelantado: El programa mostrar la cantidad de das que el trabajador haya tomado antes de la fecha prevista, si es el caso.
Pg.146
Nota: Todos los clculos presentados en esta seccin podrn ser modificados por el usuario del programa.
Figura 189.
Pestaa de Fideicomiso.
Pestaa Fideicomiso La Ley del Trabajo indica que la prestacin de antigedad podr ser abonada en un Fideicomiso Individual, Fondo de prestaciones o en la Contabilidad de la empresa. Para indicar el manejo de fideicomiso usted deber modificar la ficha del trabajador en la pestaa Pago / Retenciones el dato llamado Depsito Antigedad y seleccionar la opcin Fideicomiso Individual. El programa solicita primero informacin general sobre el fideicomiso. Esta informacin conforma una nota que se imprime en el recibo de liquidacin. La informacin a ingresar es la siguiente:
Fecha Desde, Fecha Hasta: indique el perodo durante el cual realiz los abonos en el fideicomiso. Das Bsico: indique el nmero de das bsicos que abon en el fideicomiso por concepto de antigedad al trabajador. Das Adicionales: indique el nmero de das que abon por concepto de antigedad das adicionales en el fideicomiso del trabajador. Intereses Ganados: ingrese el monto de los intereses devengados por las prestaciones abonadas en el fideicomiso del trabajador. Monto Depositado: ingrese el monto total en bolvares depositado en el fideicomiso por concepto de prestaciones. Banco Deposo: indique la entidad en donde se cre y abon el fideicomiso. N. Cuenta fideicomiso: ingrese el nmero de cuenta del fideicomiso
Nota: Todos los montos que se presentan a continuacin son calculados por el programa y solo algunos datos referentes a Das y Salario son modificables por el usuario, excepto aquellos en la pantalla en color gris. ANTIGEDAD No Depositada
Pg.147
Calidad y Documentacin Das Extra (Art.665): indique los das a cancelar a los cuales tiene derecho el trabajador en caso de no haberle cancelado durante el primer ao 60 das por concepto de antigedad. Este artculo aplica solo para aquellos trabajadores que tena ms de seis (6) meses de servicio al 19/06/1997 (fecha de entrada en vigencia de la Ley). Fraccin Mes (Art.108): indique, si aplica, los das que corresponden al trabajador por la fraccin mes desde el ltimo abono en cuenta hasta la fecha de retiro ms la fraccin desde la fecha de ingreso hasta la fecha del primer abono. A los das antes ingresados adale los das que por despido injustificado, omisin, error u otro no se hayan depositado al trabajador por concepto de prestacin de antigedad. Total no depositado (se traslada a D-13): es el nmero de das no depositados al trabajador. Este valor es igual a:
Das Extras (Art.665) + Fraccin del Mes (Art.108)

Nota: El valor sugerido por el programa para este campo es igual a la antigedad calculada por concepto de das bsicos desde la fecha de ingreso hasta la fecha de retiro (incluyendo la del preaviso por despido injustificado) menos la cantidad de das ingresada por usted en el campo N Das Bsico.
PARGRAFO 1 ARTTICULO 108

La informacin que se solicita a continuacin es la necesaria para el clculo del complemento por concepto de das bsicos a cancelar, segn lo indicado en el pargrafo primero del artculo 108 de la Ley vigente.
Das segn Ley: indique el nmero de das de salario a cancelar al trabajador por concepto de terminacin de la relacin laboral. El sistema lo calcula en base a la antigedad del trabajador y la tabla de antigedad pargrafo primero ingresada en el programa. Depositados ltimo Ao: indique el nmero de das de antigedad depositados durante el ltimo ao de servicio. Das no Depositados: el programa trae el nmero de das no depositados calculados en la seccin anterior. Neto Complemento Par.1 (se traslada a D-14): este es el nmero de das efectivos a cancelar por concepto del pargrafo del artculo 108 de la Ley. Este valor es igual a:
Das segn Ley Depositados Ultimo Ao Das No Depositados ANTIGEDAD ADICIONALES

Das Segn Ley: indique el nmero de das adicionales de salario a cancelar al trabajador por concepto de terminacin de la relacin laboral. El sistema lo calcula en base al tiempo de servicio del ltimo ao y la tabla de antigedad (Ver Tablas). Depositados ltimo Ao: indique el nmero de das de antigedad depositados durante el ltimo ao de servicio. Das No Depositados (se traslada a D-15): corresponde a das que se hubiesen podido generar por despido injustificado, omisin, error u otro no se hayan depositado al trabajador por concepto de das adicionales de prestacin antigedad.
Pg.148
Nota: El valor sugerido por el programa para este campo es igual a la antigedad calculada por concepto de das adicionales desde la fecha de ingreso hasta la fecha de retiro (incluyendo la del preaviso por despido injustificado) menos la cantidad de das ingresada por usted en el campo No Das Bsico. Neto Complemento Adicionales (se traslada a D-15): este es el nmero de das efectivos a cancelar por concepto de complemento de das adicionales del artculo 108 de la Ley. Este valor es igual a: Das segn Ley Depositados Ultimo Ao Das No Depositados. Botn Calcula Si al momento de ser generada la liquidacin usted realiz cambios en la misma y desea calcular nuevamente los valores originales del clculo, presione el botn para Calcular.
Figura 190.
Pestaa de Otros conceptos.
Pestaa Otros En esta pestaa indique los totales, asignados o deducidos al trabajador, no contemplados directamente en la Ley Orgnica del Trabajo.
Concepto: indique la descripcin de la asignacin o deduccin que se le realizar al trabajador. Tipo: indique si es una Asignacin o una Deduccin. Monto: indique el monto en bolvares asignado o deducido al trabajador.
Pg.149
Figura 191.
Pestaa de Datos Administrativos.
Pestaa Datos Administrativos Para llevar el control interno de las personas que intervinieron en la realizacin de la liquidacin en esta pestaa podr indicar los siguientes datos:
Preparada por Revisada por Aprobada por Contabilizada por
Datos del Pago Indique los datos asociados al pago que se indican a continuacin:
N Cheque Nombre Banco.
Pg.150
18. Clculos
18.1 Monto del Salario Mnimo Vigente
Desde el 1 de Mayo de 2010, el salario mnimo obligatorio asciende a mil doscientos veinte y tres bolvares fuertes con ochenta y nueve cntimos (Bs.F. 1.223,89) mensuales; esto corresponde a cuarenta bolvares fuertes con setenta y nueve cntimos (Bs.F. 40,79) diarios por jornada diurna. Segn decreto N 7.409 del 05/05/2010 (el cual enmienda lo publicado en la Gaceta 39.372 del 23/02/2010) el Salario Mnimo Nacional obligatorio para trabajadores que presten servicio en los sectores pblicos y privados en jornada diurna es el siguiente: Bs.F. Nacional a partir del 1/5/2010 1.223,89 Diarios 40,79 Aprendices 910,04 Diarios 30,33
Dicho salario mnimo obligatorio corresponder a los trabajadores urbanos, rurales domsticos y de conserjera, independientemente del nmero de trabajadores que presten servicios para el patrono. Nota Importante: Los siguientes ejemplos usan montos de salario referenciales, en ningn caso corresponden al salario mnimo vigente.
18.2 Clculo del Salario de Cotizacin del S.S.O.

El sistema realiza el Clculo de las cotizaciones S.S.O en base al salario del trabajador. Caso 1: Trabajador con remuneracin fija mensual Este clculo consiste en lo siguiente, el salario base del trabajador debe ser multiplicado por 12 que es el nmero de meses del ao. Salario anual = Salario Base * 12 Luego, ese monto se divide entre el nmero de semanas al ao. Salario semanal de cotizacin del SSO = Salario Anual / 52 El Salario semanal de cotizacin aparece en el sistema en la ficha del trabajador con el nombre de Salario SSO. Nota: Para este clculo del salario de cotizacin debe tomar en cuenta que existe un Salario lmite para cotizar, al cual se refiere el artculo 98 del reglamento del Seguro Social y que se fija en cinco (5) salarios mnimos urbanos vigentes mensuales. Nota: Recuerde que el monto del salario mnimo corresponder a los trabajadores urbanos, rurales, domsticos y de conserjera, independientemente del nmero de trabajadores que presten servicios para el patrono.
Ejemplo: Este ejemplo corresponde a una empresa con 20 o ms trabajadores, y a un trabajador cuyo sueldo sobrepasa los 5 salarios mnimos vigentes. El monto del salario mnimo es solo un ejemplo: Sueldo Mnimo mensual: 512.325,00 Lmite de salario para cotizar: 512.325,00* 5 = 2.561.625,00 Semanas en el ao: 52 Semanas N de meses en el ao: 12 Multiplique: 2.561.625,00 * 12 = 30.739.500,00 Divida: 30.739.500,00 / 52 = 591.144,23 Los 591.144,23 es la cotizacin semanal segn clculo del Seguro Social y es el que aparece en la ficha del trabajador. Caso 2: Trabajador con salario variable Para estos casos, de trabajadores cuya remuneracin en variable, el artculo 85 del Reglamento, indica que: - Si el trabajador ha laborado menos de 6 meses, la cotizacin de cada mes, se calcular sobre lo devengado en el mes anterior, excepto el primer mes que cotizar en base al salario mnimo. - Si el trabajador ha laborado ms de 6 meses y menos de un ao, el salario de cotizacin de cada mes ser el calculado sobre el promedio mensual devengado en los meses anteriores. - Si ha laborado durante un ao o ms, el salario de cotizacin ser el promedio devengado en los 12 meses anteriores.
18.3 Clculo del Seguro Social Obligatorio (S.S.O.)

El sistema realiza el Clculo S.S.O de la siguiente forma: El monto de la retencin del SSO se hace en base al salario de cotizacin, al cual se le calcula el porcentaje de cotizacin correspondiente al trabajador: 4% Ejemplo: Salario de cotizacin: 591.144,23 Porcentaje de cotizacin 4% = 23.645,76. Ese porcentaje del salario se debe multiplicar por el nmero de lunes que tiene el mes. Ejemplo: 23.645,76 x 5: la cotizacin sera de 118.228,80.
18.4 Clculo del valor de una Hora Extra Diurna

El clculo de una hora extra diurna depende de cmo se haya definido este concepto en la frmula establecida en la ventana Definicin de Conceptos (Ver en el <Men Principal> Definicin de Conceptos Modificar).
Pg.152
Nota: Los casos que se explican a continuacin corresponden a jornadas de lunes a viernes, es decir de 5 das a la semana y de 8 horas diarias, esto puede variar a 6 das de jornada semana y 7 horas de jornada diaria. Estos valores se le definen a cada trabajador en la pestaa Datos Laborales, de la ventana insertar trabajador Caso 1. Cuando el concepto de Horas Extras Diurnas tiene el parmetro: Para el pago se emplea: con el valor Salario Integral, los clculos son: Se determina el valor de un da de salario normal: Salario bsico lunes a viernes: Bono de Produccin: Asignacin por Transporte: Nota: estos datos son solo de ejemplo. Posteriormente, calculamos el valor de un da, dividiendo lo percibido en la semana entre los 5 das trabajados. Salario diario: 2.610 / 5 = 522 Bs. A continuacin, determinaremos el valor de una hora ordinaria diurna, dividiendo el valor de un da. Bs. 522, entre la duracin mxima de la jornada diurna, 8 horas. Valor de una hora ordinaria: 522 / 8 = 65,25 Luego, se calcula el valor de una hora extraordinaria Diurna, aadiendo al valor de una hora ordinaria diurna, el 50% de dicho valor, o de una forma mas directa, multiplicando el valor de una hora ordinaria diurna, por 1,50. Valor de Hora Extraordinaria Diurna: 62,25 * 1,50 = 97,85 Finalmente multiplicamos el valor de una HORA EXTRAORDINARIA por el total de Hora Extraordinaria Diurnas trabajadas. 97,85 * 4 horas = 391,4 Nota: En el sistema y cuando se trabaja de esta forma en el mdulo de AD Personales donde se coloca el monto a cancelar por tal concepto se despliega la coletilla A Calcular ya que no ser sino hasta que se calcule la nmina que se sepa cuales con las asignaciones que entran en juego. Adems en la designacin de las mismas debe indicarse que ellas se utilizan para calcular el salario promedio. Caso 2. Cuando el concepto de Horas Extras Diurnas tiene el parmetro: Para el pago se emplea: con el valor Salario Bsico. El clculo es idntico al procedimiento anterior, pero se usa el Salario Diario Bsico / 8 Horas (Sin calcular el salario normal, es decir sin incluir ni bonos, ni otras asignaciones). Nota: esto aplica solo en casos especiales, por ejemplo contrato colectivos, pues la (L.O.T.) establece que para este clculo debe ser utilizado el Salario Integral. Bs. 330 * 5 das = 1.650 Bs. 460 Bs. 100 * 5 das = 500
Total salario normal de la semana: Bs. 2.610
Pg.153
18.5 Clculo del Salario de Jornada Nocturna o Bono Nocturno

La L.O.T en sus artculos 195 y 326, establece que la jornada nocturna, no debe exceder las 7 horas diarias y debe estar comprendida entre las siguientes horas: Urbana: de 7:00 p.m. a 5:00 a.m. Rural: de 6:00 p.m. a 4:00 a.m. Segn dictamen de la Consultora Jurdica del Ministerio del Trabajo de fecha 01/12/1972 y 30/12/1976, se considera que una jornada es nocturna: Cuando la empresa realiza durante la noche la misma labor que durante el da. Cuando un trabajador que labora en una jornada ordinaria diaria, es llamado a trabajar algunas horas en el lapso comprendido entre las horas establecidas segn la ley como jornada nocturna. (Urbana de 7:00 p.m. a 5:00 a.m. o Rural de 6:00 a.m. a 4:00 a.m.) El sistema calcula el Bono Nocturno, tambin llamado Salario en la Jornada Nocturna, incrementando en un 30% el valor de una hora ordinaria diurna: 74,57 (Valor de la hora ordinaria diurna) * 1,30 = 96,94 Ejemplo 1: En la empresa Telares Mariche C.A., los departamentos de produccin laboran 24 horas diarias, Lunes a Viernes. Los horarios han sido establecidos as: Turno 1: de 6 a.m. a 2 p.m. Turno 2: de 2 p.m. a 10 p.m. Turno 3: de 10 p.m. a 6 a.m. En el turno 3 trabaja el Sr. J. Sosa quien devenga Bs. 250,00 de salario diario. Cunto devengara el Sr. Sosa por cada jornada diaria? Como se trata de una empresa que durante el da realiza las mismas actividades que las que se llevan a cabo por la noche, procede el pago del bono nocturno. La retribucin diaria que recibir este trabajador ser: Salario convenido: Bono Nocturno: 30% de 250,00 250,00 75,00 + 325,00 Nota: Debe tenerse en cuenta, entre otros detalles, si el trabajador recibi durante el perodo (semana, quincena, mes etc.), alguna otra retribucin adems de su salario bsico. Ejemplo 2: El obrero L. Prez, que trabaja en jornada nocturna, devenga Bs. 300,00 diarios de salario bsico. Tiene asignacin por comida de Bs. 80.00 diarios. Salario que devenga el trabajador por un da de trabajo:
Salario Bsico: Asignacin por comida: Sub Total: Bono nocturno: 30% de 380,00 Total:
300,00 80,00 + 380,00 114,00 + 494,00
Nota: Tanto en el ejemplo 1 como en el ejemplo2 los datos tomados son solo para mostrar el ejemplo.
18.6 Clculo del Valor de una Hora Extra Nocturna

Para calcular el valor de una hora extra nocturna, se utiliza el salario de jornada ordinaria nocturna, es decir la que incluye el bono nocturno de 30% adicional: Determina el valor de una hora ordinaria nocturna: para ello divide el valor del Salario de Jornada Ordinaria Nocturna de un da, entre la duracin mxima de la jornada nocturna, 7 horas. Valor de una hora ordinaria nocturna: 550 ( salario diario ) / 7 = 74,57 Al valor de una Hora Ordinaria Nocturna, se le suma el 50% de ese valor , por ser hora extraordinaria: Valor de una hora extra nocturna: 74,57 (hora ordinaria ) * 1,50 = 111,85 Se multiplica el valor de la hora extra por el nmero de horas extraordinarias trabajadas: 111,85 * 4 horas extras trabajadas = 447,4
18.7 Calculo de Retencin de Ley de Poltica Habitacional (L.P.H.)

Segn el artculo 16 de la Ley de Poltica Habitacional (L.P.H.), deben aportar al ahorro habitacional: a. Patronos. b. Trabajadores que tengan menos de 60 aos de edad si son hombres y menos de 55 aos si son mujeres. Nota: es posible continuar reteniendo L.P.H. en el sistema de nmina, mas all de las edades indicadas, pues la ley obliga a hacerlo mientras se tenga un prstamo hipotecario. El monto del aporte ser calculado segn el artculo 17 de L.P.H. como sigue: a. Trabajadores: 1% sobre la remuneracin bsica b. Patronos: 2% de lo erogado por concepto de remuneracin bsica. Para calcular la retencin de L.P.H., el sistema hace el siguiente clculo: El sueldo Bsico del trabajador se multiplica por el 1%
Ejemplo: 296,524.80 * 1 % = 2,965.25 Si la retencin se deduce en ambas quincenas, ese monto se divide entre dos , y se hace una retencin quincenal de 1.482,63 Nota : Si Ud. deduce la retencin de L.P.H. en base al salario Integral, entonces siga las siguientes instrucciones: Vaya al <Men Principal> y seleccione el men Definicin de Conceptos Modificar Coloque el Concepto 2060, que pertenece a la retencin de Ahorro Habitacional, presione el botn Buscar luego presione el botn Modificar en la ventana que se muestra seleccione la opcin Salario Integral. Presione <F6> o el botn Grabar.
18.8 Salario a Utilizar para Calcular las Vacaciones

Para calcular las vacaciones el sistema toma el sueldo o salario que perciba el trabajador en el mes inmediato anterior al disfrute de Vacacin. Para los trabajadores que devenguen salario variable (como los vendedores) el salario que toma es el salario promedio del ao anterior, es decir si se causaron Vacaciones en el mes de Agosto del ao 2003, el hace un promedio de los sueldos percibidos desde Agosto del 2002 hasta Julio del 2003, y con ese sueldo promedio el sistema calcula la vacacin.
Pg.156

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