Redacció I Estil en La Comunicació Virtual

Redacci i estil en la comunicaci virtual
Taller d'elaboraci de missatges de correu electrnic

Introducci Continguts 1. Abans de comenar a escriure 2. Redacci del missatge 3. Model de llengua 4. Pautes d'estil 5. Annexos
Presentaci
El curs Redacci i estil en la comunicaci virtual vol contribuir a millorar les comunicacions que els professionals d'activitats diverses estableixen amb clients o provedors, mitjanant el correu electrnic.
La qualitat dels textos escrits que redactem i transmetem s molt important en la nostra tasca professional. D'una banda, la claredat del text facilita el desenvolupament de les activitats i les gestions relacionades amb cada situaci; de l'altra, el missatge transmet la imatge de l'emissor, de la seva relaci amb els clients i, per extensi, de l'empresa o instituci per a la qual treballa.
Rep el nom de taller perqu parteix de la idea que la prctica s el mtode ms efectiu per a millorar les habilitats comunicatives. Us convidem, per tant, a avanar en els materials tot fent el exercicis prctics que contenen.
Per qu un taller de redacci?
Els missatges de correu electrnic, tant per la seva funci com per la seva freqncia, cada dia tenen un paper ms important en les comunicacions internes i externes habituals d'una empresa. No obstant aix, com que el correu electrnic s un mitj de comunicaci relativament nou, reflecteix sovint uns usos vacillants de l'elaboraci del text i de l's de la llengua.
Noms amb bones estratgies de redacci podem aconseguir que els nostres escrits reuneixin les caracterstiques d'un bon text. Es tracta, per tant, d'un taller de redacci enfocat al missatge de correu electrnic com a tipus de text en el lloc de treball. Les reflexions i els consells que hi trobareu tenen l'objectiu d'assegurar la qualitat de la comunicaci escrita de la vostra activitat professional.
Redactar s una tasca complexa, perqu requereix mltiples coneixements i d'habilitats: coneixement del tema i de la situaci concreta que motiva el text, domini de la llengua, convencions... Per la tasca de redacci es pot simplificar molt si disposem de criteris i, especialment, si som conscients que el llenguatge d'aquest tipus de comunicaci ha de ser entenedor, concs, formal i correcte.
Aquest taller t l'objectiu de millorar la tasca dels professionals del mn de l'empresa oferint criteris i recursos per a redactar missatges de correu electrnic adequats i coherents, tant en el contingut com en el model de llengua.
Plantejament inicial
Els continguts del taller parteixen dels supsits segents:
Els missatges de correu electrnic sn textos escrits que la persona destinatria rebr posteriorment a la seva elaboraci (comunicaci diferida) i, per tant, segueixen les convencions de la comunicaci escrita.
L'elaboraci d'un escrit requereix planificaci prvia, redacci d'esborranys, revisi constant i supervisi final.
La qualitat dels missatges est determinada sobretot per l'adequaci al receptor i a l'objectiu de comunicaci, tant en el contingut com en el registre lingstic.
La qualitat dels textos ajuda a configurar la imatge de qualitat de l'empresa i, per extensi, dels seus productes i serveis. Un document, des del primer cop d'ull, pot transmetre descortesia, negligncia, ineficincia... o b amabilitat, inters, cura, eficcia... s a dir, pot inspirar actituds de rebuig o d'inters en els destinataris. Per aix, s'han d'elaborar amb cura i seguint certs criteris homogenis.
Els missatges de correu electrnic de les relacions professionals eminentment funcionals haurien de ser un exemple de comunicaci efica: han de presentar una progressi temtica coherent i un model de llengua que faciliti la comprensi.
Els continguts del taller parteixen de la reflexi sobre la importncia de la qualitat de la comunicaci escrita i de les caracterstiques del procs d'elaboraci d'un text i aprofiten les aportacions de la lingstica moderna per a analitzar i definir les qualitats que ha de reunir un bon missatge escrit.
En conseqncia, aquest taller d'elaboraci de missatges de correu electrnic no pretn estudiar les caracterstiques d'una suposada nova forma de comunicaci generada per les transmissions electrniques, ni els nous signes lingstics i grfics (abreviatures, emoticones...) que es van creant en moltes situacions de comunicaci simultnia com els xats informals.
Ni el canal de transmissi comporta forosament la informalitat de la situaci, ni la immediatesa en la transmissi ha de suposar presses en l'elaboraci del missatge. El nivell de formalitat d'una comunicaci electrnica depn del tema, del propsit i de la relaci entre emissor i receptor. Com que ens referim sempre als missatges electrnics generats per una relaci professional formal, els usos informals de la llengua es troben, en principi, fora de l'mbit d'aquest taller.
A qui s'adrea el taller?
El Taller de missatges de correu electrnic s'adrea als professionals lliures o del mn de l'empresa que vulguin millorar les seves habilitats de redacci mitjanant la reflexi sobre el fet d'escriure i el coneixement de diversos recursos per a elaborar bons missatges de correu electrnic en la seva tasca quotidiana.
Objectius
Els objectius del taller sn els segents:
Reflexionar sobre la importncia de la qualitat dels textos escrits en les relacions internes i externes d'una empresa.
Concebre la tasca d'elaboraci d'un text com a activitat complexa que requereix planificaci i revisi, i desenvolupar les estratgies personals de redacci.
Adquirir criteris i pautes d'estil que ajuden a configurar el model de llengua ms adequat per a les comunicacions de l'activitat professional.
Adquirir recursos per a redactar amb un llenguatge entenedor i trobar el to adequat en els missatges escrits de les relacions professionals.
Analitzar exemples de missatges habituals en el mn de l'empresa i les activitats professionals en general.
Materials
Els materials del taller s'estructuren en quatre blocs terics i tres blocs complementaris amb exemples, deu passos per a elaborar missatges i qestionaris d'autoavaluaci. Cada bloc es relaciona amb un conjunt d'exercicis, que permeten l'autoavaluaci. Els materials contenen tamb glossari i bibliografia.
Abans de comenar a escriure, aspectes previs, tant conceptes i criteris generals com consells, per a planificar l'elaboraci de textos escrits.
Redacci del missatge, reflexi sobre el procs de redacci, qualitats dels textos escrits i consells prctics per a aconseguir textos adequats i coherents.
Model de llengua, reflexi i criteris generals sobre el model de llengua ms adequat per a la comunicaci escrita funcional.
Pautes d'estil, consells prctics que ajuden a redactar amb un llenguatge entenedor i a trobar el to ms adequat per a mantenir una bona relaci amb el destinataris dels missatges escrits.
Exemples de missatges de correu electrnic, mostra de missatges de correu electrnic que responen a diferents situacions de comunicaci escrita en l'activitat d'una organitzaci empresarial.
Deu passos per a elaborar missatges, pautes que ajuden a elaborar un bon missatge de correu electrnic.
Qestionaris d'autoavaluaci, tres qestionaris que permeten observar el procs de redacc i d'un text, revisar-lo i millorar-lo.
Itinerari d'autoaprenentatge
El Taller de redacci de missatges de correu electrnic t una orientaci eminentment prctica. Els continguts terics van sempre adreats a orientar la prctica de redacci i es relacionen amb criteris, estratgies i recursos per a facilitar l'elaboraci de missatges escrits eficaos. Cada bloc dels continguts cont un conjunt d'exercicis que permeten l'autoavaluaci.
El temps de dedicaci previst s de 22 hores, que inclouen les tasques segents: Lectura dels continguts. Lectures recomanades. Realitzaci dels exercicis de cada bloc. Comprovaci del solucionari o de les pautes d'avaluaci de cada exercici. Observaci d'exemples de missatges habituals en una organitzaci empresarial. Revisi dels missatges propis per a adequar-los als criteris d'estil del taller.
Simultniament a la lectura dels continguts podreu consultar el glossari, que cont els significats dels termes ms especfics dels continguts.
Finalment, la bibliografia recomanada us permetr aprofundir en el tema de la redacci de textos.
Itinerari de consulta
Per a tenir una visi general dels continguts del taller que us aporti idees que millorin les vostres comunicacions, tamb podeu fer-ne una lectura selectiva d'aproximaci, en cas que no disposeu de prou temps per llegir els continguts complets i fer els exercicis que es proposen en cada apartat.
Si aquest s el vostre cas, us suggerim aquest ordre de lectura com a itinerari de consulta:
Presentaci
Deu passos per a elaborar missatges, pautes que poden ajudar a elaborar un bon missatge de correu electrnic.
Exemples de missatges de correu electrnic, conjunt de missatges representatius de situacions de comunicaci habituals en el mn de l'empresa.
Segon qestionari d'autoavaluaci, preguntes que ajuden a valorar alguns exemples de missatges propis.
Pautes d'estil, consells prctics que ajuden a redactar amb un llenguatge entenedor i a trobar el to ms adequat per a mantenir una bona relaci amb els destinataris dels missatges escrits.
Introducci
Un missatge escrit t sempre un objectiu i s'inscriu en un context. La situaci que el genera i la necessitat comunicativa que ha de resoldre configuren les principals caracterstiques del text, tant de contingut com de llenguatge. Un bon text escrit s el que reuneix el mxim de caracterstiques que el fan entenedor i efectiu.
En qualsevol empresa, la qualitat dels textos que s'hi produeixen t una relaci directa amb la fludesa de la comunicaci que s'hi estableix i amb l'efectivitat de les tasques que s'hi desenvolupen. En les organitzacions que han fet de les comunicacions electrniques el mitj habitual de relaci entre empleats i clients, aquest fet t encara un paper ms determinant.
D'una banda, la comunicaci fluida entre els membres de l'organitzaci n'afavoreix el bon funcionament i facilita les tasques de gesti i d'organitzaci. D'altra banda, els missatges escrits adreats al pblic extern que emeten molts empleats de l'empresa configuren entre altres factors la imatge que percebr el destinatari i la societat en general.
En primer lloc, aspectes com el tipus de comunicaci que permet el correu electrnic i les caracterstiques de la llengua escrita com a codi ens ajudaran a situar-nos en el context comunicatiu. Desprs, haurem d'analitzar els factors de cada situaci de comunicaci concreta per tal d'adequar-nos-hi tant amb el contingut del missatge com amb el llenguatge ms apropiat.
Abans de comenar a escriure, la percepci que tinguem del nostre text i de la situaci que el produeix i qualsevol tasca que ens ajudi a prendre decisions sobre la quantitat d'informaci, l'ordre de les idees, el to ms adequat, etc., determinen les caracterstiques del text fins i tot abans que en fem aparixer les primeres ratlles a la pantalla.
El correu electrnic, un text escrit
El correu electrnic s un canal de comunicaci molt gil perqu permet transmetre qualsevol escrit a un destinatari de manera gaireb instantnia.
Probablement aquesta immediatesa ha fet que els missatges electrnics sovint s'elaborin de manera rpida i poc acurada, com si no tinguessin les propietats de document d'una certa permanncia i, per tant, de comproms per a l'autor que s'atribueixen generalment als textos escrits tramesos per altres mitjans tradicionals.
Per a explicar-nos aquest fenomen, podem recordar les diferncies entre la llengua oral i la llengua escrita.
Els missatges orals
En general, podem afirmar que en les situacions de comunicaci oral el missatge s: Bidireccional: l'emissor i el receptor s'alternen els papers. Interactiu o dialogat: els participants parlen i escolten, i modifiquen el seu missatge segons el missatge de l'altre. Simultani: el missatge es rep en el mateix moment en qu es produeix. Espontani: no es prepara prviament, es va elaborant simultniament a la recepci. Efmer: no en queda cap constncia al cap d'un instant.
Els missatges escrits
En canvi, en les situacions de comunicaci escrita, el missatge s: Unidireccional: un emissor s'adrea a un receptor no present. Individual o monologat: noms l'emissor elabora el missatge. Diferit: el missatge es rep posteriorment. Elaborat: hi ha un temps per a preparar-lo i no l'enviem fins que no el considerem acabat. Durable: els escrits es poden conservar.
La caracterstica principal de la conversa (el text oral ms representatiu i freqent) s que emissor i receptor sn presents al mateix lloc simultniament. Aix significa que, mitjanant signes verbals (paraules) i no verbals (gestos i mirades), emissor i receptor poden adrear-se missatges que confirmen la comprensi del discurs i, per tant, poden anar modificant-los i adaptant-los als objectius de comunicaci.
s cert que les noves tecnologies fan replantejar aquestes diferncies de context, textuals i lingstiques entre llengua oral i llengua escrita. Per exemple, podem enregistrar la veu i convertir el missatge oral en diferit, o b podem participar en un dileg electrnic per escrit amb diversos participants connectats simultniament. Per ens cal tenir present que un missatge electrnic generalment s'elabora i s'envia perqu el destinatari el llegeixi posteriorment. s a dir, els missatges de correu electrnic s'elaboren per a un receptor que no s present en el moment o en el lloc de producci del missatge. Per tant, es tracta de textos escrits de comunicaci unidireccional i diferida. Les seves caracterstiques sn bsicament les mateixes que les dels textos escrits convencionals i formals. Com, per exemple, les cartes, admeten diferents graus de formalitat, per es mantenen en una franja de formalitat mitjana, condicionada pel codi escrit i sobretot per la relaci entre emissor i receptor.
Unidireccionalitat
Els missatges de correu electrnic sn un exemple de comunicaci unidireccional diferida. El correu electrnic s el mitj tecnolgic pel qual es transmeten; s un mitj rpid, per no t les caracterstiques de la comunicaci oral bidireccional i simultnia. Per tant, els missatges presenten les caracterstiques generals dels textos escrits, com la importncia de l'estructura del text i la precisi del llenguatge i el seu carcter de document.
Caracterstiques dels missatges escrits
Podem dividir les caracterstiques dels textos escrits, i per tant tamb compartides amb els missatges de correu electrnic, en tres tipus: contextuals, textuals i lingstiques.
Les caracterstiques del context no compartit simultniament per emissor i receptor fan que l's de missatges no verbals, com els gestos o les mirades que s'adrearien els interlocutors en la comunicaci verbal simultnia, no funcioni com a recurs de verificaci de la comprensi del missatge. bviament, tampoc no es produeix cap demanda d'aclariments explcita, perqu la comunicaci no s bidireccional com ocorre en les converses.
Com a text, els missatges escrits tendeixen a la unitat funcional, temtica i de registre lingstic, que es reflecteix en una estructura tancada un comenament i un acabament , una determinada progressi temtica i un s regular del registre lingstic colloquial, mitjanament formal o molt formal . A ms, els usos socials han fet que un text escrit tingui el carcter de document per la seva perdurabilitat.
Les caracterstiques lingstiques dels textos escrits sn determinades per un s de la llengua ms adscrit a les convencions, amb relacions internes dels signes que eviten al mxim el risc d'errors en la comprensi. El codi escrit s, en general, ms correcte (sotms a la normativa lingstica), ms formal, ms explcit i ms precs que el llenguatge oral propi de la comunicaci bidireccional i simultnia.
La planificaci de l'escrit
Podrem definir escriure com "posar el propi pensament per escrit", per si tenim en compte que el pensament flueix amb un cert desordre i que la major part de vegades escrivim perqu una altra persona pugui comprendre el missatge que parteix del nostre pensament, entendrem que s primordial donar forma a les idees perqu el receptor les comprengui amb facilitat. Per aquest motiu s important que tingueu sempre present l'esquema segent:
Etapes de l'escriptura
Podem distingir tres etapes en el procs d'elaboraci d'un text: Planificaci Redacci Revisi
Els missatges de correu electrnic han de reunir les qualitats necessries, tant en l'estructura com en el llenguatge, que en facilitin la comprensi i, per tant, han de ser redactats amb una certa planificaci.
Redactar s una tasca complexa: a ms d'idees i informacions, necessitem trobar el millor ordre formal i de contingut i usar els signes d'un codi la llengua amb precisi. Els experts diuen que el procs de redacci s un moment de sobrecrrega mental, perqu posa en prctica coneixements i habilitats molt diverses. Sembla, doncs, que escriure un bon text requereix tasques mltiples que no poden desenvolupar-se totes alhora. Per tant, ser molt til planificar la tasca de redacci i considerar-la com un procs divisible en fases que ens permetin dedicar-nos a aspectes diferents del text en cada moment.
El primer consell s comenar pensant i no escrivint. Almenys no escrivint encara el text: podem fer notes prvies que ens ajudin a explorar el pensament i dedicar-nos a redactar en una fase posterior, quan ja hgim pres les decisions ms importants que determinin aspectes com la quantitat d'informaci necessria, el tipus de text ms adequat i el model de llengua ms apropiat per a l'ocasi.
La planificaci ens permet estructurar el que volem transmetre de forma lgica i comprensible i escollir el llenguatge ms adequat.
Anlisi de la situaci comunicativa
En aquesta etapa inicial ens ser molt til fer una anlisi de la situaci comunicativa, s a dir, tenir en compte els participants (l'emissor i el destinatari) i els factors de la situaci de comunicaci que ha de resoldre el text que volem escriure.
En un procs de comunicaci intervenen els elements bsics segents:
L'emissor qui elabora i envia el missatge (codifica el missatge).
El receptor el destinatari del missatge (descodifica el missatge).
El missatge el text i el seu contingut (informacions, instruccions, opinions...).
El codi el sistema de signes usat per a confegir el missatge.
El referent el tema o els elements de la realitat a qu fem referncia.
El context la situaci que genera i justifica el missatge i el contacte entre emissor i receptor.
La reflexi sobre tots aquests elements i especialment sobre el receptor, el contingut i l'objectiu del missatge que volem adrear-li ens ser molt til per a elaborar un text que
permeti una comunicaci real i efectiva. Una manera prctica d'aconseguir-ho s plantejar-se i intentar respondre preguntes respecte de cadascun dels factors que s'exposen a continuaci.
Abans d'elaborar un text, cal reflexionar sobre els elements que intervenen en el procs de comunicaci: emissor, receptor, codi, missatge, referent i context.
L'emissor
Quan elaborem un text i l'adrecem a alg, tenim el paper d'emissor. En la comunicaci escrita l'emissor s el mxim responsable del discurs. Recordem que no hi ha interacci simultnia amb el destinatari: l'emissor decideix el contingut del text, i t l'oportunitat d'elaborar-lo durant un temps i no trametre'l fins que no n'estigui satisfet i comprovi que respon a les seves necessitats comunicatives. Per aquests motius, amb el to, el registre i el model de llengua que emprem en un missatge transmetem molta informaci de nosaltres mateixos.
Per tenim diverses opcions en adoptar el paper d'emissor. Per exemple, una mateixa persona adopta el paper de ciutad quan fa una sollicitud a l'Administraci pblica o de consumidor si fa una reclamaci a una empresa. I, alhora, pot ser un consumidor exigent, tolerant, enfadat...
Abans de comenar a redactar, s til plantejar-se qestions com les segents: En nom de qui escrivim el text? En nom propi? En representaci d'un collectiu? Quina imatge volem transmetre de nosaltres mateixos?
I s molt important tenir en compte les respostes i les decisions respecte a aquestes qestions durant tot el procs de redacci, perqu en depenen aspectes tan importants com el tractament personal (jo, nosaltres) o el to de l'escrit (neutre, subjectiu, amable, exigent...).
Quan es tracta de relacions professionals, la imatge que transmetem de nosaltres mateixos es fa extensiva a l'organitzaci en la qual treballem. s a dir, cal tenir en compte que som el nexe entre el client o l'usuari d'un servei i una organitzaci, la qual, indirectament, s tamb emissora dels missatges que redactem i enviem. En definitiva, som representants de l'empresa en qu treballem i collaborem a configurar la seva imatge externa. Fundaci per a la Universitat Oberta de Catalunya
El receptor
s imprescindible que tinguem present en tot moment el destinatari o destinataris del text. Cal que ens plantegem les qestions segents: A qui ens adrecem? Qu en sabem? Qu sap del tema? Qu necessita saber? Com ens entendr millor?
Si tenim en compte el destinatari del missatge, tindrem ms criteris per a seleccionar la informaci necessria i tamb per a triar el llenguatge ms adequat. Per exemple, no podem presentar el contingut de la mateixa manera a un especialista del tema que a un prof, que necessitar ms pistes per a entendre el missatge. Tampoc no podem usar el mateix registre si ens adrecem a un grup de collegues, familiaritzats amb un tipus de llenguatge, que si ens adrecem a un grup heterogeni o al pblic en general.
La relaci entre l'emissor i el receptor marca aspectes com la formalitat de la llengua, les frmules de tractament, la salutaci i el comiat, la varietat dialectal, etc. En les relacions professionals, especialment en els primers contactes i quan un missatge va adreat a diversos destinataris, s'ha d'usar una llengua formal.
En les comunicacions internes, pel tipus de relaci que se sol establir entre les persones que treballen en una mateixa organitzaci, el model de llengua ms adequat se situa en una franja de formalitat mitjana i no alta, perqu s'hi admet un cert grau de personalitzaci, a ms del to cordial que sol caracteritzar l'activitat compartida.
Cal adaptar el contingut, l'estructura i el llenguatge del text al procs de lectura i comprensi. Un bon text s sens dubte aquell que s'ha redactat pensant en tot moment en el receptor.
El canal i el tipus de text
El canal mitjanant el qual es transmet un missatge en determina gran part de les caracterstiques. El correu electrnic estableix una comunicaci rpida i permet que el text del missatge prescindeixi d'algunes convencions del correu tradicional.
Per exemple, no s necessari fer-hi constar la data, perqu figura a les dades de la transmissi. En canvi, haurem d'identificar el missatge amb una denominaci breu del tema de qu tracta. Altres frmules convencionals, com la salutaci i el comiat, sn sempre aconsellables, perqu pertanyen als usos socials i a les normes de cortesia: saludem i ens acomiadem en la majoria dels contactes en qu establim alguna comunicaci, presencial o no. La salutaci i el comiat, a ms d'expressar amabilitat, tenen la funci de marcar els lmits del discurs: la salutaci l'inicia i el comiat n'indica l'acabament.
Per la rapidesa de la transmissi, cal pensar que, en general, els missatges que transmetem per correu electrnic han de tendir a ser breus i monotemtics. s millor no incloure en un escrit temes molt distints, perqu aix dificulta l'estructura i la cohesi del text. Sempre podrem escriure un altre missatge per a una necessitat posterior. Si cal enviar un text ms llarg, es pot adjuntar en un document de format de processador de textos que permeti accedir hi. En aquest cas, el missatge del correu haur de fer-hi referncia.
Finalment, recordem que el nivell de formalitat de la llengua d'un correu electrnic s en general el nivell que exigeix el codi escrit, que, tot i que pot tenir variacions, sol ser ms formal que la llengua de les situa-cions quotidianes de comunicaci oral.
L'objectiu de comunicaci
Definir l'objectiu d'un missatge ajuda a escollir la informaci necessria i a adoptar el registre lingstic ms adequat. No fem servir la llengua de la mateixa manera si volem transmetre una informaci objectiva que si volem divertir, convncer o opinar. Altres qestions que ens ajudaran a prendre decisions sn les segents: Qu vull aconseguir amb el text? Informar, convncer, expressar una opini? Com vull que reaccioni el destinatari desprs d'haver llegit el text? Qu necessito explicar i com ho far per a aconseguir-ho?
Els missatges que escrivim en la nostra activitat professional solen tenir un objectiu pragmtic: es relacionen amb una activitat o gesti i solen tendir a l'economia. Se solen anomenar textos funcionals, perqu no tenen finalitats esttiques o expressives. Els textos funcionals haurien de transmetre el seu contingut en un to neutre i usar una llengua clara i econmica
Generaci i selecci d'idees
Ja hem comentat que no cal iniciar l'elaboraci d'un text escrivint. De fet, s millor pensar-hi abans uns moments, perqu cal prendre decisions prvies. Un dels aspectes ms importants s concretar el contingut del missatge. Caldr generar idees o recollir informaci sobre qu volem comunicar.
La fase de generaci d'idees es pot materialitzar en unes notes soltes, que encara no sn un text. Algunes persones prefereixen escriure "a raig" i desprs anar escollint les idees clau i rebutjant les innecessries. Pot ser un sistema invers, per equivalent, a l'elaboraci d'un esquema o gui previ, que desprs anirem completant.
Un cop recollida la informaci i anotades les idees, potser en tindrem ms de les necessries. s important detectar quines sn les informacions principals i rebutjar les innecessries. Per a seleccionar la informaci en textos que tenen finalitats pragmtiques, com s el cas dels missatges que produm en el nostre lloc de treball, s aconsellable seguir criteris estrictes d'economia, s a dir, escollir tot el que sigui necessari i noms all que sigui necessari per a l'objectiu de la comunicaci.
A ms, l'esquema previ hauria de decidir quin s l'ordre ms adequat. El criteri per a escollir-lo s pensar com es comprendr d'una manera ms fcil i rpida.
Quan fem referncia a un correu anterior o el responem, el missatge rebut s la guia principal per a escollir el missatge de resposta. Cal sobretot centrar la resposta en all que ens demanava i respondre segons el que s'espera de nosaltres. Aquest s el nucli de la informaci, encara que es pugui completar amb altres idees secundries.
Quan iniciem una comunicaci o un tema, som nosaltres els qui decidim el nucli de la informaci, les idees secundries i el seu ordre d'aparici. No hem de deixar que idees accessries restin importncia a les principals i haurem de donar pistes per a distingir-les. De fet, l'esquema inicial ja determina l'estructura del text.
Abans d'elaborar un text s important detectar el nucli de la informaci, les idees principals. Ens guiaran, tant per iniciar un tema, com per centrar-nos en all que ens demanen en un missatge i ens ajudaran a economitzar la comunicaci
Animeu-vos a fer els exercicis corresponents a aquest bloc.
Introducci
Citaci El torrent de les idees brolla de forma natural de la ment, sense l'ordre ni la lgica que requereix la comunicaci escrita. Tant les llistes, com la prosa automtica, els primers esborranys o les notes solen ser anrquiques, desorganitzades, brutes de fons i forma. Hi ha repeticions, barreges, idees inacabades, mots solts, llacunes, etc. L'escriptora i l'escriptor han de netejar tota aquesta matria primera: cal seleccionar les idees pertinents, ordenar-les, tapar forats i elaborar una estructura per al text
Daniel Cassany, La cuina de l'escriptura.
La bona redacci requereix un temps i un esfor intellectual; ja hem explicat abans que es tracta d'una tasca complexa. L'elaboraci d'un text s un procs, que s'inicia amb activitats de reflexi, recerca i planificaci. Continua amb activitats de redacci, relectura i revisi. s a dir, cal anar fent esborranys que van configurant l'escrit. I, finalment, quan n'estem satisfets, podem dir que n'hem fet la versi final, en qu tindrem cura, a ms, dels aspectes ms formals de la presentaci.
Cada persona ha de trobar les estratgies del seu propi procs de redacci: generar idees, relacionar-les, agrupar-les, buscar la millor manera d'expressar-les... s important entendre que els millors resultats s'obtenen quan el text avana progressivament de manera no lineal, des de les notes prvies a la versi final. Per exemple, podem retornar als fragments inicials i modificar-los en qualsevol moment.
En la mesura que concebem escriure com un procs, n'analitzem les etapes i les afrontem progressivament amb cura, els resultats seran molt satisfactoris. A ms, l'esfor es rendibilitza molt amb la prctica.
Primers esborranys
A partir del gui o les notes prvies podeu comenar a redactar el missatge. Mentre escriviu, centreu-vos especialment en el contingut: desenvolupeu les idees per parts, buscant l'ordre ms adequat i les frases ms significatives. Relacioneu les idees i les parts del text d'una manera lgica, que ajudi a comprendre el missatge. No us encalleu buscant un mot concre t, deixeu els aspectes ms formals per a una etapa posterior de revisi.
Busqueu una manera prctica d'expressar el vostre pensament, resseguiu el gui previ, introduu canvis, si cal; potser voldreu ampliar una informaci o prescindir d'alguna idea secundria. Aneu rellegint els fragments escrits, aix sereu conscients d'all que ja heu dit i del que encara cal dir i, a ms, aconseguireu usar un llenguatge homogeni d'estil i de to.
Si ja heu arribat a completar el text fins a les darreres frases, no el considereu encara definitiu. Una lectura atenta us ajudar a detectar-hi errors i mancances. I molt probablement trobareu maneres de millorar-lo.
No tingueu mandra d'anar refent el text o alguna de les seves parts. El nombre d'esborranys necessaris s indeterminat. La informtica ens facilita la tasca. Ja no cal estripar el paper i comenar de nou.
Cap a la versi definitiva
La fase de revisi no s sempre l'etapa final, perqu el fet de revisar pot fer-nos replantejar decisions dels moments inicials. Per aix, ms que una etapa de revisi, s aconsellable tenir una actitud constant de revisi, que es manifesta sobretot rellegint els fragments escrits per a anar adequant el llenguatge al lector i el contingut a l'objectiu del text. Aix, a ms de la incorporaci de noves idees, pot motivar que haguem de consultar diccionaris, gramtiques, fonts temtiques o altres persones.
La revisi ens pot portar a consultar dubtes de vocabulari o d'ortografia, a escurar una frase massa llarga i ajustar l's dels signes de puntuaci o la divisi de pargrafs, per tamb a constatar que hi ha informaci sobrera o idees secundries necessries.
En definitiva, les revisions no s'han de limitar als aspectes formals, ortogrfics o gramaticals, sin que han de tenir en compte tots els problemes que puguin afectar la comprensi del contingut del text. Consegentment, cal entendre que revisar no significa exclusivament corregir els errors, sin tamb millorar tot all que sigui millorable per tal d'adequar el text a l'audincia, a l'objectiu, al registre... La finalitat s aconseguir un text adequat, coherent, cohesionat i correcte.
La valoraci final
Noms quan hgim completat aquest procs podrem fer una revisi final, amb l'objectiu de polir els aspectes ms formals del text. Cal assegurar-se que est ben distribut en l'espai de la pantalla, amb les divisions d'apartats i de pargrafs que en mostrin l'estructura. Confirmeu que cont tots els elements necessaris (salutaci, comiat, signatura, ttols...).
Per acabar, feu-ne una lectura final, procurant posar-vos al lloc del destinatari, i valoreu si el text transmet el missatge i la imatge que voleu.
Com podem valorar un text escrit? Com que som en l'mbit de la comunicaci funcional, el principal criteri de valoraci s assegurar al mxim que acompleixi els objectius i sigui comprs amb facilitat. Els requisits que ha de reunir qualsevol discurs oral o escrit es poden agrupar en quatre grans caracterstiques o propietats: adequaci, coherncia, cohesi i correcci. A ms, hi ha una qualitat especfica dels textos escrits, la llegibilitat.
Adequaci
Inclourem dins d'aquesta qualitat les caracterstiques del text determinades per dos factors principals, la varietat i el registre, que es manifesten especialment en el model de llengua que empra un text.
La llengua s rica i diversa, cada parlant en fa un s particular i podem expressar la mateixa idea de moltes maneres diferents. Entenem per varietat lingstica el conjunt de trets lingstics que caracteritzen la manera de parlar i escriure d'una persona o d'un grup, pel seu origen geogrfic, social i fins i tot per la seva edat. Aquests trets sn ms especfics i evidents en les situacions informals i ms indefinits en les situacions formals, perqu, en aquest darrer cas, un parlant se sotmet a una srie de convencions, innecessries en la vida privada.
Aix, doncs, se sol distingir entre la llengua colloquial, prpia de les situacions informals de l'mbit privat, i la llengua estndard, varietat comuna ms adequada per a les relacions socials ms mplies o formals. La llengua estndard s la varietat que reuneix els trets ms generals de les varietats socials, geogrfiques i generacionals. Aquesta varietat s'ha anat configurant en els mbits ms generals, en qu els destinataris sn ms heterogenis (per exemple, els mitjans de comunicaci i l'ensenyament). La varietat estndard s, doncs, un model de referncia per a una comunitat de parlants.
Els registres lingstics sn les varietats funcionals de la llengua. Un mateix parlant usa la llengua de manera diferent segons cada situaci comunicativa. Aix, es distingeixen els registres formals que usen un llenguatge ms elaborat i els registres colloquials amb un s del llenguatge ms espontani i, per tant, menys elaborat.
D'una banda, els missatges de correu electrnic que transmetem a altres professionals o a clients de la nostra empresa requereixen l's de la llengua estndard. D'altra banda, pel tipus de comunicaci i de text (bsicament fun-cionals), per la relaci entre l'emissor i el receptor (laboral o de servei al client), pel canal (el codi escrit) i pel tema (una activitat d'una certa especialitzaci), la situaci s formal i, per tant, el registre emprat no pot ser colloquial. Fundaci per a la Universitat Oberta de Catalunya
El grau de formalitat dels textos de les relacions professionals
Alguns trets de formalitat en els textos usats en les activitats de gesti interna de l'organitzaci o per a la relaci amb clients sn els segents: s de frmules convencionals de salutaci i de comiat Correcci lingstica Absncia de dialectalismes i de colloquialismes Informaci objectiva To neutre
Tamb s cert que les relacions laborals afavoreixen el tracte personal. Quan els contactes amb la mateixa persona sovintegen i a mesura que tenim ms informaci del destinatari, la relaci va perdent formalitat i els missatges adquireixen un to ms cordial. Per aix s ms encertat situar aquest tipus de comunicaci en una franja de formalitat mitjana, que no requereix l's d'un llenguatge culte i molt elaborat, que podria ser un obstacle per a la fludesa de la relaci i per a l'efectivitat de les gestions.
Aix doncs, algunes vegades podrem optar per usar certs trets de poca formalitat; per exemple: Entre les possibles frmules de salutaci, escollim les que indiquen proximitat: Benvolgut..., Cordialment, Fins aviat. Segons el tema i la intenci, podem incloure al missatge certa subjectivitat i un llenguatge de to cordial.
El propsit del missatge
Un cop definida la relaci entre emissor i receptor, hi ha altres factors tamb importants que determinen l'opci entre els diversos graus de formalitat mitjana. Un dels ms importants s el tipus de text segons l'objectiu prioritari, que ens fa distingir tres grans tipus de missatge entre els ms freqents en les tasques de gesti interna o de comunicaci externa:
Missatges referencials: textos que transmeten informaci objectiva. Requereixen un model de llengua neutre que prioritzi la claredat.
Missatges instructius: textos que contenen instruccions, consells i suggeriments. Cal que siguin precisos, perqu el destinatari comprengui clarament qu se li demana i pugui fer-ho sense dubtes, per requereixen molta cortesia, perqu les ordres directes poden semblar agressives.
Missatges protocollaris: textos que tenen l'objectiu de crear o afermar els llaos en les relacions entre persones o institucions. Solen usar frmules convencionals de cortesia i han d'estar redactats amb un to amable, per no familiar.
El tipus de contingut del missatge
Finalment, farem una menci especial del contingut divers de les respostes a queixes i demandes dels usuaris. La distinci que ens ser til en aquest cas s la segent: Missatges de contingut positiu Missatges de contingut negatiu Missatges de contingut neutre
Els missatges de contingut positiu o neutre no ofereixen grans dificultats. Hi podem usar un to cordial si est justificat pel tipus de relaci. En canvi, els missatges negatius, com les respostes a queixes injustificades o a les peticions que s'han de denegar, s'han d'elaborar amb atenci especial.
Davant d'una queixa, cal mostrar sempre comprensi. La persona que ens l'adrea t un determinat punt de vista de la situaci i certes raons per a queixar-se. No cal que ho posem en dubte. s aconsellable que comencem el missatge amb referncies al fet que comprenem la seva opini, tenint en compte les circumstncies concretes a qu es refereix, per a passar desprs a argumentar la resposta. Per a denegar una petici o contradir les raons d'una queixa, haurem de fer-ho amb cortesia, per usar frmules de proximitat (Benvolgut, Cordialment...) en aquests casos pot semblar sarcstic i provocar efectes no desitjats. Ser ms adequat fer-hi servir les salutacions ms neutres: Senyor, Senyora, ... Atentament.
Coherncia
Les relacions que s'estableixen entre les idees configuren la coherncia del text. Podem incloure dins d'aquest concepte tots els aspectes relacionats amb la qualitat de la informaci i les relacions de significat dins del text.
Qualsevol escrit, per breu que sigui, requereix una organitzaci de les idees. Cal trobar la manera de fer entenedor el contingut del missatge. L'experincia ens diu que les idees sn ms fcils d'entendre, i, per tant, tamb de transmetre, quan es presenten en divisions que les agrupen segons alguna relaci de significat, i ordenades d'una manera lgica.
Aix doncs, divisions i ordre sn els principals recursos per a aconseguir la coherncia textual i, per tant, la comunicaci efectiva.
Les agrupacions d'idees han de respondre a uns certs criteris de classificaci i l'ordre amb qu s'aniran presentant, a algun criteri de seqenciaci lgica. Entenem per progressi temtica l'aparici progressiva d'idees noves a partir d'idees conegudes o ja exposades.
Hi ha diverses possibilitats en aquest ordre d'aparici de les informacions. Podem buscar-lo segons el tema o el tipus de text, sempre tenint en compte quin s l'ordre que far ms fcil el cam del lector per a anar avanant en la comprensi del missatge. Un esquema lgics i una bona relaci entre les idees facilita molt la lectura.
Esquemes lgics
Noms com a orientaci, direm que la tradici i les convencions solen dividir els textos en tres parts, que s'adapten, amb algunes variacions, a diferents tipus de text: Introducci: presenta el tema (i a vegades l'objectiu) del text. Desenvolupament: exposa les idees ordenades i relacionades. Conclusi: fa una sntesi final i tanca el text.
Cada tipus de text sol tenir tamb un cert ordre convencional. Per exemple, s prou coneguda la progressi plantejament, nus i desenlla per als textos narratius. Els textos descriptius i explicatius solen seguir un ordre d'exposici de general a especfic o a la inversa, d'especfic a general. Els textos instructius solen agrupar consells o recomanacions de manera que segueixin un cert ordre cronolgic del procs que ha de seguir el destinatari (per exemple, l's d'un aparell o la installaci d'un programa informtic).
Relacions lgiques
Tan importants com les divisions i la progressi temtica sn les relacions lgiques entre les idees que es presenten dins de les parts. Un salt, un buit, una ambigitat o una contradicci en la informaci del text poden deixar sense eficcia una part del text o tot el missatge.
Les idees mantenen entre elles relacions de contigitat, de causa o conseqncia, ordre cronolgic, etc. Les frases cobren sentit pel significat de les frases anteriors i posteriors. I perqu s'entengui una idea, cal mostrar la relaci que mant amb les idees anteriors i posteriors.
Pargrafs
Les unitats temtiques han de tenir correspondncia amb les unitats grfiques de l'escrit. El pargraf s alhora una unitat temtica i una unitat grfica dins el text, s a dir, els pargrafs sn les unitats que marquen els girs temtics de la informaci. La divisi de pargrafs, a banda de ser un bon recurs de presentaci grfica, ajuda a comprendre la progressi temtica del text i la relaci que s'estableix entre les idees.
Els bons pargrafs solen tenir poques oracions (2-5), que s'ordenen segons una seqncia lgica. Encara que les possibilitats sn diverses, destaquen dos tipus de pargraf: els que comencen per una afirmaci general i continuen amb detalls, exemples o aspectes ms concrets de la primera idea, i els que segueixen el procs contrari: de particular a general.
El primer i el darrer pargraf d'un text sn d'especial importncia. El pargraf inicial s introductori, presenta de manera sinttica el tema que s'exposar i hauria de convidar a la lectura. El pargraf final s de sntesi i de conclusi, reprn de manera sinttica les idees que s'han exposat anteriorment i tanca el text.
Marcadors textuals
Els pargrafs poden incloure pistes que n'avancin el contingut. Podem usar expressions que van guiant la lectura. Per exemple, si un pargraf s'inicia amb els mots D'una banda... i el segent amb els mots D'altra banda..., el lector comprendr fcilment que exposarem dos aspectes distints del tema. Si un pargraf comena amb l'expressi En resum..., avancem al lector que resumirem la informaci exposada anteriorment. Aquests indicis reben el nom de marcadors textuals i poden tenir el mateix valor que els ttols i els subttols d'un text llarg, els quals, d'altra banda, tamb es poden considerar un tipus de marcador textual.
En definitiva, les relacions lgiques que s'estableixen entre les distintes parts d'un text poden ser ms explcites grcies als marcadors textuals, i aix en facilitar la lectura.
Cohesi
Un text no s una llista de frases, sin que les frases estableixen entre elles lligams que les cohesionen i contribueixen a la lgica i a la coherncia del text. Aquests lligams sn diversos: repetici de mots, referncies a un element d'una frase anterior, relacions sintctiques, signes de puntuaci...
Podem distingir dos tipus de cohesi: la cohesi lxica i la cohesi sintctica o gramatical. La cohesi lxica s la que establim mitjanant els mots, per exemple, usant un sinnim o un pronom per a referir-nos al mateix concepte sense repetir el mateix mot. La cohesi sintctica s'estableix generalment amb conjuncions o altres formes lingstiques que estableixen relacions sintctiques de coordinaci i de subordinaci entre oracions.
s clar que les relacions entre mots sn tamb relacions entre significats i, per tant, influeixen en la claredat i la precisi de la prosa. I tamb els lligams sintctics solen expressar relacions lgiques entre les idees, perqu els enllaos gramaticals, com els adverbis o les conjuncions, indiquen causa, conseqncia, successi temporal, finalitat... o estableixen una jerarquia significativa entre dues oracions.
Els signes de puntuaci tamb es consideren elements de cohesi, perqu uneixen, relacionen i segmenten oracions. Un bon s dels signes de puntuaci s imprescindible perqu les oracions, especialment si sn llargues o inclouen incisos, siguin fcils de comprendre.
Correcci lingstica
La correcci lingstica dels textos n'assegura la comprensi i afavoreix la bona imatge de l'escriptor.
D'una banda, un error ortogrfic o de picatge pot provocar dubtes en el lector, que seran un entrebanc per a la lectura fluida.
D'altra banda, els errors de llengua desprestigien l'emissor, perqu s'associen amb un nivell baix de formaci i amb la redacci descurada. s fcil comprovar que la majoria dels errors ortogrfics dels nostres escrits sn causats per la redacci rpida i la manca de revisi final.
s clar que no noms hi ha errors ortogrfics. Tamb sn errors lingstics els mots procedents d'altres llenges que tenen un equivalent genu, el gnere erroni d'un substantiu, els errors en la flexi dels adjectius o en la conjugaci dels verbs i la manca de concordana verbal.
En conseqncia, ser molt til que tinguem sempre a m diccionaris que ens permetin confirmar el significat o l'ortografia dels mots i alguna gramtica per a resoldre dubtes de morfologia i de sintaxi. A ms, s imprescindible fer sempre una lectura atenta del text complet abans d'enviar-lo, encara que es tracti d'un escrit molt breu. Pensem que la pantalla de l'ordinador pot trair la percepci visual i una lectura rpida d'un escrit propi no s suficient per a detectar errors en mots i lletres.
Llegibilitat
Aquest concepte es defineix com la facilitat amb qu es pot llegir i comprendre un text.
La llegibilitat s una propietat dels textos que inclou aspectes de les propietats anteriors. s clar que els missatges escrits que presenten un registre lingstic adequat o una estructura coherent sn ms fcils de comprendre. Per, a ms, hi tenen un paper molt important tots els aspectes relacionats amb l'extensi i la presentaci grfica del text.
Perqu un text tingui aquesta qualitat, cal emprar recursos que facilitin el procs lector, s a dir, el temps i l'atenci que hi dedicar el lector o la lectora. Els textos ms llegibles sn ms fcils d'entendre, requereixen menys esfor per a copsar-ne i recordar-ne el contingut principal. Podem distingir dos tipus de llegibilitat: la llegibilitat grfica i la llegibilitat lingstica.
Llegibilitat grfica
La llegibilitat grfica s'aconsegueix amb una mida de lletra adequada, espais blancs entre apartats i pargrafs, marques d'mfasi com l's de negretes per als ttols o els mots clau. I, bviament, cal recordar que els textos curts, si inclouen la informaci necessria, sn sempre ms fcils de llegir que els textos llargs.
Vegeu en l'exemple un missatge amb tres parts diferenciades, el desenvolupament del qual sn unes instruccions. Sens dubte la distribuci visual del text en facilita la lectura.
Llegibilitat lingstica
La llegibilitat lingstica s'aconsegueix amb un llenguatge accessible, s a dir, mots coneguts, curts i concrets, frases senzilles i ordenades... Els mots molt tcnics i poc habituals, els conceptes abstractes i les frases complexes amb incisos i subordinades dificulten la lectura. Al bloc 4 trobareu exposats amb ms detall els criteris que us permetran confegir els missatges amb un llenguatge clar i accessible, que ja es coneix internacionalment amb el terme llenguatge planer.
Recursos de llegibilitat Mots curts i bsics Frases curtes Conceptes concrets Marcadors textuals Ordre convencional dels elements de la frase (subjecte + verb + complements) Variaci tipogrfica
Qestionari per a l'anlisi del propi procs de redacci
Aquest qestionari us ajudar a observar el vostre procs d'elaboraci d'un text. s aconsellable respondre'l desprs d'haver escrit un text llarg d'una certa complexitat.
Si en aquests moments no n'heu fet cap o no n'heu de fer cap en un futur immediat, s ms adequat que feu el qestionari nm. 3 i deixeu aquest exercici per a ms endavant.
En qu heu pensat abans de posar-vos a escriure?
en el tema en la llargria del text en l'ordre en la persona que el llegir ____________________________
Heu preparat notes prvies, o b heu comenat a escriure el text directament?
Heu rellegit els fragments que anveu escrivint?
Heu canviat o anullat alguna idea o informaci?
Heu canviat l'ordre d'alguna frase?
Heu canviat l'ordre d'algun pargraf sencer?
Se us han acudit idees noves mentre escriveu?
En algun moment heu decidit comenar de nou?
Us heu aturat per a consultar un diccionari, una gramtica o qualsevol altra font d'informaci?
Heu revisat la versi final del vostre escrit?
Si ho heu fet, qu hi heu esmenat o canviat?
errors d'ortografia paraules frases senceres tot ____________________________
Quan us ha semblat ms difcil de fer el text, en comenar o mentre escriveu?
Esteu satisfets del resultat final? Per qu?
Creieu que pensar en tot all que feu qu an escriviu un text us pot ajudar a escriure millor?
Introducci
Si volem establir una comunicaci efica, necessitem tenir un bon domini prctic dels recursos lingstics per a adequar al mxim l's de cada signe, de cada frase i de cada text al context i a les nostres intencions comunicatives. A ms, haurem de tenir en compte que el destinatari no interpretar noms el missatge principal, sin tamb tota una srie de matisos dedubles de les solucions lingstiques escollides, que configuren el model de llengua del nostre text.
La llengua s un instrument de comunicaci que ofereix moltes possibilitats. s un sistema de signes ric i variat, que permet transmetre una mateixa idea de maneres molt distintes. Tant important com all que comuniquem s com ho comuniquem
Cal tenir en compte que els mots, les expressions i les frases no tenen noms un significat literal o denotatiu, sin que porten tamb una crrega de significat connotatiu que el lector interpretar conscientment i inconscientment. El significat connotatiu sn les idees, deduccions i associacions, en part culturals i en part subjectives, que es desprenen d'un missatge lingstic.
Mitjanant aquests significats connotatius, un s determinat de la llengua reflecteix moltes actituds de l'emissor i de la ornatizcaci que representa. Hem de tenir cura de no transmetre amb els nostres missatges informacions subliminars i actituds poc adequades, per exemple prejudicis socials.
A ms, en un missatge hi ha molts indicis del tipus de comunicaci que volem establir amb el receptor i de la imatge que en tenim: com el tractem, com ens hi referim, com li demanem alguna cosa... Amb un model de llengua desencertat podrem transmetre desinters, descortesia i fins i tot una imatge negativa del receptor.
En la relaci comercial aquest fenomen t una importncia especial. La llengua amb qu ens adrecem als clients ha de reflectir un tracte respectus i cordial, que ens permeti establir una bona relaci ms enll de la transacci comercial que hagi motivat aquella situaci concreta.
La comunicaci funcional
Per a aproximar-nos a la caracteritzaci del model de llengua ms adequat per a les comunicacions de tipus professional, haurem de tenir en compte que els textos que elaborem per raons de la nostra activitat laboral sn prioritriament pragmtics.
D'una banda, les comunicacions internes en una empresa tenen com a objectiu assegurar la bona gesti de l'organitzaci. De l'altra, les comunicacions externes estableixen relacions comercials, ajuden a captar clients i a fidelitzar els actuals. En ambds casos s necessria la comunicaci clara i fluida i, per tant, el correu electrnic com a mitj de transmissi guanya cada dia en freqncia i en importncia.
Per la comunicaci clara i fluida requereix textos redactats amb criteris de funcionalitat i d'economia. Ens comuniquem per a transmetre informacions, per a sollicitar dades, per a donar instruccions... O b oferim serveis, comuniquem ofertes o canvis de preu, sollicitem serveis i pressupostos de provedors... Cada comunicaci es relaciona directament amb una activitat i persegueix un resultat. D'una bona convocatria, en depn l'assistncia dels convocats; d'un bon missatge publicitari, les vendes.
La llengua funcional
La llengua ms adequada per a elaborar aquests textos ha de respondre a criteris de funcionalitat. Entenem per llenguatge funcional el model ms adequat per als textos que volen transmetre informacions objectives i assegurar la comunicaci efectiva entre emissor i receptor. No s un llenguatge amb finalitats esttiques. L'objectiu no s el llument de l'emissor, sin la comprensi rpida del receptor.
Sovint els escrits del mn de l'empresa i el comer presenten problemes de manca de funcionalitat: extensi excessiva, llenguatge pretesament culte o massa tcnic, frases llargues i complexes... Els textos que elaborem en la nostra activitat professional s'han d'escriure amb una llengua funcional, que s'adeqi al mxim a l'objectiu comunicatiu i a la persona destinatria. Caldr, per tant, prioritzar l's d'un llenguatge accessible.
Les principals caracterstiques de la comunicaci funcional sn: economia, claredat i precisi.
Economia
No s cert que un text llarg demostri ms atenci o ms treball de l'autor. Un text curt, si cont tota la informaci necessria, s molt millor. No noms demostra la capacitat d'usar de manera eficient els recursos de la llengua, sin que tamb s una mostra de respecte cap al temps personal del receptor.
A ms, cal escollir noms la informaci necessria, estalviar dades intils, ambigitats i repeticions
Claredat
L'objectiu del text s'ha de percebre clarament a la primera lectura i la informaci s'ha de presentar de manera clara i estructurada.
Les idees principals i secundries s'han d'expressar amb oracions senzilles i s'han de succeir de manera lgica, perqu sigui fcil comprendre el contingut del missatge. Per aix s molt til que els girs temtics del text quedin reflectits en pargrafs separats i no gaire llargs (de dues a cinc frases).
Precisi
Els mots han d'expressar clarament el significat que es vol. Cal prioritzar l'estil directe que anomena les coses pel seu nom i evitar ambigitats, eufemismes i circumloquis que podrien produir interpretacions equvoques.
La llengua estndard
La varietat lingstica ms adequada per a les comunicacions formals i funcionals s la varietat estndard o varietat comuna. Com a model de llengua, s'adscriu a la normativa acadmica i s alhora prou flexible per a permetre certes peculiaritats conegudes de modalitats geogrfiques, socials o generacionals. A ms, permet adaptar-se a les noves necessitats de la societat, sovint ms rpides que el procs de fixaci de normes ortogrfiques, gramaticals o d'incorporaci de lxic.
Per exemple, s possible que per l'especialitzaci del tema necessitem mots nous (neologismes) que encara no han estat aprovats per la normativa o incorporats al diccionari o als vocabularis d'especialitat. En aquests casos, hem de ser conscients que, com a especialistes, tenim un paper important en la incorporaci i la difusi de neologismes. En aquestes ocasions, la sensibilitat lingstica es demostra amb l'inters per conixer les noves propostes i mesurant molt l's de termes procedents d'altres llenges. Si els usem, que sigui noms perqu s estrictament necessari i amb la conscincia que segurament en una fase posterior podrem usar una traducci genuna o adaptar-ne l'ortografia al sistema fonolgic de la nostra llengua.
s important que no abusem dels mots caracterstics del nostre mbit professional, perqu podrien resultar desconeguts per als destinataris. I en les comunicacions externes tamb haurem de prescindir dels mots i dels trets lingstics molt locals, especialment si ens adrecem a un receptor d'una varietat lingstica distinta o a persones que tenen una llengua prpia diferent.
En resum, la varietat comuna o estndard ha de ser el model de referncia dels textos que adrecem als clients o als companys de feina, perqu assegura al mxim la comprensi del missatge. No obstant aix, s una varietat prou mplia i verstil perqu sigui til adoptar criteris ms definidors del model de llengua que l'empresa vol per a les seves relacions comercials. Recordem que el model de llengua s un dels principals factors configuradors de la imatge d'una organitzaci.
El llenguatge planer
Aquesta denominaci qualifica un tipus de llenguatge construt amb el mxim de recursos que n'assegurin la comprensi i la llegibilitat si ens referim a textos escrits.
El concepte de llenguatge planer prov de moviments reivindicatius d'associacions de consumidors dels Estats Units, que a mitjan segle passat denunciaven els problemes i els atemptats contra els drets dels consumidors que podien originar els textos relacionats amb productes de consum. Pensem, per exemple, en els greus problemes que pot causar una redacci poc clara en una plissa d'assegurances.
La reivindicaci es va estendre a professionals dels mitjans de comunicaci, juristes i ensenyants de la llengua de molts pasos i es coneix actualment com a moviment pel llenguatge planer (Plain English Movement, en angls).
Alguns governs ja han elaborat normatives que exigeixen una redacci clara i un llenguatge accessible no noms en textos adreats als consumidors, sin tamb en lleis i normatives de tot tipus. s fcil deduir que la clau de la qesti s el respecte dels drets dels ciutadans, que sovint han de complir normes que no poden comprendre. s a dir, el llenguatge planer t una relaci directa amb els drets de les persones.
Els trets del llenguatge planer haurien de guiar tamb els escrits que transmetem per correu electrnic, perqu, si hem escollit aquest mitj per la seva eficcia, haurem de tenir en compte tamb que el llenguatge clar i accessible facilita l'efectivitat de les gestions i afavoreix la bona imatge de l'organitzaci.
Introducci
Fins i tot respectant els lmits de la correcci lingstica, usant la varietat estndard i mantenint-nos en un registre mitjanament formal, tenim diverses opcions d'estil per a confegir un missatge. L'estil no s una caracterstica exclusiva dels textos literaris. Tots els escrits adopten un estil de llenguatge, resultat de la suma d'opcions lingstiques que ha triat la persona que ha elaborat el text.
A continuaci trobareu alguns consells per a escollir els mots i construir les frases que us ajudaran a fer servir un llenguatge planer com a recurs per a garantir la llegibilitat del text. Completarem aquests consells amb recomanacions per a mantenir un to adequat que afavoreixi la bona relaci amb els destinataris dels vostres missatges.
L'elecci dels mots
El criteri general per a escriure els mots ms entenedors s escollir mots habituals i coneguts, que alhora siguin clars i precisos. Vegem a continuaci uns consells per aconseguir-ho.
Sinnims
A l'hora d'optar entre diversos sinnims, s millor evitar l'elecci de paraules complexes o poc freqents, especialment si no aporten cap mats de significat respecte de paraules ms usuals. La llista segent en mostra uns exemples. Fixem-nos que sovint l'equivalent ms planer s tamb un mot ms curt:
concomitncia estructuraci prviament aproximatiu ineluctable cloure influenciar profunditzar semblana estructura abans aproximat inevitable tancar influir aprofundir
Estrangerismes
Cal evitar l's d'estrangerismes innecessaris, s a dir, quan la nostra llengua disposa d'una expressi genuna amb el mateix significat. Per proximitat o per influncia en certs mbits especialitzats, el castell i l'angls sn les llenges que ms ens influeixen. Especialment els mots en angls poden desconcertar el lector i crear un distanciament sovint innecessari.
puesto dest tamany pla aplaar insertar container free-lance full-time part-time mail report on line lloc destinaci mida termini ajornar inserir contenidor professional independent jornada completa
mitja jornada correu informe en lnia
Arcaismes
Tamb hem d'evitar mots arcaics, ms propis d'alguns textos literaris o de situacions de formalitat molt alta.
dhuc ans car llur/llurs puix quelcom fins i tot sin que perqu, ja que el seu, la seva / els seus, les seves perqu, ja que alguna cosa, res
Adverbis acabats en -ment
Com a criteri d'economia i de llegibilitat s recomanable no abusar dels adverbis acabats en ment. Aquests adverbis es formen afegint el sufix -ment a la forma femenina d'un adjectiu, la
qual cosa provoca un mot llarg, que sovint pot ser substitut per un altre de ms curt i ms planer.
actualment anteriorment acuradament freqentment permanentment posteriorment prximament suficientment ara abans amb cura sovint sempre desprs aviat prou
Significat inconcret
Tamb per raons d'economia, evitarem usar mots de significat massa general o inconcret (tema, factor, problema...).
Hi haur una conferncia que tractar del tema de la prevenci de riscos laborals.
Hi haur una conferncia sobre la prevenci de riscos laborals
Per a aconseguir un to neutre i objectiu, cal evitar mots massa subjectius com: fantstic insuperable agradabilssim grandssim
Tecnicismes
I, finalment, ens referirem a l's de tecnicismes, fora freqents en certs mbits de la indstria i del comer. Com ms especialitzat sigui el tema de qu tractem, ms important ser la precisi; per recordem que els termes tcnics (que a un especialista sempre solen semblar-li els ms precisos) no sempre sn prou coneguts. Per a evitar el risc de construir el missatge amb un llenguatge crptic que ens allunyi del receptor, haurem d'usar els termes especialitzats amb moderaci i explicar-los quan siguin necessaris.
La construcci d'oracions
La llargada de les oracions i el tipus d'estructura sintctica que les forma poden facilitar o dificultar molt la lectura del text.
El consell general s no abusar de les estructures sintctiques complexes i destacar les idees principals amb oracions senzilles. Una idea inclosa en una estructura complexa queda desdibuixada. Les idees secundries i els matisos els podem expressar amb subordinades. Si, a ms, aconseguim un estil fluid i variat, el text ser efica i atractiu alhora.
Per a construir les oracions que formaran el vostre escrit, presentem les recomanacions segents: Redactar les oracions amb criteris d'economia Presentar els elements de l'oraci en un ordre lgic Situar la informaci principal a l'inici de l'oraci No abusar de les oracions passives o impersonals Apropar els complements al seu nucli per evitar ambigitats Evitar parfrasis o circumloquis Evitar les estructures negatives
Les condicions anteriors afavoreixen l'eficcia del llenguatge, per no limiten les possibilitats inesgotables de la llengua, ni les habilitats expressives de l'autor. Per aix, hi afegirem un consell general: eviteu la monotonia. La riquesa de vocabulari i la varietat dels enllaos sintctics, per exemple, tamb ajuden a fer el text ms llegidor, perqu el fan ms agradable.
Redactar les oracions amb criteris d'economia
En general, s aconsellable redactar les oracions amb criteris d'economia, que, com hem vist, s una de les condicions de la comunicaci funcional.
Els criteris d'economia aplicats a la construcci d'oracions tenen com a resultat un estil concs, que va directament a la idea que vol expressar i estalvia qualsevol expressi sobrera. Fixem nos en aquestes oracions: expressen la mateixa idea, per empren un estil diferent.
L'objectiu d'aquest llibre, adreat al pblic general no especialista, s presentar de manera general les bases de l'economia social.
Versions ms econmiques:
Aquest llibre presenta les bases de l'economia social al lector no especialitzat.
Aquest llibre introdueix el lector no especialista en l'economia social.
Per construir frases econmiques procureu evitar sempre les expressions redundants. Moltes vegades podem esporgar mots sobrers i expressions redundants sense perdre cap mats de significat. Vegeu les parelles de mots segents, en les quals el segon mot no aporta cap informaci. Resultats aconseguits Qualificacions obtingudes Previsions de futur Conclusions finals
Presentar els elements de l'oraci en un ordre lgic
Ordeneu els elements de l'oraci segons l'ordre convencional, perqu resulta ms lgic.
subjecte + complements nominals + verb + complements verbals
El dia 5 de juny la Sra. Arb no el podr rebre.
La Sra. Arb no el podr rebre el dia 5 de juny.
Situar la informaci principal a l'inici de l'oraci
Situeu la informaci principal a l'inici de l'oraci.
Un vincle de comunicaci entre totes les persones que formen l'empresa s el butllet mensual.
El butllet mensual s un vincle de comunicaci entre totes les persones que formen l'empresa.
No abusar de les oracions passives o impersonals
No abuseu de les estructures sintctiques passives i de les oracions impersonals, perqu, com que amaguen el subjecte de l'acci, resulten poc clares.
Les sollicituds de material hauran de ser adreades al cap de cada departament per part dels empleats.
Els empleats hauran d'adrear les sollicituds de material al cap del seu departament.
Aconseguirem un estil ms directe explicitant els autors de les accions i fent servir formes verbals personals.
Es comunicaran els torns de vacances abans del 30 de maig.
El Departament de Personal comunicar els torns de vacances abans del 30 de maig.
Hom considera provisional aquest estudi.
Considerem que aquest estudi s provisional.
Les oracions impersonals o les passives poden estar justificades en alguns casos, per exemple, quan desconeixem el subjecte de l'oraci o no t importncia.
Es van perdre algunes dades dels arxius.
Durant l'any 2001 hi va haver 53 baixes per malaltia.
Apropar els complements al seu nucli per evitar ambigitats
Apropeu els complements al seu nucli per evitar ambigitats.
Hi haur classes gratutes per al personal d'informtica.
Hi haur classes d'informtica gratutes per al personal.
Evitar parfrasis o circumloquis
Eviteu parfrasis o circumloquis.
Tenim la necessitat d'aplicar mesures adequades per disminuir les despeses de missatgeria i transport.
Necessitem mesures per disminuir les despeses de missatgeria i transport.
Us enviem adjunt un qestionari que us preguem ens vulgueu respondre.
Us demanem que respongueu el qestionari que us enviem adjunt.
D'acord amb les seves indicacions, hem procedit a cancellar la seva comanda.
D'acord amb les seves indicacions, hem cancellat la seva comanda.
Evitar les estructures negatives
No abuseu de les estructures negatives. L'acumulaci de negacions pot produir expressions difcils d'entendre.
Temes encara no resolts
Temes pendents
Versi no definitiva
Versi provisional
No resulten poc aconsellables les reduccions d'horari als treballadors que ho sollicitin.
s aconsellable reduir l'horari dels treballadors que ho sollicitin.
Errors freqents
A continuaci presentem alguns errors de redacci, la majoria dels quals no s'expliquen per l'aplicaci de les regles de la normativa lingstica. Sn problemes de cohesi, de manca de claredat o d'economia, que enfarfeguen la prosa i, per tant, sn obstacles importants per a la transmissi de les idees.
Tipus d'error Exemple
Ambigitat
Ms d'una possible interpretaci. S'oferiran cursos intensius a tot el personal d'atenci al client.
Enllaos incorrectes
Mots connectors que no estableixen la relaci lgica adequada. La comissi s'encarregar de convocar la reuni, per preparar un recull d'informaci prvia per als participants.
Redundncia
Informaci repetida. Cada setmana s'haur d'elaborar un informe peridic d'incidncies.
Mots sense informaci
Paraules prescindibles. Sn una de les causes de manca d'economia. Els empleats interessats en el curs hauran de procedir a presentar la sollicitud durant el mes de febrer.
Anacolut
Frases que no respecten la jerarquia sintctica. Haurem de revisar les factures dels provedors que caldria avisar-los dels terminis que fem el pagament.
Sillepsi
Manca de concordana morfolgica causada pel significat d'un mot. L'associaci de comerciants es van mostrar en desacord amb la normativa.
Incoherncia semntica
Paradoxes o contradiccions. Segons aquest representant sindical, la disminuci de l'ndex d'atur s feble per insuficient.
Absncia de connector necessari
Especialment la conjunci que s'omet incorrectament. Us demanem completeu les dades de les persones participants i ens retorneu el formulari.
Absncia de verb principal Formes no personals del verb que no depenen d'un verb principal. Dir-vos que ja s'ha iniciat la installaci de la intranet.
El to de l'escrit
Els consells dels apartats anteriors ajuden a trobar l'estil de redacci clar i entenedor que necessiten els textos funcionals, entre els quals podem situar la majoria dels missatges de la nostra tasca professional.
Volem completar-los amb una srie de criteris d'estil que ens ajudaran a redactar amb eficcia. Perqu, a ms de l'economia i la claredat, hi ha altres qualitats del llenguatge que configuren el to de la prosa, un factor molt important per a transmetre una bona imatge i mantenir una bona relaci.
Hi ha molts indicis del to en un text. En general, s aconsellable el to cordial i respectus i desaconsellable un to massa agressiu, irnic, crtic o negatiu. El to sempre influeix en el receptor i pot produir efectes no desitjats.
Ja hem comentat que el llenguatge ajuda a establir relacions de proximitat amb el destinatari. Tamb hem observat que els mots transmeten informaci implcita mitjanant el seu valor connotatiu. Caldr tenir molt en compte aquests fenmens en el moment d'escollir la millor manera de dir les coses.
To neutre i objectiu
Hem de prescindir d'idees vagues, provocades per expressions molt generals i ambiges, ms prpies de la llengua oral espontnia.
Sempre que sigui possible aportarem dades precises i fiables, que ens ajudaran tamb a configurar un estil de to neutre i directe.
Vegem-ne un exemple comparant les dues oracions segents:
Alguns empleats han sollicitat dos torns de vacances en mesos separats.
Catorze empleats han sollicitat dos torns de 15 dies dins del perode juliol-agost.
Tamb s aconsellable prescindir d'expressions molt subjectives.
L'increment salarial que demana el sindicat a l'empresa s enorme.
El sindicat sollicita un increment salarial del 5%, dos punts superior al que proposa l'empresa.
Tracte respectus
En redactar un missatge hem de tenir molt en compte el tipus de situaci en qu ens trobem, qui s el destinatari, quina relaci hi tenim o hi volem mantenir, qu volem comunicar i quin s el to amb qu volem que el missatge sigui rebut.
Un dels recursos ms importants per a mantenir una bona relaci comunicativa s evitar els judicis i les instruccions directes. Si hem d'encarregar una feina, podem fer-ho sense que sembli un conjunt d'ordres inti-midadores. Si cal donar instruccions, podem suggerir o aconsellar o, simplement, comunicar les condicions de presentaci d'un treball o d'una documentaci.
Especialment en missatges negatius, cal mantenir sempre l'amabilitat i la cortesia. No hi ha motius per adoptar un to paternalista fent recriminacions que ofendrien o desacreditarien el receptor o altres persones. Les crtiques poden ser constructives i respectuoses. A ms, podem aconseguir ms bona comunicaci amb un comentari suggeridor que amb una acusaci directa.
Per exemple, aquestes dues frases poden servir per al mateix objectiu i produeixen un efecte ben diferent:
Si no ha fet efectiu l'import de la seva subscripci anual abans del 30 de juny, ens veurem obligats a suspendre l'enviament de la publicaci.
No ens consta haver rebut l'import de la seva subscripci anual. Si encara est interessat a rebre aquesta publicaci, li demanem que ens el faci arribar abans del dia 30 de juny.
Tamb cal tenir cura que el nostre discurs no reflecteixi prejudicis, com ara tractaments sexistes o tpics sense fonament. Per exemple, les salutacions dels textos adreats a un grup
haurien d'adrear-se als dos sexes, i les referncies a algun grup concret no n'han de suposar el sexe (els advocats, els metges, les infermeres, l'associaci de pares...).
Tenir en compte aquests aspectes ens ajudar a aconseguir un discurs ms democrtic i respectus i, sobretot, demostrar la nostra sensibilitat.
Amabilitat
A ms del tracte respectus hi ha un altre aspecte desitjable per als textos que adrecem als clients, collegues o provedors: l'amabilitat, que podrem definir com un punt equilibrat entre la cordialitat i la cortesia.
En primer lloc, cal personalitzar les comunicacions, especialment quan responem un missatge. Aix s'aconsegueix fent-hi una referncia clara, amb una sntesi breu del seu contingut o de la consulta que ens adreava l'autor o autora. Si l'ocasi s'hi presta, tamb podem fer referncia a alguna circumstncia personal que coneguem de la persona destinatria: un ascens, un natalici, un perode de vacances, una malaltia... Aquests comentaris s'haurien de situar al principi del nostre missatge i haurien de ser sempre breus, perqu no semblin indiscrets.
En segon lloc, hem d'usar les frmules de cortesia i les convencions prpies de la llengua escrita. Bsicament consisteixen a saludar, acomiadar-nos i posar el nostre nom al final. s aconsellable variar les frmules de salutaci amb els mateixos destinataris, aix evitem la sensaci de monotonia o la impressi que usem frmules estereotipades. Presentem uns quants exemples de possibles salutacions i comiats.
Caldr, per, adequar la salutaci al contingut del text. Per als missatges neutres i positius, podem usar salutacions de proximitat (Benvolguts, Hola, Cordialment...). En canvi, per als missatges negatius, s aconsellable optar per frmules menys afables (Senyora, Atentament...).
Tamb ajudaran a mostrar amabilitat, i sn molt necessries, totes les frmules que mostrin disponibilitat. En presentem alguns exemples.
I, finalment, suggerim tamb que aprofiteu qualsevol ocasi per a reconixer i agrair l'atenci, l'inters o la collaboraci de la persona destinatria.
To positiu
El to positiu ens ajuda a mantenir una relaci cordial.
No hi ha motius per adoptar un to moralista o paternal fent recriminacions que ofendrien o desacreditarien el receptor o altres persones. Les crtiques poden ser constructives i respectuoses. A ms, podem aconseguir ms amb un comentari suggeridor que amb una acusaci directa.
Per exemple, aquestes dues frases poden servir per al mateix objectiu i produeixen un efecte ben diferent; sens dubte, la segona resulta ms agradable:
El seu un informe s inacceptable. El plantejament s erroni i cont dades falses.
He observat alguns errors en l'informe que he rebut. Li suggereixo que en revisi el plantejament inicial i comprovi la fiabilitat de les dades.
Totes dues oracions volen comunicar la mateixa idea, per produeixen efectes ben diferents. En la primera oraci hi ha un significat de to acusador (s el tcnic qui s'ha equivocat). En canvi, en la segona oraci s l'emissor qui ha observat errors i mostra confiana que el tcnic podr esmenar-los. La segona opci s de to ms positiu; s molt probable que sigui ms ben rebuda i, al cap i a la fi, s'acosta ms a la realitat.
Qestionari per a la revisi d'un missatge de correu electrnic
Imatge visual del text
a) El text s agradable a la vista? S No
b) S'hi distingeixen la salutaci, el cos i el comiat? S No
c) Els pargrafs o apartats tenen dimensions equilibrades? S No
Contingut
a) Hi ha tota la informaci necessria? S No
b) L'objectiu del text queda clar? S No
c) Si espereu resposta, ho indiqueu clarament?
S No
d) Heu prescindit del que s innecessari? S No
Estructura
a) L'estructura del text s fcil de seguir? S No
b) La informaci principal ocupa un lloc destacat? S No
c) L'ordre de la informaci s el ms adequat? S No
d) S'hi distingeix una introducci i una conclusi? S No
Llengua
a) Es mant el to i el registre de manera uniforme? S No
b) Hi predominen les frases senzilles i ordenades? S No
c) Les frases llargues estan ben puntuades? S No
d) Heu prescindit d'expressions i mots superflus? S No
Vocabulari
a) Tots els mots sn planers i coneguts? S No
b) Tots els mots sn prou precisos? S No
c) Si hi ha mots cultes o tcnics, sn prou coneguts?
S No
Dades d'identificaci del text
a) El ttol del text s prou explcit? S No
b) El nom de l'autor apareix al final? S No
c) Heu verificat les dades del destinatari o destinataris? S No
Qestionari final per a millorar la redacci de textos
A continuaci presentem una srie d'afirmacions sobre possibles accions que podem fer en llegir i redactar textos. La majoria sn estratgies aconsellables per a millorar la redacci. Comproveu si representen el que feu i sentiu desprs d'haver seguit el curs.
s possible que algunes no responguin al vostre cas. Cadasc ha de trobar les seves prpies estratgies i els recursos que li resulten ms tils. No obstant aix, si en marqueu la majoria, segur que els vostres textos han millorat i no deixaran de fer-ho d'ara en endavant.
Quan veig o llegeixo textos
Observo ms els textos que rebo o que m'envolten. Em fixo en el format i en els aspectes grfics dels textos. Sc capa de trobar la informaci principal d'un text. M'adono dels errors d'informaci que t un text. Identifico ambigitats i frases poc clares. Penso en possibles solucions per als problemes dels textos.
Quan redacto textos M'aturo a pensar abans d'escriure. Faig unes notes abans de redactar. Procuro fer un esquema previ per a ordenar la informaci. Rellegeixo els fragments que he escrit mentre vaig redactant. Redacto pensant en l'objectiu i en el destinatari del text. Considero que el primer redactat mai no s definitiu. Repasso pensant en el contingut. Repasso de nou pensant en la correcci gramatical. Procuro escriure frases senzilles i ordenades. Valoro si alguna expressi s ambigua o poc clara. Valoro si un mot s poc precs o poc planer. Redacto de nou totes les frases que no siguin prou clares. Milloro l'aspecte i la llegibilitat del text amb recursos grfics. Tinc ms dubtes que abans de comenar el curs. Consulto ms el diccionari. Consulto ms la gramtica o el llibre de verbs conjugats. Demano ajuda als companys quan tinc dubtes
Exemples de missatges de correu electrnic en el mn de l'empresa
Us presentem una mostra de missatges de correu electrnic relacionats amb situacions freqents de comunicaci escrita a l'empresa. Comunicacions internes
Entenem per comunicacions internes els missatges adreats a una persona o un grup de persones dins d'una mateixa organitzaci. La majoria tracten d'assumptes interns i es relacionen amb les tasques habituals i la gesti de l'empresa. Poden ser textos molt breus, ja que emissor i destinatari comparteixen un mateix context i tenen coneixements previs sobre el tema o la gesti de qu tracta el contingut de l'escrit. A ms, entre persones que mantenen relacions habituals no s necessari utilitzar gaires expressions de cortesia, tot i que sempre s aconsellable usar un to amable i mantenir-se en el nivell de formalitat propi de les relacions professionals i del canal escrit.
Models de comunicacions internes Sollicitud d'informaci
Consell
Informaci breu
Encrrec de transmetre excuses
Instruccions
Encrrec
Sollicitud de confirmaci
Confirmaci de cita
Canvi de cita
Tramesa de documentaci
Convocatria
Exemple
Sollicitud d'informaci
Exemple
Consell
Exemple
Informaci breu
Exemple
Encrrec de transmetre excuses
Exemple
Instruccions
Exemple
Encrrec
Exemple
Sollicitud de confirmaci
Exemple
Confirmaci de cita
Exemple
Canvi de cita
Exemple
Tramesa de documentaci
Exemple
Convocatria
Comunicacions externes
Considerem missatges de comunicaci externa els de l'empresa que s'adrecen als clients o a altres empreses.
Sn escrits de registre formal i tenen una gran importncia en la configuraci de la imatge externa de l'organitzaci. Per aix han de ser redactats amb molta cura i presentats amb certs criteris esttics que els facin agradables a simple vista.
Models de comunicacions externes Sollicitud
Enviament de documentaci adjunta
Comunicaci de tramesa
Cita comercial
Agrament
Comanda
Confirmaci
Exemple
Sollicitud
Exemple
Enviament de documentaci adjunta
Exemple
Comunicaci de tramesa
Exemple
Cita comercial
Exemple
Agrament
Exemple
Comanda
Exemple
Confirmaci
Relacions acadmiques
Avui dia s habitual que un professional participi en activitats de formaci contnua per a mantenir-se al dia en la seva especialitat. I cada cop ms els professionals usen els mtodes de formaci no presencial, pel fet que permeten rebre formaci de qualitat de manera molt flexible, sense que sigui necessari que un grup coincideixi en un lloc i en un temps determinat. Els entorns virtuals com a espai d'aprenentatge permeten seguir un curs amb flexibilitat d'horaris i des del mateix lloc de treball, sense haver d'invertir temps en desplaaments.
Els cursos d'entorn virtual requereixen un bon s de la llengua escrita, perqu el mitj de comunicaci habitual amb el professorat i amb la resta del grup s, precisament, el correu electrnic. La bona capacitat de comunicaci afavoreix l'aprenentatge. D'una banda, ens permet adrear consultes al consultor o consultora; de l'altra, ens ajuda a relacionar-nos amb els altres membres del grup, participant en espais com els frums de debat o relacionant-nos amb algun company o companya per a fer un treball o compartir experincies. A continuaci trobareu alguns exemples de missatges habituals en aquest entorn.
Model de comunicacions en les relacions acadmiques Missatge de presentaci al frum
Lliurament de prctiques a la consultora
Sollicitud d'aclariments
Consulta tcnica
Queixa
Agrament
Exemple
Missatge de presentaci al frum
Exemple
Lliurament de prctiques a la consultora
Exemple
Sollicitud d'aclariments
Exemple
Consulta tcnica
Exemple
Queixa
Exemple
Agrament
Deu passos per a elaborar missatges de correu electrnic
Aquests sn els passos que us poden ajudar a estructurar adequadament un missatge de correu electrnic.
1 Trieu un bon ttol identificador per al missatge: un o dos mots o una frase molt breu.
2 Escriviu una salutaci adequada al nivell de formalitat de la situaci.
3 Tingueu sempre en compte el punt de vista de la persona destinatria (qu sap, qu necessita saber i com m'entendr millor).
4 Feu unes notes breus o un gui amb la informaci o les dades que voleu transmetre.
5 Redacteu el missatge pensant primer en el contingut.
6 Reviseu el contingut del primer esborrany: diu tot all que ha de dir i noms all que ha de dir?
7 Reviseu la forma del text: tractament, concordana verbal, correcci lingstica... Hi ha mots difcils d'entendre? Les frases sn massa complicades?
Escriviu un comiat adequat al missatge i a la salutaci.
9 Feu una lectura atenta del missatge, pensant sobretot en la persona que el rebr.
10 I, finalment, verifiqueu les dades de la transmissi.
Qestionaris d'autoavaluaci
Us presentem uns qestionaris d'autoavaluaci que us ajudaran a observar el vostre procs de redacci, a revisar un missatge desprs haver-lo escrit i a millorar la redacci de qualsevol text.
Qestionari per a l'anlisi del propi procs de redacci
Aquest qestionari us ajudar a observar el vostre procs d'elaboraci d'un text. s aconsellable respondre'l desprs d'haver escrit un text llarg d'una certa complexitat.
Si en aquests moments no n'heu fet cap o no n'heu de fer cap en un futur immediat, s ms adequat que feu el qestionari nm. 3 i deixeu aquest exercici per a ms endavant.
En qu heu pensat abans de posar-vos a escriure?
en el tema en la llargria del text en l'ordre en la persona que el llegir ____________________________
Heu preparat notes prvies, o b heu comenat a escriure el text directament?
Heu rellegit els fragments que anveu escrivint?
Heu canviat o anullat alguna idea o informaci?
Heu canviat l'ordre d'alguna frase?
Heu canviat l'ordre d'algun pargraf sencer?
Se us han acudit idees noves mentre escriveu?
En algun moment heu decidit comenar de nou?
Us heu aturat per a consultar un diccionari, una gramtica o qualsevol altra font d'informaci?
Heu revisat la versi final del vostre escrit?
Si ho heu fet, qu hi heu esmenat o canviat?
errors d'ortografia paraules frases senceres tot ____________________________
Quan us ha semblat ms difcil de fer el text, en comenar o mentre escriveu?
Esteu satisfets del resultat final? Per qu?
Creieu que pensar en tot all que feu quan escriviu un text us pot ajudar a escriure millor?
Qestionari per a la revisi d'un missatge de correu electrnic
Imatge visual del text
a) El text s agradable a la vista? S No
b) S'hi distingeixen la salutaci, el cos i el comiat? S No
c) Els pargrafs o apartats tenen dimensions equilibrades? S No
Contingut
a) Hi ha tota la informaci necessria? S No
b) L'objectiu del text queda clar? S No
c) Si espereu resposta, ho indiqueu clarament?
S No
d) Heu prescindit del que s innecessari? S No
Estructura
a) L'estructura del text s fcil de seguir? S No
b) La informaci principal ocupa un lloc destacat? S No
c) L'ordre de la informaci s el ms adequat? S No
d) S'hi distingeix una introducci i una conclusi? S No
Llengua
a) Es mant el to i el registre de manera uniforme? S No
b) Hi predominen les frases senzilles i ordenades? S No
c) Les frases llargues estan ben puntuades? S No
d) Heu prescindit d'expressions i mots superflus? S No
Vocabulari
a) Tots els mots sn planers i coneguts? S No
b) Tots els mots sn prou precisos? S No
c) Si hi ha mots cultes o tcnics, sn prou coneguts?
S No
Dades d'identificaci del text
a) El ttol del text s prou explcit? S No
b) El nom de l'autor apareix al final? S No
c) Heu verificat les dades del destinatari o destinataris? S No
Qestionari final per a millorar la redacci de textos
A continuaci presentem una srie d'afirmacions sobre possibles accions que podem fer en llegir i redactar textos. La majoria sn estratgies aconsellables per a millorar la redacci. Comproveu si representen el que feu i sentiu desprs d'haver seguit el curs.
s possible que algunes no responguin al vostre cas. Cadasc ha de trobar les seves prpies estratgies i els recursos que li resulten ms tils. No obstant aix, si en marqueu la majoria, segur que els vostres textos han millorat i no deixaran de fer-ho d'ara en endavant.
Quan veig o llegeixo textos Observo ms els textos que rebo o que m'envolten. Em fixo en el format i en els aspectes grfics dels textos. Sc capa de trobar la informaci principal d'un text. M'adono dels errors d'informaci que t un text. Identifico ambigitats i frases poc clares. Penso en possibles solucions per als problemes dels textos.
Quan redacto textos M'aturo a pensar abans d'escriure. Faig unes notes abans de redactar. Procuro fer un esquema previ per a ordenar la informaci. Rellegeixo els fragments que he escrit mentre vaig redactant. Redacto pensant en l'objectiu i en el destinatari del text. Considero que el primer redactat mai no s definitiu. Repasso pensant en el contingut. Repasso de nou pensant en la correcci gramatical. Procuro escriure frases senzilles i ordenades. Valoro si alguna expressi s ambigua o poc clara.
Valoro si un mot s poc precs o poc planer. Redacto de nou totes les frases que no siguin prou clares. Milloro l'aspecte i la llegibilitat del text amb recursos grfics. Tinc ms dubtes que abans de comenar el curs. Consulto ms el diccionari. Consulto ms la gramtica o el llibre de verbs conjugats. Demano ajuda als companys quan tinc dubtes.

Redacció I Estil en La Comunicació Virtual

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Redacció I Estil en La Comunicació Virtual

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Redacci i estil en la comunicaci virtual

Taller d'elaboraci de missatges de correu electrnic

Per qu un taller de redacci?

Els continguts del taller parteixen dels supsits segents:

A qui s'adrea el taller?

Els objectius del taller sn els segents:

Analitzar exemples de missatges habituals en el mn de l'empresa i les activitats professionals en general.

Finalment, la bibliografia recomanada us permetr aprofundir en el tema de la redacci de textos.

El correu electrnic, un text escrit

Els missatges orals

Els missatges escrits

Caracterstiques dels missatges escrits

Anlisi de la situaci comunicativa

En un procs de comunicaci intervenen els elements bsics segents:

L'emissor qui elabora i envia el missatge (codifica el missatge).

El receptor el destinatari del missatge (descodifica el missatge).

El missatge el text i el seu contingut (informacions, instruccions, opinions...).

El codi el sistema de signes usat per a confegir el missatge.

El referent el tema o els elements de la realitat a qu fem referncia.

El canal i el tipus de text

Generaci i selecci d'idees

Animeu-vos a fer els exercicis corresponents a aquest bloc.

Daniel Cassany, La cuina de l'escriptura.

Cap a la versi definitiva

El grau de formalitat dels textos de les relacions professionals

El propsit del missatge

El tipus de contingut del missatge

Animeu-vos a fer els exercicis corresponents a aquest bloc.

Qestionari per a l'anlisi del propi procs de redacci

En qu heu pensat abans de posar-vos a escriure?

en el tema en la llargria del text en l'ordre en la persona que el llegir ____________________________

Heu preparat notes prvies, o b heu comenat a escriure el text directament?

Heu rellegit els fragments que anveu escrivint?

Heu canviat o anullat alguna idea o informaci?

Heu canviat l'ordre d'alguna frase?

Heu canviat l'ordre d'algun pargraf sencer?

Se us han acudit idees noves mentre escriveu?

En algun moment heu decidit comenar de nou?

Heu revisat la versi final del vostre escrit?

Si ho heu fet, qu hi heu esmenat o canviat?

errors d'ortografia paraules frases senceres tot ____________________________

Quan us ha semblat ms difcil de fer el text, en comenar o mentre escriveu?

Esteu satisfets del resultat final? Per qu?

Les principals caracterstiques de la comunicaci funcional sn: economia, claredat i precisi.

Animeu-vos a fer els exercicis corresponents a aquest bloc.

L'elecci dels mots

mitja jornada correu informe en lnia

Adverbis acabats en -ment

Hi haur una conferncia sobre la prevenci de riscos laborals

Redactar les oracions amb criteris d'economia

Aquest llibre presenta les bases de l'economia social al lector no especialitzat.

Aquest llibre introdueix el lector no especialista en l'economia social.

Presentar els elements de l'oraci en un ordre lgic

subjecte + complements nominals + verb + complements verbals

El dia 5 de juny la Sra. Arb no el podr rebre.

La Sra. Arb no el podr rebre el dia 5 de juny.

Situar la informaci principal a l'inici de l'oraci

Situeu la informaci principal a l'inici de l'oraci.

No abusar de les oracions passives o impersonals

Es comunicaran els torns de vacances abans del 30 de maig.

El Departament de Personal comunicar els torns de vacances abans del 30 de maig.

Hom considera provisional aquest estudi.

Considerem que aquest estudi s provisional.