Urrao, 9 de Enero de 2010. Doctor: JOSE NICOLAS ARENAS H. Contralor Auxiliar Delegado. Contralora General de Antioquia.

Calle 42B No 52-106. Piso 7. Medelln. Asunto: Plan de Mejoramiento. Respetado Doctor Arenas Reciba usted y su equipo de trabajo un caluroso saludo.

A-05-847-027

En los ltimos das nuestra Administracin ha recibido el informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Regular del ao 2008, donde nos dan a conocer los diferentes hallazgos presentados por nuestra entidad durante esta vigencia. Por lo anterior, el equipo de trabajo administrativo hace llegar a usted nuestro plan de mejoramiento, el cual estamos dispuestos a cumplir para que cada da la gerencia de los recursos sea ms eficiente y as poder subsanar las faltas que se venan presentando. De antemano, la administracin Municipal agradece las sugerencias dadas por su equipo de trabajo que de la mejor manera aportan para nuestro continuo mejoramiento y de este modo poder cumplir con los lineamientos y objetivos que al comienzo de la administracin nos trazamos.

Cordialmente

LUS ERNESTO VLEZ MADRID Alcalde Municipio de Urrao Anexo: Plan de Mejoramiento (26 folios) Copia: Contralor Auxiliar SANCHEZ CORTES. para Auditoria Integrada Doctora EVA INES

Centro Administrativo Cacique Ton Calle 34 No 27-10, telfonos 8502300, telefax 8502443 Correo electrnico: alcaldia@urrao-antioquia.gov.co

PLAN DE MEJORAMIENTO MUNICIPAL

AUDITORIA INTEGRAL AUDITORIA URRAO HALLAZGOS FORMULADOS POR LA CONTRALORIA GENERAL DE ANTIOQUIA VIGENCIA EVALUADA 2008 N
4.1.1

HALLAZGO / OBSERVACION CGA

ACCION DE MEJORAMIENTO

RESPONSABLE DE LA ACCION

FECHA DE EJECUCION

OBSERVACIO N

Gestin Misional Plan de Desarrollo

No existe un banco de programas y proyectos de inversin, donde estn registrados todos los proyectos susceptibles de ser financiados con recursos del presupuesto municipal y/o cofinanciados con otros organismos o entidades, incumpliendo el numeral 3 del Artculo 49 de la Ley 152 de 1994(A). Realizar la Gestin para que a travs de la Gobernacin de Antioquia se adelanten las tareas de capacitacin e implementacin del Banco de Programas y Proyectos. Milton B. Herrera Machado. Secretaria de Planeacin y O.P. 30-12-2010 Mediante oficio ya se haba solicitado la implementaci n del banco de Programas y Proyectos a la Gobernacin de Antioquia. En la actualidad se adelant capacitacin sobre archivo con el apoyo de la Gobernacin de Antioquia.

No se observan normas tendientes al manejo del archivo documental, no se cumple con lo establecido en el Artculo 24 de la Ley 594 de 2000, especialmente en lo que respecta a la conservacin, custodia, manejo y elaboracin de tablas de retencin documental. Se pudo observar que l 2 archivo histrico se encuentra en mal estado de conservacin y organizacin, con el riesgo de deterioro y/o prdida de la informacin, el espacio

Se capacitar al personal de la Administracin Municipal sobre el manejo adecuado del archivo de gestin y en conjunto se elaborarn las tablas de retencin documental. Se organizar el archivo

Secretaria General y de Gobierno. Auxiliar Administrativo encargada el Archivo Municipal.

Octubre 2010

destinado para tal fin es insuficiente y adems se central, sacando los guardan otros objetos de mantenimiento de la elementos que no deban administracin. (A) permanecer all con la finalidad de conservar el archivo histrico. La Administracin municipal no cuenta con un Se evaluarn los manual para la elaboracin, aprobacin, ejecucin procesos del rea registro y control de todos los actos presupuestales, financiera por el Comit lo que imposibilita la definicin de estndares en los Directivo y as poder procesos al igual que la definicin clara de realizar el respectivo responsabilidades. De la entrevista realizada a la acto administrativo responsable del presupuesto se desprende que ste cumpliendo con la apenas esta siendo desarrollado en los comits normatividad vigente primarios, inobservando con ello el Artculo104 del Decreto 111 de 1996 El presupuesto de la Entidad fue aprobado por El presupuesto se medio del Acuerdo 017 de 03 de diciembre de 2007, equilibro a final de ao por valor de $$9.318.490.001, en los ingresos y con recaudos por exceso $9.494.517.660 en los egresos lo que equivale a y recortando rubros de indesequilibrio de $176.027.659. El presupuesto fue funcionamiento los liquidado por medio del Decreto 098 del 6 de cuales no fueron diciembre de 2007, pero en el no se define la comprometidos ni manera o los rublos objeto del desequilibrio, los ejecutados. De cuales debieron ser equilibrados dentro de la presentarse nuevamente vigencia fiscal. un presupuesto desequilibrado se definir en el decreto de liquidacin la forma como se equilibrara. Se hallaron algunas evidencias de la participacin Se solicitar al proveedor de la oficina de Control Interno en la Secretaria de del aplicativo, Hacienda, en lo correspondiente a la revisin del actualizaciones y manejo, custodia y Administracin del efectivo y revisiones del sistema arqueos peridicos, sin embargo en la realizacin que nos permitan del arqueo por parte de la comisin de auditoria, se corregir los errores

Directora de 15 de marzo Control Interno de 2010 y Comit Directivo.

Secretaria de Hacienda

1 enero de 2010

Auxiliar administrativo con funciones de cajera y Secretaria de Hacienda.

Enero 2010

detecto que las observaciones resultantes de las intervenciones de la oficina de control interno no han sido tenidas en cuenta para la implementacin de acciones tendientes a mejorar el manejo del efectivo. Inobservando con ello los procedimientos establecidos en los Artculos 2 y 3 de la Ley 87 de 1993.

producidos por el mismo. Se reforzarn los controles en cuanto al manejo del efectivo de modo que se cuente con una mayor organizacin y custodia de estos dineros. Se dejarn peridicamente en Actos administrativos los respectivos soportes de modificaciones al PAC de modo que se evidencie la correcta utilizacin del mismo. Secretara de Hacienda Enero 2010

La administracin Municipal no elabor en debida forma el Plan Anual Mensualizado de Caja PAC para la vigencia auditada, el cual es una herramienta administrativa de planeacin, control y ejecucin de los gastos, con lo que no puede llevar a cabo una debida planeacin y programacin de las finanzas municipales, siguiendo expectativas reales de recaudos y pagos, lo que afecta la toma de decisiones financieras y la administracin adecuada de los recursos municipales, inobservando lo establecido en los Artculos 73 y 74 del Decreto 111 de 1996 El Ente auditado presento a la comisin auditora un documento que contena informacin sobre un proyecto del Marco Fiscal de Mediano Plazo, pero revisado y evaluado el mismo, se observo que no contena todos los elementos mnimos estipulados en el Artculo 5 de la Ley 819 de 2003, entre otros en lo que se refiere al Plan Financiero, este si estaba contenido, pero para su desarrollo debi haberse tenido en cuenta, de acuerdo con la Ley, el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) pero ste no fue elaborado de manera adecuada. De lo anterior se desprende la mala o poco objetiva implementacin del Marco Fiscal de Mediano Plazo, con el consabido perjuicio que esto puede tener para

Se tendr en cuenta el Secretara de Plan Anualizado de caja hacienda en el Plan Financiero elemento indispensable del Marco Fiscal de Mediano Plazo.

Enero 2010

las finanzas municipales. Al cierre de las vigencias auditadas, la Entidad no constituy por medio de acto administrativo las cuentas por pagar y las reservas presupuestales con los compromisos que a 31 de diciembre no se haban cumplido, con el fin de incorporarlas al presupuesto de la siguiente vigencia, inobservando el Artculo 89 del Decreto 111 de 1996. Ver folio 124 al 132 La empresa KROHOMER LTDA, representada legalmente por el seor Luis Carlos Osorio, present a esta comisin copia de una comunicacin enviada a la Procuradura Delegada para la Vigilancia de la Funcin Publica, en la que solicitaba se instara al municipio de Urrao para la realizacin del pago de cinco facturas por concepto del movimiento de tierras, soportado en reportes diarios de trabajo. En la revisin realizada por la comisin auditora no se evidenci la destinacin diferente de recursos enviados por la gobernacin de Antioquia para cubrir pagos relacionados con el arreglo de vas, como se presume en la comunicacin enviada a la procuradura, sin embargo la Contralora General de Antioquia advierte a la Administracin Municipal para que realice la atencin legal del ciudadano, que evite, en lo posible, la presentacin de una demanda en contra del Municipio que pudiera ocasionar un detrimento del erario municipal. La Administracin municipal mediante acta constituy las cuentas por pagar a diciembre 31 de 2008. Para las prximas vigencias se elaborar otro tipo de acto administrativo El Municipio de Urrao, se compromete a atender y revisar de manera detallada y minuciosa cada una de las solicitudes presentadas por el seor LUIS CARLOS OSORIO, representante legal de la empresa KROHOMER LTDA, con la finalidad de aclarar la problemtica, soportada en los principio constitucionales de legalidad, justicia, transparencia y economa procesal Secretaria de Hacienda Diciembre 2010

Alcalde y Secretario de Planeacin y Obras Pblicas, Secretaria de Hacienda y Asesor Jurdico

Enero 2010

4.1.3

GESTION FINANACIERA
1. Examinada la presentacin de informes Se informarn en las Contador contables se pudo establecer que la Notas a los Estados publico administracin del municipio de Urrao, inobserv Financieros los aspectos Diciembre 2009

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la Resoluciones 354 y 356 de 2007, ttulo II (Procedimientos relativos a las etapas de Reconocimiento y Revelacin de los Hechos Financieros, Econmicos, Sociales y Ambientales) y ttulo III (Procedimientos relativos a los Estados, Informes y Reportes Contables), en cuanto a:
a. Las Notas a los Estados Contables no cumplen con lo establecido en el numeral 2.9.3.1.5 en cuanto a que estas deben suministrar la informacin adicional de carcter general y especfico, que complementa los estados contables bsicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la informacin adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregacin de valores contables en trminos de precios y cantidades, as como aspectos que presentan dificultad para su medicin monetaria que pueden evidenciarse en trminos cualitativos, o cuantitativos fsicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situacin de la entidad contable pblica. Las notas a los estados contables bsicos son de carcter general y especfico. Referencias cruzadas: Los Estados Contables bsicos carecen de referencias que permitan el cruce de cada uno de los conceptos y valores con las Notas a los Estados Financieros, desconociendo el numeral 3, captulo II, ttulo III, de la Resolucin 356 de 2007, de la Contadura General de la Nacin. Publicacin: Efectuada inspeccin ocular, se estableci que la administracin municipal, en sus instalaciones, no public en un lugar visible y de fcil acceso a la comunidad los Estados Contables bsicos certificados, junto con la declaracin de la certificacin del Contador, incumpliendo lo ordenado en la Resolucin 356 de 2007, Procedimientos Contables y el numeral 3, de la Circular Externa 021 de 1996, de la Contadura General de la Nacin.

ms significativos originados en el proceso de la informacin contable, referentes a las notas de carcter especifico. Respecto a la publicacin, la administracin municipal public en la cartelera de la tesorera municipal, sin embargo se seguir publicando los estados contables bsicos certificados, junto con la declaracin de la certificacin del Contador en un lugar ms visible.

b.

c.

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Se tendr en cuenta la Contador Analizadas las Notas a los Estados Contables, las recomendacin realizada publico

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cuales son parte integral de los Estados Financieros por la Comisin Bsicos, se encontr que en la Nota 4 Limitaciones Auditora General y/o deficiencias de tipo operativo o administrativo Antioquia que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad en las cifras, se hace alusin a las "deficiencias en los equipos de sistemas, debido a que el contador no cuenta con un equipo adecuado y adems no se cuenta con un sitio de trabajo adecuado". Esta ..razn no es vlida para que se presenten inconsistencias o falta de razonabiidad, ya que es el contratista el encargado de proveerse de las herramientas necesarias para el desarrollo del objeto contractual, t990 esto independiente de la elaboracin paternalista del clausulado del contrato por parte del municipio, en el cual se compromete al suministro de los elementos que sean del caso, situacin completamente irregular, pues al contratante le est dado el suministro de la informacin veraz para la realizacin de los informes contables por parte del contratista, en este caso el contador. (A) El libro de contabilidad Auxiliar no contienen el detalle de las transacciones y operaciones de la Administracin Municipal, de modo que los registros contables suministren toda la informacin necesaria en cuanto al tercero, breve descripcin de la transaccin y dems datos de forma que garantice la integridad de la informacin contable pblica. (A) Se presentan partidas conciliatorias con antiguedad superior a un ao, lo que genera subestimacin en la cuenta ingresos y sobrestimacin en la cuenta gastos y contraviene lo establecido en la Resolucin 119 de abril 27 de 2006 por la cual se adopta el

de de

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Ya se realizaron los Contador ajustes a la descripcin publico de lo terceros para el ao 2008, igual se esta haciendo para el ao 2009 En el ao 2008 los extractos de las cuentas anotadas anteriormente del IDEA, no haban sido entregadas a tesorera, Secretaria de Hacienda y desarrollo administrativo

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Modelo Estndar de Procedimientos para la por tal motivo solo se Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pblica. vinieron a conciliar en el Algunas cuentas son: (A) mes de diciembre, mes en el cual se le solicito al IDEA, copia de los extractos del ao 2008, de estas cuentas. No se presenta registro en la cuenta 142011 En el ao 2008, se Avances para viticos y gastos de viaje, debido a legalizaron todos los que el registro por este concepto se viene realizando vales de anticipo, slo en la cuenta 142012 Anticipo para adquisicin de falta por legalizar bienes y servicios, en la cual no se haban cuentas que se pagaron legalizado viticos por $-183.251 y $55.855 a sin certificado de diciembre 31 de2008, contraviniendo lo establecido disponibilidad y an no en la Resolucin 356 de 2007, as: (A) han sido legalizadas No se presenta registro en la cuenta 147006 El Municipio durante el Arrendamientos; apesar que a diciembre 31 de 2008 ao 2008 y 2009 no en la relacin de los contratos 'de arrendamiento, realizaba las cuentas de presentada a esta comisin por la Secretara de cobro por concepto de Hacienda, figura el 15 arrendatario Juan Guillermo arrendamientos, es por Escobar con la observacin "no aparece pago", esto que en contabilidad contraviniendo lo establecido en la normatividad no se causaron. En el contable en cuanto a la revelacin de todos los ao 2010, se comenzar hechos econmico susceptibles de contabilizacin y con la causacin de subestimando esta cuenta en una cifra stos arrendamientos indeterminada, as: (A) En el transcurso del ao 2010 se depurara esta A pesar de la antigedad que presentan algunas informacin y se cuentas por cobrar, estas no se han clasificado clasificara de acuerdo como Deuda: deficil Recaudo correspondientes a la con las normas cuenta 1475, incumpliendo lo establecido en el expedidas por la Manual de Procedimientos de la Contadura General Contadura General de la de la Nacin. (A) Nacin, y adems se provisionarn los valores

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Secretaria de Hacienda y desarrollo administrativo Contador publico

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La cuenta 1480 Provisin para Deudores, no presenta ningn registro durante la vigencia; 2008, a pesar de que existe riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el anlisis general o individual de las cuentas que integran el 17 Grupo de deudores y contraviniendo lo establecido en la normatividad, que establece los porcentajes de la provisin conforme a los vencimientos de la cartera, as: (A) Adems que "El valor de las provisiones constituidas se presenta como un menor valor de los deudores, debiendo revelarse los mtodos y criterios utilizados para su estimacin en notas a los estados, informes y reportes contables. La cuenta 1635 Bienes Muebles en Bodega, que a diciembre 31 de 2008 presenta un saldo por $16.836.800, presenta incertidumbre sobre su razonabilidad toda vez que la descripcin de la misma segn el Manual de Procedimientos de la Contadura General de la Nacin, seala: "Representa el valor de los bienes muebles, adquiridos a cualquier ttulo, que tienen caracterstica de permanentes y cuya finalidad es que sean utilizadas en un futuro, en actividades de produccin o administracin, por parte de la eriidd contable pblica, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal Enfsta cuenta no deben registrarse los bienes que se retiran del servicio de manera temporal o definitiva". (A) El saldo por $9.224.220.917 del Grupo 16

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con riesgos de incobrabilidad, de acuerdo con lo establecido en al normatividad. En el transcurso del ao 2010 se depurara esta informacin y se clasificara de acuerdo con las normas expedidas por la Contadura General de la Nacin, y adems se aprovisionarn los valores con riesgos de incobrabilidad, de acuerdo con lo establecido en al normatividad. Estos bienes corresponden a los inventarios que se encuentran en Almacn, los cuales no han sido asignados a los responsables para su custodia, se conciliara con la persona encargada del manejo del Almacn con el fin de que esta cuenta muestra la realidad econmica y financiera del municipio. Respecto a la venta del

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propiedad, Planta y Equipo, presenta sobreestimacin por 266.612.787 toda vez que durante el ao 2008, no se registr la venta de un lote con matrcula 035~0008756 a la Empresa de Servicios Pblicos de Urrao, inobservando lo establecido en la Resolucin 356 de 2007 de la Contadura General de la Nacin. (A)

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La cuenta 1920 Bienes Entregados a Terceros por $41.964.426, no registra movimiento durante l. 2008: a pesar que durante esta vigencia se firmaron contratos de comodato por 80.688.904, segn relacin adjunta, contraviniendo lo establecido en el Manual de Manual de Procedimientos de la Contadura Genera de la Nacin (A).

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Se observ que en los pagos por concepto de Arrendamiento de Bienes Inmuebles, no se est reconociendo el pago del IVA, cuenta 2445 Impuesto al Valor Agregado - IVA, de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del Artculo 468-3 del Estatuto Tributario, adicionado por el Artculo 35 de la Ley 788 de 2002, el cual dispuso que el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles diferentes a los destinados para vivienda y de espacios para exposiciones y muestras artesanales, causa el Impuesto sobre las ventas a la tarifa del 7%, a

lote por valor de $266.612.787, no se registro contablemente como menor valor de las Propiedades, planta y equipos, sino como una utilidad en venta de activos fijos. Se revis y se hizo los ajustes necesarios. En el ao 2008 no se realizaron registros contables es la cuenta 1920, Bienes entregados a terceros porque contabilidad desconoca estos hechos. Se solicitara mensualmente a la Secretaria de Gobierno la informacin necesaria para la actualizacin de estos bienes entregados en comodato. Los arrendamientos no se causan debido a que el municipio no realiza cuentas de cobro por este concepto, por tanto no se les cobra tampoco el IVA, se proceder a actualizar el RUT del municipio con el fin de poder cobrar el IVA, porque de lo contrario no

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Secretaria de Junio Hacienda y 2010 desarrollo administrativo Contador publico

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cargo de quien recibe el servicio, es decir, del se puede. arrendatario. (A) La interfase que realiza el programa ARIES, entre presupuesto y contabilidad la genera tal y como se encuentran Se evidenci que el registro de algunas cuentas del registrados, en adelante gastos corresponden con la descripcin establecida se registraran en en el Manual de Procedimientos de la Contadura contabilidad General de la Nacin; algunos ejemplos de esta manualmente de situacin, se relacionan a continuacin: (A) acuerdo con la descripcin establecida en el manual de procedimientos de la Contadura General de la Nacin En adelante se Se viene realizando imputacin contable a nombre registraran en del seor alcalde Luis Ernesto Vlez Madrid, contabilidad correspondiente a gastos por concepto de manualmente de suministros, 23 1 mantenimiento y otros gastos, acuerdo con la cuando el servicio o el bien lo realiz un tercero descripcin establecida perfectamente identificado y con el cual se deben en el manual de hacer asientos como son los respectivos impuestos, procedimientos de la as: (A) Contadura General de la Nacin Se tienen registros en la cuenta 55 Gasto Social, en Los registros en la las subcuentas 55010601 Construccin Escuelas y cuenta 55 Gasto Social, 55010601 Mantenimiento Escuelas, las cuales, en las subcuentas dependiendo del monto y el trabajo realizado, 55010601 Construccin pueden ser consideradas como un mayor valor dl Escuelas y 55010602 activo con el propsito de darle aplicabilidad a lo Mantenimiento Escuelas, estipulado en l Resolucin 354 de 2007 de la no han sido Contadura General de la Nacin. consideradas como un

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Los Estados Contables de la Entidad no registran movimiento en las cuentas de orden a pesar que existen hechos econmicos que deberan estar registradas en stas, como los valores correspondientes a litigios y demandas a favor y en contra del Municipio, bienes totalmente depreciados y bienes entregados en comodato. Esta situacin contraviene lo establecido en la Resolucin 356 de 2007 emanada de la Contadura General de la Nacin. Es importante resaltar que si bien la labor de consolidacin de la informacin contable es responsabilidad del Contador, ste requiere del concurso de las diferentes secretaras y dependencias de la Entidad para presentar unos estados contables que reflejen todos los hechos econmicos del ente municipal. (A) La Administracin Municipal no aplic el Modelo Estndar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pblica, durante la vigencia del 2008, dado que no se constituy el Comit Tcnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, de conformidad con lo dispuesto en la Resolucin 119 de 2006 de la Contadura General de la Nacin as mismo, se omiti la implementacin de manera formal, de los controles asociados al

mayor valor del activo, debido a que estas mejoras no le dan un mayor valor al bien, debido a que son arreglos que se les estn haciendo a los bienes con el fin de que no se deterioren demasiado y pierdan su valor. En cuentas de orden no se vienen registrando los valores correspondientes a litigios y demandas a favor y en contra del municipio, debido a que estos hechos no son reportados a contabilidad. Se solicitara mensualmente a la Secretaria de Gobierno y al asesor jurdico del municipio la informacin necesaria para la actualizacin de estas demandas. Se creara el Comit del Modelo Estndar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable, de conformidad con lo dispuesto en la Resolucin 119 de 2006 de la Contadura General

Contador publico

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Comit tcnico Abril de 2010 Sostenibilidad del Sistema Contable

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proceso, de conformidad con la Resolucin en de la Nacin mencin. En las diferentes ordenes de pagos, comprobantes de egresos y comprobantes de caja utilizados por la Administracin Municipal, se observ que no presentan la imputacin contable, incumpliendo lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica. En el ao 2008, ARIES, actualiz los programas correspondientes a Contabilidad, Presupuesto y Taquilla, presentando inconsistencias por lo tanto no se realizo interfaz para que imprimiera los cdigos, por tal razn en el ao 2009 se estn haciendo los registros manualmente, hasta tanto el programa ARIES realice la interfase adecuadamente Secretaria Hacienda, de Junio de

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Contratista Sistemas Aries S.A Contador publico

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Se colocar a las ordenes de pago las imputaciones contables

En diligencias de arqueo practicadas a la caja general de la Tesorera del municipio de Urrao, se observ que no se vienen realizando de manera oportuna las consignaciones por concepto de entrada a feria $94.500, guas $4.659.900 y pesas por $140.000, correspondientes a recaudos desde el 22 de septiembre de 2009, lo que pone en evidencia el incumplimiento de la normatividad sobre el manejo, recaudo y custodia del efectivo, consagrados en el Ley 87 de 1993, que establece la obligacin de adoptar controles internos en las Se reforzarn los Secretaria controles en cuanto al Hacienda manejo del efectivo de modo que se cuente con una mayor organizacin y custodia de estos dineros realizando las consignaciones pertinentes de manera peridica de Enero 2010

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Entidades y Organismos del Estado. La Administracin Municipal para la fecha de la auditora, presentaba atraso en el pago de la prima de navidad del 2008 y la nmina de cinco meses (mayo a septiembre de 2009) de la todos los empleados, situacin que contraviene los deberes legales por parte del empleador, por lo que la Contralora General de Antioquia proyectar Control de Advertencia, previniendo a la Entidad territorial sobre los riesgos que acarrea esta situacin en cuanto al advenimiento de demandas y pago de intereses en detrimento del erario, sin contar el deterioro en la calidad de vida de los empleados. Se realizarn estrategias Secretara para aumentar los Hacienda recursos propios del Municipio entre ellas la recuperacin de la cartera a travs de la va coactiva de Enero 2010

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4.1.4

GESTION CONTRACTUAL
En la administracin municipal en la vigencia 2008 se observo que los contratos carecen de la respectiva foliatura contraviniendo el articulo 24 de la ley 594 (A) La Administracin Municipal en cumplimiento del artculo 24 de la Ley 594 y despus de haber rendido el informe contractual en lnea se compromete a foliar cada uno de los contratos que se celebren. En la vigencia 2008 se observo que los siguientes Se exigir y verificara la contratos no presentan paz y salvo de la contralora totalidad de la papelera general de Antioquia (a) requerida a los proveedores sobre todo los de responsabilidad fiscal, La direccin de control interno se compromete adems a sacar el certificado a dichos Todas las Marzo dependencias 2010. de

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Todas las Desde el 7 La direccin dependencias de enero de de control 2010 interno verifica por Internet el paz y salvo del proveedor con la contralora general de

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Se evidencio que los siguientes contratos no presentan los documentos que acrediten los aportes a la seguridad social, contraviniendo el articulo 23 de la ley 1150 de 2007 y el articulo 50 de la ley 789

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En la vigencia 2008 se observo que los siguientes contratos no presentan el pago de aportes parafiscales que establece el articulo 23 de la ley 1150 de 2007 y el articulo 50 de la ley 789

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El contrato de prestacin de servicios 002- 2008, en la clusula dcima: "a) Cumplimiento en cuanta equivalente al 10% del valor del contrato, con vigencia igual y tres meses ms contados a partir de su perfeccionamiento". La pliza tiene fecha del 22 de enero lo que indica que el contrato se ejecut 22 das sin ningn tipo de garanta, contraviniendo el Artculo 7 de la Ley 1.150 de 2007 y el Artculo 1602 del Cdigo Civil, que establece que toda clusula contractual es ley para las partes. De igual manera, en este contrato el contratista labor 1 mes y 21 das

contratos cuando no cuenten con el Se exigir y verificara la totalidad de la papelera requerida a los proveedores sobre todo los de responsabilidad fiscal, La direccin de control interno se compromete adems a sacar el certificado a dichos contratos cuando no cuenten con el La administracin se compromete a partir de la fecha a exigir a sus contratistas el paz y salvo en seguridad social, como requisito indispensable para el pago de su contraprestacin econmica. El Municipio de Urrao de conformidad con lo establecido en el Decreto 4828 de 2008 exigir a los contratista las respectivas plizas y garantas necesarias y una vez sean presentadas y debidamente aprobadas se realizar el acta de

Antioquia Todas las Marzo dependencias 2010 de

Secretara Hacienda dems secretarios despacho.

de Desde el 7 y de enero de 2010 de

Todas las Marzo 2010 dependencias

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sin Seguridad Social, contraviniendo el Artculo 23 inicio de actividades. de la Ley 1150 de 2007 y Artculo 50 de la Ley 789. (A) En el contrato 230 2008 se encontraron varias La direccin de deportes, incongruencias como (A). se compromete a revisar cada una de las clusulas verificando as su correspondencia con el objeto del contrato. En los contratos que relacionamos a continuacin no se evidenciaron los estudios previos con las caractersticas exigidas en el Artculo 3 del decreto 066 de 2008 ya derogado y el mismo Artculo 3 del decreto 2474 de 2008: (A) a) Construccin de boxcoulvert en la va Urrao-La Realizar los estudios Encarnacin celebrado con Leonel Jimnez previos para las nuevas Restrepo. obras que permitan definir antes de la ejecucin la mejor alternativa a realizar para solucionar el inconveniente. b) Mano de obra para la construccin de obras de Realizar los estudios proteccin en diferentes vas terciarias. previos para las nuevas obras que permitan definir antes de la ejecucin la mejor alternativa a realizar para solucionar el inconveniente. c) Contrato para el movimiento de tierra en la va La Realizar los estudios Loma-Orobugo celebrado con Luis Carlos Osorio. previos para las nuevas obras que permitan definir antes de la ejecucin la mejor

Direccin deportes.

de Desde el 7 de enero de 2010.

Secretaria de Planeacin y O.P.

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Secretaria de Planeacin y O.P.

30-12-2010

Secretaria de Planeacin y O.P.

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d) Contrato para el movimiento de tierra en la va San Jos-Altamira celebrado con Claudia Patricia Lpez

e) Contrato para el movimiento de tierra en la va La Loma-Sabanas celebrado con Claudia Patricia Lpez.

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En varios de los contratos de la muestra seleccionada no se evidencio la verificacin de que el contratista (persona natural, jurdica, socios, representante legal) no apareciera en el boletn de responsables fiscales, inobservando el articulo 60 de la ley 610 de 2000. es importante anotar que dicha verificacin se realiza a cualquier tipo de contrato y cuanta. a) orden de suministro 064/2008 b) contrato de interventoria 001/2008 c) contrato 002/2008 d)contrato de interventoria 003/2008

alternativa a realizar para solucionar el inconveniente. Realizar los estudios previos para las nuevas obras que permitan definir antes de la ejecucin la mejor alternativa a realizar para solucionar el inconveniente. Realizar los estudios previos para las nuevas obras que permitan definir antes de la ejecucin la mejor alternativa a realizar para solucionar el inconveniente. La Direccin de Control Interno, se compromete a verificar en la pgina web de la Contralora General de la Nacin el boletn de responsabilidad fiscal de cada contratista dejando evidencia de ella.

Secretaria de Planeacin y O.P.

30-12-2010

Secretaria de Planeacin y O.P.

30-12-2010

Direccin de Control Interno

Enero de 2010

Para el contrato de trabajo a termino fijo 041 de Realizar un adecuado . septiembre 1 de 2006 cuyo objeto es la realizacin seguimiento a las obras Secretaria de

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de la interventoria para la construccin del auditorio y la terminacin de 3 aulas, biblioteca y dos bateras sanitarias en la Institucin Educativa Jaiper, se evidenci en la totalidad de los informes de interventoria, que no se hizo un correcto seguimiento o control sobre la calidad de las obras entregadas, tal y como se puede constatar mediante el registro fotogrfico entregado por la Secretara de Planeacin y el realizado en la inspeccin ocular efectuada por la Contralora General de Antioquia. Lo anterior inobserva el Artculo 32, numeral 2 y Artculo 53 de la Ley 80 de 1993 y genera un posible detrimento patrimonial por $3.000.000 correspondiente al valor del contrato (F). En el contrato de interventoria 002 de 2007 celebrado con Mara Paola Snchez Gallego por valor de $2.500.000 y un plazo de 4 meses no se evidenci en desarrollo del contrato, la ejecucin de ninguna actividad de control y supervisin que justificaran el pago realizado mediante orden 3891 por $2.500.000 de la totalidad del contrato, cuando slo se respalda la interventoria con dos informes realizados en los meses de noviembre y diciembre, inobservando el Artculo 32, numeral 2 y Artculo 53 de la Ley 80 de 1993. Para los meses de septiembre y octubre no se encontraron los informes, generando un posible detrimento por $ 1.250.000 correspondiente al valor de la interventoria de dichos meses. (F). En el acta de obra y en el contrato para construccin del auditorio y la terminacin de aulas, biblioteca y 2 bateras sanitarias en Institucin Educativa de Jaiper, se contempl la 3 la el

que realice la Planeacin y administracin Municipal O.P. para de esta manera garantizar la calidad de las obras.

Solicitar informes de Secretaria de interventoria que Planeacin y garanticen la adecuada O.P. ejecucin y control de las diferentes obras que adelante la administracin Municipal.

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Garantizar la calidad de Secretaria de las obras de acuerdo a Planeacin y las especificaciones del O.P. proyecto, lo cual debe

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pag del tem 8.1 Revoque liso en cielos y muros de 0 a 3 metros, sin embargo para corregir las deficiencias con que qued la estructura de concreto, se hizo necesario realizar nuevas inversiones en el mencionado tem mediante orden de servicios no profesionales por valor de $ 4.480.000, justificndolo con la necesidad de terminar los revoques faltantes en el contrato inicial. Lo anterior inobserva el Artculo 4, numeral 5 de la Ley 80 de 1993. Este valor se considera un posible detrimento por valor de $ 4.480.000. (F). Con respecto al contrato 005 de 2007 para la construccin de colectores Zacatn, Circunvalar y Jaiper en el municipio de Urrao por valor de $1.057.385.263 no se evidenci en los comprobantes de egreso del 14 de agosto de 2007 por valor de $84.000.000 y del 13 de agosto de 2007 por valor de $334.278.938 el pago del impuesto de seguridad que corresponde al 5% del valor de los pagos, incumpliendo con lo exigido en el Artculo 6 de la Ley 1106 de 2006. Lo anterior se configura como un posible detrimento patrimonial por $20.913.947. (F). Con respecto al contrato 016 de 2006 para la adecuacin de pisos y obras complementarias en el Parque principal de $255.929.881 no se evidenci en los comprobantes de egreso 1980, 1558, 2160, 073 por un valor total de $229.074.633 el pago del impuesto de seguridad que corresponde al 5% del valor de los pagos, incumpliendo con lo exigido en el Artculo 6 de la Ley 1106 de 2006. Lo anterior se configura como un posible detrimento patrimonial por $11.453732. (F).

ser cumplido por la entidad ejecutora para de esta manera tener plena satisfaccin de todos los proyectos.

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Realizar eficazmente los Secretaria de descuentos establecidos Planeacin y por la ley en todo tipo de O.P. contrato de obra pblica y los descuentos establecidos por el Municipio.

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Realizar eficazmente los Secretaria de descuentos establecidos Planeacin y por la ley en todo tipo de O.P. contrato de obra pblica y los descuentos establecidos por el Municipio.

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En el contrato para la construccin de una obra de drenaje tipo boxcoulvert en la va Urrao-La Encarnacin celebrado con Leonel Jimnez Restrepo no se efectu un efectivo control y seguimiento a las obras objeto del contrato, inobservando el Artculo 3, 4 numeral 8 y Artculo 5 numeral 1 de la Ley 80 de 1993. Lo anterior genera un posible detrimento por $ 1.082.606 correspondiente a un mayor valor pagado en el tem de concreto detallado as: (A). No se har traslado a Responsabilidad Fiscal pues por medio de comprobante de caja 49030 del 15 de Octubre de 2009 se consigno en la tesorera el valor total, lo que se considera como un beneficio del proceso auditor. (A). En el contrato para la construccin de la placa polideportiva de Hoyo Rico celebrado con Carlos Alberto Jimnez, no se efectu un efectivo control y seguimiento a las obras objeto del contrato, inobservando el Artculo 3, 4 numeral 8 y Artculo 5 numeral 1 de la Ley 80 de 1993. Lo anterior genera un posible detrimento por $ 662.000 correspondiente al pago de obras no ejecutadas detallado as: No se har traslado a Responsabilidad Fiscal pues por medio de comprobante de caja 49031 del 15 de Octubre de 2009 se consigno en la tesorera el valor total, lo que se considera como un beneficio del proceso auditor. (A).

Realizar un mejor seguimiento y control a las Obras ejecutadas para que no se dejen de realizar obras planteadas inicialmente.

Secretaria de Planeacin y O.P.

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Realizar un mejor seguimiento y control a las Obras ejecutadas para que no se dejen de realizar obras planteadas inicialmente.

Secretaria de Planeacin y O.P.

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HALLAZGOS FORMULADOS POR LA CONTRALORIA GENERALD EANTIOQUIA VIGENCIA 2007 ESTADOS CONTABLES
La cuenta 142012 Anticipo para la adquisicin de Se legalizarn stos contador, diciembre Ya se

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bienes y servicios, presenta incertidumbre por valor de $652.829, ya que no se encuentra debidamente soportado su registro. Inaplicando lo estipulado en la Resolucin 354 de 2.007 de la Contadura General de la Nacin. La cuenta 142012 Anticipo para la adquisicin de bienes y servicios, presenta incertidumbre por valor de $652.829, ya que no se encuentra debidamente soportado su registro. Inaplicando lo estipulado en la Resolucin 354 de 2.007 de la Contadura General de la Nacin. La cuenta 147006 Arrendamientos no presenta movimiento, reflejando en la cuenta 480817 Arrendamientos, ingresos por valor de $407.820, inaplicando lo estipulado en el Marco Conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica en lo concerniente a los Principio de Contabilidad Pblica. El saldo total del Grupo Propiedad Planta y Equipo Cdigo 16 que representa el 66.47% del total de los activos, refleja incertidumbre, debido a que su valor aparece registrado contablemente a costos histricos, omitiendo lo dispuesto en la Resolucin 354 de 2.007, la Circular Externa 060 de 2005, expedidas por la Contadura General de la Nacin. Ver detalle en el informe final La cuenta 178504 amortizaciones plazas publicas, presenta movimiento por valor de $26.568. Sin existir registro en la cuenta 171004 Plazas Pblicas, inaplicando lo dispuesto en la Resolucin 354 de 2.007 La cuenta 197008, SOFTWARE, no presenta registro del software ARIES ni su respectiva amortizacin en la cuenta 197508 Amortizacin Software, inaplicando la Resolucin 354 de 2.007 y la carta circular 77 de 2.007.

viticos en el transcurso secretaria de del ao 2009. hacienda

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implemento medida correctiva

Se legalizarn stos contador, viticos en el transcurso secretaria de del ao 2009. hacienda

diciembre 31 de 2009

Ya se implemento medida correctiva

Se causarn contador mensualmente mediante la facturacin de impuesto de industria y comercio Se conciliar dependencia inventarios con la contador, jefe de de inventarios

diciembre 31 de 2008

Ya se implemento medida correctiva

junio 30 de 2009

Ya se implemento medida correctiva

Se conciliar con el rea contador, de Planeacin Municipal planeacion municipal

junio 30 de 2009

Ya se implemento medida correctiva Ya se implemento medida correctiva

Se realizar el inventario contador, jefe de software y licencias y de inventarios se proceder a registrarlos en contabilidad

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Segn comit de saneamiento contable se recomienda registrar en cuentas de orden, 41 bienes sin legalizar por valor de $2.469.696, sin que a la fecha se refleje en las respectivas cuentas de orden el valor recomendado por el comit, inaplicando lo estipulado en la Resolucin 354 de 2.007 de la Contadura General de la Nacin. Se clasifica as: Ver detalle en el informe final. No se tiene registro en cuentas de orden deudoras y/o acreedoras de Litigios y Mecanismos Alternativos de Solucin de conflictos. Inaplicando lo estipulado en la Resolucin 354 de 2.007 de la Contadura General de la Nacin. no se encuentra integrado el sistema de Almacn, inventarios y Activos, con el Sistema Contable, lo que no permite la adecuada clasificacin de las cuentas del Balance y el Estado de la Durante el ao 2.007 el comit de Sostenibilidad Contable no adelant ningn proceso de depuracin. Inaplicando lo dispuesto en la resolucin 1 19 de 2006. Se cuenta con un listado de Propiedad Planta y Equipo en el saneamiento contable, pero no fue suministrado el documento fsico de los avalos de dicho saneamiento. Inaplicando lo dispuesto en la circular externa 060 de 2005. La depreciacin se realiza individual a los bienes que hacen parte del saneamiento contable, segn listado suministrado, excepto las cuentas que se relacionan en el punto 46 de esta auditoria, lnea contable grupo 16. Propiedad Planta y Equipo. Inaplicando lo estipulado en la Resolucin 354 de 2.007 de la Contadura General de la Nacin. La codificacin contable no se refleja en los

Se harn los registros contador respectivos

diciembre 31 de 2009

Ya se implemento medida correctiva

Se harn los registros contador respectivos

diciembre 31 de 2009

Ya se implemento medida correctiva

CONTROL INTERNO CONTABLE

39 Se solicitar a ARIES, la sec.hacienda actualizacin del programa programaalizar Se proceder a Contador actualizar el MECI Control interno hacienda Se realizar un nuevo jefe inventarioavalo de los inventarios contador del Municipio diciembre 31 de 2009 Ya se implemento medida correctiva

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mayo de 2010

diciembre 31 de 2009

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Ya se implemento medida correctiva Ya se implemento medida correctiva

Se realizar un nuevo jefe inventarioavalo de los inventarios contador del Municipio

diciembre 31 de 2009

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Se

codificarn hacienda

diciembre

Ya se

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comprobantes, para efectos de registro, inaplicando lo dispuesto en la Circular 01 3 de la Contadura General de la Nacin. No se tiene manual de procesos y procedimientos para el rea Contable y de tesorera, lo que genera incertidumbre en la realizacin y aplicacin de las labores en las respectivas reas.

contablemente comprobantes

los

de 2009

implemento medida correctiva

Se realizarn los haciendamanuales de procesos y c.internoprocedimientos contable contador y tesoreria

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TESORERIA
Se iniciarn las secretaria negociaciones con hacienda dichas entidades con el Si bien se tiene el estudio de clculo actuarial y el fin de llegar a un acuerdo debido registro, la administracin Municipal an no de pago. ha adelantado ningn trmite ante los diferentes fondos o entidades que allegan cobros coactivos al municipio y Fallos de Tutelas, por concepto de cobro de bonos y pasivo pensional. A continuacin se relacionan las diferentes cuentas de cobro y cobros coactivos: Ver detalle en el informe final. de Marzo 2009 con los acuerdos de pago lograremos interrumpir los procesos de cobro coactivos hacia el municipio y as evitar posibles embargos.

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GESTION CONTRACTUAL OBRA PUBLICA

51 En los procedimientos estipulados en la Oficina de Control de Interno, se observ que sta no interviene ni efecta actividades de control en los procesos de contratacin con la finalidad de hacer las verificaciones de cumplimiento de las normatividad en materia de contratacin administrativa, a la luz de las facultades otorgadas en el artculo 65 la ley 80 de 1993. La direccin de control Direccin de Abril interno en la actualidad control interno 2010 revisa el boletn de responsabilidad fiscal emitido por la contralora y verifica que el contratista si posea la documentacin requerida segn el tipo de contrato, de esta forma la direccion de control de

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En la muestra de los contratos seleccionados, revisados y evaluados para las vigencias 2006 y 2007, se constat que la administracin municipal no efecta la convocatoria a las veeduras ciudadanas, con la finalidad de fomentar el control social en la contratacin de obra pblica incumpliendo lo establecido en artculo 9 de Decreto 2170 de 2003.

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Revisado el contrato de obra del 2006, cuyo objeto es la construccin del auditorio y terminacin de 3 aulas, biblioteca y 2 bateras sanitarias en la Institucin Educativa de Jaiper, por valor de $187,620.179, con Diana Cala Aguirre, se observ lo siguiente: Ver detalle en el informe final.

intrno se compromete a realizar un avisita a la secretaria de hacienda cada 2 meses para ejercer el control fiscal a dichas cuentas que por ley le corresponde La Administracin Municipal en los procesos contractuales de mayor y menor cuanta se compromete a invitar a las veeduras ciudadanas en los prepliegos y pliegos para que cumplan con sus funciones y a su vez se har en todo proceso contractual de menor y mayor cuanta una invitacin pblica en la cartelera administrativa para que las veeduras puedan participar en la etapa precontractual, contractual y poscontractual. Por mala ejecucin de algunas obras se harn efectivas las plizas. Frente algunos cambios realizados a las obras, se revisara la documentacin existente que soporte dichos

Secretarios y Octubre de En la directores de 2009 publicacin despacho. de prepliegos y pliegos la administraci n viene invitado a las veeduras ciudadanas a participar en el proceso contractual.

Secretaria de planeacin y obras pblicas.

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Ya se implemento medida correctiva

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Revisado el contrato LP 016/06, para la adecuacin de pisos en el parque principal con Diana Caola Aguirre por valor de $255.929.881, se observ lo siguiente: Ver detalle en el informe final.

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Revisado el contrato LP 004 de 2007, para la construccin de 5 aulas y batera sanitaria en la Institucin Educativa Jaiper, con Diana Cala Aguirre por valor de $369.420 216, se observ, que en el proceso de ejecucin del contrato se perfecciono el contrato de interventora 002 del 27 de agosto del 2007, con Mara Paola Snchez, por un valor de $2.500.000 y con una duracin de 4 meses, en el desarrollo del contrato de interventora, no se ejecuto ninguna actividad de control, ni supervisin como lo establece la ley 80 de 1993 en su articulo 32, ni control al pago de la seguridad social como lo establece la el articulo 50 de la Ley 789 de 2002, ya que la interventora hace parte del Consorcio Cala Snchez, sin embargo mediante orden de pago 3891 del 29 de diciembre de 2007 se efecta el pago por $2.500.000, lo anterior se configura en un posible detrimento patrimonial. El 2 de febrero del 2008, la actual administracin, firma el contrato de interventora 001 de 2008, con Humberto Rueda para que efectu las labores de interventora, control y seguimiento del contrato y haga el anlisis tcnico econmico en la ejecucin del contrato de la

cambios. Por las obras ejecutadas y no pagadas que se entiende como un incumplimiento al contrato, se harn efectivas las plizas y se revisaran los documentos que justifiquen los cambios de obra que fueron autorizados. Se revisaran las contrataciones de Interventora y construccin para constatar las posibles inhabilidades.

Secretaria de planeacin y obras pblicas.

febrero de 2009

Ya se implemento medida correctiva

secretaria de planeacin y obras pblicas.

febrero de 2009

Ya se implemento medida correctiva

construccin de 5 aulas y batera sanitaria en la Institucin Educativa Jaiper. Revisado el contrato LP 005 de 2007, para la construccin de los colectores Zacatn, Circunvalar, Jaipera y obras complementarias en la planta de pretratamiento, con Diana Cala Aguirre por valor de $1.057.385.263, se observo lo siguiente: Ver detalle en el informe final Revisado el contrato 014 de 2006, para la construccin del sistema de pretratamiento y parque lineal ecolgico en la zona urbana con Orlando Snchez Buitrago, por valor de $99.753.567, se observo lo siguiente: Ver detalle en el informe final En este contrato por los problemas presentados de tipo tcnico y administrativo no se realizara la liquidacin al contrato y por tal motivo se harn efectivas las plizas. Por las obras pagadas y no ejecutadas se harn efectivas las plizas de cumplimiento y se revisaran las justificaciones a los cambios de obra. Revisaremos la resolucin No 063 en la cual se hace una liquidacin donde el contratista debe reintegrar $17.510.000 para justificar la posibilidad de hacer las plizas de cumplimiento. Revisaremos la viviendas que no estn siendo usadas o en arriendo para personalizar cada caso y tomar las medidas correspondientes. secretaria de planeacin y obras pblicas. febrero de 2009 Ya se implemento medida correctiva

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secretaria de planeacin y obras pblicas.

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Ya se implemento medida correctiva

secretaria de planeacin y obras pblicas.

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Ya se implemento medida correctiva

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Revisado el contrato 013 de 2006, cuyo objeto es la ejecucin de obras civiles para lograr la construccin de 35 viviendas nuevas en la zona urbana, 261 mejoramientos de vivienda en la zona urbana y 115 mejoramientos de vivienda en la zona rural, por valor de $79.026.000, se observ: Ver detalle en el informe final

REPRESENTANTE LEGAL: LUIS ERNESTO VLEZ MADRID JEFE OFICINA CONTROL INTERNO: MARITZA MARIN BENITEZ

CONTRALOR AUXILIAR AUDITORA INTEGRAL: EVA INS SNCHEZ COR CONTRALOR AUXILIAR: JOSE NICOLAS ARENAS H.